Vintergeneralforsamling

Transkript

1 Vintergeneralforsamling Referat Tirsdag 21. februar 2012 Auditorium S3 kl

2 Saksliste generalforsamling NTNUI tirsdag 21. februar 2012 Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede Sak 2: Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden. Sak 3: Velge dirigent, to referenter samt to representanter til å underskrive protokollen. Sak 4: Behandle foreningens årsberetninger fra hovedstyret, hyttestyret, koiestyrene og gruppene. Sak 5: Behandle rapporter fra internrevisjonen og midlertidige komiteer nedsatt av generalforsamlingen. Sak 6: Behandle kontrollkomiteens beretning. Sak 7: Behandle foreningens regnskap i revidert stand: generalregnskap, hovedstyrets regnskap, hyttestyrets regnskap og koiestyrenes regnskap, og revisors beretning. Sak 8: Behandle innkomne forslag og saker: 8.1 Endring av statuttene, koiene 8.2 Endring av NTNUIs lover, koiene 8.3 Tillegg i statuttene, hytta Sak 9: Fastsette medlemskontingent. Sak 10: Vedta foreningens budsjett. Sak 11: Behandle foreningens organisasjonsplan. Sak 12: Engasjere registrert revisor til å revidere foreningens regnskap. Sak 13: Foreta følgende valg: a) Hovedstyret: Leder, nestleder, seks styremedlemmer og to varamedlemmer. b) Hyttestyret: Hyttesjef, visehyttesjef, kasserer og badstuoppmann. c) Koiestyret: Koiesjef, visekoiesjef og kasserer. d) Ett medlem til rådet. e) Kontrollkomité med leder og ett medlem og to varamedlemmer f) Representanter til ting og møter i de idrettsorganisasjoner som allianseidrettsforeningen er tilsluttet. g) Valgkomité med leder og to medlemmer og ett varamedlem for neste generalforsamling. Sak 14: Godkjenne ledere for gruppene. Sak 15: Eventuelt Sak 16: Sigmonds Staup kveldsmat på Hytta.

3 Sak 1: Godkjenne de stemmeberettigede De møtende medlemmer på generalforsamlingen viste sitt oppmøte ved å fremvise sitt medlemskort med gyldig oblat. Dette ble telt av Kontrollkomiteen og referenter som nedskrev antallet møtende medlemmer i protokollen. Forslagstiller: Hovedstyret, ved leder Simen Vogt-Svendsen. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner de stemmeberettigede som har møtt. Vedtak: Godkjent, vedtatt ved akklamasjon. Det var 96 stemmeberettigede til stede. Sak 2: Godkjenne innkallingen, saksliste og forretningsorden. Forslagstiller: Hovedstyret, ved leder Simen Vogt-Svendsen. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner utsendte innkalling Forretningsorden tar utgangspunkt i vanlig folkeskikk. Vedtak: Godkjent, vedtatt ved akklamasjon. Sak 3: Velge dirigent, to referenter samt to representanter til å underskrive protokollen. Forslagstiller: Hovedstyret, ved leder Simen Vogt-Svendsen. Forslag til vedtak: Dirigent: Hans Aleksander Østhagen Referenter: Ellen Skjønsfjell Andrea Langvik Til å signere protokollen: Haakon Hagen Annette Haugsdal og saksliste. Vedtak: Godkjent, vedtatt ved akklamasjon. Sak 4: Behandle foreningens årsberetninger fra hovedstyret, hyttestyret, koiestyrene og gruppene. Årsberetning fra Hovedstyret, hyttestyret og koiestyrene følger under. Gruppestyrenes årsberetningen finnes på nettsidene. Saksfremlegger: Hovedstyret ved leder Simen Vogt-Svendsen, hyttestyret, ved leder Sveinung Heide Vaskinn, koiestyret Gløshaugen og koiestyret Dragvoll, ved leder av koiestyret Sigurd Hovden.

4 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner de fremlagte årsberetninger med eventuelle merknader. Hovedstyrets årsrapport Sammensetning Leder: Nestleder: Økonomiansvarlig: Kasserer: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Varamedlem: Varamedlem: Jens Sveen Frogner (15. februar september 2011) Simen Vogt-Svendsen (fra 13. september) Anders Hauge Løge Simen Vogt-Svendsen (15. februar september 2011) Simen Rasmussen (fra 13. september 2011) Tarald H. Gaup Andrea Langvik Simen Rasmussen (15. februar-13. september 2011) Siri Vea (fra 24. august 2011) Silje Neteland Ellen Martine Skjønsfjell Svein Christian Wedum Siri Vea (15. februar august 2011) Monika Mielnik (fra 13. september 2011) Medlemstall og aktivitet Medlemstallet har sunket med omtrent 500 siden sommeren 2011, sammenlignet med samme periode i Det ser ikke ut til at det er medlemmer fra gruppene som har falt fra da de fleste gruppene har lik eller økt aktivitet siden våren Ingen nye utvalg er opprettet i løpet av året. Årsrapporter fra gruppene finnes på nettsidene. Møtevirksomhet og representasjon Hovedstyret har i året som har gått siden vintergeneralforsamlingen 2011 hatt 40 hovedstyremøter, der det første møte etter overlappseminaret ble benyttet til å konstituere styret og avklare målsetninger for Alle hovedstyrets medlemmer, inkludert varamedlemmer, har vært representert på brorparten av møtene. NTNUI har vært representert i Brukerutvalget med Jens Sveen Frogner, Sjur Øyen og Simen Vogt-Svendsen. Under det siste møtet i brukerutvalget ble Monika Mielnik valgt til leder. Møteaktiviteten i Brukerutvalget har i stor grad dreid seg om arealbruken på ldrettsbygget Gløshaugen. Simen V og Simen R har representert NTNUI i Driftsstyret for idrettsbyggene. Driftsstyrets møter har i hovedsak fokusert på den økonomiske modellen SiT og NTNUI skal benytte etter at treningsstudioet Portalen ble introdusert i september NTNUI har ønsket at midlene NTNU bidrar med skal følge idrettsbyggene ved NTNU slik det har blitt gjort frem til i dag og ikke benyttes til å finansiere leien og driften av dyre lokaler ved Solsiden. Et slikt budsjett med differensiering i pris ble støttet av Driftsstyret, men Konsernstyret til SiT valgte likevel å gå for et budsjett med lik pris for brukerne av samtlige bygg. Det viktigste temaet høsten 2011 var fastsettelse av brukeravgiften for Driftsstyret og velferdstinget innstilte på ingen økning, men konsernstyret i SiT gikk senere inn for en økning på 100 kr. Representanter fra Hovedstyret har også deltatt på NIFs Forbundsting og NSIs ekstraordinære forbundsting (sistnevnte i forbindelse med NSIs ledersamling 2011). To representanter besøkte FISUs hovedkontor i Brüssel under NSIs studietur dit. Hovedstyret har vært representert på årsmøtet til idrettskretsen og idrettsrådet.

5 Hovedstyret har i perioden samarbeidet med Fadderuka Dragvoll 2011, Trondheimshelgen, TV-aksjonen og India Hovedstyret har også vært involvert i de foreløpige planene for en eventuell utvikling av Gråkallen Skipark gjennom prosjektsamarbeid og workshops. Dialogen med NTNU har vært god og det er et godt klima for å kunne drive frem nye spennende samarbeidsprosjekter der NTNU og NTNUI spiller på lag. NTNUI fikk blant annet støtte til campen under ski-vm og promoteringsfilm. Leder har møtt i alle Velferdstingets møter i løpet av året og fremmet NTNUIs syn på saker som berører foreningen og studentidretten generelt. Samarbeidet med ledelsen og arbeidsutvalget i Velferdstinget oppleves som svært godt. Samarbeidet med Studenttinget og studentrepresentantene i NTNU-styret oppleves også som meget godt. Samarbeidet med SiT oppleves generelt som godt og i august ble samarbeidsprosjektet Gløshaugen Idrettspark ferdigstilt. NTNUI har også vært sterkt delaktig i arbeidet i Prosjektgruppen for Idrettsanlegg. Per dags dato er S.P. Andersens vei 16 og Prinsen kino aktuelle for plassering av et nytt idrettsbygg. Et idrettsbygg som legger til rette for bredde og rimelig trening er ønsket fra NTNUIs side. Dialogen med konsernsjef, velferdsdirektør, leder av SiT idrett og studentrepresentanter i konsernstyret oppleves som god. Monika ble høsten 2011 valgt inn i Studenttinget, der hun sitter fram til høsten I tillegg har NTNUI vært representert på Olympiatoppens Forskningskonferanse. Sør-Trøndelags idrettskrets innførte i samarbeid med NTNUI høsten 2011 studentidrettsprisen som ble delt ut under idrettens hederskveld. Susanne B. Sandberg og Thorbjørn S. Urskog mottok studentidrettsprisen for sin innsats som resulterte i gull i VM, EM, NM og kongepokal, i tillegg til deres frivillige innsats i NTNUI. Hovedstyret deltok på NSIs nettverkssamling i Oslo i mars og på NSIs ledersamling i Tromsø i oktober. Prosjekter Mosjon Mosjontilbudet har vært et satsningsområde for Hovedstyret i denne perioden. Tilbudet har i høst og fram til februar økt betydelig siden vårsemesteret i fjor. Dette innebærer både nye gruppetimer, samt en innføring av treningsveiledere i styrkerommet på Gløshaugen. Det er nå 16 gruppetimer, og noen av disse er så fulle at det er så vidt plassen strekker til. Treningsveilednings-prosjektet er fortsatt i startfasen, det er per dags dato seks treningsveiledere som hjelper til med idrettsspesifikk trening i styrkerommet. Det vil satses videre på å utvikle mosjonstilbudet i AssistCo Salget av Hummel-bekledning har ikke stått til AssistCos forventninger. Det er enighet om at avtalen har potensialet til å være gunstig både for NTNUI og AssistCo, men at det er utfordringer knyttet til drifting av denne. Både NTNUI og AssistCo har elementer å jobbe med sett i lys av dette, frem mot en revurdering av avtalen mot slutten av 2012 (3. avtaleår). Regnskapsprogram Hovedstyret har kjøpt regnskapsprogrammet UniØkonomi V3 Enterprise, som leveres av firmaet UniMicro, for føring av foreningens regnskap. Det har helt siden februar/mars blitt jobbet med å få satt programmet i drift, da med kursing, serveranskaffelse og sammenkjøring av program og server. Hovedkasserer og 7 utvalgte gruppekasserere ble kurset av en representant fra UniMicro i starten av mai. Deretter utviklet Hovedkasserer et kursopplegg myntet på de øvrige gruppekassererne, og holdt kursing for disse i midten av mai. Enda et kurs ble holdt i begynnelsen av november, etter den andre internrevisjonen. Programmet ble implementert og tatt i bruk fra starten av august, og samtlige gruppekasserere har nå tilgang på programmet og kan føre regnskapet i UniØkonomi. UniØkonomi vil være et mer stabilt og

6 profesjonelt alternativ til tidligere brukte Mamut Datax, og vil også gi grupper med behov muligheten til å fakturere sine kunder og medlemmer, hvilket vil gjøre føring og innhenting av penger mer effektivt. UniØkonomi baserer seg også på en web-server for lagring av regnskapsfiler, så problemene man opplevde med Datax ift samkjøring av regnskapsfiler og programversjoner skal nå være eliminert. Uni har mange sterke sider, og noen negative. Etter å ha brukt programmet i 6mnd kan det konkluderes med at programmet nok er mer avansert enn det NTNUI har behov for. Faktureringsmodulen har enda ikke blitt tatt i bruk av noen grupper, selv om 10 faktureringsmoduler er kjøpt inn, og lisensavgift på disse er kjøpt inn. Dette anbefales at tas i bruk snarlig i Hytta og Frisbee har i 2011 ikke benyttet seg av Uni, men heller ført regnskapet i Datax. Gløshaugen Idrettspark Etter mye hektisk arbeid i løpet av vårsemesteret kom avtalen på plass med Samskipnaden, om fellesprosjektet Gløshaugen Idrettspark. Dessuten kom avtaler mellom NTNUI og UKA og Samskipnaden og UKA angående bruk i løpet av festivalen på plass. Investering er delt mellom NTNUI og SiT. Endelig har NTNUI fått en skikkelig hjemmebane å være stolte av! Gløshaugen Idrettspark har kunstgressbane, basketballbane og fire beachvolleyballbaner. Det ble holdt offisiell åpning 26. august, der ordfører, rektor, 1. visepresident i NIF og andre gjester deltok. Driften er underlagt baneutvalget til NTNUI, med representanter fra NTNUI og SiT. Banen ble i november tilbakeført NTNUI etter festivaldrift, og kunstgress samt volleyballbaner er i god orden. Til våren skal oppgraderinger i området gjennomføres, utsatt med hensyn til festivalavvikling. Basketballbanen skal asfalteres på ny; en garantisak mellom SiT og entreprenør. Anlegg Portalen på Solsiden, som er et prosjekt i regi av SiT, ble åpnet 30. september 2011 og har ført til at treningsavgiften til SiT har økt med 250kr. Portalen er et treningsstudio med to gruppetreningsrom i tillegg. NTNUI har sammen med Trondheim kommune og Strindheim IL bidratt til mulighetsstudiet av Gråkallen Skipark. Dette er nå et politisk spørsmål der det ser ut til at den politiske stemningen i Trondheim er positiv i forhold til gjennomføring av prosjektet. Dette vil spesielt kunne påvirke NTNUIs aktivitet i forbindelse med Studenterhytta. Styret i hytta, orientering og ski og fjellsport har sammen med hovedstyret kommet med innspill i denne prosessen. NTNUI Tennis mistet mange treningstimer da Strinda tennishall ble revet før sommeren. Derfor har styret i NTNUI Tennis jobbet hardt for å få på plass en løsning med ny hall så snart som mulig. Samarbeidet har i første rekke vært med Charlottenlund Tennisklubb og kommunen. Vikåsen bordtennisklubb, skytekretsen og idrettsrådet har også vært involvert i planene som fremdeles er under utarbeidelse. Tomten som i hovedsak har blitt vurdert ligger ved Idrettssenteret Dragvoll. Det er lagt en plan for finansiering, drift og bygging av en 4-baners tennishall som kan stå klar til høsten. Finansieringen avhenger av penger til å opprette et aksjeselskap som skal ta opp lånet som trengs for gjennomføring. Prosjektet er nummer to på kommunens prioriteringliste. NTNUI har investert tid og noe ressurser i å se på behovene og muligheten for et tredje idrettsbygg ved NTNU. Kommunen er involvert og flere tomter er aktuelle. Dette konseptet ble presentert under generalforsamlingen i februar. Våren 2012 er det en gruppe i EiT-landsbyen idrettsteknologi som jobber med en idestudie rundt et nytt idrettsbygg. Flere andre studenter ved NTNU jobber også med idrettsbygg i sine masteroppgaver. NTNUI har en god kontakt med Senter for Idrettsanlegg og Teknologi. Anleggsutvalget har jobbet med behov og romprogram i et nytt idrettsbygg. Disse innspillene har blitt videreformidlet til dialogforum for idrettsprosjekter der leder i NTNUI er representert. NTNUI har i samarbeid med NTNU eiendom planer om å sette opp en smørebod i sammenheng med Dragvoll idrettssenter. Disse planene hviler nå på kommunens byggetillatelse. NTNUI har kr til

7 rådighet som ble bevilget av velferdstinget høsten Nettsider Vi har inngått et samarbeid med Erasmus Student Network som hjelper oss å oppdatere sidene på flere språk. De engelske sidene er oppdatert, mye informasjon er også tilgjengelig på tysk og spansk. Det er vurdert tilbud til nye nettsideløsninger fortløpende, men ingen er funnet tilfredsstillende med tanke på pris og brukervennlighet. Det er tatt kontakt med Designhjelpen ved Industriell design på NTNU. De vil i samarbeid med hovedstyret avholde en workshop i slutten av februar for å starte arbeidet med nytt design og større brukervennlighet på ntnui.no. Hovedsponsor Hovedstyret har innledet dialog med ulike aktører i forbindelse med arbeidet mot en hovedsponsor. De ulike aktørene er Fokus Bank, Sparebank Midt-Norge, DnB og Aker Solutions. En slik avtale holdes foreløpig utenfor Hytta og gruppene, men er tiltenkt som en potensiell samarbeidspartner også her dersom samarbeidet viser seg å bli vellykket. Hovedstyret har lagt vekt på viktigheten av å klare å drifte / opprettholde en slik avtale, og samtidig skape en solid grunnmur, slik at den eventuelt kan utvikles videre ved et senere tidspunkt. Klubbavisa KA var midlertidig nedlagt vårsemesteret Rekruttering i løpet av høsten har resultert i en redaksjon bestående av 3 medlemmer som er ivrige og interesserte i å holde avisa i gang, men det er stort behov for flere medarbeidere for å få avisa til å fungere optimalt. Det er hittil i perioden blitt gitt ut en velkommen til NTNUI-utgave, en koiespesial og et vanlig nummer rett før jul. En ny utgave er under utarbeidelse og planlagt utgivelse er i starten av mars. Olympiatoppens trenerutdanning Høsten 2011 ble det i samarbeid med Olympiatoppen startet det opp et fag på NTNU som skal gi trenerkvalifikasjoner. Kurset går over 4 semestre og gir 30 studiepoeng. Deltakerne på faget forplikter seg til å være aktive som trenere og mosjonsledere i NTNUI i to år. Høsten 2011 startet 15 deltakere fra ni forskjellige idretter denne trenerutdanningen. Vi ser frem til resultatene av dette samarbeidet og forventer at denne utdanningen vil berike NTNUI fremover. Utover dette er samarbeidet med Olympiatoppen meget godt. Vi ser frem til at dette samarbeidet kan løfte klubbens kompetanse i årene framover. NTNUIs Vandrepokal Etter gruppeledersamlingen i februar ble det valgt å sette i gang et forslag om å opprette en Vandrepokal som kan vandre fra gruppe til gruppe. Fjellseterløpet, arrangert av NTNUI Friidrett i april, ble første mulighet til å kapre pokalen, noe langrenn gjorde. Det er ikke blitt arrangert noen utfordring siden dette, men Telemark og Alpint har planer om å utfordre de andre gruppene i slakkline i løpet av våren og en ny vinner av vandrepokalen kan kåres. NTNUI-kjelleren Fredrik Rosenberg i NTNUI-Orientering har ledet arbeidet med å pusse opp NTNUI-kjelleren siden våren SiT har tatt på seg å pusse opp badet, men dette er ikke nødvendig for at kjelleren kan tas i bruk. Det vil settes opp et kjellerstyre som kan ta seg av den daglige driften av kjelleren. India 2011 NTNUI bidro med et cricketarrangement under NTNU sitt arrangement India Cricketgruppa arrangerte en åpen Cricketdag og den tidligere indiske landslagsspilleren, Lalchand Rajput, kom til Gløshaugen og holdt et foredrag om idretten. Tv-aksjonen 2011 Tradisjon tro deltok NTNUI på TV-aksjonen Det var noe skuffende oppmøte fra gruppene, men med hjelp fra reservekorpset til UKA ble alle områdene fylt opp og det ble satt ny rekord i innsamling i

8 Trondheimsområdet. SL2013 NTNUI ønsker å gjenta suksessen fra SL2010 og arrangere Studentlekene i I løpet av høsten ble det satt sammen et SL-styre på 9 personer som har satt i gang planlegging. Styret sendte i januar en endelig søknad til NSI og 11. februar ble NTNUI tildelt studentlekene med et størrelsesanslag på 2000 deltakere. Styret i SL er i gang med arbeidet og har første rekrutteringsperiode i mars. NTNUIs promoteringsfilm NTNUI har, på initiativ fra Lars Gjølme i dansegruppa, satt i gang produksjon av en promoteringsfilm for NTNUI. Filmen finansieres med støtte fra NTNU rekruttering og rektorpotten i tillegg til bidrag fra HS. Filmingen skal foregå i løpet av vinteren og filmen er planlagt ferdig til semesterstart høsten Ordensrådsmøte Det ble arrangert ordensrådsmøte lørdag 14. februar i Armfeldtsalen. Det var godt oppmøte og et vellykket arrangement. Forbundsting 2012 NTNUI skal i samarbeid med NSI arrangere forbundsting på Studenterhytta mars. Tingforhandlingene skal delvis foregå på Skistua og hytta og HS er teknisk arrangør. Overlappseminar og gruppeledersamliger Det ble avholdt overlappsseminar for det nye og det gamle hovedstyret februar og gruppeledersamling februar Det kom fram mange gode forslag fra gruppedeltakerne og HS ønsket å gjennomføre noen av disse i løpet av sitt år i styret. Eksempler på dette er Vandrepokalen og NTNUI-kjelleren. Høstens gruppeledersamling ble avholdt september med SL2013 som tema. Tre medlemmer fra SLstyret deltok og tok til seg tips og forslag som kom opp for å jobbe videre med. Olav Lindebekke og Per Kristian Helland var foredragsholdere og temaet var organisasjonsbygging. Det blir avholdt overlappsseminar og gruppeledersamling helgen februar Ski-VM Hovedstyret arrangerte en felles tur for NTNUI til Oslo og siste helgen av Ski-VM i mars. NTNUI fikk tilgang på et avstengt område ved vendepunktet for 30km og 50km under ski-vm. Rundt 30 telt og over 200 NTNUIere deltok i Camp NTNUI. 4 busser gikk tur-retur for å frakte samtlige deltakere. Det ble rapportert om god stemning og kameratslig idrettsglede i campen! Sosialt Teambuildingstur Hovedstyret arrangerte en teambuildingtur til Oppdal og NTNUI-koia Telin i april Sommerfest og julebord Det ble arrangert sommerfest for medlemmer fra gruppestyrene før sommeren og julebord i november.

9 Økonomisk årsberetning Generalregnskapet Generalregnskapet er et samlet regnskap for hele NTNUIs virksomhet. Det framkommer ved å føre alle regnskapene i NTNUI inn i et eget regnskap og avstemme de interne kontoene i foreningen. Det lages ikke budsjett for generalregnskapet, og det er derfor ingen avvik som er naturlig å kommentere. Driftsinntektene i Generalregnskapet er på kr 14,98 millioner, en marginal nedgang på kr ift Driftskostnadene i Generalregnskapet er på kr 14,89 millioner, en økning på kr ift Generalregnskapet for 2011 viser et overskudd på kr en nedgang på kr ift Hovedstyrets regnskap Hovedstyret har hatt driftsinntekter på kr 6,576 millioner, en nedgang på kr 0,679 millioner ift året 2010, og driftskostnader på kr 6,597 millioner, en nedgang på kr 0,928 millioner ift året Driftsinntektene er kr millioner høyere enn budsjettert, pga en tilbakeføring av midler fra Mosjonsutvalget, kr 0,15 millioner høyere tilskudd fra mva-kompensasjonen og høyere tilskudd fra VT enn budsjetterte. Driftskostnadene er kr 0,647 millioner høyere enn budsjett. Denne økningen skyldes at gruppene har tatt ut kr millioner mer enn budsjettert, i tillegg til at nødvendige investeringer i anlegg ifm GIP ikke var med i budsjettet. Rabatten som HS tar som en kostnad på sponsorutstyr (ført på konto 4320) som leveres til gruppene var heller ikke med i budsjettet. Dette har bidratt til å øke kostnadene til et høyere nivå enn budsjettert. Kostnaden for innkjøp av Jubileumsgensere på kr var også et prosjekt som ikke var medregnet i budsjett, som ble bestilt og organisert i 2010, men ikke ført i regnskapet for Dette er grunner til at driftskostnadene har ligget over budsjett i Hovedstyrets resultat viser et underskudd på 3663 kroner etter avsetninger, som kan sees ift til et budsjett på 871 kr i underskudd. Avsetningen til prosjektmidler er satt av til innkjøp av Grønngalla, kostnader ifm utvikling av nettsidene og kostnader ifm utdanningen ism OLT. Nedgangen i omsetning skyldes i stor grad de store arrangementene, Studentlekene 2010 og 100-års jubileet, som ikke har inngått i 2011-regnskapet på samme måte som det inngikk i 2010-regnskapet. Gløshaugen Idrettspark (GiP) ble finansiert av et innskudd på kr 1 million fra Hovedstyret, samt 6,2 millioner

10 fra SiT. 2,5 millioner av SiTs innskudd fungerer som et lån til Hovedstyret, som følger en nedbetalingsplan med første avdrag den 1.mars 2012 iht avtale mellom SiT og NTNUI datert 2.aug Verdien av GiP ligger i balansen i HS-regnskapet, og avskrives derfra over 5 år, dvs med årlig. Rentekostnadene for dette lånet i 2011 er beregnet for tidsrommet 1.september til 31.desember, og kostnadsført til kr ,66. Dette beløpet utbetales til SiT sammen med første avdrag på lånet den 1.mars Gruppene og utvalgene har tatt ut 77% av tildelte midler gjennom ordinære overføringer, der det var budsjettert med en uttaksprosent på 76%. Hovedstyret ble momspliktig i 2011 pga mva-pliktige inntekter på over i HS har derfor i 2011 levert inn mva-oppgaver for 5. og 6. termin 2010 og 1. til 6. termin Dette er en innrapportering til Skatteetaten av Hovedstyrets mva-pliktige inntekter og dertil knyttede utgifter. For året 2011 vises en netto utgående avgift på kr Hovedstyret har en fri egenkapital på kr 1,54 millioner, i tillegg til oppbundet egenkapital på kr 1,51 millioner, som ligger i avsetninger til investeringer. Hovedstyret har god likviditet.

11 Hyttestyrets årsberetning Sveinung Heide Vaskinn Styret Hyttesjef: Visehyttesjef: Kasserer&Regnskapsfører: PR-Sjef&Web-guru: Øl- og badstuoppmann&arrangementsansvarlig: Vedlikeholdssjef: Prosjektansvarlig vedlikehold: Øvrige styremedlemmer: Sveinung Heide Vaskinn Ubesatt vår, Pål Ivar Brekke høst Solveig Bjørneset Lotte van den Berg Pål Ivar Brekke vår, Knut Arne Hildenes høst Ubesatt vår, Pål Ivar Brekke høst Elisabeth Wærnes Thomas Tichelkamp vår Anna Helena Eidsvig høst Ellen Stafne Western fra medio høst Anette Aas fra medio høst Aktivitet Som våren så opplevde vi også på høsten mye besøk, dog litt mindre på fredager enn de andre dagene. Vi har bra besøk alle serveringsdager når været er bra. Vi opplever fremdeles stor pågang på busstilbudet vårt, men selvsagt mest i skisesongen. Det generelle besøket i helgene øker til en viss grad i forhold til tidligere, vi ønsker at dette skal forsette når ryktene om tilbudet vårt sprer seg. Eksamenslesinga var i høst var til og med bedre besøkt enn eksamenslesinga på våren. Også denne eksamensperioden kom media innom å laget diverse reportasjer, UT.no, VG samt Radio Midt-norge ga oss god pr. i tillegg så fikk den yngre generasjonen se hytta i en episode av BarneTV serien Kosinus, da det teamet var innom Hytta og filmet her. Festene på torsdagene på høsten ble som spådd litt mindre og vi hadde ikke full dekning på alle utleiedagene, i tillegg så var dette en UKA-høst som alltid vil gjøre festene på Hytta mindre. Høsten viste derimot en større tendens til utnyttelse av hytta fra NTNUI-gruppenes side. Vi ønsker allikevel at flere av gruppene i NTNUI utnytter Hytta som utgangspunkt for idrettsarrangementer og temakvelder i helgene og bussdagene. Økonomi Vi har hatt en del større utgifter i løpet av våren og sommeren, mye kan forklares som tidligere forsømt vedlikehold, men også en del oppussing i forbindelse med det kommende jubileet. Dette har ført til at vi fremdeles er usikre på vår økonomisk situasjon. Støtten fra Velferdstinget ble økt ved nyttår og dette har kommet godt med. Vi har enda store prosjekter fremfor oss som vil bli ressurskrevende. Renovering av vertsskapsbolig, forbedring av diverse elektriske og tekniske systemer, og en plan om å begynne renovering av kjelleren. Disse prosjektene vil ikke kunne dekkes av løpende inntekter, og vil kreve sponsorer og midler fra hyttefondet.

12 Største post dette året må sies å være nye ovner til kjøkkenet som alt i alt kom på kr , dette ble dekket via Hyttas Venner og Vedlikeholdsfondet. Styret Denne våren har vært på grensen til det uholdbare, med tanke på antall styremedlemmer i forhold til arbeidsmengde. Vi har faktisk ikke klart å stille med personer til alle valgte verv, noe som fører til mer arbeid for de resterende. Flere styremedlemmer har gjort mye mer enn det som burde pålegges ett frivillig verv. Over sommeren så har det derimot kommet noen nye inn i styret, og vi holdt og holder fortsatt konstant utkikk etter flere. Ved årskiftet hadde vi faktisk nesten komplett styret, det lover godt i forhold til en effektiv start på Fremtid Fremover ser vi mange prosjekter som må gjennomføres for hytta. Store økonomiske investeringer som følge av forsømt vedlikehold. Vi kommer fortsatt til å jobbe med å modernisere hytta, men alt vil være med på å forenkle og forbedre vårt arbeid med å ivareta tradisjonene som vi er så stolte av. For hytta er gammel, den blir som kjent 100 år i Vi er i gang med oppussingsplanene, og satser på å kunne stille en nyrenovert hytte til 100årdagen. Vi må i løpet av høsten få startet arbeidet med selve jubileet. Koiestyret Gløshaugens årsberetning Sigurd S. Hovden Koiestyret Koiestyret 2011 har bestått av følgende personer: Koiesjef Vedsjef Kasserer Sekretær Infosjef Sjefsmatris Matris Matris Matris Matris Sindre Heimly Brun Siri Hårklau Rakel Ellingsen Jonathan Jørstad Sivert Eliassen Rachel Galbrun Sigurd S. Hovden Anja Oftebro Susanne Heinicke Kristine Valentinsen Kakesjef Friederike Zwick Siden 2011 har koiene D og G blitt slått sammen, og i tillegg til en god del utskiftninger, er det i 2012 et par nye verv som ikke fantes Sigurd S. Hovden har tatt over som koiesjef, Anja Oftebro har nå det nye vervet nestsjef, Kristoffer Slåttsveen har tatt over som vedsjef 1, mens vedsjef 2-vervet ikke er dekket enda. Kasserer er fortsatt Rakel Ellingsen, og sekretær er nå Ingrid Moe Dahl. Sivert Eliassen har gått av som infosjef, og Daniel Swick dekker midlertidig dette vervet. Mathea Nybakke er blæstesjef, Renathe Jacobsen er sosialansvarlig 1, og tidligere vedsjef Siri Hårklau har tatt vervet sosialansvarlig 2. Sivert Eliassen er nå kakesjef, og Kristine Valentinsen er sjefsmatris. Susanne Heinicke og Anne M. Olaussen er matriser, og vi har to ufylte matris-plasser.

13 Koienettet Besøkstall Koiene fortsetter å være et populært tilbud til studentene i Trondheim. Totalt hadde koiene (D og G sammenlagt) 8011 overnattinger i 2011, altså 11 flere overnattinger enn året før. Det gleder oss at så mange studenter benytter seg av det vi mener er det beste tilbudet NTNUI har å tilby! Kontrakter/avtaler I 2011 fikk vi to nye koier i koienettet. Disse to er Vekvessætra og Kåsen. På begge disse ble det holdt dugnader før de kunne åpnes, og av disse var dugnaden på Vekvess desidert den største. Dugnader I 2011 har vi holdt 3 høstdugnader, i tillegg til en solid sommerdugnad. Heinfjord 8-11 og september oktober 14 deltagere hvorav 7 fra styret på hoveddugnaden. 11 stk på det meste. Taket ble revet grunnet råte/mugg/sopp og nytt ble bygget med isolasjon, dampsperrer og lufting. Nytt panel ble lagt på loftet. Dette var en temmelig stor jobb, og etter 18 oktober var det kun raftekasser på kortsidene av koia som manglet før taket er helt ferdig. Dette bør gjøres i løpet av ikke alt for lang tid. Lynhøgen september Ni deltagere, tre fra styret strålende sol=) Byttet pipe. Saget bort råtne deler av støttebjelkene og erstattet dem med stein og betong. Bygget nytt vedskjul. Malt gulv. Nye vindskier på utedassen. Denne ble også tømt. Det ble også gjort veddugnad. Kåsen mars 8-14 deltagere, hvorav 9 fra styret. Fjernet alle møbler det ikke var bruk for. Lagde nytt bord. Fjernet brannfarlig ovn, én står igjen. Vasket vegger. Beiset. Bygget seng. Pipe feiet. Bytting og forstørring av vindu. Diverse utstyr tatt opp til koia, så den kunne åpnes for koiebrukere. Vekvessætra juni Dette har vært den største dugnaden i koienes historie på flere titalls år. Vekvessætra var en forfallende sæter som ikke hadde vært vedlikeholdt på mange år før koiegruppa fikk tak i den. Totalt var det 35 voksne og 7 barn med på dugnaden; godt oppmøte fra nye og gamle koiefolk, med andre ord! På disse drøye to ukene ble det blant annet bygget vedskjul/dass, torvtak, nytt bindingsverk, nye vinduer, nytt gulv, nytt interiør, og det ble satt inn ny ovn og pipe. God planlegging var vesentlig for at et prosjekt så stort som dette kunne la seg gjøre. Skikkelige folk som ikke er redde for å ta i et tak er selvsagt også et must. Takk til alle som var med! En svært gjennomført dugnadsrapport ble også skrevet for å gjøre fremtidige stordugnader lettere å gjennomføre. Veddugnader Mange av NTNUI sine grupper og andre privatpersoner kom med forespørsel om å få dra på veddugnad høsten Alle koiene som hadde behov for det fikk fyllt opp vedlageret. Det er gledelig for koiestyret at så mange viser interesse for å ta i et tak for koienettet, slik at vi kan opprettholde det tilbudet vi står for. I tillegg vitner dette om en generell turlyst og interesse for å bruke koiene, det er hyggelig. Alle gruppene som har vært på veddugnad premieres med en forhåndsreservering. Vinnerne av veddugnadskonkurransen får i tillegg en gratis koietur/to forhåndsreserveringer. Fosenkoia: Heinfjordstua: EMIL Kom På Tur Flyers (NTNUI Ishockey)

14 Heinfjordstua: Holvassgamma: Iglbu: Kamtjønnkoia: Kråklikåten: Kvernmovollen: Kåsen: Kåsen: Lynhøgen: Mortenskåten: Rindalsløa: Selbukåten: Stakkslettbua: Taagaabu: Øvensenget: Øvensenget: Vekvessetra: Delta linjeforening Symbiosis linjeforening NTNUI Turn Privatpersoner Privatpersoner NTNUI Orientering Privatpersoner NTNUI Roing Koiene høstdugnad Privatpersoner Marin byggteknikk Koiestyret IDI IDI Privatpersoner Privatpersoner Koiene Ung Koiegruppa minner om at det også er mulig å forhåndsreservere en koie mot at man vasker og/eller beiser den, dersom dette trengs. Da gjelder forhåndsreservasjonen den helga man utfører arbeidet. Andre viktige saker Stakkslett Stakkslett ble benådiget etter at koiegruppa egentlig besluttet å selge denne koia grunnet dårlig fundament. Grunnen til at vi besluttet å beholde koia var at vi fikk for dårlig pris. Koia er åpen. KA Koiespesial Årets første KA var en koie-spesial vi var svært fornøyd med. Mesteparten av bladet bestod av en dugnadsdagbok fra Vekvess med flotte bilder og artige historier. Vi skrev også om ny badstue på Flå, og den nye koia Kåsen, samt litt info om oss, og hva vi driver med. Sammenslåing Etter jul har koiene D og G blitt slått sammen til ett styre. Det har medført et noen nye verv; Visesjef, Vedsjef II, blæstesjef samt Sosialansvarlig 1 og 2. Vi har nå alle møtene feller, og mesteparten av utstyret er flyttet til buret på Idrettsbygget Gløs. Buret på Dragvoll brukes nå for det meste som lagerrom. Reservasjonssystemet oppdatert og flyttet Reservasjonssystemet ble flyttet fra Tapir-serveren til NTNU-serveren 9. januar Systemet er også oppdatert til php5. Strengt tatt skjedde dette ikke selve flyttinga i 2011, men mye av arbeidet med dette ble forberedt før årssiftet. Økonomi 2011 har vore prega av oppussinga av den nye koia Vekvessætra. Omlag vart brukt på dette prosjektet, og pengane er fordelt på kr til byggekostnader, kr til verktøy og utstyr, kr til omn og pipe og kr til mat og transport. Elles har taket på Heinfjordstua vorte bytta pga mugg. Dette vart omlag kr i byggematerialer. Det har gått med ein del pengar til leigebil og andre transportmiddel, mykje på grunn av den store dugnaden på Vekvessætra og fleire små på Heinfjord. Festeavgifter, forsikring, vedutgifter og renovasjonsutgifter vart til saman rundt , og er som normalt. Koiene Gløshaugen har i 2011 mottatt kr frå Hovudstyret. Leigeinntektene vart lag kr for jan til og med okt. I tilegg har Koiene Gløshaugen om lag i fordring til SIT Akademia/Tapir for

15 leigeinntekter i nov og des. Koiene Gløshaugen har også ei fordring til Sparebankstiftelsen DNBNor på kr. Dette er pengar som Koiene Gløshaugen søkte på i forbindelse med Vekvessætra. Til slutt vart det tatt ut kr frå Koiefondet. Aktiviteter Som vanlig har koiestyret arrangert fellesturer for alle som måtte være interessert i løpet av året. Vi har vært på Kvernmovollen, Iglbu, Hognabu, Sonvasskoia og Holmså. Disse turene blir alltid like koselige, og er en ypperlig måte for fremtidige styremedlemmer å bli kjent med koiegruppa. Undertegnede var selv med på alle turene, og ble fort hekta! Det har også, som vanlig, vært arrangert Biff&Bayer med Hytta og Koiene D. Tradisjon tro har vi også hatt både gjørmefotball og dugnadsfest. Møter Koiegruppa Gløshaugen har hatt vanlige møter hver 14. dag både vår- og høstsemester. Disse møtene er åpne for alle, og blir annonsert på hjemmesiden vår. I tillegg til ordinære koierådsmøter hvert semester har det gjennom hele året blitt avholdt en serie møter i forbindelse med sammenslåing av koiegruppene, der representanter fra begge grupper har vært representert. Møtene har bidratt til at sammenslåingen har foregått på en ryddig måte gjennom at man på forhånd fikk avklart hvordan prosessen skulle foregå. Annet Til slutt vil jeg takke alle som på et eller annet vis har bidratt til å gjøre koiene til det fantastiske tilbudet det er. Dette gjelder alle i koiestyret, dugnad/veddugnadsdeltagere og alle andre som har gjort en innsats. Håper dere fortsetter å engasjere dere i 2012, Hu & Hei! Koiestyret Dragvolls årsberetning Egbert Holtrop Koiestyret Koiestyret Dragvoll besto våren/høsten 2011 av følgende personer: Koiesjef: Nestleder: Kasserer: Vedsjef: Matris: Sekretær: Egbert Holtrop Hanne D. Elde / Ingrid Moe Dahl Brita Aalstad / Renathe E. Jakobsen Tyler King / Vegard Bråthen Ida Lervik Midtbø / Mathea Nybakke Mathea Nybakke I 2011 har det vært mye forandring i styret til Koiene Dragvoll. Dette skyldes at folk har flyttet til og fra Trondheim. Vi begynte året med et ferskt styre med god arbeidslyst. Arbeidsoppgavene var blant annet å ordne utbetaling av forsikringspenger som var tilgjengelig etter at vår gamle koie Stallen brant ned i 2007, og disse pengene måtte brukes før mars Året har også vært preget av HS sitt forslag om å slå oss sammen med Koiene Gløshaugen med ønske om å danne en felles koiegruppe.

16 Koiegruppa har hatt møter stort sett annenhver mandag i På møtene samles koiestyret og snakker om hva må gjøres med koiene i forhold til vedlikehold og generell drift, samt planlegger dugnader. I tillegg til styret har det vært en del nye folk på møter og dugnader, som sammen med tidligere styremedlemmer som også har vært til stor hjelp både under planlegging og gjennomføring av arbeidsoppgaver og dugnader. Besøkstall Koiene tilhørende Koiene Dragvoll har hatt litt over 2300 overnattinger i Dette er omtrent likt besøkstall som i Vi har sett en stor økning i besøk til Flåkoia i høstsemesteret etter at vi bygde en ny badstue der. Koiene burde generelt annonsere mer om muligheten for å leie koier til alle studenter. Det er fortsatt en stor del utenlandske studenter som benytter seg av koiene, og det er positivt at de har denne muligheten til å oppleve norsk friluftsliv. Disse blir aktivt introdusert for koiene på sine introduksjonsmøter ved hver semesterstart. Samtidig skulle vi gjerne har sett at flere norske studenter benyttet seg av denne muligheten. Dugnader I januar begynte vi året med en dugnad til Stabburet. Vi fikk rapporter om at det var en sprekk i ovnen på koia og at tilstanden var så ille at den var nesten ikke var brukbar. Vi var derfor nødt til å stenge koia i jula. Dette er uansett en koie med 2 sengeplasser og koiene led sannsynligvis intet økonomisk tap som følge av stengningen og sikkerheten er alltid førsteprioritet. Rett etter jul fant vi en bra ovn (en Jøtul 602 for de spesielt interesserte) på finn.no og den ble kjørt Tydal. Koiestyrets nederlender og amerikaner tok på seg å utføre dugnaden. De fikk hjelp av eieren av koia og hans snøskuter til å kjøre ovnen helt opp til Koia. Det var en lett jobb å installere den og ovnen bidro til en god og passe varm stemning i Stabburet. I februar gjennomførte Koiene Dragvoll som alltid sin eldste, og triveligste, tradisjon: Julegilde på Holmsåkoia. Styremedlemmer, tidligere styremedlemmer og alle som hadde vært med på dugnad var invitert til å være med på gildet. Prosedyren var som vanlig: En gjeng gikk opp til koia på fredag og sto for kokkeforberedelsene, mens resten gikk over fjellet fra Storlien. Lørdag sto maten klar på bordet når smuglerne ankom koia og det var tid for julegilde med pinnekjøtt, godsaker fra Sverige, badstue og sang fra riktig gamledager. I mars dro Koiene Dragvoll på Rødgallatur. Rødgallaen er det gamle galla-antrekket til AVHI i rødt og hvitt (farger som vi for øvrig ønsker kunne være mer tydelig i hele NTNUI) og Koiene Dragvoll har valgt å benytte denne også i årene etter sammenslåingen med NTHI for å vise våre røtter i den gamle idrettsforeningen. Rødgallatur er intet annet enn en hyggelig sammenkomst med koietur, sang og god mat i ført tradisjonsantrekket for nåværende og tidligere styremedlemmer. I juni hadde vi planleggingstur til Stabburet for å se hvordan det sto til med koia. Det viste seg at koia var i bygningsteknisk bra stand. Det eneste som trengtes var en storvask, og rydding av utedo/vedskjul. Dette ble likså godt utført på samme tur. I løpet av vårsemesteret bestemte Koiene Dragvoll seg for at de skulle bruke forsikringspengene fra koia som brant ned til å bygge badstue på Flåkoia. Koiestyret hadde allerede en avtale med grunneiere fra 1996 med tillatelse til å bygge badstue på tomten. I tillegg var det fra juni 2011 lov, i følge kommunens arealplan, å bygge en bygning på tomten uten å søke tillatelse, så lenge den er under 15 m2. Kortsagt var alt på plass til å bygge en badstue som stor sommerprosjekt. Vi fikk godkjent planene av Koiene Gløshaugen i Koierådet. I begynnelsen av juni var vi på Flåkoia for å planlegge og kartlegge hvor vi skulle bygge badstua. I løpet av juni ble badstuhytta bestilt. Leveringen kom, etter noe forsinkelser, halvveis ut i juli. I juli brukte vi 4 helger på å lage fundament, legge gulv og å bygge selve badstua. Den er bygd ved siden av Flåkoia, 5 meter unna

17 vannet. Flåkoia er den eneste brukbare hytta rundt hele vannet, så badstubrukere vil nesten alltid ha vannet for seg selv her. På dugnaden i september prøvde vi å transformere gjørma foran badstua til en brukbar singelstrand med store flate steiner. Badstua har 3 benker med stor kapasitet, en stor ovn og et flott flislagt gulv. Badstuhytta fikk navnet FyrFjøset, til minne om den gamle koia Stallen som brant ned, samtidig som det klinger godt som navn på et bygg med fyr i. I september var det organisert bli-kjent-tur sammen med Koiene Gløshaugen. Dette skulle fungere som en rekrutteringstur for koiestyrene og invitasjonen gikk ut til alle som måtte være interessert i å lære mer om koiene, helst blant studenter på lavere årskull. Her var det en god del interesserte, og noen har kommet tilbake på flere dugnader. Siste dugnaden var igjen på Flåkoia, denne gang for å fullføre verket (badstua), i form av maling, pussing, listing og annet gjenstående finpuss. Økonomi Koiene Dragvoll har hatt ett flott år! Det har vært mye aktivitet, med ivrige koiegjengere som har gitt høye inntekter. Inntektene for gruppa ble på rundt for Vi fikk også endelig utbetalt forsikringspengen for Stallen som brant. Disse ble brukt på å bygge badstue på flå, med rundt i dugnadsutgifter på den dugnaden alene. Selve bygningsmassen og ovn som totalt ble på ble betalt av koiefondet. Dermed går koiene Dragvoll totalt med et overskudd på Vi takker for oss med et hei og hå, og kan gå inn i den nye koiegruppa med en god pengesum på laget! Sammenslåing I hele 2011 har Koiene Dragvoll snakket med Koiene Gløshaugen om å slå oss sammen til en koiegruppe. Vi ble enige om at koiegruppene skulle slås sammen fra 1. januar Som leder i Koiene Dragvoll ser jeg en framtid hvor tradisjonene og kulturen i Koiene Dragvoll kan forsvinne. Våre tradisjoner, bygd opp siden 1968, samt en hel del historie knyttet til koiene og de som tok vare på dem, går nå inn i en ny gruppe hvor det ikke finnes rom for en stor del av denne historien med tilhørende tradisjoner. Jeg håper at den nye gruppa finner sine egne tradisjoner og at nye og gamle styremedlemmer sammen kan forme sin egen historie. Det føles litt synd at ting noen ganger må forandre seg slik, men samtidig er det en viktig oppgave for Koiegruppa å ta vare på og drive koiene på en slik måte at studenter kan få utnytte koienettets fulle potensiale. Og jeg stoler på at det nye, samlede koiestyret kan utføre denne jobben på et vis som passer bedre for NTNUI, og som sikrer en bedre kontinuitet for framtida. Kommentarer fra generalforsamlingen: Øystein Glåmseter fra Tennisgruppa påpekte at han representerte hovedstyret på tennistinget i Sjur Øyen, leder av anleggsutvalget, presiserte at Lalchand Rajput er tidligere indisk landslagstrener, ikke landslagsspiller, at det er en konsekvensutretning som er utarbeidet i forbindelsen med Gråkallen vinterpark og denne er utført i samarbeid med Trondheim Skiklubb og sportsklubben Freidig, samt at det ble sendt to representanter til FISU, ikke til EUSA. Kommentarene ble tatt til etterretning. Vedtak: Godkjent, vedtatt ved akklamasjon.

18 Sak 5: Behandle rapporter fra internrevisjonen og midlertidige komiteer nedsatt av generalforsamlingen. Saksfremlegger: Hovedstyret, ved hovedkasserer Tarald Gaup. Rapport fra internrevisjonen I 2011 ble det gjennomført tre internrevisjoner i NTNUI. En internrevisjon er en gjennomgang av gruppenes og utvalgenes regnskaper der bl.a. følgende kontrolleres dokumentasjon av utgifter og inntekter fordeling av inntekter og utgifter på ulike kontoklasser lister over gruppas materiell, medlemmer med bindingstid til NTNUI føring av utgifter mot budsjett for HS-støtte Internrevisjoner ble gjennomført først i midten av mars, i midten av september og i begynnelsen av Januar. Internrevisjonene har blitt ledet av Hovedkasserer. Økonomiansvarlig har deltatt på omtrentlig alt av internrevisjon, i tillegg til at Jonas Klemetzen og Thomas Hansen (kasserere fra Fotballgruppa) og HSmedlem Ellen Skjønsfjell har bidratt. Det er veldig varierende kvalitet på regnskaps føringen blant gruppene og utvalgene. Både store og små grupper utmerker seg i både positiv og negativ retning når det kommer til standarden i regnskapsføringen. Kampsportgruppene kan generelt trekkes frem som en type gruppe som utmerker seg positivt. Kravene som har blitt satt til gruppene i 2011 er antagelig strengere enn tidligere år. Spesielt gjelder dette krav til dokumentasjon av inntekter, lister over medlemmer som betaler inn egenandel til gruppa, lister over materiell og medlemmer som har bindingstid i klubben. Dette har ført til en mer tidkrevende prosess, da gruppene har måttet ta retterunder på egne regnskap flere ganger enn tidligere. Det kan merkes en klar bedring fra internrevisjonen i mars til siste fase av internrevisjonen i januar. Dette er helt naturlig, siden de fleste gruppekasserere tiltrådt vervet sitt i februar/mars, og lærer regnskapsføring bedre med tiden. Det er likevel frustrerende for Hovedkasserer og Økonomiansvarlig at kompetansen som har blitt bygget opp blant gruppekassererne gjennom et helt år, forsvinner ut igjen av gruppa akkurat når gruppekassererne har begynt å forstå hvilke krav som settes til regnskapet. Hovedkasserer informerte om at Hovedstyret har sett seg nødt til å utføre sanksjoner mot grupper som ikke har levert et godt nok regnskap. Dette gjelder håndbak, orientering, snowboard, ski og fjellsport, bordtennis, seiling, frisbee og padling. Disse gruppene vil ikke få utbetalt HS-støtte fra 2011 før regnskapet er ført tilstrekkelig godt nok. Neste sjanse til å få godkjent regnskapet er under internrevisjonen i mars. Ellers er det stort sett bra standard på regnskapene. Kassererne gjør en god jobb! Informasjonen ble tatt til etterretning. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner den fremlagte rapporten. Vedtak: Godkjent, vedtatt ved akklamasjon Sak 6: Behandle kontrollkomiteens beretning. Saksfremlegger: Kontrollkomiteen ved leder Knut Inge Engelbreth.

19 Kontrollkomitéens årsberetning for 2011 Sammensetning Kontrollkomitéen har i perioden hatt følgende sammensetning: Leder: Knut Inge Engelbreth Medlem: Einar Tommelstad Varamedlem: Geir Anders Haga Møtevirksomhet Samtlige medlemmer i kontrollkomitéen har deltatt aktivt i komitéens arbeid og Kontrollkomitéen har holdt et høyt aktivitetsnivå i hele perioden. Det er avholdt 5 møter, hvorav ett telefonmøte. Representasjon Kontrollkomitéen har vært representert på to av Hovedstyrets møter, én intern fest med Hovedstyret, samt gruppeledersamling og sommerfest i regi av Hovedstyret. Videre har kontrollkomitéen stått som arrangør av potet- og sekkeløp ved Studenterhytta på 17.mai. Kontrollkomitéens leder har sammen med hovedkasserer og økonomiansvarlig i Hovedstyret deltatt på kurs i økonomistyring og regnskap i regi av Sør-Trøndelag idrettskrets i april Komitéens arbeid Kontrollkomitéen har hatt et meget godt samarbeid med Hovedstyret i hele perioden. Kontrollkomitéen har fortløpende fått tilsendt referat fra HS-møtene, og dette har komitéen satt meget stor pris på. Kontrollkomitéen har hatt god kontakt med hovedkasserer og også veiledet arbeidet med internrevisjonen i perioden. I dette arbeidet har Kontrollkomitéen fulgt opp fjorårets anbefalinger fra engasjert revisor og internrevisors beretning for å forbedre økonomihåndteringen i foreningen. Kontrollkomitéen har kontrollert Hovedstyrets regnskap, herunder kontroll av bilag, posteringer, resultatrapport og balanserapport. Kontrollkomitéen har videre gjennomgått NTNUIs generalregnskap og årsberetning for Kontrollkomitéen har også utført egne undersøkelser av gruppenes kontroll med eget materiell og varelager. Disse undersøkelsene er gjennomført i noen få vilkårlig valgte grupper. Kontrollkomitéens leder har i februar 2012 hatt samtaler med foreningens engasjerte revisor, Harry Eide ved Eide Revisjon, og kontrollkomitéens arbeid bygger på arbeidet utført av engasjert revisor. Kontrollkomitéens konklusjoner Kontrollkomitéen finner grunn til å uttrykke bekymring for driften av Studenterhytta. Studenterhytta representerer betydelige verdier for foreningen i form av eiendom, omsetning og bruksverdi. Videre har Studenterhytta økonomiske forpliktelser i skyldig merverdiavgift. På denne bakgrunn er kontrollkomitéen bekymret over at Studenterhytta har vært uten kasserer i omtrent ett år og at Studenterhytta ikke kunne fremlegge halvårsregnskap for generalforsamlingen i september Kontrollkomitéen vil her påpeke at generalforsamlingen og Hovedstyret har det overordnete ansvar for en forsvarlig drift av foreningen som helhet. Engasjert revisor gjentar flere av fjorårets påpekninger: Gruppene bør får bedre kontroll med eget materiell og varelager. Videre bør kontrollen ytterligere innskjerpes for utbetalinger til næringsdrivende og innberetning av lønns- og trekkoppgaver. Kontrollkomitéens egne undersøkelser bekrefter at flere grupper

20 har mangelfull kontroll med eget materiell. Dette medfører unødig svinn og direkte økonomisk tap for foreningen. Klubbmateriell og varebeholdning representerer betydelige summer i NTNUI, og kontrollkomitéen anser det som viktig å forbedre gruppenes kontroll med eget materiell samt forbedre tilhørende rutiner i internrevisjonen. Resultatet for hovedstyret er omtrent som budsjett, men det er betydelige avvik på enkelte poster. Inntektene er høyere enn budsjettert som beskrevet i økonomisk årsberetning. De viktigste kostnadsoverskridelsene er: Overføring til gruppene. Overskridelsen er i størrelsesorden 200 tusen kr. Investeringer i utstyr i Gløshaugen idrettspark, 152 tusen kr (ikke i budsjett). Prosjekter i regi av Hovedstyret inkludert kostnader til tillitsrepresentantsamlinger, programvare, kurs og økonomisk og juridisk bistand. Totalt ca 100 tusen kr over budsjett. Kontrollkomitéen mener at kostnadsoverskridelsene i stor grad skyldes et høyt aktivitetsnivå i Hovedstyret, og de økte overføringene til gruppene kan også tyde på økt aktivitetsnivå i foreningen generelt. Kontrollkomitéen vil påpeke at Hovedstyret må overholde generalforsamlingens vedtak, herunder budsjettet. På denne bakgrunn er det behov for bedre økonomistyring i Hovedstyret med løpende oppfølging av budsjettet. Kontrollkomitéen anbefaler at det fremlagte regnskap og årsberetning fastsettes som NTNUIs årsregnskap og årsberetning for Denne anbefalingen forutsetter at engasjert revisor anbefaler regnskapet godkjent i sin beretning til årsmøtet. Februar 2012 Knut Inge Engelbreth Leder av kontrollkomitéen Forslag til vedtak: Generalforsamlingen tar kontrollkomiteens beretning til etterretning. Vedtak: Godkjent vedtatt ved akklamasjon. Sak 7: Behandle foreningens regnskap i revidert stand: generalregnskap, hovedstyrets regnskap, hyttestyrets regnskap og koiestyrenes regnskap, og revisors beretning. Saksfremlegger: Hovedstyret ved hovedkasserer Tarald Gaup, hyttestyret ved kasserer Solveig Bjørneset, koiestyret Dragvoll ved kasserer Renathe Eline Jakobsen og koiestyret Gløshaugen ved kasserer Rakel Ellingsen. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner hovedstyrets regnskap, generalregnskap, hyttestyrets regnskap og koiestyrenes regnskap, samt revisors beretning. Kommentarer fra generalforsamlingen: Kommentarer til Hovedstyrets regnskap Sofie Aarnes fra orientering lurer på hvorfor har det blitt tatt ut mer enn budsjettetert på konto 7450 (uttak grupper). Gruppene får jo streng beskjed om å ikke ta ut mer enn budsjettert. Tarald svarer at uttaksfaktoren ble noe høyere enn forventet i 2011.

21 Sjur Øyen, leder av annleggsutvalget, kommenterte konto 6110: Innvestering varige anlegg; NTNUI tok kostnadene for utstyr framfor SiT fordi gruppene kan få støtte i form av spillemidler, det kan ikke SiT. Tarald legger til at dette står også i notene til regnskapet. Kommentarer til Hyttestyrets regnskap Knut Inge Engelbreth, leder av kontrollkomiteen, lurer på hvorfor det er en besparelse på konto 6630: brøyting av vei. Denne kontoen står med 0 kr i år i motsetning til tidligere budsjett. Solveig kan informere om at hun dessverre overså at denne kontoen fantes og utgiftene er satt på en annen konto.

22

23

24

25

26

27

28 NTNUI Generalregnskap Balanse periode 0-12 Reelt i periode Sum immate rie lle e ie nde le r mv Tomte r,bygninge r og fas t e ie ndom Tomter, bygninger og annen fast Sum tomte r,bygninge r og fas t e ie ndom Sum mas kine r anle gg og inve ntar Sum anle ggs midle r Sum omløps midle r Sum e ie nde le r M as kine r anle gg og inve ntar Andre anleggsmidler Vare lage r og fors kudd til le ve randøre r Varebeholdning Sum vare lage r og fors kudd til le ve randøre r Korts iktige fordringe r Kortsiktige Fordringer Sum korts iktige fordringe r Kontante r bankins kudd o.l Kontanter, kasse Bankkonto, drift Sum kontante r bankins kudd o.l.

29 Egenkapital Egenkapital Sum e ge nkapital Avs e tning for forplikte lse r Avsetning til forpliktelser Sum avs e tning for forplikte lse r Anne n langs iktig gje ld Langsiktig gjeld Sum anne n langs iktig gje ld Sum langsiktig gje ld Le ve randørgje ld Leverandørgjeld og kortsiktig gjeld Sum le ve randørgje ld Skatte tre kk og andre tre kk Skattetrekk Trekk fagforeningskontingent Sum skatte tre kk og andre tre kk Skyldige offe ntlige avgifte r Netto Utgående mva Oppgjørskonto mva Skyldig arbeidsgiveravgift Skyldig arbeidsgiveravgift av påløpte Sum skyldige offe ntlige avgifte r Utbytte Skyldig feriepenger Sum utbytte Sum korts iktig gje ld Sum gje ld & e ge nkapital Sum balans e

30 NTNUI Generalregnskap Resultat periode Salgs innte k t Salg av mat Salg av mineralvann Salg av øl Salg av vin Salg av brennevin Salg av diverse effekter Salg av mat, ut av huset Salg av materiell, avgiftsfritt Salg av materiell, mva-pliktig Sponsorinntekter Reklame/annonseinntekter Stevneinntekter Kiosksalg Egenandel, reis e (fra egne medlemmer) Egenandel, opphold (fra egne Egenandel, stevne/arrangement (fra egne Tils kudd, nif Tils kudd, momskompens as jon Tils kudd, velferdstinget Tils kudd, idretts rådet/trondheim Tils kudd, s ærforbund (hver gruppes Tils kudd, andre Tils kudd, eget fond Fadderbarncup Sum salgsinntekt

31 Anne n drifts innte kt Leieinntekter Forsikrings utbetalinger (skadeoppgjør) Inntekter fra andre grupper i ntnui Avbestillings gebyr Kursinntekter Trenings avgift/gruppeavgift (fra medl. til Medlems kontingent jan-jun Medlems kontingent jul-des Avs etning medlems kontingent til nes te år Avs att medlems kontingent fra forrige år Andre avsetninger Lisenser/årskontingenter (som s kal Overgangs gebyr (nb! inntekt) Gaver Inntekter tils telning/fest Dugnads inntekter Pengepremier Diverse inntekter (benyttes helst ikke) Sum annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Vare kos tnad Startkontingent Startkontigent cup/s tevne Opphold konkurrans er (overnatting) Opphold treningssamling (overnatting) Reise bus s/bil/tog/fly

32 Reise sm, buss/bil/tog/fly Reise, mas searrangement Reise treningssamling Hyttebus s (studenterhytta) Andres reise til eget stevne Dommergebyr Bøter/omberammingsgebyr Stevneutgifter (arrangert selv for andre) Kjøp av mat Kjøp av mineralvann Kjøp av øl Kjøp av vin Kjøp av brennevin Kjøp av diverse effekter Treningsutgifter Innkjøp av varer for videres alg Innkjøp av kioskvarer for videres alg Trener/instruktørutdanning Klubbmateriell Lagdrakter Spons ing av uts tyr til grupper intern i Kurs Hall-/baneleie trening Hall-/baneleie kamp/konkurranse Beholdningsendring Trener-/instruktørutdanning Dommerutdanning Kurs Prosjekter Elektrisitet Gas s Sum varekostnad

33 Lønns kos tnad Lønn (ikke selvstendig næringsdrivende) Feriepenger Arbeidsgiveravgift Lo/nho-ordning Egen pensjons ordning Sum lønnskostnad Avs kriving på varige drifts midle r mm Avs krivning Sum avskriving på varige driftsmidler mm Anne n drifts kos tnad Inves tering i varig anlegg/større Inves tering i kart/tilhørende Leie av lokaler, tomt, etc Oppussing bygninger, lokaler Lys og oppvarming bygning Renhold Renovas jon, vann, avløp Veikostnader Alarm, vakt, s ikkerhet Leie maskiner, inventar Datautstyr Programvare Serverdrift Kjøp av inventar, driftsmateriell Reparasjon og vedlikehold Reparasjon og vedlikehold utstyr Revis jon og regns kapshonorarer

34 Økonomisk og juridisk bistand Lønn selvstendig næringsdrivende Kontormateriell Kopiering Trykking Avis er, tidss krifter, bøker o.l Utgifter egne møter Utgifter reise til andres møter Utgifter tilstelning/fest Utgifter tillitsrepresentantsamlinger Utgifter ntnui orden Telefon Porto Godtgjørelse (reise, diett, etc. ikke lønn) Forbundskontingent Kretskontingent Lagavgifter Reklame/annonser/profilering Reklame/annonser/profilering, Medlems kontingenter, lis ens er Gaver Ntnui orden Premier Forsikring Dugnads utgifter Gebyr Divers e kostnader (brukes helst ikke!) Tap på fordringer Tap på kas se Sum annen driftskostnad Sum driftskostnader Sum driftsresultat

35 Anne n re nte innte kt Renteinntekter (kreditrenter i desember) Sum annen renteinntekt Anne n re nte kos tnad Rentekos tnader Sum annen rentekostnad Anne n finans kos tnad Avs etning pros jektmidler Sum annen finanskostnad Sum ordinært resultat før skattekostnad Sum ordinært resultat Sum årsresultat Ove rført anne n e ge nkapital Udekket tap 1.99 Sum overført annen egenkapital 1.99 Sum overføringer 1.99 Sum resultat

36

37

38

39 Studenterhyttas regnskap

40

41

42

43

44 NTNUI Koiene Gløshaugen Balanse periode ,12 Budsjett , ,00 43, , , , , , , , , ,08 Vare lage r og forskudd til le ve randøre r Varebeholdning, klær og materiell Sum varelager og forskudd til leverandører Kortsiktige fordringe r Kundefordringer Fordring andre Fordring medlemmer Sum kortsiktige fordringer Kontante r bankins kudd o.l Bankkonto, drift Sum kontanter bankinskudd o.l. Sum omløpsmidler Sum eiendeler Ege nkapital Egenkapital Sum egenkapital Avse tning for forplikte lse r Avsetning til koiefond Sum avsetning for forpliktelser Sum langsiktig gjeld Sum gjeld & egenkapital Sum balanse

45 NTNUI Koiene Gløshaugen Resultat periode Budsjett , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , Salgs innte kt Salg av materiell, avgiftsfritt Tilskudd, andre Tilskudd, eget fond Sum salgsinntekt Anne n drifts innte kt Leieinntekter Hs-midler Diverse inntekter (benyttes helst ikke) Sum annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Vare kostnad Reise buss /bil/tog/fly Innkjøp av varer for videresalg Sum varekostnad Anne n drifts kos tnad Investering i varig anlegg/større Leie av lokaler, tomt, etc Lys og oppvarming bygning Renovas jon, vann, avløp Veikostnader Kjøp av inventar, driftsmateriell Reparasjon og vedlikehold Reparasjon og vedlikehold utstyr Økonomisk og juridisk bistand Kontormateriell Trykking Utgifter egne møter Utgifter tilstelning/fest Reklame/annons er/profilering Medlemskontingenter, lisenser Forsikring Sum annen driftskostnad Sum driftskostnader Sum driftsresultat Anne n re nte innte kt Renteinntekter (kreditrenter i desember) Sum annen renteinntekt Sum ordinært resultat før skattekostnad Sum ordinært resultat

46 NTNUI Koiene Dragvoll Balanse periode ,1 2 Budsjett , , , , , , , , , , ,26 Kortsiktige fordringe r Kundefordringer Fordring hs Sum kortsiktige fordringer Kontante r bankins kudd o.l Bankkonto, drift Sum kontanter bankinskudd o.l. Sum omløpsmidler Sum eiendeler Ege nkapital Egenkapital Sum egenkapital Skatte tre kk og andre tre kk Trekk fagforenings kontingent Sum skattetrekk og andre trekk Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld & egenkapital Sum balanse

47 NTNUI Koiene Dragvoll Resultat periode Budsjett , , , , , , , ,00 513, ,72 838, , , , , , , , , ,00 701, , , , , , , , , , , , ,26 Anne n drifts innte kt Leieinntekter Forsikringsutbetalinger (skadeoppgjør) Hs-midler Gaver Sum annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Vare kos tnad Startkontingent Reise buss/bil/tog/fly Klubbmateriell Lagdrakter Hall-/baneleie trening Sum varekostnad Anne n drifts kos tnad Investering i varig anlegg/større Leie av lokaler, tomt, etc Lys og oppvarming bygning Renovasjon, vann, avløp Veikostnader Kjøp av inventar, driftsmateriell Reparasjon og vedlikehold Utgifter tilstelning/fest Forsikring Dugnadsutgifter Sum annen driftskostnad Sum driftskostnader Sum driftsresultat Anne n re nte innte kt Renteinntekter (kreditrenter i des ember) Sum annen renteinntekt Sum ordinært resultat før skattekostnad Sum ordinært resultat Sum årsresultat Sum resultat

48

49 Vedtak: Hyttestyrets regnskap ble godkjent, vedtatt ved akklamasjon. Koiestyrenes regnskap ble godkjent, vedtatt ved akklamasjon. Hovedstyrets regnskap og generalregnskapet ble godkjent, vedtatt ved akklamasjon. Revisors beretning ble godkjent, vedtatt ved akklamasjon.

50 Sak 8: Behandle innkomne forslag og saker Sak 8.1 Endringer i statuttene for koiene og koiestyret Forslagstiller: Koiestyret, ved Sivert Eliassen. Statuttene slik de er i dag: Statutter for koiene og koiestyrene 1 Formål Koiene skal være et enkelt overnattingstilbud for friluftsinteresserte medlemmer. Koiene er et unikt tilbud som ingen andre idrettsforeninger i Norge kan vise maken til. Medlemmer av hytta og koienes alumniforening Hyttas venner har like rettigheter som medlemmer av NTNUI for leie av koiene. 2 Sammensetning Koiestyret Gløshaugen består av: Koiesjef Visekoiesjef Kakesjef Kasserer 5 styremedlemmer Koiestyret Dragvoll består av: Koiesjef Visekoiesjef Kasserer 5 styremedlemmer 3 Møter og beslutninger Koiestyrene leder den økonomiske og administrative driften av koiene etter de bestemmelser som gjelder for disse. Koiesjefene, visekoiesjefene og eventuelt andre styremedlemmer fra hver av koiestyrene har fellesmøter ved behov, dog minst en gang pr. semester. Dette møtet skal: 1. Fordele ansvaret for de forskjellige koiene og kåtene mellom koiestyrene. 2. Fatte alle beslutninger som berører felles forvaltning av koiene og forholdet til øvrige grupper og utvalg i NTNUI. 3. Fatte beslutning om eventuelle endringer av koie- og kåtenettet etter forslag fra et av koiestyrene. 4. Hovedstyret skal motta skriftlig referat fra disse møtene. 5. Beslutningene skal fattes ved konsensus. Hvis møtet ikke oppnår konsensus skal møtet utvides med hovedstyrets faste representanter og vedtak fattes med simpelt flertall. NTNUIs leder har ved stemmelikhet dobbeltstemme. Koiestyrene skal hver for seg: a) Lede driften og vedlikeholdet av de koiene og kåtene som de er tildelt ansvaret for. b) Fører driftsregnskap for de koier og kåter de har ansvaret for. c) Vurdere behov og muligheter for endringer av koie- og kåtenettet innhold og omfang. Fellesmøte mellom hovedstyret og koiestyrene holdes når en av partene ønsker det, dog minst en gang per semester. 4 Myndighet og ansvar Koiestyrene i NTNUI er ansvarlig for å drive koiene på en økonomisk forsvarlig måte til størst mulig nytte for

51 medlemmene i NTNUI og studentene forøvrig. Koiestyrene i NTNUI har ansvar for at koiene til enhver tid er i best mulig bygningsmessig stand, at nødvendig utstyr og inventar finnes og er brukbart, og at koiene er tilgjengelige for utleie. Koiestyrene i NTNUI er ansvarlig for at det finnes skriftlige leiekontrakter med grunneiere, utleiere og rettighetshavere. Kontraktene bør være mest mulig spesifisert. Koiestyret skal påse at disse oppdateres med hensyn på løpetid, kontraktsummer og andre forhold av betydning. Koiestyrene fastsetter hver for seg reglement for de koiene de har ansvar for. 5 Koiereservasjon Fellesmøtet mellom NTNUIs koiestyrer (heretter kalt koierådet) fastsetter når og hvor og hvordan koiereservasjonen skal foregå. Hovedregelen er at ingen kan forhåndsreservere ei koie. Unntakene er: Dugnader og koiestyrenes dugnadsfest. Innvielsesfest. Større koiejubileum arrangert av koiestyrene, festene skal være åpne arrangement. Koiestyrenes julegilder. Premiering for dugnader. Andre turer arrangert av koiestyrene. Disse skal være åpne. I spesielle tilfeller kan koiestyrene i samråd med hovedstyret fravike disse retningslinjene. Forhåndsreservering skal gjøres før det åpnes for annen reservering. Koiestyrene har anledning til å premiere de som gjør dugnad ved å la dem (ved en av dem) få forhåndsreserve ei valgfri koie ei valgfri helg. Det skal da betales for hele koia hele helga og koiestyrene fastsetter og offentliggjør regler for slik reservering. Deltagelse på åpne dugnader i regi av koiestyrene faller ikke inn under denne paragrafen. Koiestyrene er ansvarlig for å forvalte reservasjonssystemet. Reservasjon av en koie kan kun gjøres av et medlem i NTNUI eller Hyttas venner. Den som reserverer koia må registrere seg med fullt navn og vise medlemskort ved reservasjonen. Medlemmer av NTNUI og Hyttas venner kan ta med ikke-medlemmer. Ikke-medlemmer betaler dobbel pris for overnatting. Koierådet kan sette maks antall ikke-medlemmer per medlem dersom dette anses som formålstjenelig. Koierådet kan i samsvar med hovedstyret fastsette overnattingspris for de enkelte koier. Det skal tas hensyn til at koiene er ment å være et rimelig tilbud for alle NTNUI-medlemmer. Unntaksvis kan koiestyrene leie ut enkeltkoier i sommerreservasjonsperioden, det vil si perioden mellom vår og høstsemester, til enkeltpersoner utenfor NTNUI for en kortere periode. Slik utleie skal ikke skje i semestrene. Koiestyrene fastsetter i hvert enkelt tilfelle en passende pris, men prisen skal være betydelig høyere enn vanlig overnattingspris. Koierådet kan tilby medlemmer av andre idrettsorganisasjoner med tilknytning til NTNU å bruke koiene, men til dobbelt pris. 6 Andre bestemmelser Det er generelt jaktforbud fra koiene, men koiestyret kan unntaksvis tillate jakt fra de koiene hvor det ikke kan skade forholdet til grunneier. Koiestyrene har ansvaret for at Koieboka kommer ut i ajourførte utgaver med jevne mellomrom. Koiestyrene skal sørge for at det til enhver tid finnes oppdaterte beskrivelser av koiene, deres størrelse og hvordan man kommer dit, ved bruk av nettsider. Koiestyrene leverer hver sin årsrapport med overnattingsstatistikk og hvert sitt regnskap til generalforsamling.

52 Koierådet samordner koiestyrenes forespørsel om veddugnad til NTNUIs grupper. Koiestyrenes medlemmer retter seg etter de bestemmelser og vedtak som fattes av hovedstyret og de instrukser foreningens hovedkasserer gir. Foreslås endret til: Statutter for koiene og koiestyret 1 Formål Koiene skal være et enkelt overnattingstilbud for friluftsinteresserte medlemmer. Koiene er et unikt tilbud som ingen andre idrettsforeninger i Norge kan vise maken til. Medlemmer av hyttas og koienes alumniforening Hyttas venner har like rettigheter som medlemmer av NTNUI for leie av koiene. 2 Sammensetning Koiestyret består av: Koiesjef. Visekoiesjef. Kakesjef. Kasserer. 2 styremedlemmer. 3 Møter og beslutninger Koiestyret leder den økonomiske og administrative driften av koiene etter de bestemmelser som gjelder for disse. Koiestyret skal a) Lede driften og vedlikeholdet av koiene. b) Føre driftsregnskap for koiene. c) Vurdere behov og muligheter for endringer av koienettets innhold og omfang. Fellesmøte mellom hovedstyret og koiestyret holdes når en av partene ønsker det, dog minst en gang per semester. 4 Myndighet og ansvar Koiestyret i NTNUI er ansvarlig for å drive koiene på en økonomisk forsvarlig måte til størst mulig nytte for medlemmene i NTNUI og studentene forøvrig. Koiestyret i NTNUI har ansvar for at koiene til enhver tid er i best mulig bygningsmessig stand, at nødvendig utstyr og inventar finnes og er brukbart, og at koiene er tilgjengelige for utleie. Koiestyret har ved eventuelle endringer i koienettet, annen overordnet forvaltning av koiene og forhold til øvrige grupper og utvalg i NTNUI ansvar for at hovedstyret inkluderes i slike avgjørelser gjennom fellesmøter. Koiestyret i NTNUI er ansvarlig for at det finnes skriftlige leiekontrakter med grunneiere, utleiere og rettighetshavere. Kontraktene bør være mest mulig spesifisert. Koiestyret skal påse at disse oppdateres med hensyn på løpetid, kontraktsummer og andre forhold av betydning. Koiestyret fastsetter reglement for koiene. 5 Koiereservasjon Koiestyret fastsetter når og hvor og hvordan koiereservasjonen skal foregå. Hovedregelen er at ingen kan forhåndsreservere ei koie. Unntakene er:

53 Dugnader og koiestyrets dugnadsfest. Innvielsesfest. Større koiejubileum arrangert av koiestyret, festene skal være åpne arrangement. Koiestyrets julegilde. Premiering for dugnader. Andre turer arrangert av koiestyret. Disse skal være åpne. Forhåndsreservering skal gjøres senest i henhold til koiestyrets retningslinjer for reservering før det åpnes for annen reservering. I spesielle tilfeller kan koiestyret i samråd med hovedstyret fravike disse retningslinjene. Koiestyret har anledning til å premiere de som gjør dugnad ved å la dem (ved en av dem) få forhåndsreserve ei valgfri koie ei valgfri helg. Det skal da betales for hele koia hele helga og koiestyret fastsetter og offentliggjør regler for slik reservering. Deltagelse på åpne dugnader i regi av koiestyret faller ikke inn under denne paragrafen. Koiestyret er ansvarlig for å forvalte reservasjonssystemet. Reservasjon av en koie kan kun gjøres av et medlem i NTNUI eller Hyttas venner. Den som reserverer koia må registrere seg med fullt navn og vise medlemskort ved reservasjonen. Medlemmer av NTNUI og Hyttas venner kan ta med ikke-medlemmer. Ikke-medlemmer betaler dobbel pris for overnatting. Koiestyret kan fastsette et maksimalt antall ikke-medlemmer per medlem dersom dette anses som formålstjenelig. Koiestyret kan i samsvar med hovedstyret fastsette overnattingspris for de enkelte koier. Det skal tas hensyn til at koiene er ment å være et rimelig tilbud for alle NTNUI-medlemmer. Unntaksvis kan koiestyret leie ut enkeltkoier i sommerreservasjonsperioden, det vil si perioden mellom vår og høstsemester, til enkeltpersoner utenfor NTNUI for en kortere periode. Slik utleie skal ikke forekomme i løpet av semestrene. Koiestyret fastsetter i hvert enkelt tilfelle en passende pris, men prisen skal være betydelig høyere enn vanlig overnattingspris. Koiestyret kan tilby medlemmer av andre idrettsorganisasjoner med tilknytning til NTNU å bruke koiene, men til dobbelt pris. 6 Andre bestemmelser Det er generelt jaktforbud fra koiene, men koiestyret kan unntaksvis tillate jakt fra de koiene hvor det ikke kan skade forholdet til grunneier. Koiestyret har ansvaret for at Koieboka kommer ut i ajourførte utgaver med jevne mellomrom. Koiestyret skal sørge for at det til enhver tid finnes oppdaterte beskrivelser av koiene, deres størrelse og hvordan man kommer dit, ved bruk av nettsider. Koiestyret leverer årsrapport med overnattingsstatistikk og regnskap til NTNUIs generalforsamling. Koiestyret ordner forespørsel om veddugnad til NTNUIs grupper. Koiestyrets medlemmer retter seg etter de bestemmelser og vedtak som fattes av hovedstyret og de instrukser foreningens hovedkasserer gir.

54 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner statuttendringene. Statuttene er endret i samarbeid med hovedstyret og rådet og hovedstyret og rådet stiller seg positive til statuttendringen. Tre avsnitt under paragraf 5 i de nye statuttene hadde falt ut i sakspapirene, disse var identiske med de tilsvarende avsnitt i de gamle statuttene og ble presentert på generalforsamlingen. Vedtak: Godkjent, vedtatt ved akklamasjon. Sak 8.2 Endringer i NTNUIs lover Koiestyret, ved Sivert Eliassen. Forslagstiller: Lovene slik de står i dag under paragraf 14: Foreslås endret til: Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner lovendringene. Statuttene er endret i samarbeid med hovedstyret og rådet og hovedstyret og rådet stiller seg positive til statuttendringen. Det var 80 stemmeberettigede tilstede da avstemming om lovendring fant sted. Vedtak: Godkjent, vedtatt ved 80 stemmer for, 0 stemmer mot og 0 avholdende stemmer.

55 Sak 8.3 Tillegg i statuttene for hytta og hyttetstyret Saksfremlegger: Hyttestyret, ved leder Sveinung Heide Vaskinn Rådets innstilling: Rådet støtter ikke forslaget. I henhold til Statutter for NTNUI fungerer rådet som lovutvalg når slik ikke oppnevnt spesielt. Rådet avgir derfor skriftlig innstilling ved behandling av lovforslag eller statuttforslag som fremmes for generalforsamlingen. Rådet anbefaler at en ikke innfører flere valg på NTNUIs generalforsamling. Videre ser rådet det som forvirrende om det innføres flere typer råd i NTNUIs statutter. Rådet ser positivt på at gruppene generelt, og studenterhytta spesielt, etablerer ordninger som ivaretar kontinuitet og erfaringsoverføring. Ved behov kan gruppene på sitt årsmøte vedta vedtekter som inneholder bestemmelser for organisering. Slike vedtekter kan ikke overstyre overordnet regelverk i NTNUI og NIF. Hovedstyrets innstilling: Hovedstyret støtter ikke forslaget. Det er viktig for hovedstyret at endringsforslag i statuttene er gjennomtenkt og vurdert gjennom dialog med rådet, hovedstyret og forslagsstilleren. Hyttas råd kan ha en viktig funksjon som kontinuitetsbærer, men dette mandatet kan fullbyrdes uten er formelt valg under generalforsamlingen. Forslag til vedtak: Hyttetstyret har tatt rådets og hovedstyrets innstilling til etterretning og ønsker å trekke forslaget om statuttendringer. Vedtak: Forslaget ble trukket.

56 Sak 9: Fastsette medlemskontingent Forslagsstiller: Hovedstyret, ved leder Simen Vogt-Svendsen. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar de foreslåtte NTNUI-kontingenter. Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Salgssted Kontingentgruppe Resepsjon i-bygg Gyldig semesterkort (og Stripa i august) NTNU Resepsjon i-bygg Gyldig NTNUImedlemskort fra sist semester Resepsjon i-bygg Vitenskapelig ansatte NTNU (kun de som ønsker det, ellers NTNU BIL) NTNUI HS Æresmedlemmer NTNUI HS Andre NTNUI-kontingent Brukerkontingent (helårs/halvårs) 350/ / / HS betaler for aktive Kun studenter og ansatte har adgang (HiSTstudenter 800 Sak 10: Vedta foreningens budsjett Forslagsstiller: Hovedstyret, ved økonomiansvarlig Simen Kleven Rasmussen. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar det foreslåtte budsjettet for kommende års virksomhet.

57 Budsjett 2012 Regnskap 2011 Budsjett Salgs innte kt Salg av materiell, avgifts fritt , Salg av materiell, mva-pliktig Salg av materiell til gruppene Sponsorinntekter , , , , , , , , Inntekt fra andre grupper i NTNUI Medlems kontingent jan-jun Medlems kontingent jul-des Avs att medlems kontingent fra forrige år Andre avsetninger Gaver Inntekter tils telning/fest Divers e inntekter (benyttes helst ikke) Sum annen driftsinntekt , , , Sum driftsinntekter , , Egenandel, reise (fra egne medlemmer) Egenandel, stevne/arrangement (fra egne Tilskudd, nif Tilskudd, moms kompensasjon Tilskudd, velferdstinget Tilskudd, s ærforbund (hver gruppes Tilskudd, andre 3600 Leieinntekter GIP Sum salgsinntekt Anne n drifts innte kt Vare kos tnad Innkjøp av varer for videres alg Sponsing av uts tyr til grupper intern i Beholdningsendring Trener-/ins truktørutdanning Kurs Pros jekter Sum varekostnad , , , , , Lønns kos tnad Egen pens jonsordning Sum lønnskostnad Avs kriving på varige drifts midle r mm Avs krivning Sum avskriving på varige driftsmidler mm. 10

58 Anne n drifts kos tnad Investering i varig anlegg/større , , , , , Datautstyr Programvare Serverdrift Drift GIP Revis jon og regnskapshonorarer Økonomis k og juridisk bis tand Kontormateriell Kopiering Trykking Utgifter egne møter Utgifter reise til andres møter Utgifter tillitsrepresentants amlinger Utgifter ntnui orden Telefon Porto Forbundskontingent Reklame/annonser/profilering Reklame/annonser/profilering, Gaver Ntnui orden Premier Ekstrabevilgninger grupper Overføring gruppene Tils kudd mos jons utvalget Forsikring Gebyr Divers e kos tnad Tap på fordringer Sum annen driftskostnad , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Sum driftskostnader , , , , , , , ,66 Sum ordinært resultat før skattekostnad ,10 871,00 Sum ordinært resultat ,10 871,00 Sum årsresultat ,10 871,00 Sum resultat ,10 871, Leie av lokaler, tomt, etc Oppus sing bygninger, lokaler Alarm, vakt, s ikkerhet Leie maskiner, inventar Sum driftsresultat Anne n re nte innte kt Renteinntekter (kreditrenter i desember) Sum annen renteinntekt Anne n finans kos tnad Rentekos tnader Avsetning prosjektmidler Sum annen finanskostnad 10

59 Kommentarer til budsjettet: 2012 Medlemmer Kontingent Vår 2750 Helår Høst VT-støtte 2011 Sem.reg Pris Helår Høst Vår Innvilget gruppene kr Uttaks-prosent % 1 AssistCo, NTNU, Hank Sport 2 Baserer seg på medlemstall fra Usikker, avhengig av aldersgrupper 4 Stabile statlige bevilgninger sammenlignet med 2011, lik omsetning 5 Basert på medlemstall fra 2011, sikker økning vår 2012 og uendret høst Trh. Kommune, Utstyrsmidler, repromidler 7 Utdanning hos Olympiatoppen 8 Realisering av sponsorinntekt, AssistCo 9 Innkjøp av grønngalla 10 Kostnader/inntekter til Gløshaugen Idrettspark 11 Salg av gensere og bagger 12 Regnskapsprogram, UniØk 13 Hovedstyrets Prosjektpott 14 Klubbavisa, mindre opplag, flere utgaver Basert på en uttaksprosent på 78% Bankavtale, DnB Ingen vedtak per dags dato hos NSI, som i 2011 Økt satsning på mosjon Avsetning øremerket til bestilling av grønngalla, utvikling av nettsider, utdanning

60 Kommentarer til hovedstyrets budsjett fra generalforsamlingen: Knut Inge Engelbreth, leder av kontrollkomiteen, lurer på om ekstrabevilgningene virkelig er lavere enn budsjettert på grunn av sløvhet hos gruppene eller om de kan ha ført kostnadene på andre kontoer. Tarald informerer om at han har gått gjennom regnskapene til de gruppene som fikk store summer i ekstrabevilgninger, uten å finne noe relevant kostnadsført hos disse gruppene. Knut Inge presiserer at det er synd at gruppene ikke tar ut den støtten de har fått innvilget, da andre grupper kunne fått nytte av pengene. Sofie Aarnes fra orientering påpeker at den beregnede uttaksprosent på 78 % mye sannsynlig er for lav ettersom HS var mye strengere på å innvilge støtte i år enn i fjor. Simen R. svarer at uttaksprosenten er satt opp 1,3 % fra i fjor og HS tror dette er et realistisk anslag. Sjur Øyen, leder av anleggsutvalget, savner gruppeoversikten i budsjettet, den har vanligvis blitt presentert på generalforsamling. Simen R. beklager at ikke gruppeoversikten er med, det burde den ha vært. Etter oppfordringene ble hele oversikten over budsjettildelingene til gruppene ble hentet opp på storskjerm og presentert av Simen R. Knut Inge påpeker at det er umulig for generalforsamlingen å vurdere dette fremlegget nå. Simen Vogt-Svendsen mener at de som eventuelt har kommentarer til gruppebudsjettet bør være gruppene selv. Gruppene har hatt tilgang til budsjettene sine i flere uker og har hatt mulighet til å klage i god tid tidligere. Dersom de ikke ønsker at dette budsjettet skal bli vedtatt, bør de kunne klage nå selv om ikke gruppeoversikten var med i sakspapirene. Sofie tror at flere grupper kan komme med søknad om ekstrabevilgninger i år enn i fjor på grunn av et strengere budsjett. Det kan derfor være dumt å senke potten for ekstrabevilgninger. Simen R. informerer om at generelt sett har færre grupper blitt videresendt til ekstrabevilgninger i år enn i fjor og det bør derfor holde med det som er satt av i budsjettet i år. Øystein Glåmseter fra Tennisgruppa forteller at Tennis har sendt inn 2 klager på innvilget budsjett, men ikke fått noen tilbakemelding på den siste klagen, kun forrige budsjett tilsendt. Øystein lurer på hva som må gjøres hvis Tennis ønsker å klage på det budsjettet de har fått innvilget nå. Simen R. bekrefter at dersom generalforsamlingen godkjenner foreningens budsjett, vil også Tennis sitt budsjett være godkjent og endelig. Simen R presiserer at også Tennis sine budsjettklager, i likhet med alle andre grupper, har blitt vurdert og fulgt opp. Knut Inge kommenter at dersom Tennis ønsker å klage på budsjettet må de fremme et nytt budsjettforslag for hele foreningen. Øystein svarer at det er ikke det de ønsker, men påpeker at de synes fristen for klaging ble for kort. Simen V.S. presiserer at det har vært to runder med mulighet for alle gruppene å klage der første runde var tidlig i januar. Denne prosessen, som har blitt gjennomført gjennom det halvannet måneder lange budsjettprosessen, bør være tilstrekkelig tid for gruppene til å klage på budsjettet dersom dette var ønskelig. Angeli Overå Bhatia, leder i skytegruppa, påpeker at hun fikk tilfeldigvis vite om at budsjettet var behandlet og sendt tilbaket il gruppene noe senere fordi hun ikke hadde fått mail om det, kanskje dette har skjedd med flere? Silje Neteland, HSK for skytegruppa, informerer om at budsjettet ble sendt til kasserer i skytegruppa rett etter at det var behandlet av HS. Sofie påpeker at det i budsjettet står at HS skal dekke halvparten av utgiftene i forbindelse med utdanning, og lurer på om gruppene skal betale resten. Når får gruppene i så fall vite hvor mye dette dreier seg om? Simen VS. bekrefter at gruppene skal betale halvparten av utdanningen for sine medlemmer, dette skal det være informert om tidligere. Nøyaktig sum per deltaker vil formidles til gruppene snarest.

61 Sjur Øyen, leder av anleggsutvalget, ønsker at generalforsamlingen skal tenke på følgende; Gruppene må ha en formening om hvor mye de kan bruke, samt at de må forstå budsjettkriteriene når de leverer budsjett. HS gjennomgår alle søknader og kan ikke si ja til alt. De har brukt en måned på å prøve å tilgodesette så mye som mulig til alle medlemmene sine; til sammen er det satt av 3,7 millioner kr til bruk for gruppene, og det er ikke verst i et år med strammere budsjettrammer enn tidligere år. Vedtak: Hovedstyrets budsjett ble godkjent, vedtatt ved akklamasjon.

62

63