Møteinnkalling. Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 HARSTAD KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Eldrerådet Møtedato: Møtested: Harstad Rådhus, Formannskapssalen Tidspunkt: 11:00 Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr PS 12/21 Tittel Samarbeidsavtale UNN og Harstad kommune om Felleskjøkken Dokumentene vedrørende ovenstående saker er lagt ut til ettersyn på ordførerens kontor. Harstad, 11.april 2012 Ivar Østberg leder 1

2 Saksdokument Saksmappenr: 2012/1549 Saksbehandler: Brynjulf S. Hansen Arkivkode: F26 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Utvalg for helse og omsorg /6 Eldrerådet /21 Kommunestyret SAMARBEIDSAVTALE UNN OG HARSTAD KOMMUNE OM FELLESKJØKKEN Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter: Tidligere avtale mellom UNN og Harstad kommune om Felleskjøkken. Ingress: Kommunestyret vedtok i sak 08/133 Kostnadsrduksjonsprogram å gå over til kok kjøl prinsippet i produksjon av mat ved Fellekjøkkenet. Kokkjølproduksjon er et vedtatt hovedprinsipp for matproduksjon i Helse Nord og UNN. Det har vært drøftinger med UNN mht omleggingen av matproduksjonen. Det må foretas nødvendige investerings- og renoveringstiltak for å opprettholde driften og tilrettelegge for kok/kjøl ved kjøkkenet til UNN Harstad. Fellekjøkkenets dårlige bygningsmessige og tekniske tilstand, samt Mattilsynets tidligere varsel om vedtak krever at Felleskjøkkenet må renoveres. Holdes kostnadene for tilrettelegging av kok/kjøl utenfor, kommer renoveringen av arealet og kjøkkenets grunnutstyr på kr 16,0 mill. Tilretteleggingen for kok/kjøl er beregnet til kr 5,0 mill. Dette innebærer at kjøkkenet ved UNN Harstad må renoveres og tilrettelegges for kok/kjøl, med en kostnadsramme på kr 21,0 mill. Rådmannens tilrådning: Harstad kommunestyre vedtar å videreføre samarbeidet med UNN om drift av Felleskjøkken slik det fremgår av saksframlegget. Formannskapet gis fullmakt til å godkjenne fremtidig driftform og avtale med UNN. Under forutsetning av fylkesmannens vurdering av avtalen, vedtar kommunestyret å ta opp lån kr 10 mill til dekning av den kommunale andel av investeringen. Finanskostnadene forutsettes inndekket i matpris. Saksopplysninger Bakgrunn Sameiet, Harstad Felleskjøkken 2

3 UNN Harstad og Harstad Kommune etablerte i 1997 en samdriftsavtale for felles kjøkkendrift. Avtalen regulerer drift og organiseringen av Harstad Felleskjøkken. Etter oppdatering i 2005 dekker Harstad Kommune 9,2 faste stillinger, samt 2,2 lærlinger og sjåførstillingen til matombringingen. Harstad Kommunes andel av driftsutgiftene er definert til 72%. Disse avregnes månedlig. Avtalen beskriver at Nye investeringer i kjøkkenarealet i Harstad sykehus som er nødvendig før oppstart av slik kjøkkendrift som omfattes av denne avtalen, dekkes av Harstad Felleskjøkken og amortiseres av partene gjennom felles driftsbudsjett. I saken om renovering og oppgradering av kjøkkenet legges dette til grunn for ny beregning av amortiseringsbeløpet, og fornyelse av avtalen. Kjøkkenets og arealets tilstand. UNN Harstad ble tatt i bruk i 1977, og kjøkkenet har vært oppgradert en gang i Siden dette har det vært gjort minimale endringer og kun det nødvendigste vedlikeholdet. Mye av utstyret er utslitt. Særlig gjelder dette oppvasklinjen som i dag gir kontinuerlige driftsutfordringer. Alt av dagens utstyr har en alder over ti år og er nedskrevet. Det bygningsmessige bærer preg av mye bruk over lang tid. Flisene på gulvet har på de mest utsatte stedene løsnet, særlig gjelder dette i sonen rundt de store kjelene og slukene. Her har det oppstått vannlekkasje til arealene under. Mattilsynet gjennomførte tilsyn i 2009 og i brev av kom med varsel om vedtak. Basert på vår tilbakemelding om at kjøkkenet skal totalrenoveres, oppgraderes og tilpasses kok/kjøl, meldte Mattilsynet tilbake at Mattilsynet vil av disse grunner ikke fatte vedtak om utbedring av forhold nevnt i varsel om vedtak Arealet fremstår i dag i en slik forfatning at det må påregnes en betydelig renovering før videre bruk. Totale kostnader til renovering og utstyr er beregnet til 21,0 mill kr. UNN har gjennomført en kalkyle for hva en slik ombygging og tilrettelegging vil komme på. I tallene er det lagt til 15% uforutsett. Alle beløp er inklusive mva. Bygningsteknisk inkl rigg og nybygg VVS-arbeider Elektroteknisk Inventar og elektrisk kjøkkenutstyr SUM 8,15 mill kr 4,7 mill kr 2,15 mill kr 6,0 mill kr 21,0 mill kr Oppdraget vil konkurranseutsettes i henhold til lov om offentlige anskaffelser. Økonomimodell, UNN Harstad Kommune Harstad Kommune dekker sin andel av varekostnadene. Halvparten av de ansatte på kjøkkenet er kommunens ansatte. I tillegg betaler de sin relative andel av kostnadene til kjøkkenets UNN ansatte. Kommunen belastes for sin relative andel strøm, vedlikeholdsutgifter og utstyrsslitasje. Det betales pt ingen husleie. Etter oppgradering og investering i nytt kjøkken skal det også belastes husleie i henhold til avtalte fordelingsnøkkel. I beregningen er det også inkluderte den relative andel av kostnadene til renhold, vaskeri, renovasjon, støttetjenester og teknisk support. Dette vil for kommunen utgjøre ca ,- pr år. Det er påkrevd og forutsettes at dagens avtale med UNN reforhandles og forlenges som et minimum i ti pluss ti år. 3

4 Plan for kjøkkenet ved UNN Harstad I forbindelse med renoveringen av kjøkkenet ved UNN Harstad skal det tilrettelegges for kok/kjøl produksjon. Det er videre lagt vekt på en forbedret og tilpasset logistikk slik at vareflyten inn og ut av kjøkken skal bli mer effektiv og tilfredsstille dagens krav til HMS. I dag er Harstad Kommune den av partene med størst uttak fra produksjon. Vurdering Produksjon av kok/kjøl. Middagsmaten produseres, vakuumpakkes og kjøles hurtig ned. Den håndteres videre som kjølevare (0 4 grader), og har en holdbarhet på inntil 10 dager, men forsøkes benyttet innen fire dager. Gevinsten i en slik produksjon ligger først og fremst i god kontroll på råvareforbruket, høy matsikkerhet og at en kan produsere i forkant av spisesituasjonen. Dette gir rom for en bedre produksjonsplan og utnyttelse av produksjonskapasiteten, samt at middagsmatproduksjonen bare trenger å foregå fem dager i uken mot dagens syv. Middagen pakkes i ulike forpakninger med opp til ti porsjoner i pakken. Maten varmes opp i emballasjen før den blir lagt på tallerken og servert til beboer. Produksjon av tørrmat, andre måltider enn middag. Det forutsettes samme tørrmatproduksjon som tidligere. Transport, oppvarming og serving. Dette vil utredes nærmere, men det forutsettes en enklere prosess mht transport. Når det gjelder oppbevaring og oppvarming av mat på sykehjem skal dette utredes nærmere, men fleksibiliteten blir større mht tidspunkt for bespisning. For hjemmeboende vil man gå gjennom alle personer som mottar middag fra Felleskjøkkenet og se hvilken bistand den enkelte må ha mht bl a oppvarming av maten. Det vil for enkelte innebære krav om mikrobølgeovn. Oppvask og renhold. Dagens ordning innebærer at varmeskap og annet utstyr sendes ut med bil til sykehjem og alt materiell returneres til Felleskjøkkenet for renhold/vask. Dette er svært arbeidsintensive operasjoner. Ved kok kjøl vil disse operasjonene reduseres kraftig. Middagmatsproduksjon og kapasitet i UNN Matforsyning Ukentlig produksjon av middagsmat. UNN Harstad (kok/server) 3300 porsjoner hvorav 2600 til Harstad Kommune. Felleskjøkkenet er storhusholdningskjøkken med de kapasitetsbegrensningene dette gir. Kostnaden ved produksjon av en middagsporsjon. Sted Arbeidskostnad Råvarekostnad inkl svinn UNN Harstad (kok/server) Kostnad pr middagsporsjon 17,39 kr 25,13 kr 42,52 kr (Middag med dessert) I kostnadene er det inkludert råvarer, produksjonskostnader, pakkekostnader, kvalitetskontroll og renhold. Det er ikke inkludert husleie eller avskrivninger/slitasje på utstyr. Disse prisene er på linje med UNNs storkjøkken i Breivika i Tromsø. 4

5 Når det gjelder Felleskjøkkenet forventer man en reduksjon i råvareforbruket og svinnet ved overgang til kok/kjøl. I Breivika/Tromsø erfarte man at reduksjonen lå i størrelsesorden 10% - 15%. Fremtidig strategi for UNN Matforsyning Fremtid Matforsyningen ved Felleskjøkkenet Man forventer en gradvis økende etterspørsel fra kommunen mens behovet til UNN ikke forventes økt. Økonomiske effekter ved å ikke etablere kok/kjøl ved Fellekjøkkenet. Lokalenes beskaffenhet er slik at det uansett må gjøres bygningsmessige oppgradering. Ser man bort fra tilrettelegging for kok/kjøl vil investeringen reduseres med 5 mill kr. Helse nord har imidlertid som prinsipp fastsatt at middag skal produseres etter kok/kjøl prinsippet. Driftsrisiko Matforsyning driver i dag i lokaliteter som er mangelfulle og dårlige og med utstyr som tidvis er preget med dårlig driftsstabilitet og krevende i forhold til vedlikehold. Dette gir høy slitasje på de ansatte og usikkerhet med hensyn til godkjenninger og tillatelser knyttet til lokalene. Sannsynlighet for havari/pålegg fra myndigheter vurderes sammen med konsekvensen som stor/høy. Økonomisk risiko Alle investeringer aktiveres og avskrives i henhold til gjeldende av avskrivningsregler. Disse fordeles etter gjeldende avtalte fordelingsnøkkel mellom UNN og Harstad Kommune (28 % 72 %). Dette inkluderes i en ny avtale som foreslås gitt en løpetid på år. Kommunens andel av kostnadene utgjør årlig ca ,-. Finansieringen er tenkt gjennomført som følger: UNN har avsatt kr 10,0 mill kr til investeringen Det benyttes kr 1,0 mill fra oppspart utstyrsfond Harstad Kommune deltar med 10,0 mill kr av investeringen. Denne kan dekkes inn enten som direkte og fullstendig andel av totalinvesteringen. Alternativt at husleien dekker investeringen basert på at UNN har stilt investeringsramme disponibelt. Når avtalen med UNN er klar vil det bli foretatt en vurdering hos fylkesmannen om Harstad kommune kan ta opp lån for sin andel investerinen. Harstad kommune vil oppnå minst like gode lånevilkår som UNN og det kan derfor være gunstig å få denne løsningen. Driftsrisiko i byggeperioden Å gjennomføre kontinuerlig produksjon gjennom byggeperioden anses som håndterbar gjennom at det leies tilgang til eksternt storkjøkken. Det har vært dialog med Forsvaret som har to kjøkken stående ledig. Det er pt ikke gjort endelig avtale om leie, men en foreløpig muntlig og positiv av avtale om å få komme tilbake så snart beslutning om renovering er tatt. Risikoen vurderes som liten. Samarbeid om Felleskjøkkenet fra 1997 til i dag Harstad kommune har egne ansatte på Felleskjøkkenet som arbeider sammen med UNNs ansatte. Kjøkkensjefen på Felleskjøkkenet er deres felles leder. Samarbeidet med UNN om Fellekjøkkenet har fungert veldig godt og fra rådmannen side er det ønskelig å fortsette dette samarbeidet. 5

6 UNN har vurdert hvordan matproduksjonen skal skje i fremtiden ved alle sykehus innen UNNs område. Det har bl a vært vurdert om det skulle foretas sentralisering av produksjonen. Ved å inngå videre avtale med UNN sikrer det at UNN har produksjon av mat i Harstad. Konklusjon Arealene som Felleskjøkkenet holder til i, er i en slik forfatning at de må gjennomgå nødvendig renovering for å sikre fortsatt drift, uavhengig av hvilken modell man velger for matproduksjonen. Renoveringen og tilpasningen til kok/kjøl er kostnadsberegnet til 21,0 mill kr, av dette er 5,0 mill kr til selve kok/kjøl tilpassingen. Prosjektet foreslås finansiert gjennom: 10,0 mill kr investeringsmidler fra UNN 1,0 mill kr fra felles utstyrsfond 10,0 mill kr dekkes gjennom avtale med Harstad Kommune 21,0 mill kr Total investering Styret i UNN har gått inn for reforhandling av avtalen med Harstad kommune om Felleskjøkkenet etter kok kjøl prinsippet. Avtalen forutsettes å ha en lengde på år. Erfaringene med samarbeidet har vært så godt fra 1997 til i dag at rådmannen anbefaler at det inngås avtale bygd på de forutsetninger som framgår av saken. Dersom Harstad kommune skulle ha bygd eget kjøkken vil en få investeringer som er langt over det som er skissert i saken. Ved å fortsette samarbeidet sikrer en også at UNN foretar produksjon av maten til UNN Harstad i Harstad og ikke i Narvik eller Tromsø. Hugo Thode Hansen Rådmann Brynjulf S Hansen Ass rådmann 6