Innkalling til ordinært årsmøte

Transkript

1 Innkalling til ordinært årsmøte Møtet avholdes på Motormuseet på Strømmen Storsenter, søndag 2. april 2006 kl Det innkalles herved til ordinært årsmøte i Norsk Volvo Amazon Klubb for Som sted for Årsmøtet er valgt Motormuseet på Strømmen Storsenter. Strømmen ligger et par - tre mil nord for Oslo ved E6 en i retning Trondheim. Museet har inngang på baksiden av storsenteret. Styret håper at så mange som mulig har anledning til å komme, da årsmøtet kanskje er den største muligheten klubbens medlemmer har til å påvirke klubbens videre drift i året som kommer. Dersom det skulle være langt å reise for noen, kan potensielt reisefølge finnes i matrikkelen som er vedlagt innkallingen. Det presiseres at kun medlemmer som har betalt kontingent for inneværende år (2006) har stemmerett på årsmøtet Saksliste: 1: Godkjennelse av fremmøtte representanter (kontroll av betalt kontingent for 2006) 2: Valg av møteleder/referent, samt representant til å underskrive protokollen. 3: Godkjenning av innkalling 4: Årsberetning 2005 (se bilag) 5: Regnskap 2005 / Budsjett 2006 (se bilag) 6: Medlemskontingent : Fastsetting av utstillingskriterier (se bilag) 8: Innkomne forslag 8.1 Etiske rettningslinjer for NVAK (se bilag) 8: Valg - Kasserer (2 år) - 2. styremedlem (2 år) - 3. styremedlem (2 år) - Valgkomite (1 år) - Revisor (1 år)

2 Årsregnskap 2005 Året Konto Kostnader Budsjett Avvik Budsjett ,42 Trykkeri kostnader , , Redaksjonelle kostnader inkl mva Kalender Porto , , Internett LMK-kontigent Stand-og treffkostnader 5 693, , ,50 Landstreff Bidrag til lokal avdelinger Styrekostnader 1 955, , Telefon Kontor rekvisita Km godtgjørelse Klubb rekvisita , , Bankomkostninger Vervekampanje ,92 Sum kostnader , , Året Konto Kostnad Budsjett Avvik Budsjett ,50 Kontingent Gave Annonser Klubbrekvisita Loddsalg Rente ,50 Sum inntekter Totale inntekter Totale kostnader Årsresultat Ekstra ordinærkostnad - brann Note 8 Ekstra ordinært resultat kr Note 5

3 Balanse 2005 Eiendeler pr Driftsmidler Standutstyr Note 4 0 Omløpsmidler Bank Kontanter Varelager Note Fordringer Note Forskuddsbetalte kostnader Note Sum eiendeler Egenkapital og gjeld pr Egenkapital Opptjent egenkapital Note Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Note Kontingent 2005 Note Gave 2005 Note Sum egenkapital og gjeld Noter til regnskap Note 1 Varelageret består av beholdning av capser, tøymerker, skjorter, torslandabøker, verktøy, viskere, lekebiler og samlepermer pr Varelageret er verdsatt etter ansaffelskost. Note 2 Utestående fordringer på annonser for Note 3 Gjelder i sin helhet kalender for Kalender for 2006 er ikke betalt i Vurdert til anskaffelseskost Note 4 IB verdi pr Telt Årets avskrivning UB verdi pr Note 5 Egenkaptal pr Årets resultat Egenkapital pr Note 6 Påløpt, ikke betalte kostnader (porto, trykking og redaktør) for AmazonPosten nr 5/05. Note 7 Forfall og fakturering for kontingent 2006 ble ikke foretatt før etter Det er derfor ikke større periodiseringer knyttet til dette. Note 8 I forbindelse med brann der hvor vår rekvisita var lageret påløp det noen direkte kostnader, samt at vi har estimert tapet av skadede varer. Brent Kastet Ryddekostnader Totalt Hvorav er kommet til fratrekk i varekostnaden for 2005.

4 Styret for Norsk Volvo Amazon Klubb har for året 2005 (fra og med årsmøtet) vært: Leder: Bengt Lybekk Sekretær: Håkon Frogner Kasserer: Pål-Magnus Lilleberg 1. Styremedlem: Arve Larsen 2. Styremedlem: Christian Holck 3. Styremedlem: Tom Pettersen Årsberetning 2005 AmazonPosten AmazonPosten har kommet ut med 5 utgivelser i løpet av 2005 (4 ordinære utgivelser, 1 matrikkel). Redaksjonskomiteen som styret utgjør, er pålagt å bidra til hvert nummer av AmazonPosten var et særdeles godt år hva bidrag til AmazonPosten gjaldt har til sammenlikning vært noe dårligere, men fortsatt har vi klart oss. Styret har nok også en jobb å gjøre i forhold til å oppfylle sine plikter som en redaksjonskomite. Siste utgave i 2005 var i så måte fylt av flere bidrag fra styret enn hva det har vært på lang tid. Om styrets sammensetning Styret har gjennom hele 2005 inneholdt 6. styreverv. Samarbeidet innad i styret har vært upåklagelig. Geografisk befinner hovedtyngden av styret seg på Østlandet med en leder bosatt på Ål i Hallingdal som et ytterpunkt. Styremøter Styret har også for denne perioden avholdt styremøte i forkant av hver utgave av AmazonPosten. Det vil si at styret har avholdt 4 ordinære møter i perioden. Styret har uten unntak avholdt møter hjemme hos noen i styret med enkel bevertning. Økonomi NVAKs økonomi har for perioden vært preget av regelmessighet. På klubbrekvisitasiden har klubben gått til innkjøp av noen nye T-skjorter. Likevel har klubbens totale kostnader på rekvisita oversteget hva som først var intensjonen da lageret (hjemme hos Arve Larsen) var innblandet i en større husbrann lille julaften. Det meste ble reddet, men noe gikk tapt og må følgelig kostnadsføres i I skrivende stund (før regnskapet blir endelig vedtatt av årsmøtet) ser det ut til at uhellet har kostet klubben drøye kr ,-. Rekruttering Styret har gjennom perioden arbeidet grundig med rekrutteringen. Gjennom året har klubben vært synlig med egen stand/eget telt ved en rekke treff. Også måten klubben rekrutterer har vært oppe for analyse. Det vi ser i dag er at de aller fleste nye medlemmer melder sin interesse gjennom nvak s nettside NVAK på internett har i løpet av året blitt hyppig brukt. Tradisjonelt har markedsplassen vært publikumsyndlingen til våre brukere. Etter lanseringen av et diskusjonsforum i 2004, kan det se ut som om markedsplassen må ta opp konkurransen om å være yndling, med forumet. Men forumet har også opplevd at enkelte brukere har misbrukt tilbudet, og derfor vært stengt i korte perioder for opprydding. Styret i samarbeid med webmaster brukt uforholdsmessig mye tid på dette problemet sammenliknet med andre oppgaver styret også er pålagt å utføre. Rekvisita Klubbens rekvisitabeholdning er der den skal være med unntak av samlepermer. Vi har et bredt spekter av rekvisita, noe vi har merket ved økt rekvisitasalg. Som nevnt tidligere, opplevde klubbens rekvisitalager lille julaften noe så tragisk som en brann. Heldigvis gikk det bra med huseiere, og også med det meste av lageret. Imidlertid er noe av rekvisitabeholdningen skadet av vann- og røykskade, men omfanget av dette ser ikke ut til å være kritisk. NVAK er nå i dialog med LMK for å få utformet en egnet forsikring som kan verne mot slike hendelser. Samlepermer vil bli bestilt og være på plass i løpet av 1. halvår Treffsesongen 2005 NVAK har vært representert på de fleste av de store og kjente treffene. Treff hvor NVAK har vært representert ved egen stand: Ekeberg vår og høst Ål Autofil Biri (NVAKs landstreff) For utfyllende informasjon om de forskjellige treffene, vises det til tidligere/kommende utgaver av AmazonPosten. Landstreffet på Biri juni NVAK inviterte til landstreff juni. Tradisjon tro spanderte NVAK en enkel frokost både lørdag og søndag til samtlige fremmøtte. Lørdagen startet med en kortesjekjøring til Prøysenhuset på Rudshøgda. Ettermiddagen og kvelden gikk med til hyggelig samvær rundt grillen med bandet Grand Office som spilte opp. Søndagen var satt av til utstilling med premiering innen diverse klasser. Lokalavdelinger Klubben har i 2005 hatt 4 aktive lokalavdelinger; Oslo- og Akershus, Rogaland, Bergen og Telemark. Samtlige har gjennom året hatt god aktivitet i form av medlemsmøter og treff og aktivt bidratt med stoff til AmazonPosten. Mot slutten av 2005 ble det klart at NVAKs mangeårig kontakt for Rogalands-avdelingen, Rune Omarstrand, ønsket å fratre. Rogaland har siden da stått uten kontaktperson, noe som er svært beklagelig. Samtidig ønsker vi å takke Omarstrand for alt han har bidratt med. Styret ønsker også å takke de som bidrar til holde liv og aktivitet i lokalavdelingene. Medlemsutvikling Pr hadde NVAK 1327 medlemmer. Tilsvarende antall forrige år var Med andre ord så har NVAK fortsatt til gode å stå med færre antall medlemmer ved utgangen av et år enn ved inngangen til samme år. Styret håper at så mange som mulig også følger klubben videre i Vervekampanje Også i 2005 hadde NVAK en vervekampanje. Denne ga som resultat 31 nye medlemmer. For styret i Norsk Volvo Amazon Klubb Bengt Lybekk Håkon Frogner Christian Holck Pål-Magnus Lilleberg Arve Larsen Tom Pettersen

5 Bilag sak 7, Utstillingskriterier I anledning årsmøtet for Norsk Volvo Amazon Klubb 2005 ble det fremmet et forslag om å utarbeide retningslinjer for hvordan premiering av Amazon skulle foretas ved avholdelse av landstreff. Dette etter at premieringspraksis for landstreff 2004 skapte noen diskusjoner. Det ble derfor satt en komité som skulle utarbeide et forslag til hvordan dette skulle praktiseres. Komiteen utgjorde Per Brynildsen og Kim Steven Larsen, samt en gjennomgang av styret. Prinsipiell avklaring: Man har ønsket å kombinere en jury og publikumsavstemming. Dette ønskes løst ved at en klasseinndeling foretas, fastsatt av en jury, og at publikum deretter avgir stemmer innenfor disse klassene. En jury vil bli oppnevnt i anledning det spesifikke arrangement. Det var også tenkt slik at kriteriene skulle fastsettes ved neste årsmøte, men kjøre et forsøk i Videre var tanken at eventuelle endringer i kriteriene vil være gjeldende straks årsmøtet har vedtatt de. Man har derfor vært nødt til å definere hva klassene skulle ha som kriterier, slik at juryen og Amazon eierne har noe konkret å forholde seg til. Klassene er fastsatt til: Original Modifisert Ombygd Kriteriene som er foreslått er ikke uttømmende, men er ment retningsgivende for hvordan dette skal løses. Klasse original: Amazonen skal være så autentisk fabrikkstandard som mulig. Det skal stemme mht. typeplate (riktig interiør, farge, motortype, felger/kapsler etc). Biler som er restaurert/lakkert /reparert, skal være så riktig og fagmessig utført som mulig. Ekstrautstyr skal være tidsriktig, og være tilgjengelig i aktuell tidsepoke for bilen; Typisk vil ekstrautstyr i tidsriktige Volvo tilbehørskataloger og annen litteratur/ dokumentasjon godkjennes. Sikkerhetsfaktorer som speil, nakkestøtter, sikkerhetsbelter, H4- hovedlys, ekstra bremselys og dekk holdes utenfor vurdering mht. klasseinndeling. Bilen vil vurderes ut i fra et helhetlig inntrykk. Klasse modifisert: Amazonen kan være noe endret i forhold til fabrikkstandard. Eks. Favorit som er påsatt mer krom rundt vinduer, 4-trinns gir, biler omgjort til Sport/GT etc. Den kan være bygget opp av deler levert til annen type Amazon. Eks. nyere griller, annen type forgasser, annen dynamo, B20 motor i B18 bil etc. Lakkfarge kan være byttet til annen farge levert på Amazon, også interiør i annen farge. Deler fra andre klassiske Volvo kan også benyttes, dersom dette er helhetlig. F. eks. hjulkapsler. Ekstrautstyr er litt mer fleksibelt i denne klassen enn i original, dog skal det være typisk for Amazon. Eks. 5½" felger, klassiske aluminiumsfelger, 2" eksosanlegg, moderat senkesett etc. Nyere radio, høytalere og antenne er godtatt. GT ratt, GT-stoler og ekstralys kan være av nyere type, men bør ha et klassisk tilsnitt. Bilen vil vurderes ut i fra et helhetlig inntrykk. Klasse ombygget: Amazonen kan være omgjort til det ugjenkjennelige. Her kan man bruke deler fra hva som helst. Uoriginale farger er tillatt. Eks. oransje, knall gul, Porsche rød og metallic farger, striper etc. Modifisert motor. Her stiller biler med større motor enn Sport/ GT. Eks 2,2 l, doble 45 eller biler med flere forgassere etc. Felger: Typer, bredder og størrelser er fritt. Kapping, bredding, styling av karosseriet medfører at bilen havner i denne klassen. Bruk av andre typer lykter, håndtak etc. vil typisk omfattes av denne klassen. Biler som har ratt eller seter av nyere dato, (ikke tidstypisk eller manglende klassisk tilsnitt), faller også inn under denne klassen. Bilen vil vurderes ut i fra et helhetlig inntrykk. Jury: Utnevnes av treffets arrangør. Juryen skal vurdere bilene i de forskjellige klasseinndelinger. Juryen skal vurdere utfall av klassifisering ut fra et helhetlig inntrykk, men dog ha rett til å vurdere avvik på tvers av gitte forutsetninger. Vi oppfordrer deg til å ta en egen vurdering av din Amazon i forhold til klasseinndeling. Men husk; vi møtes for å ha det sosialt og gøy, og ikke bare knive om de flotteste premiene. Hva angår premiering av andre gjenstander og biler vil dette ble vurdert for hvert enkelt treff hvordan dette skal løses.

6 Bilag sak 8.1, Etiske retningslinjer for Norsk Volvo Amazon Klubb Til Styret i NVAK Ved gjennomgang av klubbens vedtekter ( Lover og regler for Norsk Volvo Amazon Klubb ) registrerer jeg at NVAK mangler etiske retningslinjer for drift av klubben, noe som etter min mening er både ønskelig og påkrevet i en forening med godt over medlemmer, dette særlig for å unngå interessekonflikter og svekkelse av NVAK s seriøsitet og uavhengighet. (...). På grunnlag av ovenforstående anmoder jeg herved NVAK s styret om å besørge utarbeidelse av utkast til etiske retningslinjer for drift av NVAK, som fremlegges for godkjennelse på førstkommende årsmøte. Med vennlig hilsen Arne Grønstad Vennligst finn som avtalt vedlagt mitt første utkast til Etiske Retningslinjer for Norsk Volvo Amazon Klubb (NVAK). Kommentarer mottas med stor takk. Med vennlig hilsen Arne Grønstad Etiske retningslinjer for Norsk Volvo Amazon Klubb (NVAK) 1. Innledende bestemmelser 1.1 Redelighet, ærlighet og åpenhet NVAK legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Den enkelte tillitsvalgte og ansatte har ansvar for å etterleve dette prinsippet. 1.2 Hensynet til medlemmene Som interesseorganisasjon plikter NVAK - og dermed den enkelte tillitsvalgte og ansatte - å ta hensyn til medlemmenes interesser, tilstrebe likebehandling og opptre med respekt overfor det enkelte medlem, og aldri glemme at det er medlemmene NVAK er til for. 1.3 Hensynet til NVAK s omdømme Den enkelte tillitsvalgte og ansatte plikter å utføre sine oppgaver og opptre utad på en slik måte at det kan tåle offentlighetens lys i forhold til allmenngyldige etiske normer og slik at det ikke skader NVAK s omdømme. 2. Åpenhet 2.1 Offentlighetsprinsippet Det skal være full åpenhet og innsyn i forvaltningen av NVAK, slik at medlemmene kan gjøre seg kjent med beslutninger og vedtak inkludert underliggende saksbehandling, og således kunne få innsikt i hvordan NVAK skjøtter sine oppgaver. 2.2 Aktiv opplysningsplikt NVAK har en aktiv opplysningsplikt i tråd med allmennetiske prinsipper. Tillitsvalgte og ansatte skal alltid gi korrekte og tilstrekkelige opplysninger, enten det er til NVAK s styrende organer og/eller medlemmer, offentlige myndigheter, selskaper eller organisasjoner. I noen sammenhenger vil dette innebære at man uoppfordret skal gi nødvendige opplysninger av betydning for behandling av en sak. Beslutninger og vedtak fattet av styret skal uten ugrunnet opphold offentliggjøres på NVAK s internettsider og i medlemsbladet Amazon Posten. Tilsvarende gjelder for beslutninger og vedtak fattet av årsmøtet. 2.3 Ytringsfrihet Grunnlovens 100 gir tillitsvalgte og ansatte, så vel som alle andre, en grunnleggende rett til å ytre seg kritisk om styrelsen av NVAK og alle andre forhold som gjelder NVAK. Dette er en individuell borgerlig rettighet. Ytringsfriheten må imidlertid avveies mot lojalitetsplikten til NVAK. (Se nærmere under pkt. 3. om Lojalitet.) 2.4 Varsling av kritikkverdige forhold (whistleblowing) Ethvert medlem - og dermed også den enkelte tillitsvalgte og ansatte - må kunne varsle om kritikkverdige forhold i forvaltningen av NVAK, f.eks. misligheter begått av tillitsvalgt eller ansatt eller alvorlige feil eller svakheter i systemet. Før varsling av allmennheten, bør forholdet være forsøkt tatt opp internt, eventuelt rapportert til rette organ. (Se også pkt. 3.2 om Rapporteringsplikt.) 3.4 Effektivitetsplikt Den enkelte tillitsvalgte og ansatte plikter å bruke og ta vare på NVAK s ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte. Effektivitetsplikten innebærer at de tillitsvalgte og ansatte skal nå de oppsatte mål på den mest virkningsfulle og minst ressurskrevende måte, noe som krever avveining mellom effektivitet og ressursbruk, grundighet, kvalitet og god organisasjonsskikk. Effektivitetsplikten innebærer også at de tillitsvalgte og ansatte ikke skal misbruke eller sløse med NVAK s midler. 4. Integritet - Interessekonflikter/Habilitet 4.1 Habilitet Den enkelte tillitsvalgte og ansatte skal ikke la egne interesser, eller interessene til familie eller nære venner, påvirke deres handlinger, beslutninger og/eller vedtak. 4.2 Ekstraerverv, bierverv m.v. NVAK s tillitsvalgte og ansatte kan ikke inneha ekstraerverv, bierverv, styreverv eller annet lønnet oppdrag som kan være egnet til å skade NVAK s legitime interesser, eller kan være egnet til å svekke tilliten til NVAK. 4.3 NVAK s rett til opplysninger om ekstraerverv, bierverv m.v. Det skal være full åpenhet om tillitsvalgtes og ansattes ekstraerverv, bierverv m.v. som kan ha betydning for tjenesteutøvelsen i form av inhabilitet eller brudd på lojalitetsplikten. 4.4 Overgang til annen organisasjon Ved overganger fra NVAK til annen organisasjon er det viktig å sikre at medlemmenes tillit til NVAK ikke blir svekket, eller at NVAK s interesser i et samhandlingsforhold ikke blir skadelidende. 4.5 Mottak av gaver og andre fordeler Den enkelte tillitsvalgte og ansatte skal ikke, verken for seg selv eller andre, ta imot - eller legge til rette for å motta - gaver, bildeler, reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, lån eller andre ytelser eller fordeler som kan være egnet til, eller som av giveren er ment, å påvirke deres tjenestehandlinger i NVAK. Den enkelte tillitsvalgte og ansatte må heller ikke bruke sin stilling i NVAK til å skaffe seg selv eller andre en uberettiget fordel, dette selv om slike fordeler ikke er egnet til å påvirke deres tjenestehandlinger i NVAK. 5. Faglig uavhengighet og objektivitet 5.1 Faglig uavhengighet og objektivitet Prinsippet om faglig uavhengighet og objektivitet betyr at den enkelte tillitsvalgte og ansatte i NVAK skal legge sine faglige kunnskaper og sitt faglige skjønn til grunn gjennom saksbehandling, utredning, beslutning og vedtak i NVAK, samt rådgivning overfor NVAK s styrende organer. 6. Særlig om Amazon Posten og NVAK s internettsider 6.1 Generelt NVAK s etiske retningslinjer gjelder også for enhver aktivitet som utøves gjennom Amazon Posten og på organisasjonens internettsider Næringsdrivendes annonsering Den enkelte tillitsvalgte og ansatte har ansvar for å forhindre at Amazon Posten og NVAK s internettsider benyttes til markedsføring av svarte varer og/eller tjenester, herunder ansvar for at næringsdrivendes annonser blir påført foretakets organisasjonsnummer; jfr. Enhetsregisterlovens 23 og Foretaksregisterlovens Markedsplassen Kun privatpersoner skal tillates å legge ut annonser på Markedsplassen. Tillitsvalgte og ansatte i NVAK skal avstå fra å kontakte annonsører før det er gått 48 timer (karantene) siden annonsen ble offentlig tilgjengelig på Markedsplassen, slik at vanlige medlemmer får en fair mulighet til handle godbiter på Markedsplassen. 6.4 Diskusjonsforum Vanlig folkeskikk gjelder for innlegg på NVAK s diskusjonsforum. Trakassering av andre brukere aksepteres ikke. Brukere må vise omtenksomhet og respekt for at andre brukere kan ha forskjellig bakgrunn og erfaring. NVAK s forum skal ikke brukes til markedsføring av egne, familie eller venners varer og/eller tjenester, pyramidespill, mlmnettverk eller lignende. Brukernavn og/eller innlegg som fremstår som støtende eller uetiske skal straks fjernes av web-ansvarlig/ moderator. 3. Lojalitet 3.1 Lydighetsplikt Den enkelte tillitsvalgte og ansatte plikter å følge de rettslige og etiske regler og retningslinjer som gjelder for NVAK, samt å etterkomme pålegg fra overordnede organ. Lydighetsplikten medfører aldri noen plikt til å følge pålegg om å gjøre noe ulovlig eller uetisk. 3.2 Rapporteringsplikt Den enkelte tillitsvalgte og ansatte plikter å melde fra til NVAK s styrende organ om egne eller andres handlinger eller forhold som påfører, eller kan påføre, NVAK økonomisk tap eller annen materiell eller ikke-materiell skade, slik at NVAK kan iverksette tiltak med sikte på å unngå eller begrense tapet eller skaden. 3.3 Styreleders særlige plikter Styrets leder har ansvar for å iverksette tiltak med sikte på å motvirke forhold som kan skade NVAK s interesser, og formidle kunnskap eller berettiget mistanke om slike forhold videre til rette organ. Styrets leder har et særlig ansvar for å følge opp at den enkelte tillitsvalgte og ansatte er kjent med og etterlever NVAK s rettslige og etiske regler og retningslinjer. 7. Vedtagelse Ovenforstående Etiske retningslinjer for Norsk Volvo Amazon Klubb (NVAK) ble vedtatt av NVAK s årsmøte den dd.mm Styrets henstilling til Etiske retningslinjer for Norsk Volvo Amazon Klubb Da styret er av den oppfatning at årsmøtet kan være tjent med å kjenne til styrets mening vedrørende innsendte forslag til etiske retningslinjer for NVAK, vil styret få komme med følgende: Forslaget ble distribuert til samtlige styremedlemmer den 30. oktober 2005 og har således vært oppe for vurdering løpende siden da og frem til siste styremøte den 10. februar Der ble besluttet styret å henstille årsmøtet til å stemme i mot at forslaget blir vedtatt. Dette med bakgrunn i at de foreslåtte retningslinjer oppfattes som altfor omfattende og regulerende med tanke på at klubben driftes på ideelt grunnlag med mye dugnadsånd. Styret mener også at dagens drift ikke fordrer et slikt foreslått regelsett.