Årlig melding 2013 for Ambulanse Midt-Norge HF

Transkript

1 Årlig melding 2013 for Ambulanse Midt-Norge HF

2 Innhold 1. Innledning Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer i Rapportering på krav i oppdragsdokument Satsingsområder Tilgjengelighet og brukerorientering Kvalitetsforbedring Pasientsikkerhet System for innføring av nye metoder og ny teknologi Samhandlingsreformen Behandling av hjerneslag Psykisk helsevern Barn som har vært utsatt for seksuelle overgrep og annen mishandling Livsstilsrelaterte tilstander Helseberedskap Utdanning av helsepersonell Forskning og innovasjon Innovasjon Rapportering på krav i foretaksprotokoll Resultatkrav og oppfølging for Organisatoriske krav og rammebetingelser for Øvrige aktuelle saker i 2013 Feil! Bokmerke er ikke definert. 4. Styrets plandokument Utviklingstrender og rammebetingelser Utviklingen innenfor opptaksområdet Økonomiske rammeforutsetninger Personell og kompetanse Bygningskapital status og utfordringer Helseforetakets strategier og planer 20 2

3 1. Innledning 1.1 Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Foretakets formål er definert i vedtekter vedtatt på stiftelsesmøte : Ambulanse Midt-Norge HF skal drives med sikte på å yte gode og likeverdige ambulansetjenester til alle som trenger det når de trenger det, uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn, samt legge til rette for forskning og undervisning og andre tjenester som står i naturlig sammenheng med dette. Gjennom utøvelse av oppgaver tildelt av Helse Midt-Norge RHF vil Ambulanse Midt-Norge HF bidra til at spesialisthelsetjenestens målsetning blir oppfylt innenfor Helse Midt-Norges geografiske område Det utdypes at foretaket skal: Drive ambulansetjeneste og aktiviteter som bidrar til å fremme foretakets formål Bidra til samarbeid i regionen, slik at det totalt sett oppnås hensiktsmessig og rasjonell ressursutnyttelse og slik at pasientene sikres et helhetlig helse- og sosialtjenestetilbud. Drives med sikte på å nå nasjonale helsepolitiske-, forskningspolitiske- og utdanningspolitiske mål og helseforetaksgruppens samlede målsetninger. Visjon Med pasientene i fokus er følgende visjon definert for virksomheten: En ambulansetjeneste til beste for pasientene og som bidrar til å løse framtidens utfordringer i helsevesenet - en ambulansetjeneste å være stolt av. Ambulanse Midt-Norge HF deler verdigrunnlag med resten av Helse Midt-Norge RHF Trygghet, Respekt og Kvalitet. 1.2 Sammendrag av positive resultater og uløste utfordringer i 2013 Ambulansedriften ble som planlagt overtatt f.o.m. 1. januar 2013 uten operative avvik. I tillegg er følgende hovedelementer oppnådd (et utvalg av de viktigste resultatene): Organisasjonen er etablert og fungerer, men er fremdeles inne i en betydelig endring/tilvenningsprosess. Det er forhandlet fram omforente overenskomster/tariffavtaler og etablert et godt samarbeid med de ansattes organisasjoner og representanter. Det er utarbeidet og vedtatt en omforent kompetanseplan for ambulansetjenesten som beskriver kompetansekrav og prinsipper for kompetanseutvikling innen ambulansefaget. Ambulansebiler og utrustning (pakningsplan) i bilene er standardisert. 3

4 Helsenett (bredbåndsfiber) og standard IKT-løsninger (PULS-plattform) er breddet til de fleste stasjoner. Det er etablert et felles opplæringskontor for ambulansefaget som skal jobbe for å sikre en harmonisert lærlingeoppfølging i hele regionen. Det er implementert digital virksomhetsregistrering fra og med 1. januar En er kommet langt med harmonisering av operative retningslinjer. Foretaket største utfordringer eller uløste oppgaver er: Misforhold mellom de oppgavene som skal løses og tilgjengelig økonomisk ramme. Dette har gitt et underskudd i 2013 på ca 78,5 mill NOK. Overføring til sykehusforetakene i regionen startes opp mens ambulanseforetaket fremdeles er midt oppe i endring fra privat drift til harmonisert virksomhet i offentlig regi. Overføring til sykehusforetakene skal gjennomføres parallelt med stabil drift i henhold til vedtatt prehospital plan og gjennomføring av kritisk viktige nasjonale og regionale prosjekter. De viktigste er innfasing av nytt nødnett og ny multifunksjonsmonitor samt bidra til en ikke ubetydelig endring i AMK-strukturen i regionen. 2. Rapportering på krav i oppdragsdokument 2013 I styresak 13/2013 ble styret orientert om hvordan administrerende direktør vil følge opp eiers samlede styringskrav. Med eiers samlede styringskrav menes her mål og krav framsatt i styringsdokument fra RHF til foretaket, samt i Foretaksprotokollen. Gjennom statusrapporter og 1. og 2. tertial-rapporter er styret for Ambulanse Midt-Norge HF orientert om status i forhold til hovedelementer i styringsdokument og foretaksprotokoll. Faktiske opplysninger og drøfting Styringsdokumentet 2013 består av 20 oppgaver det skal rapporteres på i tillegg til 3 styringsparameter. I tillegg kommer oppgaver i foretaksprotokollen som blir omtalt i pkt 3. Målsettinger og oppgaver er risikovurdert etter en mal fra Helse Midt-Norge RHF. For 1. tertial var kravet at tiltak knyttet til oppgavene skulle være registret i matrisen, mens det for 2. tertial skal rapporteres hvorvidt tiltakene fører til måloppnåelse og alternativt hvilke nye tiltak som iverksettes. Ved utgangen av 3. kvartal gjøres det en oppsummering av både risiko og i hvilken grad kravene er oppfylt (målet er nådd). Alle oppgaver er lagt inn, vurdert og ansvarliggjort i Helse Midt-Norge RHF sitt verktøy for oppfølging av disse. Oppgavene vurderes ut fra sannsynlighet for og konsekvens av og ikke nå målet / løse oppgaven. For områder med kritisk risiko (rød) og høy/middels risiko (gul) kreves det at tiltak settes inn for å redusere risikoen og realisere mål/forventet resultat. 4

5 Hensikten med å foreta en risikovurdering er å identifisere de mest kritiske områdene, de røde, for å kunne vurdere ressursbruk for å påvirke utviklingen slik at sannsynligheten for måloppnåelse og innfrielse av krav, øker. I styresak 13/2013 ble det redegjort for status 1. tertial. I styresak 43/2013 ble det redegjort for status 2. tertial. Etter 3. tertial er det følgende status på mål og oppgaver: Antall mål og oppgaver Kritisk risiko (rød) Høy/moderat risiko Lav risiko (grønn) (gul) 3. tertial: 2 3. tertial: tertial: 6 Pr. 3. kvartal 2013 er kravene vurdert slik: Antall mål og oppgaver Krav ikke oppfylt Igangsatt tiltak Krav oppfylt 3. tertial: 7 3. tertial: 8 3. tertial: Satsingsområder Tilgjengelighet og brukerorientering Resultater fra pasienterfaringsundersøkelser er offentliggjort på helseforetakenes nettsider og aktivt fulgt opp. Det er ikke utført pasienterfaringsundersøkelser i regi av Ambulanse Midt-Norge HF i 2013, og det vil derfor heller ikke være aktuelt å følge opp resultatene eller offentliggjøre disse på helseforetakets nettside Kvalitetsforbedring Helseforetaket har utarbeidet planer for standardisering av pasientregistreringen 5

6 Helseforetaket har utarbeidet planer for standardisering av pasientregistreringen gjennom - utarbeide brukerveiledning for papirjournal - gjøre denne tilgjengelig og oppdatert gjennom digital publisering - implementere virksomhetsdata (AMBUSTAT) - policy ifht bedre oppfølging av kvalitet i dokumentasjon Virksomhetsdata for hele tjenesten skal etableres i løpet av 2013 Pilot AMIS stasjonsmodul førte til at dette ble forkastet. Pilot Ambustat er gjennomført. Ambustat implementeres, med bruk av nettbrett i ambulanse Pasientsikkerhet Helseforetaket implementerer de aktuelle tiltakspakkene i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen I trygge hender og rapporterer ev egne resultater. Det er utviklet ny retningslinje som går til høring. Det er implementert virksomhetsdata, som vil gi en begrenset, men løpende oversikt over slagpasienter i ambulansetjenesten. Det er behov for videre arbeid i samarbeid med sykehusforetak Ledelsen i helseforetaket iverksetter tiltak for å følge opp kartleggingen av pasientsikkerhetskultur, meldinger til Kunnskapssenteret og tilsynsrapporter. Ledelsen i helseforetaket har iverksatt tiltak for som legger til rette for kartlegging av pasientsikkerhetskultur, meldinger til Kunnskapssenteret og oppfølging av tilsynsrapporter, gjennom utvikling av kvalitetsråd og utvalg, meldeordning gjennom EQS, og tilbakemeldinger til ansatte. Dette er et langsiktig arbeid som vil videreføres av sykehusforetakene. Helseforetaket legger på egnet måte ut informasjon om meldte 3-3 hendelser, samt egne resultater fra journalundersøkelsen. Prehospital tjenestes resultater er løpende i et offentlig søkelys. Det er et langsiktig arbeid å legge til rette for byggende offentlig innsyn i dette. Det er flere kompliserende elementer, blant annet knyttet til samhandling. Foretaket har startet arbeidet med dette, men det er langt fram. Det krever styrket intern meldekultur, klarere samarbeidslinjer, og kapasitet til å bearbeide hendelser på en måte som tillater publisering og kommunikasjon rundt uønskede hendelser. 6

7 2.1.4 System for innføring av nye metoder og ny teknologi Det er etablert nødvendig kompetanse og metodestøtte for utførelse av minimetodevurderinger i samarbeid med HMN og øvrige helseforetak. Vi har ikke hatt kapasitet til å delta i utvikling av egen kompetanse rundt metodevurdering foreløpig. Vi antar dette best gjøres ved en god samorganisering av prehospital tjeneste (nødmeldetjeneste, ambulansetjeneste, luftambulansetjeneste, evt akuttmottak, evt pasientreiser og beredskapsplanlegging) Vi arbeider intensivt med utvikling av retningslinjer, der kunnskapsbasering blir tydeligere Samhandlingsreformen Delta og bidra i aktuelle samarbeidsfora sammen med de andre helseforetakene mot kommunene. Ambulanseforetakets representanter inviteres i liten grad inn i de etablerte samarbeidsforaene mellom sykehusforetakene og kommunene. Ambulanseforetaket har gjentatte ganger minnet om at dette er forutsetningen for gode samarbeidsløsninger. Dette forventes å bedre seg ved overføring av ambulansetjenesten til sykehusforetakene i Behandling av hjerneslag Mål 2013 Det etableres et samarbeid med øvrige helseforetak for å få et effektivt integrert pasientforløp. Det er etablert kontakt med slagenhet St Olav. Det er utarbeidet retningslinje for slagpasienter i ambulansetjeneste som 1q14 sendes sykehusforetak mv for høring. Det tas spesiell kontakt med relevante sykehusmiljøer for å kvalitetssikre dette Psykisk helsevern Kompetansen i ambulansetjenesten dekker både psykiske og somatiske lidelser slik at behov for assistanse fra politiet ved akutte tvangsinnleggelser reduseres. 7

8 Ambulansepersonell har begrenset formalkompetanse innenfor psykiske lidelser. Det er stort behov for å øke formell og reell kompetanse. Det eksisterer ikke spesielt tilpasset ambulansemateriell innen ambulansetjenesten. Behovet antas å være begrenset. Det må kartlegges nærmere konsepter med samarbeid psykiatriambulansetjeneste. Foretaket har et eget prosjekt på dette under oppbygging, med siktemål fokus og kompetanseutvikling. Det er gjennomført en større spørreundersøkelse for å kartlegge holdninger og kunnskap. Gitt ressurser vil prosjekt kunne starte ultimo Prosjektet må skje i samarbeid med psykiatri og rus Barn som har vært utsatt for seksuelle overgrep og annen mishandling Det er tilstrekkelig kompetanse i helseforetaket og gode rutiner for å ivareta barn som kan ha vært utsatt for seksuelle overgrep og annen mishandling. Det er ikke iverksatt spesifikke tiltak på målet i Gitt ressurser og kapasitet vil vi innarbeide dette i kompetanseplan/årshjul (fagdager), og utvikle/søke ekstern støtte til et undervisningsopplegg rundt dette Livsstilsrelaterte tilstander Helseforetaket skal etablere felles system for avviksmelding og håndtering herunder rapportering av skader og ulykker. Det etableres IT-basert system for avviksmelding og håndtering herunder rapportering av skader og ulykker basert på EQS i 1. halvår Ambulansetjenesten rapporterer ikke gjennom skaderegisteret Helseberedskap Med utgangspunkt i evalueringsrapportene etter terrorangrepet 22. juli 2011 og erfaringer fra øvelser og hendelser, har helseforetaket oppdatert og foretatt nødvendige tilpasninger i sine beredskapsplaner. 8

9 Beredskapsplan er oppdatert og prøvd ved både øvelser og skarpe hendelser. Foreløpig beredskapsplan gjøres gjeldende også for Deretter overføres ambulansevirksomheten til sykehusforetakene og inngår i disses beredskapssystemer. Det er tatt initiativ til felles trening og øvelser med andre nødetater og frivillige organisasjoner. Det er gjennomført en rekke øvelser i samarbeid med andre nødetater. 2.2 Utdanning av helsepersonell Foretaksgruppen skal lage en Strategisk handlingsplan for utdanning i samarbeid med utdanningsinstitusjonene og primærhelsetjenesten. Planen skal beskrive mål, organisering, ansvar og tiltak. Ambulanse Midt-Norge HF skal bidra i utviklingen av handlingsplanen og implementere besluttede tiltak. Dette er ikke iverksatt. Vi anser AMN som en viktig aktør og ressurs i kompetanseutvikling i samarbeid med kommuner og høyskole/universitet. AMN har et etablert samarbeid med HiST, Høgskolen i Sør-Trøndelag om Paramedic-utdanning og har nylig gått inn i et samarbeid med HiM, Høgskolen i Molde, om utvikling av prehospital (pasient)logistikk som fag. Vår vurdering så langt er at dette er en del av en langsiktig strategi, både i utvikling av prehospital tjeneste og for å gi samhandlingsreformen innhold. AMN deltar i arbeidsgruppe i Helsedirektoratet for å utvikle en nasjonal plattform for utdanning for prehospitalt arbeid. Vi har utarbeidet Kompetanseplan. Vi vil ikke nå mål om Strategisk handlingsplan for utdanning i 2013/14. Helseforetaket har bidratt til kompetanseutveksling og kompetanseoppbygging i en forsterket kommunehelse- og omsorgstjeneste. Dette som en oppfølging av lovpålagte samarbeidsavtaler mellom helseforetak og kommune. Ambulanseforetaket har bidratt på en god måte i enkeltkommuner, men dette er ikke et generelt bilde. Dette antas å bunne i at ambulansetjenesten i for liten grad er en del av det løpende samarbeidet mellom kommunene og sykehusforetakene. Det må forbedres når sykehusforetakene overtar ambulansetjenesten i

10 Plan for oppfylling av krav i prehospital plan for paramedic-utdanning skal utarbeides. 35 medarbeidere har startet 2-årig deltidsutdanning på HiST. Opptaket er mindre enn halvparten av målet. Opptak av nytt kull 2014 kan hindres pga manglende økonomi. Midt- Norge når ikke planmål om paramedic på alle biler i 2017/18. Helseforetaket skal bidra til å utnytte kapasitet for mottak av lærlinger. Opplæringskontor er etablert. 43 ( ) lærlinger er tatt opp etter felles opptaksprøver høsten Det arbeides med å øke kapasitet til 55 lærlinger årlig. AMN har pr dato til sammen 78 lærlinger (1. og 2. års) i tjeneste. Framtidige opptak vil være felles, med felles kriterier og felles opptaksprøver. Økt opptak krever noe investeringer i faciliteter (soverom). 2.3 Forskning og innovasjon Innovasjon Helseforetaket skal bidra i innovasjon med hensyn på ambulansetjenesten / akuttmedisin. Ambulanse Midt-Norge har som landets første ambulansetjeneste, innført et system for systematisk oversikt over alle kostnader forbundet med kjøretøyet, drivstoff, verksted, dekk, service o.l. Resultatet er kostnadsoversikt ned til den spesifikke bil som muliggjør sammenligning av totaløkonomien mellom ulike biltyper. Gjennom 2013 har systemet hentet inn forskjellige kostnader som viser tydelig hvilke biltyper som er "mer lønnsom enn andre". Dette er data som trenger videre analyse og vil være helt sentralt når framtidens ambulansekjøretøy velges. Canbus systemet installert i alle bilene ville krevd en investering på ca og vil ha en levetid på 8 år. Systemet ville forsiktig antatt gitt 8 % lavere drivstoffutgifter i året. Investeringen ville tatt 3 år før en oppnår en positiv nåverdi og prøveprosjektet ble derfor stoppet. Systemet ville gitt en stor besparelse på lang sikt, men ettersom foretaket har økonomiske utfordringer ble det vanskelig å prioritere dette prosjektet. AMN ønsket å etablere et prøveprosjekt med enklere transportsambulanser for stabile sengeliggende pasienter. Dette ble besluttet i strategi og handlingsplan og prosjektet vil starte opp i

11 3. Rapportering på krav i foretaksprotokoll Foretaksprotokollen av består av 28 oppgaver som skal besvares og vurderes. Målsettinger og oppgaver er risikovurdert etter en mal fra Helse Midt-Norge RHF. Se for øvrig omtale under innledning til pkt 2. Etter 3. tertial er det følgende status på mål og oppgaver: Antall mål og oppgaver Kritisk risiko (rød) Høy/moderat risiko Lav risiko (grønn) (gul) 3. tertial: 4 3. tertial: tertial: 14 Pr. 3. kvartal 2013 er kravene vurdert slik: Antall mål og oppgaver Krav ikke oppfylt Igangsatt tiltak Krav oppfylt 3. tertial: 5 3. tertial: 8 3. tertial: RESULTATKRAV OG OPPFØLGING FOR 2013 Resultatkrav Ambulanse Midt-Norge HF skal gå i balanse i 2013 og sikre at den samlede ressursbruken til drift og investeringer og bruk av driftskreditter holdes innenfor vedtatte rammer og resultatkrav 2013 er AMNs første driftsår og mangel på erfaringstall har vært en utfordring. Det har ikke vært mulig å drive ambulansevirksomheten i regionen innenfor tildelt ramme. Rammebetingelsene som er gitt AMN når det gjelder ambulansestruktur, biler, båter, bemanning, krav til kompetanse, standardisering og harmonisering gjør oss i liten grad i stand til å påvirke det store kostnadsbildet på kort sikt. Endring i driftskredittramme Foretaksmøtet la til grunn at Ambulanse Midt-Norge HF skal holde seg innenfor en driftskredittramme på 50 mill. kroner pr. 31. desember Stort underskudd i 2013 har medført likviditetsutfordringer. Vi har ikke trukket på driftskredittrammen pr Dette skyldes at vi ikke har betalt avdrag på lån til RHFet i tillegg til at investeringsmidler mottatt til ny multifunksjonsmonitor på 25 mill ikke blir brukt før i

12 Styring og oppfølging 2013 Det skal gis samlet tilbakemelding på styringskrav gitt i styringsdokument og foretaksprotokoll i årlig melding for I tillegg skal det rapporteres i tråd med vedlegg 1. Det er rapportert og styrebehandlet ihht plan. Årlig melding vil være ferdigstilt til fristen Årlig melding vil bli styrebehandlet Styring og oppfølging 2013 Foretaksmøtet forutsatte at Ambulanse Midt-Norge HF starter forberedelsene av integreringen av ambulansetjenesten i sykehusforetakene og legger fram en plan for integrasjonsprosessen i løpet av 4.kvartal HMN RHF vil i eget brev beskrive forventninger mht innhold og detaljeringsnivå for en slik plan. Styret i Helse Midt-Norge RHF har bekreftet at ambulansetjenesten overføres til sykehusforetakene fra 1. januar 015. Ambulanseforetaket har kommet med konkrete innspill både til styresaken og til etablering av overføringsprosjektet. Dette forventes etablert ved utløpet av januar Styring og oppfølging 2013 Foretaksmøtet ba om at foretaket i 2013 har hovedfokus på å fortsette det gode arbeidet med å utvikle ambulansetjenesten til en integrert del av spesialisthelsetjenesten i vår region. Strategi og Handlingsplan for er utarbeidet og vedtatt. Denne er styrende for ambulanseforetakets samlede arbeid fram til overføring til sykehusforetakene i Ambulanseforetaket har kommet med grunnleggende innspill til innretning og sammensetning av overføringsprosjektet for arbeidet med å overføre ambulansetjenesten til sykehusforetakene fra og med 1. januar Ambulanseforetaket vil i 2014 arbeide intenst med å tilrettelegge for en videreføring av de kvalitetshevende og standardiserende aktiviteter som er igangsatt i foretakets regi også etter overføring til sykehusforetakene i ORGANISATORISKE KRAV OG RAMMEBETINGELSER FOR 2013 Endringer i lov om helseforetak mv. Foretaksmøtet ba helseforetaket foreta nødvendige tilpasninger for å følge opp endringene i lov om helseforetak, jf. Prop. L 120 ( ) og Innst. 62 L ( ). Det har ikke vært kapasitet til å prioritere gjennomgang av endringene i lov om helseforetak og evt. innarbeide endringer i AMN HF. 12

13 E-helse o IKT-strategi i Helse Midt-Norge Foretaksmøtet ba Ambulanse Midt-Norge HF om å bidra videre i arbeidet med ferdigstilling av IKT-strategi Del II Handlingsplan. IKT-strategi Del II Handlingsplan ble vedtatt i styret i Ambulanse Midt-Norges 7. juni o IKT-systemutvikling og prioriteringsprosessen Foretaksmøtet forutsatte at Ambulanse Midt-Norge HF i sitt arbeid med organisering av IKTkjeden legger til rette for gode interne prioriteringsprosesser med nødvendig forankring i egen organisasjon slik at foretaket gir tydelige og begrunnede innspill til den regionale prioriteringsgruppen for IKT- systemutviklingsprosjekter. Foretaksmøtet forutsatte videre at Ambulanse Midt-Norge HF legger til rette for en samlet prioritering av såkalt småskrittsutvikling og mindre IKT-oppgaver som bestilles via oppdragsprosessen til HEMIT, slik at også denne utviklingen holdes innenfor vedtatte rammer (økonomi og utviklingsressurser) og at prioriteringen av disse ses i sammenheng med de regionale IKT-systemutviklingsprosjekter, samt understøtter de langsiktige, strategiske hovedmålsettingene. Foretaksmøtet forutsatte at Ambulanse Midt-Norge HF legger til grunn felles prioriteringer i IKT innføringsplaner. IKT relaterte aktiviteter organiseres som prosjekt, basert på Helse Midt- Norge/Hemit sin prosjektmetodikk. Arbeidet forankres i ledergruppen i AMN. I tillegg informerer IKT-sjef om prosjekter og andre IKT-relaterte aktiviteter i regionale fora. IKT-relaterte oppgaver bestilles gjennom oppdrag på Hemit sin Serviceportal. IKT-prosjektene og faglige vurderinger sørger for å være i tråd med AMNs handlingsplan og regionens overordnede IKT-strategi. Foretaket deltar i de regionale fora og styringsgrupper for innføring av IKT. o IKT-systemutvikling og fasene i spesifisering, test og innføring av prioriterte systemutviklingsprosjekter Foretaksmøtet forutsatte at Ambulanse Midt-Norge HF videreutvikler egen kompetanse og kapasitet mht å delta i spesifisering og testing av ulike systemutviklingsprosjekter, samt i innføringsfasen. I AMN kjøres flere prosjekter med innføring av nye systemer i organisasjonen. Foretaket deltar i flere regionale prosjekter med prosjektdeltakere, og bidrar inn i arbeidet med IKT handlingsplan. Prioriteringa av aktiviteter og ressurser må det jobbes med kontinuerlig. 13

14 o Oppfølging av stortingsmeldingen om digitale tjenester i helse- og omsorgssektoren Foretaksmøtet forutsatte at Ambulanse Midt-Norge HF bidrar inn i arbeidet med én journal. Det vil bli igangsatt etter ferdigstilt utredning, tidligst i august AMN har etablert og satt i drift mobil og brukervennlig arbeidsflate som legger til rette for ambulansepersonellets tilgang på oppdaterte faglige retningslinjer og referanser, registrering av virksomhetsdata for tjenesten og som støtter utvikling av kultur for kvalitativt god dokumentasjon. Arbeidet med sikker infrastruktur i ambulansene og elektronisk journal skjer i samarbeid med regionale prosjekter. o Metodikk og IKT verktøy for helhetlig virksomhetsstyring og risikostyring Foretaksmøtet forutsatte at ledelsen i helseforetaket aktivt bidrar i arbeidet med utvikling av metodikk og IKT verktøy for helhetlig virksomhetsstyring og risikostyring i foretaksgruppen. IKT relaterte aktiviteter organiseres som prosjekt, basert på Helse Midt- Norge/Hemit sin prosjektmetodikk. Det er stort fokus på deling og bruk av intranett og samarbeidsrom/prosjektweb. I prosjektarbeidet er det innført ROS-analyse. Tiltak på personalområdet o Ledelse Foretaksmøtet ba helseforetaket å legge til rette for at ledere i førstelinjen har nødvendig kompetanse og støtte for å ivareta sitt ansvar som leder. Hovedfokus i 2013 som første driftsår har vært kunnskapspåfyll for ledere på laveste nivå. I forbindelse med oppstart ble det gjennomført grundig opplæring i ressursstyringssystemet for bemanningsplanlegging og oppfølging for alle ledere. Øvrig kunnskapspåfyll innen HR, fag og økonomi gjennomføres i stasjonsledersamlinger x 4 pr år fordelt på områder/avdelinger. I tillegg gjennomføres fjernopplæring via Lync innenfor utvalgte kunnskapsområder. Det arrangeres også en årlig felles samling for alle ledernivå og med mer strategisk innhold. Førstelinjeledelse har øverste prioritet i all lederopplæring i AMN o Krav til tilsettingsforhold Foretaksmøtet ba helseforetaket arbeide med å øke andelen faste stillinger, øke stillingsandelen for medarbeidere i deltidsstillinger og tilby flere heltidsstillinger, samt utvikle kunnskapsgrunnlaget på området. Foretaksmøtet ba om at det rapporteres månedlig på endring i gjennomsnittlig stillingsprosent som en del av statusrapporteringen 14

15 Det er lav andel av deltidsstillinger i AMN og høy gjennomsnittlig stillingsandel. Ved nyansettelser har AMN et bevisst forhold til å øke stillingsandeler til deltidsansatte i tjenesten. Ved interne søkere praktiseres fortrinnsretten for deltidsansatte og ansvarlige for rekrutteringsprosesser har god kunnskap om disse rettigheter og regionale føringer ift å øke stillingsandeler. Dette er også tydelig forankret i tillitsvalgsapparatet. Gjennomsnittlig stillingsstørrelse og andel deltid rapporters månedlig i statusrapport til styret og HMN RHF. o Flere lærlingplasser Foretaksmøtet ba helseforetaket bidra til å sikre flere lærlingplasser i tråd med målene i Samfunnskontrakt for flere læreplasser. AMN har organisert sin oppfølging av lærlingeordningen i et "Opplæringskontor for ambulansefaget", felles for regionen. Det ble tatt opp 43 nye lærlinger knyttet til stasjoner i AMN i 2013, som var samtlige kvalifiserte søkere. Det arbeides for opptak av inntil 55 lærlinger i o Helsepersonells bierverv og avtaler med private Foretaksmøtet ba om at helseforetaket påser at rutiner for bierverv følges og at det rapporteres om status for antall bierverv pr i årlig melding. Retningslinjer for registrering av bierverv er informert om til alle tilsatte i nytilsattsamlinger og funksjonalitet i Min Arbeidsplan benyttes. Det gjenstår å få større fokus på at bierverv faktisk blir registrert og "godkjent" av leder. Dette har det ikke vært kapasitet til å prioritere og følge opp i o Oppfølging av arbeidsmiljøloven Foretaksmøtet ba om at helseforetaket i det videre utviklingsarbeidet tar høyde for tiltak som sikrer robuste fagmiljøer med utgangspunkt i de kriterier som er beskrevet i rapporten Kompetanse og kapasitet (jfr. styresak 72/12 styret for Helse Midt-Norge RHF). Foretaksmøtet ba spesielt om at helseforetaket fortsetter det positive arbeidet som er igangsatt med å redusere avvik fra arbeidstidsbestemmelsene. AMN har prioritert følgende områder for å sikre riktig kompetanse til riktig sted til riktig tid: Opplæringskontor for lærlinger innen ambulansefaget er opprettet og i drift, og det er godt samarbeid med de tre fylkeskommuner. Kompetanseplan er utarbeidet med bred medvirkning og styrebehandlet august

16 Løpende vikarutdannelse og kjøreopplæring etter behov. Spesielt fokus på å øke ansatte med nivå2-kompetanse for å bedre ressurstilgangen ved bemanningsplanlegging. Rundt 100 ansatte har i løpet av 2013 gjennomført farmakologiutdannelse, mens et kull på 35 ansatte har startet utdannelse innen paramedic. Det er gjennomført en grov kartlegging av kompetanse for videre satsing på vikaropplæring og kompetanseheving. Det var planlagt fullstendig kompetanseregistrering, men det er ikke gjennomført pga. manglende systemstøtte. HR og Fag er representert i regionale fora som jobber med utdanning og kompetanse i foretaksgruppen. Å unngå brudd på arbeidstidsbestemmelser har vært ett av hovedfokusområdene i hele Det har vært spesiell fokus på å redusere overtidsbruken, da mangel på kvalifisert personell har gjort spesielt ferieavvikling utfordrende. Lokalt på hver enhet er det gitt opplæring i arbeidsmiljøloven, ferieloven og arbeidstidsbestemmelser, samt å hente ut oppdaterte tall i tilgjengelige administrative systemer. Det er etablert rutiner for håndtering av overtidsbruk, søknad om evt. økt bruk av overtid og dette er drøftet med tillitsvalgte og maler er utarbeidet. For øvrig er det jobbet med bevisstgjøring ift. ressursstyring og fordeling av arbeidsbelastning. På grunn av foretakets begrensede levetid og arbeidsomfanget ved å utvikle systemstøtte for løpende rapportering på brudd på arbeidstidsbestemmelser, er dette ikke prioritert i AMNs database. Det er prioritert å jobbe med direkte og løpende bevisstgjøring lokalt og på alle ledernivå istedet. Det er framforhandlet en avtale om arbeidstid med Delta, og denne er gjort gjeldende for alle ansatte. Det er også drøftet og signert en rammeavtale for langtidsplanlegging av arbeidstid og årsplaner er lagt for samtlige enheter i Dette anses som viktige tiltak for å få struktur på arbeidstidsplanleggingen og unngå framtidige brudd på arbeidstidsbestemmelser. o Oppfølging av IA-avtalen Foretaksmøtet la til grunn at helseforetaket arbeider kontinuerlig og systematisk med å etablere tiltak som sikrer at IA - avtalens mål nås også for Ambulanse Midt-Norge HF. AMN har inngått egen IA-avtale med NAV. Rutiner og struktur for forebygging og oppfølging av sykefravær er utarbeidet og gjort kjent via personalhåndbok og på introduksjonskurs for alle ansatte. HR-rådgivere ved avdelingene har høy kompetanse på området, og det har vært tema på stasjonsledersamlinger som del av kunnskapspåfyll hos ledere. Seniorpolitikk ivaretas foreløpig av Helse Midt-Norges overordnede seniorpolitikk. 16

17 Det er inngått avtale med BHT og samarbeidsmøter med BHT og NAVs arbeidslivssenter er gjennomført. Kartlegging av omfanget av rapportering i spesialisthelsetjenesten Foretaksmøtet ba Ambulanse Midt-Norge HF bidra til kartlegging av omfanget av rapportering i spesialisthelsetjenesten. Eget systematisk arbeid med kartlegging av rapportering er ikke igangsatt. Intern kontroll, risikostyring og krav til forbedring av det pasientadministrative arbeidet Foretaksmøtet forutsatte at det elektroniske systemet for melding om uønskede hendelser er på plass innen 1. juli Systemet skal være integrert i foretakets avvikssystem. Kunnskapssenteret skal både kunne motta meldinger og gi tilbakemeldinger i systemet. Et tilpasset EQS for AMN vil implementeres første halvår Utvikling har tatt lengre tid enn forutsatt, grunnet eksterne forhold. Øvrige foretak vil ha innsyn i relevante dokumenter i AMNs EQS-applikasjon. Regjeringens eierskapspolitikk o Mangfold og likestilling Foretaksmøtet forutsatte at Ambulanse Midt-Norge HF er kjent med kravene til samfunnsansvar, også på områdene mangfold og likestilling, og fremmer samfunnsansvarlig atferd i hele organisasjonen. AMN er kjent med kravene til samfunnsansvar og dette følges bl.a. spesielt opp i alle rekrutteringsprosesser. o Lønnsutviklingen i helseforetakene Foretaksmøtet forutsatte at Ambulanse Midt-Norge HF har oppmerksomhet på forholdet mellom lønnsutviklingen for ledere og øvrige ansatte. Ambulanse Midt-Norge har fått overført ledere med til dels svært ulikt lønnsnivå. Dette har ført til stort sprang i lederlønningene. AMN har et svært bevisst forhold til at utvikling av lederlønninger skal være ihht. øvrig lønnsutvikling, men har behov for å bruke noen år på å jevne ut lønnsnivået i foretaket. Lønnsoppgjøret i 2013 ble benyttet til å jevne ut noe av forskjellene i lønnsnivå i foretaket. Lønnsoppgjør for øverste ledelse lå godt under gjennomsnittlig lønnsramme for øvrige ansatte i AMN og HMN. For øvrig er det utarbeidet og styrebehandlet Styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte i Ambulanse Midt-Norge HF i styremøtet i august. 17

18 Utvikling av nødmeldetjenesten Foretaksmøtet ba om at helseforetaket bidrar i den videre utbyggingen av Nødnett Foretaket har etablert eget prosjekt som forbereder innføring av nødnett i ambulansetjenesten. Økonomiske forhold er ikke avklarte. Barn som tolk Foretaksmøtet forutsatte at Ambulanse Midt-Norge HF iverksetter nødvendige tiltak som medvirker til at ingen barn under 18 år brukes som tolk i spesialisthelsetjenesten, uavhengig av foreldres eller andre slektningers diagnose. Barn under 18 år kan kun unntaksvis brukes som tolk ved akutte situasjoner hvor det er fare for liv og helse. Vi har ikke iverksatt tiltak ifht dette punktet. Vi har ingen kartlegging av problemets omfang. 4. Styrets plandokument Denne delen av meldingen skal vise utviklingstrender innen demografi, medisin, infrastruktur m.v. som vil kunne få betydning for helseforetaket og overtakende helseforetak fra Kapittel 4.1 skal anskueliggjøre fremtidens behov, mens kapittel 4.2 skal beskrive styrets forslag for å møte disse utfordringene. 4.1 Utviklingstrender og rammebetingelser Utviklingen innenfor opptaksområdet Ambulansetjenesten er et kritisk viktig ledd i akutte forløp med sykdom eller alvorlig skade, og sammen med pasientreiser en viktig logistisk ressurs for effektiv sykehusdrift. Et stadig mindre nærvær av lokalt vakthavende lege på grunn av sentralisering av legevakt gir tyngre oppgaver for ambulansetjenesten. Det samme gjør funksjonsfordeling mellom sykehus, og økt behov for rask flytting av ferdigbehandlede pasienter. Det er behov for å videreutvikle og konsolidere såkalte «fast track» forløp for akutte coronarpasienter, slagpasienter og potensielt alvorlig skadde. AMN har ikke aggregert nødvendige, egne virksomhetsdata for AMK-sentralenes verktøy AMIS gir data for ambulansevirksomhet som ikke er helt korrekte. Vi leverer ikke data til nasjonalt hjertestansregister. Andre kvalitetsregistre er ikke etablerte. Vi er derfor avskåret fra den løpende, helt nødvendig analysen av virksomhetsdata som skal ligge til grunn for strategisk ledelse og kvalitetsutvikling er benyttet til å prøve ut muligheter, og forberede implementering av virksomhetsdokumentasjon. Det vil bli levert gode data for Omfanget av virksomheten er regulert av AMK-sentralene, og speiler derfor behovet for ambulansetjeneste slik det oppfattes av sykehusforetakene. Det er betydelige og vedvarende ulikheter i dette behovet mellom AMK-sentraler, der AMK Nordmøre og 18

19 Romsdal har et vesentlig høyere bruksnivå enn øvrige sentraler. Det vil bli tilgjengelig data i 2014 som tillater en nærmere analyse. Året under ett er det en økning i antall ambulanseoppdrag, basert på AMK-sentralenes tall fra til (3620 (Akutt 1980, Haster 1475, Vanlig 171)), samlet 4,3%, i hovedsak akutt- og haster-oppdrag. Det er 4 stasjoner i Nord-Trøndelag, og 1 stasjon i Møre og Romsdal (pluss 4 av 5 båter) som har mindre enn 200 oppdrag, som er et svakt virksomhetsgrunnlag til å kunne opprettholde og utvikle faglig kvalitet Økonomiske rammeforutsetninger 2013 har vært AMNs første driftsår og mangel på erfaringstall har vært en utfordring. Første driftsår viser at kostnader knytter til insourcing og drift av ambulansetjenesten har vært større enn forutsatt i foretakets ramme for Rammen som sykehusforetakene mottok til ambulansevirksomhet er indeksjustert i forhold til 2012 og i sin helhet overført til AMN. I tillegg er rammen påplusset estimert tilleggskostnader på pensjon med 35 millioner. Samlet ramme er dermed 547,5 mill kroner. HMN RHF vedtok i sak 50/13 å øke rammen med 50 mill kroner. Til tross for dette, viser erfaringstall for 2013 at det ikke har vært mulig å komme i balanse for Foreløpig regnskap for 2013 viser en underdekning på 79,5 mill. I dette beløpet ligger 13 mill i oppstartskostnader. Med de rammebetingelsene som er gitt ambulanseforetaket i lovverk, styringsdokumenter og inngåtte avtaler, så er ikke Ambulanse Midt-Norge HF i stand til å påvirke det store kostnadsbildet knyttet til drift av ambulansebiler og -båter, krav til bemanning og kompetanse, nødvendig IKT-utstyr og systemer, krav til stasjonsfasiliteter og husleie på kort sikt Personell og kompetanse Ambulanse Midt-Norge HF har virksomhet fordelt på tre fylker, har ca. 980 ansatte, og pr. desember 2013 ca. 850 årsverk har vært preget av etableringsaktiviteter og innføring av alle ansatte og ledere i ny organisasjon med det dette innebærer av nye rutiner, systemer og arbeidsprosesser. Med vedtak om overføring til sykehusforetakene ved årsskiftet 2014/2015 medfører dette fortsatt omstilling. Personellsituasjonen har vært alvorlig pga. svært lav grunnbemanning da tjenesten ble overdratt, samt mangel på tilgjengelig kvalifisert arbeidskraft i markedet. Det er jobbet intenst med opplæring og utdanning av ambulansearbeidere og ambulansepersonell, samt langtidsplanlegging av arbeidstid for å avdekke det reelle bemanningsbehov og dekke dette med kvalifisert arbeidskraft. Det er fortsatt ikke tilstrekkelig kvalifisert arbeidskraft tilgjengelig ved alle stasjoner, og det er til dels store rekrutteringsutfordringer spesielt på stasjoner lengst nord i Nord-Trøndelag og ved sykehusbaserte stasjoner i Møre og Romsdal. Arbeidstidsordninger på hjemmevaktstasjoner og stasjonsfasiliteter på sykehusbaserte stasjoner gir de største utfordringene. 19

20 For å bedre rekrutteringssituasjonen jobbes det kontinuerlig med vikarkurs, kvalifisering av personell til nivå 2, utdanning innen farmakologi og paramedic, samt økning i antall lærlinger som tas inn i tjenesten. Kompetanseplanen beskriver detaljert hvilken kompetanse som kreves, hvordan den oppnås og tiltak Ambulanse Midt-Norge gjennomfører og planlegger for å stimulere til økt kompetanse hos egne ansatte og aktuelle vikarer. Samarbeid med kommuner på dette området er også forsøkt ut i begrenset skala. Ambulanse Midt-Norge HF har gradvis tatt over langtidssykemeldte arbeidstakere og har ikke erfaringstall på samlet sykefravær (korttids- og langtidssykefravær) fra tidligere drivere. Det er vanskelig å si hva det reelle nivå på sykefravær har vært. Som følge av gradvis ansvar for langtidssykemeldte har sykefraværet økt gjennom året. Ved utgangen av 2013 var sykefraværet 8%. Dette er tilnærmet samme nivå som samlet foretaksgruppe i Helse Midt- Norge. Det jobbes aktivt med forebygging og tiltak for å redusere sykefravær, spesielt med tanke på å finne løsninger slik at gravide arbeidstakere kan stå lengre i jobb. Ambulanse Midt-Norges situasjon med kort tid mellom etablering og avvikling gjør at foretaket er i kontinuerlig omstilling og endring, noe som stiller store krav til samarbeid med tillitsvalgte og vernetjeneste. Det er etablert et solid samarbeid på dette området Bygningskapital status og utfordringer Det er inngått leieavtaler på ambulansestasjoner ved alle lokasjoner i regionen. Det er en større grad av standardisering på fasiliteter og bygg enn tidligere, bygd på kravspesifikasjon utarbeidet av Helse Midt-Norge RHF i Flere nybygg er samlokalisert med brann eller helse, og sambrukerfunksjoner som vaskehall, treningsrom og undervisningsrom/møterom. Ambulanse Midt-Norge HF eier inventar på alle stasjoner unntatt en, og leier møblert på alle fem avdelingskontor. Status på avtaler og byggeprosjekt per er som følger: Nord-Trøndelag består av 16 ambulansestasjoner samt avdelingskontor i Namsos og Steinkjer. Det er tatt i bruk 3 nye stasjoner, og flere er betydelig oppgradert. Tre mindre prosjekter (påbygg) er satt på vent av økonomiske årsaker. Sør-Trøndelag består av 19 ambulansestasjoner samt avdelingskontor lokalisert på St. Olavs Hospital. Det er sluttført 6 nybygg i 2013, og ytterligere 3 er under planlegging. Ett vil bli ferdigstilt i 2014, de to siste i 2015/2016. I tillegg er flere stasjoner betydelig oppgradert. Det gjenstår oppgradering eller nybygg av den sykehusbaserte stasjonen på Orkdal. Eier St. Olavs Hospital HF har ikke prioritert prosjektet i Møre og Romsdal består av 34 ambulansestasjoner, hvorav 4 også betjener ambulansepersonell på ambulansebåter. Det er sluttført 9 nybygg i 2013, og ytterligere 4 er betydelig oppgradert. Ved de fleste stasjoner er det gjort mindre tilpasninger. Det gjenstår ett prosjekt som ferdigstilles mars Ved 4 av ambulansestasjonene som er lokalisert i tilknytning til sykehusene i Kristiansund, Molde, Ålesund og Volda er det opprettet dialog med både sykehusforetakene og kommunene for å utrede muligheter for oppgradering eller nybygg da dagens bygningsmasse og utforming av disse ikke er tilfredsstillende ihht behov og krav. Det 20

21 skal gjennomføres en ROS analyse i februar 2014 som beslutningstøtte for at Helse Møre og Romsdal eventuelt skal kunne gi sin tilslutning til nybygg. 4.2 Helseforetakets strategier og planer Ambulanse Midt-Norge HF er i styremøte i Helse Midt-Norge RHF den 12. desember 2013 vedtatt nedlagt som eget helseforetak fra og med 1. januar Ambulansevirksomheten overføres til regionens sykehusforetak fra samme dato. Overføringen organiseres som et eget prosjekt under ledelse av Helse Midt-Norge RHF. Ambulanse Midt-Norge HF sine avdelinger overføres til hver sine sykehusforetak. Ambulanse Midt-Norges «Strategi og Handlingsplan » regulerer virksomheten gjennom 2014 og forventes å danne grunnlaget for driften også etter dette inntil dokumentet kan avløses av en ny felles prehospital strategi. 21