- Ekstern rapport 2011

Transkript

1 - Ekstern rapport 2011 Grafisk utforming og bilder: Bergenstudenten Elektronisk utgave: 2.

2 B R E N N H E T B O L I G M A R K E D I B E R G E N rapport Det er et tøft leiemarked om dagen i de største byene i landet. I Bergen har det vært rekordmange søkere fra ulike steder i landet. Det skyldes blant annet flere studieplasser, flere som er interessert i å studere grunnet finanskrisen og det gode studiemiljøet Bergen er kjent for. Studentskipnaden i Bergen kan tilby 3562 hybler, hvilket er et godt tilbud for mange studenter. Likevel dekker det kun ca 12 % av leiemarkedet for studenter. Over 1000 studenter står på venteliste for å få tildelt SIBhybel. Den store etterspørselen på leiligheter og hybler medfører at prisene stiger og åpner for at useriøse aktører kan komme på banen. Det kan være vanskelig for nye studenter i Bergen å finne bolig til en høvelig pris i et passende område. Det er her vi i Bergenstudenten kommer inn! Vi står parate til å bidra med boligrådgivning, informere om studentlivet og sist men ikke minst gå på visninger for de som ikke kan gå selv. Heldigvis finnes det engasjerte studenter som ser muligheter for å hjelpe sine medstudenter også der andre instanser ikke rekker til. Årets medarbeidere har gjort en solid innsats i å hjelpe så mange studenter som mulig til å finne et sted å bo i studentbyen Bergen. Takket være disse har enda flere av våre medstudenter funnet seg et trygt sted å bo, så de kan konsentrere seg om det de egentlig er her for å studere! - Madelen Julie Olufsen, prosjektleder Tusen takk for utfyllende rapport og mange bilder. Vi hadde ikke fått til dette uten dere! Vi er veldig takknemlige :) - Klient 3.

3 1. P r o s j e k t e t 1.1 Visjon Vår visjon er å drive den beste studentboligrådgivningen i landet og være den foretrukne visningsassistenten for nye studenter i Bergen. Bergenstudenten skal gjøre det mer attraktivt å flytte til Bergen for å studere jf. 1 vedtekter for Bergenstudenten. 1.2 Formål BergenStudenten ( ) skal drive med boligrådgivning og visningsassistanse for fremtidige studenter i Bergen jf. 2. Alle våre tjenester er gratis. 1.3 Prosjektledelse Madelen Julie Olufsen har vært prosjektleder for årets prosjekt siden mars 2011 og jobbet som boligrådgiver fra juni til august. Forberedelsene har bestått av å sørge for at prosjektet ble finansiert, planlegging av gjennomføringen, utarbeidelse av budsjett og ansettelse av boligrådgivere med Audun Kjørstad (leder for Velferdstinget i Bergen). 2. Gjennomføring av prosjektet fra juni til august. 2.1 Tidsaspektet Det har til sammen vært 4 boligrådgivere. Kontoret var åpent fra 20. juni til 19. august, kontortid: Ut over dette har vi også gått på visninger senere på kvelden og i helgen dersom dette er eneste mulighet for huseier. 4.

4 2.2 Ansatte og arbeidsforhold To boligrådgivere jobbet hele perioden, 20. juni - 19 august (Madelen Olufsen jobbet kun til 11.august, mens og Katrine Hjellum jobbet hele perioden). De to andre boligrådgiverne kom 20. juli og jobbet til 19. august (Cathrine Ness og Nanna W. Christensen). Begrunnelsen for denne tilsettingsprosessen var den ekstra arbeidsmengden i perioden mellom Samordna Opptaks hovedopptak og semesterstart. Det var i år fire ansatte med noe forskjellig bakgrunn og kunnskap. To av boligrådgiverne var jusstudenter, en NHH student og en fysioterapi student. De ansatte hadde blant annet tidligere erfaring fra Bergenstudenten, Rettsvesenet og organisasjonsarbeid. Dette medførte at Bergenstudenten fikk en bred kompetanse på mange relevante arbeidsområder. De ansatte fant seg også til rette og fungerte godt sammen. 2.3 Statistikk Tidligere års statistikkmal er fulgt opp. Det er registrert telefoner, e-post, oppmøte og visninger, samt tilbakemeldinger fra klienter som har fått boliger hvor Bergenstudenten har gått på visninger. Det er også notert utførte driftsoppgaver og hvilken pressedekning Bergenstudenten har hatt på de ulike tidspunktene. Flere henvendelser fra samme klient er ikke registrert. Vi laget en ny post-it lapp for hver dag, hvor alle førte opp e-post, telefoner, oppmøte, visninger og klienter fortløpende. Årets boligrådgivere anbefaler at neste års prosjekt bruker tilsvarende løsninger for å sikre en mest mulig nøyaktig registrering. Det ble også laget statistikk over leiepriser i de ulike bydelene i Bergen, samt gjennomsnittsprisen i hele Bergen. Det er ikke overraskende dyrest å bo i sentrum, og gjennomsnittsprisen er kroner. Datagrunnlaget er husleiebeløpet per person for de visningene vi har vært på. Det har også blitt notert statistikk over hvilke utdanningsinstitusjoner våre klienter skal begynne på. Universitetet i Bergen er i stort overtall. Vi har av dette lært at det også er mange BI studenter som tar kontakt med oss. Statistikk over årets henvendelser er vedlagt. 2.4 Regnskap Regnskapet ligger vedlagt. Prosjektet var budsjettert med et overskudd på kroner, og har endt opp med et foreløpig overskudd på cirka kroner, men det er grunn til å tro at det faktiske overskuddet kommer til å bli tilnærmet budsjettet. Det endelige beløpet for honorar til boligrådgivere er ikke blitt registrert enda. Overskuddet skal gå til å dekke honorar til neste års prosjektlederstilling og eventuelt uforutsette utgifter. I've found your website surfing the Net and I think that the viewing assistance it's a really good service you offer to foreign students. 2.5 Materiell Generelt Prosjektleder fikk inngått en ny avtale med trykkeriet. Det ble trykket opp brosjyrer som ble sendt til alle som får tildelt studieplass på UIB og høyskolene. 5.

5 2.5.2 Utstyr rapport Vi hadde to vidvinkel speilrefleks kameraer til disposisjon som har fungert meget bra. Vi gikk til innkjøp av en ny vidvinkel linse, etter anbefaling fra fjorårets boligrådgivere. Videre har vi brukt to mobiler som ble kjøpt inn i 2009 som vi kunne bruke når vi var på visninger og ikke kunne ta telefonen på kontoret. For øvrig kunne vi ta i bruk diverse kontorrekvisita og andre artikler som var innkjøpt i fjor. Vi kjøpte også inn noe selv Maler BergenStudenten bruker en mal for notater under visningen. Ettersom boligrådgiverne i fjor var flinke til å oppdatere standardsvar og brosjyrer har kun få endringer blitt foretatt. De tidligere brukte standardkontraktene, visningsguidene, reklamasjonsskjemaene og inventarlistene ble også benyttet i år. Disse er kvalitetssikret av vitenskapelige ansatte ved Det juridiske fakultet og utarbeidet i samarbeid med Jussformidlingen i Bergen. Disse har ligget tilgjengelig på kontoret, og vært tilgjengelig for nedlasting på nettsiden. Ellers er det blitt utarbeidet egne interne oversiktelige maler for registrering av visninger og rapporter fra disse, samt noen standardsvar Domener/epost Nettsiden Nettsiden har blitt oppdatert. Den er relativt informativ og enkel å anvende. Prosjektleder har inngått en ny avtale om en helrevidering av nettsiden til neste år, slik at nettsiden blir gjort om til en blogg. Bakgrunnen for dette er først og fremst at det skal bli enklere å endre og oppdatere siden fortløpende Logo Denne logoen har blitt brukt noen år nå og har blitt knyttet til driften, det bør også videreføres til de neste årene. Vi har fått en del tilbakemeldinger på at studenter har sett logoen før, slik at den har blitt forbundet med vår virksomhet et par år nå og blitt eget varemerke. 6.

6 2.5.7 Boligguiden Boligguidene fra fjoråret er meget bra utformet både på engelsk og på norsk. Det har derfor ikke blitt gjort noen særlige endringer. Boligguiden har blitt utvidet med et ekstra avsnitt om BI, samt oppdaterte bussruter Transport Vi har brukt buss og bybane flittig til å komme oss på de ulike visningene. Alle boligrådgiverne har brukt skysskort. Vi har i mange tilfeller også tatt bena fatt. 2. D R I F T E N 2.1 Kontaktkanaler Telefon Vi har vært tilgjengelig både på telefon og Telefonene har vært bemannet fra klokken 9 til 16 hverdager. Når vi ikke var tilgjengelige på kontoret, ble telefonene videreført til mobiltelefonene av SiBs resepsjonist. Denne ordningen fungerte fint når den vanlige resepsjonisten var på jobb. Det er viktig for vår tjeneste at vi er så tilgjengelige som mulig, så til neste vil vi anbefale at det jobbes mer med å få viderekoblet telefonen. De fleste som tok kontakt via telefon, hadde funnet ut om oss gjennom media eller hybel.no E-post Svært mange av Bergenstudentens klienter benytter seg av e-posttjenesten ved første henvendelse. Denne er per tidspunkt info@bergenstudenten.no og ligger lett tilgjengelig på nettsiden. Ettersom det er en gammel mail ordning, benytter vi en opprettet gmail tjeneste, der mailene fra info@bergenstudenten.no blir videresendt, for å få et oversiktelig system. Fordelen med dette systemet er at gmail har en ordning som gjør det oversiktelig å se hvilken korrespondanse de andre boligrådgiverne har hatt med klienter Oppmøte Ettersom vi har hatt et godt samarbeid med SIB Bolig som holder til i første etasje på Studentsenteret, har vi fått sendt opp en del henvendelser. Det har vært en jevnlig strøm av klienter som kommer opp på kontoret og som har spørsmål om boligmarkedet m.m. De blir også tilbudt bruk av PC og telefon ved behov. Dere gjør en flott jobb som er til stor hjelp! - Klient 7.

7 2.2 Visninger Generelt Det har fungert fint å gjøre det slik at vi går to og to på visninger. Da har vi gjort det slik at en tar bilder og en skriver rapport i etterkant Selve tjenesten Visningsassistansen foregikk ved at klienter sendte informasjon til Bergenstudenten om den boligen de ønsket visningsassistanse til. Klientene må selv avklare med utleier, eller annen kontaktperson, om Bergenstudenten kan komme på visning i deres sted. Det er også viktig å presisere for klientene at de må få avklart om det må avtales en privat visning. Åpne visninger vanskeliggjør klientens mulighet til å få leiligheten og Bergenstudenten går derfor som hovedregel ikke på åpne visninger. Når dette er avklart må klientene sende informasjon om boligen, helst vi visningsforespørselsskjemaet på nettsiden. Dette gjør det blant annet enklere for oss å notere ned relevant informasjon. Klienter ble anmodet om å sende en presentasjon om seg selv med bilde som ble overlevert til utleier på visningen eller per e-post. Utleiere har stort sett satt pris på å få slik informasjon, og boligrådgiverne er sikre på at det i flere tilfeller har hatt betydning i deres avgjørelse om hvem som skal få leie. Det er en meget anvendelig link på våre nettsider hvor klientene kan fylle inn all nødvendig informasjon om hybelen, kontaktinformasjon m.m. Det utfylte skjemaet blir dermed automatisk sendt til BergenStudentens e-post. Når vi har fått den informasjonen har det vært enkelt for oss å avtale en lukket visning med huseier. Denne ordningen har fungert bra å vise til denne linken når vi er i kontakt med klientene. Det er enkelt for klientene å forholde seg til samtidig som vi har fått den nødvendige informasjonen. En del studenter og foreldre som har henvendt seg har vært ganske stresset og vi har gjort vårt for å berolige disse. Vi er veldig takknemlige for den hjelpen vi har fått, og er meget fornøyd med visningsrapporten og bildene vi fikk tilsendt! - Klient Rapporter For å få til en noenlunde lik praktisering av rapportskriving utarbeidet fjorårets boligrådgivere en standardmal som er å finne på fellessiden. Denne er oversiktelig inndelt i de viktigste forholdene ved boligen som en leietaker bør vite om. Vi har gjennomført små forbedringer på denne. Rådgiverne har tatt sikte på å foreta en objektiv vurdering av boligenes standard. Ettersom Bergenstudenten også skal gi veiledning og råd gis også avslutningsvis en anbefaling eller fraråding til klienten om leie av boligen. Det kan også være greit å nevne de juridiske aspektene ved leieforholdet, og særlig ved de husleiekontrakter som ikke er i tråd med husleieloven eller stiller andre mindre gode betingelser for leietaker. Bergenstudenten har fått gode tilbakemeldinger på rapportenes grundighet av klienter. 8.

8 Boligrådgiverne har også vært nøye på å skrive rapportene kort tid etter visningen og fått den sendt av gårde så snart som mulig. Det er som regel ganske stor pågang og det er derfor en fordel at klientene får den informasjonen de trenger om hybelen før de eventuelt takker ja til den. Bildene som ble tatt av boligen er ikke lagt inn i rapporten, men lagret på en nettside, flickr.com. som klientene enkelt får tilgang til ved å trykke på vedlagt link i besvart e-post. Dette har fungert veldig bra. I just read the rapport, it had all of the information I needed, you did a great job! I also liked the apartment and already wrote to the landlord that i would like to rent one of the rooms. Once again thanks for all your help! - Klient Hei vi fikk leiligheten! tusen takk for jobben dere gjorde for oss:) - Klient 3.3 Statistikken Antall henvendelser totalt ligger på omtrent samme nivå som i I år har boligrådgiverne hatt dialog på telefon, e-post og oppmøte på kontoret med litt over 400 unike klienter. Vi har også sendt ut info på e-post til de aller fleste som var på jakt etter bolig blant annet på finn.no og hybel.no. Antall telefonsamtaler har økt med ca 15 % siden Boligrådgiverne har også vært på 70 visninger, som er omtrent det samme som i 2010, men historisk sett er et høyt tall for BergenStudenten. I vedlagt statistikk har vi skilt mellom fått bolig og personer fått bolig, der sistnevnte dekker par og venner som skal bo sammen. 3. M E D I A 3.1 Generelt Presseomtale er selvsagt meget viktig for prosjektet. Boligrådgiverne sendte ut pressemeldinger i starten av perioden. Det ble laget saker om oss i Utdanning i Bergen, BA, BT, Byavisen, i tillegg til et innslag i nyhetssendingene til TV2. Vi var også en ettermiddag på nyhetene i p4 og p5 hver halvtime. Vi ble kontaktet i forbindelse med det tøffe boligmarkedet hertil grunnet problemet med å finne hybler for studenter og høye priser. I enkelte saker ble vi trukket frem for at det skulle lages en profil om oss som frivillig organisasjon. Vi har generelt fått gode tilbakemeldinger fra media om vårt engasjement for studentene i Bergen. 3.2 Pressemeldinger til aviser Det ble sendt ut en del pressemeldinger i slutten av juni. Vi er av oppfatning av at det var gunstig for at mediene skulle få informasjon om oss. 3.3 Annen medieomtale Linker til ulike medieomtaler: html 9.

9 En av våre boligrådgivere (Nanna W. Christensen) ble intervjuet på P4 og P5 i midten av juli. Vi var også med i en sak om frivillige organisasjoners jobb før semesterstart, som kun ble trykket i papirutgaven til BA fikk vi også forsiden, og to siders oppslag i BAs papirutgave. Vi ble fortalt av andre at vi hadde blitt nevnt på Oslo TV. 10.

10 rapport DE ANSATTE Madelen Julie Olufsen 22 år 3. studieår master i rettsvitenskap ved UiB Nanna Wanjera Christensen 24 år 2. studieår master i rettsvitenskap ved UiB Cathrine Ness Katrine Sirnes Hjellum 21 år 2. studieår fysioterapi ved HiB 23 år 3. Studieår økonomi ved NHH/UiB 11.

11 V E D L E G G Vedlegg 1: Statistikk Vedlegg 2: Regnskap Vedlegg 1: BergenStudenten 2011 Statistikk Tlf E- post Oppmøte Visninger Fått bolig Klienter Personer fått bolig Ukesum Ukesum Ukesum Ukesum Ukesum Ukesum Ukesum Ukesum Ukesum Totalt i perioden Sammenliknet med tidligere år År Telefon Epost Oppmøte Visning Totalt

12 Vedlegg 2: BergenStudenten 2011 Foreløpig regnskap Inntekter Påløpt per Budsjett Avvik Bergen Kommune kr , KHiB kr 1 000, HiB kr , UiB kr , NHH kr , Betanien DH kr 1 000, Haraldsplass DH kr 1 000, Skrivekunstakademiet kr 1 000, NLA Høgskolene kr 1 000, BAS kr 1 000, Sum inntekter kr , kr - Utgifter Honorar boligrådgivere kr kr Varekjøp kr 4 413, kr (1 913) Trykk brosjyre kr , kr 19 Stillingsannonse kr 3 750, kr - Annonsering kr , kr (4 922) Opplæring kr 2 500, kr Kontorrekvisita kr 304, kr Kopi og telefonutgifter kr 200, kr 300 Reisekostnader kr 2 321, kr 179 Bespisning kr 2 156, kr (1 156) Domene kr 1 574, kr (75) Andre driftskostnader kr 140, kr Sum utgifter kr , kr Resultat kr kr (55 750) (Mangler endelig honorar for boligrådgiverne) 13.