BEREDSKAPSPLAN for kriser, brann, ulykker og alvorlige hendelser. Kriser og krisehåndtering. Versjon 1,3 OFFENTLIG

Transkript

1 BEREDSKAPSPLAN for kriser, brann, ulykker og alvorlige hendelser Kriser og krisehåndtering Versjon OFFENTLIG

2 Innhold 1 OM BEREDSKAPSPLANEN... 3 Omfang... 3 Prinsipper for høgskolens beredskapsledelse... 4 Oppdatering av planen og øvelser... 4 Etterarbeid og rapportering ORGANISERING AV BEREDSKAPSLEDELSEN... 6 Ansvar og oppgaver for beredskapsstaben... 7 Felles beredskapsstab med Studentsamskipnaden i Oppland (SOPP)... 8 Lokal beredskapsledelse... 8 Informasjon i krisesituasjoner... 9 Oppfølging og omsorg Plan for håndtering av pandemi Plan for håndtering IKT-kriser (informasjonssikkerhet) VARSLING Varslingsplan for alle Varsling av beredskapsledelsen Fullskala varsling ved akutt fare Varsling av myndigheter KRISER I UTLAND Internasjonal enhet Reiseforsikring Studenter i utlandet Hvem har ansvar for hva når ansatte og studenter er i utlandet? PRAKTISK TILRETTELEGGING VED DØDSFALL Bruk av kondolanseprotokoll Minnestund Begravelse Flagging Rydding av kontor og hjemmeområdet (ansatt) VEDLEGG Side 1 av 45

3 Varslingsplan Intern varslingsliste ved krise Ressurser tilknyttet HiG Ekstern varslingsliste ved krise Sjekkliste ved melding om at en student er død Logg ved krisesituasjoner Hjelpeskjema ved bombetrussel pr. telefon Tiltakskort 1: BRANN Tiltakskort 2: VANNSKADE Tiltakskort 3: SKADEVERK/ INNBRUDD/ TYVERI Tiltakskort 4: ULYKKE MED PERSONSKADE/ LIVSTRUENDE SYKDOM Tiltakskort 5: RAN/ VOLD/ TRUSLER Tiltakskort 6: DØDSFALL ANSATT Tiltakskort 7: DØDSFALL STUDENT Tiltakskort 8: ALVORLIG BEKYMRING FOR ANSATT Tiltakskort 9: ALVORLIG BEKYMRING FOR STUDENT Tiltakskort 10: BYGNINGSMESSIG/ TEKNISK SVIKT Tiltakskort 11: KRISER I UTLANDET (ansatte og studenter) Tiltakskort 12: HENDELSE MED UTENLANDSK STUDENT PÅ CAMPUS Tiltakskort 13: PANDEMI Side 2 av 45

4 1 OM BEREDSKAPSPLANEN Beredskapsplanen beskriver høgskolens organisering av og ansvar for beredskaps-/kriseledelse. Høgskoledirektøren har, på vegne av rektor ansvar for beredskapsplanen og for at denne er kjent og øvet. Høgskoledirektøren er med dette ansvarlig for at alle relevante tiltak blir iverksatt dersom ulykker, katastrofer, alvorlige hendelser eller andre kriser rammer HiG. Høgskoledirektøren leder møtene i den sentrale beredskapsstaben. Denne planen skal dekke alle typer hendelser som ansatte og studenter ved Høgskolen i Gjøvik (HiG) blir involvert i, knyttet til HiGs virksomhet. Det gjelder både interne og eksterne hendelser og hendelser som kan svekke HiGs omdømme. Ved større kriser mobiliseres høgskolens beredskapsstab. Kriser av mindre alvorlighet og omfang skal håndteres i den enkelte avdeling og ledes av lokal leder. Høgskoledirektør avgjør om den enkelte situasjon skal håndteres sentralt av beredskapsstaben, eller lokalt i den aktuelle avdelingen. Ikke alle kriser er livstruende eller akutte. Den som blir kjent med, eller oppdager en krisesituasjon må vurdere om det er nødvendig å tilkalle nødetatene Brannvesen 110 Politi 112 Ambulanse 113, eller om det er tilstrekkelig å varsle høgskolens ledelse. I beredskapsplanens vedlegg følger en rekke tiltakskort som beskriver ansvar og aktuelle tiltak i ulike krisesituasjoner. Tiltakskortene er ment som et hjelpemiddel for beredskapsledelsen spesielt, og for ansatte og studenter generelt. Den offentlige beredskapsplanen skal være tilgjengelig for alle på høgskolens nettsider. Høgskolen i Gjøvik skal ikke overta nødetatenes eller kommunens ansvar, men skal i samarbeid med disse sørge for best mulig beredskap og oppfølging på lokalt plan. Omfang Beredskapsplanen omfatter kriser/uventede hendelser som krever så mye ressurser at de ikke kan forventes ivaretatt av den daglige organisasjonen. Eksempler på hendelser der sentral beredskapsstab skal mobiliseres: Hendelse på HiGs område, tilknyttet HiGs aktivitet eller ved arrangementer i HiGs regi, hvor situasjonen kan eller har medført dødsfall, alvorlig skade på person, miljø, materiell eller omdømme Pandemi eller annen sykdomsfare Store materielle skader Grovt ran, vold eller trussel mot personer Trusler om bruk av vold mot høgskolen Naturkatastrofer Side 3 av 45

5 Prinsipper for høgskolens beredskapsledelse Høgskolen legger vekt på at håndtering av krisesituasjoner skal være mest mulig lik håndtering av andre forhold ved skolen. Med dette menes: Ansvarsprinsippet: Likhetsprinsippet: Nærhetsprinsippet: Samvirkeprinsippet: Den som har ansvar i en normalsituasjon, har også ansvar ved ekstraordinære hendelser Den organisasjonen man opererer med i beredskap, skal være mest mulig lik den organisasjonen man har til daglig Hendelser skal håndteres på et lavest mulig nivå Høgskolen har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering Det er nødvendig at medlemmene i beredskapsledelsen kjenner sine roller og ansvar, og at de har tilstrekkelig opplæring og øvelse. Oppdatering av planen og øvelser Beredskapsplanen med tilhørende dokumenter skal oppdateres løpende, senest innen utgangen av juni hvert år. Hvert 4. år revideres beredskapsplanen i sin helhet. Oppdatering innen juni: Revidering innen juni: 2017 I tillegg til denne beredskapsplanen har HiG følgende relaterte planer: Rollebeskrivelse for informasjonsansvarlige før, under og etter krise (Ansvar: Studie- og forskningsdirektør) Kriseberedskapsplan for studenter i utlandet (Ansvar: Studie- og forskningsdirektør) Brannverndokumentasjon (Ansvar: Økonomi- og driftsdirektør) Pandemiplan (Ansvar: Personaldirektør) Beredskapsøvelser For å bli godt kjent med beredskapsplanen og den enkeltes rolle og oppgaver, er det viktig å gjennomføre øvelser. Øvelser kan utføres på ulike måter, fra praktiske øvelser til teoretiske skrivebordøvelser. Alle øvelser skal dokumenteres. Kunnskapsdepartementet krever at høgskolen planlegger, gjennomfører og evaluerer minst en kriseøvelse i året. Personaldirektør har ansvar for at øvelsene blir gjennomført. Side 4 av 45

6 HiG vil gjennomføre egne øvelser, og øvelser i samarbeid med Fylkesmannen i Oppland og Vestoppland politidistrikt. Hensikten med slike øvelser er å teste ut høgskolens egen beredskap og samhandlingen mot nødetatene og beredskap på fylkesnivå. Brannvernøvelser Det skal gjennomføres minst 2 evakueringsøvelser pr. år i hvert bygg. Økonomi- og driftsdirektør er ansvarlig for organisering, gjennomføring og dokumentasjon av brannøvelser. Etterarbeid og rapportering Etter en hendelse skal ivaretakelse av berørt personell ha høyeste prioritet, uten å hindres av andre former for etterarbeid. I løpet av de første timene etter en alvorlig hendelse bør berørte ansatte og/eller studenter samles til en samtale hvor man oppsummerer fakta, gir informasjon og deler tanker om det som har skjedd. Det kan være behov for videre oppfølging av involverte ansatte, studenter og pårørende. HiG skal legge til rette for nødvendig oppfølging, som kan omfatte råd om helsehjelp, sykebesøk, minnestund og deltakelse i begravelse. Det kan også være behov for juridisk-administrativ bistand i forbindelse med sykdom, uførhet, permisjon, forsikring osv. Beredskapsledelsen skal fordele ansvaret for de ulike oppgavene, slik at de blir utført på en ryddig og effektiv måte av hensyn til de involverte. Etter en kriseaksjon eller større øvelse skal alle avdelinger som har vært involvert i aksjonen, skriftlig rapportere følgende: Kortfattet beskrivelse av avdelingens/enhetens oppgaver og innsats under aksjonen Positive og negative erfaringer fra samarbeidet med interne og eksterne aktører Erfaringer fra høgskolens varslingsrutiner og eventuelle forslag til forbedringer Eventuelle forslag til endringer i beredskapsplanen Beredskapsleder (den som leder håndtering av aktuell krise) har ansvar for at rapporten sendes til personaldirektør, for arkivering i HMS-systemet. Side 5 av 45

7 2 ORGANISERING AV BEREDSKAPSLEDELSEN Den sentrale beredskapsstaben ved HiG består i hovedsak av høgskolens ledelse, og suppleres med ressurspersoner ved behov. Sentral beredskapsstab består av: Beredskapsleder: Høgskoledirektør (på vegne av rektor) (stedfortreder: Personaldirektør) Talsperson: Rektor (stedfortreder: Prorektor) Medlemmer: Personaldirektør Aktuell dekan/ aktuell seksjonsleder i FA Kommunikasjonsmedarbeider Loggfører Møtested: Mustad: Møterom M317 Alternativt møtested: IT-møterom K-bygget (på nærmere ordre) Avhengig av type hendelse og omfang, innkalles ressurspersoner etter behov, eksempelvis: Direktør ved SOPP Leder av Internasjonal enhet Leder av Studentparlamentet (når studenter/sopps ansatte er rammet) (ved krise i utland) (når studenter er rammet) Representant fra kommunikasjonsenheten Fullstendig varslingsliste med navn og kontaktopplysninger finnes i vedlegg 2. Høgskolens øverste ledelse skal alltid, både i arbeids- og fritid, være tilgjengelig for kontakt i tilfelle en krise eller ulykke skulle oppstå. Dette gjelder: Rektor/ prorektor Høgskoledirektør/ personaldirektør Dekaner Studie- og forskningsdirektør Beredskapsstaben ved høgskoledirektør skal alltid varsles om kriser av den typen som er beskrevet i beredskapsplanen. Side 6 av 45

8 Ansvar og oppgaver for beredskapsstaben Beredskapsstaben skal starte arbeidet så raskt som mulig, i tråd med sjekklisten (listen er ikke uttømmende, men ment som et arbeidsverktøy i krisehåndteringen). Beredskapsleder skal: Vurdere hendelsens art og omfang, samt iverksetter eventuelle strakstiltak Skaffe seg oversikt over situasjonen, hva har skjedd o Mennesker, situasjon, sted, hva er allerede gjort Varsle øvrige medlemmer av beredskapsstaben Fordele roller og ansvar i beredskapsstaben: o Loggfører o Kontaktperson mot nødetatenes operasjonssentral o Budbringer (beredskapsstaben og 1.linje/sentralbord) o Talsmann o Kontaktperson mot kommune/ samarbeidspartnere o Omsorgsansvarlig (ivaretakelse av berørte og pårørende) o Kommunikasjons-/informasjonsstøtte Gjennomføre startmøte (1. brief) med vekt på: o Potensial/omfang basert på worst case tankegang; hvilke konsekvenser har hendelsen for HiG o Fokus o Ressurser o Iverksette tiltak basert på fokuspunkter o Varsling o Velge informasjonsstrategi Beredskapsstaben skal: Føre aksjoner, situasjonsplott og logg, om mulig med fotodokumentasjon Ha tydelig prioritering av: Mennesker miljø materiell omdømme Varsle/ informere alle avdelinger og personer som blir berørt Klargjøre hvilken informasjon som er frigitt Gjennomføre fortløpende statusmøter for å oppdatere beredskapshåndteringen Ivareta forhold til myndigheter Mobilisere nok ressurser basert på føre-var-prinsippet Koordinere informasjon mellom HiG og KD. Vurdere fortløpende om eier (KD) skal oppdateres, og be KD redegjøre for sine forventninger (etter behov) Informere internt og eksternt Etablere mediesenter etter behov Etablere informasjonstjeneste etter behov, for henvendelser fra pårørende o Samhandle med kommunen dersom hendelsen er stor Vurdere behovet for psykososial støtte o Samhandle med SOPP Side 7 av 45

9 o Samhandle med kommunen dersom hendelsen er stor Ta beslutning om eventuell nedtrapping eller avblåsning av aksjon Felles beredskapsstab med Studentsamskipnaden i Oppland (SOPP) Når studenter og/eller SOPPs ansatte er involvert i alvorlige hendelser, vil beredskapsstaben ved HiG samarbeide tett med kriseledelsen i SOPP. HiG kan bl.a. bidra med støtte i informasjons- /kommunikasjonsarbeidet, og bidrar med høgskolens informasjonskanaler når dette er hensiktsmessig (kriseweb/infoskjermer/sentralbord/sms-varsling til studenter o.l.). Ved alvorlige hendelser som rammer begge organisasjonene, etableres felles beredskapsstab for å sikre god koordinering av tiltak og informasjon. Prinsippene om ansvar, likhet, nærhet og samvirke (se side 4) gjelder fortsatt ved felles beredskapsinnsats. HiG har ansvar for å etablere og lede felles beredskapsstab når: Hendelsen skjer på områder der HiG har sin virksomhet (både inn- og utland) Hendelsen er ekstrem og pågangen fra media og pårørende blir betydelig (f.eks. ved skyting, bombetrussel, gisselaksjon mv.). Dette gjelder uavhengig av sted for hendelsen. SOPP har ansvar for å etablere og lede felles beredskapsstab når en alvorlig hendelse rammer: Huset Barnehagen Studenthjem Etablering av felles beredskapsstab skjer i praksis ved at beredskapsleder ved HiG varsler og kaller inn beredskapsleder i SOPP, og omvendt når SOPP har ansvaret. SOPP gis tilgang til å benytte HiGs møterom C135 som beredskapsrom. Hver organisasjon har ansvar for videre varsling i egen organisasjon. Lokal beredskapsledelse Kriser som er svært begrenset i omfang, skal i hovedsak håndteres lokalt. Ved tvil er det høgskoledirektør som avgjør om krisen håndteres lokalt, eller av sentral beredskapsstab. Lokale kriser kan være: Mindre ulykker (ikke alvorlig personskade) Enkeltdødsfall blant ansatte/ studenter som følge av sykdom, trafikkulykke, fritidsulykke o.l. Mindre alvorlige kriminelle handlinger Lokal beredskapsleder I fagavdelingene ledes lokale kriser av dekan. I fellesadministrasjonen håndteres lokale kriser av seksjonsleder. Lokal beredskapsleder bemyndiger medarbeidere til sitt team for å få løst oppgavene på en effektiv og god måte. Lokal beredskapsleder vurderer situasjonens alvorlighet, herunder behovet for assistanse fra personalseksjonen, bedriftshelsetjenesten, prest o.l. I samarbeid med personalseksjonen vurderes det i Side 8 av 45

10 hvilken grad eksterne ressursperser skal trekkes inn. Studieseksjonen er tilgjengelig for støtte når studenter er berørt. Lokal beredskapsleder er ansvarlig for å holde høgskoledirektør orientert om situasjonen. Dersom situasjonen utvikler seg til å omfatte mer enn en avdeling, eller at trykket fra presse og media er økende, skal høgskoledirektør vurdere mobilisering av høgskolens beredskapsstab. Rektor har alltid ansvar for å uttale seg til media. Forebygging Lokal beredskapsleder er ansvarlig for at endringer i beredskapsplanen gjøres kjent blant avdelingens og seksjonenes ansatte, og skal aktivt bidra til gjennomføring av høgskolens planlagte beredskapsøvelser. Hver avdeling skal være forberedt og i stand til å håndtere mindre krisesituasjoner som kan oppstå lokalt. Informasjon i krisesituasjoner Informasjon til offentligheten og medier organiseres slik ved krise/ulykke. Hvem gir informasjon: Politiet har ansvar for å gi informasjon i tilknytning til større ulykker, dødsfall og kriminelle handlinger Rektor har ansvar for høgskolens eksterne og interne informasjon Høgskoledirektør og kommunikasjonsenheten bistår rektor og HiGs beredskapsstab med relevant informasjon Hvem informerer om hva: Politiet informerer om ulykken, redningsarbeidet, omfang/årsak, dødsfall osv. Hvis ulykken medfører dødsfall, er det alltid politiet som står for informasjonen! Rektor vurderer hvilken informasjon det kan være aktuelt å formidle for øvrig, og rådfører seg med politiet om innhold og tidspunkt for info. Høgskoledirektør og kommunikasjonsenheten bistår rektor, meddeler via HiGs nettside og organiserer evt. pressekonferanser som kan være aktuelle i tillegg til politiets. I tillegg til mediene, skal disse ha informasjon: Studenter: Informasjon gis til klassen/e Ansatte: Informasjon gis på informasjonsmøter Pårørende: Direkte kontakt, evt. kan pårørendetelefon bli opprettet ved stor pågang Vestoppland politidistrikt varsles via telefon Utenriksdepartementet og Kripos v/ulykke når student/ansatt er utenlands: Utenriksdepartementet varsles via telefon Kriminalpolitisentralen varsles via telefon Side 9 av 45

11 Organisering av utvidede informasjonstiltak Studie- og forskningsdirektør/kommunikasjonsenheten er ansvarlig for etablering av et krisekommunikasjonsteam, ledet av rektor. Teamet skal legge til rette for å ta imot media i eget rom, slik at både beredskapsstaben, berørte personer og pårørende skjermes i best mulig grad (i utgangspunktet i UU-laben 2. etg.) Studie- og forskningsdirektør/kommunikasjonsenheten er ansvarlig for etablering og drift av kriseweb som ekstratiltak (se kap. 3 om varsling) All informasjon skal bekreftes av beredskapsledelsen før den går ut til ansatte, studenter, pårørende, media og andre Det vises for øvrig til interndokumentet: Rollebeskrivelse for informasjonsansvarlige før, under og etter krise. Oppfølging og omsorg Ved en alvorlig hendelse med mange skadde og berørte, vil man få pågang fra mennesker som er direkte rammet, pårørende og andre som vil ha behov for informasjon og ulike former for ivaretakelse. Ved hendelser som har vært en betydelig psykisk påkjenning, vil det være store helsegevinster å hente ved enkle støtte- og omsorgstiltak i egen organisasjon overfor berørte ansatte og studenter. Psykososial omsorg Det er høgskolens ansvar å sikre at ansatte og studenter ikke er alene umiddelbart etter en krise, og at alle som er rammet får et tilbud om støtte og omsorg inntil det ordinære støtteapparatet kan tre i kraft. Dersom behovet for psykisk helsehjelp er stort, vil beredskapsledelsen melde behov for ekstern støtte fra Gjøvik kommunes POSOM team (psykososial omsorg). En slik henvendelse skal gå via politiet. Studentsamskipnaden (SOPP) vil på relativt kort varsel mobilisere psykiatrisk sykepleier og studentprest, som står til tjeneste for studentene. I en akutt situasjon kan leder og/eller kollegaer gi psykisk førstehjelp til personer som har blitt påført alvorlige psykiske påkjenninger. Stikkord for psykososial førstehjelp: Skap ro om den som er rammet Aksepter alle følelser Vis omsorg og nærvær Følg den rammedes behov Lytt spør om situasjonen Ivaretakelse av berørte og pårørende Både under og etter en krisesituasjon vil berørte og pårørende ha stort behov for informasjon. Både om hva som skjer nå, hva som har skjedd og hvorfor, og hva som vil skje framover. Høgskolen har følgende primærlokaler for mottak av berørte og pårørende: Side 10 av 45

12 A-bygget/ atriet B-bygget/ klasserom B210 Håndtering av telefonhenvendelser fra pårørende Telefonhenvendelser fra pårørende vil i hovedsak bli besvart av ansatte ved Studenttorget. Dersom pågangen fra pårørende blir FOR stor, må beredskapsstaben be om hjelp fra lokale myndigheter. I ekstraordinære situasjoner kan kommunen opprette pårørendetelefon, bemannet av helsepersonell. Det er svært viktig at personell som betjener telefoner mot pårørende, får korrekt informasjon som kan formidles til pårørende. Informasjonsflyten mellom beredskapsstaben og sentralbordet sikres ved at budbringer formidler korrekt informasjon mellom disse. Budbringer og loggfører må ha tett samhandling. Plan for håndtering av pandemi En pandemi er en verdensomspennende epidemi som opptrer i et stort område og vanligvis rammer en stor andel av befolkningen. Høgskolen i Gjøvik har en egen pandemiplan. Pandemiplanen tar utgangspunkt i et scenario på opp til 40 % arbeidsfravær. Det samlede arbeidsfraværet vil være betydelig større enn selve sykefraværet. Folk vil holde seg borte fra jobben fordi de selv er syke eller for å ta hånd om syke familiemedlemmer. Det kan også forventes at noen holder seg hjemme i redsel for å bli smittet. Plan for håndtering IKT-kriser (informasjonssikkerhet) Høgskolen vil på grunnlag av risikoanalyser og vurderinger, utarbeide en plan for håndtering av ulike IKT-hendelser som HiG finner sannsynlig at kan forekomme. Planen vil dekke hele scenarioer fra begynnelse til slutt, og det vil bli laget tiltakskort for hvert scenario som blir vurdert så alvorlig at det må håndteres. Planen skal også beskrive varslingsrutine for IKT-hendelser. Informasjon om varslingsrutiner skal gjøres kjent på HiGs nettside, men planen vil ikke bli offentlig tilgjengelig av hensyn til sikkerheten. Side 11 av 45

13 3 VARSLING Når det oppstår en ulykke eller annen kritisk hendelse, er det svært viktig med rask varsling til nødetatene og høgskolens beredskapsledelse. Varslingsplan for alle Alle alvorlige hendelser skal meldes til høgskolens ledelse, for å sikre at hendelsen blir ivaretatt. Høgskolens varslingsplan gjelder varsling av alle ulykker og kriser, og skal gjøres allment kjent blant ansatte og studenter ved HiG. Oppslaget skal henge godt synlig i alle bygg som disponeres av høgskolen. Enhver som er vitne til en ulykke/krise, plikter å handle og varsle i tråd med varslingsplanen (vedlegg 1): Side 12 av 45

14 Varsling av beredskapsledelsen I en krisesituasjon skal høgskolens øverste beredskapsledelse (ordet kriseledelse er benyttet på varslingsplanene) varsles snarest mulig. HiGs øverste beredskapsledelse består av (1) høgskoledirektør og (2) rektor med stedfortrederne (1) personaldirektør og (2) prorektor. Dersom sentralbordet mottar melding om en ulykke eller krise, er disse ansvarlig for å varsle sentral beredskapsledelse umiddelbart. Det er utarbeidet en utfyllende varslingsliste med navn i prioritert rekkefølge, for å sikre effektiv intern varsling og mobilisering av beredskapsstaben (vedlegg 1). Sentralbord mottar melding om krise og varsler: Høgskoledirektør/ rektor som varsler: Beredskapsstaben jf. intern varslingsliste Varslingslisten skal oppdateres løpende, og distribueres til alle som står på listen, samt sentralbord og vaktselskap. Utvidet ledergruppe forventes i tillegg å ha varslingslistens navn/telefonnummerlagret på egen mobiltelefon. Retningslinjer for intern varsling Når sentralbordet mottar varsel om ulykke/ akutt krise: 1. Spør varsler om hun/han har ringt Brannvesen 110 Politi 112 Ambulanse Hvis svaret er nei; Varsle 110/ 112/ Varsle høgskoledirektør eller rektor (evt. stedfortredere) 4. Avklar hvem som utfører videre varsling jf. varslingsliste Den som gjennomfører videre varsling: 5. Noter navnet på alle som har mottatt varsel Når høgskoledirektør eller rektor mottar varsel om ulykke/ akutt krise: 1. Spør varsler om hun/han har ringt Brannvesen 110 Politi 112 Ambulanse Hvis svaret er nei; Varsle 110/ 112/ Iverksett videre varsling jf. varslingsliste (gjør det selv, eller deleger oppgaven) Den som gjennomfører videre varsling: 4. Noter navnet på alle som har mottatt varsel I tillegg til disse retningslinjene, er det utarbeidet støtteskjema for mottak av helt spesielle henvendelser pr. telefon til HiGs sentralbord: Sjekkliste ved bombetrussel (se vedlegg) Melding om at en student er død (se vedlegg) Side 13 av 45

15 Alternativ plassering av sentralbordet Dersom sentralbordet/ Studenttorget rammes av brann eller annen krise og personalet må evakuere, skal sentralbordfunksjonen flyttes til FA på Mustad (M310). Fullskala varsling ved akutt fare Ved behov for en fullskala varsling av organisasjonen, f.eks. ved en reell trussel om bruk av skytevåpen på campus, skal ansvarsprinsippet følges. Dette betyr at de som i en normalsituasjon har personalansvar, også har ansvar for å varsle videre i egne rekker. Dette gjelder også studenter i den grad dette er praktisk mulig. I tillegg til ordinær varsling pr. telefon til enkeltpersoner, har høgskolen mulighet for bredere varsling og informasjon til ansatte og studenter via ulike tekniske løsninger. Varslingsmetode Daglig driftsansvar e-post a-hig@hig.no (alle ansatte) Kommunikasjonsenheten e-post s-hig@hig.no (alle studenter) e-post a-hig@sopp.no (ansatte SOPP) kriseweb (spesielt utformet nettside Kommunikasjonsenheten som åpnes ved krise) infoskjermer på campus IT-tjenesten høyttalende telefoner IT-tjenesten SMS-varsling til ansatte (forutsetter IT-tjenesten at nummeret er registrert) SMS-varsling til studenter Studenttorget Ansvar ved fullskala varsling Stedfortredende driftsansvar IT-tjenesten IT-tjenesten Klarering av informasjon All kriseinformasjon som gis via disse kanalene, SKAL klareres av talsmann (rektor/ prorektor) Høgskolens beredskapsstab avgjør om det skal iverksettes fullskala varsling ved HiG Rektor har ansvar for å formulere den aktuelle informasjonen, i samarbeid med kommunikasjonsenheten og evt. politiet Kommunikasjonsenheten og IT-tjenesten har ansvaret for at de informasjonskanalene som benyttes ved fullskala varsling, er operative Kommunikasjonsenheten skal aktivt følge opp at IT-tjenesten kan iverksette funksjonene e-post til alle ansatte/studenter og kriseweb, når kommunikasjonsenheten er fraværende fra campus Dersom noen av informasjonskanalene er ute av drift, skal kommunikasjonsenheten orienteres da dette forringer mulighetene for fullskala varsling Varsling av myndigheter Ved arbeidsulykker med alvorlig personskade eller død, skal både politiet og Arbeidstilsynet varsles. Varsling av myndigheter skal utføres av høgskolens ledelse, primært via personaldirektør. Høgskolens ledelse ved rektor, vurderer løpende behovet for å orientere Kunnskapsdepartementet om kriser. Side 14 av 45

16 4 KRISER I UTLAND I utlandet er det vedkommende lands politi og hjelpeapparat som har det direkte ansvaret for norske borgere som involveres i en ulykke. Norsk utenrikstjeneste og Kriminalpolitisentralen i Oslo har kontakt med utenlandske myndigheter, og kontakt med disse igjen etableres gjennom lokalt politi hjemme i Norge. Ved ulykker i utlandet stilles det særlig store krav til høgskolens egen kriseberedskap, både når det gjelder organisering, informasjon og omsorg. Det kan også være avgjørende hvorvidt det er blitt gjort et tilfredsstillende forarbeid. Internasjonal enhet Høgskolen i Gjøvik samarbeider med ca. 70 universitet og høgskoler i land i alle verdensdeler. Gjennom disse partnerne har både studenter og ansatte mulighet for utveksling. Internasjonal enhet ved HiG har koordinerende ansvar for studenter i utlandet, og ansatte på ansattutveksling. Ved kriser i utlandet skal leder av Internasjonal enhet varsle høgskoledirektør. I slike situasjoner deltar leder av Internasjonal enhet i HiGs sentrale beredskapsstab. Reiseforsikring Utenriksdepartementet anbefaler alle som skal reise ut av Norge å tegne egen privat reiseforsikring. Studenter må på eget initiativ tegne privat reiseforsikring før avreise. Ansatte anbefales sterkt å gjøre det samme. HiG anbefaler alle å kontrollere følgende før avreise: Har du gyldig reiseforsikring og kontaktinformasjon for assistanse? Har du Europeisk helsetrygdkort? (for medlemmer av norsk folketrygd på reise i EØS området) Har du behov for ekstra helseforsikring? (anbefales ved f.eks. opphold i USA) Vær oppmerksom på at en helårs reiseforsikring vanligvis gjelder kun for et visst antall dager av gangen og krever at du returnerer til Norge for at den skal gjelde på nytt. Se derfor etter en forsikring som dekker deg for hele perioden du skal være borte. Tjenestereiser (ansatte) En tjenestereise er en reise som er pålagt av overordnet og der utgiftene dekkes av enhetens/høgskolens ordinære midler. Staten er selvassurandør, og på tjenestereiser i utlandet er man dekket i henhold til Utenlandsdirektivet (Statens personalhåndbok kapittel ). HiG anbefaler likevel at ansatte tegner egen reiseforsikring, fordi det ikke finnes noen 24-timers assistanse knyttet til statens reiseforsikring. Hvis reisen er betalt med kredittkort, kan man være dekket av en automatisk forsikring i et visst antall dager. Dette er avhengig av korttype og kortselskap, og bør alltid sjekkes før avreise. Side 15 av 45

17 Studenter i utlandet Internasjonal enhet har utarbeidet en separat prosedyre for studenter i utlandet, se vedlegget Denne prosedyren omtaler HiGs ansvar for ulike kategorier utenlandsstudenter, og inneholder prosedyrer for høgskolens studenter før, under og etter utenlandsoppholdet. Sjømannskirken Sjømannskirken er representert i mange land verden over, og samarbeider med ANSA organisasjonen for norske studenter i utlandet. Utenlandsstudenter fra HiG oppfordres til å lagre Sjømannskirkens beredskapstelefon: Les mer på Hvem har ansvar for hva når ansatte og studenter er i utlandet? Ansattes ansvar Før avreise skal den enkelte ansatte orientere seg om hvilken utenriksstasjon som er nærmest reisemålet, se. Før avreise skal den ansatte oppdatere Outlook med reisemål og gjerne bosted (navn på hotell) Ved krise tar kontaktpersonen i gruppen eller en annen deltaker om kontaktpersonen ikke er tilgjengelig, kontakt med nærmeste norske utenriksstasjon og høgskolens kriseledelse Når en reiser alene, tar den enkelte kontakt med nærmeste norske utenriksstasjon og høgskolens beredskapsledelse Avdelingens ansvar Dekan/ avd.leder skal ha oversikt over hvor avdelingen har ansatte og studenter i utlandet, når reisen/ oppholdet er i regi av HiG Dekan/ avd.leder har ansvar for å følge opp ansatte og studenter på utenlandsopphold fra sin avdeling Om dekan/ avd.leder får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan innebære en krise med involverte ansatte og/eller studenter, skal høgskoledirektør underrettes Internasjonal enhet sitt ansvar Dersom Internasjonal enhet får kjennskap til en situasjon i utlandet som potensielt kan innebære en krise med involverte ansatte og/eller studenter, skal høgskoledirektør informeres. Internasjonal enhet har bl.a. ansvar for å: arkivere opplysningsskjema/egenerklæring fra studentene registrere utenlandsopphold i FS samarbeide med vertsinstitusjoner om krisehåndtering kontakte studenter og grupper som oppholder seg i områder hvor det har oppstått farlige situasjoner være i telefonberedskap for studentene Side 16 av 45

18 Beredskapsstabens ansvar Se til at følgende oppgaver blir tatt hånd om i samråd med den aktuelle avdelingen: Kontakte den norske utenriksstasjon på stedet for informasjon og bistand Kontakte de berørte ansatte og/eller studentene, og gi rettledning om hva de bør gjøre og planlegge hva de skal gjøre om situasjonen endrer seg Forsikre seg om at all informasjon er korrekt før nærmeste pårørende blir kontaktet Avgjøre hvem som skal kontakte og støtte de pårørende Avgjøre som situasjonen er såpass alvorlig at de ansatte og /eller studentene bør evakueres. Utenriksdepartementet skal kontaktes i denne prosessen. Avgjøre høgskolen sin offisielle respons på hendelsen. Rektor er høgskolens talsmann mot media. Se for øvrig Tiltakskort Kriser i utlandet. Studentens ansvar Studentenes sitt ansvar ved utenlandsopphold er beskrevet i prosedyren Kriseberedskapsplan for HiGstudenter i utlandet som ligger på HiGs nettsider: HiG > Internasjonal > Utveksling > Under studieoppholdet > Dersom en krise oppstår Side 17 av 45

19 5 PRAKTISK TILRETTELEGGING VED DØDSFALL Bruk av kondolanseprotokoll Ved dødsfall blant studenter eller ansatte kan det på egnet, tilgjengelig sted legges frem en kondolanseprotokoll. Protokollen legges gjerne frem på et enkelt bord med hvit duk, en bukett blomster, levende lys, dødsannonsen og eventuelt et fotografi av den avdøde. Normalt legges kondolanseprotokollen frem umiddelbart etter dødsfallet og tas inn samme dag eller dagen etter gravferden. Det bør overveies å overrekke kondolanseprotokollen til den avdødes nærmeste pårørende. Minnestund Så snart som mulig etter at dødsfall er gjort kjent, bør det arrangeres en minnestund. Minnestund skal skje i samråd med pårørende og i tråd med den avdødes livssyn. Minnestunden må gjøres godt kjent blant alle ansatte og studenter. De nærmeste pårørende bør inviteres til å være tilstede, dersom de ønsker det. Minnestunden bør være enkel og verdig. Minnestunden kan inneholde følgende momenter: musikk av passende karakter mens deltakerne samles og til åpning åpningsord ved den som leder minnestunden enkle minneord om den som er død en passende sang/salme et passende kunstnerisk innslag (sang, dikt eller lignende) eventuelle beskjeder (om gravferd, undervisningen eller lignende) avslutnings ord Rommet der minnestunden arrangeres bør være pyntet på en enkel og verdig måte ved hjelp av levende lys, blomster og eventuelt et fotografi av den avdøde. Begravelse Aktuelle studenter og ansatte informeres om begravelsen så snart dødsannonsen er publisert. I informasjonen skal det informeres om dato og sted for begravelse, samt spesielle ønsker fra den avdøde eller pårørende. Høgskolen bør være representert i begravelsen. Nærmeste leder kan innvilge velferdspermisjon med lønn for ansatte som ønsker å delta i begravelsen. Side 18 av 45

20 Flagging Når et dødsfall skjer på campus eller ved arrangement i regi av Høgskolen i Gjøvik skal det flagges på halv stang den dagen ulykken skjer. OBS! Før flagget heises på halv stang må følgende avklares: Pårørende skal være orientert om flaggingen, og det må avklares hvilket budskap som formidles fra høgskolen Samtidig som det flagges må det sendes ut e-post til alle ansatte og studenter om hvorfor det flagges Høgskolen flagger for den avdøde på begravelsesdag. Flagget heises på halv stang inntil jordfestelsen eller bisettelsen har funnet sted, for så å heise flagget på hel stang. Når flagget skal være på halv stang, skal det heises helt opp før det fires ned til en tredjedel fra toppen av flaggstangen. Rydding av kontor og hjemmeområdet (ansatt) Nærmeste leder bør ta kontakt med pårørende etter begravelsen for å høre om de vil komme innom høgskolen for å hente/gå igjennom avdødes eiendeler. (I henvendelsen bør det legges vekt på at dette ikke haster, men er et tilbud.) En ansatt ved avdelingen/enheten bør være til stede når pårørende kommer for å hente eiendelene. Side 19 av 45

21 6 VEDLEGG Side 20 av 45

22 Varslingsplan Side 21 av 45