Protokoll fra landsstyrets møte august 2011

Transkript

1 Protokoll fra landsstyrets møte august 2011 TILSTEDE Atle Aas Maja Leonora Skålvold Eline Marie Grøholt Dag Espolin Johnson Gunvor Meling Anders Østeby Øystein Sørgjerd Siri Bremdal Anne-Line Evenstad Dahlen Mats Billermark Landssjef og Møteleder Viselandssjef Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Rovernemnda Generalsekretær INFORMASJON Med dette møtet, har vi helt gått over til vår nye form for dokumentasjon av saker, vedtak, aktiviteter osv. Dette betyr at alle sakspapir, beslutninger og aktiviteter vil bli publisert sammen med en kort protokoll. PROGRAM Åpning og formelle ting (Møteleder) Saksbehandling og vedtak (se egen liste) Gjennomgang av aktiviteter (se egen liste) Vekst og ekspansjon. Tor Asbjørn Bjørnstad ga en inspirerende og tankevekkende presentasjon av hans tanker om medlemskapsutvikling og vekst. Identitet ble diskutert. Arbeidet fortsetter i gruppen med flere tanker og ideer til neste møte. Gunvor presenterte kort sitt inntrykk av den KFUK internasjonale kvinne møte. Maja presenterte kort inntrykk av WAGGGS verdenskonferanse. Kort diskusjon om Jamboree. Vår forening kan være sterkere talsmann for Jamboree. Det gir unik og fantastisk opplevelse. Atle presentert kort sine inntrykk fra besøk på Engang alltid og roverleir. Landsleiersjef ble diskutert. Forbundet kommer å annonsere i Lederforum om muligheten å søke denne utfordrende og interessante roll. Alternative metoder for gjennomføring av landsleier bør evalueres. Kretsforum ble diskutert. Temaet Gjøre riktige ting og gjøre ting riktig består. Informasjon om IK og årsmøte den 24. oktober. MB/

2 Agenda for landsstyremøtet august 2011 Sted: Oslo Forbundskontor FREDAG Middag Møtestart og velkommen - Atle Ord for dagen - Maja Økonomistatus - Mats & Lars (Sak 2011/45) Økonomirapportering - Mats (Sak 2011/46) Vekst og ekspansjon - Tor Asbjørn Styreleder informasjon Daglig leder informasjon - Personal - Forsikring (inklusive A11:12) - Sosiale medier - Evaluering Landsting Avslutt LØRDAG Frokost Ord for dagen Øystein Arbeid med aktivitet (A11.01) 1) inkluderende 2) identitet og "når som helst" Endelig vedtatt av målene (Sak 2011/47) Gjennomgang av aktivitetsliste - Medlemmer slutter - Siri (A11:02) - Utvikle unge ledere - Eline (A11:03) - Kretsforum info - Mats (A11:05) - Nedleggelse - Mats (A11:06) - Hederstegn - Mats (A11:07) Lunsj Landsleiersjef - Atle Kretsforum - Diskusjon Planlegging Samarbeid Landsstyre - Krets - Administrasjon - Andre Nansen polarekspedisjon Mats (Sak 2011/48) PLU-utvalg (Sak 2011/49) Reserve Middag Avslutt

3 LANDSSTYRETS BESLUTTSLISTE 2011 Sak Beslutt Datum Kommentar 11/35 Forslag vedtatt Enstemmig 11/36 Forslag vedtatt Enstemmig 11/37 Forslag vedtatt Enstemmig 11/38 Forslag vedtatt Enstemmig 11/39 Organisasjonen skall fokusere på ledere og vekst Enstemmig /39 Forslag fra administrasjonen på indikatorer og mål godtas. Sendes videre til Enstemmig arbeidsgruppen 11/39 Kretsforum arbeidstema Gjøre riktige ting og gjøre ting riktig". Landsstyre, Enstemmig kretsleder, kretssekretær, administrasjon skall inviteres 11/41 Økonomi regnskap akseptert. Underskuddet synes ikke nødvendig å analysere vider Enstemmig nå. Andre setning i innstilningen slettes. 11/44 Forslag vedtatt Enstemmig 11/45 Forslag vedtatt Enstemmig 11/46 Forslag vedtatt Enstemmig 11/47 Forlsag vedtatt med justeringer Enstemmig 11/48 Forslag ikke vedtatt men sendes videre til SpF for behandling Enstemmig 11/49 Forslag vedtatt Enstemmig

4 LANDSSTYRETS AKTIVITETSLISTE 2011 Nr Aktivitet Ansvar Tidsplan Ref Kommentar A11:01 Diskutere og presentere tanker kring fire ord /39 - Inkluderende - Identitet & "Når som helst" EG GM SB, ØS ØØ, AØ, DJ A11:02 Initiere analyse av anledning til hvorfor medlemmer slutter SB /39 Utsatt (kjønns fordeling, alder) A11:03 Hvordan utvikle unge ledere EG /39 Utsatt A11:04 Solveig, Øyvind og Tor Arne spørres om deltagende i AA Gjenommført. Gruppen i gang gruppen som skall planerer arbeid med speiderloven A11:05 Varsle kretsledere om tid/sted for Kretsforum MB Gjenommført men følg opp (GA) A11:06 Nedleggelse av gruppen - er enkle maler og rutiner på MB Send rutiner til Landstyre (MB) plass? A11:07 Varsle komitéen for hederstegn at ta frem retningslinjer før MB /3.6 Usikker status. Trenger oppfølging hederstegn A11:08 Presentere vurdering av alternativer for fremtidig MB /23 medlemssystem A11:09 Gjennomfør en kompakt kurs før styret om MB medlemsregister A11:10 Kontakt NSF samarbeid før Trekløver Gilwell AA A11:11 Informere NSF att Øystein, Eline, Gunvor og Øyvind MB E-post sendt till NSF representerer styret ved møtet med den norske kontingenten på Jamboree. A11:12 Finn ut hur forsikring før styre fungerer MB Klart. Vi tar ikke forsikring. A11:13 Oppstart av speiderløftearbeid AØ A11:14 En første kontakt tas med høyskole om mulig studie av MB identitet og merkevarebygging. A11:15 Landsstyre profilering ved spesielle anledninger AA Husk Speiderbutikken A11:16 Gruppeledersamling i april 2012 må planlegges. MS A11:17 Sjekk med ekstern talere til Kretsforum MB A11:18 Meld in navn til e-postadresse Alle A11:18 Kontakte Oslo krets om felles møte 18/19 nov - fokus DEJ strategi og vekst

5 Nr Aktivitet Ansvar Tidsplan Ref Kommentar A11:19 Kontakte Sunnmøre om felles møte er mulig februar SB

6 Saksnummer 2011/45 GENERELT (OBLIGATORISK) Sak Økonomi - status juni Beskrivelse Orientering av forbundets økonomi til og med juni 2011 (Lars Mørk). - Akkumulerte resultater er på linje med fjoråret - Støtte midler fra LNU i juli - Mindre omdisponering mellom avdelninger - Indikasjoner på at medlemstap innvirkning på økonomi ikke er så stort som antatt DETALJER (FRIVILLIG) Tidsplan Relasjon til strategiplan Frivillige timer Kostnader Finansieringsmodell Samarbeid Relasjon til andre mål/forpliktelser Ansatte timer Inntekter Andre detaljer VEDTAK Forbundskontorets anbefaling Godtas Avslås Landsstyrets begrunnelse/endelig vedtak Landsstyrets vedtak Godtatt Avslått Forslag til vedtak Akkumulerte reslutat og rapportering juni 2011 godkjennes. Avklaring av resultatene og analyse presenteres klarere på neste møte. Se sak 2011/46 som beskriver et forslag til å forbedre rapporterings- og prognosarbeid i Vedlegg, referanse Økonomi - resultat juni 2011 (Ikke sendt ut på forhånd) Forslagstiller/Saksbehandler Lars Mørk & Mats Billermark Dato KFUK-KFUM-speiderne arkivnummer:

7 Saksnummer 2011/46 GENERELT (OBLIGATORISK) Sak Økonomi - Ny modell for rapportering Beskrivelse Dagens måte å arbeide med budsjett, prognose og utfall er ikke tilfredsstillende. Det er flere grunner til dette men vi presenterer ofte store svingninger og skaper dermed usikkerhet hvert år. - Introdusere årshjul i fire kvartal (og tolv perioder). - Planlegg styremøte til disse kvartalsrapporter. - Introdusere budsjett for hvert kvartal - Forbedre rapportering og prognose vesentlig. - Januar møte vil også omfatte årsresultat - I oktober må alle mål bestemmes av styret - Budsjett utarbeides etter dette mellom oktober og januar. DETALJER (FRIVILLIG) Tidsplan Start 2012 Relasjon til strategiplan Frivillige timer Kostnader Samarbeid Relasjon til andre mål/forpliktelser Rapportering Ansatte timer Inntekter Finansieringsmodell Finansiert ved omdisponering av interne arbeid. Andre detaljer VEDTAK Forbundskontorets anbefaling Godtas Avslås Landsstyrets begrunnelse/endelig vedtak Landsstyrets vedtak Godtatt Avslått Forslag til vedtak Utarbeide detaljer og lansere nye modell for årshjul og rapportering. Planlegg styremøter i tråd med dette. Vedlegg, referanse --- Forslagstiller/Saksbehandler Lars Mørk & Mats Billermark Dato KFUK-KFUM-speiderne arkivnummer:

8 Saksnummer 2011/47 GENERELT (OBLIGATORISK) Sak Strategi - Reviderte indikatorer og mål Beskrivelse En viktig oppgave for Styringsgruppen er å foreslå de indikatorer og målsettninger som organisasjonen skal arbeide med for å oppnå strategien. Styringsruppen mener at det er svært viktig å ha realistiske og oppnåelige mål med tydlige indikatorer. I enkelte deler av Strategiplanen Fremtiden er dette klart og vel fungerende i dag. Men i andre deler mangler vi relevant indikator eller mål. Styringsgruppen har utviklet noen nye indikatorer. Gruppen har foresslått også hva de oppfatter som realistisk og oppnåelig mål for 2012 og fremtiden. DETALJER (FRIVILLIG) Tidsplan Relasjon til strategiplan Frivillige timer Kostnader * Finansieringsmodell * I tråd med budsjett Andre detaljer Samarbeid Relasjon til andre mål/forpliktelser Ansatte timer * Inntekter Forslag til vedtak Godkjenne foreslåtte indikatorer og mål. VEDTAK Forbundskontorets anbefaling Godtas Avslås Landsstyrets vedtak Godtatt Avslått Landsstyrets begrunnelse/endelig vedtak Styret justerte noen mål og formuleringer. Disse er dokumentert i vedlegg. Nødvendige resterende punktene definieres av styringsgruppa for Fremtiden og fremlegges Landsstyret for beslutt. Vedlegg, referanse Målindikatorer Forslagstiller/Saksbehandler Mats Billermark Dato KFUK-KFUM-speiderne arkivnummer:

9 Saksnummer 2011/48 GENERELT (OBLIGATORISK) Sak 2013 I Fridtjof Nansen's spor Beskrivelse "A Norwegian / Russian scout journey through Siberia 2013 following Fridtjof Nansen s route 1913" Overall aim: Plan and implement a journey through Siberia in Nansens s route, with Norwegian and Russian scouts. Achievements: - Great experience - Build trust and peace, through personal friendships - Strenghten relations between Norway and Russia - Memorials of F. Nansen will take place during visit - Spread the scout ideology - Strengthen local democracy - Strengthen a sustainable society - Strengthen Norwegian Russian scout cooperation Forslag til vedtak Selv om det er en god plan med detaljer, krever dette mer forberedelse før en endelig beslutning kan tas. Forslaget bør diskuteres med Spf da dette er en klar samarbeidsprosjekt for norske speidere er en bra "mellomår" å tilby en spennende speidingopplevelse. DETALJER (FRIVILLIG) Tidsplan Relasjon til strategiplan 3.2 og 4.6 Frivillige timer Kostnader > NOK Samarbeid Flere* Relasjon til andre mål/forpliktelser Ansatte timer Inntekter Planlegging** NOK Finansieringsmodell Mye av midler fra sponsorer og støtte. Men også kontingent for hver deltaker. Andre detaljer * NSF og Russiske speiderforbund. Og samarbeid med flere sponsorer i begge samfunn. ** Prosjektarbeid eller kompensasjon for tapt inntekt. VEDTAK Forbundskontorets anbefaling Godtas Avslås Landsstyrets vedtak Godtatt Avslått Landsstyrets begrunnelse/endelig vedtak Forbundkontorets begrunnelse: Spennende og interessant initiativ fra organisasjonen. Høy finansiell risiko. Krever samarbeid med mange byråer i Norge og Russland. Landstyre tar ikke vedtak om dette nå men sender saken videre till SpF (for behandling) og NSF (for orientering). Vedlegg, referanse Project description Forslagstiller/Saksbehandler Dag T Elvin/Mats Billermark Dato Innen fremlegging i SpF rekommenderer Landstyret at detaljert finansieringsplan, fremdriftsplan og risikoanalyse fremlegges. KFUK-KFUM-speiderne arkivnummer:

10 Saksnummer 2011/49 GENERELT (OBLIGATORISK) Sak Oppnevning PLU Beskrivelse Fire medlemmar går ut av program- og ledertreningsutvalet hausten Desse er Anita Yvonne Bach (leiar), Anne Valen, Helen Bråten og Endre Vik Nordbrønd. Ole Johan Stokstad og Erlend Oksavik har eitt år igjen av sin periode. To nye har sagt seg villige til å sitte i utvalet for to år. Desse er Åshild Sigmundsen, Høle og Ellen Hortemo, Sørumsand. Endre tar eitt år til og har sagt ja til å bli ny leiar av utvalet. Det er ynskjeleg at ein tilsett (programkonsulent) kan ta del i leiinga av utvalet med særleg ansvar for å administrere og følgje opp arbeidet. Organisering av PLU sitt arbeid vil utvalet ta opp med landsstyret på eit seinare tidspunkt. Vi manglar eit kvinnelig medlem til utvalet. DETALJER (FRIVILLIG) Tidsplan Relasjon til strategiplan Frivillige timer Kostnader Finansieringsmodell Andre detaljer VEDTAK Forbundskontorets anbefaling Godtas Avslås Landsstyrets begrunnelse/endelig vedtak Samarbeid Relasjon til andre mål/forpliktelser Ansatte timer Inntekter Landsstyrets vedtak Godtatt Avslått Forslag til vedtak Følgande medlemmer av PLU frå og med september 2011 oppnevnes: Endre Vik Nordbrønd (leiar, eitt år) Ole Johan Stokstad (eitt år), Erlend Oksavik (eitt år), Åshild Sigmundsen (to år) og Ellen Hortemo (to år). Vedlegg, referanse Forslagstiller/Saksbehandler Ingeborg Koppen Hessevik Dato KFUK-KFUM-speiderne arkivnummer:

11 Sak 39/11 Vedlegg: måltall/indikatorer frem mot 2019 MÅL Status Kommentarer 1.1 Øke medlemstallet (mai) 1.2 Øke antall grupper som har 50 eller flere medlemmer 1.3 Øke antall ungdomsskoleelever 1.4 Øke gjennomsnittlig medlemstid Est (sep) Stabilisering Stabilisering Stabilisering Vekst Måles 15/11 og 15/ Gruppesamtalen viktig! Realistisk! 19% 20% 20% 20% 22% Statistikk viser mange stif til vandr.uten påfyll nedenfra. Mulig hull.. 2,9 3 år 3 år 3 år 3,5 år 1.5 Etablere nye grupper Øke antall aktive ledere 5 speidere per ledere 5 speidere per ledere 5 speidere per ledere 2.2 Øke antall personer under 26 år i verv og komiteer 2.3 Nye leder gjennomfør nettkurs 2.4 Flere ledere gjennomfører lederkurs program og lederkurs ledelse 36 (18*2) Kvalitativt mål 4,5 speidere per leder Kvalitativt mål 4 speider per leder 40 % 40 % 40 % 40 % Forslag: Under 26 år Definer hvilke verv og komiteer. Jobbe aktivt for att sikre ung representasjon. 100 % 100 % 100 % 100 % Fjernes Mulig nytt mål for trenere Mulig ny indikator Hvor mange deltar på lederkurs. Ikke fokus på kretser. 3.1 Stor deltakelse på landsleir Slettet Slettet Slettet Slettet Slettet Flere unge under 26 år deltar på internasjonale arrangementer 3.3 Øke deltakelsen på Norsk Roland 3.4 Alle arbeider aktivt med miljø 3.5 Øke antall uteovernattingsdøgn 4.1 Øke deltakelsen i Globalaksjonen Uklar status Mål mangler Mål mangler Mål mangler Mål mangler Norden teller ikke som internasjonale i Frifondstøtte 2 kurs (1 full, 1 halv) Ca 50 % 2 fulle kurs (kretsleierår) Etablere program og merke 3 uteovernattinger per vandrer og år 55 % deltar (grupper per år) 3 fulle kurs 2 fulle kurs (landsleirår) 10 % av alle grupper har merke 3 fulle kurs Norsk Roland etter kretsleier Bare Haikeliga telles 60 % 63 % 70 % Spesifisere hvem. Antall grupper? Alle? Også fam.speidere? 4.2 Øke kalendersalget 1,34 (baser på medlemstall 2009) 1,5 kalendere per speider 2 2,2 3 Er dette riktig mål også i 2019? (nytt mål/ny indikator underveis?) 4.3 Ledere og patruljeførere TBD TBD TBD TBD Husk ide om medlemskort med verdi (økonomisk og verdier)

12 kjenner våre kjerneverdier (definer våre kjerneverdier) 4.4 Menighetene kjenner KFUK-KFUM-speiding som et aktuelt trosopplæringsarbeid. Vi er kjent i Norge for kristen trosopplæring i friluft. 4.5 Gjennomføre åpne arrangementer 50 % TBD TBD TBD TBD Hvor mange menigheter har KM- Speiding har trosopplæring integrert i plan. HFW Uklar status TBD TBD TBD TBD Styringsgruppen diskuterer definisjon. 4.6 Oppslag i media Uklar status Hvordan håndtere twitter, facebook (sosiale medier) etc. Vi teller ikke negative.