KRISTIANSUND KOMMUNE

Transkript

1 KRISTIANSUND KOMMUNE 1 av 2 MØTEINNKALLING FOR Administrasjonsutvalget MØTE NR.: 04/8 TID: :00 STED: RÅDHUSET Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE : UTV. SAKSNR. TITTEL REFERANSE PS 04/23 GODKJENNING AV PROKOLL FRA MØTE PS 04/24 FORSLAG OM ORGANISERING AV KRISTIANSUND KOMMUNES BOLIGFORVALTNING. 610 PS 04/25 FERIEPENGER FOR ANSATTE SOM TJENER OVER 6 G 520 PS 04/26 SKRIV OG MELDINGER NOTAT DRØFTING/PRIORITERING AV UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER HØSTEN 2004

2 Side 2 av 10 KRISTIANSUND KOMMUNE Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/1962/9839/ Harald Worren Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Administrasjonsutvalget /24 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Forslag til VEDTAK: Administrasjonsutvalget godkjenner protokoll fra møte Nils T. Walseth -personalsjef- Harald Worren -spesialkonsulent-

3 Side 3 av 10 KRISTIANSUND KOMMUNE Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/1431/6746/ Magne Fiskvik Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Administrasjonsutvalget /25 FORSLAG OM ORGANISERING AV KRISTIANSUND KOMMUNES BOLIGFORVALTNING. Innledning. Kristiansund kommune disponerer vel 600 boenheter, hvorav 430 er kommunale boenheter og 130 i borettslag. Et generelt problem har vært manglende fokus på bygninger som formue med lang levetid. Kortsiktighet har gjort at løpende vedlikehold er forsømt. Dette gir brukerne og ansatte dårlige arbeidsforhold. I tillegg blir konsekvensen skippertak i form av rehabilitering eller nybygg når situasjonen blir kritisk. Over tid gir dette høyere kostnader og dårligere kommunale tjenester enn om vedlikeholdet hadde vært holdt på et jevnt nivå. Rådmannen fremmer i denne saken forslag om å organisere kommunens boligforvaltning i et kommunalt foretak. Målsettingen er å effektivisere driften for å frigjøre midler til vedlikehold, tjenesteproduksjon eller nye investeringer. Enkelte økonomiske forhold ved overføring av boligmassen til et kommunalt foretak må avklares nærmere med revisjonen/fylkesmannen. Dette vil ha betydning for de økonomiske konsekvensene for så vel beboere som kommunen. Dersom bystyret ønsker det, vil det i høst bli lagt fram en sak for å formalisere opprettelsen av et kommunalt foretak for forvaltning av boligmassen. Dette er etter rådmannens vurdering en nødvendig forutsetning for eventuelt senere å konkurranseutsette eiendomsforvaltningen slik det ble vedtatt i økonomiplanen for Neste trinn vil eventuelt være organisering av forvaltningen av den øvrige eiendomsmassen. Tidligere vedtak. - I sak 11/1998 vedtok formannskapet å vurdere renholds- og vaktmestertjenesten med sikte på effektivisering uten at tjenestene skulle konkurranseutsettes. Videre skulle forvaltningen av kommunens utleie av eiendommer vurderes konkurranseutsatt. - I sak 72/1999 vedtok bystyret å utvikle vaktmestertjenesten med sikte på bedre ressursutnyttelse. Utviklingen skulle ses i sammenheng med en konsulentgjennomgang. - I sak 82/1999 vedtok bystyret å gjennomgå driften ved eiendomsseksjonen gjennom en konsulentutredning. - I forbindelse med prosjektet Kommune 2000 ble renholdstjenesten, vaktmestertjenesten og byggeforvaltningen tatt inn som egne prosjekter.

4 Side 4 av 10 - I sak 91/2001 ba bystyret om kommunen utarbeider en samlet plan for vedlikeholds- og rehabiliteringsbehov for kommunale eiendommer. - I sak 91/2002 ba bystyret om at egnede deler av teknisk etat ble vurdert omgjort til egne resultatenheter eller aksjeselskaper. (For eksempel Renovasjon og Bygg- og eiendom). I tråd med disse vedtak er renholdstjenestene samlet og lagt under bygg- og eiendomsforvaltningen. Vaktmestertjenesten er omorganisert og effektivisert. Publikumsrettede oppgaver er overført til servicekontoret. Tiltakene har medført reduksjoner i stillinger og andre utgifter. I økonomiplanen for er det vedtatt at kommunen skal redusere driftsutgiftene/ øke driftsinntektene med kr 15,0 mill i år Det er iverksatt ulike balanseringsprosjekter for å utrede områder for besparelser. Bystyret påpekte videre i sak 91/2003, Budsjett 2004 og Økonomiplanen , følgende; Det finnes i Kristiansund kommunal byggemasse som er i dårlig forfatning. Bystyret ser med bekymring på en utvikling som går i den retning at den kan tolkes slik at kommunen ikke er i stand til å ivareta sine forpliktelser når det gjelder sine eiendommer. Med henblikk på å effektivisere vedlikehold og dermed også forebygge skader på eiendommer som i fremtiden vil påføre kommunen ytterligere økonomiske belastninger, ber bystyret rådmannen utrede mulighetene for å sette ut anbud av og konkurransestimulere kommunens vedlikehold og renhold av egne bygg og eiendommer. Som en oppfølging av dette og forutsetningen i økonomiplanen om en besparelse på 15 mill. kroner på årsbasis fra 2006, ble det etablert en tverrfaglig arbeidsgruppe for å utrede organisering av eiendomsforvaltningen. Fagforeningene var representert i arbeidsgruppen og konsulent ble benyttet. Foreliggende sak bygger på konsulentrapporten. Hensikten med organiseringen av et eiendomsselskap er å bedre forvaltning, drift og vedlikehold av boligene og eventuelt frigjøre midler til andre formål. En annen målsetting er å tilpasse boligmassen kommunens behov. Organisering av hele kommunens eiendomsmasse ble vurdert. I denne omgang foreslås at eiendommer knyttet til boligutleie blir organisert i et kommunalt foretak. Organisering av eiendommer knyttet til næring og formålsbygg vurderes senere. Ulike organisasjonsformer. Kommuner benytter ulike modeller for eiendomsforvaltningen. Ålesund har skilt ut sin eiendomsforvaltning i et eget kommunalt foretak, Ålesund kommunale eiendom KF. Foretaket utøver eierskap og forvaltning av kommunens samlede eiendomsmasse og ubebygde areal, både boliger og formålsbygg som skoler, barnehager, sykehjem m.v. Molde har etablert et kommunalt foretak for sine utleieboliger, Molde utleieboliger KF. Kommunens boligeiendommer kan i hovedsak ivaretas gjennom fem organisasjonsformer: 1. Egen virksomhet innenfor kommunens ordinære organisasjon. (Dagens organisering.) 2. Egen kommunal eiendomsbedrift organisert som kommunalt foretak etter kommuneloven kap Egen kommunal eiendomsbedrift organisert som aksjeselskap. 4. Egen boligstiftelse. 5. Offentlig Privat samarbeid.

5 Side 5 av 10 Kommunal virksomhet. Organisering i egen kommunal virksomhet er en videreføring og utvikling av dagens modell, og medfører ingen vesentlige endringer i forhold til dagens situasjon. Politisk og administrativt vil enheten styres tilsvarende en hvilken som helst annen kommunal virksomhet, med mindre det i vedtaksform gjøres unntak. Virksomhetsleder er underlagt rådmannen. Virksomhetens budsjett og regnskap er en del av kommunens ordinære budsjett og regnskap, hvor driftsutgifter og inntekter vurderes direkte opp mot andre kommunale tiltak. Oppgavene løses i tråd med lover og regler og styringslinjer bystyret vedtar. Kommunalt foretak. Et kommunalt foretak er en utskilt og delvis frittstående del av kommunens forvaltning, regulert av kommunelovens kapittel 11. Foretaket er samtidig en del av kommuneorganisasjonen som juridisk enhet, direkte underlagt bystyret. Kommunen har det fulle ansvar for foretakets virksomhet og økonomiske disposisjoner. Personalets ansettelsesforhold er knyttet til kommunen. Foretakets budsjett er uavhengig av kommunens budsjett i den forstand at bare eventuelle tilskudd til foretaket kommer frem i kommunens budsjett. Bystyret vedtar særskilt budsjettet for foretaket og velger foretakets styre. Et kommunalt foretak kan oppta lån på de samme gunstige betingelser som kommunen for øvrig. Overføring av eiendomsmassen til foretaket utløser ikke dokumentavgift. Aksjeselskap. Organisering i aksjeselskap reguleres av aksjeloven og er en selskapsform tilpasset drift med økonomisk overskudd som formål. Et aksjeselskap er en egen juridisk enhet, og kommunen er ikke ansvarlig for aksjeselskapets disposisjoner. Aksjeeierne hefter kun for den kapital som er skutt inn i selskapets egenkapital. Et aksjeselskap skal føre regnskap etter bestemmelsene i aksjeloven og regnskapsloven, og skal ha en ekstern revisor. Selskapet er skattepliktig. Denne selskapsformen innebærer at kommunestyret i utgangspunktet ikke kan instruere selskapet direkte, men må utøve sin myndighet gjennom representanter i selskapenes styrende organer. Stiftelse. Noen kommuner benytter stiftelser som organisasjonsform for enkelte kommunale boliger. En stiftelse innebærer at enheten er et eget rettssubjekt som er ansvarlig for selskapsforpliktelsene. Stiftelser karakteriseres ved at de er selveiende. Dette innebærer at det ikke er noen utenforstående som eier stiftelsens formue, svarer for stiftelsens gjeld, eller i kraft av eierposisjon kan utøve styringsrett over stiftelsen eller ha rett til andel av stiftelsens eventuelle overskudd. Offentlige stiftelser benyttes gjerne når politisk styringsbehov er lite eller fraværende. Offentlig Privat samarbeid. Et Offentlig Privat samarbeid defineres som et samarbeid om en offentlig tjeneste som utvikles og/ eller drives av private (eller sammen med det offentlige) etter forespørsel fra det offentlige, og der risiko fordeles mellom private og det offentlig. Offentlig Privat samarbeid innebærer at kommunen har ansvar for å definere hvilke tjenester brukerne skal motta og hvilken kvalitet tjenesten skal ha. Den private part har ansvaret for at tjenesten blir levert. Tradisjonelt er offentlig privat samarbeid i hovedsak knyttet til ulike typer infrastruktur som veier, skolebygninger, renovasjonsanlegg, sykehjem, sykehus, m.v. Markedsmessige betraktninger medfører at det ikke anbefales bruk av Offentlig Privat samarbeid i dette tilfellet.

6 Side 6 av 10 Ut fra ovenstående beskrivelse vurderer rådmannen at aktuelle organisasjonsformer er kommunal virksomhet, kommunalt foretak og kommunalt aksjeselskap. Valg av organisasjonsform. Det er særlig tre hovedhensyn som er vektlagt ved forslag til organisasjonsform; - Hvilken organisasjonsform ivaretar best kommunens målsettinger for bygging og forvaltning av boliger. - Hvilken organisasjonsform sikrer mest effektiv drift og utvikling av boligene. - Hvilken organisasjonsform gir lavest kostnader. For de ansatte vil det være av betydning hvordan deres ansettelsesstatus påvirkes. Når det gjelder driftsfunksjoner kan kommunalt foretak og aksjeselskap ha noen fortrinn i forhold til vanlig kommunal virksomhet. Budsjett og regnskap holdes atskilt fra det ordinære budsjett og regnskap for kommunen. Det blir lettere å legge opp til selvfinansierende virksomhet ved at brukerne dekker kostnadene gjennom leie. Reelle vedlikeholdskostnader kommer klarere frem. Det har vist seg vanskelig å få dette til i en vanlig kommunal resultatenhet/virksomhet. En vesentlig kostnad i forbindelse med eiendomsdrift er kapitalkostnadene. Disse bestemmes av investeringskostnad, rentenivå og eiendommens antatte levetid. Rentenivået vil variere med valg av organisasjonsform. Kommunalt foretak og kommunal virksomhet vil normalt oppnå 0,5-2 prosentpoeng lavere renter på lån enn et aksjeselskap avhengig av risikovurderingen. Denne vil avhenge av f. eks. egenkapital og eventuelle kommunale garantier. Ved overføring av eiendommer fra kommunen til et aksjeselskap vil det påløpe en dokumentavgift på 2,5 prosent av eiendomsverdien. Disse kostnadene kan en unngå ved bruk av organisasjonsformene kommunalt foretak eller kommunal resultatenhet. Dersom en velger aksjeselskap kan en unngå dokumentavgift ved at kommunens eiendomsmasse fortsatt beholdes i kommunalt eie, mens aksjeselskapet disponerer kommunens bygningsmasse ved å leie den fra kommunen. Vurderinger knyttet til skatt tilsier at et aksjeselskap lett kan komme i skatteposisjon. Kommunalt foretak eller kommunal resultatenhet vil være enklere å gjennomføre fordi en ikke vil ha store formelle problem knyttet til flytting av personale fra andre deler av kommunen. Ved aksjeselskap vil dette kunne bli et problem fordi det betyr skifte av juridisk arbeidsgiver og dermed endres de ansattes rettigheter. Et aksjeselskap kan ha noen fortrinn for begrensning av risiko uten at det i denne sammenheng tillegges særlig vekt. Den organisasjonsform som velges bør åpne for et godt og nært samarbeid når det gjelder eiendomsutvikling og eiendomsdrift med kommunens øvrige virksomheter. Dersom politisk styring tillegges vekt er kommunal virksomhet og kommunalt foretak best egnet. Økonomiske rammebetingelser - kommunalt foretak. I konsulentutredningen er det foreløpig forutsatt at en boligmasse med omsetningsverdi på 155 mill. kroner overføres til foretaket og at foretaket overtar gjeld for et tilsvarende beløp fra kommunen.

7 Side 7 av 10 Løsningen er foreløpig litt usikker i forhold til lover og forskrifter og må derfor avklares med revisjonen/fylkesmannen. Usikkerheten er knyttet til det faktum at foretaket ikke er en egen juridisk enhet. Boligmassen har i dag en bokført verdi på ca kr 105 mill. Renter og avdrag av kr 155 mill. utgjør kr 10,5 mill det første året (forutsatt serielån med avdragstid 30 år, og en langsiktig rente på 3,5 %). Regnskapstall for 2003 viser at driften av boligene ga en nettoinntekt i kommuneregnskapet på kr 6,2 mill. Dette forrenter en gjeld på kr 91 mill under samme forutsetning som ovenfor. Det forutsettes at det kommunale foretaket skal være selvfinansierende ved at foretakets inntekter, hovedsakelig i form av husleie, skal dekke alle foretakets driftsutgifter samt kapitalkostnader knyttet til eiendomsmassen. Foretaket vil få to nye utgiftselementer sammenlignet med dagens organisering ved at det må ha et styre og at regnskapet må revideres. Foreløpige beregninger angir et totalt utgiftsnivå på ca kr 29,5 mill. Det er da innarbeidet lånekostnader relatert til en gjeld på ca kr 155 mill., utgifter til forvalting, drift og vedlikehold. Det er innarbeidet årlige beløp for å dekke opp for etterslepet i vedlikehold. Husleie. Størsteparten av kommunens boliger dekker behovet som fremkommer gjennom ansvar i lov om sosiale tjenester. En videreføring av husleieinntektene på dagens nivå vil ikke dekke foretakets utgifter i henhold til forutsetningene ovenfor. I praksis betyr dette at husleiene må oppjusteres. Gjennom Husbankens bostøtteordning kan effekten av husleieøkningen reduseres. Bostøtte gis til husstander med lav inntekt og høye boutgifter. Det er fastsatt en øvre grense, for tiden kr 5.000, for hvor høye boutgifter som kan legges til grunn for beregningen av bostøtte. Ikke alle leietakere vil ha rett på bostøtte. Husleieloven setter formelle begrensinger på hvor raskt husleieøkninger kan gjennomføres i eksisterende leieforhold. Bystyret vedtok i 2001 en maksimal månedlig husleie i omsorgsboliger på kr 5.000,-. Husleien er deretter prisjustert. Dette vedtaket bør trolig omgjøres for å få en mest mulig rettferdig og fleksibel husleiestruktur i forhold til fremtidig utbygging. Ut fra utgiftsnivået i foretaket stipuleres det i konsulentrapporten en gjennomsnittlig månedlig husleie på ca kr 3.500,-, forutsatt en boligstørrelse på 65 m2 BTA, for å få en forsvarlig drift. Tilsvarende husleie i dag utgjør knapt kr 2.500,-. Potensialet for å øke husleieinntektene må vurderes i forhold til leietakerenes betalingsevne og markedspris. Dette vil bli vurdert nærmere i en eventuell ny sak om formell etablering av et kommunalt foretak for drift av de kommunale boligene. Stillingsressurser. I konsulentutredningen er det forutsatt et behov for 2,5 årsverk til administrative funksjoner i et kommunalt foretak. Rådmannens utgangspunkt er at disse ressursene skal overføres fra Bygg og eiendom og eventuelt andre kommunale virksomheter. Minste tillatte avdrag.

8 Side 8 av 10 I henhold til Kommunelovens 50 nr 7 skal kommunens samlede lånegjeld avdras med like årlige avdrag. Gjenstående løpetid for kommunens samlede gjeldsbyrde kan ikke overstige den veide levetiden for kommunens anleggsmidler ved siste årsskifte. Foreløpige beregninger viser at den gjenstående avskrivningstid på anleggsmidler som forblir i kommunekassens balanse ikke avviker vesentlig fra boligeiendommene. Under henvisning til ovenstående og sakens dokumenter foreslår rådmannen at driftsutvalget overfor bystyret avgir følgende INNSTILLING Bystyret viser til foreliggende sak og ber Rådmannen utrede videre grunnlaget for å etablere et kommunalt foretak til forvaltning av den kommunale boligmassen. Anton Monge rådmann Kjell A. Rasmussen økonomisjef Ikke mangfoldiggjort vedlegg: Konsulentutredning fra KommuneKonsult AS: Kristiansund kommune utredning av boligforvaltningen. KRISTIANSUND KOMMUNE Saksmappe: Arkiv: Saksbehandler: Dato: 04/1408/8437/ Harald Worren

9 Saksframlegg Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr Administrasjonsutvalget /26 FERIEPENGER FOR ANSATTE OVER 60 ÅR MED RETT TIL 6 UKER FERIE SOM TJENER OVER 6 G Bakgrunnen for saken er at økonomisjefen har bedt lønnsavdelingen om avklaring ift. utbetalingen av feriepenger pr Økonomisjefen viste til at når kommunen trakk tilbake for meget utbetalte feriepenger, så tilsvarte ikke de utbetalte feriepengene 14,3 % av feriepengegrunnlaget. Da rådmannen berøres av saken fremlegges saken for Administrasjonsutvalget til behandling. Ifølge ferieloven 10, 3. ledd skal det ikke beregnes feriepenger for lønn over 6 G for ansatte over 60 år med rett til ekstraferie. Ferielovens 10, 3. ledd. Forhøyet prosentsats for arbeidstakere over 60 år For arbeidstaker over 60 år med rett til ekstraferie etter 5 nr. 2 forhøyes prosentsatsen med 2,3 prosentpoeng. Feriepenger etter første avsnitt ytes ikke for den del av feriepengegrunnlaget som overstiger 6 ganger folketrygdens grunnbeløp. Ved beregningen skal det regnes med det grunnbeløp som gjaldt 31. desember i opptjeningsåret. Fratrer arbeidstaker i opptjeningsåret, skal det regnes med det grunnbeløp som gjaldt på fratredelsestidspunktet. Det var feil ved årets utbetaling av feriepenger slik at alle ansatte over 60 år som tjente over 6 G kr ,-. (1G=folketrygdens grunnbeløp) fikk utbetalt for mye feriepenger. 1 G er pr kr ,-. Årsaken til feilutbetalingen var at leverandøren av lønnsystemet ikke hadde lagt inn en grense i lønnsystemet for ansatte over 60 år, slik at det ble beregnet feriepenger av hele årslønnen også for ansatte som tjente over 6 G. Dette medførte at vi utbetalte kr ,63 for mye til 15 ansatte. Dette måtte trekkes tilbake i ettertid. Alternative løsninger på saken Økonomisjefen viste i e-post av at det var flere andre kommuner som utbetalte feriepenger til ansatte over 60 år for feriepengegrunnlag som overstiger 6 G. Dersom Kristiansund kommune skal gjøre dette, bør dette gjelde alle ansatte over 60 år som tjener over 6 G. For 2004 ville totalkostnaden på en slik ordning ha vært. på kr ,63. Dersom kommunen ikke utbetaler fulle feriepenger for den siste ferieuken, vil de ansatte ha krav på å få ta ut mindre ferie iden grad feriepengebortfallet ikke dekker regulativlønnen. En slik ordning vil utløse noe administrative kostnader. Personalpolitisk sett er også ordningen uheldig. Ansatte over 60 år har jo fått den 6. ferieuka nettopp ift. at de har et ekstra behov for ferie når de har fylt 60 år. Ordningen må videre sees

10 opp mot de seniorpolitiske tiltak som ligger i seniorpolitisk plan, som skal behandles i Driftsutvalget. Konklusjon: Vi tilrår ut fra personalpolitiske og administrative hensyn at ansatte over 60 år får full utbetaling av feriepenger for den 6 uka for inntekter som overstiger 6 G. Forslag til VEDTAK: Ansatte over 60 år får beregnet feriepenger for den 6 uka for inntekter som overstiger 6 G. Nils T. Walseth -personalsjef- Harald Worren -spesialkonsulent-