Sommerlyst ungdomsskole Totalentreprise

Transkript

1 Sommerlyst ungdomsskole Totalentreprise Del 1: Tilbudsforespørsel med konkurranseregler, datert 26/9-2013

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. TILBUDSFORESPØRSEL Prosedyreform og kunngjøring Kontaktpersoner Spørsmål til konkurransen Tidsfrister Innlevering av tilbud Anbudsbefaring Andre forhold TILBUDSGRUNNLAG OPPDRAGET KONKURRANSEREGLER Tilbudet Alternative tilbud, forbehold og avvik Språk og format Anonymitet Tilbudsåpning Tilbakekalling Omkostninger og garantier i konkurransen Retur av tilbud Rett til bruk av materialet Offentlighetsloven Gjennomføring av konkurransen TILDELINGSKRITERIER Generelt Tildelingskriterier Kriterium totaløkonomi Kriterium funksjonell skole med gode inneklima- og dagslysforhold Kriterium utearealer med flerbruksfunksjoner og utbyggingspotensial

3 1. Tilbudsforespørsel Tromsø kommune Eiendom innbyr med dette til konkurranse om totalentrepriseoppdrag for prosjekt Sommerlyst ungdomsskole. 1.1 Prosedyreform og kunngjøring Konkurransen ble kunngjort i Doffin og TED , med prosedyreform «konkurransepreget dialog» ihht LOA Del III, Etter evaluering av innkomne søknader, er det besluttet at følgende prekvalifiserte leverandørgrupper får delta: Tilbyder 1: Peab/ Bjørn Bygg Tilbyder 2: HENT Tilbyder 3: Econord Tilbyder 4: NCC Tilbyder 5: Consto Oppdraget er nærmere beskrevet i del Kontaktpersoner Kontaktperson for konkurransen er: Prosjektleder Solfrid Rognmo, tlf E-post: solfrid.rogmo@ramboll.no 1.3 Spørsmål til konkurransen Henvendelser ang. eventuelle uklarheter og mangelfull informasjon kan rettes til kontaktpersonen innen angitt frist. Henvendelsene må være skriftlige (brev/e-post). Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Svar og evt. tilleggsopplysninger vil bli gitt skriftlig til samtlige tilbydere, og blir en del av konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser merkes «Konkurranse: Totalentreprise Sommerlyst ungdomsskole» Spørsmål som kommer inn etter fristen, besvares normalt ikke. Oppdragsgiver kan likevel vurdere å svare dersom spørsmålet er av vesentlig betydning for forståelsen av konkurransen, og eventuelt utsette innleveringsfristen. 1.4 Tidsfrister Utlevering av dokumenter/ formell oppstart: 27/9-2013, Rådhuset i Tromsø Frist for spørsmål 18/ , kl 16:00 Frist for innlevering av 1. tilbud: 1/ , kl 12:00 Tilbudsåpning: 1/ , kl 12:30 Evaluering uke 45 Dialogfase uke 46 Frist for innlevering av 2. tilbud 29/ , kl 12:00 Valg av leverandør: snarest Klagefrist: to uker etter kunngjøring av valg Vedståelsesfrist: 90 dager fra siste tilbudsdato 3

4

5 2. Tilbudsgrunnlag Følgende dokumenter og opplysninger danner grunnlaget for konkurransen: - Dette dokument (del 1) med vedlegg - Del 2: oppdragsbeskrivelse med kontraktsbestemmelser, med vedlegg - Svar på spørsmål og andre opplysninger som er gitt innen spørsmålsfristen. Dokumentene lastes ned fra Doffin/TED-databasene. 3. Oppdraget Oppdrag og ytelser er beskrevet i del Konkurranseregler 4.1 Tilbudet Svardokument inklusive tilbudsskjema skal leveres utfylt og signert. Mangelfull utfylling av dette dokumentet, kan medføre avvisning av tilbud. a) Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde samlet pristilbud eks mva og eventuelle avvik og forbehold jfr pkt 4.2, under. Brevet skal være datert og underskrevet av den som har fullmakt til å forplikte firmaet. b) Løsningsforslag - konsept Situasjonsplan, 1:2000 Situasjonsplan konkurranseområdet, 1:1000, som også viser hvilke bygg som rives/gjenbrukes Snitt gjennom hele konkurranseområdet (n-s og ø-v), 1:1000 Sommerplan uterom (aktivitet, opphold, møblering/beplantning), valgfri målestokk Vinterplan uterom (aktivitet, opphold, brøytelengder, snølagring, rømning), valgfri målestokk Infrastrukturplan med fokus på intern trafikk og logistikk, valgfri målestokk Løsningsforslag skoleanlegg, planer, snitt og fasader i 1:400, eventuelt detaljer i større målestokk Arealtabell for skolebygg ihht vedlegg B.1.1 og B.1.2, og oversikt over aktivitets og oppholdsareal i uterom. Energiberegning. Dersom forslaget legger opp til drift av eksisterende skolebygg i byggeperioden, skal dette vises på en riggplan og beskrives mht praktisk gjennomføring (f.eks. fremdrift, sikkerhet og støy). For øvrig skal løsningsforslag beskrives med tekst, selvvalgte detaljer av viktige områder/problemstillinger i valgfri målestokk og/eller tematiske konseptskisser i valgfri målestokk. Løsningsforslaget skal leveres på maks 8 A3-sider. For- og bakside, og eventuell drift av skolebygg i byggeperioden, kommer i tillegg. 5

6 c) Tilbudsskjema Tilbudsskjema 4.2 Alternative tilbud, forbehold og avvik Alternative tilbud eller deltilbud aksepteres ikke. Vesentlige forbehold eller avvik vil føre til avvisning. 4.3 Språk og format Tilbudet og alt materiell i forbindelse med oppdraget skal utarbeides på norsk. Tilbudet skal leveres slik: - originaleksemplar i papir - en elektronisk versjon av hele tilbudet usladdet - dersom leverandøren mener det er forhold ved tilbudet som bør unntas offentlighet, kan tilbyder levere en elektronisk versjon hvor taushetsbelagte opplysninger jf. pkt.4.8 er sladdet. Dette gjelder tilbudsbrev og tilbudsskjema og evt. andre dokumenter som skal unntas. Kommunen vil gjøre en selvstendig vurdering av hva som etter offentlighetsloven er taushetsbelagt. 4.4 Anonymitet Konseptforslaget (del b) av konkurransen skal være anonym i første del av konkurransen, og skal merkes med selvvalgt motto, se kap Deltakerne er selv ansvarlig for å utforme eget materiale og for å opprettholde sin anonymitet. Undertegnet tilbudsbrev og prisskjema leveres i egen, lukket og anonym konvolutt som kun merkes med motto. Leveres sammen med konseptforslaget, i en samlet, anonym forsendelse. 4.5 Tilbudsåpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Kopi av protokoll fra tilbudsåpningen (som viser hvor mange tilbud som er kommet inn, med hvilke motto) vil bli tilsendt alle tilbyderne. Tilbud som må avvises som følge av oversittelse av tilbudsfristen vil bli returnert. 4.6 Tilbakekalling Avgitte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. 4.7 Omkostninger og garantier i konkurransen Det kreves ikke depositum for utlevering konkurransedokumentene. Det forlanges ingen garantier. 4.8 Retur av tilbud Ingen tilbud vil bli returnert. 4.9 Rett til bruk av materialet Innbyder har rett til å beholde hele tilbudet, inklusive tegninger og skisser, samt å publisere og stille ut disse. 6

7 Opphavsretten til et konkurranseforslag forblir alltid hos den som har utarbeidet forslaget slik det fremgår av forslagets navneseddel. Tilbyder forbeholder seg retten til å gjøre bruk av ideer i løsningsforslagene fra tilbud som ikke vinner konkurransen uten ytterligere honorar Offentlighetsloven I henhold til offentlighetslov vil anbudsprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene gjenstand for offentlig innsyn. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er/kan være noens personlige forhold og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, enhets- /time priser, påslagsprosenter etc., men som hovedregel ikke totalpris og kapittelsummer) Gjennomføring av konkurransen Konkurransen gjennomføres som konkurransepreget dialog, som følger følgende prinsipper. Evaluering av løsningsforslag Løsningsforslagene evalueres av en evalueringsgruppe bestående av følgende; - Byråd for finans - Kommunaldirektør for utdanning - Eiendomssjef - Ekstern arkitekt - Ekstern pedagog Prosjektledelsen er sekretariat for gruppa. Evaluering av pris og framdrift Pris og framdrift evalueres av prosjektledelsen i samråd med fagkompetanse på Eiendom. Evalueringsfase 1 Innlevert forslag evalueres av evalueringsgruppen, som skriftliggjør vurdering av løsningsforslagenes ulike deler og innspill/utfordringer til videre utvikling. Denne delen av evalueringen gjennomføres mens løsningsforslagene er anonymisert. Evalueringen deles inn i en generell del, som sendes alle tilbydere og en individuell del som kun sendes til den aktuelle leverandørgruppen. Prosjektledelsen gjør tilsvarende for pris/fremdrift etter at evaluering av løsningsforslag er ferdigstilt, og forutsetter at anonymiseringen da brytes. Evalueringsgruppen velger, i samråd med prosjektledelsen, hvilke leverandørgrupper (2-5) som går videre til dialogfasen. Samlet evaluering sendes innen en uke etter innleveringsfristen. Dialogfase 1 Dialogen gjennomføres som møter med oppdragsgiver. Det forutsettes at utvalgte leverandørgrupper har satt seg inn i den tilsendte evalueringen. Det settes av 3t til hver av leverandørgruppene, over det nødvendige antall dager (avhengig av antall leverandørgrupper som går videre) i uke 46. Det skrives referat fra møtene, og eventuelle generelle forhold som har betydning for alle, sendes alle leverandørgrupper som deltar i dialogen. For øvrig er referatene konfidensielle fram til valg av leverandør er gjort. 7

8 Evalueringsfase 2 Frist for andre utkast settes til 29/ , kl. 12:00, og evaluering gjennomføres på samme måte som beskrevet i evalueringsfase 1. Evalueringsgruppen kan, i samråd med prosjektledelsen, avgjøre om konkurransen avsluttes etter andre tilbud, eller om det skal gjennomføres ny dialog med samme antall eller færre leverandørgrupper. 5. Tildelingskriterier 5.1 Generelt Oppdraget tildeles den av tilbyder som totalt sett har «det mest økonomisk fordelaktige tilbudet» basert på tildelingskriteriene i 5.2. I dialogfasen brukes de samme kriteriene, men ikke til å rangere mellom forslagene, ettersom det vil innebære et brudd på konfidensialitet å oppgi konkret rangering i en utviklingsfase (spesielt gjelder dette økonomi). 5.2 Tildelingskriterier 1. Totaløkonomi, basert på vedlegg a, tilbudsbrev og eventuelle forbehold og c, prisskjema 2. Funksjonell skole med gode inneklima- og dagslysforhold basert på vedlegg b, løsningsforslag 3. Utearealer med flerbruksfunksjoner og utbyggingspotensial, basert på vedlegg b, løsningsforslag Evaluering av postene vil skje slik; Maks 10 poeng Vekt 35 % Maks 10 poeng Vekt 35 % Maks 10 poeng Vekt 30 % Kriterium totaløkonomi Entreprisekostnaden legges til grunn, basert på at det ikke er drift i eksisterende bygg i byggeperioden. Dersom en tilbyder kan dokumentere trygg skoledrift for 180 elever, alternativt 360 elever og lærerareal innenfor konkurranseområdet, vil det i konkurransesammenheng regnes inn et fratrekk for kommunens sparte kostnader: - 4,5 mill. eks. mva. for 180 elever - 10,6 mill eks. mva. for 360 elever Totaløkonomien vurderes etter forholdsmessig metode; Poengscore = 10*TØb/TØe, hvor TØb er laveste pris, og TØe er prisen som evalueres Kriterium funksjonell skole med gode inneklima- og dagslysforhold Evalueringsgruppen vil gjøre en helhetsvurdering av det arkitektoniske hovedgrepet for å sikre målsettingen om en funksjonell skole med gode inneklima- og dagslysforhold. Det vil være spesiell fokus på; Arena for formidling av kunnskap Tilpasningsdyktig bygg med høy grad av generalitet og fleksibilitet Gode inneklima- og dagslysforhold Tilrettelagt for alle herunder at det spesialtilpassede hjemmeområdet skal være integrert i skolens miljø Framtidens byer-kriteriene 8

9 Nærmere beskrivelse av hva oppdragsgiver legger i disse kriteriene, er beskrevet i del 2, kap A Kriterium utearealer med flerbruksfunksjoner og utbyggingspotensial Evalueringsgruppen vil gjøre en helhetsvurdering av det planmessige hovedgrepet for å sikre målsettingen om å få attraktive uterom med flerbruksfunksjoner og utbyggingspotensial. Det vil være spesiell fokus på; Uterom som kan fungere som arena for læring, lek, eksperimentering, fysisk aktivitet og hvile. Uterom med gode sol- og klimaforhold, sommer som vinter, som kan fungere som sosial møteplass både i og utenfor skoletid Arealeffektivitet og muligheter for ytterligere arealutnyttelse Sikker skolevei og gode infrastrukturløsninger Nærmere beskrivelse av hva oppdragsgiver legger i disse kriteriene, er beskrevet i del 2, kap A.2.3 9