ARBEIDSPLASSBESKRIVELSE ET NYTTIG HJELPEMIDDEL I OPPFØLGINGEN AV SYKMELDTE

Transkript

1 ARBEIDSPLASSBESKRIVELSE ET NYTTIG HJELPEMIDDEL I OPPFØLGINGEN AV SYKMELDTE Inger Helene Gudding Seniorrådgiver/fysioterapeut, Statens arbeidsmiljøinstitutt God samhandling mellom ulike aktører er viktig ved videreføring av IA-avtalen. Fire av de viktigste aktørene i sykefraværsarbeidet er pasienten, fastlegen, pasientens arbeidsgiver og bedriftshelsetjenesten. Når fastlegen vurderer om en pasient skal eller bør arbeide, vil han legge vekt på pasientens funksjonsevne i relasjon til de kravene som arbeidsplassen stiller. En slik vurdering forutsetter tilstrekkelig kunnskap om pasientens arbeidssituasjon. Denne er ikke alltid tilstede. Den eneste informasjonen en fastlege i utgangspunktet har tilgang på er pasientens beskrivelse av arbeidsforholdene. Beskrivelsen har en naturlig begrensning når arbeidslivet er mangfoldig og sammenhengene mellom arbeidsmiljø og helse er kompliserte. Når en samtidig vet at konsultasjonstiden er knapp og pasienten ofte usikker på hva legen har behov for, kan grunnlaget for en god vurdering bli mangelfullt. Målsetting En arbeidsplassbeskrivelse er et verktøy som skal gi økt kunnskap om det arbeidsmiljøet pasienten er en del av. Den vil styrke kommunikasjonen mellom ulike aktører og ikke minst mellom arbeidsplassen og fastlegen eller andre med rett til å sykmelde. Beskrivelsen gjør det mulig på en raskere måte å komme fram til hvilke arbeidsoppgaver arbeidstakeren ikke kan eller kan utføre til tross for helseproblemer. Det bør være arbeidsgiver som tar initiativet til å utarbeide arbeidsplassbeskrivelsen. Et slikt initiativ viser et tydelig medansvar for den kunnskapsformidlingen som er nødvendig. Arbeidsgiver legger til rette for et felles utgangspunkt for samtalen mellom legen og den ansatte og for den videre vurderingen av hvilke forhold som særlig påvirker arbeidstakerens arbeidsevne. Arbeidstakeren må bidra med supplerende kunnskap og erfaringer, hvis han mener vesentlig elementer i arbeidsmiljøet er utelatt. Generelle krav Beskrivelsen bør være todelt. Første del beskriver de arbeidsoppgavene som utføres. Teksten kan kombineres med fotografier. Kombinasjonen forutsetter at billedbruken ikke tar oppmerksomheten fra teksten. Teksten gir et mer helhetlig bilde av arbeidsmiljøet enn hva en avbildet arbeidssituasjon kan bidra med. Andre del gir en vurdering av de arbeidsmiljøforholdene som særpreger arbeidsplassen. Arbeidsplassbeskrivelsene kan av den grunn bli svært ulike. Miljøforhold som er naturlige i omtalen av industriarbeidsplasser, er ikke like naturlige for en kontorarbeidsplass eller en arbeidsplass i helsesektoren. En arbeidsplassbeskrivelse bør være kortfattet og ikke overstige to sider, hvis den skal være brukervennlig. Praktisk erfaringer har vist at skjema med faste avkryssingsalternativer bør unngås. Rene sjekklister kan lett bli for skjematiske, uoversiktlige og for upresise i sin informasjon. 1

2 I - oppgavebeskrivelsen Oppgavebeskrivelsen inneholder en kortfattet oversikt over arbeidsoppgavene beskrevet i den rekkefølgen de vanligvis utføres. Hvis arbeidsplassen er en del av et rotasjonsprogram, bør hele programmet beskrives. Denne delen av arbeidsplassbeskrivelsen er en lederoppgave. Erfaringer har vist at det er en stor fordel om avdelingslederne har ansvaret for oppgavebeskrivelsen. De er godt kjent med forventninger og krav som stilles til egen avdeling og har samtidig den beste oversikten over oppgaver tilknyttet den enkelte arbeidsplass. Den kunnskapen de får gjennom en systematisering av arbeidets innhold og organisering, gir dem samtidig en ekstra mulighet til å vurdere innhold og fordeling av oppgaver i avdelingen. Bruk av interne ord og uttrykk må unngås i oppgavebeskrivelsen. Uttrykksformer som er velkjente og selvfølgelige for alle med intern bransjekunnskap, vil være ukjente og til dels uforståelige for andre. II miljødelen Denne delen gir en oversikt over miljøforhold som særpreger arbeidsplassen. Den skal bidra til at faktorer som kan være av betydning for ansattes helse, settes på dagsorden. Hvilke forhold som skal omtales bør være faglig begrunnet og basert på kunnskap om lokale arbeidsforhold. Risikofaktorer for utvikling muskel- og skjelettplager eller forverring av eksisterende plager bør vektlegges spesielt. Den ansvarlige for denne delen av arbeidsplassbeskrivelsen bør ha god oversikt over risikofaktorer og årsaksforhold som tar utgangspunkt i hvordan arbeidet er tilrettelagt og organisert. Utformingen av miljødelen vektlegger helsefaglig og ergonomisk spisskompetanse. Et samarbeid mellom arbeidsgiver og bedriftshelsetjenesten vil være svært formålstjenelig. Aktuelle miljøforhold Miljødelen skal gi nødvendig kunnskap om mekaniske belastninger og muligheter for avlastning, andre sentrale fysiske faktorer samt organisatoriske og mellommenneskelige forhold. Eksempler på mekaniske belastninger, er om: - arbeidet domineres av lett repetitivt arbeid - arbeidsoppgavene forutsetter statisk muskelarbeid over tid - arbeidsdagen domineres av tungt manuelt arbeid (vekt oppgis ved behov) - arbeidsdagen domineres av gående / stående arbeid uten mulighet for sittende avlastning - arbeidsdagen domineres av mekaniske vibrasjoner av hånd/arm eller helkroppsvibrasjoner - arbeidsoppgavene domineres av arbeid over skulderhøyde eller andre arbeidsbevegelser med store leddutslag. Eksempler på avlastningsmuligheter og hensiktsmessig tilrettelegging, er om; - arbeidstaker har tilgang på regulerbart utstyr eller hensiktsmessige hjelpemidler - manuelle redskap eller andre arbeidsverktøy har tilpasset vekt og brukervennlig utforming - det er lagt tilrette for støtte av underarmene ved repetitivt arbeid - arbeidet gir mulighet for hensiktsmessige arbeidsstillinger og bevegelser tilpasset den enkelte oppgave - arbeidsbevegelsene kan varieres slik at det oppnås vekselbruk av muskulaturen - arbeidsstillingen kan varieres uten unødige forstyrrelser i arbeidsrytmen. 2

3 Praktiske erfaringer har vist at variasjonstiltak som inviterer til hyppige brudd i arbeidsrytmen, kan bidra til opplevelsen av negativt stress gjennom mangelen på tilstrekkelig arbeidsro. Andre sentrale fysiske faktorer som kan bidra, er støy, støv og klima. Det bør komme fram om det finnes tilfredsstillende hørselvern, støvvern eller arbeidstøy hvis arbeidet skjer i en støysone, er støvutsatt eller foregår under spesielle klimatiske forhold. Organisatoriske forhold av betydning kan være: - mulighet for hjelp til de tyngste oppgavene - mulighet for valg av rekkefølge på oppgavene - mulighet for selvvalgte avbrekk - mulighet til selvvalgt variasjon i arbeidsmengde og/eller arbeidstempo. Muligheten til en viss grad av selvvalgt variasjon i arbeidsmengde eller arbeidstempo gjør det mulig å ha en litt dårlig dag på jobben. Praktiske erfaringer har vist at dette er en viktig nærværsfaktor. Andre forhold er: - grad av kontroll over egen arbeidssituasjon - tilstrekkelig opplæring i de arbeidsoppgaver som skal utføres - krav til aktsomhet og evne til å reagere raskt - krav om produksjonsantall, antall klienter pr. dag eller andre former for arbeidskrav. I denne sammenhengen er det viktig å være oppmerksom på om kravene er satt av arbeidsgiver eller om de er basert på forventninger fra kolleger. - krav direkte fra kunder eller mer indirekte servicekrav - krav til samhandling over avdelingsgrensene for å sikre en best mulig informasjon - eller vareflyt. Praktiske erfaringer har vist at krav til samhandling over avdelingsgrensene kan gi grunnlag for negativt stress der samarbeidet ikke fungerer. Miljødelen bør inkludere informasjon om bruk av skiftordninger, nattarbeid spesielt og om ordningene har årstidsvariasjoner. Bruk av akkord eller provisjon er en annen viktig arbeidsmiljøfaktor. Virksomhetens rutiner for opplæring omtales ved behov. Antall eksempler på aktuelle miljøforhold som kan omtales i arbeidsplassbeskrivelse er mange. Noen av dem er bransjerettet, mens andre vil være sentrale på de fleste arbeidsplasser. Oversikten er ikke uttømmende, og det er opp til den ansvarlige fra bedriftshelsetjenesten å supplere men også prioritere slik at beskrivelsen blir så kortfattet, men også så presis som mulig. I omtalen av de mellommenneskelige forholdene må avdelingsleder og bedriftshelsetjenesten samarbeide slik at negative stressfaktorer som er av generell karakter og er allment kjent i miljøet, kommer med i beskrivelsen. Det er arbeidstakers ansvar å supplere med personlige synspunkter, når beskrivelsen diskuteres med egen avdelingsleder, bedriftshelsetjenesten, fastlegen eller andre aktører. Det må forventes at samtlige lytter til arbeidstakerens egen arbeidsmiljøbeskrivelse og erfaringer slik at tiltakene som igangsettes fungerer etter hensikten. Faktorer som påvirker den ansattes jobbtilfredshet er en viktig del av beskrivelsen. Mellommenneskelige konflikter er sentrale fraværsfaktorer og må tas med i funksjonsvurderingen. 3

4 Bruksområder Arbeidsplassbeskrivelsen vil være særlig nyttig i alle sammenhenger der det er viktig å få konkretisert hvilke oppgaver den ansatte kan utføre eller ikke for å bidra til et inkluderende arbeidsliv. Forebyggende tiltak mot arbeidsrelaterte muskelplager eller sykdommer må prioriteres. Tiltak som kan forhindre økning av eksisterende smerter hos arbeidstakerne bør også vektlegges. Slike tiltak kan redusere den sykmeldtes bekymring for at eventuelle plager kan forverres hvis de vender tilbake til arbeidet. Beskrivelsen er også et egnet underlag for den vurderingen som den sykmeldte og arbeidsgiver skal gjøre i felleskap og for den oppfølgingsplanen som skal utarbeides. Den kan raskere bidra til gjensidige avklaringer i hvilke forventninger og krav som arbeidsplassen stiller samt hjelpe den ansattes i vurderingen av egen arbeidsevne. På samme måte kan arbeidsplassbeskrivelsen fungere som et hensiktsmessig verktøy når den som sykemelder, arbeidsgiver, bedriftshelsetjenesten og den sykmeldte skal finne fram til en felles løsning i dialogmøte 1. Fastlegen eller andre aktører med rett til å sykemelde kan ta kontakt med arbeidsgiver og etterspørre arbeidsplassbeskrivelser ved behov. Beskrivelsen kan raskere synliggjøre hvilke arbeidsmiljøforhold som er av betydning for pasientens helse og hvilke arbeidsoppgaver pasienten kan utføre eller ikke. Eventuelle tilretteleggingstiltak kan konkretiseres og meldes tilbake til arbeidsgiver. Arbeidsplassbeskrivelser basert på arbeidsgivers initiativ og medansvar for gode personalrutiner, gir flere fordeler. Beskrivelsene kan utarbeides ved spesielle behov eller rutinemessing for de fleste arbeidsplasser. De kan samtidig være en del av virksomhetens interne rutiner for oppfølging av sykmeldte og være lett tilgjengelige når behovet melder seg. Hvis det er aktuelt å overføre en arbeidstaker med redusert arbeidsevne til annet arbeid i virksomheten, kan flere alternative arbeidsplassbeskrivelser brukes som vurderingsgrunnlag. Den samme praksisen kan benyttes i de tilfellene det er nødvendig med et dialogmøte 2 i NAVs regi. Erfaringer har vist at arbeidsgivere opplever fastlegers formulering om at N.N. trenger lettere arbeid som lite anvendelig i sin praktiske hverdag. Formuleringen avslører både mangel på lokalkunnskap om pasientens arbeidsmiljø hos legen, men også en passiv holdning til nødvendigheten av kunnskapsoverføring hos arbeidsgiver. Bruk av arbeidsplassbeskrivelser kan bidra til at kommunikasjonen mellom de ulike aktørene blir så målrettet og hensiktsmessig som mulig. 4

5 Litteratur: Arbeidsdepartementet. Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv. 1.mars desember 2013 (IA-avtalen). Arbeidsdepartementet. Protokoll mellom partene i arbeidslivet og myndighetene om felles innsats for å forebygge og redusere sykefraværet og å styrke inkluderingen. 24.februar Arbeid som årsak til muskelskjelettplager. Kunnskapsstatus STAMI-rapport nr. 22 (2008). Gudding IH. Funksjonsvurdering et velkjent begrep med nytt innhold. Fysioterapeuten nr. 4, Gudding IH, Lie A. Bedriftsfysioterapeutens medvirkning til det inkluderende arbeidsliv. STAMI-rapport nr. 1, Gudding IH. Arbeidsplassbeskrivelse et bidrag til bedre samspill mellom arbeidsgiver, arbeidstaker og fastlege. Ramazzini nr. 3, Norges offentlige utredninger NOU 2000:27. Sykefravær og uførepensjonering. Et inkluderende arbeidsliv. Haugen S. Sykefraværsprosjektet ved Ringnes Gjelleråsen. Et samarbeidsprosjekt mellom trygdeetaten og Ringnes Gjelleråsen, Gudding IH. Økt mestring gjør kroniske muskelskjelettplager lettere å bære. Fysioterapeuten, nr. 8, Høverstad T, Koefoed G, Gudding IH. Intervensjon mot sykefravær i en industribedrift. Tidsskr Nor Lægeforen, 1994, 11. Høverstad T, Kjølstad S. Use of Focus Groups to Study Absenteeism Due to Illness. Journal of Occupational Medicine, Vol 33 No., Oct Arbeidstilsynets lover og veiledninger. Tungt og ensformig arbeid, best.nr Arbeid ved dataskjerm, best.nr Veiledning til arbeid ved dataskjerm, best.nr Veiledning om organisering og tilrettelegging av arbeidet, best.nr