Tidspunkt: tirsdag 14. april kl (middag kl Møtet begynte kl , avsluttet 19.50) Sted: Terningen Arena. Møterom 8.

Transkript

1 Referat fra styremøte i StorHK Tidspunkt: tirsdag 14. april kl (middag kl Møtet begynte kl , avsluttet 19.50) Sted: Terningen Arena. Møterom 8. Tilstede: Ulrikke Thomsen Siw Noria Øiongen Mia Valsjø Ida Øie Emmeline N Torp Camilla Delet Rikke Myhrehagen Stian A Aanerud Lone Olsen Kari Kjærnet Forfall: Anders Hansen Saksliste Sak 30/15 Godkjenning av saksliste og innkalling Vedtak: Gjennomgang av saksliste: Godkjent Gjennomgang av innkalling: Godkjent Sak 31/15 Godkjenning av referat fra styremøtet (utsendt pr epost til dere samt at det er vedlagt denne innkallingen) Innspill fra Ulrikke: Supert med en gjennomgang av forrige referat/saker på referat. Styret er enig om at man blir enige om klare tiltak, med tidsfrister og hvem som er ansvarlig som konklusjon under hver sak. Vedtak/Konklusjon: Referat godkjent Sak 32/15 Orienteringer Siw, Rena: Rolig på Rena. Skal ha styremøte neste onsdag. Legge slagplan for perioden fremover. Har fått inn søknader fra enkeltstudenter som ønsker å forbedre klassemiljøet/tiltak. Studentrådet har opprettet en egen pott med dette som formål. Alle de internasjonale studentene skal reise på 17maitur til Oslo, 2 dagers tur.

2 Ulrikke, nestleder: Det er opprettet et lokallag i SAIH. Sålangt består lokallaget av 4 i styret med ulike titler, men det trengs 1 til. Første arrangement er allerede klart: Foredrag på Basement torsdag den 16. april kl. 19. Da kommer Erik Hauge og skal dele sine erfaringer fra Vest Sahara og situasjonen der. Oppfordrer alle til å møte opp. Neste helg, den april er det årsmøte i SAIH. På torsdag 16 april skal Ulrikke også holde et foredrag sammen med Olav fra Namibiaforeningen på kvalitetskonferansen. Alle som vil kan delta på dette. Mia/Ida, Evenstad: Rolig her også, møte til uka. Noe jobb knyttet til karrieredag som skal gjennomføres 21. mai. Sendt ut invitasjon til alle, svarfrist er 11. mai. Det skal være presentasjon neste onsdag: Let s talk about sex, 8 påmeldte så langt. SiH kommer for å gi omvisning i de nye husene, spennende å sjekke stemninga blant studentene. Camilla/Emmeline, Elverum: Har hatt tillitsvalgtmøte. Kantina: korte åpningstider og lite grovmat/sunn mat. Skal snakke med ledelsen ift åpningstider. Skal starte en konkurranse for de tillitsvalgte, de med best oppmøte er med i trekningen av en Ipad! Satser på mer sosiale arrangemenet med tillitsvalgte. Rikke, Blæstad: Rolig, lite å rapportere grunnet at det har vært påske og eksamensuke. Jobber for tiden med å samle inn penger til utstyr/klær som skal brukes ifb studiene, ha ordnet en avtale som gir billigere klær. Fremover skal det arrangeres 17maifest for alle som ønsker, både mtp de internasjonale studenter og andre som vil. Vedtak/konklusjon: Saken tas til orientering. Sak 33/15 Gjensidige forventninger i styret. Hva forventer studentrådslederne av den nye lederen og hvilke forventninger har Stian til studentrådslederne Diskusjon og innspill: Ulrikke: Møteinnkalling og saksliste både på epost og facebook i god tid. Ordstyring er på møtene er fint, dette kan leder holde selv eller delegere det. Sette inn tidsramme på saker opp til diskusjon/drøfting. Forventer at man er flink til å svare på henvendelser og eposter. Studentrådsledere/studentene som sliter, bruker styret mer for bedre gjennomslag. Forventer en orientering fra leder i saker som han jobber med. Har et ønske som nestleder å jobbe tett med leder. Forventer å bli mer inkludert og ønsker et godt samarbeid med leder. Mia: Håper at det blir en forbedring fra året som har gått. Håper at ting som er planlagt blir gjennomført, Som Kick-Off og Lederforum.

3 Siw: Leder skal være tilgjengelig, toveis kommunikasjon, synlighet de 4 dager i uken som leder jobber. Forventer at dersom det kommer opp saker 1-1 så har man gjensidig tillit. I møter er det viktig å holde seg til saken, at ting ikke sklir ut. Håper det blir en arena som løftes opp og utvikler seg/går fremover. Rikke: Forventer at vi støtter hverandre i styret og vet hva leder jobber med. Profesjonell gjennomføring. Ønsker gjerne et foredrag fra LMU, hva gjør de? Avklaring: Hvilken rolle har Blæstad? Stemmerett? Møteplikt? Er Blæstad definert som en grunnenhet? Definert som campus? Stian: Som leder er synlighet og tilgjengelighet viktig. I forbindelse med oppstart så skal han og org.rådgiver reise rundt på campus og møte studentrådene, handler om å bli kjent med folk. Fokus på effektivitet. Skal være et bindeledd mellom studentene og administrasjonen. Kari: Engasjement på campus der studentene er. Synlighet fra leder og organisasjonsrådgiver. Håper det kan fås til. Viktig å ha struktur og planlegge året godt. Studentrådsledere får godtgjøring. Forventninger om at i rollen som styremedlem og som stud.rådsleder på campus så er viktig å kunne engasjere seg utover sin egen campus og tenke høgskolen som helhet. Studentparlament og styret mener de siste år at de har fått dårlig opplæring. Hva med et foredrag til hvert møte parlamentet, en halvtime? Samt opplæring for styret. Blir lettere for folk å ta på seg verv når de føler at de mestrer oppgavene godt. Ida: Praktiske avklaringer: Lag en egen epost til velferdsfondet. Forstår det slik at det har vært problemer med storhk@hihm.no få dette iorden Camilla/Emmeline: Ønsker opplæring i studentrådet. Hvordan fungerer ting? Hva er LMU? Hvordan er ting oppbygd? Forslag fra Rikke «StorHK for dummies», inføring skriftlig i perm. Vedtak: Oppdaterte vedtekter vil komme på plass, jfb møtet i studentparlamentet Det vil blir kjørt opplæring på neste styremøte, alle vil få en egen perm med oversikt over den viktigste informasjonen samt at det vil holdes foredrag som vil være informativt for å kunne drive StorHK på en god måte på neste Kick-off. Blæstad sin rolle vil bli nærmere undersøkt (en evt egen vedtektskomite kan utforme forslag til endringer når det gjelder StorHK sin rolle. Lone undersøker om det er blitt gjort endringer i vedtekter tidligere som ikke har blitt oppdatert i StorHKs eksisterende vedtekter.

4 Sak 34/15 Lederforum. Hvordan ønsker vi at Lederforum skal være framover? Samfunnene bruker dette forumet aktivt og tar opp sine problemstillinger. Alle samfunnene står alene organisasjonsmessig og syns dette er en fin anledning for ide og erfaringsutveksling. Dette er også en fin møteplattform for StorHK og samfunnene mtp felles interesser, prosjekter, informasjonsutveksling og samarbeid. Siste lederforum ble avholdt like før jul og avtalen var at alle samfunn skulle sende inn sine budsjett. Dette har ikke blitt behandlet etter at Marthe sluttet. Ønsker å ta opp nøkkelfordelinga og se på fordelinga som sak i lederforum. Fin tanke: trengs mer struktur. Stian: Viktig at innholdet i møtet er relevant for alle deltakere. Ønsker å inkludere fadderstyrelederne 2 ganger i året, dette kalles for utvidet lederforum. Disse møtene tenkes avholdt i forkant av fadderuka og vinterballet. Fadderuka er viktig. Der er studentene mest engasjerte. Neste møte avholdes i mai, med fadderuka som tema. Studentpresten skal komme med å ha et foredrag. Ha med politiet i Hedmark. SiHs rådgivere ønsker også/kan brukes. Vedtak/konklusjoner: Første møte i utvidet lederforum settes til 5 mai på Hamar/Campus Luna. Kl Stian kaller inn senest 21 april, med komplett program. Resterende møter fastsettes i årshjulet og ved bruk av Google Calendar. Lone, Ulrikke og Stian ordner. 2-3 ganger pr semester. Form: 2 fra samfunn og to fra studentrådet, disse må ha ledertittel, men lederforumet ønsker at de mest relevante deltar ift møtets innhold. Møter vil gjennomføres med egne tema. Disse avklaringer kommer på plass 6. mai. Sak 35/15 StorHks struktur. Hva skal forberedes / legges fram for Parlamentet? Forslag til hovedendringer: - Studentparlamentets sammensetning endres ved at studentrådsledere tas inn i studentparlamentet som fullverdige medlemmer med stemmerett. - Styret opphører og det blir opprettet et arbeidsutvalg i stedet. Arbeidsutvalgets sammensetning drøftes nærmere. Arbeidsutvalget skal være operativt mellom parlamentsmøtene og iverksette de vedtak parlamentet fatter, samt fremme saker overfor studentparlamentet. - Antall delegater fra Blæstad og Evenstad til studentparlamentet økes fra fra 1 i dag til 2 i fremtiden. Målsetningen er å sikre bedre informasjonsflyt. Videre må det gis bedre opplæring til studentparlamentet samt gi parlamentet et bedre grunnlag for å ta avgjørelser enn det de gjør i dag. Det må nok nedsettes en komite som jobber videre med dette. Det er en del utfordringer knyttet til dette, bl.a juridiske som må sees nærmere på, også hvilke konsekvenser det har for organisasjonsstrukturen og flyten ellers. StorHks nye leder Stian Alexander Aanerud vil gi nærmere informasjon om saken på Parlamentsmøtet. Vedtak/konklusjon: Parlamentet inviteres til å drøfte saken og komme med innspill til innhold, arbeidsmåte og framdrift. Fremmes som egen sak til studentparlamentet den 21 april.

5 Sak 36/15 Aktuelle saker til Parlamentet den 21. april Vedtak/konklusjon: Utover møte om mulig endring i organiseringa i StorHK vil det være de faste poster med orienteringer og rapporter. Sak 37/15 Kick-off Det var egentlig meningen at Kick-offen skulle gjennomføres den april, denne flyttes. Styret må bestemme nye dato og programinnhold. Vedtak/konklusjoner: Årets Kick-off skal avholdes for styrets deltakere og studentrådenes økonomiansvarlige. Gjennomføring fra 11. til 12. mai: Stian, Rikke og Ulrikke planlegger program. Ettermiddag/kveld den 11. mai (oppstart kl 15) og fullt dagsmøte den 12. Foreløpig program Lena Rivenes fra økonomi kl 9-11, Kari undersøker om dette passer. Fredrik Refsnes, holder foredrag om styrearbeid generelt, Ulrikke undersøker. Innkallingen går ut 21 april. Lone undersøker og orienterer om priser på mat, konferanserom og overnatting. Sak 38/15 Markedsføring. Henviser til referatet fra forrige styremøte. Vedtak/konklusjoner: Status mht bestilling av rollups og klær: Siw har bestilt til alle i kveld. Anders bestiller rollups. Trengs det flyers, ev. andre artikler? Stian: Bruker den gamle, syns den er kjedelig. Stian og Anders skal lage en flyer/folder til utdeling samt et manus for tillitsvalgte. En enkel og en konkret. Sendes til org.rådgiver for kvalitetssikring før produksjon. Alle tillitsvalgte får en «pakke». StorHK.no er nedlagt. Kjøper domenet og få linken direkte til hihm.no. Siw og Stian ser nærmere på dette. Hva vi skal gjøre til neste skoleår for å markedsføre på en god måte: Ulrikke, Lone og Stian ser nærmere på dette sammen. Setter av onsdag 6. mai, kl 13: Gjennomgang av komm.plan, handlingsplan og årshjul. Dette presenteres på årets Kick off Årshjul/aktiviteter: Google calendar skal brukes og gjøres tilgjengelig for alle tillitsvalgte og styrets medlemmer i StorHK.

6 Sak 39/15 Eventuelt Vedtak/Konklusjoner: Stian skal ha en gjennomgang av samarbeidsavtalen mellom leder i StorHK og Høgskolen i Hedmark. Valg og valgstyret har møte torsdag 23. april, formålet er å telle stemmer og signere protokoll. Åpner kl. 09 og stenger klokka 15. Ulrikke og Stian deltar som studentrepresentanter i valgstyret. Hele styret vil jobbe aktivt med å oppfordre studenter til å stemme. Neste studentparlamentsmøte settes til 21. mai