Kvam herad Årsmelding Intern årsmelding. for einingane i Kvam herad. Vedlegg til ekstern årsmelding.

Transkript

1 Årsmelding 2003 Intern årsmelding for einingane i Kvam herad 2004 Vedlegg til ekstern årsmelding Side 1 av 71

2 1 OM DOKUMENTET INNLEIING DEN INTERNE ORGANISERINGA I KVAM HERAD BALANSERT MÅLSTYRING I ÅRSMELDINGA ANDRE KAPITTEL I ÅRSMELDINGA ØKONOMI/ORGANISASJON OG RÅDMANN SAMFUNN BRUKARAR Endring i høve til regulert budsjett Tenesteproduksjon i Brukardialog INTERNE PROSESSAR MEDARBEIDAR ØKONOMI Endring i høve til regulert budsjett Drift i UTVIKLING SAMFUNN BRUKARAR Endring i høve til regulert budsjett Tenesteproduksjon i Brukardialog INTERNE PROSESSAR MEDARBEIDAR ØKONOMI Endring i høve til regulert budsjett Drift i INFORMASJON OG POLITISK NIVÅ SAMFUNN BRUKARAR Endring i høve til regulert budsjett Tenesteproduksjon i Brukardialog INTERNE PROSESSAR MEDARBEIDAR ØKONOMI Endring i høve til regulert budsjett Drift i BARNEHAGE SAMFUNN BRUKARAR Endring i høve til regulert budsjett Tenesteproduksjon i Brukardialog INTERNE PROSESSAR MEDARBEIDAR ØKONOMI Endring i høve til regulert budsjett Drift i GRUNNSKULEOPPLÆRING SAMFUNN BRUKARAR Endring i høve til regulert budsjett Tenesteproduksjon i Brukardialog INTERNE PROSESSAR MEDARBEIDAR ØKONOMI...41 Side 2 av 71

3 6.5.1 Endring i høve til regulert budsjett Drift i PLEIE OG OMSORG SAMFUNN BRUKARAR Endring i høve til regulert budsjett Tenesteproduksjon i Brukardialog INTERNE PROSESSAR MEDARBEIDAR ØKONOMI Endring i høve til regulert budsjett Drift i HELSE OG VELFERD SAMFUNN BRUKARAR Endring i høve til regulert budsjett Tenesteproduksjon i Brukardialog INTERNE PROSESSAR MEDARBEIDAR ØKONOMI Endring i høve til regulert budsjett Drift i TEKNISK EINING SAMFUNN BRUKARAR Endring i høve til regulert budsjett Tenesteproduksjon i Brukardialog INTERNE PROSESSAR MEDARBEIDAR ØKONOMI Endring i høve til regulert budsjett Drift i FINANS, SKATT OG RAMMETILSKOT ART OG FUNKSJON Endring i høve til regulert budsjett Finans, skatt og rammetilskot i PROSJEKT AVSLUTTA PROSJEKT IGANGSETT OG PÅGÅANDE PROSJEKT IKKJE IGANGSETTE PROSJEKT, BUDSJETTERTE PROSJEKT (GJELD ØKONOMIPLANPERIODEN T.O.M. 2008) PROSJEKTFINANSIERING AKTIVE PROSJEKT I INVESTERINGSREKNESKAP EKSL. PROSJEKT...71 Side 3 av 71

4 1 OM DOKUMENTET 1.1 INNLEIING Denne årsmeldinga rapporterar frå den interne organiseringa av Kvam herad, og tek for seg drifta (eksl. prosjekt) i dei ulike produksjons- og støtteeiningane til kommunen. I tillegg er drifts- og investeringsprosjekt omtala i eit eige kapittel. Til slutt er årsrekneskapstabellane presentert. Dokumentet er offentleg og fylgjer årsmeldingssaka som eit vedlegg, slik at alle som er interesserte i desse opplysningane, kan få tak i dei. Ytterlegare informasjon vert lagt ut på internettsidene til Kvam herad, DEN INTERNE ORGANISERINGA I KVAM HERAD Kvam herad gjennomførte hausten 2003 ei intern omorganisering frå etatar til einingar meir retta mot dei ulike brukarane til kommunen. Den nye organisasjonen trådde i praksis i kraft fyrst ved årsskiftet. Enkelte einingar har gjennomgått større omveltingar enn andre, som dei nye einingane Utvikling og Helse og velferd. I 2004 har einingane etablert seg, men ifølgje tilbakemeldingane i årsmeldinga står det framleis arbeid att. På grunn av omorganiseringa, er det i årsmeldinga ikkje samanlikningstal for eininga for 2003, slik det normalt er i ei intern årsmeldinga. Når det gjeld den eksterne årsmeldinga, rapporterer denne på overordna nivå, uavhengig av intern organisering, og er difor mogeleg å samanlikna med føregåande år. Politisk nivå gjennomførte òg ei omorganisering for perioden Organiseringa er ein rein formannskapsmodell, der faste komitear og utval for dei ulike teneste-/fagområda i kommunen er avvikla. I staden oppnemner heradsstyret ad-hoch komitear for spesielle oppgåver. Side 4 av 71

5 Budsjettansvar for rådmannsnivå og politisk nivå er svært lite, og difor slått saman med hhv. økonomi/organisasjon og informasjon i årsmeldinga. 1.3 BALANSERT MÅLSTYRING I ÅRSMELDINGA Den interne årsmeldinga er delt inn etter dei 5 ulike perspektiva henta frå Balansert målstyring (BMS); samfunn, brukarar, interne prosessar, medarbeidarar og økonomi. Einingane har kome ulikt i gang med å ta i bruk BMS, og det er førebels ikkje sett opp måltal for dei ulike perspektiva. I årsmeldinga er drift og måloppnåing i 2004 difor i hovudsak tekst. Det strategiske styringsverktøyet BMS er teke i bruk for å få betre fram og setja mål for perspektiv utanom økonomi. Perspektiv som Kvam herad òg må styra etter for å oppnå dei strategiske måla til kommunen. Nedanfor er oversikt over samanheng mellom perspektiv og strategiske mål: Side 5 av 71

6 Beste nærings og bukommunen i Hordaland Tema Profilera Kvam Regionsenter midt i Hordaland Bli ein del av arb.mark. og kulturliv i Bergen, med høve til etablering Samfunn Stolte innbyggjarar med felles identitet Gode levekår med spennande og varierte tilbod Godt utvikla infrastruktur - internt og eksternt Brukarar 24-timarskommunen Heilskapleg satsing på kultur, næringsutvikling og bustadpolitikk Interne prosessar Auka samspel og samhandling Kontinuerlig utvikling av IT og prosedyrar som gjer oss skapande og effektive Utvikla strategiske samarbeidsformer (Vinn-vinn) Bruka politisk påverknadsarbeid som effektiv arbeidsreiskap Medarbeidarar Frå dei-kultur til vi-kultur Auka engasjement og involvering - felles ansvar Systematisk kompetanseutvikling for å rekruttera og behalda kompetent personell Økonomi Sikra frie ressursar for å gjennomføra strategi Styrkja økonomisk planarbeid, styringogkontroll Konkurransedyktig levering Samfunn Alle einingar har i årsmeldinga teke for seg strategiske mål henta frå BMS/Kommuneplanen for Kvam herad , og kva som er gjort i eininga for å koma nærare/nå desse måla. Brukarar På grunn av den interne omorganiseringa frå etatar til einingar, har ein diverre ikkje tal for 2003 som kan nyttast til samanlikning med 2004 når det gjeld KOSTRA-tema for eininga. Tala finn ein samla for kommunen i den eksterne årsmeldinga. Tabellen KOSTRA-tema tilsvarar eit varerekneskap for private verksemder. Dette er dei tenestene eininga produserer, og nettokostnaden/-inntekt som er eininga sin del av den totale kassen til kommunen. Dei viktigaste avvika mellom rekneskap og det vedtekne politiske forbruket (R.B.-2004), er forklara. Tenesteproduksjonen er òg omtala i tekst, og resultat frå evt. brukardialog er presentert. Interne prosessar I den nye organisasjonen ligg systemutvikling, prossesuelt og elektronisk i botnen. Kvam herad er inne i ei krevande tid (ref Vedteke budsjett 2005, økonomiplan ) der driftskostnadane skal reduserast samstundes med at tenestetilbodet skal oppretthaldast i størst mogeleg grad. Organisering/bruk av informasjonsteknonologi, kvalitetssystem/hms og sakshandsaming er viktige interne prosessar for å effektivisera drifta og samstundes sikra kvalitet på tenestene. Side 6 av 71

7 Medarbeidarar På grunn av den interne omorganiseringa frå etatar til einingar, har ein diverre ikkje tal for 2003 som kan nyttast til samanlikning med 2004 når det gjeld årsverksoversikt. Tala finn ein samla for kommunen i den eksterne årsmeldinga. Det er ikkje fullstendig samanheng mellom lønsnivå og årsverk (særleg for økonomi/org. og rådmann), då einingsleiarane sine lønskostnader ligg i økonomitabellane til rådmann, medan dei i årsverkoversikta er knytta til si eiga eining. Kvam herad har i 2004 fått stabilisert lønssystemet som vart innført i 2003, og er no i stand til å presentera årsverksoversikter på eit meir grundig og detaljert nivå, basert på reelle timeverk (både for faste tilsette og tilsette på timebasis). I tillegg er det presentert resultat frå medarbeiderundersøkingar der dette har vore gjennomført. I den interne årsmeldinga er det òg teke med sjukefråvær pr. eining. Eininga eksisterte ikkje i 2003, og sjukefråværet har fylgt den tilsette med over i ny eining. Dvs. at tala for 2003 ikkje er fråværet til eininga i, men fråværet i 03 til dei som vart tilsette i eininga i 04. Fråværsmodulen som resultata byggjer på har diverre vore noko ustabil og feilkjelder finnest når ein går ned på mindre einingar. På aggregert nivå, som i den eksterne årsmeldinga, er tala meir pålitelege. Det har vorte arbeidd med modulen i 04 og 05, så ein reknar med å ha sikrare tal òg pr. eining i neste årsmelding. Økonomi På grunn av den interne omorganiseringa frå etatar til einingar, har ein diverre ikkje tal for 2003 som kan nyttast til samanlikning med 2004 når det gjeld driftspostane for eininga. Tal for 2003 er presentert samla for kommunen i den eksterne årsmeldinga. Tabellen for driftspostar kan samanliknast med ein oversikt over kva innsatsfaktorar eininga nyttar for å produsera tenestene som er presentert under perspektivet brukarar. Dei fleste einingane sin største innsatsfaktor, er lønskostnader. Det er årsaka til at når kommunen no er i ein prosess for å ta ned driftskostnadene, er det ein hovudfokus på årsverk. Ein del einingar har direkte inntekter frå øyremerka tilskot og andre statlege refusjonar, samt sals- og leigeinntekter. Alle einingane er imidlertid underskotsforetak i seg sjølv, som vert finansiert av rammetilskot og skatteinntekter. Desse inntektene, i lag med finanspostar, er trekt ut i eit eige kapittel: Finans, skatt og rammetilskot. 1.4 ANDRE KAPITTEL I ÅRSMELDINGA Finans, skatt og rammetilskot er presentert som ei eiga eining, men er kun eit fiktivt budsjettansvar der dei store fellesinntektene og finanskostnadene vert presentert. Presentasjonen fylgjer difor ikkje malen til dei andre einingane. Prosjekt og investeringsrekneskap er omtala i eigne kapittel. Investeringsrekneskapet eksl. prosjekt er svært lite i Kvam herad, medan investeringsprosjekt dei siste åra har vore svært store pga. store byggeprosjekt som idrettshallar og omsorgsbustader. Side 7 av 71

8 2 ØKONOMI/ORGANISASJON OG RÅDMANN 2.1 SAMFUNN Einingane organiserer administrativ toppleiing i Kvam herad og støttefunksjonane økonomi, organisasjon, personal og IKT. Rådmann, inklusiv strategisk leiargruppe, har hovudansvar for den samla samfunnskontakten for heile Kvam herad. Gruppa har overordna ansvar for å utforma og setja i verk konsekvensar av målsetjingar som er politisk vedteke gjennom kommuneplan og av Kvam heradsstyre. For å arbeida systematisk oppnå overordna målsetningar brukar rådmannen eit verkty utvikla på grunnlag av balansert målstyring. Verktyet bind saman mål,strategiar og handlingsplanar. Dette er vist i eit eige målkart under punkt 1.3 i årsmeldinga. Hovudmålsetninga; Beste nærings- og bukommunen i Hordaland, er delt opp i tre hovudtema. 1. Profilera Kvam 2. Regionsenter midt i Hordaland 3. Bli ein del av arbeidsmarknaden og kulturlivet i Bergen, med høve til etablering. Profilera Kvam For å profilera Kvam er vi avhengig av; Stolte kvemmingar med felles identitet som snakkar positivt om kommunen sin. I tillegg er vi avhengig at kommunen vert omtalt i positive og spennande termar av media. Kvam har i utgangspunktet ein god image, særleg i Bergen. Det er når vi fell ned i bygdastrid og evige konfliktar at vi skadar oss sjølve. I 2004 har vi ved mange høve fått profilert oss positivt. Utbygginga og aktiviteten på Kvamskoge har utvikla seg vidare og gjev oss mange vener. Norheimsund/Øystese som handlesenter og sosial møtestad er positivt. Tusenårsstaden er ei positiv sak, med potenisale. Hardangerfartyvernsenter er ei nasjonal sak. Kvam herad vert omtalt som ein spennande organisasjon både for tenester og administrasjon. Regionsenter i Hordaland. I Hordaland er det berre sju større tettstader, utanom Bergen. To av desse ligg i Kvam. Til saman er Norheimsund og Øystese ein bygdaby med godt utbygd infrastruktur. Likevel slit vi med å verta fullt og heilt godkjent som eit regionssenter. Stadig vekk vert det refert til; Regionsentra Voss, Odda og Stord i Hodraland. Det er ingen ting som har endra seg med omsyn til formell status som regionssenter., men skal vi oppretthalda ei reell status må vi skapa Gode levevilkår med spennande og varierte tilbod. I 2004 har vi bygt ut eit sentralidrettsanlegg i regionssenteret. Bli ein del av arbeidsmarknadenog kulturlivet i Bergen, med høve til etablering. Norheimsund ligg i dag vel ein time frå Bergen sentrum. For dei fleste vi det vera for lagt å dagpendla til jobb. Forskning viser at pendling over minuttar er uakseptabelt. I tillegg til lang reisetid må pendlarar Kvam - Bergen over Kvamskogen som er ein stor barriere, i alle fall mentalt. Vi har som mål å laga: Godt utvikla internstruktur intern og eksternt. Å bringa Kvam inn i same arbeidsmarknad som Bergen er ein lagsiktig prosess. Tiltak i I budsjett for 2004 vart tunnel under Kvamskogen nemnd for første gong. Temaet er teke opp fleire gonger på politisk hald. Det er ikkje gjort konkrete vedtak eller tiltak for å starta ein prosess mot realisering. Side 8 av 71

9 I Kommuneplanen er eitt tema; Kvam som IKT-kommune. Hovudmålet er: Leggja til rette for å byggja ut eit tenleg høgfartssamband for næringsliv, innbyggjarar og det offentlege i Kvam. Kvam herad skal leggja til rette for at teknologiverksemder vil etablera seg i Kvam. Ved utgangen av 2004 er første fase av utbygginga av breiband stort sett gjennomført. I kommunen kan vi i dag tilby breiband til dei fleste innbyggjarane. Det er Kvamnet AS og Kvam Kraftverk AS som har stått for utbygginga. Kvam herad har lagt grunnlag for utbygginga ved å etterspørja breiband. Det er mogeleg å få fiberkommunikasjon frå Oma til Øystese, resten er dekka med radio. Økonomi og organisasjon Avdelinga for økonomi, organisasjon og personal er stabs- og støttefunksjonar. Dei leverer største delen av tenestene til interne brukarar, samfunnskontakten er indirekte. 2.2 BRUKARAR Tabell 1 KOSTRA-tema KOSTRA-tema R-2004 R.B O.B Adminstrasjon, styring og fellesutg Barnehagar Grunnskuleopplæring Kommunehelse Pleie og omsorg Sosialteneste Barnevern Vatn, avløp og renovasjon/avfall Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø Kultur Kyrkje Samferdsel Bustad Tilrettelegging og bistand for næringslivet Brann- og ulykkesvern Sum KOSTRA-tema Finans, skatt og rammetilskot Sum Kvam herad Kommentar til tabell: Den store negative summen under KOSTRA-tema Tilrettelegging og bistand for næringslivet skuldast inntekter frå konsesjonkraftsal, -avgift, heimfallsinntekter og utbytte frå Kvam Kraftverk og BKK. Stort avvik på Adm., styring og fellesutgifter skuldast premieavvik for pensjon for heile heradet Endring i høve til regulert budsjett 2004 Administrasjon og styring Samla viser tenestene innafor administrasjon og styring eit negativt avvik på 7,1 mill kr. Dette vert samla ført på KOSTRA funksjonane under Administrasjon og styring. Endring i premieavviket vert først kjent for heradet etter at rekneskapsåret er ute og er dermed vanskeleg å budsjettera. Resten av avvika skuldast overføring av midlar frå driftrekneskapen til investering. I samband med relativ stor auke i bruk av IT fekk heradet i 2004 eit ikkje planlagt behov for å oppgradera sentrale deler av IT-systemet. Responstida for heile systemet vart uakseptabelt lang. Det vart difor kjøpt inn servarar m.m. til ein samla kostnad på kr ,- (sjå elles kommentarar for prosjekt). Side 9 av 71

10 Tilrettelegging og bistand for næringslivet Dette gjeld blant anna: Tekst Rekneskap Budsjett Heimfallsinntekter Konsesjonskraft Konsesjonsavgift Utbytte Kvam Kraftverk Utbytte BKK Tabellen over viser at Heimfallsinntekter og utbytte frå BKK og Kvam Kraftverk er som budsjettert. Konsesjonsavgift viser kr ,- i meirinntekt. Konsesjonskraft viser ei mindreinntekt på kr ,-. Årsaka er at inntekter frå ny konsesjon for Bjølvo kraftverk vert utbetalt eitt år seinare enn det som heradet la til grunn i budsjett Resten av tenestene under dette KOSTRA-tema. Resten av tenestene under dette KOSTR-tema viser mindre avvik, og ei netto innsparing på kr , Tenesteproduksjon i 2004 Avdelinga Økonomi og organisasjon omfattar IKT-avdeling og økonomi- og personalkontor. Eininga er presentert saman med rådmannsnivå. Budsjettet til rådmannen er relativt lite, og dreier seg i all hovudsak om løn til ordførar, kommunesjefar og operative leiarar. Eininga Økonomi og organisasjon har ansvar for viktige fellessystem. Viktige statlege føringar er: Kommunale rekneskapsforskrifter. Lover og forskrifter om datatryggleik. Hovudavtalen Hovudtariffavtalen Arbeidsmiljølova I tillegg kjem lokale føringar som: Personalpolitisk handlingsplan for Kvam herad Vår oppgåve er å ha så gode system at heradet fungerer godt dagleg, samtidig som vi heile tida tenkjer langsiktig i tråd med vedteke hovudmål for heradet. Økonomi-tenestene Tenestene omfattar rekneskapskontor, faktura-avdeling, controller-avdeling, løns- og personalkontor, skattekontor. Alle avdelingane er plassert på Kvam rådhus. Status og mål Tenestene arbeider etter ei målsetning om støtta resten av Kvam herad i samband med drift og bruk av store fellessystem slik som økonomisystem og balansert målstyring. I tillegg støttar einingane resten av heradet i samband med økonomiske analysar og oppfølging. Fellessystema er reidskap som alle i organisasjonen nytta i samband med arbeidsdeling og avgjersler. I 2004 har vi levert fleire nye tenester får økonomisystemet til avdelingsleiarane, særleg viktig er leveransen av skanna faktura over WEB. I 2004 starta vi, på grunnlag av skanningssystemet, leveranse av ein ny type rapportar til alle ansvarspersonar. Rapportane gjev alle tilgang til Side 10 av 71

11 elektronisk bilete av faktura og tilgang til ei kontinuerleg oppdatert transaksjonsliste. Det nye systemet gjer at administrativt arbeidet ute i dei ulike avdelingane i Kvam herad vert meir effektivt og gevinsten vil verta teke ut i samband med generelle nedskjeringar. Økonomikontoret har ansvar for utarbeiding budsjett og økonomiplan. Arbeidet med budsjett 2005 og økonomiplan vart svært utfordrande. Frå 2005 og i åra som kjem går Kvam herad inn ein periode med reduserte økonomiske ressursar. Løns- og personalkontoret står for sentral forvaltning av løns- og personalarbeidet. Viktige mål er å effektivisera rutine-arbeidet for å frigjera ressursar til personalforvaltning og utvikling. I 2004 er det nye lønssystemet godt integrert og gjev oss betre datagrunnlag og utgangspunkt for effektivisering av rutinar. Status er at vi har fått på plass eit moderne verkty, men det ligg framleis arbeid att i å effektivisera datafangsten. Personalavdelinga har systemansvar for HMS-systemet og er involvert i arbeidet med oppfølging av sjukmelde gjennom samtalar og igangsetting av bedriftsintern attføring m.m.. IKT-avdelinga IKT-avdelinga er ei sentralisert avdeling på Kvam rådhus. Status og mål På IKT avdelinga er det tre fast tilsette og ein lærling. Teknisk utrustning er data-nettverk over heile kommunen til ca. 50 avdelingskontor, ca. 800 PC-ar og 150 skrivarar. I 2004 har følgjande aktivitetar teke ressursar: Politikarar og lærarar fått utdelt nye datamaskiner. Starta konsolidereringa av serverparken med nye servere og oppgradering av intern lager kapasitet samt backupløysing. Knytte opp ei rekke nye lokasjonar til Kvam herad sitt interne nett via avtalen med Kvamnet AS og Kvam kraftverk AS. Starta utsetting av Ip-telefonar på ein del lokasjonar: Store institusjonar slik som Mikkjelsflaten, Tolo omsorg, NHS ungdomskule og Øystese ungdomskule, NHS barneskule fekk i 2004 i tillegg til datatenester, IP telefoni. Alle tilsette og alle elevar har fått tildelt epostadresser samt brukarnamn. Status i dag er at serverparken er noko opprusta, men at avdelinga har utfordringar innan nettverk og datatryggleik. Dei fleste servere er no sentralisert på rådhuset. IKT har dei siste åra fokusert på å samle alle fellesressursar under same tak for å rasjonalisera drift og vedlikehald. Verktøy for fjernstyring og nettverkskontroll gjer det meir rasjonelt å drifta infrastruktur og dataanlegget, dette krever imidlertid god bandbreidde. Det har vore eit mål å få flest mogeleg avdelingskontor knytt til nettverket via fiber. Arbeidet har gått seinare enn planlagt og målet er ikkje nådd fullt ut. Skal me koma vidare er det nødvendig at Kvam Kraftverk går aktivt inn og tilrettelegg for bruk av meir fiber. Telefoni-delen har vist seg meir arbeidskrevgjande enn venta. Ip telefoni er ei teknisk utfordring samtidig som det krev grunn-investeringar på skular og institusjonar. Ip telefoni vil på langsiktige gje økonomiske gevinstar. Ei spesiell utfordring fekk vi då responstida i datasystemet tok til å verta uakseptabelt lag. Dette påverka det daglege arbeidet til fleire hundre medarbeidarar. Å skifta servarar er ein risikofylt og langvarig prosess. Arbeidet vart gjort så snart og raskt som det var teknisk mogeleg. Resultatet er voret som planlagt Brukardialog Det er ikkje gjennomført brukar- undersøkingar for eininga i 2004 Side 11 av 71

12 2.3 INTERNE PROSESSAR Rådmann og eining for økonomi og organisasjon arbeider med å få på plass Balansert målstyring. Arbeidet er omfattande og stiller store krav til blant anna datagrunnlag og arbeidsprosessar. I 2004 er vi komne i gang med Barnehage og overordna styringskart. Innføring i resten av organisasjonen vil koma i 2005/2006. Informasjonsteknologi: Eininga er hovudleverandør av informasjonsteknologi til resten av organisasjonen (sjå status under Tenesteproduksjon ) Kvalitetssystem/HMS: Prosedyrar for intern HMS-system vert nytta. Det er eininga som teknisk har utarbeid det elektroniske HMS-systemet og som vedlikheld det. Arbeidet for eit meir inkluderande arbeidsliv (IA-avtalen) er innarbeidd i HMS-systemet og tilgjengeleg for alle tilsette via intranett. Gjennom samarbeid med trygdeetaten, fastlege og den sjukmelde har vi som mål at sjukefråværet skal vera lågast mogleg. Vi ser ein nedgang i sjukefråværet frå 2003, men det er på litt lengre sikt at vi vil kunne sjå om denne utviklinga held fram, og om vi kan konkludere med at IA-avtalen har hatt ønska effekt. Det er gjennomført medarbeidarsamtalar med ca. 80% av dei tilsette. Sakshandsaming: Største delen av tenestene eininga produserer vert levert internt. Det er ikkje laga eigne serviceerklæringar for eininga. 2.4 MEDARBEIDAR Eining Kjønn Gj.snitt Alder Årsverk Herav fast Personer Økonomi og organisasjon + strategisk Kvinner 43,54 11,35 11,31 15 Menn 41,68 13,87 13,08 17 Totalt Økonomi og organisasjon + strategisk 42,58 25,22 24,39 32 Økonomi/organisasjon og rådmann har i alt brukt 25,2 årsverk, av dette er 24,4 faste. Skilnaden mellom årsverk og faste årsverk er 0,49. Det gjeld stilling som lærling som vert ført på ein eigen konto. 0,25 stilling er overtid/timeforbruk. Ca. halvparten av overtida skuldast at rekneskapssjef var ute i fødselspermisjon og at vi dermed måtte bruka overtid i samband med årsavslutning for Resten er overtid i samband med budsjett/tertialar. Medarbeiderundersøking Det er ikkje gjennomført medarbeidarundesøking på einingane. Kompetanseutvikling Eininga brukar ein del ressursar på kompetanseheving som gjeld heile organisasjonen, i hovudsak held medarbeidarar i eininga interne kurs for andre tilsette. Eininga gjennomførte blant anna eit 40- timars grunnkurs i arbeidsmiljø med deltakarar frå fleire deler av organisasjonen. IKT-avdelinga gjennomfører ei rekkje kurs som er direkte knytt til vidareutvikling av IT-systemet. Det same gjeld Økonomiavdelinga som gjennomfører kurs direkte knytt til system eller regelverk. I 2004 var opplæring i nye reglar for MVA-kompensasjon viktig. I 2004 gjennomførte to medarbeidarar eit kompetansegjevande kurs i prosjektstyring ved BI Handelshøyskolen Side 12 av 71

13 Sjukefråvær Sjukefråværet har gått opp frå 0,5% i 2003 til 3,7% i Sjukefråværet er basert på 23 personar knytt til Økonomi og organisasjon. På grunn av det vesle talet på personar slår kvar einskild sjukefråvær sterkt ut. Bakgrunnen for den sterke auken frå 2003 til 2004 er langtids-sjukefråvær. Tiltak er sett i verk og har vist resultat. 2.5 ØKONOMI Tabell 2 Driftspostar for eining Postar R-2004 R.B O.B Lønskostnader (ink. sjukelønsrefusjon) Varer og tenester til eigenproduksjon Overføringar til andre Finansutgifter Avsetning til fond Sum kostnader Salsinntekter Overføringer med krav til motytelse Overføringer uten krav til motytelse Finansinntekter Bruk av fondsmidlar Sum inntekter Netto Endring i høve til regulert budsjett 2004 Lønskostnader Stort avvik i forhold til opprinneleg budsjett skuldast i all hovudsak høgt premieavvik på pensjon (6,55 mill.kr). Til reduksjon kjem lågare pensjonskostnader i løpet av året (0,35 mill.kr), og lågare fast løn (0,24 mill.kr). Varer og tenester til eigenproduksjon Ekstra kostnader knytta til finansforvaltning vart ca og høgare intern utrekning av fakturaavdeling ca kr, vert redusert pga. midreforbruk på IKT og kommunikasjonsutgifter på (ca kr). Overføringar til andre Høgare kostnader knytta til i hovudsak pc-avtale for lærarar. Høgare mva.kostnad pga. høgare forbruk, vert dekka inn med tilsvarande sum som refusjonsinntekter. Side 13 av 71

14 Avsetning til fond Det er sett av kr meir til fond. Kr skuldast høgare avsetning til næringsfond (tilsvarande høgare konsesjonsavgift). Kr skuldast overføring til kapitalrekneskap for finansiering av ny serverpark over drift. Salsinntekter/Overføring med krav til motytelse Samla negativt avvik på internt salg/intern overføring på , samt høgare mva. Skuldast for høgt budsjett. Overføring uten krav til motytelse Inntekta er lågare enn budsjettert pga. lågare inntekter på konsesjonskraft enn budsjett (ca. 1 mill.kr), oppvegd av ca høgare overføring frå private og ca høgare konsesjonsavgift (lik avvik på avsetning til næringsfond). Finansinntekter Det er eit mindreforbruk på ca av fondsmidlar som vart sett av til etter- og vidareutdanning/kompetanseutvikling i samband med disponering av 2003-overskotet. Midlane vart ikkje brukt i Drift i 2004 Drifta av eininga i 2004 er prega av at dei store endringane som skjer i fellesutgifter, først og fremst pensjonskostnadene. Slik som systemet og rekneskapsforskriftene er i dag, så kan vi få store variasjonar i kostnadene. I tillegg har drifta i 2004 vore prega av konsekvensar av omorganiseringa. Det har ikkje alltid vore like lett å sjå på førehand korleis omlegginga påverka føring av fellsekostnader. Dette vil stabilisera seg over tid. Ei spesiell utfordring for IKT i 2004 var å skifta deler av server. Utskiftinga vart så stor at driftsmidlar vart ført over til eit eige investeringsprosjekt. Sjølve drifta av eininga har vore stabil. På grunn av fødselspermisjon brukte vi litt meir overtid enn normalt, men samtidig sparte vi vesentleg større midlar ved ikkje å ta inn vikar i permisjonstida. Side 14 av 71

15 3 UTVIKLING 3.1 SAMFUNN Ved inngangen til 2005 budde det i fylgje SSB 8330 personar i Kvam, ved forrige årsskifte 8385 personar, ein nedgang på 55 personar. I 4.kvartal i 2003 vart det fødd 22 personar, medan det i samme kvartal i 2004 var eit fødselstal på 30 personar. Dette kan vera eit positiv framsteg å ta med seg inn i Det er ikkje store tal me snakkar om og tidsintervallet er svært kort. Likevel er det viktig å ta med seg for ein kommune som har ambisjonar om vekst dei næraste åra. Nyare tal frå Hordaland fylkeskommune viser også; om ein tek utgangspunkt i folketal og befolkningsstruktur ved utgangen av 2003, og føreset at der ikkje foregår flyttingar til/frå kommunen. Dette er urealistisk som framskriving, men kan gi ein god illustrasjon av det underliggande potensialet for befolkningsvekst i kommunen. På kort sikt ser det ut til at den naturlege tilveksten i Kvam er såpass låg at ein må forvente at folketalet går litt ned, også utan (ut)flytting. På lengre sikt ser det derimot ut til at befolkningsstrukturen i kommunen er slik at den naturlege tilveksten kan bli positiv. Som i 2003 var me i 2004 også inne i ein særs aktiv periode med planlegging stikkord er kommuneplan, kommunedelplan Kvamskogen og ei rekkje einskildplanar. Her er kan òg nemnast kommunedelplan for landbruk og kommunedelplan for anlegg og område for idrett og friluftsliv. Andre viktige planar som eininga har arbeidt med i 2004 er Handlingsplan for energi- og miljø og Tiltaksplan for Ålvik og Strandebarmområde Målsetjinga er at ein gjennom god planlegging får lagt til rette for vekst i kommunen, jfr. hovudmål om folketalsvekst til innbuarar. 3.2 BRUKARAR Tabell 3 KOSTRA-tema KOSTRA-tema R-2004 R.B O.B Adminstrasjon, styring og fellesutg Grunnskuleopplæring Pleie og omsorg Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø Kultur Kyrkje Samferdsel Bustad Tilrettelegging og bistand for næringslivet Brann- og ulykkesvern Sum KOSTRA-tema Finans, skatt og rammetilskot Sum Kvam herad Kommentar til tabell: Negativt tal for grunnskule skuldast tilskot vedr. den kulturelle skulesekken, og for bustad er det husleigeinntekter Endring i høve til regulert budsjett 2004 Det store underforbruket på fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø skuldast permisjonar ( ), lågare pensjonskostnader ( ), sjukelønsrefusjonar (50 000), høgare salsinntekter ( ) og mindre konsulentbruk enn planlagt ( ). Ein del av den reduserte Side 15 av 71

16 konsulentbruken skuldast tidsforskyvning i høve til når arbeidet vart gjort, samt at arbeid vart gjort på prosjekt i staden for drift (sjå kap. for prosjekt). Avvik på pleie og omsorg (92 000) gjeld overforbruk på fritidsaktivitetar for funksjonshemma administrert av kulturkontoret. Kultur har brukt mindre enn budsjettert til aktivitetstilbod born og unge då kr vart budsjettert på utviklingseining medan kostnaden vart belasta eininga helse og velferd. Næring har innsparing på konsulentbruk ( ) Tenesteproduksjon i 2004 Forutan planar nevnt under Samfunn, vart eit interessant og spennande prosjekt starta opp 2004, Bustadpolitisk handlingsplan. Prosjektet har alt har fått verknader i kommuneplanen sin arealdel. Pkt 1 i planen: Utarbeida analyse for Norheimsund og Øystese som definerer område for høg utnytting, er eit prosjekt som gjev oss spennande planutfordringar framover i dei komande åra. To konkrete reguleringsplanar for Norheimsund sentrum har også komme godt i gang i Det gjeld Gnr 11, bnr 5 m.fl. Straumen - Sandven nord, Norheimsund vest og Regulering av strandsona mellom Haldeplassen og Kaldestad i Norheimsund sentrum. Begge to spennande prosjekt for Norheimsund si framtid. Fleire reguleringsplanar for Kvamskogen har også vorte ferdighandsama i Det samme gjeld reguleringsplan for Floten, Breimyråsen (dagheimstomta), Mikkjelsflaten og ikkje minst riksveg 49 i Tørvikbygd, som er ein viktig plan for kommunikasjonen for verksemdene i ytre område i Kvam. Kommunen og private er også komme godt i gang med viktige reguleringsplanar for Norheimsund sentrum. Det er eit stort trykk på å få gjennomført planar, og kapasiteten har ikkje vore stor nok til å oppfylla alle mål. Det er likevel positivt at ein med avgrensa ressursar har fått fullført ein god del av planane, og likeeins at sakshandsamingstida på byggesak er god. Innafor geodata hadde me eit rekord år målt ut frå oppmålingsaktiviteten. I 2004 utførde geodataavdelinga 141 kart- og delingsforretningar, dvs. 27 % fleire enn i Dette resulterte i at gebyrinntektene auka med ca. 40 % i forhold til vedtatt budsjett. Med WebInnsyn kan Kvam herad frå årsskiftet distribuere gratis register- og kartdata via internett og intranettet 24 t i døgnet. (Jfr målsetjinga i kommuneplanen om å utvikle 24 timars kommunen ). Brukaren kan søke etter gateadresse, stadnamn og gnr/bnr og/eller velje mellom ulike karttypar som situasjonskart og planar, m.m. WebInnsyn vert kopla opp mot INFOland slik at brukarane får tilsendt nødvendige digitale kart automatisk. Kvam herad har i 2004 vore med og bidratt til viktige samferdsleprosjekt i Kvam og Hardanger. Det gjeld både fullfinansiering av Jondalstunnelen, stønad til Hardangerbrua og eit aktiv og godt arbeid for Turistveg Hardanger på riksveg 7. Lokalt har kommunen, via strategiske midlar, gjort ein analyse for ny veg mellom Øystese og Norheimsund, over Tolomarka, over Mo, Tolomarka og Børve. Strategiske midlar i 2004 har også vorte nytta til oppstart av reguleringsplan for næringsareal på strekkja Sandvenhagen mot Mo og til oppstart av næringsforum i Kvam. Eit viktig tiltak for å utvida tilbodet til lokalt næringsliv i Kvam. Side 16 av 71

17 Kvam herad har som ein av to kommunar i Hordaland i 2004, vorte peika ut til å vera med på prosjektet; Kommunane som fyrstelinje i småskala næringsutvikling. Kommunen sine intensjonar i prosjektet er at Kvam herad skal ha fleire etablerarar enn kommunar det er naturleg å samanlikna seg med og etablerarane skal oppleva kommunen som ein støttespelar ved etableringa. Anna viktig næringsarbeid som også bør nemnast er prosjekt for utmarksbasert reiseliv, med nytt tur/friluftskart. Prosjektet har og vore med og danna grunnlaget for ein felles grunneigarorganisasjon for heile kommunen. Ei løysing som kan gje store moglegheiter. På kultursida har ikkje museumkonsolideringa komme på plass enno, men dette vert arbeidt vidare med i Det samme gjeld for Tusenråsstaden og Ingebrigt Vik museum, samt uteområde til desse. Gjennomgang av bruk av kulturmidlar vart gjennomført i 2004 etter vedtak i heradsstyret. Konklusjonen i dette arbeidet kan oppsummerast på fylgjande vis; Kvam heradsstyre ser ikkje at det er grunnlag for særlege endringar i dei ordningane som i dag er gjeldande for ymse tilskot til kulturaktivitetar. I stor grad har eininga oppretthalde tensteproduksjonen i høve til serviceerklæringane. Den største utfordringa i 2004 har vore innafor landbruk, og då spesialet skogbruk. Kvam herad har leigd inn skogkompetanse for å oppretthalda eit visst nivå innafor dette fagfeltet. I 2004 er det starta konkrete drøftingar med kommunane Os, Fusa og Samnanger om å gå inn i samarbeid om desse tenestene. Det er venta at resultat frå desse drøftingane vert lagt fram for Heradsstyret til avgjerd i Handsamingstida for byggesaker er kort, om enn noko lengre enn i fjor på grunn av redusert årsverk og sjukefråver. Det vart innført sanksjonar for oversitting av tidsfristane i byggesaker og dette førte til at handsaminga av sakene vart prioritert direkte etter kva frist som gjeld for sakstypen. Siste kvartal i 2004 vart bemanningssituasjone styrka med 1 stilling. Det vil føra til at lovpålagde oppgåver vert utført. Også tidsbruken for handsaming av reguleringsplanar er god, sjølv om der er store variasjonar frå 4 til 9 månader. Dettte er mykje avhengig av ytre tilhøve, så som andre særlovsstyresmakter sine handsamingstider, behov for mark/sesongarbeid mv.. Mange reguleringplanvedtak vert påklaga. Det lengjar handsamingstida med inntil eit halvt år i snitt. I 2004 vart det etablert nye start-rutinar for private reguleringsplanframlegg etter 30. Det har høga kvaliteten på innkomne planframlegg monaleg, følgjeleg også sakshandsamingstida. Eit oppdatert overordna planverk (kommuneplan/kommunedelplan) vil redusera handsamingstida for slike tiltak Brukardialog Ei av dei store utfordringane for einingane i høve til brukarane er å gjera den nye eininga kjent og omtalt med rett namn og få fram kva tenester som vert utført ved eininga.. Dette gjeld både interne og eksterne brukarar. Eininga eller deler av eininga vert omtalt som teknisk etat. Skilje mellom det som i dag er teknisk og utvikling, vert av mange blanda saman. Dialogen med brukarane må verta tydlegare i høve til kven som utfører tenester innafor den nye organiseringa og dei nye einingane. Det er innført nye prosedyrer for planavklaring ved oppstart arbeid med nye private reguleringsplanar etter 30. Det er i større mon nytta førehandskonferanse i byggesaker og vi gjennomførte 5 tilsyn i Tenesteområdet har hatt eit godt samarbeid med politiske føresette i I 2004 dreia vi rettleiinga innan tenesteområde frå sentralt godkjente føretak mot brukarar som ville gjennomføra mindre tiltak etter Plan- og bygningslova. For sal av eigedomsinformasjon har Kvam herad i ,5 års røynsle med tingingsverktyet Infoland. Eigedoms-meklar føretak Side 17 av 71

18 og advokatar har høve til å nytta tenesta til å kjøpa eigedomsinformasjon frå heradet. I 2005 vert målgruppa for tenesta utvida. Tenestene innanfor området er av stor betydning for brukarane, og for heradet sitt omdøme som tenesteleverandør. Det er gjennomgåande god kvalitet på desse tenestene i Kvam. Det er likevel ei stor utfordring å driva den forvaltningsmessige delen på ein juridisk og formell god og sikker måte, samstundes som innbyggjarane sine ynskjer skal imøtekomast så langt råd. Kvam herad gjennomførte kurs/konferanse med bygge- og anleggsverksemder i Kvam for å komma i betre dialog med dess brukrarane. Dette vert fylgd opp i Geodataansvarleg gjennomførte ei muntleg/skriftleg brukarundersøking blant dei meste aktuelle register- og kartbrukarane internt. Resultatet av dette er lagt inn i Geodataplanen Undersøkinga er lagt til grunn for m.a. utvikling av VA-kartet, WebInnsyn, scanning av planar, m.m. For brukarane av kinoen i Norheimsund er det mogleg å tinga billett via interentt. Ei slik ordning har gjort sitt til at folk ikkje treng stå i kø og evt må snu fordi det er fullt. 3.3 INTERNE PROSESSAR Informasjonsteknologi I 2004 hadde me alle reguleringsplanar scanna og er dei no klare til å leggjast ut på heradet sitt kartsystem, slik at brukarane kan få sjå dei via internett på si heimeside. Dette vil vera ein stor gevinst for alle brukarar, interne så vel som eksterne. Kvalitetssystem/HMS Heradet sitt overordna IK-system blir nytta. Det er gjennomført opplæring i HMS-rutinene hjå fleire innafor eininga. Det har ikkje vore gjennomført vernerunde i Medarbeidarsamtalar er gjennomført for delar av personalet, men ikkje hjå alle. Sakshandsaming Tabell nedanfor viser tal på frådelings, bygge og reguleringsplansaker i Kvam i perioden 1995 til Neste tabell viser talet på byggesaker på Kvamskogen. Det er verdt å merkja seg at sjølv med bygge- og delingsforbod i 2004, så aukar talet på byggesaker Frådelingsaker Byggesaker Reguleringsplansaker Side 18 av 71

19 Byggesaker Kvamskogen Byggesaker i alt Av desse tilkoplingsaker I 2004 vart dei mest sentrale digitale register- og kartdata transformert frå NGO1 til EUREF89. I denne prosessen er digitalt eigedomskart DEK grundig kontrollert, og feil reparert internt på geodataavdelinga og eksternt via Statens kartverk og Norconsult. Rutinane for registrering av nye bygg er lagt om slik at byggesakshandsamaraen sjølv registrerer bygg i GAB registeret. Deretter blir informasjon om bygget overført automatisk til kartet via ei spørring i Winmap4Pro. Geodataavdelinga kan redusere registrering av bygg i GAB til eit minimum, og slutte å skjermdigitalisere bygg i digitalt byggkart (Bygg). Samarbeid mellom økonomiavdelinga, VA-avdelinga, IKT-avdelinga og geodataavdelinga resulterte i eit nytt VA-kart. VA-kartet viser kva gebyr den einskilde innbyggjar betaler. Dette kartet er eit nytt reiskap VA-avdelinga vil bruke aktivt for å få betre samsvar mellom gebyr og teneste. Innafor plan- og geodataavdelinga er alle reguleringsplanar og kommunedelplanar vedtatt fram til 2004 registrert, systematisert og sendt til scanning i Dette betyr at Kvam herad snart vil få lagt alle gjeldande planar ut på internett via WebInnsyn. Dette vil forbetre distribusjonen av planinformasjon til brukarane internt og eksternt med omsyn til kvalitet og tid. 3.4 MEDARBEIDAR Eining Kjønn Gj.snitt Alder Årsverk Herav fast Personar Utvikling Kvinner 35,72 4,65 3,18 28 Menn 47,23 16,54 16,03 27 Totalt Utvikling 44,05 21,19 19,21 55 Eininga utfører om lag 21 årsverk. Faste årsverk er 19,21. Av dei samla årsverka vert ein fjerdedel utført av kvinner og tre fjerdedeler av menn. I høve til talet på tilsette er skilnaden mellom kvinner og menn noko mindre. Eit svært positivt trekk er at det er komme inn kvinner med høg kompetanse i aldersgruppa 20 til 40 år. Noko som er i samsvar med kommuneplanen om å satsa på kvinner mellom 20 og 40 år. Dei eldste i eininga er menn med lang fartstid og mykje erfaring, fleire av desse vil etterkvart gå av som fylgje av oppnådd aldersgrense. Side 19 av 71

20 Pr i dag er sammensetninga likevel relativt variert både med tanke på kjønn og alder, men det er enno rom for fleire kvinner etter kvart som dei eldste i eininga går av som fylgje av oppnådd aldersgrense. Sjukefråvær Sjukefråværet har gått ned i frå 4,0% i 2003 til 1,9% i Medarbeidarundersøkinga gjennomført i 2004 viser også at dei tilsette trivst godt innafor eininga. Trivnad er ein viktig faktor for å unngå sjukefråvær. Kompetanseutvikling Somme medarbeidarar har teke initiativ til eigenstudier. Innan Plan- og bygningslova sitt tenesteområde deltek Kvam herad fast på Hordaland fylkeskommune sin plankonferanse i november og BE-dagene i april. Vidare deltek heradet i byggesaksnettverket som er skipa i Norsk kommunalteknisk forening sin regi for område Vaksdal, Voss, Granvin, Ulvik, Eidfjord, Ullensvang, Jondal og Kvam. Nettverket har stor fagleg betydning for tenesteområdet. Medarbeiderundersøking Det vart gjennomført medarbeidarundersøking i desember Bakgrunnen for undersøkinga er å sjå på tilhøva eit år etter ny organisering og ha eit grunnlag for å fylgja med utviklinga innafor eininga i tida framover. Ut i frå undersøkinga ser me at dei tilsette trivst svært godt innafor den nye eininga, sjølv om det også her er forbetringspotensiale. Dei tilsette er også svært stolte over arbeidsplassen og føler i stor grad mynde til å kunna arbeida sjølvstendig Innafor eininga vert dei tilsette også møtt med respekt frå næraste leiar, samstundes som leiarane må vert flinkare til å gje tilbakemeldingar på kva som vert forventa av kvar einskild medarbeidar. Moglegheitene for å skaffa seg ny kompetanse og kompetanse som er relevant for vidare karriereutvikling, er av dei område som kjem dårlegast ut i undersøkinga. Fagelg og personleg utvikling bør takast opp som tema innafor eininga. Tidspress er og av dei tilhøve som kjem dårlegast ut. Dette presset vil truleg auka etterkvart som stillingsstoppen får større effekt inn i organisasjonen og eininga. Eininga har også jamnleg personalmøte med fokus på fysisk tilrettelegging av kvar einskild sitt kontormiljø, arbeidsmiljø og dialog/kommunikasjon. Side 20 av 71