Retningslinjer for forpliktende samarbeid, forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper og erverv av aksjer

Transkript

1 Retningslinjer for forpliktende samarbeid, forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper og erverv av aksjer Dette reglement er utarbeidet med bakgrunn i departementets bestemmelser for universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer (rundskriv F-20-07), samt nye retningslinjer for Kunnskapsdepartementet og underliggende virksomheters forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper. Begge bestemmelsene med virkning fra Institusjonens styre er ansvarlig for at utøvelse av eierskap skjer i henhold til departementets særskilte retningslinjer, og skal fastsette institusjonsspesifikke retningslinjer for hvordan statens aksjer skal forvaltes. Dette dokument er å anse som høgskolens institusjonsspesifikke retningslinjer. Dersom dette ikke er uttømmende legges innhold og ordlyd i departementets bestemmelser som nevnt over til grunn. Erverv og forvaltning av aksjer Kriterier for å inngå samarbeid med andre virksomheter Følgende kriterier gjelder forpliktende samarbeid med andre selvstendige virksomheter, uavhengig av om institusjonen selv har aksjer i virksomheten eller ikke: a. Samarbeidet skal være av faglig interesse for institusjonen, og aktiviteten skal styrke institusjonens evne til å utføre sine primæroppgaver. b. Fagmiljøer internt ved institusjonen skal involveres i samarbeidet. Et hovedformål med å inngå samarbeid skal være at kvaliteten på aktiviteten i interne fagmiljøer blir bedre som resultat av samarbeidet. c. Institusjonen skal påse at samarbeidet ikke svekker institusjonens faglige uavhengighet. d. Samarbeidet skal forvaltes slik at det ivaretar institusjonens økonomiske interesser. e. Institusjonen kan ikke direkte eller indirekte subsidiere aktivitet ved samarbeidende virksomhet. Samarbeidende virksomhet må fullt ut dekke de kostnader som følger av dets aktivitet. Samarbeidsavtale Når institusjonen deltar i forpliktende samarbeid, skal dette nedfelles i en skriftlig avtale. Dette kravet gjelder uavhengig av om institusjonen selv har aksjer i den samarbeidende virksomheten eller ikke. Institusjonens styre, eller annen instans etter delegasjon fra styret, inngår slik avtale. Avtalen skal minst omfatte følgende forhold:

2 a. Økonomi Avtalen skal regulere de økonomiske forholdene mellom institusjon og samarbeidende virksomhet. b. Personalforhold I den utstrekning ansatte i institusjonen skal utføre arbeid for samarbeidende virksomhet, skal det skje i henhold til skriftlig avtale mellom partene. c. Styredeltakelse Institusjonens ansatte kan delta i styret til samarbeidende virksomhet. Eventuell styredeltakelse skal fremgå av avtalen. Institusjonens øverste leder kan ikke inneha slikt verv, med mindre det er et selskap som fullt ut eies av staten, jf. forvaltningsloven 6 første ledd punkt e. Styreleder er institusjonens øverste leder. d. Andre avtaleforhold Andre forhold av betydning for samarbeidet skal innarbeides i avtalen. Organisering av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet som randsoneaktivitet Ved organisering av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet som randsoneaktivitet, skal følgende legges til grunn, uavhengig av om institusjonen selv har aksjer i den selvstendige virksomheten eller ikke: a. Institusjonens styre, eller annen instans etter delegasjon fra styret, skal fatte vedtak om organisering av oppdrags- og bidragsfinansiert aktivitet ved selvstendige virksomheter. Dersom organisering medfører opprettelse eller eierskap i aksjeselskap, skal styret selv fatte vedtak. Som del av beslutningsgrunnlaget skal det foreligge faglige vurderinger som beskriver formålet med den eksterne organiseringen. Beslutningsgrunnlaget skal beskrive på hvilken måte slik organisering oppfyller de faglige kriteriene i regelverket. b. Flere institusjoner kan inngå samarbeid om aktivitet i ett eller flere aksjeselskap. c. Virksomheten skal være i overensstemmelse med de etiske standarder som for øvrig gjelder for institusjoner innen høyere utdanning. d. Når institusjonen organiserer aktivitet i egne rettsubjekt, skal institusjonene bruke aksjeselskap som organisasjonsform, jf. lov 13. juni 1997 nr. 44 om aksjeselskaper. Institusjonenes eierskap i aksjer forutsetter at Kunnskapsdepartementet har gitt fullmakt til å organisere virksomhet som egne rettssubjekt, og skaffe seg eierposisjon i andre selskaper. Det er styret selv som skal fatte vedtak om eventuell opprettelse eller eierskap i aksjeselskap. Annen randsoneaktivitet Andre selskaper som institusjonen har aksjer i, skal ha et formål som er av særlig faglig interesse. Finansielle plasseringer i eiendom, aksjeselskap eller annen virksomhet med det formål å sikre institusjonene økonomisk fortjeneste, anses ikke å ha faglig interesse.

3 Hvis institusjonen ønsker å opprette eller delta i selskap som har til formål å eie eiendom eller infrastruktur, og på denne måten vurderes å ha særlig faglig interesse, må institusjonen søke departementet om dette. Det forutsettes at institusjonens forpliktelser overfor et slikt selskap, kan dekkes innenfor institusjonens tildelinger og budsjetter. Kapitalinnskudd Kapitalinnskudd skal som regel dekkes av institusjonens virksomhetskapital. Institusjonen kan unntaksvis søke departementet om bevilgning for å dekke kapitalinnskuddet. Det er ikke adgang til å benytte tingsinnskudd. Eventuelle eierposisjoner skal fremgå av institusjonens virksomhetsregnskap. Ivaretakelse av statens eierskap Dersom høgskolen i fellesskap med andre statsinstitusjoner oppretter et selskap, eller kjøper aksjer i selskap der staten eier aksjer, skal det inngås avtale om hvilken statsinstitusjon som skal ivareta statens eierskap. Institusjonen skal sende melding om dette til departementet senest innen 14 dager fra ervervet. Salg av aksjer Salg av aksjer skal skje etter forretningsmessige prinsipper. Salg av aksjer som eventuelt inngår i Statens kapitalregnskap, og som er finansiert over særskilt bevilgning må avklares med departementet. Resultatet av aksjesalg, hvor aksjer er finansiert over institusjonens virksomhetskapital, vil inngå i institusjonens virksomhetskapital. Utøvelse av eierskap Eieransvar Høgskolen skal forvalte statens eierskap i samsvar med alminnelige forvaltningsrettslige regler, og innenfor Stortingets forutsetninger og vedtak. Eierrollen skal utøves i samsvar med aksjeloven og allmennaksjelovens bestemmelser og selskapets vedtekter. EØS regelverket, herunder reglene om offentlig støtte, stiller også krav både til selskapene og eierskapsutøvelsen. Aksjeselskapsformen bygger på en klar rollefordeling mellom eieren og selskapsledelsen. Eierrollen skal utøves slik at aksjelovens oppgave- og rolledeling mellom selskapets organer respekteres. Dette betyr at forvaltningen av selskapet hører inn under styret og daglig leder, som utgjør selskapsledelsen. Eierrollen skal utøves slik at den ikke griper inn i driften eller i de forretningsmessige avgjørelser som selskapsledelsen har det samlede ansvaret for. Dersom høgskolen mener det er behov for å endre retningen for selskapets drift, skal det skje gjennom generalforsamlingsvedtak

4 I selskaper hvor det er flere statlige eiere, må det påses at rapporteringen og informasjon til Riksrevisjonen koordineres. Det skal inngås avtale om hvilken statsinstitusjon som står som ansvarlig for å ivareta statens eierskap. Institusjonens styre skal fastsette resultatmål for sitt eierskap. Resultater internt ved institusjonen, som følger av eierskap, skal vurderes årlig som del av institusjonens øvrige mål- og resultatstyring. Generalforsamlingen Generalforsamlingen er selskapets øverste myndighet. Aksjeeier utøver formelt sin styringsog kontrollmyndighet gjennom deltakelse og stemmegivning i generalforsamlingen. Når aksjeeier utøver statens eierskap sammen med andre departement eller andre statlige virksomheter, skal aksjeeier sørge for at det er inngått avtale om hvilken statsinstitusjon som skal ivareta statens eierskap. Aksjeeier skal ha relevant, oppdatert og korrekt informasjon om selskapene for å kunne vurdere sakene som generalforsamlingen skal behandle. Aksjeeier skal eventuelt innhente nødvendig tilleggsinformasjon for å sikre at beslutningene i generalforsamlingen er basert på et forsvarlig grunnlag. Informasjonen danner grunnlag for både den formelle utøvelsen av eierrollen i generalforsamlingen, eventuell fremlegging av saker av viktighet for statsråden, oppfølgning av stortingsforutsetninger og -vedtak, samt oppfølgning av eventuelle krav til avkastning og utbytte. I ordinær generalforsamling skal bla. godkjennelse av resultatregnskap og balanse, herunder håndtering av eventuelt overskudd/underskudd, behandles. Generalforsamlingen skal velge medlemmer til styret samt velge revisor. Aksjeeier er ansvarlig for å vurdere om andre saker enn de lov- og vedtektsbestemte skal tas opp til behandling i generalforsamlingen, jf. aksjeloven 5-5 og Det skal påses at det skjer nødvendig saksforberedelse av disse. Instrukser til selskapet skal skje gjennom vedtak truffet i generalforsamlingen. Mål og resultatoppfølging Aksjeeier skal vurdere oppnådde resultater, drift og økonomi i forhold til mål som er satt for selskapet og for statens eierskap. Aksjeeier skal vurdere selskapets ivaretakelse av samfunnsmessig ansvar og oppnåelse av sektorpolitiske mål. Resultatet må ses i sammenheng med selskapets vedtekter og den generelle avkastnings- og utbyttepolitikken som regjeringen til enhver tid legger til grunn for selskaper der staten har eierinteresser. Aksjeeier skal foreta en selvstendig vurdering av selskapets ikke-forretningsmessige mål, slik at oppnådde resultater kan etterprøves for de selskapene som i sine vedtekter ikke stiller krav til økonomisk utbytte. Oppnevning og oppfølging av styret Aksjeeier skal sikre at styresammensetningen er hensiktsmessig i forhold til selskapets formål og eierskap, jf. ØR 10. Oppnevning av styrets medlemmer er en av de viktigste eierbeslutningene. Styret bør sammensettes slik at det innehar kompetanse, kapasitet og

5 mangfold ut fra selskapets egenart. Statens prinsipper for god eierstyring skal vektlegges ved valg av styremedlemmer 1. Ved oppnevning av nye styremedlemmer skal det så langt det er mulig være tilstrekkelig representasjon av begge kjønn i styret. I heleide selskaper og selskaper der staten har dominerende innflytelse vises det til aksjeloven Aksjeeier skal føre kontroll med at selskapets styre i sitt virke sikrer at selskapet utvikler seg og driver i samsvar med eiernes forutsetninger, slik disse er kommet til uttrykk gjennom vedtak i generalforsamling og i selskapets vedtekter. Styret skal på vegne av selskapets eiere ivareta en uavhengig kontrollfunksjon overfor selskapets daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. Det vises for øvrig til aksjeloven kap. 6 om selskapets ledelse. Aksjeeier skal med mellomrom evaluere styrets virksomhet. Rapportering En overordnet vurdering av institusjonens samlede eierskap, strategi for eierskapet og vurdering av hvilken faglig interesse eierskapet i hvert enkelt selskap har, skal rapporteres til KD årlig (normalt innen 15. august for foregående år). Redegjørelsen skal omtale formålet bak etableringen av selskapet/erverv av aksjer, og målet med statlig eierskap, utbytte, utvikling, krav til resultat, eventuelle andre krav, styresammensetting m.m 2. Det skal også vurderes hvilken betydning eierskapet har for høgskolens øvrige virksomhet. Rapportering skal følge nærmere angitt mal og utarbeides av høgskolens styrerepresentanter i de respektive selskap. Rapportene danner grunnlaget for departementets samlede rapportering til Riksrevisjonen. Høgskolens styrerepresentanter fremsender sine rapporter til rektors sekretær som besørger videre forsendelse til Kunnskapsdepartementet. I tillegg skal departementet orienteres om tidspunkt for avholdelse av generalforsamling. Etter generalforsamling skal følgende dokumenter oversendes departementet: -årsregnskap -årsberetning -protokoll fra generalforsamling -revisors beretning -eventuelt konsernregnskap* Selskaper hvor høgskolen har eierinteresser rapporterer dette direkte til rektors sekretær, som besørger videre forsendelse til Kunnskapsdepartementet. 1 Jf. St.meld. nr. 13 ( ) Et aktivt og langsiktig eierskap. 2 Departementet sender nærmere krav til virksomhetene om hvert års rapportering.

6 *Dersom institusjonen eier mer enn 50% av aksjene i et selskap, skal det så snart årsregnskap for selskapet foreligger, utarbeides et konsernregnskap (høgskolens regnskap + selskapets regnskap) som fremsendes Kunnskapsdepartementet og Riksrevisjonen. Informasjon fra selskapet til aksjeeier I tillegg til den lovbestemte rapportering fra selskapet til aksjeeier, skal eventuell ytterligere fast rapportering skje i tråd med krav fastsatt i generalforsamlingen. Aksjeeier skal informeres om selskapets planer og økonomiske utvikling, herunder eventuelle vesentlige finansielle investeringer. Hvis det i løpet av året er behov for særskilt informasjonsutveksling mellom eier og selskap, skal det påses at det ikke bryter med prinsippet om at eierstyring skal skje gjennom generalforsamlingen. Der det er eierskap sammen med andre departementer eller andre statlige virksomheter, skal aksjeeier sørge for at det skjer en koordinering av rapportering og informasjon. Departementet skal umiddelbart orienteres om aktiviteter av viktighet i selskapene, og som har betydning for å sikre en effektiv kontroll med at statens interesser forvaltes på en forsvarlig måte. Aksjeeier har plikt til å vurdere all informasjon som mottas av hensyn til oppfølgningsbehov. Departementet skal ikke rutinemessig motta referater/protokoller fra styremøtene i selskapene eller andre styredokumenter, med mindre det er fastsatt i generalforsamlingen. Dokumentdato: , versjon 1.0

7 Fra veilederen til F Forvaltning av institusjonens forpliktende samarbeid med andre virksomheter 1.1 Kriterier for å inngå samarbeid med andre virksomheter Kriteriene i punkt a og b er resultatorienterte. Institusjonen bør basere sine beslutninger på etterprøvbare målsettinger for samarbeidet. Resultater internt ved institusjonen som følger av samarbeid og eventuelt eierskap, bør vurderes regelmessig som del av institusjonens øvrige mål- og resultatstyring. Generelle vurderinger av at samarbeidet har ført til økt kvalitet eller omfang på virksomheten i berørte fagmiljøer, kan ikke anses som tilfredsstillende vurdering av hvorvidt målene for samarbeidet er nådd. Bestemmelsen om at aktiviteten skal styrke institusjonens evne til å utføre sine primæroppgaver, vil i noen sammenhenger kunne tolkes i vid forstand. For eksempel kan det være av faglig interesse å formidle kunnskap og knowhow til næringslivet selv om samarbeidet bare indirekte styrker evnen til å utføre primæroppgavene. Samarbeid der forpliktelsen fremstår som liten, omfattes ikke av kravene i reglementet. Et eksempel på slikt samarbeid, kan være en enkeltstående gjesteforelesning. Institusjonen bør likevel vurdere behovet for å avtaleregulere samarbeid av beskjedent omfang. Det presiseres at kriteriene i reglementet gjelder begge typer randsoneaktivitet.

8 Punkt 1.1 d fastsetter at samarbeidet skal forvaltes slik at det ivaretar institusjonens økonomiske interesser. Kriteriet om å ivareta de økonomiske interessene gjelder generelt for alle typer forpliktende samarbeid. Ved ekstern organisering av BOA må det imidlertid tolkes i utvidet forstand. Slik organisering av BOA forutsettes ikke bare å ivareta, men også å styrke institusjonens økonomiske interesser gjennom at etterspørselen etter FoU-tjenester og liknende levert av fagmiljøer ved institusjonen øker. Etterspørselen kan komme fra den samarbeidende virksomhet, eller ved at den samarbeidende virksomheten innhenter FoUoppdrag fra andre eksterne aktører på vegne av fagmiljøer ved institusjonen. 1.2 Samarbeidsavtale Punk1 1.2 setter minstekrav til en samarbeidsavtale. Institusjonene må vurdere om også andre forhold skal reguleres i avtalen. a. Økonomi. Avtalen skal regulere de økonomiske forhold mellom institusjon og den samarbeidende virksomheten. Samarbeidspartens bruk av institusjonens lokaler skal skje etter nærmere avtale, og til markedsleie. Slik det fremgår av punkt 1.1 må samarbeidsparten fullt ut dekke driftskostnader som følger av dens aktivitet. Dette gjelder for eksempel kostnader knyttet til bruk av utstyr, utgifter til oppvarming, strøm, rengjøring og telefon. Alle tjenester samarbeidsparten benytter, skal det ytes fullt vederlag for. b. Personalforhold. I den utstrekning ansatte i institusjonen skal utføre arbeid for samarbeidende virksomhet, skal det skje i henhold til skriftlig avtale mellom partene. Samarbeidsparten skal fullt ut kompensere for de kostnader slike avtaler påfører institusjonen. Tilsatte i hovedstilling ved institusjonen kan inneha bistilling i andre rettssubjekt. I slike tilfeller skal de generelle regler og avtaler om adgang til å inneha bistillinger for arbeidstakere i staten følges, jf. bl.a. Statens personalhåndbok. Dersom det er regulær tilsetting i delt stilling, skal arbeidsavtalene regulere hvordan arbeidstiden deles mellom de to arbeidsgiverne. Det er viktig at intensjonene bak delt arbeidstid følges opp, og at korrekt gjennomføring av regelog avtaleverkene skal kunne dokumenteres. c. Styredeltakelse. Institusjonenes ansatte kan delta i styret til samarbeidende virksomhet. Eventuell styredeltakelse skal fremgå av avtalen. Institusjonens øverste leder kan ikke inneha slikt verv. Styreleder er institusjonens øverste leder, jf. forutsetningsvis universitets- og høyskoleloven 9-1 første ledd. Ved de institusjonene som har ekstern styreleder og ansatt rektor, er bestemmelsen ikke til hinder for at ansatt rektor har styreverv i samarbeidende virksomhet. Retningslinjene i F om forbud mot personfellesskap i styrende organer er ikke videreført. Det påligger allikevel institusjonene å sørge for at habilitetsreglene i forvaltningsloven 6 etterleves. Det gjøres for det første spesielt oppmerksom på forvaltningsloven 6 første ledd bokstav e, og at offentlig tjenestemann i utgangspunktet selv avgjør egen habilitet, jf. 8. For det andre understrekes den generelle habilitetsbestemmelsen i fvl. 6 annet ledd en offentlig tjenestemann er inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet. For det tredje vises det til at hvis en overordnet tjenestemann er inhabil, kan avgjørelse i

9 saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan, jf. fvl. 6 tredje ledd. d. Andre avtaleforhold. Samarbeidsparten kan tilføres midler fra institusjonen som betaling for tjenester, så som bistand ved kontraktsforhandlinger eller samarbeidspartens utføring av andre konsulenttjenester. Midler kan også føres motsatt vei, ved at samarbeidsparten kjøper tjenester fra institusjonen. FoU-tjenester vil antakelig være den vanligste typen. Andre typer tjenester kan for eksempel være at samarbeidspartneren leier lokaler eller andre varer og tjenester som er nødvendig for at samarbeidspartneren skal kunne påta seg oppdrag. Det kan også inngås gjensidig avtale med den enkelte forsker. Ansatte ved institusjonen kan således påta seg oppdrag ved siden av sitt hovedarbeidsforhold, og få lønn for dette fra annet rettssubjekt. Dersom slikt arbeid skjer til fortrengsel for hovedarbeidsforholdet, skal dette baseres på arbeidsavtale mellom den enkelte og institusjonen, eventuelt ved at vedkommende gis permisjon. Ved forskningssamarbeid er det viktig at rettighetsspørsmål avklares i forkant av prosjektet. Dette kan bl.a. dreie seg om spørsmål knyttet til rett til publisering, rett til utnyttelse av en eventuell oppfinnelse og fordeling av verdier (godtgjørelse). 2. Organisering av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet 2.1 Kriterier ved valg av organisering av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet a. Aktivitet finansiert over grunnbevilgningen skal institusjonen organisere internt. Også BOA tilknyttet primæroppgavene bør organiseres internt. Dette inkluderer aktivitet som finansieres over bevilgninger til forskning og forskerutdanning gjennom Norges forskningsråd. I tillegg kan dette omfatte midler fra andre myndighetsorganer, internasjonale organisasjoner, samt bidrag og gaver som i liten grad gir forpliktelser for prosjektutforming og bruk av ressurser. BOA tilknyttet noen typer primæroppgaver, eksempelvis nasjonale kunnskapssentre finansiert av departementer eller aktivitet for å bidra til FoU-basert verdiskaping, vil det kunne være hensiktsmessig å organisere eksternt (jf. omtalen av begrepet primæroppgaver). b. Valg av intern versus ekstern organisering skal begrunnes i hensynet til å øke institusjonens faglige utbytte eller gi bedre vern av institusjonens faglige uavhengighet. Institusjonen må gjøre en nøye vurdering av faglig tilhørighet, økonomi og mulige fremtidige forpliktelser før institusjonen tar standpunkt til hvordan BOA skal organiseres. Utgangspunktet bør være å organisere slik aktivitet internt ved institusjonen. Eventuelt samarbeid om BOA med allerede eksisterende eksterne aktører, enten regulert av samarbeidsavtale alene eller gjennom både samarbeidsavtale og erverv av aksjer, bør bare vurderes etter at intern organisering er funnet uhensiktsmessig. Opprettelse av nytt aksjeselskap bør bare vurderes etter at de andre alternativene er funnet uhensiktsmessig. Selv om disse vurderingene må foretas konkret i det enkelte tilfelle, skal som minimum følgende legges til grunn: BOA som gjelder utdanning og som gir formell uttelling i form av studiepoeng, skal som

10 hovedregel organiseres internt. Dette gjelder både grunnutdanning og videreutdanning. Dersom slik utdanning organiseres gjennom egne selskap, skal institusjonen alltid ha det faglige ansvaret for utdanningstilbudet og stå for gjennomføring av eksamen, jf. reglementet kapittel 2.2 bokstav e. Institusjonen skal foreta en konkret vurdering i det enkelte tilfellet om det er forhold ved målgruppe eller tema som tilsier at utdanningsvirksomheten må organiseres internt eller eksternt i en selvstendig virksomhet. Bidragsfinansiert aktivitet med hovedtyngde innen forskning og utviklingsarbeid, skal som hovedregel organiseres internt. Dette gjelder spesielt ved bidragsfinansiering og gaver som støtter opp under primæroppgavene. Institusjonen må ha klare avtaler med finansieringskilden, og klare kriterier for under hvilke vilkår institusjonen kan ta ansvar for slik aktivitet dersom midlene gis som bidrag til prosjekter med nær tilknytning til primærvirksomheten. BOA som gjelder visse typer formidling, herunder spesielt konsulentvirksomhet, kan være egnet for organisering i aksjeselskap. Institusjonen må ta standpunkt til om formidling alene er en tilstrekkelig begrunnelse å engasjere seg i slik virksomhet, eller om virksomheten også bør ha et innslag av forskning, utviklingsarbeid eller utdanning. Organiseringen av institusjonens aktivitet bør for øvrig ses i sammenheng med at randsoneaktivitet ikke gir uttelling i finansieringssystemet. Nærmere kriterier for organisering av BOA internt ved institusjonen, og organisering og forvaltning av randsoneaktivitet er fastsatt i kapittel 2.2 og 2.3 av reglementet, og utdypes nedenfor. 2.2 Organisering av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet internt ved institusjonen Ved organisering av BOA internt ved institusjonen skal følgende legges til grunn: a. Alle typer BOA skal organiseres som prosjekter, og det skal utarbeides egne periodiserte budsjett og regnskap for disse. Det periodiserte budsjettet skal inneholde et anslag over antatte inntekter i prosjektet. Videre skal prosjektbudsjettet vise hvilke direkte kostnader som vil påløpe, herunder et anslag over egne ansattes tidsbruk i prosjektet omregnet i kroner. Prosjektbudsjettet skal også vise alle indirekte kostnader som vil påløpe. Budsjettet skal vise finansieringen av prosjektet, dvs. hva som finansieres av eksterne kilder og eventuelt hva institusjonen må dekke med egne midler (egenfinansiering). For regnskapet gjelder de gjeldende regler som følger av universitets- og høyskolesektorens regnskapsmal. Budsjett og regnskap skal ellers ta høyde for oppdrags- og/eller bidragsyters spesifikke krav til budsjettering og regnskapsførsel. Kravene om avtaleinngåelse vil ikke gjelde dersom midlene er stilt til rådighet som bevilgning eller gave, men institusjonen må likevel kunne redegjøre for bruken av disse midlene. b. For oppdragsfinansiert aktivitet skal oppdragsgiver dekke alle direkte- og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette. Oppdragsfinansiert aktivitet kan ikke subsidieres med statlig bevilgning, slik at eventuelle tap må føres mot institusjonens opptjente virksomhetskapital. Dette bygger blant annet på konkurranserettslige hensyn, og forutsetter at institusjonen må foreta en realistisk økonomisk vurdering før prosjektet igangsettes. Det er derfor svært viktig at

11 institusjonene utarbeider totalbudsjetter, som klargjør de økonomiske forholdene ved det enkelte prosjekt. c. For bidragsfinansiert aktivitet skal institusjonen vurdere om prosjektet har slik faglig interesse at det tilsier delfinansiering, samt vurdere kostnadene ved dette. Det må da avklares hvordan dette kan håndteres av institusjonene selv, slik at det ikke skjer utilsiktet delfinansiering av den bidragsfinansierte aktiviteten fra institusjonenes grunnbevilgning. Institusjonene skal kunne dokumentere de vurderingene og vedtakene som gjøres. d. Institusjonene kan ikke engasjere egne tilsatte til å utføre oppgaver tilknyttet prosjektet som næringsdrivende. Det følger av dette at tilsatte ikke kan fakturere institusjonen. Alle tilsatte, også tilsatte som arbeider i bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter, er underlagt de samme regler når det gjelder biarbeid og lojalitet til arbeidsgiver som andre tilsatte, jf. blant annet bestemmelsene om ekstraverv m.v. i Statens personalhåndbok. Tilsetting av personale i bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter bør først skje når kontrakt er undertegnet mellom partene. Slike ansettelsesforhold reguleres av de samme lover, tariffavtaler m.v. som institusjonene for øvrig er bundet av. e. Finansiering av utdanningstilbud som er rettet mot enkeltstudenter skal skje i overensstemmelse med forskrift om egenbetaling. 3 For bidrags- og oppdragsfinansiert utdanning som gir formell uttelling i form av studiepoeng eller medfører tildeling av grader, skal institusjonen på linje med utdanningstilbud som er finansiert med statstilskudd, alltid ha det faglige ansvaret og stå for gjennomføring av eksamen, jf. lov om universiteter og høyskoler. f. Institusjonen skal påse at BOA ikke svekker institusjonens faglige uavhengighet, og at aktiviteten forvaltes på en betryggende måte. Som institusjonens øverste organ, bør styret få seg forelagt periodiske rapporter som viser alle inntekter og utgifter i forbindelse med den oppdrags- og bidragsfinansierte aktiviteten. For øvrig har den enkelte institusjon ansvar for å bestemme hvorledes den bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteten som legges internt ved institusjonen, skal organiseres. 2.3 Organisering av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet som randsoneaktivitet Hvis organisering av BOA som randsoneaktivitet innebærer erverv av aksjer, skal det besluttes av styret selv. Organisering av BOA som randsoneaktivtet som ikke innebærer erverv av aksjer, kan besluttes på lavere nivå i tråd med institusjonens delegasjonsreglement. Interne fagmiljøer skal få økt tilgang på bidrags- og oppdragsfinansiering gjennom den selvstendige virksomhetens drift av bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter. Denne hovedregelen bør bare fravikes når annet faglig samarbeid har stor betydning for aktiviteten i interne fagmiljøer, for eksempel tilgang til vitenskapelig utstyr som institusjonen ikke kan anskaffe alene. 3 Forskrift 15. desember 2005 nr om egenbetaling ved universiteter og høyskoler

12 Bidragsfinansiert aktivitet som institusjonen organiserer i aksjeselskap, skal ha omfang, karakter eller være begrunnet av andre faglige vurderinger som godtgjør at slik organisering er viktig for vellykket prosjektinnhenting eller prosjektgjennomføring. Dette kan for eksempel i noen tilfeller gjelde for enkelte store og kompliserte prosjekter. Ordinære bidragsfinansierte prosjekter til enkeltforskere eller forskergrupper bør normalt organiseres internt. Som oftest vil søknadsprosess og administrasjon av slike prosjekter være av en slik karakter at intern organisering vil være tilfredsstillende. Randsoneaktivitet bør ikke fragmentere institusjonens fagmiljøer. Det bør søkes unngått at nøkkelpersonell fjerner seg fra undervisning og ordinær forskning, og at forskningsmiljøene tømmes for talenter. Hvis flere statlige institusjoner inngår samarbeid om BOA slik at de blir aksjeeiere i samme selskap, gjelder særlige regler for forvaltning og ivaretakelse av eierskapet, jf. nedenfor. 3. Annen randsoneaktivitet Bestemmelsens krav til særlig faglig interesse pålegger institusjonens styre en strengere plikt til å godtgjøre at et slikt eierskap styrker fagutviklingen internt ved institusjonen, jf. reglementets definisjon av faglig interesse og punkt 1.1 bokstav a. Departementet har adgang til å innvilge søknad om etablering eller erverv av aksjer i eiendoms- eller infrastrukturselskaper som reelt har en støttefunksjon for institusjonens oppgaver. Det forutsettes at institusjonens forpliktelser overfor et slikt selskap, kan dekkes innenfor institusjonens tildelinger og budsjetter, jf. også reglementet punkt 1.1 e. Departementets innvilgelse av slik søknad vil være forbeholdt spesielle tilfeller hvor institusjonene har en særskilt begrunnelse. Institusjonene må kunne gi en konkret redegjørelse for den faglige interessen av selskapet ut ifra institusjonens faglige behov og strategi. Institusjonene må videre ha vurdert alternative muligheter for å dekke behovet selskapet skal avhjelpe, for eksempel gjennom Statsbygg, og økonomiske forutsetninger. Finansielle plasseringer i eiendom, aksjeselskap, eller annen virksomhet med det formål å sikre institusjonen økonomisk fortjeneste, anes ikke å ha faglig interesse. Dette gjelder selv om fortjenesten kan brukes til å styrke den faglige aktiviteten ved institusjonen. 4. Erverv og forvaltning av aksjer Institusjonenes eierskap i aksjer og forvaltningen av dette eierskapet forutsetter særskilt fullmakt. Fullmaktene kan når som helst trekkes tilbake, og medfører ingen innskrenkninger i departementets instruksjonsmyndighet. Institusjonene må være forberedt på at departementet aktivt vil følge opp forvaltningen av fullmaktene, og eventuelt trekke dem tilbake. Inndragningen gjelder inntil videre. Det vil bli

13 foretatt en ny vurdering etter ett år, før institusjonen eventuelt får ny fullmakt. Det er ingen automatikk i at en institusjon som har fått inndratt fullmakten, får ny fullmakt året etter. Departementet kan pålegge institusjonen å avslutte sitt eierskap hvis dette anses nødvendig av hensyn til institusjonens primæroppgaver, jf. universitets- og høyskoleloven 12-4 andre ledd. Det er særlig viktig å avklare spørsmål som knytter seg til arbeidsgiveransvar ved fremtidig organisering av aktivitet i eget rettssubjekt. 4.1 Erverv av aksjer Det er styret selv som skal fatte vedtak om eventuell opprettelse eller eierskap i aksjeselskap. Styret må i denne sammenheng påse at vedtaket er innenfor gitte fullmakter, og er i overensstemmelse med de anbefalinger som er omtalt i reglementet. Ved opprettelse av selskap må styret i sin beslutning blant annet ta høyde for selskapets kapitaliseringsbehov, jf. reglementet punkt 1.1 e som forbyr direkte og indirekte subsidiering av aktivitet ved samarbeidende virksomhet. 4.2 Utøvelse av eierskap Reglementet og departementets særskilte retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper skal legges til grunn for institusjonens utøvelse av eierskap. For øvrig skal de begrensninger som ligger i institusjonens fullmakter, også legges til grunn for utøvelsen av eierskapet. 4.3 Organisasjonsformer Når institusjonen organiserer aktivitet i egne rettsubjekt, skal institusjonene bruke aksjeselskap som organisasjonsform, jf. lov 13. juni 1997 nr 44 om aksjeselskaper. De begrensninger som ligger i fullmaktene til institusjonene ligger som nevnt også til grunn for eierskapsutøvelsen. Dette innebærer for eksempel at institusjonene ikke har anledning til å opprette stiftelser, og denne begrensningen gjelder også selskaper eid i sin helhet av institusjonen. Der institusjonen eier deler av selskap, skal institusjonen i sin utøvelse av eierskapet gå inn for at selskapet ikke oppretter stiftelser. Staten har utarbeidet ti prinsipper for statens forvaltning av eierskap i selskaper, jf. St.meld. nr. 13 ( ). Disse prinsippene gjelder for utøvelsen av eierskapet i både statens heleide og deleide selskaper. Videre setter 10 i Reglement for økonomistyring i staten krav til utøvelsen av statens eierskap. Som en del av staten, må institusjonene legge dette til grunn. Organisering av aktivitet i selskap, og eierskap i aksjer, har en rekke konsekvenser. Hvis institusjonens styre er i tvil om evnen til å håndtere slik organisering og eierskap i tråd med lover, regler og andre krav, bør institusjonen avstå fra dette. Selskaper som eies helt eller delvis av universiteter og høyskoler vil inngå i Riksrevisjonens selskapskontroll dersom staten har dominerende innflytelse, jf. lov 7. mai 2004 nr. 21 om Riksrevisjonen og instruks 11. mars 2004 om Riksrevisjonens virksomhet. 4.4 Kapitalinnskudd

14 Reglementets bestemmelser om kapitalinnskudd innebærer at BOA må regnskapsføres særskilt, slik at et eventuelt overskudd av slik virksomhet synliggjøres. Det er nødvendig med et robust regnskapsmessig skille for å ha sikkerhet for at midlene til statsoppdraget blir brukt som forutsatt, og for å synliggjøre hvilke midler som kan brukes til kapitalinnskudd. 4.5 Ivaretakelse av statens eierskap Bestemmelsen innebærer at hvis for eksempel to universitet sammen oppretter et selskap, skal departementet ha beskjed om hvem som skal ivareta statens eierskap, slik at departementet kan henvende seg til den institusjonen ved spørsmål vedrørende selskapet. Det er en selvfølge at hver av institusjonene må holde seg innenfor sine fullmakter. 4.6 Salg av aksjer 4.7 Rapportering Kravene til rapportering forutsetter at institusjonene er oppmerksomme på aktivitet i selskap der de forvalter statens aksjer. Departementet skal umiddelbart orienteres om aktiviteter av viktighet i selskapene, og som har betydning for å sikre en effektiv kontroll med at statens interesser forvaltes på en forsvarlig måte. Ned- og avskriving av aksjekapital og ekstraordinær generalforsamling er eksempler på slik aktivitet. Institusjonen må kvalitetssikre rapporteringen og må være forberedt på at mangelfull rapportering kan føre til inndragelse av institusjonenes fullmakter.