Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering:

Transkript

1 Saksframlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO TRLI-14/ / Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Stavanger formannskap (AU) / Stavanger formannskap / NYE TOU DRIFTSAVTALE MED TOU SCENE AS Forslag til vedtak: 1. Stavanger formannskap godkjenner forslaget til driftsavtale/tjenestekonsesjon med Tou Scene AS om forvaltning og drift av Nye Tou datert Samlet årlig økonomisk vederlag, inkludert tidligere driftstilskudd, på kr innarbeides i handlings- og økonomiplan Vederlag for oppstarten i 2014 på kr dekkes over kulturbudsjettets konto for tilskudd til etablering og drift av produksjonsfellesskap innenfor kunst og kultur. Det gjenstår da kr på kontoen. 3. Formannskapet godkjenner Tou Scene & Kunstfabrikk som navn på hele Tou-anlegget, med forbehold om endelig avklaring med Ringnes AS. Sammendrag Rådmannen fremmer nå endelig forslag til driftsavtale med Tou Scene AS om forvaltning og drift av Nye Tou. Forslaget er basert på Stavanger formannskaps valg av driftsmodell for Nye Tou i sak 19/14, som innebærer at Tou Scene AS skal drive Tou-anlegget for Stavanger kommune på avtalebasis (tjenestekonsesjon). Videre foreslår rådmannen Tou Scene & Kunstfabrikk som navn på hele Tou-anlegget og at det midlertidige prosjektnavnet Nye Tou fases ut. 1

2 NYE TOU DRIFTSAVTALE MED TOU SCENE AS Rehabiliteringen av gamle Tou bryggeri til moderne scene og kunstfabrikk er godt i gang, og i oktober ferdigstilles tredje etasje i atelierhuset. Da vil 21 atelier og tre prosjektrom stå klar til innflytting. Nye Tou-prosjektet går da over til driftsfasen. Stavanger formannskap vedtok i sak 19/14 Nye Tou valg av driftsmodell og videre prosjektutvikling: «Driftsmodell nr. 2, der Tou Scene AS driver Tou-anlegget for Stavanger kommune på avtalebasis (tjenestekonsesjon), legges til grunn for videre utforming av driftskonseptet. (..)) Sak om driftsavtale (tjenestekonsesjon) legges fram til politisk behandling våren 2014.» Kommunalstyret for kultur og idrett behandlet sak 56/14 om hovedpunktene i driftsavtalen. Det var på det tidspunkt enighet partene imellom om disse punktene, mens det gjenstod videre forhandlinger om økonomisk vederlag til driveren. Kommunalstyrets flertall sluttet seg til hovedpunktene slik disse framkom i saken. Etter kommunalstyrets behandling ble atelierne lyst ut, med søknadsfrist 24. august, og med forbehold om formannskapets godkjenning av det endelige forslaget til driftsavtale. Denne framgangsmåten med en delt politisk behandling før og etter sommerferien, og med utlysning før endelig politisk vedtak ble det gjort rede for i saken til kommunalstyret og ble valgt av rent praktiske/tidsmessige årsaker. Rådmannen fremmer nå endelig forslag til driftsavtale til politisk behandling. Forslaget er akseptert av Tou Scene AS. 2 Driftsavtalen 2.1 Driftsmodellen Formannskapet vedtok i sak 19/14 en driftsmodell der Tou Scene AS driver Tou-anlegget for Stavanger kommune basert på en driftsavtale framforhandlet som såkalt tjenestekonsesjon. Tildeling av tjenestekonsesjon innebærer en avtalemessig tildeling av eneretten til å utføre en tjeneste, eller en slik rett sammen med betaling (vederlag). Den valgte driftsmodellen ble således beskrevet slik i saken: Tjenesteleverandøren, i dette tilfellet Tou Scene AS, tildeles ved avtale eneretten til å utføre forvaltning og drift av anlegget. Avtalen skal også inneholde prinsipper for utleie til kunstnere og musikere (formål, leienivå, leieperiode, krav om aktivitet m.m.). Tjenesteleverandøren forvalter all utleie til kunstnere og musikere m.fl. Tou Scene drives videre av tjenesteleverandøren innenfor rammer fastsatt i driftsavtalen. Huseier (Stavanger kommune) yter et årlig økonomisk vederlag til driften av anlegget. Nivået må avspeile forholdet mellom driftskostnader og mulige driftsinntekter, samt reflektere at tjenesteleverandøren Tou Scene AS med denne modellen både skal drive anlegget og være innholdsleverandør for Tou Scenes kunstneriske program. 2

3 2.2 Fra driftsmodell til driftsavtale I kommunens forhandling med Tou Scene AS om driftsavtale er modellbeskrivelsen ovenfor «lagt til grunn», jf. formannskapets vedtak i sak 19/14. I det følgende kommenteres noen punkter i avtaleforslaget Én driver, én avtale, ett tilskudd, «rent bord» Med avtalen endres Tou Scene AS sin rolle fra å være en ordinær leietaker (i dag) til å bli driver av hele Nye Tou-anlegget. En logisk konsekvens av dette er at eksisterende leieavtale termineres. Huseier Stavanger kommune ved Stavanger eiendom vil med det bare ha én avtale med driveren Tou Scene AS. Det er i denne forbindelse foretatt en gjennomgang av eksisterende avtaler og utestående fordringer med sikte på å starte driften av Nye Tou med «rent bord». Dette dreier seg om forlengelse av forhåndsbetalt leieperiode og uklarheter om fordeling av drifts- og vedlikeholdsansvar. Rådmannen foreslår at dette nulles ved avtaleinngåelsen. Kulturinstitusjonen Tou Scene AS mottar i dag driftstilskudd fra Stavanger kommune, per 2014 på kroner Med foreliggende driftsavtale vil Tou Scene få et utvidet ansvar, som skal kompenseres med et økonomisk vederlag, jf. punkt nedenfor. Rådmannen ønsker f.o.m å samle dette, slik at driveren Tou Scene AS årlig mottar ett vederlag fra Stavanger kommune. Det er i avtaleforslaget tatt inn et punkt om årlig rapportering og behandling av drivers måloppnåelse og økonomiske status Enerett og direkte kontrahering Tou Scene AS tildeles etter avtaleforslaget eneretten til å utføre forvaltning og drift av Nye Touanlegget, og denne eneretten vil tildeles ved såkalt direkte kontrahering, dvs. uten anbudskonkurranse. Bakgrunnen for dette er primært avtalens relativt omfattende og spesifikke formålsbeskrivelse (Tou-visjonen), samt det faktum at dagens leieavtale med Tou Scene AS løper helt til Anskaffelsen skjer for øvrig i dialog med kommunens innkjøpsavdeling Ansvarsforhold Driveren Tou Scene AS vil etter avtaleforslaget ha ansvaret for løpende drift av hele eiendommen Nye Tou, inkludert uteområdet, mens huseier Stavanger eiendom vil ha det overordnede FDVUansvaret (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling), konkretisert til utvendig skallvedlikehold (bygningsskall), utskiftninger, kontroller, serviceavtaler og bygningsforsikring. Denne ansvarsfordelingen er i tråd med ordinær huseier-/leietakerfordeling, og sammenlignbar med dagens avtale mellom Stavanger eiendom og det kommunale foretaket Sølvberget om forvaltning og drift av kulturhuset Driftskostnader og økonomisk vederlag Driftskostnadene forbundet med Nye Tou-anlegget vil etter beskrivelsen av ansvarsforhold ovenfor være fordelt på henholdsvis driveren Tou Scene AS og huseieren Stavanger eiendom. Driverens netto driftskostnader driftskostnadene fratrukket leieinntekter vil måtte kompenseres i form av et vederlag, jf. omtale i formannskapssak 19/14. Leieinntektene for atelierhuset vil for 2015 være ca. kr gitt full utleie til en utleiepris på kr 800 pr. m2 pr. år, jf. punkt nedenfor. Driverens samlede kostnader forbundet med atelierhuset, inkludert personalkostnader, vil ligge i størrelsorden kr Huseier Stavanger 3

4 eiendoms driftskostnader for atelierhuset i 2015 beregnes i tilknytting til handlings- og økonmiplanen for Ved fastsetting av det økonomiske vederlaget er det i tillegg lagt vekt på at driveren ikke bare skal forvalte utleie av atelierne, men først og fremst sørge for realisering av Tou-visjonen, dvs. driftsavtalens ambisiøse formål (avtalens punkt 2). Dette er en krevende utfordring som både omhandler utvikling og drift av kunstfabrikken, scenen og møtestedet Tou og forvaltning og drift av den omfattende og komplekse bygningsmassen som nå er under rehabilitering. På denne bakgrunn har partene blitt enige om et økonomisk vederlag for 2015 på kr Dette kommer da i tillegg til dagens driftstilskudd på kr , slik at samlet vederlag for 2015 vil være på kr Det framgår av avtalen at vederlaget skal indeksreguleres årlig, samt at avtalen skal revideres/reforhandles etter hvert som anlegget rehabiliteres og bygges ut, jf. avtalens punkt 11 og 12. Avtalepartene har gjennomgått hele driftsbudsjettet for Nye Tou-anlegget med sikte på å etablere et detaljert budsjett/styringsverktøy som vedlegg til driftsavtalen, og som grunnlag for den årlige rapportering og budsjettbehandling, jf. punkt ovenfor. I gjennomgangen er det tatt utgangspunkt i relevant statistsikk for FDVU-kostnader fra Holte Consulting og OPAK. Det er utfordrende å budsjettere driften av denne typen anlegg bestående av til dels utrangerte bygningselementer i kombinasjon med nyoppussede elementer. Å anvende normtall fra byggebransjen for drift av «kulturhus» eller «kontorbygg» er ikke uproblematisk. Og i dette tilfellet er heller ikke erfaringsgrunnlaget det beste driften har vært tilpasset utviklingen så langt og det er fortløpende funnet (midlertidige) løsninger på en rekke «utfordringer». Dette er ikke enestående for Tou-anlegget, men «normen» for etablering og drift av denne typen kulturanlegg. I mange tilfeller er det beundringsverdig hvordan initiativtakere/kulturarbeidere klarer å holde denne typen anlegg åpne og i drift Leieforhold atelierhuset Med utgangspunkt i valgt driftsmodell, jf. punkt 2.1 ovenfor, er det i avtaleforslaget tatt inn at driveren forvalter all utleie til kunstnere og musikere m.fl. Når det gjelder atelierhuset, er det i avtaleforslagets vedlegg 7 spesifisert flere leieforhold, basert på formannskapssak 19/14: a) Driver forvalter all utleie i atelierhuset og tildeler tid i fellesverksteder og prosjektrom. b) Ledige atelier skal lyses ut/bekjentgjøres. c) Atelierhusets leietakere har fortrinnsrett til husets verksteder og prosjektrom, men disse skal også bekjentgjøres overfor og kan brukes av andre kunstnere og kulturarbeidere etter søknad. d) Driver inngår egen leieavtale med Stiftelsen Grafisk Verksted. e) Tildeling av ledige atelier forestås av en egen atelierkomité. Gjesteatelier tildeles imidlertid fortløpende av driver etter forutgående drøfting med leietakerforeningen. f) Atelierkomiteen settes sammen av: 1 representant for utleier, utpekt av utleier selv 1 representant for atelierhusets leietakerforening, valgt av foreningen selv 1 representant for lokale kunstinstitusjoner (kunstsenteret, kunstmuseet, kunstforeningen/ kunsthallen), foreslått av utleier etter dialog med Bildende Kunstneres Forening Rogaland (BKFR) og Norske Kunsthåndverkere Vest-Norge (NKVN) I tillegg skal Stavanger kommune ha en observatør i komiteen. Utleier fremmer forslag om sammensetning, Stavanger kommune ved rådmannen godkjenner sammensetnigen. Utleier leder komiteen og har sekretariatsfunksjonen. Komiteens medlemmer oppnevnes for en periode på fire år. g) Atelierkomiteen skal tildele ledige atelier basert på søkernes profesjonalitet, aktivitet, dokumentasjon av kunstnerisk virke samt motivasjon for bruk av og behov for atelier. Videre 4

5 skal komiteen søke å sette sammen en leietakergruppe med ulike kunstneriske uttrykk representert, med spenn i alder og av begge kjønn. h) Normal leieperiode for atelier settes til 5 år, med mulighet for forlengelse i nye 5 år etter dokumentasjon av kunstnerisk virksomhet og bruk av lokalet. Kortere leieperiode kan avtales mellom utleier og leietaker. Leieperioden for etableringsatelier settes til 2 år. i) Driver skal stille krav til leietakere om kunstnerisk aktivitet (bruk) i leieperioden. Leietaker må kunne dokumentere kunstnerisk aktivitet og aktiv bruk av lokalene. Leieavtaler kan sies opp dersom det ikke dokumenteres tilfredsstillende aktivitet. j) Driver skal tilby lokalene i atelierhuset basert på prinsippet om «et leienivå tilpasset brukergruppenes økonomiske situasjon», jf. formannskapssak 19/14. Ved oppstart er avtalepartene enige om at leieprisen, basert på formannskapssak 19/14, settes til kr 490 pr. m2 pr. år for netto atelierareal, tilsvarende kr 800 pr. m2 pr. år når en inkluderer oppvarming, strøm og andel fellesareal/-kostnader (jf. BRA/BTA-areal, bruks-/ bruttoareal). Leien for etableringsatelier settes til kr 400 pr. m2 pr. år. k) Ved fastsetting av leiepriser skal Stavanger kommune konsulteres, da dette vil kunne påvirke behovet for økonomisk vederlag til driver. Ad punkt f, sammensetning av atelierkomiteen Ved oppstart, før etablering av leietakerforeningen, foreslås leietakerforeningens representant erstattet av 1 representant for BKFR/NKVN, foreslått av foreningene. Leiefritak ved oppstart Med henvisning til framdriften beskrevet innledningsvis, vil enkelte kunstnere og kunsthåndverkere kunne komme i den situasjon at de ved innflytting i atelierhuset sitter med to husleier de vil ev. måtte betale ut oppsigelsestiden i gjeldende leieforhold samtidig som nytt leieforhold etableres. For å unngå slik dobbeltleie, er huseier innstilt på leiefritak for de dette gjelder for inntil tre måneder. Dette må tilsvarende kompenseres for driver som i samme periode vil få reduserte leieinntekter Rapportering og styring Det er i avtaleforslaget tatt inn et punkt om årlig rapportering og behandling av drivers måloppnåelse og økonomiske status. Størrelsen på kommunens vederlag til driveren vil fastsettes politisk som del av den ordinære kommunale budsjettprosessen, jf. punkt ovenfor. Drivers årlige rapportering bør inntas i den årlige saken til kommunalstyret for kultur og idrett om kulturinstitusjonenes korte årsrapporter. Dessuten bør den følge arbeidet med handlings- og økonomiplanen. På denne måten vil en etablere faste rapporteringsrutiner, og sikre kommunen jevnlige anledninger for å utøve tilstrekkelig styring av virksomheten. 3 Navn på Tou-anlegget Etter kjøpet av gamle Tou bryggeri i 2009 er Nye Tou brukt som samlebenevnelse for hele Touanlegget. Nye Tou-benevnelsen ble første gang brukt ved utarbeidelsen av mulighetsstudien i I formannskapssak 3054/10 skrev rådmannen at «Nye Tou er brukt som benevnelse på utviklingsarbeidet med gamle Tou bryggeri. Dette for å markere at eiendommen og utviklingsarbeidet omfatter langt mer enn Tou Scene, som i dag leier cirka en fjerdedel av bygningsmassen. (..) Hva eiendommen/kulturanlegget på sikt skal kalles, vil bli tatt opp på et senere tidspunkt.» Når nå deler av anlegget tas i bruk etter rehabilitering, og ved godkjennelsen av driftsavtalen, er det naturlig også å fastsette kulturanleggets navn. Rådmannen foreslår Tou Scene & Kunstfabrikk som navn på hele Tou-anlegget. Forslaget ivaretar Tou Scene-navnet, som for lengst er innarbeidet for publikumsdelen av anlegget. Dessuten 5

6 framhever navnet at anlegget også er et sted for produksjon av kunst; en kunstfabrikk. Fabrikknavnet viser dessuten tilbake til det historiske, til tidligere tiders bryggerivirksomhet og industriproduksjon. I 2010 kalte også Tou Scene sin visjon for Tou-anlegget «en total kunstfabrikk». Den naturlige kortversjonen i dagligtalen vil selvsagt være Tou «konserten finner sted på Tou», «jeg har atelier på Tou», «vi øver på Tou» osv. I forlengelsen av dette vil det være naturlig å gi de enkelte delene av anlegget navn som inneholder Tou-benevnelsen i kombinasjon med virksomhetens karakter: Tou Scene, Atelierhuset Tou, Tou øvingsfellesskap for rytmisk musikk, samt Tou prøvelokale for dans og Tou kunsthall ved eventuell etablering av disse som del av Tou-anlegget, jf. arbeidet med en revidert mulighetsstudie. I driftsavtalen er det foreslått at driveren Tou Scene AS, etter forutgående drøftinger med brukerne, fremmer forslag til navn på de enkelte delene av anlegget etter hvert som anlegget rehabiliteres og tas i bruk, og at disse godkjennes/fastsettes endelig av Stavanger kommune ved rådmannen. Til sammenligning er Kultur- og scenehuset USF på Verftet i Bergen navngitt etter forgjengeren, sardinfabrikken United Sardine Factory Ltd., mens Schous kulturbryggeri i Oslo holder til i lokalene som tidligere huset nettopp Schous bryggeri. Ovennevnte forslag er forelagt og støttes av driveren, Tou Scene AS. Tou-navnet er ikke bare et navn, men også et varemerke i Ringnes AS sitt varesortiment. Tou Scene AS innhentet ved etableringen muntlig tillatelse til å bruke navnet, men ikke logoen. Rådmannen har i forbindelse med denne saken vært i dialog med Ringnes, som foreløpig har svart muntlig at de er innstilt på å godkjenne bruken av Tou-navnet slik det er beskrevet ovenfor. Skriftlig tillatelse/avtale er lovt i nær framtid. 4 Revidert mulighetsstudie Stavanger formannskap vedtok i ovenfor nevnte sak 19/14: «Det utarbeides en revidert mulighetsstudie med finansierings- og utbyggingsplan. Studien skal vurdere konsekvenser av og vise løsningsmuligheter for de politiske vedtak det er gjort rede for i denne saken. Studien legges fram til politisk behandling våren 2014, som underlag for arbeidet med handlings- og økonomiplanen for Det nedsettes en politisk styringsgruppe for prosjektet Nye Tou. Styringsgruppens arbeid vil være knyttet til utarbeidelsen av den reviderte mulighetsstudien med finansierings- og utbyggingsplan.» Arbeidet med den reviderte mulighetsstudien har pågått parallelt med forhandlingene om driftsavtale, og styringsgruppen under ledelse av ordfører har fått presentert flere alternative arealdisponeringer, inkludert alternativ der Nye Tou-prosjektet reduseres ytterligere ved salg av en del av anlegget. Styringsgruppen skal ha nytt møte i begynnelsen av september, før sak fremmes til politisk behandling i slutten av september/oktober. 6

7 Inger Østensjø rådmann Leidulf Skjørestad direktør Trond Lie Øyvind Bergsaker saksbehandlere Vedlegg: Forslag til avtale med Tou Scene AS om forvaltning og drift av Tou Scene & Kunstfabrikk (Nye Tou) Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 7