Beredskapsplan Hurum kommune. Vedtatt av kriseledelsen juni 2015

Transkript

1 Beredskapsplan Hurum kommune Vedtatt av kriseledelsen juni 2015 Revidert oktober 2015

2 Del A Generell Innledning Hva er samfunnssikkerhet og beredskap? Målsetting og organisering av beredskapsarbeidet Internkontroll og beredskapsdokumentasjon Sikkerhet og beredskap i Hurum kommune Avvik Øvelser... 9 Del B Plan for kriseberedskap Hva er en krise? Målsetting Kriseledelsens organisering Roller og ansvarsfordeling Oppgaver og loggføring Omsorg for rammede og berørte Avslutningsfase Evaluering Del C Krisehåndtering Varsling og etablering av kriseledelsen Informasjon til publikum og media Evakuering og forpleining Vedlegg Tiltakskort varsling praktisk veiledning Tiltakskort utløsning av plan/varsling - oversikt Tiltakskort etablering av kriseledelse Tiltakskort etablering av sekretariat for logg og journalføring Side 2

3 Tiltakskort etablering av informasjonstjeneste Tiltakskort etablering av publikumstjeneste Tiltakskort etablering av presse og informasjonssenter Tiltakskort etablering av pårørendesenter Tiltakskort Kriseteam (Sorg/krisegruppa) Tiltakskort etablering av evakueringssenter EVS Tiltakskort evakuering alternativ lokalisering Tiltakskort utstyrskasser for pårørendesenter og EVS Tiltakskort Krisekommunikasjon, mål- strategi mediehåndtering råd og anbefalinger Tiltakskort Leteaksjoner mv, tilrettelegging for frivillige organisasjoner Varslingsplan kriseledelsen/-administrasjon Varslingsplan personell evakueringssenter Varslingsplan offentlige instanser Varslingsplan ressurser Varslingsplan øvrige kommunale personellressurser fra helseberedskapsplan Skjemaer - Loggføringsskjema Skjemaer hendelses-/loggblankett Skjemaer - situasjonsrapport Skjemaer - pressemelding Skjemaer Budskapsplattform Skjemaer Medie rigg Skjemaer evaluering av hendelse Side 3

4 DEL A GENERELL 1. INNLEDNING Hensikten med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen er å redusere risiko for kriser og sørge for at kriser som likevel oppstår, håndteres på best mulig måte. Med kriser menes en situasjon som truer eller kan true liv og helse, materielle verdier og/eller troverdighet. Kommunal beredskapsplikt er nedfelt i Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) kapittel V, 14-15, som trådte i kraft Her beskrives kommunens ansvar for å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen. Kommunen skal foreta en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse og resultatet av denne skal danne grunnlaget for utarbeidelse av kommunens beredskapsplan. Beredskapsplanens del A er generell, mens del B og C omfatter Hurum kommunes kriseberedskapsplan. 2. HVA ER SAMFUNNSSIKKERHET OG BEREDSKAP? Samfunnssikkerhet kan beskrives som den evne samfunnet har til å opprettholde viktige samfunnsfunksjoner og ivareta borgernes liv, helse og grunnleggende behov under ulike former for påkjenninger. Samfunnssikkerhetsbegrepet brukes bredt og dekker sikkerhet innenfor hele spekteret av utfordringer, fra begrensede hendelser via større krisesituasjoner som representerer omfattende fare for liv, helse, miljø og materielle verdier, til sikkerhetsutfordringer som truer samfunnet. Begrepet beredskap er definert som planlegging og forberedelser av tiltak for å begrense eller håndtere kriser eller andre uønskede hendelser på best mulig måte. En god kriseberedskap er: å være bevisst mulige kriser å ha planer for mulige kriser å gjennomføre øvelser Den sivile beredskap skal: redusere sårbarheten innen samfunnets infrastruktur, samt livs- og krigsviktige næringsvirksomheter redusere skadevirkningene av en krise- eller krigssituasjon og sikre befolkningens liv, helse og velferd bidra til å dekke sivilbefolkningens og Forsvarets behov for viktige varer og tjenester under kriser og krig utnytte beredskapsressursene effektivt i fredstid Side 4

5 Beredskapsarbeidet bygger på tre grunnleggende prinsipper: Ansvarsprinsippet - som betyr at den som har et ansvar i en normalsituasjon, også har et ansvar i ekstraordinære hendelser Likhetsprinsippet - som betyr at den organisasjonen som håndterer kriser, er mest mulig lik den daglige organisasjonen Nærhetsprinsippet - som betyr at kriser skal håndteres på et lavest mulig nivå. Ansvars-, likhets- og nærhetsprinsippene innebærer at den enheten som har ansvar for tjenesten til daglig, også har ansvaret for beredskapsplanlegging og tiltak i en krisesituasjon. Samordning og systematikk i beredskapsarbeidet i kommunen innebærer: Ha oversikt over risiko og sårbarhet i kommunens enheter Ha definerte mål for beredskapsarbeidet Ha planer for krisehåndtering Øve og evaluere Sørge for at arbeidet er forankret i organisasjonen Følge opp beredskapsarbeidet i enhetene 3. MÅLSETTING OG ORGANISERING AV BEREDSKAPSARBEIDET Overordnede mål og retningslinjer for beredskapsarbeidet. 3.1 Hovedmål Kommunen skal ha nødvendig beredskap mot kriser og uønskede hendelser 3.2 Mål for samfunnssikkerhet og beredskap ROS-analyser skal gjennomføres systematisk i alle enhetene i kommunen, minimum 1 gang pr. år. Beredskapsplan for samfunnssikkerhet og beredskap skal til enhver tid holdes oppdatert og tilgjengelig Beredskapsplaner innen ulike fagområder i kommunen skal til enhver tid holdes oppdaterte og tilgjengelige Hurum kommune skal ha nødvendig dataverktøy for å ivareta sikkerhets- og beredskapsarbeidet Hurum kommune skal ha nødvendig kompetanse for å ivareta sikkerhets- og beredskapsarbeidet Det skal utarbeides handlingsplan for oppfølging av hovedmålene for samfunnssikkerhet og beredskap, som rulleres i henhold til plan- og budsjettarbeidet i kommunen Side 5

6 3.3 Organisering, råd og utvalg Organisering av kommunen Rådmann og kommunalsjefer utgjør lederteamet i Hurum kommune. Kriseledelsen i Hurum kommune består av ordfører, lederteam, kommuneoverlege, brannsjef, lensmann, informasjonsansvarlig, beredskapskoordinator og sekretariat/stabsfunksjoner Halvårige møter i kriseledelsen I Hurum kommune er det innført en praksis med at ordfører hvert halvår avholder møte med kriseledelsen. De som møter er følgende: Ordfører, varaordfører Rådmann Kommunalsjefer Informasjonsansvarlig Kommuneoverlege Brannsjef Lensmann Leder Kriseteam Beredskapskoordinator Dette møtet er et forum for gjensidig informasjon om beredskapsmessig status. Ordfører er leder og beredskapskoordinator er sekretær for møtet. Saker som kan drøftes: Treffe avtaler om samarbeid Finne felles løsninger Gi gjensidig informasjon om beredskapsforhold Gi råd til besluttende myndigheter på kommuneplan Ta initiativ til beredskapsforberedelser 4. INTERNKONTROLL OG BEREDSKAPSDOKUMENTASJON Systematisk sikkerhets- og beredskapsarbeid etter internkontrollforskriften innebærer et krav om skriftlig dokumentasjon. Dokumentasjonen vil tjene både som grunnlag for kommunens egen evaluering og utvikling av sikkerhets- og beredskapsarbeidet og fylkesmannens tilsyn med kommunen. 4.1 Mål for internkontroll Målsettingene danner grunnlag for rutiner for kvalitetssikring av beredskapsarbeidet med følgende kvalitetsmål: Beredskapsarbeidet skal kontrolleres og korrigeres årlig Kvalitetsstyringssystemet for beredskapsarbeidet skal vurderes og korrigeres hvert 4. år. Side 6

7 4.2 Definisjoner Internkontroll betyr å se til at myndighetskrav overholdes. Myndighetskrav er krav som er fastsatt i lov eller forskrift. Internkontroll innebærer at det må etableres systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens oppgaver og aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med de krav som er stilt. Kvalitetssikring er alle de planlagte og systematiske tiltak, som er nødvendig for å få tilstrekkelig tiltro til at et produkt eller en tjeneste vil tilfredsstille angitte krav til kvalitet. Internkontroll innen den sivile beredskap er å påse at kommunens beredskapsplanlegging er tilpasset de oppgaver og risikoer kommunen står ovenfor. Kvalitetsstyringssystem er en oversikt over organisasjonsstruktur, ansvarslinjer, prosedyrer, prosesser og ressurser, som skal sikre kvaliteten på arbeidet. Internkontrollsystem innen samfunnssikkerhet- og beredskapsarbeid er systematiske tiltak som er nødvendig for å sikre og dokumentere at beredskapsplanleggingen samsvarer med kommunens egen målsetting og krav stilt av andre myndigheter. Revisjon av kvalitetsstyringssystemet er en systematisk og uavhengig undersøkelse hvert 4. år for å fastslå om aktivitetene og resultatene stemmer overens med det som er planlagt, og om de er effektivt gjennomført og er hensiktsmessige for å oppnå målene. Avvik er mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav eller målsettinger. Se også punkt 6, side 8. Skadeforebyggende tiltak er tiltak som settes inn mot årsakene til uønskede hendelser og som dermed reduserer sannsynligheten av disse. Skadebegrensende tiltak er tiltak som settes inn mot konsekvensene av uønskede hendelser og som dermed reduserer skadevirkningene av disse. CIM er et webbasert program som er anskaffet av Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og omfatter helhetlig krisehåndtering. Programmet er distribuert fra DSB til Fylkesmannen som har videreformidlet dette til kommunen. Programmet omfatter moduler for risiko- og sårbarhetsanalyser, beredskapsplanlegging, hendelse- og krisehåndtering og mediehåndtering. 4.3 Internkontrollsystem For kommunen foreligger det en rettslig plikt til å ha internkontrollsystem på en rekke tjenesteområder. Et internkontrollsystem skal sikre og dokumentere at man følger kravene i lovgivningen. Dette skjer ved at skriftlige rutiner, prosedyrer, sjekklister, maler, instrukser mv inngår som deler av internkontrollsystemet. Hurum kommune benytter et webbasert kvalitetsstyringssystem for å ivareta kravene gitt i internkontrollforskriften. 4.4 Krav og forventninger Beredskapsmyndighetene krever at kommunen har oversikt over lover og forskrifter som stiller krav til kommunal sikkerhet og beredskap. Side 7

8 Eksempler på at lovverket pålegger kommunen å ivareta sikkerhet og beredskap: Sikkerhetshensyn i saker behandlet etter plan- og bygningsloven Helsemessig og sosial beredskap Beredskap mot akutt forurensning Brann- og eksplosjonsvern Sikkert drikkevann Eksempler på viktige tiltak som beredskapsmyndighetene forventer at kommunen gjennomfører: Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS-analyse) Plan for kriseledelse med strategi for informasjonsberedskap Tiltak for å bedre krisehåndteringskompetansen Rutiner for evaluering og utvikling av sikkerhets- og beredskapsarbeidet 5. SIKKERHET OG BEREDSKAP I HURUM KOMMUNE Sikkerhet og beredskap er integrert i kommuneplanens langsiktige del og i økonomiplan/ handlingsprogram I kommuneplanens langsiktige del er det trukket opp retningslinjer som er bindeledd mellom målene og handlingsprogrammet/økonomiplanen. I retningslinjene konkretiseres det hva kommunen vil gjøre for å følge opp myndighetenes krav og forventninger til beredskap, og hva kommunen gjør for å nå målsettingene for sikkerhets- og beredskapsarbeidet. Kommunen har utarbeidet kriseplan for uønskede hendelser, se del B, side 9. I tillegg til kriseplanen skal kommunens enheter og fagområder utarbeide egne kriseplaner eller nødprosedyrer. Eksempler på fagområder er brann og redning, vannforsyning, akutt forurensning, vern om kulturelle verdier, helseberedskap og evakuering. Kommunen trenger beredskapskompetanse i så vel forebyggende arbeid som krisehåndtering og dette må ivaretas i en kompetanse- og øvelsesplan. 5.1 Rutiner for oppfølging av beredskapsarbeidet Alt beredskapsarbeid skal årlig systematisk undersøkes for å fastslå om aktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med planverket. Det skal legges vekt på ajourføring av ressursene. Den enkelte leder er ansvarlig for ajourholdet av egne planer og tiltak. 5.2 Rutiner for revisjon av beredskapsarbeidet og kvalitetssikringssystemet Beredskapsarbeidet og kvalitetssikringssystemet skal revideres hvert 4. år, og resultatet skal inngå som et grunnlag for arbeidet med revisjonen av Kommuneplanen. Det skal utarbeides en fremdriftsplan for revisjonsarbeidet på bakgrunn av tidsplan for revisjon av Kommuneplanen. Rådmannen peker ut de personene som skal inngå i revisjonsgruppen. Side 8

9 5.2.1 Revisjonsgruppens oppgaver gjennomgå og revidere risiko- og sårbarhetsanalyser på bakgrunn av endrede påvirkninger utenfra (lover, forskrifter, vedtak m.m.) og innenfra (målsettinger, vedtak, planer, infrastruktur m.m.) gjennomgå dokumentasjon (beredskapsplaner, årsrapporter, ev. nye lover og forskrifter) ved behov gjennomføre intervjuer med dem som har oppgaver i systemet Revisjonsgruppen kontrollerer om: målsettingen for beredskapsarbeidet bør endres rutiner for årlig kvalitetskontroll og vedlikehold er fulgt og/eller må justeres målsettingene for arbeidet er oppnådd/fulgt rutine for kvalitetsstyringssystemet bør justeres Rapport med forslag til forbedringer som kan rette opp avvik og/eller hindre avvik skal overleveres rådmannen. Skjema finnes i kvalitetsstyringssystemet. Dersom rapporten foreslår endringer i målsettingene for beredskapsarbeidet skal de behandles og vedtas av kommunestyret. 6. AVVIK Avvik betyr at et forhold ikke er i overensstemmelse med lover, forskrifter, prosedyrer eller rutiner, krav til personell eller materiell. Alle avvik skal meldes i kvalitetsstyringssystemet og rettes opp så snart som mulig for å sikre beredskapen, redusere ulemper/farer/skader og minimere tap. Det planverk som blir berørt av oppståtte kriser eller øvelser, skal uten opphold gjennomgås av ansvarlig for planverket ev. i samarbeid med berørte parter. Planen skal korrigeres for avvik hvis det fastslås feil i planen eller større avvik mellom plan og faktisk gjennomføring. 7. ØVELSER Kommunal ledelse ved større kriser er en stor og omfattende oppgave. I tillegg til å utarbeide nødvendige planer, er øvelser viktige og det skal holdes minst en øvelse hvert annet år for kommunal kriseledelse. Beredskapskoordinator er ansvarlig for at det planlegges og gjennomføres øvelser. Øvelsene bør legges opp som så vel rene papirøvelser som praktiske øvelser. Side 9

10 DEL B PLAN FOR KRISEBEREDSKAP 1. HVA ER EN KRISE? Kommunen er i en krise når det oppstår en situasjon som truer eller kan true liv og helse, materielle verdier og/eller kommunens troverdighet. En krise kan være en større ulykke eller katastrofe som går ut over det omfang kommunen normalt er i stand til å håndtere. 2. MÅLSETTING I en krisesituasjon skal Hurum kommune: Søke å avgrense skader og bringe krisen til opphør i samarbeid med redningstjenesten, andre offentlige myndigheter og innsatsenheter. Opprettholde et best mulig ordinært tjenestetilbud og iverksette tiltak for å normalisere situasjonen. 3. KRISELEDELSENS ORGANISERING Kriseledelsen Sekretariat / stabsfunksjoner Kriseteam Interne og eksterne ressurser Presse- og informasjonssenter Publikumstjeneste Evakuerings - og pårørendesenter EPS Kriseledelsen i Hurum kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår. Kriser innen egen kommune skal normalt løses/ledes i egen regi. Nødvendige tiltak skal gjennomføres i samsvar med gjeldende fagplaner for beredskapen i enhetene. 3.1 Kommunens kriseledelse skal etableres når: Situasjonen er truende, med fare for at ekstraordinære situasjoner kan oppstå En ekstraordinær situasjon har oppstått. Side 10

11 Det er ordfører eller rådmann som beslutter at kriseledelsen skal etableres. Dersom disse ikke er tilgjengelig kan varaordfører eller en annen i ledergruppen beslutte at kriseledelsen settes. Kriseledelsen i Hurum kommune består av: Ordfører Rådmann Alle medlemmer i rådmannens ledergruppe Kommuneoverlege Beredskapskoordinator Stab/støttefunksjoner: Brannsjef/varabrannsjef Lensmann Overingeniør brannvesenet Sekretariat/krisestab Leder for Kriseteam 3.2 Kriseledelsen lokaler Kriseledelsen benytter Formannskapssalen i rådhuset under en krise. Tilstøtende møterom og kontorer kan benyttes til særmøter ved behov. Sekretariat/stabsfunksjoner benytter kontorer til politisk sekretariat og kommuneledelsen i 3. etasje i rådhuset. Den kommunale kriseledelsen oppretter arbeidsgrupper etter behov. 3.3 Stedfortrederfunksjon Varaordfører er stedfortreder for ordfører Kommunalsjef Helse og omsorg er stedfortreder for rådmannen Vararepresentanter for kommunalsjefer og øvrige deltakere i kriseledelsen 4. FULLMAKTER I krisesituasjoner har ordfører følgende fullmakter (i ordførers fravær delegeres fullmakter videre i prioritert rekkefølge, rådmann, varaordfører): 1 Disponere inntil 3 millioner kroner til nødvendig hjelp til kriserammede til forpleining, skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp til akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjons- forstyrrelser 2 Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever Side 11

12 3 Midlertidig stans av enkelte av kommunens virksomheter hvor dette er nødvendig for å omdirigere ressurser til redningstjenesten 4 Pålegge overtids- og ekstraarbeid 5 Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. Rammebeløpet ovenfor kan overskrides ved påtrengende behov, og når bevilgende folkevalgte organ ikke kan sammenkalles. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning. 5. ROLLER OG ANSVARSFORDELING De som til daglig tar de politiske og administrative avgjørelsene skal også gjøre det under en krise. 5.1 Ordfører Ordfører har det formelle ansvaret for kriseledelsen Ordfører er talsperson for kriseledelsen og skal gi innbyggerne, presse, eksterne samarbeidspartnere og egne ansatte faktainformasjon om hvilke tiltak kommunen setter i verk. Dette ansvaret kan delegeres til informasjonsansvarlig i gitte situasjoner. 5.2 Rådmann Rådmann leder arbeidet i kriseledelsen. 5.3 Kommunalsjefer Kontaktledd mellom kriseledelsen og enhetsledere i respektive enheter Oppfølging og effektuering av beslutninger 5.4 Informasjonsansvarlig Utarbeide pressemeldinger sammen med ordfører Utarbeide offisiell informasjon til servicetorg og web-redaktører 5.5 Beredskapskoordinator Koordinere, overvåke beslutningsprosesser og ressursforvaltning Føre utgående meldinger i CIM Ved bortfall av CIM: Føre meldinger på tavle/veggavis Rapportering til fylkesmannen i CIM Side 12

13 5.6 Kommuneoverlege, brannsjef, lensmann Liaison: Ivaretar kommunikasjonen mellom kriseledelsen i kommunen og respektive organisasjoner (politi, brann og redning/helsemyndighet) 5.7 Sekretariat Mottak av telefonhenvendelser Føre inngående meldinger til kriseledelsen i CIM Løpende loggføring i henhold til informasjon Ved bortfall av CIM: Føre logg manuelt, hente og bringe meldeskjemaer til/fra kriseledelsen 5.7 Politi/kommune Politiet har et generelt ansvar for å lede, samt har informasjonsansvar ved: Redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette. Politimester/lensmann kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret for krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseledelse for hendelser som strekker seg over tid og hvor den mer akutte fare for menneskeliv er lav, for eksempel ved flom, frost, skogbrann og lignende. 5.8 Lokal redningssentral (LRS) Hvert politidistrikt i landet utgjør en lokal redningssentral (LRS), som er et ledelses- og koordineringsapparat som iverksettes ved politidistriktet under en redningsaksjon/søksaksjon. Politimester i Søndre Buskerud Politidistrikt etablerer LRS når han vurderer en krise til å være av en slik art at den representerer fare for liv og helse. Det er politimester som avgjør tidspunkt for etablering av LRS og hvor lenge LRS skal være i funksjon Kommunens deltakelse i LRS: Følgende inngår i LRS: Lensmann Brannsjefen Kommuneoverlegen ved behov Politimester ved Søndre Buskerud Politidistrikt er kretsleder for Buskerud Sivilforsvarskrets. Det er viktig å være oppmerksom på at i den akutte fasen skal henvendelser fra mediene og publikum kanaliseres til LRS, når den er etablert. Her finnes en informasjonsseksjon. Side 13

14 Vestre Viken HF har hovedansvaret for den helsemessige beredskap ved ulykker og katastrofer i Hurum. Akuttmedisinsk kommunikasjonssentral (AMK) finnes ved Vestre Viken HF, Drammen sykehus. Politihuset 6. etg. Ring OPPGAVER OG LOGGFØRING 6.1 Kriseledelsens oppgaver Avklare ansvarsforholdet til politiet/lrs (Lokal redningssentral) Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og kommunens innbyggere Varsle Fylkesmannen Benytte eksisterende og normale kommunikasjons- og kommandolinjer Iverksette informasjonstiltak Iverksette tiltak som evakuering, forpleining og innsats fra Kriseteamet (tidligere navn: Sorg og krisegruppen). Iverksette aktuelle kommunale fagplaner (beredskapsplaner) Holde kontakt med LRS/skadestedsledelsen Avgi periodisk rapport til Fylkesmannen Lede, koordinere og prioritere kommunens totale innsats og bruk av kommunale ressurser Samarbeide med andre offentlige myndigheter, bedrifter og private samt frivillige organisasjoner for best mulig utnyttelse av beredskapsressursene. Kommunal kriseledelse er en overordnet funksjon og kriseledelsen skal ikke delta på skadestedet. 6.2 Sekretariatets oppgaver Hente og lese innkommet post Bestemme fordeling og arkivplass Logge, lagre og fordele post. 6.3 Rapporteringsrutiner/logg Informasjons- og rapporteringsmøter for kriseledelsen avholdes daglig i Formannskapssalen. Det føres logg i CIM over de beslutninger kriseledelsen tar. Rapport basert på logg i CIM sendes til Fylkesmannen umiddelbart etter møtets slutt. Sekretariatet registrerer henvendelser fra publikum i logg i CIM. Det skal fremgå av meldingen hvem som får den til behandling og hvem som får den til informasjon. Det anbefales å stifte en fordelingslapp på meldingen dersom papirskjema benyttes. Det skal føres referat fra alle typer interne møter og møter med eksterne instanser. Føres i logg i CIM. Referatene arkiveres av sekretariatet i egen ringperm. Side 14

15 Ved bortfall av CIM benyttes skjema som finnes i kriseperm i beredskapsskap på kommunalsjefenes kontor i 3. etg. 6.4 Bevertning Økonomienheten har ansvar for å sørge for mat og drikke til kriseledelsen. 7. OMSORG FOR RAMMEDE OG BERØRTE Hurum kommune har opprettet et kriseteam (tidligere navn: Sorg og krisegruppen) som skal gi profesjonell hjelp til de ulike behov som personer i krise kan ha. Politiet kan i aktuelle tilfeller anmode kommunen om å opprette et senter for evakuerte og pårørende. Kommunen vil få ansvaret for å ta hånd om berørte personer. 7.1 Kriseteam (tidligere navn: Sorg og krisegruppen) Teamet skal til en hver tid bestå av minst 6 personer fortrinnsvis representert fra: psykisk helse helseenhet oppvekst barnevern prest 7.2 Evakuerte og pårørende senter Evakueringssenter opprettes ved et av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer, avhengig av hvor hendelsen skjer og omfang. Pårørendesenter opprettes ved et av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer ved kriser og hendelser og er et sted der pårørende kan komme for å få informasjon og psykososial oppfølging. Lokaler som benyttes er avhengig av hvor hendelsen skjer og i hvilket omfang. Ofte vil det være hensiktsmessig å legge dette i nærheten av Evakueringssenter. Forhåndsdefinerte lokaliseringer Hovenga samfunnshus Folkestadhallen Tofte menighetshus Solvang Filtvet helsetun Klokkarstua helsetun Sætrehallen (reserveleøsning) Flerbrukshall Holtebrekk (reserveløsning) Side 15

16 I henhold til ''Plan for strømrasjonering i Hurum kommune'' vil det ved 70% bortfall av forsyningskapasiteten fremdeles kunne leveres strøm til flerbrukshallen på Holtebrekk og Hovenga Samfunnshus. 7.3 Oppfølging av ansatte Kriseteamet (tidligere navn: Sorg og krisegruppen) i kommunen har ansvar for å følge opp ansatte. Kriseledelsen utpeker ansvarlig person for oppfølging og kontakt med Kriseteamet. 8. AVSLUTNINGSFASE Kriseledelsen vedtar: At krisen er over og at kommunen kan gå tilbake til vanlig drift Om opplegget for kriseinformasjon skal opprettholdes etter at kriseledelsens andre oppgaver er avsluttet Igangsetting av nødvendige tiltak for oppfølging av innsatspersonell Tiltak for å bringe kommuneorganisasjonen og lokalsamfunnet tilbake til normaltilstand 9. EVALUERING Gjennomgang og vurdering av krisehåndteringen gjøres innen 2 uker etter at krisen er avsluttet. Evaluering av alle oppgaver og aktiviteter Vesentlige avvik fra kriseplan innebærer at denne vurderes endret Utarbeidelse av skriftlig rapport etter evaluering Side 16

17 DEL C KRISEHÅNDTERING 1. VARSLING OG ETABLERING AV KRISELEDELSEN 1.1. Varsling Enhver ansatt i Hurum kommune skal når han/hun får kjennskap til en uønsket hendelse gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense skaden. Mindre uhell forutsettes fortsatt løst av det daglige driftsapparat uten innkalling av kommunens kriseledelse. Ved større kriser blir brann og redning varslet via 110-sentralen. Brann og redning varsler ordfører eller rådmann for evt. etablering av kriseledelsen og støtteapparat. Følgende varslingsmønster følges: 1. Ordfører 2. Rådmann 3. Kommunalsjefer 4. Beredskapskoordinator Side 17

18 1.2 Varslingskart for Hurum kommune Hendelse i egen virksomhet Enhetsleder / eier av hendelsen varsler Orienterer kommunalsjef NØDTELEFONER 110 Brann og akutt forurensing Politi 112 AMK (Lege/ambulanse) 113 Liten hendelse: Varling av kommunens ledelse Brann og redning/ Viva varsler Legevakt Legevakta varsler Kriseteam KRISE- SITUASJON Brann og redning varsler Ordfører og rådmann Rådmann varsler KRISE- LEDELSEN Politi beslutter Opprettelse av PS/EVS (pårørende/ evakueringssenter) Politiet varsler kriseledelsen Kriseledelsen iverksetter opprettelse av EVS Side 18

19 1.3 Fylkesmannen er ansvarlig for viderevarsling til kommunen ved følgende hendelser: Hendelse Varslet av Flom Norges vassdrags- og energidirektorat (NVE) Ekstremt vær Det norske meteorologiske institutt (DNMI) Radioaktivt nedfall Statens Strålevern (NRPA) Beredskapsvarsel i h.h.t. sivilt beredskapssystem Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) 1.4 Fylkesmannen i Buskerud Adresse Beredskaps, Justis- og Kommunalavdeling Statens Hus, postboks 1604, 3007 Drammen Telefon Beredskapstelefon Beredskapsfaks E-post fmbuberedskap@fylkesmannen.no Kontaktpersoner Britt Falmår, beredskapskontakt / fmbubfa@fylkesmannen.no Fylkesmannen videresender varslene pr. e-post til kommunens kriseberedskap. Det er opprettet egen e-post gruppe for kriseledelsen med e-postadresse beredskap@hurum.kommune.no Kommunen kvitterer/bekrefter til Fylkesmannen når varslet er mottatt. - Ansvar: Beredskapskoordinator Det skal iverksettes varsling av kriseledelsen om man er i tvil om situasjonen defineres som krise for å unngå tap av tid i den kritiske førstefasen. Varsling aktiviserer kompetanse som bistår innsatsen i førstelinjen. 1.5 Lokaler for kriseledelsen Kriseledelsens møterom 1 Kriseledelsens møterom 2 Sekretariat Møter, informasjon til publikum og pårørende Formannskapssalen i 3.etasje i Hurum Rådhus Benytter møterom ordfører og rådmanns kontor i 3. etg til særmøter etc. Benytter kontorer til politisk sekretariat Avholdes i Kommunestyresalen (Pårørende som oppholder seg i Kommunestyresalen skal skjermes) Side 19

20 Ved større hendelser, se tiltakskort for opprettelse evakueringssenter. Evakueringssenter/pårørendesenter opprettes på et av kommunens forhåndsdefinerte lokaliseringer: Hovenga samfunnshus Folkestadhallen Tofte menighetshus Solvang Filtvet helsetun Klokkarstua helsetun Sætrehallen (reserveleøsning) Flerbrukshall Holtebrekk (reserveløsning) Informasjonssenter Pressekonferanse Servicetorg Benytter servicetorg og møterom Isdammen Avholdes primært i politiets konferanselokaler i Røyken Rådhus Sentralen på servicetorget skal være bemannet. Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal i krisesituasjoner i prinsippet følge vanlige kommandolinjer/ tjenestevei i administrasjonen med mindre annet blir konkret bestemt. 1.6 Teknisk kommunikasjonsutstyr Telefoner: Min. 5 linjer (linjer legges inn til formannskapssalen med skjøteledning fra tilstøtende rom). Mobiltelefoner: Kriseledelsen medbringer sine tjenestetelefoner eller rekvirerer telefoner fra kommunens interne telefonliste Radiosamband/nødnett kan lånes av Røyken kommune: Det er 5 satellittlf. som benyttes ved bortfall av mobilsamband: Kriseledelsen / rådhuset Brannvesenet Disponibelt apparat Disponibelt apparat Disponibelt apparat Brannvesenet og legevakta har nødnett 1.7 Ved strømbrudd Dersom det oppstår strømbrudd må kriseledelsen benytte andre lokaler der det er tilgang på strøm. Dersom strømbruddet omfatter evakueringssenter og/ eller pårørende senter må evakuering skje til lokaler der det er tilgang på strøm. I henhold til ''Plan for strømrasjonering i Hurum kommune'' vil det ved 70% bortfall av forsyningskapasiteten fremdeles kunne leveres strøm til flerbrukshallen på Holtebrekk og Hovenga Samfunnshus. Det er kriseledelsen som beslutter hvilke lokaler som skal benyttes. Side 20

21 1.8 Alternative lokaler Lokalene for kommunal kriseledelse er normalt i Rådhuset. Hvis disse lokalene ødelegges, eller av andre grunner må evakueres, må kriseledelsen og de øvrige kommunale virksomheter benytte andre lokaler, fortrinnsvis ved Rådhuset i Hurum eller Teknisk sentral/brannstasjon Tofte. Dersom lokalene for evakueringssenteret ødelegges eller av andre grunner ikke kan benyttes, må evakuering skje til annet sted. Nærliggende hoteller kan være aktuelle å benytte til dette formål, fortrinnsvis Holmsbu Bad og Fjordhotell, Quality Spa & Resort, alternativt Holmen fjordhotell eller Thon Hotell Vettre, eller hotellplasser som politiet rekvirerer. 2. INFORMASJON TIL PUBLIKUM OG MEDIA En krise utløses vanligvis av en akutt hendelse, men kan også oppstå som følge av en utvikling over tid. Pågangen fra media og enkeltpersoner vil være stor og det er derfor viktig at det så raskt som mulig etableres en samordnet og effektiv informasjonsvirksomhet. Det settes umiddelbart sammen en gruppe som på best mulig måte møter de informasjonsbehov som oppstår. Informasjonsplanen viser hvilke ressurser (materiell og mennesker) som står til rådighet for kriseledelsen når det gjelder betjening av sentralbord, informasjonskanaler og stabsfunksjoner (sekretariat) og hvordan informasjonsarbeidet ved kriser skal organiseres. 2.1 Målsetting Informasjon ved krise skal gis hurtig og korrekt til: Kommunale organer Rammede/involverte i krisen (skadde/overlevende/evakuerte) Pårørende/enkelt personer Befolkning generelt Mediene Fylkesmannen og andre samarbeidende organer. 2.2 Kommunens mål med kommunikasjon er å få de berørte til å føle at kommunen har: Kontroll på situasjonen unngå unødig frykt Forståelse for de ulike aspekter ved krisen Forståelse for hvorfor kommunen/myndighetene agerer som de gjør Opprettholde tillit Få publikum til å handle rasjonelt unngå eller redusere skadeomfang Skape arbeidsro for kriseledelsen. Krisens forløp og iverksatte tiltak skal kunne dokumenteres i ettertid. 2.3 Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering Informasjon er et lederansvar den som leder krisehåndteringen er ansvarlig for at informasjon blir gitt korrekt, raskt og målrettet Side 21

22 Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd og framstå enhetlig og forståelig for mottakeren Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret Informasjon skal følge vanlige kommandolinjer for melding i systemet Informasjon skal bygge på dialog med omverdenen. Dersom Lokal redningssentral (LRS)/politiet leder krisehåndteringen skal all informasjon om selve skaden gis her. Den kommunale kriseledelsen skal før informasjon blir gitt til omverdenen avklare med LRS/politiet hvorvidt informasjonen kan frigis. 2.4 Informasjonsansvar og arkivering ved krisehåndtering Kriseledelsen skal holde seg orientert om krisens utvikling og opprette informasjonsenhet/sekretariat slik at all informasjon gis riktig og korrekt Informasjonsenhet/sekretariat primæroppgaver vil være Gi kriseledelsen (og andre organisasjoner) kopi av all inn- og utgående korrespondanse og føre logg for alle telefonhenvendelser. Skal føres i CIM Arkivere mottatte originaldokumenter i arkivet til mottakende enhet og kopi av utgående korrespondanse arkiveres i arkivet til arkivskapende enhet o Alle tekstdokumenter som ikke arkiveres i kommunens saks-/arkivsystem: Kontorets leder oppretter en egen felles filmappe på nettverksserveren - den som produserer dokumenter skal arkivere i denne filmappen og i kriseperm for bl.a. å dokumentere hvordan krisen ble håndtert Gi informasjonsråd til kriseledelsen Gi informasjon til pårørende og publikum etter oppdrag fra kriseledelsen Etablere og holde løpende kontakt med media Henvise mediepersoner til oppholdsrom Produsere pressemeldinger Arrangere pressekonferanser Informere internt i kommunen Etablere telefonsvaretjeneste for pårørende Etablere ev. grønn linje for publikum Etablere kontakt med overordnet myndighet og berørte virksomheter for koordinering av informasjon Medieovervåkning Leder av kriseledelsen har det overordnede informasjonsansvar. Ordfører, rådmann eller informasjonsansvarlig er pressekontakt. Ordfører og/eller rådmann bør så langt mulig delta ved informasjonsmøter/ pressekonferanser. Det er viktig å treffe de kriserammede. Det skal føres referat i CIM fra alle typer informasjonsmøter. Dersom det ikke er mulig å føre referat i CIM grunnet data/strømbrudd, skal referat føres manuelt. Informasjonsleder skal arkivere referatene i krisepermen. Teknisk tilrettelegging er informasjonsenhetens/ sekretariatets ansvar med mindre annen ordre gis fra kriseledelsen. Side 22

23 2.4.2 Lokalisering av informasjonstjenesten Informasjonskontor opprettes på Rådhusets servicetorg, og bemannes med antall personer som er nødvendig og med informasjonsansvarlig som leder. Telefonlinjer til informasjonskontoret Sentralbord Direktelinjer Pressekonferanser Pressekonferanser ledes normalt av politi eller kommunen. Konferansen bør ha en klar tidsramme (normalt min. - maks. 60 minutter inkl. spørsmål) og kan følge følgende mal: Pressemelding med invitasjon til pressekonferansen sendes ut til aktuelle medier etter forutgående koordinering med og godkjenning fra alle berørte parter. Pressemeldingen må sendes ut i god tid før pressekonferansen. Pressekonferanse avholdes bare når budskapet er viktig. Det legges opp en strategi for: - hvilken informasjon som skal komme frem - hvem som skal lede konferansen - ansvarsdeling under konferansen - når neste konferanse eller informasjon kommer Pressekonferansen starter presis. Leder presenterer panelet og den enkeltes ansvarsområde. Etter at panelet har gitt sine innledende ord kan media stille spørsmål. Leder styrer ordet slik at alle medier får mulighet å stille spørsmål. Leder/ordstyrer angir når konferansen nærmer seg slutten. Etter pressekonferansen kan det være aktuelt med radio og/eller TV intervju. 2.6 Informasjonskanaler Lokale medier Internett E-post adr. Telefon NRK Østafjells @nrk.no Drammens Tidende sentralbord@dt.no Røyken og Hurums Avis redaksjonen@rha.no Kommunens internettside: Hurum kommune benytter Facebook til å legge ut viktig informasjon til befolkningen og til innhenting av informasjon. Det legges link fra kommunens hjemmeside til Facebook. E-post til ansatte i Hurum kommune fornavn.evtmellomnavn.etternavn@hurum.kommune.no Informasjon til ansatte i Hurum kommune: Via intranett Andre informasjonskanaler via postkasse via skolene, info til elevene Side 23

24 infomøter i forsamlingslokaler via telefon/talemelding ved høyttalerbiler ved plakatoppslag/løpesedler ved å oppsøke husstander 2.7 Informasjon etter krisen Kriseledelsen vurderer en nedtrappingsplan for kriseinformasjon i samråd med førstelinjetjenesten/informasjonsansvarlig og kriseteamet (tidligere navn: Sorg og krisegruppen), som forventes å ha fanget opp informasjons- og oppfølgingsbehovet. 3. EVAKUERING OG FORPLEINING Evakuering av lokalbefolkningen kan besluttes og iverksettes av politiet/innsatsleder. Politiet anmoder kommunen om opprettelse av evakuerings- og pårørendesenter (EVS). 3.1 En evakueringsplan skal være todelt ut fra følgende forutsetninger: Planlagt evakuering, som normalt vil strekke seg over flere dager. Her vil overnattingsmuligheter, forpleining etc. være dominerende elementer. Akutt evakuering, som må organiseres uten forutgående varsel. Her vil mottak, registrering og midlertidig losji være hovedelementer. En slik situasjon består en kortere tid. 3.2 Evakueringssenter Hurum kommunes evakueringsplan plan for opprettelse av evakueringssenter inneholder beskrivelse av følgende: ressurser oppgaver transport innkvartering forpleining samband registrering av ankomne personer informasjon krisepsykiatri 3.2 Opprettelse av EVS (evakueringssenter) Kriseledelsen iverksetter opprettelse av evakueringssenter etter anmodning fra politiet. Side 24

25 Ved evakuering skal en ansvarlig oppnevnt av kriseledelsen være til stede i mottaket og ha informasjonsansvaret der. Informasjonsavdelingens representant skal sammen med politiet og medisinsk ansvarlig regulere forbindelse mellom evakuerte og mediene. 3.3 Følgende mannskapsressurser kan brukes for å gjennomføre evakueringen Røde Kors kan forespørres om bistand dersom en evakueringssituasjon oppstår. I tillegg kan kommunen be om bistand fra sivilforsvaret, heimevernet og ansatte i kommunen som kan frigjøres. 3.4 Følgende oppgaver skal utføres i samarbeid med innsatsleder Skaffe oversikt over evakueringsområdet (hvem er der mv.) Informere befolkningen i området som skal evakueres om hva de skal ta med seg Skaffe egne transportmidler Samle personer i egnede lokaler når innkvartering ikke kan skje direkte Foreta registrering av evakuerte med opplysninger om innkvarteringssted Kontrollere at evakueringsområdet er tomt og sette ut vaktmannskaper Bistå ved behandling av skadde og personer med problemer Samarbeide nært med LRS/skadestedsledelsen Sørge for forpleining og ev. klær Omsorgsfunksjon avtale med prest, frivillige organisasjoner m.fl. Gi løpende informasjon 3.5 Aktuelle innkvarteringssteder Hovenga samfunnshus Folkestadhallen Tofte menighetshus Solvang Filtvet helsetun Klokkarstua helsetun Sætrehallen (reserveleøsning) Flerbrukshall Holtebrekk (reserveløsning) Det kan også være aktuelt å evakuere til hoteller i nærheten, fortrinnsvis Holmsbu Bad og Fjordhotell, Quality Spa & Resort, alternativt Holmen fjordhotell eller Thon Hotel Vettre i Asker. Side 25

26 TILTAKSKORT VARSLING PRAKTISK VEILEDNING T01 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Dato: Revidert av: Anne Grete Ivås Dato: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Mottak av melding: Dersom du mottar en melding om ulykke eller krise, skriv ned meldinga, spør etter: Hvem ringer? Hva har skjedd? - omfang - skader Hvor har det skjedd, og når skjedde det? Hvem er på stedet? brann, politi, helse? AMK/politi varslet? Hva er behovet for hjelp/antall skadde Telefonnummer til den som har ansvaret. Varsling I alle krisesituasjoner hvor det er livstruende skade eller sykdom, ring direkte til AMK 113. Øvrig varsling skjer til politiet 112 eller brann 110 Dersom hjelpen kan vente litt, eller du trenger råd og veiledning, ring lokalt legekontor/legevakt / , politiet eller brannvesenet Politi: 112 Politivakta Brann 110 Publikumstelefon brann Krav til varsling av hendelse Virksomhetsleder, "eier" av hendelsen/krisen, varsler administrativ/politisk ledelse umiddelbart etter at de har varslet politi/brann/ambulansesentralen for informasjon og veiledning. Se V01 Varslingsplan kriseledelsen/-administrasjon Mottaker/kriseledelsen skal bekrefte å ha mottatt varsel direkte og kvittere for mottak. Kontakten skal være muntlig og direkte for å sikre at varsel er bekreftet mottatt. Kriseledelsen skal ved mottak skrive logg. Loggen skal dokumentere hva som er mottatt, og hva som er gjort av oppfølging/videreformidling. Elektronisk varsling via mailsystemet er ikke å anse som varsling. Side 26

27 Kommunens kriseledelse Kontaktpunkt kommunens kriseledelse: Sentralbordet: (dagtid hverdager) Kveld/natt/helg: Jfr liste V01 eller kontakt politiet 112 / Varslingsrekkefølge: Medlemmer av kriseledelsen 1. Ordfører 2. Rådmann 3. Kommunalsjefer 4. Beredskapskoordinator Navn Stilling Tlf. arbeid Tlf. privat Tlf. mobil Monica Vee Bratlie Ordfører Else Marie Rødby Varaordfører Øydis Jahren Kons. rådmann Egil Ramstad Kommunalsjef oppvekst Inger-Lise Gjesdal Økonomisjef Anne Britt Stinessen Personalsjef Karen Sannes Kons. kommunalsjef helse /omsorg Morten Dyrstad Kommunalsjef plan og bygg Ivar Hovden Kommunelege I Anne Grete Ivås Beredskapskoordinator Side 27

28 Støtte/ rådgivere for kriseledelsen Henrik Trømborg Brannsjef Sigrid Lie Lensmann Pål Sørensen Politioverbetjent Hilde Evensen Vedeler Leder kriseteam Jarle Haugsrud Overingeniør Hurum brannvesen Informasjon Informasjon utad og i organisasjonen ivaretas av virksomhetsleder. Dersom kriseledelsen har ansvaret for krisen, har den også det overordnede informasjonsansvaret. Kriseteam (tidl. Sorg og krisegruppa) Kontaktpunkt for å organisere kommunens helsefagressurser for bistand til psykososial støtte for rammede og pårørende er legevakt, politi, brannvesen og kommunens kriseledelelse Side 28

29 TILTAKSKORT UTLØSNING AV PLAN/VARSLING - OVERSIKT T02 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Dato: Revidert av: Anne Grete Ivås Dato: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Informasjonsgang ved varsling om ulykker og kriser Hendelse i egen virksomhet Enhetsleder / eier av hendelsen varsler NØDTELEFONER Brann og akutt forurensing 110 Orienterer kommunalsjef Politi 112 AMK (Lege/ambulanse) 113 Liten hendelse: Utkalling av Kriseteam Brann og redning varsler Legevakt Legevakta varsler Kriseteam Brann og redning varsler Ordfører og rådmann Rådmann varsler KRISELEDELSEN KRISE- SITUASJON Politi beslutter Opprettelse av PS/EVS Side 29 pårørende/evakueringssenter Politiet varsler kriseledelsen Kriseledelsen iverksetter opprettelse av EVS

30 TILTAKSKORT ETABLERING AV KRISELEDELSE T03 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Dato: Revidert av: Anne Grete Ivås Dato: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Mål/hensikt: Kriseledelsen tiltrer når det har oppstått kriser, ulykker og ekstraordinære situasjoner der ordinær kapasitet ikke strekker til. Kriseledelsen skal være et overordnet koordinerende organ for kommunens ressurser i en krisesituasjon. Når en krise er et faktum, eller en hendelse med stor sannsynlighet er i ferd med å utvikle seg til en krise, skal kriseledelsen tiltre og ha to arbeidsmål: 1. Søke å avgrense skader, og bringe krisen til opphør med tilgjengelige midler; egne eller i samarbeid med redningstjenesten og andre offentlige myndigheter og innsatsenheter. I en katastrofesituasjon der menneskers liv og helse er truet, har politimesteren i Søndre Buskerud et overordnet ansvar for skadebekjempelse, med ressursstøtte fra kommunen. 2. Så lenge krisesituasjonen er tilstede; opprettholde et best mulig ordinert tjenestetilbud, og iverksette tiltak for å normalisere situasjonen. Innkalling Rådmannen og Ordfører - eller den som opptrer på vegne av en av disse - har myndighet til å beslutte at kriseledelsen skal etableres og om hele eller deler av ledelsen skal kalles inn. Kriseledelsen iverksettes når det oppstår en krise/ekstraordinær hendelse av følgende art: 1. Når det inntreffer skade eller ødeleggelse på et objekt der kommunen er ansvarlig og skaden får konsekvenser ut over den rent tekniske skadeutbedring 2. Når det inntreffer en betydelig skade eller ødeleggelser i kommunen og det er behov for informasjonshåndtering overfor pårørende, publikum og presse 3. Når politiet anmoder kommunen om bistand 4. Når kommunen anmodes om bistand fra virksomheter som er utsatt for store skader eller ødeleggelser 5. Når det oppstår en krise eller katastrofe i organisasjonen som må løses fra sentralt hold Etablering lokalisering/materiell og ressursbehov Kriseledelsen etableres i Formansskapssalen og møterom Isdammen. Annen lokalisering vurderes ut i fra krisens omfang og sted. Side 30

31 Utstyr Lokalene er tilknyttet nødstrøm slik at PCer vil kunne fungere en viss periode dersom det blir strømstans. Rådhuset har lager av kontormateriell, tekniske hjelpemidler og annet nødvendig materiell Overordnede oppgaver Kriseledelsens sentrale oppgaver er: 1. Innhente opplysninger om situasjonen i kommunen 2. Ta beslutning om iverksetting av tiltak for å hindre skader på personer og materielle verdier 3. Prioritere ressurser fra kommunens side 4. Holde kontakt med skadestedsledelse, eventuelt LRS (lokal redningssentral) 5. Utarbeide og sende ut informasjon til befolkningen 6. Rapportere om situasjonen i kommunen til fylkesmannen Når kriseledelsen etableres bør følgende varsles: 1. Brannvesen 2. Fylkesmannens beredskapsavdeling 3. Legevaktsentral 4. Lokale frivillige organisasjoner 5. Politi/lensmann 6. Aktuelle nabokommuner Sjekkliste for kriseledelsen Etablering og strakstiltak 1. Innhent informasjon/få best mulig oversikt over situasjonen. 2. Etabler kontakt med politiet. Avklar bl.a. med skadestedsleder om det er behov for kommunens utstyr/materiell og transport. Husk: Når liv og helse er truet er det alltid politiet som eier ulykken. 3. Avgjør om, hvilken type og hvor mange av eget personell som skal innkalles. Kriseledelsen innkaller selv underliggende organer som evt. etableres ihht. egne tiltakskort. Dersom det blir behov for ytterligere personell i enhetene, gis respektive enhetsleder beskjed om å foreta innkalling. 4. Avklar om annen faglig kompetanse skal informeres. Vurder fortløpende om situasjonen er så alvorlig at det er aktuelt å informere/kontakte fylkesmannen. 5. Etabler en felles forståelse i kriseledelsen for hva og hvor omfattende situasjonen er. Bruk aktuelle ROS-analyser og tiltakskort. 6. Dersom situasjonen er så alvorlig at kriseledelsens underliggende organer er etablert, start loggføring, inn- og utgående, ihht. eget tiltakskort så tidlig som mulig. 7. GIS kartfest ulykke av div. art for å identifisere/visualisere hendelsesstedet og vurdere konsekvenser av ulykken. 8. Vurder og iverksett strakstiltak for å hindre ytterligere skade 9. Avhengig av situasjonen: Vurder og iverksett informasjonstiltak internt i kommunen, eksternt til pårørende og eventuelt til media. 10. Avhengig av situasjonen: Etabler kontakt med nabokommunene, informere om situasjonen og forespør om ressurser dersom det er aktuelt. Side 31

32 Drift og langsiktige tiltak 1. Dersom det er behov for utstyr/materiell utenfra, må det avklares hvem som skal rekvirere før kommunen selv eventuelt foretar rekvirering. 2. Vurder om kommunen må iverksette ytterligere tiltak for å hindre/begrense skader på personer, miljø og materielle verdier. 3. Oppretthold kontakten med skadestedsledelsen i politiet, evt. LRS. 4. Vurder å sende eget personell til hendelsesstedet for å bli oppdatert om situasjonen. 5. Holde kontakt og oversikt over kommunens utplasserte personell og materiell. Husk skifte av personell ved langvarig innsats og evt. debrifing etter psykiske belastninger. 6. Sørg for mat og forsyninger til kommunens eget personell 7. Avklar om det er nødvendig med personellressurser/andre ressurser fra frivillige organisasjoner 8. Vurder framtidig behov ut fra valg som blir tatt, konsekvenser for organisasjonen og hvem som skal overta sentrale funksjoner/lederansvar for daglig drift. Side 32

33 TILTAKSKORT ETABLERING AV SEKRETARIAT FOR LOGG OG JOURNALFØRING T04 Utarbeidet av: Jarle Haugsrud Dato: Revidert av: Anne Grete Ivås Dato: Godkjent av: Kriseledelsen Dato: Mål/hensikt: Sekretariat for logg og journalføring etableres i hovedsak samtidig med kriseledelsen og skal sørge for nøyaktig loggføring og dokumentasjon av hendelsene under pågående krise. Innkalling Innkalling skjer i henhold til varslingsplan V01. Privatadresse og telefonnummer er oppgitt i varslingsplanen. Etablering lokalisering/materiell og ressursbehov Sekretariat for logg- og journalføring etableres etter beskjed fra kriseledelsen eller kommunikasjonssjef. Når situasjonen er uoversiktlig kan informasjonstjenesten, herunder publikumstjenesten, etableres helt, stykkevis og delt eller ved en gradvis opptrapping. Ved spesielle situasjoner kan det bli behov for døgndrift. Telefon- og telefaksnummer til loggførerne er identisk med telefonnummer til kriseledelsen. Faglige råd Vurder om loggførerne skal plasseres sammen med kriseledelsen eller om de skal sitte i et rom ved siden av. Det vil være fordeler og ulemper med begge løsninger. For å få tilfredsstillende drift bør det være 2 personer på vakt. Utstyr: Loggførere/kriseledelsen skal ha følgende utstyr: Tilgang til kriseledelsesverktøyet CIM på Perm med skilleark inn/ut meldinger. Loggblankett som føres fortløpende. (Journalnummer påføres meldingene/tilsvarende) Kopimaskin og kopistempel 2 telefoner og tilgang til telefaks Posthylle for inn- og utmeldinger. Tavle for registrerte telefonnummer Tavle for registrerte informasjonsbehov Side 33