Møteinnkalling Utvalg: Hovedutvalg for næringsutvikling Møtested: Dato: Tidspunkt:

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 17:00 Hovedutvalg for næringsutvikling Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side 1

2 Saksliste PS 2012/31 PS 2012/32 PS 2012/33 PS 2012/34 RS 2012/8 RS 2012/9 PS 2012/35 PS 2012/36 PS 2012/37 PS 2012/38 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Rapport fra arbeidsgruppen for utredning om Fredriksten festning som arrangementsarena Søknad om endring av poststedsbetegnelse for Berg i Østfold m.fl. Vennskapsbysamarbeidet - organisering og søknad om støtte til vennskapsbyarrangement 2013 Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr 2008/ / /451 Halden turist - søknad om fullt tilskudd 2009/7592 Samarbeidsavtale mellom Halden kommune og Halden Turist Anmodning om oppnevning av arbeidsgruppe mellom Halden turist og Halden kommune - organisering og samordning av oppgaver 2009/ /7592 Side nr. Jan-Erik Erichsen utvalgsleder Side 2

3 Halden kommune Møteprotokoll Utvalg: Møtested: Dato: Tidspunkt: 17:00 Hovedutvalg for næringsutvikling Formannskapssalen, Halden rådhus Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Jan-Erik Erichsen Leder H Truls Breda Nestleder V Per Kristian Dahl Medlem AP Bente C Gulbrandsen Medlem AP Per-Egil Evensen Medlem FRP Elisabeth Giske Medlem AP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Gerd Berit Odberg MEDL KRF Ronny Nordmark MEDL H Caroline Stranger MEDL H Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Carl-Victor Sundling Ronny Nordmark H Willy Gottås Caroline Stranger KRF Frode Tennebø Gerd Berit Odberg V Merknader Side 3

4 Fra administrasjonen møtte: Navn Stilling Underskrift: Vi bekrefter med underskriftene våre at det som er ført i møteboka, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet. Jan-Erik Erichsen Utvalgsleder Martin Vik Utvalgssekretær Side 4

5 Saksliste PS 2012/25 PS 2012/26 PS 2012/27 PS 2012/28 RS 2012/6 RS 2012/7 PS 2012/29 PS 2012/30 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Nyorganisering av reiselivet i Norge - Muntlig orientering av Liv Lindskog Unntatt offentlighet Utvalgssaksnr Arkivsaksnr Kulturarena Fredriksten festning 2011/6867 Vedtekter for næringspolitisk forum 2011/6867 Endring av kjøremønster i Storgata på nordsiden. 2011/6867 Side nr. Jan-Erik Erichsen utvalgsleder Side 5

6 PS 2012/25 Godkjenning av innkalling Saksprotokoll i Hovedutvalg for næringsutvikling Behandling: Innkallingen ble enstemmig godkjent. Vedtak: Innkalling godkjent. PS 2012/26 Godkjenning av saksliste Saksprotokoll i Hovedutvalg for næringsutvikling Behandling: Sakslisten ble enstemmig godkjent. Per Egil Evensen, Frp, forespørsel av vedrørende konsekvenser for næringslivet ved at Halden kommune kommer på ROBEK-listen. Forespørselen ble besvart. Vedtak: Sakslisten godkjent. PS 2012/27 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksprotokoll i Hovedutvalg for næringsutvikling Behandling: Protokoll fra forrige møte ble enstemmig godkjent. Vedtak: Protokoll fra forrige møte godkjent. PS 2012/28 Referatsaker Saksprotokoll i Hovedutvalg for næringsutvikling Behandling: Referatsakene ble tatt til orientering. Vedtak: Referatsakene tatt til orientering. Side 6

7 RS 2012/6 Nyorganisering av reiselivet i Norge - Muntlig orientering av Liv Lindskog RS 2012/7 Kulturarena Fredriksten festning PS 2012/29 Vedtekter for næringspolitisk forum Saksprotokoll i Hovedutvalg for næringsutvikling Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: Vedtekter for Næringspolitisk Forum, behandlet i Næringspolitisk Forum og Halden Næringsråd godkjennes. PS 2012/30 Endring av kjøremønster i Storgata på nordsiden. Saksprotokoll i Hovedutvalg for næringsutvikling Behandling: Elisabeth Giske, Ap, fremmet følgende forslag: Saken utsettes. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes. Side 7

8 PS 2012/31 Godkjenning av innkalling PS 2012/32 Godkjenning av saksliste PS 2012/33 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Side 8

9 PS 2012/34 Referatsaker Side 9

10 0 9 JUL12012 Østfold fylkeskommune Halden kommune Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk Halden 5/ Rapport fra arbeidsgruppen for utredning om Fredriksten festning som arrangementsarena Arbeidsgruppen ble etablert av «Samarbeidsforum for Fredriksten festning» den 15/ Forumet består av representanter fra Østfold fylkeskommune, Halden kommune, Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk, Fredriksten kommandantskap og Fredriksten Festnings Venner. Fredriksten festning eies av Staten ved Forsvarsdepartementet, og forvaltes av Forsvarsbygg Nasjonale festningsverk. Festningen har en lang tradisjon som samlingsplass og kulturarena. Dette er videreutviklet og kraftig utvidet etter at festningen var Østfold fylkes 1000-års sted, og etter at Forsvaret la ned sin virksomhet på Fredriksten. En ytterligere forsterkning og profesjonalisering av Fredriksten som arrangementsarena er ønskelig, forutsatt at dette kan skje innenfor de begrensninger som ligger i fredningsbestemmelser og festningens øvrige funksjoner. Arbeidsgruppe har bestått av Dag Strømsæther, kommandant, leder, Morten Kjølbo, Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk, sekretær, Bjørn Edvardsen, Østfold fylkeskommune, Espen Holtan, Halden kommune, Magne Rannestad, Fredriksten Festnings Venner og Per Olav Andersen, fra Haldens kulturaktører. Samarbeidsforumet har fungert som styringsgruppe. Arbeidsgruppens mandat har vært: Vurder hvordan Fredrikstenfestning kan utvikles til en arrangementsarena av internasjonalt format innenfor de begrensninger som ligger i fredningsbestemmelser, reguleringsplan ogfestningens øvrige funksjoner. Det bør angis hvilke typer arrangementer arenaen skal tilpasses, hvordan virksomheten kan organiseres og hvilke investeringer som er nødvendig. Rapporten ble overlevert styringsgruppen den 5. juli Den oversendes herved for videre behandling. Da Strømsæther Ko mandant Leder for arbeidsgruppen Side 10

11 Fredrikstenfestning Fredriksten festning som kulturarena Hvordan kan Fredriksten festning utvikles til en kulturarena av internasjonalt format, innenfor fredningsbestemmelser og hensynet til kulturminneverdiene? Dato: 5/ Side 11

12 Fr festningsom kulturarena Ilvonkinkan Ftecirikstenfestningutvikles tilenkulturæcna av intemasjonalt fonnat, innenforfiedningsbesternmelser oghensynettilkulturminnevendiene? 1. Sammendrag Fredriksten festning er allerede godt etablert som arrangementsarena, men trenger videre utvikling for å kunne fungere optimalt. Utviklingen av arrangementsarenaen må ta nødvendig hensyn til at Fredriksten er et fredet kulturminne med flere funksjoner enn bare å være en arrangementsarena. Anbefalingene omfatter i hovedsak to områder, fysiske og praktiske tiltak for å bedre funksjonalitet og anvendelighet, og utviklingen av en mer profesjonell og funksjonell organisasjon for å ivareta arrangementsaktiviteter. De fysiske tiltakene anbefales prioritert mot Place d'armes og Stevnesletta, og omfatter bl. a. utvidet innkjøring til Place d'armes, drenering av Place d'armes, forbedret strømforsyning, digitale kart for detaljplanlegging, forbedret arbeidsbelysning/publikumsbeslysning og helhetlig og forbedret skilting. Tiltakene forutsettes finansiert ved bidrag fra arenaeieren Forsvarsbygg Nasjonale festningsverk (FB/NFV), Halden kommune (HK) og Østfold fylkeskomune (ØFK), bl a ved regionale utviklingsmidler. Investeringene vil bidra til økt verdiskapning, direkte ved leieinntekter på Fredriksten og indirekte ved ringvirkninger i lokalsamfunet og distriktet. Det anbefales at dagens ordning, der Fredriksten Festnings Venner (FFV) ivaretar arenakoordinering og -utleie, videreføres inntil videre. For å gi ønsket kapasitetsøkning og mulighet for mer helhetlige leveranser forsterkes organisasjonen etter behov ved innleid kapasitet/samarbeidsavtaler. Det er naturlig å se om slik kapasitet og kompetanse kan hentes fra Brygga kultursal og/eller Østfold kulturutvikling. Kostnadene må forventes dekket ved økt inntjening gjennom bredere tjenestetilbud og flere arrangementer. For å redusere sårbarheten ved dagens ordning bør flere personer bringes inn i virksomheten, for å sikre nødvendig kompetanseoverføring. Avhengig av etterspørsel, interesse i markedet og videre utvikling på Fredriksten bør mulighetene for etablering av et eget arrangementsselskap avklares ytterligere. Når situasjonen synes moden og markedet er klar bør et slikt selskap etableres som et ideelt AS med overveiende privat kapital, og med Halden kommune som deleier. Etter en definert etableringsperiode må selskapet være økonomisk selvbærende. Det bør snarest iverksettes en juridisk utredning om i hvilken grad bestemmelsene for tjenestekonsesjoner vil påvirke organisering og virksomhet ved arrangementer på Fredriksten. Side 12

13 De anbefalte praktiske tiltak på arenaene bør gjennomføres uavhengig av utviklingen av arrangementsorganisasjonen, og bør starte så raskt det er mulig å skaffe finansiering. 2. Grunnlag og mandat Bakgrunn Fredriksten festning eies av Staten ved Forsvarsdepartementet, og forvaltes av Forsvarsbygg Nasjonale festningsverk. Festningen har en lang tradisjon som samlingsplass og kulturarena. Dette er videreutviklet og kraftig utvidet etter at festningen var Østfold fylkes 1000-års sted, og etter at Forsvaret la ned sine virksomhet på Fredriksten. En ytterligere forsterkning og profesjonalisering av Fredriksten som arrangementsarena er ønskelig, forutsatt at dette kan skje innenfor de begrensninger som ligger i fredningsbestemmelser og festningens øvrige funksjoner. Mandat og organisering Arbeidsgruppen er etablert av Samarbeidsforum for Fredriksten festning, ved representanter fra Østfold fylkeskommune, Halden kommune, Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk, Fredriksten kommandantskap og Fredriksten Festnings Venner. (Se vedl 1). Arbeidsgruppen har formulert sitt mandat slik: Vurder hvordan Fredrikstenfestning kan utviklestil en arrangementsarenaav internasjonaltformat innenfor de begrensningersomligger ifredningsbestemmelser, reguleringsplanogfestningens ovrigefunksjoner. Det bor angis hvilke typer arrangementer arenaen skal tilpasses,hvordan virksomhetenkan organiseresog hvilke investeringersom er nodvendig. Arbeidsgruppen skal avgi sin hovedinnstilling innen sommeren «Allsang på Grensen» frller Place d'armes med tilskuere Side 13

14 3. Scenario 2020 for arrangementsarenaen Fredriksten Innen 2020 er Fredriksten festning en utendørs arrangementsarena av høy, internasjonal kvalitet, godt tilrettelagt for artister, arrangører, publikum og presse. På Plac d'armes / Stevnesletta gjennomføres det 1 2 arrangementer pr uke i tiden juni til august, i tillegg 3 4 arrangementer på våren og tilsvarende på høsten. Det er gjennomført tiltak for en effektiv og rasjonell rigging/nedrigging ifm arrangementene. Det er særlig godt tilrettelagt for konserter, opera og andre sceneoppsetninger, i tillegg til ulike typer idrettsarrangementer. Mindre arrangementer gjennomføres andre steder på festningen. Overberget og Stortårnet er utviklet til opplevelsesarenaer tilpasset hhv voksne (kurs/konferanse) og barn. Det er etablert en effektiv, kommersiell driftsorganisasjon som administrerer bruken av festningsarenaen etter føringer og retningslinjer fra eier og øvrige interessenter. Arrangementene gjennomføres slik at de støtter opp om de faste aktørene på festningen, og ikke i konkurranse med disse. Den totale virksomheten på Fredriksten koordineres og samordnes etter direktiver fra og i nært samarbeide med festningsforvaltningen. Arena 2020 Fredriksten skal innen 2020 kunne gjennomføre følgende typer arrangementer: Operaoppsetninger (tilsvarende) i stor-format, med inntil 500 pers på scenen, for inntil 5000 sittende tilskuere. Scene-show/konserter med inntil 8000 tilskuere sittende eller tilskuere stående. Andre typer teater/musikkoppsetninger, fra intimforestillinger for inntil 100 til store oppsetninger for inntil tilskuere 1drettsarrangementersom ikke krever spesialtilpassede baner, som f eks sykling, orientering, terrengløp o. 1. Tilrettelegging for direkte overføring på TV og/eller andre medier. Spesielt tilrettelagte fasiliteter for presse Nødvendig kapasitet for servering med mer for artister, crew, publikummere og presse. Nødvendig ekstern infrastruktur, som parkering, skilting osv. 4. Analyse Rammebetingelser, begrensninger Festningens mange funksjoner Fredriksten festning skal dekke mange funksjoner, og ikke utelukkende være en arena for store kulturarrangementer. Dette begrenser mulighetene for å rendyrke Fredriksten som arrangementsarena. Festningens ulike funksjoner har konsekvenser for bruken, for noen av funksjonene er det utarbeidet egne bestemmelser/planer. De ulike funksjoner Fredriksten festning skal fylle er: Fredet, nasjonalt kulturminne Militær hedersfestning Turistattraksjon og besøksmål Historisk formidlingsområde Rekreasjonsområde Regional kulturarena Næringsområde for opplevelsesnæringen Lokalt identitetssymbol for Halden og Østfold Side 14

15 Konsekvenser av festningens ulike funksjoner Nas'onalt kulturminne Dette er festningens viktigste funksjon, og skal prioriteres. Øvrige funksjoner/aktiviteter må ta nødvendig hensyn til dette. Hele festningsanlegget og området omkring er fredet. Dette forutsetter et godt, antikvarisk vedlikehold av festningsanlegg og bygninger. Dette er i hovedsak Forsvarsbyggs ansvar. Et nasjonalt kulturminne skal brukes med verdighet. FB/NFV har utarbeidet egne retningslinjer for verdig bruk av festningen, inkludert et sonekart som viser hvilke områder av festningen der det er pålagt spesielle restriksjoner. Festningens forterreng og uteområder er en vesentlig del av det militærhistoriske kulturlandskap, og representerer dessuten et viktig biologisk mangfold. Det er utarbeidet en egen skjøtselsplan for vedlikehold av festningens uteområder, som ivaretas av Forsvarsbygg med støtte fra Mansbachs stiftelse. Militær hedersfestnin Festningens ærerike historie berettiger at den er en militær hedersfestning. Dette innebærer at det er en kommandant på festningen, at den fører splittflagget daglig, og at den er arena for militære seremonier. Dette betyr en verdig bruk av festningen i tråd med militære tradisjoner. Ansvaret for dette ligger på Forsvaret v/kommandanten. Spilttflagget på Dronningens bastion Turistattraks'on o besøksmål Fredriksten er et attraktivt besøksmål, med potensial til ytterligere forbedring. Godt vedlikehold og velstelte uteområder er en forutsetning for å bli en god attraksjon. Dette forsterkes ytterligere ved god tilrettelegging, gode publikumstilbud og spennende formidling. Økt besøk gir grunnlag for lønnsomme næringer, men krever en bedre grunnleggende infrastruktur på festningen. Side 15

16 Historisk formidlin sområde Historisk formidling av festningens militære og historiske betydning er en vesentlig oppgave på Fredriksten. Dette skjer bl.a. gjennom spesialtilpassede opplegg for Den kulturelle skolesekken, ved museumsutstillinger og gjennom omvisnnger, historisk lysspill og historiske orienteringer. Halden historiske Samlingen (HhS) og Halden Turist (HT) er viktige i dette arbeidet. Frafestningsmuseet i Ostre kurtine Rekreasjonsområde Svært mange bruker festningen som rekreasjonsområde. I tillegg til godt vedlikeholdte festningsverk og velstelte uteområder, forutsetter dette gode turstier og veier,god skilting og tilrettelagt infrastruktur. Kulturarena Fredriksten er allerede en attraktiv arrangementsarena, som skal utvikles videre. Denne rapporten skal bidra til dette. Festningens øvrige funksjoner legger begrensninger på mulighetene for å rendyrke området for dette formål, og det forutsetter bl a en god og hensiktsmessig arealdisponering for ulike typer arrangementer. Kulturarenaen skal ta nødvendige hensyn til øvrige funksjoner, og forsterke og bygge opp under disse. Næringsområde Utviklingen av Fredriksten til et bedre besøksmål og en arrangementsarena med etterspurte opplevelser har til formål å styrke forståelsen og ressursene til bevaring, samt danne grunnlag for et bærekraftig næringsliv på festningen og i distriktet. Dette forutsetter god tilgjengelighet, hensiktsmessige lokaler og attraktive tilbud for besøkende. Grunnlaget skal legges av FB/NFV i samarbeide med kommersielle drivere, men forutsetter at driverne selv står for investeringer og utvikling av de leide lokalene. Alle virksomheter skal bygge opp under festningens profil, og alle kommersielle virksomheter skal være med i et felles bedriftsnettverk på festningen. Identitetssymbol Fredriksten festning er Haldens og Østfolds aller viktigste identitetssymbol, og er betydelig også i nasjonal sammenheng. For å opprettholde og forsterke denne funksjonen må Side 16

17 festningen fortsatt oppfattes som synlig, verdig, stolt og unik. Ved å ivareta de foran nevnte hensyn, vil dette oppnås. Slutning Utvikling og bruk av Fredriksten som arrangementsarena må ta nødvendig hensyn til festningens øvrige funksjoner. Det er ikke akseptabelt at funksjonen «arrangementsarena» går på bekostning av Fredrikstens kulturminneverdi eller øvrige kjernefunksjoner. Arrangementene må organiseres og gjennomføres slik at de støtter opp om faste, helårs virksomheter på festningen, og ikke blir til fortrengsel eller i konkurranse med disse. Andre begrensninger Fredriksten er en integrert del av Halden by, og arrangementene er avhengig av byens totale infrastruktur og kapasitet. Større arrangementer er avhengig av og gir ringvirkninger i store deler av Østfold. Hensikten med å gjennomføre kulturarrangementer på festningen er bl. a. å skape økt aktivitet og omsetning. Det er derfor liten hensikt i å gjennomføre arrangementer som er større enn det byens og distriktets infrastruktur tåler, og det som næringslivet kan utnytte. Veisystemer, parkeringsmuligheter, overnattingskapasitet og serveringskapasitet tilsier at det gir liten merverdi med mer enn publikummere pr arrangement. Slutning Det er bedre med flere mindre arrangementer enn få og store arrangementer. Normalt bør det ikke siktes mot arrangementer med mer enn inntil tilskuere, og arrangementsarenaen behøver ikke bygges ut for kapasitet utover ca publikummere. Krav til arrangementsarenaen Arenaen må være tilpasset de arrangementer en ønsker å gjennomføre. Dette omfatter størrelse, utforming, publikumsmottak, mulighet for avgrensning, toaletter, servering, parkering/traflkkforhold, sikkerhet og forhold for artister osv. Ved gjennomføring av arrangementer må det tas nødvendig hensyn til faste drivere på festningen, og tilgjengelighet for alminnelig besøkende. Det er avgjørende at riggtid minimeres og utnyttes effektivt, for å unngå at arealer båndlegges for lengre tid enn høyst nødvendig. Dette gjelder i særlig grad for Place d'armes. Det må etableres en teknisk infrastruktur og et organisatorisk apparat som er dimensjonert for de aktuelle arrangementene, dessuten forutsettes det en god organisering for disponering av utstyr som tribuner, gjerder, stoler, telt, scene osv. Hensynet til festningens vernestatus går foran hensynet til enkeltarrangementer, det er derfor ikke aktuelt å operere i strid med vernebestemmelsene for å få gjennomført et arrangement. Arrangementene må tilpasses festningen, ikke omvendt. Det er nødvendig med en tydelig arenakoordinator for å samordne de ulike aktiviteter og hensyn på Fredriksten som helhet. Publikumshåndtering ParkeringFlertallet av besøkende vil komme med egen bil. Ved å utnytte Stevnesletta, alle parkeringsplassene på festningen og deler av golfbanen til parkering, er det plass til ca 700 biler på festningsområdet. Dette er normalt ved arrangementer på Place d'armes. Dette tilsvarer ca 2000 tilskuere. Dersom ikke Stevnesletta og parkeringsplassen kan disponeres til parkering, reduseres kapasiteten betydelig. Side 17

18 Andrea Bocelli på Fredriksten festning Slutning Ved arrangementer over ca 8000 tilskuere må det planlegges med f:jemparkering(sentrum, Mølen eller andre steder), samt tilbringertjeneste. I størst mulig grad bør det legges til rette for kollektivtransport, f eks buss fra de øvrige Østfoldbyene og tog fra Oslo. Skilting Det er avgjørende at det skiltes godt fra innfartsveiene til parkering, og videre derfra helt til arenaen. Likeledes må det være tydelig skilting inne på arenaområdet. Permanent skilting vil ivareta noe av behovet, men ferdigprodusert standard skilting for bruk ved arrangementer bør utvikles og diosponeres iht skiltplan. Slutning Skilting for arrangementer bør svære standardisert og brukes som supplement til permanent skilting. Det bør utarbeides en helhetlig skiltplan for festningen. Toaletter Det er en forutsetning at det er tilstrekkelig toalettkapasitet i forhold til arrangementets størrelse. Det er opparbeidet faste tilknytningspunkter for toalettvogner på Place d'armes og Stevnesletta, det må vurderes om det er behov for flere slike. Slutning Det opparbeides faste tilknytningspunkter for toalettvogner der det er behov. Det er arenaeier som fastsetter behovet for toalettkapasitet ved arrangementer. Data/telefoni Kravet til og forventningene om god data- og mobildekning øker stadig, publikum og arrangører bør ha tilgang til ulike trådløse nett. Det bør sikres kapasitet for direkte overføring på TV. Slutning Det bør etableres god mobildekning over hele festningen, et åpent trådløst nettverk på arenaene for publikums bruk og et eget lukket nettverk for arrangører/artister. Datakapasiteten bør bygges ut for direkte TV-overføring. Side 18

19 Servering Det må etableres tilstrekkelig serveringskapasitet ifm arrangementene. De er ønskelig ar de faste serveringsstedene utnytter sin kapasitet, og også far fortritmsrett til å etablere ekstra servering. Kapasiteten må tilpasses arrangementets størrelse og type. Slutning Det må etableres tilstrekkelig serveringstilbud tilpasset behovet. Faste drivere på festningen skal ha mulighet for å konkurrere om servering ved arrangementer. Sikkerhet Sikkerhet for publikum er helt avgjørende. Alle tiltak skal tas for at den skal være så god som mulig. Dette omfatter trafikk til/fra arenaen, forhold under arrangementet, fysiske forhold på festningen og forhold ved brann, ulykker osv. Det skal utarbeides klare sikkerhetsinstrukser med tydelige ansvarslinjer, og berørt personell skal ha øvd på sikkerhetstiltakene. Slutning Publikumssikkerhet skal ha høyeste prioritet, og gode sikkerhetsinstrukser og rutinerskal være utarbeidet og kjent. Crew, artister og presse Tilgjengelighet, rigging, parkering Arenaen må være tilgjengelig for lastebiler/trailere med rigg, sceneutstyr, toalettvogner med mer. Innkjøringen til Place d'armes er i dag for trang, og må utvides. Det er tilstrekkelig parkeringskapasitet for kjøretøyer for utstyr, crew, artister osv. Slutning Det er behov for utvidelse av innkjøringen til Place d'armes. Riksantikvaren har godkjent dette. Støtteområde/back-stage Det er normalt tilstrekkelig kapasitet for back-stage funksjoner. Skolekasernen («Operabygget») er godt tilpasset for dette. I tillegg kan deler av Nye kommandantbolig benyttes, og det finnes også andre alternativer på festningen. Det må vurderes om tilbudet bør videreutvikles. Det er ønskelig at Undervisningsbygget (Braadland) kan disponeres som støtteområde ved større oppsetninger. Slutning Behover for «back-stage» er i hovedsak tilfredsstillende ivaretatt, men tilbudet bør vurderes videreutviklet. Bruken av Undervisningsbygget på Braadland bør ta hensyn til behovet for støtteområder i forbindelse med større arrangementer. Servering, hvileområder Hvileområder for artister/crew vil normalt dekkes i Skolekasernen. I tillegg vil Nye kommandantbolig kunne disponeres til dette, ved behov og nødvendig planlegging. Servering for artister og crew bør normalt kunne ivaretas av de faste serveringsstedene på festningen. Slutning Hvileområder og serveringsmuligheter for crew og artister er tilfredsstillende dekket. Sikkerhet Sikkerhet for artister og crew stiller andre krav enn publikumssikkerhet. Dette bør ivaretas av profesjonelle, etter avtale med arrangør. Side 19

20 Data Crew, artister og presse bør ha tilgang til et lukket, trådløst nettverk. Ved spesielle tilfeller vil presse ha behov for eget dataopplegg. Tekniske krav og behov For festningens hovedarenaer, Place d'armes og Stevnesletta, bør følgende infrastruktur være tilgjengelig: Strøm til lyd, lys og øvrig generell bruk 8servering, toaletter, allmennbelysning osv). På begge arenaer er det behov for 400 v strøm, dette er ikke tilgjengelig i dag. Ved de fleste typer arrangementer vil det fortsatt være behov for aggregat, til tilstrekkelig strømforsyning i 230V og 400V er etablert. Vann og avløpp må være tilgjengelig ved toalettvogner, serveringstelt bak scene. Det er ønskelig med permanente uttak, supplert med utlagte provisoriske slanger. Vann til brannsikring forutsettes dekket fra faste kummer, men det må vurderes sammen med brannvesenet i hvert tilfelle om dette er godt nok dekket. Trådløst datanettverk (sikret) må være tilgjengelig for artister/arrangører, i tillegg bør det være et åpent nettverk tilgjengelig for publikum og besøkende. Det bør utredes nærmere hvilken datakapasitet som er nødvendig for sanntids overføring av lyd/bilde (TV, andre medier). Arena2020 Konklusjon arena Arbeidsgruppen prioriterer arbeidet mot Place d'armes og Stevnesletta, som er de foreslåtte områder for større arrangementer. Det bør vurderes utdypende retningslinjer/kriterier for bruk av øvrige deler av festningen til arrangementer (Iøses utenom arbeidsgruppen). Ved utvikling av arenaen bør følgende tiltak prioriteres først: - Utvide innkjøringen til Place d'armes (godkjent av RA) - Forbedret drenering/dekke på place d'armes (godkjent av RA) - Digitale kart over Place d'armes og Stevnesletta for detaljplanlegging - Mobilt arbeidslys/publikumsbeslysning (sikkerhet) - Helhetlig og forbedret skilting av arena og festningsverk - Forbedret mobil- og data dekning (trådløst nettverk) for publikum og arrangører På mellomlang sikt bør følgende tiltak iverksettes. - Forbedret strømforsyning (400 V) på Place d'armes og Stevnesletta - Opprustning av gangveier og parkeringsplasser - Økt toalettkapasitet ved Stevnesletta (tilkoplingspunkter) På lengre sikt bør følgende tiltak iverksettes: - Nytt besøks- og turistmottak, inkl toaletter Økonomi Grunnlag Investeringsbehovet knytter seg i hovedsak til to områder: teknisk utvikling av arenaen (infrastruktur) og etableringen av den ønskede organisasjon. Det mest kritiske er at den Side 20

21 arrangementsorganisasjon over tid skal drives med overskudd, og samtidig bidra til økt verdiskapning for øvrige aktører på festningen og i nærområdet. Arenautvikling: Prioriterte tiltak forutsetter investeringer i størrelsesorden i perioden frem mot (Se ved1). Finansiering Investeringer i infrastruktur bør gjennomføres i samarbeide mellom FB/NFV som forvalter, kommune og fylke, som bidragsytere til økt verdiskapning i regionen, og FFV som er de som i dag har inntekter fra arrangementer. Midler avsatt til regional utvikling bør kunne disponeres. Det må lages egen finansieringsplan for de ulike delene av arenautviklingen. Organisasjon: Organisasjonen bør være enkel og rimelig å etablere, fleksibel og robust, og rimelig i drift. Det må være mulig å bidra med offentlig støtte i forbindelse med etableringen, men organisasjonen må levere overskudd etter kort tids virke. Det er ønskelig at organisasjonen kan bygges opp over tid, etter hvert som oppgaver og etterspørsel øker. Etablering av et AS Etablering av et AS krever aksjekapital. Det er ønskelig med hovedsakelig privat kapital, dersom et AS etableres. Andre organisasjonsmodeller krever armen oppstartskapital. Økonomisk verdiskapning Kulturarrangementer bidrar til betydeligøkonomiskverdiskapningpå festningen,i Halden og i distriktetfor øvrig. Det er tidligeregjennomførtanalyseav slike virkninger,bl a etter operaen Aurora. Det anbefalesat det gjennomføresen ny analyseså snart som mulig. Ringvirkningseffekter I tilleggtil økonomiskverdi bidrar arrangementeneogså til økt verdi innen områdersom kompetanse,opplevelserog identitet.lokaltilknytningog forankringav arrangementeneøker disse effektene.dette er verdier som er vanskeligereå kvantifisere,men en nærmere analyseav slike virkningervil være av betydning for fremtidigevalg i utnyttelsenav festningen. 7. Organisasjon Ansvarsforhold Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk forvalter arenaen Fredriksten festning på vegne av Staten som eier. Dette innebærer bl. a.: Ivareta eiers (Forsvarsdepartementets) interesser, herunder vernekrav og krav om verdig bruk. Daglig drift og vedlikehold av hele festningsområdet. Koordinering av all bruk av festningen og festningsområdet. I forbindelse med arenaen/arrangementer omfatter dette: -Arena-eier, ivareta eierens interesser -Arenaledelse, overordnet styring/koordinering, fastsette premisser -Ansvar for fast infrastruktur (vann, avløp, strøm, grøntvedlikehold osv.) -Avgjørende innflytelse på arenaprofil (type arrangement), med «veto-rett». -Utarbeide regler og prosedyrer for samarbeid ved arrangementer -Fastsette økonomiske resultatkrav ifm arrangementer Oppgaver/oppgavefordeling Ved gjennomføring av større arrangementer på festningen er det flere oppgaver som må ivaretas. De oppgaver som må løses ifm arrangementer kan fordeles slik. Side 21

22 Arenaledelse: Arenakoordinering, arealdisponering, helhetlig prioritering. Booking: skaffe artister, arrangementer, kontakt med byråer Salg: markedsføring og salg av billetter Tekniske arrangøroppgaver: arrangementstekniske oppgaver, tilfredsstille arrangørens behov, publikumshåndtering, service, sikkerhet, logistikk Arenatekniske oppgaver: fast infrastruktur, beredskapsplaner, generelt vedlikehold. Dagens ordning FB/NFV ivaretar arenatekniske oppgaver (infrastruktur, vedlikehold osv) FFV ivaretar, på NFV's vegne, arenakoordinering, arealdisponering, booking, kontraktsforhandlinger, koordinering og praktisk tilrettelegging ved arrangementer. Arrangører (byråer) sørger selv for markedsføring/salg og arrangementstekniske oppgaver (bestilling av nødvendig teknisk støtte som scene, lydilys, telt, tribuner osv), samt arbeidskraft for gjennomføring («Allsammen» eller andre). Dagens ordning fungerer tilfredsstillende, med dagens ambisjonsnivå og aktivitet. Organiseringen er svært sårbar, med mye erfaring og ansvar konsentrert til en person. Med flere og større arrangementer kreves bedre koordinering, og med et mer helhetlige tilbud er det behov for å profesjonalisere organisasjonen og øke kapasitet og utholdenhet. Det er også forventet at inntjeningen skal øke ved økt aktivitet og tilbud. Ønsket løsning Det er ønskelig med en organisering som gir Kapasitet til å gjennomføre flere og større arrangementer (økt kapasitet, bedre koordinering, raskere turn-over). Mer helhetlig tilbud (en leverandør av alle ønskede tjenester). Mer aktiv styring med festningens profil (type arrangementer, valg av arrangører). Bedre verdiskapning/inntjening for arenaeier, næringsdrivende på festningen og i regionen for øvrig. Bedre samordning med andre kulturarenaer i Halden og Østfold. Kompetanseoppbygging og utviklingi regionen. Større fleksibilitet og redusert sårbarhet. Kapasitet og kompetanse til egenproduserte oppsetninger. Alternative organisasjonsmodeller Det er vurdert tre prinsipielt ulike organisasjonsmodeller: Alternativ 1: En modell basert på dagens ordning, der FFV viderefører sine oppgaver, men forsterker organisasjonen for å kmme håndtere flere og større arrangementer, og ivareta rollen som teknisk arrangør. Økt kapasitet og kompetanse kan skaffes ved innleie av eksternt personell, eller ved samarbeidsavtaler med f eks Brygga Kultursal eller Østfold kulturutvikling. Dette vil gi økt mulighet for komplett leveranse til byråer/artister samt redusert sårbarhet. Alternativ 2: En modell basert på dagens ordning (FFV), der tilleggsoppgavene som teknisk arrangør settes ut til et eksternt firma, f eks et arrangørbyrå, som allerede har kompetanse og nettverk for dette. FFV vil fortsatt kunne ha en koordinerende rolle, men alle arrangementstekniske oppaver settes bort etter ekstern konkurranse. Side 22

23 s.3. -htf IN71.1, 1{, 1,7 Alternativ 3: Opprette et eget arrangørselskap (AS) som bematmes for å ivareta og utføre de beskrevne oppgaver, eventuelt også overta tilsvarende oppgaver for andre kulturarenaer i distriktet. Selskapet bør kunne produsere egne oppsetninger. Arrangørselskapet må operere etter retningslinjer og rammer gitt av arenaeier. Andre forhold Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk (NFV) kan som offentlig forvalter ikke opptre i rollen som teknisk arrangør. Bortsetting av arrangementsoppgavene ved Fredriksten må vurderes i forhold til reglene for tjenestekonsesjon. Drøfting av de ulike modeller De angitte modellene er vurdert utfra følgende faktorer: -Kapasitet til gjennomføring av flere arrangementer -Helhetlig leveranse med god kvalitet -Kontroll med festningens profil -Økonomi, inntjening, verdiskapning -Koordinering med andre virksomheter på festningen, god helhetlig arenakoordinering -Evne til å samordne med andre kulturarenaer -Kompetanseutvikling -Risiko, holdbarhet/robusthet over tid, fleksibilitet -Mulighet for egenproduksjon Alternativ 1 Denne modellen vil gi en økt kapasitet, og gjøre det mulig å gjennomføre flere og større arrangementer. Innkjøp/innleie av ekstern hjelp gjør det mulig å levere totaltilbud etter byråenes ønsker, forutsatt gode leveringsavtaler på tekniske tjenester. Modellen gir ikke mulighet for egenproduksjon av oppsetninger/arrangementer. Økt kapasitet og kjennskap til bransjen vil gjøre det mulig å styre arrangementenes profil mer aktivt, og videreføring av dagens lokalkunnskap og kompetanse sikrer god kontakt med festningsforvaltningen. Økt kompetanse, helhetlige tilbud og flere arrangementer gir grunlag for økt verdiskapning og inntjening, men manglende kapasitet til å gjennomføre egne arrangementer/oppsetninger gjør at muligheten for ekstra inntekter faller bort. Ekstern forsterkning av organisasjonen vil naturlig komme fra andre kulturinstitusjoner/- arenaer i distriktet, og gir et godt grunnlag for samarbeide og samordning med disse. Ved å engasjere personell fra andre kulturinstitusjoner samt å bruke lokale leverandører av tekniske tjenester vil dette bidra til kompetansebygging i regionen. Løsningen er sårbar, idet den i stor grad bygger på FFV's bemanning i dag. Dersom denne modellen velges, må det tas grep for å sikre større robusthet i organisasjonen, og overføring av kompetanse til flere personer. Alternativ 2 Denne modellen innebærer at tilleggsoppgavene (arrangementstekniske oppgaver) settes bort til ekstern leverandør, og det er kontrakten med leverandøren som bestemmer kapasitet og innhold i leveransen. Det må være tydelig hvilke fullmakter leverandøren skal Side 23

24 ha, og hvilke muligheter arenaeier/forvaltning skal ha for å gripe inn i virksomheten. Ekstern leverandør vil naturlig ønske å produsere egne oppsetninger/arrangementer. Det må sikres at arenakoordinering fortsatt blir liggende ved festningsforvaltningen. Leverandøren vil naturlig fremme egne produksjoner, og det er en risiko for at festningsforvaltningen får mindre innflytelse på arrangementsprofllen. Et tett samarbeide mellom leverandør, FFV og festningsforvaltningen er avgjørende. Ved bruk av ekstern leverandør vil økonomisk risiko i større grad ligge hos denne, dette vil kunne medføre lavere inntekt til arenaeieren. En ekstern leverandør vil neppe føle seg bundet til å samarbeide med eller utnytte øvrige kulturinstitusjoner i distriktet, og denne løsningen vil derfor kunne gi et svakere grunnlag for samordning mellom kulturarenaene. Tilsvarende er det ingen sikkerhet for at en ekstren leverandør vil utnytte ressursene i distriktet, og derved heller ikke bidra til utviklingen av lokal kompetanse. Alternativ 3 Denne modellen er den mest ambisiøse, som vil gi god kapasitetsøkning og kunne tilfredsstille de ønskede leveranser. Selskapet forutsettes etablert som et ideelt AS, der et overskudd føres tilbake til utvikling av arenaen. Oppbygging og bemanning av selskapet må tilpasses etterspørselen. Selskapet må også ha kapasitet til å produsere egne oppsetninger og arrangementer. Avhengig av kontraktsutforming er det en fare for at festningsforvaltningen får mindre innflytelse på arrangementsprofilen. Det er avgjørende at inngåtte avtaler sikrer kontroll med arrangementsprofil og kvalitet. Helhetlig koordinering på Fredriksten må fortsatt ligge hos festningsforvaltningen. Tett kontakt mellom arrangørselskap og denne er avgjørende. Denne organisasjonsmodellen er trolig den mest kostbare å etablere, og selskapet vil være avhengig av egenproduksjoner for å få tilfredsstillende økonomi. Dette innebærer større potensial for inntjening, men også høyere risiko. Etableringen av selskapet vil kreve aksjekapital, trolig i størrelsesorden 3 4 mill. Halden kommune er en mulig aksjonær, men NFV og Østfold fylkeskommune vil ikke gå inn med aksjekapital. Selskapet vil derfor hovedsakelig bli et privat AS. Denne modellen vil gi gode muligheter for samordning med andre kulturarenaer/- institusjoner, og kan bidra til oppbygging av lokal kompetanse. Organisasjonen vil være mer robust enn de to andre, fordi den baserer seg på flere personer og bredere aktivitetsgrunnlag. Oppbygging av organisasjonen må skje gradvis, og overføring av lokalkunnskap og kompetanse må sikres. Andre forhold Organisasjonsmodell og avtaleforhold vil trolig omfattes av reglene for tjenestekonsesjoner, og det bør gjennomføres en juridisk vurdering omkring dette. Utfallet av en slik vurdering vil kunne påvirke valg av organisering. Sammenlikning av alternativer Alle alternativene vil bidra til bedre oppgaveløsing enn dagens modell. Alternativ 3 vil i størst grad tilfredsstille ønskene om økt kapasitet, helhetlige leveranser og størst robusthet, men også innebære størst økonomisk risiko. Alternativ 1 vil best sikre helhetlig arenakoordinering og festningsprofil. Alternativ 1 har lavest risiko, men også lavest potensiale på sikt. Alternativ 3 har størst potensiale, men er mest krevende å etablere, og Side 24

25 ,,t», iirrtt IM ttr, t r,s w~"..rtzt-mt-t =trwst. har stor risiko i en oppstartsfase. Denne har også usikkerhet om finansiering av aksjekapital. Alternativ 2 anses mindre ønskelig, fordi dette gir dårligst grunnlag for lokal kompetansebygging og samordning med øvrige kulturarenaer i distriktet. Det gir også svakest påvirkning av arrangementspriofilen på festningen. Konklusjon organisering I en innledende fase vil alternativ 1 være enklest og raskest å etablere, og gi den ønskede virkning. Dette alternativet har lavest risiko innledningsvis. Avhengig av etterspørsel, interesse i markedet og videre utvikling på Fredriksten bør mulighetene for etablering av et AS (alt 3) avklares. Når situasjonen synes moden og markedet er klar bør et arrangementsselskap etableres som et ideelt AS, med Halden kommune som deleier. 8. Anbefaling Infrastruktur, praktiske tiltak De angitte tiltakene bør gjennomføres så snart det er mulig og uavhengig av ny organisering. For noen av tiltakene er det allerede innhentet tillatelse fra Riksantikvaren Investeringer i infrastruktur bør gjennomføres i samarbeide mellom FB/NFV som forvalter, FFV som arenakoordinator, og kommune og fylke, som bidragsytere til økt verdiskapning i regionen. Midler øremerket til regional utvikling bør kunne disponeres til dette. Det må lages egen finansieringsplan for de ulike delene av arenautviklingen. Organisasjon Det anbefales at dagens ordning, der FFV ivaretar arenakoordinering og -utleie, videreføres inntil videre. For å gi ønsket kapasitetsøkning og helhetlige leveranser forsterkes organisasjonen etter behov ved innleid kapasitet/samarbeidsavtaler. Det er naturlig å se om slik kapasitet og kompetanse kan hentes fra Brygga kultursal og/eller Østfold kulturutvikling. Kostnadene må forventes dekket ved økt inntjening gjennom bredere tjenestetilbud og flere arrangementer. For å redusere sårbarheten ved dagens ordning bør flere personer bringes inn i virksomheten, for å sikre nødvendig kompetanseoverføring. Avhengig av etterspørsel, interesse i markedet og videre utvikling på Fredriksten bør mulighetene for etablering av et eget arrangementsselskap avklares ytterligere. Når situasjonen synes moden og markedet er klar bør et slikt selskap etableres som et ideelt AS med overveiende privat kapital, og med Halden kommune som deleier. Etter en definert etableringsperiode må selskapet være økonomisk selvbærende. Det bør snarest iverksettes en juridisk utredning om i hvilken grad bestemmelsene for tjenestekonsesjoner vil påvirke organisering og virksomhet ved arrangementer på Fredriksten. Videre fremdrift Arbeidsgruppenoversendermed dette sin innstillingtil Samarbeidsforumfor Fredriksten festning.det forutsettesat innstillingenskal saksbehandlesav ForsvarsbyggNasjonale festningsverkog politiskbehandlesav Østfold fylkeskommuneog Haldenkommune. På grunnlagav denne behandlingmå det utarbeidesnødvendigeavtaler. Side 25

26 Stevnesletta fullsatt av forventningsfulle publikummere (Foto: Stein Johnsen, HA) Skisse over alternative organisasjonsmodeller Organisasjon Dagens modell Artist Arrangements- 'profilering, Billettsalg BYRA Arenaprofiledng Faste installasjo Back-stage fasiliteter Strøm VVS Parkering Klipping/ klargjøring Artist Teknisk Scene Tdbuner Lyd/lys Gjerder Telt Stoler Renovasjon Arbeidskraft Service AllsammenVIP-servering Publ håndteringfaste leverandører ServeringOvematting VaktholdTranspoil VIP-vaktSpesielle behov Parkeringsvakter Arenautleie Arena- Kcordinering Enkle Støttefunksjoner Arenaledelse Beredskapsplane Off godkjenning Totalhensyn til festningen Side 26

27 Organisasjon alternativ 1 Artist Artist k_ Artist Teknisk Scener Tribuner Lyd/lys GI rdif Trint Stoter Renovasjon Arrangements- -ng, Biliettsalg BYRA Ek tre impaskst - Arbeidskraft Service Msammen VIP-servering Publ håndtering Faste leveranderer Servaring Ovimatting Vakthold Transport VIP-vakt Spesitla behov Parktuingsvakter Arenaprofilering Faste installasj Back-stage fasiliteter Stram VVS Parkenng Klipping/ klargawing Beredskaps Off godkjenning Totalhensyn til testningen Organisasjon Alternativ 2 Artist Arenautteie Arenakoordinering Enkle Støttefunksjoner Arenaledelse Arrangementsprolitering,. Billettsalg Artisr> BYRA Teknisk Faste installa ' Backåtage fasiliarter Strown Ns Kontralit Parluaing errig arronatimodelcap Arbeidskraft service Scene Tdbuner Msammen Lyd/lys Publ håndtsring VIP-wvering Fasteknisrandsrer Glef tior Servering Overnatling Telt Vakthold Transport Stoter VIP-vakt Spesielle berhov Renovasion Parkstingsvskt«Arenautleie Arenakoordinering MIPPIngi Arenaprofilering Arenaledelse B.n.dakapspi Off godkjenning Totalhensyn trl testningen Side 27

28 Organisasjon alternativ 3 Artist1 Billettsalg Artis( BYRA r.,. *- Arrangementsrofilering, Arenaprofilering Faste installasjone Back-stage fasiliteter Strøm WS Parkering Klipping/ klargjøring Artist Teknisk Scene Tribuner Lyd/lys Gjerder Telt Stoler Renovasjon Arbeidskraft Allsammen Publ håndtering Servering Vakthold VIP-vakt Parkeringsvakter Service VIP-servering Faste leverandører Ovematting Transport Spesielle behov Arenaledelse Koordinering Beredskapsplane Off godkjenning Totalhensyn til festningen Vedlegg: Vedlegg 1: Organisering av arbeidsgruppen Vedlegg 2: Faktagrunnlag Vedlegg 3: Vurdering av aktuelle arenaer Vedlegg 4: Behov for utbedringer/tiltak på arenaen Vedlegg 5: Grunnlagsdokumenter/litteraturliste Side 28

29 Vedlegg1 Organisering av arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen består av følgende deltakere: Dag Strømsæther, kommandant, leder Morten Kjølbo, Forsvarsbygg Nasjonale Festningsverk, sekretær Bjørn Edvardsen, Østfold fylkeskommune Espen Holtan, Halden kommune Magne Rannestad, Fredriksten Festnings Venner Per Olav Andersen, Haldens kulturaktører. Arbeidsmøter: 15/4-2011: 15/9-2011: 17/ : 15/ : 21/ : 25/1-2012: 28/3-2012: 22/2-2012: 28/3-2012: 10/5-2012: 22/ Oppstartsmøte, etablering Arbeidsmøte nr 1 Arbeidsmøte nr 2 Arbeidsmøte nr 3 Arbeidsmøte nr 4 Arbeidsmøte nr 5 Arbeidsmøte nr 6 Arbeidsmøte nr 7 Arbeidsmøte nr 8 Arbeidsmøte nr 9 Avsluttende arbeidsmøte Side 29

30 Vedlegg2 Faktagrunnlag. Områder på Fredriksten som nå brukes som arrangementsarenaer Indre festning: Historiske opplevelser, ingen store arrangementer. Eksempel på bruk: Julemarked Historisk formidling/historiske spill Mil seremonier (salutt, flagg) Place d'armes Festningens viktigste arrangementsarena, for de fleste typer kultur- og idrettsarrangementer. Eksempel på bruk: Opera Allsang Konserter Historiskeopptog Veteranbiler Sykkelløp Servering/salg Stevnesletta arkerin s lass Stor plen for mange typer arrangementer, brukes også til parkering ved spesielle anledninger. Eksempel på bruk: Konserter Idrett Parader/drill Parkering Salgstelt Bilutstillinger N e kommandantboli Selskapslokaler, konferanserom, intim utendørsarena for kultur. Eksempel på bruk: Møter/konferanser Sluttede selskaper Intimteater Event/servering Brukes også som "VIP"-område og til mindre arrangementer. Nedre parkplass I hovedsak parkering, men brukes til visse typer arrangementer. Side 30

31 Eksempel på bruk: Sirkus Parkering Bilutstilling/motorshow Ytre festnin sområde I hovedsak natur- og rekreasjonsområde, men brukes til enkelte typer arrangementer. Eksempel på bruk: Orientering Sykkel Billøp/bilutstilling Natursti, historiske vandringer Overberget Brukes til opplevelser/events. Fredriksten Artillerie Compagnie holder til i anlegget, og bidrar til en historisk ramme. Eksempel på bruk: Events, interne arrangementer. Utendørs konserter Historiske opplevelser Eksisterende infrastruktur Indre festning: Strøm (ikke arrangements strøm) Toaletter Innendørs lokaler (Fredrik Ill, Nedre magasin m fl) Place d'armes Strøm (bør utbygges videre) Opplegg for toalettbrakker Corps de Garde Fast scene Stevnesletta Strøm (begrenset) Opplegg for toalettbrakke N e kommandantboli Innendørs lokaler Lukket gårdsrom Strøm (ikke arr strrøm) Toaletter Side 31

32 Nedre arkerin s lass Åpen grusplass, parkering, lett tilgjengelig Ingen øvrig infrastruktur Ytre områder Parkterreng, gangveier Ingen infrastruktur annet ved noen av byggene (Kaserna, Brådland, camping) Overberget Innendørs rom/kasematter Lukket gårdsrom, utendørs arealer Strøm (begrenset kapasitet) Ikke vann/toaletter, (eta bleres 2012) Faste kulturaktører på festningen Opera østfold, operaoppsetning hvert 2. år, ellers sporadiske arrangementer Allsang på grensen, TV-opptak 6 7 ganger hver sommer Grenserittet, en helg hvert år, august Grensetreffet, en helg hvert år, august Halden sykkelklubb, diverse sykkelritt Side 32

33 I Ved legg 3 Vurdering av aktuelle arenaer Indre festning Aktuell bruk I forslag til reguleringsplan angitt til "Kombinerte formål allmennyttig (museum, bevertning med mer). Dette må forstås bruk til mindre, tilpassede arrangementer, med hovedvekt på historisk formidling. Innendørslokaler kan med fordel utnyttes bedre. Kan unntaksvis brukes til idrettsarrangementer og lignende, når dette ikke er i strid med verdighet og bevaring. Permanente tiltak kan ikke påregnes, eventuelle provisoriske tiltak må godkjennes. Publikum Begrenset plass, inntil ca 200. God tilgjengelighet til fots, toaletter i Ravelinet (Vakt- og arrestbygningen). Det må tas nødvendig hensyn til tilfeldige besøkende og faste drivere, arrangementene må helst kunne støtte opp om disse. Gode muligheter for servering. Infrastruktur Trafo med stor kapasitet, vurdere behov for spesielle uttak til arrangementsstrøm. Vurdere bruk til idrett og profilering/tv-overføringer, inkl datakapasitet. Place d'armes Aktuell bruk Foreslås regulert til "Spesialområde arrangementsområde". Innen dette område kan det tilrettelegges for arrangementer, når disse ikke bryter med fredningsbestemmelsene. Permanente inngrep krever godkjenning. Området egner seg godt for de fleste typer arrangementer, og er festningens viktigste arrangementsarena. Omfang og varighet av arrangementer/-perioder må defineres. Bruken må i minst mulig grad hindre tilgang til hovedfestningen. Publikum Plass for inntil 6000 sittende og stående, avhengig av oppsett. God adkomst, gode muligheter for etablering av serveringstelt med mer. Arrangementer her kan være til hinder for inngang til hovedfestningen, og det må tas nødvendig hensyn til aktørene i indre festning. Større arrangementer forutsetter organisert parkering/tilbringertjeneste. Infrastruktur Oppstillingsplasser for toalettvogner, godt strømopplegg men mangler 400V. Vurdere permanente/semi-permanente tiltak, herunder eksisterende permanent scene. Behov for utvidelse av inn/utkjøring. Det må vurderes hva slags dekke som egner seg best. Side 33

34 4 Stevnesletta Aktuell bruk Foreslås regulert til "Spesialområde arrangementsområde". Innen dette område kan det tilrettelegges for arrangementer, når disse ikke bryter med fredningsbestemmelsene. Permanente inngrep må godkjennes. Området egner seg godt til store konserter, parader, utstillinger, samlinger med mer. Kan brukes som parkeringsområde når føreforhold tillater. Bruken må ses i sammenheng med parkterrenget ved Karl XII's bauta og Gyldenløve fort. Omfang og varighet av arrangementer/-perioder må defineres. Publikum Plass til inntil 8000 sittende eller stående. Lett adkomst, området må avgrenses med gjerder for å regulere inn-/utgang. God plass for serveringstelt, kan kombineres med bruk av Kroa. Det bør vurderes nytt publikumsmottak/turistmottak ved øvre parkering, med toaletter, turistinfo, salgsareale med mer. Infrastruktur Toaletter i Kroa, oppstillingsplass for toalettvogn ved øvre parkering. Det bør vurderes flere oppstillingsplasser for toalettvogner. Begrenset strømopplegg, ikke 400V. Dammen virker begrensende på bruken, og bør vurderes gjenfyllt. N e kommandantboli Aktuell bruk Foreslås regulert til "Allmennyttige formål infosenter/bevertning. Inkluderer øvre del av parkeringsplass. Innen dette må forstås bruk til mindre, tilpassede arrangementer. Alle permanente tiltak må godkjennes. Kommandantboligen egner seg for sluttede selskaper/møter, samt at gårdsrommet kan brukes til intimkonserter, teater og lignende. Kan også benyttes som artist-/vip-område. Publikum Maks ca 100 tilskuere i gårdsrommet, maks ca 50 til bords i selskapslokalene. God tilgjengelighet, toaletter i hovedbygningen. Parken ventes restaurert innen Infrastruktur Hentes fra hovedhuset, kun for mindre arrangementer. Nedre arkerin s lass Aktuell bruk Regulert til parkering, og brukes primært til dette. Må kunne brukes til enkle arrangementer som ikke krever permanente tiltak, og som ikke passer inn på festningsområdet (f eks sirkus). Side 34

35 et Publikum Enkel tilgjengelighet, men kan være vanskelig med avgrensning. Når parkeringsplassen brukes til arrangementer blir det behov for parkering utenfor festningsområdet. Ikke toaletter eller andre fasiliteter. Infrastruktur Ikke opplegg for strøm. Det bør etableres gangvei/fortau langs Generalveien fra Iddeveien til festningen, med en tydeligere og penere avgrensning av parkeringsplassen. Det bør legges opp vanntilførsel til plassen. Borgerskansen Aktuell bruk Fint naturlig amfi, nærhet til sentrum, lett tilgjengelig. Mulig problem med lyd til byen. Ikke benyttet i særlig grad, men bør kunne nyttes til konserter el lign. Også egnet for visse typer idrettsarrangementer. I noen grad avhengig av fremtidig bruk av Ekserserhallen. Publikum Lett tilgang fra byen, lett å avgrense, enkelt å etablere gode publikumsforhold. Toaletter ifm Ekserserhallen, ellers bruk av toalettvogner. Infrastruktur Strøm kan tas fra Ekserserhallen, ikke tilpasset arrangementsstrøm. Stortårnet Aktuell bruk Tidligere brukt til intimkonserter med mer. Det bør vurderes arrangementer tilpasset barn, slik at Stortårnet kan bli "Barnas festning". Her kan det f eks utvikles Fredrikstens svar på «Tjuttavika». Publikum Lett tilgjengelig fra Generalveien, camping og parkering. Enkel å avgrense, arrangementer kan kjøres uavhengig av øvrige arrangementer på festningen. Maks ca 100 tilskuere. Infrastruktur. Begrenset opplegg for strøm. Ikke toaletter. Overberget Aktuell bruk Fortet er en egen, avgrenset arena, som kan benyttes uavhengig av hovedfestningen. Anlegget egner seg særlig godt for opplevelsesbasert næring/events, mindre konserter og lignende. Artillericompaniet kan bidra med historisk koloritt. Store muligheter for samarbeid med hotellene. Side 35

36 Ved etablering av vann/avløp øker bruksmulighetene betydelig. Prøves ut med konsert, mulig problem med lyd. Publikum Egnet for grupper fra 20 til maks 150, grei tilgjengelighet, enkel avgrensning. Toaletter under etablering (2012). Utendørs arrangementer for inntil ca 500 tilskuere. Infrastruktur Begrenset strømopplegg, bør utvides på sikt. Festnin ens forterren Aktuell bruk Det ytre festningsområde foreslås regulert til "Friområde park". Dette er ikke til hinder for at områdene kan brukes til arrangementer forutsatt at de ikke er til skade for anlegg og vegetasjon. Permanente inngrep er ikke tillatt. Vil i første rekke egne seg for diverse idretts- og friluftsbaserte aktiviteter. Publikum Lett tilgang, kan bli behov for avgrensing/kontroll av publikum. Avhengig av fasiliteter i tilknytning til faste anlegg eller på Place d'armes. Infrastruktur I utgangspunktet ikke noe utover gangveier/stier. Side 36

37 Vedlegg 4 Behov for utbedringer/tiltak på arenaen Behov, teknisk infrastruktur Strøm: lys: 1200 amp lyd: 800 amp 230 V og 400 V for sceneteknisk utstyr. Vann: Tilgjengelig vannforsyning til artister/crew bak scene, i tillegg til nødvendig vannforsyning til serveringssteder og toaletter. Vann til brannsikring Avløp: Det må etableres avløp fra alle steder der det er vannuttak. På Stevnesletta bør det vurderes ekstra tilknytningspunkter for toalettvogner. Data: Trådløst nettverk for alminnelig bruk (publikum). Lukket trådløst nettverk for arrangører/artister. Vurdere behov for datakapasitet for sanntids overføring av lyd/bilde. Kostnadsestimat, fysiske tiltak på arenaen Utvidet innkjøring til Place d'armes: kr Forbedret strømopplegg: kr Digitale kart: kr Belysningsutstyr: kr Skilting: kr Nytt dekke på Place d'armes: kr Mobil- og datadekning: kr Gangveier/parkeringsplass: kr Øvrige tiltak/reserve kr Side 37

38 Ved legg 5 Grunnlagsdokumenter/litteraturliste St.meld 54 ( ): Nasjonale festningsverk. St.meld nr 16 ( ). Leve med kulturminner. St.meld nr 33 ( ): Kultur å forsvare. Forretningsstrategi Nasjonale festningsverk Forretningsplan for Fredriksten festning Fredriksten festning forslag til reguleringsplan til behandling, Forstudie, videreutvikling av Fredriksten festning som kulturarena, Stiftelsen østfoldforskning 23. aug Regional kulturplan , østfold fylkeskommune 2010 Fylkestusenårsstedet i østfold, Fredriksten festning, østlandsforskning Verdiskapningspotensiale i Nasjonale Festningsverk, Telemarksforskning-Bø, 28. mars 2008 Utvecklingsplan för Bohus fåstning och fåstningsholmen, 2010 Utviklingsplan for Bergenhus festning, 2011 Koengenrapporten, Opus Bergen Side 38

39 1 4 AUD.2012 Halden Næringsråd v/ordfører Thor Edquist Storgt HALDEN Kontaktperson: Posten Norge AS Frode Wold Konsernstaber Postboks 1500 Sentrum 0001 OSLO Tidl. dato og referanse: Besoksadresse: Biskop Gunnerus gate 14 A Kundeservice: Dato og referanse: www. posten norg e. no /FrW Soknad om endring av poststedsbetegnelse for Berg i Østfold m.fl. Vi har sett på anmodningen om å endre poststednavnet Berg i Østfold til Halden også endre poststedsnavnene Tistedal, Sponvika og Kornsjo til Halden Først vil vi nevne at vi har erfaring med at kommuner som ønsker å endre "små"knindre kjente poststedsnavn til "store"/mer kjente poststedsnavn ofte i for liten grad ivaretar de privates interesser. Dette kommer gjerne til uttrykk når saken blir bedre kjent og hvis det da ikke finnes representative vel eller grendelag som kommunene har dialog med. I denne saken er det slik at Berg i Østfold har to postnummer, 1788 og postbokser på postnummer I prinsippet er vi i mot å endre poststedsnavn slik, men her kunne man sett for seg at 1788, som ligger nærmest Halden og har mest næringseiendommer ble endret til Halden, men at 1789 beholder Berg i Østfold. Postboksanlegget har trolig mer bedrifter enn private og kunne også blitt endret til Halden. De andre navnene i kommunen, punkt 2 over, vil vi ikke komme til å endre uansett. Etter vår mening strider det mot intensjonen i Stadnamnlova som Posten Norge er pliktig til å følge. Vi anbefaler Halden Næringsråd og Halden kommune å foreta en god forankring av dette forslaget, slik at også private interesser involveres. Medvennlighilsen FWCeetithlel Frode Wold Seniorrådgiver Telefon Mail frode.wold(d osten.no Vedlagt er kart som viser 1788 og noen justeringer vi i så fall bor gjøre mellom disse. Side 39

40 2 Røde punkter er adresser med 1788 Berg i Østfold Blå punkter er adresser med 1789 Berg i Ostfold Dersom det blir aktuelt med endring til 1788 Halden må vi gå detaljert ned i materialet for å lege en "renere" grense mellom de to postnumrene. Ta kontakt dersom dere ønsker dette i mail. Filkke1 ks, sid,k. Strønday I " ". Ag r*.,, M len Hotstangen : Brgrød Ingerøy`. ; KrOd 3 " TV1g2N ' SlatiO r.. A... 'N,It,.e.rad ", Gjellestadtld rd Irn..ri Flinstorp ADKren Torpurry Fo Tobru Åse.kjær Søtç Vetb}grd st' fl ''ø - gsen 4,",,, Alsrødklopp Alsøød 1:1 L kker9unnebe g, Solberg akken Unneberggsen' Hau Nords Sydskogen Berge He Rø!!nesn Fretlal RøsffieF.sen VikstøYs enrød.p49~sn obrugsen Vak Le øen fl, ;Seeteriaugen ' ' qr Btgle9f) Sto";a"*.' ' *, jelrokollen. Âsrnur:dsenga Fluser Nordb -r4rp fislt.torp Totorp Hau`gene V Jørne ggrdbær f!sst.ggrd BPL'erg Sønsteigrd mrner Berg Arneb rek d Edetgen. Rr.0 ad : unk Ja1/4(ob;rød,3øperød : u 1<ysskafferen LundQbeltet Side 40

41 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Egil A. Schjerverud Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for næringsutvikling 2012/ Formannskapet Utsendte vedlegg 1 Søknad om kommunal støtte til vennskapsbybesøk juni 2013 Ikke utsendte vedlegg Vennskapsbysamarbeidet - organisering og søknad om støtte til vennskapsbyarrangement 2013 Sammendrag av saken: Halden har gjennom flere år hatt tre vennskapsbyer Skövde i Sverige, Ringsted i Danmark og Sastamala (tidl. Vammala) i Finland. Vennskapsbysamarbeidet har vært drevet både på politisk og administrativt nivå i varierende omfang. For å få samarbeidet inn i mer ordenene forhold og for å øke engasjementet er det ønskelig at Foreningen Norden i Halden overtar ansvaret for samarbeidet slik det er gjort i de øvrige vennskapsbyene. Dette har vært drøftet med Foreningen Norden i Halden som stiller seg positive og som allerede har engasjert seg i arbeidet. Det foreligger en søknad om støtte til vennskapsbyarrangementet i Søknaden følger vedlagt. Rådmannens innstilling: Rådmannens innstilling: Foreningen Norden overtar ansvaret for kontakt og samarbeid med Halden kommunes vennskapsbyer. Foreningen Norden gis et årlig tilskudd på kr ,-. Det gis bidrag til besøk og arrangementer knyttet til vennskapsbybesøk etter søknad. Søknaden for vennskapsbybesøket 6. til 9. juni 2013: Søknad om støtte til vennskapsbybesøket 6. til 9. juni 2013 imøtekommes med inntil kr ,- etter avlagt regnskap for arrangementet. Tilskuddet dekkes over Formannskapets konto. Side 41

42 Saksutredning: Vennskapsbysamarbeidet - organisering Halden kommune har gjennom mange år hatt tre vennskapsbyer i henholdsvis Sverige, Danmark og Finland: Skövde, Ringsted og Sastamala (tidl. Vammala). Det har gjennom årene vært besøk hos hverandre hvor temaer med forskjellige faglig innhold har vært tatt opp, enkelte samarbeidsprosjekter har vært gjennomført og det har vært utveksling av kulturaktiviteter. Delegasjonene fra kommunene som har møtt hverandre har bestått av representanter både fra politisk og administrativt nivå, og besøksbyene har ambulert mellom kommunene. Aktivitetsnivået gjennom årene har naturlig nok av ulike grunner variert avheng av hvordan partene har ønsket å organisere samarbeidet. Under vennskapsbymøtet i Skövde i 2010 ble fremtidig samarbeid og organiseringen av dette drøftet. Det var enighet om at vennskapsbysamarbeidet burde fortsette og utvikles videre, men at man i større grad burde engasjere kommunenes innbyggere og foreninger. Med bakgrunn i drøftingene kom man frem til at Foreningen Norden, som er representert i alle vennskapsbyene/kommunene, burde forespørres om foreningen kunne vær organisator og drivkraften i dette arbeidet i de respektive kommunene. Både i oktober 2010 i Skövde og i august 2011 Sastamala diskuterte representanter fra Foreningen Norden fra vennskapsbyene spørsmålet om overføring av ansvar for vennskapsbysamarbeidet fra kommunene til Foreningen Norden. Overføringen av ansvaret for vennskapsbysamarbeidet er nå i de øvrige vennskapsbyer overført til de respektive foreningene. Kort om Foreningen Norden Foreningen Norden arbeider for å styrke og utvikle et folkelig nordisk samarbeid for alle som bor i Norden. Foreningen skaper møteplasser og formidler kunnskap om nordisk språk, historie og samfunnsforhold samt bidrar til å fjerne grensehindre. Den er en nordisk kulturbærer og har siden 1919 vært en pådriver for nordisk samarbeid. Foreningen Norden organiserer enkeltpersoner, skoler, bibliotek, kommuner og organisasjoner som vil styrke og utvikle den nordiske samfølelsen. Foreningen Norden har medlemmer i Norge. Sammen med våre søsterforeninger i de andre nordiske land og selvstyrte områder har vi rundt medlemmer. består av over 90 lokallag, og samarbeider med mange organisasjoner og bedrifter. Rundt 500 skoler og bibliotek er med i foreningen. Halden kommune har en representant i Forening Nordens styre i Halden valgt av kommunestyret. Fra kommunens side er det ønske om og behov for å finne en ny og mer effektiv samarbeidsform. Foreningen i Halden er positiv til å engasjere seg i vennskapsbysamarbeidet og ta ansvar for dette under visse forutsetninger Det har i Halden vært møte mellom ordfører og foreningens leder i hvor det ble enighet om at Foreningen Norden i Halden overtar ansvaret for vennskapsbysamarbeidet under forutsetning av at man blir enige om den praktiske og finansielle siden av vennskapsbyordningen. Side 42

43 Foreningen Norden har de senere årene mottatt støtte på kr ,- per år bevilget over Formannskapets konto. For øvrig finansieres foreningens drift gjennom medlemskontingent og andre bidrag. I møte med Foreningen Nordens leder 27. august 2012 er det lagt frem følgende forutsetninger fra foreningen for å ta over ansvaret for samarbeidet med Haldens vennskapsbyer: Kommunen gir en fast støtte per år på min. kr ,- som i dag. Kommunen bidrar med tilleggsbevilgning ved besøk hos/fra vennskapsbyer etter søknad. Ved vennskapsbybesøk i Halden forutsettes det at kommunen står som vertskap for ett av arrangementene. Foreningen Norden har allerede, på bakgrunn av de innspill som har kommet fra øvrige vennskapsbyer og Halden, allerede begynt planleggingen av vennskapsbybesøket i Søknaden er datert hvor foreningen bes om et tilskudd til arrangementene på kr ,-. Budsjettet for besøket er totalt på kr ,-. Besøket er planlagt dagene juni 2013 og omfatter 50 til 70 gjester. Det forutsettes i søknaden at kommunen tar ansvar for ett av arrangementene i dette tilfelle hovedarrangementet lørdag 9. juni Søknaden følger vedlagt. Konklusjon: Foreningen Norden overtar ansvaret for kontakt og samarbeid med Halden kommunes vennskapsbyer Foreningen Norden gis et årlig tilskudd på kr ,- Det gis bidrag til besøk og arrangementer knyttet til vennskapsbybesøk etter søknad Søknaden for vennskapsbybesøket 6. til 9. juni 2013: Søknaden imøtekommes med et tilskudd på inntil kr ,- etter avlagt regnskap for arrangementet. Tilskuddet dekkes over Formannskapets konto. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Eivind Hansen Egil A. Schjerverud Side 43

44 k77 (:_«) g (-5I Søknad om kommunal støtte til Vennskapsby besøk juni Foreningen Norden Halden skal være vertskap for vennskapsbytreff 6.-9.juni Vi venter gjester fra Ringsted i Danmark, Skövde i Sverige og Sastamala i Finland. Vi har lagt opp et program som inkluderer opera i festningen, 1700-tallsaften, Utflukt til Hvaler og diverse kulturinnslag på samlingene torsdag og lørdag. Program: Torsdag 6.juni: Ankomst Park hotell. Velkomstreff i AJFFs lokaler på Refne. Underholdning v/steinar Omar Østli. Fredag formiddag: Omvisning Rød Herregård, lunsj Herregårdskafeen. For Styrene: Felles styremøte i Rådhuset med representanter fra politikerne og ansatte i kommunen. Fredag kveld: 1700-talls aften i Kongshallene. Operforestilling i Festningen (Nabucco) Lørdag Guidet tur til Hvaler. Besøke Kystmuseet, Nasjonalparkutstillingen og lunsj på Skjærhallen. Lørdag kveld: Festmiddag: Park Hotell. Søndag morgen: Avreise. Vennskapskommunene ønsker nå at vi har hovedansvaret for vennskapsbyutvekslingen. Vi venter fortsatt på at dette settes opp som sak i kommunestyret slik at vi får en avklaring på hva kommunen kan stille som økonomisk støtte i det daglige arbeidet.. Når det gjelder vennskapsbesøkene, der vi er vertskap hvert sjette år, vil det være naturlig at kommunen står som vertskap for ett av arrangementene. Vi ser det som naturlig at det er festmiddagen på Park Hotell på lørdag kveld. En tre-retters middag med drikke vil koste kr pr pers. Vi søker derfor om kr 70000,- i kommunal støtte til arrangementet. Søknaden sendes i så god tid, fordi vi må har økonomiplanen klar i oktober Da skal vi sende en fullstendig invitasjon med program og deltakeravgift til vennskapsbyene. Foreningen Norden Halden Bj&g la2obsen, Skoleveien 16, 1791 Tistedal.(bjoerhjagonline.no) Vj2d6g5 ;2_,y114Jio,f) Side 44

45 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Egil A. Schjerverud Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for næringsutvikling 2012/ Formannskapet Utsendte vedlegg 1 Søknad om fullt tilskudd i 2012 Ikke utsendte vedlegg Halden turist - søknad om fullt tilskudd Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Halden turist har søkt Halden kommune om kr ,- som gjenstår av tilskudd for 2012 i henhold til avtale. Opprinnelig budsjettert tilskudd kr ,-som ble redusert ved budsjettjustering våren Rådmannens innstilling: Rådmannen anbefaler at søknaden fra Halden Turist datert 5. september 2012 om fullt tilskudd for 2012 imøtekommes. Beløpet på kr ,- dekkes over formannskapets konto. Saksutredning: I budsjettet for 2012 var det avsatt kr ,- i tilskudd for 2012 i henhold til avtale inngått i henhold til avtalen skal tilskuddet utbetales i sin helhet i januar måned tilskuddsåret. På grunn av kommunens økonomi besluttet rådmannen å dele opp beløpet i månedlige utbetalinger over hele året. Ved budsjettjusteringer i vår ble det vedtatt å redusere tilskuddet med kr ,- uten at avtalen ble sagt opp. Administrasjonen har fulgt opp dette vedtaket og stoppet utbetalingen av tilskudd til Halden Turist fra og med september i år. På tross av at Halden Turist, som følge av budsjettreduksjonen har iverksatt tiltak for å kunne drive innenfor en svært begrenset økonomisk ramme, medfører begrensningen i tilskuddet fra kommunen konsekvenser for Halden turists drift. Side 45

46 Det er av avgjørende betydning for Halden Turist at de kan planlegge og drive turistkontorets virksomhet innenfor en forutsigbar økonomisk ramme. Årets driftsnivå forutsatte at kommunen oppfylte sine økonomiske forpliktelser i samsvar med inngått avtale. Avtalen fra 2004 er nå reforhandlet og lagt frem som egen sak til dagens møte. Det vises i denne forbindelse til sak 2012/22 behandlet i utvalgets møte Konklusjon: Rådmannen anbefaler at Halden Turists søknad om fullt tilskudd for 2012 imøtekommes. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Eivind Hansen Egil A. Schjerverud Side 46

47 1 9 SEPT2012 Halden Turist Svinesund Infosenter C Halden kommune v/næringssjef Egil Schjerverud Halden 5.september 2012 Vedr. Tiltak i forbindelse med reduksjon av tilskudd fra Halden kommune Søknad om fullt tilskudd i 2012 Med bakgrunn i avtalen mellom Halden Turist og Halden kommune har Halden Turist for 2012 budsjettert med et kommunalt tilskudd på kr , 60. I avtalen står det at beløpet i sin helhet skal utbetales primo januar. Partene kan si opp avtalen med 1 års varsel og innen forutgående år. Hvis ingen av partene har sagt opp avtalen, løper avtalen videre. De siste årene har Halden Turist vært i dialog med kommunen om økt tilskudd til drift. Stadig flere oppgaver skal løses og tilskuddet til Halden Turist har sakket akterut. Siden høsten 2007 har Halden Turist vært i dialog med kommunen om mulig bruk av Tollboden som turistkontor. Gratis husleie har hele tiden vært kommunisert som bidrag til økning av driftstilskuddet. Dette har vi etter gjentatte forsøk dessverre ikke klart å få en skriftlig avtale på. Halden Turist flyttet inn i Tollboden i januar For Halden Turists budsjett 2012 ligger det en forutsetning om gratis husleie. Det er dessuten budsjettert med et underskudd på kr ,- som følge av flyttekostnader. Det kom overraskende på Halden Turist at det kommunale tilskuddet ikke skulle utbetales i sin helhet i januar, men fordeles pr måned. Likviditetsmessig er det en utfordring. Den 8.mai får vi beskjed om at det kommunale tilskuddet er redusert med kr ,- i inneværende år. Sommersesongen er høysesong for Halden Turist og vi har ansatt en rekke sommerhjelper til våre forskjellige kontorer/aktiviteter. Svinesund Infosenter, Fredriksten Infosenter og Halden turistkontor/gjestehavna. Lønnskostnadene er betydelige og for å kunne klare noen innsparinger var det nødvendig å foreta noe reduksjon av åpningstidene. Det er imidlertid en balansegang mellom tilgjengelighet, service og salg. Innsparingstiltak: Reduksjon av åpningstid i gjestehavna Reduksjon av åpningstid på Svinesund Infosenter kun i lavsesong Noen færre markedstiltak (begrenset ettersom det meste er igangsatt før sommersesongen) mot utenlandsmarkedet ifb Moss Lufthavn Rygge annonsering Halden Turist, Tollboden, Kongens Brygge 3, 1767 Halden, Tel: inlb"d:visithalden.com Svinesund Infosenter, 1789 Berg i østfold. Tel: svinesundvisithalden.com Side 47

48 Imidlertid er det stor usikkerhet forbundet med inntekter fra driften av Svinesundsparken Motell AS. Dette skyldes bl.a. forskrifter som det siste året har begrenset inntjeningen i høysesong. Halden Turist har også utestående fordringer i 2012 som trolig ikke vil bli betalt som følge av konkurser. Med bakgrunn i overnevnte søker Halden Turist med dette kommunen om å opprettholde det opprinnelige tilskuddet på ,60. Vi ser frem til en snarlig og positiv behandling av denne søknaden. Med vennlig hilsen Halden Turist Liv Lindskog turistsjef Halden Turist, Tollboden, Kongens Brygge 3, 1767 Halden, Tel: info'c(visithaiden.com Svinesund Infosenter Berg i Østfold. Tel: svinesundvisithalden.com Side 48

49 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Egil A. Schjerverud Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for næringsutvikling 2012/ Utsendte vedlegg 1 Avtale Hk & HT Ikke utsendte vedlegg Samarbeidsavtale mellom Halden kommune og Halden Turist Sammendrag av saken: Halden kommune inngikk samarbeidsavtale med Halden Turist i Avtalen baserte seg på Strategisk Næringsplan for Denne avtalen gjeld i utgangspunktet for 2 år, men prolongertes for ett år av gangen om avtalen ikke ble sakt opp av noen av partene. Det er nå ønskelig å inngå ny samarbeidsavtale. Rådmannens innstilling: Rådmannen anbefaler at kommunestyret slutter seg til forslag til samarbeidsavtale mellom Halden Kommune og Halden Turist. Saksutredning: Kommunens økonomiske tilskudd til Halden Turist ble i avtalen for 2004 satt til kr ,- med årlig indeksregulering med utgangspunkt i indeksen for januar Oppsigelse forutsattes å skje innen forutgående år. Til nå har avtalen løpt uten at noen av partene har sagt opp avtalen, men uten at den har blitt fornyet etter utløpsperioden. Tilskuddet for 2011 var på kr ,- og for inneværende år var tilskuddet satt i budsjettet til kr ,-. Dette ble senere ved budsjettjustering redusert med kr ,- til kr ,- som er utbetalt i månedlige rater. Side 49

50 Reduksjonen av tilskuddet har skapt usikkerhet rund driften av Halden Turist og gitt konsekvenser for virksomheten i sommer. Det er fra fremmet krav om utbetaling av de resterende kr ,- i samsvar med inngått avtale fra Forslag til ny avtale har flere ganger vært drøftet med Halden Turist uten at man har lykkes med å komme frem til et forslag som kunne legges frem til politisk behandling. Hovedutvalg for næringsutvikling nedsatte en arbeidsgruppe for å drøfte med styreleder i Halden Reiselivslag og turistsjefen utformingen av ny avtale. Møte har funnet sted mellom partene og man har kommet frem til en tekst som kan legges frem til behandling i Halden Turists styre og i Hovedutvalg for næringsutvikling for videre behandling i Formannskap og Kommunestyre. Økonomien ble drøftet, men fra politisk side ble det ikke satt beløpsomfang, men vist til kommunens årlige budsjettvedtak. For Halden Turist er det avgjørende med forutsigbarhet når det gjelder det kommunale tilskuddet. Forutsigbarhet er avgjørende for å kunne opprettholde en tilfredsstillende bemanning og åpningstid i turistsesongen og for å kunne ivareta de oppgaver som ligger i avtalen med Halden kommune og yte den service tilreisende/turister forventer av Halden. Tekstinnholdet i forslag til ny avtale er i hovedsak lik den fra 2004 med enkelte endringer i forhold til Halden Turists oppgaver. En vesentlig endring er imidlertid at det forutsettes i den nye avtalen at Halden Turist skal disponere lokaler i Tollboden uten leiekostnader. Turistkontoret flyttet inn i Tollboden i 2011 og hadde en husleie i tidligere lokaler på kr ,-. Det har imidlertid i etterkant av innflyttingen vært drøftet om leien var å betrakte som en del av det årlige tilskuddet eller som en tilleggsbevilgning for å bedre Halden Turists økonomiske situasjon. Fra Halden Turist sin side var det siste en klar forutsetning for at man flyttet inn i Tollboden. Det var flere grunner til at man fant det hensiktsmessig å legge turistkontoret til Tollboden bl.a. nærheten til gjestehavn, mer sentral plassering i forhold til publikum m.v., og at det var en naturlig virksomhet i en istandsatt tollbod med dens beliggenhet. Det gjøres oppmerksom på at tilbudet om flytting av turistkontoret til Tollboden og forutsetningen for dette ikke har vært politisk behandlet, men besluttet administrativt allerede i 2009/2010. Halden Turist sitt styre behandlet forslaget i sitt møte og sluttet seg i hovedsak til forslaget. Forslag til samarbeidsavtale mellom Halden kommune og Halden Turist følger vedlagt anbefaler Konklusjon: Rådmannen legger saken frem for Hovedutvalg for næringsutvikling med anbefaling om at utvalget slutter seg til forslaget og oversender det Formannskapet/Kommunestyret til godkjenning. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Side 50

51 Eivind Hansen Side 51

52 Forslag til revidert samarbeidsavtale 2012 Samarbeidsavtale mellom Halden kommune og Halden Turist 1. Bakgrunn Denne avtale baserer seg på de mål som er nedfelt i Halden kommunes strategiske næringsplan. Her er et av satsingsområdene å utvikle det potensialet Halden har som turistby. Og det som fremgår av kommunens egne planer/vedtak inklusive budsjettvedtak er det bl.a. et hovedmål å utvikle Halden som arrangements- og turistby. 2. Halden Turists oppgaver og forpliktelser Halden Turist er reiselivsnæringens og kommunens verktøy i arbeidet med reiselivsutvikling, infrastruktur, produktutvikling, markedsføring og vertskapsfunksjon. 2.1 Vertskapsrollen Drift av turistkontor. 2.2 Informasjon Halden Turist skal arbeide for å skape et positivt inntrykk av Halden som reisemål. Dette gjøres ved å dokumentere reiselivstilbudet i Halden og gjøre denne informasjonen tilgjengelig også på internett. Herunder gjelder følgende oppgaver: - Fremskaffe informasjon om hvilke aktiviteter, attraksjoner og severdigheter Halden har. - Utarbeide nødvendig informasjonsmateriell / brosjyre. - Offisiell reiselivsportal for Halden. - Besvare forespørsler om kommunen innen reiselivssektoren. - Oppfølging i forhold til pressen/media om Haldens tilbud innen reiseliv. 2.3 Svinesund Infosenter Halden Turist har ansvar for å drive Svinesund Infosenter / E6 på helårsbasis. Nedleggelse av eksisterende infosentre eller opprettelse av nye skal skje i forståelse med Halden kommune. 2.4 Reiselivsfaglig kompetanse Halden Turist skal gi Halden kommune råd og reiselivsfaglig assistanse, og være høringsinstans i aktuelle reiselivsrelaterte spørsmål. 2.5 Markedsføring og Profilering For å videreutvikle reiselivsnæringen i Halden, må det gjennomføres et kontinuerlig markedsføringsarbeid. Halden Turist skal planlegge, koordinere og iverksette markedsføringstiltak som omfatter Halden som reiselivsprodukt, herunder også deltakelse og samarbeid med andre bransjeorganisasjoner og den øvrige region(er) både på norsk og svensk side. Side 52 Side 1 av 3

53 Halden Turist skal tilrettelegge og bistå Halden kommune i profilerings- og merkevarebyggingsarbeidet av Halden bl.a. i nært samarbeid med Halden Næringsråd. Bistå kommunen med praktisk tilrettelegging ved offisielle besøk. Bistå næringslivet i arbeidet med markedsføring av Halden i forbindelse med rekruttering etc. 2.6 Produktutvikling Halden Turist skal i samarbeid med kommunen legge til rette for utvikling av opplevelser natur- og kulturbaserte. 2.7 Koordinerende oppgaver Halden Turist skal så langt som mulig bidra til bedre utnyttelse av effekten av arrangementer i lokalsamfunnet og for å synliggjøre Halden regionalt og nasjonalt. 2.8 Fredriksten festning Halden Turist skal ivareta kommunens reiselivsinteresser på Fredriksten festning og delta i relevante prosjekter. 2.9 Festivaler og arrangementer Det kan for festivaler, arrangementer m.m. hvor Halden kommune ønsker aktiv deltakelse fra Halden Turist inngås egne avtaler. Der kommunen selv er arrangør forutsetter avtalen at Halden Turist bidrar til markedsføring, billettsalg, m.m. Dog ikke innkjøp av eksterne tjenester som f. eks. annonsering m.v. Det forutsettes egen avtale om godtgjøring for denne tjenesten. 3 Finansiering For oppgaver som er nevnt i avtalen skal kommunen betale årlig tilskudd til Halden Turist. Tilskuddet er for kommunens vedkommende knyttet opp mot drift av turistkontor. Tilskuddet kan, hvis partene er enige, være delfinansiering av eventuelle prosjekter hvor det fra 3. part kreves at kommunen er deltager. Det årlige kommunale tilskuddet til Halden Turist fastsettes i det årlige budsjettvedtaket i Halden kommune med en minimumsramme på kr ,-. Tilskuddet inkluderer ikke leie for de lokaler Halden Turist disponerer i Tollboden. Tilskuddet indeksregulering ved prolongert avtale i henhold til konsumprisindeksen med basis i indeksen for januar Det årlige tilskuddet utbetales i primo januar. Halden kommune er ikke ansvarlig for avtaler inngått av Halden Turist. 4. Lokaler Som et ledd i avtalen stiller Halden kommune til disposisjon lokaler i eiendom Tollboden. Denne del av avtalen reguleres gjennom egen leieavtale. Leiebeløpet er å anse som en del av kommunens driftstilskudd til Halden Turist. Det forutsettes at bruken av disse lokaler ses i sammenheng med driften av gjestehavnen som reguleres i egen avtale. Side 53 Side 2 av 3

54 5. Styrerepresentasjon Halden kommune oppnevner en politisk representant til styret og næringssjefen eller annen representant for rådmannen tiltrer styret som observatør. 6. Forhandlinger/oppsigelse av avtalen Hver av partene har rett til å kreve forhandlinger om endret innhold av avtalen. Avtalen forutsetter å gjelde i 2 år. Avtalen kan sies opp med 1 års varsel fra hver av partene. Oppsigelse må skje innen forutgående år. Hvis ingen av partene har sagt opp avtalen, løper avtalen videre. Fortolkning av avtalens innhold gjøres administrativt mellom rådmannen og turistsjefen og eller styreleder i Halden Turist, med adgang til å anke saken inn for bevilgende myndighet. Halden Eivind Hansen Rådmann Halden kommune Liv Lindskog Turistsjef Halden Turist Avtalen er godkjent av Halden Turists styre..?.. og Formannskapet/Kommunestyret..?.., sak 2012/? Side 54 Side 3 av 3

55 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Egil A. Schjerverud Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for næringsutvikling 2012/ Utsendte vedlegg 1 Referat HT Ikke utsendte vedlegg Anmodning om oppnevning av arbeidsgruppe mellom Halden turist og Halden kommune - organisering og samordning av oppgaver Rådmannens innstilling: Ingen. Saksutredning: På sitt styremøte 25. september 2012 drøftet styre i Halden turist spørsmål om fremtidig organisering, samarbeidet med Halden kommune og de økonomiske utfordringer Halden Turist står overfor. Styret fattet enstemmig følgende vedtak sak 18/12: For å se nærmere på en mulig samordning/omorganisering ønsker Halden Turist at det nedsettes en arbeidsgruppe bestående av representanter fra Halden Turist og Halden kommune. Saken tas opp i Hovedutvalg for Næringsutvikling. Blant annet ønsker man å se på organiseringen i lys av det omorganiseringsarbeidet innen reiselivsnæringen som skjer på fylkes- og landsnivå. Protokollen fra styremøte legges ved og oversendes, slik styret i Halden Turist anmoder om, Hovedutvalg for næringsutvikling. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Eivind Hansen Egil A. Schjerverud Side 55

56 Halden Turist Svinesund Infosenter Til styre- og vararepresentanter i Halden Turist Referat fra styremøte Tirsdag 25.september 2012, kl , Halden Turist, Tollboden Tilstede: Sverre Stang - styreleder Magne Rannestad - nestleder Unni Trollnes - styrerepresentant (gikk etter sak 17/12) Steinar Svendsen - styrerepresentant Lars Bjørgesæter - styrerepresentant Thor Edquist - styrerepresentant (kom til sak 17/12) Morten Kjølbo - vararepresentant Liv Lindskog - turistsjef Forfall: Torill Buer, Dag Strømsæther og Egil Schjerverud Saksliste: Sak 14/12 Referater 1) Referat fra styremøte 28.mars 2012 Enstemmig vedtak: Referat fra styremøtet 28.mars 2012 godkjennes 2) Referat fra styrets strategisamling 2. 3.mai 2012 Enstemmig vedtak: Referat fra styrets strategisamling mai 2012 godkjennes Sak 15/12 Samarbeidsavtale med kommunen Forslag til samarbeidsavtale mellom Halden Turist og Halden kommune ble gjennomgått og diskutert punkt for punkt. Det ble foretatt noen små endringer i formuleringer. Halden Turist er i dag i en helt uholdbar situasjon. Det er helt nødvendig at Halden Turist nå får forutsigbare rammebetingelser og ro rundt driften. Enstemmig vedtak: Styret i Halden Turist slutter seg til forslaget til samarbeidsavtale mellom Halden Turist og Halden kommune. Forslag til samarbeidsavtale med vedtatte endringer følger vedlagt. Forslag til samarbeidsavtale skal behandles i Hovedutvalg for næringsutvikling 16.oktober då. Halden Turist, Tollboden, Kongens Brygge 3, 1767 Halden, Tel: info@visithalden.com Svinesund Infosenter, Svinesundsparken 1, 1789 Berg i Østfold, Tel: , svinesund@visithalden.com Side 56