Forretningsoppførsel. SunChemical

Transkript

1 Forretningsoppførsel S T A N D A R D E R & R E T N I N G S L I N J E R SunChemical

2 Noen ord om forretningsoppførsel... Som vår bransjens globale leder, har Sun Chemical knyttet seg til et etablert verdisystem. En av de mest verdsatte av disse verdiene er integritet, som vi omfavner på følgende måte: "Vi er ærlige, oppriktige og etiske i alle våre kundeforhold, med leverandører og kontraktører, og med hverandre. Vi jobber for å bygge tillit til hverandre og følger nøye de regler som styrer vår virksomhet, ikke bare som en juridisk forpliktelse, men fordi det er det riktige å gjøre." Dette dokumentet inneholder de policyer og oppførselsstandarder vi forventer alle i Sun Chemical vil slutte seg til og gjennomføre. Vennligst ta deg tid til å lese og fordøye disse standarder og retningslinjer. Om du trenger mer informasjon eller har spørsmål om hva som er riktig oppførsel i en gitt situasjon, for all del, ta det opp innenfor din organisasjon eller ved å spørre din overordnede. Du kan også kontakte oss direkte, dersom du føler at et spesielt problem ikke kan ordnes lokalt. Du får her mer enn bare en enkel erklæring om våre etiske prinsipper. Hver dag holder du hele firmaets omdømme i dine hender. Som representant for Sun Chemical vil dine forretningsavgjørelser og oppførsel reflektere på dine kollegaer og hele firmaet og må derfor være plettfri. Om vi alle konsekvent velger riktige framgangsmåter kan vi forvente at firmaet vårt vil fortsette å være kjent for sitt renommé for ærlighet, integritet og rettferdig opptreden. Sun Chemical kan ikke oppnå suksess uten en institusjonalisert prosess som fokuserer på å "gjøre det riktige" og vi vil ha suksess ved å være kjent som et firma med integritet. Rudi Lenz President & Administrerende Direktør Melvin M. Cox Senior Vice President & Juridisk Direktør

3 Forretningsoppførsel - Standarder og Retningslinjer Innholdsfortegnelse Side 1 Side 3 Side 7 Side 9 Side 13 Side 20 Side 26 Side 28 Innledende beskjed Hva er det grunnleggende i forretningsoppførsel? Dine rettigheter som ansatt: respekt, verdighet og personvern Ditt ansvar til å unngå mulige interessekonflikter og beskytte Sun Chemicals eiendeler Ditt forhold til kunder, leverandører og eksterne aktører Ditt forhold til offentlige instanser Hvor du kan finne informasjon Våre verdier

4 Hva er det grunnleggende i forretningsoppførsel? Som ansatt hos Sun Chemical er du forpliktet til å kjenne til og operere innenfor gitte oppførselsstandarder som reflekterer våre verdier. Ingen forventer at du er en ekspert på lov og rett. Derfor er fokus på å "gjøre det som er riktig". Retningslinjer som dette heftet er viktige for å utvikle et felles verdisett som Sun Chemical kan styre sin forretningsvirksomhet etter. Her er et sammendrag av standardene det forventes at alle hos Sun Chemical lever opp til: Etterkom alle anvendelige lover som styrer vår forretningsvirksomhet. Strev etter å være ærlig, rettferdig og pålitelig i alt du foretar deg. Unngå interessekonflikter mellom ditt arbeid og privatliv. Verdsett mangfold ved å behandle alle kollegaer likt. Strev etter å skape en trygg arbeidsplass og etter å verne om miljøet. Respekter rettighetene, verdigheten og personvernet til medarbeidere og andre personer du er i kontakt med på vegne av firmaet. Sikre at våre arbeidsmiljø er fri for trakassering og diskriminering av noe slag. Beskytt Sun Chemicals merkevarebeskyttede og konfidensielle informasjon fra upassende offentliggjøring. Ikke aksepter eller tilby upassende betaling, gaver eller tips fra eller til noen kunder, leverandører, offentlig ansatte eller tredjepart. Ikke ta imot konfidensiell informasjon fra en annen person eller bedrift eller skriv under på en taushetspliktsavtale til fordel for en tredjepart uten riktig tillatelse og juridisk ettersyn. Ikke inngå kontraktsmessige forpliktelser uten riktig tillatelse eller juridisk ettersyn. Se etter at alle Sun Chemicals bokføring er korrekt, komplett og fullstendig reflekterer den beskrevne transaksjon og oppfyller anvendelige lover og revisjonsstandarder. Pass på at dine forretningsrelasjoner med Sun Chemicals kunder, leverandører, konkurrenter og myndigheter følger alle anvendelige lover, inkludert konkurranse-, antitrust-, antibestikkelse-, finanstransaksjons-, skatte- og antiterrorisme-lover. Er det alt? Det korte sammendraget på denne siden begrenser eller skrenker ikke inn Sun Chemicals forretningsoppførselsstandarder og -retningslinjer. Det er kun ment å presentere noen av de viktige konseptene som støtter opp om vårt firmas verdier. Sunn fornuft og en grunnleggende forståelse av juridiske og etiske prinsipper bør være det eneste du trenger for å kunne opprettholde en høy oppførselsstandard og bevare firmaets renommé. Vennligst les nøye gjennom forretningsoppførselsstandarder og -retningslinjer i dette heftet. Disse forklaringene vil hjelpe deg å identifisere juridiske og etiske problemstillinger etter hvert som de dukker opp og hjelpe deg med å løse dem. 3

5 Hva med nasjonale forskjeller? Vi er et globalt selskap, og derfor har vi et sett globale standarder og retningslinjer. Selv om vi har prøvdå ikke anvende en amerikansk eller EU-sentrisk tone, er referanser til amerikanske og EU lover uungåelig fordi en stor del av vår forretningsvirksomhet involverer amerikanske eller EU -relaterte transaksjoner. Sun Chemical forstår at lover varierer fra land til land og fra region til region, og krever at ansatte følger lovene som anvendes på tilholdsstedet deres og de transaksjonene de utfører. Men, dette er bare en minimumsstandard. I den grad forretningsoppførselsstandarder og -retningslinjer er mer krevende en lokale lover, så forlanger Sun Chemical at de mer krevende globale forretningsstandardene uttrykt her blir fulgt. Dette er måten vi kan sikre rettferdig og konsekvent behandling for våre ansatte, kunder og leverandører rundt om i verden. Hvem må følge disse retningslinjene? Disse standardene og retningslinjene gjelder alle Sun Chemicals ansatte, ledere, styremedlemmer, agenter, rådgivere og konsulenter rundt om i verden, inkludert alle operative avdelinger eller enheter, i tillegg til Sun Chemical Gruppe B.Vs kontrollerte enheter og deres joint-venture partnere som firmaet utøver lederkontroll over,uansett tilholdssted. Når ordene "firma" eller "Sun Chemical" brukes i denne brosjyren, så menes ikke bare hele vår gruppe av firmaer eller tilknyttede enheter, men også det lokale firmaet, avdelingen eller den funksjonelle enheten du jobber for. Standardene og retningslinjene fremført i dette heftet er et uttrykk for våre policyer angående personlig og forretningsrelatert oppførsel og skaper ikke, på noen som helst måte, kontraktsmessige eller andre jobbrelaterte rettigheter eller garantier om fortsatt ansettelse, ettersom all ansettelse, med mindre det har blitt dekket i skriftlig kontrakt, frivillig kan avvikles av deg eller firmaet når som helst, med eller uten grunn og med eller uten forvarsel. Hva utgjør samsvar? Sun Chemicals oppførselstandarder reflekterer og krever samlet ansvar fra firmaet og alle våre ansatte til å iaktta lovene som styrer firmaets aktiviteter rund om i verden, til å følge de høyeste etiske standardene og til å handle som ansvarlige medlemmer i de samfunn hvor vi opererer. Standardene for disse forretningsprinsippene har blitt strukturert slik at de gir Sun Chemicals ansatte rundt om i verden informasjonen de trenger for å møte firmaets mål og objektiver i dets streben etter globale forretningsforhold. Alle ansatte er ansvarlige for å følge disse standardene, i tillegg til statlige lover og forskrifter relatert til firmaets aktiviteter og andre policyer og prosedyrer som firmaet eventuelt innfører. Overordnede har ansvar for å se til at alle ansatte i deres gruppe forstår og følger disse standardene. Selskapets suksess i å møte juridiske og etiske forpliktelser er avhengig av at vi alle spør om råd før det oppstår problemer, og ved å rapportere hendelser som kan være brudd på Forretningsoppførsel - Standarder og Retningslinjer. Det gjør ingen forskjell om en ansatt tar del i ulovlig eller uetisk oppførsel for egen eller 4

6 andres vinning, eller om hun eller han gjør dette i et misforstått forsøk på å gjøre noe som kan gagne Sun Chemical. Kort sagt, uetisk eller ulovlig oppførsel er uakseptabelt hos Sun Chemical. Hva gjør jeg om jeg kommer over mulig mislighold? Du oppfordres til å gjøre det du kan for å sikre at firmaet overholder Forretningsoppførsel - Standarder og Retningslinjer. Følgelig blir du og alle ansatte spurt om og oppfordret til å rapportere sikkerhetsbrudd, lovbrudd eller brudd på firmapolicyer til overordnede, juridisk direktør, finansdirektøren eller administrerende direktør, eller etikktelefonen, slik at en situasjonsanalyse kan fullføres og nødvendige korrektive tiltak kan settes i verk for å ordne opp i oppståtte problemer. Det er Sun Chemicals policy å støtte og beskytte enhver person som i god tro rapporterer det som kan være reglementsbrudd. Alle rapporter angående mulig mislighold av lovverk eller firmapolicyer vil bli rettferdig og raskt evaluert og vil bli behandlet i fortrolighet i den grad det lar seg gjøre under de gitte omstendigheter. Juridisk direktør eller en annen fra ledelsen vil koordinere nødvendige evalueringer. Det er vesentlig at personen som rapporter problemet IKKE foretar sin egen granskning fordi en granskning kan innebære sammensatte juridiske problemstillinger. Hva med å samarbeide i en granskning? Det forventes at alle ansatte samarbeider i alle granskninger av angivelige overtredelser. Dersom det blir funnet at korrektive tiltak er nødvendig, vil firmaets ledelse avgjøre hvilke steg som bør tas for å rette opp i situasjonen og forhindre gjentakelse. Hvem kan svare på mine spørsmål? Disse standarder og retningslinjer kan ikke gi definitive svar på alle spørsmål som kan dukke opp mens man jobber for Sun Chemical. Til det må vi stole på vår egen sunne fornuft og dømmekraft angående hva som kreves for å følge Sun Chemicals høye standarder, inkludert når det er riktig å søke råd om riktig framgangsmåte. Hvis du har spørsmål angående disse standardene og retningslinjer, firmaets relaterte policyer eller prosedyrer, eller lovene som styrer dine aktiviteter på vegne av Sun Chemical, eller om du føler behov for å søke råd med tanke på et juridisk eller etisk spørsmål, bør du snakke med din overordnede eller daglige leder. Hvis de ikke kan hjelpe deg, bør du kontakte juridisk direktør, finansdirektøren, administrerende direktør eller etikktelefonen. All korrespondanse sendes til: Sun Chemical Corporation 35 Waterview Boulevard, Parsippany, NJ USA. Melvin M. Cox, Juridisk Direktør Tel: Faks: (konfidensiell) E-post: mel.cox@sunchemical.com 5

7 Susan P. Guerin, Finansdirektør Tel: Faks: (konfidensiell) E-post: Rudi Lenz, President & Administrerende Direktør Tel: Faks: (konfidensiell) E-post: eller kontakt Etikktelefonen - 6

8 Dine rettigheter som ansatt: respekt, verdighet og personvern Hvordan forholder Sun Chemical seg til likestilling? Sun Chemical er klar over at firmaets største styrke ligger i ansattes talenter og evner. Det forventes at vi holder oss selv ansvarlige for å opprettholde de høyeste profesjonelle standarder med felles respekt liggende til grunn for alle profesjonelle relasjoner. En viktig del av dette er frihet fra diskriminering, frykt, trakassering, eller andre negative sosiale forhold. Derfor legger Sun Chemical stor vekt på å sikre at våre folk har et så positivt og fritt arbeidsmiljø som overhodet mulig. Spesifikke personalavdelingsprogram og -policyer kan i detalj være forskjellige fra avdelinger til operative enheter, datterselskap eller tilknyttede firma. Men det har blitt etablert samlede mål for å veilede firmaet i alle relasjoner med ansatte. Det er firmaets policy å: Sørge for likestilling for alle når det gjelder rekruttering, ansettelse, utvikling, forfremmelse, og avlønning uten hensyn til rase, religion, kjønn, hudfarge, alder, sivilstand, seksuell legning, fysisk eller mental handikapp, veteranstatus eller nasjonal opprinnelse. Opprettholde et profesjonelt, trygt, stoff-fritt, diskrimineringsfritt arbeidsmiljø. Anerkjenne og avlønne ansatte basert på deres prestasjoner, samt tilby en rekke konkurransedyktige frynsegoder. Hva er trakassering? Sun Chemicals policy og mange lands lover forbyr alle former for trakassering, mobbing, trusler og hevn på arbeidsplassen, eller ved enhver bedrifts- og forretningsrelatert tilstelning, begivenhet eller møte. Forbudte ting inkluderer: Muntlig trakassering: fornærmelser, aggressive bemerkninger, nedsettende kommentarer, trusler eller truende språk av etnisk, rasebasert, religiøs eller seksuell art. Visuell trakkasering: nedsettende, støtende, truende, nedverdigende skrevet, trykt eller elektronisk stoff, upassende kroppsspråk, bilder eller fysiske objekter som blir vist frem, sendt til en annen person eller gjort tilgjengelig slik at andre kan se ting av støtende, etnisk, rasistisk, religiøs eller seksuell art. Fysisk trakassering: ubehagelig berøring, mobbing eller fysisk forstyrrelse av en person eller dennes private eiendeler. Seksuell trakassering: seksuelle fremstøt, om innbydd eller ikke, og om det eksisterer en underforstått eller uttrykt betingelse for ansettelse, forfremmelse eller andre fordeler eller trussel om oppsigelse 7

9 dersom slike krav ikke blir tilfredsstilt. Hevn: negative handlinger tatt mot en ansatt som har kommet med en påstand eller fremstilt bevis som støtter en påstand om trakassering. Trakasseringsklager bør sendes til din overordnede, personalavdeling eller Sun Chemicals juridiske avdeling. Hva er vår policy angående personvern på arbeidsplassen? Det er Sun Chemicals policy å følge anvendelige juridiske krav vedrørende personvern på arbeidsplassen. Men medarbeidere og kontraktører bør være klar over at de kan ha begrenset personvern når det gjelder informasjon eller filer vedlikeholdt av dem eller av firmaet på en datamaskin i eller på Sun Chemicals eiendom eller overført eller lagret via Sun Chemicals datasystemer, telefonsvarere, e-post eller andre tekniske ressurser, med unntak av informasjon eller filer opprettholdt av firmaets personalavdeling eller som spesielt regulert i lovverk. Selskapet kan overprøve ethvert anvendelig datapassord for å inspisere, etterforske eller søke gjennom en ansatts datafiler eller overføringer, telefonsvarerbeskjeder, e-post eller andre Sun Chemical media hvor informasjon blir lagret eller overført. (I EU finnes det spesielle lover og direktiver som beskytter og kontrollerer hva som blir ansett som privat informasjon selv om informasjonen er lagret på firmaets systemer, og det er Sun Chemicals policy å forholde seg til slike lover og direktiver.) Personvernlover relatert til ansattes private, ikke-offentlige informasjon er i mange land i endring som følge av vidstrakt tilgang til informasjon gjennom elektroniske og andre kommunikasjonsmidler. Det er Sun Chemicals policy å følge alle EU lover og direktiver som gjelder ikke-offentlig, personlig identifiserbar informasjon relatert til sine ansatte. Fordi disse lovene er sammensatte, kan ikke dette hefte gå inn på detaljer angående spesifikke handlinger firmaet er forpliktet til å foreta seg. Vanligvis krever Sun Chemicals policy: Skriftlig melding til den ansatte medarbeidere og skriftig samtykke på forhånd dersom ikke-offentlig personlig identifiserbar informasjon er hentet inn av firmaet fra andre enn den ansatte. Skriftlig samtykke fra ansatt før offentliggjøring dersom det planlegges å dele ikke-offentlig, personlig identifiserbar informasjon med en tredjepart, bortsett fra informasjon som loven krever må deles som en nødvendig del av forvaltningen av firmaets helse- og pensjonsgoder eller andre medarbeider frynsegoder opprettholdt av firmaet for sine ansatte, eller forøvrig som tillatt eller krevd av lovverk. Informasjon om tidligere ansatte vil bli beskyttet på samme måten som informasjon om nåværende ansatte. Tilgang til ikke-offentlig, personlig identifiserbar informasjon er begrenset til våre ansatte og tredjeparts tjenesteleverandører som vi har bestemt trenger informasjonen for å på best mulig måte kunne forvalte firmaplaner, programmer, frynsegoder og personalavdelings funksjoner knyttet til din jobb med firmaet. 8

10 Ditt ansvar for å unngå mulige interessekonflikter og beskytte Sun Chemicals eiendeler Som ansatt hos Sun Chemical er du ansvarlig for å utføre dine plikter i samsvar med Sun Chemicals beste interesser. Som et minimum må du unngå interessekonflikter, beskytte Suns konfidensielle informasjon fra uautorisert bruk eller offentliggjøring, og følge de policyer som dekker ditt bruk av firmaressurser og ditt samspill med andre medarbeidere. Hva er en interessekonflikt? En interessekonflikt oppstår i enhver situasjon hvor det er mulighet for splittet lojalitet mellom dine egeninteresser og/eller interessene til en tredjepart og dine forpliktelser overfor Sun Chemical. Vanligvis oppstår interessekonflikter når en ansatt bruker stillingen for å fremme en privat finansinteresse eller utfører arbeid utenfor firmaet. En interessekonflikt eksisterer hver gang en persons private handlinger står i motsetning til firmaets forretningsinteresser. Aktiviteter som er faktiske interessekonflikter aksepteres aldri. Aktiviteter som kan oppfattes som en interessekonflikt må også unngås. Eksempler på interessekonflikter: A arbeide for to eller flere arbeidsgivere samtidig eller personlig tjene på å utføre arbeid for eller tjenestegjøre som konsulent, rådgiver, medarbeider eller styremedlem i en ekstern bedrift som har til formål å tjene penger, med mindre du har skriftig tillatelse fra administrerende direktør eller finansdirektøren. Personlig tjene på å utføre arbeid eller være konsulent, rådgiver, medarbeider eller styremedlem for konkurrenter, leverandør eller kunder. Selge noen produkter eller tjenester som konkurrerer med eller ligner på produkter eller tjenester som Sun Chemical utfører. Drive en ekstern bedrift som har til formål å tjene penger, med mindre det har blitt gitt uttrykkelig skriftig tillatelse fra administrerende direktør eller finansdirektøren. Bruke Sun Chemicals utstyr, aktiva eller tid til å engasjere seg i aktiviteter som ikke er relatert til Sun Chemical, med mindre det har blitt gitt uttrykkelig skriftig tillatelse fra administrerende direktør eller finansdirektøren. Engasjere seg i finansielle transaksjoner eller besitte eller kontrollere finansinteresser hos konkurrenter, kunder eller leverandører, annet enn eierskap av mindre enn 5 prosent i noe firma hvis verdipapirer blir offentlig forvaltet på en nasjonal børs. Ta fordel av forretningsmuligheter som rettmessig tilhører firmaet. Gjøre forretningstransaksjoner med firmaet for dine egen personlig vinning eller profitt, direkte eller indirekte, eller for samboer eller familiemedlem uten foregående skriftlig tillatelse fra administrerende direktør eller finansdirektøren. Ansette familiemedlemmer eller samboere eller ha familiemedlemmer eller samboer i en forretningsenhet som du administrerer, med mindre det har blitt godkjent av administrerende direktør eller finansdirektøren. Ansettelsesforhold som eksisterte før 1 oktober 2002 er unntatt, forutsatt at forekomsten av slike forhold ble rapportert til administrerende direktør før 1 desember

11 Å motta kompensasjon eller noe som helst av materiell verdi fra tredjeparter for tjenester du utfører på vegne av Sun. Akseptere kompensasjon eller noe som helst av materiell verdi fra tredjeparter som har eller har til hensikt å oppnå forretningsrelasjoner med Sun Chemical. En medarbeider som bryter denne interessekonflikt-policyen kan bli utsatt for disiplinærstraff, inkludert oppsigelse og andre tiltak. Skulle et spørsmål om en mulig interessekonflikt oppstå, bør den ansatte, før han eller hun involverer seg i tvilsomme aktiviteter, legge frem relevante fakta til juridisk direktør for en avgjørelse om en interessekonflikt eksisterer. Hvordan bør jeg beskytte Sun Chemicals konfidensielle informasjon? Firmaets merkevarebeskyttede og konfidensielle informasjon er et av firmaets mest verdifulle aktiva. Informasjon angående firmaet, dets produkter, planer eller forretningsvirksomhet som vanligvis ikke er offentlig tilgjengelig er konfidensiell. Upassende eller uautorisert offentliggjøring av denne informasjonen kan skade Sun Chemicals konkurranseposisjon betydelig og sløse verdifulle aktiva. Upassende offentliggjøring eller bruk av denne informasjonen kan til og med bli sett på som en kriminell handling og utsette overtrederen for bøter, juridiske tiltak og muligens fengsel. Sun Chemical krever at du sier deg enig i å beskytte konfidensiell informasjon og ikke offentliggjør slik informasjon til tredjeparter eller bruker slik informasjon for personlig vinning eller i konkurranse med firmaet (uten eksisterende og spesifikk skriftlig tillatelse og avtale med firmaet.) Dette gjelder ikke bare når du er ansatt, men også etter at din ansettelse hos Sun Chemical har tatt slutt. I tillegg tilhører verker, informasjoner eller oppdagelser utviklet av ansatte innenfor deres arbeidsforhold hos firmaet, Sun Chemical. Alle slike produkter må omgående bli offentliggjort og overdratt firmaet. Som ansatt har du ansvar for integriteten og beskyttelsen av all forretningsrelatert informasjon, inkludert dine elektroniske arkiv og telefonsvarerbeskjeder. Du må ta skritt for å beskytte informasjon som blitt betrodd til deg. For eksempel må du ikke foreta upassende informasjonsendringer, ødelegge eller offentliggjøre informasjon. Kundelister, eiendomsarkiv og annen forretningsinformasjon, selv om det har blitt samlet sammen fra offentlige kilder, er firmaets eiendom og kan ikke tas eller brukes for personlig vinning. Firmaets merkevarebeskyttede informasjon må merkes "Konfidensielt" og tilgang til slik informasjon må begrenses til personer som har "et behov for å vite" slik informasjon. Du har ansvar for å passe på at firmaets konfidensielle informasjon er grundig sikret eller elektronisk beskyttet slik at det er utilgjengelig for personer som ikke har autorisert tilgang til informasjonen. Du må vokte mot utilsiktet offentliggjøring via elektroniske midler gjennom bruk av trådløse eller mobile kommunikasjonsmidler som ikke er beskyttet mot avlytting. Interne firmaarkiv og forretningsrelatert informasjon er konfidensiell. Medarbeidere kan kun bruke filer eller programmer de har adgang til, om disse er på datamaskinen eller ikke. Ansatte med unik eller spesiell tilgang til elektroniske eller e-postarkiver skal ikke ha adgang til slike arkiver utenom det som er vanlig administrasjon av disse systemene, uten passende tillatelse. Uautorisert eksaminasjon, kopiering, spredning, fjerning, skading eller endring av filer, passord, datasystemer eller programmer, eller upassende bruk av informasjon ervervet på uautoriserte måter, kan føre til disiplinærtiltak, som også kan inkludere oppsigelse. Hvordan bør jeg bruke bedriftsressurser? 10

12 Sun Chemicals ressurser er dyre i anskaffelse og vedlikehold. Ansatte er forpliktet til å kun bruke disse ressursene til deres tiltenkte formål og på en måte som opprettholder deres verdi og brukbarhet. Feilbruk, misbruk eller ødeleggelse av firmaeiendom er et alvorlig brudd på plikten din til å kun bruke firmaeiendom på en ansvarlig måte relatert til forretningsvirksomhet. Maskineri, mobiltelefoner, utstyr, datamaskiner, elektroniske komponenter, kjøretøy, og annet firmautstyr gitt til ansatte for bruk i arbeidet, må brukes i henhold til alle anvendelige regler, forskrifter og sikkerhetsforanstaltninger som styrer funksjonen deres. Sun Chemical har Internett og andre informasjonstjenester for å fremme våre forretningsmål og objektiver. Firmaet oppmuntrer bruk av Internett som et forretnings og læreredskap. Sporadisk kort tilgang til Internett er akseptabelt for egenutdanning, utvikling eller opplæring som 1.) kommer firmaet til gode, og 2.) gjør deg i stand til å bli mer effektiv på jobben ved å forbedre arbeids-/personlige aktiviteter. Men bruk av Internetttjenester, både mens og etter endt arbeidstid, eller utstyr gitt av firmaet for adang til nettsteder som er for personlig underholdning, personlig vinning eller annet personlig bruk, eller som bryter Sun Chemicals seksuelle trakasseringspolicy, er strengt forbudt. Sun Chemical har visse rettigheter til å overvåke og logge Internett- og e-post-aktivitet, til å blokkere nettsteder som er støtende, ulovlige eller ikke forretningsrelaterte for å sikre overholdelse av firmapolicyer, eller for å nekte eller begrense Internett-tilgang. Hvis en Internett-bruker er usikker på om et nettsted bryter firmapolicyer eller lovverk, bør hun eller han kontakte Sun Chemicals advokat. Sun Chemical ansatte bruker programmer til tekstbehandling, finansrapportering, databehandling og mange andre anvendelser. De fleste dataprogrammene firmaet kjøper er dekket av ulike typer lisensavtaler som beskriver vilkår, betingelser og tillatt bruk. Det er Sun Chemicals policy å respektere copyright-lover og rette seg etter enhver lisensavtales vilkår og betingelser. Internasjonale copyright-lover ilegger sivile og kriminelle straffer for ulovlig kopiering og bruk av programmer med lisensavtaler. Hver bruker må være klar over restriksjonene som gjelder programvarebruk og etterfølge disse restriksjonene. Hvis du har spesielle bekymringer bør du kontakte din lokale ITsystemrepresentant for mer informasjon. Hva er Sun Chemicals e-post-, telefon og Internett-policy? Internett-aktivitet og mobiltelefoner eller andre trådløse media er å betrakte som offentlig og brukere må utføre deres aktiviteter med det i bakhodet. Å sende e-post med konfidensiell eller merkevarebeskyttet innhold krever kryptering av all sensitiv informasjon for at konfidensialiteten kan beholdes. E-postsystemer innen firmaets kontroll kan brukes til visse konfidensielle formål i samsvar med firmaets e-post- og Internett-policy. For sensitiv, konfidensiell kommunikasjon må adressen til tiltenkt mottaker bekreftes før meldingen blir sendt. Elektroniske kommunikasjonsmedia kan brukes til å kommunisere og utveksle informasjon, så lenge bruket oppfyller alle anvendelige lover, forskrifter og firmapolicyer, inkludert de som: styrer import og eksport av teknologi, programvare og data. styrer overføring av data på tvers av nasjonale grenser, spesielt personlig data om personer som dekkes av personvernlover. som gjelder copyright, merkevarebeskyttelse og reklamelover. 11

13 regulere internt firma bruk som adressert i Sun Chemicals e-post- og Internett-policy. Svikt i å følge disse anvendelige lover og policyer kan sette firmaets evne i fare til fritt å drive sin forretningsvirksomhet gjennom elektroniske media. Det er derfor viktig at du beskytter disse ressursene gjennom riktig bruk. For en kopi av Sun Chemicals kommunikasjonssystem-brukerpolicy, vennligst kontakt din lokale personalavdeling eller IT-hjelpedesk. I tillegg bør du være klar over at all elektronisk og/eller telefonsvarerkommunikasjon brukt i firmaets forretningsvirksomhet blir betraktet som firmaets dokumenter og eiendom. Avhengig av anvendelige personvernlover, og som mer utfyllende forklart i seksjonen kalt "Dine rettigheter som ansatt", reserverer firmaet seg til enhver tid rettigheten til å overvåke og inspisere innholdet i beskjeder og annet materiell og data sendt eller mottat gjennom firmaets systemer. 12

14 Ditt forhold til kunder, leverandører og eksterne aktører Hva er policyen for utveksling av gaver samt deltakelse på begivenheter med tredjeparter? Det er vanlig for personer og firmaer som gjør forretninger med hverandre å utveksle små gaver, å betale for hverandres forretningsrelaterte måltider og å underholde hverandre. Om utvekslingen (en gave, et måltid eller en eller annen form for underholdning som teater eller et sportsarrangement) er passende, kommer an på omstendighetene og skikk og bruk der personen holder til. Generelt så er det i orden å ta i mot eller gi bort promosjonelle gjenstander i den grad det blir beskrevet nedenfor. Å gi: Hva er reglene for å gi bort gaver eller for å fremme forretningsvirksomhet til kunder eller andre tredjeparter? Firmasponsede begivenheter utarbeidet for å fremme firmaets forretningsvirksomhet eller som involverer en liten gruppe mennesker av gangen regnes som akseptabelt. Noen begivenheter, slik som reiser, sportsarrangement, ferier, gaver eller forfremmelser kan være effektive måter å gjøre dette på om de blir gjort ordentlig. Det er høyst verdifullt å knytte sterke relasjoner med tredjeparter, og riktig utførte fremmende aktiviteter hjelper oss med dette. Disse retningslinjene sikrer gjennomsiktighet og hensiktsmessighet i denne prosessen. Derimot er det ulovlig å tilby lån, bestikkelser, returkommisjon, utbetalinger, gratis tjenester, eller gjenstander av materiell verdi til noen enhet eller person som gjør eller ønsker å gjøre forretninger med firmaet da dette kan bli sett på som kommersiell smøring som ikke er lovlig. For å sikre samsvar forbyr firmaet utbetalinger eller tildeling av gaver, tjenester, salgsfremmende gjenstander direkte, eller indirekte, gjennom agenter eller tredjeparter av en materiell verdi (definert som 300 dollar eller mer) til leverandører, kunder, potensielle kunder eller deres agenter, ansatte, slektninger eller forvaltere. Unntak kan skaffes, men krever foregående skriftlig tillatelse av juridisk direktør, administrerende direktør eller finansdirektør. Penger eller tilsvarende kontantgaver må til enhver tid unngås. Firmaet forbyr også å gi penger eller tilsvarende eller overdådige gaver eller underholdning (som gratis ferier, juveler, dyrt sportsutstyr gratis innkvartering eller reiser) eller gjenstander av betydelig verdi til tredjeparter, med mindre skriftlig tillatelse har blitt gitt av juridisk direktør, administrerende direktør eller finansdirektør. Gavemottakelse: Hva er reglene for å motta gaver eller salgsfremmende gjenstander fra leverandører eller andre tredjeparter? Firmaet forbyr ansatte, agenter, rådgivere eller konsulenter ansatt hos Sun Chemical direkte eller indirekte å motta noen gaver, tips eller tjenester verdt mer enn en symbolsk verdi (50 dollar eller mer) fra firmaets leverandører, potensielle leverandører, kunder, potensielle kunder eller deres agenter, ansatte, slektninger 13

15 eller forvaltere. Tillatelse må innhentes fra juridisk direktør, administrerende direktør eller finansdirektør, før det tas imot noen gjenstand eller tjeneste verdt mer enn 50 dollar. Ingen Sun Chemical-ansatt har lov til å motta penger, eller noen andre ting av verdi, for noen som helst grunn fra en tredjepart hvis gaven har en uttrykt eller underforstått betydning som forplikter Sun Chemical til å etablere eller opprettholde forretningsforbindelser med den personen eller noen som er tilknyttet den personen. Beskjedne måltider av passende karakter kan aksepteres av Sun Chemicals ansatte fra firmaer og personer som gjør forretning eller utrykker ønske om å gjøre forretninger med oss så lenge det kun gjøres for å slippe å dele utgifter og hensikten er å oppveie gjensidige hendelser betalt for av Sun Chemical. Tilstedeværelse eller deltakelse på utflukter, sportsarrangement, underholdningsarrangement, og andre lignende aktiviteter sponseret av leverandører, potensielle leverandører, tjenesteleverandører, potensielle tjenesteleverandører, og andre tredjeparter kan aksepteres dersom slike begivenheter er knyttet til utvikling av felles forretningsrelasjoner mellom de involverte partene. Uten skriftlig tillatelse fra juridisk direktør, administrerende direktør eller finansdirektør kan ikke Sun Chemicals ansatte ta imot gratis transport, gratis innkvartering, hotellrom eller gratis turer i forbindelse med forretningsmøter, seminarer eller andre sponserede begivenheter som blir deltatt på av ekisterende eller potensielle leverandører, eksisterende eller potensielle kunder eller deres agenter, medarbeidere, slektninger eller forvaltere. Det er Sun Chemicals policy at alle medarbeidere til enhver tid skal betale deres egne reise, innkvarterings og/eller hotellrom kostnader. Dersom begivenheten er av verdi for firmaet, må dine utgifter betales av Sun Chemical, med mindre tillatelse har blitt gitt fra juridisk direktør, administrerende direktør eller finansdirektør. Å utvikle våre relasjoner med tredjeparter støttes sterkt, og denne policyen sikrer at vi synliggjør nettogevinsten ved å knytte utgifter opp mot våre aktiviteter. Hvordan forholder jeg meg til handelsrestriksjoner? Evnen til amerikanske og EU selskaper og deres internasjonale datterselskaper og tilknyttede enheter til å gjøre handel på verdensmarkedet er begrenset av forskrifter utstedt av amerikanske myndigheter og EU funksjonærer. For eksempel har amerikanske firmaer, ikke-amerikanske firmaer som har amerikanske statsborgere som ledere eller styremedlemmer og alle firmaer som bruker som råmaterialer eller videreselger amerikansk- produserte produkter forbud mot å delta i handelsboikotter rettet mot vennligsinnede land eller gjøre forretninger med visse selskaper som kan føre til at Sun Chemicals produkter kan bli solgt til land som er utsatt for en handelsblokade. Hva med antiboikott-lover? Antiboikott-lover er ment å forhindre firmaer fra å støtte boikotter som blitt innført av et land mot et annet land Mange land hvor Sun Chemical gjør forretninger har slike lover. Amerikanske og europeiske myndigheter har strenge lover som styrer disse aksjonene. Disse lovene forbyr firmaet eller noen av firmaets ansatte fra å samarbeide med usanksjonerte boikotter ved å nekte å gjøre 14

16 forretninger med noen basert på rase, religion, nasjonal opprinnelse ELLER fra å gi informasjon om disse spørsmål til kunder eller potensielle kunder. Disse lovene gjør det også ulovlig å tilby informasjon om forhold som firmaet kunne ha med et boikottet land. Under disse forskriftene kreves det at anmodninger om å delta i en boikott straks blir rapportert til riktig myndighetsinstans. Disse anmodningene kan muligens finnes i nesten alle forretningsdokumenter, inkludert kontrakter, anbud, kredittbrev, kjøpsordre og spørreskjema som søker informasjon om potensielle leverandører. Du bør være obs på bestemmelser som forbyr import av varer fra visse land eller som krever at varene blir fraktet ombord på fartøy som har mulighet til å gå innom visse lands havner. Hvis noe dokument inneholder språk som du tror kan være boikottrelatert må du øyeblikkelig ta kontakt med Sun Chemicals juridiske avdelig for råd og assistanse før du går videre med transaksjonen. Hvordan påvirker den internasjonale reguleringen av handel meg? Amerikanske myndigheter og EU medlemsland har økonomiske handelsboikotter mot land som de anser som "statsfiender". Disse er typisk sett land som praktiserer eller støtter terrorisme, bryter menneskerettigheter eller på andre måter handler uakseptabelt. Som en god bedriftsborger opprettholder Sun Chemical disse handelsboikottene. For eksempel regulerer det amerikanske handelsdepartementet og finansdepartementet, og i noen tilfeller forbyr de, handel med visse land utenfor USAs grenser. Amerikanske oppretholder omfattende økonomiske handelsboikotter mot Cuba, Iran, Nord Korea, Sudan og Taliban, inkludert Taliban kontrollerte områder. Amerikanere opprettholder også begrensede handelsboikotter mot Liberia, Rwanda, Somalia, Syria og Serbia og Montenegro, samt en våpen og vareboikott mot UNITA i Angola. I tillegg opprettholder USA forbud mot nyinvesteringer i Myanmar (Burma). Disse forbudene gjelder også internasjonale tilknyttede enheter av amerikanske firmaer som bruker råmaterialer eller videreselger amerikansklagde produkter eller som har amerikanske statsborgere i deres styrer eller i lederstillinger. Handel med disse landene eller enheter kan utsette firmaet for betydelige straffer. Du bør diskutere dine intensjoner med Sun Chemicals juridiske avdeling før du inngår eller etablerer kommersiell kontakt direkte, eller indirekte gjennom agenter, meglere eller leverandører, med noen av disse landene. Sun Chemicals juridiske avdeling kan hjelpe deg med å skaffe spesifikk informasjon om handelsboikotter. I tillegg regulerer det amerikanske handelsdepartement eksport av varer, tjenester og teknologi til land utenfor USA. Disse kontrollene fokuserer mer på type varer, tjenester eller teknologier som blir eksportert enn landet varene blir eksportert til. Regler som ligner handelsboikotter relatert til overføringer av teknologi og sensitive varer, inkludert mange kjemikalier og kjemiske sammenblandinger, begrenser salg eller overføring utenfor USA for disse gjenstandene. Det må nøye vurderes om teknisk informasjon eller høyteknologi med opprinnelse i USA kan selges eller forflyttes til steder utenfor USA. Siden lovene innenfor dette området stadig forandrer seg, bør du konsultere Sun Chemicals juridiske avdeling før du gjør forretninger som involverer salg eller eksport av varer laget i Amerika eller som har sin 15

17 opprinnelse der, inkludert innlemmelse av disse varene i lokalproduserte varer til et handelsboikottet land eller enhet, enten direkte, eller indirekte gjennom agenter, forhandlere eller meglere i tredjeland. EU og medlemslandene opprettholder handelsboikotter og handelsrestriksjoner relatert til handel med visse land. En oppdatert liste over alle kravene finnes på Visse sanksjoner blir opprettholdt for spesifikke varer og spesifikke kjøpere, slik som militærrelaterte brukere, mot Angola/UNITA, Bosnia-Herzegovina, Burma/Myanmar, Kongo/Zaire, Kroatia, Haiti, Liberia, Makedonia, Sierra Leone, Sudan, Taliban/Al Qaida/Osama bin Laden og Zimbabwe. EU håndhever også blokkering av lover mot USA i relasjon til handel med Cuba, Iran og Libya. Kort sagt, firmaer og personer som er bosatt i EU land har forbud mot å følge amerikanske sanksjoner mot Cuba og Iran. Men det må utføres varsomhet i alle transaksjoner med Cuba siden amerikanske borgere og personer reisende til USA kan bli arrestert og satt under tiltale for å tillate, tilrettelegge eller gjøre handel med Cuba. EU borgere og deres nærmeste familier kan permanent forbys adgang til USA for slik innblanding. Firmaer som har amerikanske statsborgere som ledere eller styremedlemmer, eller som selger amerikanskproduserte produkter til Cuba og Iran, kan utsette deres amerikanske statsborgeransatte eller tilknyttede enheter for rettslig påtale i USA. Igjen, fordi handelsboikotter og sanksjoner kjapt kan endre seg i omfang og fokus og uten forvarsel, så er det best å konsultere Sun Chemicals juridiske avdeling før en setter i gang med handel som involverer noen av de ovennevnte landene. Hva er vår policy angående betaling av prisreduksjoner og rabatter? Betaling av gebyr, avslag, rabatter eller godtgjørelse eller annen betaling av noe slag til kunder, leverandører, forhandlere, kontraktører, agenter, konsulenter, eller til deres ledere, styremedlemmer, medarbeidere eller beslektede aktører (heretter henvist til som en "Person") kan kun gjøres i henhold til følgende betingelser: Betaling av slike avslag, rabatter eller annen form for materiell godtgjørelse eller utbetaling kan kun utføres av: utstedelse av kreditt til personens Sun Chemicals kundekonto, som blir opprettholdt som en vanlig del av å gjøre forretninger med kunde eller leverandør. utstedelse av en Sun Chemical-sjekk, skrevet ut til Personen som Sun Chemical opprettholder et forretningsforhold til og hvis betaling er et resultat av spesifikk kommersiell handel. en bankoverføring fra Sun Chemical, utbetalt til Personens bankkonto i det landet hvor Personen gjør forretninger med Sun Chemical. Ingen annen betalingsmetode er tillatt. Spesifikt skal ingen kontantbetalinger eller gjenstander istedenfor kontanter, overføring til offshore-, blinde eller tredjeparts-kontoer, overbetaling etterfulgt av rabatt eller tilbakebetaling av det som ble betalt for mye, betalinger til privatkontoer til eiere, ledere, eller 16

18 styremedlemmer hvor forretningsforholdet er med et firma, eller andre metoder som utilsiktet kunne brukes av en ekstern aktør for å gjemme eller maskere en betaling, finne sted, bli brukt eller anvendt for å fullføre en betaling som ikke følger firmapolicy. Betaling må kun gjøres av Sun Chemical-selskapet som Personen opprettholder sin konto hos eller for selskapet som Personen utfører en tjeneste eller leverer produkter til. I tilfelle Personen angir at Sun Chemical skal gjøre utbetalinger til en underleverandør eller firma tilknyttet Personen eller til enheter eller individer andre enn Personen selv, skal det ikke betales ut noe til andre enheter eller personer før Sun Chemical mottar skriftlig tillatelse og instruksjoner fra Personen om å gjøre en slik betaling, hvis tillatelse må være på Personens brevhode og undertegnet av en tjenestemann, leder eller styremedlem som har åpenbar tillatelse fra Personen til å gjøre dette. Godkjenning av slike betalinger må skaffes på forhånd i skriftlig form fra finansdirektøren. Utbetaling av avslag, rabatter eller andre refusjoner eller betalinger til en Person - alle må ha skriftig tillatelse fra finansdirektøren eller stedfortreder. Spørsmål som måtte oppstå angående slike utbetalinger bør henvises til juridisk direktør eller finansdirektør. Hvilke krav stilles til dokumentasjon og arkivhold? Alle utbetalinger, utgifter eller andre finansielle transaksjoner gjort på vegne av Sun Chemical må godkjennes, registreres og bli utført med den intensjon, forståelse og bevissthet at hele beløpet av en slik utbetaling kun skal brukes til det formål beskrevet av de dokumenter som støtter utbetalingene. Alle kvitteringer og kontantutlegg må være fullstendig og korrekt beskrevet i firmaets bokføring og må støttes opp med riktig dokumentasjon som på ordentlig vis beskriver dets formål. Streng tilslutning til firmaets etablerte prosedyrer og policyer for å åpne og stenge bankkontoer og etablering av riktig underskrifts-autoritet er også påkrevd for å sikre passende kontroll over pengemessige utbetalinger. Hvilke praksiser er tillatt med tanke på antitrust-/konkurranse-lover? De fleste land har lover som styrer selger/kunde forhold, spesielt hvis kunden tilbyr produktene for videresalg som forhandler. Å selge under kostnad eller å ta del i prising ment til å begrense muligheten for kunder til å konkurrere, er vanligvis ulovlig. Når man har å gjøre med kunder bør følgende praksiser unngås og juridisk råd bør søkes før en begir seg inn på eller sier seg enig i å implementere programmer eller fremme disse praksisene: Behold av videresalgspris:det er forbudt å kreve at kunder som kjøper produkter for videresalg skal selge produktene til en viss pris eller ikke under en viss pris. Handelsrestriksjoner: Det er forbudt å sette restriksjoner på betingelser som gjelder videresalg, annet enn legitimt forretningsgrunnlag. Geografiske restriksjoner, forbud av salg til visse kunder, avtaler om å ikke konkurrere osv. er alle suspekte forretningspraksiser og må nøye vurderes av juridisk direktør før avtaler blir inngått. Binding: Produkter kan "pakkes" sammen for salg så lenge de individuelle komponentene også blir tilbudt 17

19 separat for salg til en rimelig pris. Det er forbudt å kreve at en kunde må kjøpe et produkt eller en tjeneste for å ha rett til å kjøpe et annet produkt eller tjeneste. Prisdiskriminering: Legitime forskjeller i salgspris basert på forskjeller i volum, mengde, utføring, spesielle krav og andre faktorer som rettferdiggjør prisforskjeller er tillatt. Dette er grunnlaget for differensiert verdi til kunden, og er en grunnleggende del av markedsføring og salg. På den andre siden er det forbudt å selge de samme produktene til kunder som konkurrerer med hverandre i det samme markedet for samme forretning på forskjellige salgs -og prisvilkår. Dette området av loven er meget komplekst og spørsmål angående salg som kan favorisere eller forulempe en kunde overfor en annen, eller hvor begge kunder konkurrer om den samme forretningen, bør diskuteres med juridisk direktør. Hva er reglene som styrer mitt forhold til konkurrenter? Samspill med konkurrenter er en viktig del av forretningsvirksomhet. Hard konkurranse betyr ikke at områder av legitimt samarbeid og interesse må unngås. Å jobbe med konkurrenter gjennom handel, standarder, veldedige og utdanningsrettede organisasjoner oppmuntres og er nyttig. Men vi må forsikre oss om at vår kontakt med konkurrenters medarbeidere er etisk og lovlig. Hva er handelsrestriksjoner? Antitrust- og konkurranselover begrenser i nesten alle land de typer avtaler som kan inngås med konkurrenter. Forsøk på å begrense handel eller priskonkurranse er ulovlig. I tillegg er deltakelse i diskusjoner om slike restriksjoner, selv om de diskuterte aksjonene aldri blir tatt eller ikke er suksessfulle, ulovlige som konspirasjon for å begrense handel. Eksempler på ulovlige avtaler med konkurrenter inkluderer: Å sette priser, prisrelaterte vilkår, avslag eller andre betingelser, slik som kreditt- og betalingsvilkår, rabatter, gratis produkter eller tjenester eller frakt. Tildeling av volum, kunder eller salgsterritorier, eller avtale om å ikke selge i visse markeder eller til spesielle kunder eller i spesielle lokasjoner. Begrense utviklingen eller produksjon av produkter. Nekte å handle med visse kunder eller leverandører eller sende forretningsvirksomhet til spesielle favoriserte leverandører. Etablering av noen form for kartellarrangement for kjøp eller salg av varer eller produkter eller deltakelse i kommersielle gruppe transaksjoner. Brudd på konkurranselover er ytterst alvorlig. Fordi avtaler kan bli underforstått ved å delta i eller til og med ved passiv lytting til diskusjoner om slike tema når konkurrenter er tilstede, bør du aldri diskutere spesifikke priser, kunder eller leverandører eller produktplaner med en konkurrents medarbeidere. Hvis du deltar på en begivenhet hvor en konkurrent er tilstede og ulovlige temaer diskuteres, må du øyeblikkelig insistere på at samtalen stoppes eller forlate stedet hvor samtalen finner sted. Konsekvenser hvis lovovertredelser kan bevises kan bety bøter og rettslige tiltak inkludert fengsel for deg og meget betydelig bøter for Sun. Hvilke regler styrer konkurransebetont informasjon? 18

20 Konkurransedyktig informasjon skaffet på lovlig vis er viktig for at Sun Chemical skal kunne forbli sterk i de markedene firmaet betjener. Markedsundersøkelser, produktevalueringer og -utprøvinger, bruk av offentlig tilgjengelig informasjon, inkludert det som blir offentliggjort av konkurrenter, og bruk av tredjeparts konsulenter for å skaffe informasjon om de markeder og industrier vi opererer i er legitime forretningsmidler. Men det er forbudt å skaffe informasjon ved uetiske eller ulovlige midler, slik som industrispionasje, urettmessig adgang, tyveri, bestikking av konkurrenters ansatte eller bruk av andre ulovlige metoder for å skaffe til veie konfidensiell informasjon om en konkurrent. Dersom du mottar eller får vite om informasjon som kan ha blitt skaffet ved hjelp av uetiske eller ulovlige midler, kontakt øyeblikkelig Sun Chemicals juridiske avdeling. Hva er baksnakking? Et firmas omdømme er en veldig viktig ressurs. Baksnakking er handling utført av en person med formål om å skade et firmas rykte, dets produkter, forretningsvirksomhet, ledelse eller medarbeidere, eller forårsake at de blir sett på i et feilaktig lys. Du må ikke avgi usanne eller villedende uttalelser eksternt om en konkurrents produkter, ledelse, operasjoner eller noe annet om det firmaet. Enhver uttalelse du ytrer må være sann og basert på relevante fakta og data. Ikke under noen omstendigheter skal du kommentere eller spekulere på noe firmas forretningsomdømme, økonomiske status eller juridiske problemer. 19