Protokoll fra styremøte nr NSGs lokaler Asker GK

Transkript

1 Prtkll fra styremøte nr NSGs lkaler Asker GK Til stede fra styret: Helge Wangen (HW), Grethe Kristensen Nysveen (GKN), Asle P. Jhansen (APJ), Karl Peter Aasland (KPA) Frfall: Fra Adm: Arvid Eie (AE), Olaug Slethei (OS) Jan Henning Skaar (JHS), Nils Espen Olafsen (NEO) Underskrive prtkll Prtkll fra styremøte 6/ gdkjent g underskrevet Status Medlemstilgang g avgang. Sm det fremgår av tabellen hadde 108 medlemmer meldt seg ut før fristen ( ). I tillegg meldte 147 seg ut etter fristen samt at vi mangler tilbakemelding g betaling fra 99 persner. Det er tatt en telefnrunde til et utvalg av disse Styret har vedtatt å akseptere utmeldinger etter 1.1 i 2014 g valgt å ikke frfølge ubetalte medlemskrav. Regnskap Freløpig regnskap pr ble fremlagt g gjennmgått. Pst 3340 Slag fr kreft er penger fra Sht Out på Kngsberg. Pengene skal gis til Kreftfreningen g derfr føres i balansen g ikke resultatregnskapet. Det ble under revisjn av knten fr lagserien avdekket manglende innbetalinger fr lagserien. Dette er nå fakturert. Styreleder pekte på tre frhld sm har ført til et betydelig avvik fra budsjette. ü Manglende innbetalt kntingent fra 99 medlemmer. Styret har valgt å avskrive dette beløpet på årets regnskap (kr ). I tillegg har styret valgt å ikke følge pp med krav til medlemmer sm har sendt utmelding etter g ikke innebetalt kntingent fr Dette gjelder 147 medlemmer sm gir et inntektstap på ü Økt arbeid g mkstninger knyttet til mleggingen til ny versjn av glfbks 1

2 ü Underbudsjettering av reisekstnader knyttet til representasjnsppgaver. Styreleder antk at vi må ta høyde fr at en kan få et regnskap sm ligger ca under årets budsjett. Styret ppfrdret til å presentere et kmpakt regnskap uten fr mange underliggende punkter under årsmøtet. Vedtak Opprette bedre rutiner fr skjerpet kstnadskntrll g fakturering. HW g Adm. møtes fr å legge rutiner fr øknmisk ppfølging. Adm. sjekker m allerede utgiftsførte lgprdukter gitt til KKer g ved andre anledninger er ført under kntpst gaver. Hvis så er tilfelle knfereres med regnskapsfører hvrdan disse interne gavene skal håndteres regnskapsmessig. Arbeidet med NSGs histrie I anledning det frestående 25-års jubileum er Bjørn Juvet i gang med å utarbeide et skriftlig histrisk dkumentasjn fr presentasjn til Årsmøtet 14. februar Deretter vil materialet bearbeides videre til det frmat det skal fremstilles i sm enten et jubileumsmagasin, nettside g krtfattet presentasjn Adm. ved EO følger Juvets arbeid mht fremdrift g frister Reginkmiteen Reginkmiteen bifaller TKs frslag m å pprette piltprsjektene meg reginale OM fr Hrdaland g Sørlandet Med styrets gdkjenning av TKs frslag legges dette inn i Turneringsbestemmelsene fr 2015 (Se pkt ) Markeds- g Reisekmiteen Resultatet av frdelt innsats mellm kmiteens medlemmer fr å skaffe nettannnsører har vært nedslående. Årsak: Priritering av mer presserende ppgaver. Riktignk har vi fått navn på en del prspects, men ringeinnsatsen har vært laber. Arvid har en annnsør klar. Det må sies at vi har satt ss ambisiøse mål på vegne av vår nettside. Markedseffekten av en annnse her av svært begrenset karakter. Dg skal vi ikke miste tren på at våre 2400 medlemmer er en interessant frbrukergruppe. Arbeidet med å innhente mulige leverandører til frdelskrt henger dels sammen med å skaffe annnsører, men må gså intensiveres separat. Adm har i det siste priritert kntakt med utstyrsleverandører. Her er det gitt tilsagn m samarbeid fra Chrisc g Callaway. Audi er interessert i en liten aktivitet. Taylr Made likeså. Møter med TM, P4 g Audi er avtalt på nyåret. 2

3 Adm. g kmitéleder tar pp trådene ver nyttår g revitaliserer innsatsen på alle sektrer av samarbeidsmuligheter. Status reiser vinter Mar Menr 65 g Tavira (20 + 2?) Adm. følger med på at turarrangørene ajurfører g følger med på sine egne påmeldinger i GlfBx Representasjnsppgaver i 2014 Øknmisk status JHS la frem det endelige representasjnsregnskapet sm fr NSGs del endte med ttalkstnad ,- (Budsjettsprekken skyldes økte kstnader samt tekniske feil ved budsjetteringen.) Styreledet presiserte at regneark fr fremtiden skulle være regneark g ikke tabeller sm krever manuell beregning Plan fr 2015 Adm har i samhandling med TK gjrt en grundig analyse av de faktiske utgifter g knsekvenser av vår representasjnsvirksmhet. Her går det tydelig frem at rdningen fr 2014 sm best i en fast reisestøtte både var alt fr sjenerøs, samtidig sm den gså gjrde det vanskelig å få øknmisk versikt. I prsessen ppdaget vi gså ar bruk av netttall frpurret den ønskede versikt på hva representasjnsppgavene egentlig kster ss. Frslag til endring av reisestøtte Alle kstnader fremkmmer sm brutttall g at sm følge av at NSG frhåndsbetaler alt, er det mer praktisk g versiktlig at spillerne betaler egenandel. Fr rdens g versiktlighetens g frutsigbarhetens skyld settes den fast fr alle rep.-ppgaver med unntak av landskamper sm spilles i Nrge. Den beregnede egenandel fr 2015 freslås satt til 5.500,- Vedtak Budsjettramme fr 2015 basers på at NSG bestiller g betaler fr alle utenlandsturer fra avgangsflyplass g tilbake inkludert fly, htell g alle kstnader i frbindelse med spill g at prinsipp fr gdgjøring er at alle betaler en fast egenandel. Støtterdninger kan innvilges dersm representanten har spesielt lang reisevei til flyplass. Adm. lager tydelige regler g rutiner g instrukser fr representasjn sm tydeliggjør hva NSG dekker, hva egenandelen gir g hva den enkelte må bekste selv. 3

4 Status arr. turneringer i 2014 Strveis tilbakemelding fra klubber Det meste er på plass ref fremlagte frslag til terminliste 2015 g frslag til uttakssteder. Erik har satt pp utkast til de turneringene han har ansvar fr. Disse føres inn i terminlista når Erik kmmer hjem. Sjekke m det er mulig med t dager på Osl GK, ref Helges samtale med Nils Vik. Lagmesterskapet ble freslått gjennmført med t avdelinger i 2. g 3. divisjn, g en i første divisjn. HW påpekte at frslag m å utvide fra en til t avdelinger i 2.div hadde sm hensikt å øke tilbudet. Han fresl derfr å behlde tre avd. i 3.divisjn (Vestlandet, Østlandet sør-g Østlandet nrd. Vedtak Der behldes 3 avd i 3.div Landskamp mt Danmark satt pp på Bgstad. De har imidlertid sagt at de ikke ønsker landskamp, men kanskje vi kan bruke en Døråpner. TK sjekker med Døråpneren Landskamp mt Sverige satt pp på Lsby Landsfinale Ønske m Østfld i Adm. undersøker muligheter fr å arrangere på Mss&Rygge GK. Respnsen er psitiv g vi får ppsett/tilbud sm behandles ver nyttår. Htell kntaktet, tilbud kmmer NSG s tilstedeværelse på utvalgte turneringer Lagserie Oversikt på ressursbruk i alle ledd pprettes når terminlista er klar g vi har full versikt på tidsbruk. Sammenhlde alle pplysninger (Asles ressurs g timeversikt) g sette pp vaktliste. TK er i prsess med utarbeidelse av frslag på frnyet Lagserie. Dg må det avklares hvilke muligheter sm gis i GlfBx fr selve ppsettet. TK utarbeider spilleppsett fr finalespillet. NSG-s turneringsbestemmelser Lars g Edgar har fått i ppdrag av TK m å kmme med frslag til revisjn av pplegget med lagserien TK legger inn retningslinjer fr Piltprsjektene i regin Sørlandet g Hrdaland TB 2015 legges frem til behandling på neste styremøte Årsmøtet 2015 Adm. rienterte delvis (grunnet tidsnød ble det ikke tid til alt, men adm har versikt g kntrll) m status i arbeidet med årsmøte Jan Kntakter Lars Musæus m fremgangsmåte fr eventuell vedtektsendring fr å kunne innføre Æresmedlemskap, subsidiært Hedersnål Arrangementet Innkalling sendes ut senest 15. des, med agenda, 4

5 deltakeralternativ g påmelding. Årsmøtedkumenter Årsmelding utarbeides i samhandling styret g adm.. Regnskap g budsjett bla krt gjrt rede fr av styreleder sm i hvedsak tk styret gjennm Kmmentarer til budsjettfrslaget (Se neste pkt) Følgende punkter ble ikke behandlet i møtet, men det følgende er mer en huskeliste fr Årsmøtet enn saker til behandling Innkmne frslag Valgkmiteens innstilling Revisjnsberetning Gjennmføring/prgram ut ver selve årsmøtet Faglig innhld Turneringsbestemmelser Terminliste Eksterne fredragshldere Faglig tema (Strategi) Underhldning? Årsmøtebankett? Rammer fr virksmheten 2015 (Punktet ble kun delvis gjennmgått grunnet tidsnød.) Nøkkeltall fr budsjettet i 2015 Styreleder innledet til drøfting m nøkkeltall fr budsjetteringen fr 2015 ü Det legges pp til et 0- budsjett. Styret sa seg enig i frslaget ü Ingen endring av medlemskntigent g startavgifter Utfra en samlet vurdering av NSG s subsidiering av representasjnsspill, ble det freslått å heve startkntingenten fra 170 til 200. Sm følge av kmbinasjn av uttaksturneringer med tilbud til kl 4-6 freslås at startkntigenten settes lik fr alle klasser i uttaksturneringer sm går i helgene. Medlemskntingent g øvrige startavgifter behldes uendret ü Budsjettere med synkende medlemstall APJ fresl på frrige å bruke medlemmer sm nøkkeltall fr Dette er en reduksjn på ca 50 medlemmer fra Det vare enighet m å benytte dette anslaget ü Stabil deltakelse på uttaksturneringer Det vare enighet m å bruke erfaringstall fra 2014 i budsjettet ü Økt deltakelse på Senir Tur. HW hadde freslått en økning i antall turneringer fra 91 til 100 turneringer g økning fra ca til runder (sm følge av økt tilbud i uttakshelgene g flere turneringer). Styret mente dette var et fr ptimistisk mål g reduserte målsettingen til runder ü Reduksjn i premieutgifter. Mdellen sm ble brukt fr beregning av premier i 2014 ga i praksis mer enn 60 % av nett startkntingent på Senir- Tur. Styret ba m 5

6 at premieskalaen endres slik at en legger seg på samlet utgift på premiesjekker g pkaler på kr 60 pr spiller sm pprinnelig frutsatt. ü Økt deltakelse i lagserien Det avventes resultater av pågående arbeid med endre pplegget fr lagserien. Målet er å øke deltakelsen g gjøre sluttspillet mer attraktivt (flere lag trakk seg fra finalespillet i 2014) ü Reduksjn av lønnskstnader Drøftet under pkt administrasjn ü Reduksjn av reisestøtte til spillere Det er enighet m å legge m prinsippene fr reisestøtte til spillerne. Det legges pp til samlet støtte på samme nivå sm i ü Avsetning til ESGA 2016 Styret ga sin tilslutning til frslag m å avsette kr til frberedelse av ESGA 2016 i Nrge ü Avsetninger til reginsatsing Det ble freslått bevilget til reginsatsing samt til reginmøter i Det arbeides fr å få støtte/medvirkning fra NGF til reginmøter sm åpnes fr alle senirer i reginens glfklubber. ü NSG s prfileringsarbeid g samhandling Det var enighet m at det er viktig å få avsatt midler til mer prfilering g samhandling. Administrasjn NEO rienterte m vergang til prsjektrettet aktivitet. Bruk av prsjekt fremfr kmiteer gir en mer effektiv g målrettet arbeidsfrm Tiltak fr effektivisering av aktivitetene. Utsatt til neste møte Samarbeid med klubbene målsetting fr 2015 Utsatt til neste møte Sprtslige satsingsmråder i 2015 Utsatt til neste møte 6

7 Eventuelt Ingen saker under dette punktet denne gang Neste møte ble flyttet fra 13. jan til 15. jan sm følge av møtekllisjn Neste møte 15. januar kl 14:00 Drøbak, den 12. desember 2014 Espen Olafsen, Referent Helge Wangen Grethe Kristensen Nysveen Karl Peter Aasland Arvid Eie Asle Petter Jhansen Olaug Slethei 7