Brukerhåndbok. for. MekoEasy Verksted. Utgave: Versjon desember 2013 / MekoEasy versjon Side 1 av 136

Transkript

1 Brukerhåndbok for MekoEasy Verksted Utgave: Versjon desember 2013 / MekoEasy versjon 2.14 Side 1 av 136

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Generelt om bruk av MekoEasy Bruke taster og hurtigmenyer Rask tilgang til de viktigste oppgavene Registre i MekoEasy / oppretting & ajourhold Kjøretøy Kunder Rabattmatrise Artikkel Jobber Mekanikere Fødselsnummer i Ansatt ajourhold Skiftplan ansatt - Ajourhold Merkelapp ansatt Saksbehandlere Kassemodul - oppsett Ordrebehandling og fakturering Ordreregistrering Kreditering av ordre Ugjort arbeid MekoCat kobling Kopiere ordre / ordrelinjer Gruppere ordrelinjer Flytte ordrelinjer Slette ordre / ordrelinjer Spørring på ordre Forsikringsordre / Egenandel Overføring av kundeinfo Fakturere Direktefaktura som E-post Side 2 av 136

3 4. Opprette bestilling via kundeordre Lager Parameter for bestilling fra ordre Leverandør - Parameter bestilling fra ordre og for eksport av bestilling Kassemodul Bruk av kassemodul Kasseoppgjør Bekreftelse av kassaoppgjør/utskrifts valg Tidligere kasseoppgjør Betale kredittfaktura i kassen Stemple / tidregistrering Innstempling Utstempling Avslutt dagen Stemplingskorreksjoner Fakturakjøring Tilbudsordre Lag tilbudsordre Overfør til vanlig ordre Innkjøp Opprette bestilling fra kundeordre Opprette bestilling direkte Opprette bestillingsforslag Varetilgang (lagerjustering) Rapportering Mekanikerstatistikk Salgsstatistikk Rapporter i Timemodulen Kontrolliste stempling med Fødselsnummer Bokföring mot regnskap (se eget appendix: 10 for MekoEasy Verksted) Side 3 av 136

4 12. SMS varsling SMS Innstillinger SMS varsling oppsett SMS varsling sende fra ordre Komponentinnkalling Firmaopplysninger - Parameter Komponentinnkalling Unnta kunde Komponentinnkalling Behandling Fraværsfunksjon Ansatt Stengte dager Fravær/Innstillinger Fraværskalender Tilgangsstyring Moduler som bruker fraværsdata Vise fraværskalender Fravær Fraværsrapport Side 4 av 136

5 1. Innledning Dette er en kursdokumentasjon i økonomiprogrammet MekoEasy for Mekonomen verksteder Dokumentasjonen vil videreutvikles løpende i samarbeid med Mekonomen Generelt om bruk av MekoEasy Skjermvisningene i systemet har i utgangspunktet et standardoppsett som inneholder disse elementene: Elementene i en standard skjermvisning i systemet 1. Menylinjen 2. Verktøylinjen 3. Oppgavetreet 4. Skillelinje TIPS: Hold markøren over skillelinjen inntil markøren forandrer seg til dette symbolet:. Du kan nå skyve skillelinjen til høyre eller venstre avhengig av hvor stor del du ønsker å se av Oppgavetreet. Oppgavetreet Oppgavetreet gir en oversikt over de ulike modulene og oppgavene som er installert på systemet og som du har tilgang til. Oppgavene finner du igjen som kommandoer på menylinjen. De menyvalgene som er Side 5 av 136

6 tonet ned, gjelder oppgaver du ikke har rettigheter til å utføre. Disse oppgavene vises heller ikke i oppgavetreet på skjermen. Dette katalogtreet bruker du når du skal veksle mellom de ulike oppgavene. Underpunkter i trestrukturen kan tas frem ved å klikke på boksen med plusstegn foran elementet. Inneholder boksen et minustegn, betyr det at det ikke er flere underelementer å hente frem. Du kan skjule underelementene igjen ved å klikke på boksen. Klikk på plusstegnet for å få frem underpunktene. Hvis katalogtreet ikke vises, klikk fanen merket Bruker nederst til venstre på skjermen. Hvis vinduet med fanene Bruker og Oppgaver ikke vises, velg Oppgaver på Vindu-menyen. Menylinjen Øverst på skjermen ser du menylinjen. Den inneholder hovedpunkter for valgmuligheter du har i applikasjonen Ved å klikke på et menyvalg, får du frem underpunktene. Her ser du underpunktene under Data. De underpunktene som er tonet ned, er ikke tilgjengelige valgmuligheter akkurat nå. Pek på ønsket valg og trykk Enter. Verktøylinjen På verktøylinjen finner du en rad med knapper som representerer kommandoer som ofte brukes. Du finner først og fremst kommandoer som hører til Data-menyen. Side 6 av 136

7 Fra venstre mot høyre: Knapper på Verktøylinjen fra venstre mot høyre Ny post Lagre post eller i en ordrelinje. Skriv ut Slett post Angre siste handling Gå til første post (støttes kun i enkelte bilder) Gå til forrige post (støttes kun i enkelte bilder) Gå til neste post (støttes kun i enkelte bilder) Gå til siste post (støttes kun i enkelte bilder) Søk Neste vindu Hjelp Hva er dette? (støttes kun i enkelte bilder) Tips! Du kan flytte verktøylinjen og plassere den et annet sted i skjermbildet for å få raskere tilgang til funksjonene. Ta tak i det grå området til høyre på verktøylinjen og dra den til ønsket posisjon. Alle knappene er ikke tilgjengelige til enhver tid. Hvilke knapper du får benytte, er avhengig av hvor du befinner deg i systemet. Knappene som ikke er aktive, er tonet ned. Faner Når du velger en omfattende oppgave, fordeler skjermvisningen seg gjerne over flere bilder. Disse er organisert som kartotekkort med faner som angir type informasjon. For eksempel er informasjon om artikkel fordelt på fem faner. Ved å klikke på fanen merket Priser, vil du få anledning til å ajourhold prisinformasjon. Ved å klikke på fanen merket Tekster, kan du ajourholde varebetegnelser m.m. Når vi i denne håndboken beskriver tema som er knyttet til spesielle skjermbilder, vil du finne fanen som identifiserer bildet, i margen. Oppdatering feltinformasjon Side 7 av 136

8 Når du har endret verdier i et bilde, blir skjermvisningen låst inntil du enten lagrer endringene eller angrer. 1.3 Bruke taster og hurtigmenyer Generelt anbefaler vi å bruke taster i så stor utstrekning som mulig og minimere bruk av musen. Dette for å hindre feil arbeidsbelastning og øke registreringshastigheten. Tastebruk I alle skjermbilder kan du flytte deg fra felt til felt ved å trykke på Tab-tasten. I ordreregistreringsvisningen kan du også benytte Enter-tasten for å flytte fra felt til felt. For at du skal kunne utføre registreringsarbeidet på en effektiv måte, har du muligheten til å bruke hurtigtaster i stedet for menyvalg og navigering med musen. I tillegg finnes det mange hurtigmenyer som gir deg tilgang til funksjoner på tvers av de ulike delene av systemet. Velge funksjoner fra hurtigmenyer Hurtigmenyer er et utvalg av funksjoner som er knyttet til bestemte oppgaver, og som vises i den sammenhengen du trenger dem. Klikk et felt eller vindu med høyre museknapp. Hvis det er knyttet en hurtigmeny til feltet eller vinduet, vises den som en meny der du kan velge funksjoner på vanlig måte. Du finner hurtigmeny for eksempel i bilde for ajourhold av rabattmatrise. Bruke hurtigtaster og funksjonstaster Under ajourhold kan disse tastekombinasjonene benyttes: Hjelp F1 Frigjør ordre F6 Angre Ctrl + Z Ny post Ctrl + N Lagre post Ctrl + S, eller Slette post Ctrl + D Side 8 av 136

9 Finne poster Ctrl + B, eller Første post Ctrl + Home Siste post Ctrl + End Forrige post Ctrl + PageDown Neste post Ctrl + PageUp (evt. på verktøylinjen. 1.4 Rask tilgang til de viktigste oppgavene Enkelte av oppgavene du har tilgang til, utfører du oftere enn andre oppgaver. Disse kan du samle i form av ikoner under fanen Oppgaver i oppgavevinduet. Når du har lagt inn oppgaver her, behøver du bare klikke ikonet for å gå til riktig skjermvisning. Om søkerutinene i systemet Det er mulig å søke på ordre, kunder, artikler, postnummer m.m. i systemet. En liten kikkert på skjermen indikerer mulighet for å søke. Når du trykker på kikkertsymbolet, fremkommer en dialogboks, og du må taste inn søkebegrepet. Dialogboksen vil variere ut fra sammenhengen og hva du får søke på. søk Ofte kan du velge om du vil søke på et enkelt felt, intervaller eller kombinasjoner av Dersom dialogboksen for søk består av flere faner, kan du søke på tvers av fanene. vil si at du kan plukke søkefelt fra ulike faner. felt. Det Ved å velge søkebegreper, definerer du et søkefilter. Jo flere søkebegreper du angir, jo mere finmasket filter. Det vil føre til færre, men nøyaktigere tilslag. Du kan sortere søkeresultatet, justere kolonnene og skrive resultatet ut. Trykk på Enter-tasten starter søket. Knappenål Når du kommer i gang med å jobbe aktivt med systemet, vil du sannsynligvis hoppe fra det ene søket til det andre. Kanskje først søke på kunder, deretter artikler. Noen dialogbokser for søk har knapp merket med en rød knappenål øverst til høyre. Tenk deg at du tar resultatet av et søk og henger opp på korktavlen for senere bruk. Når du trykker på knappenålen, tar systemet vare på resultatet av søket for deg, og neste gang du kommer tilbake til samme dialogboks, får du se informasjonen du ønsket å huske. husk til senere Side 9 av 136

10 2. Registre i MekoEasy / oppretting & ajourhold 2.1. Kjøretøy Kjøretøy opprettes og ajourholdes i menypunktet faktura ajourhold kjøretøy. I feltet kjt.id tastes registreringsnummer og data om bilen kommer fram. Kjøretøyregisteret er felles for brukere av MekoEasy, og det inneholder informasjon om hvilket land bilen kommer fra. Finnes ikke bilen i databasen fra før, vil MekoEasy gi melding om dette og samtidig gis muligheten for å opprette kjøretøyet ved hjelp av oppslag i ulike registre, alt etter oppsett. Bekreft med ok og oppslagsverdier vises i neste vindu. Hvis det er felter som ikke er knyttet sammen, kan dette gjøres ved å klikke på knappen merket Ny ( som vist i bilde ovenfor ). Deretter klikker man på Opprett for å etablere kjøretøyet i databasen. Tips! Ny knappen er felles i hele MekoEasy. Den brukes ved oppretting av ny arbeidsordre, ny kunde, nytt kjøretøy med mer. Side 10 av 136

11 Når vi har opprettet kjøretøyet kan dette knyttes til en kunde. Det gjøres i fanen kundeinfo. Klipp på søke knappen for å finne en eksisterende kunde, eller klikk på ny-knappen for å opprette kunden. Se også kapitel 3.3 for hvordan en lager en ny kunde. Side 11 av 136

12 De som har felles kjøretøyregister kan legge inn fritekst som er synlig for alle firma, eller fritekst som kun er synlig i eget firma. Se eksempelet nedenfor. Egendefinerte felt Egendefinerte felt er tiltenkt firma og bransjer som har behov for å legge inn flere opplysninger på kjøretøyet enn det er plass til i de faste feltene. Bilde under viser et eksempel på bruk av egendefinerte opplysninger. Dersom denne fanen skal tas i bruk må en først definere hvilke felt en ønker å benytte med tilhørende ledetekster. Se eget menypunkt. Side 12 av 136

13 Dokumenter og bilder på kjøretøyet Under knappen Dokument kan en legge inn bilder, takster etc tilhørende kjøretøyet. Ugjort arbeid på kjøretøy Side 13 av 136

14 Fanen ugjort arbeid på kjøretøy brukes for å notere informasjon om Arbeid punkter etc som bør kontrolleres neste gang kjøretøyet er på verkstedet. Informasjonen kan opprettes med en statuskode, disse er Akut / Anmärkning på AO / Kan vänta tills nästa service. Når det er registrert ugjort arbeid på kjøretøyet vises dette i arbeidsordren og posten kan hentes inn i ordren ved et museklikk. Historikk på kjøretøy Historikken inneholder alle arbeidsordrer tilknyttet kjøretøyet. Hvis man ønsker å vise en ordre, finn den aktuelle ordren i oversikten, klikk i feltet Jobber/Artikler eller Meldinger. Ved høyreklikk på linjen kan en velge Vis ordre. Side 14 av 136

15 Dette starter forhåndsvisning av faktura hvor man kan se detaljene på ordren. Se eksempel på visning neste side: I ajourhold av kjøretøy og fanen Historikk kan man skrive ut fra historikken. Gå til fanen og klikk på skriversymbolet i verktøylinjen. Det er 2 valg for utskrift: Utskrift av data i grid Detaljert utskrift av aktuelle ordrer Vi viser først alternativet med utskrift av data i grid. Dette gir en utskrift av historikk med totaler pr ordre. Side 15 av 136

16 I neste eksempel vises detaljert utskrift innenfor et gitt datointervall. Utskriften viser detaljer vedrørende aktuelt kjøretøy, de tilhørende ordrer inkludert ordrelinjene for hver ordre. Side 16 av 136

17 Søk på kjøretøy Ved klikk på kikkerten kommer søkedialogen opp. Søkedialogen inneholder flere flipper og en kan om ønskelig velge filter fra flere flipper i samme søk. Eksempel: Finn et kjøretøy med en bestemt kunde. Klikk på kikkert. Gå til flippen kunde/bruker. Tast inn deler av kundenavnet i feltet kundenavn. Tast enter eller klikk på velg for å åpne kjøretøyet. Side 17 av 136

18 2.2. Kunder Normalt vil kunder opprettes i forbindelse med oppretting av et kjøretøy, eller i ordreregistrering. Ajourhold av kunder foregår i menypunktet faktura ajourhold kundeinformasjon. Nedenfor gjennomgår vi oppretting av en ny kunde. Klikk på ny-knappen og følgende skjermbilde kommer fram. Ved oppretting av nye kunder, skal disse alltid knyttes til en mal. Malen inneholder styreopplysninger for den aktuelle gruppe av kunder. MekoEasy vil ha følgende standard maler opplagt: Tast kundens navn Klikk her for oppslag i Telefonkatalogen (Norge) Trykk OK og fyll ut adresseinformasjon. Postnummer/sted kan søkes opp via søkeknapp eller tastes direkte. Side 18 av 136

19 Trykk på for å lagre kunden. ( Eller Ctrl + S ) Kunden er nå opprettet tilsvarende mal, og det er ikke nødvendig å fylle ut opplysningene i fanen ordreopplysninger. Norge: Oppslag via Telefonkatalogen.(egen modul) I ny vinduet klikkes på K.. for å opprette kunden ved hjelp av oppslag til telefonkatalogen bedrift. Marker ønsket linje. Høyreklikkes det i oppslagsbildet, kan man velge regnskapsinfo for å se offentlig tilgjengelige regnskapstall for kunden. Klikk Ok for å opprette kunden. Side 19 av 136

20 Kundebetingelser Dersom kundens betingelser avviker fra oppsatte mal, legges dette inn i under ordreopplysninger. Der angis om kunden skal ha samlefaktura, eventuell knytning til rabattmatrise, spesiell timepris, eventuell fast rabatt for artikler hhv jobber. Det er flere ulike metoder når det gjelder rabatteringer. MekoEasy inneholder mulighet for å ha flere utpristyper ( salgspriser ), det kan også settes opp en rabattmatrise som har kunde- og artikkelkoordinater som dermed gir ulike rabatter til forskjellige kunder for samme artikkel. Det er også mulig å angi en fast rabattsats for artikler og en annen rabattsats for jobber. Det kan også angis en spesiell timepris for jobber for kunden. Før man velger metode bør det tenkes godt gjennom slik at ikke valgt rabattsystem krever uforholdsmessig mye oppfølging og vedlikehold. Hvis det er et internt kundenummer, er det mulig å angi at ordre som opprettes på kunden, kan belastes konto i regnskap. Dette kan være aktuelt for reklamasjon og lignende, i så fall fyller man ut feltene i fanen Kontering. MekoEasy vil ha følgende standard kundekategorier opplagt: Søk på kunde Ved trykk på kikkerten kommer søkedialogen opp. Side 20 av 136

21 Tast søkebegrepet og enter, eller trykk på søk nå. Søkebegrepet bør være minimum 3 tegn. En kan fylle ut søkebegrep i flere felt, f. eksempel Auto i kundenavn og Smistad i adresse. Visningen kan sorteres ved å klikke på kolonneoverskriftene. Søkeresultatet kan skrives ut ved å trykke på liste eller eksporteres til fil. Utvidet Søk: Etter første søkeresultat kan en sortere utvalg videre ved å gå i fanen Utvidet søk Rabattmatrise MekoEasy har standard oppsett på en rabattmatrise. Denne ajourholdes i Faktura/ajourhold /rabattmatrise. Matrisen har koordinater for kunde og artikkel. Side 21 av 136

22 Følgende koordinater er definert som standard: For Kunde: For Artikkel: 1 Bolag 10 Offentlig 20 Fleet 25 Personal 30 Intern 1 Mekonomen artikler 990 Övrig Arbeid Matrisen er ikke fylt i med rabattsatser, dette gjøres av bruker. Klikk i matrisen som vist nedenfor og sett aktuell rabattprosent Artikkel MekoEasy inneholder et felles artikkelregister for Mekonomen. Dette vil være oppdatert med artikkelregister fra Mekonomen sentralt. MekoEasy oppdateres med prisfiler fra Mekonomen sentralt. Det er ikke adgang til å foreta endringer i felles artikkelregisteret. De som ønsker det kan i tillegg ha sitt eget firma unike artikkelregister som kun gjelder eget firma (MekoEasyfirmaet). Nedenfor vises oppsett av en artikkel. Feltene vist i fanen Grunndata skal normalt ikke endres. Fanen Priser inneholder informasjon om de ulike prisene for artikkelen. MekoEasy vil ha veiledende pris og verkstednettopris. Side 22 av 136

23 For at en artikkel skal kunne lagerføres, må det i artikkel grunndata være krysset av i feltet Kan lagerføres. I fanen Lager informasjon ser man aktuell lagerbeholdning for angitt lager, eventuelt antall i ordre, antall i bestilling, min maks lager med mer. Knappene Omsetning hhv Innkjøp viser lagerbevegelser for den aktuelle artikkelen. Det er også noe statistikkinformasjon i dette vinduet. Brukere av MekoEasy vil kunne ha ulike innkjøpsrabatter for Mekonomenartikler avhengig av blant annet volum. Innkjøpsrabatten angis i oppsettet av varegruppe og styres pr firma. Gå til Menylinjen og velg Faktura/System Ajourhold/Diverse ajourhold/artikkel, Fanen Varegruppe. Hent fram den aktuelle varegruppen og sett inn korreksjonsfaktor i feltet Faktor korr i p. i eksempelet vist er innkjøpsrabatten 15% for varegruppe 0455 Kylarlock. Side 23 av 136

24 Når man henter fram en artikkel tilknyttet varegruppe 0455 Kylarlock ser vi at det finnes feltet Akt.innkj pr, dette er innkjøpsprisen i det aktuelle firma etter at innkjøpsrabatten er trukket fra. Opprette artikkel I en del tilfeller ønsker man å opprette artikler som ikke finnes standard i MekoEasy s felles artikkelregister. Vær oppmerksom på at artikler som starter med 01- tom 99- er reservert for Mekonomen. MekoEasy inneholder funksjonalitet for å opprette en ny artikkel som en kopi av en eksisterende artikkel. Når man bruker denne framgangsmåten, sikrer man at artikkel blir opprettet med de nødvendige valg. I eksempelet vist nedenfor oppretter vi ny artikkel med artikkelnr DF Side 24 av 136

25 basert på en artikkel som allerede eksisterer. Den nye artikkelen opprettes i det firmaspesifikke artikkelregisteret. Deretter går man gjennom de ulike fanene og kompletter korrigerer informasjonen for den nye artikkelen. Søk på artikkel MekoEasy inneholder flere søkemuligheter for å finne en artikkel. Når man er i menypunkt for ajourhold artikkel, klikk på kikkertsymbolet i verktøylinjen, eller tast Ctrl+B for å starte søkedialogen. Side 25 av 136

26 Det skal alltid angis et eller flere søkekriterier, det kan søkes på artikkelnummer kombinert med artikkeltekst, eller kun ett av begrepene. Det anbefales å spesifisere et søk mest mulig da MekoEasy inneholder et stort artikkelregister med mange forekomster. I eksempelet vist nedenfor søker vi etter artikler som inneholder teksten oljefilter bosch, siden er angitt at artikkeltekst skal inneholde dette, vil søket finne alle artikler hvor denne teksten inngår som en del av teksten. Det kan også søkes på begynner med. Klikk på Ny sökning for å starte et søk. Likedan kan man søke på artikler innenfor en bestemt konteringsgruppe eller varegruppe, på artikler som er knyttet til en bestemt rabattgruppe, samt leverandørens artikkelnummer. Merk at fanene i søkedialogen kan kombineres hvis man ønsker dette. Søket ga resultat som vist nedenfor, det var 181 artikler som ga treff. For å velge en av artiklene, dobbeltklikk på linjen eller marker linjen og klikk på Velge. Det kan også skrives ut en utlisting (velg da Liste), for eksportere søkeresultatet som en fil ( klikk på Eksport), dette skaper en tekstfil. Side 26 av 136

27 Søk / Vise beholdning og sist omsatt Gå til søk på artikkel under Faktura/Ajourhold/Artikkel.. Foreta ønsket søk, når søkeresultat vises kan man få oversikt over lagerbeholdning og når artikkel sist var omsatt. Marker ønsket artikkel, deretter høyreklikk og Ny dialogboks vises. Velg evt. Vis beholdning alle lager eller Sist omsatt uansett lager. Visning av beholdning alle lager gir denne oversikten: Side 27 av 136

28 Visning av sist omsatt uansett lager gir denne oversikten: Side 28 av 136

29 2.5. Jobber MekoEasy inneholder et felles jobbregister for Mekonomen. Dette vil være oppdatert med jobbregister fra Mekonomen sentralt. Jobbartikler ajourholdes i samme menypunkt som artikler, men er merket med Er jobb- /timeartikkel. I fanen Priser kan det angis en fast timepris for jobbartikkelen. Det normale er at en jobbartikkel er styrt til en timeprisid, se feltet Timeprisid. Dette er knytning til timepristabellen som er definert i avdeling priser. Hvis man har jobbartikler som skal ha en annen timepris enn ordinær pris, endres timeprisid til den aktuelle verdi. Side 29 av 136

30 Søk på jobbregister er tilsvarende som for artikkel, men husk å angi at det er jobber man søker etter Mekanikere Mekanikere opprettes og ajourholdes i menypunktet time ajourhold ansatt. Man kommer til skjermbilde vist nedenfor. Opprett de aktuelle mekanikere med ansattnummer og navn, det er ansattnummer mekaniker angir når det skal stemples inn / ut, både mønstret tid, og eventuelt stempling på ordre. Klikk på knappenskiftplan for å knytte mekaniker til den aktuelle skiftplan. Det kan filtreres på begrepene vist i øvre del av skjermbilde. Sett inn ønsket verdi og klikk på knappen Frisk opp alternativt tast F5, dermed utføres filtrering. Utvalget kan sorteres ved å klikke på heading. Side 30 av 136

31 Skal det opprettes en ny ansatt, klikk på knappen Ny alternativt tast Ctrl+N, dette åpner dialog vist nedenfor, sett inn de aktuelle verdiene for den ansatte, klikk på Bruk eller OK for å lagre. Klikker man på OK knappen, lukker dialog og det returneres til oversikten som viser de ansatte. Klikker man på knappen merket Bruk, lagres det og man kan fortsette å ajourholde den ansatte Fødselsnummer i Ansatt ajourhold Det finnes mulighet for å kunne legge inn fødselsnummer som vil kunne fremkomme i ny stemplingsrapport. Eget felt for passord for ajourhold av om det ønskes. Side 31 av 136

32 Skiftplan ansatt - Ajourhold For de som har ansatte tilknyttet en skiftplan er det mulig å endre tilknytning til skiftplan direkte fra ansattoversikten. Marker den / de ønskede ansatte og klikk på knappen Sett skiftplan. I neste dialogboks angis hvilken skiftplan som skal settes, start løpenummer og dato for start av skiftplanen. MekoEasy kvitterer for utført setting av skiftplan Merkelapp ansatt Det kan skrives ut merkelapper fra ajourhold av ansatt. Side 32 av 136

33 Marker en eller flere ansatte, klikk deretter på knappen Skriv merkelapper I neste dialog velger man hvilken mal som skal brukes for merkelapputskriften. NB! Hvis det ikke finnes noen mal, må denne opprettes før. Klikk på knappen for dette. I dette dokumentet viser vi oppretting av en mal Ansatt med Strekkode. Klikker på knappen merket Ny for å opprette en mal. Side 33 av 136

34 Vi angir et navn for malen. Og klikker på knappen merket Nytt tekst-element for å opprette et utskriftselement. Vi ønsker å skrive ut ansattnummer. Side 34 av 136

35 Vi ønsker også å skrive ut ansattnummer som en strekkode og klikker derfor på knappen Nytt strekk-kode element. Klikk på OK knappen for å bekrefte og lagre valgene. Tilbake i menyvalget for utskrift ser det slik ut: Side 35 av 136

36 Klikk på knappen Skriv ut merkelapper for å starte utskriften. Alternativt er det også mulig å skrive ut merkelapper til en vanlig skriver. Klikk i så fall for dette valget og fyll ut feltene for Oppsett vanlig skriver. Side 36 av 136

37 2.7. Saksbehandlere Saksbehandlere opprettes og ajourholdes i menypunktet Grunndata Dimensjoner, saksbehandlere. Ved opprettingen angis hvilken rolle saksbehandler skal ha. En ordremottaker vil normalt være Faktura saksbehandler. Side 37 av 136

38 2.8. Kassemodul - oppsett MekoEasy inneholder mulighet for å bruke en kassemodul. (les også bruk av kasse/oppgjør etc. under punkt 4.0 i brukerhåndboken. Oppsett: Gå til oppgavetreet og velg Faktura System Ajourhold Firmaopplysninger, fanen Generelt, og oppgi om kassemodulen skal brukes. Der angis styreparametre for kassemodulen. Følgende parametre finnes: - Det velges om priser i kassemodul alltid skal vises brutto, altså inkludert moms. - Det angis avrundingsregler for kassemodulen samt betalingsmiddel disse gjelder for. - Det angis om vanlige ordre og arbeidsordre kan avsluttes via kassemodulen. Når dette velges vil også slike ordre komme med på kasseoppgjøret. - Det angis nummerserie for kasseoppgjøret. Husk å lagre dine endringer NY Fakturanummerserie kontantkasse: Det mulig å angi en egen fakturanummerserie for respektive kontantkasse. Kontantordre, Vanlig ordre og evt. Arbeidsordre som avsluttes via kassen, vil få fakturanummer tildelt fra denne serien når betalingskode er forskjellig fra kreditt. For å angi at egen fakturanummerserie for kontantkasse, gå til Menylinjen Firma/System ajourhold/firmaopplysninger/styreopplysninger kontantkasse og fanen for Fakturanummerserie. Velg eventuelt ønsket serie og lagre. For endring av oppsett, ta gjerne kontakt med support@daldata.no Side 38 av 136

39 Ett firma i MekoEasy kan ha 1- en- eller flere kasser. Det angis styreopplysninger pr kasse i menypunkt Faktura System Ajourhold Styreopplysninger Kontantkasse. Klikk på Ny-knappen for å opprette en kasse i MekoEasy, angi KasseID (Kassenummer) og Kassenavn). Evt. velg kasse i nedtrekksmenyen. Et nytt skjermbilde kommer opp (se neste side) og Kassen knyttes til en avdeling, et lagersted, en ordrenummerserie og en standard kunde dette er obligatoriske felter. Tilknyttet utstyr her angis hvilket teknisk utstyr som brukes sammen med kassen i MekoEasy. Fast kontantbeholdning angis kronebeløp hvis kassen har en fast beholdning. I avsnittet Registreringslinje vises hvilke felt markøren skal stoppe i ved registrering. I avsnittet Tillatte betalingskoder angis de betalingskoder som skal være valgbare i kassen. Det er også mulig å ha ulike farger på de respektive betalingskoder, dette vil skille knappene for betalingskode fra hverandre i forbindelse med avslutning av en kontantordre ( kasse innslag ). Det kan angis hvilke betalingskode som er standard i kassen ( default ). Side 39 av 136

40 Ved oppretting av nytt firma i MekoEasy opprettes som standard betalingskodene Kontant og Kreditt. Opprette betalingskoder: Når man har behov for flere betalingskoder, opprettes og ajourholdes disse i menypunktet Faktura/Ajourhold/Diverse Ajourhold/ Ajourhold av Betalingskode. Klikk på ny-knappen for å opprette ny, nå blir feltene på høyre side i skjermbilde hvite og kan fylles i. Hvis man ønsker å bruke 2 betalingskoder ved oppgjør av en ordre, husk å anmerke i feltet Tillater delbetaling. Dette gjelder også for betalingskode Kreditt. Se neste side. Husk å angi kontotype og henvisning til konto i hovedbok eller reskontro. Ønskes for eksempel mulighet for delbetaling under betaling kan dette merkes av i samme bildet. Side 40 av 136

41 3. Ordrebehandling og fakturering 3.1. Ordreregistrering Arbeidsordre Vi gjennomgår bruken av arbeidsordre. Bruk av vanlig ordre ( deleordre ) er i prinsippet den samme, men det er da ingen knytning til kjøretøy. Arbeidsordre opprettes og vedlikeholdes i faktura registrering arbeidsordre. Når man kommer inn i skjermbilde for arbeidsordre, klikk på ny-knappen ( eller tast Ctrl+N ) for å opprette en ny arbeidsordre. I feltet kjøretøyid tastes registreringsnummer, finnes kjøretøyet i databasen framkommer informasjon om merke, modell med mer. I tillegg vises også informasjon om kunde. Kunde i arbeidsorden blir automatisk den kunden som er knyttet til kjøretøyet. Informasjon om kunde er plassert i fanen Ordre. Hvis man ønsker å endre kunden, klikk i feltet for kundenr, tast inn ønsket kundenummer eller bruk søkefunksjonaliteten for å finne riktig kunde. Når kunde endres, kan bruker angi om kjøretøyregister i MekoEasy skal oppdateres med endret kundeinformasjon eller ikke. Klikk da i feltet Oppdatere kjøretøyregister. Side 41 av 136

42 I fanen artikkellinjer angir man hvilke artikler eventuelt jobbartikler som skal brukes på ordren. For å søke i artikkelregister, taster man F3 alternativt Shift+F3 for å søke på jobbartikler. Dette starter søkedialogen for artikler/jobbartikler. For å kunne søke må det oppgis hva en ønsker å søke på (oppgi evt. et tall eller bokstav som er relatert til ønsket artikkelsøk). Klikk deretter i feltet Søk nå (et eller flere siffer i artikkelnummer eller i felt for Artikkeltekst. nummer eller noe tekst Alternativt høyreklikk i felt for artikkelnr. For flere valg. Side 42 av 136

43 Import fra MekoCat mot arbeidsordre MekoCat integrasjonen kan benyttes til å skape nye ordrer eller importere artikler til eksisterende ordrer. Skjermbildet er det samme i begge tilfeller men startes ulikt. Importere artikler til eksisterende ordrer: I dette tilfellet skal ordren opprettes først og artikler fra MekoCat skal deretter importeres til ordren. For å importere linjer til en eksisterende ordre, stå i artikkelnummerfeltet, tast Ctrl + I alternativt høyreklikk og velg Importer data. Dette starter importdialog til MekoCat. Hovedbilde i MekoCat import: Her vises ordretype: Arbeidsstasjon som MekoCat importen gjelder for Feltene saksbehandler, avdeling og lager må være fylt ut. Her vises 3 ordrer fra MekoCat Korreksjon/sletting av data før import mot MekoEasy er beskrevet i ny funksjon på neste side Side 43 av 136

44 Slette importerte linjer før overføring til MekoEasy I dialogboksen for import fra MekoCat, er det mulig å slette linjer som er importert fra MekoCat, men som ikke skal overføres til ordre i MekoEasy. I eksempelet ønsker vi å slette linjene tilknyttet kjøretøy med regnr CRP569. Markèr linjen ved å klikke i feltet Overfør, trykk deretter på Delete-knappen på tastaturet. MekoEasy ber om en bekreftelse på at sletting skal gjennomføres, klikk på Ja for å gjennomføre sletting. Da hentes linjer fra MekoCat og importeres til MekoEasy, se også skjermbilde av ordren i MekoEasy vist på neste side. Side 44 av 136

45 Ønsker man å registrere egne jobblinjer, tastes jobbnummer i feltet Artikkelnummer, alternativt søkes det. Når et jobbnummer er angitt, vises Artikkelteksten og det kan registreres mer informasjon i feltet Tilleggstekst, i feltet Levert tastes det antall timer som kunden skal betale. Timepris hentes fra oppsett av avdeling, i feltet Utført av angis den mekaniker som har gjort jobben, klikk på den grønne haken for å godkjenne (lagre linjen). I en del tilfeller ønsker man å bruke meldingslinjer i arbeidsordren. Dette er typisk informasjon til mekaniker som skal utføre arbeidet, eller det kan være informasjon til kunde. I eksempel vist nedenfor er det opprettet en meldingslinje med kode ordrekort linjen vil kun bli skrevet ut på ordrekortet. Det klikkes på den grønne haken for å oppdatere ordren med meldingslinjen. Når man ønsker å gi en tilbakemelding til kunden, angis meldingskode Faktura og meldingslinjen skrives ut på fakturadokumentet. Hvis man ønsker å skrive ut ordrekort til mekaniker, tastes F7. Side 45 av 136

46 Når det finnes jobblinjer på en ordre og disse har angitt et levert antall, vil MekoEasy automatisk beregne verkstedsmateriell. Dette vises i fanen Kjøretøy på arbeidsordren. Klarmelde en ordre For å få lov til og klarmelde en arbeidsordre, må ordren være oppdatert med en mekaniker, dette vises i fanen Ordre og feltet Utført av. I tillegg skal kilometerstand på kjøretøyet angis. Hvis dette ikke er gjort, framkommer dialogboks slik som vist nedenfor, angi da kilometerstand eventuelt mekaniker og klikk Ok. En kan endre instillingene i firmaopplysningene slik at programmet spør etter dagens dato i stedet for avlest dato. Kundereferanse I en del tilfeller ønsker en å sikre at ordre blir merket med en referanse. Gå til menypunkt Faktura/Ajourhold/Kundeinformasjon. Hent fram aktuell kunde og gå til fanen Ordreopplysninger. I vårt eksempel ønsker vi å merke av at det alltid bør angis et rekvisisjonsnummer for denne kunden. Side 46 av 136

47 Når det senere registreres en ordre på kunden, vises feltet slik: Referansefelt Hvis feltet ikke fylles ut, gis det en melding om dette ved klarmelding / ferdigmelding av ordren: Hvis man ønsker at informasjon fra feltet og ledetekst skal skrives ut på utgående dokument, kan disse ajourholdes i Faktura/System ajourhold/skrivere og dokumenter, fanen Dokument designer. Feltet RefNummer gir innholdet i feltet fra ordre, feltet RefTekst gir aktuell ledetekst. Ordrestatus MekoEasy benytter symboler med farge for å vise ordrestatus. Nedenfor vises en forklaring til dette. Når man holder cursor over trafikklyset, vises en forklarende tekst. Side 47 av 136

48 Vennligst merk at det er kun 1 bruker av gangen som kan ajourholde arbeide med en ordre, bruker nr 2 som henter fram en ordre, vil få et rødt lys og kan ikke gjøre endringer på ordren, men må vente til bruker nr 1 har gått ut av ordren. Vanlig ordre (deleordre) Bruk av vanlig ordre ( deleordre ) følger de samme prinsipper som arbeidsordre, men det er da ingen knytning til kjøretøy og ingen stemplingstransaksjoner tilknyttet ordren. Vanlig ordre opprettes og vedlikeholdes i faktura registrering vanlig ordre. Når man kommer inn i skjermbilde for vanlig ordre, klikk på ny-knappen ( eller tast Ctrl+N ) for å opprette en ny vanlig ordre. I feltet kunde tastes kundenummer eller deler av kundens navn, finnes kunden i databasen framkommer informasjon om kundenummer, navn, adresse med mer. Side 48 av 136

49 Øvrig ordrebehandling er tilsvarende som for arbeidsordre Kreditering av ordre Kreditering av ordre foretas i samme registreringsbilde som oppretting av ny ordre. Stå i et tomt ordrebilde, og tast Ctrl+N for å opprette ny ordre. Når dialogen for ny ordre vises, klikk i feltet for Kreditnota ( eller tast Alt+K ). Kreditnota kan opprettes ved å kopiere opprinnelig ordre, angi ordrenummer eller fakturanummer. I de tilfeller hvor man ønsker å opprette en kreditnota uten å henvise til en tidligere ordre eller faktura, fjernes avkryssing i feltene Kopiere data, Ordrehode Artikkelinjer Meldingslinjer. Side 49 av 136

50 Deretter oppretter MekoEasy kreditordren. Vær oppmerksom på at levert mengde og prisfelt fylles ut med positive tall, det skal altså ikke registreres med negative tall. Skal ordren krediteres i sin helhet, gjøres ingen endringer i fanen artikkellinjer. Skal derimot kun deler av ordren krediteres, slettes de artikkellinjer som ikke skal krediteres. Kreditnota klarmeldes alternativt ferdigmeldes slik som en ordinær ordre. Arbeidsgangen er tilsvarende når en vanlig ordre skal krediteres. Side 50 av 136

51 3.3. Ugjort arbeid I kjøretøyregisteret kan det registreres ugjort arbeid. Når det opprettes en arbeidsordre på et kjøretøy som har ugjort arbeid, vises det et symbol for dette i arbeidsordren. Dette er plassert under reg nummeret. Når man holder cursor over symbolet, framkommer melding slik som vist nedenfor. Klikk på symbolet og dialogboks vist nedenfor framkommer. For å overføre dette til meldingslinjene på ordren, klikk på Overfør til ordre MekoCat kobling Integrasjonen med MekoCat er helt ny og har flere funksjoner enn tidligere. MekoCat integrasjonen kan benyttes til å skape nye ordrer eller importere artikler til eksisterende ordrer. Skjermbildet er det samme i begge tilfeller men startes ulikt. Skape nye ordrer: - Arbeidsordrer - Anbud arbeidsordrer - Vanlige ordrer - Anbud vanlige ordrer - Kassemodulen Importere artikler til eksisterende ordrer: I dette tilfellet skal ordren opprettes først og artikler fra MekoCat skal deretter importeres til ordren. MekoCat integrasjon - oppsett Første gang MekoCat koblingen startes vil en får spørsmål om importkatalog. Importkatalogen setter pr. bruker og kan senere endres om ønskelig. Velg fil og deretter innstillinger Klikk på endre for å endre importkatalog Side 51 av 136

52 Katalogområde må avklares med Mekonomen men er ofte : T:\ Velg Personal-Share (T:) og klikk ok. Innstillingene er nå utført og en kan starte bruk av MekoCat integrasjonen. Velg importkatalog MekoCat integrasjon - oversikt Importen kan startes fra ordren eller anbudet. Ingen ordrer skal være aktive. ( F6 frigjør aktive ordrer). Velg ordrebehandling fra menylinjen og menypunktet importer ordre. Velg ordrebehandling Velg importer ordrer Når det er laget en eller flere ordrer i MekoCat vil disse hentes over i MekoEasy ved å klikke på importer ordrer. Side 52 av 136

53 Hovedbilde i MekoCat import: Her vises ordretype: Arbeidsstasjon som MekoCat importen gjelder for Feltene saksbehandler, avdeling og lager må være fylt ut. Her vises 3 ordrer fra MekoCat Klikk her for å se detalj linjene fra MekoCat Bil symbolet viser at bilen allerede er i MekoEasy databasen Det finnes allerede en åpen ordre på denne bilen Side 53 av 136

54 Side 54 av 136

55 Skap ny ordre fra MekoCat integrasjon For å lage en ny ordre må bilen være lagt inn i MekoEasy ( =bilsymbolet viser) og kunde må være fylt ut. I eksempelet under er det klart for å skape ordrer for de 2 første linjene tabellen. Bilene ligger allerede i MekoEasy og de har også kundetilknytning. Merk linjen som skal danne en ordre og klikk på knappen overfør som eksempelet viser. Merk linje for å skape ordre. Klikk på overfør Programmet åpner automatisk den nye ordren for videre behandling. Legg opp bil og kunde fra MekoCat integrasjon Side 55 av 136

56 I eksempelet under er programmet satt opp med kobling mot Mekonomen. I eksempelet under mangler bil og kunde i MekoEasy. Klikk på linjen som skal behandles og deretter på knappen Opprett kjøretøy. Klikk på Lâgg upp fordon Marker linjen ved klikk Mekonomen-koblingen vil da vise med mulighet for å opprette bil og kunde. Se eksempelet under. Klikk først på Legg opp kunde Klikk her for å bekrefte. Programmet vil så returnere til MekoCat integrasjonen og linjen kan overføres ordre. Bilsymbolet vil være slått på og kunde vil være fylt ut. Ordre kan nå lages som vist i kapitel 3.2. Endre kunde eller legg opp kunde Marker først linjen som skal behandles. Klikk deretter på endre kunde. Da kan en søke blant eksisterende kunder og velge riktig kunde. Side 56 av 136

57 Klikk her for å søke etter kunder Skriv kundenavn og klikk på søk Velg kunde i listen under og bekreft ved å klikke velg Programmet returnerer til MekoCat integrasjonen og har endret kunde på den markerte linjen. I bildet er det også en egen markering for oppdatering av bil med den nyvalgte kunde. Se bildet under. Markeringen vil alltid være slått på, og bilen vil oppdateres med ny kunde. Markeringen kan slås av når det er ønskelig. Slå av denne dersom bilen ikke skal oppdateres med ny kunde På samme måte er det mulig å legge opp ny kunde ved å klikke på knappen for legg opp ny kunde. Importer fra MekoCat til eksisterende ordre. Artikler og arbeidsoperasjoner fra MekoCat kan hentes inn til eksisterende ordrer. Det gjelder alle ordretyper. Side 57 av 136

58 Gå inn på ordren. Stå i feltet artikkelnummer og høyreklikk. Velg importer data. Høyreklikk fra feltet artikkelnummer, eller trykk Ctrl + I Marker linjen og klikk på overfør. Se eksempelet under. Da vil artikkellinjene fra MekoCat legges seg som nye linjer på ordren. Programmet vil også sjekke om bilens registreringsnummer fra MekoCat og fra ordren stemmer overens. Dersom registreringsnummeret er ulikt, varsler programmet. Linjene kan likevel importeres om ønskelig. Klikk på overfør Marker linjen Side 58 av 136

59 3.5. Kopiere ordre / ordrelinjer Det er flere muligheter for å kopiere ordre i MekoEasy. I eksempelet vist nedenfor har vi hentet fram en ordre som er fakturert. Stå i ordrebildet og høyreklikk alternativt velg Ordrebehandling fra menylinjen. Velg så Kopiere ordre Man får følgende valg: - Til ny ordre som denne med kundenr: sett inn kundenummer eller søk, og det blir opprettet en tilsvarende ordre på det angitte kundenummeret. - Til ny ordre lik denne: det lages en ny ordre på samme kunde som ordren det kopieres fra. Dette alternativet kan brukes hvis det har vært foretatt en kreditering og det skal lages en ny ordre som deretter korrigeres. Her vises da hvilket nye ordrenummer MekoEasy har opprettet. Svar ja på størsmålet dersom du vil åpne ordren. Side 59 av 136

60 Det er også mulig å overføre ordrelinjer. Marker linjen(e) som man skal overføres, høyreklikk og dialogboks kommer fram. Man får følgende alternativ: - Til ordrenr: angi hvilket ordrenummer linjen(e) skal overføres til - Til ny ordre som denne med kundenr: angi kundenummer eller søk fram kunde som ny ordre skal opprettes på. Dette alternativet kan brukes når deler av en ordre skal faktureres på et forsikringsselskap eller leasingselskap. - Til ny ordre lik denne: det opprettes en ny ordre på samme kunde, men kun for den linjen(e) som er markert for overføring Side 60 av 136

61 Feltet Avansert overføringsfunksjonalitet brukes når man ønsker at ordren det overføres fra, fortsatt skal inneholde linjen(e) som er overført, men uten beløpsinformasjon Gruppere ordrelinjer Man ønsker i en del tilfeller å gruppere jobb- og artikkellinjer sammen som en gruppe, og slik at det framkommer en gruppesum. Ved overføring fra MekoCat tas det med gruppering slik at dette kommer automatisk. Når det registreres linjer i MekoEasy ( uten å foreta import ), kan linjene tilordnes en gruppe. Markér den ( de ) aktuelle linjen(e), høyreklikk og velg Endre linjegruppe slik som vist i skjermbilde nedenfor. Side 61 av 136

62 MekoEasy foreslår neste ledige linjegruppe, denne kan velges eller overstyres Flytte ordrelinjer I MekoEasy kan man flytte ordrelinjer slik at de kommer i en annen rekkefølge enn hva som opprinnelig var registrert. Hent fram den aktuelle ordren, marker linjen som skal flyttes klikk på linjen til høyre for linjenummeret slik at det framkommer en liten boks og trekk linjen med til ny plassering slipp muspeker og linjen er plassert. Klikk her Slik ser det ut etter at linjen er flyttet. Side 62 av 136

63 3.8. Slette ordre / ordrelinjer Hvis man ønsker å slette en ordre, hent fram aktuell ordre, klikk på krysset i verktøylinjen. Det skal angis en årsak til at ordren slettes, dette gjøres i dialogboksen som framkommer, klikk deretter på Ok. Når man ønsker å slette en artikkellinje ( eller jobblinje ), hent fram den aktuelle ordren, gå til fanen Artikkellinjer, marker linjen(e) og høyreklikk, i dialogboksen velges Slett linje eller bruk Del-knappen på tastaturet. Side 63 av 136

64 3.9. Spørring på ordre Det er gode søkemuligheter i MekoEasy. Gå til menypunkt for arbeidsordre og klikk på kikkertsymbol i verktøylinjen i programmet. Da framkommer dialogboks vist nedenfor. Det kan søkes på begrepene vist nedenfor og disse kan kombineres Forsikringsordre / Egenandel Overføring av kundeinfo Når det opprettes en arbeidsordre på et kjøretøy og kunden endres til et forsikringsselskap alternativt Fleet kunde, vil kundeinfoinformasjon for Bileier også lagres i ordren. Side 64 av 136

65 Vi illustrerer dette med følgende eksempel hvor kundenr i arbeidsordren i utgangspunktet tilhører bileier. Deretter endres kundenr til et forsikringsselskap og kundeinformasjonene flyttes til feltene Leveringsnavn og Adresse, slik som vist nedenfor. Egenandel Side 65 av 136

66 Det er flere måter å håndtere egenandel på og vi beskriver en metode her. Ordren opprettes på bileier og arbeidet utføres. Innstillinger for å kunne utløse automatikk i overføring av egenandel og evt. mva mot bileier: o o Husk at det er en egen avkryssing for at kundenummeret til forsikringsselskapet er et forsikringsselskap. Dette må være slått på. Velg Ajourhold/Kundeinformasjon fra menylinjen. Når arbeidsordren er klar til fakturering gjøres følgende: Kundenummer på verkstedsordren endres fra bileier til forsikringsselskapets kundenummer. Info om bileier tas automatisk vare på i feltene leveringsnavn/adresse. Legg skadenummer i ordrehodet Legg inn egenandel beløpet ( husk minus fortegn) Ved klargjøring av ordren genereres det nå i tillegg en ordre på bileier vedr. evt. egenandel, overført mva etc. Se eksempel i 2 neste bildene. Endres til forsikringsselskapets kundenummer Bileier Skadenummer. Side 66 av 136

67 Legg inn egenandel med minus fortegn Da kan fakturaen ferdigmeldes og sendes forsikringsselskapet. Når en trykker på sumknappen i ordren vil en få oversikt over hovedpostene i fakturaen og i eksempelet under ser en at egenandel er trukket fra. Egenandel er fratrukket Egenandel er trukket fra Deretter opprettes en ny ordre på bileier og egenandel beløpet legges inn i feltet for egenandel Side 67 av 136

68 som vist i bildene under. Ordre på bileier Faktura til kunden er på egenandel beløpet Ordrene til bileier og forsikringsselskap faktureres på vanlig måte. Side 68 av 136

69 3.11. Fakturere En ordre kan avsluttes på 2 måter. Hvis man ønsker å avslutte ordren uten at faktura skrives ut med en gang, velges Klarmelding F9. Ordren blir satt klar for fakturakjøring. Ønsker man derimot å skrive ut faktura, alternativt gjøre opp ordren via kassemodulen, velges Ferdigmelding F10. Vi beskriver prosessen med Ferdigmelding via kassemodulen. Ordren hentes fram og det tastes F10, dialogboks for avslutning av ordre framkommer, man velger aktuell betalingskode og klikker på Ok. Det er også mulig å benytte 2 betalingskode ved oppgjør av en ordre. NB! Når ordre gjøres opp via kassemodulen, må man huske på å foreta kasseoppgjør før ordrene blir med på overføring til regnskap Direktefaktura som E-post Det er mulig å sende enkeltvis faktura pr e-post. Funksjonen gjøres tilgjengelig fra menypunkt faktura system ajourhold firmaopplysninger. Gå til fanen Ordre, og avsnittet automatisk utskrifts behandling, kryss av for Direktefaktura kan sendes som mail, husk å lagre endring. Vi forutsetter at bruk av e-post i MekoEasy er konfigurert. Side 69 av 136

70 Funksjonen brukes i forbindelse med ferdigmelding av ordre ( F10 ). Nedenfor vises dialog som framkommer (når det avsluttes via kontantkassen). Det krysses av for Send som mail og Ok. Se eksempel neste side: I vårt eksempel er kunden merket med Skal ha faktura på e-post og dette blir derfor foreslått ved avslutning av ordren. Ajourhold av slik merking gjøres i menypunktet Faktura/Ajourhold/Kundeinformasjon, fanen Levering med mer, hvor det krysses av i feltet for Skal ha faktura på e-post. MekoEasy starter e-post klienten ( MS Outlook i eksempelet ). E-post adresse angitt i ordren, foreslås. Denne kan eventuelt overskrives hvis det ønskes. Side 70 av 136

71 De fakturaer som sendes på denne måten, vil bli lagret i Sendte elementer i MS Outlook ( forutsatt riktige parameter angitt i MS Outlook eller tilsvarende ). 4. Opprette bestilling via kundeordre Avhengig av valg foretatt under Ajourhold/Leverandørinformasjon, vil dette påvirke programmets oppførsel når man oppretter en bestilling fra ordre. Vi viser et eksempel på dette. I eksempelet har leverandøren følgende parametervalg: I ordreregistrering har vi opprettet 2 artikkellinjer hvor vi ønsker å lage en bestilling. Side 71 av 136

72 Marker linjene, høyreklikker velg Lag bestilling(er). Det foreslås opprettet en bestilling på de varer som finnes under artikkellinjer i ordren. Dette gir den samme funksjonaliteten som er tilgjengelig når man oppretter en ny bestilling i menypunkt for bestilling. Etter dette får en standard skjermbilde opp vedr. forslag til bestilling. Bestillingsinformasjon kompletteres lik en vanlig bestilling beskrevet i punkt under vedr. Lager/Innkjøp/bestillinger. E-post bestilling til leverandør: I eksempelet genereres det en e-post hvor bestilling er vedlagt som en PDF-fil. Bestillingen har etter sending fått oppdatert status lik Sendt leverandør. se neste side: Side 72 av 136

73 I tillegg er ordrelinjene oppdatert med endret status for bestillingen Lager Parameter for bestilling fra ordre I MekoEasy kan det være flere lagersteder, og disse kan ha forskjellig oppsett for bestilling fra ordre for respektive lagersted om det er behov for det. Dette ajourholdes i menypunktet Faktura/System ajourhold/lager. Klikk på knappen til høyre for teksten Oppsett for bestilling fra ordre. En ny dialog framkommer Prosess for opprettet bestilling: følgende valg er mulig: Fullstendig prosess: endring av status på bestilling gjøres i bestilling, varemottak må foretas i bestilling for å oppdatere lagerbeholdning Side 73 av 136

74 Sendes lev.: Forenklet prosess: når bestilling opprettes, blir den automatisk sendt leverandør og status blir satt til Sendt leverandør når bestilling opprettes, blir status for bestilling satt til Ferdig behandlet og varemottak blir utført Aktivitet ved sendt leverandør: følgende valg er mulig: når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en XML- Ingen: PDF-fil på e-post: XML-fil på e-post: XML-fil lagres fil manuell behandling når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en e-post hvor bestillingen vedlegges som en PDF-fil når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en e-post hvor bestillingen vedlegges som en XML-fil Skal skrives ut når sendt leverandør: kryss av hvis man ønsker at bestillingen skal skrives ut når bestilling endrer status til Sendt leverandør Default leveringsmåte: følgende valg er mulig: Som firma: leveringsmåten hentes fra firma Egendefinert Velge en av de leveringsmåter bestilling som er egendefinert i firma, se også pkt Feil! Fant ikke referansekilden. Feil! Fant ikke referansekilden Leverandør - Parameter bestilling fra ordre og for eksport av bestilling Leverandørinformasjonen er komplettert for å støtte den nye funksjonaliteten vedr. bestilling fra ordre. Gå til menypunkt Faktura/Ajourhold/Leverandørinformasjon. Side 74 av 136

75 Bestilling fra ordre har følgende valg: - Prosesstype: følgende valg er mulig: Som angitt for lager: bruk behandlingsregel angitt for lager Fullstendig prosess: endring av status på bestilling gjøres i bestilling, varemottak må foretas i bestilling for å oppdatere lagerbeholdning Sendes levd: Forenklet prosess: når bestilling opprettes, blir den automatisk sendt leverandør og status blir satt til Sendt leverandør når bestilling opprettes, blir status for bestilling satt til Ferdig behandlet og varemottak blir utført - Aktivitet ved sendt leverandør: følgende valg er mulig: Som angitt for lager: bruk behandlingsregel angitt for lager PDF-fil på e-post: XML-fil på e-post: XML-fil lagres når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en e-post hvor bestillingen vedlegges som en PDF-fil når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en e-post hvor bestillingen vedlegges som en XML-fil når bestilling gis status Sendt leverandør, genereres det en XML-fil - Skal skrives ut når sendt leverandør: kryss av hvis man ønsker at bestillingen skal skrives ut når bestilling endrer status til Sendt leverandør - Default leveringsmåte: følgende valg er mulig: Som firma/lager: leveringsmåten hentes fra firma eventuelt lager Egendefinert Velg en av leveringsmåte bestilling som er definert i firma, se også pkt Feil! Fant ikke referansekilden. Feil! Fant ikke referansekilden.. Side 75 av 136

76 Eksport av bestillinger. Det kan være unike oppsett for eksport av bestillinger for respektive leverandør. I eksempelet skal det til slutt genereres en e-post hvor bestilling er vedlagt som en PDF-fil, og bestillingen skal få status Sendt leverandør. se neste side: Og bestillingen har fått oppdatert status. 5. Kassemodul Se forutsetning og oppsett av kassemodulen under punkt 2.9 i brukerhåndboken Bruk av kassemodul Gå til menypunkt faktura registrering kontantkasse for å starte kassemodulen. Det kommer fram en pålogging hvor man velger hvilken kasse og saksbehandler man vil logge på. Side 76 av 136

77 MekoEasy starter i et tomt kassebilde. Tast inn artikkelnummer eller bruk strekkodeleser for å hente fram artikkel. Man kan også bruke denne funksjonen for å kontrollere pris for en artikkel, tast esc-knappen når pris er kontrollert og linjen tilbakestilles. Ønsker man å søke i artikkelregisteret, tast F3-knappen og dialogen vist nedenfor kommer fram. Når en artikkel er angitt vises antall disponibelt på lager samt pris, angi antall som skal selges i feltet Mengde, tast enter for å lagre linjen. Side 77 av 136

78 Klikk her for å endre kunde Klikk her for å hente fram en parkert ordre Hvis man ønsker å endre kundenummer i kontantordre, klikk på blyant symbolet til høyre for kundenummeret og søkedialog for kunde framkommer, finn ønsket kunde og klikk på Ok. en Parkering av ordre kan brukes når man ønsker å fortsette ordreregistrering på et senere tidspunkt, slik at kan registreres andre ordre i mellomtiden. Klikk på knappen Parkere ordre. For å hente fram igjen en parkert ordre, klikk knappen merket Stop og velg fra listen over parkerte ordre. Hvis man ønsker å endre en registrert linje, eller slette den, marker linjen og høyreklikk, velg i dialogen som framkommer om det skal endres eller slettes, se også illustrasjon ovenfor. Side 78 av 136

79 Når registrering av linjene er ferdig, klikk på Avslutte ordre eller tast F10 for å gå videre. Man kommer til avslutningsdialogen og velger der betalingskoden som er aktuell. Hvis kunden skal betale én del av beløpet kontant og resten med kort, velges betalingskode Kontant det angis kontantbeløpet og klikkes på Ok, i neste dialog velges betalingskode for resten av beløpet. Alle betalingskoder kan brukes med delbetaling forutsatt at koden er definert med Tillater delbetaling. Side 79 av 136

80 5.2. Kasseoppgjør Funksjonen kasseoppgjør startes fra menypunkt Faktura Behandling Kasseoppgjør. Velg kasse det skal foretas oppgjør for, og angi saksbehandler. Angi hvilken saksbehandler som foretar kasseoppgjøret. MekoEasy fyller automatisk inn dagens dato i feltene Gjøre opp ordrer inntil dagens dato og Oppgjørsdato. Disse valgene kan overstyres om man ønsker det. For de brukere av MekoEasy som har flere kasser tilknyttet samme avdeling, kan man velge avdeling i feltet Behandle kasser for avd. Klikk på knappen merket Neste for å fortsette med kasseoppgjøret. I feltet Opptalt beløp tastes summen av opptalte kontanter for det aktuelle kasseoppgjøret. Hvis den aktuelle kassen er definert med å inneholde en fast kassebeholdning, skal dette beløpet inkluderes i opptalt beløp. Når det tastes et beløp i feltet Opptalt beløp blir den aktuelle kassen valgt til å være med på oppgjøret. Dette vises i sjekkboksen foran kassenummeret. Side 80 av 136

81 Hvis man ønske å korrigere beløp mellom betalingskoder, gjøres dette ved å klikke på knappen Reg. For øvrig er denne funksjonen som tidligere. Visning av oppgjørsrapporter (forslag): Hvis man ønsker å se historikk for tidligere kasseoppgjør, alternativt annulere et tidligere oppgjør, klikker man på Vise. NB! Det er kun kasseoppgjør som ikke er overført til regnskap som vil kunne annulleres. I funksjonen for kasseoppgjør kan man få vist et forslag, klikk på Visning av oppgjørsrapporter ( FORSLAG). For å gå videre med kasseoppgjøret klikkes det på knappen merket Neste. Knappen merket Tilbake går tilbake til forrige side. Knappen merket Avbryt stopper dialogen. Side 81 av 136

82 I neste dialogboks vises hvilke kasser det foretas kasseoppgjør for, og det aktuelle datovalget. Skjermvisning av endelig kassaoppgjør Man kan også velge å få vist kasseoppgjøret på skjerm før utskrift, klikk i så fall i boksen foran teksten Ta opp den endelige rapporten i visning før utskrift. Klikk på Fullfør for å bekrefte valgene og fortsette kasseoppgjøret. Rapport på Kasseoppgjør Rapporten som viser kasseoppgjøret har en del endringer. Ovenfor er vist et eksempel. Det grupperes pr kasse / pr betalingskode, og det vises betalinger utført for ordrer, betaling av faktura ( Belastning betalinger ). Eventuelle korreksjoner og uttak vises i egne kolonner for dette. Nederst på rapportsiden er en oppsummering av totaler. Side 82 av 136

83 Side nr 2 i kasseoppgjøret viser detaljer for ordrer behandlet i kassen: Side nr 3 i kasseoppgjøret viser detaljer for innbetalinger ( betaling av faktura ) foretatt i kassen. Når kasseoppgjør er foretatt for flere kasser samtidig, følger detaljer for de neste kassene fortløpende i rapporten. Tilsvarende inneholder rapporten et sammendrag på siste side. (se illustrasjon neste side) Side 83 av 136

84 Bekreftelse av kassaoppgjør/utskrifts valg Avslutningsvis får man valg om hvilken skriver kasseoppgjøret skal skrives til og en bekreftelse på at kasseoppgjør er foretatt. Tidligere kasseoppgjør Tidligere kasseoppgjør kan vises fra oppstartsbildet for kasseoppgjør. Klikk på Visning av tidligere kasseoppgjør. Side 84 av 136

85 I de tilfeller hvor man har flere kasser, velges først den aktuelle kassen fra nedtrekks menyen. I vårt eksempel velger vi å vise historikk for Kasse 1, og ekspanderer dialogboksen. Ved å markere et oppgjør og deretter høyreklikke får vi fram valgene Skrive ut / Vise / Annulere. NB! Annulere vil ikke kunne velges når overføring til regnskap er utført. Side 85 av 136

86 5.3. Betale kredittfaktura i kassen Faktura med betalingskode «kreditt» kan nå betales direkte i kassen. Dette gjelder fakturaer produsert i MekoEasy på et tidligere tidspunkt, hvor kunden ønsker å betale fakturaen kontant i stedet for å betale via bank. Innbetalingen foretas via menypunkt Faktura/Registrering/Kontantkasse. klikk på Betal faktura. Se eksempel på dialogboks neste side: I neste dialog kan man angi fakturanummer direkte, alternativt angis kundenummer eller registreringsnummer, dermed vises åpne fakturaer for kunde henholdsvis kjøretøy. I eksempelet har vi brukt kunde. Side 86 av 136

87 I vårt eksempel har kunden kr 10000,- med i kontanter og vil bruke dette for å betale fakturanummer 10626, samt foreta en delbetaling på fakturanummer Vi merker de aktuelle fakturaer ved å klikke i feltet Betal, og i kolonnen Beløp til betaling vises / angis det beløpet som skal betales for fakturaen. Total beløp til betaling vises nederst i dialogen. Klikk på Betal for å gå videre. Neste dialogboks er avslutningsdialogen for kontantkassen hvor beløp og betalingskode angis. Side 87 av 136

88 Innbetalingen produserer en kvittering for de innbetalte fakturaene, nedenfor vises et eksempel på dette. Side 88 av 136

89 6. Stemple / tidregistrering Stemplingsmodulen kan settes opp på ulike måter. I dette eksempelet benyttes stempling på aktiviteter og parameterne er satt opp slik at en alltid må stemple inn, enten på ordre eller på aktivitet. Eneste unntak er utstempling for å gå hjem Innstempling Skriv ansattnummer og trykk deretter enter eller klikk på stemplingsknappen. Stemplingsdialogen ønsker velkommen som vist i eksempelet under. Ved første gangs innstempling den dagen har man tre muligheter: - Inn på ordre - Inn på aktivitet - Avbryt stempling Tast ordrenummer og klikk på knappen for Inn på ordre eller velg Aktivitet og trykk på start aktivitet. Dersom en velger avbryt går programmet tilbake til skjermbildet for inntasting av ansattnummer. Side 89 av 136

90 Ved første gangs innstempling registreres tidspunkt for start dag samtidig som den ansatte stempler seg inn på ordre eller aktivitet. Ved innstempling vises et kontrollbilde med informasjon fra ordren. Tilbake gir mulighet for å taste inn ordrenummer på nytt, mens OK lagrer stemplingen. Ved glemt utstempling fra dagen før vises bildet under. Dette bekreftes ved å klikke ok. Side 90 av 136

91 6.2. Utstempling All utstemplinger på ordrer eller aktiviteter vil registreres samtidig som ny innstempling foretas. Eksempelet under viser utstempling av ordre samtidig som innstempling på aktiviteten døtid. Øverst i bildet vises også info fra ordre eller aktivitet. En kan også klikke på symbolet for legge til merknader. Info fra ordre eller aktivitet. Velg aktivitet Side 91 av 136

92 6.3. Avslutt dagen Ved avslutning av dagen skal en klikke på Avslutt Dag knappen. Da stemples den ansatte ut av pågående ordre eller aktivitet samtidig som slutt tid for dagen oppdateres. Klikk her for å avslutte dagen Side 92 av 136

93 6.4. Stemplingskorreksjoner Tast et filter, f. eksempel ansatt og velg dato intervall som vist i bildet under. Klikk deretter på frisk opp knappen. Stemplingen har 3 hovedtyper: 0 - tilstede 1 på ordre 2 på aktivitet Sett filter og klikk på frisk opp. Klikk her for å endre på stemplingen Klikk på symbolet til venstre i tabellen for å endre på en stempling. Endre på korrigert tid etter behov og trykk deretter lagre. Det er den korrigerte tiden som benyttes i de videre beregninger og rapporter. Stemplet tid skal normalt ikke endres. Dersom en klikker på Trekk pause, vil hele pausen bli trukket under forutsetning av at stemplingstidspunktet befinner seg innenfor pausedefinisjonen i arbeidstidsskjemaet. Side 93 av 136

94 Endre på korrigert tid For å registrere nye stemplingstransaksjoner må en først velge stemplingstype og deretter klikke på ny knappen. Se bilde under. Velg stemplingstype og klikk på ny knappen Velg ansatt Kryss av for editeres likt og velg deretter dato og juster tidspunktet. Dersom korrigert tid skal settes ulikt stemplet tid, må en først legge inn stemplet tid og deretter slå av editeres likt for så å endre korrigert tid. Klikk til slutt på lagre. Side 94 av 136

95 7. Fakturakjøring Gå til menypunkt faktura behandling fakturakjøring. Velg ny fakturakjøring og angi at ordretype er arbeidsordre, deretter klikkes det på søk. MekoEasy finner de arbeidsordre som er klarmeldt og viser disse i dialogboksen. Forutsatt at det er angitt riktig utvalg, angis fakturadato og skriver, klikk deretter på knappen med blå springer for å starte fakturakjøringen. Fakturerte ordre overføres til regnskap via egen kjøring for dette. Side 95 av 136

96 8. Tilbudsordre 8.1. Lag tilbudsordre MekoEasy inneholder funksjonalitet for tilbudsordre. Gå til menypunktet faktura registrering tilbud arbeidsordre. Oppretting av ny tilbudsordre følger samme prinsipp som for arbeidsordre, og tilbudsordren er integrert med MekoCat. Tilbudsordren benytter samme regelverk for prising rabatter etc som en arbeidsordre, men vil ikke foreta noen reservering av artikler på lager. I fanen Diverse kan det angis en tilbudsfrist. For øvrig henviser vi til kapittel for arbeidsordre når det gjelder annen funksjonalitet i tilbudsordre. For å skrive ut tilbudet, gå til menylinjen i MekoEasy, velg Tilbudsbehandling og utskrift Overfør til vanlig ordre Side 96 av 136

97 Skal tilbudet omgjøres til en ordre, hent fram det aktuelle tilbudet, eventuelt kan tilbudet revideres, og velg Tilbudsbehandling Til ordre, da opprettes en ordre basert på tilbudet. NB! Bruker man tilbudsordre i MekoEasy, slipper dine kollegaer å lete etter hvilke priser som er tilbudt kunden! 9. Innkjøp MekoEasy inneholder funksjonalitet for å bestille artikler. Dette kan gjøres på ulike måter. Nedenfor gjennomgår vi de ulike alternativene Opprette bestilling fra kundeordre Det kan opprettes bestilling direkte fra arbeidsordre og fra vanlig ordre. Registrer først de aktuelle artikkellinjer. Marker så de linjene man ønsker å opprette bestilling for, deretter høyreklikkes det og man velger Lag bestilling(er) I neste dialogboks framkommer artikkel lagerinformasjon inkludert status for artikkel og hvilken leverandør som er hovedleverandør på artikkel. I feltet Bestilles vises det antall MekoEasy foreslår å bestille. Bruker kan endre i grid. Når man har angitt ønsket antall, klikk på Ok for å opprette bestilling(er). Side 97 av 136

98 I neste dialogboks framkommer hvilke(n) bestilling(er) som er opprettet. For å sende / skrive ut bestilling, gå til menypunkt faktura lager/innkjøp bestilling, tast inn bestillingsnummer og klikk på skriverikon på verktøylinjen. Bestilling kan skrives ut eller sendes som e-post, velges det sistnevnte opprettes det en e-post melding i Outlook eller lignende og bestillingen følger som et pdf-vedlegg. Side 98 av 136

99 Når artiklene mottas fra leverandøren, skal det foretas varemottak. Dette gjøres i menypunkt faktura lager/innkjøp bestilling, tast inn bestillingsnummer og gå til fanen Varemottak. Hvis alle artikler mottas og levert antall tilsvarer bestilt antall, kan man klikke på Motta alt. Alternativt velger man bestillingslinje og angir i feltet Mott.nå det antall som er mottatt. Deretter lagres endringer på bestillingen ved å klikke på, eller tast Ctrl+S, i tillegg anbefaler vi at man endrer status på bestillingen. Side 99 av 136

100 9.2. Opprette bestilling direkte Det kan opprettes bestilling direkte. Dette gjøres i menypunkt faktura lager/innkjøp bestilling, tast Ctrl+N eller klikk på ny-knappen på verktøylinjen. Bestillingsnummer foreslås automatisk, angi deretter leverandørnummer eller søk fram leverandør ved å klikke på kikkerten. Lager foreslås automatisk, men kan endres når det er nødvendig. Klikk på Ok for å bekrefte valgene. I bestillingshode kan det angis leveringsadresse, referanser, egen tekst med mer. Leveringsnavn hentes fra oppsett av lager. Gå deretter til fanen Bestillingslinjer for å angi hvilke artikler som skal bestilles. Det registreres nede i skjermbildet og de linjer som er registrert, vises oppe i skjermbildet. Vær oppmerksom på at all registering og endring av en bestillingslinje foretas nede. Det vises også Artikkel og lagerinformasjon for artikkelen det opprettes en bestillingslinje for. Det er valgfritt å bruke feltene Leveringsdato, Bekreftet dato. Innkjøpspris hentes fra artikkelregister. Det kan også opprettes bestillingslinjer på artikler ( skaffevarer ) som ikke finnes i artikkelregisteret. Angi da i feltet Fritekst en beskrivelse av artikkel. For sending / utskrift av bestilling samt varemottak henviser vi til beskrivelse gitt i dokumentet for Opprette bestilling fra kundeordre punkt Side 100 av 136

101 Artikkelnummer tastes her 9.3. Opprette bestillingsforslag MekoEasy inneholder funksjonalitet for å bruke bestillingsforslag. Grunnlaget for bestillingsforslaget finnes i ajourhold av artikkel, fanen Lager informasjon. Det må være angitt minimum- og maksimumslager for artikkel, samt at det skal være avkrysset i Med på bestillingsforslag. Artikkel må også ha angitt en hovedleverandør. Bestillingsforslaget startes fra menypunkt faktura lager/innkjøp bestillingsforslag. Start forslaget ved å svare Ja. I neste dialogboks kan det gjøres utvalg i forhold til leverandørnummer fra/til, artikkelnummer fra/til, konteringsgruppe og varegruppe. Foreta valg og bekreft med Ok. Side 101 av 136

102 Det framkommer en opplisting av de artikler som foreslås bestilt. I feltet Mengde vises det antall som MekoEasy foreslår å bestille. For øvrig vises artikkel lagerinformasjon, i kolonnen Oms vises omsetning av artikkel de siste x måneder, hvor x er det antall måneder som er angitt i firmaparameter for visning av omsetning. For å slette eller endre på en linje, marker linjen og høyreklikk. Når man har ajourholdt forslaget, klikk på Generer bestillinger. Og bekreft med Ja i neste dialogboks. Det vises deretter hvilke bestillingsnumre som er generert. For videre behandling av bestillingen, viser vi til øvrige avsnitt som omhandler bruk av bestilling. Side 102 av 136

103 9.4. Varetilgang (lagerjustering) Rutinen varetilgang startes i menypunkt faktura lager/innkjøp varetilgang. Man kommer inn i et grått vindu slik som vist nedenfor. Rutinen omfatter også flytting mellom ulike lagersteder med siden det er lite aktuelt for Mekonomen verksteder er flytting ikke beskrevet nærmere. Klikk deretter på eller tast Ctrl+N for å opprette ny varetilgang. Da kommer dialogboksen hvor det angis til hvilket lager det skal foretas varetilgang. Det kan om ønskelig angis en beskrivelse for varetilgangen. Deretter angis i feltet Artikkelnr hvilken artikkel det skal foretas varetilgang for samt mengde ( antall ) og innkjøpspris. Klikk på Legg til for å bekrefte registreringen av aktuell linje. De linjer som eventuelt allerede er registert, vises i øvre del av skjermbilde. Knappen P er tilgjengelig forutsatt at det er angitt i styreopplysninger artikkel at prisjustering av utpristyper skal være tilgjengelig. Side 103 av 136

104 Viser varetilgang Det er mulig å ha en varetilgang aktiv. Det er først når bruker klikker på knappen Godkjenn at lager oppdateres med endring. Hvis det finnes aktive varetilganger, vises den ( disse ) ved å klikke på kikkertsymbolet verktøylinjen. I vindu nedenfor er vist aktive varetilganger. i Hvis det er opprettet en varetilgang som ikke skal utføres, bør denne annuleres. Klikk da på knappen Annuler og svar ja i dialogen vist nedenfor. 10. Rapportering Side 104 av 136

105 10.1. Mekanikerstatistikk MekoEasy inneholder en mekanikerstatistikk. Den er tilgjengelig i menypunkt faktura rapportering faste rapporter. Gå til fanen Verksted og velg Mekanikerstatistikk. Deretter angis datointervall. Vær oppmerksom på at det kun er fakturerte ordre som vil gi grunnlag til mekanikerstatistikken. Det kan også selekteres på avdeling og mekaniker. Rapporten gir en visning av utfakturerte deler og arbeid, hvilken tid som er brukt og forholdet mellom brukt vs fakturert tid. Det summeres pr mekaniker, avdeling og totalt for utvalget i rapporten. Side 105 av 136

106 10.2. Salgsstatistikk MekoEasy inneholder salgsstatistikk. Den er tilgjengelig i menypunkt faktura rapportering faste rapporter. Gå til fanen Omsetning og velg Salgsstatistikk. I neste skjermbilde angis hvilke grupperings- og sorteringsbegrep rapporten skal inneholde. Det kan være inntil 3 nivåer i rapporten, dette velges av bruker når rapporten kjøres. Side 106 av 136

107 I de neste skjermvinduene angis hvilke utvalg det skal være når det gjelder avdelinger, saksbehandlere, varegrupper, konteringsgrupper, kundekategori, selger. Det kan også angis kundenummer fra til og artikkelnummer fra til. Når det ikke spesifiseres et utvalg, tas alle verdier med i rapporten. Nedenfor vises et eksempel på en rapport. Øverst i skjermbilde vises valgte grupperingsnivåer og datointervall Rapporter i Timemodulen Det er flere ulike rapporter i Timemodulen. Vi gjennomgår noen av rapportene i dette kapittel. Rapportene finnes i menypunkt time rapportering. Statusforespørsel Side 107 av 136

108 Rapporten finnes på menypunkt time rapportering statusforespørsel. Den viser for en avdeling de mekanikere som er tilknyttet avdelingen og hvilke ordre alternativt aktivitet som mekaniker hvor mekaniker er innstemplet. Rapporter Det er flere rapportvalg slik som vist i dialogboks nedenfor. Vi gjennomgår et par av valgene i denne dokumentasjonen. Kontrolliste stempling kan kjøres for en eller alle avdelinger, det angis datointervall. Klikk på blå springer for å starte rapporten. Side 108 av 136

109 I rapporten vises for hver mekaniker start og slutt tid, med tilstede tid og normal tid. Det summeres for hver mekaniker. Kontrolliste stempling med Fødselsnummer Det finnes to kontrollister stempling en med og en uten fødselsnummer. Gå til Time/Rapportering/Rapporter, eks. Kontrolliste stempling med fødselsnummer. Sammendrag stempling kan kjøres for en eller alle avdelinger, det angis datointervall, Klikk på blå springer for å starte rapporten. Rapporten lister totale tider pr mekaniker og summert for avdeling. Side 109 av 136

110 Effektivitetsanalyse Rapporten finnes på menypunkt time rapportering effektivitetsanalyse. Rapporten gir en grafisk oversikt Side 110 av 136

111 11. Bokföring mot regnskap (se eget appendix: 10 for MekoEasy Verksted) Side 111 av 136

112 12. SMS varsling SMS varsling har i tidligere versjon vært tilgjengelig i modulen Booking ( Ressursplanlegging ). Fra versjon 2.12 er SMS varsling tilgjenglig også i Arbeidsordre og Vanlig ordre SMS Innstillinger Før SMS varsling kan tas i bruk, må det tegnes en avtale med en leverandør av tjenesten. I Norge har vi avtale med PS Wincom om bruk av tjenesten. SMS innstillinger foretas i menypunktet Grunndata/SMS innstillinger. Feltene for Brukernavn, Passord og Avsender fylles ut i dialogboksen vist nedenfor SMS varsling oppsett Man bruker SMS varslingen ved hjelp av Maler. For å opprette og vedlikeholde malene, gå til menypunkt Grunndata/SMS Maler. Det angis hvilken Malgruppe som skal redigeres. I eksempelet på neste side velges ordretype: VanligOrdre. Side 112 av 136

113 Klikk på Ny-knappen for å opprette en Ny mal. Fra feltet Variabler hentes de feltene i ordre som ønskes brukt i malen. I feltet til høyre ( slik som vist i skjermbilde ovenfor ), defineres malen med felter og faste tekster. Klikk på for å lagre malen. Neste gang man går til menypunktet, vises de definerte malene i feltet Maler. Tilsvarende oppretter og ajourholdes maler for bruk i arbeidsordre henholdvis Booking (Ressursplanlegging ) SMS varsling sende fra ordre Side 113 av 136

114 Vi bruker en vanlig ordre for å illustrere framgangsmåten, som vil være tilsvarende i arbeidsordre. Hent fram den aktuelle ordren denne må inneholde utfylling i feltet Tlf.mobil. Høyreklikk og velg Send SMS, alternativt gå til menylinjen velg Ordrebehandling Send SMS. Dialogboksen for sending av sms vises, hvis man ønsker å endre melding før sending kryss av i feltet Rediger og foreta endring, deretter klikkes på knappen merket Send. Side 114 av 136

115 Hvis det finnes flere maler for ordretypen, vises disse i feltet Mal, og man velger hvilken av malene som skal benyttes. Når det er sendt sms fra en ordre, vises et symbol for dette i ordreregistreringen. Klikk på symbolet for å se historikk for sms sending fra ordren. 13. Komponentinnkalling Firmaopplysninger - Parameter Side 115 av 136

116 Det er endringer i oppsett av komponentinnkalling. Gå til menypunkt Faktura/SystemAjourhold/Firmaopplysninger og fanen Verksted. Klikk på knappen for oppsett av komponentinnkalling. I neste dialog angis parameter for komponentinnkalling og mulige forsendelsesmåter for innkalling. Dette oppsettet bør brukes på Mekonomen-verksteder. Hvis man ønsker å kunne sende innkallinger pr SMS, klikk i feltet for at SMS brukes, deretter er det mulig å konfigurere sendingene ved å klikke på knappen i kolonnen Konfigurere. I neste dialog ajourholdes maler for SMS samt hvilken mal som skal brukes. Klikk på Ny knappen for å opprette en ny mal. Side 116 av 136

117 Skriv inn ønsket tekst for malen, ved å høyreklikke i feltet kan man hente standardfelter til malen. Bekreft ved å klikke på Lagre. Dialogen viser også teksten som er i malen. Tilsvarende metode brukes når det skal sendes innkalling pr e-post. Side 117 av 136

118 I de tilfeller hvor innkalling ikke kan sendes som SMS alternativt e-post, kan man få skrevet ut en liste med informasjon. Klikk på knappen til høyre for teksten Utskrift av liste. Nedenfor vises dialogen som framkommer og hvilke felt som er valgt til utskrift. Hvis man ønsker å fjerne et felt, klikk i ruten foran feltinformasjonen, tilsvarende når man ønsker å ta med et nytt felt. Klikk på OK for å bekrefte valgene. Tilsvarende gjøres for Lagre til fil og Visning på skjerm. Side 118 av 136

119 Komponentinnkalling Unnta kunde Det er mulig å angi på kunden at kjøretøy knyttet til en spesifikk kunde ikke skal kalles inn ved hjelp av komponentinnkalling ( serviceinnkalling ). Gå til menypunkt Faktura/Ajourhold/Kundeinformasjon, hent aktuell kunde og gå til fanen Integrasjon. Se feltet for Komponentinnkalling hvor følgende valg er tilgjengelig: - Bruk Firma innst.: kjøretøy knyttet til kunden vil bli med på komponentinnkalling - Ikke innkalle: kjøretøy knyttet til kunden vil ikke bli med på komponentinnkalling Komponentinnkalling Behandling Gå til menypunkt Faktura/Behandling/komponentinnkalling for å starte innkalling. De første dialogene i prosessen er som tidligere. Releaseskriv viser endringene. Det har kommet flere felt for utvalg. Følgende utvalgsfelt er nye: - Fra og med dato:tast inn verdi når man ikke ønsker å få med kjøretøy hvor det er lenge siden innkalling forfalt - Kun biler med angitt kunde i aktuelt firma: merk av når man ønsker at det kun er kjøretøy som har kundenummer i det firma hvor innkalling foretas som skal komme med på innkallingen - Siste besøk etter: tast inn verdi når man ikke ønsker å få med kjøretøy hvor det er lenge siden innkalling forfalt Side 119 av 136

120 Skriv inn fra-til dato får å med kun i dette intervallet. I neste dialog vises hvilke kjøretøy som blir innkalt Side 120 av 136

121 Skroll deg sidelengs mot høyre og kontroller at de fleste kunder har mobiltlf eller mailadresse ved å klikke på for eksempel overskriftskolonnen Mobiltlf for å sortere. En gang for å sortere på laveste til høyeste mobilnr, og en gang til for å sortere på høyeste til laveste. Her kan man liste ut alle opplysninger for å sjekke om kundene ligger inne med mobilnr eller mail-adresser. Er der mange kunder som mangler informasjoner, trykk Avbryt, og gå inn i Ajourhold Kundeinformasjoner og legg inn manglende mobiltlf og/eller mail-adresser. Kjør så innkallingen på nytt.. Det er også mulig å konfigurere visningsfelt her. Se neste side: Evt. klikk Neste Evt. valg ved konfigurering av visningsfelt: Side 121 av 136

122 Klikk på OK for lagring av visningsfelt, deretter Neste. I neste dialog vises totalt antall biler / komponenter som blir innkalt. Det kan også velges mellom utskrift til printer eller eksport til fil. Hvis sistnevnte velges, gis det valg om hvilken type fil og hvilke felt som skal være med. Hvis man velger utskrift til printer kommer Innkallingsrapport vist nedenfor fram. Side 122 av 136

123 Side 123 av 136

124 14. Fraværsfunksjon Ansatt Fraværsmodulen gir en mulighet til å holde oversikt over den enkelte ansattes fravær og er en del av timemodulen i MekoEasy. Fravær funksjonen her er knyttet til Ansatt begrepet i Time, og er avhengig av at det er definert ansatte der Stengte dager Gå til menypunkt time/fravær/stengte dager. Helligdager / stengte dager Her kan man angi hvilke dager firmaet eller avdelingen holder stengt. De stengte dagene er angitt i rødt. Man kan ha felles stengte dager på firmanivå, og hver avdeling kan ha overstyring av firmaoppsettet. Oppsett på stengte dager er aktuelt å benytte for de som benytter booking kalenderen i Booking modulen. Kalenderen vil da automatisk vise bevegelige helligdager og stengte dager. Side 124 av 136

125 «Default» om ikke annet er angitt Figur 1 Stengte dager Dersom man klikker på knappen «Standard» kan man legge inn offisielle helligdager for Norge, Sverige, Danmark og Finland. Disse dagene ligger ferdigdefinert i databasen, og er lagret som datoer og dager i forhold til påske. En dag som er markert som stengt her, er stengt uansett hva som må stå i et eventuelt arbeidstidsskjema. Normalarbeidsuke Her angir man hvilke dager som er arbeidsdager. Det vil si man markerer hvilke dager som ikke er arbeidsdager, de blir farget med rødt. Side 125 av 136

126 Disse verdiene er å betrakte som en standardverdi og vil bli overstyrt av arbeidstidsskjema dersom den ansatte har dette Fravær/Innstillinger Gå til menypunkt Time/Fravær/Innstillinger. Innstillingsdialog En har disse typene og SUB typene av fravær som standard, dette kan endres på firmanivå. «Tidslinje timesvisning» angir hvilke timer på døgnet man skal vise i timesvisningen. Dersom man ikke har nattarbeid, tar tiden fra kl 18 på kvelden til kl 6 om morgenen uforholdsmessig mye av plassen. Dersom man for eksempel angir «Start» som 6 og «Varighet» som 14, vil dagen starte kl 6 og slutte kl 20. Side 126 av 136

127 Standard blir timesfravær skalert i forhold til hele døgnet når man er i dagsvisning. Dette kan bli veldig smalt. I «Skalering oversiktsvisning» kan man angi tidsrommet man skal skalere timefravær etter. Dersom «Bruk arbeidstidsskjema» ikke er krysset av blir disse verdiene også brukt til å vise start og slutt på arbeidsdagen i timesvisningen. Dersom «Bruk arbeidstidsskjema» er krysset av, henter programmet denne informasjonen fra arbeidstidsskjemaet. Dette kan være litt tidskrevende, så man kan skru den av her dersom man ikke har behov for å vise arbeidstiden helt nøyaktig. Frifelt1 og Frifelt2 er vedlikehold av feltene som blir brukt i fraværsdialogen. En kan overstyre hva man vil kalle disse feltene, og dersom en trykker på knappen Definisjon får man opp en dialog der man kan endre hvilke verdier som skal brukes for dette feltet Fraværskalender Tilgangsstyring I fraværskalender er det mulig å angi tilgangsstyring pr avdeling, tilsvarende som for booking kalender. Dette betyr at for firma som har flere avdelinger, vil en bruker kun ha tilgang til den avdelingen man tilhører. Kontakt InfoEasy As hvis man ønsker å komme i gang med dette Moduler som bruker fraværsdata Booking Booking kalender tar hensyn til fravær. Den 26.april blir seende slik ut: Her er «Ansatt som ressurs» slått på og ressursene er koblet mot ansatte. Dersom en ikke har ansatte som ressurs, men ressursene er oppstillingsplasser, får ikke fraværet noen innvirkning på ledig kapasitet i booking. Side 127 av 136

128 Innstillingene i stengte dager dialogen blir brukt her til å angi hvilke dager avdelingen er stengt. Det er også innført ikoner for å vise at en ansatt har fravær dersom det er booket inn noe på den ansatte. Ikonene er: Den ansatte er borte hele dagen. Den ansatte er borte deler av dagen, og det er booket inn på tiden han er borte. Dersom man dobbeltklikker på ikonene, får man opp en dialog med informasjon om hva som er grunnen til at ikonene vises. I dette tilfellet: Det gule ikonet vil også vises dersom man har booket noe utenfor angitt arbeidstid. Da blir dialogen seende slik ut: Side 128 av 136

129 Vise fraværskalender Gå til menypunkt Time/Fravær fravær. Fraværskalender Ved oppstart av fraværsmodulen får en spørsmål om valg av avdeling: Figur 2 Velg avdeling Dette kan endres senere ved å endre verdien i nedtrekks feltet ved feltet Avdeling. Figur 3 Dagsoversikt Side 129 av 136

130 Ved oppslag av fraværskalender hentes informasjon fra «Stengte dager», «Normalarbeidsuke» og arbeidstidsskjema for å angi hvilke dager de ansatte skal være på jobb. Denne fraværskalenderen har to zoomnivå. «Standardvisningen» har 1 dag som minste intervall, men man kan endre intervallet til 1 time for å se timefravær mer nøyaktig. Man klikker da på knappen med «1 time» og visningen skifter til dette: I disse visningene kan man flytte eller endre lengden på fravær ved bruk av musen. For å se mer detaljerte opplysninger om et fravær, dobbeltklikker man på dette fraværet. For å opprette et nytt fravær dobbeltklikker man på det tidspunktet fraværet skal starte. I begge disse tilfellene kommer følgende dialog opp: Side 130 av 136

131 Figur 4 Fraværsdialog I fraværsdialog kan man legge inn informasjon om fraværet. «Type», start og slutt er obligatorisk, de andre frivillige valg. Området innrammet med rødt i figuren ovenfor angir behandling av fraværet og skal typisk kreve høyere sikkerhetstilgang enn resten. Dersom «Fravær godkjent» er noe annet enn «Ikke valgt», får fraværet status «behandlet» og det kan ikke endres i fraværskalenderen, og kun brukere med tillatelse kan endre fraværet. Reelt fravær angir hvor mange dager og timer fraværet faktisk er. I utgangspunktet er det automatisk utregnet basert på stengte dager og arbeidstidsskjema, men etter at man har valgt å godkjenne/ikke godkjenne fraværet vil man kunne overstyre disse verdiene. Frifelt1 og Frifelt2 er egendefinerte felt som kan settes opp pr firma. Se kapittel for å få vite mer om dette. Side 131 av 136