Styrekursmodul: Roller, verv og ansvarsdeling

Transkript

1 Styrekursmodul: Roller, verv og ansvarsdeling I denne modulen skal styret ta opp temaer som går mer inn på hvert enkelt styremedlems rolle og ansvarsområde i styret. Samtidig knyttes disse temaene sammen med arbeidsdeling og tillit mellom styremedlemmene, samt styremedlemmenes rolle utad i foreningen. Målet er at styret skal skape enighet om og oversikt over de enkelte styremedlemmenes arbeidsområder. Målet er også å styrke tilliten mellom styremedlemmene. Innholdsfortegnelse Om temaene i denne modulen... 2 Generelt... 2 Praktisk forarbeid... 2 Nødvendig utstyr... 3 Utviklingsarbeid... 3 Sammenheng eller overlapping... 3 Manus... 3 Tema 1 - Vervet... 3 Tema 2 - Styremedlemmenes egenskaper styrets styrke... 4 Tema 3 - Stress... 5 Tema 4 Tidsbruk... 7 Tema 5 - Initiativtaking og ansvar... 8 Tema 6 - Styremedlemmets rolle... 9 Utviklingsarbeid Gjennomføring fra visjon til virkelighet Sider til utskrift Mulige roller i et styre Spørsmål om stress i styresituasjonen Scenarioer for diskusjon av styremedlemmenes rolle og ansvar

2 Om temaene i denne modulen I denne modulen skal vi gå gjennom følgende tema: 1 Styremedlemmenes verv Hvilke forventninger har styremedlemmene til vervene sine? Hvilke arbeidsoppgaver hører til hvilke verv? 2 Styremedlemmenes egenskaper og roller Det er viktig å oppdage og sette pris på hverandres ulike personlige egenskaper og det kan være interessant å se om dere fyller roller som kan utfylle hverandre i et team. De enkelte styremedlemmenes styrker gir et uttrykk for styrets styrke som helhet. 3 Stress Hvilke faktorer fremmer stress blant styremedlemmene? 4 Tidsbruk Hvor mye tid bruker styremedlemmene på vervene sine? Bruker noen all tid i foreningen, og er det noen grep man kan gjøre for å begrense tidsbruken? 5 Initiativtaking og ansvar Hvordan fordeles oppgaver og ansvar i vårt styre? Hvordan håndterer vi vårt ansvar som styremedlemmer? Hvilken tillit har vi til hverandre i styret? 6 Styremedlemmenes rolle Generelt Praktisk forarbeid Du bør tenke gjennom de ulike styrevervenes funksjoner og arbeidsfelt. Som i styrekursmodulen om foreningens identitet bør du forberede deg på hvilke arbeidsoppgaver styret har, men også tenke på fordelingen av disse oppgavene mellom styremedlemmene. Dette for at en eventuell arbeidsfordeling skal skje på en mest mulig konstruktiv måte. Som forberedelse til diskusjonen rundt styremedlemmenes egenskaper, bør du sette deg inn i de ulike rollene som beskrives i manualen og tenke gjennom hva de ulike styremedlemmene er flinke til. Å gi positive tilbakemeldinger er en viktig del av en styreleders jobb! 2

3 Reflekter rundt hvilke faktorer som kan skape stress i deres forening. Det være nødvendig å forberede seg på personlige betroelser fra styremedlemmene. Reflekter over deres egen tidsbruk som styremedlemmer. Vær forberedt på å gi og få tilbakemelding om egen og andres tidsbruk i styret. Forbered også diskusjonen rundt det å ta ansvar og styrets rolle som forbilde. Nødvendig utstyr Kopier av følgende dokument: Gamle vervbeskrivelser, hvis foreningen har det tilgjengelig Fra manual: Mulige roller i et styre Fra manual: Spørsmål om stress i styresituasjonen Fra manual: Scenarioer for diskusjon av styremedlemmenes rolle og ansvar Utviklingsarbeid Arbeidsdelingen mellom vervene/styremedlemmene er et stort og viktig arbeid som muligens må gjøres i etterkant av styrekurset. Kanskje ønsker styret å opprette rutiner for medarbeidersamtaler. Sammenheng eller overlapping Tema 1 Vervet Manus Sammenheng med temaet handlingsplan under Tema 2 - Formål i styrekursmodulen om foreningens identitet. Tema 1 - Vervet I mange foreninger har styremedlemmene hvert sitt spesifikke arbeidsfelt de har ansvar for. I denne delen er målet at styremedlemmene skal bli bevisste på sitt verv eller arbeidsfelt, samt få en forståelse av hva de øvrige vervene i styret innebærer og hvilke grenser vervene har til hverandre. Dette er viktig fordi uten å forstå hvilke ansvarsområder man selv har, samt kjenne de andre vervenes ansvar, vil en mengde arbeidsoppgaver forsvinne ut i periferien. Arrangementsansvarligs oppgaver i De singles samfunn - Være kontaktperson for alle medlemmer og undergrupper som ønsker å arrangere ting. Dette innebærer særlig å bistå undergruppene i å arrangere Singelton og Minglefest. - Arrangere MegaSingel hvert semester - Sørge for å booke lokaler - Ansvar for mindre ukentlige arrangementer - Ansvar for Onsdagsdebatten og Alle Festers Mor - Ansvar for, i samarbeid med andre, å utvikle nye arrangementskonsepter. 3

4 Gjennomføring på kurset Forventninger til vervene Arbeidsform: Individuelt arbeid Hvert enkelt styremedlem skriver stikkordsmessig opp sine forventninger til sitt eget verv og hva slags funksjoner og oppgaver de mener de andre styrevervene innebærer. Det er viktig å få fram både det generelle arbeidsfeltet (vervbeskrivelsen) og de mer konkrete arbeidsoppgaver her. Gjennomføring på kurset - Våre verv Arbeidsform: Plenumsdiskusjon eller utviklingsarbeid Deretter diskuterer dere hvert styreverv i tur og orden. Den som har vervet sier hva han/hun tenker rundt vervet sitt først, deretter forteller de andre etter tur hva deres tanker er om dette vervet. En referent noterer. Det er viktig å oppdatere eksisterende vervbeskrivelser eller lage nye hvis dette ikke finnes fra før. Disse beskrivelsene bør inneholde de generelle arbeidsfeltene spesifikke oppgaver varierer gjerne fra år til år og fra styremedlem til styremedlem. Det er sannsynlig at noen oppgaver havner i en gråsone utenfor vervenes rammer. Disse oppgavene kan gjerne havne innunder flere verv og krever derfor en bevisst fordeling. Diskuter dere frem til hvor disse oppgavene passer best. Dersom dere har laget en handlingsplan, ta nå også for dere denne og sjekk at alle oppgaver blir fordelt. Legg gjerne til punkter på handlingsplanen hvis dere kommer på mer her. Tema 2 - Styremedlemmenes egenskaper styrets styrke I denne temadelen skal dere forsøke å finne fram til hvilke personlige egenskaper de ulike styremedlemmene besitter og hva disse kan tilføre styret som et team. Ofte tar styremedlemmene ulike roller i forhold til hvilke personer de jobber sammen med. Det er viktig å huske på at en kan påta seg helt ulike roller i ulike gruppesammensetninger! 4

5 Gjennomføring på kurset - Hvilke egenskaper har vi som styre? Arbeidsform: Individuelt arbeid og plenumsdiskusjon Arket Mulige roller i et styre deles ut og styremedlemmene bes lese dette hver for seg. Ta deretter runden, hvor de enkelte styremedlemmene beskriver hvilke rolle de selv syns de passer best i. Etterlys gjerne egenskaper de syns de har som ikke finnes i rollebeskrivelsene. Andre roller Hva med rollen som kritiker eller djevelens advokat dvs rollen som den som tør å stille spørsmål ved etablerte sannheter og måter å tenke på? La også alle styremedlemmene fortelle de andre hvorvidt de tror de er flinke til å delegere og om de er flinke til å ta i mot ordre fra andre. La styremedlemmene analytiker? gjøre rede for om de føler seg som initiativtakere eller passive deltakere. Har de lett for å passe inn i et ordrehierarki eller har de et heller negativt forhold til autoriteter? Det er viktig at hver person er så ærlig som mulig. Husk at noen er mer tilbakeholdende med slik informasjon enn andre, så prøv å få styret til å føle seg trygge på situasjonen. Kursleder noter ned hele veien. Gjennomføring på kurset - Oppsummering Eller rollen som Arbeidsform: Forelesning I oppsummeringen skal kursleder trekke fram hvert enkelt styremedlems styrker og ut fra dette trekke tråder til hva som blir dette styrets styrke som helhet. Tema 3 - Stress En passelig dose stress har positiv effekt og hever ytelsen hos styremedlemmene, både mentalt og fysisk. Hvis stresset blir for kraftig avtar derimot ytelsen. Målet med temaet er å bli bevisst hvilke faktorer som kan fremkalle stress og i det lengre løp føre til utbrenthet, samt hva man kan gjøre for å forebygge det. Gjennomføring på kurset - Stressfaktorer Arbeidsform: Forelesning 5

6 De forhold som framkaller stress, kalles stressfaktorer. Det finnes ulike typer stressfaktorer: Fysiske stressfaktorer: bakterier, virus, forurensning, støy, lysforhold, gale arbeidsstillinger, ulykker etc. Psykiske stressfaktorer: uro, usikkerhet, redsel og trusler etc. Sosiale stressfaktorer: dårlig kontakt med arbeidskolleger, dårlig samliv med kjæreste/samboer/ektefelle, konflikter med kolleger, for store krav til arbeidet etc. I tillegg kan tanker, minner eller trusler om ulike stressfaktorer virke stressende. For mye eller for mange å gjøre informasjon ansvar frihet krav og forventninger muligheter til å påvirke kontakter variasjon gjør at en blir overstimulert, sliten og lite effektiv altså stressa. Det samme gjør for lite av det samme! Det gjelder å finne en gylden middelvei her. Skriv gjerne opp disse momentene på en flippover Medarbeidersamtale En medarbeidersamtale kan være et trygt forum for å ta opp problemer med stress. Ledere i foreninger bør bruke denne typen samtaler til å diskutere med det enkelte styremedlem hvordan hun/han opplever sin arbeidssituasjon i foreningen. På denne måten blir det lettere å legge til rette for bedre arbeidsforhold og mindre stress hos den enkelte. 6

7 Gjennomføring på kurset - Våre stressfaktorer Arbeidsform: Individuelt arbeid, deretter plenumsdiskusjon 1. Del ut arket Spørsmål om stress i styresituasjonen som du finner bakerst i manualen 2. Be deltagerne besvare spørsmålene på arket hver for seg 3. Gi dem 10 minutt til å besvare spørsmålene 4. Diskuter deretter svarene i plenum Meningen med øvelsen er at styremedlemmene skal bli mer bevisste på hva som fremmer stress og frustrasjon hos de andre, og forhåpentligvis bli mer tolerante overfor hverandres stressgrenser. Det er derfor viktig at svarene er så ærlige og åpne som mulig. Tema 4 Tidsbruk Styreverv krever mye innsats. Da er det viktig å være påpasselig med tidsbruken. Dere er først og fremst studenter, og det er essensielt at tiden dere bruker i foreningen ikke går ut over studiene. Da vil ikke bare studieprogresjonen lide, men arbeidet i foreningen vil bli et ork som man gjør med dårlig samvittighet. For at tidsbruken i foreningen ikke tar overhånd er det viktig å sette klare rammer. Vurder tiden dere har til disposisjon og prioriter deretter. Sett av fast tid til faste oppgaver og vær flink til å delegere oppgaver til aktive i foreningen. Respekter tiden de faste oppgaven dine tar, og skill mellom arbeidstid og sosial tid i foreningen. Gjennomføring på kurset Hvordan disponerer vi tiden? Arbeidsform: Runde og plenumsdiskusjon. Alle forteller om sine arbeidsrutiner. Faste dager og hvilke typer arbeid som delegeres til aktive. Diskuter deretter om det er rom for forbedring. Noter gode rutiner underveis på flipover. Gjennomføring på kurset reflektering Arbeidsform: individuelt arbeid. 15 min Alle skriver ned refleksjoner omkring følgende tema Er jeg flink nok til å sette av tid, og følge planen? Delegerer jeg nok, eller føler jeg at jeg må gjøre alt selv Har jeg tid til studier og fritid? 7

8 Klarer jeg å skille mellom sosial tid og arbeidstid i foreningen? Bruker jeg for lite, eller for mye tid på foreningsarbeidet? Går min tidsbruk ut over andres? Tema 5 - Initiativtaking og ansvar I denne delen skal styret ta for seg hva slags initiativ de ulike styremedlemmene tar og hvordan de håndterer ansvar. Gjennomføring på kurset - Hvordan skal styret bli enige om fordeling av oppgaver og ansvar? Arbeidsform: Plenumsdiskusjon Diskuter etter tur følgende scenarioer: Scenario 1 - Et styremedlem tar på seg alt for mye og klarer ikke delegere det hun ikke makter til andre. Dette resulterer i at enkelte ting ikke blir gjort. Diskuter dere frem til årsaker til et slikt scenario, og hva som kan gjøres for å løse det. Diskuter også hva som kan gjøres for å forebygge slike tilfeller. Scenario 2 - Et styremedlem gjør ikke jobben som han har blitt delegert og takket ja til. Han sier heller ikke fra om dette. Diskuter dere frem til årsaker til et slikt scenario, samt hvilke konsekvenser det vil få. Finn løsninger til scenarioet. Diskuter også hva som kan gjøres for å forebygge slike tilfeller. Scenario 3 - Et styremedlem kommer stadig med kreative ideer og setter i gang gode prosjekter, men gjennomfører dem sjelden. Dette resulterer i en rekke halvveis fullførte prosjekter. Diskuter dere frem til årsaker til et slikt scenario, samt hvilke konsekvenser det vil få. Finn løsninger til scenarioet. Diskuter også hva som kan gjøres for å forebygge slike tilfeller. Skriv deretter ned noen regler for hva dere mener er en konstruktiv fordelingsmetode. Har styret rutiner for fordeling av ansvar og oppgaver? Hjelpespørsmål til diskusjonen: 8

9 I styrer hvor hvert styremedlem har ansvar for sine arbeidsfelt er mange arbeidsoppgaver allerede delegert gjennom inndelingen i de ulike vervene. Likevel vil det i alle styrer være oppgaver som befinner seg i gråsonen mellom flere ulike verv. Hvordan fordeler man disse oppgavene? Mange styrer er flinke til å delegere i begynnelsen av et semester. Men hva skal man gjøre med de oppgavene som dukker opp underveis i semesteret? Hvordan fordeler man disse? Skal en for hver enkelt sak følge arbeidsinstruksen til de ulike vervene, eller skal man satse på at noen tar på seg ansvaret? Hva med oppgaver eller forespørsler som kommer til felles postkasse eller styrets e- postliste hvordan fordeles disse? Hva skjer hvis noen ikke vil gjøre oppgaven, selv om det står oppført under vedkommendes arbeidsinstruks? Skal en endre arbeidsinstruks eller være streng på at hver enkelt må utføre de oppgaver som hører til ens verv? Tema 6 - Styremedlemmets rolle Denne siste delen av modul 3 handler om de enkelte styremedlemmers rolle ovenfor foreningsmedlemmene og om styrets ansvar for å opptre helhetlig og enstemmig ovenfor egne medlemmer og eksternt. Det siste har med styrets måte å opptre profesjonelt på. Gjennomføring på kurset Scenarioer Arbeidsform: Plenumsdiskusjon og eventuelt rollespill I denne øvelsen skal dere diskutere de to scenarioene som er skissert i dokumentet Scenarioer for diskusjon av styremedlemmenes rolle og ansvar Det er to måter dere kan gå gjennom scenarioene nedenfor på. Enten kan dere i plenum ta for dere et og et scenario og diskutere dem etter hvert. Eller dere kan dele gruppa i to og gi gruppene i oppgave å diskutere ett scenario hver, for deretter å lage et rollespill ut av hvert sitt scenario. Gruppene skal framføre rollespillet for resten av styret og presentere det de kom fram til i diskusjonen sin. 9

10 Hjelpespørsmål: Er styremedlemmer forbilder? I så fall på hvilken måte? Hvorfor er det viktig at styret framstår som en helhet som mener det samme? 10

11 Utviklingsarbeid Gjennomføring fra visjon til virkelighet Underveis i kurset er det blitt foreslått ulike arbeidsfelt som styret, hvis dere har behov for og ønsker dette, kan arbeide med videre i etterkant av kurset. Dette har vi kalt utviklingsarbeid. Her følger en oversiktlig liste over de arbeidsoppgavene som er blitt foreslått som utviklingsarbeid. Det er selvfølgelig tillatt å jobbe videre med ting som ikke er foreslått her, men som dere finner viktig. I lista er det også foreslått å sette opp ansvarspersoner for de enkelte arbeidene det er lurt å fordele de arbeidene dere velger å jobbe videre med på styrekurset på de ulike styremedlemmene. Utviklingsarbeid Ansvarsperson(er) Frist Utarbeide gode vervbeskrivelser Arbeidsdeling mellom vervene/styremedlemmene Opprette rutiner for medarbeidersamtaler 11

12 Sider til utskrift På de kommende sidene vil du finne dokumeenter skal skrives ut og brukes i kursarbeidet. Øverst på hver side er det beskrevet hvilken modul og hvilket tema arket hører til. 12

13 Styrekursmodul: Roller, verv og ansvarsdeling Tema 2 Mulige roller i et styre Les gjennom disse beskrivelsene og tenk på hvilken rolle du syns du har i styret. Rollebeskrivelsene er kanskje noe strenge. Kanskje du kjenner deg igjen i ulike aspekter ved de ulike rollene? Er det noen roller eller egenskaper du føler mangler? Diskuter deretter med dine styrekollegaer din rolle og de andres roller. Utfyller dere hverandre? Vurder også om en kan overdrive sine rolleegenskaper Produsenten er det styremedlemmet som sørger for at ting blir gjort. Hun/han er utålmodig etter å komme i gang og vil komme raskt fram til et ferdigstilt produkt. Hun/han er resultatorientert, tenker i første rekke praktisk og er ofte helt fokusert på oppgaven. Den sosiale delen av virksomheten prioriteres ikke like høyt. Administratoren sørger for å holde orden og system i styret. Hun/han vil ha kontroll over situasjonen og passer gjerne på at alt blir grundig planlagt. Regler og retningslinjer er viktige verktøy, og hun/han følger med på at disse blir flittig fulgt. Det er også naturlig for henne/han å påta seg en samordnende rolle i styret. Hun engasjerer seg imidlertid ikke følelsesmessig i styremedlemmenes gjøremål. Entreprenøren er den evige idémakeren. Hun/han har alltid rikelig med visjoner og ideer om hvordan virksomheten kan drives. Hun/han har alltid tanker om hvordan styret kan finne en vei ut av problemer og ser alltid en ny løsning. Entreprenøren er ikke redd for å ta sjanser og kan raskt snu ting på hodet og forandre kurs. Integrereren er styrets sosiale lim. Hun/han forstår og tolker de enkelte styremedlemmenes mål og behov og har evnene til å tilpasse disse til styrets, slik at det ikke oppstår altfor mange konfliktsituasjoner. De konfliktene som likevel oppstår kan hun/han vende om til konstruktive diskusjoner som fører arbeidet i styret framover. Integrereren er en god lytter og en god kommunikator. Hennes/hans beste egenskap er kanskje evnen til å bidra til utvikling av mennesker og bygge opp nettverk i gruppen. 13

14 Spørsmål om stress i styresituasjonen Styrekursmodul: Roller, verv og ansvarsdeling Tema 3 1. Hva synes du er mest stressende ved ditt verv? 2. Hva eller hvem kan gjøre deg stresset i foreningen? 3. Hvordan reagerer du når du føler deg stresset? 4. Er det noe som hjelper for å stresse ned? Er det noe du selv, eller andre, kan gjøre? Og hvordan unngår du å bli stresset? 5. Legger du fort merke til når folk rundt deg stresser? Gjør du noe for å berolige dem? 14

15 Styrekursmodul: Roller, verv og ansvarsdeling Tema 5 Scenarioer for diskusjon av styremedlemmenes rolle og ansvar Scenario 1: Hvis styremedlemmer kan søle til vasken med maling, så kan jeg og Et styremedlem har holdt på i flere timer med å male en flott banner til semesterstartsåpningen. Hun er sliten og sulten og vil gå hjem. Det er langt å gå for å få helt ut resten av malingssølet, så hun heller det i nærmeste vask og går hjem. Noen foreningsmedlemmer ser dette, men trekker på skuldrene. Dagen etter er det et par andre foreningsmedlemmer som benytter seg av denne metoden, og et annet forbipasserende styremedlem reagerer; Har dere ingen ansvarsfølelse for våre lokaler? Styremedlemmet får deretter et passende svar; Kan styremedlemmer, så kan vi.. Diskuter! Scenario 2: Jeg er personlig imot dette Styret har gjort et upopulært men nødvendig vedtak. Finn her på et vedtak som passer foreningen. For eksempel: Vedtak om å bruke alle innsamlede midler på pc-utstyr Vedtak om å være mot norsk medlemskap i EU Vedtak om å kaste et populært styremedlem Vedtak om å flytte foreningens kontorlokaler vekk fra Universitetet etc. 15

16 Studentavisa Universitas er interessert i saken og intervjuer et styremedlem. I Universitas kan det noen dager senere leses Personlig syns jeg denne avgjørelsen var tullete jeg stemte selvfølgelig mot vedtaket på styremøtet. Diskuter! 16