Fornying, forenkling og forbedring, hva betyr det for kommunene?

Transkript

1 Fornying, forenkling og forbedring, hva betyr det for kommunene? Kommunal Geomatikkonferansen Gardermoenden 8. desember 2014 En samtale mellom Heidi Liv, Kirsti og Michael

2 Framtidas kommune vil gi digitalt førstevalg til innbyggere og næringsliv på bakgrunn av deres behov

3 Innbygger fyller ut søknad Innbygger sender søknad med post Postmottak mottar og sorterer post Saksbehandler arkiverer søknaden Saksbehandler behandler søknad Saksbehandler sender ut svar Innbygger mottar svaret per post Innbygger fyller ut søknad edialog Saksbehandler behandler søknad SvarUt Innbygger mottar digital post SSB mottar digital rapport

4 Leveranser til KS KommIT verktøykasse fra Plan, bygg og geodata PROSJEKT ebyggesøknad PROSJEKT ebyggesak PROSJEKT edialog og Noark 5 PROSJEKT ekostra Brukerreise for søkeren Kravspesifikasjoner til bruk i anskaffelser Standarder og grensesnitt Informasjons- og kompetansetiltak Brukerreiser for saksbehandlere og innsigelser Arbeidsprosesser Kravspesifikasjoner til bruk i anskaffelser Standarder og grensesnitt Informasjons- og kompetansetiltak Meldingsformidler og grensesnitt mot arkiv med tilhørende dokumentasjon Standarder og grensesnitt for Noark5 og SvarInn Informasjons- og kompetansetiltak Brukerreise for byggesaksbehandlere Arbeidsprosesser Nøkkeldata og styringsindikatorer for KOSTRA Kravspesifikasjoner til bruk i anskaffelser Mottaksløsning hos SSB og løsninger for produksjon og tilgjengeliggjøring av styringsindikatorer Standarder og grensesnitt for KOSTRA Informasjons- og kompetansetiltak

5 KommIT Modellen Forstå brukerbehovene Definere en ny måte å jobbe på som møter behovene Lage digitale løsninger som understøtter den nye måten å jobbe på Tilgjengeliggjøre løsningene i KS KommIT verktøykasse Kartlegge dagens og fremtidige brukerreiser for innbyggere og saksbehandlere Kartlegge dagens og fremtidige arbeidsprosesser med utgangspunkt i brukerbehovene Utarbeide digitale løsninger og/eller anskaffelsesunderlag for digitale løsninger som understøtter fremtidig tjenesteproduksjon Gjøre leveransene tilgjengelige for kommuner i en helhetlig pakke med verktøy og opplæringsmateriell

6

7 KK2 En felles informasjonsmodell for byggesaksområdet Grå Arkiv Blå Matrikkelen Gul FKB Tiltak Lilla BIM/Ifc Rød Byggesak class Byggesak TODO dispensasjon, Flere tiltak i søknad Parter kan registreres Standardiserte ansvarsrett, avfallsplan, Tilsyn? Arkivstruktur::SaksPart splittes på flere saker? som saksparter virksomhetsspesifikke data for gjennomføringsplan Klage? alltid? sektor Byggesak - legges på Ulovlige byggetiltak? + systemid: SystemID [0..1] feks rolle=tiltakshaver mappenivå eller journalpost milepælsplan - prosessen er Fra prosessmodellen + sakspartrolle: string rolle = Nabo forskjellig fra sak til sak + virksomhetsspesifikkemetadata: any [0..1] Søknadstype +sakspart 0..* +undermappe 0..* Byggesak viktig med frister - og tilfeller + Ett-trinns søknad = ettrinnssoknad Arkivenhet med endringssøknad som + Søknad om rammetillatelse Arkivstruktur::SakspartEnhet Arkivstruktur::Mappe + søknadsid: string starter nye frister + Søknad om tiltak uten ansvarsrett + gjeldereiendom: Eiendom + Dispensasjon + organisasjonsnummer: string [0..1] + mappeid: string + tiltak: Tiltak [1..*] + Søknad om igangsettingstillatelse Saksbehandlingsv urderinger + navn: string + mappetype: Mappetype [0..1] + rammebetingelser: Rammebetingelser + Søknad om midlertidig brukstillatelse + forretningsadresse: EnkelAdresse [0..1] + tittel: string + registrertifkbpblsøknad: datetime [0..1] + kreverdispensasjon: boolean + Søknad om ferdigattest + postadresse: EnkelAdresse [0..1] + offentligtittel: string [0..1] + matrikkelregistrering: Matrikkelregistrering + manglerdokumentasjon: boolean + Søknad om endring av tillatelse + kontaktinformasjon: Kontaktinformasjon [0..1] + beskrivelse: string [0..1] + avfallsplan: Avfallsplan + vurdertt iltaksklasse: string Datoer - vedtaksdato, + kontaktperson: string [0..1] + nøkkelord: string [0..*] + gjennomføringsplan: Gjennomføringsplan + ansvarsretttilfredsstillende: boolean dokumentmedium: string [0..1] + innenforplan: boolean + oppbevaringssted: string [0..*] i hendelseslogg? + omfatterprivatrettsligeforhold: boolean + avsluttetdato: datetime [0..1] Arkiv struktur::sakspartperson Eiendom + avsluttetav: string [0..1] + fødselsnummer: string [0..1] + referanseavsluttetav: SystemID [0..1] + eiendomsidentifikasjon: Matrikkelnummer + DNummer: string [0..1] + kassasjon: Kassasjon [0..1] + adresse: EnkelAdresse + navn: string + skjerming: Skjerming [0..1] + postadresse: EnkelAdresse [0..1] + gradering: Gradering [0..1] + bostedsadresse: EnkelAdresse [0..1] + referansearkivdel: SystemID [0..1] + referanseforeldermappe: SystemID [0..1] Tiltak Tiltakstype + kontaktinformasjon: Kontaktinformasjon [0..1] Formål + virksomhetsspesifikkemetadata: any [0..1] + bruk: Formål + næringsgruppe: string + Tilbygg med samlet areal mindre enn 50 m2 + bygningsnummer: long [0..1] + Fasade + bygningstypekode: string Felles::ByggIdent + type: Tiltakstype + Oppdeling av bolig Felles::Matrikkelnummer + bebyggelse: Bebyggelse bygningsnummer: Integer {root,leaf} + plassering: Plassering + endringsløpenummer: Integer [0..1] Utvider + kommunenummer: String + infrastruktur: Infrastruktur virksomhetsspesifikkemetadata + gårdsnummer: Integer + vedtak: Vedtak [0..1] Bebyggelse Arealdisponering Bygningsopplysninger + bruksnummer: Integer TekniskeInstallasj oner + festenummer: Integer [0..1] + arealdisponering: Arealdisponering + tomtearealbyggeområde: long + antalletasjer: int + erløfteinnretningibygning: boolean + seksjonsnummer: Integer [0..1] + bygningsopplysninger: Bygningsopplysninger + tomtearealsomtrekkesfra: long + antallbruksenheter: int + planleggesløfteinnretningibygning: boolean Registrering + tekniskeinstallasjoner: TekniskeInstallasjoner + tomtearealberegnet: long + antallbruksenheterbolig: int + heis: boolean + beregnetgradavutnytting: long Arkiv struktur::basisregistrering + beregnetmaksimaltbyggeareal: long + antallbruksenheterannet: int + trappeheis: boolean + arealeksisterendebebyggelse: long + antallbruksenhetereksisterende: int + rulletrapp: boolean + registreringsid: string + arealsomskalrives: long + antallbruksenheterboligeksisterende: int + tittel: string + arealnybebyggelse: long + antallbruksenheteranneteksisterende: int Arkivstruktur::Korrespondansepart +korrespondansepart + offentligtittel: string [0..1] + parkeringsareal: long + antallbruksenheternye: int + systemid: SystemID [0..1] + beskrivelse: string [0..1] + sumareal: long + antallbruksenheterfjernes: int 0..* + korrespondanseparttype: Korrespondanseparttype + nøkkelord: string [0..*] Plassering + antallbruksenheterbolignye: int + virksomhetsspesifikkemetadata: any [0..1] + forfatter: string [0..*] + antallbruksenheterannetnye: int + dokumentmedium: Dokumentmedium [0..1] + konflikthøyspentkraftlinje: boolean + oppbevaringssted: string [0..*] + konfliktvannogavløp: boolean Vedtakstatus Arkivstruktur::KorrespondansepartEnhet + virksomhetsspesifikkemetadata: any [0..1] Vedtak Sak som ikke er gyldig + Godkjent + organisasjonsnummer: string [0..1] lenger - feks 3 år gjelder + Avvist + navn: string + vedtaksdato: datetime godkjenning Infrastruktur + forretningsadresse: EnkelAdresse [0..1] Veg + status: Vedtakstatus + postadresse: EnkelAdresse [0..1] + registrertifkbpbltiltak: datetime [0..1] Sakarkiv::Journalpost + vannforsyning: string + nyeavkjøringsforhold: boolean + kontaktinformasjon: Kontaktinformasjon [0..1] + veg: Veg + registrertifkbbygning: datetime [0..1] + vegtype: string + kontaktperson: string [0..1] + journalår: integer [0..1] + registrertimatrikkel: datetime [0..1] frister for innsending av + avløp: string + ertillatelsegitt: boolean + journalsekvensnummer: integer [0..1] xxx gitt i vedtak + krysseravløpannensgrunn: boolean + journalpostnummer: integer [0..1] + overvann: string Arkivstruktur::KorrespondansepartPerson + journalposttype: Journalposttype + fødselsnummer: string [0..1] + journalstatus: Journalstatus + DNummer: string [0..1] + journaldato: datetime Rammebetingelser GenerelleVilkår Plan KravTilByggegrunn Varsling Koble klage til søknad + navn: string + dokumentetsdato: datetime [0..1] + mottattdato: datetime [0..1] + generellevilkår: GenerelleVilkår + selvbygger: boolean + navn: string + postadresse: EnkelAdresse [0..1] + flomutsattområde: boolean + erallenaboervarslet: boolean referanse mellom + sendtdato: datetime [0..1] + planstatus: Plan + oppfyllesvilkårfor3ukersfrist: boolean + status: string + skredutsattområde: boolean + bostedsadresse: EnkelAdresse [0..1] + foreliggerdetmerknader: boolean journalposter + forfallsdato: datetime [0..1] + kravtilbyggegrunn: KravTilByggegrunn + berørertidligere1850: boolean + formål: string + kontaktinformasjon: Kontaktinformasjon [0..1] + miljøforhold: boolean + offentlighetsvurdertdato: datetime [0..1] + varsling: Varsling + forhåndskonferanseavholdt: boolean + utnyttingsgrad: string + antallvedlegg: integer [0..1] + kravuavhengigkontroll: boolean + beregningsregler: string + utlåntdato: datetime [0..1] + berørerarbeidsplasser: boolean Metadata:: + utlånttil: string [0..1] + utarbeideavfallsplan: boolean Insigelsesmyndighet - Korrespondanseparttype + journalenhet: string [0..1] normalt på + elektronisksignatur: ElektroniskSignatur [0..1] Dialog med eksterne - planbehandling + Avsender + Mottaker fylkesmann, mm Matrikkelregistrering + Kopimottaker Endringslogg Sektormyndighet + Gruppemottaker Arkiv struktur::hendelseslogg + bruksenheter: Bruksenhet [0..*] Vedlegg sende saken til uttalelse + Intern avsender + etasjer: Etasje [0..*] 3D, omriss, takfasade, mm - + Intern mottaker + hendelsetype: Hendelsetype fasadetegninger, digitalisert fra pdf eller hentes + beskrivelse: string [0..1] situasjonskart +++ ut fra ifc/bim fil + hendelsedato: datetime ::Endringslogg Avfallsplan IFCxml BIM + systemid: SystemID [0..1] Arkivenhet + referansearkivenhet: SystemID [0..1] Arkiv struktur::dokumentbeskrivelse + referansemetadata: string [0..1] + endretdato: datetime + dokumenttype: Dokumenttype + endretav: string + dokumentstatus: Dokumentstatus BIM_Byggesak::IfcProj ect + referanseendretav: SystemID Gj ennomføringsplan + tittel: string Bygningsbeskrivelse, etasjer og bygg::bruksenhetsnummer + tidligereverdi: string [0..1] + ifcunitsincontext: IfcUnitAssignment + beskrivelse: string [0..1] + fagområdeprosjektering: string [0..*] bruksenheter + nyverdi: string [0..1] + etasjeplan: EtasjeplanKode + Name: IfcLabel + forfatter: string [0..*] + fagområdeutførelse: string [0..*] + etasjenummer: Integer + OwnerHistory: IfcOwnerHistory + dokumentmedium: Dokumentmedium [0..1] + ansvarsfordeling: string + løpenummer: Integer + oppbevaringssted: string [0..1] Metadata:: + tiltaksklasse: string +belongstoproject + tilknyttetregistreringsom: TilknyttetRegistreringSom FKB PblTiltak 4.02::PblTiltak Hendelsetype + dokumentnummer: integer + arealplanid: NasjonalArealplanId +aggregates 1 + tilknyttetdato: datetime + Endringslogg bygg::bruksenhet + avgjørelsesdato: Date + tilknyttetav: string + Søknad mottatt + bygningsnummer: Integer [0..1] BIM_Byggesak::IfcSite + kassasjon: Kassasjon [0..1] + Søknad komplett + bruksenhetsnummer: Bruksenhetsnummer [0..1] bygg::bruksenhetstypekode + dispensasjon: DispensasjonType [0..1] + utførtkassasjon: UtførtKassasjon [0..1] + Vedtak + antallbad: Integer [0..1] + landtitlenumber: IfcLabel + endringsløpenummer: Integer [0..1] + sletting: Sletting [0..1] + antallrom: Integer [0..1] + Bolig = B + gateadresse: GateadresseId [0..1] + skjerming: Skjerming [0..1] + antallwc: Integer [0..1] + Ikke godkjent bolig = I Bygg + høyde: Høyde [0..1] + gradering: Gradering [0..1] + bruksareal: Real [0..1] + Fritidsbolig = F bygg::bygning bygg:: + høydereferanse: Høydereferanse [0..1] +belongst osite + elektronisksignatur: ElektroniskSignatur [0..1] + bruksenhetstype: BruksenhetstypeKode + Annet enn bolig = A Kj økkentilgangkode + kartregistrering: Kartregistrering [0..1] + virksomhetsspesifikkemetadata: any [0..1] + kjøkkentilgang: KjøkkentilgangKode [0..1] + Unummerert bruksenhet = U + representasjonspunkt: Punkt + matrikkeladresse: MatrikkeladresseId [0..1] +aggregates 1..* + «historikk» oppdatertav: CharacterString +dokumentbeskrivelse 1 + bygningstype: BygningstypeKode + IkkeOppgitt = + matrikkelnummer: Matrikkelnummer [0..1] + «historikk» avsluttetav: CharacterString IfcSpatialStructureElement + koordinatkvalitet: KoordinatkvalitetKode [0..1] + Kjøkken = 1 + område: Flate [0..1] + ufullstendigareal: Boolean + IkkeKjøkken = 2 + posisjon: Punkt [0..1] BIM_Byggesak::IfcBuilding + FellesKjøkken = 3 + registreringsmetode: Registreringsmetode [0..1] + BuildingID: IfcIdentifier + saksnummer: Saksnummer [0..1] bygg::bygningsstatuskode bygg::etasje + Longname: IfcLabel [0..1] + senterlinje: Kurve [0..1] + Name: IfcLabel [0..1] +dokumentobjekt 0..* + Rammetillatelse = RA + alternativtareal: Real [0..1] + tilbyggsnr: Integer [0..1] Bygninger::Bygningstype + Igangsettingstillatelse = IG + alternativtareal2: Real [0..1] + tiltaksbeskrivelse: CharacterString [0..1] +belongstobuilding Arkiv struktur::dokumentobj ekt + Midlertidig brukstillatelse = MB + Enebolig = antallboenheter: Integer [0..1] + tiltaksnummer: Integer + Enebolig m/hybel/sokkelleil. = Ferdigattest = FA + bruksarealtilannet: Real [0..1] + tiltakstype: Tiltakstype + systemid: SystemID [0..1] + Bygning er tatt i bruk = T B + Våningshus = bruksarealtilbolig: Real [0..1] + vedtakstype: Vedtakstype +aggregates 1..* + versjonsnummer: integer + Del av tomannsbolig-vertikal = Meldingsak registrer tiltak = MT + bruksarealtotalt: Real [0..1] + vertikalnivå: Vertikalnivå [0..1] + variantformat: Variantformat IfcSpatialStructureElement + Meldingsak tiltak fullført = MF + Tomannsbolig; horisontaldelt = etasjenummer: Integer + format: Format BIM_Byggesak:: + Byning godkjent revet/brent = GR + Del av våningh.tomannsb/vert. = etasjeplan: EtasjeplanKode + formatdetaljer: string [0..1] IfcBuildingStorey + Våningsh. tomannsb./horisont. = Ikke pliktig registrert = IP + bruttoarealt ilbolig: Real + opprettetdato: datetime [0..1] + Bygning er revet eller brent = BR + Del av rekkeh. m/3-4 boliger = bruttoarealt ilannet: Real + AboveGround: IfcBoolean + opprettetav: string [0..1] + Del av kjede/atr.h innt.4 bol. = Bygging avlyst = BA + bruttoarealt otalt: Real + EntranceLevel: IfcBoolean + referansedokumentfil: string + Bygning flyttet = BF + Terrassehus = «historikk» oppdatertav: CharacterString + Name: IfcLabel + sjekksum: string + Andre småhus med 3-4 boliger = Bygningsnummer er utgått = BU + «historikk» avsluttetav: CharacterString + sjekksumalgoritme: string + filstørrelse: string + Stort frittl. boligbygg på 2 etasjer. = elektronisksignatur: ElektroniskSignatur [0..1] + Stort frittl. boligbygg på 3 og 4 etasj. = Stort frittl. boligbygg på 5 -> etasjer = 143 bygg:: + Stort sammenh.boligbygg på 2 etasjer = 144 Etasj eplankode + Stort sammenh.boligbygg på 3 og 4 et = 145 +dokumentfil Stort sammenh.boligbygg på 5 -> etasjer eller over (5 boliger eller mer) = IkkeOppgitt = + Bo- og servicesenter = Hovedetasje = H Arkivstruktur::Fil + Studenthjem/studentboliger = Kjelleretasje = K + Annen bygning for bofellesskap /1 = Loft = L + filnavn: string + Fritidsbygg(hytter;sommerh. Og lignende = Underetasje = U + mimetype: string + Helårsb.benyttes som fritidsb. = Våningh. benyttes som fritidsb = Seterhus; sel; rorbu og lignende = Skogs- og utmarkskoie; gamme = Garasje ;uthus anneks til bolig = Garasje; uth. anneks til fritidb = Naust; båthus; sjøbu = Kombinert bolig < annet areal = Boligbrakker = Annen boligb.(eks sekundærbolig reindr.) = Fabrikkbygning = Verkstedbygning = Produksjonshall = Bygning for renseanlegg = Bygning for avfallshåndtering = Bygn. for vannfors. bla. pumpest = Annen industribygning /1 = Kraftstasjon (> kva) = Mindre kraftstasjon = T ransformatorstasj.(>10000 kva = Mindre transform.stasj./kiosk = Annen energiforsyningsbygning /1 = Lagerhall = Kjøle- og fryselager = Silobygning = Annen lagerbygning /1 = Hus for dyr/landbr.lager/silo = Landbruksgarasje/redskapshus = Veksthus = Driftsb. fiske/fangst/oppdr = 244

8 Lysbilde 7 KK2 bør ikke denne flyttes opp til etter bilde om noark5? Kirsti Kierulf;

9 Mottak av søknader edialog og FIKS

10 ebyggesak ARBEIDSFLATE SAKSBEHANDLER Søknad har kommet inn: FELLESLØSNINGER FAGSYSTEM GRUNNDATA

11 I kravspesifikasjonen er det noen områder som har fått ekstra fokus Arbeidsflaten til saksbehandler Innhenting og gjenbruk av informasjon Rapportering og styringsinformasjon Løsriving av saksbehandling fra arkiv Standardiserte saksbehandlingsprosesser og milepæler

12 Den nye arbeidsflaten skal være et bedre støtteverktøy for saksbehandler Fokus på vesentlig informasjon Løsrevet fra arkivstruktur Milepæler og sjekklister Beslutningsstøtte

13 Mål for piloten: Implementering av KS KommIT verktøykasse - Hovedsteg Øke relevansen og kvaliteten på det som KommIT skal levere Resultatene fra prosjektet kan gjenbrukes i kommunal sektor Suksesskriterier: Målrettet informasjonsprogram som benytter etablerte informasjonskanaler. Praksisrettet kompetanseprogram tilpasset målgruppens behov. Utrulling Pilotering Forvaltning Suksesskriterier: Engasjerte pilotkommuner som setter av godt med tid for å gjennomgå innholdet og melde inn innspill. Involvering av brukere med ulike stillinger, roller og kompetanser. Suksesskriterier: Tydelige roller og ansvar i forvaltningen av verktøykassen. Etablert samarbeidsmodell med statlige aktører og leverandører. Aktiv involvering av kommunene i produksjon og vedlikehold av innholdet.

14 Hva gjør vi i KommIT Hva gjør vi i kommunen 1. Kartlegge behov, krav og gevinster 2. Anskaffe løsning 3. Gjennomføre prosjekt 4. Realisere gevinster Hva leveres til kommunene i KS KommIT verktøykasse Brukerreiser Forslag til nye arbeidsprosesser Metodikk for gevinstkartlegging Maler og verktøy for gevinstkartlegging Kravspesifikasjon Tilknyttede anbudsdokumenter Veiledning for anskaffelsesprosess Metodikk for prosjektledelse Maler og verktøy for prosjektstyring Forslag til prosjektplan Verktøy for opplæring av medarbeidere Metodikk for gevinsthåndtering Maler og verktøy for gevinsthåndtering Verktøy for opplæring av medarbeidere Grunnlag for gevinstanalyser og forslag til gevinstrealiseringsplan Hva kommunene må gjøre selv Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov Mindre tilpasninger iht. lokale krav og behov Evaluering og valg av løsning Lokal prosjektplan Prosjektgjennomføring og opplæring Endringsledelse Endringsledelse Gevinsthåndtering Evt. tiltak for å bedre gevinstrealisering

15 Verktøykassen publiseres på KS Læring