POINT OF SALE KASSELØSNINGER. Innføring for WinKlipp. AktivData AS Gruveveien KONGSBERG Telefon: /

Transkript

1 POINT OF SALE KASSELØSNINGER Innføring for WinKlipp AktivData AS

2 Slik ser hovedbildet i nye Winklipp ut. I denne versjonen er det lagt mer vekt på SMS og E.mail. SMS er en egen modul som må bestilles dersom du ønsker å benytte denne. Da denne versjonen er utviklet med nyere teknologi vil programmet ha noen minimumskrav på maskin og utstyr, for at programmet skal være optimalt. Derfor ønsker vi å sende ut denne demoversjonen, som ikke inneholder all funksjonalitet, men som dere kan bruke til å bli kjent med det nye programmet. Videre se om maskinen dere bruker i dag tilfredsstiller salongenes krav om hastighet i programmet. Følgende minimumskrav på maskin er minimum 256M Ram, 1.3 GHz. Et fåtall eldre kvitteringsskrivere vil ikke bli integrert i denne versjonen. Vi anbefaler også Touch-skjerm, men er ikke noe krav. Dokumentrutinene i programmet vil kreve at det er installert MS Word på maskinen. Her har AktivData gode tilbud på dette. Programmet er utviklet slik at skjermoppløsningen må settes til 1024 x 768. Ved å installere demoen og leke med den kan dere selv lære dere programmet. Dere vil også få en mer fullstendig manual senere ~ 2 ~

3 1 Innhold 1 Kunde Kundebildet Andre muligheter i kundebildet Ikke møtt Gruppe FR Foto Gavekort Journal Hente kunde fra timeboken Hente kunde til kasse SMS / Mail Sending av SMS og mail Google Maps SMS kunde Påminnelse/Innkalling Innkalling Påminnelse Tidligere Resept Post-it Retur vare Kassaregistreringsbildet Andre muligheter i kassebildet Mer behandling Klippekort funksjon Samleregning Fordringer Timeboken Valg for tidspunkt Behandlingsregistrering Ventelistefunksjon Oppgjør Timer Oppsett av timebok på nett Innstillinger i WinKlipp Oppsett av behandlinger Timeregistrering Bilde, logo og personalia NB for Timebok på nett Timebok på nett Tilgangsoversikt for brukergruppene Muligheter for de ulike sidene Nyheter Prisliste Se ledige timer Startside ~ 3 ~

4 Kundekartotek Ansatte Timebok Drop in Kontoret Endre mine data Timebestilling Logg ut Bildearkiv Kontakt oss Mine avtaler Brukeradmin Sidene Rundskriv Oppsett Opprettelse og fjerning av ansatte på nett Opprettelse av ansatt Fjerning Opprettelse og fjerning av behandlinger på nett Opprettelse av ny behandling Fjerning av behandling på nett Brukere Ny ansatt/endre Lønninger Fravær Rapport Rapport over registre Kunderapporter Økonomirapporter Diverse statistikker Grafiske oversikter SMS rapporter Varer Salgsvarer vedlikehold Vedlikehold behandlinger Behandlingsvarer Pakkeløsning behandling Vedlikehold leverandører Varetelling årslutt Forskudd/uttak Grupper vedlikehold Avdelinger Pakkeløsning Salg Avtaler behandlinger Varebestilling Uttak forbruksvarer Gavekort Tellemaskin - Håndskanner Skanning av varer ~ 4 ~

5 8.1.2 Opplasting av varer - Gjøre maskinen klar til opplasting av telte varer til Winklipp: Bruksområder: ~ 5 ~

6 1 Kunde Vi finner kundemenyen som valg nr 2 fra hovedmenyen Fra dette bildet kan vi gjøre følgende: Søke etter eksisterende kunder på enten navn, etternavn, tlf nr eller fødselsdato Ved å starte søket med symbolet % søkes kun på fornavn. Opprette en ny kunde ved bruk av knappen Ny Kunde Hente kunde via knappen Hent eller ved 2 trykk på navnet i listen Fjerne markert kunde ved bruk av knappen Slett Slettede kunder vil ligge under knappen Arkiv og kan gjøres aktive igjen med knappen Aktiver kunde Se på Timeboken / kan nåes med knappekombinasjon "ctrl + a" fra de fleste steder i programmet Knappen Dagens Kunder vil gi en oversikt over kunder man har sett Kundebildet på denne dagen. Har en av kundene i listen betalt for en behandling vil de fjernes fra denne listen. Drop-in Dame/Mann tar deg rett til kassebildet uten valg av kunde. ~ 6 ~

7 1.1 Kundebildet Dette er bildet som kommer opp ved valg av hent kunde eller ved valget ny kunde. Fra dette bildet kan vi gjøre følgende: Endre kundeinformasjon Bestille time ved bruk av knappen Ny time Sende påminnelse/ innkallelse - Her kan man gi en påminnelse på enten mail eller sms Det kreves at mobil nr / mailadresse er fylt inn på kundeinformasjonen. Legge inn behandlinger og varer kunde skal ha ved å bruke knappen Innslag, Varesalg eller Behandlinger. Disse tar deg videre til Kassaregistreringsbildet. Rutene under Varesalg og Behandlinger gir en historikk over kundens tidligere behandlinger og varekjøp Skrive Resept - Greit å bruke ved eks farging/striping av hår da man ser hva som ble brukt ved sist behandling hvis kunde ønsker det samme eller med en forandring. Lage påminnelser med knappen Post-it - Kjekt å skrive hva som har blitt anbefalt til kunde samt andre ting som er greit å vite ved en oppfølgende time. Returnere varer kunden har kjøpt før med knappen Retur vare Se tidligere historikk for kjøp av behandling/produkt med knappen Tidligere ~ 7 ~

8 1.1.1 Andre muligheter i kundebildet Ikke møtt Man kan bruke denne knappen for å indikere at kunden ikke har møtt opp til avtalt time. En rød linje under Status indikerer at kunden ikke har møtt opp Gruppe - Her kan man legge kunde til en kundegruppe. Dette kan brukes til eks bedrifter eller organisasjoner som har fast rabatt. Endringer senere for gruppen vil da påvirke alle som er i gruppen. Et tips her kan være å sette en fast rabatt for visse dager slik at man kan styre enkelte kundegrupper til dager det er mindre trafikk FR Her kan man legge til en fast rabatt for kunden enkelte dager eller alle dager Et tips her kan være å sette en fast rabatt for visse dager slik at man kan styre enkelte kunder til dager det er mindre trafikk Foto Her kan man legge til et personlig bilde for kunden, det kan hentes lokalt på dataen, fra en minnepinne eller et tilkoblet fotokamera. Bildet kopieres inn til programmet og vil ikke fjerne det opprinnelige bildet Gavekort Her kan man opprette nye gavekort, koble flere sammen eller endre eksisterende. Se mer informasjon under kapittelet Gavekort Journal Her har man muligheten til legge inn kommentarer for en behandling rett på en kroppsdel. Man får valget mellom og vise hele kroppen fra foran og bak, ben foran og bak, fot over og under, ankel eller ansikt. Denne menyen er veldig kjekk for Hudpleier, Fotpleier og SPA. Da dem enkelt kan legge inn kommentarer og tegn direkte linket til en kroppsdel for illustrasjon og ved videre behandlinger Hente kunde fra timeboken - Åpner timeboken. Ved å trykke på en av kundene som har en bestilling vil kundebildet for denne kunden åpnes Hente kunde til kasse - Åpner timeboken. Ved å trykke på en av kundene som har en bestilling vil man bli tatt til kassebildet og programmet vil legge inn behandlingene som er registrert i timeboken samt den ansatte som hadde timen. I valget Diverse Salong Innslag kasse automatisk fra timeboken. Kan du krysse av om programmet automatisk skal slå inn registrerte behandlinger som ligger i timeboken. Programmet vil da slå inn alle behandlingene i dagens avtale inn i kassen. Dersom ikke denne knappen er avkrysset, kan du fremdeles ha samme funksjonalitet ved å benytte Hent kunde til kasse. ~ 8 ~

9 SMS / Mail Ved bestilling av time kan kunden få en påminnelse av timen på SMS og/eller mail. For at kunden skal motta dette må selvsagt mobilnummer og/eller mailadresse være registrert. Alle kundene som settes inn for påminnelse av timen, vil automatisk bli lagt inn i en liste. Programmet Aktiv Data Server vil nå sende ut meldingen etter avtalt tidspunkt. For å kunne sende SMS-meldinger, må det være inngått avtale om SMS med kunden. (Hukes av i kundebildet) Sending av SMS og mail Alle som benytter SMS og mail må opprette en fast rutine. Hver morgen etter at maskinen er slått på, skal man starte Aktiv Data Server så programmet WinKlipp. Alle påminnelser for neste dag vil nå sendes ut. Teksten som sendes ut til dine kunder, settes opp under valget Diverse Tekst ved påminnelse time Google Maps Denne funksjonen åpner et nytt program vindu og laster inn kart som viser kundens adresse geografisk via Google Maps. Denne funksjonen befinner seg på knappen avbildet en jordklode rett ved kundens navn og adresse SMS kunde Denne funksjonen gir deg mulighet til å sende en fritt komponert sms til kunden. Tast inn ønsket melding og trykk send på mobilen. Vises ikke tlf nr på mobilen er ikke dette registrert for kunden. Dette kan tastes inn manuelt med nummertastene på mobilen. ~ 9 ~

10 1.1.2 Påminnelse/Innkalling Innkalling Påminnelse Her kan man legge inn påminnelser eller innkalling til time på sms eller mail. Det er viktig at du skiller mellom påminnelse av time, og innkalling. Påminnelse av time kan registreres i selve timeboken eller under valget Påminnelse/Innkalling i kundebildet Innkalling. På innkalling trykker du først der pilen peker. Velg deretter hvor mange uker fram i tid kunden ønsker innkalling. Du kan også markere at innkallingen skal Gjentas. Dette medfører at programmet automatisk legger inn en ny innkalling automatisk. Antall uker frem til den genererte innkallingen er likemange uker som ble valgt ved første registrering. Skal en registrert innkalling slettes, trykker du enda en gang der pilen peker. Dersom kunden ringer og ønsker en Innkalling 6 uker fra forrige gang kunden var innom, kan du trykke på teksten Bestilt uke for å etterregistrere en innkalling Påminnelse. Under påminnelse av time, kan du registrere neste gang kunden har time. Under påminnelse kan du registrere opp til 3 framtidige avtaler. Trykk der pilen peker. Velg hvilken dato kunden har time og registrer til slutt klokkeslettet for avtalen. For å slette en registrering, trykker du der pilen peker. Inne på Diverse Oppsett innkalling setter du opp hvilken dag i uken Innkalling skal sendes ut og hvor mange dager før timen, påminnelse skal sendes ut. ~ 10 ~

11 1.1.3 Tidligere Her kan man se tidligere kjøp for kunden sortert etter dato og tid. Behandlinger vil vises med blå bakgrunn og produkter i rosa under Innslag. Dette er mulighetene man kan gjøre for hvert kjøp: Se betalingsformen brukt ved kjøp under Betalingsform. Lage en utskrift av kjøpet eller en ny kvittering med knappene Utskrift/Kvittering. Reklamasjon av behandlinger eller produkter med knappen Reklamasjon. Ved reklamasjon åpnes et nytt bilde. Der velger man først ansatt, så huker man av for de produktene/behandlingene som det skal kjøres en reklamasjon på og avslutter så med knappen Avslutt. ~ 11 ~

12 1.1.4 Resept Her får man en oversikt over resepter i forbindelse med valgt kunde. Her har man muligheter som: Opprette en ny resept med knappen Ny. Her åpnes det et nytt bilde med knapper man kan trykke for å gjøre det enklere å skrive resepten. De skriver ut tekst til det turkise feltet. Teksten kan manuelt endres i det samme feltet. Endre en eksisterende resept med knappen Endre. Kopiere en eksisterende resept med knappen Kopier. Dette valget åpner det samme bildet som ved en ny resept bare at teksten har blitt kopiert inn fra den du valgte. Gjøre en utskrift av resepten med knappen Utskrift. Slette eksiterende resepter med knappen Slett. ~ 12 ~

13 1.1.5 Post-it Her kan man lagre påminnelser for å lettere huske hva som har blitt anbefalt til kunden før. Det er veldig kjekt å ha ved en oppfølgende time da man kan anbefale produkter/behandlinger som har blitt nevnt før. Her har man muligheter som: Ønsker man å anbefale et produkt velger man først hvem ansatt som skriver påminnelsen og skanner produktet. En ferdig tekst vil da komme med navn på ansatt og anbefalningen av produktet. Teksten kan endres manuelt etterpå. Knappen Slett vil fjerne all tekst lagret i påminnelsen. Når man er ferdig trykker man knappen Avslutt for å lagre. ~ 13 ~

14 1.1.6 Retur vare Her kan man returnere varer kunden har kjøpt. Returnerte varer har grønn bakgrunn og erstatningsvarer har rød bakgrunn Prosedyren er som følger: Man starter med å velge ansatt for så å skanne inn produktet som skal returneres. Hva som skal skje med varene velges under alternativet Returnerte varer skal Man velger så om beløpet skal utbetales eller om det skal lages en tilgodelapp under alternativet Skyldig beløp. Den returnerte varen kan også erstattes i en tilsvarende eller annen vare. Etter at den returnerte varen er skannet inn trykk knappen Retur vare og den endres til ERSTATTES. Skann så inn erstatningsvaren og den vil vises i rødt i listen. Gjør så opp med knappen Betaling eller bruk knappen Avslutt for å lagre. ~ 14 ~

15 1.2 Kassaregistreringsbildet Kassabildet er et veldig aktivt bilde. Her trykker du på det du vil endre eller velge. Søkefelt Behandlinger vil ha vises med blå bakgrunn og produkter med rosa. Mulighetene i kassabildet er som følger: Man starter ved å velge ansatt på høyre side deretter type behandling brukt. Behandlingene er fordelt inn i ulike kategorigrupper med gul bakgrunn. Man kan også søke på behandlinger samt produkter i Søkefeltet, her kan også strekkode for produkter benyttes. Når produkt/behandlings søk bildet er oppe kan man benytte tasten Mellomrom for å markere flere varer og godkjenne valgene med Enter. Får å endre ansatt på vare/behandling trykk på ansatt i kolonnen Ansatt. Grei å bruke hvis man er flere ansatte som har arbeidet med samme kunde. Får å endre pris, antall eller legge til en rabatt på vare/behandling, trykk på summen i kolonnen for Pris, Antall eller Rabatt. Har man solgt en behandling ekstra som ikke var avtalt på forhånd kan denne markeres som merbehandling. Ved å trykke på feltet i kolonnen Sum, markeres behandlingen som merbehandling og vil vises med grønn bakgrunn. For å slette en vare/behandling trykk på navnet i kolonnen Beskrivelse Ved flere avdelinger vil kun behandlinger og produkter vises for den avdelingen som er valgt. Ved behov kan man å sette behandlinger/produkter på Samleregning. Dette er kjekt å bruke eks hvis noen andre ønsker å slå noe inn på kassen eller noe annet skal gjøres før man kan slå det ut. Man kan så hente innslagene når man ønsker Hele eller deler av beløpet kan settes på en faktura ved å benytte knappen Kasse som betaling. ~ 15 ~

16 Knappen Fordringer gir en oversikt over alle fakturaer som ikke er gjort opp. Finnes også under Hovedmeny Diverse Utestående fordringer Andre muligheter i kassebildet Mer behandling Behandlinger kan markeres som mer behandling hvis ikke behandlingen er avtalt på forhånd. Dette gjøres ved å trykke på behandlingens sum under kolonnen Sum. Behandlinger markert som mer behandling vil ha en grønn bakgrunn på summen. Det kan lages en rapport over mer behandlinger slik at man kan se hvilken ansatt som er flinkest på mer salg av behandlinger Klippekort funksjon Den siste kolonnen for hver behandling/produkt kalt KL brukes til å aktivere klippekortfunksjonen. Ved å trykke feltet for enten en behandling eller vare kan man sette antallet som må oppnås. Denne vil telle ned 1 for hver gang samme produkt eller behandling kjøpes. Når klippekortet er på verdien 1 og samme produkt/behandling legges inn i kassebildet vil en melding komme frem på skjermen som forteller at klippekortet er fullført. Denne funksjonen kan tas i bruk ved kampanjer og lignende. ~ 16 ~

17 1.2.2 Samleregning I kundebilde er det mulig for å sette kassainnslagene på samleregning. Kassainnslagene som settes inn på samleregning, kan nå stå der, selv om andre kunder blir slått inn i mellomtiden. Inne i kassabildet betyr knappene under. Lisen er tom En eller flere registreringer ligger på samleregning Muligheter i samleregning: For å sette kassainnslagene som en samleregning benyttes knappen Samleregning. Samleregningene er listet under Tidligere ikke avsluttete samleregninger og kan hentes til Kassabildet. Her kan man krysse av de regningene man ønsker under kolonnen Hent i listen og hente dem ved å bruke knappen Hent merkede. Inne i kundebildet vil den eller de innhentede samleregningene vises som vist under Fordringer ~ 17 ~

18 Her får man en liste over alle fakturaer som ikke er gjort opp. Muligheter Man kan endre navn og adresse på mottaker av fakturaen samt endre forfallsdato, gebyr og tillegg. Dette gjøres ved å velge en faktura i listen og trykker knappen Endre. En eller fler fakturaer kan hentes og gjøres opp i kassen. Marker fakturaen under kolonnen Hent til kasse og godkjenn med knappen Utfør handlinger. En eller fler fakturaer kan fjernes fra listen hvis den er betalt. Marker fakturaen under kolonnen Betalt bank og godkjennes med knappen Utfør handlinger. Hvis en eller flere fakturaer har forfalt kan det legges til purring på dem. Dette vil legges til automatisk ved forfall. Hvis man ønsker så kan man også legge til dette manuelt: Marker fakturaen under kolonnen Purr og godkjenn med Utfør handlinger. Det vil da bli lagt til purregebyr på fakturaene. Purregebyret kan endres i menyen Hovedmeny Diverse Salong Purregebyr. ~ 18 ~

19 1.3 Timeboken Timeboken brukes til å skrive inn nye timer, flytte eller slette, samt sette fravær eller for å få oversikt over registrerte avtaler. Timeboken kan nås uansett fra hvor i programmet du er med Ctrl-A. Farger kan nå endres i Timeboken, detta kan gjøres fra Hovedmeny Diverse Salong Innstillinger II Muligheter: Ved registrering av ny avtale trykker man på ønsket ledig tidspunkt under en ansatt. Man blir da tatt videre til Valg for tidspunkt. Ved endring av en avtale trykker man på en avtale og velger Endre. Man får da opp Behandlingsregistrering. Ønsker man å endre tidspunkt for en avtale trykker man på den man ønsker å endre og velger Flytt time fra menyen. Man trykker så på det tidspunktet man ønsker å ha avtalen. Her kan man fritt bla mellom dager/uker for å finne en tid som passer. Ved sletting av en avtale, pause, fravær eller annet trykker man på det man ønsker å fjerne og velger Slett fra menyen. På høyre side kan man navigere rundt i Timeboken. - Bruk Opp og Ned for å navigere i tidspunkt på dagen og Frem/Tilbake en dag for å bytte dager. - Knappen Kalender gir deg muligheten til å velge en spesifikk dag og knappen I dag tar deg tilbake til dagens avtaler. - Uke-oversikten nederst til høyere gir deg muligheten til å bla frem og tilbake i uker og gir en enkel navigasjon for å hoppe mellom dager i uken. ~ 19 ~

20 Dagoversikt gir en oversikt over hele dager og her kan man også gjøre utskrifter av Timeboken. Har man flere avdelinger kan man skifte oversikt mellom disse ved å trykke på Winklipp øverst. Ukeoversikt for en spesifikk ansatt får man ved å trykke på den ansatte man ønsker for så å velge Uke liste fra menyen. Grei å bruke for å få oversikt om en ansatt har noe ledig uke for uke. Kan da også trykke på ansatt for dagen det gjelder og velge Dags oversikt for denne dagen og se om andre har ledig time. De ansatte har muligheten til å skrive meldinger til hverandre. Ved å trykke på den ansatte man ønsker å skrive en melding til og velger Melding fra menyen kan man gjøre dette. Når en ansatt har fått en melding vil bakgrunnen på den ansattes navn endres til rødt. Den ansatte følger så samme prosedyre for å lese meldingen og markerer den som lest. En funksjon som er kjekk å bruke er Registrerte timer styrer timeboken. Denne kan aktiveres i Hovedmeny Diverse Salong Registrerte timer styrer timeboken. Da vil timer for de ansatte registrert under Timer i hovedmenyen vises i Timeboken. De faste arbeidstimene for de ansatte vil vises i ukene fremover og det vil bli lettere for andre ansatte å registrere timer for andre frem i tid. Det vil fortsatt være mulig å endre arbeidstiden i Timeboken manuelt som vanlig. ~ 20 ~

21 1.3.1 Valg for tidspunkt Dette bildet kommer opp ved valg av tidspunk for en ansatt i Timeboken. Muligheter: Man kan velge at en ansatt er opptatt i form av Pause, Møte eller har Resepsjon en tidsperiode. Knappen X-Ut dagen setter ansatt som opptatt/fri ut dagen fra valgt tidspunkt Timeboken. Man kan bruke kommentar feltet for å utfylle valget med fler detaljer. Dette vil vises i Timeboken. Velge hvilken kunde som ønsker å avtale time. Dette kan gjøres ved å søke etter eksisterende kunde på enten navn, etternavn, tlf nr eller fødselsdato, velge kunde og så trykke HENT. Ved å starte søket med symbolet % søkes kun på fornavn. Ved ny kunde benyttes knappen Ny. Ved drop-in kan knappene Drop-in Dame/Mann benyttes. Da vil kundeinformasjonen bli forhåndsutfylt som drop-in mann/kvinne i Behandlingsregistrering. Knappen Dagens Kunder vil gi en oversikt over kunder man har sett Kundebildet på denne dagen. Har en av kundene i listen betalt for en behandling vil de fjernes fra denne listen. ~ 21 ~

22 1.3.2 Behandlingsregistrering Muligheter: Endre eller registrere ny kundeinformasjon. Registrere ønsket behandling for kunden. Behandlingene er fordelt inn i ulike kategorigrupper med gul bakgrunn. Tidsbruk for en eller flere behandlinger vil være markert med rød bakgrunn i timelisten. Enkelte behandlinger vil ha en dødtid og vil da ikke vises med rødt i timelisten. Endring av varighet en behandling tar samt oppsett av dødtid for en behandling kan gjøres i Hovedmeny Vare Vedlikehold behandlinger. Holde av en eller flere ressurser med knappene Ressurs. Denne brukes for å ikke overbooke behandlinger som krever samme ressurs. Når en ressurs er holdt av vil ikke andre avtaler i timeboken ha muligheten til å holde den av i samme tidsperiode. Man kan manuelt sette tider en holdt av ressurs kan være tilgjengelig under Ressurs Ledig. Sende påminnelse via Mail eller SMS til kunde. Krever at E-post / Mobil nr er registrert. Med pilene Opp og Ned kan man sette antall dager før avtalen påminnelsen skal sendes ut. Ved bruk av knappene 1,2,3 eller 4 timer kan man også sende ut en påminnelse samme dagen som avtalen. Påminnelsen vil da bli sendt ut X timer før avtalen. Hvis det tidligere er anbefalt et produkt/en behandling med Post-it funksjonen i kundebildet vil dette vises her. Kommentar feltet kan brukes til å notere tilleggsinformasjon for time. Kommentaren vil vises i Timeboken ved å holde over den registrerte timen. Bekreftelse SMS og avslutt sender en SMS med behandlingstid til kunden og Timekort og avslutt skriver ut en påminnelse om behandlingen til kunden fra kvitteringsskriveren. ~ 22 ~

23 1.3.3 Ventelistefunksjon Hente kunde i venteliste Legge til ny kunde i venteliste Denne funksjonen kan aktiveres i Hovedmeny Diverse Salong Ventelistefunksjon. Dette er en funksjon man kan ta i bruk hvis man til tider har en full Timebok og kunder ønsker time. Muligheter: Her kan man registrere dager og tid på døgnet som passer for kunden samt behandling det er snakk om. Behandlingene er fordelt inn i ulike kategorigrupper med gul bakgrunn. Tidsbruk for en eller flere behandlinger vil være markert med rød bakgrunn i timelisten. Enkelte behandlinger vil ha en dødtid og vil da ikke vises med rødt i timelisten. Endring av varighet en behandling tar samt oppsett av dødtid for en behandling kan gjøres i Hovedmeny Vare Vedlikehold behandlinger. Skulle det bli en åpning i Timeboken, kan kunder i ventelisten overføres til Timeboken enkelt ved å trykke på avtalen og velge Timebok. Timeboken vil da komme frem og man trykker på ønsket tidspunkt for avtalen og den vil legges inn automatisk. Avtaler i ventelisten kan endres eller fjernes ved å trykke på dem og velge ønsket alternativ. Skulle en avtale være en uke gammel i ventelisten i endres bakgrunnsfargen til oransje og skulle den være eldre enn en uke vil den endres til rød. ~ 23 ~

24 2 Oppgjør Vi finner Oppgjør som valg nr 4 fra hovedmenyen Prosedyre/Muligheter: Velg hvilken ansatt som gjør oppgjøret. Ved valg av fortsett, vil kunder som har registrert avtale i timeboken denne dagen uten omsetning vises. For å kunne ta kasseoppgjøret må alle innslag i kassen være betalt. Linjer med rød bakgrunn er behandlinger/produkter som er slått inn i kassen men ikke blitt betalt. Ved å markere en av disse kan man bruke knappen Makuler hvis den skal fjernes eller bruke knappen Kasse for å komme til Kassaregistreringsbildet å gjøre ferdig salget. Når ingen av linjene har rød bakgrunn har man mulighet til å trykke på knappen Kasseoppgjør. Knappen Utskrift vil skrive ut kvitteringen for markert salg i listen. Ved å markere et salg i listen kan man se hvilken for form for betaling som har blitt brukt under Betalingsform. Dette bildet kommer opp etter man har trykket knappen Kasseoppgjør. ~ 24 ~

25 Prosedyre: Beløpt fra forrige oppgjør står under Overført fra forrige oppgjør øverst. Start ved å avstemme terminal, se om beløpet stemmer, hvis ikke skriv inn det som står på avstemmingslappen ved å trykke på Terminal. Legg inn kvitteringer på uttak av kasse eks kaffe og lignende. Trykk knappen KontoPlan. Tell opp kassen og se at beløpet stemmer. Trykk Opptelt Kasse for å gjøre endringer. Her kan man også bruke skjema knappen til høyre for beløpet for å gjøre opptellingen av kassen enklere ved å slippe å bruke kalkulator eller skrive ned manuelt. Beløpet du ønsker å ta ut av kassen skriver du inn ved å trykke på Salong safe eller på en lapp i kassen. Penger som er blitt satt inn i banken skrives inn ved å trykke på Bankinnskudd. Her vil penger bli tatt fra safen, er safen tom vil beløpet tas fra Opptelt Kasse. Se så på beløpet Overføres til neste oppgjør nederst. Tell pengene i kassen, det er dette som skal være i kassen inkludert vekslepenger. Dette overføres til neste dag. Godkjenn så oppgjøret med knappen Godkjenn. Det vil nå komme opp en utskrift av oppgjøret. Ønsker man å slette siste oppgjør kan dette gjøres under Hovedmeny Diverse Slett siste oppgjør. ~ 25 ~

26 3 Timer Vi finner Timer som valg nr 5 fra hovedmenyen På dette bildet er Registrerte timer styrer timebok aktivert. Timer er kjekk å bruke for å notere ned arbeidstidene, overtid 50/100%, ekstra pauser enkelte dager og helligdagstillegg. Dette gjør det også lettere da man slipper å notere ned arbeidstimer på papir eller å gjøre dette manuelt for hver dag i Timeboken. Muligheter: Knappene Forrige og Neste endrer hvilken måned man har oversikt over mens Opp og Ned endrer hvilken ansatt man ser timer for. Ved ønske om å registrere timer trykker man på ønsket dag for så å trykke knappen Endre. Her skriver man inn periode på dagen man jobber, om man har ekstra pause, jobber overtid eller har helligdagstillegg. Man kan også skrive en kommentar for hver enkelt dag. Disse mulighetene har man også direkte uten å gå via knappen Endre. Man kan trykke på ønsket felt å skrive informasjon direkte inn i listen, man kan så navigere enkelt rundt med piltastene på tastaturet og bruke delete for å fjerne informasjon. Alle klokkeslett må registreres med 4 desimaler. Et eksempel er 9:00 istedenfor 09:00. Her vil 9:00 bli sett på som ugyldig og vil bli fjernet ved lukking av menyen Timer. Man har muligheten til å aktivere en funksjon kalt Registrerte timer styrer timebok. Da vil timer for de ansatte registrert under Timer i hovedmenyen vises i Timeboken. Man ser da når de ansatte er ~ 26 ~

27 på jobb og ikke. Med denne aktivert vil man få noen ekstra funksjoner som gjør det enkelt å repetere faste arbeidstimer. Ønsker man å repetere en dag trykker man på den ønskede dagen og trykker knappen Kopier dag. Man får da opp to nye valg der man kan definere tidsperioden dagen skal repeteres. Den ene kalt Ut året setter datoen til den siste dagen i året, mens ved å trykke på datoen kan man egendefinere med hjelp av en kalender. Etter datoen er bestemt får man opp nye alternativer som lar deg bestemme om dette gjelder hver uke, hver andre uke eller tredje uke osv. Når alle alternativer er bestemt godkjenner man så med knappen Utfør. Man kan også repetere hele uker, man følger da samme prosess men da med å velge mandagen i uken det gjelder også knappen Kopier uke. Man kan bruke dette også for å fjerne registrerte repeterende arbeidstimer, man velger da en dag eller en uke som er tom for å så velge kopier. Denne funksjonen kan aktiveres i Hovedmeny Diverse Salong Registrerte timer styrer timeboken. Ved bruk av timebok på nett må denne funksjonen være aktivert da Timeboken synkroniseres med Timeboken på nett. ~ 27 ~

28 3.1 Oppsett av timebok på nett Hva skal bedriften gjøre av forarbeid før timebok på nett skal settes opp: Innstillinger i WinKlipp Oppsett av behandlinger Timeregistrering Bilde, logo og personalia Da dette er gjort vil AktivData ha alt de trenger til å sette opp nettboken. Det anbefales også å ta en titt på: NB for Timebok på nett Innstillinger i WinKlipp Inne på Hovedmeny Diverse Salong skal følgende valg krysses av: Ventelistefunksjon. Timebok STOR. Registrerte timer styrer timeboken. Da dette valget slås på vil kun de ansatte som har registrert sine timer frem i tid vises i timeboken. Dersom en ansatt ikke har registrert timer for eksempel den 05.05, vil ikke denne ansatte vises i timeboken denne dagen. ~ 28 ~

29 3.1.2 Oppsett av behandlinger Hovedmeny Varer Vedlikehold behandlinger Alle behandlinger bør settes opp med hvilket tidsforbruk behandlingen har. Dette gjør du ved å gå inn på hver enkelt behandling, og krysser av hvilket tidsforbruk behandlingen har. For eksempel en farge krysser vi av på 15, og 30. Hopper over 45 og 60, og krysser deretter av på 75. Dette betyr at tidsforbruket på denne behandlingen er at vi jobber i 2 kvarter med å blande og sette i fargen. Deretter virker fargen i 2 kvarter. (Dødtid), så bruker vi 1 kvarter på å skylle fargen ut. En dameklipp ville vi eksempelvis krysset av på 15,30 og 45. Det vil si at vi bruker 3 kvarter på behandlingen. Velg deretter hvilken fargekode du ønsker på behandlingen. For behandlinger som ønskes å ha på nettet, setter det et gangetegn (*) foran navnet på behandlingen. På denne måten vet AktivData, hvilke behandlinger bedriften ønsker å ha på nettboken, for det er ikke alle behandlinger som vil være aktuelle å ha på nettboken. ~ 29 ~

30 3.1.3 Timeregistrering Hovedmeny Timer Alle som skal bruke timeboken bør forhåndsregistrert timene de skal jobbe i fremtiden. Her registrerer du timene for en uke. Den uken du har registrert, kan du kopiere ved å trykke på mandagen i den aktuelle uken. Da kan du kopiere uken til en bestemt dato, eller ut året. Uken kan kopieres til hver eneste uke fremover til valgt dato, eller til annenhver, hver t3. 4., 5. eller 6. uke fremover. Timer registrert for de ansatte blir automatisk synkronisert med timeboken på nett. Fordelen med dette er at kundene ikke kan registrer timer på en ansatt som ikke er på jobb, eller ikke jobber hele dagen. ~ 30 ~

31 3.1.4 Bilde, logo og personalia AktivData bør få tilsendt: Bilde av alle ansatte, med tilhørende navn. Logo til salongen Evt. link til hjemmeside for salongen. Full besøksadresse, telefonnummer, OrgNummer og E-post adresse til salongen NB for Timebok på nett Dersom salongen ikke har en egen hjemmeside, må salongen anskaffe seg et domene. De som da registrerer dette, skal automatisk kaste alle som går inn på dette domenet til linken for timeboken dere vil motta fra AktivData De med en hjemmeside fra før må lage et menyvalg som for eksempel heter Nettbestilling, online timebestilling eller Bestill time online. Bak dette valget skal da linken til salongens timebok ligge. En link til timeboken vil ha formatet: og vil bli sendt på mail når timeboken på nett er opprettet. ~ 31 ~

32 3.2 Timebok på nett Når timebok på nett er klart til å brukes må man alltid huske på å starte "Aktiv Data Server" ved starten på dagen. Det er dette programmet som kommuniserer med Timebok på nett og Winklipp. Den overfører arbeidstimer, bestillinger og avbestillinger mellom de to. Foruten de standardiserte sidene har man mulighet til å lage egne sider som er tigjengelige for alle, kun ansatte eller kun administrator. Når man får timebok på nett vil det som standart ligge en ekstra side kalt "Egendefinert side" for hver av brukergruppene. Disse sidene kan endres eller fjernes under Sidene når man er pålogget som administrator. Det er også her man oppretter nye sider de ulike gruppene har tilgang til. Når man ønsker å endre eller legge til flere ansatte eller behandlinger etter at AktivData har satt opp timeboken, må AktivData kontaktes. Dette er fordi hver ansatt og behandling er koblet sammen lokalt med timeboken på nett. Gjør man foreksempel endringer som å fjerne en behandling i Winklipp som også ligger tilgjengelig på timebok på nett, må den også fjernes derifra. Her er det lett å trå feil så det kan være lurt å kontakte oss slik at det blir riktig. Et eksempel på en forside: ~ 32 ~

33 3.2.1 Tilgangsoversikt for brukergruppene Alle: Nyheter Startside Prisliste Se ledige tider Bildearkiv Kontakt oss Ansatte: Startside Kundekartotek Ansatte Timebok Drop in Kontoret - Avtalerapport - Fravær - Opptatt - Arbeidstid Endre mine data Logg ut Kunder: Startside Timebestilling Mine avtaler Endre mine data Logg ut Administrator: Startside Brukeradmin Ansatte Kontoret - Grunninnstillinger - Avtalerapport - Fravær - Opptatt - Arbeidstid - Åpningstider - Behandlingstilbud - Avtalelogg Nyheter Sidene Rundskriv Bildearkiv Oppsett - Grunninnstillinger - Endre på utseendet - Endre toppbanner - Endre stilark Logg ut Testsider: Kunde: Egendefinert side Egendefinert side 2 ~ 33 ~

34 3.2.2 Muligheter for de ulike sidene Nyheter Nyheter er tilgjengelig i menyen når man ikke er pålogget. Her vises nyheter lagt ut av salongen. Man har muligheten til å sette nyheter som startsiden når man ikke er logget inn. Dette kan gjøres under Oppsett- > Grunninnstillinger når man er pålogget som administrator. Når man er pålogget som administrator er også nyheter tilgjengelig i menyen. Her kan man endre, slette og legge til nye nyheter for salongen. Man har mange muligheter når man endrer eller lager en ny nyhet blant annet muligheten for å legge til bilder. Dette er mulighetene man har ved opprettelse av en ny nyhet eller ved endring av en eksisterende: - Velge en eksisterende nyhet i rullegardinen og gjøre endringer på den. - Man kan bestemme at nyheten alltid skal vises øverst på nyhetssiden. - Overskrift, Ingress og Ingressbilde kan endres. - Når det gjelder selve innholdet i nyheten legges dette til ganske likt som i et annet skriveprogram. - Man kan legge til overskrifter, endre størrelse på tekst, legge til punkter og lister samt bilder. - Knappene er nokså like som i andre skriveprogram så man finner lett frem med å prøve seg frem. Når man bruker legg til bilde knappen vil den spørre etter en URL. Dette er internett adressen til bildet. Eks på en slik adresse er: Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 34 ~

35 Prisliste Prisliste er tilgjengelig i menyen når man ikke er pålogget. Her vises alle behandlingene man kan bestille via nettsiden gruppert under kategorier. For hver behandling vises det ca tid for utførelse og pris. Ønsker man å gjøre endringer på behandlinger som tilbys eller å fjerne en behandling permanent/midlertidig gjør man dette under Kontoret - > Behandlingstilbud når man er pålogget som administrator Se ledige timer Tilbake til Tilgangsoversikt Se ledige timer er tilgjengelig i menyen når man ikke er pålogget. Her vises alle de ansatte man kan bestille time hos. Ved å trykke på en av de kommer ukeoversikten opp for den ansatte og man kan se når de er på jobb og om de er opptatt eller har ledig time. Man kan her veksle mellom alle de ansatte for å se ukeoversikten for dem også. Ønsker kunden å bestille time på et ledig tidspunkt må kunden opprette en bruker eller logge inn med en eksisterende og velge Timebestilling. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 35 ~

36 Startside Det finnes totalt fire startsider. En vises og er tilgjengelig når man ikke er logget inn, en når kunden er logget inn, en for de ansatte og en siste for administrator. Startsidene kan endres under Sidene når man er pålogget som administrator. Et eksempel på en startside: Om man ønsker kan man deaktivere startsiden når man ikke er logget inn og heller vise Nyheter siden. Dette kan gjøres under Oppsett- > Grunninnstillinger når man er pålogget som administrator. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 36 ~

37 Kundekartotek Kundekartoteket er tilgjengelig når man er pålogget som en ansatt. Her kan man velge en kunde fra en liste eller søke etter kunden. Ved søk etter kunde brukes Fornavn og Etternavn, man har også mulighet til å kun vise kunder fra Min klubb. Når en kunde er valgt kan man endre kundens: - Personalia - E-post - Behandlingsinformasjon - Brukernavn/Passord - Om kunden er aktiv eller ikke. Er brukeren satt som ikke inaktiv kan ikke kunden logge seg inn. Tilbake til Tilgangsoversikt Ansatte Ansatte er tilgjengelig når man er pålogget som en ansatt eller administrator. Har vises alle de ansatte som har en brukerkonto på siden. For hver ansatt vises det: - Navn - ID - Bilde - Tlf nr - E-post ~ 37 ~ Tilbake til Tilgangsoversikt

38 Timebok Timebok er tilgjengelig når man er pålogget som en ansatt. Her vises ukeoversikten opp for den ansatte som er logget inn og man kan se når man har time eller har ledig time. Man kan her veksle mellom alle de ansatte for å se ukeoversikten for dem også. Øverst kan man velge hvilken uke man vil se oversikten for Drop in Tilbake til Tilgangsoversikt Drop in er tilgjengelig når man er pålogget som en ansatt. Her kan man legge til avtaler for kunder som kommer innom uten en avtale og som er vanskelig å plassere rett i avtaleboken. Registreres mobil nr til kunde kan det sendes en sms til kunden når det er funnet plass i avtaleboken. Er det registeret noen på Drop in vil disse vises i en liste. Når det er en plass i avtaleboken kan man bruke knappen Legg inn for å legge en av avtalene i listen til i avtaleboken og er kundens mobilnummer registrert vil kunden få beskjed på sms når timen begynner. Når en av avtalene i listen er lagt til i avtaleboken vil de fjernes fra listen. En lignende funksjon finnes i Winklipp programmet kalt Ventelistefunksjon. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 38 ~

39 Kontoret Disse menyene i Kontoret er tilgjengelig når man er pålogget som en ansatt og har tilgang til dette. Menyer med * er kun tilgjengelig når man er pålogget som administrator. Avtalerapport På denne siden kan du hente ut rapporter over avtaler basert på valgte innstillinger. Typisk bruk av denne siden er hvis du ønsker en oversikt over avtaler der kunden ikke møtte slik at du i ettertid kan fakturere kunden. Man kan filtrere søket med: - Fra og til dato - Behandler - Normale avtaler - Avbestilte avtaler - Avtaler der kunde ikke møtte. - Drop-in avtaler. - Vis bare avtaler som har varer (bestilt av kunde). Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 39 ~

40 Fravær Denne siden brukes til å legge inn og vedlikeholde fravær som skal vises i timeboken. Man kan også bruke siden til å se avtaler som blir berørt av fravær. Legger man inn et fravær på en ansatt har ikke kunder mulighet til å bestille på denne ansatte. Man kan derfor også bruke denne menyen for å enkelt legge til tid en ansatt er borte som i ferie eller permisjon. Man kan da også legge til en kommentar på den ansatte slik at kundene ser dette og derfor vet hvorfor de ikke kan bestille time på den ansatte. Dette er en mye enklere måte enn å sette den ansatte som ikke aktiv/passiv i nettboka(som ikke er anbefalt). Står den ansatte som ikke aktiv i nettboka vil ingen av endringene gjort i WinKlipp for den ansatte bli lastet opp til nett. Man setter inn dato og tidspunkt og trykker lagre for å registrere fraværet. Ved bruk av knappen Avtaler berørt av fravær vises alle avtaler som blir berørte i en liste. For å finne igjen tidligere fraværs datoer benyttes knappen Søk. Da vil de vises en liste hvis det er noe fravær i f.o.m. datoen satt. Man kan sette en restriksjon for de ansatte slik at kun administrator kan sette fravær. Dette kan gjøres under Kontoret > Grunninnstillinger når man er pålogget som administrator. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 40 ~

41 Opptatt Denne siden brukes til å legge inn når en behandler er opptatt, dvs. tidsrom kunden ikke kan bestille time. Man kan bruke Gjentakende opptatt tid ved faste avtaler som eks. lunsj, vareopptelling eller felles møte o.l. Man setter inn dato og tidspunkt og trykker lagre for å registrere opptatt tid. Ved bruk av knappen Avtaler berørt av opptatt tid vises alle avtaler som blir berørte i en liste. For å finne igjen tidligere tider man har satt som opptatt benyttes knappen Søk. Da vil de vises en liste hvis det finnes noen tider der det er satt opp opptatt tid i f.o.m. datoen satt. Man kan sette en restriksjon for de ansatte slik at kun administrator kan sette opptatt tid. Dette kan gjøres under Kontoret > Grunninnstillinger når man er pålogget som administrator. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 41 ~

42 Arbeidstid Denne siden brukes til å legge inn en behandlers arbeidstid. Arbeidstid som blir satt utenfor åpningstiden blir ignorert. I tillegg til normal arbeidstid er det mulig å legge inn avvikende arbeidstid for en uke (f.eks. hvis det er langåpent). Muligheter for arbeidstid: - Endre arbeidstider i den normale arbeidsuken - Endre tidene i den normale arbeidsuken og lagre som en avvikende uke ved å velge en spesifikk uke. - Lagre arbeidstidene i en uke som en mal. Malen kan senere hentes frem og lagres som en arbeidsuke. - Vise avtaler utenfor arbeidstidene med knappen Avtaler utenfor arbeidstid. - Alle spesielle uker inkludert de normale arbeidstidene vises i en liste nederst. Her kan man Vise, Endre og Slette ukene. Man kan filtrere ut hva som skal vises i listen med å bruke feltet vis kun f.o.m. Man kan sette en restriksjon for de ansatte slik at kun administrator kan sette arbeidstid. Dette kan gjøres under Kontoret > Grunninnstillinger når man er pålogget som administrator. ~ 42 ~ Tilbake til Tilgangsoversikt

43 *Grunninnstillinger Her kan man endre diverse innstillinger: - Oppløsning for timeboken i minutter - Tilleggstid for lærlinger i minutter - Opptatt avrunding for rute i prosent - Maksimal tid fremover man kan bestille time i dager - Minimum tid for avbestilling i timer - Minimum tid for bestilling i minutter Man kan også velge om: - Logging av endringer i timeboken er skal gjøres. - Medarbeider kan legge inn og endre fravær og opptatt tid selv. - Medarbeider kan legge inn og endre arbeidstid selv. - Medarbeider må identifisere seg med PIN kode. - Timebestilling for kunder skal deaktiveres. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 43 ~

44 *Åpningstider Her legger du inn åpningstider for din salong. Disse tidene blir brukt som grunnlag for start- og slutt tid for timeboken. Vær oppmerksom på at hvis du endrer åpningstider kan avtaler falle utenfor og derfor ikke vises i timeboken. Hvis dette skjer vil du få en advarsel med rapport over hvilke avtaler det gjelder. Man kan også her legge til avvikende åpningstider for uker utenom det vanlige, eks påske, sommer osv. Muligheter for arbeidstid: - Endre åpningstider for den normale arbeidsuken - Endre åpningstidene i den normale arbeidsuken og lagre som en avvikende uke ved å velge en spesifikk uke så lagre. - Vise avtaler utenfor arbeidstidene med knappen Avtaler utenfor arbeidstid. - Alle spesielle uker inkludert de normale åpningstidene vises i en liste nederst. Her kan man Vise, Endre og Slette ukene. Man kan filtrere ut hva som skal vises i listen med å bruke feltet vis kun f.o.m. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 44 ~

45 *Behandlingstilbud På denne siden vedlikeholder du behandlingstilbud som din salong tilbyr. Du kan legge til, endre og slette behandlingsgrupper og behandlinger under behandlingsgruppene. : Opprette ny : Endre eksisterende : Slette gjeldende. Ved endring av behandling eller opprettelse av en ny kan man: - Velge behandlingsgruppe for behandlingen. - Velge navn for behandlingen. - Velge om behandlingen er aktiv for bestilling på nett. - Pris. Fra eller fastpris. - Varighet i minutter. - Legge til dødtid i behandlinger, tidstillegg avhengig av hårlengde og tidstillegg avhengig av hårtype. - Hvilke ansatte som tilbyr behandlingen. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 45 ~

46 *Avtalelogg På denne siden kan du se hele, søke i eller slette avtaleloggen. Hvis avtalelogg er slått på vil alle avtaler og endringer av avtaler både fra kunde og behandler logges. Dette vil imidlertid generere en del logging, så det er lurt å slette denne loggen minimum 4 ganger i året. Før man sletter kan det være lurt å ta en komplett rapport som man lagrer slik at man har en backup. Man kan filtrere logger man ønsker å se via "Se type logging". Her kan man velge: - Ny avtale opprettet av kunde - Avtale endret av kunde - Avtale avbestilt av kunde - Ny avtale opprettet av behandler - Avtale endret av behandler - Avtale avbestilt av behandler - Kunde møtte ikke - Avtale slettet av behandler I tillegg kan man definere "Endret av", "Navn på kunde" og "Endret til behandler" Man kan aktivere og deaktivere om avtaler skal logges. Dette kan gjøres under Kontoret > Grunninnstillinger når man er pålogget som administrator. Er avtalelogg deaktivert vil dette vises nederst på avtalelogg siden. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 46 ~

47 Endre mine data Endre mine data er tilgjengelig når man er pålogget som en ansatt eller kunde. Som kunde har man muligheten til å endre sin egen personalia samt: - Brukernavn - Passord - E-post - Ønske om SMS-påminnelse før avtale Som ansatt har man muligheten til å endre sin egen personalia samt: - Passord - Pin kode - Bilde - Informasjon om den ansatte - E-post - Behandler ikke (vises ikke i timebok) - Er lærling (gis tidstillegg når kunde bestiller time) Tidstillegget for lærling kan endres i menyen Kontoret > Grunninnstillinger. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 47 ~

48 Timebestilling Timebestilling er tigjengelig når man er pålogget som en kunde. Her vil det vises en liste over mulige behandlinger man kan velge. Kunden kan også her legge til en kommentar for bestillingen i et kommentarfelt under behandlingene. Når man går videre velger man hvilken ansatt man ønsker time hos. Da vil ukeoversikten for den ansatte kommer opp og her vises det når den ansatte har ledig time og er opptatt. Man kan også her enkelt veksle mellom de forskjellige ansatte for å se når de har ledig time. Man trykker så på et ledig tidspunkt for å bestille en time. Passer ingen av tidspunktene kan man velge forskjellige uker øverst på siden. ~ 48 ~ Tilbake til Tilgangsoversikt

49 Logg ut Logger deg ut av den påloggede brukeren og tar deg med til startsiden for timeboken. Tilbake til Tilgangsoversikt Bildearkiv Bildearkiv er tilgjengelig i menyen når man ikke er pålogget. Her kan man se bilder som har blitt lastet opp av salongen Når man er pålogget som administrator er også bildearkiv tilgjengelig i menyen. Her kan man endre, slette eller laste opp nye bilder som blir tigjengelig for alle. Ved bruk av Skjul valgte bilder vil bildene kun være tilgjengelig for administrator Kontakt oss Tilbake til Tilgangsoversikt Kontakt oss er tilgjengelig i menyen når man ikke er pålogget. Her vises det: - Firmanavn - Adresse - Tlf nr - Org. nr - Kontaktperson til firmaet. Det er også et kontakt oss skjema som kan fylles ut. Her vil det sendes en e-post til salongen. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 49 ~

50 Mine avtaler Mine avtaler er tilgjengelig i menyen når man er pålogget som kunde Viser en liste over avtaler brukeren har bestilt. Her har man mulighet til å endre på avtalen og slette den. Det er også mulighet for å vise tidligere bestilte avtaler. Tilbake til Tilgangsoversikt Brukeradmin Brukeradmin er tilgjengelig i menyen når man er pålogget som administrator. Her har man muligheten til å opprette eller endre kunder og ansatte. Man kan søke etter en kunde/ansatt eller velge fra en liste. Ved søk brukes Fornavn og Etternavn. Ved endringer har man mulighet til å sende en E-post til brukeren med endringene. Denne siden viser også når brukeren sist logget inn og når brukeren ble opprettet. Når en kunde er valgt har man muligheten til å endre: - Kundens personalia - E-post - Behandlingsinformasjon - Brukernavn - Passord - Sende SMS-påminnelse før avtaler - Om brukeren er aktiv.(kunden kan ikke logge inn hvis brukeren deaktiveres) ~ 50 ~

51 Når en ansatt er valgt har man muligheten til å endre: - Personalia for den ansatte - Brukernavn - Passord - Pin kode - Bilde - Informasjon om den ansatte - E-post - Om den ansatte kan fjerne avtaler i timebok - Behandler ikke (vises ikke i timebok) - Er lærling (gis tidstillegg når kunde bestiller time) Tidstillegget for lærling kan endres i menyen Kontoret > Grunninnstillinger. - Om brukeren er aktiv.(kunden kan ikke logge inn hvis brukeren deaktiveres) - Står en ansatte som ikke aktiv i nettboka vil ingen av endringene gjort i WinKlipp for den ansatte bli lastet opp til nett!. ~ 51 ~ Tilbake til Tilgangsoversikt

52 Sidene Sidene er tilgjengelig når man er pålogget som administrator. Her kan man opprette nye sider eller endre/slette eksisterende for Administrator, Ansatte, Kunde eller Allmennheten. For hver side har man også muligheten til å opprette undermenyer som vises i menyen når man går inn på den aktuelle siden. : Opprette undermeny : Endre eksisterende : Slette gjeldende. Når man bygger en ny side har man mulighet til å velge: - Sidenavn - Fanetekst - Hvilken type bruker siden skal tilhøre - Hvor i menyvalget siden skal vises Ved endring av en sides egenskaperi i ettertid kan man endre de samme tingene utenom hvilken type bruker siden skal tilhøre. ~ 52 ~

53 For å gjøre endringer på hva siden skal vise trykker man på selve navnet på siden. Her vil det å gjøre endringer på siden være ganske likt som å bruke et skriveprogram. Man kan legge til overskrifter, endre størrelse på tekst, legge til punkter og lister samt bilder. Knappene er nokså like som i andre skriveprogram så man finner lett frem med å prøve seg frem. Når man bruker legg til bilde knappen har man mulighet til å velge bilder fra bildearkivet eller å laste opp et nytt bilde som skal brukes Rundskriv Tilbake til Tilgangsoversikt Rundskriv er tilgjengelig når man er pålogget som administrator. På denne siden kan du sende e-post/nyhetsbrev til alle brukere med valgt rolle som har angitt at de ønsker å motta e-post. Det er også mulig å sende e-post med vedlegg (f.eks. en prisliste), men da må vedlegget være mindre enn 80Kb. De forskjellige rollene kan være: Alle, Administrator, Ansatte og Kunder. ~ 53 ~ Tilbake til Tilgangsoversikt

54 Oppsett Oppsett er tilgjengelig når man er pålogget som administrator På disse sidene endrer du oppsett og utseende av nettstedet ditt. Grunninnstillinger Her kan man endre informasjon om bedriften som: - Bedriftsnavn - Org. nr - Gate - Postboks - Postnummer - Poststed - Kontaktperson - E-post - Telefon - Telefaks - Navn på medlemsklubb Man har også muligheter som: - La nye brukere kunne registrere seg selv - Adressefelter i bruk ved brukerregistrering - Firmainformasjonsfelter i bruk ved brukerregistrering - Vis valget Prisliste i hovedmenyen - Vis valget Nyheter i hovedmenyen - Bruk nyhetssiden som startside - Gjør menyen Om ansatte tilgjengelig Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 54 ~

55 Endre på utseendet Her har man mulighet til å endre på fargene som vises på nettstedet, hvor menyen skal vises og hvor mange nyheter som skal vises og arkiveres. Når man ønsker å endre farge trykker man knappen, da kommer det opp et fargekart der man kan velge mellom ulike farger. Fargen til høyre viser den nåværende fargen. Man kan også manuelt taste inn en heksadesimale koden for fargen. Et eks er # som betyr svart. En god side man kan bruke for å finne enda flere farger er siden: Her finner du den perfekte fargen og noter deg den heksadesimale koden for fargen. Skriv så dette inn i ruten. (Siden er på engelsk) ~ 55 ~

56 Endre toppbanner Her har man muligheten til å endre toppbanner(logo). Man kan her laste opp et helt bilde som er toppbanneret eller en logo som vises på siden etterfulgt av salongens navn. Salongens navn hentes fra bedriftens navn og kan endres under Oppsett > Grunninnstillinger. Som standard vil bildet som lastes opp skaleres slik at det vil passe med siden. Blir dette feil kan man huke av for å ikke autoskalere bildet. Man har også mulighet til å laste opp flash som toppbanner hvis man ønsker et dynamisk bilde. Tilbake til Tilgangsoversikt Endre stilark Her kan man gå mer i dybden når det gjelder endring av utseende for hele nettstedet. Her bør man ha kunnskap innenfor bruk av stilark(.css). Vet man ikke hva man driver med kan fort siden bli ubrukelig. Så det anbefales at personer med erfaring gjør endringer her. Tilbake til Tilgangsoversikt ~ 56 ~

57 3.2.3 Opprettelse og fjerning av ansatte på nett Her må man være nøye slik at det ikke blir noe feil. Riktig ansatt ID til riktig ansatt WEB ID. Husk å lukke programmet Aktiv Data Server mens man gjør endringer Opprettelse av ansatt Når man oppretter en ny bruker i timeboken på nett og velger at dette er en ansatt i feltet rolle, vil det bli opprettet en WEB ID for denne brukeren etter at man lagrer. Web ID for hver ansatt finner man i menyen Ansatte og står som ID. Menyen Ansatte er tilgjengelig når man er pålogget som administrator eller som en ansatt. I programmet WinKlipp lokalt på maskinen går man inn på menyen Bruker og velger den aktuelle ansatte som skal være på nett og velger Endre. I feltet WEB ID skal man skrive inn det tallet som den ansatte har blitt tildelt på timebok på nett, altså ID som står oppført for den ansatte i menyen Ansatte. WinKlipp Nå vil WinKlipp lokalt snakke med timeboken på nett og overføre avtaler og endringer seg imellom. Har man gjort noe feil vil det komme opp en feilmelding i programmet Aktiv Data Server som er programmet som kommuniserer med timeboken på nett. ~ 57 ~

58 Fjerning Ved fjerning av ansatt eller deaktivering fra timeboken på nett gjøres dette i menyen Brukeradmin som er tilgjengelig når man er pålogget som administrator. Her velger man hvilken ansatt det gjelder i listen og fjerner haken for valget: nederst på siden. Man må også huske på og fjerne WEB ID som er lagret i WinKlipp programmet på den ansatte. I programmet WinKlipp lokalt på maskinen går man inn på menyen Bruker og velger den aktuelle ansatte som skal fjernes fra nett og velger Endre. I feltet WEB ID skal man fjerne det som står slik at den står tom. Glemmer man dette siste steget vil det komme opp en feilmelding i programmet Aktiv Data Server som er programmet som kommuniserer med timeboken på nett, da den prøver å kommunisere til en ansatt som ikke fins eller er blitt satt som ikke aktiv på nett. ~ 58 ~

59 3.2.4 Opprettelse og fjerning av behandlinger på nett Her må man være nøye slik at det ikke blir noe feil. Riktig ansatt ID til riktig ansatt WEB ID. Husk å lukke programmet Aktiv Data Server mens man gjør endringer Opprettelse av ny behandling Først må vi opprette behandlingen i WinKlipp hvis den da ikke allerede eksisterer. Man går inn på Varer -> Vedlikehold behandlinger > Velger behandlingen det gjelder i listen og velger Endre. Hvis det er snakk om en ny behandling velger man Ny. Mer informasjon om dette finner man i Manualen for WinKlipp under kapittelet Varer og Vedlikehold behandlinger. Nå må vi opprette den samme behandlingen i timeboken på nett. Dette gjør vi ved å gå inn på menyen Kontoret og velger Behandlingstilbud. Menyen Kontoret er tilgjengelig når man er pålogget som administrator. Forklaring om hvordan man oppretter en behandling står forklart i del kapittelet Kontoret -> Behandlingstilbud. Når en behandling er opprettet vil den bli tildelt en ID. ID for hver behandling kan man se under Kontoret -> Behandlingstilbud. Denne må stemme overens med WEB ID for behandlingen i WinKlipp. WinKlipp Har man gjort noe feil vil det komme opp en feilmelding i programmet Aktiv Data Server som er programmet som kommuniserer med timeboken på nett. ~ 59 ~

60 Fjerning av behandling på nett Når man ønsker å fjerne en behandling fra nett så kunder ikke kan bestille den fjør man dette ved å gå inn på menyen Kontoret -> Behandlingstilbud. Menyen Kontoret er tilgjengelig når man er pålogget som administrator. Her finner man den behandlingen man ønsker å fjerne og trykker på krysset ved den. Man må også huske på og fjerne WEB ID som er lagret i WinKlipp programmet for behandlingen. Dette gjør man vel å gå inn på Varer -> Vedlikehold behandlinger > Velger behandlingen det gjelder i listen og velger Endre. Her må tallet som står i Feltet WEB ID fjernes slik at det står tomt. WinKlipp Glemmer man dette siste steget vil det komme opp en feilmelding i programmet Aktiv Data Server som er programmet som kommuniserer med timeboken på nett, da den prøver å kommunisere informasjon til en behandling som ikke fins eller er blitt fjernet på nett. ~ 60 ~

61 4 Brukere Vi finner Brukere som valg nr 3 fra hovedmenyen Her har vi en oversikt over alle aktive ansatte. Muligheter: Sortering timebok lar deg endre rekkefølgen de ansatte vises i timeboken Ny ansatt/endre lar deg endre personalia på en ansatt og sette tilgangsinnstillinger. Her kan man også endre lønn for den ansatte. Lønninger gir deg en oversikt over lønninger utbetalt til de ansatte hver for seg og lar deg utbetale lønninger samt endre. Fravær gir deg en oversikt over fravær til de ansatte hver for seg og lar deg legge til fravær og lønn i fravær for de ansatte. Ved å krysse av for Vis alle brukere vises ansatte som har blitt satt som inaktive i listen. ~ 61 ~

62 4.1 Ny ansatt/endre Her får man en oversikt over personalia og tilgangsinnstillinger for den ansatte. Man kan også endre lønn og provisjoner under Lønninger. Muligheter: Personalia: o Navn, adresse, telefon og mailadresse. o Kontonummer for utbetaling av lønn o Passord. o Ansattnummer. Tilgangsinnstilinger: Er Systemadministrator huket av for den ansatte gjelder ingen av begrensningene satt under Bruker har ikke tilgang til. Man kan sette begrensninger for: o Moduler: Prosjektoppgaver, Status lærlinger og Kalkulasjoner. o Kunde: Reklamasjon og Fast rabatt(fr). o Brukere: Ny/Endre bruker, Fravær og Lønninger. o Oppgjør: Korrigeringer, Slette oppgjør og Endre bruker på oppgjør. o Timer: Endre/slette o Diverse: Salong, Konstanter, Rabatter, Sammenslåing, Vedlikeholdsfunksjoner, Utestående fordringer, Gavekort Ekstern, Meldings Senter, Tekster SMS og påminnelser, Provisjon uavhengig av rabatt og F10-F12. o Rapport: Rapport over registre, Kunderapporter, Økonomirapporter, Diverse statistikker, Grafiske oversikter, Excel-Rapporter og SMS-Meldinger. o Varer: Ut av lager, Varetelling årsslutt, Forskudd/Uttak, Avdelinger, Pakkeløsning salg og Avtaler behandlinger. o Gavekort: Endre/Slett. Lønninger Her kan man sette den ansattes Lønn i form av Timelønn, fastlønn, minstelønn. Man setter også skattetrekk prosenten og om lønn utbetales hver uke eller hver periode. Man kan også sette provisjoner for den ansatte ved å bestemme grunnlag for provisjoner. 4.2 Lønninger Her får man en oversikt over lønninger utbetalt til de ansatte med antall timer, fravær, overtid, skatt og brutto utbetalt for hver lønning. Her kan man også regne ut lønninger for de ansatte og også endre dette i ettertid. Muligheter: Ny/Endre Her velger man først tidsperiode lønningen er for. Trykk så knappen kalkuler og det vil bli hentet ut arbeidstimer, tillegg, overtid og betalt fravær i tidsperioden for den ansatte. Oversikten vil nå vise Provisjon hvis oppnådd for den ansatte. Man kan også legge til Lønnstillegg og Andre Trekk ved bruk av knappen Ny/Endre. Når dette er gjort kan man skrive ut en lønnslipp ved bruk av knappen Print. Slett Fjerner den markerte lønningen for den ansatte. ~ 62 ~

63 4.3 Fravær Her får man oversikt over fraværs meldinger for de ansatte. Meldingen viser i oversikten Til/Fra dato, Fraværskode, Egendefinert tekst og betalte Timer i fraværet. Muligheter: Ny/Endre Her velger man Til/Fra dato, Kommentar og Fraværskode. Fraværskoder: o 101 Egenmelding o 102 Ulønnet permisjon o 103 Lønnet permisjon o 104 Sykt barn o 105 Ferie o 106 Sykemelding o 107 Opplæring/Kurs o 108 Jobbing på modell o 109 Bevegelig helligdag o 110 Avspasering o 111 Administrasjon salong o 112 Diverse annet Man kan også spesifisere antall timer lønnet i fraværet. Slett Fjerner det markerte fraværet for den ansatte. ~ 63 ~

64 5 Rapport Vi finner Rapport som valg nr 7 fra hovedmenyen I denne menyen har man følgende muligheter: Rapport over registre Kunderapporter Økonomirapporter Diverse statistikker Grafiske oversikter SMS rapporter ~ 64 ~

65 5.1 Rapport over registre Salgsvarer registrert Her får man en oversikt over alle salgsvarer som er registrert i programmet. Man kan vise fra alle leverandører eller velge en spesifikk. Rapporten viser Utpris, Innpris, antall og Sum lager for hvert produkt samt sum for hele lageret.. Behandlinger registrert Her får man en oversikt over alle behandlinger som er registrert i programmet. For hver behandling vises Utpris og hvilken kategori den tilhører. Behandlingsvarer Her får man en oversikt over alle produkter brukt i behandlinger. Rapporten viser Innpris, Antall og Sum lager for hvert produkt samt sum for hele lageret.. Etiketter på salgsvarer xxx: Kommer senere Behandlinger med strekkoder Viser en rapport over behandlinger som har sin egen strekkode. Tidligere forbruk behandlingsvarer Viser en rapport over varer brukt ved behandlinger. Her velger man hvilken tidsperiode rapporten skal vise og den vil sortere ut dag for dag. Innkjøpspris og moms vil vises for varene samt den totale kostnaden for dagen. Kundeskjema Et kundeskjema som kan skrives ut. Her kan kunden fylle inn sitt personalia, adresse, telefonnr, e-post og godkjenne om dem ønsker å motta SMS melinger eller ikke. Generer strekkoder Her kan man generere 24 strekkoder og gi dem en beskrivelse. Man bestemmer selv hvilket tall programmet starter på og den veil telle 24 oppover. Hvilke varer blir ikke solgt Vil generere en rapport over varer som ikke selger. Her definerer man hvilken tidsperiode man ønsker og eventuelt spesifikk leverandør. Listen vil vise Antall varer solgt og Utsalgspris. ~ 65 ~

66 5.2 Kunderapporter Hvem kunde kommer ikke igjen Her får man opp en rapport over kunder som har vært innom i en tidsperiode men ikke har besøkt bedriften senere. Rapporten viser dato for siste besøk, Kunde, og den ansatte som holdt på med kunden. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv og man kan velge om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Post-it med fraser Her får man muligheten til å skrive inn en frase, programmet vil så vise alle post-it lapper for kunder som inneholder den frasen. Nye kunder i en periode Her får man opp en rapport over alle nye kunder innenfor en tidsperiode. Rapporten viser datoen kunden ble registrert, Kunde, Adresse, Telefon og SMS. Man bestemmer selv tidsperioden. Brevrutiner til kunde Her har man muligheten til å sende et Brev, en SMS eller en Mail til kunder som har besøkt bedriften i en tidsperiode. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv og om det gjelder kunder for en spesifikt ansatt eller alle. Mulighetene for utsendelsen er som følger: Kun til de med mail adresse registrert Utskrift til alle Mail til de med mail adresse registrert og utskrift til de uten SMS til de som har telefonnr registrert SMS til de som har telefonnr registrert og utskrift til de uten Utskrift av etiketter Mest betalende kunder Her får man opp en rapport over de mest betalende kundene som har vært innom bedriften i en tidsperiode sortert på salg, behandling eller totalt dem har lagt igjen i bedriften. Rapporten viser Kunde, Siste besøk, Antall besøk, Sum produkter, Sum behandlinger, Sum totalt og om ny time er registrert. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv, maks antall kunder vist, om man ønsker etikett utskrift for kundene og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Statistikk over anbefalninger Her får man opp en rapport over kunder som har vært innom og fått en behandling i en tidsperiode. Kundene er fordelt på de ansatte som jobbet med dem og viser om de ble anbefalt noe it Post-it feltet eller ikke. Rapporten viser når kunden sist var innom, Kunden, Anbefalingen og om det ble anbefalt noe eller ikke. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv. ~ 66 ~

67 Dagens kunder Her får man opp en dagrapport for en spesifikk dag. Rapporten viser de ansatte som var på jobb og hvilke kunder de behandlet. Inneholder Kundes navn, klokkeslett, hvilke behandlinger/produkter kunden kjøpte og pris på dette. Rapporten viser også om kunden betalte kontant, med terminal, ved bruka av sjekk/faktura, brukte gavekort eller fikk igjen penger. De totale summene vil stå til slutt for hver kategori samt antall kunder. Det står også hvilke ansatte som har slått inn hva. Man har muligheten til å bestemme dagen rapporten skal vise for. Omsetning kunder med betalingsform Her får man opp en rapport over omsetning for kunder samt betalingsform over en tidsperiode. Rapporten viser kunder som var innom bedriften sortert på dag og klokkeslett. Den inneholder Kundes navn, klokkeslett, hvilke behandlinger/produkter kunden kjøpte og pris på dette. Rapporten viser også om kunden betalte kontant, med terminal, ved bruka av sjekk/faktura, brukte gavekort eller fikk igjen penger. De totale summene vil stå til slutt for hver kategori samt antall kunder. Det står også hvilke ansatte som har slått inn hva. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv. MAIL til kunder Her har man muligheten til å sende en mail til alle kunder som har vært innom bedriften i en tidsperiode. Man skriver selv en egenkomponert mail, emne og har mulighet til å legge til et vedlegg som også sendes til alle kundene. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv og om det skal sendes til kunder som har vært hos en spesifikk ansatt eller alle. Rapport kundegrupper Her får man opp en rapport over omsetning av kundegrupper som har vært innom en tidsperiode sortert på salg, behandling eller totalt dem har lagt igjen i bedriften. Rapporten viser Kundegruppe, Kunde, produkt/behandling, original salg/behandlingspris, rabattert salg/behandling, Salg, Behandling og Totalt. De totale summene vil stå til slutt for hver kategori samt antall kunder. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Arkiver kunder Dette er en funksjon som lar deg arkivere alle kunder som ikke har vært innom bedriften etter valgt dato. Rapport behandlingsgruppe Her får man opp en rapport over omsetning for en behandlingsgruppe over en tidsperiode. Rapporten viser Kunde, original salg/behandlingspris, rabattert salg/behandling, Salg, Behandling og Totalt. De totale summene vil stå til slutt for hver kategori samt antall besøkende kunder. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv, om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk og hvilke av behandlingsgruppene rapporten skal vise for. ~ 67 ~

68 5.3 Økonomirapporter Omsetning i en periode Her får man opp en rapport som viser omsetning dag for dag i en tidsperiode. Rapporten viser: Kunder, Behandling, Behandling netto, Salg, Salg netto, Totalt og Moms for hver dag. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Moms på behandlinger Her får man opp en rapport som viser omsetning og moms for behandlinger i en tidsperiode. Rapporten viser: Behandling, Antall, Enhetspris, Omsetning, Moms og MVA%. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Dagsoppgjør 1 Her får man opp en rapport som viser alle dagsoppgjørene utført i en tidsperiode. Rapporten viser: Dato, Tid, Saldo inn, Behandling, Salg, Andre innskudd, Sum innskudd, Terminal, Bank, Privat, Andre uttak, Diff, InnSafe, Safe og Saldo ut. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv. Dagsoppgjør 2 Her får man opp en rapport som viser alle dagsoppgjørene utført i en tidsperiode. Rapporten viser: Dato, Behandling, Varesalg, Momsgrupper: Vanlig, Mat, Reise og Helse, Betalt med: Kreditt, Gavekort og Tilgodelapp, Utført og Tid. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv. Dagsoppgjør 3 Her får man opp en rapport som viser alle dagsoppgjørene utført i en tidsperiode. Denne kombinerer Dagsoppgjør 1 og Dagsoppgjør 2 som gjør den mer detaljert. Viser et og et dagsoppgjør. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv. Kontoplan I (Dagsoppgjør) Her får man opp en rapport som viser kontoplan for oppgjør gjort i tidsperioden der det er ting utenom det vanlige med. Disse tingene kan være: Forskudd lønn, Diverse utgifter, Salg gavekort, Bruk av gavekort, Kreditt, Betalt kreditt, Terminal og betalt varer ansatt. For hver av disse vises: Dato, Frisør, Klokken, Kode, Beskrivelse, Kommentar, Inn og ut. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv. Lønninger Her får man opp en rapport som viser lønninger for de ansatte i en tidsperiode. Rapporten viser: Tidsperiode, Timer, Fravær, Time Pris, Overtid, Helgetillegg, Lønn, Tillegg, Provisjon, Brutto, Trekk, Skatt og Netto for hver lønning for hver ansatt. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. ~ 68 ~

69 Kontoplan II (Kontoer) Her får man opp en rapport som viserkontoer for oppgjør gjort i en tidsperiode der det er ting utenom det vanlige med. Disse kontoene kan være: Forskudd lønn, Diverse utgifter, Salg gavekort, Bruk av gavekort, Kredibtt, Betalt kreditt, Terminal og betalt varer ansatt. For hver konto vises: Frisør, Dato, Tid, Kommentar, Inn og Ut for hver linje. Til slutt vises en total for hver konto og en total for alle kontoer. Brutto og netto omsetning Her får man opp en rapport som viser brutto og netto omsetning for de ansatte i en tidsperiode. Rapporten viser: Timer, Kunder, Behandling: BRUTTO, NETTO og MOMS, Varesalg: BRUTTO, NETTO og MOMS, Omsetning: BRUTTO, NETTO og MOMS for hver ansatt. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Tapte kunder Her får man opp en rapport som viser en historikk over tapte kunder i en tidsperiode. Rapporten viser: Behandlinger, Antall og Sum. Man har mulighet til å definere tidsperiode selv. Man kan logge en tapt kunde ved å benytte hurtigtasten ctrl + t. Timeregistrering Her får man opp en rapport som viser timestatistikk en dag om gangen for hver ansatt i en tidsperiode. Rapporten viser: Dag, Dato, Fra, Til, Pause, Timer, 50%, 100% Helg og Kommentar for hver dag i tidsperioden. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Innloggingsstatistikk Her får man opp en rapport som viser inn og utloggingsstatistikk for de ansatte over en tidsperiode. Rapporten viser: Dato, Fra tid, til tid, Pause, Timer, 50%, 100% og Helg for hver dag jobbet og dette igjen hver ansatt. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Tidsstempling må være aktivert under Diverse -> Salong for at de ansatte skal kunne logge inn og ut. Gavekort / kredit [STATUS]. Her får man opp en rapport som viser statusen for gavekort og kreditt. Rapporten viser for hver aktuelle dag salg av gavekort: Kontant, Terminal, Faktura og Sum. Rapporten viser for hver aktuelle dag innbetaling av kreditt: Kontant, Terminal, Faktura og Sum. Man får også en oversikt over hva kunder har betalt med i form av Faktura og Gavekort. Forskudd / uttak Her får man opp en rapport som viser forskudd på lønn og uttak av varer for hver ansatt i en tidsperiode. Rapporten viser: Dato, Beskrivelse og Sum for hvert uttak og forskudd. Dette igjen for hver ansatt. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv. Korrigeringer i en periode Her får man opp en rapport som viser korrigeringer gjort i en tidsperiode. Rapporten viser: Ansatt, Kunde, Vare, Tid, Behandling, Salg, Totalt, Linje, Kvittering og Ansatt som korrigerte for hver vare og kunde. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. ~ 69 ~

70 Rapport over fravær 1 Her får man opp en rapport som viser fraværsstatistikk for de ansatte i en tidsperiode. Rapporten viser: Ansatt, Fraværskode, Beskrivelse, Fradato, Tildato, Dager, Timer og Kommentar. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Rapport over fravær 2 Her får man opp en rapport som viser fraværsstatistikk for de ansatte i en tidsperiode. Rapporten viser: Ansatt, Fraværskode, Beskrivelse, Fradato, Tildato, Dager, Timer og Kommentar. Forskjellen på Rapport over fravær 1 er at denne er mer detaljert og summerer det totale fraværet for hver ansatt i tidsperioden. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Budsjett i en periode Her får man opp en rapport som viser det budsjeterte i tidsperioden valgt. Rapporten viser: Frisør, Fra og til dato, Behandling, Salg, Totalt og Omsetning per time: Behandling og Salg for tidsperioden. Man har mulighet til å definere tidsperioden selv og man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Bokførte gavekort i en periode Har får man opp en rapport som viser gavekort som har gått ut på dato med et gjennstående beløp. Disse gavekortene blir bokført som en momsfri omsetning i kassen når de har går ut. Momsomsetning i en periode Her får man opp en rapport over omsetning i en periode som også viser netto og moms. Rapporten viser: Ansatt, Timer, Omsetning: Behandling, Salg og Total, Omsetning behandling: Vanlig, Mat, Reise og Helse, Omsetning varesalg: Vanlig, Mat, Reise og Helse for hver ansatt. Hver kategori er summert til et totalbeløp og det viser da også Netto og Moms av totalbeløpet. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv. Liste kreditt i en periode Her får man opp en rapport over kunder som har benyttet kreditt i tidsperioden. Rapporten viser: Kunde, Utført, Betalt/Delbetalt, Faktura: Skyldig, Gebyrer, Betalt og Rest, Slett og Modul. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv. ~ 70 ~

71 Månedsoppgjør Dette er en funksjon som generer flere rapporter som er nyttig ved månedsoppgjør. Rapportene som blir generert er: Omsetning i en periode Dagsoppgjør I Kontoplan I Kontoplan II Timeregistrering for hver ansatt. Fraværsstatistikk II for hver ansatt. Produktivitetsanalyse I for hver ansatt. Innbetalt kreditt Her får man opp en rapport som viserinnbetalt kreditt i tidsperioden valgt. Rapporten viser: Dato for dagsoppgjør, Navn, Faktura nr, Betalingsmåte for innbetalt kreditt, Sum, Rest og Module. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv. Gavekort Her får man opp en rapport som viser gavekort solgt i tidsperioden valgt. Rapporten viser: Kunde, Solgt, Gyldig, Gavekort: Nummer, Gavesum, Brukt og Rest, Faktura: FakturaNr og OK for hver kunde. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv. Omsetningsrapport Her får man opp en rapport som viser omsetning ved vært oppgjør i tidsperioden valgt. Rapporten viser: Dato, AnsattNr, Z-Nr, Behandling: Vanlig og Helse, Varesalg: Vanlig og Helse, Inn/Ut: Innskudd og Uttak, Betalt med: Kontant, Terminal, Faktura, Tilgodelapp og Gavekort og Bank. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv. ~ 71 ~

72 5.4 Diverse statistikker Salgsstatistikk pr ansatt Her får man opp en rapport over salgsstatistikk per ansatt for en tidsperiode. Rapporten deler opp tidsperioden i dager med en sum for hver uke. Hver dag står det hvor mange timer hver ansatt har jobbet med kunder, Kunder, omsatt behandling, Varer, omsatt Varer, omsatt Totalt og antall innenfor hver behandlingskategori. For hver uke blir dette summert til totaler og helt til slutt vises en total for hele tidsperioden. Rapporten regner også ut et gjennomsnitt for tidsperioden for hver kategori. Her vises det også gjennomsnitt på kunder per time. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Fortjeneste behandlinger xxx : Kommer senere. Varesalg Her får man opp en rapport over omsetning av varesalg. Rapporten viser for hvert produkt: produktets navn, mva, rabatt, antall, totalt innpris, moms og omsetning. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv, vise kun salg fra en spesifikk ansatt eller alle, en spesifikk leverandør eller alle og om det kun skal vises pakkeløsninger eller ikke. Enkel omsetning mot budsjett Her får man opp en rapport som viser timer jobbet med kunder, omsatt behandling, omsatt varesalg og totalt omsatt for hver ansatt og det budsjetterte. Rapporten viser det totale omsatt og differansen mot budsjett innenfor tidsperioden valgt. Rapporten tar hensyn til fravær i tidsperioden valgt. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Produktaktivitetsanalyse I Her får man opp en rapport som viser produktivitetsanalysen til de ansatte innenfor en tidsperiode. Rapporten viser: Timer, Kunder, Omsetning: behandling, salg, totalt, Kunder pr time, Omsetning pr time: behandling, salg, totalt, Omsetning pr. kunde: behandling, salg, totalt og beh/beh-kunde(behandling delt på kunder som har hatt behandling. Kunder som har kun kjøpt noe og ikke har hatt en behandling tas ikke med). Man har muligheten til å definere tidsperioden selv og om man ønsker Nettotall. Liste provisjonsgrunnlag Her får man opp en rapport som viser provisjonsgrunnlag totalt for varesalg og behandlinger. Rapporten viser hva de ansatte har prestert uke for uke i tidsperioden valgt. Rapporten inneholder: Timer, Kunder, omsatt Behandling, Negativ Provisjon behandling, Grunnlag behandling, Varer, omsatt Varesalg, Negativ Provisjon varesalg, Grunnlag Salg og Grunnlag Totalt for hver uke. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. ~ 72 ~

73 Antall behandlinger utført Her får man opp en rapport som viser antall behandlinger utført for alle ansatte eller en spesifikk ansatt innenfor en tidsperiode. Rapporten inneholder: Behandling, MVA, Rabatt, Antall, Moms, Omsetning og Ant merbehandling for hver behandling. Man har muligheten til å definere tidsperioden og om man vil se for alle ansatte eller en spesifikk. Mail Produktivitetsanalyse I Dette er en funksjon som lar deg sende en rapport om Produktivitetsanalyse på mail. Rapporten inneholder: Ansatt, Kunder, Timer, omsatt Behandling, omsatt Salg og omsatt Totalt for hver ansatt i angitt tidsperiode. I slutten av rapporten vises en total for alle kategorier. Man har muligheten til å definere tidsperioden, Mailadresse samt Emne og om man ønsker å ta med fraværsregistrering eller forskudd/uttak i rapporten. Vareforbruk behandlinger xxx : Kommer senere. Behandlingsstatistikk EXCEL Dette er en funksjon som lar deg opprette en behandlingsstatistikk rapport i Excel. Rapporten viser for en tidsperiode og sammenligner med tilsvarende tidsperiode året før. For hvert av årene vises det en total innenfor hver kategori. Det vises også Avvik og Avvik% mellom de 2 årene. Rapporten inneholder: Ansatt, Timer,Kunder, omsatt Behandling, omsatt Salg, omsatt Totalt. Informasjon for behandlingskategorier er også med i rapporten: Klipp, Føhn/Legg, Farge, Striper, MiniColor, Permanent, Kur og Div. Man har muligheten til å definere tidsperioden, om man ønsker antall for hver kategori istedenfor omsetning og om man ønsker kun resultater fra ett kjønn eller begge. Omsetning siste 3 år EXCEL Dette er en funksjon som lar deg opprette en Total omsetning siste 3 år rapport i Excel. Rapporten viser fra valgt årstall og 3 år frem i tid. Rapporten viser omsetning Behandling, omsetning Salg og omsatt Totalt for hver måned alle 3 årene og sammenligner resultatet med år 1-2 og 2-3. Resultatet for årene står til slutt for hver kategori. Man har muligheten til å velge å se uker istedenfor måneder i resultatene og om man ønsker kun resultater fra en spesifikk ansatt eller alle. ~ 73 ~

74 Omsetning EXCEL I Dette er en funksjon som lar deg opprette en Omsetningsrapport i Excel. Rapporten viser fra valgt tidsperiode og inneholder hvilke dager de ansatte har jobbet. For hver dag vises: Timer,Kunder, omsatt Behandling, omsatt Varesalg og omsatt Totalt. Man har muligheten til å definere tidsperioden og om man ønsker resultater fra en spesifikk ansatt eller alle. Omsetning EXCEL II Dette er en funksjon som lar deg opprette en Statistisk rapport for en tidsperiode i Excel. Rapporten viser antall for: Varesalg, Klipp, Føhn/Legg, Farge, Striper, MiniColor, Permanent, Kur og Div. Antallet er fordelt på dager og uker i tidsperioden. Det vises også det totale antallet for alle kategoriene. Man har muligheten til å definere tidsperioden og om man ønsker resultater fra en spesifikk ansatt eller alle. Omsetning alle ansatte Her får man opp en rapport som viser budsjett og omsatt for alle ansatte i en tidsperiode. Rapporten lister opp en og en ansatt med budsjettet for tidsperioden og hvilke uker/dager de har jobbet. For hver dag vises: Timer, Kunder, omsatt Behandlinger, Varer, omsatt Varesalg og omsatt Totalt. Det vises også informasjon for behandlingskategorier i rapporten: Klipp, Føhn/Legg, Farge, Striper, MiniColor, Permanent, Kur og Div. Rapporten viser også de totale summene for hver uke og en total sum for tidsperioden. Man har muligheten til å definere tidsperioden og om man ønsker resultater fra en spesifikk ansatt eller alle. Total omsetning siste 3 år Her får man opp en rapport som viser de totale summene for behandling og varesalg for hver måned og for alle ansatte over de 3 siste årene fra valgt årstall. Man har muligheten til å vise uke nr istedenfor måneder, hvilket årstall rapporten skal vise fra og om man ønsker resultater fra en spesifikk ansatt eller alle. Omsetning mot budsjett EXCEL Dette er en funksjon som lar deg opprette en Omsetnings rapport for hele året i Excel. Rapporten viser for hver ansatt totalt budsjettert hele året og for hver måned. Rapporten viser også resultat frem til dags dato hvis nåværende år er valgt. Kategorier visst i rapporten er: Timer, Kunder, omsatt Behandling, omsatt Varesalg og omsatt Totalt. Man har muligheten til å bestemme hvilket år rapporten skal vise. Returnerte varer Her får man opp en rapport som viser returnerte varer i tidsperioden valgt. Rapporten lister opp Varer, MVA, Rabatt, Antall, Innpris, Moms og Omsetning. Man har mulighet til å definere tidsperioden selv, en spesifikk ansatt eller alle og en spesifikk leverandør eller alle. ~ 74 ~

75 Produktivitetsanalyse II Her får man opp enn rapport som viser omsetning gruppert i kategorier over en tidsperiode. Rapporten lister opp Timer, Kunder, Behandling, Varesalg, Børster, Annet, Parfyme, SolTime, Toupe, Hud, Piercing, Bijouteri, Klær og Sko for hver ansatt. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv. Bruttofortjeneste varesalg Her får man opp en rapport som viser bruttofortjeneste for varesalg alle dager i en tidsperiode. Rapporten inneholder: Ansatt, Timer, Kunder, Varer, omsetning Varesalg, Mva, InnPris og Bruttofortjeneste for hver dag i tidsperioden. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv og om man ønsker resultater fra en spesifikk ansatt eller alle. Behandlingsstatistikk Her får man opp en rapport som viser totalt omsatt for hver behandlingskategori og antall behandlinger. Rapporten viser: Ansatt, Timer, Kunder, Varesalg, Klipp, Føhn/Legg, Farge, Striper, MiniColor, Permanent, Kur og Div. Rapporten viser også gjennomsnitt for hver behandlingskategori og antall kunder per time. Man har mulighet til å definere tidsperioden selv, om man ønsker resultater fra en spesifikk ansatt eller alle og om man ønsker kun resultater fra ett kjønn eller begge. Forventet omsetning fra timeboken Her får man opp en rapport som viser forventet omsetning fra timeboken og inntjening for behandlingene i tidsperioden valgt. Rapporten viser: MVA%, Behandling, Antall, Omsetning, Varekostnader, Mva og DekningsBidrag - Mva. For at rapporten skal være nøyaktig kreves innstilling av forbruksvarer for behandlinger. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man ønsker resultater fra en spesifikk ansatt eller alle. Reell omsetning : Behandlinger Her får man opp en rapport som viser den reelle omsetningen for behandlinger i en tidsperiode. Rapporten viser: MVA%, Behandling, Antall, Omsetning, Varekostnader, Mva, DekningsBidrag - Mva og DekningsBidrag%. For at rapporten skal være nøyaktig kreves innstilling av forbruksvarer for behandlinger. Man har muligheten til å definere tidsperiode selv og om man ønsker resultater fra en spesifikk ansatt eller alle. Lønnsomhet EXCEL Dette er en funksjon som lar deg opprette en lønnsomhets analyse i Excel. Rapporten brukes til å se lønnsomheten til en ansatt. Rapporten viser: omsetning Salgsvarer, omsetning Behandlinger, Netto inntekt, Forbruksvarer, Lønninger og total Bruttofortjeneste for hver måned i et år for en spesifikk ansatt. Man har muligheten til å velge hvilket år rapporten skal vise for, hvilken dag lønninger utbetales i måneden og hvilken ansatt rapporten skal vise for. ~ 75 ~

76 Produktivitetsanalyse III Her får man opp en rapport som viser produktivitetsanalysen til de ansatte innenfor en tidsperiode. Legger varesalg for behandlinger inn i behandlinger og skiller varesalg på behandlingskunder og dropin varesalg. Rapporten viser: Timer, Kunder, Omsetning: behandling, salg, totalt, Kunder pr time, Behandlingskostnader: Behandling, Salg, totalt, Dropin-Kunder: Antall, Salg og beh/beh-kunde(behandling delt på kunder som har hatt behandling. Kunder som har kun kjøpt noe og ikke har hatt en behandling tas ikke med). Man har muligheten til å definere tidsperioden selv. 5.5 Grafiske oversikter Salg og behandling alle ansatte Her får man opp en graf som viser hvor mye av omsetningen i prosent som ligger i behandling og varer for hver ansatt. Man har muligheten til å definere tidsperioden grafen skal vise. Omsetning siste 3 år I Her får man opp en graf som viser den totale omsetningen for de 3 siste årene. Man velger hvilket år man ønsker og programmet vil vise 3 år frem i tid fra valgt årstall. Man har muligheten til å vise omsetning for en spesifikk ansatte eller alle. Total omsetning alle ansatte Her får man opp en graf med den totale omsetningen fordelt på de ansatte i prosent. Man har mulighet til å sette tidsperioden for grafen og om man vil kun vise omsetning for behandlinger, varesalg eller begge deler. Omsetning siste 3 år II Her får man opp en graf som viser den totale omsetningen de siste 3 årene fordelt på år 1,2 og 3. Der år 1 er det året man velger å starte ifra. Enkeltvis ukesomsetning Her får man opp en graf som viser omsetningen de 3 siste ukene uke for uke. Grafen vil vise den totale omsetningen samt vare og behandling for seg. Man har mulighet til å velge om man vil se omsetning for alle ansatte eller en spesifikk. Salg pr leverandør Her får man opp en graf som viser hvor mye salg det er av produkter fra de ulike leverandørene i prosent. Man har mulighet til å definere tidsperioden selv. Andel varesalg i prosent Her får man opp en graf som viser hvor mye av omsetningen i prosent som ligger i behandling og varer. Man har mulighet til å definere tidsperioden grafen skal vise og om det kun skal vises for en spesifikk ansatt eller alle. Omsetning mot budsjett Her får man opp en graf som viser hvor mye som er omsatt av varer og behandlinger i tidsperioden valgt. Grafen viser også det budsjetterte i tidsperioden så man kan se hvordan man ligger ann grafisk. ~ 76 ~

77 Grafisk time-/uke-oversikt Her får man opp en graf som kan vise hvor mye omsatt det er hver uke eller time for en tidsperiode. Man har muligheten til å definere tidsperioden selv, alle dager i uken eller en spesifikk dag, alle ansatte eller en spesifikk og omsetning for kun behandling, salg eller totalt omsatt. Dekningsbidrag pr leverandør xxx: Ikke implementert enda Grafisk time-/uke-oversikt for tapte kunder xxx: Kommer senere. 5.6 SMS rapporter SMS alle kunder Dette er en funksjon som lar deg sende en egenkomponert SMS på maks 160 tegn til alle kunder som har registrert mobilnummeret sitt og godtatt SMS sending (Hukes av i Kundebildet). Mest betalende kunder Dette er en funksjon som lar deg sende en egenkomponert SMS til kunder som har vært innom bedriften i en tidsperiode med høyest omsetning. Sendes kun til kundene som har godkjent sms avtale (Hukes av i Kundebildet). Du bestemmer selv antallet kunder fra høyest omsetning og nedover det skal sendes til, hvilken tidsperiode det skal gå ut ifra og om programmet skal regne omsetningen av behandlinger, salg eller begge deler. Melding til enkeltkunder Dette er en funksjon som lar deg sende en egenkomponert melding til en eller flere kunder du selv velger. Mobilnummeret må være registrert på de kundene man ønsker å sende SMS til. En feilmelding kommer hvis det mangler. SMS Produktkampanje Dette er en funksjon som lar deg sende ut en produktkampanje på SMS til kunder som har godtatt dette (Hukes av i Kundebildet). Man velger først hvem ansatt som sender ut kampanjen for så å velge hvilket produkt det dreier seg om fra listen til venstre. En eller flere produkter kan markeres med knappen SMS og man skriver selv en egenkomponert melding som sendes sammen med kampanjeproduktene på SMS. Melding kunder med aktiv SMS i kundebildet Dette er en funksjon som lar deg sende ut en egenkomponert SMS til kunder som har godtatt dette (Hukes av i Kundebildet). Kundene er forhåndsmarkert. SMS til medlemmer av kundegruppe Dette er en funksjon som lar deg sende en egenkomponert SMS til en spesifikk kundegruppe. Kunder kan legges i kundegrupper via Kundebildet. Rapport SMS-forbruk Her får man en rapport over alle SMS sendt i en tidsperiode. Tidsperioden rapporten skal vise velger man selv. ~ 77 ~

78 6 Varer Vi finner Varer som valg nr 7 fra hovedmenyen I denne menyen har man følgende muligheter: Salgsvarer vedlikehold Vedlikehold behandlinger Behandlingsvarer Pakkeløsning behandling Vedlikehold leverandører Varetelling årslutt Forskudd/uttak Grupper vedlikehold Avdelinger Pakkeløsning Salg Avtaler behandlinger Varebestilling ~ 78 ~

79 6.1 Salgsvarer vedlikehold Her får man en oversikt over eksisterende salgsvarer og en liste over dagens innskudd av varer til lager. Muligheter: Ny/Endre o Sette innkjøpspris og salgspris o Endre beskrivelse og strekkode o Sette tilhørighet til en produktgruppe o Se lagerbeholdning og legge til/fjerne antall. o Sette Leverandør o Sette Momsgruppe o Sette varen som Aktiv eller Inaktiv. Er varen inaktiv vises dette med et * tegn i varelisten. o DB Beregne dekningsgrad for varen. o Print DataMax xxx: Kommer senere. Slett Fjerner markert vare fra vareregisteret. Print DataMax xxx: Kommer senere. Inn på lager o Skann inn strek kode Skrives den inn manuelt så trykk Enter-tasten til slutt o Skriv så inn antallet som skal på lager og avslutt med Enter-tasten. LAB Import Brukes for å hente inn innskannende varer fra Håndskanneren. o Velg Ja for å hente inn innskannende varer. o Hvis det nå kommer opp en liste over varer og antall som er blitt telt inn vil du se at noen av varene har en rød bakgrunn og strekkoden som navn. Dette betyr at de varene ikke ligger i vareregisteret og blir ikke telt inn. Listen er i samme rekkefølge som du selv har skannet for å gjøre det lettere å finne det produktet som manglet. Print Skriver ut dagens innskudd av varer til lager. 6.2 Vedlikehold behandlinger Her får man en oversikt over alle behandlingene i systemet. Muligheter: Når en behandling er markert kan man sette hvilke ansatte som utfører denne behandlingen i listen til høyre. Ny/Endre o Endre beskrivelse og momsgruppe. o Sette tilhørighet til en behandlingsgruppe. o Definere tidsforbruk for behandlinger med eventuell dødtid. Tider registrert her vises i Timeboken. o Definere at behandling er for: Kvinner, Menn, Kvinner/Menn eller Barn. o Spesifisere dropin muligheter for behandlingen: Kvinner, Menn, Begge eller Uaktuelt. ~ 79 ~

80 o o o o o o o o Slett Spesifisere at behandlingen utføres av: Svenn, Lærling, Assistent, Art stylist, Stylist eller Udefinert. Legge til forbruksvarer for behandlingen. xxx: Kommer senere. Sette en ressurs som blir brukt under behandlingen. Registrere en ressurs under HovedmenyDiverseVedlikeholdsfunksjonerOppsett ressurser Andre innstillinger xxx: Kommer senere. Ikke provisjonsberettiget xxx: Kommer senere. Sette behandlingen Aktiv eller Inaktiv. Er behandlingen inaktiv vises dette med et * tegn i behandlingslisten. DB Beregner dekningsgraden for varen. Kobling xxx: Kommer senere. 6.3 Behandlingsvarer Her får man en oversikt over eksisterende behandlingsvarer og en liste over dagens innskudd av varer til lager. Muligheter: Ny/Endre o Sette innkjøpspris og eventuelt tillegg for kunde. o Endre beskrivelse, varenummer og strekkode. o Sette tilhørighet til en produktgruppe. o Se lagerbeholdning og legge til/fjerne antall. o Sette Leverandør. o o Sette maks antall i hylla. Sette behandlingsvare Aktiv eller Inaktiv. Er behandlingsvaren inaktiv vises dette med et * tegn i behandlingsvarelisten. Slett Fjerner markert vare fra vareregisteret. Print Skriver ut dagens innskudd av behandlingsvarer til lager. ~ 80 ~

81 6.4 Pakkeløsning behandling Her får man en oversikt over eksisterende pakkeløsninger for behandlinger. Muligheter: Ny/Endre o Først vises en oversikt over behandlinger i pakken. Benytt Avslutt for å gå videre. Her kan man legge til behandlinger ved bruk av søkefeltet og slette behandlinger ved å trykke på beskrivelsen av dem. o Endre beskrivelse og strekkode for pakkeløsningen. o Endre Salgspris og Standard innkjøpspris o o Endre Lagerbeholdning. Endre bruksanvisning for pakkeløsningen. Ved opprettelse av en ny pakkeløsning vil behandlingene valgt bli lagt til i bruksanvisningen. Slett Fjerner markert pakkeløsning fra registeret. 6.5 Vedlikehold leverandører Her får man en oversikt over eksisterende leverandører. Muligheter: Ny/Endre o Endre navn, adresse og kontaktinformasjon for leverandøren. o Sette prosent hos leverandør salgsvarer. o Sette frifrakt ved bestillinger over en viss sum. Lag utpriser xxx: Kommer senere. Slett Fjerner markert leverandør fra registeret. ~ 81 ~

82 6.6 Varetelling årslutt Her får man en oversikt over tidligere opprettet varetellinger. Muligheter: Ny varetelling/endre Listen til venstre viser lagerbeholdningen slik den var da varetellingen ble opprettet. Listen til høyre viser lagerbeholdningen for den markerte varen i listen til venstre slik den er akkurat nå. Listen til høyre er der fordi det kan hende produkter har blitt solgt mens varetellingen holder på. Prosedyre: o Ved opprettelse av en ny varetelling vil det stå NULL i feltet Hylle for alle produkter. Her skal det fylles inn det som er talt opp i salgshyllene. Feltet Hylle må fylles ut for alle produkter. Det skal enten stå 0 eller det som er blitt talt opp. Alle produkter uten verdien NULL blir tilbakeført til lageret og kun en gang. Lagrede endringer vil være markert med rød bakgrunn. o Benytt knappen Avslutt for å lagre og endre verdiene i lageret. Muligheter: o Veksle mellom å vise Salgsvarer og Behandlingsvarer o Vise kun produkter fra en spesifikk leverandør eller alle. o Oppdater strekkoder fra vareregisteret Hvis strekkoder på varer har blitt endret etter at varetellingen startet kan man oppdatere disse her. o HJELP Viser en hjelp meny for varetelling. LAB Import Brukes for å hente inn innskannende varer fra Håndskanneren. o Velg Ja for å hente inn innskannende varer. o Hvis det nå kommer opp en liste over varer og antall som er blitt telt inn vil du se at noen av varene har en rød bakgrunn og strekkoden som navn. Dette betyr at de varene ikke ligger i vareregisteret og blir ikke telt inn. Listen er i samme rekkefølge som du selv har skannet for å gjøre det lettere å finne det produktet som manglet. Utskrift Gir en utskrift med: Produkt, Beholdning, Opptelt, Innpris, Verdi, Differanse og Tap lager for varetellingen markert. Slett Varetelling Fjerner markert varetelling fra registeret. ~ 82 ~

83 6.7 Forskudd/uttak Her kan man gi forkskudd i form av lønn eller uttak av produkter til eget privat bruk for de ansatte. Muligheter: Forskudd Velg ansatt fra liste og trykk knappen Forskudd. Velg så beløpet som skal gis i forskudd. Uttak Velg ansatt fra liste, eventuelt leverandør og søk etter vare i søkefeltet. Marker ønsket vare og godkjenn med Enter. Betale Velg ansatt fra liste og velg hvilken utestående fordring som skal betales i listen. Trykk så knappen Betale, se at dato stemmer og velg betalingsform. Avslutt med knappen Lagre. Slett Fjerner markert fordring for ansatt fra registeret. 6.8 Grupper vedlikehold Her får man en oversikt over eksiterende kundegrupper. Kunder kan legges til kundegrupper i Kundebildet for hver enkelt kunde. Muligheter: Ny/Endre o Endre navn, adresse og kontaktinformasjon for kundegruppen o Sette rabatt på salgsvarer og behandlinger i prosent. Slette Fjerner markert kundegruppe fra registeret. 6.9 Avdelinger Har man flere avdelinger får man oversikt over disse her. Muligheter: Ny/Endre o Endre Avdelingsnummer og OperID. o Endre navn på avdeling, kontaktperson og kontaktinformasjon. o Endre Konto og OrgNummer. o Koble avdelinger sammen for eks felles oppgjør. o Har man flere timebøker på nett kan man definere hvilken som hører til hvilken avdeling i feltet URL-timebok. o Endre behandlingsform for avdeling: Frisør eller Hudpleier. o Endre Gruppenavn for behandling og Salg. o Forbruk varer i prosent xxx: Kommer senere. o STD TXT Setter inn standard gruppenavn for enten Behandling eller Salg Fellesavdeling Prosentvis vareforbruk xxx: Kommer senere. Slett Fjerner markert avdeling fra registeret. ~ 83 ~

84 6.10 Pakkeløsning Salg Her får man en oversikt over eksisterende pakkeløsninger for varesalg. Muligheter: Ny/Endre o Først vises en oversikt over varer i pakken. Benytt Avslutt for å gå videre. Her kan man legge til varer ved bruk av søkefeltet og slette varer ved å trykke på beskrivelsen av dem. o Endre beskrivelse og strekkode for pakkeløsningen. o Endre Salgspris og Standard innkjøpspris o o Endre Lagerbeholdning. Endre bruksanvisning for pakkeløsningen. Ved opprettelse av en ny pakkeløsning vil varene valgt bli lagt til i bruksanvisningen. Slett Fjerner markert pakkeløsning fra registeret Avtaler behandlinger Her får man en oversikt over eksisterende behandlingskampanjer/pakketilbud. Muligheter: Ny/Endre o Først vises en oversikt over behandlinger i kampanjer. Benytt Avslutt for å gå videre. Her kan man legge til behandlinger ved bruk av behandlingsmenyen eller søkefeltet og slette behandlinger ved å trykke på beskrivelsen av dem. o Endre beskrivelse for kampanjen. o Endre kampanjepris for kampanjen. Slett Fjerner markert kampanje/pakketilbud fra registeret Varebestilling Muligheter: Ny/Endre xxx: Kommer senere. Varer mottatt xxx: Kommer senere. Slett Fjerner markert varebestilling fra registeret. ~ 84 ~

85 6.13 Uttak forbruksvarer Her kan man flytte en salgsvare over til en forbruksvare. Denne menyen får man tilgang til ved å benytte F9-tasten i hovedmenyen. Prosedyre: Velg en ansatt Les inn strekkoden og en liste med den innskannende varen vil vises. Her vises det dato, klokkeslett, beskrivelse og kostnad. Man kan nå endre antall av produktet som skal overføres til forbruksvarer ved å benytte Antall. Ønsker man å fjerne et produkt fra listen benytter man knappen Slett. Man lagrer til slutt ved å benytte Avslutt. Når man er ferdig vil man få opp et spørsmål om man ønsker en utskrift for endringen. Andre muligheter: LAB Import Brukes for å hente inn innskannende varer fra Håndskanneren. o Velg Ja for å hente inn innskannende varer. o Hvis det nå kommer opp en liste over varer og antall som er blitt telt inn vil du se at noen av varene har en rød bakgrunn og strekkoden som navn. Dette betyr at de varene ikke ligger i vareregisteret og blir ikke telt inn. Listen er i samme rekkefølge som du selv har skannet for å gjøre det lettere å finne det produktet som manglet. ~ 85 ~

86 7 Gavekort Vi finner Gavekort som valg nr 8 fra hovedmenyen Her får man en oversikt over eksiterende aktive gavekort. Man kan opprette nye gavekort, koble flere sammen, endre eksisterende eller finne frem tidligere gavekort. Muligheter: Ved bruk av knappen NY kan man oppretter ett nytt gavekort. Her velger man hvem som selger, navn på person og gavebeløpet på kortet. Når man trykker Lagre kommer kalenderen opp og man velger hvor lenge gavekortet skal være gyldig. Som standard viser den 1 år frem i tid. Ved neste trykk på Lagre kommer betalingsbilde opp der man kan velger betalingsmåte. Ved bruk av knappen Endre kan man endre Navn på eier, beløp brukt og gyldighetstid på gavekortet. Listen viser som standard aktive gavekort men man kan også vise alle hvis man huker av for Alle gavkort. Ved bruk av knappen Koble merkede kan man koble gavekort sammen. Man huker av de man ønsker under kolonnen KBL og velger knappen Koble merkede. Man har også mulighet for å lage flere gavekort for så å betale alle på en gang. Hvis man ønsker dette, følger man samme prosedyre for å opprette et nytt gavekort men hopper over siste steg som er betalingen, trykk Avbryt istedenfor. Gavekortet vil nå ha et oransje felt under kolonnen SMR som betyr at gavekortet ikke er betalt. Når gavekortene er laget, marker så de som skal betales i kolonnen SMR og bruk knappen SAMLE. Et betalingsbilde med totalsummen vil åpne seg. Ved bruk av knappen Søk kan man søke etter gavekortnummer i listen. Ved bruk av knappen Print får man en utskrift av alle gavekort i listen. ~ 86 ~