MØTEINNKALLING SAKSLISTE

Transkript

1 Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, rådhuset, Hov Møtedato: Tid: kl 1800 Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes hit snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 31/09 09/147 REFERATER KOMMUNESTYRET /09 09/424 FELLES RETNINGSLINJER FOR AREALFORVALTNING RUNDT RANDSFJORDEN FOR KOMMUNENE NORDRE LAND, SØNDRE LAND, GRAN OG JEVNAKER 33/09 09/495 EIERSKAPSPOLITIKK 34/09 09/57 SØKNAD OM STARTLÅN OG TILSKUDD /09 09/463 FOLKEVALGTPROGRAM KURS OG OPPLÆRING 36/09 09/712 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR /09 09/341 ELDRERÅDET - ÅRSMELDING /09 09/342 RÅDET FOR FUNKSJONSHEMMEDE - ÅRSMELDING /09 09/504 VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE VEIER 40/09 09/847 Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: HOV HOV Telefaks:

2 INTERPELLASJON: SØNDRE LAND KOMMUNE SOM RASISMEFRI SONE 41/09 09/545 STORTINGSVALG ENDRINGER I VALGLOVEN

3 Sak 31/09 REFERATER KOMMUNESTYRET 2009 Saksbehandler: Harald Amlien Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 09/147 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/09 Kommunestyret /09 Kommunestyret /09 Kommunestyret /09 Kommunestyret Innstilling: Referatene tas til etterretning. Bakgrunn: 1. Godkjenning av protokoll fra kommunestyrets møte (vedlagt kopi). 2. Protokoller fra formannskapets møter 22.04, og (vedlagt kopi) 3. Idrettens time Representanter fra Oppland Idrettskrets vil møte og orientere. Side 3 av 3

4 Sak 32/09 FELLES RETNINGSLINJER FOR AREALFORVALTNING RUNDT RANDSFJORDEN FOR KOMMUNENE NORDRE LAND, SØNDRE LAND, GRAN OG JEVNAKER Saksbehandler: Tore Stenseng Arkiv: L10 Arkivsaksnr.: 09/424 Saksnr.: Utvalg Møtedato 95/09 Formannskapet /09 Kommunestyret Innstilling: Felles retningslinjer for arealforvaltning rundt Randsfjorden innarbeides i bestemmelsene og retningslinjene ved revidering av kommuneplanens arealdel i Søndre Land kommune. I arbeidet med revisjon av kommuneplanens arealdel tar kommunen opp forslaget om å finne fram til konkrete områder langs fjorden der det kan tilrettelegges for for eksempel reiselivsanlegg og utleiehytter eller andre tiltak. De overordnete prioriteringene og vurderingene som har ligget til grunn for arbeidet med felles retningslinjer bør innarbeides ved revisjon av kommuneplanens samfunnsdel. Bakgrunn: (Følgende saksutredning er utarbeidet felles for de fire kommunene.) Side 4 av 4

5 Side 5 av 5 Sak 32/09

6 Side 6 av 6 Sak 32/09

7 Side 7 av 7 Sak 32/09

8 Se vedlegg til saken - Et hav av muligheter - der retningslinjene er mer utførlig omtalt. Sak 32/09 Side 8 av 8

9 Sak 33/09 EIERSKAPSPOLITIKK Saksbehandler: Harald Amlien Arkiv: 037 Arkivsaksnr.: 09/495 Saksnr.: Utvalg Møtedato 62/09 Formannskapet /09 Formannskapet /09 Kommunestyret Innstilling: Bakgrunn: Det vises til behandling i formannskapet hvor det ble vedtatt følgende: Formannskapet tar vedlagte notat om eierskapspolitikk til etterretning Av protokollen framgår at det skal arbeides med saken med sikte på behandling i kommunestyret Formannskapet drøftet saken på nytt i møte og av protokollen framgår: Saken tas til etterretning og behandles videre slik: Kommunestyret foreløpig drøfting. Realitetsbehandling i formannskap og kommunestyret etter ferien. Vedlagt følger notat om Eierskapspolitikk som er utarbeidet av en regional arbeidsgruppe. (Notatets vedlegg er ikke vedlagt ) Rådmannen legger saken fram for formannskapet og foreslår at formannskapet drøfter de problemstillinger som framkommer i notatet og eventuelt gir innspill tilbake til arbeidsgruppa. Det er lagt opp til at arbeidsgruppa i tiden lager et forslag til felles utkast til Eierstrategier som behandles i de enkelte formannskap og kommunestyrer. Vedlegg: Eierskapspolitikk notat for drøfting som grunnlag for kommunens politikk. Januar 2009 Side 9 av 9

10 Sak 33/09 Eierskapspolitikk Innledning Kommunene har de seinere år i langt større utstrekning tatt i bruk ulike selskapsformer for å ivareta bestemte interesser/behov, i stedet for å løse dette innenfor egen organisasjon. Kommunene er også delvis medeiere i mer tradisjonell næringsvirksomhet. Dette skaper et behov for en mer bevisst politikk knyttet til kommunen som eier. I dette notatet tar vi utgangspunkt i arbeid KS og andre kommuner har gjort opp en del sentrale problemstillinger det er viktig for kommunen å drøfte. Hensikten er å stille en del spørsmål, som gjennom en prosess der vi formulerer svar - utvikler en mer bevisst og helhetlig eierskapspolitikk. Dette notatet er utarbeidet av en arbeidsgruppe på oppdrag fra rådmennene i Gjøvikregionen, gruppen har bestått av; Astrid Tømmerhoel, Bjørn Fauchald, Odd Arnvid Bollingmo, Odd Inge Sanden og Trond Lesjø. 1.0 Eierrollen For mange vil rollen som eier være uvant og det er derfor viktig at vi tar en diskusjon om hva rollen innebærer i praksis. På det generelle plan kan vi si at krav til eierrollen bør være: At det utøves et synlig og tydelig eierskap At det utøves et ryddig og profesjonelt eierskap At det utøves et samordnet og forutsigbart eierskap I det etterfølgende vil vi gå nærmere inn på ulike deler av hvordan dette kan konkretiseres først gjennom krav til eier og deretter til selskapet (styret / daglig leder) 2.0 Krav til eier: Det er viktig å komme fram til noen generelle retningslinjer for utøvelse av eierstyring, dette med bakgrunn i at det ofte er flere eiere og at det er kommunalt eierskap. 2.1 Åpenhet Kommunene selv er undergitt strenge krav til åpenhet om sin virksomhet, særlig gjennom reglene om dokumentoffentlighet i offentlighetsloven, reglene om åpne møter og krav til aktiv informasjonsvirksomhet i kommuneloven. Kommunalt eierskap innebærer bruk av offentlige midler og selskapet utfører i en del tilfelle oppgaver kommunen tradisjonelt gjør innen egen organisasjon, det tilsier stor grad av åpenhet. Kommunen bør derfor drøfte; - skal det utøves meroffentlighet i dette selskapet - skal det være åpenhet om valg av styremedlemmer Side 10 av 10

11 Sak 33/09 - skal det være åpenhet om styrgodtgjørelse mv 2.2 Krav til begrunnet valg av selskapsform Ønsker kommunen å organisere en del av sin virksomhet som et selskap er mange ulike selskapsformer å velge mellom. Kommunalt foretak (k-lov kap 11), interkommunalt samarbeid (k-lov 27), interkommunalt selskap (IKS) og aksjeselskap. I tillegg kommuner gjensidige selskaper, andelslag og muligheten for å etablere stiftelser. Stiftelser har spesielle implikasjoner da det i hovedsak er irreversible beslutninger og en går ikke nærmere inn på dette her. Disse ulike organisasjonsformene har sine særtrekk knyttet til juridiske rammevilkår og rammene for eierstyring mv. Det er klart at oppgavens art og formålet med å etablere et selskap vil legge premisser for hvordan selskapet skal organiseres. Dette gir i sin tur ulike muligheter og rammer for eiernes styring med selskapet. I praksis har det gjennom tiden vært etablert ulike organisasjonsformer for virksomheter uten at dette har basert seg på en grundig vurdering av disse forhold. Kommunen bør derfor drøfte: - skal det stilles krav til en grundig vurdering av selskapsform ved etablering av nytt selskap? 2.3 Eierstyring skjer i generalforsamling / representantskap I selskaper der kommuner har vesentlig del av eierskapet og hvor det gjerne er valgt politikere i styret har en tidvis sett en sammenblanding av rollen som folkevalgt og valgt representant i selskapets organer. For å sikre god selskapsstyring i de selskaper kommuner er medeier i på linje med andre selskaper bør en gjennomgå arbeidsdelingen mellom selskapets ulike organer. Arbeidsdelingen mellom eierne som sådan og styret og administrasjon bør være rimelig klar og forutsigbar for å sikre gode resultater. Det må være eierne som fastsetter overordnede mål og strategier for selskapet og rammene for dets virksomhet. Styret sammen med administrasjonen må arbeide med å realisere disse målene på best mulig måte for selskapet. Dette innebærer at eierne må utøve sin styring på en slik måte at det ikke svekker styret og daglig ledelse fra å gjøre sin jobb best mulig. Eierstyringen må derfor foregå på en ryddig måte og i de organer som er vedtektsfestet for dette enten det er generalforsamling eller representantskap. Kommunen bør derfor drøfte: - skjer eierstyringen i våre selskaper i dag gjennom generalforsamling / representantskap - er rolledelingen mellom styre og eiere klar i våre selskaper 2.4 Utvikling av eierskap gjennom aksjonæravtaler eiermøter For å tydeliggjøre hva eierne vil med sitt eierskap og for å sikre enighet og langsiktighet i de overordnede mål og strategier for selskapet kan det være behov for mer enn møter i generalforsamling og representantskap. En måte å tømre fast slike mål og strategier på er å inngå aksjonæravtaler mellom alle eller vesentlige deler av aksjonærene (ulike former kan også praktiseres for andre selskapsformer), der en fastlegger en del prinsipper for selskapet. Dette vil gi retning og forutsigbarhet for styre og daglig ledelse om mål og retning for selskapet samt skape ro og orden i forholdet mellom eierne. Slike avtaler gjelder som regel over noe tid, det kan derfor være behov for en mer regelmessig og tett dialog mellom eierne og mellom eierne og selskapets styre og ledelse. En Side 11 av 11

12 Sak 33/09 praktisk og fin måte å få dette til på er å arrangere eiermøter på regelmessig basis eller ved særlige behov. Kommunen bør derfor drøfte; - Er det behov for aksjonæravtaler i noen av våre selskaper - Er det behov for eiermøter i noen av våre selskaper 2.5 Kommunens / -enes politiske eierskap En litt spesiell problemstilling knyttet til eierstyring av kommunale selskaper er jo de ulike politiske syn på ting, med utgangspunkt i at kommunestyret er sammensatt nettopp med bakgrunn i ulike politiske syn. Det er derfor viktig å understreke at kommunen er en eier i selskapet og taler med en tunge om hva kommunens syn er. For å sikre god og langsiktig styring av selskaper vil det vøre uheldig om de overordne mål for selskapet endret seg ofte med bakgrunn i skiftende politiske flertall og stemninger i kommunestyret. God eiersstyring vil derfor kreve at det søkes utviklet en policy som har forholdsvis bred og stabil oppslutning i kommunestyret. Videre kreves det at de som representerer kommunen i selskapets organer respekterer hva som er kommunens syn selv om de personlig ikke fullt ut deler dette synet. Noe av de samme problemstillinger gjelder også der det er flere eiere dette bør søkkes løst gjennom aksjonæravtaler og eiermøter jmf over. Kommunen bør derfor drøfte: - Er det viktig å etablere tverrpolitisk forankret og langsiktige mål - Kommunens representanter representerer kommunens syn 2.6 Valg av styre prosedyre Eieren skal gi klare mål for selskapet, og styret er ansvarlig for realisering av målene. I både kommunale foretak, interkommunale selskaper, aksjeselskaper og interkommunale samarbeider skal det derfor velges et styre. Styrets kjerneoppgaver følger av særlovgivningen for selskapstypen, og gjennomgående er at styret utøver løpende ledelse og er ansvarlig overfor eierne med hensyn til prioriteringer. Det er praksis for at styrene består av folkevalgte og/eller eksterne. De eksterne er personer som har kompetanse innenfor virksomhetsområdet og/eller fra næringslivet. Hensikten er å sette sammen et styre basert på erfaring og kompetanse. Det har i kommune-norge vært en tradisjon å velge styremedlemmer ut fra politisk ståsted og ofte som en del av forhandlingene i anledning av konstituering av kommunestyrer etter valg. Kommunen bør drøfte: Hva er det primære siktemålet når det skal velges medlemmer til et styre? Hvem er valgbare? Hvordan bør valg av styremedlemmer skje? Departementet foreslår å endre forvaltningslovens regler om habilitet ( 6 første ledd, bokstav e) for folkevalgte som innehar styreverv. Forslaget vil medføre at daglig leder og styremedlemmer blir inhabile når saker som gjelder selskapet skal behandles i folkevalgte organer selv om selskapet er fullt ut eid av stat eller kommune. Side 12 av 12

13 Sak 33/09 Departementet ber også om høringsinstansenes syn på hvorvidt det bør innføres valgbarhetsbegrensninger for ordfører og varaordfører til styret i kommunale selskaper. Det bes også om synspunkter på om tilsvarende valgbarhetsbegrensning bør innføres for medlem av kommune- fylkesråd. Åpenhet og lovlighetskontroll. Departementet foreslår at vedtak om å lukke møter og vedtak om habilitet, skal kunne lovlighetskontrolleres særskilt, jf. Kommuneloven 59. I henhold til IKS-loven er det krav om 40% kjønnsrepresentasjon i styrene. For aksjeselskapene foreligger det ikke et tilsvarende lovkrav. Departemenet har nettopp sendt ut på høring et forslag som innebærer at aksjeselskaper med 2/3 kommunal eierandel eller mer omfattes av kravet om kjønnsbalanse i styrene. Reglene skal hjemles i kommuneloven. For selskaper som er registrert før lovens ikrafttredelse, gis det en overgangsperiode på to år. Hørinsfristen er satt til 3. februar For å klargjøre rolledeling i tillegg til det som er lovregulert og foreslås regulert, har KS gitt noen anbefalinger som kan være en rettesnor og hjelp i drøftingene se vedlegg. 2.7 Styreinstruks I aksjeselskaper med ansattvalgte styremedlemmer, skal styret ha en styreinstruks. Dette kan også utferdiges for interkommunale selskaper (som er etablert etter IKS-loven). Instruksen skal gi interne retningslinjer for styrets arbeid innad, og styrets fremtreden utad. For eksempel kan styreinstruksen si at kjennskap til interne diskusjoner og saker som ikke er ferdigbehandlet, forblir innad i styret. Det er vanlig at styreleder uttaler seg på vegne av styret når saker er ferdig behandlet. Men dette er ikke til hinder for at et styremedlem når som helst kan be daglig leder gi styret nærmere redegjørelse for en sak. Kommunen bør drøfte: Behovet for styreinstruks uavhengig av selskapsform 2.8 Kjøreregler hvordan ta opp saker og behandle disse For å sikre at selskapene drives i tråd med de forventninger og mål som kommunestyret har lag til grunn, er det viktig med en god og tillitsfull dialog mellom selskap og eiere og styremedlemmer og eiere. Selv om styremedlemmer er valgt av eierne, har de som sin primæroppgave å ivareta selskapets interesser, dog innenfor de rammer og signaler som eierne gir gjennom vedtak i formelle organ. Utover aksjonæravtaler og formaliserte eiermøter, kan det enkelte styremedlem ha behov for å diskutere saker og temaer som ikke er av strategisk art, men som likevel kan medføre politiske problemstillinger. For å ivareta dette hensynet har Sandnes kommune som eksempel vedtatt at formannskapet skal ha en funksjon i de tilfeller hvor det er behov for avklaringer i forkant av styremøter i selskapet. Kommunen har også lagt til grunn følgende kjøreregler for de valgte representantenes roller: Side 13 av 13

14 Sak 33/09 a. De valgte representantene skal ivareta kommunens interesser gjennom en aktiv deltagelse i selskapenes eierorgan b. I styrene løses oppgaver til beste for selskapets utvikling og i samsvar med eiernes krav c. Der det er mer enn en representant valgt av bystyret i Sandnes skal det utpekes en fraksjonsleder som har særlig ansvar for koordinering i forkant av eiermøter i selskapet d. I enkeltsaker av prinsipiell eller av stor betydning kan bystyre og/eller formannskapet instruere representantene Når styrerepresentantene melder behov for avklaring, skiller Sandnes kommune på sakens karakter når det gjelder politiske avklaringer i forkant av møter i selskapene. Innmelding av sak Avklaring Tilbakemelding Representanten melder inn sak til ordføreren senest fredag før formannskapet Representanten melder inn hastesak til ordfører Representanten melder spørsmål om en sak til oppklaring Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slik saker så langt det er mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordfører Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slike saker så langt som mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordfører. Sekretariatsfunksjon hos rådmann (fast kontakt) Blir sak under eventuelt for åpen eller lukket dør i formannskapet. Formannskapet foretar den nødvendige avklaring og skal i neste møte få en tilbakerapportering på utfallet. Ordfører gir svar til representanten. Svaret er kommunens råd/svar på saken. Rådmannen gir svar. Kommunen bør drøfte: Er det hensiktsmessig for våre kommuner å ha kjøreregler for hvordan saker tas opp og behandles? 2.9 Dialog med styrerepresentanter For å gjøre det mulig for de folkevalgte representantene å henvende seg med spørsmål knyttet til eierskapsspørsmål og få kvalifiserte svar vil det være viktig at kommunene har egen kompetanse på de sakene og problemstillingene som selskapene driver med. Kommunene bør: Side 14 av 14

15 Sak 33/09 a. Ha oversikt over selskapene med tilhørende formål, vedtekter, selskapsavtaler, tjenesteavtaler og lovverk som holdes à jour b. Ha oversikt over selskapenes årsrapporter og årsregnskap, samt budsjettdokumenter c. Yte bistand till de valgte representantene og bistå ordfører i forhold til faglige avklaringer d. Ha en fast kontaktrutine med administrasjonen i de øvrige eierkommunene, med vekt på selskaper av stor betydning for kommunen med fokus på kompetanseutvikling knyttet til kommunens eierskapsrolle og gjennomføring av de oppdrag som kommunestyret har pålagt Kommunene bør drøfte: o Hvordan løse behovet for en slik tjeneste? 2.10 Opplæring av styremedlemmer m.v. Det er kommet flere eksempler på uheldig sammenblanding og sviktende kompetanse når det gjelder kommunal styring og forretningsdrift. Eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen, men styret selv har også et selvstendig ansvar for jevnlig å vurdere egen kompetanse. Kommunen bør drøfte: o Tiltak for kompetanseutvikling av styret og styremedlemmer m.v. o Årsrapport et verktøy for å gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse 2.11 Skille eierrollen / kunderollen Kommunenes hensikt med å danne selskaper er i stor grad å etablere en hensiktsmessig struktur for å løse kommunale oppgaver både lovpålagte og andre. I noen sammenhenger er dette uproblematisk i forhold til å skille eier- og kunderollen. I andre sammenhenger er det langt mer krevende både for selskapet og eierkommunene. Bevisstheten omkring eier- / kunderolleproblematikken må være til stede både hos kommunen som eier og i styret og ledelsen av selskapet. Eierrollen: Generelt bør eierrollen håndteres gjennom selskapets øverste myndighet, generalforsamling mv, og eventuelt på andre arenaer hvor kommunene velger å ta opp eierrollen / eierskapsforventningene. Rammene for selskapets drift, strategier og forventninger bør være tydelige. Dette kan framkomme på ulike måter, eksempelvis: I selskapsavtalen som er godkjent av alle eiere I strategidokumenter som godkjennes av øverste myndighet (eventuelt helt tilbake til kommunestyrene) Gjennom godkjenning av budsjetter og handlingsplaner Side 15 av 15

16 Sak 33/09 Oppsummert: Det bør stilles krav til eierrollen i et hvert selskap uavhengig av organisasjonsform og funksjon. Kommunene må være bevisst sitt eierskap og samordne dette seg i mellom både i formelle avtaler og i løpende dialog. Kunderollen Et av hovedformålene ved etablering av selskaper, vil være å oppnå positive fordeler for kommunene. Det må ligge en bevissthet knyttet til dette og de leveranser, fordeler og den tjenesteyting som skal skje, bør være formalisert og avtalt. Erfaringene tilsier at det er viktig med tydelighet om kommunens rolle som kunde. Dette gjelder både innad i selskapet (leverandøren) og i den enkelte kommune (kunden). Over tid vil dette ofte endre seg og kravene til et aktivt fokus på dette vil alltid være til stede. Dialog og skriftlighet er avgjørende momenter for å ivareta disse forholdene. En annen problematikk knyttet til kunderollen er forholdet til anskaffelsesregelverket. I hvilken utstrekning kommunen kan kjøpe direkte av eget selskap som et alternativ til å utføre oppgaven selv egenregi er en svært viktig problemstilling. Ved etablering eller revidering / gjennomgang av selskapet, bør dette ha fokus. Selskapet bør legge opp sin virksomhet slik at den imøtekommer disse problemstillingene på best mulige måte. Eieren / kommunen på sin side må opptre ryddig, og innenfor regelverket. I noen sammenhenger er det opplagt at eget selskap ikke kan prefereres. I andre sammenhenger vil det være mulig i større eller mindre grad. I slike tilfeller bør dette utnyttes, jfr kommentarene ovenfor om at kommunenes hensikt med opprette selskaper er å oppnå fordeler (økonomiske, faglige osv). For å unngå uheldige situasjoner, bør kommunene være ryddige på hvem som ivaretar henholdsvis eierrollen og kunderollen. Kommunen bør drøfte; Skiller vi klart på kunde og eierrollen? 2.12 Utbyttepolitikk Utbytte vil i all hovedsak være avgrenset til å gjelde selskaper som driver forretningsmessig og da i all hovedsak aksjeselskaper. Utbyttepolitikken bør bygge på følgende: Eierens krav til lønnsomhet for selskapet Selskapets forutsetninger for å tjene penger Krav og forventninger til selskapets avkastning, egenkapital og soliditet Langsiktighet Hensikten med å liste opp disse momentene er primært å vise at utbyttepolitikken må bygge på selskapets langsiktige forutsetninger for å kunne levere overskudd og ikke på eierens (akutte) behov for inntekter. Det er imidlertid viktig at det stilles krav fra eieren til selskapet. Langsiktighet og forutsigbarhet er viktig for at de som leder forretningsvirksomheten skal ha tydelige rammer for sitt arbeid og mulighet til å nå målsettingene som eieren fastsetter. Side 16 av 16

17 Sak 33/09 Kommunen bør drøfte: Stiller vi forutsigbare og riktige krav til utbytte i våre selskaper? 3.0 Krav til selskapet 3.1 Samfunnsansvar Det stilles i dag krav om at driften av alle selskaper skjer med samfunnsansvar som grunnlag og dette kravet gjelder selvsagt ikke minst de offentlig eide selskaper. Kravene gjelder både arbeidsforhold i virksomheten og forhold til det ytre miljø og andre etiske spørsmål. Når det offentlige er eier har dette ofte sin bakgrunn i å yte service til innbyggerne og deres beste må alltid være en del av det samfunnsoppdrag selskapet har. Kommunale selskaper må også være seg meget bevisst hvordan deres virksomhet påvirker kommunens omdømme i befolkningen og den større offentlighet. Kommunen bør drøfte: Har våre selskaper en god nok policy i forhold til sitt samfunnsansvar 3.2 Likebehandling av eierne For å sikre en god utvikling av våre selskaper er det viktig at både større og mindre eiere føler et forpliktende eierskap og det følger av aksjeloven og god selskapsskikk at eierne skal behandles likt. Dette gjelder særlig tilgang på viktig informasjon om selskapets utvikling og resultater. Kommunen bør drøfte: Er det gode nok rutiner som sikrer en slik likebehandling i dag? 3.3 Åpningsbalanse Selskapets åpningsbalanse skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. Virkelig verdi legges til grunn, men uansett bruk av metodevalg bør det vurderes om estimert verdi er i samsvar med en verdisetting basert på framtidige kontantstrømmer. Selskapet bør ha en egenkapital som er tilpasset mål, strategi og risikoprofil. Kommunen bør drøfte: Hva er formålet med selskapet og hva slag situasjon møter selskapet i sitt virke? Hva slags ambisjon og strategi skal selskapet ha? 3.4 Styret rekruttert på basis av kompetanse Side 17 av 17

18 Sak 33/09 Det bør være fastlagt kriterier for styrets sammensetning: Kompetanse er et overordnet kriterium. Styret må settes sammen ut i fra hvilket formål og ambisjonsnivå selskapet har. Hva slags kompetanse treng i styret ut fra dette. Politisk erfaring/kompetanse kan være en av disse om selskapets oppgaver og situasjon tilsier behov for forståelse av politiske beslutningsprosesser. Styret bør foreta egenevaluering vedrørende kompetanse og arbeid. Dette for å sikre utvikling av nødvendig kompetanse og kartlegging av ev. manglende kompetanse. Det er eiers ansvar å sikre at styret besitter nødvendig kompetanse Kommunen bør drøfte: Kriterier for valg av styre 3.5 Styret med aktiv rolle i forhold til daglig ledelse og eiere Styret tilrettelegger for at flest mulig eierrepresentanter kan delta på generalforsamling m.m. Styret og daglig leder har plikt til å delta på dette. Samhandling mellom kommunestyret og oppnevnt eierorgan innenfor selskapslovgivningen er ikke regulert. Styret må være tydelig i overfor daglig ledelse. Stille krav til ledelsen og følge opp disse. Styret bør fastsettes en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring med klare roller for styret (styreleder) og daglig ledelse. Det bør formaliseres hvilke roller styret har og daglig ledelse og begge parter bør bevisstgjøres sine roller og ansvar Kommunen bør drøfte: Grad av formalisering av arbeidet i styret og selskapet som sådan Hvordan forholdet mellom eiere og styre skal være regulert 4.0 Eierskapsmelding For å gi oversikt over og grunnlag for å drøfte konkret ulike selskaper søkes det laget en eierskapsmelding hvert år som oppsummerer kommunens eierskap, samler en del nøkkeldata og trekker opp spesielle problemstillinger det enten fra selskapet eller kommunens side sees som viktig å avklare. Disposisjon eierskapsmelding: Gjennomgang av hvert enkelt selskap med; - vedtektsfetet formål - eierandel - økonomiske nøkkeltall år 200x (bygges ut til 4 år) * sum driftsinntekter * driftsresultat * resultat før /etter skatt * omløpsmidler * sum anleggsmidler * sum egenkapital * sum gjeld Vurdering av selskapet i forhold til spesielle utfordringer eller lignende. Side 18 av 18

19 Sak 33/ Videre prosess: Vi ser for oss at formannskapet diskuterer disse problemstillingene i to omganger, der en først gjennomgår spørsmålene og drøfter mulige svar. På grunnlag av dette utarbeider administrasjonen en utkast til eierskapspolitikk for kommunen som drøftes i neste runde. Deretter legges saken fram for kommunestyret til drøfting. Synspunktene søkes samordnet gjennom (ordfører) / rådmannsmøtet før endelig behandling. Side 19 av 19

20 Sak 34/09 SØKNAD OM STARTLÅN OG TILSKUDD Saksbehandler: Odd Arnvid Bollingmo Arkiv: 252 Arkivsaksnr.: 09/57 Saksnr.: Utvalg Møtedato 105/09 Formannskapet /09 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret aksepterer tilsagn om startlån fra Husbanken på kr ,- Lånet gis som serielån med flytende rente, uten avdragsfri periode og med en total løpetid på 20 år. Bakgrunn: Husbanken har den bevilget kommunen startlån til videre tildeling (utlån) på kr ,- Tilsagnet er gitt på bakgrunn av og i samsvar med vår søknad av Lånet gis som serielån med flytende effektiv rente på 5,51% p.a. Husbanken kan ensidig endre renten på grunnlag av renteutviklingen i markedet og /eller etter vedtak av Kommmunal- og regionaldepartementet eller Stortinget. Lånet har en løpetid på 20 år. Krav og hensyn: Det er fortsatt etterspørsel av denne typen lån i kommunen. Målgruppen er unge i etableringsfasen, funksjonshemmede, eldre, flyktninger og økonomisk vanskeligstilte personer som ikke har mulighet til rimelig finansiering i privatbanker. Vurdering: Utlånene innebærer risiko for tap. Kommunen har tapsrisikoen for de første 25% av startlånets restgjeld på tapstidspunktet. Staten har tapsrisikoen for de siste 75%. Kommuner som har svært lave eller ingen tapsfond, som bl.a. Søndre Land kommune; kan avsette inntil 20% av utbetalt boligtilskudd til ev. tap på videreutlån. Kommuner som ønsker å gjøre dette må søke Husbanken om godkjennelse Konklusjon - forslag: Rådmannen foreslår at kommunestyret aksepterer bevilgning av startlån fra Husbanken på kr ,-. Side 20 av 20

21 Sak 35/09 FOLKEVALGTPROGRAM KURS OG OPPLÆRING Saksbehandler: Harald Amlien Arkiv: 085 Arkivsaksnr.: 09/463 Saksnr.: Utvalg Møtedato 63/09 Formannskapet /09 Kommunestyret Innstilling: Formannskapet foreslår at det arrangeres oppfølgingsdager (folkevalgtdager) til høsten. Saken forelegges kommunestyret til drøfting av temaer, tid og gjennomføring. Bakgrunn: Det vises til behandling i formannskapet hvor det ble vedtatt å gjennomføre opplæring for kommunestyrets medlemmer og samtidig som det ble vedtatt å gjennomføre Bli kjent tur den Prosessveileder var Dag Eirik Johansen. Programmet for opplæringen var slik: 1. DAG: Åpning ved ordfører Reidar Eriksen Presentasjon ved deltakerne Administrativ styringsstruktur, presentasjon av tjenesteområdene ved rådmann og kommunalsjef m.fl. Kommuneplan ved plan miljø og næringssjef og konsulent.. Fritt fram regional utvikling v/ prosessveileder Regionalt samarbeid ved ordfører. Folkevalgtes roller og funksjoner v/ prosessveileder Samfunnsutvikling v/ prosessveileder 2. DAG: Møteledelse v/ prosessveileder Folkeskikk for folkevalgte etikette, etikk og moral ved prosessveileder Økonomiplan budsjett ved rådmann. Kommunestyrets reglement inkl. godtgjørelser, utgiftsdekning m.v. ved kontorsjef Folkevalgtprogrammet er lagt opp slik at det kan avholdes 3 oppfølgingsdager (folkevalgtdager) i løpet av valgperioden innenfor følgende hovedtemaer: - Samfunnsutvikling - Roller ombud styrnings- og arbeidsgiverrollen - Etikk og holdninger - De folkevalgte og administrasjonen. Kommunen har fått henvendelse fra KS med tilbud om dette. Det kan benyttes samme prosessveileder og det er opp til kommunen å avgjøre tema og varighet. I tillegg tilbys opplæring på følgende temaer: 1. Kunnskap for kommende generasjoner (skole - skoleeierrollen) 2. Lokalbasert næringsutvikling 3. Klima Side 21 av 21

22 Sak 35/09 4. Samfunnsansvar gjennom godt eierskap 5. De folkevalgte og administrasjonen Krav og hensyn: Nytteverd i forhold til bruk av tid og penger. Alternative løsninger: Formannskapet kan vurdere følgende alternativ: - Ikke benytte tilbudet om oppfølgingsdager - Benytte til tilbudet innenfor 1, 2 eller 3 dager og bestemte temaer. Det utarbeides forslag til gjennomføring på bakgrunn av drøftingene i formannskapet. Vurdering: Rådmannen legger saken fram for formannskapet til behandling uten nærmere innstilling. Konklusjon - forslag: Side 22 av 22

23 Sak 36/09 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2008 Saksbehandler: Harald Amlien Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 09/712 Saksnr.: Utvalg Møtedato 110/09 Formannskapet /09 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar årsrapport for 2008 fra kontrollutvalget til orientering. Bakgrunn: I brev av har kommunen fått oversendt kontrollutvalgets årsrapport for Det vises til vedlagte kopi. Kontrollutvalget behandlet saken i møte og vedtak enstemmig følgende: Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 vedtas og oversendes kommunestyret til orientering. Side 23 av 23

24 Sak 37/09 ELDRERÅDET - ÅRSMELDING Saksbehandler: Harald Amlien Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 09/341 Saksnr.: Utvalg Møtedato 4/09 Det kommunale eldreråd /09 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar årsmeldingen fra eldrerådet til etterretning. Bakgrunn: Det er utarbeidet årsmelding for eldrerådet som er sendt medlemmene og fylkets eldreråd. Eldrerådet godkjenner framlagte årsmelding som sendes formanskap og kommunestyre. ÅRSMELDING Sammensetning. Det kommunale eldreråd i Søndre Land har 7 medlemmer. Rådet ble utvidet fra 5 medlemmer til 7 medlemmer fra og med inneværende valgperiode og består av 2 politisk valgte og 5 valgt etter forslag fra pensjonistforeninger og tilsvarende grupper. For perioden består rådet av: Olaug Lihagen, leder Per Lomsdalen, nestleder Ella Røyseng Solveig Nordengen Oddbjørn Nyseth Ragna Svartveit (politisk valgt) Arvid Odden (politisk valgt) Kontorsjef Harald Amlien har fungert som rådet sekretær. 2. Antall møter og saker. Rådet har i 2008 avholdt 6 møter og behandlet i alt 15 saker. Side 24 av 24

25 Sak 37/09 To saker oversendt fra tjenesteområde helse- og omsorg. Fem saker tatt opp av pensjonistforeningen i kommunen. De øvrige er framlagt etter samarbeide mellom leder og sekretær. Eldrerådet har felles møtedag med det kommunale råd for funksjonshemmede og har felles møter i saker hvor dette er hensiktsmessig. Rådene mener dette er en praktisk og riktig samarbeidsform. 3. Behandlede saker. Av de viktigste saken nevnes: - Eldrerådet har avgitt uttalelse til budsjettet for Kommunestyret vedtok å bevilge midler til installasjon av teleslynge i Rådhusets møterom etter forslag fra eldrerådet. - Uttalelse til egenbetaling i helse- og omsorg. - Ny asfaltering av gangveger generelt og spesielt til Hovli alders- og sykehjem. Utredning og avklaring er igangsatt. - Utsetting av kvilebenker langs gangveger m.v, Tiltaket er gjennomført. - Kafe-tilbud i Rådhuset. Tiltaker er etterkommet. - Skysstasjon/venterom ved rutebilstasjonen i Hov. Utredningsarbeid pågår. - Uttalelse til trafikksikkerhetsforhold i Hov Sentrum. Dette vil bli fulgt opp. - Orientering fra tjenesteområdeledere og drøftinger om aktuelle saker som berører eldre. - Søknad om etablering av frivillighetssentral. - Arrangement vedr eldres dag ble holdt i Rådhuset i samarbeid med tjenesteområde kultur. Alle pensjonister invitert, ca 100 deltakere. 4. Deltakelse i kurs/konferanser. Leder og ett medlem har deltatt i de to årlige konferanse som arrangeres av fylkets eldreråd. Leder og 3 medlemmer har deltatt i kurs avholdt i Nordre Land kommune vedr eldrerådenes arbeid. 5. Økonomi Eldrerådet har ikke eget budsjett, men rådets utgifter har på en tilfredsstillende måte blitt dekket innenfor den totale budsjetterte ramme til politisk virksomhet. Side 25 av 25

26 Sak 37/09 For 2008 hadde rådet en samlet utgift på kr som i hovedsak omfatter utgifter til rådets virksomhet, deltakelse i konferanser, og arrangementet vedr eldres dag. 6. Avslutning. Eldrerådet har et godt samarbeide med kommunens administrasjon og politiske myndigheter og synes at de saker rådet behandler og de uttalelser rådet gir blir tatt med i vurderingen ved avgjørelser i de aktuelle saker. Rådet hadde gjerne sett at flere saker som angår de eldre i kommunen ble sendt rådet til uttalelse fra de ulike tjenesteområder. Side 26 av 26

27 Sak 38/09 RÅDET FOR FUNKSJONSHEMMEDE - ÅRSMELDING Saksbehandler: Harald Amlien Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 09/342 Saksnr.: Utvalg Møtedato 5/09 Det kommunale råd for funksjonshemmede /09 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar årsmeldingen til etterretning. Bakgrunn: Rådet for funksjonshemmede har utarbeidet årsmelding for 2009 og ber om den sendes formannskap og kommunestyre. ÅRSMELDING. 1. Sammensetning. Det kommunale råd for funksjonshemmede i Søndre Land har 5 medlemmer og består av 2 politisk valgte og 3 valgt etter forslag fra brukerorganisasjonene. For perioden består rådet av: Eva Røise, leder (politisk valgt) Toril Slåttsveen, nestleder (politisk valgt) Beate Irgens Evara Stavem Astrid Lappen. Kontorsjef Harald Amlien har fungert som rådet sekretær. 2. Antall møter og saker. Rådet har i 2008 avholdt 6 møter og behandlet i alt 24 saker. Noen saker er oversendt fra tjenesteområde helse- og omsorg. Noen saker tatt opp av brukerorganisasjonene og Funksjonshemmedes Fellesorganisasjon i kommunen. De fleste saker er framlagt etter samarbeide mellom leder og sekretær. Det kommunale råd for funksjonshemmede har felles møtedag med Eldrerådet og har felles møter i saker hvor dette er hensiktsmessig. Rådene mener dette er en praktisk og riktig samarbeidsform. Side 27 av 27

28 Sak 38/09 3. Behandlede saker. Av de viktigste saken nevnes: - Rådet har avgitt uttalelse til budsjettet for Kommunestyret vedtok å bevilge midler til installasjon av teleslynge i Rådhusets møterom etter forslag fra rådene. - Uttalelse til egenbetaling i helse- og omsorg. - Ny asfaltering av gangveger generelt og spesielt til Hovli alders- og sykehjem. Utredning og avklaring er igangsatt. - Utsetting av kvilebenker langs gangveger m.v, Tiltaket er gjennomført. - Kafe-tilbud i Rådhuset. Tiltaker er etterkommet. - Skysstasjon/venterom ved rutebilstasjonen i Hov. Utredningsarbeid pågår. - Uttalelse til trafikksikkerhetsforhold i Hov Sentrum. Dette vil bli fulgt opp. - Orientering fra tjenesteområdeledere og drøftinger om aktuelle saker som berører funksjonshemmede. - Søknad om etablering av frivillighetssentral. - Initiativ til samarbeid med idrettslagene vedr idrett for funksjonshemmede. - Uttalelse til og direkte deltakelse i planlegging av kommunale byggeprosjekt. - Universell utforming. - Tiltak for å bedre tilgjengelighet i forretninger m.v. Befaring og direkte henvendelse til gårdeiere. Enkelte plasser har det gitt resultater. - Brukerrepresentasjon i ulike områder. - Arrangert åpent møte med tema Universell utforming - krav og forventinger til rådet. 4. Deltakelse i kurs/konferanser. Rådets medlemmer har deltatt den årlige konferanse for rådene i Oppland.. 2 av rådets medlemmer deltok i seminar Bolig for alle Økonomi Rådet for funksjonshemmede har ikke eget budsjett, men rådets utgifter har på en tilfredsstillende måte blitt dekket innenfor den totale budsjetterte ramme til politisk virksomhet. For 2008 hadde rådet en samlet utgift på kr som i hovedsak omfatter utgifter til rådets virksomhet, deltakelse i konferanser, og åpent møte. Side 28 av 28

29 Sak 38/09 6. Avslutning. Rådet for funksjonshemmede har et godt samarbeide med kommunens administrasjon og politiske myndigheter og synes at de saker rådet behandler og de uttalelser rådet gir blir tatt med i vurderingen ved avgjørelser i de aktuelle saker. Rådet hadde gjerne sett at flere saker som angår de funksjonshemmede i kommunen ble sendt rådet til uttalelse fra de ulike tjenesteområdet. Side 29 av 29

30 Sak 40/09 VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE VEIER Saksbehandler: Torstein Lundbekk Arkiv: 646 Arkivsaksnr.: 09/504 Saksnr.: Utvalg Møtedato 73/09 Formannskapet /09 Kommunestyret /09 Kommunestyret Vises til behandling i kommunestyret 27. april. Nytt saksframlegg vil bli ettersendt INTERPELLASJON: SØNDRE LAND KOMMUNE SOM RASISMEFRI SONE Saksbehandler: Harald Amlien Arkiv: F30 Arkivsaksnr.: 09/847 Saksnr.: Utvalg Møtedato 40/09 Kommunestyret Innstilling: Bakgrunn: Side 30 av 30

31 Sak 40/09 Susane Solhaug og Anne-Marte Aslesen fra S. Land arbeiderparti har sendt følgende interpellasjon: Saken legges fram uten innstilling. Side 31 av 31

32 Sak 41/09 STORTINGSVALG ENDRINGER I VALGLOVEN - ORIENTERIANG Saksbehandler: Harald Amlien Arkiv: 011 Arkivsaksnr.: 09/545 Saksnr.: Utvalg Møtedato 3/09 Valgstyre /09 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret tar saken til etterretning. Bakgrunn: Kommunestyret har i møte vedtatt at det holdes valg også søndag den i tillegg til valgdagen i alle 8 valgkretser/stemmesteder. Det er valgstyret som fastsetter åpningstidene. Endringene i valgloven gir nå adgang til at valglokalene kan være åpne til kl ( tidligere kl.20.00) Videre er det ved lovendring gitt en mulighet for at et mindretall på minst 1/3 i kommunestyret kan bestemme åpningstid til kl på valgdagen. Valgstyret har i møte vedtatt at åpningstiden i alle 8 valglokalene skal være slik Søndag den 13. september kl kl Mandag den 14. september kl kl Begrunnelse: Da valget i kommunen går over 2 dager, mener valgstyret at alle stemmeberettigede gis tilfredsstillende muligheter for å avgi stemme innenfor de vedtatte tider. Valgstyret finner derfor ikke grunn til å ha noen valglokaler åpne etter kl Dette er samme praksis som alltid har vært benyttet ved valg i Søndre Land kommune. Saken legges fram for kommunestyret til orientering. Side 32 av 32