FJELL KOMMUNE Rådmannen Dato: Vår ref.: 2009/ /2010 Ark.kode: Sakshandsamar: Vigleik Brekke

Transkript

1 FJELL KOMMUNE Rådmannen Dato: Vår ref.: 2009/ /2010 Ark.kode: Sakshandsamar: Vigleik Brekke Notat Til: Kommunestyret Frå: Rådmannen RAPPORT INFLUENSA A (H1N1) 1

2 1 Bakgrunn I slutten av mars og tidleg i april 2009 vart dei første tilfella av utbrot av influensaviruset A (H1N1) rapport frå USA (Sør California og området nær San Antonio i Texas). Verdas helseorganisasjon (WHO) ga det første varslet om utbrotet 24. april Testar syner at viruset er ei blanding av influensavirus frå gris, menneske og fugl. Den mest kjente influensavirusvarianten av A (H1N1) er eit utbrot mellom soldatar på Fort Dix-basen i New Jersey i USA i april erklærte WHO at verda er i fase fire av pandemiberedskap (årvaken tilstand for ein eventuell pandemi). Pandemisk influensa er av helsestyresmaktene definert som ein smittsam influensa som vert spreidd raskt over heile verda, og ny influensa (H1N1) er eit nytt influensavirus som dei færraste er motstandsdyktige mot. Dersom eit slikt virus muterer (endrar seg) og smittar fort og gir kraftig sjukdom, kan ein stor del av ei befolkning verta sjuk, og dødsraten kan verta høg. Effekten av dette kan verta at mange samfunnsviktige sektorar kan få vanskar med å fungera. Helsedirektoratet fekk same dag ( ) det operative koordineringsansvaret for helseberedskapen knytt til utbrotet av svineinfluensa i Mexico og USA. Dersom det måtte setjast i gong tiltak mot utbrot og spreiing av sjukdomen, skulle krisehandteringa skje i nært samarbeid med Folkehelseinstituttet. Dei første tilfella av mogleg smitte er registrert i Noreg i slutten av april. Noreg fekk tidleg i stand avtale med produsent for å verta prioritert mottakar av vaksine. Nasjonen hadde eit lager på 1,4 millionar dosar av medikamentet Tamiflu i behandlinga av smitta personar. Denne rapporten oppsummerer kva som er gjort frå Fjell kommune si side sidan dei første meldingane kom om utbrot av influensaviruset våren 2009 og fram til massevaksinasjonen formelt var avslutta før påske Vi har i rapporten ikkje vurdert styresmaktene si skildring av pandemien og den generelle dekninga i media. 2 Utvida kriseleiing Fjell kommune har eigen smittevernplan (vedteken av kommunestyret ). Kommunen følgde utviklinga av pandemien, og ga helsestyresmaktene informasjon om beredskapen. Den kommunale kriseleiinga (KKL) vart første gong kalla inn 30. juli, og frå august var det jamlege møte i utvida kriseteam. Tema som har vore drøfta og tiltak som er sett i verk er mellom anna: Tilbod om sengeplassar. Fjell kommune fekk førespurnad frå Helse Bergen om å stilla sengeplassar til disposisjon for ikkje-influensasjuke pasientar. Fjell kommune melde inn at kommunen kunne stilla inntil 52 sengeplassar til disposisjon. Personellsituasjonen, rekruttering og innleige av personell Avtale med organisasjonar ved evt. pandemiutbrot Organisering av dei ulike tenestene ved evt. stort sjukefråvèr Styrking av informasjonstenesta Evt. etablering av naudlegevakt Innskrenking på utanlandsturar og konferansar Offisiell opning av Knappskog skule vart utsett 2

3 Reingjering av bygg og bruk av dispensarar Ekstra beredskap i samband med stortingsvalet Montering av 61 vaskerenner i skulane for å betra hygienen Utplassering av 110 dispensarar Kommunen inngjekk tidleg avtale med fastlegane om å betala kr. 100,- pr. vaksinasjon Kommunen oppretta eigen "Influensatelefon" i samarbeid med Sund kommune 3 Organisering av massevaksinasjonen Det vart sett ned ei arbeidsgruppe som skulle arbeida med planlegging og gjennomføring av massevaksinasjonen. Gruppa var samansett av helsesjef Terje Handal, kommuneoverlege Stein-Inge Stigen, smittevernlege Bjørn Ove Aglen, leiande helsesøster Torill Aglen, tryggleiksleiar Roy Hansen og informasjonsrådgjevar Vigleik Brekke. Utvida kriseleiing konkluderte tidleg ( ) med at det er kommuneoverlegen og smittevernlegen som skal uttala seg om influensa A på vegne av kommunen. Denne informasjonsstrategien har kommunen følgd i heile prosessen. Det er smittevernlegen som i alle aktuelle medisinske spørsmål har uttalt seg til media. Denne strategien har medverka til at Fjell kommune har hatt ei tydeleg røyst overfor media under heile massevaksinasjonsprosessen. 4 Informasjon og vaksinasjon/distribusjon 4.1 Organisering av informasjon og bruk av ulike mediekanalar Fjell kommune vurderte ei rekkje moglege kanalar for å nå fram med informasjon før og under massevaksinasjonen. Mellom anna var det stort oppslag i Vestnytt med fokus på tiltak i skule og barnehage ( ). Samarbeidet med lokale medium har vore god i heile den aktuelle perioden, og redaksjonelle oppslag i lokale media har vore sakleg og presis. Informasjon til media og mediekanalar som er brukt i samband med massevaksinasjonen: Pressemeldingar til media (8 stk.) Direkte informasjon til foreldre i barnehage og skule Artiklar og informasjon på heimesida til Fjell kommune Bruk av Radio Sotra som beredskapsradio der smittevernlege Bjørn Ove Aglen og ordførar Lars Lie har delteke i programposten "Ordførarpraten". Brosjyre distribuert til alle husstandane både ved oppstart av vaksinasjon retta mot risikogrupper og helsepersonell og seinare ved massevaksinasjonen. Distribusjonstidspunkt for risikogrupper og helsepersonell var (veke 44) og massevaksinasjonen (veke 47). Annonsering i lokale medium (Vestnytt, Bergens Tidende, Radio Sotra) Plakatar for oppslag på sentrale møtestader i heile kommunen Oppretting av "Influensatelefon" i samarbeid med Sund kommune (Sotra legevakt) 3

4 4.2 Posten som distributør Bruk av Posten som distributør var ei utfordring. Posten har i dag rutinar som i utgangspunktet krev inngått avtale tre dagar i forkant av innlevering av uadressert B-post. I tillegg kjem ei leveringstid på fem - seks dagar. Inkludert trykketid vil det gå nærare to veker mellom siste frist på korrektur til brosjyren ligg i postkassen. Posten har også felles kategorisering av reklamemateriell og offentleg informasjon. Ved første distribusjon (veke 44) kom det meldingar om at nokre brosjyrar om vaksinasjon ikkje vart levert i postkassar med merket "Reklame, nei-takk". Ved distribusjon av den andre brosjyren (veke 47) vart det presisert på forsendinga at dette er offentleg informasjon som skal leggjast i alle postkassane. 4.3 Utfordringar med endra informasjon Helsestyresmaktene har gjeve jamleg informasjon om utviklinga av smittespreiinga heilt sidan ultimo april. Informasjonen endra seg undervegs, og lokalt skapte dette til dels store utfordringar. Vi vil illustrera dette med følgjande døme: I september (20.09) kom det melding frå Folkehelseinstituttet (FHI) om at vaksineringa truleg kan starta opp i siste del av oktober. I oktober (08.10) opplyste FHI at dei første leveransane av pandemivaksine ville koma til Noreg i veke 42 og 43 og at kommunane etter forskrift har plikt til å informera innbyggjarane om det nasjonale vaksinasjons-programmet og tilby dei vaksine. 16. oktober fekk Fjell kommune melding om at kommunen ville få sin leveranse på 1500 dosar pandemivaksine innan torsdag 22. oktober dosar er rekna å dekka halvparten av trongen for vaksinasjon til risikogruppene og helsepersonell i Fjell. På bakgrunn av kravet om informasjon til alle innbyggjarane om tilbod om vaksine, avgjorde Fjell kommune at det skulle sendast ut brosjyre om vaksine for risikogruppene og helsepersonell. Brosjyren vart distribuert via Posten. På grunn av trykketid og tid til distribusjon, låg brosjyren i postkassen til innbyggjarane med melding om oppstart av vaksinasjon frå måndag (veke 45).Vår intensjon var å få ut informasjon til alle innbyggjarane før vaksinasjonen skulle starta i veke 45. I mellomtida synte det seg at leveransen av vaksinedosar vart levert til kommunen tidlegare enn forventa. Som følgje av stor merksemd i media, oppstod det i vekene 43 og 44 eit stort press mot kommunane til straks å starta opp med vaksinasjonen. Fylkeslegen i Hordaland, Helga Arianson, oppmoda kommunane til straks å starta med vaksinasjon (NRK Hordaland 23.10). Det gjaldt også dei kommunane som etter grundig planleggjing hadde opplegget klart for å starta opp med vaksineringa i veke 45 (frå 02.11). Ut frå den rådande situasjonen, fann Fjell kommune det rett å tilby vaksinasjon i eit avgrensa omfang for risikogrupper og helsepersonell frå tysdag Vi var klart over at dette kunne resultera i at det vart slutt på vaksinedosane før planlagt oppstart Då veka var omme, var det i realiteten slutt på vaksinedosar i Fjell. FHI kunne ikkje gje konkret informasjon om kva tid neste dose (1500 stk) var på plass. Dermed måtte vi utsetja vidareføringa av vaksinasjonen. FHI hadde våre 1500 vaksinedosar på lager 30.10, og kommunelegen vår føreslo at Fjell kommune for eiga rekning frakta dosane frå FHI sitt lager til kommunen. Ei slik løysing ville gjort det mogleg å gjennomføra vaksinasjonen som planlagt FHI avviste ei slik løysing. 4

5 Eit anna døme på kor vanskeleg det er å gje informasjon med stadige endringar, er eit tilbod frå Helsedirektoratet om ei gratisannonse i ei avis. Fristen for innlevering av stoff til annonsa var 20.10, medan annonsen skulle stå på trykk Den tidlege fristen og justert informasjon frå helsestyresmaktene i mellomtida førte til feilinformasjon i vår annonse i BT om vidareføring av massevaksinasjonen for risikogrupper. 5 Samarbeid med hjelpeorganisasjonar I august innkalla Fjell kommune Hordaland sivilforsvarsdistrikt, Sotra Røde Kors Hjelpekorps og Litle Sotra sanitetsforening til møte for å få kartlagt kva organisasjonane kan hjelpa til med dersom influensaepidemien skulle utvikla seg. I samband med massevaksinasjonen hadde Røde Kors vakt (førstehjelp) på dei tre vaksinasjonsstadene, Straume helsestasjon, Ågotnes skule og kultursalen (rådhuset). Hordaland sivilforsvarsdistrikt hjelpte til med skilting og trafikkdirigering. 6 Medisinske vurderingar (v/ smittevernlegen) 6.1 Vaksinering av helsepersonell Helsepersonell som ville få kontakt med influensasjuke, vart først vaksinerte. Det vart gjennomført ved at dei etter instruksjon frå smittevernlegen, vaksinerte kvarandre. Dei fleste av helsepersonellet let seg vaksinera. 6.2 Vaksinering av risikogruppene Folkehelseinstituttet hadde detaljerte definisjonar av kven som tilhøyrte risikogruppene og skulle ha vaksine først. Vaksinering av risikogruppene var i Fjell kommune gjennomført hos pasientane sine fastlegar, då det er fastlegen som sit med kunnskap om ein høyrer til risikogruppene. Fastlegane gjennomførte dette ved at dei til dels hadde utvida opningstid og til dels med ekstra bemanning. Tilbakemeldingane er at vaksineringa gjekk greitt, og at vi hadde bra kontroll på at det var personar som tilhøyrte risikogruppene som fekk vaksinane. Legekontora hadde ikkje problem med å få sett dei vaksinane dei hadde fått tildelt. Pågangen for å få vaksine var stor i denne fasen av vaksineringa. Det ligg ikkje føre brukbar statistikk som viser kor stor del av risikogruppene som valde å la seg vaksinera. 6.3 Massevaksinering Det vart gjennomført massevaksinering etter retningslinjer frå Helsedirektoratet. Det var helsestasjonane som sto for vaksineringa, og det var beordra helsepersonell og anna personell til dette. Det var ekstra medisinsk beredskap for å ta seg av vaksinereaksjonar og for å gjera medisinske vurderingar, der det kunne vera tvil om ein skulle setja vaksinen. Fram til den siste veka før jul hadde alle innbyggjarane fått tilbod om vaksine. Interessa for vaksinen vart etter kvart mindre. 6.4 Vurdering Helsepersonell fekk vaksine tidleg, og eg trur det gjorde til at det har vore relativt lite influensasjukdom hos desse. Nokre vart litt sjuke av vaksinen. Det er ikkje gjort særskilt registrering av sjukefråvér knytt til vaksinen. Risikogruppene vart vaksinerte hos fastlegen. 5

6 Dei fleste i denne gruppa har jamt kontakt med sin lege, og vi meiner dette var den beste måten å gjennomføra vaksinering av denne gruppa. For å få opp vaksineringsdekninga i denne gruppa, kunne ein tenkje seg at pasientane vart innkalla til vaksinering. Fastlegane hadde ikkje nokon rasjonell måte å gjera dette på, men leverandørane av elektroniske datajournalar vil truleg laga program for dette nå. Massevaksineringa var prega av til dels stor overkapasitet, og det hadde vore forsvarleg med eit noko mindre tilbod, både når det gjeld opningstid, beredskap og vaksineringskapasitet i opningstida. For å auka vaksinasjonsdekninga, måtte vi truleg hatt andre tilbod som vaksinering på skular og i barnehagar. Biverknader og reaksjonar på vaksinen var få, sett i forhold til alle dei vaksinane som vart sett. Det ligg føre 15 rapportar frå legane som var til stades. Berre eìn av desse var reaksjon så alvorleg at det vart sendt inn til Sysvak. Men også denne reaksjonen var, så langt eg kan vurdera ut frå journalnotatet, ein såkalla vasovagal reaksjon (reaksjon utløyst av smerte og angst, uavhengig av kva som er i sprøyta.) Av rapportane elles er fem rapportar om vurdering før vaksinering, og resten rapportar om vasovagale reaksjonar og rapportar om feber og andre normale reaksjonar etter vaksinering. Det kan vera registrert reaksjonar hos fastlege eller andre legar seinare, utan at vi har fått rapportar om det. Det vil etter kvart koma rapportar frå Folkehelseinstituttet om frekvens av biverknader etc. Vaksinasjonsdekninga i Fjell enda opp på 46 prosent. Det er tilfredstillande når vi samanliknar oss med andre kommunar. Epidemien var allereie i full gang og til dels på hell, då vaksineringa vart gjennomført, og det er derfor ikkje lett å seia kor mykje effekt det var av vaksineringa i vår kommune. Vaksinane vi har til gode, har vi i beredskap. H1N1-viruset vil truleg òg gjere seg gjeldande neste influensasesong. Erfaring frå land som nå får vinter- og influensasesong, vil avgjera om det vil verta tilrådd å tilby vaksine før neste vinter hos oss. Økonomisk sett var vaksineringa av helsepersonell og risikogruppene eit rimelig tiltak. Vaksinering av helsepersonell var knapt noko ekstrautgift i det heile. Vaksinering av risikogruppene kosta kommunen 100 kr pr. vaksine. Massevaksineringa var derimot eit meir kostbart tiltak, om ein ser på kostnad pr. vaksine. 7 Organisering av vaksinasjonen (v/ leiiande helsesøster) 7.1 Helsestasjonane gjennomførte massevaksineringa Mykje var uklart i starten, og det var kort tid frå tilrådinga om massevaksinering kom frå Folkehelseinstituttet til vi skulle vera i gang med vaksineringa. Tilgangen på vaksine ville i starten vera slik at ein måtte planleggja vaksinering over fleire veker. Det vart laga planar, vaktlister for alt personell, detaljerte arbeidsinstruksar for vaksinatørane m.m. Det låg føre diverse instruksar frå Folkehelseinstituttet, og desse måtte gjerast kjent for vaksinatørane. 6

7 7.2 Opningstid Frå kommuneleiinga var det ønske om eit tilbod med opningstid heilt til kl. 20. Det var tre vaksineringstader; Straume helsestasjon, Fjell rådhus og Ågotnes skule. På kvar vaksinasjonsstad var det tre - fire vaksinasjonsstasjonar, med to vaksinatørar på kvar stasjon. Ein ansvarleg vart peika ut for kvar vaksinasjonsstad/dag. Vaksineringa vart gjennomført frå kl 15 til 20 måndagar og onsdagar, og frå kl 10 til 18 på fredagar. Helsesøstrer og andre sjukepleiarar var på plass med vaksinatørar. Det var eìn lege til stades på kvar stad under vaksineringa. 7.3 Registering Alle vaksinar vart registrerte direkte i PANVAK, medan den vaksinerte sat hos vaksinatør. På den måten slapp vi dobbeltarbeid med papirlister. IT-avdelinga hadde laga nettilgang på alle vaksinestasjonane. Dessutan hadde IT-avdelinga også laga køordnar, slik at kønummer kom opp på TV-skjerm i ventelokala etter kvart som vaksinatør registrerte ein vaksinering som gjennomført. I tillegg var det personell frå økonomiavdelinga som tok i mot betalinga frå dei som skulle bli vaksinerte, og det var anna personell som hjelpte til med å visa folk til rette både ute på parkeringsplassane og inne i venteromma. Etter vaksineringa måtte folk venta 20 minutt, og då fekk dei tilbod om drikke og småkaker. Nokre dagar var det òg høgtlesing for barna. 7.4 Bemanning og kapasitet Kvar vaksinasjonsdag var det opp til 50 personar i arbeid. Då blir det sjølvsagt mykje arbeid med bytte av vakter, ringing etter vikar ved fråfall etc. Vi klarte å halda oppe ein god kapasitet og det var berre i starten av opningstida det var noko kø å snakka om. På grunn av at vi frykta dårleg tilgang på vaksine, følgde vi i starten strengt tilrådingane om å starta med dei yngste. Etter kvart gav vi også tilbod om samtidig å vaksinera dei som følgde barna. 7

8 I desember vart det òg organisert busstransport frå ungdomsskulane til vaksinasjonsstadane. Siste veka før jul hadde alle innbyggjarane fått tilbod om vaksine. Etter kvart vart det mindre interesse for vaksinen, og bemanninga vart dermed redusert noko. Det vart også gjeve tilbod om vaksinering nokre kveldar etter nyttår, då berre på Straume helsestasjon. Mellom jul og nyttår kunne ein få vaksine hos Helsetenester Vest Reisevaksiner, som òg har fått vaksinar seinare, slik at enkeltpersonar som treng slik vaksine, kan få det. Det er 2460 vaksinar til gode etter massevaksineringa. Folkehelseinstituttet tek ikkje desse i retur. Grunnen til overskotslageret er mellom anna at færre personar tok vaksinasjon enn forventa og at barn likevel ikkje skulle ha vaksinedose nr. to. 7.5 Registrerte vaksinasjonar Ifølgje Folkehelseinstituttet er det pr registrert personar med pandemivaksinasjon i Fjell. Dette tilsvarar 46 prosent av innbyggjartalet. På landsbasis er dekninga 39 prosent. Hordaland har ein dekning på 43 prosent, medan 42 prosent av innbyggjarane i Bergen har tatt panedemivaksinasjon. 7.6 Vurdering Vi gav eit godt vaksinasjonstilbod til innbyggjarane, og vi fekk mange positive tilbakemeldingar på gjennomføringa av vaksineringa. Mange var usikre på dette med vaksinering, og trengte rådgjeving. Informasjon var tilgjengeleg på fleire språk. Då vi hadde godt med materiell frå Folkehelseinstituttet og god kapasitet, fekk vi gjort denne oppgåva tilfredstillande. 8 Dekking av personellbehov (v/ Personalsjefen) Personalbehovet vart i første omgang estimert ut perioden frå oppstart og ut året. Oppgåvene vart spesifisert til: Sjølve vaksineringa med innrapportering i datasystemet Mottakspersonell Venteområde personell Barnehagepersonell i første fase av vaksineringsplanen Personell for innregistrering og betaling. Parkerings/tilsyn ute Det var tre vaksinestasjonar, og det vart rekna ut personellbehov etter dette. Helsestasjonane med leiande helsesøster og kommunelege løyste bemanningsbehovet for vaksinering og medisinsk registrering. Resten av personellbehovet vart dekka ved at det gjekk ut appell til alle tilsette i organisasjonen. I tillegg gjorde ein avtale med Røde kors Hjelpekorps om venterom/mottakspersonell og med Sivilforsvaret om hjelp på parkerings- og uteområda. Dei fekk godtgjersle etter avtale. Hjelpekorpset deltok i dei mest aktive vekene, medan Sivilforsvaret var med første veka. I tillegg var det med nokre frivillige. Totalt var personalbehovet i første fase 4 på vaksine 8

9 4 i venteområdet 2 frå barnehage 2 i mottak 1 økonomi registrering 2 på uteområdet Dette er 13 personar kvar vaksinedag på tre vaksinestasjonar. I siste del av perioden vart personalbehovet noko redusert. Eige personale vart løna gjennom sitt ordinære tilsetjingstilhøve. Næraste leiar organiserte arbeidstida gjennom skyvd eller justert arbeidstid. Berre unntaksvis var det nødvendig å nytta overtid. 9 Økonomi (v/ Økonomisjefen) Økonomiavdelinga hadde sju personar engasjert i den perioden influensavaksineringa gjekk føre seg. Fjell kommune vart samde med Sund og Øygarden kommunar om eigendel for vaksine. Tilsette i økonomiavdelinga tok imot betaling, (kr. 50- pr. vaksine), leverte ut kvitteringar, talte opp pengane, avstemte og plasserte kvar dag omsetnaden i nattsafe. Dei fleste betalte kontant, men det var også høve til å betala med kort. Totalt kom det inn om lag kr ,- i eigenbetaling. Av dette var om lag kr ,- betaling via kortterminal. Tre terminalar vart leigd inn frå firmaet Point Transsaction System A/S. Leigeprisen for 70 dagar vart kr ,- inkl. moms. Totaloversyn utgifter/inntekter Influensa A (H1N1) pr : Kostnadstad: 3014 Regnskap Regnskap Brukerbetalinger , ,00 12 Overføringer med krav til motytelse , ,88 20 Lønnsutgifter , ,26 21 Sosiale utgifter , ,47 22 Kjøp av varer og tjenester som inngår i tjenesteproduksjon , ,09 23 Kjøp av tjenester som ertsatter tjenesteproduksjon , ,00 24 Overføringer 4.825, ,88 Sum kostnadstad: , ,82 T O T A L T , ,82 Influensaepidemien har kosta Fjell kommune over to millionar kroner. Ein god del av utgiftene gjeld innkjøpt utstyr som også vert nytta etter epidemien. Kjøp av varer og tenester som erstattar tenesteproduksjon omfattar hovudsakleg kjøp av vaskeservantar i skulane. Kjøp av varer og tenester som inngår i tenesteproduksjon gjeld først og fremst betaling til privatpraktiserande legar. Det vart kjøpt inn 110 dispensarar til om lag kr ,-. 9

10 10 Oppbygging av ein robust organisasjon tilpassa vaksinasjonsprogrammet (v/ tryggleiksleiar) 10.1 To veker til oppstart intensiv planleggingsperiode. Då helsestyresmaktene bad kommunane om å starta massevaksineringa, sette den utvida kriseleiinga saman ei gruppe på seks personar. Oppdraget til gruppa var å setja i gang med planlegginga for massevaksinasjon i Fjell kommune. Frå gruppa fekk oppgåva til oppstart av vaksineringa, hadde gruppa 14 dagar til å byggja opp ein funksjonell organisasjon. På dette tidpunktet var det elles mange uavklarte element i forhold til oppgåva som hadde innverknad på korleis vaksinasjonsplanen fekk si endelege utforming. Til dømes kom Folkehelseinstituttet med forventningar om at så mykje som 75 % av befolkninga burde vaksinera seg. Som nemnt ovanfor var programmet for levering av vaksinar ikkje klart og fungerte uregelmessig. Det var lenge uklart om styresmaktene vurderte pandemien som ein krise, og over tid skapte mediaoppslag mange vekslande og forvirrande inntrykk om situasjonen. Samla sett fekk slike tilhøve innverknad på planleggingsprosessen Roller, ansvar og serviceinnstilling. Seksmannsgruppa vart tidleg samde om at det var tenleg med ei deling av ansvaret for oppgåvene knytt til massevaksineringa. All medisinsk tilrettelegging vart knytt til Helsesjefen og kommuneoverlegen sine roller, alt om medisinfaglege spørsmål til smittevernlegen, anna informasjon til informasjonsrådgjevaren og tryggleikssjefen. Det vart avgjort å be om hjelp frå Sotra Røde Kors Hjelpekorps og Hordaland sivilforsvarsdistrikt. Prinsippa som vart valte for den vidare planlegginga, var elles: Tre lokalitetar som vaksinasjonsstader Massevaksineringa skulle skje parallelt med den ordinære drifta til kommunen. I utgangspunktet skulle det vera tilsette i kommunen som fekk oppgåver i vaksinasjonsprogrammet Fokus på gjennomgåande serviceinnstilling til publikum, frå parkeringsplassen og tilbake Kapasitet som førte til lite ventetid Kontinuerleg informasjon både internt og eksternt 10.3 Praktiske førebuingar samhandling mot felles mål. Hovudoppgåva i planleggingsperioden var å tilretteleggja vaksinasjonsstadene slik at vaksineringa kunne gå føre seg i denne rekkefølgja: Parkering Utdeling av nummerlapp Betaling Opphald i venterom Vaksinering og PANVAK-registrering Etterventing (minst 20 min.) Retur til parkeringsplassen eller utgangspunktet For å møta publikum slik, vart det vektlagt god bemanning og tydeleg skilting både mot parkeringsplassen, mot vaksinasjonslokala og innomhus. Parkeringsplan og skiltplan for alle vaksinasjonsstadene vart laga i samarbeid med Hordaland sivilforsvarsdistrikt, og om lag 20 skilt vart tinga hjå ein lokal produsent. Arbeidstøy til uniformering av støttepersonell vart også tinga. Det vart avtalt hjelp om vaktteneste frå Fjell Røde Kors Hjelpekorps, og 10

11 tryggleikssjefen var med på eit medlemsmøte for å orientera om planane for massevaksineringa Hjelp frå den kommunale organisasjonen Massevaksineringa gjekk føre seg i fire veker. For å få til ei funksjonell organisering av vaksinasjons-stadene, fekk tryggleikssjefen løyst ei mengd store og små, men framfor alt viktige, arbeidsoppgåver frå store delar av dei kommunale fagfelta. Lista med bidrag er både lang og imponerande: Barnehagesjefen: Det vart sett opp ei eiga gruppe som fokuserte på aktivitetar for barn. Dette var eit viktig bidrag, særleg i dei første vaksinasjonsvekene der talet på barn var stort. Eigedomssjefen: Reinhaldstenesta tilpassa reinhaldsrutinane på vaksinasjonsstadene og skaffa ekstra reinhaldsutstyr. Teikningar over vaksinasjonsstadene vart brukt for å organisera buken av lokala. Skiltfolk henta parkeringsskilta og sette opp om lag 20 skilt same dagen vaksineringa starta. Vaktmeistrarar fann stolar, leidningar og bord og rydda kvar kveld og før kvar opning. IKT-sjefen: Det vart plassert ut berbare datamaskinar til PANVAK-registreringa. Det vart laga eit eige program som gjorde det mogleg å få ventenummera til vaksinasjonskøen opp på storskjerm og TV-skjerm. Personalsjefen: Det vart utarbeidd vaktlister for alle vaksinasjonsstadane gjennom heile perioden. Ved hjelp av KOS-programmet fann avdelinga personell med nødvendig kompetanse. Plan- og utbyggingssjefen: Prosjektleiar på avdelinga framskunda og justerte ferdigstillinga av dei nye parkeringsplassane til den nye ungdomsskulen på Ågotnes. Kart- og oppmåling laga kart med skiltplan over parkeringsplassane på vaksinasjonsstadane. Fotograf følgde opp med fotodokumentasjon. Rådmannen: Informasjonsrådgjevar og tryggleiksleiarar jobba kontinuerleg med vaksinasjonsplanen. Servicetorgsjefen: Det vart kjøpt inn nødvendig utstyr til vaksinasjonsstadene og sikra at alle vaksinasjonsstadene fekk forpleiing til kvar vakt. Skranken ekspederte ei rekkje ekstra førespurnader knytt til vaksineringa. Informasjon kom ut på kort varsel, og ved fleire høve vart det laga ei rekkje plakatar som vart nytta på vaksinasjonsstadene. Økonomisjefen: Avdelinga hadde ansvaret for opplegget med utforming og mottak av betaling av eigendelane. Etter kvar vaksinasjonskveld vart det levert oppdaterte lister med oversyn over innbetalingane. Avdelinga stilte med eigne folk til kvar vaksinasjonskveld. Og ikkje minst; mange tilsette i Fjell kommune stod for bemanning av lokala dei fire vekene massevaksineringa varte. 11 Oppsummering 11.1 Vurdering av vår gjennomføring av vaksinasjonen I punkt seks og sju har vi presentert våre medisinske vurderingar og korleis vaksinasjonen vart organisert. Fjell kommune hadde til liks med dei andre kommunane utfordringar knytt til informasjon (jf. pkt. 4.3). Vår kommune valde å distribuera brosjyrar til alle husstandane i to omgangar. Endra og ny informasjon frå dei sentrale helsestyresmaktene like etter at brosjyrane var distribuerte, skapte utfordringar for oss. Ved bruk av avisannonsering, 11

12 meldingar på radio, pressemeldingar og informasjon på heimesida, klarte vi likevel å få fram justert og oppdatert informasjon til innbyggjarane på ein tilfredsstillande måte. Som det går fram av punkt sju er vi godt nøgde med måten vaksinasjonen vart gjennomført på. Nokre dagar var det vanskeleg å få tilstrekkeleg med mannskap på plass, men totalt sett vart behovet for personell dekka. På dei siste vaksinasjonsdagane var det overkapasitet på personell. Det vart lagt vekt på å skapa hyggelege rammer for vaksinasjonen. Barnehagesjefen stilte opp med personell til "leikeareal" for dei minste, og det vart servert gratis kaffi, juice og kjeks til publikum 11.2 Respons og tilbakemeldingar frå innbyggjarane I den perioden vaksinasjon for risikogruppene vart gjennomført, kom det inn mange spørsmål til kommunen om kven som tilhøyrte risikogruppene. Det var i hovudsak legesentra og sentralbordet som måtte gje svar på desse førespurnadene. På legevaktsentralen vart det opretta ein eigen "Influensatelefon" som også svarte på spørsmål frå publikum. I nokre tilfelle var det smittevernlegen og kommunelegen som gav endeleg svar. Det kom nokre reaksjonar på at det vart slutt på vaksinar ved planlagt oppstart i veke 45 (for risikogrupper). Dette har vi omtalt ovanfor og kan forklarast med endra og ny informasjon på kort varsel frå dei sentrale helsestyresmaktene. Tilbakemeldingane på måten massevaksinasjonen vart gjennomført på, var svært positive. Det var ein del kø i starten av vaksinasjonen av risikogruppene, men seinare var det liten og ingen kø. 12

13 11.3 Noko å ta med på vegen - erfaringar til seinare bruk Øving forankring og planar: Då kravet om å starta opp med massevaksineringa kom til kommunane, hadde Fjell kommune gode føresetnader for iverksetjing. Organisasjonen hadde øvd på pandemihending i Møta i den utvida kriseleiinga gjorde at leiinga var budd på at ei mogeleg massevaksinering kunne verta aktuell, og kommunen hadde tenleg planverk i beredskapsplanen for situasjonen. Likevel var det godt å ha to veker til planlegging av vaksinasjonsprogrammet. Ved eit eventuelt seinare høve, kan det vera tenleg å vurdera planleggingskapasiteten ved hendingar. Permanent beredskapsgruppe: Det kan óg vera tenleg å ha ei permanent gruppe som har kompetanse for ekstraordinære/berdskapsmessige tilhøve og som kan utvikla seg og jobba i lag ved behov. Mobilisera breidda i organisasjonen: Menneska i ein kommunal organisasjon har mykje ressursar og ulik kompetanse som kan vera tenlege å nyttiggjera seg ved ekstraordinære tilhøve. Koordinering, samhandling og innsats kan utløysa dette potensialet. Dette fungerte tilfredsstillande i samband med massevaksineringa og er viktig å ta med vidare. Informasjon/kommunikasjon: Intern og ekstern informasjon har vore særleg viktig ved massevaksineringa. Ved massevaksineringa fungerte intern informasjon og kommunikasjon tilfredsstillande. Likevel kan Fjell kommune vurdera å byggja opp materiell og planar som vil vera operativ og fungera raskt dersom det ordinære nettet fell bort i kortare eller lengre periodar. Det er også aktuelt å vurdera andre aktørar enn Posten når det gjeld distribusjon av brosjyrar. Planar for beredskapsbruk av einskilde kommunale bygg: Ved eventuelle framtidige hendingar, kan det i Fjell kommune verta trong for mottaks- og evakueringssenter som må ta imot eit stort tal menneske. Kommunen har mange gode bygg som kan vera tenlege for slike oppgåver, men har ikkje planar for organisering og drift. Dette kan vera eit utviklingsprosjekt som også kan ha regional forankring. Økonomisk handlingsrom: Ved massevaksineringa var det naudsynt å bruka midlar som ikkje var budsjetterte. Det vart oppretta eigen kostnadsstad for influensaepedemien administrert av økonomiavdelinga. Dette var ei god ordning som er tenleg å vidareføra. 13