Design: 07 Moss as (Miljøfyrtårn) Trykk: 07 as. Rygge kommune Årsrapport 2011

Transkript

1 Design: 07 Moss as (Miljøfyrtårn) Trykk: 07 as Rygge kommune Årsrapport 2011

2 Rygge kommunes visjon; «Rygge skal være en selvstendig, landlig kommune i vekst og utvikling bygget på medansvar og med livskvalitet for alle». ommunens virksomhet 3 Politisk styring 3 Rådmannens oppsummering ommunens eierskap 5 ommunefakta og utviklingstrekk 6 ommuneplanen 7 ommunens fokusområder 8 Brukere 10 Ansatte 18 Godt arbeidsmiljø 20 ultur for læring og utvikling 24 Ressursutnyttelse 26 Rutiner for planmessig økonomikontroll 27 Rutiner for måling av effektiv tjenesteproduksjon 30 Ressursutnyttelse på tjenesteområdene 34 inansrapport OSTRA art 42 2

3 ommunens virksomhet Rygge kommunes samlede virksomhet har et stort omfang og er mangeartet. ormålene med kommunens virksomhet kan deles i tre: ommunen som samfunnsutvikler utvikling av og tilrettelegging i et lokalsamfunn er viktige oppgaver, det være seg nærings-, areal- og boligutvikling, eller tilrettelegging for kulturelt mangfold og sosial inkludering. ommunen som myndighetsforvalter kommunen er det forvaltningsnivå som er nærmest den enkelte innbygger og bruker, og har i den sammenheng et ansvar som myndighet til å forvalte gjeldende lover og regler. ommunen som tjenesteprodusent produksjon av velferdstjenester spenner over et vidt felt, og omfatter alt fra snøbrøyting til undervisning, bosetting og oppfølging av flyktninger og pleie av syke og eldre. Politisk styring Den politiske styringsstrukturen i kommunen er den tradisjonelle hovedutvalgsmodellen med kommunestyre, formannskap og 3 hovedutvalg. ommunestyret er det øverste kommunale organ, og har ansvaret for kommunens samlede virksomhet slik det fremgår av kommuneloven. ommunestyret er politisk sammensatt slik: Arbeiderpartiet 8 representanter Høyre 8 representanter remskrittspartiet 4 representanter Venstre 3 representanter Sosialistisk venstreparti 1 representant ristelig folkeparti 1 representant Senterpartiet 1 representant Pensjonistpartiet 1 representant Rygge kommunes ordfører er Inger Lise Skartlien fra Arbeiderpartiet Hovedutvalg for Oppvekst og kultur skal påse at kommunens virksomhet på områdene oppvekst og kultur ivaretas og utvikles på en måte som er til beste for kommunens innbyggere og den totale drift av kommunens virksomhet. Hovedutvalget har som ansvarsområde de oppgaver skole, barnehage, kultur og helsespørsmål knyttet mot barn/unge, kommunen skal behandle etter pålegg i lovverk, mv. og etter vedtak i kommunestyret. Plan og miljøutvalget skal påse at kommunens virksomhet på området teknisk drift, eiendom og landbruk ivaretas og utvikles på en måte som er til beste for kommunens innbyggere og den totale drift av kommunens virksomhet. Hovedutvalget har som ansvarsområde de tekniske spørsmål kommunen skal behandle etter pålegg i lovverk, mv. og etter vedtak i kommunestyret. I tillegg til formannskap har kommunestyret opprettet 3 hovedutvalg; levekår, oppvekst og kultur og plan og miljø. Det er vedtatt eget delegeringsreglement for formannskapet og hovedutvalgene. ormannskapet er av kommunestyret delegert myndighet til å treffe avgjørelser i saker i henhold til eget reglement. ormannskapet er også økonomi- og kommuneplanutvalg. ormannskapet har 7 medlemmer Hovedutvalg for Levekår skal påse at kommunens virksomhet på området levekår ivaretas og utvikles på en måte som er til beste for kommunens innbyggere og den totale driften av kommunens virksomhet. Hovedutvalget har som ansvarsområde de oppgaver kommunen skal behandle etter pålegg i lovverk, mv. og etter vedtak i kommunestyret. 3

4 Rådmannens oppsummering 2011 Årsrapporten er rådmannens presentasjon av kommunens regnskap og årsmelding til kommunestyret. Regnskapet synliggjør alle kommunens aktiviteter og årsmeldingen beskriver tjenestene som produseres i egen regi og oppgaver som er satt bort til andre. En samlet årsrapport skal fungere som et informasjonsdokument samtidig som den er nyttig redskap i erfaringslæringen. Regnskapet for Rygge kommune for 2011 legges fram med et lite negativt regnskapsresultat på 1,5 mill kroner. Regnskapsresultatet viser med all tydelighet at det er små marginer vi jobber med, og at det er viktig for kommunen å ha bufferreserve å møte uforutsette hendelser med. Det er store merforbruk spesielt innen levekårsområdet. ommunens økonomi er stadig utfordret av nye statlige føringer, økte krav fra innbyggerne og volumvekst. I løpet av det siste året er volumveksten innenfor pleieog omsorgssektoren samt sosialtjenesten vært særlig fremtredende. Det er også innenfor disse tjenesteområdene vi har hatt de største utfordringene. Etter rådmannens mening er det imidlertid fortsatt mulighet for å kunne nå målsettingen om en bufferkapital på 20 mill kroner innen utgangen av Skal vi lykkes med en slik strategi er det viktig å holde fast på en stram økonomistyring også i fremtiden. Slik rådmannen ser det, er det nødvendig å videreutvikle systemet med balansert målstyring, forbedre rapporteringsrutinene, fortsatt utøve en stram budsjettdisiplin, og så raskt som mulig iverksetting av korrigerende tiltak når avvik rapporteres. Dette krever imidlertid klart definerte og politisk vedtatte kvalitetsstandarder og tjenestebeskrivelser, slik at så vel brukerne av kommunale tjenester, ansatte og politikere er inneforstått med hva som kan forventes. Årsrapporten viser at det ble levert gode tjenester til innbyggerne i De tilbakemeldingene vi får fra tjenestemottakerne er i hovedsak svært positive. Gjennom dette året har videreutviklingen av kvalitetsarbeidet blitt intensivert. Bruken av valitetslosen som et dataverktøy har gjort at vi på alle nivåer kan følge opp på en systematisk måte de feil og mangler som måtte være i organisasjonen. I skrivende stund er rettsaken etter hendelsen igangsatt. Vår kommune er blant de kommuner, sett i forhold til innbyggertallet, som er blant de hardest rammede. Hendelsen har derfor i stor grad preget vårt tjenesteapparat. ommunen har måttet omstille sine tjenester også i Innenfor pleie- og omsorgssektoren er det i første omgang nye rutiner og oppgaver som følge av samhandlingsreformen som har stått i fokus. Planleggingen av en ny skolestruktur med felles ungdomsskole er igangsatt. Videreføringen av eiendomsskatten på dagens nivå for hele kommunen har vært et nødvendig og viktig redskap for å opprettholde tjenestetilbudet. Uten eiendomsskatten måtte tjenestetilbudet bli betydelig redusert. Totalt sett har eiendomsskatten gitt kommunen et tilskudd på 40 mill kroner. Det er verdt å merke seg at kommunen på tross av eiendomsskatten totalt sett er blant de rimeligste kommunene i vårt distrikt. Ikke minst en effektiv og god teknisk sektor muliggjør dette. Prosjekt friskvær er nå avviklet som prosjekt og satt inn i det helhetlig oppfølgingssystemet kommunen har. Alle enheter utarbeider nå egne handlingsplaner for på en systematisk måte å følge opp arbeidet med å øke nærværsprosenten. ærværet har i løpet av prosjektperioden frem til årsskiftet økt fra omlag 88 % til 91,3 %. Vi er i en god utvikling og det er viktig at det gode arbeidet som er igangsatt på dette området, fortsatt følges tett opp. or å kunne utvikle gode tjenester for fremtiden er helhetlig ledelse en viktig strategi for organisasjonen. ommunen har fire definerte lederledd som alle skal ha fokus på ag-, Økonomi- og Personalansvar (ØP-ledere). Dyktige ledere med god kompetanse innen faget ledelse er viktig for at våre medarbeidere skal kunne utføre sine arbeidsoppgaver på en god måte. Derfor har det også i 2011 vært satt inn betydelige ressurser på å styrke ledernes kompetanse. ommunesektoren har behov for et godt omdømme for å kunne ha nødvendig tillit blant befolkningen vi er satt til å tjene, samt vår evne til å tiltrekke oss nødvendig kompetent personale. Vi har alle, både folkevalgte og ansatte, et felles ansvar for kommunens omdømme. Et godt omdømme skapes best gjennom gode resultater. Det er viktig for oss å yte god service og kunne fortelle om våre gode resultater. Det å stikke seg ut på en positiv måte blir lagt merke til av andre og bidrar til økt motivasjon og innsats. I styringssammenheng er regnskap og årsrapport viktige dokumenter for å evaluere året vi har bak oss. Samtidig gir de et viktig grunnlag for å kunne foreta fremtidige prioriteringer og endringer i kursen. Årsrapporten gir etter rådmannens vurderinger et godt grunnlag for slike avveininger inn mot kommende budsjett- og økonomiplanrullering. Rygge 17.april 2012 Ivar ævra Rådmann ommunen har kjøpt tomt i nær tilknytning til Eskelund omsorgsboliger. Her planlegges det omsorgsboliger med heldøgns pleie og omsorg. I løpet av 2012 vil også boliger for vanskeligstilte bli ferdigstilt på Halmstad. Det er svært viktig for kommunen å ha et helhetlig strategisk grep for å kunne ivareta de utfordringer kommunen vil få i løpet av de kommende årene. 4

5 Organisasjonskart 2011 ulturtjenesten Trude Larsen Vold Ekholt 1-10 skole Anne Borgaas Larkollen skole Line Lofstad Andersen Vang skole nut Opdal amiliesenteret Turid Russvoll Rygge kommunale barnehage Unn W. Jensen Øreåsen barneog ungdomsskole Elisabeth Dyhre Halmstad barneog ungdomsskole Marianne Dagfinrud Rådmann Ivar ævra Personal- og organisasjonssjef Rolf lokkerud Økonomisjef Åsmund Rådahl ommunalsjefer Sigrun Svartedal Lars Gjemmestad Gorm Gullberg Teknisk drift og eiendom Andre Øraas AV ils Egil Monstad Botiltak døgn Evy Sollihaug Åpen omsorg Henning ubberud Ryggeheimen Ragnhild Ulvestad ommuneoverlege Grete Vidar Interkommunal Landbrukskontor Egil Holmsen Hovedutvalg Plan og miljø Hovedutvalg Levekår Hovedutvalg Oppvekst og kultur ommunens eierskap ommunestyret har vedtatt en eierskapsmelding i 10 punkter som er retningsgivende for utøvelse av kommunens eierskapsstrategi og politikk for de selskaper og samarbeider hvor kommunen er deltaker. ølgende hovedprinsipper er lagt til grunn for kommunens eierskap: ormål og målsettinger med selskapets virksomhet ommunens forventninger og krav til det enkelte selskap/ samarbeid Habilitetsbestemmelser knyttet til styreverv Oppføring i styrevervsregister for styreverv i kommunale selskaper Selskaper hvor kommunen har eierinteresser skal ha utarbeidet og drive i samsvar med etiske og samfunnsbevisste retningslinjer Åpenhet og offentlighet i de selskaper kommunen har eierinteresser Etablering av rapporteringsrutiner for å sikre at kommunen får all vesentlig informasjon om selskapet Selskapene skal undergis nødvendig tilsyn og kontroll. Rygge kommune deltar for tiden i følgende selskaper og samarbeid: 1. Rygge tomteselskap AS 2. inca El Romeral AS 3. IAS AS 4. Masvo AS 5. MOVAR IS 6. Mosseregionens legevakt (vertskommunemodellen - 27) 7. risesenteret i MOSS IS 8. Østfold kommunerevisjon IS 9. Østfold kontrollutvalgssekretariat 10. Østfold interkommunale Arkivselskap IS 11. Driftsassistansen i Østfold IS 12. AL Biblioteksentralen 13. Visit Moss Rygge Mølle Handelsforretning 16. Radio Øst AL 17. Landbrukskontor for Moss, Rygge og Råde (vertskommunemodellen) 18. Lønningskontor for Rygge og Råde (vertskommunemodellen) 19. Skatteoppkrever for Rygge og Råde (vertskommunemodellen) 20. ulturskolen for Moss, Rygge og Våler (vertskommunemodellen). 21. Mosseregionens næringsutvikling AS 5

6 ommunefakta og utviklingstrekk Rygge kommune har innbyggere pr Størstedelen av befolkningen bor i den nordlige delen av kommunen. Her danner tettstedene Øreåsen og Ekholt en sammenhengende bebyggelse som en fortsettelse av boligområdene i Moss. ommunens areal er på 74 km². Tall hentet fra statistisk sentralbyrå fra 2008, viser at ca 10 km² av dette arealet var definert som tettstedsareal 2 og at opp mot 90 % av kommunens befolkning bodde innenfor dette tettstedsarealet. Den prosentvise økningen for beboende i tettstedsareal mellom var på om lag 3 %. Ut i fra disse tallene kan man lese at kommunen blir stadig mer urban, noe som er i tråd med ønsket transporteffektivitet i et miljøperspektiv, og som også følger den nasjonale trenden. ylkesplanen Østfold mot 2050 bygger på prinsippet transporteffektivitet og angir ønsket utvikling i henhold til dette prinsippet. Planen definerer byer og tettsteder i fylket med ulike definisjoner som angir status og videre ønsket utvikling. I fylkesplanen er Halmstad - sammen med angitt tettstedsareal i de nordlige delene av kommunen - definert som områdesenter, mens Larkollen og Vang har status som lokalsenter. Disse definisjonene er videreført i kommuneplanen. Senterdefinisjonene viser at Halmstad og Ekholt/Øreåsen/Bredsand er de områdene der kommunen vil konsentrere sin utbygging, både for boligog næringsformål. Lokalsentrene Larkollen og Vang vil utbygges i en slik grad at etablert tjenestetilbud kan opprettholdes. I inneværende planperiode vil boligutbygging mest konsentreres til områdene i og rundt Halmstad, ut fra dette vil Halmstad også ta den største delen av forventet befolkningsvekst. ram mot 2020 forventes en befolkningsvekst i kommunen til i underkant av personer. I likhet med nasjonale prognoser, forventes det også i Rygge en relativ økning i andelen eldre. På landsbasis har aldersgruppen år hatt en nedgang på 2,7 %. mens tilsvarende tilbakegang i Rygge har vært på hele 20 %. or en bedre balanse mellom aldersgruppene trenger kommunen å tilrettelegge for innflytting av personer i arbeidsfør alder. asjonale trender viser at bopreferanser endrer seg fra store eneboliger til mindre boenheter som rekkehus og leiligheter i denne aldersgruppen. Disse preferansene hensyntas i kommunens planer for boligutvikling, der det planlegges en større andel av mindre boenheter i de deler av kommunen med mer sentral beliggenhet til tjenestetilbud og infrastruktur. 1 SSB befolkningsstatistikk 2 SSBs tettstedsdefinisjon: En hussamling skal registreres som et tettsted dersom det bor minst 200 personer der, og avstanden mellom husene skal normalt ikke overstige 50 meter. 6

7 ommuneplanen 16. juni 2011 vedtok kommunen ny kommuneplan for Rulleringen av planen var et regionalt samarbeid mellom Rygge, Moss, Råde og Våler, der kommunene fant felles utfordringer, målsettinger og strategier. Plansamarbeidet resulterte i at alle fire kommunene vedtok sine kommuneplaner med en felles samfunnsdel sommeren Den felles samfunnsdelen i Mosseregionens kommuneplaner ble bygget opp med fire hovedtemaer; Levekår og folkehelse, Verdiskaping og kompetanse, Miljø og energi samt Arealdisponering og infrastruktur. Under disse temaene er det definert hovedmål og delmål, som svarer på de hovedutfordringene som kommunen (-e) står overfor. Samfunnsdelen utgjør det regionale plangrunnlaget. Dette er først og fremst et strategisk dokument, men omhandler likevel noen viktige spørsmål som angir mer detaljerte mål. oen av disse er nå konkretisert i kommunens handlingsprogram og økonomiplan. Arealdelen er utarbeidet for den enkelte kommune, der det er enighet om felles problemstillinger angitt i fylkesplanen. or Rygge har disse temaene i all hovedsak bestått av definering av regionale næringsområder, sentrumsavgrensning og plassering/ avgrensning av såkalte avlastningsområder for handel. ommuneplanens arealdel viser i kart og bestemmelser hvordan disse avgrensningene har blitt gjort. Prioriterte områder i kommuneplanens samfunnsdel: Levekår og folkehelse, hovedmål: I 2022 preges Mosseregionen av levende lokalsamfunn med aktive og engasjerte innbyggere og velfungerende og målrettede tjenester. Verdiskaping og kompetanse, hovedmål: Mosseregionen skal ha et bærekraftig næringsliv. Miljø og energi, hovedmål: Mosseregionen skal bidra til reduksjon av utslipp av klimagasser både med hensyn til mobile og stasjonære utslipp i tillegg til prosessutslipp knyttet til avfall og landbruk. Arealdisponering og infrastruktur, hovedmål: Mosseregionen skal ha en miljøvennlig by- og tettstedsutvikling gjennom effektiv utnyttelse av arealer og infrastruktur og langsiktig, bærekraftig forvaltning av arealressurser. oen prioriterte områder i kommuneplanens arealdel Det legges opp til en langsiktig tenkning rundt utvikling av knutepunkt og områdesenter. ommunens prioriterte områder for utbygging av bolig og næring er til de eksisterende knutepunkt og områdesentrene på Ekholt/Øreåsen/Bredsand og på Halmstad. ommunen ønsker at Larkollen skal videreutvikles som et levende og livskraftig lokalsenter. Det pågående arbeidet med bygging av nytt hotell med planlagt funksjon både for tilreisende og lokalbefolkning, vil bidra positivt til dette. Store deler av kommunens strandlinje er nedbygget. or å sikre allmennhetens tilgang til 100-meters beltet langs sjøen og Vansjø, ble det innført byggeforbud på disse arealene, noe som også er i tråd med rikspolitiske bestemmelser. ommunen ønsker at Moss Lufthavn Rygge skal kunne utvikles til å bidra til en positiv utvikling for næringslivet i kommunen, regionen og fylket. I kommuneplanen er det satt av et areal på 121 daa til næringsformål som skal bidra til å sikre den ønskede utviklingen, hvor det jobbes med å lage en områdeplan for arealet. Planhierarkiet ommuneplanen er med sin samfunns- og arealdel kommunens overordnete plandokument. Her identifiseres status, fortrinn og utfordringer som legger føringer for hvordan utviklingen tenkes og hvilke strategier som velges for å oppnå den ønskede utviklingen. ommunedelplaner finnes både som samfunns - og arealplaner og det finnes videre tema- og fagplaner. Gjennomføring av planer vil synliggjøres i kommunens handlingsprogram økonomiplanen. ommuneplanens langsiktige del, samfunns- og arealdel ommunedelplaner, samfunn Plan for idrett og fysisk aktivitet ommunedelplaner, areal Halmstad Høyda/Varnaveien/Melløs (felles med Moss) ommuneplanens kortsiktige del - Økonomiplan 7

8 ommunens fokusområder Arbeidet med målstyring og resultatrettet ledelse har vært sentralt i Rygge kommune i en rekke år. Målekartet viser kommunens målsettinger, strategier, måleindikatorer og målemetoder, samt ambisjonsnivået som er satt. I målekartet tydeliggjøres hva det ønskes måloppnåelse på og hvordan dette måles. Slik det går fram fokuseres målekartet i tre retninger. okusområdene og målingene skal til sammen søke å gi en balansert helhetsforståelse av de som mottar tjenester (brukere av kommunens tjenester), de ansatte (de som yter disse tjenestene) og ressursutnyttelse. Resultatledelsen er avhengig av gode og regelmessige målinger, samt kunnskap om og verktøy til å omsette resultatene til konkrete handlinger. år kommunen bruker en del ressurser på slike målinger, og i tillegg skaffer seg redskaper for å bli mer og mer treffsikre i så måte, er dette nettopp fordi vi tror at resultatstyring er mulig og en arbeidsform som gir mål og mening. I økende grad må fremtidige ledere bli fortrolig med at det må fremskaffes resultater fra den praksis de representerer. Det være seg lett målbare størrelser så vel som forhold vi ikke er så fortrolige med kan måles. or eksempel trivsel, tilfredshet eller etisk standard. Målekart for Rygge kommune 2011 Mål S Indikatorer Målinger Ambisjonsnivå Overordnede mål for perspektivet ritiske suksessfaktorer for perspektivet Måleindikatorer (Hva måles) Målemetoder (Hvordan måle) Ønsket nivå edre nivå Måle metode Brukere Ansatte A1.1 Medarbeidertilfredshet Ressursutnyttelse orutsigbare kommunale tjenester B1. Serviccerklæringer B1. Brukertilfredshet i forhold til serviceerklæringer B2. Brukermedvirkning B2. Brukertilfredshet ifht. medvirkning B3. God etisk standard B3. Opplevelse av etisk standard ihht. etikkplakaten B4. Opplevd godt servicenivå B5. ontinuitet i tjenesten Utviklende, A1 Godt arbeids miljø effektiv og endringsvillig arbeidsplass basert på ansvar og tillit Økonomisk handlingsrom og effektiv tjenesteyting A2 ultur for læring og utvikling R1 Rutiner for planmessig økonomikontroll R2 Rutiner for måling av effektiv tjeneste produksjon B4 Brukernes opplevelse av service B1 Registrere avik i fht. service erklæringer 0 3 Reg. antall B2 Brukerundersøkelser 5 4 Skala fra 1-6 B3.1 Brukerundersøkelser 4% 7% Registrere B3.2 Reg. av klager/avvik 0 0 Reg. antall B4 Bruker US 5 4 Skala fra 1-6 B5. Vikarbruk B5.1 Reg. av vikarbruk 4% 7% Registrere B5.2 Bruker US 5 4 Skala fra 1-6 A1.1 Medarbeider US 5 3 Skala fra 1-6 A1.2. Sykefravær A1.2 Registrere sykefravær 5 7 Statistikk A1.3 Turnover A1.3 Registrere tilsettinger 5 <20% Registrer A1.4 Avviksmeldinger knyttet til konflikter A1.5 HMS rutiner som virker A2.1 Opplevd læring, utvikling og fornyelse A2.3 Opplevelse av leder som bidrar til læring, utvikling og fornyelse A1.4 Registrere avvik 0 5 Reg. antall A1.5 HMS avvik 0 4 Reg. antall A2.1. Medarbeider US 5 4 Skala fra 1-6 A2.3 Medarbeider US 5 4 Skala fra 1-6 A2. 4 Innsendte forslag A2.4 Antall forslag Reg. antall R1 Budsjettbalanse R2.1 Egenutvikling over tid R2.2 Sammenligning med andre R1 Avvik i fht budsjett R2.1 og R2.2 Benchmarking (sammenligning og målinger) R1=0 R2.1=Pos. endr R2.2=<enn gruppe 7 R1=1% R2.1=Ingen endr. R2.2=Likt med gruppe 7 Regnskap OSTRA OSTRA valitetslosen er videreutviklet i 2011 slik at gode nok tjenester kan sikres gjennom god dokumentasjon og aktiv avviksbehandling samtidig som tjenesteutøvelsen samsvarer med myndighetskrav, vedtak, standarder og prosedyrer og sist, men ikke minst at det er lagt til rette for at avvik faktisk blir meldt og behandlet på riktig måte. Lovpålagt varslingsrutine etter arbeidsmiljølovens krav er også en del av løsningen. 8

9 Rammeverket og intern kontroll, i lys av ROS analyser, resultatledelse og balansert målstyring. ommunal- og regionaldepartementet utredet i 2008 hvordan de mente best at Internkontroll i norske kommuner kunne håndteres, og har gitt anbefaling om at den såkalte COSO modellen er det rammeverket som best ivaretar dette. Av denne grunn har også Rygge kommune forsiktig tilnærmet seg en slik tenkning i løpet av I det følgende gis det er kortfattet forklaring til hvilke element som pr i dag er på plass, og hvorfor. Internkontroll er en kontinuerlig prosess - iverksatt, gjennomført og overvåket av kommunens politikere, ledelse og ansatte. Den utformes for å gi rimelig grad av sikkerhet for måloppnåelse innen tre områder: Målrettet, effektiv og hensiktsmessig drift Pålitelig intern og ekstern rapportering Overholdelse av lover og regler, samt interne retningslinjer Intern kontroll: Alle virksomheter skal etablere intern kontroll. Virksomhetens ledelse har ansvaret for å påse at den interne kontrollen er tilpasset risiko og vesentlighet, at den fungerer på en tilfredsstillende måte og at den kan dokumenteres. Intern kontroll skal primært være innebygd i virksomhetens interne styring. 1. Et godt kontrollmiljø. Grunnmuren i COSO modellen, og som de andre komponentene bygger på, omfatter menneskene i virksomheten - deres individuelle egenskaper og integritet etiske verdier, holdninger og kompetanse hvordan virksomheten er organisert ledelsesfilosofi og lederstil Elementene i kontrollmiljøet skal kunne dokumenteres og er gjort tilgjengelig i organisasjonen. 2. Løpende oppmerksomhet på risiko, med jevnlig utførte risikoanalyser og rapportering. ormålet med risikovurderingen vil være å øke evnen til å nå definerte mål, oppfylle formålet og utnytte nye muligheter på en best mulig måte. Identifiseringen og analysen danner grunnlag for hvordan risikoen håndteres. Risiko identifiseres ved å stille et eller flere av spørsmålene: Hva kan gå galt? Hvilke nye muligheter kan gå tapt? Hvor er det stor usikkerhet? ROS analyser gjennomføres nå i alle deler av organisasjonen i Rygge kommune I Rygge kommune finner vi dette m.a. igjen i kontrollaktivitetene: målekart med målsettinger og ambisjonsnivå årshjulet attestasjons- og anvisningsrutiner verifikasjoner, rapporter, tilbakemeldinger, avvik, medarbeiderundersøkelser, brukerundersøkelser m.m arbeidsdeling, delegasjonsreglement avstemminger, økonomi m.m. fysiske kontroller, vernerunder m.m. ansvars- og arbeidsdeling, rolleavklaring 4. God kommunikasjon og informasjon. ommunikasjons- og informasjonssystemer skal sørge for at viktig informasjon om drift, økonomi og eksterne forhold fanges opp og formidles til rett tid på en slik måte at de ansatte kan ivareta det ansvar de har blitt tildelt. Effektiv kommunikasjon må gjennomsyre organisasjonen i vid forstand; dvs. så vel vertikalt som horisontalt. De ansatte må forstå sin egen rolle i det interne kontrollsystemet, og hvordan de enkelte aktivitetene og handlingene relaterer seg til andres arbeid. Informasjon skal være: tilstrekkelig rettididig og aktuell nøyaktig og pålitelig tilgjengelig I Rygge kommune er all sentral styringsdokumentasjon gjort tilgjengelig i valitetslosen, som er det elektroniske verktøy som er valgt. I tillegg legger rådmannen vekt på ulike fora der informasjon ivaretas, - ledermøter på ulike nivå, medbestemmelsesmøter.m.m. 5. Aktiv overvåking fra politikere og ledelsens side. Den interne kontrollen skal følges opp for å sikre at systemet er effektivt over tid. Oppfølgingen skal skje kontinuerlig som en del av de daglige ledelsesoppgavene, ved frittstående evalueringer og eller som en kombinasjon av de to. Mangler i den interne kontrollen rapporteres til ledelsen, og informasjon om alvorlige forhold tilflyter toppledelsen. Gjennomførte risikovurderinger vil lette oppfølgingsansvaret fordi ledelsen vil ha et bedre grunnlag for vite hvilke områder/funksjoner man bør rette oppmerksomheten mot. Oppfølgingsaktiviteter: løpende oppfølging av prosesser, resultater, måloppnåelse i regi av linjeledelsen uavhengige evalueringer, målinger månedsrapporter, tertialrapporter, årsrapport m.m. rapporteringsrutiner av svakheter, mangler, avvik, klager, risikoforhold. 3. Etablering og gjennomføring av aktuelle kontrolltiltak. ontrollaktiviteter er handlingsplaner og rutiner som sikrer gjennomføring av ledelsens ambisjoner og som etableres som en konsekvens av gjennomførte risikovurderinger. ommunikasjon Oppfølging ontrollaktiviteter Risikovurdering Informasjon ontrollmiljø 9

10 Brukere oto: JS orge AS Mål: orutsigbare kommunale tjenester 10

11 Barnehager ommunen som barnehagemyndighet har til hovedoppgave å være bindeledd mellom stat/fylke og den enkelte barnehage, samordne barnehageopptak, veilede, drive fagutvikling, administrere og behandle tilskudd, samt å utføre tilsyn. Det er åtte private barnehager, en privat familiebarnehage og en kommunal barnehage, fordelt på tre i hus, i Rygge kommune. Barnehagenes fremste mål er å gi barn under opplæringspliktig alder et godt pedagogisk og sosialt tilbud tilpasset familiens behov. Lov om barnehager og rammeplanen gir føringer for barnehagens innhold og oppgaver. Rygge har full barnehagedekning. I 2011 fikk alle med lovfestet rett til barnehageplass tilbud om plass ved hovedopptaket, mens det ut over i året var noe mer problematisk å gi plass til den tid de foresatte ønsket. Medvirkning er et sentralt begrep i barnehagenes styringsverktøy, og har for barnegruppen demokratiutvikling som overordnet mål. oresatte har naturlig plass og roller i råd og utvalg i hver enkelt barnehage. Det gjennomføres jevnlige brukerundersøkelser i så vel kommunal som private barnehager. Det er få klager/avvik. Disse behandles fortløpende i organisasjonen. Skolene ommunens skoleeierrolle innebærer å følge opp statlige føringer, samordne og koordinere skolenes drift og utvikling på et overordnet nivå, tilpasning til økonomiplaner og andre føringer, og være bindeleddet til det politiske nivå. Skolestarten høsten 2011 var preget av tragedien på Utøya. Rygge kommune var hardt rammet, og alle skolene gjennomførte minnemarkeringer. Av elevene i Ryggeskolen går 96-97% over til videregående skole. Det er lite tallmateriale over frafall underveis. ommunene i Mosseregionen samarbeider om problematikken, og har tilsatt koordinator for skolerådgiverne i region, og prosjektleder for y Giv satsningen. Voksenopplæringen gjennomføres ved kjøp av tjenester fra Moss Voks. Resultatene fra det nasjonale kvalitetsvurderingssystemet er presentert i «Tilstandsrapport 2010/2011» som ble framlagt for kommunestyret i desember Det ble vedtatt konkrete mål og tiltak for å heve resultatene i Ryggeskolen. Resultatene i Ryggeskolen lå i 2011 på nivå med resultatene i Østfold, og viser en svak nedadgående tendens. Målsettingen er å heve kvaliteten slik at kunnskapsnivået i Ryggeskolen er blant de beste i landet. ørste skritt på veien har vært tatt gjennom skoleveiledere fra Utdanningsdirektoratet som har satt fokus på læringsresultat for elevene. Det ble i 2011 vedtatt ny forskrift om ordensreglement for Ryggeskolen. U (kommunalt foreldreutvalg) er en viktig part i arbeidet med kvalitetsutvikling og kommunalsjefen har minst 2 møter pr år med foreldreutvalget. Skolekonferanse for foresatte, politikere og ansatte, med tema den gode skole, ble avviklet i mars Utredning av ungdomsskolestrukturen har vært et viktig og arbeidskrevende tema i Det er opprettet samarbeid med Malakoff videregående skole i Moss slik at elever fra ungdomstrinnet kan ta fag på videregående skoles nivå. To elever gjorde dette i To skoler har mottatt prosjektmidler til to ulike utviklingstiltak. Det ene er «Lektor 2-ordning» som vektlegger samarbeid med næringslivet og bruk av slik kompetanse inn i skolen, det andre et prosjekt om informasjonskompetanse gjennom bruk av skolebiblioteket. 11

12 Det er meldt om få klager eller avvik knyttet til serviceerklæringene. Disse er behandlet etter rutinene i Rygge kommune. ulturtjenesten Tjenesten har som mål å utvikle tilbud i dialog med ulike grupper i befolkningen, fra enkeltmennesker til lag og foreninger. ulturtjenesten har som et av sine fremste mål å samarbeide med lag og foreninger om ulike kulturelle aktiviteter gjennom året. Disse har vært presentert i en egen kulturkalender under logoen ultur gir helse. Biblioteket har både i egen regi og i samarbeid med venneforeningen og kulturkontoret gjennomført mange ulike og godt besøkte arrangementer i Ved å fortsette satsingen med prosjektet utvikling av språk og kommunikasjon, ta i bruk nye medier og møte publikum på nye arenaer blir målet om å gå nye veier i litteratur og kulturformidling nådd. Rygge frivilligsentral, som startet opp i november 2010, har i 2011 hatt en rivende utvikling. Det er et stort spenn i aktivitetsnivået med mange fornøyde brukere. Sett over ett har kulturaktiviteter rettet mot innbyggerne i Rygge preg av brukerinitiativ, samarbeid og medvirkning. Det er i tråd med kommunes satsing på folkehelse og helsefremmende profil. Det hele handler om å virkeliggjøre felles kunnskap om at folkehelsen er avhengig av gode møteplasser og levende og aktive lokalsamfunn med plass til alle. ordeling av tilskudd til drift og arrangementer skjer etter kunngjøring og i tråd med vedtatte retningslinjer. Det skal sikre likeverdig og rettferdig behandling. amiliesenteret amiliesenteret er en tverrfaglig samarbeidsmodell med hovedmålsetting å tilby et helhetlig og tverrfaglig tilbud til barn, unge og familiene deres. amiliesenteret består av Barneverntjenesten, Helsetjenester for barn og unge, PPtjenesten og Bo-tilbud for enslig mindreårige. amiliesenteret har myndiggjøring som tilnærmingsmetode og har utarbeidet retningslinjer for å ivareta brukermedvirkning og etiske normer som grunnlag for tjenestene. Tverrfaglig team benytter brukermedvirkning i større og omfattende saker som også kan innebære rett til individuell plan. Barneverntjenesten: Barneverntjenesten har over tid opplevd en økning i antall nye meldinger. Det oppleves også at alvorlighetsgraden og kompleksiteten i sakene har økt. Dette har medført at flere 12

13 barn enn tidligere, etter vedtak i ylkesnemnda for sosiale saker, har blitt plassert utenfor hjemmet. Barneverntjenesten hadde 4 saker til behandling i ylkesnemnda i Rygge har flere barn som er plassert i fosterhjem enn noen gang tidligere. Ved utgangen av 2011 hadde barneverntjenesten ansvar for 27 barn under omsorg. I tillegg til et mer omfattende arbeid medfører dette også økte utgifter. ommunestyret vedtok i desember 2011 en dreining av ressurser i barneverntjenesten for å øke innsatsen på forebyggende arbeid. Det er tro på at målrettet endringsarbeid i form av miljøterapi i familier vil bidra til å forhindre og/eller utsette omsorgovertakelser, som er det mest kostnadskrevende tiltaket i barneverntjenesten. ye meldinger til barneverntjenesten Helsetjenesten for barn og unge Helsetjenesten for barn og unge arbeider i all hovedsak helsefremmende og forebyggende i regi av Jordmortjenesten, Helsestasjonsvirksomheten og Skolehelsetjenesten. Gjennom dette arbeidet møter tjenesten hele barnebefolkningen og store deler av voksenbefolkningen. Arbeidet er forskningsbasert og er styrt av ulike nasjonale føringer og veiledere. Tjenesten opplever at det stadig er familier som har behov for utvidet støtte og hjelp. Tjenesten organiserer og deltar på ulike tverrfaglige arenaer for barn og unge med sammensatte behov. Tjenesten gir også på indikasjon individuell oppfølging over tid. amiliekontakten, som organiserer og gir hjelp utført av frivillige til barnefamilier, er også en del av helsetjenestens innsats. I 2011 ble det inngått et samarbeid med Våler kommune som innebærer at Rygge drifter et Home Start arbeid også for Våler. Helsetjenesten er ansvarlig for Vaksinasjonskontoret, som i tillegg til vaksinering, gir råd og veiledning innenfor reisemedisin og smittevern. aste kontakter 1168 ontakter med helsetjenesten barn og unge 2011 Jordmortjenesten Helsestasjon Skolehelsetjenesten Vaksinasjonskontoret Ekstrakontakter 23 Hjemmebesøk 115 aste kontakter 2206 Ekstrakontakter 578 aste kontakter 1345 Ekstrakontakter 2028 Ungdomshelsestasjon 273 drop in Utenlandsvaks. 710 Smittevern 310 aste kontakter = anbefalte konsultasjoner ihht veileder for tjenesten Ekstrakontakter= oppfølging på indikasjon ved behov for utvidet støtte og hjelp Home Start amiliekontakten 2011 Antall barn med hjelp 68 Antall familier med hjelp 24 Antall frivillige 18 Pedagogisk psykologisk tjeneste: Tjenesten arbeider etter opplæringsloven og er kommunes sakkyndige organ i forhold til opplæring for førskole-, skolebarn og voksne med særskilte rettigheter. PPT bistår også skolene i forhold til tilpasset opplæring av elever. En saksbehandler i PPT betjener ca 70 saker. PPT i Rygge er også ansvarlig for utøvelsen av spesialpedagogisk hjelp til førskolebarn. Denne hjelpen foregår i barnehager og/ eller i hjemmet. Migrasjonspedagogisk tilbud til barnehager samt drift og ledelse av Åpen barnehage er også innenfor PPT s ansvarsområde. Åpen barnehage har tilbud 2 dager i uka og er flittig besøkt av småbarnsforeldre. Målsettingen med tilbudet er tidlig intervensjon og fokus på språk og nettverk. PPT 2011 Åpen barnehage Antall besøk Barn 1598 Voksne 1482 Spesialpedagogisk hjelp førskolebarn PPT sakkyndige vurderinger PPT venteliste 14 barn 147 barn 30 barn Bo tilbud for enslig mindreårige asylsøkere ra desember 2009 til desember 2011 har Rygge tatt imot og bosatt 14 enslig mindreårige. I følge vedtak i kommunestyret vil kommunen forsette å ta imot enslig mindreårige fortløpende når det er ledige plasser i bofellesskapet. Ungdommene er fra Afghanistan, Eritrea og Somalia. Ungdommene har skoletilbud på Ekholt ungdomsskole eller på videregående skole i Moss, enten i innføringsklasse, eller et ordinært videregående tilbud. Ungdommen har et bo tilbud i regi av kommunen til de fyller 20 år. De har rett på frivillig oppfølging fra barneverntjenesten til de fyller 23 år. Det er etablert et samarbeid med AV i forhold til ansvar og oppfølging etter fylte 20 år. 6 av ungdommene fyller 20 år i løpet av Bosetting av enslig mindreårige i Rygge har medført nye og spennende utfordringer. Etter en oppstartsperiode på ca to år er virksomheten i ferd med å få gode rutiner og erfaringer i møte med ungdommene. lere av ungdommene våre er flyttet ut fra bofellesskapet til egne leiligheter og ser ut til å greie seg bra. Det er startet et samarbeid med rivilligsentralen med tanke på videre integrering i kommunen. Det er nedsatt en koordineringsgruppe med ulike representanter som er, eller vil komme, i kontakt med enslige mindreårige. Arbeidet ledes fra amiliesenteret. Rådmannen deltar i koordineringsgruppa. Bosetting/status enslig mindreårige pr lyttet til familie annen kommune Bofellesskap i Tverrveien Bofellesskap i Ekholtveien Egne leiligheter med oppfølging Versfamilie/ treningshybel osterhjem 1 ungdom 3 ungdommer 1 ledig plass 2 ungdommer 2 ledige plasser 7 ungdommer Private leiemarked 0 1 ledig plass 1 ungdom Pleie og omsorgstjenester Pleie- og omsorgstjenestene i Rygge har som mål at tjenestene skal bidra til at de av kommunens innbyggere som har pleie- og omsorgsbehov skal kunne ha et meningsfylt liv i egnet bolig, enten det er i eget hjem, som leietaker i bofellesskap eller på institusjon. Det er også et uttalt mål at utforming og gjennomføring av tjenestene, så langt det er mulig, gjøres i samarbeid med mottaker og eventuelt pårørende for å oppnå best resultat. ør det fattes vedtak om tjenester blir det foretatt en kartlegging og innhenting av nødvendig informasjon om behov. Søknader om tjenester vurderes i tverrfaglig saksbehandlerteam. Hjemmesykepleie/hjemmehjelp Antallet brukere er relativt stabilt. Tjenestemottakerne har mer omfattende behov og økt antall besøk pr døgn nå enn for bare for noen år siden. Behovet for trygghetsalarmer er også økende, hvilket gir mange den tryggheten som skal 13

14 til for å kunne bo i eget hjem. Det samme kan sies om et økende antall henvendelser fra fastleger om behov for hjelp med medisinadministrasjon. ommunen har også tilbud om matombringing til tjenestemottakere. Riktig medisinering og godt kosthold bidrar til at brukerne er friskere lengre og kan ha en bedre hverdag i egen bolig. Det er en utfordring at behovet for tjenester synes betydelig større enn de tilgjengelige ressursene. Derfor har det vært brukt høyere bemanning enn de årsverk hjemmesykepleien har. Dette har medført et betydelig overforbruk i forhold til budsjett. Psykisk helsearbeid lere unge enn tidligere søker om tjenester av ulike årsaker, men spesielt er det samlivsbrudd, angst, depresjon og rusproblematikk. Det er startet et tett samarbeid med AV for brukere med rus/psykiatri problematikk. Dagsenter Behovet for dagesentertilbud har gjennom året vært økende. Dagsenter for eldre og Løvstad dagsenter har brukere på venteliste. Transportordninger (hente/bringe) er utfordrende og har en relativ høy kostnad. Institusjonstjenester Halvveis i 2011 var det allerede klart at Ryggeheimen ville få et underskudd ved årets slutt. Det er flere forhold som kan forklare dette. Tjenesten har lav grunnbemanning. Den bygningsmessige utformingen av nybygget medfører en høyere bemanningsfaktor, spesielt når pasientene i økende grad trenger mer tilsyn og pleie. Pasienter som får plass på Ryggeheimen er blitt tiltagende sykere ved ankomst og behov for pleie og hjelp er jevnt stigende. ør vi kan slå fast om bemanningen faktisk er for lav, må ressursene utnyttes optimalt og målrettede tiltak settes inn. Arbeidstidsordninger (turnus) er det suverent viktigste redskap arbeidsgiver har i forbindelse med personalforvaltning og økonomistyring. Oppfølging av sykemeldte og fokus på arbeidsmiljø fører til en reduksjon av sykefraværet og dermed redusert bruk av vikarer. aglig dyktige medarbeidere/studenter/vikarer er lønnsomt. Derfor begynte arbeidet med følgende tiltak. y turnus skulle utarbeides. okuset var å få en bedre turnus, samt å styrke bemanningen på helg. Avdelingsledere skulle frigjøres fra vanlig stell i avdelingen, slik at de kunne ivareta lederoppgaver. To fokus områder; personaloppfølging og styrking av arbeidsmiljøet. Bevisst satsing på dyktiggjøring av avdelingsledere og opplæringsplan for internundervisning og vikaropplæring. Ved slutten av året har man kommet langt i forhold til de to siste punktene, mens det første punktet blir iverksatt i En navnekonkurranse engasjerte mange, og resulterte i nye navn på avdelingene ved Ryggeheimen. Vi er fornøyde med navnene Solsiden 1 og 2 og Utsikten 1, 2 og 3. Ved Ryggeheimen ble det iverksatt en offensiv med samarbeid med frivillige. Aktivitøren endret stillingsbetegnelse til Trivselskoordinator og har tatt utdanning/kurs på Verdighetssenteret i Bergen rettet inn mot bruk av frivillige på sykehjem. Arbeidet på Ryggeheimen er påbegynt i 2011, men utvikles videre i kommende år. Tabellen nedenfor viser økningen i antall tjenestemottakere i kommunen som mottar ulike pleie og omsorgstjenester og antall opphold i institusjon i løpet av en 4 års periode. Tjeneste Resultater 2008 Resultater 2009 Resultater 2010 Resultater 2011 Matombringing Trygghetsalarm Avlast. utenfor inst Støttekontakt Omsorgslønn BPA Hjemmesykepleie Psykisk helsearbeid Rehabiliteringsopphold Langtidsopphold i sykehjem orttidsopphold i sykehjem ortidsopphold i Spania 20 Legetjenester ommuneoverlegens arbeidsoppgaver har gjennom året vært økende. Et mangfold av oppgaver påhviler denne funksjonen. Det er mange og økende oppgaver innenfor feltet samfunnsmedisin. orberedelse av ny helselovgivning, samhandlingsreformen (herunder LMS), folkehelsearbeid, samarbeid med kommunens fastleger, arbeidet med ny fastlegeforskrift, samarbeid med nærliggende kommuner, smittevernarbeid. ommuneoverlegen har bistått i enkeltsaker der medisinskfaglig rådgivning har vært nødvendig på et overordnet nivå. lager Det var 5 klager på etterbergning av egenbetaling sykehjem. To skriftlige klager vedr. behandling/pleie på sykehjem. En sak vedr påstått brudd på forsvarlig kompetanse er oversendt fylkesmannen. To saker ble ferdigbehandlet hos fylkesmannen (sendt M i 2010), kommunens vedtak ble opprettholdt. To saker som gjelder korttidsopphold sendt ylkesmannen, sakene kom til en avklaring før fylkesmannens behandlig. 14

15 Brukerundersøkelser Det ble gjennomført brukerundersøkelse i hjemmesykepleien og på Ryggeheimen (pårørende og pasienter) i mars Undersøkelsene er gjort i samarbeid med S effektiviseringsnettverk. Resultater fra brukerundersøkelsen i hjemmesykepleien i Rygge 4,0 3,5 3,0 2,9 3,2 3,1 3,3 3,4 3,5 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 Tilgjengelighet Informasjon Brukermedvirkning Trygghet og respektfull behandling Resultat for brukeren Alt-i-alt Utvalget i hjemmesykepleien var 260 brukere, hvorav 104 svarte. Resultat alt i alt var 3,5 på en skala fra 1-4. Hjemmesykepleien skårer lavest på struktur - tilgjengelighet og på prosess - brukermedvirkning. Dette er spesielt knyttet til muligheten å få tjenester utover det som er avtalt og muligheten til å få kontakt med tjenesten over telefon. Det er utarbeidet prosedyrer og iverksatt tiltak med mål om å forbedre disse områdene. Resultat fra brukerundersøkelsen for beboere på Ryggeheimen 4,0 3,5 3,0 3,0 3,2 3,0 3,0 2,4 3,4 2,5 2,0 1,8 1,5 1,0 0,5 0,0 Resultat for brukeren Trivsel Informasjon Brukermedvirkning Respektfull behandling Tilgjengelighet Generelt I utvalget på Ryggeheimen var det flest pårørende som svarte (44) på undersøkelsen. un 17 av pasientene svarte. Brukernes samlede opplevelse av tjenesten «Alt i alt» viser et tilfredsstillende resultat. Det er en utbredt opplevelse av respektfull behandling. Beboerne uttrykker tilfredshet med oppfølging og trives på rommet sitt sammen med personalet og tildels sammen med øvrige beboere. Til tross for dette har institusjonen noen utfordringer spesielt hva angår informasjon og brukermedvirkning. På bakgrunn av dette ble det på høsten gitt et tilbud om et ukentlig elektronisk brev til pårørende. Ukebrevet skulle både gi konkret informasjon om aktiviteter som skjedde på huset, og signalisere til de pårørende at de er betydningsfulle samarbeidsparter. 15

16 AV Tabellen viser en oversikt over antall saker til behandling, klienter og alder innenfor de ulike områdene fordelt gjennom hele året. av har stort fokus på brukermedvirkning. Omleggingen av satsene for økonomisk sosialhjelp understøtter dette perspektivet. Jan eb Mars Apr Mai Juni Juli Aug Sep Okt ov Des ull sosialhjelp Supplerende risehjelp Engangsstønad Antall saker ye klienter Med forsørgeransvar lienter med VP Hovedinntekt trygd Hovedinntekt sosialhjelp Ant/m stønad Ant/m livsopphold Alder Alder Alder Alder Alder VP=kvalifiseringsprogrammet Veier/park friluft Hele kommunens veinett har i løpet av vintersesongen blitt brøytet. Grensen for å få brøytet vei er og har vært 50 lengdemeter. Vintersesongen 2010/2011 var svært nedbørrik, med mye snø og svært lave temperaturer. Dette medførte store utgifter til snørydding med tilhørende strøing og salting. Sommeren var dessuten svært fuktig hvor det krevdes mye ressurser for å håndtere de store vannmengdene. I løpet av året fikk kommunen tilført nye veier på en del av boligfeltet Heimdal Syd, Værlebakken til ny boligblokk og del av allum, Dyre og Heia. Sommervedlikeholdet ble som tidligere år holdt på et akseptabelt minimumsnivå. På alle kommunens friområder har man foretatt et minimum av vedlikehold siden sommeren var både våt og fuktig med lite utfart. De fleste arbeidene har blitt utført av sommervikarene. Det samme gjelder utvendig vedlikehold som maling og beising. VAR Det er flere pågående VA - investeringer i Her nevnes sluttføring av sanering Halmstad del 2 og ny anlegget Halmstad del 3. I tillegg er det bygd ny vannledning fra este til Husebyskogen slik at det nå er etablert ringforbindelse til uglevik. or øvrig er det normal drift med god og sikker vannforsyning, under gjennomsnittlig lekkasjeandel og få avbruddstimer. På avløpssiden gir klimavariasjonene en stor påvirkning av driften da det var mye nedbør i løpet av sommeren. år det gjelder forvaltning nevnes at 140 sanitæranmeldelser er behandlet. Om lag 25 av disse er boliger / fritidsboliger og ble knyttet til kommunalt avløp på Årefjordtangen/Jaktåsen, som ligger ved en sårbar resipient - Oslofjorden/Årefjorden. Det er innført ny 3-dunk modell for alle abonnentene i kommunen. Rygge kommune har fortsatt gebyrnivå under gjennomsnittet i Østfold. Salg/kjøp av eiendommer Det ble gjennomført kjøp av et areal på ca 7,4 mål på Eskelund med tanke på bygging av omsorgsboliger i tilknytning til eksisterende tjenestetilbud på stedet. Parkveien 27 med påstående forretningsbygg (tidligere dagligvarebutikk) ble også ervervet for utvikling av omsorgsboliger. Det er solgt 2 leiligheter i borettslag samt et antall unyttbare mindre arealer. Tomteområder Gjennom året er det arbeidet videre med oppregulering av fremfesteavgifter, og det er således krevd regulering for i alt 7 borettslag / boligsameier i Øreåsen og Rørskogen. Da det ikke er oppnådd enighet om reguleringen har borettslagene innbetalt gammel festeavgift, hvilket innebærer en betydelig mindreinntekt. rav om regulering av festeavgift for en av de fire parsellene som Tomteselskapet leier av Øre sameie ble avgjort i voldgiftsrettssak. Voldgiftsrettens kjennelse gikk i Tomteselskapets disfavør og medførte en uforutsett etterbetaling på 1,7 mill kroner, samt en vesentlig høyere festeavgift enn forventet. Med utgangspunkt i den samme kjennelsen ble festeavgiften for nok en parsell regulert. Det negative regnskapsresultatet skyldes mindreinntekt på fremfeste og betydelig merutgift på innleie. 15 eneboligtomter i ABC-feltet i Øreåsen ble i løpet av året innløst. 16

17 Regulering, byggesak og geodata Geodata har tidligere vært organisert under enhet for teknisk drift og eiendom, og regulering og byggesak har vært direkte organisert i stab under kommunalsjef. Enhet for Regulering, byggesak og geodata ble opprettet som ny enhet fra desember Regulering ommunestyret har godkjent 3 reguleringsplaner. 10 nye detaljreguleringsplaner ble igangsatt og pr var 11 planer under behandling. Regulering hadde en noe lavere inntjening enn det som var budsjettert. Avdelingen har få, men store saker, og inntektene varierer veldig fra år til år. Gebyrregnskapet viser at dette utjevner seg på sikt. Byggesak Byggesak har hatt et stabilt år med jevn saksmengde og kontinuitet i arbeidet. Antall bygge- og delingssaker var ca 280 saker inkludert dispensasjonssaker, noe som er en nedgang i antall saker. Det har imidlertid vært flere større og kompliserte saker, og det ble godkjent flere boliger i 2011 enn tidligere år. Avdelingen har ikke fått gjennomført alle planlagte tilsyn med lovpålagte prioriterte tilsynsområder etter ny plan- og bygningslovgivning. Avdelingen har begrenset kapasitet til gjennomføring av tilsyn, og har prioritert tilsyn med ulovligheter og store avvik. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for byggesaker gikk noe ned sammenliknet med 2010, og sakene ble i all hovedsak behandlet innenfor lovbestemte tidsfrister, med unntak av enkelte byggesaker med 3 ukers frist og klagesaker, som på grunn av politisk behandling har tatt lenger tid. Geodata Geodataavdelingen har hatt jevnt stor saksmengde, og avdelingen har hatt høy inntjening og overholdt budsjettet. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid for opprettelse av grunneiendom lå på ca 30 dager. Gjennomført kartlegging har vært ajourføring av kart over Larkollen, og det ble tatt ortofoto av hele kommunen. Det ble igangsatt et forprosjekt om interkommunalt samarbeid om felles kartserver og innsynsportal for Rygge, Råde og Moss kommuner. Geodataavdelingen i Rygge er helt ajour på oppdatering av matrikkel og kart, og har minimalt med etterslep i form av gamle saker. Statens kartverk har uttrykt at Rygge kommune er blant landets kommuner som er mest ajour. Landbruksforvaltningen Rygge, Råde og Moss har felles landbruksforvaltning som tar seg av de kommunale og statlige oppgavene innenfor jordbruk, skogbruk og viltstell. Ansvarsområdet består av rådgivning og planlegging i tillegg til forvaltningsoppgavene. Implementering av nye miljøkrav i landbruket i hele vannområdet har vært en av hovedoppgavene i 2011 etter at ny forskrift ble vedtatt i fjor. Vannområdet omfatter nå nedbørsfeltet til kystbekkene i tillegg til Vansjø, det vil si hele kommunen. or øvrig henvises det til egen årsrapport for tjenesten. Eiendom I 2011 har vi jobbet kontinuerlig med å effektivisere eiendomsmassen i Rygge kommune. Det er utarbeidet grunnlag for energisertifisering og branntekniske rapporter for bygningsmasen. Dette for at vi kan sette inn gode tiltak på rett sted for maksimal effekt. Vi har m2 bygg og boligmasse som skal vedlikeholdes på en slik måte at de ikke mister sin verdi og følger gjeldene lover og forskrifter. Vi har også i 2011 lagt et godt grunnlag for å bygge nye omsorgsboliger i 2012 ved salg av kommunale leiligheter, planlegging og utvikling av eksisterende boliger. Vi har i 2011 utviklet våre ansatte gjennom fagsamlinger og kurs slik at vi står bedre rustet til å utføre de arbeidsoppgavene som kommer i Renholdstjenesten og idrettshaller Renholdstjenesten består i dag av 36 personer fordelt på 27 årsverk. En fin og stabil gjeng som jobber for at alle vi andre skal ha et godt arbeidsmiljø Det jobbes med opplæring i faget og mulighet for at flest mulig skal kunne ta fagbrev som renholdere. ye maskiner og vaskesystemer er innkjøpt og utprøves i 2011 og I våre idrettshaller og badehall er det stor aktivitet. Her er det aktiviteter for alle aldere og masse muligheter. Det er 10 personer som i dag er inne som hallbetjenter for å tilrettelegge slik at lag og foreninger skal kunne holde på med sine aktiviteter. Hallene er i god stand takket være godt renhold og tilsynstjeneste. 17

18 Ansatte Mål: Utviklende, effektiv og endringsvillig arbeidsplass basert på ansvar og tillit. 18

19 Prosedyrer og retningslinjer ommunen har vedtatte prosedyrer, rutiner og retningslinjer som skal følges i arbeidet på de ulike områdene. Det foregår en kontinuerlig prosess med å revidere disse dokumentene. Alt dette gjøres i dokument modulen i valitetslosen, hvor kommunens prosedyrer, rutiner og retningslinjer samles. Organisasjonsendringer Rådmannen innførte i 2010 det som kan defineres som en firenivå modell på ledelseslinjen, og beholdt to fullmaktsnivåer, rådmann og enhetsleder. Denne ledelsesmodellen tydeliggjør ledelse ned på avdelingsnivå (4. lederledd), og klargjør roller, ansvar og linjestruktur. Det legges vekt på opplæring/utvikling med fag-, økonomi- og personalledelse som sentrale elementer. (ØP) I løpet av 2011 er det foretatt en ny gjennomgang av driftsog tjenesteorganiseringen innenfor PMU-området og HOområdet. PMU-området er splittet opp i mindre enheter i henhold til hvilke lover og fagområder de representerer. Innenfor HO-området er det 4. ledernivå (avdelingsnivå) tydeliggjort på skolene og i den kommunale barnehagen. Politisk sekretariat Hovedoppgaven til politisk sekretariat er å legge til rette for arbeidet i kommunens politiske organer når det gjelder forberedelse og gjennomføring av møter samt etterarbeid i kommunestyre, formannskap, hovedutvalg, eldreråd, råd for funksjonshemmede, administrasjonsutvalg, klagenemnd, valgkomité, valgstyre og arbeidsmiljøutvalg. Sekretariatet har ansvar for publisering av dokumenter knyttet til den politiske behandlingen på kommunens hjemmeside. Videre er sekretariatet tillagt ansvaret for gjennomføring av kommunestyrevalg, fylkestingsvalg, stortingsvalg og sametingsvalg. Andre oppgaver er generell saksbehandling, utarbeiding og oppfølging av plan for idrett og fysisk aktivitet, publisering av kommunens stillingsannonser, innkjøp og attestasjon for enheten og rådmannen og hans ledergruppe, og utbetaling av godtgjøring til politikere. En annen betydelig oppgave er administratoransvar for kommunens kontorstøttesystem med daglig brukerstøtte og videreutvikling av systemet. Avdelingen har to årsverk med tillegg av et halvt årsverk på enhet for tekniske tjenester. Sentralarkivet Alle offentlige organ er pålagt å ha arkiv, jfr arkivlovens 6. ommunale arkiver skal dokumentere den politiske så vel som den administrative saksbehandlingen og vedtakene i kommunen. Sentralarkivet skal støtte den daglige saksbehandlingen, ivareta organisasjoner og enkeltmenneskers juridiske rettigheter og være samfunnets langtidsminne. ommunen har elektronisk arkiv, men dokumentene oppbevares på papirform. Sentralarkivet skanner og journalfører arkivverdige dokumenter. Post fordeles mellom sentralarkiv og fagsystemer. orrespondanse systematiseres og arkiveres etter kommunenes felles arkivnøkkel -koder. Videre har sentralarkivet ansvar for å publisere postlister på kommunens hjemmeside. En annen viktig oppgave er å rydde og systematisere gamle arkiver. Det arbeides for å bedre lagringsforhold for eldre arkiv og etablering av fjernarkiv. IA Østfold, hvor Rygge kommune er medlem, planlegger et felles arkivdepot i Østfold for eldre arkiver. Avdelingen har 1,8 årsverk. Det er en felles ØP-leder for politisk sekretariat og sentralarkivet. Internett/intranett ommunenes Sentralforbund (S) har utviklet strategidokumenter som gir råd om viktige satsningsområder når det gjelder bruk av IT. Strategidokumentene skal hjelpe oss til å effektivisere og utvikle gode elektroniske tjenester i offentlig forvaltning. Strategidokumentet «eommune det digitale spranget» er fortsatt en veileder for oss i dette arbeidet. IT griper inn i alle enheter i vår organisasjon og vi har et eget Webforum som er pådriver i utviklingsarbeid knyttet til elektroniske tjenester. Det dreier seg da ikke bare om å få på plass nødvendig teknologi, men også om å trene organisasjonen til å tenke IT når arbeidsprosesser skal vurderes og utvikles. Det arbeides systematisk med å videreutvikle elektroniske løsninger og resultater av dette vises blant annet i den årlige kvalitetsvurderingen av offentlige nettsider gjennomført av Direktoratet for forvaltning og IT (DII). Vi ble i 2011 tildelt 5 stjerner av 6 mulige med en prosentvis økning i forhold til Iverksatte tiltak i 2011 på utvikling av selvbetjeningsløsninger og webside har vært: Autentisering via ID porten og MinID Ansattmodul, kontaktinformasjon over alle ansatte Elektroniske skjermdialoger (søknadsblanketter for elektronisk innsendelse) Elektronisk klageadgang EventX, modul for påmelding til arrangementer Innsyn Byggesak, modul for innsyn i Plan- og byggesaker Intern opplæring for webforfattere Sosiale medier Sosiale medier er nye kommunikasjonskanaler som åpner for dialog, involvering og brukermedvirkning på en annen måte enn tidligere. Informasjonsmengden som er tilgjengelig elektronisk øker stadig. Samtidig stilles personvernet og kravene til sikker informasjonsbehandling overfor stadig større utfordringer. Vi søker å bevisstgjøre organisasjonen om både utfordringer og muligheter med sosiale medier. Dette er gjort gjennom vedtatte retningslinjer for bruk av sosiale medier. I 2011 hadde allerede noen enheter tatt i bruk sosiale medier som et arbeidsredskap i deres kommunikasjonsarbeid. Dette har vi videreført på et administrativt nivå og utarbeidet en plan for bruk av sosiale medier. I tillegg er det utarbeidet særskilt plan for bruk av acebook og vår offisielle acebookside ble opprettet i august. IT Sentralbordløsning med Trio ekspedientstøttesystem ble oppgradert i y funksjonalitet i systemet legger tilrette for økt service gjennom blant annet kortere svartid og informasjonsmeldinger. Arbeidet med trådløs forbindelse på rådhus og skoler ble startet i 2010 og arbeidet på skolene er videreført i EIDE - elles Elektronisk IDEntitet - er unnskapsdepartementets valgte løsning for sikker identifisering i utdanningssektoren. Planen er at alle i Skole-orge skal ha fått tilbud om en eide identitet fra sin skoleeier innen utgangen av Vi har tilrettelagt for at eide nå kan tas i bruk i Rygge. orsk Helsenett S skal innenfor rammen av nasjonal ITpolitikk ivareta nasjonale interesser knyttet til drift og utvikling av IT-infrastruktur i helse og omsorgssektoren, og legge til rette for og være en pådriver for sikker og kostnadseffektiv elektronisk samhandling. Vi har i 2011 tilrettelagt for Helsenett i vår organisasjon. Som en følge av for få punkter til data/telefoni er hele rådhuset kablet om. Tilrettelegging for redundant løsning (ring) og fibertraseer er videreført. Det er lagt ned et betydelig arbeid i virtualisering av servere. Dette bidrar til kostnadsbesparelser, større utnyttelse av hardware og en oppetid tilnærmet lik 100 %. 19

20 A1. Godt arbeidsmiljø Medarbeidertilfredshet Medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført som planlagt i Denne undersøkelsen er en enkel og kortfattet undersøkelse som skal ta «tempen» på de enkelte arbeidsplassene. Der hvor det er svake resultater iverksettes tiltak for å undersøke og følge opp, blant annet ved hjelp av bedriftshelsetjenesten. Ansatte ble invitert til å svare på 8 spørsmål, og vurdere disse på en skala fra 1 til 6 (best skår). Svarprosenten var på 70 %, og snittresultatet for hele kommunen lå på 4,85 %. ÅR Svarprosent Resultat % 4, % 4, % 4, Ikke gjennomført % 4, % 4,85 Det har vært arbeidet med resultatene på den enkelte avdeling/enhet og det er utarbeidet tiltak som skal settes i verk for å bedre resultatet. Dette arbeidet gjennomføres noe ulikt, men alle enhetene rapporterer til rådmann på gjennomført aktivitet og forbedringsarbeid. Det er meldt svært få saker vedrørende ansatte og utfordringer med enkeltansatte fra ytre enheter til enhet for personal- og organisasjon. Enheten har bistått enhetsledere med 8 enkeltsaker i tillegg til å gi råd og veiledning vedrørende oppfølging av ansatte eller grupper av ansatte. Lederundersøkelse Rådmannen gjennomførte for første gang i 2011 en evaluering av toppledelsen ( rådmannen og hans ledergruppe). Dette ble gjennomført som en medarbeiderundersøkelse for enhetslederne. Denne undersøkelsen hadde 100 % oppslutning og gav følgende resultat på en skal fra 1 til 6 hvor 6 var best: Arbeide med mål og strategier: 4,6 Oppfølging av resultater: 3,8 Trivsel og ivaretakelse: 4,7 Undersøkelsen/resultatet ble fulgt opp i egen samling med enhetslederne og i fellesskap ble det definert forbedringsområder. Rådmannen legger opptil at denne type undersøkelse/evaluering også skal gjennomføres årlig. Etablerte medvirkningstiltak Medbestemmelsesmøter er gjennomført i alle enheter etter planverket, og sentralt i kommunen mellom hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og rådmannen. Møter i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) og Administrasjonsutvalget (ADM) er gjennomført etter planen. Ansatte og bemanning Oversikten viser aldersgrupper, antall personer, alder og årsverk i Rygge kommune pr februar Gjennomsnittsalderen på 46 år er relativt høy, men de fleste ansatte er fortsatt under 50 år, selv om antallet over 50 år er økende (22 personer siste år). 20