BtB nettverksmøte. 2. mars 2012

Transkript

1 1 BtB nettverksmøte 2. mars 2012

2 2 Agenda 1. Status rammeavtaler 2. Forenklet anbud 3. Status systemer 4. Statistikk 5. Kontrollrutiner 6. Miljø

3 3 Nettverksmøte for fagbestillere og bestillere 2. mars 2012 Rammeavtaler IKT: Maskinvare, programvare, IKT konsulent Inger Bråttvik Dale, NTNU, Innkjøpsseksjonen.

4 4 Rammeavtaler maskinvare PC/Server Dell Avrop: Alle kjøp av PC/Server skal gjøres fra Dell, med unntak av tungregnemaskiner. Dersom Dell ikke kan levere kjøres ordinære anbudskonkurranser /konkurranseutsetting Eplehuset Avrop: Alle kjøp av MAC maskiner og tilhørende programvare (operativsystem) gjøres fra Eplehuset, med unntak av ipad, iphone som ikke er omfattet av rammeavtalen Printere/Multifunksjonsmaskiner Ricoh Xerox Atea for HP Avrop: Må kjøres minikonkurranse mellom rammeavtale-leverandørene for hvert kjøp Dersom det ikke kjøres minikonkurranse må det kjøpes fra Ricoh Kjøp av nye maskiner og fornyelse av eksisterende supportavtaler med andre leverandører (for eksempel Canon) betraktes som ulovlige direkteanskaffelser Datatilbehør ATEA Avrop: Alle kjøp av datatilbehør skal gjøres fra Atea, så lenge etterspurt produkt finnes i Ateas katalog.

5 5 Rammeavtaler maskinvare Telefoni Mobil: Telenor/Nordialog Avrop: Telefoner kjøpes uten abonnement med bindingstid Bestilling via Bestillingssystemet til Nordialog Tempeveien, og via rekvisisjon til Lyd og Tele AS i Sorgenfriveien Fast-telefoni: TDC Nettverksutstyr Trådløst: Datametrix for Cisco Nettverk: Atea: Kjernesvitsj for Cisco, Multidata: kantsvitsj for HP Avrop: kjøpes direkte fra disse leverandørene uten minikonkurranse Datalagring: Open Systems Atea for : NetApp, HP, Nexan, IBM Dell Avrop: Minikonkurranse for hvert kjøp ADSL: Ingen rammeavtaler

6 6 Rammeavtaler programvare Microsoft Forhandler: CRAYON Campusavtale pr fakultet Selectavtale for hele NTNU Avrop: All Microsoft programvare kjøpes direkte fra Crayon Adobe Forhandler: X-Partner Oslo AS (tidligere Aladdin Software) Avrop: All Adobe programvare kjøpes direkte fra X-partner Clue Felles avtale for hele NTNU, alle ansatte og studenter er dekket av denne avtalen Forhandler: Crayon Øvrig programvare Inmeta/Crayon: IBM Tivoli, Filemaker, Mind Manager Atea: VM-ware, Symantec, Norman, Trend, Citrix, Novell Avrop: Kjøpes direkte fra Crayon og Atea

7 7 Rammeavtale IKT konsulent tjenester Rammeavtaler er inngått for kategoriene: A: Prosjektledelse Bouvet Capgemini Fundator B: Systemutvikling Bouvet Kantega Bekk Consulting C: Rådgiving Capgemini Fundator Kantega Avrop: Ved kjøp fra avtalene: kontakt IT-avdelingen v/ Birger Hoggen

8 8 Til slutt: Alle bestillinger gjøres i bestillingssystemet, vha katalog eller fritekstbestilling Kjøp på rammeavtaler krever at det i referansefelt legges inn rammeavtalens Avtalenr: for eksempel: 2011/2342: Rammeavtale PC/Server IKT-anskaffelser som ikke omfattes av rammeavtalene: NTNU s generelle innkjøpsregelverk og LOA/FOA. Ved kjøp mellom ,- bruk SSA eller andre standardavtaler Dersom leverandør vil benytte egne avtaler, sjekk at betingelsene er iht NTNU s praksis og krav/ønsker Support & vedlikehold over avtalens/systemets levetid Ved spørsmål : ta gjerne kontakt med oss på Innkjøp

9 9 Rammeavtaler Ansvarlig: Anne Kristin Riise

10 10 Rammeavtaler Nye siden sist: Databriller Verkstedmateriell Trykkeritjenester Mer om gammelt nytt: Kjemikalier Lab.rekvisita Gass Arbeidstøy og vern Stål og metaller Mat, frukt, kaffeautomater

11 11 Databriller: Dvs. databriller i henholdt til forskriften, i praksis arbeidsplassbriller med synskorrigering og vernebriller med synskorrigering. Ny avtalepartner: SYNSAM Norge AS Fellesavtale med HIST Les på nettsidene våre for å finne ut hvordan rekvisisjon, måleskjema osv.

12 12 Flere butikker å gå til: Butikknavn Brillehuset Byhaven Synsam Synsam City Syd Butikkens Sted adresse Olav Tryggvasons Trondheim gate 26 Østre Rosten 28 Trondheim Olav Brillehuset Valentinlyst Synsam Magnussons vei Trondheim 9 For Øye Synsam Solsiden Senter, Trondheim Beddingen 8 Synsam Byåsen Byåsen Butikksenter Trondheim Brillehuset Støren Synsam Størensenteret Støren Brillehuset Oppdal Synsam Auneveien 1 Oppdal Synsam Schiefloe Torgkvartalet Stjørdal

13 13 Verkstedmateriell Inndelt i 10 kategorier: 1. Verktøy: Håndverktøy og verktøy. 2. Verktøy og utstyr for bearbeiding og avsponing 3. Verktøy og utstyr for Sveis 4. Festematerialer: Lim, Skruer, spiker m.m 5. Kjemikalier for verksted: Smøremidler, fugemasser m.m 6. Lager- og verkstedinnredning 7. Rekvisita 8. Skruer 9. Transmisjon og lager 10. Elektromotorer

14 14 Prosess verkstedmateriell: Brukergruppe Anbudskonkurranse Felleskontrakter med SINTEF Tildeling av kontrakt etter beste leverandør prinsippet for NTNU basert på: Pris 50 % Leveringstid, Service og kompetanse 30 % Varesortiment 10 % Miljø og samfunnsansvar for produkter 10 %

15 15 Valgte leverandører: Leverandørnavn Tools Norge AS Svea Maskiner AS AEO Midt-Norge AS Würth Norge AS Gummi- og maskinteknikk Valgt for Kategori Alle kategorier og alle varer. Kategori 2: Bearbeiding og avsponing Kategori 6 og 8: Lager og verkstedinnredning og skruer. Kategori 4 og 5: Festemateriell og kjemikalier Kategori 10: Elektromotorer.

16 16 Krav til kjøper av verkstedmateriell: NB! Avtalene er forpliktende og skal brukes. Valg av leverandør krever: Kunnskap om hvilken kategori varen tilhører. Ny hovedleverandør Tools AS Best mulig kjøp ikke gamle relasjoner. Planlegg kjøpene.

17 17 Trykkeritjenester Prosess: Anbud, brukergruppe. Ny rammeavtale år Enkelt hvis du kjøper for inntil kr ,- eks. mva. Kjøper du for mer: Minikonkurranse

18 18 Kategorier: Kategori 1: Offset firefarger Kategori 2: Digitaltrykk Kategori 3: Spesialprodukter Spesialprodukter, som bannere i syntetiske materialer, plakater, blanketter med lim, Kategori 4: Fortrykte konvolutter Kategori 5: Kreativt arbeid Med kreativt arbeid menes grafisk formgivning for enheter ved NTNU. Kategori 6: Tekniske tegninger Kopiering, scanning og bretting av tekniske tegninger i forskjellige formater.

19 19 Resultat valgte leverandører: Skipnes AS kontrakt i alle kategorier. Grytting AS for kategoriene 1,2,3 og 5. Senter Grafiske for kategori 1,3 og 5. AiTOslo for kategori 2. Fagtrykk Tapir AS for kategori 1, 3 og 5.

20 20 Hvordan kjøpe trykkeritjenester: Alle kjøp under kr ,- eks. mva gå direkte til Skipnes AS. Bare Skipnes skal levere konvolutter. Kjøp over kr ,- eks. mva må ha minikonkurranse. Minikonkurransen skal være mellom alle de valgte leverandørene i kategorien. Minikonkurransen har bestemte kriterier du skal velge ut fra.

21 21 Mal for minikonkurranse: MINIKONKURRANSE Trykkeritjenester KONKURRANSEBESKRIVELSE Navn på oppdrag Oppdrag nr. Prosjektleder Oppdragsgiver Dato Antall vedlegg Oppdragsbeskrivelse [Sett evt. inn henvisning til bilag 1 som inneholder en nærmere beskrivelse av oppdraget] Startdato [Dato] Sluttdato [Dato] Viktige milepæler i leveransen [Angis dersom relevant] Tilbudsfrist [Dato og klokkeslett] Innleveringsmåte TILDELINGSKRITERIER FOR OPPDRAGET [Post/bud/elektronisk konkurransegjennomføring] Tildeling av hvert enkelt oppdrag vil gjøres ut i fra følgende tildelingskriterier, med beskrivelse av innholdet og tilhørende dokumentasjonskrav. TILDELINGSKRITERIER VEKT I % 1. Pris % Pris for det totale oppdrag Dokumentasjon: Tilbud fra leverandør 2. Leveringstid % Se forespørsel for ønsket leveringstid Dokumentasjon: Tilbud fra leverandør Sum 100 %

22 22 Videre for minikonkurranse av av trykkeri: Skriv beskjed til alle tilbydere etter valget er gjort. Dokumentere anskaffelsen ved å ta vare på dokumentasjon for valget. Lag bestilling som vanlig.

23 23 Kjemikalier og lab.rekvisita Husk kategoriene du å vite hvem du skal bestille av. Skjerp inn: Bruk ikke «feil» leverandør. Bruk bare rammeavtaleleverandørene. Feil leverandør sikkerhetsrisiko? Dårlige, mangelfulle og feil i SDB. Våre leverandører SDB er et tema og skal være i orden. Meld tilbake.

24 24 Nytt om lab.rekvisita og kjemikalieleverandørene: Nå er også Life Technologies rammeavtaleleverandør.(tidl. Invitrogen/Applied) Sigma-Aldrich: Bestillingstid for NEB hos Sigma er hver torsdag. Kontakt Hildegunn hos Sigma dersom det er repetetive kjøp og varen ønskes lagerført. Heger AS: Her kommer det info om kartongstr i varelinjen. Nerliens Meszansky skal kreditere Miljø- og sikkerhetsavgifter. Bio-Rad vil få flere produkter på katalog. VWR: Reklamasjoner fra dere kommer for sent. VWR: Varemottaker MÅ være flinkere til å anføre på fraktbrev ved feil og mangler.

25 25 Spesielle tilfeller: Vi har særlige bestemmelse for kjøp / avrop over kr ,-: Da skal alle leverandører som har varen tilgjengelig forespørres om kvalitet, pris på det gitte kvantum og leveringstid. Bruk en og dokumenter dette. Et avrop er her en bestilling en gang av et produkt.

26 26 Gass og gassteknisk utstyr: Yara Praxair AS Gode priser og en lønnsom avtale. Avtalen noen år nå, enda fins det noen som kjøpe hos «feil» leverandør. FY! Spesialgassflasker: Kontakt Yara og få byttet disse. Dere betaler dyrt til Aga for disse flaskene få skiftet dem ut til Yara. Sikkerhet! Kontakt: Ann-Kristin Lodgaard Tlf:(+47) Mobil: (+47) Fax:(+47) mailto:

27 27 Arbeidstøy og personlig vern Ny anbudsrunde på gang. En leverandør. Fellesavtale med SINTEF. Forpliktende Kategori 1: Personlig verneutstyr og fallsikring Kategori 2: 1.hjelp Kategori 3: Skilter og sperremateriell Kategori 4: Arbeidstøy dame og herre: Bekledning Fottøy Flammehemmende

28 28 Arbeider nå med: Stål og metaller Mat, jobbfrukt, kaffe og automater. Økologiske produkter? Interessert? Ta kontakt:

29 29 Du inviteres til leverandørmesse: 12. og 13. juni blir det leverandørmesse for NTNU. DU er spesielt invitert. ( Realfagbygget) Sett av dagen ta også med kollegaene dine. Leverandørene kommer og det blir spennende presentasjoner og stands. Ikke la dette glippe. Årets sjanse til å bli kjent med leverandørene og deres produkter.

30 30 Til slutt: Info. om leverandørene se info. på innsida. Min oppfordring til deg: - Bruk rett leverandør Rammeavtalene! - Samle bestillingene dine tenk på miljøet. - Meld tilbake til avtaleansvarlig med innspill til leverandørene. - Konstruktiv klage: hva, når, hvem?

31 31

32 32 Kurs-/konferanse ny avtale klar i løpet av mars 2012: Ved kjøp < Kan bestille direkte, standard priser og betingelser er definert Ved kjøp > Alle aktuelle leverandører skal forespørres Avtalen er forpliktende Unntak: må begrunnes spesielt og legges ved bestillingen som internt dokument må gjennomføres etter vanlige anbudsregler dersom kjøpet er >

33 33 Kurs-/konferanse ny avtale klar i løpet av mars 2012: Indre Sør-Trøndelag og nordlige deler av Hedmark og Oppland. Bårdshaug Herregård as, Orkanger Konsvold fjellstue as, Oppdal Quality Hotel Oppdal Rica Bergstaden, Røros Rica Skiferhotell, Oppdal Røros Hotell Selbusjøen Hotell & Gjestegård Trondheim Britannia Hotel as Clarion Hotel&Congress Trondheim (åpner 27.april 2012) Comfort Hotel Park Quality Hotel Augustin Quality Hotel Panorama Radisson Blu Royal Garden Hotel Rica Nidelven Rica Bakklandet Rosenborg Arena Thon Hotell Prinsen Midt-Sverige (Jämtland og Härjedalen) Copperhill Mountain Lodge, Åre Clarion Hotel Grand, Østersund Fosen og ytre Namdal Basislikum as, Stadsbygda, Rissa Hovde gård, Brekstad Ørland Kysthotell, Brekstad Indre Namdal og Innherred Finsås Kurssenter as, Snåsa Jægtvolden Fjordhotell - Slapgaard as, Inderøy Quality Hotel Grand, Steinkjer Quality Airport Hotel Værnes, Stjørdal Radisson Blu Hotel Trondheim Airport, Stjørdal Rica Hell, Stjørdal Rica Stiklestad, Verdal Teveldal Turistgård, Meråker Vertsfolket as, Meråker Thon Hotell Backlund, Levanger Ytre Sør-Trøndelag og nordlige deler av Møre og Romsdal Quality Hotel Grand, Kristiansund Saga Trollheimen Hotel as, Rindal

34 34 Rammeavtaler Andre områder: Kontorrekvisita ny avtale snart klar Leiebil Drift/Eiendom Brukergrupper Deltagelse / tidsbruk Oppfølging Lojalitet Rapportere avvik / klager Spørsmål, kommentarer til rammeavtaler?? Kom gjerne med innspill til avtalebehov

35 35 Systemer Endringer: Plankjøp: BW starter å jobbe med dette «over påske» Produksjonssetting fra mai/juni?? Ny søkemotor: Lovt klart installert fra etter ferien 2012 Mange nye efaktura-leverandører CM UB og DMF Legger inn egne kontrakter Flere som ønsker å komme i gang??

36 36

37 37 Kontroll-rutiner ALLE kjøp > blir kontrollert Ved avvik - Skriftlig tilbakemelding via fakultetet Statistikk:

38 38 Kontroll-rutiner Oppsummering fra November 2011: Utsendt 87 brev via fakultetene: 49% mangler bestillingsnummer fra PM 28 brev er ennå ikke besvart Av mottatte svar (59 stk): ca. 60% har ok dokumentasjon men ikke lagt dette ved på riktig måte, de resterende har gitt svar, som nok ikke er helt ok ifølge regelverket men til dels lovt bedring Dette betyr fortsatt behov for forbedringer!! Endelig mål: Ingen slike avvik!!

39 39 Kontroll-rutiner Habilitet: NTNUs ansatte skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller nærstående personer som gjør at det kan stilles spørsmål ved deres integritet. NTNUs ansatte skal heller ikke i en forberedende fase beskrive et anskaffelsesbehov som kan bli oppfattet av andre som en interessekonflikt. Det gjelder både for direkte personlig interesser, eller interesser for nærstående personer. Hvis innkjøp planlegges gjort fra firma hvor innkjøper kjenner til at NTNU-ansatte har interesser, skal innkjøpet begrunnes skriftlig og godkjennes av nærmeste overordnede. Hvis personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak som en har faglig ansvar for, eller at andre med rimelig grunn kan anse dette som sannsynlig, skal saken fremlegges for nærmeste leder for å få avgjort spørsmålet om inhabilitet. Vær spesielt oppmerksom på: Faktura fra personlig firma: Habilitet? Lønnsinnberettes? I tvil => ta kontakt med Lønn/HR på din enhet

40 40 Anbudskjøp Kurs: Internt kurs i konkurransegjennomføring for kjøp i løpet av sommer/høst 2012 Utfylling av forenklet anbudsprotokoll: Kun en leverandør ikke bruk det som begrunnelse Unntakene finnes i 1-3 i Forskriften Obs på attester for skatt/mva og HMS

41 41 Utfylling av anbudsprotokoll ved kjøp av FoU-tjenester: Henvis til 1-3 g. i Forskrift om offentlige anskaffelser, med en kort beskrivelse av selve oppdraget

42 42 Arkiveringsrutiner Ved kjøp : Se rutine Opprett sak i ephorte 2. Gjennomføre forespørsel tilbud evaluering tilbakemelding inngå kontrakt 3. Arkiver alt dette (unntatt offentlighet) + forenklet anskaffelsesprotokoll (offentlig) i ephorte 4. Bestille skriv inn ephorte-nummeret i beskrivelsesfeltet + legg ved anskaffelsesprotokollen som internt dokument

43 43 Statistikker

44 44

45 45 Noen har lykkes

46 46

47 47 Miljøvennlige kjøp Tove Strømman

48 48

49 49 Hvordan? Tenk livssykluskostnader -kjøp kvalitet og holdbare produkter Samle opp og planlegge bestillinger til samme leverandør - bestill sjeldnere - Sjeldnere leveringer av varer - Be dine kollegaer om å planlegge sine kjøp - Samsnakk med institutt nærme det for mulighet for samkjøring av varer feks bestille kontorrekvisita på samme dag eller be om levering samme dag. Velg miljøvennlig og rettferdige produkter når du kan Frukt, kaffe, kontorrekvisita, tekstiler, elektronikk, IKT, rengjøringsartikler Krev at Innkjøpsseksjonen har fokus på miljø i sine rammeavtaler Foreslå videokonferanser i stedet for reiser Etterspør miljøvennlige produkter når du er i kontakt med leverandører

50 50 Se etter miljømerking

51 51 Spørsmål / Kommentarer?