Møteinnkalling. Styret i Vestre Viken. Møte Til: Styret ved Vestre Viken Dato utsendt: 12. juni Vår ref. Styresekretær

Transkript

1 Til: Styret ved Vestre Viken Dato utsendt: 12. juni Vår ref. Styresekretær Møteinnkalling 1 for Styret i Vestre Viken Møte Møtetype: Styremøte Møtedato: 16.juni Møtetid: kl. 12:00 17:00 Møtested: Bærum sykehus, styrerommet PROGRAM Lunsj fra kl kl Omvisning på Bærum sykehus v/ klinikkdirektør Jardar Hals 2. kl Klinikk for medisinsk diagnostikk v/ klinikkdirektør Torkil Clementsen 3. kl Pause 4. kl Behandling av styresaker Administrerende direktør i pensjonskassen for helseforetakene i hovedstadsområdet (PKH) Jan Frode Jacobsen vil orientere i forkant av sak nr 40, Vestre Vikens pensjonskasse årsberetning og regnskap Vedlagt oversendes saksliste og saker til møtet. Ved forfall vennligst gi beskjed til: Styresekretær: Elin Onsøyen Telefon: E-post: elin.onsoyen@vestreviken.no Alternativt til: Cecilie Monsen Telefon: E-post: cecilie.softing.monsen@vestreviken.no Med vennlig hilsen For styreleder Torbjørn Almlid Styresekretær: Elin Onsøyen 1

2 Saksliste: GODKJENNINGSSAKER Saksnr. Sak Møteinnkalling styremøte 16. juni /2014 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøte 28. april 2014 Vedlegg 1. Foreløpig møteprotokoll 28. april 2014 BEHANDLINGSSAKER Saksnr. 33/ / /2014 Sak Virksomhetsrapportering for Vestre Viken pr 1. tertial 2014 Vedlegg 1. Virksomhetsrapport pr 1 tertial Klinikkvis rapportering pr 1 tertial 2014 Virksomhetsrapportering for Vestre Viken pr 31. mai 2014 ettersendt Vedlegg 1. Virksomhetsrapportering - presentasjon 2. Klinikkvis rapportering Strategier for kvalitet og pasientsikkerhet i Vestre Viken Vedlegg 1. Strategi for kvalitet og pasientsikkerhet i Vestre Viken Kontinuerlig forbedring i Vestre Viken - poster 36/2014 Ledelsens gjennomgang / / /2014 Nytt bygg for felles akuttpsykiatri lokalisert på Blakstad Vedlegg 1. Vestre Viken HF PHR idefase akuttpsykiatri alternativutredning. 2. Funksjonsprogram Vestre Viken HF PHR. Samling akuttpsykiatri Blakstad. Datert Mandat: Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Møteplan for styret 2015 Vedlegg 1. Møteplan for administrative møter 2015 Ledelsens ansettelsesvilkår erklæring om lederlønninger 2013 Vedlegg 1. Erklæring om ledernes ansettelsesvilkår 2. Utdrag fra Allmenaksjeloven 2

3 3. Retningslinjer for ansettelsesvilkår for ledere i statlige foretak ORIENTERINGSSAKER Saksnr. Sak Vestre Vikens pensjonskasse årsberetning og regnskap / 2014 Vedlegg 1. Regnskap og årsberetning 2013 for Vestre Viken pensjonskasse 2. Resultatanalyse og regnskap 4 kvartal Status medlemsmasse 4. kvartal 2013 Budsjettprosess 2015 prosess og styringssignal 41/ 2014 Vedlegg 1. Budsjett 2015 prinsipper og metoder 42/2014 Evaluering av samarbeidsprosjektet Strandveien boliger. 43/2014 Eksterne tilsyn 1. tertial 44/ 2014 Vedlegg 1. Oversikt tilsyn Vestre Viken pr. 1. tertial 2014 Orienteringer Vedlegg 1. Referat fra Sentralt kvalitetsutvalg 13. mai 2. Oppsummering fra Sentralt kvalitetsutvalg 13. mai 3. Referat fra brukerutvalgets møte 19 mai 4. Referat fra brukerutvalgets møte 2. juni 5. Referat fra hovedarbeidsmiljøutvalgets møte 2. juni 6. Foreløpig protokoll fra ekstraordinært styremøte i HSØ 3. juni 7. Brev fra Lier kommune datert 3. juni Nytt sykehus lokalisering på Brakerøya/Lierstranda erverv av eiendom 8. Referat fra Sentralt kvalitetsutvalg 10. juni - ettersendt 9. Styrets arbeid i 2014 oppdatert pr 6. juni 10. Foretaksprotokoll for Vestre Viken datert 12. juni - ettersendt ANDRE ORIENTERINGER Administrerende direktørs driftsorienteringer EVENTUELT 3

4 Saksfremlegg Dato: 6.juni 2014 Saksbehandler: Elin Onsøyen Direkte telefon: Vår referanse: Deres referanse: Klinikk/avdeling: Godkjenning av styreprotokoll fra styremøte 31. mars Møte Saksnr. Møtedato Styremøte 32/ Vedlegg: 1. Protokoll fra styremøte 28. april Forslag til vedtak Protokollen fra styremøte 28. april godkjennes Dramme, 6. juni 2014 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør Postadresse: Telefon: Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

5 Dato: 28. april 2014 Saksbehandler: Elin Onsøyen Direkte telefon: Vår referanse: Møteprotokoll for styret i Vestre Viken Møtested: Drammen Dato: 28. april 2014 Tidspunkt: Kl Følgende medlemmer møtte: Navn Funksjon Torbjørn Almlid Styreleder Ingrid Sivertsen Nestleder Øystein Dolva Styremedlem Trine Magnus Styremedlem Ger Kåre Strømmen Styremedlem Hildur Horn Øien Styremedlem Hilde Arnesen Styremedlem John Egil Kvamsøe Styremedlem Harald Bergan Styremedlem Brit Helen Walbækken Bøhler Styremedlem Forfall: Ingen Brukerrepresentantene Jørgen Korsvik og Toril Krogsund deltok som observatør med møte og talerett. Følgende fra administrasjonen møtte: Navn Funksjon Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør Marit Lund Hamkoll Viseadministrerende direktør Halfdan Aass Fagdirektør Ørjan Angel Sandvik Økonomidirektør Frode Instanes Prosjektleder Cecilie Søfting Monsen Administrasjonskonsulent Elin Onsøyen Styresekretær / spesialrådgiver Styrets leder Torbjørn Almlid ledet møtet og administrerende direktør la fram sakene. Protokollfører: Elin Onsøyen

6 Godkjenning av saksliste og møteinnkalling: Møteinnkalling og saksliste ble godkjent. Saker som ble behandlet Godkjenning av protokoll Lukket møte kl kl Nytt sykehus i Vestre Viken- de forretningsmessige sidene ved tomteerverv status. Lukket møte i henhold til styreinstruks 5.11, offentlighetsloven 23 og 13.3, forvaltningsloven 13.c Åpent møte: fra kl Sak 25/2014 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøte 31. mars 2014 Styrets enstemmige Vedtak: Protokollen fra styremøtet 31. mars godkjennes. Beslutningssaker Sak 29/2014 Økonomisk langtidsplan (ØLP) Økonomidirektør Ørjan Angel Sandvik orienterte om økonomisk langtidsplan (ØLP) Styrets enstemmige Vedtak: 1. Styret for Vestre Viken HF vedtar det fremlagte forslag til økonomisk langtidsplan for perioden ØLP legges til grunn for det videre arbeidet med budsjett Styret tar sikte på et gradvis økende overskudd i perioden slik: Endring Resultat fra ordinær drift MNOK % resultat fra ordinær drift 1,6 % 2,3 % 3,0 % 3,6 % 4,2 % 2,6 % poeng 4. Investeringer som er redegjort for i idefasen (Nytt sykehus VVHF, DPS er, oppgradering/vedlikehold Bærum, Ringerike og Kongsberg) er lagt inn i sin helhet i

7 2021 og forutsettes innarbeidet og konkretisert det enkelte år ved senere rullering av ØLP. Styret ber administrerende direktør å legge frem egen sak om planlagt fremdrift på prosjektene ved Bærum, Ringerike og Kongsberg sykehus. 5. Det tas i planperioden sikte på at det ikke tas opp nye lån ut over det som er nødvendig for å realisere idefasens investeringsformål. 6. Styret ber administrerende direktør legge til grunn følgende investeringsrammer for planperioden : Investeringer Bygg - Øvrige MTU Annet Løpende investeringer Investeringer Drammen Investering Psykiatrien Forprosjekt DPS Konseptfasen nytt sykehus TOTAL investeringer Styret forutsetter at økt aktivitet og tilgjengelighet og reduserte ventetider ivaretas gjennom effektivisering og ikke gjennom bemanningsøkninger. 8. Administrerende direktør bes om å fremlegge tiltak som bidrar til effektivisering i samarbeid med de tillitsvalgte i forbindelse med budsjettarbeidet til høsten. 9. Økte driftskostnader til IKT gjennom Sykehuspartner forutsettes gevinstrealisert gjennom effektivisering og økt egendekning samt ved at private leverandører kan reduseres spesielt innenfor radiologi og lab området. 10. Det legges til grunn at foretakets opptrekk av kassekreditt nedbetales innen For perioden skal kassekreditten reduseres med minimum 400 MNOK. 11. Finansiering av investeringer som er redegjort for i idefasen (Nytt sykehus VVHF, DPS er, oppgradering/vedlikehold Bærum, Ringerike og Kongsberg) forutsettes løst med en lånegrad på maksimum 80 % og egenfinansiering på 20 %. 12. Salg av Lier Sykehus fremmes som egen sak. 13. Administrerende direktør bes om å gjennomgå rehabiliteringsområdet i Vestre Viken HF blant annet som følge av ny finansieringsmodell for Sunnaas sykehus. 14. Administrerende direktør gis fullmakt til å foreta justeringer som konsekvens av dialog med Helse Sør Øst mai Protokolltilførsel fra de ansattes representanter i styret: De ansattes representanter påpeker at det vil bli krevende for de ansatte å kompensere for økt aktivitet, økt tilgjengelighet, reduserte ventetider og økte kostnader til IKT kun gjennom effektivisering.

8 Sak 26/2014 Idéfase Nytt sykehus i Vestre Viken Styrets enstemmige Vedtak: 1. Styret gjorde sitt foreløpige vedtak for idéfasen i styremøte den 16. desember 2013 og vedtok å sende saken på en bred høring. Styret bestemte dessuten å be om flere tilleggsutredninger for å få saken ytterligere belyst og kvalitetssikret. Styret mener det er kommet fram viktige synspunkter fra høringsinstansene, og sammen med tilleggsutredningene mener styret at saken nå er tilstrekkelig utredet og belyst i samsvar med veileder for tidligfaseplanlegging. 2. Foretakets samlede framtidige strukturelle utvikling samt planlegging av nytt sykehus legger til grunn samlokalisering av somatikk og psykisk helse og rus på sykehusnivå. Det vurderes et alternativ om at alderspsykiatri kan lokaliseres til klinikk Bærum sykehus. De fem distriktspsykiatriske sentrene (DPSene) bygges ut med mest mulig samling av poliklinikk og sengeposter og så langt som mulig knyttet til lokalsykehusene. DPS Asker legges til Blakstad i nytt bygg. Det fremmes en samlet plan for utbyggingene av DPSene i styremøte i juni Ut fra en samlet vurdering av den opprinnelige idéfaserapporten, tilleggsutredningene samt høringsinnspillene, mener styret at Brakerøya kommer styrket ut som lokalisering av det nye Vestre Viken-sykehuset. Styret ber om at det på grunnlag av en slik lokalisering igangsettes reguleringsarbeid og forberedelser til tomteerverv i konseptfasen. Dersom det i dette arbeidet tilkommer ny kunnskap som hittil ikke har blitt vurdert ber styret om å få seg dette forelagt. 4. I sitt vedtak i styremøte i desember 2013 om idéfasen, la styret til grunn at det nye sykehuset skulle ta opp i seg akuttfunksjonene ved Drammen og Kongsberg sykehus. Siden den gang har den nye regjeringen igangsatt et omfattende arbeid med etableringen av en nasjonal helseplan, og det forventes at rollen til de mindre lokalsykehusene blir nærmere omtalt i denne planen. Styret ser det derfor ikke som riktig at akuttfunksjonene ved klinikk Kongsberg sykehus vedtas avviklet som en del av beslutningene knyttet til idéfasen for nytt sykehus. På dette grunnlag vil virksomheten ved Kongsberg sykehus bli videreført og spørsmålet om funksjonsfordelingen mellom sykehusene i Drammen og Kongsberg vil bli vurdert på nytt så snart den nasjonale helseplanen foreligger. 5. Analyse av aktivitet og kapasitetsbehov 2030 Helse Sør-Øst er ikke fullført på nåværende tidspunkt og vil bli innarbeidet i konseptfasen. 6. Bærum, Ringerike og Kongsberg sykehus må sikres utvikling i tråd med Helse Sør-Østs eiendomsstrategi. 7. Den foreliggende bærekraftanalyse, , inngår som en del av idéfaserapporten. Bærekraftanalysen oppdateres i konseptfasen. Sak 27/2014 Mandat for konseptfasen Viseadministrerende direktør Marit Lund Hamkoll orienterte innledningsvis til saken. Styrets enstemmige Vedtak: 1. Styret godkjenner mandatet for konseptfasearbeidene for Nytt sykehus i Vestre Viken 2. Godkjent mandat for konseptfasen oversendes til Helse Sør-Øst RHF for videre behandling.

9 Sak 28/2014 Virksomhetsrapportering for Vestre Viken pr Fagdirektør Halvdan Aass orienterte om status for fristbrudd og ventetider ved utgangen av mars. Økonomidirektør Ørjan Angel Sandvik orienterte om virksomhetsrapporten pr Styrets enstemmige Vedtak: 1. Styret tar virksomhetsrapport per til orientering. Sak 30/2014 Handlingsplan etter rapport fra Konsernrevisjonen: Gjennomgang av rutiner for utsendelse og mottakelse av henvisninger mellom Ringerike sykehus v/vestre Viken HF og Oslo universitetssykehus HF - oppfølging Styrets enstemmige Vedtak: 1. Styret tar status for handlingsplanen for oppfølging av konsernrevisjonens anbefalinger i rapport 7/2013 til etterretning. 2. Styret ber om endelig rapportering for den resterende gjennomføring av handlingsplanen i forbindelse med virksomhetsrapporteringen etter 2. tertial Sak 31/2014 Orienteringer Styremøtet 26. mai utgår. Styrets enstemmige Vedtak: Styret for Vestre Viken HF tar de fremlagte sakene til orientering. Eventuelt Det ble ikke tatt opp noen saker under dette punkt. Andre orienteringer Lukket møte kl Møtet lukkes med bakgrunn i styreinstruksen pkt 5.11 De eieroppnevnte styremedlemmene orienteres om Lønnsoppgjøret 2014 v/ seksjonsleder og forhandlingssjef Eli Årmot

10 Torbjørn Almlid styreleder Ingeborg Sivertsen nestleder Trine Magnus Øystein Dolva Hildur Horn Øien Geir Kåre Strømmen Harald Bergan Hilde Arnesen John Egil Kvamsøe Brit Helen Walbækken Bøhler

11 Dato: 6. juni 2014 Saksbehandler: Sheryl Swenson Saksfremlegg Virksomhetsrapportering for Vestre Viken pr 1. tertial 2014 Møte Saksnr. Møtedato Styremøte 33/ Vedlegg: 1. Virksomhetsrapport pr 1 tertial Klinikkvis rapportering pr 1 tertial 2014 Ingress Regnskapet per 1 tertial 2014 viser et overskudd på 42,2 MNOK. Pasientbehandlingen ved de somatiske sykehusene er god og ligger foran plantall. Forslag til vedtak 1. Styret tar virksomhetsrapport per 1 tertial 2014 til orientering. 2. Administrerende direktør gis fullmakt til å iverksette bestillinger av medisinsk teknisk utstyr(mtu) for inntil 50 MNOK, som skal dekkes av MTU bevilgningen for Drammen, 6. juni 2014 Nils Fredrik Wisløff Administrerende direktør 1

12 Sammendrag Denne saksfremstillingen er et sammendrag av virksomhetsrapporteringen som fremgår av vedlegg 1-3 til denne saken. De viktigste resultatene knyttet til økonomi, aktivitet, bemanning og kvalitet pr april 2014 viser: - Akkumulert resultat hittil i år er på 42,2 MNOK. Resultatet i april måned viser et overskudd på 13,7 MNOK. Det er i 2014 budsjettert med et overskudd på 10 MNOK hver måned. Prognosen for året er på 120 MNOK, i tråd med styrets overskuddskrav. - Samlet aktivitet målt i antall sørge-for DRG-poeng er 1100 poeng foran budsjett, og 1189 poeng foran samme periode i DRG-poeng hittil i år er ca 3,6 % foran budsjett og 3,9 % høyere enn tilsvarende periode i fjor. VV HF er i budsjettet for 2014 tildelt en DRG-kvote på DRG-poeng (herav knyttet til døgn, dag og poliklinikk sørge for ). DRGkvoten er på nivå med faktisk produksjon for Prognose for året gir totalt DRGpoeng sørge-for. Dette er 2601 mer enn budsjettert, og gir en vekst på 2,3 % i forhold til Brutto månedsverk inkluderer alle utlønnede årsverk for ansatte med faste og midlertidige arbeidskontrakter, samt all variabel timelønn og overtid omregnet til årsverk. Brutto månedsverk for mai 2014 er 6755 Dette er 18 færre enn budsjettert og 3 månedsverk ned fra forrige måned. Den positive trenden med årsverksutviklingen fortsetter. Prognose for året gir et mindreforbruk på 48 årsverk. - Sykefraværet for mars 2014 var på totalt 7,5 %, som er i henhold til måltallet denne måneden. Korttidsfraværet utgjør 2,2 % og langtidsfraværet 5,2 %. Så langt i 2014 er gjennomsnittlig sykefraværet på 7,7 %. Dette er 0,1 % lavere enn mål per mars. 2

13 - Det er per april registrert en total gjennomsnittlig ventetid på 73 dager, og per mai er total gjennomsnittlig ventetid 75 dager. Det arbeides kontinuerlig med å redusere ventetid, og forventes at ventetid er ned i 65 dager i løpet av året. - Fristbrudd i april er på 1,5 %, og i mai er fristbrudd på 2,0 %. Gjennomsnittlig fristbrudd hittil i år er på 1,6 %. Det jobbes målrettet med å redusere fristbrudd, og prognose gir ingen fristbrudd pr desember i år. - Andel korridorpasienter innen somatikk var 2,0 % i april Prognosen gir en reduksjon til 1,4 % pr desember. For ytterligere informasjon og detaljer vises det til vedlagte virksomhetsrapport og klinikkvise vedlegg. Hovedtrekkene i regnskapet pr april 2014 pr april 2014 Regnskap denne perioden Budsjett denne perioden Avvik denne perioden Regnskap hittil 2014 Budsjett hittil 2014 Avvik hittil 2014 Avviks % Regnskap hittil i fjor % endring i år ift i fjor Basisramme % % Driftsinntekter % % SUM Inntekter % % Varekostnader % % Gjestepasientkostnader og kjøp av tjenester % % Innleid arbeidskraft % % Lønnskostnader % % Avskrivninger % % Andre driftskostnader % % Netto finanskostnader % % SUM Driftskostnader inkl. finans % % Resultat % % Resultatet i foretaket per april viser et overskudd på 42,2 MNOK. Dette er 2,2 MNOK foran budsjettert resultat på 40 MNOK. Resultat i april måned isolert er 3,7 MNOK bedre enn budsjett. Totale inntekter pr april er på totalt 2579 MNOK, som er 6,7 MNOK over budsjett. ISF inntekter per april er 25,4 MNOK bedre enn budsjett, gjestepasientinntekter ligger 1,1 MNOK bak budsjett og øvrige driftsinntekter 17,7 MNOK bak budsjett. Driftskostnadene inklusive finans er totalt 2537 MNOK pr april. Dette er 4,5 MNOK mer enn budsjettert. Finanskostnadene isolert viser et positiv avvik mot budsjett på 4,1 MNOK pr april viser samlet sett en vekst i pasientbehandlingen i somatikken sammenlignet med samme periode i Antall opphold døgn er lavere enn i fjor, men øvrig produksjon er lik eller høyere. Per april er imidlertid produktivitet bedre i år enn i fjor. Aktiviteten innenfor psykisk helse og rus er lavere enn budsjettert hittil i år. Særlig polikliniske konsultasjoner ligger bak budsjett, men ligger på omkring samme nivå som samme periode i fjor. Utbetalte brutto månedsverk er lavere enn budsjett hittil i år. 3

14 Det er 3 klinikker som i april har negative avvik i regnskapet som overstiger 1 % av total budsjettet for klinikken: -1,9 MNOK ved Ringerike sykehus (avvik på -1,1 %) -2,7 MNOK ved Kongsberg sykehus (avvik på -2,9 %) -1,2 MNOK ved Prehospitale tjenester (avvik på -1,1 %) Øvrige klinikker går i tråd med eller bedre enn budsjettert. Gjennomsnittlig ventetid pr april er 73 dager. Mål for 2014 er en gradvis reduksjon av ventetid for avviklede pasienter, slik at den er nede i 65 dager mot slutten av året. Administrerende direktør sine vurderinger Det er etter avleggelse av tertialregnskapet gjennomført prognosevurderinger ved alle klinikkene i foretaket. Prognosen for foretaket er i samsvar med styrets resultatkrav på 120 MNOK. Klinikkene varsler et overskudd på om lag 20 MNOK og fellesøkonomien et underskudd på 20 MNOK. Det er klinikk for intern service, klinikk for psykisk helsevern og rus og stabsområdet som varsler overskuddsprognose. Klinikk for prehospitale tjenester varsler underskudd på 3,0 MNOK i årsprognosen. Øvrige klinikker har prognose i samsvar med budsjettkrav. Realistiske prognoser er en forutsetning for å styre økonomien i et stort foretak med løpende nye og endrede forutsetninger i forhold til plan. Administrerende direktør understreker at det å rapportere underskudd per april ikke betyr noe annet at den realøkonomiske vurderingen er at det i forhold til styringsfart i økonomien og kjente faktorer i kommende måneder for driften mangler tiltak for å levere et økonomisk resultat i samsvar med budsjettkravet. Kongsberg har bedret prognosen fra forrige rapportering med 4,5 MNOK etter at det er planlagt iverksetting av ytterligere tiltak for å tilpasse driften til de rammer som er lagt i budsjettet. Administrerende direktør har i oppfølgingsmøter med Kongsberg og Ringerike sykehus hvor man ser en betydelig nedgang i antall medisinske døgnopphold på om lag 10 % sammenlignet med 1. tertial 2013 medelt en avregningsordning ved årets slutt for redusert medisinske døgnopphold på inntil 100 DRG poeng. Kongsberg sykehus har hensyntatt dette ved prognosevurderingen nå i april. Administrerende direktør er godt fornøyd med den økonomiske utviklingen for foretaket så langt i 2014 og har per april ingen indikasjoner som tilsier at det ikke vil bli levert på resultatkravet som styret har fastsatt til 120 MNOK for Aktiviteten per april 2014 viser samlet sett en vekst innenfor de somatiske sykehusene i foretaket. Vestre Viken har den største veksten av alle foretakene i HSØ i aktivitet målt i antall DRG poeng sammenlignet med fjoråret, med en vekst på 4 %. Bemanningen viser en vekst mot fjoråret på 0,6 %, som er i samsvar med budsjettet. Resultatet per april vurderes fortsatt tilfredsstillende på foretaksnivå. Resultatene på klinikknivå er nå stabilisert ved klinikk Drammen sykehus som viser et negativt resultat på 4,3 MNOK hittil i år som utgjør et avvik på 0,9 % i forhold til samlede budsjetterte kostnader. Drammen har vist positiv resultat for mars måned og nær budsjett i april, som følge av høyt aktivitetsnivå i klinikken. 4

15 Bærum sykehus viser et positivt resultat på 4,6 MNOK i april, noe som gir et svakt negativt resultat per april på 0,3 MNOK. Bærum sykehus får tilført ekstraordinære inntekter på 8,5 MNOK ut året knyttet til at planlagt oppstart av kommunale ø-hjelps senger i Asker og Bærum kommune er utsatt til Dette medfører at Bærum sykehus sin økonomiske situasjon isolert sett for 2014 er forbedret. Bærum sykehus rapporterer prognose for året i samsvar med budsjett. Administrerende direktør forventer positive resultater ved Bærum sykehus samlet sett for resterende driftsmåneder i Klinikk Kongsberg sykehus har et negativt avvik på 2,7 MNOK pr april som utgjør et avvik på 2,9 % i forhold til samlede budsjetterte kostnader. Avviket skyldes i hovedsak negativt budsjettavvik på inntekter knyttet til lavere aktivitet enn forutsatt i budsjettet på medisinsk avdeling. Administrerende direktør vurderer situasjonen ved Kongsberg sykehus som tilfredsstillende, det er god kostnadskontroll og iverksettes tiltak løpende for å korrigere for lavere inntekter enn budsjettert. Det er utarbeidet tiltaksplaner for å redusere ventetidene ved klinikkene. Administrerende direktør vurderer ytterligere tiltak iverksatt. Administrerende direktør fastholder at målet for 2014 er en gradvis reduksjon av ventetid for avviklede pasienter, slik at den er nede i 65 dager mot slutten av året. I risikovurderingen som er gjennomført nå 1. tertial knyttet til oppdraget som Vestre Viken HF har fått for 2014 er det 4 områder som er i kategori rød høy risiko for manglende måloppnåelse. Dette gjelder: 1. Aktivitetsmål innenfor psykisk helsevern og rusområde. 2. Ventetid < 65 dager. 3. Sykehusinnfeksjoner < 3 % 4. Korridorpasienter Det er etablert egne tiltaksplaner på alle områdene 1 3. Andel korridorpasienter innen somatikken er gjennomsnittlig 1,9 % hittil i år, noe nedgang fra samme periode i fjor, hvor andelen var 2,2 %. Det har vært færre innleggelser innen indremedisin enn året før ved Ringerike sykehus, slik at presset på sengekapasiteten har vært lavere og medført et lavere antall korridorpasienter i Det vil periodevis forekomme korridorpasienter i 2014, men det forventes at det etablerer seg på et lavere nivå enn tidligere år. Investeringsrammen for MTU er i 2015 satt til 100 MNOK, jfr. styrets behandling av ØLP på forrige styremøte. For å sikre at nytt utstyr blir levert så tidlig som mulig i 2015 ber administrerende direktør om styrets fullmakt til å iverksette bestilling av kritisk utstyr med en ramme på 50 MNOK nå i Administrerende direktør anbefaler styret om å ta virksomhetsrapporteringen per 1. tertial 2014 til orientering. 5

16 Vedlegg 1 Virksomhetsrapportering for Vestre Viken HF pr 1 tertial 2014 Innhold 1 VESTRE VIKEN HF Økonomisk situasjon Resultat estimat per april Resultatavvik pr klinikk Lønnsavvik pr klinikk Innleie Likviditet Investeringer Innsatsstyrt finansiering av somatisk aktivitet Aktivitet psykisk helse og rus Medarbeidere status Kvalitets- og styringsindikatorer Omstillingsutfordring Økonomisk risikobilde Måloppnåelse, risikovurdering pr 1.tertial...23

17 1 VESTRE VIKEN HF Sammendrag Saken viser status for Vestre Viken HF (VVHF) pr 1 tertial Resultatet for VVVHF hittil i år viser et resultat på 42,2 MNOK, mot et budsjettert resultat på 40 MNOK. Inntektssiden er 6,7 MNOK foran budsjett, og driftskostnader inklusive finans viser 4,5 MNOK mer enn budsjettert. Samlede lønnsutgifter i foretaket ligger på budsjett mens innleie ligger 0,9 MNOK over budsjett. Antall fristbrudd er 1,5 % og gjennomsnittlig ventetid er 72 dager. For mer informasjon om klinikkenes resultater vises det til de klinikkvise vedleggene. Andre forhold Styrking av intern kontroll funksjon Arbeid med intern kontroll knyttet til å forebygge økonomiske misligheter og avvik knyttet til foretakets prosedyrer for innkjøp og økonomiområdet styrkes gjennom etablering av en ny intern kontroll funksjon fra 1. august Ressursene som skal benyttes skjer ved intern omfordeling. Pensjonskostnader Helse Sør Øst har stipulert at pensjonskostnader inntil videre skal resultatføres i tråd med aktuarberegninger mottatt juni 2013 og lagt til grunn i budsjettet for Nye pensjonsberegninger for 2014 vil kunne gi økte kostnader i forhold til budsjett. Det er hovedsakelig to forhold som vil kunne gi endrede estimater for pensjonskostnaden i 2014: Ny modell for uførepensjon Regnskapsmessig håndtering av nye samordningsbestemmelser for årskull 1954 og yngre som kan bli vedtatt i løpet av 2014 og av levealdersjustering Disse to endringene vil regnskapsmessig bli å betrakte som planendringer, og gir dermed resultateffekt på det tidspunktet de inntreffer. Endringene i uføreytelsen medfører en reduksjon i pensjonsforpliktelsen, og foreløpige estimater tilsier at pensjonskostnadene vil kunne bli uendret eller lavere sammenlignet med budsjetterte pensjonskostnader for 2014 (NRS6-beregninger fra juni 2013). Dette betyr at endringene i uføreytelsen tilnærmet motsvarer det nye dødelighetsgrunnlaget (langt liv) som ble innarbeidet i NRS6 fra januar Det tas forbehold om at endelige beregninger kan avvike. Samordningsbestemmelser for årskull 1954 og yngre vil isolert sett også bidra til en reduksjon i pensjonsforpliktelsen. Oppdaterte beregninger lot seg ikke ferdigstille i tide til revidert nasjonalbudsjett. Helse Sør-Øst RHF legger derfor til grunn at oppdaterte NRS6-beregninger vil kunne foreligge tidligst i løpet av juni måned, og at Helse- og omsorgsdepartementet vil komme tilbake til saken i høstens omgrupperingsproposisjon. For helseforetakene som berøres av etableringen av Pensjonskassen for helseforetakene i hovedstadsområdet (PKH) vil også endringer i egenkapital på sponsornivå, samt innarbeidelse av opptjent egenkapital som del av pensjonsmidlene kunne påvirke endelig pensjonskostnad for Det sistnevnte er regnskapsmessig å klassifisere som en prinsippendring som i utgangspunktet ikke berører pensjonskostnaden. Det vil imidlertid medføre økte pensjonsmidler for enkelte helseforetak og på foretaksgruppenivå, som isolert sett vil bidra til reduserte pensjonskostnader ved at avkastningene på pensjonsmidlene øker. 2

18 1.1 Økonomisk situasjon VVHF har satt krav til et resultat på 120 MNOK for 2014, periodisert til et budsjettert resultat på 10 MNOK per måned. Tabellen under spesifiserer regnskapsmessig rapportering til HSØ RHF pr april. pr april 2014 Regnskap denne perioden Budsjett denne perioden Avvik denne perioden Regnskap hittil 2014 Budsjett hittil 2014 Avvik hittil 2014 Avviks % Regnskap hittil i fjor % endring i år ift i fjor Basisramme % % Driftsinntekter % % SUM Inntekter % % Varekostnader % % Gjestepasientkostnader og kjøp av tjenester % % Innleid arbeidskraft % % Lønnskostnader % % Avskrivninger % % Andre driftskostnader % % Netto finanskostnader % % SUM Driftskostnader inkl. finans % % Resultat % % * I rapportering vises alle inntekter som minusposter og alle kostnader som positive poster i tråd med fortegn i regnskapet (debet og kredit). Det betyr at et minusresultat er et overskudd, og et positivt resultat er et underskudd. Avvik vises som positiv der endring i forhold til budsjett er positiv for resultatutvikling. Av tabellen ovenfor fremgår det at VVHF har et overskudd på 42,2 MNOK hittil i år. Resultatet per april er 2,2 MNOK bedre enn budsjett. Resultat i år er 37,8 MNOK foran samme periode i fjor. Resultatet i april måned isolert viser et overskudd på 13,7 MNOK, som er 3,7 MNOK foran budsjett. Driftsinntektene er over budsjett med et positivt avvik på 6,7 MNOK så langt i år. Samtidig viser driftskostnadene inklusiv finanskostnader et negativt avvik fra budsjett på 4,5 MNOK. Driftsinntekter pr april 2014 Regnskap denne perioden Budsjett denne perioden Avvik denne perioden Regnskap hittil 2014 Budsjett hittil 2014 Avvik hittil 2014 Avviks % Regnskap hittil i fjor Driftsinntektene for april er 6,0 MNOK over budsjett, for året 6,7 MNOK over budsjett. Hittil i år ligger driftsinntektene 24 % over samme periode i % endring i år ift i fjor ISF inntekter % % Gjestepasient inntekter % % Polikliniske inntekter % % Øremerket tilskudd Raskere tilbake % % Andre øremerkede tilskudd % % Utskrivningsklare pasienter % % Andre driftsinntekter % % Øvrige driftsinntekter % % SUM INNTEKTER (eks basisramme) % % ISF-inntekter viser et positivt avvik på 25,4 MNOK i forhold til budsjett, og en økning på 175 MNOK i forhold til i fjor. Etter 2013 inntekter korrigeres for økning i DRG-andelen og DRG-enhetspris, er den reelle veksten i ISF-inntekter på 29,7 MNOK. Dette er 4,6 % mer enn samme periode i fjor. 3

19 Vekst ISF-inntekter Bokført ISF-inntekter ved samme periode i fjor Endring fra 40% til 50% DRG-andel Endring DRG-enhetspris omregnet til 50% DRG og 2014 pris hittil i år Reelle vekst hittil i år Som prosent av 2013 omregnet 4,6 % Det positive avviket på ISF-inntekter må sees i sammenheng med det negative avviket på andre driftsinntekter på 13,1 MNOK. Dette skyldes at VV HF i budsjettet for 2014 er tildelt en DRG-kvote som er på nivå med faktisk produksjon for Forventet vekst i ISF-inntekter ut over DRG-kvoten er budsjettert under andre inntekter, mens faktisk ISF-produksjon bokføres i sin helhet under ISFinntekter. Pr april er det budsjettert med 16,6 MNOK i ISF-relaterte aktivitet under andre driftsinntekter. Pr april er ISF-inntekter 8,5 MNOK foran den total budsjett for ISF-relaterte inntekter. Gjestepasientinntekter er 1,1 MNOK bak budsjett, og er 1,5 MNOK foran samme periode i fjor. Driftskostnader inklusive finans Driftskostnader inkl. finans denne perioden denne perioden denne perioden Regnskap hittil 2014 Budsjett hittil 2014 Avvik hittil 2014 Avviks % Regnskap hittil i fjor Sum driftskostnader inklusiv finans per april viser et negativt avvik mot budsjett på 4,5 MNOK, og ligger 2 % over samme periode i fjor. Driftskostnader i april måned er 2,4 MNOK over budsjett. Varekostnader viser et overforbruk på 12,2 MNOK hittil i år. Overforbruket i april måned er på 3,2 MNOK. Økning er i hovedsak knyttet til økte medikamentkostnader og medisinske forbruksvarer. Varekostnader er 33,4 MNOK over samme periode i fjor. Økte varekostnader må sees i sammenheng med økt produksjon og positivt avvik på pasientrelaterte inntekter. Som følge av innføring av nytt felles innkjøpssystem på slutten av 2013, er det forventet forbedret kostnadskontroll gjennom større lojalitet til innkjøpsavtaler i Gjestepasientkostnader og kjøp av tjenester ligger 1,4 MNOK under budsjett, og er 7,1 MNOK lavere enn ved samme periode i fjor. April isolert sett viser et underforbruk i forhold til budsjett på 1,1 MNOK. Kostnader knyttet til arbeidskraft (lønn og innleie) er i tråd med budsjett per april, men har for april isolert er kostnaden 2,9 NMOK lavere enn budsjett. Finanskostnader viser et positiv avvik mot budsjett på 4,1 MNOK pr april. Det positive avviket kommer som en følge av at likviditetsutviklingen er i tråd med budsjett, og at rentenivå fortsatt er lavt. % endring i år ift i fjor Varekostnader % % Gjestepasientkostnader og kjøp av tjenes % % Innleid arbeidskraft % % Lønn inkl. pensjonkostnader fra ord.drift ,0 % % Avskrivninger % % Andre driftskostnader % % Netto finanskostnader % % Driftskostnader fra ordinær drift ,2 % % 4

20 1.2 Resultat estimat per april pr april 2014 Budsjett 2014 Estimat 2014 Avviks % Basisramme % Driftsinntekter % SUM Inntekter % Varekostnader % Gjestepasientkostnader og kjøp av tjenester % Innleid arbeidskraft % Lønnskostnader % Avskrivninger % Andre driftskostnader % Netto finanskostnader % SUM Driftskostnader inkl. finans % Resultat Prognosen pr april viser et overskudd på 120 MNOK, i tråd med budsjett. Fra mars er varekostnader justert noe opp, ellers er det svært små endringer. Klinikkvise prognoser finnes i vedlegg Resultatavvik pr klinikk Tabellen under viser akkumulerte avvik pr klinikk for april for henholdsvis inntekter, kostnader og totalt resultatavvik. Ringerike sykehus, Kongsberg sykehus og Prehospitale tjenester viser negativ avvik mot budsjett på mer enn 1 % av totale kostnadsramme. De øvrige klinikker resultater som er positiv eller med mindre enn 1 % avvik. For nærmere kommentarer vises det til de klinikkvise vedlegg. 5

21 1.4 Lønnsavvik pr klinikk Totale lønns- og pensjonskostnader er i tråd med budsjett. Det er noe variasjon mellom klinikkene, men ingen har over 3 % negativt avvik fra budsjett på lønn. Fastlønn er totalt 0,6 % lavere enn budsjettert, mens overtid viser et negativ avvik mot budsjett på 11,6 %, en økning fra 9,8 % i mars. I kroner er imidlertid forbruket likt i mars og april. Offentlige refusjoner er 5 MNOK bak budsjett. Kostnader til overtid er 6,1 MNOK over budsjett, men viser en er nedgang på over 3,4 MNOK sammenlignet med samme periode i fjor. 1.5 Innleie Hittil i år er det bruk 7,4 MNOK på innleie av personell. Dette er 0,9 MNOK mer enn budsjettert for perioden, men 4,2 MNOK lavere enn ved samme periode i fjor. Dette betyr at kostnadene er redusert med 36 % sammenlignet med samme periode i Ringerike sykehus, PHR og KIS ligger bedre enn 6

22 eller i tråd med budsjett. Andre klinikker ligger noe bak budsjett. Bruk av innleie ligger på samme nivå i april som i mars, og vurderes fortsatt som et risikoområde som må følges opp. 1.6 Likviditet Likviditetsutvikling Per april var opptrekk på driftskreditten på 1449 MNOK. Dette er noe høyere enn budsjett, med godt under kredittrammen på 1835 MNOK. 1.7 Investeringer April Investeringer rapporteres i hovedsak kvartalsvis, og utdypes ikke i rapporteringen for april. Per April er det investert 55,5 MNOK. Dette er 12,2 MNOK mindre enn budsjettert, men 18 MNOK mer enn ved samme periode i fjor. Årsestimat viser totalt investeringer på 394,2 MNOK. Dette er 17,2 MNOK mer enn budsjettert. Økning pr april skyldes overføring av 13 MNOK fra 2013 knyttet til laboratorier på BS og RS, samt 4 MNOK til en dampkjele som ikke ble levert før i janaur Hittil i år Budsjett hittil i år Avvik hittil i år Estimat for året Årsbudsjett Jan Feb Mars April Avvik Investeringer Bygg og anlegg IKT Medisinsk teknisk utstyr Andre Sum Sum

23 Administrerende direktør har gjennomført disponering av 50 % av økt overskuddskrav for 2014 (15 MNOK) og rest ubrukt overskudd for 2013 på 5,2 MNOK mellom følgende områder: Medisinsk Teknisk Utstyr 6,9 MNOK Sikre god og stabil drift 6,3 MNOK Breding av videokonferanseløsning 0,7 MNOK Havari 2,0 MNOK Utvikling og grunnutrustning 3,8 MNOK Annet 0,5 MNOK SUM 20,2 MNOK Salg av eiendom Bokført Eiendom verdi Heimdal Granheim Ringeriksveien 2 og 6 (Lerberg) Hallingdal Sjukestugu Del av Lier SUM Det er planlagt med salg av eiendom i 2014 med bokført verdi på til sammen 49 MNOK. Salgene vil gi likviditet til investeringer og nedbetaling av gjeld, men forventes ikke å gi regnskapsmessig gevinst eller tap (selges til bokført verdi). Heimdal/Granheim (Blakstad) Delesak med kommunen og veirett er på plass og byggene er nå klare til salg. Byggene antas solgt i løpet av 2014, men kommer senere enn antatt i periodisert budsjett (opprinnelig budsjettert til mai måned). Ringeriksveien 2 og 6 (Lerberg) Eiendommen ønskes inndelt i to salgsobjekter. Delesøknad ligger fortsatt til behandling i kommunen. Eiendommene antas solgt i slutten av 2014 eller tidlig i Hallingdal Sjukestugu Salg av Hallingdal Sjukestugu til Ål kommune er gjennomført og vil overtas av Ål kommune 25. juni Salgssum er avtalt til 12,7 MNOK og dette medførte en regnskapsmessig gevinst på ca 2.0 MNOK. Lier Sykehus Delesøknad for eiendommen er godkjent i kommunen. Rivesøknaden er under behandling i kommunen. Det antas at eiendommen kan selges i slutten av

24 1.8 Innsatsstyrt finansiering av somatisk aktivitet April Denne måned Avvik mot budsjett Hittil i år Avvik mot budsjett % avvik Hittil i fjor % ift i fjor Årsbudsjett Årsestimat % avvik DRG poeng dag og døgn "sørge for" % % ,7 % DRG poeng poliklinikk "sørge for" % % ,8 % SUM DRG-poeng "sørge for" % % ,0 % Herav utført i eget foretak % % ,0 % Gjennomsnittlig liggetid 3,8 0,0 3,8 0,1 2 % 3,9 3 % 3,9 3,8-0,7 % Antall utskrevne pasienter døgnbehandling % % ,5 % Antall liggedøgn - døgnbehandling % % ,1 % Antall dagopphold % % ,3 % Antall polikliniske konsultasjoner % % ,9 % DRG-poeng sørge-for ansvar er 1100 poeng foran budsjett, og 1189 poeng foran samme periode i fjor. Dette gir en økning på 4 % hittil i år i forhold til 2013 nivå. DRG-produksjonen i april isolert er 477 poeng over budsjett. Budsjettet for sørge-for aktivitet i tabellen ovenfor er avstemt mot DRGkvoten fra HSØ viser en økning i antall DRG-poeng, dagopphold, og polikliniske konsultasjoner sammenliknet med Antall liggedøgn er lavere enn samme periode i 2013, og gjennomsnittlig liggetid er 3,8 døgn pr april. Grafen nedenfor viser produksjon i forhold til totale plantall for DRG poeng, det vil si inklusiv budsjettert aktivitet ut over DRG-kvoten fra HSØ. Total produksjon hittil i år er 60 DRG-poeng foran plantall. For april måned er produksjon 129 poeng foran budsjett. Endelig rapportering og stenging av aktivitet for 1. tertial 2014 ble avsluttet 25. mai. Som følge av kvalitetssikring av koding for 1. tertial, er endelig DRG-produksjon pr 214 poeng mer enn det som er 9

25 bokført pr 30. april. Økningen utgjør 4,4 MNOK i inntekter som vil rapporteres som en del av mai resultatet hittil viser en økning i DRG-produksjon pr brutto månedsverk per måned innenfor somatikk sammenliknet med samme periode i fjor. Det er hittil i år produsert i gjennomsnitt 2,38 DRG-poeng pr månedsverk, mot 2,34 pr samme periode i fjor. Arbeidsproduktiviteten er 1,3 % høyere enn i fjor, men lavere enn periodisert budsjett for perioden. Avvik mot budsjett skyldes et overforbruk på antall månedsverket ved Drammen sykehus. Antall månedsverk i produktivitetsberegningen tar ikke høyde for månedsverk knyttet til bruk av innleid arbeidskraft. Innleie hittil i 2014 innenfor somatikk er vesentlig lavere enn i

26 1.9 Aktivitet psykisk helse og rus April Voksenpsykiatri Antall utskrevne pasienter døgnbehandling (VOP) Antall liggedøgn døgnbehandling (VOP) Antall polikliniske konsultasjoner (VOP) Antall polikliniske konsultasjoner private (VOP Barne- og ungdomspsykiatri Antall utskrevne pasienter døgnbehandling (BUP) Antall liggedøgn døgnbehandling (BUP) Antall polikliniske konsultasjoner (BUP) TSB for rusmiddelmisbrukere Antall utskrevne pasienter døgnbehandling (TSB) Antall liggedøgn døgnbehandling (TSB) Antall polikliniske konsultasjoner (TSB) Jan Feb Mars April Aktiviteten innenfor psykisk helse og rus er i sum lavere enn budsjettert hittil i år, og ligger også noe bak samme periode i fjor. Totale polikliniske konsultasjoner er 4353 bak budsjett, men er 468 flere enn ved samme periode i fjor. Total antall liggedøgn er foran budsjett innenfor voksen- og barne- og ungdomspsykiatri, men er bak budsjett for TSB. Hittil i år Budsjett hittil i år Avvik hittil i år % avvik Hittil i fjor % avvik Årsbudsjett ,9 % ,5 % ,4 % ,1 % ,4 % ,0 % ,1 % ,9 % 38 34,2 % ,2 % ,2 % ,4 % ,1 % ,7 % 178-9,6 % ,9 % ,5 % ,5 % ,3 %

27 1.10 Medarbeidere status Utvikling totale brutto månedsverk til og med mai 2014 (faste og variable månedsverk). Brutto månedsverk inkluderer alle utlønnede årsverk for ansatte med faste og midlertidige arbeidskontrakter (månedslønnede), samt alle variable merarbeidstimer (vanlig timelønn) og overtidstimer omregnet til årsverk. Det er 6756 brutto månedsverk i mai, hvilket er godt under budsjetterte tall, men ca 50 årsverk mer enn for samme periode i

28 Brutto månedsverk i mai bestod av 6204 fastlønnede månedsverk og 552 variable månedsverk. Av de variable månedsverkene som er utbetalt i 2014, er ca 30 % overtidstimer. Brutto månedsverk hittil i år (per mai) er lavere enn gjennomsnittet for 2013 (ca 50 årsverk). Indikatoren viser andel deltid i perioden blant ansatte foretaket har en forpliktende fast arbeidsavtale med. Andel deltidsansatte beregnes ut fra antall ansatte som har en fast stilling lavere enn 100 %, dividert på antall faste stillinger totalt. Dersom en ansatt har meldt i Personalportalen at de har ønsket deltid*), vil de ikke inkluderes i rapporten. Andel deltidsansatte viser en synkende tendens i hele 2013 og hittil i Andelen deltid blant faste ansatte i årets første tertial ligger under tilsvarende periode i *)Alle deltidsansatte skal registrere hvorvidt deres deltid er ønsket eller uønsket. Denne meldingen går til den respektive leder, og registreres i vedkommende sin mappe i personalportalen. Dette gir den enkelte leder oversikt over hvilke medarbeidere som ønsker å utvide stillingen sin, og leder skal bruke dette i arbeidet med å redusere andelen deltid blant sine medarbeidere. De ansatte må selv sørge for at denne informasjonen holdes oppdatert i Personalportalen. Utvikling sykefravær 13

29 Sykefraværet i mars 2014 var på totalt 7,5 %, hvorav korttidsfraværet var 2,3 % og langtidsfraværet var 5,2 %. Det ligger jevnt med plantall for i år, og noe lavere enn faktisk sykefravær for mars i fjor hvilket var på totalt 7,7 %. Generelt er sykefraværet for årets første måneder lavere enn for tilsvarende periode i fjor. Måltall for totalt sykefravær ved Vestre Viken i 2014 er 7 %. Vestre Viken AML brudd på arbeidstidsbestemmelsene april 2013 til april apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 Antall brudd ved foretaket viser en markant nedgang i april 2014, sammenlignet med tidligere måneder Brudd på AML-arbeidstidsbestemmelsene Vestre Viken - per klinikk Drammen sykehus Bærum sykehus Ringerike sykehus Kongsberg sykehus KIS KPHR PHT KMD Adm. 800 Antall brudd apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 14

30 Det er en nedgang i antall brudd ved alle klinikker i april 2014, med unntak av ved Kongsberg sykehus som viser en liten økning. Brudd på arbeidstidsbestemmelsene har høyt fokus i klinikkene. Ledere blir fulgt opp i linjen, og det jobbes kontinuerlig med å redusere antall. Dette har gitt tydelige resultater. Antall brudd pr klinikk og måned og 2014 Klinikk apr.13 mai.13 jun.13 jul.13 aug.13 sep.13 okt.13 nov.13 des.13 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 Sum Drammen syk Bærum sykeh Ringerike syk Kongsberg sy KIS KPHR PHT KMD Adm Sum Tabellen under viser totalbrudd fordelt på antall ansatte i klinikken. Antall ansatte inkluderes også timelønnede. Ant. brudd Antall brudd på Antall pr. ansatt arbeidstidsbestemmelsene ansatte 1 tertial 2014 Klinikk Drammen sykehus ,2 Bærum sykehus ,9 Ringerike sykehus ,5 Kongsberg sykehus ,4 Intern service ,3 Psykisk helse og rus ,0 Prehospitale tjenester ,1 Medisinsk diagnostikk ,2 Administrasjonen ,3 Vestre Viken totalt ,2 15

31 1.11 Kvalitets- og styringsindikatorer Fristbrudd Det rapporteres tall for andel avviklet fristbrudd både for april og mai. Andel hittil i år ligger på 1,6 %. I april var det flest fristbrudd ved medisinsk avdeling, Drammen sykehus i april. I mai var det flest fristbrudd ved øyeavdelingen samt de medisinske avdelinger ved Drammen og Bærum. Det er ellers spredte fristbrudd ved en del avdelinger. Andel fristbrudd har således flatet ut på et lavt nivå, men det er fortsatt behov for tett oppfølging av fristbruddene. Andel avviklet fristbrudd VVHF Gj.snitt 13 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 Gj.snitt 14 Vestre Viken HF 3,2 % 2,1 % 1,2 % 1,4 % 1,5 % 2,0 % 1,6 % Somatikk 3,5 % 2,3 % 1,2 % 1,4 % 1,6 % 2,1 % 1,7 % Psykiatri 1,1 % 0,8 % 0,9 % 1,7 % 0,6 % 0,9 % 1,0 % Andel avviklet fristbrudd pr klinikk Gj.snitt 13 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 Gj.snitt Drammen Sykehus 5,2 % 3,8 % 1,5 % 2,0 % 2,0 % 2,6 % 2,4 % Bærum Sykehus 1,1 % 0,5 % 0,2 % 1,0 % 1,2 % 2,0 % 1,0 % Ringerike Sykehus 0,9 % 0,4 % 1,6 % 0,5 % 1,2 % 0,5 % 0,8 % Kongsberg Sykehus 0,7 % 0,6 % 0,5 % 0,6 % 1,1 % 1,9 % 1,0 % Psykiatrisk klinikk 1,1 % 0,8 % 0,9 % 1,7 % 0,6 % 0,9 % 1,0 % Ventetid Ventetiden for avviklede (behandlede) pasienter har vært gjennomsnittlig 73 dager i første tertial. I mai var den 75 dager. Dette er klart lavere enn året før, men fortsatt godt unna målet på 65 dager. Tabellen og grafene under viser gjennomsnittlig ventetid på foretaksnivå og i de ulike klinikkene. På foretaksnivå vises også gjennomsnittlig ventetid for pasienter med og uten rett til prioritert helsehjelp. Mål for 2014 er en gradvis reduksjon av ventetid for avviklede pasienter, slik at den er nede i 65 dager mot slutten av året. Antall langtidsventende økte også i april, men mindre i mai, Det er nå slik at det nå er 855 pasienter som har ventet > 1 år på behandling. Men økningen i mai er mindre enn tidligere i år, slik at det tyder på at utviklingen er i ferd med å snu. Økningen er innen de samme områder som har hatt langtidsventende. Langtidsventende er det hovedsakelig innen nevrologi, fysikalsk medisin og 16

32 rehabilitering, revmatologi, øyesykdommer, enkelte områder innen indremedisin og enklere kirurgi. Mål for 2014 er at det ikke er langtidsventende ved utløpet av året. I budsjett for 2014 er nevrologi og fysikalsk medisin og rehabilitering styrket, men det vil først få effekt fra sent på våren. Det gjennomføres flere tiltak for å redusere ventetid, jfr. gjennomgang i forrige styremøte. Klinikkene har i løpet av mai måned oppdatert sine tiltak for reduksjon av ventetid. Nye tiltak er dels større prosjektgjennomganger av poliklinikker (medisinsk poliklinikk, Drammen, nevrologisk poliklinikk, medisinsk avdeling, Kongsberg), dels mindre omfattende forbedringstiltak. Tiltakene omfatter: Flere pasienter overlates til kontroll hos i primærhelsetjenesten Mer effektiv logistikk og støttefunksjoner Mer langsiktig planlegging av legekapasitet slik at timer kan gis lenger fram i tid Oppgavedeling leger, sykepleiere og annet helsepersonell - Noen flere oppgaver til sykepleiere innen hjertesykdommer, mage/tarmsykdommer og nevrologi Arbeid for noe økt åpningstid enkelte steder Økt totalkapasitet ved noen poliklinikker Minske andel ikke møtt -pasienter. 4,5 % av pasientene møtte ikke til time i somatikken i 2013, mens prosent ikke møtt er høyere innen psykisk helse og rus. Årsaken til ikke møtt er sammensatt. Tiltak for å redusere andelen er SMS-varsling. På grunn av kapasitetsproblemer og derav følgende samtidighetskonflikt med andre oppgraderinger i DIPS, er innføring blitt utsatt flere ganger. Men pilot ved med. pol Drammen og Kongsberg samt Drammen DPS starter i juni med utrulling til øvrige deler av foretaket i oktober Pasienter med kort tid til time blir oppringt Flere får time i første brev sammen med svar på henvisning Infobrev om ulike undersøkelser har gitt færre som ikke møter Tiltakene vil gi økt pasientbehandling på poliklinikkene. En spesiell utfordring er utviklingen innen øyesykdommer hvor Vestre Viken i likhet med andre foretak ser en betydelig økt pasientstrøm knyttet til medikamentell injeksjonsbehandling for å unngå utvikling av redusert syn hos eldre. Det gjør at andre pasientgrupper får lang ventetid. Utvikling her og ellers følges tett med tanke på ytterligere tiltaksbehov. Ventetid for Avviklet helsehjelp VVHF Gj.snitt 13 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 Gj.snitt 14 Totalt Med rett til nødvendig helsehjelp Uten rett til nødvendig helsehjelp pr klinikk Gj.snitt 13 jan.14 feb.14 mar.14 apr.14 mai.14 Gj.snitt 14 Drammen Sykehus Bærum Sykehus Ringerike Sykehus Kongsberg Sykehus Psykiatrisk klinikk

33 Gjennomsnittlig ventetid avviklede (behandlede) pasienter: Øvrige styringsindikatorer Tabellen under viser innrapporterte parametre til Helse Sør-Øst RHF pr mars April 2013 Gj.snitt hittil gj.snitt Jan Feb Mars April i år 5a Andel korridorpasienter - somatikk 1,8 % 1,8 % 2,1 % 1,9 % 1,8 % 1,9 % 7a Antall utskrivningsklare pasienter totalt somatikk b Antall liggedøgn utskrivningsklare pasienter totalt somatikk c Gjennomsnittlig andel liggedøgn utskrivningsklare pasienter somatikk 1,4 % 1,6 % 1,7 % 1,5 % 1,4 % 1,6 % 7d Antall utskrivningsklare pasienter totalt psykisk helsevern voksne e Antall liggedøgn utskrivningsklare pasienter totalt psykisk helsevern voksne f Gjennomsnittlig andel liggedøgn utskrivningsklare pasienter psykisk helsevern voksne 0,1 % 0,0 % 0,1 % 0,0 % 0,1 % 0,1 % 8a Gjennomsnittstid fra mottak av henvising (ansiennitetsdato) til vurdering av henvisningen er fullført Andel henv. Vurdert innen 10 dager 94,3 % 95,6 % 96,0 % 95,5 % 94,3 % 95,4 % 8b Antall åpne dokumenter i EPJ som er mer enn 14 dager gamle c Antall pasienter med åpen henvisningsperiode, uten ny kontakt d Andel timeavtale sammen med henvisning 58 % 60,2 % 60 % 62 % 59 % 60 % Korridorpasienter Andel korridorpasienter innen somatikken er gjennomsnittlig 1,9 % hittil i år, noe nedgang fra samme periode i fjor, hvor andelen var 2,2 %. Figuren nedenfor viser andel korridorpasienter i de somatiske klinikker, hvor Ringerike sykehus viser en tydelig nedgang. Det har vært færre innleggelser innen indremedisin enn året før ved Ringerike, slik at presset på sengekapasiteten har vært lavere. 18

34 Andre styringsindikatorer Andel pasienter som får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning ligger stabilt på ca. 60 %. Det er et mål å øke denne andelen i løpet av Dette inngår i arbeidet med kortere ventetid. Henvisninger vurderes relativt raskt, styringsdataene her er stabile. Antall liggedøgn for pasienter som er vurdert som utskrivningsklare var omtrent som fjoråret i april måned og har ligget nokså stabilt i første tertial. Det er stadig dialog med kommunene omkring disse pasientene. Det rapporteres på to parametre knyttet til pasientadministrative forhold, antall åpne dokumenter i elektronisk pasientjournal som er mer enn 14 dager gamle og antall pasienter med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt, dvs. pasienter som ikke står som ferdigbehandlet, men som heller ikke har fått noen ny timeavtale eller tentativ dato for ny time. En del pasienter skal stå med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt. Antall slike henvisninger har ligget relativt stabilt nå. Mange avdelinger er nede på et nivå hvor man kan forvente at de skal ligge, men totalnivået bør ytterligere noe ned. Antall åpne dokumenter eldre enn 14 dager er relativt konstant, selv om varierer noe fra måned til måned. Det arbeides med ytterligere rydding her. Det stabile nivået viser imidlertid at dokumentene 19

35 godkjennes etter hvert, selv om det tar noe lenger tid enn 14 dager. Begge disse parametre viser at det fortsatt er behov for forbedringsarbeid i pasientadministrative rutiner. Sykehusinfeksjoner Det er et mål i Helse Sør-Øst at andel pasienter med sykehusinfeksjoner (helsetjenesteassosierte infeksjoner) målt ved prevalensundersøkelser er under 3 %. Det gjennomføres 4 prevalensundersøkelser i året ved alle foretak i regionen. Ved prevalensundersøkelser registreres antall pasienter med sykehusinfeksjon i prosent av alle inneliggende pasienter en spesiell dag. Andel pasienter med sykehusinfeksjoner måles både for pasienter som har ervervet infeksjon i foretaket, og pasienter som har ervervet infeksjonen ved annen helseinstitusjon men innlagt i foretaket på aktuelle dag. Samlet i 2013 var andelen med sykehusinfeksjoner målt ved prevalens 4,7 % (variasjon fra 4,1 til 5,7 % ved de fire målingene), en reduksjon på 0,5 % fra året før. Samlet i Helse Sør-Øst var andelen 4,4 % i 2013 (reduksjon med 0,6 % fra året før). I første kvartal 2014 var andel med sykehusinfeksjon 5,6 % (tall for HSØ foreligger ikke ennå). Andel sykehusinfeksjoner ligger således et stykke fra målet. Tiltak knyttet til reduksjon av sykehusinfeksjoner som følges opp som ledd i pasientsikkerhetsprogrammet er tiltak for reduksjon av postoperative infeksjoner, urinveisinfeksjoner og infeksjoner knyttet til sentralvenøse katetre. Nasjonale kvalitetsindikatorer En del nasjonale kvalitetsindikatorer for 3. tertial 2013 og samlet for fjoråret, ble publisert i mai Forløpstider ved kreftsykdom: I disse inngår som kvalitetsmål andel pasienter startet behandlet innen 20 virkedager etter første henvisning ved brystkreft, tykktarmskreft og lungekreft. Mål er at 80 % av pasientene skal starte behandling innen 20 virkedager. I tabellen nedenfor vises data for Vestre Viken og nasjonalt for 2012, 2013 og 3. tertial Antall pasienter som inngår i beregningen vises også. Andel pasienter startet behandling innen 20 virkedager: tertial 2013 Antall pasienter i 2013 som inngår Brystkreft: Vestre Viken 80,2 % 68,9 % 75,9 % 235 Nasjonalt 67,2 % 62,9 % 66,9 % 2911 Tykktarmskreft: Vestre Viken 56,7 % 59,9 % 60,0 % 177 Nasjonalt 59,3 % 55,8 % 56,1 % 2068 Lungekreft: Vestre Viken 55,8 % 44,4 % 61,5 % 45 Nasjonalt 36,8 % 39,5 % 40,8 % 1757 Innen brystkreft har Vestre Viken nådd målet i tidligere år. I 2013 lå foretaket under målet på grunn av økt pågang av pasienter og midlertidig reduksjon i stab. Som det fremgår bedret resultatene seg igjen i 3. tertial Det arbeides målbevisst for å holde målet. En betydelig aktivitetsøkning i starten av 2014 er utfordrende. Innen tykktarmskreft ligger Vestre Viken på nasjonalt nivå. Det er særlig tid fra henvisning til diagnose som kan bli lengre enn ønskelig. Symptomatologien kan også være slik at mistanke om kreft ikke er høy. Denne pasientgruppen har spesiell oppmerksomhet i 2014, og det arbeides med en felles 20

36 behandlingslinje tilpasset lokale forhold. Alle sykehusene i Vestre Viken arbeider med å korte ned behandlingsforløpet for disse pasientene. Pasientforløp er gjennomgått for å se etter flaskehalser. Ved Ringerike sykehus ble det våren 2014 startet et prosjekt hvor fastleger kan ringe til mage/tarmkirurg ved høy mistanke om kreft med svar tilbake innen 24 timer. Erfaringene så langt er gode, og gir rask utredning. Ved med. pol., Drammen sykehus er det i mai startet et fast track - prosjekt for pasientgruppen. Også ved de andre sykehusene er det opplegg for rask start av utredning. Det forventes at tiltakene vil gi bedrede resultater i løpet av Pasienter med lungekreft henvises i stor grad til videre behandling ved Oslo universitetssykehus (kirurgisk behandling eller strålebehandling). Førtifem pasienter inngår i gruppen hvor behandling er startet i eget foretak i 2013, dette er pasienter som skal ha cellegiftbehandling. Utredning av disse pasientene innebærer i en del tilfelle flere undersøkelser som kan måtte ta noe tid. Men det arbeides med forbedringstiltak. Trombolytisk behandling ved hjerneslag (hjerneinfarkt): I løpet av de siste år er trombolytisk (blodproppoppløsende) behandling ved hjerneslag som skyldes hjerneinfarkt etablert som et godt behandlingsalternativ for en del av pasientene. Behandling må startes så tidlig som mulig og senest innen 4,5 timer etter sykdomsdebut. Det kreves utredning med CT av hjernen før behandling gis for å sikre at det ikke foreligger blødning. Behandlingen er så langt dokumentert for pasienter opp til 80 år. Det er et nasjonalt mål at 20 % av pasienter under 80 år skal få slik behandling. Tabellen nedenfor viser andel pasienter under 80 år med diagnosen som har fått trombolytisk behandling i Vestre Viken og nasjonalt: tertial 2013 Antall pasienter trombolyse/totalt antall pasienter < 80 år Vestre Viken 9,7 % 16,2 % 16,2 % 58/359 Nasjonalt 9,4 % 15,5 % 17,3 % 736/4748 Som det fremgår har det vært en klar økning i andel behandlede fra 2012 til 2013 både i Vestre Viken og nasjonalt. Man nærmer seg målet på 20 %. For å øke andelene er det viktig å informere publikum slik at pasientene søker hjelp raskt. Så langt kommer omtrent bare halvparten så tidlig at kan vurderes for trombolytisk behandling. Vestre Viken har arbeidet mye med pasientinformasjon. I tillegg er det viktig å sikre god logistikk når pasienten kontakter helsevesen. Dette involverer legevakt, AMK, akuttmottak, avdeling for bildediagnostikk, nevrologisk og medisinsk avdeling. Gode felles rutiner er etablert i Vestre Viken, og det følges opp at rutiner følges. Arbeidet inngår også i pasientsikkerhetsprogrammet. 21

37 2 Omstillingsutfordring SUM 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Forsinket effekt av budsjettert tiltak Engangseffekter 402 Forventet effekt kvalitetssikring av koding 480 Periodiseringseffekter 950 Annet (svikt medisinsk døgnopphold m.m) Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfar Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Periodiseringseffekter Ansettelse nye stillinger nye oppt.områder Overskuddskrav Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) Sum av klinikkens tiltak p.t REST positiv = bidrag, negativ = uløst utfordring VVHF viser et positiv resultat per april 2014 på 42,2 MNOK, mot budsjettert 40 MNOK. Resultatet hittil må korrigeres for engangseffekter i perioden for å beregne styringsfart hittil i år. Korrigert styringsfart hittil gir et overskudd alt annet likt på 95,2 MNOK ut året, og et forventet årsresultat på 137,4 MNOK. Resultat basert på styringsfart hittil i år må korrigeres for kjente nye faktorer som kommer til å treffe resultat ut året og som ikke er hensyntatt i styringsfart hittil i år. Etter korreksjon for nye faktorer som vil treffe resultatet ut året, er tiltaksbehov for å sikre et årsresultat på 120 MNOK beregnet til 11,6 MNOK. I forbindelse med april rapportering er det definert tiltak som er mer enn 11,6 MNOK og som vil gi besparelser som er tilstrekkelig til å sikre resultat prognosen på 120 MNOK i tråd med budsjettet. 3 Økonomisk risikobilde Risiko for avvik i forhold til budsjett 2014 gruppes i følgende hovedkategorier: Gjestepasienter Det er risiko knyttet til både gjestepasientinntekter og gjestepasientkostnader. Det ble kostnadsført 642,7 MNOK på gjestepasientkostnader i Totale kostnader i 2013 var 43,8 MNOK mer enn budsjettert, et overforbruk på ca 7 %. Både gjestepasientkostnader og -inntekter er vanskelig å forutse, og det er ofte et betydelig etterslep. Hittil i år ligger gjestepasientinntekter 1,1 MNOK under budsjett og kostnadene 8,5 MNOK over budsjett. Samlet sett er gjestepasienter 9,6 MNOK bak budsjett, og med en prognose på 17,1 MNOK bak budsjett. 22

38 Høykostmedisin og varekostnader Høykostmedisin er et risikoområde i budsjettet, og det er iverksatt tiltak for å redusere risiko, spesielt knyttet til refusjoner. I 2014 kom flere nye kreftmedikamenter inn under H-resept ordningen. På grunn av manglende erfaringstall, er det risiko knyttet til kostnader knyttet til disse medikamenter. Per april er overforbruk knyttet til medikamenter på 11,1 MNOK, men med 0,4 MNOK i overforbruk i april isolert. Varekostnader er tett knyttet til produksjon, og det er risiko knyttet til om budsjetterte økninger i varekostnader er tilstrekkelig i forhold til forventet produksjonsøkning i I 2014 har PHR varslet at enkelte apotek har satt opp prisen på medikamenter til LAR, og det er risiko for at flere apotek vil følge opp prisøkningen. Per april er det et overforbruk i forhold til budsjett på 2,5 MNOK på medikamenter til LAR. Lønnsområdet Pensjon Innleie Tiltak Drammen sykehus Det er hovedforhandlinger i Knyttet til dette er det risiko i forhold til mulig arbeidskonflikt. Effekter kan komme på lønnsområdet, men også på pasientbehandling og dermed de variable inntektene. Ny aktuarberegning for ny pensjonskasse (PKH) som er varslet medio juni og ny uføretariff og dødelighetstariff vil påvirke pensjonskostnadene i Det er ikke avklart hvordan dette vil slå ut og hvordan en eventuell økt kostnad finansieres innenfor HSØ. Per april er det brukt 7,4 MNOK på innleie. Dette er 14 % over budsjettert nivå. Det var et overforbruk på innleie i 2013 på 18 MNOK. Bruk av innleie følges opp nøye ovenfor klinikkene. Pr april er det på foretaksnivå ikke iverksatt ekstraordinære krav til omstilling og tiltak. Vedtatte tiltak fra 2013 og for budsjett 2014 skal følges opp og gjennomføres. Drammen sykehus har planlagt omstillingstiltak på 20 MNOK for å gå i balanse i Det vises til vedlegg 2 klinikkrapportering Drammen sykehus for nærmere beskrivelse av tiltakene. 4 Måloppnåelse, risikovurdering pr 1.tertial Figuren nedenfor viser risikovurdering med henblikk på måloppnåelse av Oppdrag og bestilling 2014 ved utløp av 1. tertial Som det fremgår er det størst risiko knyttet til aktivitetsmål for Psykisk Helse og Rus, og til måloppnåelsen av at gjennomsnittlig ventetid skal være < 65 dager. Risiko knyttet til økonomisk handlingsrom er lav. Det arbeides med å redusere ventetid, jfr. tiltaksplan i virksomhetsrapporten, men det forventes ikke at vi oppnår målet hva angår gjennomsnittlig ventetid. Alt tyder på at aktivitetsmålene innen somatikk vil bli oppnådd. Det vises til de månedlige virksomhetsrapporteringene hva angår arbeid med oppfyllelse av oppdrag og bestilling. 23

39 VESTRE VIKEN Vestre Viken HF- Overordnet risikovurdering OBO l. tertial2014 l v. l 5 Svæ<t alvorlig K o n Alvorlig s e k Moderat V e n s lav av at Z<1% av pas med hjerneinfarkt < 80 år får M a.nglende måloppnåelse implementering a v >() Ubety delig l Meget lit en lite n Moderat Stor Sannsynlighet Svæ<t sto

40 VEDLEGG 2 Klinikkrapportering per 1. tertial 2014 Innhold INNLEDNING... 2 DRAMMEN SYKEHUS... 3 BÆRUM SYKEHUS... 8 RINGERIKE SYKEHUS KONGSBERG SYKEHUS INTERN SERVICE PSYKISK HELSE OG RUS PREHOSPITALE TJENESTER MEDISINSK DIAGNOSTIKK DEFINISJONER... 32

41 INNLEDNING Oppfølgingen av klinikkene tar utgangspunkt i måltavler for de viktigste resultatmålene, samt fokus på årsverksutvikling. Klinikkenes målekort viser følgende: Avvik mot budsjett: Denne måned og hittil i år Status: Enten rødt, gult eller grønt Diagram for månedlig utvikling med virkelig resultat og budsjett: Blå stolper viser avvik mot budsjett per måned Rød linje viser budsjett/mål/plantall + / angir hvilken side av budsjettlinjen som er positiv/negativ: Blå stolper over den røde budsjettlinjen er i dette tilfellet negativt. Obligatoriske måleparametre for alle klinikkene er: Resultat, brutto månedsverk og sykefravær. På grunn av etterskuddsvise målinger er sykefraværstall til og med april. Måltavlene for de somatiske klinikkene er like. Måltavlene for de andre klinikkene er i større grad skreddersydd. Kommentarer pr april April er andre måned det utarbeides prognose for, i januar og februar måles det kun mot budsjett. Følgelig gjøres det en konkret vurdering av klinikkenes styringsfart basert på utviklingen hittil i år. Alle klinikker skal gjøre en vurdering av styringsfart og omstillingsbehov, og klinikker med negative avvik fra mål skal presentere konkrete forslag til tiltak for å endre styringsfart for å nå de avtalte målene. I april vil fokus i rapporteringen derfor både være å vurdere inngangshastigheten for 2014, samt gjøre en vurdering av prognose med tilhørende tiltak. For måltavlen skal klinikkene kommentere der målene viser rødt, dvs. resultater som ikke er i tråd med mål. Ved rød og gul status må klinikkene presentere årsaksforklaring og en vurdering av forventet utvikling videre i året, samt eventuelt om det raskt vil være behov for å iverksette tiltaksarbeid. Dette konkretiseres og kvantifiseres i avsnittet Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov for hver klinikk. Grønn status kommenteres etter eget ønske. Oversikt over enkelte indikatorer med tilhørende definisjoner er vedlagt til slutt i rapporten. 2

42 DRAMMEN SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet april 2014 Drammen sykehus hadde ved inngangen til 2014 for høy styringsfart. Avdelingene har arbeidet systematisk med gjennomføring av tiltak, og regnskap for mars og april viser et positivt resultat. Klinikkledelsen har fortsatt sterkt fokus på å oppnå effekt av planlagte tiltak ved DS. Kommentarer til måltavlen Økonomi Driftsresultat Drammen sykehus har per april 9,1 mill i positivt budsjettavvik for inntekter. I dette er det avsatt en inntekt på 1,08 mill for kvalitetssikring av pasientdata. Kostnadssiden har hittil negativt budsjettavvik på 13,4 Mill. Varekostnader avviker med 4,75 mill. Herav er 3,7 mill knyttet til medikamenter og 1,05 mill til øvrig medisinsk forbruksmateriell. Lønnsområdet avviker med 8,9 mill, og variabel lønn utgjør om lag halvparten av dette. Øvrige hovedposter viser mindre budsjettavvik. Vikarbyråkostnaden for de siste tre måneder har en meget positiv utvikling, og avdelingsvise kartlegginger viser at dette fortsetter. Aktivitet DRG poeng Aktiviteten har vært høy hittil. Det er hittil behandlet 9,1 % flere pasienter enn i 2013, og 2,9 % flere enn plantall. Veksten er hovedsaklig innen poliklinisk behandling. Kompleksiteten i pasientbehandlingen har økt ved flere avdelinger det siste året. Drammen sykehus har et kontinuerlig fokus på ventetider, og mål om null fristbrudd. Det har vært en forbedring innen dette området gjennom de siste tolv måneder, men arbeidet fortsetter videre. 3

43 Drammen sykehus har kapasitetsutfordringer knyttet til langtidsventende, over ett år, innenfor områdefunksjonsfagene Øye, Revmatologi, Nevrologi og Fysikalskmedisin. I tillegg har Drammen sykehus også kapasitetsutfordringer innenfor endokrinologi. Øyeavdelingen ved Drammen sykehus har som andre øyeavdelinger i landet, en meget sterk økning i antall behandlingstrengende AMD pasienter (pasienter med maculadegenerasjon, en tilstand som medfører blindhet). I 2013 ble det utført i overkant av 2600 injeksjoner, og prognosen for 2014 er omlag Det er iverksatt konkrete tiltak for å avvikle langtidsventende over ett år. Innenfor fagene Revmatologi, Nevrologi og Fysikalsk medisin er kapasiteten styrket i Dette vil påvirke gjennomsnittlig ventetid og målsetningen er at ventetiden er under 65 dager ved utgangen av 2014, forutsatt at tiltakene har forventet effekt. Det vises ellers til etterfølgende avsnitt om tiltaksarbeidet i klinikken. Produktivitet Produktiviteten beregnes som forhold mellom antall oppnådde DRG poeng og brutto månedsverk hittil i år. Hittil i år er inntektsnivået på gjennomsnittlig 1,8 % flere DRG-poeng per månedsverk per måned enn ved samme periode i fjor. Det forventes at endelig produktivitet for perioden vil øke noe som følge av kvalitetssikring av pasientdata (som gjøres etterskuddsvis). 4

44 Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov DS 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Forsinket effekt av budsjettert tiltak 185 Engangseffekter 250 Forventet effekt kvalitetssikring av koding 480 Periodiseringseffekter 98 Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfar Sum av klinikkens tiltak p.t REST positiv = bidrag, negativ = uløst utfordring 0 Klinikken oppnådde i 2013 et negativt budsjettavvik på 39,5 mill. Dette er 2 mill mer enn prognosen for det året. Prognosen for 2013 inneholdt engangseffekter og vakanser, som krevde budsjettdekning i Det totale utfordringsbildet for 2014, ble derfor beregnet til å være 45 mill. Klinikk Drammen sykehus fikk styrket sin basisfinansiering i budsjett 2014 med ca 25 mill, med bakgrunn i pasientstrømsanalyser og endelig overtakelse av funksjoner i forbindelse med hovedstadsprosessen. Det er i budsjett 2014 definert omstillingstiltak for 20 mill, for å oppnå budsjettbalanse. Tiltak DS 2014 Tiltaksplan Tiltaksarbeidet med fokuserte arbeidsprosesser innenfor områdene; Bedrede pasientforløp, Rett pasient på riktig nivå og Kontinuerlig forbedring er avdelingsovergripende tiltak innenfor kvalitet og arbeidsmiljø. Dette gir også økonomisk effekt i Avdelinger, med gjennomsnittlig ventetid over 65 dager, har et særskilt tiltaksfokus. Dette følges i månedlig driftsoppfølging. Medisinsk avdeling har etablert et poliklinikkprosjekt internt, med siktemål å forbedre rutiner relatert til planlegging, oppsetting av timer og gjennomføring for ytterligere å forbedre driftseffektivitet. HSØ metodikken, presentert i møtet med Helse Sør-Øst den 9.april, er i gangsatt ved Nevrologisk seksjon. Medisinsk avdeling er i kartleggingsfase, sett opp i mot det interne poliklinikkprosjektet. Samarbeid knyttet til ortopediske pasienter og kapasitetsutnyttelse på KS følges opp. 5

45 Nytt innkjøpssystem ble etablert ved Drammen sykehus sist høst. Innføringen er beregnet til å gi effekt, i form av større avtalelojalitet og bedre innkjøpslogistikk. I løpet av høsten 2013 er de kommunale øyeblikkelig hjelp plassene i Drammen sykehus sitt opptaksområde åpnet. Etablering av disse plassene forventes å forebygge en ytterligere økning i antall ø-hjelps innleggelser og liggedøgn. Det er under utvikling et regime på Vestre Viken nivå, for månedlig oppfølging og rapportering i forhold til bruk av plassene. Drammen Sykehus hadde de to foregående år et høyt forbruk av innleie fra vikarbyrå. I budsjett 2014 ble antall faste årsverk ved sengeposter og dialyseseksjonen ved Medisinsk avdeling økt. Dette for å kunne ansette i vakante stillinger, justere arbeidsplaner og konvertere variabel lønn til fast lønn. Planlagt effekt er redusert bruk av innleie på 8,4 mill ved Medisinsk avdeling. Det er etablert styringsverktøy og ekstraordinær oppfølging. Innleie har hatt en meget positiv utvikling fra februar 2014, og siste to måneder er bedre enn budsjett. Det iverksettes også flere andre tiltak for reduksjon av variabel lønn. Arbeidsplansjusteringer, kompetansehevningstiltak, rekrutteringsfokus, nærværsarbeide og god sengepostdrift med riktige pasientforløp. Ledere vurderer kontinuerlig ledigholdelse av enkeltvakter og stillinger, ved variasjon i aktivitet og turnover. Tiltakene følges opp ved månedlig driftsoppfølging. Nye operasjonsfasiliteter ved Øye, Øre, nese og hals, samt dagkirurgisk seksjon gir økt aktivitet, og bidrar også til å redusere risikoen i ombyggingsfasen ved operasjonsavdelingen. Overtakelse fra OUS innefor Øyefaget har medført et større behov enn forventet, både i form av endrede behandlingsmetoder og flere pasienter. For å korrigere for styringsfarten er det i tillegg fokus på flere strakstiltak. Ledigholdelse av stillinger, sikre utnyttelse av operasjonskapasitet, bruk av innkjøpsavtaler, samt drifts- og personellplanlegging i hovedferieavviklingsperioden. Økonomisk prognose Klinikken har beregnet at styringsfart minus tiltak, gir en prognose i balanse. 6

46 Utvikling brutto månedsverk Årsverksutviklingen hittil i år er over budsjett. Hovedårsakene er forsinket effekt av planlagte tiltak, og aktivitet utover plan. Det pågående oppgraderingsarbeidet som gjennomføres i henhold til økonomisk langtidsplan (ØLP) ved Drammen sykehus i 2014, innbefatter ombygging av operasjonsavdelingen og etablering av en ny sterilsentral. Planprosessen inneholder driftsplanlegging konkretisert uke for uke, i henhold til fremdriftsplan og nødvendige organisatoriske justeringer, for å opprettholde aktivitet i henhold til plan. Vedlikeholdsetterslepet ved Drammen sykehus er stort, og det foreligger en risiko for konsekvenser innenfor driftsavbrudd, pasientbehandling og arbeidsmiljø/arbeidsforhold. Det er en forutsetning at de bygningsmessige arbeidene som er igangsatt eller planlagt gjennomført i 2014, utføres i henhold til fremdriftsplan. 7

47 BÆRUM SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet april 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Driftsresultat Regnskapet for april viser et overskudd på 4,7 MNOK, som samlet for første tertial gir et overskudd på 0,3 MNOK. Regnskapet per første tertial viser inntekter på 1 MNOK bedre enn budsjett og kostnader på 0,7 MNOK over budsjett. Månedlige variasjoner grunnet periodiseringer og kvalitetssikring av medisinsk koding, utjevnes når vi ser første tertial under ett og derved et regnskap i balanse per april. Økte kostnader per april skyldes i hovedsak varekostnader, som for en stor del utgjøres av kreftmedikamenter og er knyttet til høy aktivitet. En etterfakturering fra 2013 på 0,75 MNOK er inkludert i dette og er dermed ikke utgifter fra driften i Prognosen på klinikkens økonomiske resultat beregnes til balanse ved årets slutt. Aktivitet Aktiviteten målt i DRG poeng ligger klinikken 27 DRG poeng foran plan. For 2014 er det budsjettert med en vekst fra 2013 på 423 DRG poeng. DRG poeng på årets 4 første måneder er 166 høyere enn tilsvarende periode i 2013, hvilket gir en indikasjon på at klinikken vil nå den planlagte veksten i HR Brutto månedsverk Klinikken har utlønnet 885 brutto månedsverk i mai mot budsjettert

48 Antall månedsverk er i mai 44 lavere enn tilsvarende periode i fjor og 33 lavere enn desember Fra oktober 2013 viser månedsverksutviklingen en jevn trend måned for måned og ligger i mai lavere enn budsjett. HR Sykefravær Klinikken har et sykefravær i mars på 6,7 prosent, hvilket er lavere enn samme periode i 2013, samt bedre enn målsettingen i mars på 7,3 prosent. Kvalitet Gjennomsnittelig ventetid avviklede pasienter Ventetiden i april er 76 dager, hvilket er en oppgang fra måloppnåelse forrige måned. Kvalitet Fristbrudd for rettighetspasienter Det er nær måloppnåelse ut fra målsetningen om 0 fristbrudd (1,2 %). Situasjonen med svært lavt antall fristbrudd på Bærum sykehus gjennom 2012 og 2013 er opprettholdt i april Blant de få fristbruddene er det noen feilregistreringer og av de reelle fristbruddene er det kort overskridelsestid. Kvalitet Korridorpasienter Andel korridorpasienter er 2,1 prosent i april Korridorpasienter må ses i sammenheng med belegget på sengepostene, som i perioden har vært meget høyt. Produktivitet 3,0 DRG pr månedsverk Bærum 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des budsjett faktisk i fjor Produktiviteten målt i DRG poeng per brutto månedsverk per måned viser en tydelig positiv utvikling fra i fjor til i år. Første tertial viser en produktivitet på 2,37 mot 2,27 i samme periode i fjor, en økning på 4,6 prosent. Klinikken er nær budsjettoppnåelsen på 2,38 for først tertial. Beregningen av produktivitet baseres på reelt oppnådd DRG aktivitet i den enkelte måned og for april forventes det derfor at denne vil øke når endelig kvalitetssikring av måneden og første tertial foreligger. 9

49 Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov BS 1. Resultat hittil i år 264 Korreksjoner til styringsfart hiå: Forsinket effekt av budsjettert tiltak 700 Engangseffekter 600 Periodiseringseffekter -548 Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfar Periodiseringseffekter Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) -0 Sykehuset har et regnskapsmessig overskudd per april på 0,3 MNOK. Det var en positiv utvikling i de månedlige resultatene siste kvartal Resultatet i første tertial 2014 viser en fortsatt forbedring i forhold til resultatene i 2013, hvilket indikerer en positiv styringsfart. Kostnadsvekst per april 2014 mot samme periode i 2013 er på kun 0,6 prosent. Korrigert for pris- og lønnsvekst (3,1 %) er dette en realnedgang i kostnader på Bærum sykehus på 2,5 prosent. Utvikling bruttomånedsverk Det vises til kommentarer av brutto månedsverk under måltavlen. 10

50 RINGERIKE SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet april 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Resultat for april viser negativt avvik på 1,1 MNOK i forhold til budsjett, hvorav inntekter er negativt med 0,2 MNOK og kostnader er negativt med 0,9 MNOK. Hovedårsaken til det negative inntektsavviket i perioden er lavere ISF-inntekter på medisinsk døgnbehandling. Svikten i medisinsk døgnbehandling kompenseres imidlertid delvis av høy aktivitet på ortopedi, innen protesekirurgi. På kostnadssiden er det negativt avvik på varekostnader og lønn, mens det er positivt avvik på andre driftskostnader. Hovedårsaken til negativt avvik på varekostnader er økning av forbruksvarer og proteser knyttet til høy aktivitet på ortopedi. Det negative avviket på lønn skyldes dels lavere refusjoner enn antatt på enkelte avdelinger som følge av lavt sykefravær, samt merforbruk av variabel lønn på enkelte legeansvar som følge av fødselspermisjoner og sykdom som genererer mye vakansvakter. Samlet resultat pr april er negativt med 1,9 MNOK. Prognosen for klinikkens økonomiske resultat vurderes å være i balanse ved årets slutt. Ytterligere kommentarer til dette omhandles under avsnittet om styringsfart og omstillingsbehov. Aktivitet Samlet aktivitet pr april ligger 182 opphold bak plan, hvorav døgn- og dagopphold ligger 236 bak plan, mens polikliniske konsultasjoner ligger 54 foran plan. Målt i DRG-poeng ligger klinikken 42 DRG-poeng bak plan pr april, hvorav døgn- og dagopphold ligger 60 DRG-poeng bak plan, mens polikliniske DRG-poeng ligger 18 foran plan. 11

51 Det er fortsatt betydelig lavere aktivitet enn plan på medisinsk døgnbehandling også i april, slik tendensen har vært siden september i fjor. I april var det 64 færre døgnopphold enn plan, og 63 færre enn april i fjor. Pr april var det 211 færre døgnopphold enn plan, og 176 færre enn samme periode i fjor. Nedgangen i medisinske pasienter kan nok hovedsaklig forklares med at flere pasienter behandles ute i kommunene som følge av etablering av kommunale øyeblikkelig hjelp-senger fra 1. oktober i fjor. Samtlige 12 kommuner i vårt opptaksområde hadde etablert et slikt tilbud fra den datoen, med legeressurs til stede både på dagtid og kveld/natt. Det er ingen grunn til å forvente annet enn at det vil fortsette å være langt færre døgnopphold på medisin enn planlagt i år, og dette må hensyntas i neste års budsjett. HR - brutto månedsverk Brutto månedsverk i mai var 521, som er 4 høyere enn plan. Samlet pr mai var det 518 brutto månedsverk, som er 2 lavere enn plan. HR sykefravær Sykefraværet var 6,7 % i mars, mot 6,5 % i samme periode i fjor. Pr mars er sykefraværet 6,8%, mot 7,7% i fjor. Snitt for 2013 var 6,7 %, mens mål for klinikken i 2014 er 6,5 %. Kvalitet - ventetid Gjennomsnittlig ventetid avviklet for pasienter i april var 45 dager, som er godt innenfor målet på under 65 dager. Kvalitet - fristbrudd Det ble avviklet 4 fristbrudd for rettighetspasienter i perioden, som er 1,2 % av antall rettighetspasienter tatt til behandling i samme periode. Samtlige pasienter har fått time i mai. Klinikken jobber kontinuerlig mot et mål på null fristbrudd. Kvalitet - korridorpasienter Antall korridorpasienter i perioden var 47, som utgjør 1,4 % av totale liggedøgn for sengeposter. Det er vanskelig å unngå korridorpasienter så lenge klinikken kun har enerom, men det er et betydelig lavere antall korridorpasienter hittil i år enn i fjor som følge av nedgangen i medisinske døgnopphold. 12

52 Produktivitet Antall DRG-poeng pr brutto månedsverk er i henhold til plan pr april, men litt lavere enn i fjor. Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov RS 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Forsinket effekt av budsjettert tiltak 700 Annet (svikt medisinsk døgnopphold m.m) Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfar Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) 592 Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) -0 Forklaring til tabellen: Det er to hovedårsaker til negativ styringsfart hittil i år; den ene er manglende effekt av budsjetterte tiltak innenfor protesekirurgi Raskere tilbake, som ikke er innvilget fra Helse Sør-Øst. For å kompensere for dette har ortopedisk avdeling økt ordinær aktivitet med 1 protese pr operasjonsdag, til 3 proteser samme dag, med samme team og innenfor samme tidsforbruk som man tidligere klarte 2 proteser. Den andre hovedårsaken til negativ styringsfart er nedgang i antall medisinsk døgnopphold. Dette er omtalt ovenfor i kommentaren til måltavlen. For å korrigere den negative styringsfarten, er det, og vil bli, iverksatt nødvendige tiltak. Det kan blant annet nevnes: Stenge 1 sengetun (9 senger) mer enn planlagt i sommerferieavviklingen. Det driftes da 6 tun i stedet for 7 tun, i 8 uker. 13

53 Holde enkelte medisinske sengetun stengt i helger, dette er allerede iverksatt fra mai. Konvertere 3 medisinske senger til kirurgiske/ortopediske, for å hensynta lavere aktivitet på medisin og imøtekomme økt produksjon på ortopedi (protesekirurgi). Dette er også ett skritt i riktig retning når det gjelder reduserte ventetider. Vurdere utsettelse av budsjetterte stillinger fra høsten. Ut over dette vil klinikken kontinuerlig vurdere ytterligere nødvendige tiltak for å oppnå økonomisk balanse i inneværende år. Tiltakene forankres helt ut i organisasjonen, og i samråd med tillitsvalgte. Utvikling brutto månedsverk I mai er brutto månedsverk 4 høyere enn plan, mens det pr mai er 2 lavere enn plan. Utvikling i brutto månedsverk følges nøye, og vurderes fra måned til måned i sammenheng med nødvendige tiltak for å møte den negative styringsfarten. 14

54 KONGSBERG SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet april 2014 Kongsberg Sykehus - driftsavtale 2014 Denne måned Sum HIÅ Prognose 1 ØKONOMI - Driftsresultat i KR. Virkelig (1.000) positiv (negativ) Mål Avvik AKTIVITET Somatikk - ANTALL Virkelig DRG-poeng døgn, dag og poliklinikk "sørge for" Mål Avvik HR - Brutto månedsverk. Virkelig ANTALL (t.o.m. neste måned) Mål Avvik HR - Sykefravær i PROSENT Virkelig 4,5 5,3 6,1 (etterskuddsvis) Mål 6,6 6,4 6,1 Avvik -2,1-1,1 0,0 5 KVALITET - Gj.snitt. ventetid Virkelig avviklet for pas. totalt. DAGER Mål Avvik KVALITET - Fristbrudd for Virkelig 1,3 % 0,8 % 0,0 % rettighetspas. (ny def.) ANDEL Mål 0,0 % 0,0 % 0,0 % Avvik 1,3 % 0,8 % 0,0 % 7 KVALITET - Korridorpasienter. Virkelig 2,0 % 1,7 % 0,5 % ANDEL SOMATIKK Mål 0,0 % 0,0 % 0,0 % Avvik 2,0 % 1,7 % 0,5 % Kommentarer til måltavlen Økonomi Klinikk Kongsberg sykehus har i april et negativt avvik på 1,4 MNOK, derav et negativt avvik på inntekter med 1,2 MNOK. Hittil i år er det et negativt avvik på 2,7 MNOK, som i hovedsak skyldes negativt budsjettavvik på inntekter. Det er pr april et negativt avvik på kostnader på 0,5 MNOK. Det er usikkerhet til klinikkens inntekter. Aktivitet Det er pr april lavere aktivitet på døgn og dag enn plan. Det er totalt flere poliklinikk-konsultasjoner enn plan. Det er flere gjestepasienter enn plan. Det er et negativt avvik på 148 DRG-poeng pr april. Det er medisinsk avdeling som står for hovedtyngden av dette avviket. I første tertial har det vært 168 færre døgnopphold enn plan på medisinsk avdeling. Dette gir et negativt avvik på 129 DRGpoeng. Sammenlignet med samme periode i fjor er det 171 færre døgnopphold, men antall liggedøgn er redusert med 69 fordi liggetiden har økt fra samme periode i 2013 fra 3,7 til 4,1. Det har vært en økning på 73 liggedager for utskrivingsklare pasienter fra første tertial 2013 til 2014 Klinikken kan ikke kompensere fullt ut for tapte inntekter på indremedisin med økning på de andre fagområdene. Prognose for året er et negativt avvik på 136 DRG-poeng. 15

55 HR Sykefravær Sykefraværet var 4,5 % i mars, mot 7,3 % i mars i fjor. Snitt for 2013 var 6,1 %, som er i tråd med klinikkens mål i Kvalitet - fristbrudd Det er et kontinuerlig fokus på ventelistene for å sikre at klinikken unngår fristbrudd. Klinikken har hittil i år 0,8% fristbrudd. Kvalitet - korridorpasienter Det har vært 1,7 % andel korridorpasienter hittil i år. Klinikken har en prosedyre i forhold til hvordan dette skal håndteres. Det har vært flere utskrivingsklare pasienter i år sammenlignet med 2012 og 2013, noe som bidrar til økning i korridorpasienter. Produktivitet Grafikken ovenfor viser forhold mellom antall brutto månedsverk og antall DRG-poeng i klinikken per måned hittil i år, sammenlignet med budsjett og samme periode i fjor. Klinikken har redusert innleie fra byrå og egne vikarer med 0,5 MNOK fra de fire første månedene i 2013 til Dette er ikke tatt med i tabellen, og vil si at produktiviteten reelt er høyere i 2014 hvis vi tar med alt av lønns- og innleiekostnader. Det er lavere aktivitet enn plan på medisinsk avdeling i første tertial, som påvirker produktiviteten. 16

56 Vurdering av styringsfart og tiltak KS 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Forsinket effekt av budsjettert tiltak 200 Engangseffekter Forventet effekt kvalitetssikring av koding 300 Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå -376 Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfar Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Periodiseringseffekter 64 Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) Sum av klinikkens tiltak p.t REST positiv = bidrag, negativ = uløst utfordring -0 Pr april 2014 har klinikken et negativt avvik på 2,7 MNOK. Det negative avviket er i hovedsak på inntekter på medisinsk avdeling. Det er kontinuerlig fokus på planlegging av aktiviteten og kvalitetssikring av koding. Det henvises til kommentarer under Aktivitet under måltavlen. Det vil bli gjort en avregning på deler av inntektstapet på slutten av året for klinikken beregnet til ca. 2 MNOK. Denne kompensasjonen er tatt med i vurderingen av økonomisk prognose. På grunn av noe forsinket oppstart av nye bemanningsplaner i sengeprosjektet er lønnskostnadene noe høyere enn budsjettert på enkelte avdelinger. Alle turnuser er implementert fra mars måned. Klinikken har et kontinuerlig fokus på oppfølgingen av vedtatte tiltak og budsjettavvik gjennom månedlige oppfølgingsmøter mellom klinikkdirektøren/økonomicontroller og lederne på alle nivå. Det er spesielt fokus på å utnytte kapasiteten kontinuerlig mellom avdelingene. Det er iverksatt tiltak for å koordinere bemanningen på tvers av avdelingene i ferieavviklingen. Tiltak Tiltak mai juni juli aug sept Okt nov des Total ut året Kapasitetsutnyttelse Ferieavvikling SUM Økonomisk prognose Tiltakene beregnes å ha økonomisk effekt slik at klinikken går i økonomisk balanse på slutten av året. 17

57 Utvikling brutto månedsverk På grunn av flere fødselspermisjoner enn budsjettert ligger klinikken litt over planlagt nivå på brutto månedsverk. Klinikken har også høyere refusjoner enn budsjettert. 18

58 INTERN SERVICE Sammendrag etter avsluttet april 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Intern Service er i tilnærmet balanse for april med et underskudd på 0,1 MNOK. Akkumulert har klinikken et overskudd per april på 3,3 MNOK. Hovedårsaken til overskuddet pr april skyldes IKT området og besparelser på forbruk av energi. Gjennom pågående arbeid med økonomisk langtidsplan kommer det fram at de regionale IKT prosjektene vil ha forsinket framdrift i forhold til planen. Det er også risiko for at Sykehuspartner ikke har tilstrekkelige ressurser til å kunne gjennomføre alle prosjekter i lokal regi etter planen. Dette gir lavere driftskostnader enn det som er budsjettert. For helseforetaket betyr dette at vi ikke får på plass de løsningene som er bestilt, og som er viktige for å utvikle virksomheten videre. Dette er beklagelig. Inntekter er akkumulert 1,1 MNOK bak budsjett. Årsaken er lavere salg i kiosker og kantiner enn forutsatt i budsjettet, samt budsjetterte tiltak som hittil ikke har gitt effekt. 19

59 Varekostnader viser et akkumulert overskudd på 1,4 MNOK, målt mot budsjett. På grunn av lavere salg i kantiner/kiosker er også varekostnader lavere enn forutsatt. Videre er det mottatt refusjoner (kreditnotaer) vedrørende kjøp av medisinske gasser som vedrører Lønnsområdet er akkumulert 1,3 MNOK bak budsjett. Av totalt avvik relaterer 1,1 MNOK seg til manglende refusjoner. Sykefraværet har også vært lavere enn forutsatt i perioden. Ved flere avdelinger er det utfordrende å skaffe vikarer ved sykdom. Som følge av dette vil disse enhetene få lavere kostnader i perioder der sykefraværet er høyt. I tillegg til refusjoner er det også merforbruk fordi noen av tiltakene som var forutsatt ikke har hatt nødvendig effekt. Det er serviceavdelingene i KIS som har merforbruk på lønn. Andre driftskostnader er akkumulert 4,3 MNOK foran budsjett. Det er overskudd på energiforbruk og manglende gjennomføring av regionale IKT prosjekter som er hovedårsaken til resultatet. Akkumulert er det merforbruk på vedlikehold av bygg og medisinskteknisk utstyr. Utover rene havarier gjennomføres vedlikehold etter planen og det forventes at disse kostnadene jevner seg ut over året. Energi Energiområdet viser lavt forbruk i april og akkumulert målt mot budsjett. Årsaken er at det er iverksatt tiltak for å redusere energiforbruket samt at utetemperaturen har vært høyere enn forutsatt. Energikostnader er vanskelig å estimere blant annet på grunn av uforutsette endringer i temperatur Med den kunnskap som nå foreliger forventes det en årsprognose på 305 KwH/m2. Dette er bedre enn forutsatt i budsjettet Tekstiler Intern Service måler forbruk av personaltøy på de somatiske klinikkene. Målingen gjennomføres ved å se på forbruk av personaltøy målt i kr sett opp mot antall brutto månedsverk behandlingspersonell for samme perioden. For april og hittil i år er forbruket høyere enn målet, men siste måned viser en bedring fra de to siste månedene. Intern Service vil periodevis gå igjennom resultatene med klinikkene. Det forventes et resultat for året lik plan, det vil si en årsprognose på 347 kr/månedsverk beh.personell. Eiendom I henhold til vedlikeholdsplan for VVHF blir det i 2014 gjennomført investeringsprosjekter som har til hensikt å utbedre 30 stk utvalgte elementer fra tilstandsgrad 3 til tilstandsgrad 1. Dette arbeidet bidrar positivt til bevaring av bygningsmassen. På grunn av stort vedlikeholdsetterslep vil likevel flere elementer som i dag har tilstandsgrad 2 få tilstandsgrad 3 i løpet av året. Per april er framdriften på disse prosjektene i henhold til plan Det forventes måloppnåelse ved årets slutt og årsprognosen settes lik budsjett. Responstid Responstiden på samtaler til sentralbordet i VVHF som startet opp primo 2013 er per april 2014 på 84,3 %. Dette er i henhold til målet. Gjennomført arbeid med reviderte bemanningsplaner for å sikre mer spisset bemanning i forhold til faktisk trafikk samt oppfølgning med personalgruppen i forhold til kvalitet på overføring av samtaler, behandlingstid per samtale og påloggingstid per operatør har gitt god effekt. Det forventes måloppnåelse ved årets slutt og årsprognosen settes lik budsjett. 20

60 IKT Vestre Viken har servicenivå avtale med Sykehuspartner om leveransetid på IKT utstyr. Målsettingen er at 80 % av utstyret som bestilles skal være levert innen 10 dager. Sykehuspartner har styrket bemanningen i sin leveranseorganisasjon for å imøtekomme dette. Leveransegraden i april var på budsjett. Akkumulert er resultatet 1% poeng lavere enn plan. Klinikken har hatt dialog med Sykehuspartner for å sikre godt resultat framover. Det forventes måloppnåelse ved årets slutt og årsprognosen settes lik budsjett. HR Sykefraværet i mars 2014 var på 10,5 %, en reduksjon fra samme måned i fjor på 0,8 % poeng. Klinikken ligger foreløpig også lavere enn målet for 2014 for sykefravær. Resultatet så langt viser således en positiv utvikling. På bakgrunn av resultat hittil i år settes årsprognosen lik budsjett Avfall Som en del av miljøprosjektet i VVHF har Intern Service som mål å øke sorteringsgraden på avfall. For april var sorteringsgraden på 27,5 %. Dette er lavere enn målsettingen men en bedring fra forrige måned. Ny felles avfallsplan for Vestre Viken er utviklet, og implementeres denne våren. Denne vil bedre miljøprofilen for foretaket samt øke sorteringsgraden på avfall. Det forventes måloppnåelse ved årets slutt og årsprognosen settes lik budsjett. Vurdering av styringsfart KIS 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Engangseffekter Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfar Styringsfarten er bedre enn plan så langt, og det forventes et positivt resultat målt mot budsjett, ved årets slutt. Forventet resultat fordrer fortsatt stor grad av budsjettdisiplin og kostnadskontroll fra de budsjettansvarlige i forhold til vedtatte rammer. Det ligger ingen uløste utfordringer i budsjettet. Økonomisk prognose Resultat hittil i år viser et overskudd på 3,3 MNOK. Hovedårsakene relaterer seg til IKT området og forbruk av energi (beskrevet over). Manglende gjennomføring av regionale IKT prosjekter vil gi økonomisk konsekvens framover og gir seg direkte utslag i prognosen. For energiområdet er det usikkert hvordan dette vil gi seg utslag økonomisk utover i året. En samlet vurdering gir grunnlag for å estimere et overskudd for året på 6,0 MNOK. 21

61 Utvikling brutto månedsverk Intern Service er på plan i forhold til årsverk pr mai. Akkumulert har to av serviceavdelingene fremdeles merforbruk. Det arbeides for at også disse skal nå målet for brutto månedsverk. 22

62 PSYKISK HELSE OG RUS Sammendrag etter avsluttet april 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Vesentlige avvik: Det er bedre inntjening på poliklinikk med 1,4 MNOK enn budsjettert hittil i år. Videre er det et positivt lønnsavvik (inkl. innleie fra vikarbyrå) på 6,4 MNOK. Netto gjestepasientoppgjør viser et positivt avvik på 4,6 MNOK. Negativt avvik på andre inntekter på 2,1 MNOK gjelder reduserte inntekter fra kommunene Asker og Bærum til Strandveien boliger og må ses i sammenheng med positivt avvik på lønn. Det er et negativt avvik på medikamenter med 2,3 MNOK. Dette er hovedsakelig knyttet til økte utleveringskostnader LAR-medikamenter. Det er prognostisert med et mindreforbruk på 8,4 MNOK for Det er tatt høyde for nyansettelser i forbindelse med økt opptaksområde, men fordi en ikke får helårseffekt av dette i år forventes det et altså et mindreforbruk. Aktivitet (polikliniske konsultasjoner) Antall konsultasjoner ligger 5,6 % bak budsjett. Det er en bedring siden forrige rapportering. Utfordringen er størst innen voksenpsykiatri. Årsakene til avviket er sammensatte. 23

63 Flere statlig-finansierte prosjekter som har generert poliklinisk aktivitet ble avsluttet i Dette utgjorde ca 4000 konsultasjoner, dvs. 2 % som bortfaller i Mange av disse pasientene får videre oppfølging i kommunal regi. I henhold til overordende føringer har PHR styrket akuttfunksjoner og beredskap ved alle fem DPS. Dette gjelder både døgn og poliklinikk. Foreløpig viser erfaringene at dette har gått noe utover elektiv kapasitet. Denne endringen er under evaluering. Evalueringen vil omfatte både organisatoriske og ressursmessige forhold og vil danne grunnlag for eventuelle tiltak. I PHR har det vært omfattende endringer det siste året: dvs. etablering av akuttberedskap, nytt opptaksområde, innflytting i nye lokaler, arbeid med nyansettelser, større omorganiseringer som har involvert mange ledere og ansatte, gjennomføring av nødvendig opplæring knyttet til nye oppgaver, tid medgått til å etablere nye samarbeidsrelasjoner. I sum har dette i noen grad tatt tid fra direkte pasientbehandling. På Bærum DPS har det de siste månedene vært flere ubesatte behandlerstillinger, samt to langtidssykemeldte Nyrekruttering har vært vanskelig. Dette gjelder for flere av DPS ene og BUPA. Det er særlig legespesialister og psykologspesialister som det er mangel på. Tiltak: - Asker DPS: Sammenslåing av to polikliniske seksjoner vil gi mindre administrasjon og mer behandlerkapasitet. - Bærum DPS: Setter inn vikarer, samt nytilsettinger Drammen DPS : Har satt inn ekstra ressurser i forbindelse med flytting av opptaksområde dette har hatt effekt. - Kongsberg DPS: Mer effektiv organisering av møtevirksomhet som gir mer tid til pasientbehandling. - BUPA: Det arbeides med nyrekruttering. Brutto månedsverk Antall brutto månedsverk ligger 42 under budsjett i mai. Det positive avviket forventes å minke etter hvert som nye stillinger i forbindelse med nye opptaksområder (Sande og Svelvik) blir besatt. Risiko Det alltid en viss risiko knyttet til gjestepasientoppgjøret der kostnader og inntekter varierer mye fra måned til måned. Innføring av gjestepasientoppgjør innen TSB fra 2014 ser ut til å ha gitt klinikken en utfordring, spesielt knyttet til gravide rusmisbrukere på tvungent helsevern. Flere av apotekkjedene oppjusterer prisene for utlevering av LAR-medikamenter. Dette vil medføre en betydelig merkostnad (inntil ca 18 MNOK på årsbasis) dersom alle apotekene oppjusterer prisene tilsvarende. Det jobbes med en reforhandling av avtalene med kommunene Asker og Bærum knyttet til Strandveien boliger for å redusere risikoen som har vært knyttet til finansiering. 24

64 Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov PHR 1. Resultat hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfar Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Ansettelse nye stillinger nye oppt.områder Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) Det er en positiv styringsfart. Det er tatt høyde for nyansettelser i forbindelse med økt opptaksområde, men fordi en ikke får helårseffekt av dette i år, forventes det et altså et mindreforbruk. Utvikling brutto månedsverk Antall brutto månedsverk ligger 42 under budsjett i mai. Det positive avviket forventes å minke etter hvert som nye stillinger i forbindelse med nye opptaksområder (Sande og Svelvik) blir besatt. 25

65 PREHOSPITALE TJENESTER Sammendrag etter avsluttet april 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Driftsresultat Driftsresultatet per april viser 1,2 MNOK i underskudd. Inntektene (transport av utenlandspasienter og salg av kurs) ligger 0,9 MNOK lavere enn budsjett. Lønnskostnadene ligger 1,3 MNOK høyere enn budsjett, hvorav sykepengerefusjoner viser et negativt budsjettavvik på 1,1 MNOK. Andre driftskostnader ligger 0,6 MNOK lavere enn budsjett. Driftsresultatet i april viser 0,7 MNOK i underskudd. Ambulansetjenesten har underskudd i april, mens de øvrige avdelinger viser overskudd. Ambulansestasjonene Rjukan og Notodden ble overført til Sykehuset Telemark som avtalt den 1.april. Resultatet samlet for ambulansestasjonene var et underskudd på 0,5 MNOK per april. Aktivitet Antall gjennomførte ambulanseoppdrag per april lå på som er 242 oppdrag og 1,8 % høyere enn samme periode i Ambulansestasjonene Rjukan og Notodden er da trukket ut både for 2013 og i Akuttoppdragene øker med 13,6 % og ligger 557 høyere sammenlignet med samme periode i Antall telefonhenvendelser på AMK ligger på per utgangen av april tilsvarende og 6,1% lavere enn samme periode i fjor. Antall henvendelser til luftambulansetjenesten på Ål lå per april på 271, som er 21 lavere enn tilsvarende periode i

66 Antall rekvisisjoner innenfor pasientreiser ligger på i perioden jan-mars, en økning på 8,0 % fra Noe av økningen skyldes påsken som var i mars i 2013 og i april i Pasientreiser har ennå ikke data for april 2014 da rapporteringen ligger 1 måned på etterskudd. I budsjettet for 2014 er det ikke lagt inn forutsetninger om vekst verken på kostnader eller aktivitet. Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov PHT 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfart ( Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) Sum av klinikkens tiltak p.t REST positiv = bidrag, negativ = uløst utfordring Resultatet i per april 2014 viser en forbedring i forhold til resultatene i samme periode i 2013 på 3 MNOK. Klinikken har et spesielt fokus på sommerferieavvikling i AMK sentralen og i ambulansetjenesten. Vikarsituasjonen for AMK og ambulansetjenesten er krevende. Det jobbes med tiltak for å redusere identifisert risiko. Det har vært flere uforutsette hendelser som har påført klinikken kostnader utover budsjett. ( Helikopterulykke, brannen i Lærdal og ras i Tinnsjøveien). Pasientreiser er i anbudsprosesser for nye avtaler med drosjer. Styret vil bli orientert i lukket møte. Det er en risiko for at prisene kan bli høyere enn budsjett. Økonomisk prognose Prognostisert underskudd i 2014 ligger på 3,0 MNOK. Klinikken fortsetter arbeidet med tiltak som er innarbeidet i budsjettet for Klinikken har spilt inn nye tiltak som beløper seg til 2,6 MNOK med forutsetning om effekt i 2014 for å møte utfordringene. I ambulansetjenesten jobbes det videre med å tilpasse ambulanseressurser i forhold til aktivitet. Pasientreiser arbeider videre med samkjøring, rekvisisjonspraksis og faste utskrivningstider. Per mars ligger samkjøringsgraden i Pasientreiser på 1,91. PASIENTREISER ANS rapporterer på denne indikatoren og målet er Grønn indikator: >2,00. Klinikken må se på ytterligere tiltak for å nå økonomisk balanse i

67 Utvikling brutto månedsverk HR Brutto månedsverk Forbruk av brutto månedsverk ligger på 315 i gjennomsnitt for perioden jan mai. Overforbruk av årsverk for perioden jan-mai er 7 årsverk. Ambulansestasjonene i Rjukan og på Notodden ble overført til Sykehuset Telemark og 27 årsverk flyttet over. 2 månedsverk i perioden jan-mai er knyttet til uforutsette hendelser i AMK og ambulansetjenesten. Gjennomsnittlig budsjetterte årsverk for 2014 ligger på 323 og prognosen er satt til 310. Årsaken til justeringen av årsverk er knyttet til at ambulansetjenesten på Notodden og Rjukan er flyttet til sykehuset Telemark fra 1.april. Årsverksutviklingen vil bli fulgt opp nøye fremover. Sykefravær Sykefraværet i perioden januar mars ligger på 8,9 % mot budsjett 7,5 % og samme periode i fjor 8,2 %. Korttidsfraværet ligger på 1,5 % og langtidsfraværet på 7,4 % i perioden januar mars. Prognostisert sykefravær er satt til 8,2 % mot 7,8 % i

68 MEDISINSK DIAGNOSTIKK Sammendrag etter avsluttet april 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Klinikkens økonomiske resultat viser et underskudd i april på 1,5 MNOK. Dette underskuddet kan i hovedsak tilskrives at de polikliniske inntektene er 0,5 MNOK under budsjett samt at det er et merforbruk på varekostnader på 0,8 MNOK. Lønn inkl. refusjoner er i balanse i april. Akkumulert pr april har klinikken et underskudd på 1,6 MNOK. Når vi ser på det akkumulerte resultatet er det hovedsakelig et negativt avvik på egenandelsinntekter på 1,7 MNOK og et negativt avvik knyttet til lønnsrefusjoner på 1,6 MNOK som forklarer underskuddet. Akkumulert pr april er det et overskudd på polikliniske inntekter på 0,3 MNOK og et positivt avvik på varekostnader på 0,1 MNOK. 29

69 Aktivitet Aktiviteten på avdeling for medisinsk biokjemi har totalt økt med 2,1 % i forhold til samme periode i fjor. Økningen har vært størst i de polikliniske analysene (2,8 %), mens det kun har vært en liten økning i inneliggende analyser (0,7 %). På bildeavdelingen har det innenfor generell radiologi (ekskl. BDS og nukleærmed.) vært en total reduksjon på 0,5 % i forhold til samme periode i fjor. Aktiviteten på poliklinikk er redusert med 4,1 %, mens aktiviteten på inneliggende har økt med 4,8 %. I 2013 så man en vridning fra enkle røntgenundersøkelser til mer bruk av CT og MR, og denne vridningen fortsetter i Ventetid Ventetid på Brystdiagnostisk senter måles i antall uker som uprioriterte pasienter må vente. Denne ventetiden holdt seg stabil på 6 uker i hele 2013 og har også de tre første månedene i 2014 ligget på dette nivået. I april var ventetiden for disse pasientene økt til 8 uker. For pasienter med prioritet er ventetiden mellom 1-2 uker. Ventetiden til de prioriterte pasientene vil stort sett ikke påvirkes av kapasitetssvingninger. Lav kapasitet i forhold til etterspørselen medfører at ventetiden for de uprioriterte pasientene øker. HR Sykefraværet pr mars 2014 var 6,1 %, til sammenligning var gjennomsnittlig sykefravær for ,3 %. Det samlede sykefraværet pr mars var fordelt med 2,7 % på korttidsfravær (inntil 16 dager) og 3,4 % på langtidsfravær. I forhold til gjennomsnittet i 2013 er det refusjonsberettigede sykefraværet redusert, mens kortidsfraværet er noe økt. Målet for klinikkens gjennomsnittlige sykefravær i 2014 er 6,4 %. Kvalitet Gjennomsnittlig svartid for histologiske prøver ved avdeling for patologi var i april 7,7 virkedager, som er noe ned i forhold til forrige måned. Målet for 2014 er 6 dager. Gjennomsnittet for 2013 var 6,6 virkedager. En kombinasjon av økt aktivitet, og økt arbeid knyttet til hver enkelt prøve medfører at svartidene øker. Avdelingen jobber aktivt med å optimalisere arbeidsprosesser for at svartidene ikke skal øke ytterligere. Men økt prøvevolum og økt arbeid pr prøve, uten tilsvarende økte ressurser (personell/mtu), medfører at prognosen for gjennomsnittlig svartid i 2014 likevel settes til 8 virkedager. Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov KMD 1. Resultat hittil i år Periodiseringseffekter Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå -445 Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfar Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) -0 30

70 Klinikken har et underskudd på 1,6 MNOK per april og justert styringsfart etter 4 mnd gir et beregnet forventet underskudd på 2 MNOK for hele Klinikken har avsatt ressurser sentralt, for å redusere risikoen knyttet til effekten av investeringer som er forutsatt å ha en positiv effekt på driftsregnskapet i Disse ressursene kan løses ut dersom klinikkens resultater utover året tilsier det. Avsatt beløp dekker beregnet forventet underskudd basert på justert styringsfart, og det er pr april ikke behov for ytterligere tiltak for å sikre at klinikkens resultat går i balanse i Utvikling brutto månedsverk Tabellen viser forventet årsverksutvikling. I mai har klinikken 3 årsverk mindre enn periodiserte budsjetterte årsverk. Gjennomsnittlig årsverksforbruk akkumulert per mai ligger 2,7 årsverk over gjennomsnittlig periodisert budsjett i samme periode. Dette er en forbedring på 1,3 årsverk i forhold til akkumulert avvik pr april. Brutto lønnskostnader (ekskl. refusjoner) har et negativt avvik pr mai på 395 TNOK, som kun er 0,25 % over budsjettert brutto lønnskostnad pr mai. 31

71 DEFINISJONER Økonomi - Driftsresultat HR - Brutto årsverk HR - Sykefravær DRG poeng KVALITET - Ventetid KVALITET - Fristbrudd (ny def.) KVALITET - Korridorpasienter KVALITET - Gj.snitt svartid histologi. DAGER ENERGI - Energiforbruk (kwh) per m2. Oppvarmet areal EIENDOM - Reduksjon av eide arealer (avhendingsplan). M2 EIENDOM - Reduksjon av antall byggelementer fra TG 3 til TG 1 SERVICE - Responstid sentralbord, alle samtaler. ANDEL innen en gitt tid Målet er et resultet i balanse hver måned, dvs. at inntekter = kostnader. Inntekter > kostnader = overskudd. Innteker < kostnader = underskudd All arbeidstid som er utbetalt omgjort til månedsverk. Alle som har mottatt lønn ligger inne i dette tallet. Dvs. faste ansatte, vikarer, engasjement, ansatte som har permisjon med lønn, utvida arbeidstid leger, timelønn/merarbeid, overtid, og innleid arbeidskraft. Den inkluderer ikke personer som har permisjon uten lønn Sykefravær i prosent = sykefraværsdagsverk x 100 / avtalte dagsverk DRG - Diagnoserelaterte grupper er et klassifikasjonssystem som grupperer pasienter i medisinsk meningsfulle og ressursmessig homogene grupper. Det finnes om lag 500 diagnoserelaterte grupper. DRG-poeng: Aktivitetsmål hvor opphold er justert for forskjeller i pasientsammensetning mellom ulike sykehus. Ett DRG-poeng angir ressursforbruket til en "gjennomsnittspasient" Gjennomsnittlig ventetid avviklet for pasienter totalt. Ventetid for avviklede: Tidsrom, målt i antall kalenderdager, fra henvisningen er mottatt i spesialisthelsetjenesten til ventetid-sluttdato er satt Andelen fristbrudd for avviklede: Et fristbrudd oppstår når frist for nødvendig helsehjelp er passert, og ventetid sluttdato ikke er satt Andelen pasienter som kl er plassert i seng på korridor, bad, skyllerom, dagligstue m.m Tiden det tar fra en vevsprøve er mottatt og registrert i prøvemottaket, og til det foreligger et ferdig patologisvar på prøven som er sendt til rekvirerende lege. Vevsprøver sendes til Avdeling for patologi fordi rekvirenten vil ha en diagnose. Det kan dreie seg om både ondartete og godartete sykdommer Samlet energibruk (kwh) dividert på oppvarmet areal (m2) Vestre Viken har som mål å avhende totalt 5288 m2 i løpet av 2013 TG = Tilstandsgrad. Tilstandsgrader fra 1-3 benyttes for å angi grader av tilstandsvekkelse, hvor 1 er best og 3 er dårligst. Tilstandsgraden gir et bilde på byggets tekniske tilstand Det er et mål at 85 % av alle samtaler til sentralbordet skal besvares innen en gitt tid 32

72 Dato: 12. juni 2014 Saksbehandler: Sheryl Swenson Saksfremlegg Virksomhetsrapportering for Vestre Viken pr 31. mai 2014 Møte Saksnr. Møtedato Styremøte ved Vestre Vike HF 34/ Vedlegg: 1. Presentasjon - Virksomhetsrapportering pr 31.mai Klinikkvis rapportering pr 31. mai 2014 Ingress Regnskapet per 31.mai 2014 viser et overskudd på 56,1 MNOK. Pasientbehandlingen ved de somatiske sykehusene er god og ligger foran plantall. Forslag til vedtak 1. Styret tar virksomhetsrapport per 31.mai 2014 til orientering. Drammen, 12. juni 2014 Nils Fredrik Wisløff Administrerende direktør Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

73 Sammendrag Denne saksfremstillingen er et sammendrag av virksomhetsrapporteringen som fremgår av vedlegg 1-3 til denne saken. De viktigste resultatene knyttet til økonomi, aktivitet, bemanning og kvalitet pr mai 2014 viser: - Akkumulert resultat hittil i år er på 56,1 MNOK, dette er 6,1 MNOK foran budsjett. Resultatet i mai måned isolert viser et overskudd på 13,9 MNOK. Det er i 2014 budsjettert med et overskudd på 10 MNOK hver måned. Prognosen for året er på 120 MNOK, i tråd med styrets overskuddskrav. - Samlet aktivitet målt i antall sørge for DRG-poeng er 1973 poeng foran budsjett, og 1910 poeng foran samme periode i DRG-poeng hittil i år er ca 5,2 % foran budsjett og 5,0 % høyere enn tilsvarende periode i fjor. VV HF er i budsjettet for 2014 tildelt en DRG-kvote på DRG-poeng (herav knyttet til døgn, dag og poliklinikk sørge for ). DRGkvoten for 2014 er på nivå med faktisk produksjon for Prognose for året gir totalt DRG-poeng sørge for. Dette er 3101 mer enn budsjettert, og gir en vekst på 3,2 % i forhold til Brutto månedsverk inkluderer alle utlønnede årsverk for ansatte med faste og midlertidige arbeidskontrakter, samt all variabel timelønn og overtid omregnet til årsverk. Brutto månedsverk for juni 2014 er Dette er 7 månedsverk mindre enn budsjettert. Hittil i år er det brukt 13 månedsverk mindre enn budsjettert. Den positive trenden med årsverksutviklingen fortsetter. Prognose for året gir et mindre forbruk på 48 årsverk. Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

74 - Sykefraværet for april 2014 var på totalt 6,1 %, som er 0,6 lavere enn måltall for april. Korttidsfraværet utgjør 1,6 % og langtidsfraværet 4,5 %. Så langt i 2014 er gjennomsnittlig sykefraværet på 7,3 %. Dette er 0,2 % lavere enn mål per april. - Det er per mai registrert en total gjennomsnittlig ventetid på 75 dager, og per mai er total gjennomsnittlig ventetid 73 dager. Det arbeides kontinuerlig med å redusere ventetid, og forventes at ventetid er ned i 65 dager i løpet av året. - Fristbrudd i mai måned er på 2,1 %. Gjennomsnittlig fristbrudd hittil i år er på 1,7 %. Det jobbes målrettet med å redusere fristbrudd, og prognose gir ingen fristbrudd pr desember i år. - Andel korridorpasienter innen somatikk var 1,7 % i mai Prognosen gir en reduksjon til 1,4 % pr desember. Hovedtrekkene i regnskapet pr mai 2014 pr mai 2014 Regnskap denne perioden Budsjett denne perioden Avvik denne perioden Regnskap hittil 2014 Budsjett hittil 2014 Avvik hittil 2014 Avviks % Regnskap hittil i fjor % endring i år ift i fjor Basisramme % % Driftsinntekter % % SUM Inntekter % % Varekostnader % % Gjestepasientkostnader og kjøp av tjenester % % Innleid arbeidskraft % % Lønnskostnader % % Avskrivninger % % Andre driftskostnader % % Netto finanskostnader % % SUM Driftskostnader inkl. finans % % Resultat % % Resultatet i foretaket per mai viser et overskudd på 56,1 MNOK. Dette er 6,1 MNOK foran budsjettert resultat på 50 MNOK. Resultat i mai måned isolert er 3,9 MNOK bedre enn budsjett. Trenden er positiv, og hver måned siden mars har et resultat er bedre enn budsjettert Resultat pr måned 0 Jan Feb Mars April Mai Resultat Budsjett Totale inntekter pr mai er på totalt 3263,1 MNOK, som er 18,1 MNOK over budsjett. ISF inntekter per mai er 42,1 MNOK bedre enn budsjett, gjestepasientinntekter ligger 3,0 MNOK bak budsjett og øvrige driftsinntekter 20,8 MNOK bak budsjett. Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

75 Driftskostnadene inklusive finans er totalt 3207 MNOK pr mai. Dette er 12 MNOK mer enn budsjettert. Varekostnader er 22,2 mer enn budsjettert og må sees i sammenheng med økt aktivitet. Finansområdet viser et positiv avvik mot budsjett på 5,0 MNOK. Andre driftskostnader viser et positiv avvik mot budsjett på 5,6 knyttet hovedsakelig til energi området DRG-produksjon Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des budsjett faktisk i fjor 2014 pr mai viser samlet sett en vekst i pasientbehandlingen i somatikken sammenlignet med samme periode i Antall liggedøgn er lavere enn i fjor, men øvrig produksjon er lik eller høyere. Per mai er produktivitet bedre i år enn i fjor. Etter kvalitetssikring av 1 tertial, er somatisk aktivitet for 1. tertial målt i antall DRG-poeng forbedret med 214 poeng. Dette gir ca 4,4 MNOK i ISF-inntekter fra tidligere perioder inkludert i mai resultatet. Aktiviteten innenfor psykisk helse og rus er lavere enn budsjettert hittil i år. Særlig polikliniske konsultasjoner ligger bak budsjett, men ligger foran nivå for samme periode i fjor. Utbetalte brutto månedsverk er lavere enn budsjett hittil i år og de positiv trenden fortsetter siste 12 måneder De fleste klinikker går i tråd med eller bedre enn budsjettert pr mai. Det er kun 3 klinikker som har negative avvik i resultatet hittil i år som overstiger 1 % av total budsjettet for klinikken: -2,5 MNOK ved Ringerike sykehus (avvik på -1,2 %) -2,1 MNOK ved Prehospitale tjenester (avvik på -1,5 %) -1,6 MNOK ved Kongsberg sykehus (avvik på -1,4 %) Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

76 Administrerende direktør sine vurderinger Det er etter avleggelse av mai regnskapet gjennomført prognosevurderinger ved alle klinikkene i foretaket. Prognosen for foretaket er uendret fra april og er i samsvar med styrets resultatkrav på 120 MNOK. Administrerende direktør er godt fornøyd med den økonomiske utviklingen for foretaket så langt i 2014 og har per mai ingen indikasjoner som tilser at det ikke vil bli levert på resultatkravet som styret har fastsatt til 120 MNOK for Resultatutvikling per klinikk januar mai 2014 Avvik mot budsjett pr måned Jan Feb Mars April Mai Hittil i år Drammen Bærum Ringerike Kongsberg Intern service Psykisk helse og rus Prehospital tjenester Medisinsk diagostikk Stabene Felles økonomi Ordinær Drift Resultatutviklingen er nå stabilisert ved klinikk Drammen sykehus. Drammen sykehus viser et akkumulert negativ avvik mot budsjett på 4,2 MNOK hittil i år. Dette er redusert fra et underskudd på 7,1 MNOK pr februar. Trenden er positiv med resultat i tråd med eller bedre enn budsjett hver måned siden mars. Klinikken har et høyt aktivitetsnivå. Bærum sykehus viser et positivt resultat på 4,3 MNOK i mai, noe som gir et akkumulert positiv resultat per mai på 4,6 MNOK. Resultat hittil i år inkluderer 3,6 MNOK i tilført inntekter som følge av at planlagt oppstart av kommunale ø-hjelps senger i Asker og Bærum kommune er utsatt til Bærum sykehus har i budsjett 2014 planlagte omstillingstiltak på 27 MNOK, hvorav 5 MNOK var helårseffekter av tiltak iverksatt i 2013 og 22 MNOK var nye tiltak i budsjett Den økonomiske omstillingen som er planlagt i 2014 er gjennomført. Det vises her til at bemanningen ved Bærum sykehus er i overkant av 3 % lavere enn for tilsvarende periode i fjor samtidig som pasientbehandlingen målt i antall DRG poeng viser enn vekst på 4,8 %. Administrerende direktør vil gi ros til ledelse og ansatte ved Bærum sykehus for den økonomiske snuoperasjonen som er gjennomført. Administrerende direktør forventer positive resultater ved Bærum sykehus samlet sett for resterende driftsmåneder i Det fremgår av klinikkvis vedlegg for Bærum sykehus at de i sin årsprognose varsler et overskudd på 3 MNOK. Klinikk Kongsberg sykehus har et positivt resultat på 1,1 MNOK i mai. Dette reduserer klinikkens akkumulerte underskudd til 1,6 MNOK. Underskuddet skyldes i hovedsak negativt budsjettavvik på inntekter knyttet til lavere aktivitet enn forutsatt på medisinsk avdeling. Klinikken har god kostnadskontroll og vil iverksette ytterligere tiltak for å sikre et resultat i samsvar med budsjettkravet for Ringerike sykehus er viser et underskudd på 2,5 MNOK hittil i år, hvorav inntekter er negativt med 2,0 MNOK og kostnader er negativt med 0,5 MNOK. Inntektsavviket skyldes en nedgang i antall medisinsk døgnopphold. Klinikken viser god kostnadskontroll og vil iverksette ytterligere tiltak for å sikre et resultat i samsvar med budsjettkravet for Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

77 Klinikk for medisinsk diagnostikk og Prehospitale tjenester viser underskudd hittil i år på om lag 2 MNOK hver. Ved begge klinikkene er det forhold knyttet til periodiseringer som påvirker resultatet hittil i år, noe som vil rette seg i kommende måneder. Begge klinikkene gjennomfører nye tiltak for å sikre et resultat i samsvar med resultatkravet for 2014 og rapporterer balanse i årsprognosen per mai. Tiltakene som løpende gjennomføres i klinikkene forankres helt ut i organisasjonen, og i samråd med tillitsvalgte. Andel fristbrudd hittil i år ligger på 1,6 %. I mai var det flest fristbrudd ved øyeavdelingen samt de medisinske avdelinger ved Drammen og Bærum sykehus. Det er ellers spredte fristbrudd ved en del avdelinger. Andel fristbrudd har således flatet ut på et lavt nivå, men det er fortsatt behov for tett oppfølging av fristbruddene. Ventetiden for avviklede (behandlede) pasienter er 75 dager i mai, noe som er i samsvar med den månedsprognosen som er lagt. Det er utarbeidet konkrete tiltaksplaner for å redusere ventetidene. Administrerende direktør vurderer løpende behov for ytterligere tiltak iverksatt. Administrerende direktør fastholder at målet for 2014 er en gradvis reduksjon av ventetid for avviklede pasienter, slik at den er nede i 65 dager mot slutten av året. Økonomien er under kontroll, pasientbehandlingen har aldri vært høyere ved foretakets somatiske sykehus og det er historisk lave fristbrudd. Med unntak av ventetiden oppsummerer administrerende direktør resultatene per 31. mai 2014 som meget gode. Det er all grunn til å takke ansatte, ledere og tillitsvalgte for at man sammen har klart å skape disse gode resultatene. Gode økonomiske resultater understøtter foretakets ambisjoner som er lagt i Økonomisk Langtidsprogram og vil gi foretaket mulighet til å realisere de ambisiøse utviklingsplanene ved å øke investeringskraften. Administrerende direktør vil også signalisere at sannsynligheten er større for at resultatet for 2014 blir bedre enn kravet på 120 MNOK, enn dårligere. Administrerende direktør anbefaler styret om å ta virksomhetsrapporteringen per mai 2014 til orientering. Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

78 Vedlegg 1 Virksomhetsrapportering Virksomhetsrapportering Status per 31. mai 2014 Presentasjon Utarbeidet 6. juni 2014 og oppdatert

79 Innhold Økonomisk status pr 31. mai 2014 Resultat Aktivitet HR Styringsparametre 2

80 Innledning Presentasjonen viser utvikling og økonomisk status like etter regnskapsavslutning Tallene stemmer med rapporteringspakken til HSØ Målsettingen er å gi et bilde av økonomien og utvikling så raskt som mulig etter regnskapsavslutning Avviksforklaringer og avvikshåndtering kommenteres ikke her, men kommer som en del av virksomhetsrapportering til styret Pga korte frister gjenstår det noe kvalitetssikring 3

81 Kommentarer pr mai 2014 Resultat pr mai viser et overskudd på 56,1 MNOK. Dette er 6,1 MNOK bedre enn budsjett, og 47 MNOK foran samme periode i fjor. Totale driftsinntekter ligger 18,1 MNOK over budsjett. Totale driftskostnader er 17,1 MNOK mer enn budsjettert. Overforbruket er i hovedsak knyttet til varekostnader. Lønn er i tråd med budsjett, og årsverksutvikling er i henhold til plan. Gjestepasientområdet samlet sett viser et negativ avvik mot budsjett på 2,6 MNOK. Gjestepasientinntekter er 3 MNOK bak budsjett, og gjestepasientkostnader hittil i år er tråd med budsjett. Varekostnader er 22,2 MNOK over budsjett. Overforbruk er knyttet hovedsakelig til medikamentkostnader. Finansområdet viser et positiv avvik mot budsjett på 5 MNOK hittil i år. 4

82 Resultat Resultat hittil i år viser et overskudd på 56,1 MNOK. Dette er 6,1 MNOK bedre enn budsjett, og 47 MNOK bedre en ved samme periode i fjor. Resultatet denne måned er på 13,9 MNOK. Dette er 3,9 MNOK foran budsjett. 5

83 Inntekter Inntekter hittil i år er 18,2 MNOK foran budsjett ISF-inntekter er 42,1 MNOK foran budsjett hittil i år. ISF-inntekter i mai måned er 16,6 MNOK foran budsjett, og inkluderer 4,4 MNOK i merinntekter som følge av kvalitetssikring av koding for 1. tertial. ISF-inntekter hittil i år er 223,4 MNOK foran samme periode i fjor. ISF-inntekter i 2014 har 50% DRG mot 40% i ISF-inntekter for 2013 omregnet til 50% DRG-andel er 43,9 MNOK mindre enn 2014 nivå. Gjestepasientinntekter er 3 MNOK bak budsjett, et avvik på -6 % hittil i år. Øvrige driftsinntekter er 20,8 MNOK bak budsjett. Budsjettet for andre driftsinntekter inkluderer 20,7 MNOK i budsjettert ISF-inntekter ut over DRG-kvoten. 6

84 Varekost og øvrige driftskostnader SUM varekost og øvrige driftskostnader er 18,8 MNOK over budsjettert hittil i år, og er 54,6 MNOK foran samme periode i fjor. Varekostnad og øvrige driftskostnader i mai er 10,6 MNOK mer enn budsjett Varekostnader viser et overforbruk på 22,2 MNOK hittil i år. Medikamenter er 9,5 MNOK over budsjett hittil i år TNF og biologiske legemidler er 4,5 lavere enn budsjett Gjestepasientkostnader er i tråd med budsjett og 11,6 MNOK bak samme periode i fjor. Innleie er 0,5 MNOK mer enn budsjettet hittil i år. Det er et positiv avvik mot budsjett på innleie på 0,4 MNOK denne måned (positiv trend siden mars). Avskrivninger er 2,0 MNOK over budsjett hittil i år. Andre driftskostnader er 5,6 MNOK lavere enn budsjettert hittil i år. Det er positiv avvik knyttet til energi/brensel og IKT - SykehusPartner 7

85 Lønn Lønn hittil i år er 1,7 MNOK lavere enn budsjettert et avvik på 0,1% Lønn i mai måned er 2,1 MNOK lavere enn budsjett Lønnskostnader hittil i år viser en økning på 2% i forhold til Dette er mindre enn prisvekst. Fastlønn hittil i år er 8,5 MNOK mindre enn budsjettert. Fastlønn denne måned er 1,1 MNOK mindre enn budsjett. Det er et overforbruk på overtid og ekstra hjelp på 9 MNOK hittil i år. Refusjoner ligger ca 3,2 MNOK bak budsjettet. Annen lønn er 5,2 MNOK lavere enn budsjettert. 8

86 pr mai 2014 Estimat Budsjett 2014 Estimat 2014 Avvik Avviks % Basisramme % Driftsinntekter % SUM Inntekter % Varekostnader % Gjestepasientkostnader og kjøp av tjenester % Innleid arbeidskraft % Lønnskostnader % Avskrivninger % Andre driftskostnader % Netto finanskostnader % SUM Driftskostnader inkl. finans % Resultat Total estimat er uendret og viser et overskudd på 120 MNOK i tråd med styrets krav. Det er noe justering mellom linjer.

87 pr juni 2014 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Hittil i år Endring hittil i år Sum VVHF Endring fra forrige måned Plan Avvik i forhold til plan Utvikling Endring i år ift samme periode d å Forbruk av brutto månedsverk per juni er 13 månedsverk mindre enn plan. Brutto månedsverk i juni måned er 7 mindre enn plan. Per juni har 5 av 6 måneder lavere brutto månedsverk enn plan. 10

88 Trend siste 12 måneder Variable månedsverk er redusert med 10 månedsverk fra mai til juni. Juni 2014 har 5 variable månedsverk færre enn ved samme periode i fjor. Faste årsverk har økt med 22 månedsverk fra mai til juni. Faste årsverk for juni 2014 er 70 månedsverk over samme periode i fjor. 11

89 Brutto månedsverk pr klinikk pr juni 2014 Jan Feb Mar Apr Mai Jun Hittil i år Budsjett hittil i år Avvik mot budsjet Drammen Sykehus Bærum Sykehus Ringerike Sykehus Kongsberg Sykehus Klinikk for Intern Service Psykisk Helse og Rus Prehospitale Tjenester Medisinsk Diagnostikk Stabene Sum VVHF PHR har 54 færre månedsverk enn budsjettert hittil i år. Somatikk har et overforbruk på 52 månedsverk. 12

90 Sykefravær 2014 pr mai Jan Feb Mar Apr Sykefravær* Hittil i år Drammen Sykehus 7,5 % 7,7 % 8,3 % 8,6 % 6,8 % 7,9 % Bærum Sykehus 7,9 % 6,2 % 7,5 % 6,7 % 5,8 % 6,6 % Ringerike Sykehus 7,0 % 6,4 % 7,2 % 6,9 % 4,9 % 6,4 % Kongsberg Sykehus 6,6 % 5,8 % 5,8 % 5,4 % 5,8 % 5,7 % Klinikk for Intern Service 11,4 % 9,5 % 10,9 % 10,9 % 7,7 % 9,8 % Psykisk Helse og Rus 8,3 % 7,9 % 8,9 % 7,7 % 6,3 % 7,7 % Prehospitale Tjenester 8,0 % 8,6 % 10,1 % 8,2 % 6,7 % 8,4 % Medisinsk Diagnostikk 7,8 % 5,7 % 6,4 % 6,4 % 4,4 % 5,7 % Administrerende direktør 0,0 % 0,0 % 0,0 % 0,0 % 13,6 % 4,5 % VAD 1 - Medisinske Fag 6,0 % 3,9 % 2,7 % 2,3 % 1,3 % 2,6 % VAD 2 - Administrasjon 4,5 % 5,9 % 7,5 % 6,4 % 4,8 % 6,2 % Stabene 5,3 % 4,9 % 5,1 % 4,4 % 3,1 % 1,5 % Sum VVHF 7,9 % 7,3 % 8,2 % 7,7 % 6,1 % 7,3 % Endring fra forrige måned -0,6 % 0,9 % -0,5 % -1,6 % Sykefravær i april er på 6,1 %. Dette er 0,6 %- poeng bedre enn plan og 1,6 %-poeng lavere enn mars. I april i fjor var sykefravær på 7,9 %. Sykefravær pr måned korrigeres fortløpende for etterregistrering av tidligere perioder. Plan 7,9 % 8,0 % 7,4 % 6,7 % 7,5 % Avvik ift plan -0,6 % 0,2 % 0,3 % -0,6 % -0,2 % 13

91 Økonomisk avvik per klinikk Klinikker med avvik på mer enn ca 2% vises med rødt. Hittil i år er ingen klinikker i rød sone. Ringerike, Kongsberg, PHT og Overordnet VVHF viser et negativt avvik mot budsjett mellom 1% og 2%. De resterende klinikker viser et negativt avvik som er mindre enn 1% av driftsbudsjett, eller går med overskudd (positivt avvik). Overordnet VVHF inkluderer sentralisert budsjettrisiko, samt risiko i-fm gjestepasientkostnader innenfor somatikk og reduserte pensjonskostnader. Avsetninger i-fm månedsoppgjør bokføres også her. 14

92 Resultatavvik pr måned pr klinikk Avvik mot budsjett pr måned Jan Feb Mars April Mai Hittil i år Drammen Bærum Ringerike Kongsberg Intern service Psykisk helse og rus Prehospital tjenester Medisinsk diagostikk Stabene Felles økonomi Ordinær Drift

93 Aktivitet rapportert til HSØ: Somatikk DRG poeng for både dag/døgn og poliklinikk for sørge for ligger over budsjett hittil i år, og er foran samme periode i fjor. Årsestimat er 3101 poeng mer enn budsjettert. Dette er i tråd med klinikkenes produksjonsmål for 2014, og høyere enn DRG-kvoten fra HSØ. Antall behandlinger er i stor grad foran budsjett, og er foran samme periode i fjor. Antall liggedøgn ligger bak budsjett, og under fjoråret. Mai inkluderer 214 poeng som følge kvalitetssikring av koding i-fm stenging av 1 tertial..16

94 VESTRE VIKEN Utvikling totale antall DRG-poeng døgn, dag og poliklinikk, fra egen og andre regioner DRG-produksjon Jan Feb rvlars Apr rvlai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des budsjett - faktisk --i fjor Budsjettet i grafikken ovenfor er korrigert til å inkludere verdien av ISF-produksjon budsjettert under øvrige driftsinntekter (klinikkenes produksjonsmål for ISFproduksjon som er ut over DRG-kvoten ). 17

95 VESTRE VIKEN SUM DRG-poeng pr klinikk pr måned AO DRG-poeng DS inkl. glidning DRG-poeng BS inkl. glidning Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan Fe b Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Budsjett - Faktisk - Ifjor Budsjett - Faktisk - 1 fjor DRG-poeng RS inkl. glidning DRG-poeng KS inkl. glidning Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Jan Feb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Budsjett - Faktisk - Ifjor Budsjett - Faktisk - Ifjor 18

96 Aktivitet PHR Mai Voksenpsykiatri Antall utskrevne pasienter døgnbehandling (VOP) Antall liggedøgn døgnbehandling (VOP) Antall polikliniske konsultasjoner (VOP) Antall polikliniske konsultasjoner private (VOP Jan Feb Mars April Mai Hittil i år Budsjett hittil i år Avvik hittil i år % avvik Hittil i fjor % avvik Estimat for året Årsbudsjett ,7 % ,5 % ,0 % ,8 % ,9 % ,0 % ,5 % ,8 % ,6 % ,7 % ,0 % % avvik Barne- og ungdomspsykiatri Antall utskrevne pasienter døgnbehandling (BUP) Antall liggedøgn døgnbehandling (BUP) Antall polikliniske konsultasjoner (BUP) TSB for rusmiddelmisbrukere Antall utskrevne pasienter døgnbehandling (TSB) Antall liggedøgn døgnbehandling (TSB) Antall polikliniske konsultasjoner (TSB) ,5 % 47 25,5 % ,0 % ,9 % ,4 % ,0 % ,0 % ,6 % ,0 % ,8 % 226-9,3 % ,0 % ,7 % ,1 % ,0 % ,9 % ,4 % ,0 % Total antall polikliniske konsultasjoner ligger 5,1 % bak budsjett, men er 1,7% foran samme periode i fjor Totale antall utskrevne pasienter er i tråde med budsjett, og 42 bak samme periode i fjor. Total antall liggedøgn samlet er 778 foran plan, men 2560 lavere enn samme periode i fjor 19

97 Hovedmål Hovedmål Mål Utvikling siste år Status Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd: Gjennomsnittlig ventetid Avviklet for alle pasienter < 65d 73 dager pr mai (75 dager gj.snitt siste 12 mnd) Ikke fristbrudd 0 % 1,6 % pr mai (2,2 % gj.snitt siste 12 mnd) Sykehusinfeksjoner (prevalens, måles kvartalsvis) < 3 % 3,5 1kv-13 5,7 2kv-13 4,4 3 kv- 13 4,1 4 kv-13 5,6 % 1.kvt.2014 Pasienten får bekreftelse og tidspunkt i samme brev 100 % 56,4 % i mai Medarbeiderne involveres i oppfølgning av medarbeidersamtale og tiltak Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer investeringskraft Etablert systemer som legger til rette for ivaretakelse Jobber med konkrete tiltak for sikre drift i balanse i 2014 Gjennomføres Resultat pr mai +56,10 MNOK

98 Gjennomsnittlig ventetid avviklet helsehjelp, Alle pasienter med og uten rett Ventetid for avviklet helsehjelp Jun2013 Jul2013 Aug2013 Sep2013 Okt2013 Nov2013 Des2013 Jan2014 Feb2014 Mar2014 Apr2014 Mai2014 Totalt Med rett til nødvendig helsehjelp Uten rett til nødvendig helsehjelp Ventetid har vært stabilt i Pasienter med rett har for mai 62 dagers ventetid, men totalt ventetid er 75 dager. Det er mål at ventetid på 65 dager skal nås innen utgangen av året.

99 Andel fristbrudd avviklet Andel avviklet fristbrudd Jun2013 Jul2013 Aug2013 Sep2013 Okt2013 Nov2013 Des2013 Jan2014 Feb2014 Mar2014 Apr2014 Mai2014 Vestre Viken HF 4,0 % 2,8 % 3,6 % 2,9 % 2,0 % 1,6 % 1,4 % 2,0 % 1,1 % 1,4 % 1,5 % 2,0 % Somatikk 4,4 % 3,0 % 3,8 % 3,2 % 2,2 % 1,7 % 1,5 % 2,2 % 1,2 % 1,4 % 1,6 % 2,1 % Psykisk helsevern og rus 0,0 % 0,7 % 1,9 % 0,3 % 0,3 % 0,0 % 0,0 % 0,8 % 0,9 % 1,7 % 0,6 % 0,9 % Det har vært en klar nedadgående trend i andel fristbrudd i perioden juni 2013 til mai 2014, men med en utflating i Antall fristbrudd for mai var 68, en oppgang på 22 fra april. Andel fristbrudd avviklet i perioden, og tall pr måned er tilpasset rapportering til HSØ (dvs. eks. FØD og FYS)

100 Andel epikriser sendt innen 7 dager Snitt 12 m Feb2014 Mar2014 Apr2014 Mai2014 VV HF 86,3 % 87,1 % 86,4 % 85,3 % 86,1 % DS 84,0 % 83,7 % 85,5 % 80,7 % 86,0 % BS 89,3 % 90,7 % 86,7 % 90,6 % 86,9 % RS 86,9 % 90,1 % 88,2 % 87,1 % 87,2 % KS 89,4 % 91,8 % 89,3 % 92,0 % 86,9 % PHR 85,1 % 87,1 % 86,4 % 85,3 % 86,1 %

101 Andel med timeavtale sammen med bekreftelse av mottatt henvisning Snitt 12 m Feb2014 Mar2014 Apr2014 Mai2014 VV HF 55,4 % 56,3 % 58,8 % 58,8 % 56,4 % DS 44,6 % 45,9 % 46,1 % 46,8 % 46,9 % BS 65,4 % 67,1 % 68,0 % 64,9 % 59,2 % RS 62,7 % 63,2 % 69,7 % 70,8 % 69,8 % KS 60,0 % 61,6 % 66,3 % 69,9 % 63,7 % PHR 75,2 % 71,4 % 78,4 % 76,4 % 75,5 %

102 Korridorpasienter somatikk Gj sn 12m Feb2014 Mar2014 Apr2014 Mai2014 VV somatikk 1,7 % 2,1 % 1,9 % 1,8 % 1,7 % DS 1,7 % 1,8 % 2,5 % 2,3 % 1,9 % BS 1,5 % 1,4 % 1,4 % 2,1 % 2,4 % RS 3,8 % 5,9 % 2,7 % 1,4 % 1,7 % KS 1,1 % 1,8 % 1,8 % 2,0 % 2,0 %

103 Samhandlingsreformen Tall tom mai Antall liggedøgn utskrivningsklare fakturert DRG, kommunal medfinansiering % % VV ,0 % ,3 % Drammen ,3 % ,3 % Bærum ,3 % ,8 % Ringerike ,6 % ,0 % Kongsberg ,6 % ,2 % Reduksjonen i liggedøgn for utskrivningsklare tilsvarer ca 9 senger forutsatt 100 % belegg (11 med 85 % belegg). Reduksjonen i antall liggedøgn tilsvarer ca 5 senger for Drammen og 3 senger på Bærum. Kongsberg viser en økning i antall liggedøgn utskrivningsklare i 2014 ift samme periode i fjor.

104 VESTRE VIKEN Antall ventende over 1 år totalt VV totalt "' 300 c <( o VV totalt Jun201 Jul201 Aug20 Sep20 Okt20 Nov20 Des20 Jan201 Feb20 Mar20 Apr20 IV1ai20 vv totalt os BS RS o o o KS PHR o

105 VESTRE VIKEN Antall ventende over 1 år - rettighetspasienter VV totalt "' 5 c <( 4 VV totalt o Jun201 Jul201 Aug20 Sep20 Ok t20 Nov20 Des20 Jan201 Feb20 rvl ar20 Apr20 Mai VV totalt DS BS o o 1 o 1 o o o o o o o RS o o o o o o o o o 1 1 o KS 3 1 o o o o o o o o o o PHR o 1 1 o o o o o 1 o o o 28

106 AML, brudd på arbeidstidsbestemmelsene Klinikk Sum Klinikk Drammen sykehus Klinikk Bærum sykehus Klinikk Ringerike sykehus Klinikk Kongsberg sykehus Klinikk for Intern service Klinikk for Psykisk helse og rus (PHR) Klinikk for Prehospitale tjenester Klinikk for Medisinsk Diagnostikk (KMD) Administrasjon Sum Brudd på arbeidstidsbestemmelsene ligger under nivået samme periode i fjor. Brudd registreres automatisk i GAT for følgende forhold: Maks timer per dag, Maks planlagte timer per uke, Søndager på rad, Ukefri, AML timer per uke, AML timer per 4 uker, AML timer per år og Maks timer i snitt.

107 VEDLEGG 2 Klinikkrapportering per 31.mai 2014 Innhold INNLEDNING... 2 DRAMMEN SYKEHUS... 3 BÆRUM SYKEHUS... 8 RINGERIKE SYKEHUS KONGSBERG SYKEHUS INTERN SERVICE PSYKISK HELSE OG RUS PREHOSPITALE TJENESTER MEDISINSK DIAGNOSTIKK DEFINISJONER... 33

108 INNLEDNING Oppfølgingen av klinikkene tar utgangspunkt i måltavler for de viktigste resultatmålene, samt fokus på årsverksutvikling. Klinikkenes målekort viser følgende: Avvik mot budsjett: Denne måned og hittil i år Status: Enten rødt, gult eller grønt Diagram for månedlig utvikling med virkelig resultat og budsjett: Blå stolper viser avvik mot budsjett per måned Rød linje viser budsjett/mål/plantall + / angir hvilken side av budsjettlinjen som er positiv/negativ: Blå stolper over den røde budsjettlinjen er i dette tilfellet negativt. Obligatoriske måleparametre for alle klinikkene er: Resultat, brutto månedsverk og sykefravær. På grunn av etterskuddsvise målinger er sykefraværstall til og med april. Måltavlene for de somatiske klinikkene er like. Måltavlene for de andre klinikkene er i større grad skreddersydd. Kommentarer pr mai Det utarbeides prognose hver måned fra og med mars måned (i januar og februar måles det kun mot budsjett). Følgelig gjøres det en konkret vurdering av klinikkenes styringsfart basert på utviklingen hittil i år. Alle klinikker skal gjøre en vurdering av styringsfart og omstillingsbehov, og klinikker med negative avvik fra mål skal presentere konkrete forslag til tiltak for å endre styringsfart for å nå de avtalte målene. Mai rapporteringen har fokus på å vurdere gangfart i 2014 (inngangshastigheten for 2015), samt gjøre en vurdering av prognose med tilhørende tiltak. For måltavlen skal klinikkene kommentere der målene viser rødt, dvs. resultater som ikke er i tråd med mål. Ved rød og gul status må klinikkene presentere årsaksforklaring og en vurdering av forventet utvikling videre i året, samt eventuelt om det raskt vil være behov for å iverksette tiltaksarbeid. Dette konkretiseres og kvantifiseres i avsnittet Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov for hver klinikk. Grønn status kommenteres etter eget ønske. Oversikt over enkelte indikatorer med tilhørende definisjoner er vedlagt til slutt i rapporten. 2

109 DRAMMEN SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet mai 2014 Drammen sykehus hadde ved inngangen til 2014 for høy styringsfart. Avdelingene har arbeidet systematisk med gjennomføring av tiltak, og regnskap for de siste 3 måneder viser et positivt resultat. Klinikkledelsen har fortsatt sterkt fokus, på å oppnå effekt av planlagte tiltak ved DS. Kommentarer til måltavlen Økonomi Driftsresultat Drammen sykehus har per mai 16,4 mill i positivt budsjettavvik for inntekter. I dette er det avsatt en inntekt på 0,6 mill for kvalitetssikring av pasientdata. Kostnadssiden har hittil negativt budsjettavvik på 20,6 Mill. Varekostnader avviker med 11,6 mill. Herav er 4,5 mill knyttet til medikamenter og 7,1 mill til øvrig medisinsk forbruksmateriell. Inkludert i dette er varelagertelling i slutten av mai, som medførte en ekstra kostnadsføring på 3,9 Mill. Lønnsområdet avviker med 9,2 mill, og variabel lønn utgjør om lag halvparten av dette. Øvrige hovedposter viser mindre budsjettavvik. Vikarbyråkostnaden for de siste fire måneder har en meget positiv utvikling, og avdelingsvise kartlegginger viser at dette fortsetter. Aktivitet DRG poeng Aktiviteten har vært høy hittil. Det er hittil behandlet 9,2 % flere pasienter enn i 2013, og 3,2 % flere enn plantall. Veksten er hovedsaklig innen poliklinisk behandling. Kompleksiteten i pasientbehandlingen har økt ved flere avdelinger det siste året. Drammen sykehus har et kontinuerlig fokus på ventetider, og mål om null fristbrudd. Det har vært en forbedring innen dette området gjennom de siste tolv måneder, men arbeidet fortsetter videre. 3

110 Drammen sykehus har kapasitetsutfordringer knyttet til langtidsventende, over ett år, innenfor områdefunksjonsfagene Øye, Revmatologi, Nevrologi og Fysikalskmedisin. I tillegg har Drammen sykehus også kapasitetsutfordringer innenfor endokrinologi. Øyeavdelingen ved Drammen sykehus har som andre øyeavdelinger i landet, en meget sterk økning i antall behandlingstrengende AMD pasienter (pasienter med maculadegenerasjon, en tilstand som medfører blindhet). I 2013 ble det utført i overkant av 2600 injeksjoner, og prognosen for 2014 er omlag Det er iverksatt konkrete tiltak for å avvikle langtidsventende over ett år. Innenfor fagene Revmatologi, Nevrologi og Fysikalsk medisin er kapasiteten styrket i Dette vil påvirke gjennomsnittlig ventetid og målsetningen er at ventetiden er under 65 dager ved utgangen av 2014, forutsatt at tiltakene har forventet effekt. Det vises ellers til etterfølgende avsnitt om tiltaksarbeidet i klinikken. Produktivitet 3,0 DRG pr månedsverk Drammen 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des budsjett faktisk i fjor Produktiviteten beregnes som forhold mellom antall oppnådde DRG poeng og brutto månedsverk hittil i år. Hittil i år er inntektsnivået på gjennomsnittlig 2,3 % flere DRG-poeng per månedsverk per måned, enn ved samme periode i fjor. Det forventes at endelig produktivitet for perioden vil øke noe som følge av kvalitetssikring av pasientdata (som gjøres etterskuddsvis). 4

111 Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov DS 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Engangseffekter 250 Forventet effekt kvalitetssikring av koding 480 Periodiseringseffekter 160 Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) bas ert på revidert s tyrings fart Sum av klinikkens tiltak p.t REST positiv = bidrag, negativ = uløst utfordring -0 Klinikken oppnådde i 2013 et negativt budsjettavvik på 39,5 mill. Dette er 2 mill mer enn prognosen for det året. Prognosen for 2013 inneholdt engangseffekter og vakanser, som krevde budsjettdekning i Det totale utfordringsbildet for 2014, ble derfor beregnet til å være 45 mill. Klinikk Drammen sykehus fikk styrket sin basisfinansiering i budsjett 2014 med ca 25 mill, med bakgrunn i pasientstrømsanalyser og endelig overtakelse av funksjoner i forbindelse med hovedstadsprosessen. Det er i budsjett 2014 definert omstillingstiltak for 20 mill, for å oppnå budsjettbalanse. Tiltak DS 2014 Tiltaksplan Tiltaksarbeidet med fokuserte arbeidsprosesser innenfor områdene; Bedrede pasientforløp, Rett pasient på riktig nivå og Kontinuerlig forbedring er avdelingsovergripende tiltak innenfor kvalitet og arbeidsmiljø. Dette gir også økonomisk effekt i Avdelinger, med gjennomsnittlig ventetid over 65 dager, har et særskilt tiltaksfokus. Dette følges i månedlig driftsoppfølging. Medisinsk avdeling har etablert et poliklinikkprosjekt internt, med siktemål å forbedre rutiner relatert til planlegging, oppsetting av timer og gjennomføring for ytterligere å forbedre driftseffektivitet. HSØ metodikken, presentert i møtet med Helse Sør-Øst den 9.april, er i gangsatt ved Nevrologisk seksjon. Medisinsk avdeling er i kartleggingsfase, sett opp i mot det interne poliklinikkprosjektet. Samarbeid knyttet til ortopediske pasienter og kapasitetsutnyttelse på Kongsberg sykehus følges opp. 5

112 Nytt innkjøpssystem ble etablert ved Drammen sykehus sist høst. Innføringen er beregnet til å gi effekt, i form av større avtalelojalitet og bedre innkjøpslogistikk. I løpet av høsten 2013 er de kommunale øyeblikkelig hjelp plassene i Drammen sykehus sitt opptaksområde åpnet. Etablering av disse plassene forventes å forebygge en ytterligere økning i antall ø-hjelps innleggelser og liggedøgn. Det er under utvikling et regime på Vestre Viken nivå, for månedlig oppfølging og rapportering i forhold til bruk av plassene. Drammen Sykehus hadde de to foregående år et høyt forbruk av innleie fra vikarbyrå. I budsjett 2014 ble antall faste årsverk ved sengeposter og dialyseseksjonen ved Medisinsk avdeling økt. Dette for å kunne ansette i vakante stillinger, justere arbeidsplaner og konvertere variabel lønn til fast lønn. Planlagt effekt er redusert bruk av innleie på 8,4 mill ved Medisinsk avdeling. Det er etablert styringsverktøy og ekstraordinær oppfølging. Innleie har hatt en meget positiv utvikling fra februar 2014, og siste tre måneder er bedre enn budsjett. Det iverksettes også flere andre tiltak for reduksjon av variabel lønn. Arbeidsplansjusteringer, kompetansehevningstiltak, rekrutteringsfokus, nærværsarbeide og god sengepostdrift med riktige pasientforløp. Ledere vurderer kontinuerlig ledigholdelse av enkeltvakter og stillinger, ved variasjon i aktivitet og turnover. Tiltakene følges opp ved månedlig driftsoppfølging. Nye operasjonsfasiliteter ved Øye, Øre, nese og hals, samt dagkirurgisk seksjon gir økt aktivitet, og bidrar også til å redusere risikoen i ombyggingsfasen ved operasjonsavdelingen. Overtakelse fra OUS innefor Øyefaget har medført et større behov enn forventet, både i form av endrede behandlingsmetoder og flere pasienter. Gjennomsnittlig ventetid og andel fristbrudd er økende, per mai henholdsvis 118 dager og 15,9 %. Det er nødvendig med ekstraordinære tiltak for å kunne ivareta AMD pasientene og forventet kapasitetsbehov for andre pasientgrupper. For å korrigere for styringsfarten er det i tillegg fokus på flere strakstiltak. Ledigholdelse av stillinger, sikre utnyttelse av operasjonskapasitet, bruk av innkjøpsavtaler, samt drifts- og personellplanlegging i hovedferieavviklingsperioden. Økonomisk prognose Klinikken har beregnet at styringsfart minus tiltak, gir en prognose i balanse. 6

113 Utvikling brutto månedsverk Årsverksutviklingen hittil i år er over budsjett. Hovedårsakene er forsinket effekt av planlagte tiltak, og aktivitet utover plan. Det pågående oppgraderingsarbeidet som gjennomføres i henhold til økonomisk langtidsplan (ØLP) ved Drammen sykehus i 2014, innbefatter ombygging av operasjonsavdelingen og etablering av en ny sterilsentral. Planprosessen inneholder driftsplanlegging konkretisert uke for uke, i henhold til fremdriftsplan og nødvendige organisatoriske justeringer, for å opprettholde aktivitet i henhold til plan. Vedlikeholdsetterslepet ved Drammen sykehus er stort, og det foreligger en risiko for konsekvenser innenfor driftsavbrudd, pasientbehandling og arbeidsmiljø/arbeidsforhold. Det er en forutsetning at de bygningsmessige arbeidene som er igangsatt eller planlagt gjennomført i 2014, utføres i henhold til fremdriftsplan. 7

114 BÆRUM SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet mai 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Driftsresultat Regnskapet for mai viser et overskudd på 4,3 MNOK, som samlet for årets fem første måneder gir et overskudd på 4,6 MNOK. Regnskapet samlet for januar til mai viser inntekter på 8 MNOK høyere enn budsjett og kostnader på 3,4 MNOK over budsjett. Månedlige variasjoner grunnet periodiseringer og kvalitetssikring av medisinsk koding, utjevnes når vi ser årets fem første måneder under ett og derved et regnskap i overskudd per mai. Økte kostnader per mai skyldes i hovedsak varekostnader, som for en stor del utgjøres av kreftmedikamenter, knyttet til høy aktivitet. En etterfakturering fra 2013 på 0,75 MNOK er inkludert i dette og er dermed ikke utgifter fra driften i Det har vært gjennomført en varetelling på operasjonsseksjonen som har medført kostnader på 0,5 MNOK som treffer mai, men tilhører hele perioden. I mai måned har det vært høy aktivitet på innlagte pasienter og med det høyt belegg på sengepostene. Klinikken har avsatt lønnskostnader på 1,1 MNOK i regnskapet i mai for å hensynta dette. Prognosen på klinikkens økonomiske resultat beregnes til et overskudd på 1,9 MNOK ved årets slutt. Følgende områder er vurdert som usikre ved beregning av prognosen: 8

115 Varekostnader og lønnskostnader som kommer etterskuddsvis etter en periode med meget høy aktivitet risiko i forbindelse med sommerferieavviklingen og aktivitetsnivået ut året, tatt i betraktning drift med svært høyt belegg over tid Aktivitet Aktiviteten målt i DRG poeng ligger Bærum sykehus 327 DRG poeng foran plan. Klinikken har en vekst utover budsjett på 3,1 prosent samlet for årets fem første måneder, hvilket er en økning fra samme periode i fjor på 4,8 prosent. I budsjettet for 2014 har sykehuset planlagt med en økning for hele året på 1,7 prosent. Klinikken prognostiserer med et 148 DRG poeng foran plan. HR Brutto månedsverk Klinikken har utlønnet 899 brutto månedsverk i juni mot budsjettert 892. På grunn av høy aktivitet, og høyt belegg, er det i juni måned derfor utbetalt flere månedsverk enn i mai. Antall månedsverk er i juni 26 lavere enn tilsvarende periode i fjor og 19 lavere enn desember Fra oktober 2013 viser månedsverksutviklingen en jevn trend måned for måned. Klinikken prognostiserer med brutto månedsverk i desember lik budsjett. HR Sykefravær Klinikken har et sykefravær i april på 5,8 prosent, hvilket er lavere enn samme periode i 2013, samt bedre enn målsettingen i april på 6,6 prosent. Kvalitet Gjennomsnittelig ventetid avviklede pasienter Ventetiden i mai er 65 dager, hvilket samsvarer med målsettingen. Kvalitet Fristbrudd for rettighetspasienter Den noe økte andel fristbrudd i mai (2 %) skyldes fristbrudd generert i CRC prosjektet. Det er en prosess opp mot CRC prosjektet med tanke på å eliminere disse fristbruddene. Kvalitet Korridorpasienter Andel korridorpasienter er 2,4 prosent i mai 2014 som skyldes meget høyt belegg på sengepostene. Produktivitet 3,0 DRG pr månedsverk Bærum 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des budsjett faktisk i fjor 9

116 Produktiviteten viser en tydelig positiv utvikling fra i fjor til i år. Samlet for årets fem første måneder viser en produktivitet på 2,47 mot 2,28 i samme periode i fjor, en økning på 8,3 prosent. Klinikken er foran budsjett på 2,40 for de fem første månedene. Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov BS 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Periodiseringseffekter Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfart Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) Sykehuset har et regnskapsmessig overskudd per mai på 4,6 MNOK og prognostiserer med et overskudd på 1,9 MNOK. Det var en tydelig positiv utvikling i de månedlige resultatene siste kvartal Resultatet i de fem første månedene i 2014 viser en fortsatt forbedring i forhold til resultatene i 2013, hvilket indikerer en positiv styringsfart. Kostnadsvekst per mai 2014 mot samme periode i 2013 er på kun 1,4 prosent. Korrigert for pris- og lønnsvekst (3,1 %) er dette en realnedgang i kostnader på Bærum sykehus på 1,7 prosent. 10

117 Utvikling bruttomånedsverk Brutto månedsvserk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Budsjett I fjor I år inkl. tiltak Det vises til kommentarer av brutto månedsverk under måltavlen. 11

118 RINGERIKE SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet mai 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Resultat for mai viser negativt avvik på 0,6 MNOK i forhold til budsjett, hvorav inntekter er negativt med 1,3 MNOK og kostnader er positivt med 0,7 MNOK. Hovedårsaken til det negative inntektsavviket i perioden er lavere ISF-inntekter på medisinsk døgnbehandling, slik tendensen har vært siden i fjor høst. Svikten i medisinsk døgnbehandling kompenseres delvis av god aktivitet på ortopedi, innen protesekirurgi. På kostnadssiden er det positivt avvik på varekostnader, lønn og andre driftskostnader. Samlet resultat pr mai er negativt med 2,5 MNOK, hvorav inntekter er negativt med 2,0 MNOK og kostnader er negativt med 0,5 MNOK. Prognose for klinikkens økonomiske resultat ved årets slutt vurderes å være i balanse. Ytterligere kommentarer til dette omhandles under avsnittet om styringsfart og omstillingsbehov. Aktivitet Samlet aktivitet pr mai viser 116 opphold bak plan, hvorav døgn- og dagopphold er 200 bak plan, mens polikliniske konsultasjoner er 84 foran plan. Målt i DRG-poeng er klinikken 78 DRG-poeng bak plan pr mai, hvorav døgn- og dagopphold er 103 DRG-poeng bak plan, mens polikliniske DRG-poeng er 24 foran plan. 12

119 Det er også i mai lavere aktivitet enn plan på medisinsk døgnbehandling. I mai var det 34 færre døgnopphold enn plan, og 14 færre enn samme periode i fjor. Pr mai var det 245 færre døgnopphold enn plan (tilsvarer 132 DRG), og 190 færre opphold enn samme periode i fjor. Nedgangen i medisinske pasienter kan hovedsaklig forklares med at flere pasienter behandles ute i kommunene som følge av etablering av kommunale øyeblikkelig hjelp-senger fra 1. oktober i fjor. De 12 kommunene i opptaksområdet til Ringerike sykehus (inkludert Hallingdal sjukestugu) etablerte et slikt tilbud fra den datoen, med legeressurs tilgjengelig på dag, kveld og natt. Det er grunn til å anta at det fortsetter med færre døgnopphold på medisin utover året, noe som må hensyntas i neste års budsjett. HR - brutto månedsverk Brutto månedsverk i juni er 524, som er 6 høyere enn plan. Samlet pr juni er det 519 brutto månedsverk, som er 1 lavere enn plan. HR sykefravær Sykefraværet var 4,9 % i april, mot 6,2 % i samme periode i fjor. Pr april er sykefraværet 6,4 %, mot 7,3 % i fjor. Mål for klinikken i 2014 er 6,5 % (faktisk snitt for 2013 var 6,7 %). Kvalitet - ventetid Gjennomsnittlig ventetid avviklet for pasienter i april var 56 dager, som er godt innenfor målet på under 65 dager. Kvalitet - fristbrudd Det ble avviklet 2 fristbrudd for rettighetspasienter i perioden, som er 0,5 % av antall rettighetspasienter tatt til behandling i samme periode. Kvalitet - korridorpasienter Antall korridorpasienter i perioden var 52, som utgjør 1,7 % av totale liggedøgn for sengeposter. Det er merkbart lavere antall korridorpasienter hittil i år enn i fjor, som følge av nedgang i medisinske døgnopphold. Produktivitet 3,0 DRG pr månedsverk Ringerike 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des budsjett faktisk i fjor 13

120 Antall DRG-poeng pr brutto månedsverk er i henhold til plan pr mai, men litt lavere enn i fjor. Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov RS 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Forsinket effekt av budsjettert tiltak 900 Annet (svikt medisinsk døgnopphold m.m) Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfar Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) 0 Forklaring til tabellen: Det er to hovedårsaker til negativ styringsfart hittil i år. Den ene er manglende effekt av budsjetterte tiltak innenfor protesekirurgi Raskere tilbake, som ikke ble innvilget fra Helse Sør-Øst. Dette utgjør ca 0,9 MNOK pr mai i manglende budsjettoppnåelse. For å kompensere for dette har ortopedisk avdeling økt ordinær aktivitet med 1 protese pr operasjonsdag, til 3 proteser samme dag, med samme team og innenfor samme tidsforbruk som man tidligere klarte 2 proteser. Den andre hovedårsaken til negativ styringsfart er nedgang i antall medisinsk døgnopphold, som pr mai tilsvarer ca 2,7 MNOK i negativt inntektsavvik. Overgang fra 40 % DRG til 50 % DRG i 2014 ga en reduksjon i basisrammen tilsvarende den 10 % økning i DRG-inntekter. Som følge av dette, når aktiviteten uteblir gir dette relativt store negative utslag i sykehusets økonomi. Det er vanskelig å innhente dette økonomiske tapet i tilsvarende kostnadsreduksjoner, da beredskapen må opprettholdes på samme nivå som før i sykehuset. Det er imidlertid iverksatt flere tiltak for å korrigere den negative styringsfarten: Stenge 1 sengetun (9 senger) mer enn planlagt i sommerferieavviklingen. Det driftes da 6 tun i stedet for 7 tun i 8 uker. Holde enkelte medisinske sengetun stengt i helger (iverksatt fra mai). Konvertere 3 medisinske senger til kirurgiske/ortopediske fra 1. september, for å hensynta lav aktivitet på medisin og imøtekomme økt aktivitet på ortopedi. Vurdere utsettelse av budsjetterte stillinger fra høsten. Ut over dette vil klinikken vurdere ytterligere nødvendige tiltak for å oppnå økonomisk balanse i inneværende år. Tiltakene forankres helt ut i organisasjonen, og i samråd med tillitsvalgte. 14

121 Utvikling brutto månedsverk Brutto månedsvserk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Budsjett I fjor "Faktisk i år + tiltak" Pr juni er det utbetalt 1 brutto årsverk mindre enn plan. Utviklingen følges nøye, og vurderes fra måned til måned i sammenheng med nødvendige tiltak for å møte den negative styringsfarten. 15

122 KONGSBERG SYKEHUS Sammendrag etter avsluttet mai 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Klinikk Kongsberg sykehus har i mai et positivt avvik på 1,1 MNOK, derav et positivt avvik på inntekter med 1,2 MNOK. Hittil i år er det et negativt avvik på 1,6 MNOK, som i hovedsak skyldes negativt budsjettavvik på inntekter. Det er pr mai et negativt avvik på kostnader på 0,4 MNOK. Det er usikkerhet til klinikkens inntekter. Aktivitet Det er pr mai lavere aktivitet på døgn og dag enn plan. Det er totalt flere poliklinikk-konsultasjoner enn plan. Det er flere gjestepasienter enn plan. Det er et negativt avvik på 93 DRG-poeng pr mai. Det er medisinsk avdeling som står for hovedtyngden av dette avviket, med et negativt avvik på 129 DRG-poeng. Det har vært 153 færre døgnopphold enn plan på medisinsk avdeling pr mai. Sammenlignet med samme periode i fjor er det 110 færre døgnopphold, men antall liggedøgn er redusert med kun 78 fordi liggetiden har økt fra samme periode i 2013 fra 3,8 til 4,0. Det har vært en økning på 93 liggedager for utskrivingsklare pasienter fra 2013 til Klinikken kan ikke kompensere fullt ut for tapte inntekter på indremedisin med økning på de andre fagområdene. Prognose for året er et negativt avvik på 108 DRG-poeng. 16

123 HR Sykefravær Sykefraværet var 5,8 % i april, mot 7,4 % i april i fjor. Snitt for 2013 var 6,1 %, som er i tråd med klinikkens mål i Kvalitet - fristbrudd Det er et kontinuerlig fokus på ventelistene for å sikre at klinikken unngår fristbrudd. Klinikken har hittil i år 1,3 % fristbrudd. Kvalitet - korridorpasienter Det har vært 1,8 % andel korridorpasienter hittil i år. Klinikken har en prosedyre i forhold til hvordan dette skal håndteres. Det har vært flere utskrivingsklare pasienter i år sammenlignet med 2012 og 2013, noe som bidrar til økning i korridorpasienter. Produktivitet 3,0 DRG pr månedsverk Kongsberg 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Jan Feb Mar Apr Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des budsjett faktisk i fjor Grafikken ovenfor viser forhold mellom antall brutto månedsverk og antall DRG-poeng i klinikken per måned hittil i år, sammenlignet med budsjett og samme periode i fjor. Klinikken har redusert innleie fra byrå og egne vikarer med 0,6 MNOK fra de fem første månedene i 2013 til Produktiviteten er reelt høyere i 2014 enn tabellen viser fordi innleie fra byrå og egne vikarer ikke er tatt med i tabellen. 17

124 Vurdering av styringsfart og tiltak KS 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Forsinket effekt av budsjettert tiltak 200 Engangseffekter 800 Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå -850 Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfart ( Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) -456 Sum av klinikkens tiltak p.t. 457 REST positiv = bidrag, negativ = uløst utfordring 0 Pr mai 2014 har klinikken et negativt avvik på 1,6 MNOK. Det negative avviket er i hovedsak på inntekter på medisinsk avdeling. Det er kontinuerlig fokus på planlegging av aktiviteten og kvalitetssikring av koding. Det henvises til kommentarer under Aktivitet under måltavlen. Det vil bli gjort en avregning på deler av inntektstapet på slutten av året for klinikken beregnet til ca. 2 MNOK. Denne kompensasjonen er tatt med i vurderingen av økonomisk prognose. På grunn av noe forsinket oppstart av nye bemanningsplaner i sengeprosjektet er lønnskostnadene noe høyere enn budsjettert på enkelte avdelinger. Alle turnuser er implementert fra mars måned. Klinikken har et kontinuerlig fokus på oppfølgingen av vedtatte tiltak og budsjettavvik gjennom månedlige oppfølgingsmøter mellom klinikkdirektøren/økonomicontroller og lederne på alle nivå. Det er spesielt fokus på å utnytte kapasiteten kontinuerlig mellom avdelingene. Det er iverksatt tiltak for å koordinere bemanningen på tvers av avdelingene i ferieavviklingen. Tiltak Total ut Tiltak juni juli aug sept Okt nov des året Kapasitetsutnyttelse Ferieavvikling SUM Økonomisk prognose Tiltakene beregnes å ha økonomisk effekt slik at klinikken går i økonomisk balanse på slutten av året. 18

125 Utvikling brutto månedsverk Brutto månedsvserk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Budsjett I fjor I år + tiltak På grunn av flere fødselspermisjoner enn budsjettert ligger klinikken over planlagt nivå på brutto månedsverk. Klinikken har også høyere refusjoner enn budsjettert. 19

126 INTERN SERVICE Sammendrag etter avsluttet mai 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Intern Service har et overskudd i mai på 1,2 MNOK. Akkumulert pr mai har klinikken et overskudd på 4,5 MNOK. Hovedårsaken til overskuddet pr mai skyldes IKT området og besparelser på forbruk av energi. Gjennom pågående arbeid med økonomisk langtidsplan kommer det fram at de regionale IKT prosjektene vil ha forsinket framdrift i forhold til planen. Dette gir lavere driftskostnader enn det som er budsjettert. For helseforetaket betyr dette at vi ikke får på plass de løsningene som er bestilt, og som er viktige for å utvikle virksomheten videre. Dette er beklagelig. Inntekter er akkumulert 1,4 MNOK bak budsjett. Årsaken er lavere salg i kiosker og kantiner enn forutsatt i budsjettet, samt budsjetterte tiltak som hittil ikke har gitt effekt. Varekostnader viser et akkumulert overskudd på 1,9 MNOK, målt mot budsjett. På grunn av lavere salg i kantiner/kiosker er også varekostnader lavere enn forutsatt. Videre er det mottatt refusjoner (kreditnotaer) vedrørende kjøp av medisinske gasser som vedrører 2013, samt at revidert leverandøravtale for dette området gir bedre effekt enn forutsatt. 20

127 Lønnsområdet viser for mai et lite overskudd, men er akkumulert 1,1 MNOK bak budsjett. Samlet for klinikken relaterer hele det akkumulerte avviket seg til manglende refusjoner, som følge av lavere sykefravær enn forutsatt i perioden. Ved flere avdelinger er det utfordrende å skaffe vikarer ved sykdom og som følge av dette vil disse enhetene få netto lavere kostnader i perioder der sykefraværet er høyt. Noen avdelinger har merforbruk fordi budsjetterte tiltak innenfor lønnsområdet ikke har gitt effekt. Det er serviceavdelingene i KIS som har merforbruk på lønn. Andre driftskostnader er akkumulert 5,1 MNOK foran budsjett. Det er overskudd på energiforbruk og manglende gjennomføring av regionale IKT prosjekter som er hovedårsaken til resultatet. Det er videre overskudd på leiekostnader bygg, i hovedsak som følge av senere oppstart av ny leieavtale med Asker DPS (psykisk helse) og kommunale avgifter fordi noen målinger ble gjennomført i januar og ikke pr 31.des, slik at noe av kostnadene ble belastet Akkumulert er det merforbruk på kostnader til vedlikehold av bygg, medisinskteknisk utstyr og porto. Energi Antall KWh fordelt pr m2 viser akkumulert pr mai lavere forbruk enn plan. Årsaken er at det er iverksatt tiltak for å redusere energiforbruket samt at utetemperaturen har vært høyere enn forutsatt. Fyringssesongen er nå over og tallene for mai viser et merforbruk. Energikostnader er vanskelig å estimere blant annet på grunn av uforutsette endringer i temperatur Med den kunnskap som nå foreliger forventes det en årsprognose på 305 KwH/m2. Dette er bedre enn forutsatt i budsjettet Tekstiler Intern Service måler forbruk av personaltøy på de somatiske klinikkene. Målingen gjennomføres ved å se på forbruk av personaltøy målt i kr sett opp mot antall brutto månedsverk behandlingspersonell for samme perioden. For mai og hittil i år er forbruket høyere enn målet. Intern Service vil periodevis gå igjennom resultatene med klinikkene. Det forventes et resultat for året lik plan, det vil si en årsprognose på 347 kr/månedsverk beh.personell. Eiendom I henhold til vedlikeholdsplan for VVHF blir det i 2014 gjennomført investeringsprosjekter som har til hensikt å utbedre 30 stk utvalgte elementer fra tilstandsgrad 3 til tilstandsgrad 1. Dette arbeidet bidrar positivt til bevaring av bygningsmassen. På grunn av stort vedlikeholdsetterslep vil likevel flere elementer som i dag har tilstandsgrad 2 få tilstandsgrad 3 i løpet av året. Per mai er framdriften på disse prosjektene i henhold til plan Det forventes måloppnåelse ved årets slutt og årsprognosen settes lik budsjett. Responstid Responstiden på samtaler til sentralbordet i VVHF som startet opp primo 2013 er per mai 2014 på 85 %. Dette er i henhold til målet. Gjennomført arbeid med reviderte bemanningsplaner for å sikre mer spisset bemanning i forhold til faktisk trafikk samt oppfølgning med personalgruppen i forhold til kvalitet på overføring av samtaler, behandlingstid per samtale og påloggingstid per operatør har gitt god effekt. Det forventes måloppnåelse ved årets slutt og årsprognosen settes lik budsjett. IKT 21

128 Vestre Viken har servicenivå avtale med Sykehuspartner om leveransetid på IKT utstyr. Målsettingen er at 80 % av utstyret som bestilles skal være levert innen 10 dager. Sykehuspartner har styrket bemanningen i sin leveranseorganisasjon for å imøtekomme dette. Leveransegraden i april var på budsjett, mens tallene for mai ikke var tilgjengelige på rapporteringstidspunktet. Klinikken har hatt dialog med Sykehuspartner for å sikre godt resultat framover. Det forventes måloppnåelse ved årets slutt og årsprognosen settes lik budsjett. HR Sykefraværet i april 2014 var på 7,7 %, en reduksjon fra samme måned i fjor på 1,8 % poeng og 2,4% poeng lavere enn planen for måneden. Dette viser at klinikken så langt viser en positiv utvikling på dette området. Resultatet hittil i år er lavt og historiske tall viser at sykefraværet kan øke framover. På bakgrunn av dette settes årsprognosen lik plan for året. Avfall Som en del av miljøprosjektet i VVHF har Intern Service som mål å øke sorteringsgraden på avfall. For mai var sorteringsgraden på 32,7%. Dette er noe lavere enn målsettingen men en bedring fra de to siste månedene. Ny felles avfallsplan for Vestre Viken er utviklet, og er implementert denne våren. Denne vil bedre miljøprofilen for foretaket samt øke sorteringsgraden på avfall. Det forventes måloppnåelse ved årets slutt og årsprognosen settes lik budsjett. Vurdering av styringsfart KIS 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Engangseffekter Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfart Styringsfarten er bedre enn plan så langt, og det forventes et positivt resultat målt mot budsjett, ved årets slutt. Forventet resultat fordrer fortsatt stor grad av budsjettdisiplin og kostnadskontroll fra de budsjettansvarlige i forhold til vedtatte rammer. Det ligger ingen uløste utfordringer i budsjettet. Økonomisk prognose Resultat hittil i år viser et overskudd på 4,5 MNOK. Hovedårsakene relaterer seg til IKT området og forbruk av energi (beskrevet over). Manglende gjennomføring av regionale IKT prosjekter vil gi økonomisk konsekvens framover og gir seg direkte utslag i prognosen. For energiområdet er det usikkert hvordan dette vil gi seg utslag økonomisk utover i året. En samlet vurdering gir grunnlag for å estimere et overskudd for året på 6,0 MNOK. 22

129 Utvikling brutto månedsverk Brutto månedsvserk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Budsjett I fjor Faktisk + tiltak Intern Service er på plan i forhold til årsverk pr mai. Akkumulert har to av serviceavdelingene fremdeles merforbruk. Det arbeides for at også disse skal nå målet for brutto månedsverk. 23

130 PSYKISK HELSE OG RUS Sammendrag etter avsluttet mai 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Vesentlige avvik: Det er bedre inntjening på poliklinikk med 1,7 MNOK enn budsjettert hittil i år. Videre er det et positivt lønnsavvik (inkl. innleie fra vikarbyrå) på 6,4 MNOK. Netto gjestepasientoppgjør viser et positivt avvik på 4,6 MNOK. Negativt avvik på andre inntekter på 2,1 MNOK gjelder reduserte inntekter fra kommunene Asker og Bærum til Strandveien boliger og må ses i sammenheng med positivt avvik på lønn. Det er et negativt avvik på medikamenter med 2,3 MNOK. Dette er hovedsakelig knyttet til økte utleveringskostnader LAR-medikamenter. Det er prognostisert med et mindreforbruk på 12 MNOK for Det er tatt høyde for nyansettelser i forbindelse med økt opptaksområde, men fordi en ikke får helårseffekt av dette i år forventes det et altså et mindreforbruk. Aktivitet (polikliniske konsultasjoner) Antall konsultasjoner ligger 5,1 % bak budsjett. Det er i tidligere rapportering redegjort for tiltak for å øke aktiviteten. Tiltakene har hatt effekt. Det er en positiv trend i månedsresultatene hvis en tar hensyn til antall virkedager. Utviklingen følges nøye både på avdelings- og seksjonsnivå. 24

131 Brutto månedsverk Antall brutto månedsverk ligger 50 under budsjett i mai. Det positive avviket forventes å minke etter hvert som nye stillinger i forbindelse med nye opptaksområder (Sande og Svelvik) blir besatt. Risiko Det alltid en viss risiko knyttet til gjestepasientoppgjøret der kostnader og inntekter varierer mye fra måned til måned. Innføring av gjestepasientoppgjør innen TSB fra 2014 ser ut til å ha gitt klinikken en utfordring, spesielt knyttet til gravide rusmisbrukere på tvungent helsevern. Flere av apotekkjedene oppjusterer prisene for utlevering av LAR-medikamenter. Dette kan medføre en betydelig merkostnad (inntil ca 18 MNOK på årsbasis) dersom alle apotekene oppjusterer prisene tilsvarende. Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov PHR 1. Resultat hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfart Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Ansettelse nye stillinger nye oppt.områder Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) Det er en forventning om økning i overskuddskrav for Videre vil planlagt opptrapping i forbindelse med nytt opptaksområde i 2014 (Sande/Svelvik) gi en betydelig helårseffekt i Sett i lys av dette, kan styringsfarten inn mot 2015 virke noe høy. Det er flere usikkerhetsfaktorer forbundet med denne vurderingen. Nye vurderinger vil bli gjort fortløpende. 25

132 Utvikling brutto månedsverk Brutto månedsvserk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Budsjett I fjor Faktisk + tiltak Antall brutto månedsverk ligger 50 under budsjett i mai. Det positive avviket forventes å minke etter hvert som nye stillinger i forbindelse med nye opptaksområder (Sande og Svelvik) blir besatt. 26

133 PREHOSPITALE TJENESTER Sammendrag etter avsluttet mai 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Driftsresultat Driftsresultatet per mai viser 2,1 MNOK i underskudd. Lønnskostnadene ligger 1,2 MNOK høyere enn budsjett, hvorav sykepengerefusjoner viser et negativt budsjettavvik på 1,0 MNOK. Andre driftskostnader ligger 1,1 MNOK høyere enn budsjett som skyldes avtalen med Sykehuset Telemark om driften av Notodden og Rjukan ambulansestasjoner. Driftsresultatet i mai viser 0,8 MNOK i underskudd. Lørdag- og søndagstillegg for ambulansetjenesten ble kostnadsført med 0,9 MNOK i mai. Dette kommer først til utbetaling i desember, men klinikken valgte å avsette beløpet i mai og vil avsette månedlig fremover. Aktivitet Antall gjennomførte ambulanseoppdrag per mai lå på som er 365 oppdrag og 2,2 % høyere enn samme periode i Ambulansestasjonene Rjukan og Notodden er da trukket ut både for 2013 og i Akuttoppdragene øker med 13,4 % og ligger 689 høyere sammenlignet med samme periode i Antall telefonhenvendelser på AMK ligger på per utgangen av mai tilsvarende og 7,3% lavere enn samme periode i fjor. Antall henvendelser til luftambulansetjenesten på Ål ligger per mai på 327, 8 lavere enn tilsvarende periode i

134 Antall rekvisisjoner innenfor pasientreiser ligger på i perioden januar til april, en økning på 2,3 % fra Pasientreiser har ennå ikke data for mai 2014 da rapporteringen ligger 1 måned på etterskudd. I budsjettet for 2014 er det ikke lagt inn forutsetninger om vekst verken på kostnader eller aktivitet. Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov PHT 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfart (1+2) Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) Sum av klinikkens tiltak p.t REST positiv = bidrag, negativ = uløst utfordring 0 Resultatet per mai 2014 viser en forbedring i forhold til resultatene i samme periode i 2013 på 2,0 MNOK. Klinikken har et spesielt fokus på sommerferieavvikling i AMK sentralen og i ambulansetjenesten. Vikarsituasjonen for AMK og ambulansetjenesten er krevende. Det har vært flere uforutsette hendelser som har påført klinikken kostnader utover budsjett. ( Helikopterulykke, brannen i Lærdal og ras i Tinnsjøveien). Økonomisk prognose Prognostisert underskudd i 2014 ligger på 0 MNOK. Klinikken har spilt inn nye tiltak som beløper seg til 2,5 MNOK med forutsetning om effekt i 2014 for å møte utfordringene. I ambulansetjenesten jobbes det videre med å tilpasse ambulanseressurser i forhold til aktivitet. Tiltakene er forutsatt å gi effekt fortløpende. Pasientreiser arbeider videre med samkjøring, rekvisisjonspraksis og faste utskrivningstider. Per mars ligger samkjøringsgraden i Pasientreiser på 1,9 som er blant de beste i Helse Sør-Øst RHF. Pasientreiser er i anbudsprosesser for nye avtaler med drosjer. Det er en risiko for at prisene kan bli høyere enn budsjett. 28

135 Utvikling brutto månedsverk 340 Brutto månedsvserk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Budsjett I fjor Faktisk + tiltak HR Brutto månedsverk Forbruk av brutto månedsverk ligger på 312 i gjennomsnitt for perioden januar til juni. Overforbruk av årsverk for perioden januar til juni er 5 årsverk. Ambulansestasjonene i Rjukan og på Notodden ble overført til Sykehuset Telemark og 27 årsverk flyttet over med effekt fra 1.april. Gjennomsnittlig budsjetterte årsverk for 2014 ligger på 323 og prognosen er satt til 310. Årsaken til nedjusteringen av årsverk er at ambulansetjenesten på Notodden og Rjukan er flyttet til sykehuset Telemark fra 1.mai. Årsverksutviklingen vil bli fulgt opp nøye fremover. Sykefravær Sykefraværet i perioden januar til april ligger på 8,4 % mot budsjett 7,2 % og samme periode i fjor 8,2 %. Korttidsfraværet ligger på 1,4 % og langtidsfraværet på 6,9 % i perioden januar til april. Prognostisert sykefravær er satt til 8,2 % mot 7,8 % i

136 MEDISINSK DIAGNOSTIKK Sammendrag etter avsluttet mai 2014 Kommentarer til måltavlen Økonomi Klinikkens økonomiske resultat viser et underskudd i mai på 0,3 MNOK. Underskuddet er forårsaket av at lønnskostnadene ligger 0,4 MNOK høyere enn budsjett, hvorav sykepengerefusjoner utgjør 0,3 MNOK. Akkumulert pr mai har klinikken et underskudd på 1,9 MNOK. Egenandelsinntekter ligger 2,0 MNOK lavere enn budsjett. Lønnsrefusjoner ligger 1,9 MNOK lavere enn budsjett. Akkumulert pr mai viser polikliniske inntekter et positivt avvik på 0,8 MNOK og varekostnader ligger omtrent som budsjettert. Aktivitet Aktiviteten på avdeling for medisinsk biokjemi har totalt økt med 6,9 % i forhold til perioden januar til mai i fjor. Økningen har vært størst i de polikliniske analysene (9,0 %), mens det kun har vært en liten økning i inneliggende analyser (2,8 %). På bildeavdelingen har det innenfor generell radiologi (ekskl. BDS og nukleærmedisin) vært en total reduksjon på 0,2 % i forhold til samme periode i fjor. Aktiviteten på poliklinikk er redusert med 3,5 %, mens aktiviteten på inneliggende har økt med 6,2 %. Økningen på CT og MR for poliklinikk har økt 30

137 med hhv 0,5 % og 2,1 % og for inneliggende hhv 13,7 % og 4,3 %. Klinikken ser fortsatt en vridning fra enkle røntgenundersøkelser til mer ressurskrevende undersøkelser (CT og MR). Ventetid Ventetid på Brystdiagnostisk senter måles i antall uker som uprioriterte pasienter må vente. I perioden jan mars var ventetiden 6 uker. I april og mai var ventetiden for disse pasientene økt til 8 uker. For pasienter med prioritet er ventetiden mellom 1-2 uker. Ventetiden til de prioriterte pasientene vil stort sett ikke påvirkes av kapasitetssvingninger. Lav kapasitet i forhold til etterspørselen medfører at ventetiden for de uprioriterte pasientene øker. HR Sykefraværet for perioden januar til april 2014 var 5,7 % mot budsjett 7,9 %. For perioden januar til april var korttidsfraværet 2,5 % (inntil 16 dager) og 3,3 % på langtidsfravær. I forhold til gjennomsnittet i 2013 er det refusjonsberettigede sykefraværet redusert, mens kortidsfraværet er noe økt. Målet for klinikkens gjennomsnittlige sykefravær i 2014 er 6,4 %. Kvalitet Gjennomsnittlig svartid for histologiske prøver ved avdeling for patologi var i mai 7,1 virkedager. Målet for 2014 er 6 dager. En kombinasjon av økt aktivitet og økt arbeid knyttet til hver enkelt prøve, har medført økte svartider. Avdelingen jobber aktivt med å optimalisere arbeidsprosesser. Vurdering av styringsfart og omstillingsbehov Klinikken har et underskudd på 1,9 MNOK per mai og justert styringsfart etter 5 mnd gir et beregnet forventet underskudd på 2,7 MNOK for hele Klinikken har avsatt ressurser sentralt, for å redusere risikoen knyttet til effekten av investeringer som er forutsatt å ha en positiv effekt på driftsregnskapet i Disse ressursene kan løses ut dersom klinikkens resultater utover året tilsier det. Avsatt beløp dekker beregnet forventet underskudd basert på justert styringsfart, og det er per mai ikke behov for ytterligere tiltak for å sikre at klinikkens resultat går i balanse i KMD 1. Resultat hittil i år Korreksjoner til styringsfart hiå: Periodiseringseffekter Korrigert styringsfart hittil i år Resultat ut året - basert på styringsfart hiå -747 Overskudd (tiltaksbehov ) basert på revidert styringsfart ( Korreksjoner ut året: Engangseffekter ut året (omstilling) Revidert overskudd (tiltaksbehov) ut året (1+2+3) 0 31

138 Utvikling brutto månedsverk Brutto månedsvserk Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Des Budsjett I fjor Faktisk + tiltak Tabellen viser forventet årsverksutvikling. I juni har klinikken forbrukt 5 årsverk mindre enn periodiserte budsjetterte årsverk. Gjennomsnittlig årsverksforbruk i perioden januar til juni ligger på 558 mot budsjettert 557. I perioden januar til juni 2013 lå antall årsverk på

139 DEFINISJONER Økonomi - Driftsresultat HR - Brutto årsverk HR - Sykefravær DRG poeng KVALITET - Ventetid KVALITET - Fristbrudd (ny def.) KVALITET - Korridorpasienter KVALITET - Gj.snitt svartid histologi. DAGER ENERGI - Energiforbruk (kwh) per m2. Oppvarmet areal EIENDOM - Reduksjon av eide arealer (avhendingsplan). M2 EIENDOM - Reduksjon av antall byggelementer fra TG 3 til TG 1 SERVICE - Responstid sentralbord, alle samtaler. ANDEL innen en gitt tid Målet er et resultet i balanse hver måned, dvs. at inntekter = kostnader. Inntekter > kostnader = overskudd. Innteker < kostnader = underskudd All arbeidstid som er utbetalt omgjort til månedsverk. Alle som har mottatt lønn ligger inne i dette tallet. Dvs. faste ansatte, vikarer, engasjement, ansatte som har permisjon med lønn, utvida arbeidstid leger, timelønn/merarbeid, overtid, og innleid arbeidskraft. Den inkluderer ikke personer som har permisjon uten lønn Sykefravær i prosent = sykefraværsdagsverk x 100 / avtalte dagsverk DRG - Diagnoserelaterte grupper er et klassifikasjonssystem som grupperer pasienter i medisinsk meningsfulle og ressursmessig homogene grupper. Det finnes om lag 500 diagnoserelaterte grupper. DRG-poeng: Aktivitetsmål hvor opphold er justert for forskjeller i pasientsammensetning mellom ulike sykehus. Ett DRG-poeng angir ressursforbruket til en "gjennomsnittspasient" Gjennomsnittlig ventetid avviklet for pasienter totalt. Ventetid for avviklede: Tidsrom, målt i antall kalenderdager, fra henvisningen er mottatt i spesialisthelsetjenesten til ventetid-sluttdato er satt Andelen fristbrudd for avviklede: Et fristbrudd oppstår når frist for nødvendig helsehjelp er passert, og ventetid sluttdato ikke er satt Andelen pasienter som kl er plassert i seng på korridor, bad, skyllerom, dagligstue m.m Tiden det tar fra en vevsprøve er mottatt og registrert i prøvemottaket, og til det foreligger et ferdig patologisvar på prøven som er sendt til rekvirerende lege. Vevsprøver sendes til Avdeling for patologi fordi rekvirenten vil ha en diagnose. Det kan dreie seg om både ondartete og godartete sykdommer Samlet energibruk (kwh) dividert på oppvarmet areal (m2) Vestre Viken har som mål å avhende totalt 5288 m2 i løpet av 2013 TG = Tilstandsgrad. Tilstandsgrader fra 1-3 benyttes for å angi grader av tilstandsvekkelse, hvor 1 er best og 3 er dårligst. Tilstandsgraden gir et bilde på byggets tekniske tilstand Det er et mål at 85 % av alle samtaler til sentralbordet skal besvares innen en gitt tid 33

140 Dato: 4. juni 2014 Saksbehandler: Hilde S. Moen/ Halfdan Aass Saksfremlegg Strategi for kvalitet og pasientsikkerhet Direkte telefon: Vår referanse: Deres referanse: Klinikk/avdeling: Medisin og helsefag Møte Saksnr. Møtedato Styremøte 35/ Vedlegg: 1. Strategi for kvalitet og pasientsikkerhet i Vestre Viken Kontinuerlig forbedring i Vestre Viken - poster Ingress Utkast til revidert strategi for kvalitet og pasientsikkerhet ble behandlet i styremøtet 24. februar 2014 (sak 13/2014) hvor styret ble invitert til innspill til videre arbeid med strategien før endelig behandling i styret. Styrets innspill er tatt med i det videre arbeid. Strategien legges nå fram til endelig styrebehandling. Forslag til vedtak: Styret slutter seg til den fremlagte strategi for kvalitet og pasientsikkerhet i Vestre Viken Drammen, 6. juni 2014 Nils Fr. Wisløff Adm. direktør 1

141 Bakgrunn Styret for Vestre Viken vedtok i sak 17/2011 den første kvalitets- og pasientsikkerhetsstrategi for foretaket for perioden En viktig del av denne strategien var å etablere et godt kvalitetssystem og en god organisering av kvalitetsarbeidet. De fleste målene er nådd. Nå er strategien revidert, og det fokuseres i revisjonen på den pasientnære kvaliteten. Målsetningen med Strategi for kvalitet og pasientsikkerhet i Vestre Viken er at den skal engasjere ledere og ansatte til å gi best mulig pasientbehandling, og til å arbeide med kontinuerlig forbedring av tjenesten. Det skal tydeliggjøres at pasienter og pårørende skal ha innflytelse på behandlingen. Det tilstrebes en ambisiøs strategi med mål om at Vestre Viken skal være et ledende sykehus innen kvalitet og pasientsikkerhet. Saksopplysninger Prosess Arbeidet har pågått siden høsten 2013 ledet av kvalitetssjef. En arbeidsgruppe med representanter fra klinikker og staber utarbeidet forslag til mål og forbedringsområder. Etter høring i alle klinikker ble et revidert utkast behandlet i foretaksledelsen. Utkast til strategi ble så foreløpig behandlet i styret for Vestre Viken i møte , sak 13/2014, hvor styret ble invitert til innspill til utkastet. Styret gjorde følgende vedtak: 1. Styret tar saken til foreløpig orientering. 2. Styret legger til grunn at styrets innspill tas med i det videre strategiarbeidet, og at endelig forslag til Strategi for kvalitet og pasientsikkerhet legges fram til behandling i neste styremøte. Innspill fra styret var: tydeliggjøre ambisjonen, GAP- analyse hvor er Vestre Viken pr. i dag for dårlig, satsingsområder, er det lovkrav som bør ha forsterket fokus, sertifisering og kontinuerlig forbedringsarbeid, belønning av kvalitetskultur, benchmarking, etisk refleksjon, motivasjon for forbedring, hvordan gå fra strategi til handling - det å gjøre. Styrets innspill er tatt med i det videre arbeidet. Strategien har vært bearbeidet ytterligere i en bred prosess i foretaket med dialog med ledere på nivå 2, 3 og 4 samt behandlet i foretaksledelsen før den nå legges fram for styret. Føringer for strategien Strategien er basert på overordnede nasjonale og regionale føringer som: Stortingsmelding 10 ( ): God kvalitet trygge tjenester. Kvalitet og pasientsikkerhet i helse og omsorgstjenesten. Internkontrollforskriften - Hvordan holde orden i eget hus...og bedre skal det bli! Nasjonal strategi for kvalitetsforbedring. Oppdrag og bestilling for 2014 fra Helse Sør-Øst. Kvalitets og pasientsikkerhetsstrategi Vestre Viken HF Regional strategi for kvalitet og pasientsikkerhet Helse Sør-Øst, vedtatt av styret i Helse Sør-Øst Det femårige pasientsikkerhetsprogrammet. Målområder Strategien definerer fem målområder for å bedre kvalitet og pasientsikkerhet. Disse målområdene er formulert i nasjonale strategier: 1. Helsetjenestene skal være virkningsfulle 2. Helsetjenestene skal være trygge og sikre 3. Helsetjenestene skal involvere brukerne og gi dem innflytelse 4. Helsetjenestene skal være samordnet og preget av kontinuitet 5. Helsetjenestene skal være tilgjengelige og rettferdig fordelt Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

142 I strategien er hensikten å konkretisere ytterligere hvilke hovedføringer som skal gjelde for arbeidet i Vestre Viken de nærmeste årene. Det er lagt opp til at forbedringsarbeidet skal være målbart i størst mulig grad. Gap-analyse status kvalitetsindikatorer Det foreslås at Vestre Viken skal ha ambisjoner om å være blant de beste foretak på alle de 29 indikatorene som er en del av kvalitetsbasert finansiering, innen strategiperiodens utløp. Det er gjort en gjennomgang av de indikatorene som benyttes i kvalitetsbasert finansiering, hvorav flere er overordnede indikatorer også i den nye kvalitetsstrategien. Det er laget oversikter over resultat-, prosess- og pasientopplevelsesindikatorer hvor Vestre Viken er sammenlignet med landsgjennomsnitt og de tre beste sykehusene (private sykehus er ikke med i sammenligningen). I tabellene under vises Vestre Vikens data som grønne dersom foretaket nominelt er bedre enn landsgjennomsnittet og i rødt dersom foretaket nominelt er dårligere (det er ikke signifikante forskjeller mellom Vestre Viken og landsgjennomsnitt i noen av parametrene). De nyeste tall som foreligger er brukt. Score VVHF 2012 Gap til landsgjennomsnitt Gap til HSØ Gap til gj.snitt av de tre beste 1 Andel (%) fødsler med fødselsrifter 2,0-0,1-0,2 0,7 2 5 års overlevelsesrate tykktarmskreft *) 3 5 års overlevelserate endetarmskreft *) 4 5 års overlevelsesrate lungekreft *) 5 5 års overlevelsesrate brystkreft *) 6 5 års overlevelserate prostatakreft *) 7 30 dagers overlevelse etter lårhalsbrudd 90,8-0,6 0,0-1, dagers overlevelse etter sykehusinnleggelse ved hjerteinnfarkt 88,2 0,6 1,0-0, dagers overlevelse etter sykehusinnleggelse ved hjerneslag 30-dagers overlevelse etter 10 sykehusinnleggelse uansett årsak Resultatindikatorer *) Det foreligger kun RHF-tall fra øvrige tall i tabellen er fra ,9-0,7 0-2,6 94,6-0,1 0,3-0,6 Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

143 15. Trombolysebehandlinger er andel pasienter < 80 år med hjerneinfarkt som er behandlet med trombolyse (blodproppoppløsende medikament) Brukererfaringsindikatorer Score VVHF 2012 Gap til landsgjennomsnitt Gap til HSØ Gap til gj.snitt av de tre beste 20 Pleiepersonalet 74-1,3 0,0-4,3 21 Informasjon 67-2,8-2,0-7,0 22 Legene 72-1,9-1,0-4,7 23 Pårørende 74-1,4 0,0-4,7 24 Organisering 63-2,2 0,0-6,7 25 Standard 69-1,8-2,0-8,0 26 Utskrivning 55-1,2 0,0-5,0 27 Samhandling 60-2,8-1,0-11,0 28 Pasientsikkerhet 87-2,7-1,0-6,0 29 Ventetid for elektive pasienter 65 1,5 1,0-1,0 Tallene i tabellen er fra PasOpp dvs innsamlet i september- desember 2012 Når det gjelder resultatindikatorene er 5-års overlevelsesrate ved kreftsykdommene regionale tall som ikke er brutt ned på HF-nivå. Når det gjelder prosessindikatorene, ligger Vestre Viken på flere områder over gjennomsnittet, men er ikke blant de tre på topp. Hva angår pasientopplevelsesindikatorene ligger Vestre Viken på nedre halvdel av listen, selv om dette ikke er statistisk signifikant lavere enn landsgjennomsnittet. Resultatene er vist på Vestre Vikennivå, men det er variasjoner mellom klinikkene. De fleste av forbedringsområdene i strategien skal understøtte arbeidet med forbedring på disse områdene. Ved gjennomgangen er det sett at noen sykehus skiller seg positivt ut på flere områder. Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

144 Grunnlag for videre forbedringsarbeid For å oppnå bedre resultater innenfor målområdene skal strukturen for arbeid med kvalitet og pasientsikkerhet videreutvikles. Sentralt er: Kompetanse. Forbedringskompetansen i organisasjonen skal økes. Det skal utvikles opplæringsprogram i forbedringsarbeid. Programmene skal gjennomføres lokalt og med flere korte samlinger slik at de kan tilpasses en travel hverdag. Etablering av system for kontinuerlig forbedring. I 2013 fikk Vestre Viken i oppdrag fra Helse Sør-Øst å utvikle et system for kontinuerlig forbedring i pasientnær virksomhet. Arbeidet blir gjennomført som læringsnettverk med alle sykehusene i regionen. Vestre Vikens system for kontinuerlig forbedring skal gjøre det så enkelt som mulig for klinikerne og deres ledere å arbeide med forbedringer. Pasienter skal motta god, kunnskapsbasert og individuelt tilpasset behandling til rett tid, på rett sted og på rett måte. Forbedringsarbeidet skal være tverrfaglig og integrert i ordinær virksomhet. Systemet er under utvikling og har fokus på å etablere strukturer for forankring, kompetanse og målinger og analyse av data. Se vedlegg 2. Forankring. Forankring av forbedringsarbeid, med utgangspunkt i erkjent behov for forbedring, må ligge både hos ledere som skal prioritere og legge føringer for arbeidet, og hos ansatte som skal gjennomføre endringene. Det skal være arenaer som leger til rette for dialog mellom ledere og ansatte for å følge opp arbeidet. Målinger og analyse av data. Det er behov for å hente ut data fra dagens elektroniske systemer for å følge opp resultater av forbedringsarbeidet. Effekten av arbeidet skal i størst mulig grad kunne måles. Sertifisering og akkreditering Vestre Viken har bygget sitt kvalitetssystem på internkontrollforskriften og relevante ISO standarder. Deler av virksomheten er ISO-sertifisert eller akkreditert. Følgende vurderinger gjøres i forhold til videre arbeid med sertifisering: I tråd med nasjonale krav sertifiseres hele Vestre Viken etter ISO Miljøstyring i oktober Kvalitetssystemet skal være sertifiserbart. Sertifisering/akkreditering av de deler av virksomheten som er sertifisert/akkreditert videreføres så lenge det vurderes som hensiktsmessig. Foretaket vurderer fortløpende om ytterligere deler av virksomheten skal sertifiseres/akkrediteres. Vurderingene baseres på hvilken merverdi sertifisering vil kunne gi. Adm. direktørs vurdering og konklusjon Det foreliggende forslaget til strategi for kvalitet og pasientsikkerhet er resultatet av en bred prosess i foretaket. Adm. direktør vurderer strategien som et godt grunnlag for videre forbedringsarbeid. På denne bakgrunn anbefaler adm. direktør styret om å slutte seg til den foreslåtte strategien. Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

145 Strategi for kvalitet og pasientsikkerhet juni 2014 Versjon 1

146 Revisjon av kvalitets- og pasientsikkerhetsstrategi Kvalitets- og pasientsikkerhetsstrategi har vært et godt måldokument for organiseringen og etableringen av overordnede strukturer og kvalitetssystemet i Vestre Viken. Handlingsplanen tilhørende strategien er gjennomgått og de fleste målene er nådd. Det er behov for nye målsettinger etter nasjonale og regionale føringer og krav. Revidert strategi skal ha fokus på pasientnær virksomhet. Strategiens målområder: 1. Helsetjenestene skal være virkningsfulle 2. Helsetjenestene skal være trygge og sikre 3. Helsetjenestene skal involvere brukerne og gi dem innflytelse 4. Helsetjenestene skal være samordnet og preget av kontinuitet 5. Helsetjenestene skal være tilgjengelige og rettferdig fordelt Formålet med strategien Vestre Viken har ambisjoner om å være blant de beste sykehusene i Norge innen kvalitet og pasientsikkerhet innen utgangen av strategiperioden. Formålet med dette dokumentet er å sammenstille forbedringsområder som er nødvendige for å styrke, samordne og videreutvikle våre tjenester. I denne prosessen er det viktig å skape engasjement blant ansatte for forbedring. Gode resultater i arbeid med kvalitet og pasientsikkerhet fordrer godt teamarbeid og tverrfaglighet. I tillegg må pasienter og pårørende involveres på system og individnivå. God kvalitet forutsetter at brukernes erfaring og synspunkter påvirker tjenestene. Sykehusene skal ha fokus på standardisering av pasientforløp eksempelvis der hvor de har store volum. Dette fordrer at man arbeider i felleskap med alle involverte parter i for-løpene. Alle klinikker må være involvert i forløps-arbeid for å sikre god kvalitet og minske variasjon. Strategien skal understøtte god delingskultur i Vestre Viken for læring på tvers. Strategien definerer fem målområder for bedre kvalitet og pasientsikkerhet som bygger på nasjonal strategi for kvalitetsforbedring i helsetjenesten. Kvalitetsbegrepet kan defineres på mange måter. Norsk Standard har definert kvalitet som...i hvilken grad en samling av iboende egenskaper oppfyller krav. Definisjonen er avhengig av den enkeltes ståsted og subjektive oppfatning. Følgende oversikt viser ulike dimensjoner av kvalitetsbegrepet som denne strategien skal omfatte: i daglig drift renhold, prøveresultater mm. i pasientinvolvering Den nye pasientrollen i opplevd service parkering, informasjon, kiosk mm. i bruk av ressurser overordnet styring, HR og økonomi mm. i behandling av pasienter profesjonell fagkunnskap Kvalitet i det pasientadministrative arbeidet styring av kompleks logistikk i omsorg for pasienter profesjonell fagkunnskap i pasientsikkerhet uten unødig skade i det merkantile arbeidet vaktplaner, posthåndtering mm. i likeverdige helsetjenester ivaretakelse av sårbare grupper 2

147 Kvalitetssystemet Vestre Viken baserer kvalitetssystemet på internkontrollforskriften for helse- og omsorgstjenesten og internkontrollforskrift for HMS, og bygger på tankegangen i NS-EN ISO 9001:2008. Elementene i kvalitetssystemet er: dokumentstyringssystem, avvikssystem, intern revisjon, brukerundersøkelser, risikovurdering, ledelsens gjennomgang og system for kontinuerlig forbedring. Pasientsikkerhetskampanjen videreføres som femårig program fra 2014 og vil være sentral i foretakets pasientsikkerhetsarbeid. En mer aktiv pasient og brukerrolle Et strategisk fokus på hva som er viktig og har verdi for pasienten gir helsetjenester med god kvalitet. I tråd med føringer fra HSØ skal det arbeides med følgende forventninger fra brukerne: trygghet, informasjon og kommunikasjon og åpenhet om kvalitet. Når pasienten ønsker det skal pårørende også være deltakende. I Vestre Viken skal det arbeides med å videreutvikle metoder og verktøy for systematisk innhenting av erfaringer fra pasient og pårørende gjennom fokusgruppesamtaler med pasienter, deltakelse i forbedringsprosjekter, utvikling av brukerundersøkelser med mer. Overordnede føringer og krav Strategien er utarbeidet i tråd med føringer og krav fra våre eiere og i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Strategien bygger på foretakets verdier, visjon og overordnede mål. Våre verdier: Vår visjon: VESTRE VIKEN Overordnede mål strategi 2025: Kvalitet Trygghet Respekt Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi Bedre kvalitet og pasientsikkerhet Styrke lokalbaserte tjenester Etablere forpliktende samhandling med kommunehelsetjenesten og overføre oppgaver i tråd med samhandlingsreformen Styrke tilbudet innen kreftbehandling Integrere somatikk og psykisk helse Strategisk eiendomsutvikling Styrende dokumenter: Strategi for kvalitet og pasientsikkerhet HSØ Meld. St. 47 ( ) Samhandlingsreformen. Meld. St. 10 ( ) God kvalitet trygge tjenester. Kvalitet og pasientsikkerhet i Helse og Omsorgstjenesten. Hvordan holde orden i eget hus - Internkontroll i sosial og helsetjenesten (2004)..og bedre skal det bli! - Nasjonal strategi for kvalitetsforbedring (2005) Oppdrag og bestillerdokument for 2014 fra Helse Sør-Øst Kvalitets og pasientsikkerhetsstrategi Vestre Viken Kvalitetsbasert finansiering 2014, Helsedirektoratet (2013) I tillegg er det femårige pasientsikkerhetsprogrammet styrende for strategien. 3

148 Hvordan gjennomføre strategien? For å oppnå bedre resultater innenfor målområdene skal strukturen for arbeid med kvalitet og pasientsikkerhet videreutvikles. Innenfor dagens struktur prioriteres følgende tilnærminger for å styrke forbedringsarbeid i pasientnær virksomhet: Opplæringsprogram i forbedringsarbeid for helsepersonell skal utvikles. Programmene skal gjennomføres lokalt med flere korte samlinger slik at det skal passe inn i en travel hverdag. Videreutvikling av arenaer for kvalitets- og pasientsikkerhetsarbeid på seksjonsnivå. Videreutvikling av funksjon og arbeidsoppgaver for fagutviklere (leger, sykepleiere og andre) slik at forbedringsarbeidet blir en styrket del av arbeidet. Videreutvikle arenaer og nettverk for å fremme forbedringsarbeid, standardisering og tverrfaglighet. Nettverksarbeid må struktureres slik at erfaringer og innspill blir forankret i linjen. Etablering av system for kontinuerlig forbedring I 2013 fikk Vestre Viken i oppdrag fra Helse Sør-Øst å utvikle et system for kontinuerlig forbedring i pasientnær virksomhet. Arbeidet blir gjennomført som læringsnettverk med alle sykehusene i regionen. Vestre Vikens system for kontinuerlig forbedring skal gjøre det så enkelt som mulig for klinikerne og deres ledere å arbeide med forbedringer. Pasienter skal motta god, kunnskapsbasert og individuelt tilpasset behandling til rett tid på rett sted og på rett måte. Forbedringsarbeidet skal være tverrfaglig og integrert i ordinær virksomhet. Systemet er under utvikling og har fokus på å etablere strukturer for forankring, kompetanse og målinger og analyse av data. Forankring Forankring av forbedringsarbeid, med utgangspunkt i erkjent behov for forbedring, må ligge både hos ledere som skal prioritere og legge føringer og hos ansatte som skal gjennomføre endringene. Det skal være arenaer som legger til rette for dialog mellom ledere og ansatte for å diskutere og følge opp forbedringsarbeid. Forbedringsarbeid i klinikkene skal oppstå både av lokale behov og på grunnlag av overordnede føringer fra ledelse og nasjonalt hold. Forbedringsarbeid vil dreie seg om alt fra små initiativ til større prosjekter. For å engasjere ansatte og ledere til å drive kontinuerlig forbedring er det viktig å ha systemer som synliggjør godt arbeid og som gir mulighet for å dele på tvers. For å styrke forbedringskulturen i Vestre Viken skal det utvikles tiltak som vil understøtte dette arbeidet. Kompetanse Forbedringskompetansen i organisasjonen skal økes. Forbedringsarbeid skal være tverrfaglig. Det skal etableres et program for å heve kompetansen til å drive forbedringsarbeid frem. Enkle metoder og verktøy for forbedring skal være tilgjengelige. Ledere på alle nivå har et særskilt ansvar, og forbedringsarbeid skal være tema i lederopplæring på alle nivå. Fagutviklere, fagutviklingssykepleiere, rådgivere for fag og kvalitet, leger med særskilt ansvar for fagutvikling og andre med faglig systemansvar skal ha en sentral i rolle arbeidet med å følge opp strategien. Kompetanseprogrammet er rettet mot alle som har særskilt ansvar i forbedringsarbeidet. Målinger og anlyse av data Det er et stort behov i klinikkene for å (1)kunne hente ut kliniske data, (2)registrere egne målinger og (3)samle data til registre innenfor de elektroniske systemene som brukes i dag. For å kunne anvende data skal det etableres et system for å få ut gode analyser og rapporter og en forvaltning av dette. Dette er nødvendig både i forbindelse med egne forbedringsarbeider og pasientsikkerhetsprogrammets innsatsområder. 4

149 Målområder med overordnede indikatorer og forbedringsområder Til hvert målområde er det valgt overordnede indikatorer for å følge måloppnåelse på kvalitet og pasientsikkerhet. Under hvert målområde er det definert forbedringsområder som klinikken skal arbeide med for å bedre kvalitet og pasientsikkerhet i løpet av strategiperioden. De overordnede indikatorene er basert på de nasjonale indikatorene som er grunnlag for kvalitetsbasert finansiering (KBF) og på Oppdrag og bestillerdokumentet 2014 fra Helse Sør-Øst. Det foreligger krav om at definerte kvalitetsindikatorer (29) i større grad skal brukes til styring av virksomheten. Kvalitetsindikatorene skal spesifiseres og følges opp i en overordnet handlingsplan for foretaket. Forbedringsområdene er utarbeidet for å understøtte både nasjonale føringer for kvalitet og pasientsikkerhet samt klinikkenes behov. Klinikkene skal selv velge hvilke områder de har behov for å arbeide med. Det er lagt vekt på at alle forbedringsområdene skal kunne måles for å følge prosesser, variasjon og måloppnåelse. Godt arbeid innen forbedringsområdene vil bidra til overordnet måloppnåelse. 1. Helsetjenestene skal være virkningsfulle Overordnede indikatorer: 1.a Øke 30-dagers overlevelse etter sykehusinnleggelse uansett årsak 1.b Øke 30-dagers overlevelse etter sykehusinnleggelse ved hoftebrudd 1.c Øke 30-dagers overlevelse etter sykehusinnleggelse ved hjerteinfarkt 1.d Øke 30-dagers overlevelse etter sykehusinnleggelse ved hjerneslag Forbedringsområder: 1.1 Øke deltagelse i etablerte kvalitetsregistre eller utvikle egne registreringer og databaser og bruke resultatene i forbedringsarbeid 1.2 Overensstemme prosedyrer med oppdatert kunnskap 1.3 Implementering av veiledere og nasjonale faglige retningslinjer 1.4 Reduksjon av uønsket variasjon i behandling 2. Helsetjenestene skal være trygge og sikre Overordnede indikatorer: 2.a Reduksjon av helsetjenesteassosierte infeksjoner (HAI) til under 3 % (prevalens) 2.b Reduksjon av infeksjoner registrert i NOIS 2.c Andel forebyggbare pasientskader redusert med 50 % målt med GTT 2.d Bedre pasientsikkerhetskulturen i organisasjonen mot tidligere resultat i nasjonal undersøkelse fra e Redusere antall tvangsinnleggelser (per 1000 innbyggere) med 5 % sammenliknet med i fjor Forbedringsområder: 2.1 Følge alle relevante innsatsområder i Pasientsikkerhetsprogrammet 2.2 Bedre legemiddelhåndtering (utover tiltak i programmet) 2.3 Redusere infeksjoner (utover tiltak i programmet) 2.4 Forebygging av feilernæring 2.5 Tidlig erkjennelse av forverring av pasientens sykdomsbilde 2.6 Rasjonell antibiotikabruk i henhold til nasjonale retningslinjer 5

150 3. Helsetjenestene skal involvere brukerne og gi dem innflytelse Overordnede indikatorer: 3.a Forbedre resultat av indikator utskrivning og samhandling målt ved PasOpp og egne brukerundersøkelser i VV 3.b Forbedre resultat av indikatorer for kommunikasjon målt ved PasOpp og egne brukerundersøkelser i VV Forbedringsområder: 3.1 Bedre kommunikasjon mellom helsepersonell og pasient/pårørende 3.2 Forberede pasienter på utskrivelse 3.3 Involvere pårørende i forløpene etter pasientens samtykke 3.4 Oppnå høyere svarprosent i brukerundersøkelser for å identifisere forbedringsområder 4. Helsetjenestene skal være samordnet og preget av kontinuitet Overordnede indikatorer: 4.a Tid fra henvisning til første behandling for tykktarmskreft (innen 20 virkedager) 4.b Tid fra henvisning til første behandling for lungekreft (innen 20 virkedager) 4.c Tid fra henvisning til første behandling for brystkreft (innen 20 virkedager) 4.d Minst 5 felles standardiserte pasientforløp er beskrevet og publisert på internett innen 2015 Forbedringsområder: 4.1 Utvikling av forutsigbare og koordinerte pasientforløp 4.2 Bedre koordinering av ulike undersøkelser/ timer for den enkelte pasient 4.3 Bedre samhandling med kommunehelsetjenesten underveis i pasientforløpet og ved overgang til kommunehelsetjenesten (samhandling) 4.4 Definere og utvikle funksjon til kreftkoordinatorer for å sikre gode kreftforløp 5. Helsetjenestene skal være tilgjengelige og rettferdig fordelt Overordnede indikatorer: 5.a Gjennomsnittlig ventetid for avviklede (behandlede) pasienter under 65 dager 5.b Forbedre resultat av indikatorer for tilfredshet målt ved PasOpp og egne brukerundersøkelser Forbedringsområder: 5.1 Riktig prioritering i henhold til prioriteringsveilederne 5.2 Bedre tilgjengelighet og informasjon om valg av tjenestetilbud, undersøkelser og behandling 5.3 Bedre nettløsninger for å kommunisere med pasienter 5.4 Identifisere og fjerne flaskehalser i pasientbehandlingen 5.6 Tilrettelegge informasjon for fremmedspråklige 6

151 Roller og ansvar for å følge opp strategien Strategien er bygget opp slik at klinikkene selv skal definere og prioritere sine forbedringsområder. Det skal utarbeides handlingsplaner i klinikkene og på avdelingsnivå (innarbeides fortrinnsvis i eksisterende handlingsplaner). Det vises til dokument i ehåndbok med forslag til målinger og ulike tiltak innenfor de forskjellige forbedringsområdene som klinikkene kan benytte seg av når de lager sine handlingsplaner. Dette dokumentet blir oppdatert jevnlig når det kommer nye forslag til tiltak fra klinikkene. Ledere har ansvaret for å følge opp og etterspørre resultater på forbedringsarbeidene. Rapportering på arbeid med strategien skal foregå i de etablerte strukturene på alle nivå og det skal rapporteres om kvalitet og pasientsikkerhet til styret hvert tertial i henhold til en fast mal. Administrasjon og stabsfunksjoner skal samordne, understøtte og legge til rette for klinikkenes arbeid med strategien. De skal blant annet jobbe med utvikling av systemer som gjør det enklere for klinikkene å arbeide med målområdene. Andre områder relevant for strategien Innovasjon System for kontinuerlig forbedring skal knyttes til arbeid med innovasjon og utvikling av ny kunnskap. Vestre Viken har fått et langsiktig mål i Oppdrag og bestillerdokument om å øke behovsdrevet innovasjon i helseforetaket. I strategiperioden skal Vestre Viken initiere og bidra i forskningsbaserte eller brukerdrevne innovasjonsprosjekter og i prosjekter som bidrar til bedre pasientbehandling og samhandling. Sertifisering og akkreditering I tråd med nasjonale krav sertifiseres hele Vestre Viken etter ISO Miljøstyring i oktober Kvalitetssystemet skal være sertifiserbart. Sertifisering/akkreditering av de deler av virksomheten som er sertifisert/akkreditert videreføres så lenge det vurderes som hensiktsmessig. Foretaket vurderer fortløpende om ytterligere deler av virksomheten skal sertifiseres/akkrediteres. Vurderingene baseres på hvilken merverdi sertifisering vil kunne gi. 7

152

153 System for kontinuerlig forbedring i Vestre Viken Systemet skal tilby Kompetanseutvikling for alle ansatte kompetansepakker/programmer i forbedringskunnskap kurs og foredrag om forbedringskunnskap, metoder og verktøy kurs i måling av prosesser og variasjon ved bruk av SPC forbedringskunnskap i lederutviklingsprogram Veiledning i forbedringsarbeid prosessveiledning og måleveiledning tilgjengelige ressurser lokalt og sentralt med spesialisert kompetanse implementering, gjennomføring og evaluering Nettside med oppdatert og tilgjengelig informasjon deling av gode eksempler og ideer presentasjon av utvalgte verktøy og metoder for forbedring Forbedringsdag og konkurranse for forbedringsarbeider i Vestre Viken med premiering og feiring Koordinerende rolle og ta imot henvendelser Organisasjonen skal videreutvikles Pasientinvolvering og medvirking Arenaer og nettverk for forbedringsarbeid Dedikerte ressurser i avdelinger og seksjoner med kunnskap om forbedringsarbeid System for datafangst fra pasientjournal og andre målinger Ledere etterspør og følger opp kvalitet og pasientsikkerhet i ordinære møter Vi skal gjøre jobben vår, og gjøre den litt bedre hver dag Modeller Kontinuerlig forbedringsarbeid skal baseres på kombinasjon av kunnskap og gjennomføres med en systematisk fremgangsprosess. Arbeid skal være tilpasset den aktuelle kontekst og bruke skreddersydde tverrfaglige team. Arbeid som igangsettes skal være balansert mellom initiativ fra seksjonene/avdelingene selv og overordnede initiativ. Kombinasjon av kunnskap Systematisk forbedringsarbeid Kontinuerlig forbedringsprosess Profesjonell kunnskap Fag Spesialitet Verdier Forbedringskunnskap System Variasjon Psykologi Erkjennelsesteori Definere kunnskap: Hensikten er å lukke gapet mellom det vi vet og det vi gjør Generaliserbar vitenskapelig evidens Definere konteksten: Studere enhetens fysiske, sosiale og kulturelle identitet (prosesser, vaner og tradisjoner) + Aktuelle kontekst Definere målingene: Vurdere hva som kan bli effekten av endringer. Bruke tidsserier, balanserte målinger, analysere mønsteret Målbar forbedring av praksis Start der du er Bruk det du har Gjør det du kan Tradisjonell forbedring av helsetjenesten Kontinuerlig forbedring av helsetjenesten Definere metoden: Hvordan koble sammen den forskningsbaserte kunnskapen med aktuelle kontekst 4 5 Definere strategien: Finne strategiske, operasjonelle og menneskelige ressurser (drivere) i aktuelle setting som gjør at endring kan skje Hva ønsker vi å oppnå? Hvordan vet vi at en endring er en forbedring? Hvilke endringer kan vi gjøre som fører til forbedring? Brandrud AS, Holm HA, Nyen B, Helljesen GS, Schreiner AS, Hjortdal P. Oversatt i 2009 med tillatelse fra Paul B. Batalden Brandrud 2013 etter Batalden PB, Davidoff F. What is quality improvement and how can it transform healthcare? Qual Saf Health Care 2007;16:2-3. Brandrud et al 2013 after Deming 1986, Langley et al 2009& Arthur Ashe Systemet skal understøtte og videreutvikle en kultur for kontinuerlig forbedring gjennom Involvering av pasienter, bruker og pårørende Engasjere og involvere alle ansatte i forbedringsarbeid Finne ut hva ledere trenger for å lykkes og skape lederengasjement og forankring Løfte frem det som er vellykket Utnytte eksisterende systemer og ressurser Fremme kreativitet, arbeidsglede, refleksjon og åpenhet Tørre å være underveis Relasjonsbygging og nettverk

154 Saksfremlegg Ledelsens gjennomgang 2014 Dato: 4. juni 2014 Saksbehandler: Hilde Skredtveit Moen Direkte telefon: Vår referanse: Deres referanse: Klinikk/avdeling: Medisin og helsefag Møte Saksnr. Møtedato Styremøte 36/ Ingress Ledelsens gjennomgang (LGG) på overordnet nivå skal, på bakgrunn av klinikkenes LGG og en overordnet og helhetlig vurdering, bedømme om internkontrollen (kvalitetssystemet) er tilstrekkelig, hensiktsmessig og virkningsfull for hele Vestre Viken. Forslag til vedtak Styret tar ledelsens gjennomgang til etterretning. Drammen, 6. juni 2014 Nils Fr. Wisløff Adm. direktør 1

155 Bakgrunn Ledelsens gjennomgang (LGG) på overordnet nivå skal undersøke og bedømme om internkontrollen (kvalitetssystemet) er tilstrekkelig, hensiktsmessig og virkningsfull, og om systemene bidrar til å sikre måloppnåelse og kontinuerlig forbedring. Metodikken er beskrevet i foretakets kvalitetshåndbok (ehåndbok) og gjennomføres årlig. Dersom det avdekkes mangler, skal foretaksledelsen iverksette tiltak for å bedre virkningen av internkontrollen. LGG innebærer en strukturert gjennomgang og oppsummering av hendelser og aktiviteter gjennomført i foregående år. Gjennomgangen skal, der det er behov for tiltak, resultere i en handlingsplan. 1.0 Oppfølging etter forrige ledelsens gjennomgang Alle klinikkene har gjennomført LGG og har fulgt opp egne risikoområdene fra i fjor. Risiko og planer knyttet til utvikling og forbedring av systemene vil utdypes i dette dokumentet. Klinikkene følger opp sine særskilte kritiske områder i linjen. Mål Helse Sør-Øst fastsetter årlig krav til Vestre Viken (VV) i Oppdrag og bestilling og i foretaksmøte. Administrerende direktør fastsetter mål gjennom virksomhetsplaner/driftsavtaler med klinikker og staber. Avtalene følges opp i regelmessige møter med administrerende direktør og rapporteres månedlig til styret. Kvalitets- og pasientsikkerhetsstrategi VV har vært organisasjonens måldokument for å få implementert kvalitetssystemet i VV i henhold til myndighetskrav. Strategien revideres i disse dager og skal vedtas i styremøtet Lover og forskrifter Det er mer en 40 lover med tilhørende forskrifter som regulerer helsetjenesten. I Vestre Viken er det etablert en intranettside - Regelverknapp - som gir enkel tilgang til lover og forskrifter for alle ansatte. Ansatte kan sende spørsmål til jurist via nettsiden. Ansatte kan abonnere på nye endringer i lovverket fra Lovdata. Hver måned har juristen en temasak på intranett som er relevant i forhold til aktuelle lover og forskrifter. Jurist gjennomfører undervisning for ansatte. Det legges særlig vekt på temaer der det er høy risiko for avvik, og der det erfaringsmessig kan svikte, som dokumentasjonsplikten, taushetsplikten, og at det generelle kravet til forsvarlig helsehjelp må være styrende for helsepersonellets konkrete valg. I henhold til Helsepersonelloven har ledere og ansattes en plikt til selv å holde seg oppdatert på regelverk. Risiko At ansatte ikke til enhver tid er oppdatert på relevante lover og forskrifter. Tiltak 2014 Opplæringsprogrammer for nyansatte og ledere, informasjon via intranett samt tematisering av lovkrav i revisjoner. Det opprettes arbeidsgruppe for utvikling av e-læringskurs i dokumentasjonsplikt for sykepleiere og leger. Opplæring i regi av DIPS-instruktører. 3.0 Dokumentstyring ehåndbok 2

156 Det er et krav at styrende dokumenter er underlagt kontroll i kvalitetssystemet. Til hvert dokument knyttes data vedrørende versjonshistorikk, gyldighet, forfatter, godkjenner og dokumenteier. Systemet skal bidra til å sikre at VV har oppdaterte dokumenter som er i tråd med rutiner og prosedyrer som til enhver tid gjelder. Systemets dokumenter er åpne for alle ansatte. Alle dokumenter er overført fra tidligere dokumentsystemer til nytt felles dokumentstyringssystem med unntak av dokumenter for Avdeling for medisinsk mikrobiologi, som har en framdriftplan for overføring innen Personalhåndbok er i et eget system utenfor ehåndbok. HMS-håndbok har vært i et eget system, men flyttes nå inn i ehåndbok da det tidligere systemet ikke hadde tilstrekkelig versjonshistorikk. Nytt i år er at utvalgte prosedyrer kan gjøres tilgjengelig på internett. Leverandør har utviklet bedre søkemotor og forbedret responstiden i systemet ved søk etter og visning av søkeresultat og dokumenter. Databasen er tunet i samarbeid mellom Leverandør og Sykehuspartner, og nye raskere servere er tatt i bruk. Alle klinikker og de fleste avdelinger har superbrukere Risiko Det kan være vanskelig å finne riktig dokument, fordi VV har en stor og kompleks organisasjonsstruktur med mange ulike enheter, og det er mange dokumenter. Det er krevende å sikre at ansatte har oversikt over nødvendige prosedyrer. Det er ikke tilstrekkelig kompetanse på riktig bruk av systemet. Prosedyresamlinger for enkelte fagområder er for noen avdelinger fremdeles lagret på fellesarkivet utenom ehåndbok, omfanget av dette er ikke kjent. Versjonshåndtering og godkjenning av slike dokumenter er manuell Tiltak 2014 Det arbeides med å forbedre søkeverktøy og funksjonalitet for statistikk over lesekvitteringer. Gradvis erstattes lokale prosedyrer med foretaksomfattende der det er hensiktsmessig. Opplæring av ansatte i bruk av systemet gjøres i samarbeid med klinikkene Pasientadministrativt system DIPS Det er viktig å få riktig navn på arbeidsgrupper og på dokumenter som sendes fra foretaket. Teknisk plattform ble oppgradert i mars 2014, gir noe raskere responstid og mindre risiko for ustabilitet i driften. Personskaderegistrering ble innført ved alle sykehus fra desember-13. Det har vært arbeidet videre md å implementert anbefalte løsninger (rapporter) for å følge opp kvaliteten pasientsikkerhetsarbeide, jfr Glemt av sykehuset. Konsernrevisjonens rapporter følges opp etter handlingsplan. Det er ansatt 2 DIPS-instruktører. Talegjenkjenning er innført på Ringerike Sykehus alle somatiske sykehus har nå talegjenkjenning. Det vil bli ansatt en person som dedikert arbeider med kvalitetsarbeid i DIPS-tjenesten. VV innfører SMS-varsling av timeavtlaer med planlagt start pilot i juni Etter utsettelser grunnet kapasitetsutfordringer i Sykehuspartner er oppgradering til ny versjon av DIPS nå planlagt til september Risiko Forsinket oppgradering av ny versjon har ført til at påpekte feil i nåværende versjon vedvarer lenger enn hva som er ønskelig. Krever erstra innsats for å unngå at feilene har konsekvenser. 3

157 Ressurssituasjonen i Sykehuspartnier og RHFet er kritisk. Innføring av DIPS ved Oslo Universitetssykehus (planlagt oktober 2014) og nytt sykehus Østfold har forsinket og kan ytterligere påvirke oppgraderingen i VV Tiltak 2014 Teknisk oppgradering av plattform gjennomført i mars Det gjøres forberedelser (testing av ny versjon mv) for oppgradering til ny DIPS -versjon som er planlagt til september. Handlingsplan etter konsernrevisjonens revisjoner gjennomføres Elektronisk sykepleiedokumentasjon og pleie-og omsorgsmeldinger Innføring av elektronisk sykepleiedokumentasjon (EDS) ble avsluttet i EDS ble i etablert som driftsorganisasjon i EDS har ansvar for forvaltning og systemoppfølging av den kliniske sykepleiedokumentasjonen og innføring og drifting av pleie- og omsorgsmeldinger mellom kommuner og sykehus (PLO-meldigner). I 2013 er det tatt ut rapporter som viser bruk av EDS opp mot definerte kvalitetsmål for hvert kvartal. Rapportene sendes linjeledere for oppfølging i tillegg til at de er tilgjengelige på intranettet. Det er også pilotert kvalitetsmålinger av dokumentasjonen i 5 seksjoner. Disse er fulgt opp med internt forbedringsarbeid Risiko Det er 3700 sluttbrukere i EDS. Det er en kontinuerlig utfordring å sikre system for opplæring og utvikling av kompetanse hos brukere. Bredding av PLO-meldingene skjer i samarbeid med kommunene. Breddingsperioden er en risiko fordi både sykehusavdelinger og kommuner i innføringsperioden må arbeide både med gamle og nye rutiner for samhandling og dokumentasjon Planer 2014 Alle seksjoner har superbrukere med oppgaver i opplæring og utvikling av EDS. Sentral EDSseksjon følger opp superbrukerne. EDS-seksjonen gjennomfører uttak av avtalte rapporter for alle seksjoner hvert kvartal. Kvalitetsmålingene videreføres i rundt 13 døgnseksjoner. Bredding av PLO følges opp i tett samarbeid med kommunene. PLO-meldinger fra både somatikk og psykisk helse og rus er planlagt ferdig breddet til alle kommuner som er i stand til å motta slike meldinger i løpet av Da vil alle kommuner i Vestre Vikens område med unntak av Bærum kommune være inkludert i ordningen. Bærum kommune blir først i stand til å motta slike meldinger i Saksarkivsystem Public 360 Virksomheten skal sikre at alle arkivverdige dokumenter lagres elektronisk, samt sikre at sensitive data oppbevares i henhold til gjeldende lover og forskrifter (krav). Oppgradert og mer brukervennlig Public 360 fra Risiko Risiko for at arkivverdige dokumenter (eksempelvis dokumenter mottatt direkte og epostkorrespondanse) blir ikke arkivert eller oversendt Dokumentsenteret for arkivering i Public 360. Feilbruk eller manglende opplæring kan føre til at dokumentene ikke lagres på rett sted/rett måte. Systemet krever at man har ferdigheter for å utnytte funksjonaliteten på en god nok måte Planer 2014 E-læring er tilgjengelig for alle i Læringsportalen, og det oppfordres til at alle nye brukere gjennomgår denne. Undervisning av nye brukere og workshops på bestilling ved kontakt med Dokumentsenteret. Faste infomøter med oppgraderinger og nyttige tips 4 ganger pr. år. Info sendes ut til alle brukere. 4

158 4.0 Interne revisjoner Intern revisjon er en del av administrerende direktørs apparat for å sikre styring og kontroll med virksomheten. Det samarbeides med konsernrevisjonen i Helse Sør-Øst i formelle møter og ad hoc i forhold til behov. Det er vedtatt en treårig overordnet revisjonsplan på bakgrunn av tilsyn, hendelser, risikovurderinger og bestillinger fra foretaksledelse og klinikker. Denne inkluderer klinikkenes egne revisjoner, HMS-revisjoner og revisjoner av legemiddelhåndtering. Det er gjennomført revisjoner på disse områdene: Forskning, etterlevelse av prosedyrer og lagring av forskningsdata Avviksbehandling Transfusjon av blod til pasienter Organisering, styring og kontroll av IKT-bestillerorganisasjon i VV og system for tilgangsstyring i DIPS Bruk av viderehenvisninger i VV, primære og sekundære, og opprettelse av ny kontakt for kontroll Revisjonene er lukket eller det foreligger handlingsplaner for lukking av avvik. Flere klinikker har fått bistand for planlegging og gjennomføring av revisjoner. Det er gjennomført to revisjonskurs for totalt 32 revisorer. VV har til sammen utdannet over 150 revisorer. Det er gjennomført to erfaringsdager også i 2013, for å gi revisorer faglig påfyll. Det tilbys lokale fagrevisorkurs til klinikker som har behov for dette I klinikkene er det krav til at alle avdelinger skal gjennomføre en egen initiert revisjon per år. Dette er i stor grad gjennomført. Revisjoner som ikke er gjennomført, men som fortsatt er aktuelle er overført til Klinikkene har stadig bedre prosesser for å sikre at funn bidrar til forbedring av virksomheten. Overordnede kvalitetsrevisjoner 2014 Internkontroll i Vestre Viken Styring og kontroll i pasientforløpene Integrering av miljøstyringssystemet Avviksbehandling i Vestre Viken Etterlevelse av lovkrav, 3-3 meldinger, funksjonalitet/system og saksbehandling i Synergi Roller og ansvar i beredskapssituasjoner System for opplæring Samhandling kommunikasjon ved intern ved overflytting av pasient Kommunikasjon og samhandling i pasientforløp fra intensiv til sengepost Revisjon/kartlegging MTU Befaring og logging Koderevisjon Oppfølging av relevant tema fra LGG ( mars 2014) 4.1 Risiko Risiko for at det ikke er god nok forankring av overordnede revisjoner i klinikkene i forhold til relevans og oppfølging av funn. Utdannede intern revisorer får ikke benyttet nyervervet kompetanse. 4.2 Tiltak 2014 Det er etablert en intern revisjonsenhet i kvalitetsavdelingen som vil ha tre stillinger fra sommeren

159 Kurs, opplæring og erfaringsdager gjennomføres som tidligere. Kvalitetsavdelingen bistår klinikkene i gjennomføring av revisjoner ved behov. Temaer for overordnede revisjoner drøftes med klinikkene. 5.0 Eksterne tilsyn VV har en prosedyre som skal sikre god koordinering når eksterne tilsynsmyndigheter har tilsyn. Revidert enhet har selv ansvar for gjennomføring av tilsynet. Klinikkene følger opp tilsynsrapportene og korrigerer for avvik. Det utarbeides oversikt over status for lukking av avvik for alle tilsyn, som rapportertes tertialvis til styret Risiko Uklarhet knyttet til ansvar for oppfølging av avvik. Mangelfull sikring av at læring og forbedringstiltak spres og iverksettes i hele organisasjonen Tiltak 2014 Tilsynsrapporter behandles i ledermøtet og styremøte. 6.0 Avvik og forbedringsområder Foretaket har hatt felles avvikssystem Synergi fra Det ble satt som mål i 2013 om minst en registrert hendelse pr ansatt (uansett sakstype). Det ble meldt 7876 avvik i 2013 som tilsvarer noe over ett avvik pr. årsverk. Det antas likevel at foreligger noe underrapportering, noe som understreker viktigheten av at arbeidet med god meldekultur fortsetter. Kvalitetsavdelingen har bidratt med opplæring for ledere, saksbehandlere og superbrukere i alle klinikker, med spesielt fokus på meldekultur og saksbehandling. I tillegg har kvalitetsavdelingen bidratt med opplæring og veiledning på KKU, AKU, i grupper og individuelt. Meldeordningen for 3-3 meldinger ble fra flyttet fra Fylkesmannen til Nasjonalt Kunnskapssenter for helsetjenesten. Fra da av ble meldinger sendt elektronisk fra avvikssystemet direkte til Kunnskapssenteret. Vestre Viken HF var et av de første helseforetakene i landet som etablerte en elektronisk løsning i henhold til de nye nasjonale krav. Siden og ut 2013 er det meldt 1226 hendelser til Nasjonalt kunnskapssenter, noe som tyder på en god meldekultur. Oversikt over registrerte uønskede hendelser i Pasientrelaterte Totalt I perioden 2012 og 2013 er det sendt 57 varsler til Statens helsetilsyn. Høst/vinter 2013 anskaffet og implementerte VV en tilleggsmodul i Synergi (Klage/tilbakemeldingsmodul), tilgjengelig på VV`s hjemmeside på internett. Modulen gir muligheter for at pasienter, pårørende og samarbeidende helsepersonell utenfor sykehuset kan gi tilbakemeldinger elektronisk via VV`s internettside. Disse tilbakemeldingene blir saksbehandlet på lik linje med andre avvik og forbedringsforslag i Synergi. VV er det eneste helseforetaket i landet som har en slik elektronisk løsning. 6

160 6.1.1 Risiko Saksbehandling av uønskede hendelser har en del utfordringer. Spesielt gjelder dette på forbedrings- og tiltakssiden. Mange saker blir avsluttet uten at det utføres tiltak eller med tiltakene ikke vurderes som tilstrekkelige Tiltak 2014 Kontinuerlig opplæring av basisbrukere og saksbehandlere med hensyn til meldekultur, saksbehandling og rapporter. Bruk av rapporter og statistikker som en del av forbedringsarbeidet i kvalitetsutvalgene og i avdelingsmøter. 7.0 Obligatorisk opplæring og kompetanseutvikling hos ansatte 7.1 Kompetanseplaner I første halvdel av 2014 har OU- avdelingen, Kompetanseutvikling tilbudt kurs i kompetanseplanlegging og Læringsportalens lederside til alle ledere i de fire somatiske klinikkene, Klinikk for intern service og Klinikk for medisinsk diagnostikk. Antall deltakere foreligger ikke, da all undervisning ikke er gjennomført ennå. Det oppfordres til at den enkelte avdeling samler kompetanseplanene på eget digitalt fellesområde. 7.2 Læringsportalen (LP) Læringsportalen har kommet med en ny lederside hvor rapportering av kursdeltagelse er enklere. OU-avdelingen er behjelpelig med dokumentasjon av opplæring til alle som henvender seg. All obligatorisk opplæring for nytilsatte som organiseres felles (sentralt eller lokalt) dokumenteres i LP. 7.3 Beskrivelse av obligatorisk opplæring i VV Det er gjennomført obligatorisk brannvernopplæring og evakueringsøvelser i alle sykehus. Det foreligger e-læringskurs i brannvern. Obligatorisk HMS opplæring for ledere på nivå 3 og 4, samt vernetjenesten er gjennomført. Kurs gjennomført i risikoanalyser, strålevernområdet, opplæring i kjemisk helsefare / kjemikaliehåndtering. Det er utarbeidet e-læringkurs for flere av områdene. Foreløpig er obligatorisk opplæring beskrevet kun for de nytilsatte medarbeidere. Det gjenstår å fastslå samt beskrive vedlikeholdsopplæring og annen obligatorisk opplæring for foretaket som helhet. KMD har beskrevet en del opplæring/akkreditering. 7.4 Dokumentasjonssystem Sykehuset Østfold er regional pilot på et kompetansedokumentasjonssystem i GAT. Andre sykehus i Helse Sør-Øst planlegger å ta i bruk systemet basert på erfaringene fra Østfold. Vestre Viken er i ferd med å innhente erfaringer fra Østfold for å vurdere om foretaket skal ta dette i bruk. Pr. i dag er det kompetansemodulen i GAT som er den regionale løsningen. Inntil videre oppfordres den enkelte avdeling til å samle kompetanseplanene på eget digitalt fellesområde. 7.5 Risiko Klinikkene dokumenterer ikke i tilstrekkelig grad ansattes kompetanse.ledere har ikke kompetanseplaner for sine ansatte. Ikke tilstrekkelig vedlikehold av etablerte systemer. 7.6 Planer 2014 Brannvernopplæring fortsetter fortløpende, praktisk og teoretisk. Obligatorisk HMS opplæring av ledere og verneombud, gjennomføres vår og høst. 7

161 Gjennomfører kurs innen infeksjonsforebyggende arbeid rettet mot ansatte. Temakurs: HMS avvik - avviksbehandling, forflytningsteknikker, ergonomi / arbeidsteknikker. Opplæring innen kjemikaliehåndtering for ansatte Administrator / systemopplæring for ledere / stoffkartotekansvarlige Strålevernkurs kjøres fortløpende. Månedlig rapportering til HAMU på yrkesskader. HMS-avd. overvåker meldinger i avvikssystemet og tilbakemelder til saksbehandler ved behov. Intern revisjon vedrørende etterlevelse av krav til oppfølging av medarbeidersamtaler og medarbeiderundersøkelsen vil bli gjennomført i samarbeid mellom Kvalitetsavdelingen og HMSavdelingen. Det vil bli arbeidet videre med felles dokumentasjonssystem for kompetanse i VV. 8.0 Arbeidsmiljø 8.1 Medarbeiderundersøkelsen Medarbeiderundersøkelse ble gjennomført i VV i september VV skal sikre og legge til rette for god deltagelse i medarbeiderundersøkelsen og følge opp resultatene ved å lage lokale handlingsplaner med tiltak. Alle ansatte har rett til medarbeidersamtale og individuell kompetanseutviklingsplan. Ledere skal følge opp resultatene fra medarbeidersamtalene og lage lokal handlingsplaner med forbedrings- og bevaringstiltak. 8.2 Samarbeid og medbestemmelse Samarbeid og medbestemmelse er gjennomført i samsvar med samarbeidsavtalen som er inngått mellom partene i VV. Foretakets holdninger til samarbeid og medbestemmelse, både i forhold til fagforeningene og vernetjenesten i Vestre Viken, blir tatt opp i introduksjonskursene for nyansatte og er et eget tema i lederopplæringen. De etablerte samarbeidsarenaene mellom ledelsen, tillitsvalgte og verneombud på foretaks- og klinikknivå har dannet grunnlaget for samarbeidet i 2013 og videreføres i De 12 prinsippene for medvirkning i omstilling som er utarbeidet av Helse Sør Øst og foretakets verdier - kvalitet, trygghet og respekt - inngår som en del av samarbeidsavtalen som er inngått med fagforeningene og vernetjenesten i Vestre Viken. 8.3 Inkluderende arbeidsliv Det er utarbeidet en foretaksovergripende handlingsplan som har vært styrende for IA- arbeidet i Handlingsplanen er drøftet med tillitsvalgte og behandlet av HAMU. Vestre Viken har etablert aktivitetsmål/tiltak som dekker alle områdene av IA- avtalen. 8.4 Bedre ressursstyring GAT er innført som et felles system for ressursstyring og arbeidsplaner i VV. Det er etablert systemoppfølging, med faste supportdager for brukere ved store lokasjoner og opplæring for nye ledere og andre grupper som bruker GAT til arbeidstidsplanlegging og ajourhold i systemet. Arbeid med ressursstyring har høyt fokus. BRASSE (Bedre Ressursstyring, Arbeidstidsplanlegging, Styring, System og Endringsledelse) er en metodikk og et verktøy som kan brukes i dette arbeidet. Ved medisinsk avdeling på Kongsberg sykehus er metodikken delvis tatt i bruk. Det pågår et arbeid med å implementere metodikken i hele VV. For ledere har innføringen av GAT også muliggjort en bedre oppfølging av brudd på arbeidstidsbestemmelsene. I 2013 ble det utviklet en egen ledelsesrapport for AML- brudd som gjør det enklere for ledere å følge opp brudd på arbeidstidsbestemmelsene. 8.5 Omstilling Det viktigste omstillingsarbeidet har skjedd ute i klinikkene, med grundige prosesser mellom lederne, tillitsvalgte, vernetjenesten og de ansatte. Retningslinjer for omstilling i Vestre Viken er lagt til grunn for omstillingsarbeidet. Erfaringene har vist at grundigheten og systematikken i våre retningslinjer tidvis har vært en utfordring for ledere som har ønsket hurtige prosesser og snarlig effektuering av beslutningene. Opplæring og god felles planlegging av 8

162 omstillingstiltakene har likevel bidratt til gode prosesser og riktig bemanningstilpasninger tilpasset klinikkenes og avdelingenes skjerpede budsjettsituasjon. Brukerutvalget har også vært aktivt involvert i omstillingsarbeidet både sentralt og lokalt i organisasjonen har vært et utfordrende år i forhold til omstilling i enkelte kliniker. Det gjelder særlig i forhold til økonomi men også i forhold til viktige områder som organisatorisk tilpasning, oppfølgning av Samhandlingsreformen, iverksetting av vedtatt strategiplan og utviklingsplan. I 2013 er det arbeidet systematisk med omstilling for å redusere antall årsverk i tråd med krav om resultat i balanse. Dette gir et godt grunnlag for måloppnåelse i Risiko Prosessene med ressursstyring og overholdelse av arbeidstidsbestemmelsene er krevende og vil følges opp med ekstra tiltak dersom det er behov for det. 8.7 Planer 2014 HR- strategi for VV ble vedtat i januar Et viktig arbeid dette året blir å utarbeide tiltak og handlingsplaner. Arbeidet med god ressursplanlegging vil fortsette og med det redusere antall brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Klinikkene skal lage lokale handlingsplaner for inkluderende arbeidsliv. I handlingsplanene skal det framgå hvordan man arbeider med å redusere sykefravær, med å øke den gjennomsnittlige pensjoneringsalderen for seniorer. Samtidig fortsetter arbeidet med å tilsette flere arbeidstagere med nedsatt funksjonsevne. 9.0 Pasient- og brukererfaringer Helseforetaket skal gjøre bruk av erfaringer fra pasienter og pårørende som et ledd i sitt forbedringsarbeid. Det er etablert system for elektronisk brukerundersøkelser for alle pasienter på VVs hjemmeside/internett. Svarprosenten har vært lav, men i all hovedsak er pasientene tilfredse. Pasientene gir mest negative tilbakemeldinger innen områdene informasjon og kommunikasjon. Nasjonalt Kunnskapssenter for helsetjenesten gjennomførte pasient- og brukerundersøkelsen PasOpp på somatiske sengeposter i Resultatene ble tilgjengelig for foretakene høst Vestre Viken oppnådde samlet resultater som landsgjennomsnittet, men med noe variasjoner internt. Forbedringsområder er utskrivning, informasjon, noen steder standard og organisering. System for mottak av elektroniske klager fra pasienter, pårørende og samarbeidspartnere via internettsiden ble tilgjengelig på internett høsten Risiko: Rapportene kan pga av lav svarprosent bli for generelle og vanskelig å benytte til lokalt forbedringsarbeid. Tiltak 2014 Det skal fortsatt arbeides med å øke svarprosentene på undersøkelsen på internett. Klinikkene skal få sine resultater hvert tertial. Tilpassede undersøkelser gjennomføres i enheter der det er hensiktsmessig. Forbedringsområder og tiltak i revidert kvalitets og pasientsikkerhetsstrategi bruker funn i PasOpp som grunnlag. 9

163 10.0 Forestående endringer som kan påvirke kvaliteten De største endringer i 2014 er knyttet til Klinikk for psykisk helse og rus. Vestre Viken overtok ansvaret også for spesialisthelsetjenesten innen psykisk helse og rus for kommunene Sande og Svelvik fra Tilsvarende ansvar for Jenvaker kommune overtas De distrikstspykiatriske sentrene fikk et utvidet akuttansvar fra Det pågår arbeid knyttet til samling av de psykiatriske sykehusfunksjonene som i dag er ved de psykiatriske avdelingene ved Lier og Blakstad, slik at Lier kan avvikles. Dette er betydelig omlegginger. Det kreves stor oppmerksomhet både for å utvikle gode løsninger, og for å sikre den daglige drift under det pågående omstillingsarbeidet. Arbeid med nytt sykehus i Vestre Viken har avsluttet idefasen. Dette arbeidet videreføres med oppstart av konseptfasen fra sommeren Utfordringer i forhold til kjerneoppgaver Viktige mål for 2014 er at det ikke skal være fristbrudd og at ventetiden skal reduseres. Foretaket er nær målet hva angår fristbrudd. Det er lagt planer for å nå det regionale målet om gjennomsnittlig ventetid for avviklede pasienter på under 65 dager innen utløpet av året. Det vises her og for øvrig til virksomhetsrapporteringer mv 12.0 Oppsummering av LGG fra klinikkene Klinikkenes vurdering av områdene i kvalitetssystemet og om systemene har effekt og er virkningsfulle varierer fra klinikk til klinikk. Klinikkenes vurderinger benyttes av staber og tverrgående klinikker til å utvikle og tilpasse de overordnede systemer og prosedyrer på en slik måte at det bidrar til at klinikkene når sine mål. Adm. direktørs vurdering og konklusjon Ledelsens gjennomgang på overordnet nivå baserer seg på klinikkenes LGG og andre områder med fare for svikt. Kvalitetssystemet skal sikre god styring og kontroll med virksomheten. Det må være et levende system i kontinuerlig utvikling. Elementene i kvalitetssystemet skal påvirkes av innspill og behov fra klinikkene og andre interessenter som eier, brukere og pårørende og krav fra tilsynsmyndigheter og akkrediterings/sertifiseringsorgan. Hensikten med å ha et godt kvalitetssystem er å ha god kontroll over risiko og svikt som igjen skal bidra til kontinuerlig forbedring av virksomheten. Ledelsens gjennomgang 2014 viser at overordnede systemer i stor grad er på plass. De påpekte risiko-områdene vil bli fulgt opp i daglig drift. Administrerende direktør anbefaler på denne bakgrunn at styret tar ledelsens gjennomgang 2014 til etterretning. 10

164 Saksfremlegg Dato: Saksbehandler: Irene Beheim Direkte telefon: Vår referanse: Deres referanse: Klinikk/avdeling: Intern service Nytt bygg for felles akuttpsykiatri lokalisert på Blakstad Møte Saksnr. Møtedato Styremøte 37/ Vedlegg: 1. Vestre Viken HF PHR idefase akuttpsykiatri alternativutredning. 2. Funksjonsprogram Vestre Viken HF PHR. Samling akuttpsykiatri Blakstad. Datert Mandat; Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Ingress I saken redegjøres det for oppføring av nytt bygg for å få samlokalisert akuttpsykiatrien fra Lier og Blakstad på Blakstad sykehus fram til innflytting i Nytt Vestre Viken sykehus (NVVS). Bygget er foreslått bygget som et permanent bygg for å kunne gjenbrukes for Asker DPS døgnenheten. Asker DPS etableres på Blakstad så raskt som mulig etter at Nye Vestre Viken sykehuset er ferdigstilt. Forslag til vedtak - Styret går inn for å bygge ett nytt bygg for samlet akuttpsykiatri på Blakstad. - Styret godkjenner idefasen, og vedtar mandat for konseptfasen. - Søknad oversendes til Helse Sør-Øst RHF i henhold til fullmaktssystemet for å få videreført prosjektet til konseptfasen. Drammen, 6. juni 2014 Nils Fr. Wisløff Administrerende direktør Postadresse: Telefon: E-postadresse:postmottak@vestreviken.no Vestre Viken HF Org. Nr: Webadresse: Drammen Bankforbindelse: DNB ASA, N-0021 Oslo, Norway. Kontonummer: IBAN: NO , BIC: DNBANOKK

165 Bakgrunn Vedtatt strategi i Strategi 2025: Tidligere Lier sykehus avvikles og forberedes lagt ut for salg med muligheter for midlertidig tilbakeleie av arealer I styrets vedtak i sak 079/2012 ble det vedtatt følgende: Styret ber administrerende direktør iverksette planlegging av nødvendige investeringer innenfor det psykiske helsevernet, herunder nytt distriktpsykiatrisk senter for Drammen, samt øvrige bygningsmessige tilpasninger som må gjennomføres for å realisere de planer som er vedtatt når det gjelder videreutvikling av tjenestene ved Blakstad sykehus og eventuell flytting av funksjoner til Bærum sykehus. I styrets vedtak i sak 67/2013 Idéfase nytt sykehus i Vestre Viken, ble det vedtatt følgende: 3. De fem distriktspsykiatriske sentrene (DPSene) bygges ut med mest mulig samling av poliklinikk og sengeposter og så langt som mulig knyttet til lokalsykehusene. DPS Asker legges til Blakstad i nytt bygg. Det fremmes en samlet plan for utbyggingene av DPSene våren I styrets vedtak i sak 26/2014 Idefase nytt sykehus i Vestre Viken, ble det vedtatt følgende : 2. Foretakets samlede framtidige strukturelle utvikling samt planlegging av nytt sykehus legger til grunn samlokalisering av somatikk og psykisk helse og rus på sykehusnivå. Det vurderes et alternativ om at alderspsykiatri kan lokaliseres til klinikk Bærum sykehus. De fem distriktspsykiatriske sentrene (DPSene) bygges ut med mest mulig samling av poliklinikk og sengeposter og så langt som mulig knyttet til lokalsykehusene. DPS Asker legges til Blakstad i nytt bygg. Det fremmes en samlet plan for utbyggingene av DPSene i styremøte i juni Vestre Viken HF har besluttet at Lier Sykehus skal nedlegges. Dette vedtaket gjelder uavhengig av om det bygges nytt Vestre Viken sykehus eller om null-alternativet blir gjennomført. Virksomheten som i dag drives på Lier må flyttes. Nybygget det siktes til i sak 67/2013, er et bygg som er foreslått oppført for å kunne gjennomføre samlokalisering av akuttseksjonen av sykehuspsykiatrien midlertidig på Blakstad fram til Nye Vestre Viken sykehuset er innflyttingsklart. Bygget på Blakstad er en del av Plan for utvikling av DPS. Asker DPS overtar bygget når akuttpsykiatrien flytter ut. Overordnede føringer: Prosjektet er i samsvar med overordnete føringer og følgende dokumenter er lagt til grunn: - Strategiplan 2025, som beskriver strategi for Vestre Viken HF i perioden frem til Strategiplan for psykisk helse og rus , der klinikken har utarbeidet strategiplan for som er i samsvar med foretakets overordnede Strategi Utviklingsplan for Vestre Viken HF, datert

166 Hovedkonklusjon: Lier sykehus er vedtatt avviklet og aktiviteten skal samlokaliseres/samorganiseres med aktiviteten ved Blakstad sykehus. Det er knyttet gevinst til redusert drift ved raskest mulig samlokalisering av funksjoner. Framdriftsplanen forutsetter oppføring av et nytt bygg på Blakstad for å få nok areal til å klare å gjennomføre avviklingen av Lier. Utviklingsplanen til Vestre Viken HF forutsetter en samlokalisering av sykehuspsykiatri og somatikk i Nye Vestre Viken sykehuset. Dimensjoneringen av det nye sykehuset forutsetter videre at DPSene skal ta et større ansvar for pasientbehandlingen enn i dag. Det innebærer at alle DPSene i Vestre Viken må øke arealmessig fram mot Styret i Vestre Viken HF vedtok i sak 67/2013 og i sak 26/2014 at Asker DPS legges til Blakstad i nytt bygg. Estimert kostnad for nytt akuttbygg er 255 MNOK. Gjeldende tidsplan og estimerte kostnader for avvikling av Lier sykehus Tabell under viser framdriftsplan og foreløpig kostnadsestimat for gjennomføring av avviklingen av Lier. Funksjoner Lokalisering Blakstad Kostnad MNOK Tidsperspektiv Flytter fra Kommentarer Bærumspas. Inn i bygg 28 3,5 aug.14 Bygg 1 Bl. Sikkerhet Inn i bygg 1 5 des.14 Bygg H Li. PPU Inn i bygg (3) 2 8 aug. (15) 2017? Bygg C Li. Forutsetter flytting av ARA kontor til bygg 7 Alder Inn i bygg 8 og 6 25 des.15 Bygg C Li. Akuttpsyk. Inn i nytt bygg 250 des.17 Bygg G Li. Drammen DPS akutt Inn i nytt bygg 40 aug.16 Bygg G Li. Evt. Annen løsning for å få tømt bygg G ARA Inn i bygg 2 aug.17 Bygg 1 Bl. Psykose Inn i bygg 1 6 des.17 Bygg H Li. SUM tømming av Lier 337,5 Framdriftsplanen viser avhengigheten av de enkelte aktivitetene for å tømme Lier. For å kunne holde gjeldende tidsramme må nybygg for akuttpsykiatrien igangsettes etter planen. Bærekraftsanalyse Bærekraftsanalysen er gjennomført med følgende forutsetninger: Investeringsnivå 255 MNOK Rente 3 % Prosjektets levetid 25 år Samlet driftsgevinst 34 MNOK Driftsgevinster: Det er beregnet årlig innsparing knyttet til avvikling av byggene knyttet til akuttvirksomheten på Lier og driftskostnader for nytt bygg på Blakstad på netto 9 MNOK. 3

167 Ny organisering med fire akuttposter og en mottakspost vil være med på å redusere organisasjonens omfang. Ordningen medfører en seksjon mindre enn i dagens virksomhet på Lier og Blakstad. Dette vil gi en årlig innsparing på om lag 25 MNOK Økonomisk bæreevne felles akuttbygg Blakstad Økonomisk bærekraft (MNOK) prosjekt Bærekraft pr år Akkumulert bærekraft eksl egenfinansiering Akk bærekraft inkl rente på neg bærekraft Gevinstene ved gjennomføring av dette prosjektet er så store at bærekraftsanalyse som er gjennomført viser positive nåverdier. Akkumulert bærekraft viser at driftsgevinstens størrelse er stor nok til å finansiere dette prosjektet. Disse driftsgevinstene vil måtte sees i sammenheng med det totale investeringsbehovet når det gjelder utbygging av DPsene i foretaket. Tabell viser gjeldende framdriftsplan for nytt akuttpsykiatribygg Blakstad ÅR Kvartal Fremdriftsplan Nytt akuttbygg/asker DPS Blakstad Konsept-fase KSK Forprosjekt Byggefase 4

168 NOTAT Hospitalitet v/ Arild Sundt-Hansen og Ole Nupen Dato: i samarbeid med VV HF / KIS v/ Bård Rasch-Haugen Rev: VESTRE VIKEN HF PHR IDÈFASE AKUTTPSYKIATRI ALTERNATIVUTREDNING 1. INNHOLD Notatet beskriver helseforetakets status for utflytting og avvikling av Lier sykehus, med forslag til videre prosess. 1. Innhold 2. Overordnet beskrivelse av dagens virksomhet 3. Forankring vedrørende avvikling av Lier sykehus 4. Sammenheng med overordnet plan (idéfase Vestre Viken HF og Strategiplan PHR) 5. Prosess og status for tiltak knyttet til avvikling 6. Alternativvurderinger 7. Hovedalternativ alternativ A, All virksomhet på Lier flyttes til Blakstad 8. Anbefaling 2. OVERORDNET BESKRIVELSE AV VIRKSOMHET I VVHF er virksomheten for Psykisk Helse og Rus, PHR, per i dag adskilt fra somatikken og spredt, med hovedvekt lokalisert på Blakstad og Lier. Sykehuspsykiatrien er lokalisert i gamle og uhensiktsmessige lokaler. Dette gjelder spesielt situasjonen på Lier sykehus. I henhold til vedtak skal aktiviteten på kortest mulig tid overføres til Blakstad og/eller Bærum sykehus. Psykisk helse og rus (PHR) Klinikken består av 10 avdelinger: Psykiatrisk avdeling Lier Psykiatrisk avdeling Blakstad Avdeling for rus og avhengighet (ARA) FoU-avdelingen Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling (BUPA) Asker DPS Bærum DPS Drammen DPS Kongsberg DPS Ringerike DPS

169 o~c - HOSPITALITET --- OPTIO FM - OEC CONSULTING Psykiatrisk avdeling Lier Mottaksseksjonen 6 døgnplasser Seksjon for psykose og sikkerhetspsykiatri 18 døgnplasser Akuttseksjon I 10 døgnplasser Utredningsseksjon for unge 8 døgnplasser Akuttseksjon II 10 døgnplasser Utredningsseksjon for alderspsykiatri 10 døgnplasser og poliklinikk Regionalt senter for utviklingshemmede 3 døgnplasser og poliklinikk Psykiatrisk avdeling Blakstad Akuttseksjon A 12 døgnplasser Seksjon for psykose 13 døgnplasser Akuttseksjon B 12 døgnplasser Seksjon for sikkerhetspsykiatri 8 døgnplasser Akuttseksjon C 12 døgnplasser Utredningsseksjon for alderspsykiatri 16 døgnplasser og poliklinikk Figur 2: PHR på Blakstad og Lier før endring ved tømming av Lier

170 3. Forankring vedrørende avvikling av Lier sykehus I Strategi 2025 er følgende strategi godkjent av styret i Vestre Viken HF : Akutt- og alderspsykiatri for Vestre Viken samlokaliseres med Drammen sykehus. Øvrige områdefunksjoner innenfor psykisk helse legges til Blakstad sykehus. Tidligere Lier sykehus avvikles og forberedes lagt ut for salg med muligheter for midlertidig tilbakeleie av arealer. Arbeidet med utviklingsplanen forutsetter i henhold til veileder for tidligfaseplanlegging at det drøftes flere ulike alternativer for virksomheten inkludert lokalisering av tilbud innen psykisk helse og rus. Lier sykehus er besluttet nedlagt og legges ut for salg. Aktiviteten skal i løpet av kortest mulig tid overføres til Blakstad og/eller Bærum sykehus. 4. Sammenheng med overordnet plan (Idéfase Vestre Viken HF og strategiplan PHR) I sitt møte 19. juni 2013 vedtok styret i Vestre Viken HF at det er alternativene med Buskerudsykehuset, som nå har fått navnet «Nytt Vestre Viken sykehuset» (NVVS), som skulle utredes i idéfase, men med tillegg av to andre løsninger for psykisk helse. 2A betyr at all sykehuspsykiatri legges til nytt sykehus. 2B, som 2A, men deler legges til Blakstad og/eller Bærum sykehus. Idefasedokumentet er innsendt for behandling til Helse Sør Øst medio november Alternativene som blir beskrevet i idéfaserapporten er vist i tabell under, og ulike løsninger for lokalisering av deler av psykisk helse og rus er der vist som alternativ 2C og 2D. Navn på alternativ Nye Vestre Viken sykehuset Somatikk håndteres slik Drammen og Kongsberg samlokalisert Bærum og Ringerike er lokalsykehus. Psykiatri håndteres slik All sykehuspsykiatri legges til «Nye Vestre Viken sykehuset» Som 2A, men psykoseog sikkerhet legges til Blakstad Akutt- og alderspsykiatri til «Nye Vestre Viken sykehuset», psykose og sikkerhet til Bærum Alderspsykiatri til Bærum, resten til Nye Vestre Viken sykehus Nr. Vurdering Anbefaling «Liv laga» 2A 2B 2C 2D Er relevant, gjennomførbart og levedyktig Er relevant, gjennomførbart og levedyktig Mulig utfordrende pga. reguleringsmessige forhold på Gjettum Er relevant, gjennomførbart og levedyktig Nullalternativet (utsettelse 5-10 år) Somatikk ved dagens fire sykehus som nå Lier lagt ned. Fortsatt drift ved Blakstad 0-alt I henhold til Tidligfaseveileder. Tabell 1: Alternativer som er utredet i idéfase for Nye Vestre Viken sykehuset. JA JA JA JA JA

171 Kvalitative vurderinger for Psykisk helse og rus Det er i idefaserapporten (kap. 11) gjort vurdering for kvalitative kriterier for valg av løsning for Nytt Vestre Viken sykehus. Med unntak av 0-alternativet er det bare psykisk helse og rus som får ulike løsninger i de enkelte alternativene. Kvaliteten for somatikk vil ikke berøres i samme grad da det uansett valg av løsning vil være en stor del psykiatri ved det nye sykehuset. Kvalitativt viser tabell under at alternativ 2A er det beste, deretter følger 2D, 2B/2C og til slutt 0-alternativet. Alternativene i er forsøkt vektet hvor 0 er dårligst skår og 3 er beste skår (det som gir optimal løsning). Kriterier 0-alternativet 2A Alt samlet 2B Sikkerhet og psykose Blakstad 2C Sikkerhet og psykose Bærum sykehus 2D Alderspsykiatri Bærum sykehus Behandlingskvalitet psykisk helse og rus Akutt Funksjoner psykisk helse og rus Samlokalisering somatikk og psykiatri Tabell 2. Kvalitative vurderinger. Kvalitativ vurdering og skåring av alternativene for nytt sykehus i Vestre Viken HF, psykisk helse og rus (skala 0-3) (Idefaserapport, tabell 1) Overordnede føringer I oppdrag- og bestillingsdokumentet 2013 beskrives under kapittel Psykisk helsevern som overordnet mål: «Akuttavdelinger og spesialfunksjoner som for eksempel alderspsykiatri og spiseforstyrrelser er vurdert samlokalisert med somatiske sykehus.» Vestre Vikens dokument Strategi 2025 anbefaler at ø-hjelps funksjonen innen psykisk helse samlokaliseres med somatisk sykehus og at områdefunksjoner for øvrig også integreres tettere med somatiske sykehus. Her skisseres ulike alternativer som finnes igjen i Utviklingsplanen, henholdsvis samlet sykehuspsykiatri samlokalisert med nytt sykehus, eventuelt delt løsning mellom nytt sykehus og Blakstad/Bærum. Internasjonale og nasjonale trender I både inn- og utland vektlegges muligheten for samlokalisering av somatikk og sykehuspsykiatri ved utbygging/etablering av nye sykehus. I forbindelse med arbeidet med Utviklingsplanen var styringsgruppen på studiebesøk i Danmark og de sykehusene/prosjektene vi der besøkte planla for samlokalisering.

172 Nytt sykehus i Østfold er under bygging og her er hele sykehuspsykiatrien integrert/samlokalisert. Prinsippet om samlokalisering er også fulgt i de fleste øvrige helseforetak både i Helse Sør-Øst og landet for øvrig. Faglige forhold I løpet av de siste årene har det skjedd en betydelig overføring av oppgaver og ressurser fra sykehus til DPS nivå. Det betyr at langt flere behandlingsoppgaver løses lokalt, mens sykehusfunksjonene er blitt mer spisset og spesialisert. Denne utviklingen er ønsket og styrt og vil fortsette i årene framover. Dagens sykehuspsykiatri dreier seg i stor grad om utredning og behandling av komplekse, heterogene og ofte alvorlige tilstander som krever samtidig kompetanse fra både psykiatri, rus og somatikk. Det er behov for bedre samhandling, bedre kompetanseoverføring, økt kunnskap og forståelse av hverandres fagområder. Det er et behov for en mer helhetlig tilnærming til pasienten, og en økt forståelse av hvordan psyke og soma henger sammen. I fremtiden må de ulike spesialister komme til pasienten, i motsetning til dagens situasjon hvor pasienten flyttes mellom ulike avdelinger. Samlokalisering vil også fasilitere en mer integrert undervisning og mer helhetlige lærings- og mestringsprogrammer. Internasjonal forskning viser at en betydelig del av somatiske pasienter også har en behandlingstrengende psykisk lidelse med eller uten rusproblematikk. Det er også somatisk oversykelighet hos flere grupper av pasienter med psykiske lidelser og rusproblemer. 5. Prosess og status for tiltak knyttet til avvikling 5.1. Samlokalisert akuttpsykiatri Det har vært gjennomført en brukerprosess for utarbeidelse av Funksjonsprogram for samlokalisering av akuttpsykiatri. Rapporten var ferdig Avvikling Lier Tabell: Flytting fra Lier. Gult: medtas i konseptfase. Grønt: avklart og /eller håndteres. Psykiatrisk avdeling Lier Føringer Status Videre utredning Mottaksseksjonen Samlokaliseres med akuttpsykiatriske seksjoner på Blakstad Funksjonsprogram utarbeidet for samlet akuttpsykiatri Alternativutredes Akuttseksjon I Akuttseksjon II Seksjon for psykose Samlokaliseres med akuttpsykiatriske seksjoner på Blakstad Samlokaliseres med akuttpsykiatriske seksjoner på Blakstad Vil bli samorganisert med Blakstad. Samlokaliseres med seksjon for psykose i bygg Funksjonsprogram utarbeidet for samlet akuttpsykiatri Funksjonsprogram utarbeidet for samlet akuttpsykiatri Igangsatt av VVHF ved KIS Alternativutredes Alternativutredes Avklart og håndteres

173 1 på Blakstad Seksjon sikkerhetspsykiatri Samorganisert med Blakstad. Samlokaliseres med seksjon for sikkerhetspsykiatri i bygg 1 på Blakstad Igangsatt av VVHF ved KIS Avklart og håndteres Utredningsseksjon for unge (UFU) Plasseres i bygg 1 på Blakstad sammen med seksjon for psykose og seksjon for sikkerhetspsykiatri Igangsatt av VVHF ved KIS Avklart og håndteres Utredningsseksjon for alderspsykiatri Samlokaliseres med alderspsykiatrien fra Blakstad Gjennomførbart i bygg 6 og 8 Blakstad Gjennomførbart i nybygg på Gjettum. Alternativutredes Regionalt senter for utviklingshemmede Vurdert flyttet til bygg 3, Blakstad Avklares Utredes videre Psykiatrisk avdeling Blakstad Akuttseksjon A Akuttseksjon B Akuttseksjon C Seksjon for psykose Seksjon for sikkerhetspsykiatri Utredningsseksjon for alderspsykiatri Føringer Status Videre utredning Samlokaliseres med akuttpsykiatriske seksjoner på Blakstad Samlokaliseres med akuttpsykiatriske seksjoner på Blakstad Samlokaliseres med akuttpsykiatriske seksjoner på Blakstad Samorganisert med Lier. Samlokaliseres med Lier. Forblir i bygg 1 Samorganisert med Lier. Samlokaliseres med Lier Forblir i bygg 1 Samlokaliseres med alderspsykiatrien fra Lier Funksjonsprogram utarbeidet for samlet akuttpsykiatri Funksjonsprogram utarbeidet for samlet akuttpsykiatri Funksjonsprogram utarbeidet for samlet akuttpsykiatri Byggesak igangsatt av VVHF ved KIS Byggesak igangsatt av VVHF ved KIS Gjennomførbart i bygg 7 og 8, Blakstad Gjennomførbart i nybygg på Gjettum. Del av konseptfase, alternativutredes Del av konseptfase, alternativutredes Del av konseptfase, alternativutredes Avklart og håndteres Avklart og håndteres Del av konseptfase, alternativutredes Avdeling for rus og avhengighet ARA Døgnseksjon Blakstad Føringer Status Videre utredning Flyttet til bygg 1, 4 etg. på Blakstad. Avsluttet midlertidig lokasjon. Utflytting når bygg 1 Avklart og håndtert Gjenstår

174 fylles / Psykose flytter inn. Øvrige seksjoner 1 Langsiktig perspektiv Avklart og håndteres FoU-avdelingen Føringer Status Videre utredning FoU-avdelingen Flyttes til Blakstad (Bygg 4) Avklares Håndteres Asker DPS Føringer Status Videre utredning Poliklinikker 2 Samlokaliseres til Blakstad med DPS døgn etter at Samlet sykehuspsykiatri flytter til nytt VV-sykehus. Anbefales Håndteres Utredningsseksjon for unge (USU) Døgn Asker DPS Døgnseksjonen Hvalstadåsen Samlokaliseres til Blakstad med DPS døgn etter at Samlet sykehuspsykiatri flytter til nytt VV-sykehus. Døgnseksjonen Sikta Skal ivareta nytt befolkningsområde fra 2014 Samlokaliseres til Blakstad med DPS poliklinikk etter at samlet sykehuspsykiatri flytter til nytt VV sykehus. Samlokaliseres til Blakstad etter nytt VV sykehus står klart. Samlet akuttpsykiatri (døgn) flyttet til nytt VV sykehus. Anbefales Påbygges og under arbeid Anbefales Anbefales Håndteres Avklart Håndteres Del av konseptfase, alternativutredes Del av konseptfase, alternativutredes Bærum DPS Føringer Status Videre utredning Bærum DPS Døgn og poliklinikk samlokaliseres på sikt. Ikke behandlet Avventes Drammen DPS Føringer Status Videre utredning Poliklinikken Eget prosjekt Under arbeid, utredet Ruspoliklinikken Eget prosjekt i idéfase Akuttseksjon Thorsberg døgninstitusjon Eget prosjekt Eget prosjekt 8 akutte døgnplasser overført fra Lier sykehus. Håndteres 1 Seksjon for avgiftning Drammen, Seksjon for avgiftning og utredning Bærum, Døgnseksjon Blakstad, Døgnseksjon Tyrifjord, Seksjon for LAR Drammen 2 Psykiatrisk poliklinikk, Psykiatrisk rehabiliteringspoliklinikk, TIPS Asker og Bærum, Psykiatrisk ungdomsteam for Asker og Bærum, Nevropsykologisk poliklinikk.

175 Lier besluttet solgt i 2014/1015 Kongsberg DPS Føringer Status Videre utredning Ikke behandlet Avventes Ringerike DPS Føringer Status Videre utredning Ikke behandlet Avventes Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling (BUPA) Asker BUP Øvrige BUP og seksjoner 3 Føringer Status Videre utredning BUPA (poliklinikk og adm) samlokaliseres med Asker DPS i Asker sentrum. Permanent fremtidig løsning vurderes til Blakstad. Døgn Akutt BUP til nytt VVsykehus. Øvrige BUP poliklinikk til DPS Besluttet Anbefales Alternativvurderes til Blakstad Avklart og håndtert Håndteres 6. Alternativvurderinger Det er vurdert fire alternativer for midlertidig løsning for avvikling av Lier A. All virksomhet på Lier flyttes til Blakstad B. Virksomhet på Lier flytter til Blakstad og Gjettum C. Lokasjoner i tillegg til løsning på Blakstad og Gjettum D. Fortsatt midlertidig drift på Lier 3 Drammen BUP, Ringerike BUP, Kongsberg BUP, Bærum BUP, Bjerketun ungdomsseksjon, Fjellbrott ungdomsseksjon, Ambulant familieseksjon, Nevropsykiatrisk seksjon, Ungdomsseksjon for ø-hjelp Drammen

176 A Navn på alternativ All virksomhet på Lier flyttes til Blakstad Håndteres slik Nybygg: Samlokalisert akuttavdeling Samlok. alderpsyk. til bygg 6 og 8 Utflytting fra Lier. Midlertidig løsning. Etterbruk Idefase nytt VV sykehus Asker DPS døgn Asker DPS poliklinikk og adm. Ikke aktuelt Vurdering Vurderingskriterier - Investering -klinisk drift -teknisk drift -etterbruk Er relevant, gjennomførbar og levedyktig. Blakstad kan selges og tilbakeleie areal, eventuelt kun selge ledig del. Score 0 til 3 3 B C D Virksomhet på Lier flytter til Blakstad og Gjettum Lokasjoner i tillegg til løsning på Blakstad og Gjettum Fortsatt midlertidig drift på Lier Regionalt senter for utviklingshemmede flytter til bygg 3. Samlokalisert Alderspsykiatri til nybygg på Gjettum, Resten til Blakstad med tilbygg i 2 etg. til bygg 8 for samlokalisert akuttpsyk. Fortsatt drift ved Blakstad og Lier Kan selges Bærum DPS døgn eller permanent samlokaliser t alderpsyk. på Gjettum hvis alt 2D velges. Lier nedlegges og selges, ref styrevedtak. Alt. 2D (permanent løsning): Alderspsyk. til nybygg på Gjettum, resten til Nye Vestre Viken sykehus. Ikke aktuelt O-alternativ ikke aktuell Er relevant. Løsning deler PHR, som ikke er ønsket. Nybygg på 2 steder, bygg 8 er ikke egnet for akuttspykiatri. Mulig utfordrende på grunn av reguleringsmessige forhold på Gjettum. Det er ikke plass til et samlokalisert DPS døgn og pol på samme tomt på Gjettum (etterbruk). Ikke ønsket deling til mer fragmentert virksomhet. dette vil ikke gi gevinst ved samlokalisering Det er ikke funnet aktuelle lokasjoner. Ikke aktuell, da det vil kreve kostbar. oppgradering å bli på Lier, der Lier skal selges. Dette vil ikke gi gevinst ved samlokalisering Tabell: Alternativvurderinger for utflytting fra Lier, midlertidig løsning. Alternativene er forsøkt vektet hvor 0 er dårligst og 3 er best skår (optimal løsning). 1 0 Ikke aktuelt 0 Ikke aktuelt Alternativ med høyeste score: Alternativ.A. All virksomhet på Lier flyttes til Blakstad

177 7. Hovedalternativ, alternativ A. All virksomhet på Lier flyttes til Blakstad Figur: Logistikkdiagram for avvikling av Lier til Blakstad. Tall i parentes viser antall sengeplasser i framtidig situasjon, mens tallene over viser antall sengeplasser i dag. Sikkerhet 6 (0) FoU Kontorer Regionalt senter for utviklingshemmede 3 (0) Psykose 12 (Midlertidig 14) (0) UFU 8 (0) Alderspsykiatri 10 (0) Post I 10 (0) Post II 10 (0) Post III 8 (0).. Akuttplasser 0 (8) Poliklinikk Akuttspykiatri Mottak 6 (0) Lier sykehus Drammen DPS Sikkerhet 8 (12) Alderspsykiatri 16 (26-30) Akuttspykiatri Mottak 0 (10) ECT Poliklinikk Post I 12 (12) Post II 12 (12) Post III 12 (12) Post IV 0 (12) Regionalt senter for utviklingshemmede 0 (3-4) Post 1 13 (12) Psykose Post 2 0 (12) UFU 0 (12) FoU Kontorer TSB Åsterud 0 (12) TSB 12 (0) Blakstad sykehus Frognerlia

178 Figur 4: Oversiktskart Blakstad Illustrasjon fra Askerkart Aktuelt område for nybygg (akutt-psykiatri) Aktuell plassering for Samlokalisert Alderspsykiatri (utvidelse av dagens alderpsykiatri i bygg 8 og 6) Regionalt senter for utviklingshemmede vurderes flyttet til bygg 3 Samlokalisert akuttpsykiatri Lokalene for samlokalisert akuttspykiatri anbefales løst med et nybygg på Blakstad. For gjenbruk anbefales etablert et permanent nybygg på Blakstad mot nordøst. For å spare byggetid anbefales å vurdere et skreddersydd modulbygg med tilsvarende levetid som permanent løsning. Samlokalisert alderpsykiatri og Regionalt senter for utviklingshemmede. Samlokalisert alderpsykiatri og Regionalt senter for utviklingshemmede løses ved gjenbruk og tilpasning av eksisterende bygningsmasse på Blakstad. Gjenbruk o Asker DPS Etter etablering av nye Vestre Viken sykehus, fraflyttes psykiatrisk sykehusvirksomhet fra Blakstad. Nybygget for akuttpsykiatri kan permanent gjenbrukes for Asker DPS døgn. Dette vil kunne erstatte Asker DPS døgnenhet på Sikta og Hvalstadåsen. Dette er en medvirkende grunn til at en løsning med samling på Blakstad er vurdert som et interessant alternativ i idefaseutredningen. Poliklinisk virksomhet for Asker DPS løses som tilbygg til døgnbygg eller gjenbruk av eksisterende ledig bygningsmasse på Blakstad. o Bjerketun Videre er flytting av Bjerketun (BUPA) aktuell seksjon for lokalisering på Blakstad etter utflytting av sykehuspsykiatrien.

179 Figur 5: Utdrag av reguleringskart med inntegnet eksempel for Samlokalisert akuttpsykiatri Aktuell område regulert til formålet, med eksempel på utbygging for akuttpsykiatri og senere gjenbruk som DPS : 8. Anbefaling Avvikling av Lier sykehus er vedtatt. Det er knyttet gevinst til redusert drift ved raskest mulig samlokalisering av tiltak. Anbefalt løsning legger til rette for raskest mulig avvikling av Lier kombinert med gjenbruk på arealer Blakstad for DPS etter innflytting til nytt Vestre Viken sykehus. Det anbefales at det igangsettes konseptfase for gjenstående tiltak med investeringsbehov: Samlokalisert akuttpsykiatri Samlokalisert alderpsykiatri og Regionalt senter for utviklingshemmede.

180 Funksjonsprogram Vestre Viken HF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad

181 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Dokumentkontroll Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: 2 Endelig tilbakemelding avdelingssjefer Gjennomgang av medvirkergruppen Prosjektnr: Arkiv: 23 Sak: 10/04 Saksbeh.: ON Kontroll: ASH Dato: Dokumenttittel: Funksjonsprogram for Vestre Viken HF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Hospitalitet as Lysaker Torg Lysaker Telefon i

182 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag Bakgrunn og formål Virksomhetsbeskrivelse Lier sykehus Akuttpsykiatri Lier Målgruppe Mottaksseksjonen Akuttseksjon I Akuttseksjon II Bemanning Blakstad sykehus Akuttpsykiatri Blakstad Målgruppe Akuttseksjon A/B/C Bemanning Funksjoner som skal dekkes i planlagt midlertidig nybygg på Blakstad Ny organisering Akuttseksjonene og skjermingssoner Universell utforming Pasientlogistikk Foaje/resepsjon Pasientmottak Samtalerom Felles oppholdsrom Smitterom Belteseng Kontorer Matforsyning, spiserom og kjøkken Tøy og lager Garderobe Medisinrom Pårørenderom Rømningsveier Røykemuligheter Aktivitetsrom Felles grupperom, seminarrom og møterom Øvrige romfunksjoner Romfunksjoner dekt i eksisterende bygningsmasse Arealstandarder Dimensjonering Gevinstrealiseringer Romprogram Tomt Modulbygg Foreløpig kostnadsanslag ii

183 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Figur- og tabelliste Figur 1: Organisering Lier sykehus 4 Figur 2: Organisering Blakstad sykehus 6 Figur 3: Ny organisering av samlet akuttpsykiatrisk avdeling på Blakstad 8 Figur 4: Mulig plassering på tomt - alternativ 1 15 Figur 5: Mulig plassering på tomt - alternativ 2 med to etasjer 16 Figur 6: Mulig plassering på tomt - alternativ 3 med to etasjer 17 iii

184 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram 1 Sammendrag Dette dokumentet utgjør funksjonsprogrammet for en samlet akuttpsykiatri på Blakstad sykehus for Vestre Viken HF. Funksjonsprogrammet er en del av en større prosess i forbindelse med utflytting av all virksomhet på Lier sykehus. Det er gjennomført 3 medvirkermøter med representantanter fra ledelsen ved Lier sykehus og Blakstad sykehus samt fagpersoner og tillitsvalgte fra akuttpsykiatrien ved begge sykehusene. I dag består Lier sykehus av 26 sengeplasser for akuttpsykiatri fordelt på to akuttseksjoner og en mottaksseksjon (i tillegg kommer 8 døgnplasser som planlegges overført til DPS). Blakstad sykehus består av 36 døgnplasser for akuttpsykiatri fordelt på tre akuttseksjoner. Samlet akuttpsykiatri på Blakstad planlegges i midlertidig nybygg (modulløsning) for 4 akuttseksjoner hver på 12 døgnplasser og ett mottak på 10 døgnplasser. Samlet er nybygget programmert til ca 6000 kvm brutto til en estimert huskostnad på ca 240 millioner kroner. Programmet forutsetter gjenbruk av arealer i eksisterende sykehus. Det programmeres for nødvendige TEK10-krav. Full universell utforming for alle sengerom vil få en arealmessig økning på ca 400 kvm brutto og dermed ca 16 millioner kroner i økte huskostnader. Det er en rekke gevinster knyttet til å samle all akuttpsykiatri i nybygg på Blakstad. Dagens bygningstekniske tilstand på Lier er generelt dårlig og negativ for pasientbehandlingen. Mottakstilbudet for akuttinnleggelser på Blakstad i dag er dårlig fungerende. En ny organisering med fire akuttposter og ett mottak vil være med på å redusere organisasjonens omfang og både kunne redusere behandlere, ledelse/administrasjon og miljøpersonell. Realisering av ny virksomhet for akuttpsykiatri på Blakstad vil være postivit for samarbeid på tvers av seksjoner og utvikling av en felles kultur. I tillegg vil et større fagmiljø i Asker være postivt for rekruttering. Det er programmert for et nybygg med generelle flerbruksmuligheter og på den måten kan flere seksjoner dele fasiliteter. Pasientrommene vil ha dagens standard til enerom og egne bad. Bygget planlegges med uteareal i atrium som vil gi gevinster både bemanningsmessig og lette forholdene rundt skjerming og håndtering av uro. Programmet presenterer planleggingen av én felles resepsjon for hele Blakstad sykehus som er med på å forbedre pasient- og besøksmottaket betraktelig. Ledig tomteareal på Blakstad er regulert til formålet om akuttpsykiatri og er delvis benyttet til parkering i dag. 1

185 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram 2 Bakgrunn og formål Prosjektet består i å utarbeide funksjonsprogram for en samlet akuttpsykiatri på Blakstad sykehus for Vestre Viken HF som del av beslutningen om tømming av Lier og beslutningen om midlertidig samlokalisering av akuttspykiatrien fra Lier og Blakstad sykehus til Blakstad. I Strategi 2025 er følgende strategi godkjent av styret i Vestre Viken HF : Akutt- og alderspsykiatri for Vestre Viken samlokaliseres med Drammen sykehus. Øvrige områdefunksjoner innenfor psykisk helse legges til Blakstad sykehus. Tidligere Lier sykehus avvikles og forberedes lagt ut for salg med muligheter for midlertidig tilbakeleie av arealer. Arbeidet med utviklingsplanen forutsetter i henhold til veileder for tidligfaseplanlegging at det drøftes flere ulike alternativer for virksomheten inkludert lokalisering av tilbud innen psykisk helse og rus. Behandlingsansvaret skal i hovedsak ligge på DPS-nivå enten gjennom spesialiserte team (TIPS-team) eller gjennom spesifisering av ansvar. Lier sykehus er besluttet nedlagt og legges ut for salg. Aktiviteten skal i løpet av kortest mulig tid overføres til Blakstad og/eller Bærum sykehus. I illustrasjonen under er prosessen med utflytting fra Lier sykehus vist. Tallene i parentes viser antall sengeplasser i framtidig situasjon, mens tallene over viser antall sengeplasser i dag. Arbeidet med funksjonsprogram og utkast til romprogram er gjennomført av en medvirkergruppe med følgende sammensetning: 2

186 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Navn Organisasjon Rolle Carsten Bjerke VVHF Avdelingssjef, Blakstad Håkon T. Johansen VVHF Seksjonsleder, Blakstad Hilde Kristin Østgaard VVHF Overlege, Blakstad Wenche Steensrup VVHF Representant Brukerutvalget Øistein Myhre Winje (vara brukerrepr) VVHF Representant Brukerutvalget Bård Rasch-Haugen (KIS) VVHF Prosjektleder KIS Odd Erik Skinnemoen VVHF Avdelingsoverlege, Lier Heidi Taksrud VVHF Avdelingssjef, Lier Annette Hoem VVHF Seksjonsleder, Lier Tom Frost VVHF Klinikktillitsvalgt NSF Lise Gundersen VVHF Klinikktillitsvalgt Fagforbundet Anders Markeset VVHF Plasstillitsvalgt FO Eva Britt Farbu VVHF Hovedverneombud Torgeir Vethe VVHF Fagsjef, PHR Hans-Jørgen Gylder (vara PHR) VVHF Klinikkonsulent PHR Hans-Jørgen Gylder har fungert som brukerkoordinator for medvirkergruppen. Rådgivere for medvirkergruppen har vært Hospitalitet as ved utredningsleder Ole Nupen og prosjektrådgiver Arild Sundt-Hansen. Det er totalt gjennomført tre medvirkermøter. 3

187 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram 3 Virksomhetsbeskrivelse 3.1 Lier sykehus Psykiatrisk avdeling Lier er organisert i 8 ulike enheter for innlagte pasienter og en poliklinikk. Opptaksområde er pasienter fra Buskerud med omkring innbyggere. Totalt har avdelingen 65 døgnplasser. Psykiatrisk avdeling Lier Mottaksseksjonen 6 døgnplasser Seksjon for psykose og sikkerhetspsykiatri 18 døgnplasser Akuttseksjon I 10 døgnplasser Utredningsseksjon for unge 8 døgnplasser Akuttseksjon II 10 døgnplasser Utredningsseksjon for alderspsykiatri 10 døgnplasser og poliklinikk Regionalt senter for utviklingshemmede Figur 1: Organisering Lier sykehus 3 døgnplasser og poliklinikk 3.2 Akuttpsykiatri Lier Målgruppe Akuttpsykiatrien ved psykiatrisk avdeling Lier har det voksenpsykiatriske ø-hjelpansvaret for for Buskerud. Avdelingen har valgt en modell med en selvstendig mottaksseksjon og tre øvrige akuttseksjoner. Hovedhensikten med denne organiseringen er å skille mottaksarbeidet fra den øvrige akuttpsykiatriske behandlingen. Differensieringen mellom de tre øvrige akuttseksjonene er basert på diagnose og funksjon, men det må påregnes å sluttføre behandlingsforløp utenfor seksjonen hovedmålgruppe. Maksimal liggetid er satt til tre døgn ved mottaksseksjonen og pasienter tilbakeføres ikke til denne seksjonen Mottaksseksjonen Mottaksseksjonen har en lovpålagt plikt til å motta all øyeblikkelig hjelp. Det er besluttet at samtlige ø-hjelpsinnleggelser ved psykiatrisk avdeling Lier skal skje via mottaksseksjonen. Mottaksseksjonens målsetting er å opparbeide en spisskompetanse på vurdering av farlighet, selvmordsfare, samt gjennomføre en tilstrekkelig diagnostisk vurdering for videreføring av pasienten. Seksjonen vil ut fra grundig kartlegging beslutte hvorvidt pasienten skal utskrives eller videreføres til de øvrige akuttseksjonene for videre behandling. 4

188 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Akuttseksjon I Seksjonen gir utredning, behandling og omsorg til pasienter med akutte, alvorlige psykotiske tilstander: Psykoselidelser Affektive lidelser med psykotiske symptomer Personlighetsforstyrrelser med psykotiske symptomer Organiske psykoser/psykoselignende tilstander Psykoser i sammenheng med rusmiddelbruk Denne seksjonen er en lukket akuttseksjon med ø-hjelpsinnleggelser. Innleggelsene er basert på kortere opphold og forventet behandlingstid er inntil 30 dager Akuttseksjon II Seksjonen behandler pasienter med affektive lidelser, hovedsakelig alvorlige depressive eller maniske tilstander som krever skjerming/behandling i lukket seksjon. I tillegg har seksjonen ansvar for følgende pasienter: Pasienter med akutt selvmordsproblematikk Pasienter med personlighetsforstyrrelser som er i behov av kortvarige stabiliseringsopphold Pasienter med alvorlig grad av spiseforstyrrelser som har behov for behandling på lukket seksjon eller tvangsbehandling Bemanning Antall ansatte 1 for Lier sykehus samlet og for akuttpsykiatrien spesielt framkommer av tabellen under: Antall ansatte Lier sykehus Totalt Lier Kun akuttpsykiatri Administrasjon seksjon 48 Reg. senter for utviklingshemmede seksjon 32 Mottaksseksjon SPS seksjon 111 Utredningsseksjon for unge 44 Alderspsykiatri seksjon 67 Akuttseksjon I Akuttseksjon II Akuttseksjon III 44 PHR psykiatrisk avdeling Lier Antall brutto månedsverk 2 for Lier sykehus samlet og for akuttpsykiatrien spesielt framkommer av tabellen under: 1 Data gjelder for september Data gjelder for september

189 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Antall månedsverk Lier sykehus Totalt Lier Kun akuttpsykiatri Administrasjon seksjon 47,8 Reg. senter for utviklingshemmede seksjon 23,2 Mottaksseksjon 28,9 28,9 SPS seksjon 82,8 Utredningsseksjon for unge 22,9 Alderspsykiatri seksjon 41,9 Akuttseksjon I 48,7 48,7 Akuttseksjon II 37,4 37,4 Akuttseksjon III 31,0 PHR psykiatrisk avdeling Lier 364, Blakstad sykehus Psykiatrisk avdeling Blakstad ligger i Asker kommune og bygningsmassen er spredt utover et større område som grenser til Oslofjorden. Den elste bygningen er fra 1904 og den nyeste er fra Blakstad sykehus har 7 seksjoner og til sammen 73 døgnplasser: akuttseksjoner (36 plasser) 1 sikkerhetsseksjon (8 plasser) 1 psykoseseksjon (13 plasser) Spesialpoliklinikk Strandveien botilbud i samarbeid med kommunen Alderspsykiatrisk døgnseksjon (16 plasser) Alderspsykiatrisk poliklinikk Opptaksområdet for Blakstad sykehus er kommunene Asker, Bærum og Ringerikes 10 kommuner. Kommunene har til sammen omkring innbyggere. Figur 2: Organisering Blakstad sykehus 6

190 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram 3.4 Akuttpsykiatri Blakstad Målgruppe Akuttseksjon A/B/C med 36 sengeplasser totalt utgjør det akuttpsykiatriske tilbudet ved Blakstad. Disse seksjonene skal motta pasienter som har behov for øyeblikkelig hjelp. Målet for oppholdet ved avdelingene er rask håndtering av krisen som førte til innleggelsen, diagnostisk avklaring og oppstart av nødvendig akuttpsykiatrisk behandling. Deretter skal det legges til rette for videre behandling og oppfølging på lavest mulig ressursnivå i behandlingsnettverket Akuttseksjon A/B/C Akuttseksjon A/B/C har 36 døgnplasser og utgjør det akuttpsykiatriske tilbudet ved Blakstad sykehus Bemanning Antall ansatte 3 for Blakstad sykehus samlet og for akuttpsykiatrien spesielt framkommer av tabellen under: Antall ansatte Blakstad sykehus Totalt Blakstad Kun akuttpsykiatri Administrasjon seksjon 51 Akuttseksjon A/B Akuttseksjon C Sikkerhet seksjon 77 Seksjon for psykose og sammensatte lidelser 89 Spesialpoliklinkk seksjon 5 Strandveien boliger seksjon 149 Alderspykistrisk døgnseksjon 73 Alderspykiatrisk poliklinikk seksjon 12 Utgått ansvar seksjon 1 PHR psykiatrisk avdeling Blakstad Antall brutto månedsverk 4 for Blakstad sykehus samlet og for akuttpsykiatrien spesielt framkommer av tabellen under: Antall månedsverk Blakstad sykehus Totalt Blakstad Kun akuttpsykiatri Administrasjon seksjon 36,5 Akuttseksjon A/B 99,7 99,7 Akuttseksjon C 29,8 29,8 Sikkerhet seksjon 42,8 Seksjon for psykose og sammensatte lidelser 49,6 Spesialpoliklinkk seksjon 3 Strandveien boliger seksjon 70,7 Alderspykistrisk døgnseksjon 49,9 Alderspykiatrisk poliklinikk seksjon 10,9 Utgått ansvar seksjon PHR psykiatrisk avdeling Blakstad ,5 3 Data gjelder for september Data gjelder for september

191 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Tabellene over gir ikke et bilde av et bemanningsantall som gir utslag til arealkrav for planlagt nybygg. Medvirkergruppen har ikke i denne omgangen klart å framskaffe dette. Til neste fase er det nøvendig å få fram bemanningsantall som har konsekvens for dimensjonering. 3.5 Funksjoner som skal dekkes i planlagt midlertidig nybygg på Blakstad Ny organisering Ny organisering vil resultere i én seksjon mindre enn hva man har i dag. Antall sengeposter vil også reduseres til 58 fra 70 (hvorav 8 er overført til DPS). Arbeid med ytterligere konkretisering av organisering og bemanningssammensetning ved de nye seksjonene og mottaket er noe det skal jobbes med i tiden framover. Psykiatrisk avdeling Blakstad Ny akuttpsykiatrisk avdeling Øvrige seksjoner Mottak 10 døgnplasser Akuttseksjon I 12 døgnplasser Akuttseksjon II 12 døgnplasser Akuttseksjon III 12 døgnplasser Akuttseksjon IV 12 døgnplasser Figur 3: Ny organisering av samlet akuttpsykiatrisk avdeling på Blakstad Akuttseksjonene og skjermingssoner Det planlegges ut fra 4 akuttseksjoner hver med 12 sengeplasser, i tillegg til ett mottak med 10 sengeplasser. 8

192 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram For alle akuttseksjonene er det ønsket fleksibilitet i skjermingssonene, slik at disse ikke følger en rigid romstruktur. Dette innebærer at sengerommene i skjermingssonen også skal kunne inngå som vanlige sengerom i seksjonene. To av seksjonene skal ha forsterket skjermingsmulighet med høy skjermingssikkerhet. Hver av disse skal bestå av 3 skjermingsplasser. Skjermingssonene skal ha direkte tilgang til skjermet uterom. Oppholdssoner er ønsket utenfor alle skjermingsrommene (soverom). Avlukking/skjerming av oppholds- og spiserom vurderes med hensyn til sikkerhet, oversikt etc mot korridor. De to andre seksjonene skal ha 2 fleksible skjermingsplasser per seksjon. Dette innebærer mindre grad av bygningsfysiske skjermingskrav, og mer «personalrettet» (organisatorisk) skjerming. Det er også her medtatt oppholds- og spisesone som vurderes åpen eller lukket mot korridor Universell utforming Det programmeres i forhold til et bygg som skal huse samlet akuttpsykiatri for Vestre Viken HF med nødvendige TEK10-krav. Det programmeres ikke for et bygg tilrettelagt for sykehusseng i pleiestilling og rullestol i sengerom med bad. Sengerom programmeres som vanlig sengerom. Det planlegges for universell utforming med tilgjengelighet for rullestol i øvrige deler av bygget. Et nybygg med full universell utforming for alle sengerom vil få en en arealmessig økning på 400 kvm bta. Dette vil medføre økte kostnader på ca 16 millioner kroner i huskostnad. Alle rom i skjermingsarealene planlegges med universell utforming. Det planlegges for ett handikapprom i hver skjerm og ett handikapprom i hver seksjon. Medvirkergruppen uttalte at dette kan medføre mye omrokkeringer og flyttinger av innelagte pasienter med tanke på at det varierer hvilke pasienter som har behov for disse rommene. Øvrige pasientrom i seksjonene kan bestå av normalsenger, men med mulighet for å rulle inn beltesenger. Totalt kan hver seksjon bestå av 4 rom med universell utforming. Mottaket planlegges for 4 tilgjengelige HC-rom. To av disse planlegges i skjermingssonen og to i resten av seksjonen. Korridorer i nybygget må generelt være brede nok for å unngå at man ved passering ikke kommer for nære utrygge pasienter Pasientlogistikk Det må tenkes helhetlig rundt pasienttransporten fra inntak via vurdering til innleggelse på seksjon. Vaktrommene må ha nærhet til pasientenes felles oppholdsarealer. Det er ønskelig med samlet vaktromskluster mellom to og to seksjoner. Det må være kort avstand fra vaktbase og til skjermingssoner. Det er ofte i skjermingsarealene at akutte situasjoner kan oppstå. Det er derfor viktig at disse ligger tett på vaktbasen. I tillegg er det viktig at det er lite hindringer i seksjonene som kan være til fare ved akutte hendelser (for eksempel dører og hjørner). Tilgjengelighet mellom skjerm og uteareal er viktig. Utearealet vil være i atrium. To av seksjonene har størst behov for nærhet til atriet. Det anbefales at de to høysikkerhetsseksjonene ligger ved siden av/tett på hverandre og at de to lavsikkerhetsseksjonene ligger ved siden av/tett på hverandre. 9

193 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Foaje/resepsjon Det er behov for et romslig resepsjonsområde slik man er kjent med fra somatikken. Dette vil fungere som hovedinngang og være oppholdsrom for besøkende. All henvisning til Blakstad sykehus bør være her og erstatte eksisterende resepsjon i administrasjonsbygget. Postsekretærer sitter i dag som en del av vaktrommet tilknyttet den enkelte seksjon. Det planlegges nå at postsekretær kan være tilknyttet resepsjonen (og kontor for merkantilt). Mottak av telefoner til akuttavdelingen kan sluses inn til en person i stedet for at en postsekretær på hver seksjon server dette. Det er fortsatt behov for 5 postsekretærer som hver server sin egen seksjon. Disse kan imidlertid være lokalisert sentralt i nærhet til resepsjonsområdet. Det er nok med en person i resepsjonen Pasientmottak Pasientinngang og pasientmottak må ikke ligge i tilknytning til resepsjonsområdet (for å skåne pasienter/pårørende/besøkende fra for eksempel tvangsinnleggelser med politi). I mottaket bør det være en slusefunksjon som gjør det mulig å ta i mot flere pasienter samtidig. Dette kan løses ved bruk av et forrom eller lignende. I tillegg bør det være plass til en metalldetektor. Venterom må ha god plass for å kunne håndtere uro. Legekontor i base/mottak må også fungere som hvilerom for vakthavende lege. Det er behov for en arbeidsstasjon i mottaket som kan brukes til rapportering/dokumentasjon for vaktlege Samtalerom Det etableres til sammen 8 samtalerom, med 2 samtalerom for hver seksjon (i tillegg kommer 2 samtalerom i mottak). 4 samtalerom legges nøytralt. Disse benyttes av behandlere. Samtalerom kan ha muligheter for flerbruk som for eksempel musikkrom, datarom etc. Sambruken forutsetter tilgang fra alle seksjoner og at alternativ bruk av samtalerommene foregår etter dagskiftet Felles oppholdsrom Størrelsen på felles oppholdsrom vil kunne ha en effekt på omfanget av skjermingsbehov av pasientene. Jo større oppholdsrommet er, jo mindre generelt skjermingsbehov kan være utfallet. Dette fordi pasientene da vil få naturlig avstand fra hverandre Smitterom Ett av sengerommene i en av høysikkerhetsseksjonene må planlegges som smitterom. Dette rommet må ha egen mellomgang for personal og avtrekksfunksjoner Belteseng Belteseng må være lett tilgjengelig. Det er uklart om plassering av belteseng mot vegg er gjennomførbart med løfterigg. Hvis dette ikke lar seg gjøre, må seng lagres liggende med tilsvarende konsekvens i økt romareal. Mottaket må ha dører til pasientrommene som takler at man kan rulle inn beltesenger der disse skal brukes. 10

194 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram To seksjoner skal ikke bruke beltelegging, mens to seksjoner er planlagt forsterket med mulighet for beltelegging Kontorer Det er rikelig med kontorarealer i eksisterende bygningsmasse på Blakstad for å huse behandlere fra både Blakstad og Lier. Dette er derfor ikke nødvendig å innpasse i planlagt nybygg. Imidlertid må vaktlege ha tilgang til arbeidsplass i nybygget. Seksjonslederne skal ha kontorplass i nybygget. Seksjonsleders kontor må ligge seksjonsnært, hvilket i praksis betyr i nybygget. Behov for ett team-kontor per seksjon. Dette kan fungere ved flerbruk av grupperom, møterom, rapportrom som ligger ved vaktbase. FoU-kontorene som flyttes ut fra Lier kan også benyttes av studenter. Dette kan innplasseres i eksisterende bygg på Blakstad Matforsyning, spiserom og kjøkken Verken Lier eller Blakstad har fungerende kantine i dag. Personalet spiser på seksjonene. Turnuspersonale spiser med pasientene. Blakstad har egen kafé som ikke er driftet av avdelingen, men som et brukerdrevet prosjekt. Denne kaféen er åpen for alle (forbipasserende, pasienter, besøkene, ansatte etc). Det eksisterer imidlertid et kantinebygg på Blakstad i dag som ikke er i bruk. Behov knyttet til denne er ikke en del av dette prosjektet. Det er knyttet nærhetsbehov til spiseplass for ansatte og pasientenes oppholdssteder. Et forslag kan være fleksibelt bruk av behandlernes samtalerom som spiseplass. Renhold og kjøkken er i dag samlet på Blakstad. Renholderne står også for matservering til seksjonene. Det planlegges for kok/kjøl fra felles kjøkken med lager. Det må imidlertid være muligheter for å servere mat fra postkjøkkener utenfor måltidene fra seksjonene i forbindelse med akuttinnleggelser etc. Spiserommet bør være åpent tilgjengelig hele tiden, mens kjøkkenet må kunne låses av Tøy og lager Rent tøy blir levert fra fellesvaskeri på Blakstad i hele tøyvogner De fleste døgnpasienter har en del tøy som må vaskes. Personalet og pasientene ønsker selv å ta hånd om dette. Det er avsatt areal til denne funksjonen Garderobe Det må være separat garderobe med dusjmuligheter som er tilknyttet nytt bygg for personale i turnus. Privatklær skal ikke tas med inn på seksjonenes døgnsoner Medisinrom Det planlegges for tre medisinrom samlet i nybygget. Et eget medisinrom planlegges i mottaket, mens to medisinrom er nok for de 4 seksjonene gitt at to og to seksjoner deler medisinrom. Tilgangen til de medisinrommene som deles av to seksjoner må være lett tilgjengelig fra begge seksjoner. Ett medisinrom må ha mulighet for installering av avtrekk, for å kunne håndtere behandlinger med intravenøst antibiotika. Øvrige medisinrom har ikke behov for avtrekk. Det er avsatt arealbehov for to personer i medisinrommene og det må være plass til to kjøleskap med tanke på oppbevaring av urinprøver. Medisinrom forsynes fra apotek etter bestilling. 11

195 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Pårørenderom Det er ønske om rom hvor pasienter kan ta i mot besøk av pårørende. Dette rommet må ligge utenfor seksjonene og bør ligge i tilknytning til foajeområdet. Rommet bør kunne benyttes til overnattinger og ulike typer flerbruk Rømningsveier Det er viktig med flere rømningsveier fra felles personal- og pasientsoner. Dette betyr at personale kan komme ut av pasientsonen i låste situasjoner Røykemuligheter Røykeplass skal være utendørs i atrium og lett tilgjengelig, fortrinnsvis med overdekning Aktivitetsrom Det er behov for felles aktivitetsrom for akuttseksjonene (parvis, deling mellom to seksjoner) og datarom med flerbruksmulighet på hver seksjon Felles grupperom, seminarrom og møterom Det er behov for undervisning for egen personalgruppe, overfor personell som er knyttet til virksomheten og i forhold til samarbeidspartnere. Det foreslås at lokaler for vanlig undervisning og seminarer i stor grad dekkes gjennom eksisteden møterom på sykehuset. Større arrangementer enn det planlagt nybygg kan romme, avholdes i felleslokaler på Blakstad Øvrige romfunksjoner Følgende funksjoner er også medtatt i romprogrammet til nybygget: Kopirom (plassert i resepsjonsområdet) Lager/rekvisita (plasseres sammen med kopirom) Generelt lager Bibliotek/møterom Tekniske rom (hovedtavle, ventilasjon, server, vaskesentral, kjølt avfallsrom, avfallsrom, kjølt lager, varemottak) Dekontaminator (det er avsatt plass til én dekontaminator i alle skyllerom) Undersøkelsesrom (plass til undersøkelsesbenk, PC og kjøleskap) Romfunksjoner dekt i eksisterende bygningsmasse Følgende funksjoner er ikke medtatt i romprogrammet da disse allerede er dekt i eksisterende bygningsmasse: Behandlerkontorer Trening (ergoterapi og fysioterapi) Studentplasser ECT tilpasses i eksisterende bygg 8 for samlet alderspsykiatri. Er ikke del av denne prosessen/prosjekt. 3.6 Arealstandarder Døgnplass 45 kvm nta: soverom med bad/toalett og andel av for eksempel garderobe, besøksrom for familie/pårørende, kjøkken, spisestue, oppholdsrom, TV-stue, aktivitetsrom, medisinrom, skyllerom, renholdsrom, vaskerom, ulike typer lager, vaktrom, pasientadministrative arealer (grupperom, personalkontorer/-base), velferd for personale (garderober, dusj, toaletter, hvilerom). Merkantil personell er ikke inkludert (se egen arealnorm for dette) 12

196 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Skjermingssoner 45 kvm nta: soverom med bad og toalett universelt utformet, oppholdsrom med spiseplass og sittegruppe. Skermingsenhet 50 kvm nta: soverom med bad og toalett universelt utformet, oppholdsrom med spiseplass og sittegruppe, lager for belteseng. Behandlere døgn 30 kvm nta: ekspedisjon, venterom, toaletter, undersøkelses- /behandlingsrom (herunder tester, registreringer, observasjon, intervjuer, diagnostikk etc.), spesialrom for gruppeaktivitet, kliniske støtterom (lab., medisinrom), velferd for personale (garderober, dusj, toaletter, hvilerom). Pasientadministrative arealer (grupperom, personalkontorer/-base). Merkantil personell er ikke inkludert (se egen arealnorm for dette) Kontorarbeidsplass 15 kvm nta: ledelse (avdeling, enhet, fag), forsker basisforskning kontorarbeidsplass m. pc, telefon etc., lokalt arkiv for papir, rom for intervju, klinisk/kognitiv testing og lignende), vernetjeneste, HMS, tillitsvalgte, brukere, administrasjon (vaktmester, husøkonom, konsulenter etc.), merkantile, fagutvikling, studenter, samt deres andel av møterom, kopi / merkantile rom. Velferd for kontorarbeidende personale (garderober, dusj, toaletter, hvilerom). Unike arealer: for funksjoner det er få av, avsettes arealer direkte for hver hvert enkelt funksjon, ev. med en arealnorm pr brukerplass. Eksempler på unike arealer: Garderober unikt areal Vaktbase unikt areal 3.7 Dimensjonering Det planlegges for et midlertidig bygg som erstatning for eksisterende lokaler til akuttpsykiatrien på Lier og Blakstad. På sikt skal bygget erstattes av et nytt sykehus for Vestre Viken HF. Antall pasienter i planlagt midlertidig bygg for akuttpsykiatri i Vestre Viken er definert ut i fra dagens virksomhet. I dette inngår at 8 akuttplasser fra Lier er besluttet overført til DPS og slik ikke inngår i de 58 sengene i nytt bygg (jf strategisk utviklingplan for Vestre Viken HF som beskriver forholdet mellom DPS og sykehuspsykiatri). 3.8 Gevinstrealiseringer Under er en oppsummering av de gevinster som vil kunne oppnås ved realisering av en samlet akuttpsykiatri i nybygg på Blakstad. Konsekvenser ved fortsatt drift i eksisterende lokaler Dagens tekniske tilstand Dagens tekniske tilstand på Lier (spesielt gjelder dette akuttseksjon I og lukket psykose) er generelt dårlig. Kontrollkommisjonen har i brev til Helsetilsynet beskrevet at den bygningsmessige tilstanden er negativt for pasientbehandlingen. Mottakstilbudet på Blakstad Blakstad har i dag et dårlig fungerende mottakstilbud til pasienter for akuttinnleggelse. I dag skjer dette i to av de tre seksjonene i lite egnede lokaler; mottak foregår via to innganger med behov for to metalldetektorer. Lokalene er lite oversiktlige og har mange hindringer i form av hørner etc som er negativt for pasientsikkerheten. Dette er i seg selv med på å kreve flere miljøpersonell og krever generelt sett en større bemanning. Videre er lokalene med på å skape usikkerhet både for pasienter og ansatte. Virksomhetsgevinster Ny organisering Ny organisering med fire akuttposter og en mottakspost vil være med på å redusere organisasjonens omfang. Ordningen medfører en seksjon mindre enn i dagens virksomhet på Lier og Blakstad. Dette vil igjen gjøre krav på en behandlergruppe og ledergruppe mindre. I tillegg vil det ha besparelser på antallet miljøpersonell. 13

197 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Ny oppbygging av ny virksomhet vil kunne medføre bedre kvalitet og sikkerhet i forhold til pasientmottak. Videre vil det gi bedre faglig differensiering mellom de 4 postene, slik at disse i større grad kan spesialisere seg på diagnosegrupper. Nasjonale retningslinjer for pasientbehandling krever utredning- og behandlingsprogrammer. Dette underbygger en kvalitetsheving innen pasientbehandlingen og vil på sikt gi den enkelte pasient bedre oppfølging ved at muligheten for differensinering er tilstede. Rekruttering Den planlagte beliggenheten i Asker er attraktiv i for nyrekruttering av helsepersonell. I tillegg vil et samlet og større akuttpsykiatrimiljø være nok en positiv faktor for å rekruttere fagfolk. Samarbeid på tvers av seksjoner Planlagt nybygg vil gjøre det mulig å dele personellressurser på tvers av seksjoner. En felles vaktbase mellom seksjoner vil både være personellbesparende og bidra til godt samarbeid mellom seksjoner. Videre vil de 4 seksjonenes samt mottakets beliggenhet i forhold til hverandre og seksjonene hver for seg bidra til å redusere antall nattpersonell. Sist, men ikke minst, vil den planlagte organiseringen kunne ha en positiv effekt på utviklingen av en felles kultur. Legevaktsordning og ordning for lege i utdanningsstilling Innføring av en felles vaktordning for forvakt og bakvakt vil kunne redusere antallet vaktlinjer samlet sett. Dette vil være med på å styrke tilstedeværelsen i seksjonene på dagtid. Ny legevaktsordning vil gi færre brudd på arbeidsmiljøloven og gi færre kostnadsdrivende vakansevakter for LIS-legene. LIS-rotasjonsordningen vil i planlagt nybygg gå ned fra to til en og slik også spare administrasjon. Undervisningordningen for LIS-leger vil på samme måde reduseres til en felles ordning med færre forelesere. Administrative funksjoner Planlagt nybygg vil sørge for at det kun er nødvendig med en avdelingsledelse med dertilhørende merkantile funksjoner. Forbedrede kvaliteter og funksjoner Flerbruksmuligheter Det er lagt til rette for et nybygg med generelle flerbruksmuligheter. Seksjoner kan ligge vegg i vegg og slik dele medisinrom, vaktbase, møterom, samtalerom etc. Resepsjon og foaje Planlagt felles respesjon vil serve hele Blakstad sykehus og slik være et stort løft også for de andre seksjonene. Ny resepsjon vil forbedre pasientmottaket betraktelig og slik vise at det satses på denne pasientgruppen. Et slikt etterlengtet areal vil sørge for at pårørende, besøkende og pasienter blir tatt i mot på en verdig måte. Dette arealet vil også øke attraktiviteten for at lokalene kan gjenbrukes til andre formål i framtiden. Skjermingsmuligheter Planlagt nybygg vil kunne åpne opp for færre skjermingsbehov ved at fellesarealene i nybygget ivaretar en naturlig form for skjerming hos den enkelte pasient. Pasienter kan slik slik få ro og plass til seg selv uten å være for tett opp mot andre pasienter. De to ulike formene for skjerming ivaretar en terapeutisk sett bedre pasientbehandling ved at det åpner både for en bygningsmessig god forsterket skjerming og en bemannigmsessig mykere skjerming. Bygget i seg selv vil slik kunne medføre mindre bruk av tvang. Uteareal 14

198 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Uteareal i atrium vil ha flere gevinster både når det gjelder behov for mindre bemanning, «åpen-dør-løsning», mindre behov for skjerming, lettere tilpasset røykemuligheter og deeskalering av uro. Pasientrommene Det planlegges med enerom og egne bad. Gevinsten i dette forklarer seg selv. 4 Romprogram Medvirkergruppen har utarbeidet et forslag til romprogram (se vedlegg) som innebærer en samlet utbygging av 48 akuttsengeplasser og 10 sengeplasser tilhørende en felles mottaksseksjon. Det legges til grunn at romprogrammet for nybygg holdes innenfor en brutto arealramme på 6000 kvm. Programmet forutsetter gjenbruk av arealer i eksisterende sykehus. 5 Tomt Ledig tomteareal på Blakstad er regulert til formålet om akuttpsykiatri. Tomten er delvis benyttet til parkering i dag. Tidligere har det vært utredet sykehusutbygging på samme tomt. Tomten regnes som relevant og god for formålet. Under er illustrasjoner fra tidligere utredninger som viser mulig plassering på tomt mot nord (eksisterende parkeringsplass) på Blakstad. Figur 4: Mulig plassering på tomt - alternativ 1 15

199 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Figur 5: Mulig plassering på tomt - alternativ 2 med to etasjer 16

200 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram Figur 6: Mulig plassering på tomt - alternativ 3 med to etasjer Mulighetsstudiet over viser en løsning i 2 etasjer for 80 pasienter. Tidligere mulighetstudier viser at det er plass for nytt akuttbygg på angitt tomt. Parkeringsbehov på tomt må avklares i forhold til konkret løsning. Deler av nåværende parkeringsplass må vike til fordel for planlagt nybygg. 6 Modulbygg Beslutning om midlertidig bygg forutsetter rask og rimelig prosjektering og bygging og modulløsning er ønsket for å ivareta dette. Teknisk infrastruktur på området om trafo og reservekraft forutsettes utredet i senere faser. Det ligger til rette for plassering av et modulbygg over to etasjer på regulert område, på samme tomt som er utredet tidligere. Dette indikerer en løsning med to speilvendte seksjoner i hver etasje og mottak på bakkeplan. Atrier kan innpasses i ny bygningsmasse. Modulbygg har sine begrensninger. De ulike leverandørene har sine egne løsninger i form av standardløsninger. Skreddersøm vil være veldig kostnadsdrivende uten at det gir 17

201 VVHF PHR Samlet akuttpsykiatri Blakstad Funksjonsprogram tilstrekkelig gevinst. Man må derfor akseptere noen løsninger som ikke er maksimalt optimale. Brukerbehovene skal imidlertid ivaretas. 7 Foreløpig kostnadsanslag For et nybygg som modulløsning må man beregne kr per kvm bta. Som permanent nybygg er beløpet satt til kr per kvm bta. Kostnadsanslag innbefatter kun nybygg med terrengtilpasning og inkluderer ikke ombygging av eksisterende lokaler på sykehuset eller etablering av parkeringsplasser. Samlet nybygg for akuttpsykiatri på Blakstad er beregnet til ca 6000 kvm bta og er derfor anslått å koste 240 millioner kroner som modulløsning. 18

202 Versjon 5, Vestre Viken HF Mandat konseptfase Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad

203 VVHF Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Mandat Dokumentkontroll Revisjon: Revisjonen gjelder: Godkjent: Dato: Prosjektnr: Arkivnr.: Saksbeh.: GL Dokumenttittel: Mandat - Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Kontroll: NF Dato: Vester Viken HF Wergelandsgt Drammen 1

204 VVHF Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Mandat Innholdsfortegnelse 1 Innledning Prosjekt og prosjekteier Overordnede rammer Bakgrunn tidligere vedtak Hensikt mål og rammer Grensesnitt Suksesskriterier og kritiske suksessfaktorer Foreløpige rammebetingelser samt grunnlagsdokumenter Innhold og arbeidsomfang i konseptfasen hovedleveranse Prosjektstrategi plan for gjennomføring Bearbeide og kvalitetssikre datagrunnlaget utarbeidet under idéfasen Utarbeide hovedfunksjonsprogram (HFP) og delfunksjonsprogram (DFP) Utarbeide hovedprogram utstyr (HPU) og overordnet teknisk program (OTP) Utarbeidelse av skisseprosjekt (SPR) HMS Økonomiske analyser Usikkerhetsanalyser Organisasjonsutvikling Samhandling Konseptrapporten Strategi for styring av usikkerhet Informasjon Organisering, styring og ansvarsdeling Styringsgruppe Brukerorganisering, brukernes rolle Informasjon og kommunikasjon Kontraktstrategi Prosjektstyringsbasis Endringsstyring Prosjektnedbrytningsstruktur Budsjett for konseptfasen Aktiviteter og milepeler og tidsplan for konseptfasen Kvalitetssikring og rapportering

205 VVHF Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Mandat 8.6 Mandat for medvirkningsgruppene(brukergrupper)

206 VVHF Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Mandat 1 Innledning Formålet med mandat for konseptfasen (styringsdokument) er å ha et felles styringsgrunnlag for de som arbeider med og i prosjektet. Mandatet utarbeides av prosjektleder for godkjenning i styringsgruppen. Dokumentet angir rammer og krav som er fastlagt og beskriver mål og strategi som prosjektet skal følge for at målene skal nås. Planer, budsjetter og aktiviteter skal være forankret i styringsdokumentet. For at dokumentet skal være egnet som styringsredskap for etterfølgende styring, må dokumentet være levende og oppdateres jevning etter hvert som styringsinformasjonen blir tilgjengelig. Det utarbeides et eget styringsdokument for hver ny fase i prosjektet. Fordi det dreier seg om konseptfasen, vektlegges de overordnede forhold i dette styringsdokumentet, mens detaljering av strategier og styringsbasis blir mer fremtredende i senere versjoner. 2 Prosjekt og prosjekteier Prosjektet benevnes til daglig: Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad. Prosjektet omfatter utredning av konseptfasen med følgende 2 likeverdige alternativer fra idéfasen: 1. 0-alternativet (renoveringsalternativet) 2. Nytt akuttbygg Blakstad Alternativ 0 0-alternativet Alternativ 1 Nytt akuttbygg Blakstad Det skal utarbeides en konseptfaseutredning som dekker kravene til konseptfase i den nasjonale veilederen for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter, og som er tilpasset øvrige rammebetingelser gitt av Helse Sør-Øst RHF og overordnet myndighet. Vestre Viken HF er prosjekteier og leder prosjektets styringsgruppe. Narve Furnes er Vestre Viken HF sin prosjektansvarlige, med ansvar på vegne av administrerende direktør for å organi-sere og lede arbeidet i henhold til de beslutninger som fattes av styringsgruppen. 3 Overordnede rammer 3.1 Bakgrunn tidligere vedtak Følgende vedtak er fattet i styret til Vestre Viken HF: 1

207 VVHF Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Mandat Vedtatt strategi i Strategi 2025: Tidligere Lier sykehus avvikles og forberedes lagt ut for salg med muligheter for midlertidig tilbakeleie av arealer I styrets vedtak i sak 079/2012 ble det vedtatt følgende: Styret ber administrerende direktør iverksette planlegging av nødvendige investeringer innenfor det psykiske helsevernet, herunder nytt distriktpsykiatrisk senter for Drammen, samt øvrige bygningsmessige tilpasninger som må gjennomføres for å realisere de planer som er vedtatt når det gjelder videreutvikling av tjenestene ved Blakstad sykehus og eventuell flytting av funksjoner til Bærum sykehus. I styrets vedtak i sak 67/2013 ble det vedtatt følgende: 3. De fem distriktspsykiatriske sentrene (DPSene) bygges ut med mest mulig samling av poliklinikk og sengeposter og så langt som mulig knyttet til lokalsykehusene. DPS Asker legges til Blakstad i nytt bygg. Det fremmes en samlet plan for utbyggingene av DPSene våren Nybygget det siktes til i sak 67/2013, er et bygg som er foreslått oppført for å kunne gjennomføre samlokalisering av akuttseksjonen av sykehuspsykiatrien midlertidig på Blakstad fram til Nye Vestre Viken sykehuset er innflyttingsklart. Bygget på Blakstad er en del av Plan for utvikling av DPS. Asker DPS overtar bygget når akuttpsykiatrien flytter ut. I styrets vedtak i sak XX/2014 ble det fattet følgende vedtak: XXXXXXXX (Settes inn etter styremøte juni 2014) 3.2 Hensikt mål og rammer Overordnet målsetning for konseptfasen er: Å utarbeide tilstrekkelig dokumentasjon for at besluttende myndigheter skal kunne ta en avgjørelse på om prosjektet skal videreføres til forprosjektfase. Hensikten med prosjektet i denne fasen er å få fram en konseptrapport, dvs. et beslutningsgrunnlag som gir Vestre Viken HF og Helse Sør-Øst RHF grunnlag for beslutning om man skal gå videre med forprosjekt for ett av alternativene, og hvilket alternativ dette er. Konseptfasen omfatter alle aktiviteter som kreves for å velge det best egnede konseptet, og utvikle dette til et nivå hvor eieren med akseptabel sikkerhet kan treffe beslutninger om gjennomføring av forprosjektet. Konseptrapporten er basert på samfunnsmål og effektmål for å komme frem prosjektets resultatmål. Resultatmålet er å komme frem til beslutning om alternativ og oppstart av forprosjektfase. Samfunnsmålet er å sikre langsiktige løsninger for å oppnå et helsemessig godt og samfunnsøkonomisk effektivt sykehustilbud til befolkningen i opptaksområdet samlet sett. Samfunnsmålet i denne fasen av prosjektet er å legge grunnlag for riktig vegvalg for å oppnå den langsiktige samfunnsmessige målsettingen. Prosjektet skal basere løsninger på de føringer som fremkommer som følge av Helse Sør-Øst sin utvikling av helsetjenester sett i et langsiktig perspektiv. De totale løsningene skal sikre at dimensjonering, driftskonsept samt oppgave og funksjonsfordelinger blir ivaretatt i dette fremtidige helseperspektivet. 2

208 VVHF Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Mandat Effektmålene er knyttet til at Vestre Viken HF i perspektivet mot skal kunne betjene befolkningen med et tidsmessig spesialisthelsetjenestetilbud, og i tillegg hvilke gevinster i samfunnsøkonomisk perspektiv de ulike alternativene vil gi. Effektmålene realiseres først når nytt eller renovert bygg er tatt i bruk (jf. gevinstrealisering ). Konkret planperspektiv er Prosjektet skal sikre at man bygger på bærende element for et fremtidig og kvalitetsmessig godt tilbud innen spesialisthelsetjenesten med vekt på følgende bærende ideer. Rask diagnostikk og utredning Pasienten skal få et tilbud på det nivå de har behov for God service sammenheng mellom informasjon utredning, og behandling, hvor det tas utgangspunkt i den enkelte pasient sine behov Grunnlag for et godt samarbeid med primær-/kommunehelsetjeneste - samhandling Skille øyeblikkelig hjelp og planlagt virksomhet Mest mulig behandling innenfor en organisatorisk enhet Prosjektets konkrete resultatmål i konseptfasen er at det velges alternativ og at det framkommer en konseptrapport som gir tilstrekkelig grunnlag for å beslutte om forprosjekt skal igangsettes, slik at styrene for Vestre Viken HF og Helse Sør-Øst RHF kan ta stilling til igangsetting av neste fase. Dette ivaretas ved at prosjektet skal føre til en ønsket sluttilstand som ivaretar følgende forhold: Mulighet til fleksible driftsformer og bedre utnyttelse av lokaler og utstyr. Moderne bygningsmessig fleksibilitet, elastisitet og generalitet (lettere å tilpasse arealene til nye funksjoner og ny metodikk). Moderne sengeposter mht. størrelse, driftsøkonomi, service, lager og sanitære forhold. Optimal logistikk. Mulighet for forskning, undervisning og opplæring Mulighet for gode medisinsk faglig funksjoner kan videreutvikles Mulighet for moderne og brukertilpasset pasientbehandling og opplæring Gode løsninger med tanke på ytre miljø og energisparende tiltak Godt inneklima. Godt arbeidsmiljø. Mer rasjonell drift. God tilgjengelighet for alle brukere (jfr. Universell utforming) Konseptrapportenskal være ferdig til samlet behandling i styringsgruppen i januar Konseptfasen skal samlet sett gjennomføres innenfor den økonomiske rammen som er vedtatt i styresak juni 2014 (estimert til 4 MNOK). I denne rammen inngår ikke kostnader for de helseforetaksansattes bruk av tid til medvirkning. 3.3 Grensesnitt Eksterne: Høyskoler og Universitetet Kommuner tilhørende i opptaksområdet for Drammen DPS Interne: Konseptfase Nye Vestre Viken sykehuset DPSene i Vestre Viken HF 3.4 Suksesskriterier og kritiske suksessfaktorer Suksesskriterier Når konseptrapportener ferdig skal situasjonen være som følger: 3

209 VVHF Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Mandat Rammebetingelser Rapporten svarer på og er tilpasset gjeldende rammebetingelser for Vestre Viken HF med hensyn til økonomisk bæreevne, funksjonsdeling og fremtidig kapasitet Kostnadsrammen Kostnadsrammen for konseptfasen er holdt; - budsjetter ikke overskredet. Tidsplan Tidsplanen er holdt; konseptrapporten er levert i henhold til avtalt plan. Konseptrapport Konseptrapporten har en kvalitet og et innhold som gir basis for at den innen rimelig tid danner grunnlag for styrebehandling og beslutning i Helse Sør-Øst RHF. Den skal oppnå tilslutning til det som foreslås. Kritiske suksessfaktorer Kritiske suksessfaktorer som har innvirkning på måloppnåelsen i prosjektets konseptfase: Alle involverte har felles målforståelse Klare ansvarsområder og tydelige mandater (klar organisering) Åpen og transparent planprosess Tilgang på virksomhetsdata Rett kompetanse på rett plass til rett tid Tilstrekkelige økonomiske rammer og god kostnadsstyring Avsatt tilstrekkelig tid og ressurser til nøkkelpersoner for å arbeide med prosjektet Solid forankring av prosjektet i organisasjonen Avklaring av interessentbildet, oppfølging av kritiske aktører og miljøer Samhandling med kommunene om funksjoner og funksjonsfordeling, evt. tomt 3.5 Foreløpige rammebetingelser samt grunnlagsdokumenter Resultatene fra idéfasen tas med videre i konseptfasen. I samarbeid med avdelingene skal disse kvalitetssikres og justeres om nødvendig. Interne rapporter som danner grunnlagsdokumentene for påfølgende faser er: Strategi 2025 i Vestre Viken HF Klinikk for psykisk helse og rus, strategiplan Utviklingsplan for Vestre Viken HF Idéfaserapport Vestre Viken HF Plan for utvikling av DPS, som er under utarbeidelse Notat Tiltak for utflytting og avvikling av Lier sykehus alternativ utredning, datert Funksjonsprogram for Vestre Viken HF PHR - Samlet akuttpsykiatri Blakstad, datert

210 VVHF Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Mandat 3.6 Innhold og arbeidsomfang i konseptfasen hovedleveranse Gjennomføringen av Konseptfasen er illustrert i figuren fra: Veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter : B1 Idéfase B2 Tidligfase Konseptfase HFP DFP KSK B3 Forprosjekt RFP B4 Gjennomføringsfase Detaljprosjekt Bygging Programmering funksjon HPU OTP BUP/NU P Programmering utstyr Programmering teknikk SPR FP Prosjektering Hovedaktiviteter konseptfasen Oppdatering Tomt Funksjoner Rammer utstyr Byggets tekniske løsninger Planer etasje og funksjoner. Program funksjoner Forklaring Bearbeide og kvalitetssikre datagrunnlaget utarbeidet under idéfasen Konkludere mht tomtealternativ før skisseprosjekt starter Utarbeide hovedfunksjonsprogram (HFP) med funksjonsbeskrivelse og arealanalyser for de aktuelle alternativene Utarbeide hovedprogram utstyr (HPU) Utarbeide overordnet teknisk program (OTP) Utarbeidelse av skisseprosjekt (SKP) Utarbeide delfunksjonsprogram (DFP) Økonomi Kvalitetssikring Videreføring til B3 Rapport Utarbeide økonomiske analyser som inkluderer både investeringskostnader, driftseffekter, bærekraftsanalyse og investeringsplan. Gjennomføre usikkerhetsanalyser Plan for gjennomføring av forprosjekt Utarbeide konseptrapport 4 Prosjektstrategi plan for gjennomføring Strategien for prosjektet legger føringene for hvordan prosjektet skal gjennomføres for best å oppnå hensikten og målene som beskrevet i kapittelet over. I konseptfasen gjennomføres de aktiviteter som er beskrevet i Veileder for tidligfaseplanlegging i sykehusprosjekter. 4.1 Bearbeide og kvalitetssikre datagrunnlaget utarbeidet under idéfasen Det nye bygget for akuttpsykiatri ved Blakstad er tenkt brukt til sykehuspsykiatri fram til Nye Vestre Vikens sykehuset står ferdig. Asker DPS døgn er tenkt flyttet inn i nybygget når sykehuspsykiatrien flytter til det nye sykehuset. I forbindelse med utarbeidelsen av utviklingsplanen og idéfasen for Nye Vestre Viken sykehuset, ble det også gjort beregninger av kapasitet og arealbehov for DPSene tilpasset innhold, demografiske endringer i regionen og funksjoner for framtiden. Datagrunnlaget 5

211 VVHF Nytt bygg akuttpsykiatri, Blakstad Mandat og de forutsetningene som ligger til grunn for beregningene skal i Konseptfasen kvalitetssikres. Dette for å sikre at man unngår om-/tilbygging når Asker DPS flytter inn. 4.2 Utarbeide hovedfunksjonsprogram (HFP) og delfunksjonsprogram (DFP) Alternativene i konseptfasen skal utredes «likeverdig». Det skal det tas hensyn til også i programmeringen av hovedfunksjons- og delfunksjonsprogram, men med de modifikasjoner for 0-alternativet som er nødvendig. Hovedfunksjonsprogram (HFP) skal sammen med hovedprogram utstyr (HPU) 1, Sykehusprosjekters økonomiske bæreevne 2, og overordnet teknisk program (OTP), danne grunnlag for å utarbeide skisseprosjekt. Sammendrag av disse dokumentene sammen med eventuelle andre supplerende dokumenter, inngår i den samlede konseptrapporten som utarbeides i slutten av konseptfasen. Konseptrapporten skal lede til beslutningspunkt B3. Når hovedfunksjonsprogram (HFP) foreligger skal følgende være utarbeidet: Dokumentasjon og beskrivelse av dagens situasjon, samt krav til og konsekvenser av fremtidig utvikling og endring. Innsamling og kvalitetssikring av data om aktivitet, kapasitet, bygg og bemanning, kan hentes fra utviklingsplanen og idéfase, men normalt kreves oppdatering og kvalitetssikring. Beregning av fremtidig aktivitet, kapasitetsbehov og arealbehov fordelt på hoved- og delfunksjoner. Beskrivelse av fremtidig driftsmodell med driftsøkonomiske konsekvenser. Utarbeidelse av hovedfunksjonsprogram (HFP) er basert på behovsverifiseringen av resultatene fra idéfasen. Avklaring av fremtidig aktivitet, kapasitetsbehov og arealbehov og utvikling av optimale driftsmodeller for å fastlegge rammene for bygningsmessig prosjektering gjøres i konseptfasen. Gjennom programmeringen skal en sikre oversikt over og forståelse av sammenhengen mellom virksomhetens oppgaver og kravene til bygg og utstyr. Organisering og medvirkning av HFP Arbeidet med hovedfunksjonsprogram (HFP) organiseres ved at det nedsettes tre kliniske grupper der én gruppe beskriver akuttområdene, én gruppe beskriver sengeområdene og den siste gruppen tar for seg poliklinikk- og dagområdene. I tillegg nedsettes det en gruppe medisinsk service og en gruppe som ser på de ikke-medisinske funksjonsområdene. Gruppene skal beskrive aktiviteten som utøves og trender og utvikling innenfor faget. De skal også avstemme aktivitetstall og arealberegninger fra idéfasen. Det foreligger en egen veileder for hovedfunksjonsprogram fra Helsedirektoratet som legges til grunn i tillegg til Tidligfaseveileder for sykehusplanlegging. I gruppen for sengeområdene skal det også være deltaker(e) fra Asker DPS døgnenhet. 1 Veileder for Hovedprogram Utstyr, Helsedirektoratet, ny revisjon klar våren Sykehusprosjekters økonomiske bæreevne, Veileder for beregning av samlet økonomisk konsekvens av investeringsprosjekter i helsebygg, Helsedirektoratet februar