Hva det innebærer for en leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Hva det innebærer for en leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen"

Transkript

1 Hva det innebærer for en leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen Veileder for leverandør Sist oppdatert: Versjon:

2 Innhold 1. Bakgrunn Hva er Ehandelsplattformen? Hva det innebærer for en leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen Aktivering gjennom tre faser Fase Fase Fase Leverandøren Kontraktsignering Start Gjennomfør Valider Fullfør Go-Live Oversikt over forskjellige avropsmetoder Alt bør handles gjennom e-handelsløsningen Avropsmetoder Brukerdefinert fritekstordre Leverandørskjema -fritekst Enkel strukturert forespørsel, RFX Innkjøpsrekvisisjon Katalog med eformular Katalog Ekstern webshop via IBX Search Engine/Punch Out Implementering av katalog Testkatalog Intern/Ekstern validering Tilbakemelding Katalogprosessering Katalogmottak Katalogimport Oppfølging under drift Testordre Testordre ved SupplierOrderManagement Testordre ved e-post Testordre ved integrasjon

3 7.7.5 Intern varsling Triggerdokumentet erstattes av nettskjema Elektronisk faktura til statlige virksomheter Hva er elektronisk faktura? Hva må du som leverandør gjøre? Hvordan inngå avtale om aksesspunkt Sjekkliste for leverandører som skal knytte seg til løsningen Fordeler ved integrasjon Hva koster en integrert løsning? GLN-nummer og koblingen mot et kundenummer Bakgrunn Hva er GLN? GLN-basen Utbredelse av GLN Fordeler ved å benytte GLN Gevinster for leverandører Kostnader for leverandører Generell prisinformasjon Kostnadseksempler for liten, middels og stor leverandør Ehandel gir også leverandører store gevinstmuligheter Ofte stilte spørsmål Hvis du vil vite mere om e-handel og Ehandelsplattformen Temaer som vurderes inkludert i veilederen Endringskatalog

4 1. Bakgrunn Kanskje har du som leverandør lest i konkurransegrunnlaget at den kjøpende virksomheten krever at innkjøpene skal skje over Ehandelsplattformen og at du som eventuell leverandør må knytte deg til denne. Om du da ikke allerede har andre kunder som benytter plattformen, så lurer du kanskje på hva det innebærer for deg som leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen, og det vil dette dokumentet prøve å gi svar på. Det å knytte seg til Ehandelsplattformen har positive effekter også for deg som leverandør. Det kan f eks lede til økt salg til lavere håndteringskostnader og raskere oppgjør fra kjøper. Les mer om gevinster for leverandører i eget kapittel i dette dokumentet. 2. Hva er Ehandelsplattformen? Plattformen inneholder tjenester for å tilrettelegge, knytte og drifte elektroniske forretningsprosesser mellom kjøpende og selgende virksomheter. Formålet med Ehandelsplattformen er å knytte offentlige kjøpere og deres leverandører sammen i en felles og fremtidsorientert infrastruktur, hvor deltakerne kan utveksle sine forretningsdokumenter elektronisk. Tjenestene skal bidra til bedre, enklere og sikrere innkjøp gjennom elektronisk kobling mellom offentlige kjøpere og deres leverandører. Ehandelsplattformen skal også stimulere leverandørmarkedet i Norge til å utvikle sitt kompetansenivå innen elektronisk handel (elektronisk katalogproduksjon, integrerte forretningsprosesser for ordre, ordresvar og faktura) for derigjennom å øke sin konkurransekraft. Figuren over, som er basert på tjenestene fra dagens operatør, gir en oversikt over plattformens funksjon i samhandlingen mellom kjøpende og selgende virksomheter. 4

5 I dette dokumentet benyttes det en del forskjellige begrep på de sentrale aktørene. Tabellen under gir en oversikt. Også benevnt som Kommentarer Kjøper Selger Operatør Kjøpende virksomhet, offentlige kjøpere, kunde, Buyer Selgende virksomhet, leverandør, Supplier, Seller Capgemini, CPS (Capgemini Procurement Services) Difi inngikk avtale med IBX som operatør av Ehandelsplattformen. Capgemini har senere kjøpt IBX, og fortsatt benyttes navnet IBX på en del av de produkter og tjenester som nå Capgemini leverer. Videre i dette dokumentet benyttes kun CPS (Capgemini Procurement Services). På nettsidene til Difi vil du kunne lese mer om e-handel og hvorfor offentlige virksomheter benytter Ehandelsplattformen. 3. Hva det innebærer for en leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen Leverandør er et samlebegrep for de aktiviteter som må gjennomføres for å implementere en elektronisk støttet prosess fra bestilling til betaling mellom en kjøpende og en selgende virksomhet (leverandør). Disse aktivitetene utgjør det vi kaller leverandørsprosessen. Leverandørsprosessen starter når kjøpende virksomhet har besluttet å aktivere en leverandør på Ehandelsplattformen og slutter når kjøperen har plassert den første ordren på Ehandelsplattformen. Vi sier det er en prosess fordi det er en serie med aktiviteter som må gjennomføres. Aktivitetene involverer alle partene; kjøper, leverandør og operatør av plattformen. Erfaringer viser at dette området av elektronisk handel (e-handel) utgjør en av de største utfordringene ved utrulling og drift av elektroniske handelsløsninger. Det tar også mye tid hvis det ikke er godt planlagt. 5

6 4. Aktivering gjennom tre faser Den kjøpende virksomheten må gjennom tre faser i forbindelse med en leverandør. Dette er evaluering, forberedelse og selve leverandøren. Bildet under gir en enkel oversikt Fase-1 I Fase-1 vurderer den kjøpende virksomheten hvilke leverandører som det kan være aktuelt å aktivere på Ehandelsplattformen. Dette gjøres ved blant annet å gjennomføre en såkalt forbruksanalyse eller leverandørreskontroanalyse. Gjennom dette får man en oversikt over hvor store innkjøp virksomheten har og fra hvilke leverandører de kjøper inn. Spørsmål som blant annet vurderes er: Er leverandøren egnet for e-handel? Er leverandøren egnet for elektronisk faktura? Hvilken avrops-/bestillings-metode bør benyttes? 4.2. Fase-2 I Fase-2 vurderer den kjøpende virksomheten hvilke krav som bør stilles i Samhandlingsavtalen (SHA), en avtale hvor kjøpende og selgende virksomhet blir enige om viktige detaljer for å lykkes med den elektroniske samhandlingen. Valg av avropsmetode, ordremetode og elektronisk faktura metode blir bestemmende for hva som må beskrives i Samhandlingsavtalen og hvilke aktiviteter som må gjennomføres under leverandøren. Forskjellige avropsmetoder beskrives kort i kapittel 6. For mer info om Samhandlingsavtalen, besøk Difi sine nettsider: Det er svært viktig at kvaliteten på Samhandlingsavtalen blir best mulig. Dersom kjøp ved hjelp av katalog er den avropsmetode som kjøper og selger blir enig om å benytte, vil avtalen konkretisere hvordan katalogen skal utformes og andre ting som f eks: Utveksling av forretningsdokumenter o Ordre, ordresvar, endringsordre etc. Ledetid på opplasting av produktkataloger 6

7 4.3. Fase-3 Leverandør utgjør Fase-3, og dette er en prosess, dvs en serie med aktiviteter som vi skal beskrive litt nærmere trinn for trinn. Trinnene vises i figuren under. Kontrakt signering Start Gjennomfør Valider Fullfør Go-live Tiden CPS trenger for å gjennomføre en leverandør er fra 3 til 6 uker avhengig om det er en helt ny leverandør på Ehandelsplattformen eller en allerede eksisterende leverandør. Tiden måles fra Start (når leverandøren har signert avtalen med CPS Procurement Services) til Fullfør (når katalogen er klar for godkjenning) er gjennomført. CPS jobber kontinuerlig med å forbedre sine prosesser med mål å redusere den tiden leverandør tar. Den praktiske og reelle tiden det tar å knytte en leverandør til Ehandelsplattformen fra det øyeblikk en kjøper har informert aktuell leverandør til e-handel er i full drift avhenger av samarbeidet og dialogen mellom kjøper og leverandør f eks i forbindelse med detaljeringen av samhandlingsavtalen og testing og godkjenning av løsningen. Dette tar derfor vanligvis lenger tid enn de nevnte 3 til 6 uker. Dersom det er ønskelig med en full integrasjon av de elektroniske prosessene mellom kjøpende virksomhet og leverandøren, må dette organiseres som et prosjekt som kan ta lenger tid. Det er viktig at leverandøren tar kontakt for integrering mot operatør av Ehandelsplattformen (CPS). Integrasjonsprosjektet vil være mellom disse to parter. Kjøper vil ikke ha noen rolle i gjennomføringen av dette. Katalog Efaktura Enkel forespørsel Ext. Webshop Integrasjon Eksisterende CPS Leverandør 3 uker 3 uker 3 uker Prosjekt Prosjekt Ny Leverandør 6 uker 6 uker 6 uker Prosjekt Prosjekt 5. Leverandøren 5.1. Kontraktsignering Kontrakt signering Start Gjennomfør Valider Fullfør Go-live Når den kjøpende virksomheten har bestemt seg for å aktivere en leverandør på Ehandelsplattformen, sender den kjøpende virksomheten et såkalt triggerdokument til leverandøren som supplerer dokumentet med informasjon og returnerer det til kjøper. Kjøper bestemmer hvilken ordre-/avrops-metode som skal benyttes for denne leverandøren i sitt eget innkjøpssystem. Hvis katalog skal benyttes, så forutsetter dette at CPS legger til rette for dette med f eks tilgang til Content workbench (katalogverktøyet til Ehandelsplattformen). 7

8 Fritekst kan innebære at leverandøren ikke må lage katalog, men bare oppgi en mailadresse som de skal motta ordre på. Kjøper sender så triggerdokumentet videre til CPS påført informasjon for både kjøper og leverandør. CPS og leverandør bestemmer sammen hvilken mottaksmetode leverandøren ønsker. Selv om kjøper har valgt fritekst som ordre-/avrops-metode, kan det være at leverandøren ønsker å benytte SOM (Supplier Order Management) for mottak av ordre og ikke få det på mail. Et triggerdokument er et dokument utformet i Excel og inneholder strukturert informasjon som CPS trenger for å forberede sin organisasjon for de aktiviteter som må gjennomføres i forbindelse med leverandøren. (På side 22 vises triggerdokumentet.) Dette dokumentet er en formell forespørsel fra den kjøpende virksomheten til CPS om å starte prosessen med å aktivere en enkelt leverandør. Dette må fylles ut av den kjøpende virksomheten for samtlige leverandører. Når CPS har mottatt triggerdokumentet, kontakter de leverandøren og signerer en kontrakt med leverandøren. For mer informasjon om kontrakten mellom CPS og leverandør, se på Difi sine nettsider: 5.2 Start Kontrakt signering Leverandøren får tilsendt en oppstartspakke (informasjon), og gjennom denne informeres leverandøren om de videre aktiviteter som skal gjennomføres og når (tidsplan). 5.3 Gjennomfør Kontrakt signering CPS koordinerer alle aktivitetene under gjennomføringen av en hvor leverandøren kobles opp mot den kjøpende virksomheten. Leverandøren gis den nødvendige informasjon, støtte og opplæring under gjennomføringen. 5.4 Valider Kontrakt signering Start Start Start Gjennomfør Gjennomfør Gjennomfør Valider Valider Valider Fullfør Fullfør Fullfør Go-live Go-live Go-live CPS foretar en teknisk og kvalitetsmessig validering av valgt avropsmetode og tester og validerer katalog, ordre og/eller elektronisk faktura flyt. 5.5 Fullfør Kontrakt signering Start Gjennomfør Valider Fullfør Go-live Når så CPS har gjennomført de nødvendige testene og mener at kvaliteten er tilfredsstillende, blir løsningen tilgjengelig for godkjenning. CPS informerer den kjøpende virksomhet og leverandøren. 8

9 5.6 Go-Live Kontrakt signering Start Gjennomfør Valider Fullfør Go-live Kjøper tester og godkjenner løsningen og leverandøren er aktivert. Selv etter at en leverandør er aktivert vil CPS arbeide videre med vedlikehold, support, ytterligere opplæring og informasjon for leverandøren. Etter at teknisk er gjennomført vil kjøper og selger følge de avtalte spilleregler for den elektroniske samhandlingen avtalt via Samhandlingsavtalen. I de statusmøter/ kontraktsoppfølgingsmøter som kjøpende virksomhet og leverandøren gjennomfører bør det alltid stå på agendaen at man vurderer hvordan den elektroniske samhandlingen fungerer. Det er viktig at den kjøpende virksomhet informerer internt om at en ny leverandør er aktivert slik at det foretas innkjøp fra denne leverandøren i henhold til inngått avtale. Dette skaper god avtalelojalitet som igjen bidrar til at eventuelle avtalte volumrabatter kan realiseres for den innkjøpende virksomhet. 9

10 6. Oversikt over forskjellige avropsmetoder 6.1 Alt bør handles gjennom e-handelsløsningen Alt som kan formuleres skriftlig kan handles gjennom e-handelsløsningen. Og ikke bare kan handles, men bør handles. Med andre ord bør ikke bare høyvolum varekjøp kjøpes gjennom e-handel, men også engangskjøp og tjenestekjøp. Difi ser en klar trend til at kjøpende virksomheter ikke bare handler gjennom bruk av vare/produkt-kataloger, men også gjennom bestilling ved hjelp av fritekst ordre. Avhengig av hva som skal avropes eller bestilles av varer eller tjenester, er det forskjellige avropseller bestillings-metoder som er mer eller mindre egnet. Bildet under viser eksempler på varer og tjenester inndelt i forskjellige kategorier som har forskjellige karakteristikker og hvor da forskjellige avrops-/bestillings-metoder kan være mer egnet enn andre. Bildet er ikke ment å være komplett og kun ment som en illustrasjon. Hvilken avropsmetode som bør benyttes må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Kategori (eksempler) Karakteristikk Avrop (eksempler) Verktøy og tilbehør Kontormateriell Penn og papir Standard produkter - Skaffevarer Katalog, fritekst, eller punch-out /ekstern webshop Sement Arbeidsklær Krever kjøpers input - Kvalitet, størrelser, mengde? Katalog med eformular Renholdstjenester Vikartjenester Dialog med leverandør - Tilgjengelighet, pris, leveranse? Katalog/ prisforespørsel / forespørsler Arrangementer Ad-hoc kjøp - One-time leverandør? Forespørsler / rekvisisjon IKT- og servere Krever konfigurering - Komplekse anskaffelser, hyppige Katalog, fritekst, eller punch-out /ekstern webshop Hva bildet prøver å beskrive er at f eks tjenestekjøp kan være karakterisert ved en utstrakt bruk av dialog mellom kjøpende virksomhet og leverandør, og da er varekatalog mindre anvendelig enn ved kjøp av standardprodukter. 6.2 Avropsmetoder På de neste sidene beskriver vi forskjellige avrops/bestillings-metoder som kjøpende virksomheter kan velge å benytte. Fordeler og ulemper er beskrevet sett fra den kjøpende virksomhets ståsted for å skape bedre forståelse for den avropsmetode som prefereres. 10

11 6.2.1 Brukerdefinert fritekstordre Den enkleste formen for bestilling er brukerdefinert fritekstordre. Her benytter kjøper et åpent skjema og skriver fritt inn hva som skal bestilles. Bestillingen sendes til en epostadresse hos selger. Definere ny engangsleverandør Definere et produkt Sluttbruker Fordeler Ulemper + Klar beskjed Elektronisk bestilling på ALT! + Alle bestillinger gjennom ett system + Redusert arbeidsbelastning for operasjonelle innkjøpere - Ikke alltid riktig pris på ordre - Avvik fra avtalelojalitet - Noe mer avvik når faktura matches med bestillingen - Ingen prefererte leverandører Benyttes når Til bruk mot engangs-leverandører, når det ikke finnes avtaleleverandører Eksempel: Engangskjøp og avvikende innkjøpsbehov 11

12 6.2.2 Leverandørskjema -fritekst Alle avtaleleverandører kan defineres i Ehandelsplattformen/innkjøpssystemet for å muliggjøre fritekst bestillinger. Fordeler Ulemper + Bestillinger sendes til prefererte leverandører + Full frihet i å definere produktet/tjenesten - Mulige feil-anskaffelser - Ikke alltid riktig pris - Noe mer avvik når faktura matches med bestillingen Benyttes når Avtaleleverandører ikke har standardiserte produkter og tjenester. Normalt har anskaffelsen blitt avtalt i dialog utenom innkjøpssystemet Eksempel: Tjenester, konsulenter, produkter med høye krav til konfigurering etc Enkel strukturert forespørsel, RFX Muliggjør bedre priser, også for komplekse produkter og tjenester. 12

13 IBX Prisforespørsler 1 Finn Produkt (kategori 2 3 Lag forespørsel Tilbud 5 Handlekurv 4 Vurder tilbud Innkjøper Leverandør Fordeler Ulemper + Strukturert ordreprosess inkludert dialog med leverandør i IBX Search Engine + Riktig og bedre pris på anskaffelsen, selv for komplekse produkter og tjenester, når konfigurering må bekreftes av leverandør + Enkelt å matche faktura med bestillingen - Dialogen kan føre til at anskaffelsen tar noe lenger tid - En noe mer kompleks bestillingsprosess Benyttes når Ved behov for dialog mellom sluttbruker og leverandør Eksempel: Tjenester, konsulenter, R&D og produkter med stort behov for konfigurering, vikartjenester og facility management 13

14 6.2.4 Innkjøpsrekvisisjon 2 Sluttbruker 1 Innkjøpsrekvisisjon Xxxxxxxxxxxxxxxxx Lllllll Lllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllllll Hhhhhhhhhhhhhhhhhh Ööööööööööööööö Jjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjjj Lllllllllllllllllllllllllllllllll Profesjonell innkjøper Ordre Ad hoc kjøp Lager 3 Fordeler Ulemper + Støtte for alle behov sluttbruker måtte ha + Alle typer innkjøp kan håndteres med liten kompetanse på e-innkjøp og systemer + Ingen grunn for å tillate tilfeldige bestillinger uten kontroll + Alle bestillinger gjennom ett system + Full kontroll og sporbarhet - Flere manuelle arbeidsprosesser for operasjonelle innkjøpere Benyttes når Når sluttbrukers behov krever støtte og råd før det skapes en handlekurv Eksempel: Engangskjøp og avvikende innkjøpsbehov 14

15 6.2.5 Katalog med eformular Fordeler Ulemper + Avtaleansvarlig har full kontroll med avtale priser og sortiment selv om sluttbrukers input er nødvendig + Langt enklere å bestille konfigurerbare produkter og tjenester + Reduserer antall varelinjer i produktkatalogene + Riktig pris, og korrekt ordrenummer i bestillingen + Enkelt å matche faktura med bestillingen + Enkelt å sammenligne like produkter og leverandører - Begrenset fleksibilitet i noen grad, basiskonfigurasjon mulig Benyttes når Produkter og tjenester med basiskonfigurasjon (kjente alternativer -> f.eks. størrelse på klær/sko, fargevalg, trykk av logo, kvaliteter m.m.) Eksempel: arbeidsklær/-sko, betong, markedsmateriell, etc. 15

16 6.2.6 Katalog Øker avtalelojalitet og optimerer ordreprosessene. Fordeler Ulemper + Avtaleansvarlig med full kontroll på avtalte priser og sortiment + Riktig pris, ordrenummer på bestillingen + Enkelt å matche faktura med bestillingen + Enkelt å sammenligne like produkter og leverandører + Minimalisere dyre feilkilder - Begrenset fleksibilitet Benyttes når Veldefinerte produkter og tjenester Eksempel: Kontormateriell, IT-utstyr, opplæring, kantine og catering, reservedeler, verktøy etc. 16

17 6.2.7 Ekstern webshop via IBX Search Engine/Punch Out Denne metoden gjør det mulig å plukke varer eller tjenester direkte i kjøpers nettbutikk, og så få dette med seg tilbake til ehandelsløsningen for videre behandling og godkjenning. 2 IBX Search Engine 1 Leverandør webshop 3 Fordeler Ulemper + Online tilgjengelighet; produkt og leveranse + Komplekse produktkonfigurerings modeller + Online tilgjengelighet; prisoppdateringer + Enkelt å matche faktura med bestillingen - Produktene ikke søkbare i IBX Search Engine. Søkelogikk og tilleggstjenester ikke tilgjengelig - Avvikende brukergrensesnitt gir en dårligere brukervennlighet og brukeropplevelse - Avtaleansvarlig har ingen teknisk kontroll på webshoppen og har ingen kontroll på pris og sortiment som tilbys sluttbruker Benyttes når Når leverandører har stor grad av konfigurerbare produkter eller et meget vidt sortiment Eksempel: Bøker, kjemikalier, PC er/servere etc. 17

18 7. Implementering av katalog I de tilfeller det velges en avropsmetode som forutsetter bruk av en katalog må den kjøpende virksomhet og leverandør som del av leverandøren bli enige om en prosjektplan for implementering av katalog. Dette kapitlet beskriver de viktigste aktivitetene som både den kjøpende virksomhet, operatøren og leverandøren må gjennomføre. Det er viktig med en god planlegging av prosjektet og et godt samarbeid mellom partene. I prosjektplanen definerer kjøpende virksomhet datoer for når leverandørene skal sende inn henholdsvis testkatalog og totalkatalog. Det er viktig at disse tidsfristene følges opp av partene, og at avvik fra plan eskaleres umiddelbart etter frister. Dette bidrar til en raskere gjennomføring av prosjektet. 7.1 Testkatalog Testkatalog er første steg i kataloghåndteringen. Dette er et katalogutkast hvor leverandøren fyller inn ca 10 produktlinjer jfr. avtalt struktur og innhold (samhandlingsavtalen). Grunnen til at leverandøren ikke skal levere en komplett katalogfil skyldes at det er enklere å korrigere feil/mangler tidlig i katalogutarbeidelsen. Normalt har leverandøren 4 uker på å utarbeide dette utkastet før det sendes inn til CPS for evaluering. Link til katalogmal: Link til film som forklarer innfylling: _l=youtube ac.1.0fia1ovbnk8 Hvis leverandøren allerede leverer katalog til Ehandelsplattformen, bør det vurderes full katalog (avtalt sortiment) med en gang og en raskere innlevering. 7.2 Intern/Ekstern validering Ehandelsplattformens kataloghåndteringsverktøy (Content Workbench) evaluerer testkatalogen basert på de kravene som er satt i samhandlingsavtalen mellom kjøper og leverandør. Kataloghåndteringsverktøyet har funksjonalitet for online kommunikasjon mellom kjøper og leverandør for eventuelle korrigeringer på innsendt katalog. Hvis ikke leverandøren har startet kommunikasjonen innen den tidsfrist som er satt opp i samhandlingsavtalen, bør kjøper kontakte leverandøren. Den kjøpende virksomhet vil følge opp de leverandørene som ikke forholder seg til kravene og umiddelbart iverksette tiltak for å sikre at leverandøren forstår viktigheten av å innfri de kravene som partene har blitt enige om. Det er viktig å påpeke at operatøren av Ehandelsplattformen er en nøytral part som ikke kan stille krav til leverandøren vedrørende krav som er satt i samhandlingsavtalen. 7.3 Tilbakemelding Statusrapportering bør foreligge som en naturlig del av prosjektplanen. Det kan være hensiktsmessig å etablere faste møter eksempelvis én gang i uken hvor avvik og status blir rapportert mellom kjøper og leverandør. Hvis det oppstår utfordringer med den tekniske løsningen på Ehandelsplattformen bør 18

19 møtefora etableres mellom kjøper og operatør. Kjøper bør være en initiativtager til møtearenaer for leverandør og operatør hvis det er nødvendig. Det bør etableres en realistisk tidsplan for utarbeidelse for totalkatalog. Det er vanskelig for kjøper å vurdere den tid som medgår for å etablere kataloger. For leverandører som allerede handler via Ehandelsplattformen vil det være relativt enkelt, mens for leverandører som er nye på plattformen må disse kanskje gå opp interne prosesser og bruker derfor lengre tid. I tillegg må det vurderes forhold som: IT infrastruktur, hvor mange artikler skal være med i katalogen (ref avtale som er inngått), automatisk uttrekk fra ERP system eller ikke, graden av krav i samhandlingsavtalen. 7.4 Katalogprosessering For kjøpere som benytter Ehandelsplattformens søkemotor, vil prosesseringen av godkjent katalog skje innen kort tid. For kjøpere som benytter et integrert innkjøpssystem med en annen søkemotor, eksempelvis levert fra Basware, Visma Unique, Visma Proceedo, Merida, kan prosesseringstiden være noe lengre. Det er viktig at tidsfrister i samhandlingsavtalen er satt realistisk og at kjøper og selger er inneforstått med fristene. Det er viktig at alle som benytter katalog hos kjøper og alle hos leverandør er informert. Hos leverandør kan det være at bare IT- avdeling eller anbudsavdelingen kjenner prosessen. Da bør leverandøren også huske å informere eksempelvis salgsavdelingen. Kjøper og selger vil finne statusoversikt i katalogverktøyet (Content Workbench). Link til presentasjon av Content Workbench: 7.5 Katalogmottak Dersom kjøpende virksomhet benytter et annet innkjøpssystem enn Ehandelsplattformen, må totalkatalogen eksporteres. Dette håndteres ved at totalkatalogen legges ut på en FTP-server av operatøren, hvor totalkatalogene kan lastes ned av den kjøpende virksomheten. Rutinebeskrivelser for hvordan dette skal håndteres kan fås av operatøren eller ved å henvende seg til leverandøren av sitt innkjøpssystem. 7.6 Katalogimport Når totalkatalogen er lastet ned til den kjøpende virksomhet, kan katalogen importeres i det aktuelle innkjøpssystemet. Det er viktig å identifisere hvilke begrensninger/ muligheter som foreligger i forhold til import til innkjøpssystemet. Grunnen til dette er at det ikke er sikkert at alle felter i totalkatalogen støttes av det aktuelle innkjøpssystemet, noe som kan medføre at informasjon forsvinner når katalogen blir importert. Det bør kjøpende virksomhet undersøke i forkant av at leverandøren utarbeider testkatalogen slik at leverandøren kan ta hensyn til dette (eksempler kan være begrensninger på antall tegn i artikkelnavn, prisintervall støttes ikke, tilbehørsprodukter støttes ikke). Den kjøpende virksomheten bør ha oversikt over avvikene og stille riktige krav i samhandlingsavtalen i kapitlet for katalogfelter. Men uansett er det lurt at kjøper og leverandør møtes, når testkatalog er sendt inn, og ser på kvaliteten sammen så begge parter blir kjent med utseende som møter bestillerne. 19

20 7.7 Oppfølging under drift Testordre Før den kjøpende virksomheten tilgjengeliggjør katalogen for live bestilling, bør det alltid gjennomføres en testordre. Avhengig av hvilket innkjøpssystem kjøper benytter, utføres testordren enten av operatøren av Ehandelsplattformen eller den kjøpende virksomhet. Hensikten med en testordre er å kvalitetssikre at leverandøren forstår innholdet i ordren og at den kan effektueres på bakgrunn av informasjonen i ordredokumentet. Uavhengig av hvilken ordremetode leverandøren benytter (E-post med ordresvar, SupplierOrderManagement, SOM (en webside der leverandør kan se alle sine ordre og gi ordresvar) eller integrert), vil det uansett være viktig å verifisere at ordren inneholder følgende punkter: Produkter Ønsket kvantum Leveringsdato Leveringsadresse (for integrerte leverandører er det kritisk om kjøpende virksomheter merker leveringsadresse med et unikt nummer, for eksempel GLN, se eget kapittel om dette) Kontaktpersoner (Bestiller og varemottaker) Formular (om det finnes) Vedlagte filer Annen generell informasjon om ordren Testordre ved SupplierOrderManagement Hvis leverandøren benytter en ordresvarsapplikasjon, kan ordresvar sendes til kjøper. I dette tilfellet bør kjøper sende 3 ordre hvorav følgende scenario testes: Ordren aksepteres uten endringer Ordren aksepteres med endring (splitting av leveransen, endring på dato med mer) Ordren avvises (hele ordren eller én/flere ordrelinjer avvises) Disse tre scenarioene for testing vil selvfølgelig også kontrollere korrekt innhold i punktlisten over Testordre ved e-post E-post vil ha en lenke til ordresvarsfunksjonen. Ordresvar er obligatorisk også for denne kommunikasjonsmåten. Dette for å gi kjøper nødvendig informasjon om at leverandør har mottatt ordren og om leverandøren er i stand til å levere Testordre ved integrasjon Dette vil normalt utføres av tekniske konsulenter som tester at integrasjonen er riktig konfigurert. Også her vil verifisering av hvorvidt ordren inneholder samtlige punkter være en del av kontrollen før integrasjonen settes ut i drift. Denne prosessen vil normalt være prosjektbasert og ikke overført til kjøpende virksomhet sin driftsorganisasjon. Samme scenario som beskrevet ovenfor bør benyttes når integrasjon anses å være ferdig rent teknisk. Ordresvar er også her obligatorisk enten maskin til maskin eller ved at leverandør benytter ordresvarapplikasjonen til operatøren av Ehandelsplattformen Intern varsling Når leverandørens katalog er lastet opp i virksomhetens innkjøpssystem, er det helt avgjørende at informasjon om dette når ut til de ulike interessentene, herunder alle relevante rekvirenter. 20

21 Det anbefales at den kjøpende virksomheten utarbeider en enkel kommunikasjonsplan inneholdende en mal for hvordan varslingen skal se ut, samt hvordan og hvor varsling sendes. Typiske kanaler er for eksempel e-post og intranett. Om virksomheten allerede har en prosess for hvordan intern informasjon rulles ut i avdelingene, er det hensiktsmessig at denne følges også ved varsling av avtaler som tas bort og hvilke som erstatter disse. Følgende elementer bør være med i en varsling: Leverandørens navn Hvilken varekategori det dreier seg om Hvilke avdelinger som har avtale/skal gjøre avrop på katalogen (om ikke det gjelder samtlige) Det bør også sendes ut varsling når kataloger deaktiveres fra innkjøpsapplikasjonen, for eksempel ved utløpt avtale. Viktig da at varslingen inneholder referanse til ny katalog som erstatter den som er deaktivert. Videre bør virksomheten vurdere om det skal sendes ut varsling løpende også ved katalogoppdateringer. Tilsvarende bør også leverandøren informere sin salgsavdeling om alle endringer i katalogen. En kjøper kan bestille elektronisk uansett om det finnes katalog eller ikke. Da vil det bli et fritekstkjøp, men bruk av katalog vil kunne gi en mer presis bestilling. 21

22 8. Triggerdokumentet erstattes av nettskjema Capgemini (CPS) har nå endret innhentingen av informasjon fra Triggerdokumentet til et nettbasert skjema. Triggerdokumentet ligger nå som en nettside der strukturert informasjon som CPS trenger for å forberede sin organisasjon for de aktiviteter som må gjennomføres i forbindelse med leverandøren må fylles ut. Nettsiden er en formell forespørsel fra den kjøpende virksomheten til CPS om å starte prosessen med å aktivere en enkelt leverandør. Lenke til nettside: Bilde av nettside og informasjonsinnhentingsfelt: 22

23 Når CPS har mottatt triggerdokumentet fra kjøper om av en leverandør, sender CPS en informasjonspakke til leverandøren. 23

24 9. Elektronisk faktura til statlige virksomheter Fra 1. juli 2012 skal statlige virksomheter kreve elektronisk faktura og kreditnota på alle nye avtaler inngått etter denne datoen. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester. Fornyings-, Administrasjons- og Kirkedepartmentet (FAD) anbefaler offentlige virksomheter å benytte infrastrukturen Difi forvalter for formidling av elektroniske handelsdokumenter. FAD har formulert dette slik: «Forvaltningsorganer skal kunne ta i mot faktura og kreditnota på standarden Elektronisk handelsformat (EHF). Leverandører av varer og tjenester som sender elektronisk faktura eller kreditnota til forvaltningsorganer skal sende disse slik at de kan mottas av forvaltningsorganet i Elektronisk handelsformat (EHF).» Fra 1. januar 2015 skal også fylkeskommuner og kommuner oppfylle dette kravet. Stortingsmelding 36, Det gode innkjøp fra 2009, beskriver hvordan fellesskapets midler skal forvaltes på en best mulig måte. Elektronisk faktura er en av løsningene som blir omtalt. I denne løsningen er det store verdier å spare, samt at det gir stor miljøgevinst ved redusert papirbruk og færre postforsendelser som igjen reduserer CO 2 utslippet. 9.1 Hva er elektronisk faktura? Elektronisk faktura er en faktura som overføres elektronisk fra selger til kjøper uten manuell behandling i overføringen. I Norge er det fastsatt et standardformat for elektronisk faktura som er basert på en europeisk standard. I Norge heter formatet Elektronisk Handelsformat EHF. For mer informasjon om formatet, se Overføring av fakturafilene skal skje via aksesspunkt. Et aksesspunkt er en meldingsformidler som har en avtale om formidling av dokumenter i et strukturert oppsett til andre aksesspunkt. For mer informasjon om dette, se Forklaring til bildet over: 24

25 1. Leverandøren utsteder en faktura 2. Leverandørens fakturasystem sender fakturaen til sitt aksesspunkt 3. Leverandørens aksesspunkt spør et sentralt fellesregister om kjøper kan motta faktura og hvor den skal sendes 4. Leverandørens aksesspunkt sender fakturaen til kjøperens aksesspunkt 5. Aksesspunkt sender fakturaen til kjøper 6. Kjøper behandler fakturaen Elektronisk faktura er ikke pdf-fil i e-post eller link til fakturahotell. 9.2 Hva må du som leverandør gjøre? Som leverandør må du inngå avtale med et aksesspunkt. Det er en forutsetning at du selv eller via andre kan levere Elektronisk handelsformat (EHF). Du kan produsere dine fakturaer i EHF i et eget fakturasystem, benytte formidlingstjenester som er knyttet til aksesspunkt eller bruke en nettbasert fakturaportal. I dag er det 26 aksesspunkter som Difi har sertifisert, disse kan man finne på følgende side: Grupper av aksesspunkt kan man dele i tre hovedkategorier: 1. Meldingsformidlere/banker. Dette er aktører som har utarbeidet en egen tjeneste for meldingsformidling og som nå er blitt en del av Difi s infrastruktur. 2. Økonomisystemer. Dette er aktører som tilbyr systemløsninger for økonomistyring og som har utvidet sitt tjenestetilbud. 3. Web portaler. Dette er aktører som tilbyr små virksomheter et grafisk grensesnitt for å skrive fakturaer på internett. Som leverandør til en offentlig virksomhet som krever elektronisk faktura gjennom infrastrukturen som Difi forvalter, er priser og integrasjonsmulighetene mange. Enkelte aktører tilbyr at du kan sende og motta så mange fakturaer en ønsker for NOK pr år. Andre tilbydere av infrastrukturen tilbyr dypere integrasjon og hvor de priser der etter. Hvis du ikke har mulighet for å produsere faktura i eget regnskapssystem, ikke har et regnskapssystem, eller ikke har mulighet for å koble deg til et aksesspunkt, er nettbasert fakturaportal et alternativ. En nettbasert fakturaportal er en løsning der du kan registrere din faktura og få den sendt på rett måte. For mer informasjon om dette, se Bruk av bedriftsportal hos bankene er også et alternativ. Ta kontakt med din bank for eventuelle spørsmål. Difi er sikker på at å formidle fakturaer gjennom infrastrukturen er den billigste måten for fakturatransport i Norge. I tillegg har alle aksesspunkt i Norge skrevet under på å transportere fakturaer på tvers av de tre hovedkategorier som nevnt over. 9.3 Hvordan inngå avtale om aksesspunkt På finner du Mal for konkurransegrunnlag Liste over aksesspunkter 25

26 Informasjon til leverandør 26

27 9.4 Sjekkliste for leverandører som skal knytte seg til løsningen Inngå avtale med aksesspunkt Test fakturafilen din hos Difi. Her er Lenke til validator Undersøk hvordan du skal sende din EHF Fakturafil til ditt aksesspunkt Test at du kan sende faktura til aksesspunktet Informer kundene dine om at du kan sende faktura på elektronisk handelsformat (EHF) og spør når du skal begynne å sende. For mer informasjon om elektronisk faktura, se 9.5 Fordeler ved integrasjon En integrasjon mellom ditt eget økonomisystem og et aksesspunkt vil koste mer enn de rimeligste løsningene for å få sendt en elektronisk faktura, men integrasjonen vil kunne gi deg en del fordeler, f eks.: Reduserte kostnader ved å eliminere papirbruk, porto, konvolutter, kostnader til pakking og transport til postkontor av papirbasert faktura. Dette bidrar også til å redusere belastningen på miljøet. Raskere oppgjør fra kjøper, da kjøper raskere kan behandle din faktura maskinelt. Reduserte muligheter for feil ved at alt gjøres maskinelt. Standardisert format. Ved å benytte EHF Faktura (BIS) mot dine utenlandske kunder kan disse benytte samme format mot flere kunder i flere land. 9.6 Hva koster en integrert løsning? For å finne ut av hva det faktisk koster, må du som leverandør ta kontakt med din leverandør av økonomisystem. 27

28 10. GLN-nummer og koblingen mot et kundenummer 10.1 Bakgrunn Flere og flere leverandører krever nå at alle leveringsadresser skal utstyres med et GLN- nummer (Global Location Number), blant annet for å hjelpe transportøren å få varene levert til korrekt adresse. Flere og flere kjøpende virksomheter kartlegger alle sine leveringsadresser og gir alle adressene slike numre. Ved å legge GLN-numrene inn i innkjøpssystemet, legger man inn den adressen som varene skal leveres til og feil og misforståelser ved leveringer elimineres. Leveringsadressene legges inn, en gang for alle. Leverandørene kan koble dette GLN-nummeret mot sine interne kundenummer Hva er GLN? GLN (Global Location Number) er et nummersystem tatt frem for på en entydig måte kunne identifisere de juridiske enhetene som er involvert i en handel. Eksempel på fysiske lokasjoner er lager, hentested og leveringsadresse. GLN er et 13-sifret nummer som inneholder landprefiks, serienummer og kontrollsiffer. Dette kan være kjøper, selger, banker, transportører etc. En kan også bruke dette nummeret til å identifisere geografiske steder som for eksempel firmaadresser, avdelinger, lagerlokasjoner, kjøreporter etc. Tildelingsprosedyrene sikrer unike lokasjonsnumre over hele verden. Selve nummeret består av totalt 13 sifre. Oppbygningen og strukturen kan imidlertid variere fra medlemsland til medlemsland GLN-basen I Norge er det GS1 Norway som har ansvaret for tildeling og vedlikehold av GLN. Alle GLN registreres og vedlikeholdes i et sentralt register - GLN-basen. De viktigste opplysningene for et GLN er bedriftens navn, besøksadresse og organisasjonsnummer Utbredelse av GLN GLN er i aktiv bruk både innen varehandel og i offentlig sektor. I varehandelen brukes GLN til å identifisere alle leddene i verdikjeden som produsenter, leverandører, distribusjonslagre, kjedekontorer og butikker. GLN er i aktiv bruk i en rekke bransjer som dagligvarer, KBS (kiosk, bensin, servicehandel), HoReCa (hotell, restaurant, catering), storhusholdning, bygg, møbel, sport, tekstil/bekledning, bøker. Innen offentlig sektor er GLN tatt i bruk innen kommuner, fylkeskommuner, høyskoler/universiteter, helse og forsvaret. Følgende link viser hvilke kjøpende virksomheter i offentlig sektor som benytter GLN-numre Fordeler ved å benytte GLN Varene leveres til korrekt adresse Leveringsadresser registreres en gang for alle Bestillere slipper å skrive inn leveringsadressen Leverandørene kan koble GLN mot sine interne kundenummer 28

29 Kjøpere kan vedlikeholde sine leveringsadresser ett sted hvor alle leverandører har tilgang. Ved endringer (opphør av adresse, ny adresse, endret adresse) vil dette være tilgjengelig for alle leverandører og virksomhetene slipper dermed å informere alle sine leverandører om endringene. Kilde til teksten i dette kapitlet: 29

30 11. Gevinster for leverandører Innføringen av e-handel i offentlig sektor drives av de innkjøpende virksomheter med bakgrunn i at e-handel kan gi store gevinster. Gevinster i form av bedre, enklere og sikrere innkjøp. Selve innkjøpsprosessen blir bedre og enklere ved at den blir standardisert ut fra erfaringer. Den blir sikrere ved at elektroniske verktøy bidrar til bedre dokumentasjon og sporbarhet og redusert fare for å havne i KOFA. Bedre oversikter over hva virksomheten kjøper inn kan bidra til bedre avtaler med leverandørene med gunstigere priser og bedre vilkår. E-handel gir også leverandører muligheter til å oppnå vesentlige gevinster. Under beskriver vi noen slike. Oversikten er ikke uttømmende og vi har her valgt kun å trekke frem de viktigste. Reduserte håndteringskostnader Ehandelsplattformen tilbyr ett grensesnitt slik at leverandøren slipper å forholde seg til mange ulike kanaler og formater for å kunne gjennomføre handel med offentlige virksomheter. Da katalogmalen er felles for alle offentlige virksomheter som benytter Ehandelsplattformen vil leverandørene slippe å lage kjøperspesifikke kataloger til enhver offentlig virksomhet. Ved at den elektroniske katalogen kan sendes inn ett sted for leverandør, og at Ehandelsplattformen distribuerer denne til de ulike virksomhetene sparer leverandøren penger på opplæring av internt personell. Den offentlige virksomheten vil via sitt innkjøpssystem kunne planlegge sine bestillinger bedre og gjennom dette redusere små hastebestillinger. Leverandørens fraktutgifter vil minke og miljøbelastningen vil reduseres. Ehandelsplattformen samler alle ordredata og gir offentlig virksomhet mulighet til å kunne følge opp handlemønster som finnes i virksomheten. På bakgrunn av disse data kan leverandør samarbeide med kjøper om å finne optimale e-handels prosesser som sparer dem begge kostnader og ikke minst sparer miljøet for unødvendige belastninger. Ved at leverandøren har kontroll på sine prosesser, vil en implementering av en avtale gå raskere med en vesentlig lavere implementeringskostnad. En elektronisk bestillingsprosess gir besparelser i forhold til en manuell håndtering. Kjøper kan overføre bestillinger direkte inn i leverandørens ordremottakssystem. Ordresvar og elektronisk faktura kan gis direkte fra leverandørens datasystem. En elektronisk bestillings kanal reduserer behovet for bemanning av telefon og fax. Ved at kommunikasjonen mellom kjøper og leverandør går raskt og sikkert via en bestillingskanal, vil også oppgjøret kunne skje raskere. Raskt og stabilt oppgjør fra de offentlige kjøperne bidrar til å redusere kapitalbehovet hos leverandøren. Papir katalog medfører begrensninger for endringer i sortimentet og er lite fleksibel i forhold til den elektroniske katalogen som kan endres kontinuerlig via leverandørens system. Restopplag av en utdatert papirkatalog må kastes og det utgjør både en kostnad og en konsekvens for miljøet. Transport av en papirkatalog til kjøper er kostnadskrevende og miljøbelastende. Reduserte markedsførings- og salgskostnader 30

31 Ehandelsplattformen, via Åpen markedsplass, tillater leverandører å laste opp sitt produkt/tjeneste sortiment for å kunne informere de offentlige virksomhetene om det sortimentet som tilbys. Ved å ligge med katalog på Åpen markedsplass vil også leverandøren være valgbar for forespørsler via forespørselsverktøyet irequest på Ehandelsplattformen. Leverandør trenger ikke et stort salgsapparat for å informere innkjøpere i den offentlige virksomheten om den nye avtalen. Informasjonsbæreren vil være offentlig virksomhets innkjøpssystem samt interne hjemmesider. En elektronisk katalog kan benyttes i ulike medier og kan være en markedsførings mulighet spesielt for små leverandører som kan nå utover sitt primærmarked ved enkle hjelpemidler. En elektronisk katalog kan også benyttes på leverandørens egne internettsider eller systemer. Redusert omfang av feilkjøp Gjennom god kvalitet på elektronisk katalog vil man redusere mulighetene for feilkjøp og feilleveranser som påfører både kjøper og leverandør kostnader i form av returtransport og tilbakebetaling. Det er laget en katalogmal som skal gi innkjøpssystemet nok informasjon til å dekke informasjonsbehovet til kjøper for å kunne foreta en riktig og kvalitetssikret bestilling. Styrket konkurransekraft Elektronisk katalog gjøres tilgjengelig for kjøper ved avtalt dato og konkurrentens katalog fjernes. En god elektronisk katalog er med på å øke avtalelojaliteten hos kjøper og reduserer lekkasjer til konkurrenter. En leverandør som i samarbeid med den offentlige virksomheten optimaliserer alle prosesser og presenterer sine produkter og tjenester på en god måte gjennom en lett tilgjengelig elektronisk katalog vil styrke sine muligheter for å kunne inngå nye kontrakter med det offentlige i fremtiden. Ved at leverandøren innfører elektronisk handel kan dette medføre en kompetanseheving av leverandørens personell som kan medføre at konkurransekraften styrkes. Den offentlige virksomheten kan stille krav om leverandørens ferdigheter når det gjelder e-handel i en anskaffelse. E-handel kan også gi små leverandører gevinster En problemstilling som stadig dukker opp er antakelsen om at e-handel er enklest for store virksomheter med mye kompetanse og nesten uoverkommelig for de små. Under beskriver vi noen gevinster vi mener kan oppnås også av små leverandører. Små lokale leverandører kan bli synlige utover sitt lokale marked uten behov for store investeringer i arbeidskraft eller materielle ressurser. Leverandøren trenger ikke et stort salgsapparat for å informere innkjøpere i den offentlige virksomheten om den nye avtalen. Informasjonsbæreren vil være offentlig virksomhets innkjøpssystem samt interne hjemmesider. En elektronisk katalog gir større fleksibilitet (gjenbruk) og leverandøren slipper å binde opp kapital i en stor produksjon av papirbaserte kataloger. 31

32 E-handel gjør det lettere for selv små leverandører å kommunisere ut endringer ved hjelp av små ressurser. E-handel gjør det lettere for offentlige virksomheter å inngå avtaler med flere små, lokale leverandører på samme sortiment relatert til geografisk beliggenhet (kortreiste varer) ved at katalogverktøy + system kan hjelpe kjøper i å synliggjøre katalog for forskjellige innkjøpsgrupper eks. geografiske. Eks. alle på avdelingskontoret i Bergen får tilgang til katalogen til den lokale leverandøren for Bergensregionen og avdelingskontoret i Tromsø får tilgang til leverandøren i Tromsøregionen. E-handel og elektronisk faktura kan sikre også små leverandører rask betaling hvilket reduserer behovet for driftskapital. 32

33 12. Kostnader for leverandører Det er ikke mulig å gi ett svar på hva det koster for en leverandør å knytte seg til Ehandelsplattformen, da dette avhenger av en rekke faktorer som f eks ordrevolum, antall kataloglinjer, antall kjøpere, behov for tilleggstjenester fra operatøren med mere. Det kan også tilkomme indirekte kostnader til f eks utvikling og vedlikehold av varekatalog og samhandlingen med kjøper om dette. Omfanget av alt dette vil variere i hvert enkelt tilfelle. I dette kapitlet vil vi prøve å beskrive de faktorer som bestemmer pris og kostnad. Vi vil til slutt i kapitlet også inkludere noen eksempler på beregning av kostnader for små leverandører til større Generell prisinformasjon Det er en deling av kostnadene på Ehandelsplattformen mellom kjøpere og leverandører som finansierer ca 50/50 hver. De direkte kostnadene er i første rekke de som leverandøren betaler til operatøren for å være tilknyttet Ehandelsplattformen. Disse kostnadene er nærmere beskrevet i avtalen mellom leverandøren og operatøren i Vedlegg-5 til denne. Vedlegget kan leses i sin helhet her: Det anbefales at leverandørene leser dette dokumentet for å definere kostnaden for å knytte seg til Ehandelsplattformen. Det opereres med to prismodeller: Prismodell I o «Startpakke» for små leverandører o «Basispakke» for middelsstore leverandører Prismodell II o «Bronse» for store leverandører o «Sølv» for de største leverandørene Hvilken kategori (liten/middels/stor/størst) du som leverandør tilhører avhenger av en rekke faktorer og er nærmere beskrevet i tabellen under. Det anbefales at leverandøren prøver å finne sin kategori og gjerne i samarbeid med operatøren. For mer informasjon kontakt operatør av Ehandelsplattformen CPS/IBX: Tabellen inneholder også en god del forkortelser som operatøren vil være behjelpelig med å forklare. 33

34 *) Ubegrenset antall katalogoppdateringer når IBX Supplier Content Management benyttes Kostnadseksempler for liten, middels og stor leverandør Liten leverandør Hvis du er en liten leverandør kan det være at du oppfyller kriteriene for «Startpakken». Da har du en ordreverdi under NOK ekskl mva pr kvartal over Ehandelsplattformen. Din katalog er på maks 100 varelinjer. Dersom din årlige ordreverdi overstiger NOK , må du betale en transaksjonsavgift på 0,5% av den ordreverdi som overstiger NOK Små leverandører med ordreverdi under NOK pr år eller NOK pr kvartal betaler kun en årlig avgift på NOK 3.000, dersom katalogen er liten, dvs maks 100 varelinjer. Det forutsettes også at leverandøren bare er tilknyttet en kjøpende virksomhet. Dersom du har et ordrevolum på NOK pr kvartal eller NOK pr år, men for øvrig oppfyller kriteriene for «Startpakken», slipper du å betale transaksjonsavgift for ordreverdien over NOK (dvs NOK ). Det beregnes ikke transaksjonsavgift på de som overstiger i Startpakken. Årlig ordreverdi Årlig avgift «Startpakke» Transaksjonsavgift Sum årlig kostnad NOK NOK Null NOK

Hva kan vi bestille og hvordan

Hva kan vi bestille og hvordan Hva kan vi bestille og hvordan Brikt Grendar, 22.03.2012 IBX Search Engine Forskjellige måter å avrope eller bestille på Katalog Katalog med eformular Punch out Sluttbruker Fritekst Forespørsel / Tilbud

Detaljer

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske

Detaljer

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske

Detaljer

Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Kjøper

Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Kjøper Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Kjøper Versjon-1 1 av 5 Kjøper Innholdsfortegnelse 1 Generelt... 3 2 Funksjonalitet i Ehandelsplattformen... 3 2.1 Tjenestenivå 1... 3 2.1.1 Transaksjonstjenester

Detaljer

Hva det innebærer for en leverandør å lage, sende eller motta EHF dokumenter via ny infrastruktur.

Hva det innebærer for en leverandør å lage, sende eller motta EHF dokumenter via ny infrastruktur. Hva det innebærer for en leverandør å lage, sende eller motta EHF dokumenter via ny infrastruktur. Veileder for styrking av kompetanse og konkurranseevne for leverandører til offentlig sektor Sist oppdatert:

Detaljer

Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Selger

Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Selger Vedlegg 1 Spesifisering av tjenestene Selger Versjon-1 1 av 6 Selger Versjon-1 2 av 6 Selger Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 4 2 Utveksling av forretningsdokumenter... 4 2.1 Supplier Order and Invoice

Detaljer

Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Oppfølging av rammeavtaler ved bruk av elektroniske verktøy/e-handel Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Situasjon Offentlige Anskaffelser Planlegging Konkurranse gjennomføring

Detaljer

Kurs for leverandøraktivatorer e-handel. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

Kurs for leverandøraktivatorer e-handel. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Kurs for leverandøraktivatorer e-handel Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Agenda: Hvordan organisere e-handel internt i organisasjonen Hovedprosesser Hvordan tegne prosesser

Detaljer

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

Kom i gang med e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Kom i gang med e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Hva er e-handel Hvorfor e-handel Hvordan komme i gang med e-handel Hvordan hente gevinster HVA ER E-HANDEL Fra: Omfattende

Detaljer

Realisere gevinster gjennom e-handel

Realisere gevinster gjennom e-handel Realisere gevinster gjennom e-handel Powered by Sven Bergland Capgemini Hvem er din kunde? Hvordan handler hun/han? Business to Consumer Copyright 2010 Capgemini. All rights reserved. 2 E-handel fordi

Detaljer

Nasjonal løsning for elektronisk faktura og e-handel

Nasjonal løsning for elektronisk faktura og e-handel Nasjonal løsning for elektronisk faktura og e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Olav Kristiansen, prosjektleder - elektronisk faktura, Difi Per Martin Jøraholmen seksjonssjef, DFØ

Detaljer

Norsk standardisering i samarbeid med EU. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

Norsk standardisering i samarbeid med EU. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Norsk standardisering i samarbeid med EU Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) OFFENTLIG SEKTOR SOM PÅDRIVER FOR STANDARDISERING OG DIGITALISERING Direktoratet for forvaltning

Detaljer

Offentlig e-handel. Hvilke utviklingstrekk ser vi fremover? Daglig leder Prosjektservice - Rolf-Inge Sleipnes

Offentlig e-handel. Hvilke utviklingstrekk ser vi fremover? Daglig leder Prosjektservice - Rolf-Inge Sleipnes Offentlig e-handel. Hvilke utviklingstrekk ser vi fremover? Daglig leder Prosjektservice - Rolf-Inge Sleipnes Målsetning med SIIS-prosjektet Utvikle en lokal markedsplass for åtte kommuner og deres leverandører.

Detaljer

Agenda. Difi og DFØ. Historien om elektronisk faktura. Standard prosesser. Formater og status. Kom i gang

Agenda. Difi og DFØ. Historien om elektronisk faktura. Standard prosesser. Formater og status. Kom i gang Agenda Difi og DFØ Historien om elektronisk faktura Standard prosesser Formater og status Kom i gang Regjeringen Regjeringen Solberg KMD - Kommunal- og moderniseringsdepartementet Finansdepartementet Jan

Detaljer

Difis arbeid med digitalisering av anskaffelsesprosessen. Direktoratet for forvaltning og IKT

Difis arbeid med digitalisering av anskaffelsesprosessen. Direktoratet for forvaltning og IKT Difis arbeid med digitalisering av anskaffelsesprosessen. Direktoratet for forvaltning og IKT Digitalisering Direktoratet for forvaltning og IKT Hvorfor elektronisk handel? I avtaleperioden Presise bestillinger

Detaljer

Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Kjøper

Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Kjøper Vedlegg 5 Vederlag og betingelser Kjøper Versjon-2 1 av 9 Kjøper Innholdsfortegnelse 1 Generelt... 3 2 Definisjoner... 3 2.1 Beregningsgrunnlag... 3 2.1.1 Beregningsgrunnlag, virksomheter som fører regnskap

Detaljer

Digitalisering innen offentlig sektor Hvordan påvirker det handelen i det offentlige og private marked?

Digitalisering innen offentlig sektor Hvordan påvirker det handelen i det offentlige og private marked? Digitalisering innen offentlig sektor Hvordan påvirker det handelen i det offentlige og private marked? Jan Mærøe Seniorrådgiver (Difi) Hva er Difi, og hva jobber vi med Difi utvikler offentlig sektor.

Detaljer

E-handel. Enklere, bedre og sikrere innkjøp

E-handel. Enklere, bedre og sikrere innkjøp E-handel Enklere, bedre og sikrere innkjøp Temaer Presentasjon av status for anskaffelser i kommunene. Hva er e-handel? Hvorfor e-handel? Hvordan innføre e-handel i kommunene? Difi s rolle Status anskaffelser

Detaljer

10:15 Difi: - hva er elektronisk faktura - hvorfor elektronisk faktura - offentlige krav - EU krav - elektronisk handel

10:15 Difi: - hva er elektronisk faktura - hvorfor elektronisk faktura - offentlige krav - EU krav - elektronisk handel Agenda - elektronisk faktura og e-handel 10:00 Bodø kommune ønsker velkommen 10:15 Difi: - hva er elektronisk faktura - hvorfor elektronisk faktura - offentlige krav - EU krav - elektronisk handel 11:15

Detaljer

INFORMASJON OM ELEKTRONISK FAKTURA TIL LILLEHAMMER, GAUSDAL OG ØYER KOMMUNE. Fellesenhet økonomi 17.03.15 1

INFORMASJON OM ELEKTRONISK FAKTURA TIL LILLEHAMMER, GAUSDAL OG ØYER KOMMUNE. Fellesenhet økonomi 17.03.15 1 INFORMASJON OM ELEKTRONISK FAKTURA TIL LILLEHAMMER, GAUSDAL OG ØYER KOMMUNE Fellesenhet økonomi 17.03.15 1 Innhold Innledning... 3 Hvordan komme i gang... 3 Infrastruktur og format for elektronisk faktura...

Detaljer

1 Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene

1 Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene Side: 1 (Samhandlingsavtalen) er et avtalevedlegg til den kommersielle avtalen mellom kjøper og leverandør, som ønsker å drive handel over Ehandel.no. Samhandlingsavtalen regulerer hvordan den elektroniske

Detaljer

Rollebeskrivelser e-handel

Rollebeskrivelser e-handel Rollebeskrivelser e-handel I dette dokumentet beskrives roller tilknyttet e-handelsprosessen. Beskrivelsen av de ulike rollene er retningsgivende, men må tilpasses den enkelte virksomhet. Følgende roller

Detaljer

Helhetlig løsning for elektronisk faktura. Otto Kristoffersen Senior Cash Management Rådgiver DNB Bank ASA

Helhetlig løsning for elektronisk faktura. Otto Kristoffersen Senior Cash Management Rådgiver DNB Bank ASA Helhetlig løsning for elektronisk faktura Otto Kristoffersen Senior Cash Management Rådgiver DNB Bank ASA Hva er elektronisk faktura? PDF faktura er ikke definert som elektronisk faktura 13.09.2012 2 Hvorfor

Detaljer

Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen

Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen Fra bestilling til betaling! v/ Seniorrådgiver Jostein Engen Difi prioriterte oppgaver Medvirke til gode omstillingsprosesser i staten. Følge opp den nye statlige kommunikasjonspolitikken. Være med på

Detaljer

Marianne Knutsen Almås. Seniorrådgiver Direktoratet for økonomistyring

Marianne Knutsen Almås. Seniorrådgiver Direktoratet for økonomistyring Marianne Knutsen Almås Seniorrådgiver Direktoratet for økonomistyring Agenda Hvorfor elektronisk faktura? Formatene Hvordan levere EHF Elektronisk faktura Statlige virksomheter og departementer skal kreve

Detaljer

Brukersamling. Status for EHF og innføring av ny infrastruktur. Jan André Mærøe, seniorrådgiver Difi

Brukersamling. Status for EHF og innføring av ny infrastruktur. Jan André Mærøe, seniorrådgiver Difi Brukersamling Status for EHF og innføring av ny infrastruktur Jan André Mærøe, seniorrådgiver Difi Informasjon via NHO frokostseminar Kontaktet systemleverandør Aktiverte EHF Faktura = 1 time Lenke til

Detaljer

Hvorfor digitalisere innkjøpsprosessen? Knut Riise Seniorrådgiver, Difi

Hvorfor digitalisere innkjøpsprosessen? Knut Riise Seniorrådgiver, Difi Hvorfor digitalisere innkjøpsprosessen? Knut Riise Seniorrådgiver, Difi Fra: Omfattende papirdokumentasjon i tilbud Til: Innsending av elektroniske dokumenter Til: Utveksling av strukturert informasjon

Detaljer

Fakturering etter 01.07.2012

Fakturering etter 01.07.2012 MIRROR ACCOUNTING AS Fakturering etter 01.07.2012 Det du bør vite om det elektroniske handelsformatet (EHF) INTRODUKSJON OM ELEKTRONISK HANDELSFORMAT (EHF) Utveksling av dokumenter elektronisk mellom virksomheter

Detaljer

Kom i gang med digital samhandling

Kom i gang med digital samhandling Kom i gang med digital samhandling Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Digital samhandling, Difi Olav Astad Kristiansen Agenda Digital samhandling Elektronisk handelsformat Infrastruktur ELMA

Detaljer

Forhåndsstilte spørsmål

Forhåndsstilte spørsmål Forhåndsstilte spørsmål Hva skjer om vi ikke er klar for elektronisk fakturering av statlig- og kommunal virksomhet innen de fristene som er satt i St.mld 36 (juni 2012)? Benytt web faktura portal for

Detaljer

ETTER TILBUD TIL DET OFFENTLIGE

ETTER TILBUD TIL DET OFFENTLIGE ETTER TILBUD TIL DET OFFENTLIGE PLANLEGGE (FØR) Avklare salgsstrategi Organisere salgsapparat Forberede dokumenter GI TILBUD (UNDER) Analysere konkurransen Skrive tilbudet Levere tilbudet LEVERANSE (ETTER)

Detaljer

E-handel for helseforetak DIFIs rolle og erfaringer. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

E-handel for helseforetak DIFIs rolle og erfaringer. Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) E-handel for helseforetak DIFIs rolle og erfaringer Jan Mærøe Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) Direktoratet for forvaltning og IKT(Difi) FAD Difi Gode innkjøp ANS Kunnskapsbasert

Detaljer

Agenda. Direktoratet for forvaltning og IKT

Agenda. Direktoratet for forvaltning og IKT E-handel Agenda [Hvis det er gjennomført en interessentanalyse bør denne gjenspeiles i presentasjonen. Interessentene som deltar bør få presentert hvordan e-handel vil påvirke de områdene som er viktige

Detaljer

E- handel Elektronisk handel

E- handel Elektronisk handel T h e i m a E- handel Elektronisk handel November 2014 En profesjonalisering av innkjøpsområdet i ØRU kommunene Vedtaket i kommunestyrene: E- handelsprogrammet ble vedta9 i alle kommunestyrene i løpet

Detaljer

Forhåndsstilte spørsmål

Forhåndsstilte spørsmål Forhåndsstilte spørsmål Hvor mange Aksesspunkter og meldingsformidlere finnes i dag? Ett Aksesspunkt er under etablering i Norge. (Pilot: Ehandelsplattformen v/ Capgemini). Det ikke finansielle nettverket

Detaljer

Søndre Land kommune og elektronisk faktura/kreditnota

Søndre Land kommune og elektronisk faktura/kreditnota Til Søndre Land kommunes leverandører Søndre Land kommune og elektronisk faktura/kreditnota Søndre land kommune ønsker at våre leverandører skal sende elektronisk faktura/kreditnota. Dette gir en rekke

Detaljer

Offentlig sektor krever Ehandel Hva krever dette av leverandøren? Hilde Heggelund, Ehandelsansvarlig Klubben AS

Offentlig sektor krever Ehandel Hva krever dette av leverandøren? Hilde Heggelund, Ehandelsansvarlig Klubben AS Offentlig sektor krever Ehandel Hva krever dette av leverandøren? Hilde Heggelund, Ehandelsansvarlig Klubben AS Klubben AS Klubben AS ble startet i 1976, og er i dag en ledende leverandør av utstyr til

Detaljer

EHF Katalog og Ordre flere veier til å få med de leverandørene du ønsker deg

EHF Katalog og Ordre flere veier til å få med de leverandørene du ønsker deg EHF Katalog og Ordre flere veier til å få med de leverandørene du ønsker deg Avdeling for offentlige anskaffelser Jan Mærøe ELEKTRONISK HANDEL ER KOMMET FOR Å BLI Alle gjør det Hvorfor skal ikke deres

Detaljer

ehandel og lokalt næringsliv

ehandel og lokalt næringsliv ehandel og lokalt næringsliv Kvifor ehandel? Del av regjeringas digitaliseringsarbeid det offentlege skal tilby digitale løysingar både til enkeltpersonar og næringsliv Næringslivet sjølve ønskjer ehandel

Detaljer

Fra bestilling til betaling forstå fakturaflyten

Fra bestilling til betaling forstå fakturaflyten Fra bestilling til betaling forstå fakturaflyten Attestantens kontrollpunkter og konsekvenser ved dårlig fakturamerking Øyvind Lunde, Helene Lockertsen, Elin Nystuen Ulike typer anskaffelser som krever

Detaljer

Elektronisk faktura. Direktoratet for forvaltning og IKT. Avd. for offentlige anskaffelser. Jens Aabol

Elektronisk faktura. Direktoratet for forvaltning og IKT. Avd. for offentlige anskaffelser. Jens Aabol Elektronisk faktura Avd. for offentlige anskaffelser Jens Aabol Hvem er Difi Difi er et direktorat underlagt FAD - Fornyings, administrasjon og kirkedepartementet. Difi får sine oppgaver fra FAD FAD får

Detaljer

Gevinstrealiseringsplan e-handel

Gevinstrealiseringsplan e-handel <KUNDE> Gevinstrealiseringsplan e-handel Dokument 1.4.1.a Dokumentansvarlig: DFØ Forfatter: DFØ Dato opprettet: 09.02.11 Dato sist endret: 17.07.2012 Filnavn: 1.4.1.a - Gevinstrealiseringsplan e-handel_

Detaljer

1 Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene

1 Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene Side: 1 1 Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene Avtale om elektronisk samhandling (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter: Rolle Kjøper Leverandør Virksomhetens navn Troms fylkeskommune

Detaljer

Hvordan skal faktura komme frem til offentlig sektor?

Hvordan skal faktura komme frem til offentlig sektor? Hvordan skal faktura komme frem til offentlig sektor? Jens Aabol Seniorrådgivere Avd. for offentlige anskaffelser Agenda Gevinster. Infrastruktur. Manuell kontra elektronisk fakturering. Hvordan fakturere

Detaljer

HVA VIL DETTE BETY FOR KOMMUNENE?

HVA VIL DETTE BETY FOR KOMMUNENE? HVA VIL DETTE BETY FOR KOMMUNENE? 1 EHOS Elektronisk handel i offentlig sektor Prosjekt i Trondheim kommune (TK) Prosjektstøtte fra Difi, fordelt over 3 år. Digitalisering av hele verdikjeden: Fra bestilling

Detaljer

Elektronisk faktura. Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 29. Oktober 2014. Nasjonal Fagkonferanse i offentlig revisjon. Olav Astad Kristiansen

Elektronisk faktura. Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 29. Oktober 2014. Nasjonal Fagkonferanse i offentlig revisjon. Olav Astad Kristiansen Elektronisk faktura Nasjonal Fagkonferanse i offentlig revisjon Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen 29. Oktober 2014 Olav Astad Kristiansen Agenda Hvorfor elektronisk faktura Status for EHF Nyheter/fremtid

Detaljer

Innleveringsløsning, regelverksimplementering og digitalisering

Innleveringsløsning, regelverksimplementering og digitalisering Innleveringsløsning, regelverksimplementering og digitalisering André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL Viktigste Difi-bidrag til digitalisering av anskaffelser Standardisering

Detaljer

Digitaliserte offentlige tjenester til hjelp for bedriftene

Digitaliserte offentlige tjenester til hjelp for bedriftene Digitaliserte offentlige tjenester til hjelp for bedriftene Ingelin Killengreen Direktør, Difi Digitalisering forenkler samhandling med forvaltningen St.meld 22: Digital agenda for Norge Digital kommunikasjon

Detaljer

Digitalisering av anskaffelsesprosessen

Digitalisering av anskaffelsesprosessen Digitalisering av anskaffelsesprosessen André Hoddevik Seksjonssjef, Difi Generalsekretær OpenPEPPOL AISBL Hvorfor digitalisere anskaffelsesprosessene? Digitalisering av anskaffelsesprosessen er en forutsetning

Detaljer

Hvordan fungerer webfaktura?

Hvordan fungerer webfaktura? Hvordan fungerer webfaktura? Bao Nguyen Seniorrådgiver Avd. for offentlige anskaffelser Agenda Definisjon Hvorfor elektronisk faktura? Bakgrunnen for elektronisk faktura prosjektet Verktøykasse for elektronisk

Detaljer

E-handel Status og veien videre. Jostein Engen Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi)

E-handel Status og veien videre. Jostein Engen Seniorrådgiver Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) E-handel Status og veien videre Jostein Engen Seniorrådgiver (Difi) Agenda Nytt forenklet regelverk for offentlige anskaffelser Nye EU-direktiver Status elektronisk faktura Status e-handel E-handel i årene

Detaljer

e-business Electronic Integration Guidelines Elektronisk integrasjon med Tech Data for en enklere og bedre forretningsrelasjon!

e-business Electronic Integration Guidelines Elektronisk integrasjon med Tech Data for en enklere og bedre forretningsrelasjon! e-business Electronic Integration Guidelines Automatiske bekreftelser Automatiske orderbekreftelser og leveransebeskjeder via e-mail. Elektronisk faktura Spar papir og portokostnader med pdf-faktura via

Detaljer

VEDLEGG B PRIS OG BETALINGSBETINGELSER

VEDLEGG B PRIS OG BETALINGSBETINGELSER Versjon: 1.00 Opprettet: 30.06.2014 Skrevet av: OJP Godkjent av: KRR Gjelder fra: 30.06.2014 Standard Sidenr: 1 av 6 VEDLEGG B PRIS OG BETALINGSBETINGELSER Dok id: D02500 Side: 2 av 6 1... Pris 3 1.1...

Detaljer

VEDLEGG B PRIS OG BETALINGSBETINGELSER GASS

VEDLEGG B PRIS OG BETALINGSBETINGELSER GASS DEL II Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser Side 1 av 7 VEDLEGG B PRIS OG BETALINGSBETINGELSER GASS DEL II Vedlegg B Pris og betalingsbetingelser Side 2 av 7 1 PRIS... 3 1.1 Generelt... 3 1.2 Bruksretter...

Detaljer

Nytt fokus på E-handel

Nytt fokus på E-handel Nytt fokus på E-handel Knut Anders Fossum Fylkesmannen i Hedmark Fagdag DFØ, E- handel 29. august 2013 Fylkesmannens roller Sektor myndighet, veileder og pådriver Samordning Rettssikkerhet Initiativ og

Detaljer

Mal Gevinstplan Versjon (3.0)

Mal Gevinstplan Versjon (3.0) Gevinstplan . Generelt ved bruk av maler Det er mange fordeler med å bruke maler. Når du benytter en mal baserer du deg på arbeid som tidligere er utført, og du kan spare tid. Malene er utarbeidet med

Detaljer

Prosjekt e-handel. Implementeringsprosjekt Visma e-handel. Mulighetenes Oppland

Prosjekt e-handel. Implementeringsprosjekt Visma e-handel. Mulighetenes Oppland Prosjekt e-handel Implementeringsprosjekt Visma e-handel Plan for presentasjon ehandel. Vi forteller hvem vi er. (Vi er alle i møtet) Hva prosjektet skal levere. Prosjektorganisasjonen. Noen av milepælene

Detaljer

Inngående EHF i Oslo kommune

Inngående EHF i Oslo kommune 31.03.2014 Inngående EHF i Oslo kommune Siri Madsen, Oslo kommune Sten-Eiven Tinjar, CapGemini Agenda Om Oslo kommune Efaktura historien i Oslo kommune Hva er en EHF faktura og hvordan sendes den Erfaringer/utfordringer

Detaljer

1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene

1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene Side: 1-9 1. Samhandlingsavtalen og de samhandlende partene Avtale om (Samhandlingsavtale) er inngått mellom følgende parter: Virksomhetens navn Organisasjonsnummer Kjøper Foretakene i Helse Midt-Norge

Detaljer

Arve Sandvoll Senior rådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte

Arve Sandvoll Senior rådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon Teknologi og støtte Prosjektveiviseren 2.0 1. Mars 2013, 1200 1500 Hvordan bruke prosjektveilederen i praktisk implementering av et e-handelsprosjekt Arve Sandvoll Senior rådgiver Avdeling for offentlige anskaffelser Seksjon

Detaljer

PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER BRUKERKONFERANSEN 18.09.12

PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER BRUKERKONFERANSEN 18.09.12 Planleggning Konkurranse gjennomføring Bestilling til betaling Oppfølgning PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER BRUKERKONFERANSEN 18.09.12 Rådgiver Per Inge Bjørnevik, Stavanger kommune Senior rådgiver Petter

Detaljer

Prosjektveiviseren.no Introduksjonsdag Prosjektveiviseren for bruk i e-handelsprosjekter - 22. august 2013

Prosjektveiviseren.no Introduksjonsdag Prosjektveiviseren for bruk i e-handelsprosjekter - 22. august 2013 Prosjektveiviseren.no Introduksjonsdag Prosjektveiviseren for bruk i e-handelsprosjekter - 22. august 2013 Prosjektmandat, interessentanalyse, kommunikasjonsplan, prosjekt/aktivitetsplan praktiske eksempler

Detaljer

(historikk) dd.mm.åååå 1 03.01.2013 Opprettelse av dokument Olav 2 11.01.2013 Innspill fra KRB Olav 3 15.01.2013 Påført saksnummer Kristian

(historikk) dd.mm.åååå 1 03.01.2013 Opprettelse av dokument Olav 2 11.01.2013 Innspill fra KRB Olav 3 15.01.2013 Påført saksnummer Kristian Til: Fornyings- administrasjonsog kirkedepartementet Fra: Olav A. Kristiansen Kopi: Kristian Bergem Dato: 03.01.13 Saksnr: 13/000113 Versjon Dato Kort omtale av endring Ansvarlig (historikk) dd.mm.åååå

Detaljer

I følge andre kilder mangler 80-90% av norske bedrifter den nødvendige programvare til å sende og motta efaktura.

I følge andre kilder mangler 80-90% av norske bedrifter den nødvendige programvare til å sende og motta efaktura. INNLEDNING E2b Forum har vedtatt ny strategi som går ut på å være pådriver for økt bruk av efaktura b2b, uavhengig av format. Som et grunnlag for dette, har e2b Forum Styringsgruppen invitert representanter

Detaljer

Til Leverandører. Krav til innhold i EHF fakturaer til DFØ

Til Leverandører. Krav til innhold i EHF fakturaer til DFØ Dato 01.02.2012 Referanse pejo Til Leverandører Krav til innhold i EHF fakturaer til DFØ Side 2 Innhold 1. Generelt... 3 a. Dialog med leverandør... 3 b. Test av XML filer... 3 c. Interntest DFØ... 3 d.

Detaljer

BD nett. BD mobil. Filoverføring. Papirløs faktura. en enklere hverdag

BD nett. BD mobil. Filoverføring. Papirløs faktura. en enklere hverdag BD nett BD mobil Bda Filoverføring Papirløs faktura en enklere hverdag Hvorfor ekanaler? 01 02 Løsninger for alle! Riktig verktøy er mer enn halve jobben også når det gjelder IT! Brødrene Dahl har som

Detaljer

Internasjonal forankring av EHF

Internasjonal forankring av EHF Internasjonal forankring av Presentasjon på Konferansen 2015 Jostein Frømyr Edisys Consulting AS Hvem er jeg? Jostein Frømyr Daglig leder Oppdrag for Difi Utvikling og forvaltning av Uavhengig rådgivingsselskap

Detaljer

Nasjonal løsning for elektronisk faktura og e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014

Nasjonal løsning for elektronisk faktura og e-handel. Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Nasjonal løsning for elektronisk faktura og e-handel Løsningen med størst vekst i Norge Roadshow 2014 Agenda Krev EHF-faktura Historien om elektronisk faktura Standard prosesser Regjeringen Regjeringen

Detaljer

Innleveringsløsning 2016 Status. Jan Mærøe Direktoratet for forvaltning og IKT

Innleveringsløsning 2016 Status. Jan Mærøe Direktoratet for forvaltning og IKT Innleveringsløsning 2016 Status Jan Mærøe Bakgrunn DIGITALISERING NYTT ANSKAFFELSESREGELVERK E-bestemmelsene i EU-regelverket Bestemmelser om elektronisk kommunikasjon Bestemmelser om elektroniske prosedyrer

Detaljer

Maske Gruppen AS. En av landets største grossister på forbruksmateriell.

Maske Gruppen AS. En av landets største grossister på forbruksmateriell. Ivar Wangen Maske Gruppen AS En av landets største grossister på forbruksmateriell. 1,0 mrd NOK i omsetning 7.000 lagerførte varer 20.000 leveringspunkter 2 hovedlager / automatlager 1 distriktslager /

Detaljer

MØTEREFERAT/SJEKKPUNKT

MØTEREFERAT/SJEKKPUNKT Møte: Planleggingsdag Visma Enterprise ehandel Vik, Balestrand, Leikanger, Sogndal, Luster, Årdal, Lærdal, Aurland Dato/tid: Tirsdag 15.10.2013, kl 09:00 15:00 Sted: Leikanger Til stede: Deltakende kommuner

Detaljer

Elektronisk faktura i det offentlige

Elektronisk faktura i det offentlige Elektronisk faktura i det offentlige Olav A. Kristiansen Seniorrådgiver Avd. for offentlige anskaffelser Det gode innkjøp AGFA-rapporten - høring høsten 2008 Fokus på elektronisk faktura. NESUBL ble nevnt

Detaljer

Prosjektveiviser Ehandel 13.06.13. Endring og endringsledelse v/petter Vinje, 95118243

Prosjektveiviser Ehandel 13.06.13. Endring og endringsledelse v/petter Vinje, 95118243 Prosjektveiviser Ehandel 13.06.13 Endring og endringsledelse v/petter Vinje, 95118243 Enkelt, men ikke lett! Endring og Endringsledelse ved Ehandel Endring vil si forandringer i rammevilkår, mål, strategier,

Detaljer

Digitale anskaffelser. EHF Standardformat

Digitale anskaffelser. EHF Standardformat Digitale anskaffelser Standardformat Hvorfor er det lurt å standardisere Gjenbruk av data i hele den digitale anskaffelsesprosessen både for leverandør og oppdragsgiver. Gjennom elektroniske standardprosesser

Detaljer

GS1 Validering. effektiv validering av elektroniske meldinger

GS1 Validering. effektiv validering av elektroniske meldinger GS1 effektiv validering av Implementering av Implementering av Fordeler for Fordeler brukereforav GS1 validering GS1 Norway GS1 Norway Nye brukere opplever ofte implementeringen av elektroniske meldinger

Detaljer

Kurs i bestillingssystemet Basware PM

Kurs i bestillingssystemet Basware PM U N I V E R S I T E T E T I B E R G E N Kurs i bestillingssystemet Basware PM Basware PM? Basware PM (Purchase Management) er UiB og Uni Researchs verktøy for å registrere og forhåndsgodkjenne alle bestillinger

Detaljer

Presentasjon av e-handelstjenesten til SSØ for kundeforum 2011. Jon A Kveen SSØ Hamar

Presentasjon av e-handelstjenesten til SSØ for kundeforum 2011. Jon A Kveen SSØ Hamar Presentasjon av e-handelstjenesten til SSØ for kundeforum 2011 Jon A Kveen SSØ Hamar Senter for statlig økonomistyring Side 1 1) STATUS Side 2 Fra og med 1.1.2011 tilbyr SSØ e-handel som en del av sin

Detaljer

Itella Information AS. Bao Nguyen Product Manager bao.nguyen@itella.com

Itella Information AS. Bao Nguyen Product Manager bao.nguyen@itella.com Itella Information AS Bao Nguyen Product Manager bao.nguyen@itella.com Agenda Elektronisk faktura definisjon B2B efaktura utvikling i Norge Status et år med EHF Infrastruktur for elektronisk faktura B2B

Detaljer

Prosjektveiviser Ehandel 12.02.13. Endring og endringsledelse v/petter Vinje, 95118243

Prosjektveiviser Ehandel 12.02.13. Endring og endringsledelse v/petter Vinje, 95118243 Prosjektveiviser Ehandel 12.02.13 Endring og endringsledelse v/petter Vinje, 95118243 Endring og Endringsledelse Endring vil si de forandringer i rammevilkår, mål, strategier, planer, prosesser, organisering,

Detaljer

Anskaffelsesregelverk. Kort oppdatering om elektronisk kommunikasjon

Anskaffelsesregelverk. Kort oppdatering om elektronisk kommunikasjon Anskaffelsesregelverk Kort oppdatering om elektronisk kommunikasjon Elektronisk kommunikasjon Hovedregel for kommunikasjon mellom oppdragsgivere og leverandører Kunngjøring, konkurransegrunnlag og innlevering,

Detaljer

SESJON 3. Bedre anskaffelser gjennom ny digital samhandling

SESJON 3. Bedre anskaffelser gjennom ny digital samhandling SESJON 3 Bedre anskaffelser gjennom ny digital samhandling Agenda sesjon 3 A. Total make over eller bare ny innpakning? Seksjonssjef André Hoddevik, Difi B. Ny Doffin. Enklere og bedre! Managing Director

Detaljer

Utvekslingsavtale for ehandelsmeldinger

Utvekslingsavtale for ehandelsmeldinger Utvekslingsavtale for ehandelsmeldinger for utfylling 20.06.2008 ENDRINGSKATALOG DATO VER UTFØRT AV ENDRINGER 02.06.2008 0.1 Jon-Ivar Paulsen Første utkast av veiledningen 02.06.2008 0.2 Lars Olavesen

Detaljer

6. Matching faktura mot ordre SSØ

6. Matching faktura mot ordre SSØ 6. Matching faktura mot ordre SSØ Versjon: 1.0 6.1 Automatisk matching 27.05.09 Innhold 1 Opprette matchekriterier 2 Matcheprosessen (Oversikt) Formål: Merknad: Alternativ rutine: Referanse til brukerhåndboken:

Detaljer

Elektronisk faktura i det offentlige

Elektronisk faktura i det offentlige Elektronisk faktura i det offentlige Direktoratet for forvaltning og IKT Olav A. Kristiansen Seniorrådgiver Avd. for offentlige anskaffelser Det gode innkjøp AGFA-rapporten - høring høsten 2008 Kun fokus

Detaljer

Erfaringer med Samhandlingsprosesser

Erfaringer med Samhandlingsprosesser Erfaringer med Samhandlingsprosesser - Offentlige innkjøp Oslo - 07.06.06 Halvor Timann Rollag halvor.timann.rollag@ibx.no Halvor Rollag Leverandøransvarlig Har ansvar for å tilrettelegge for elektronisk

Detaljer

ENKLERE E-HANDEL. symbrio.com

ENKLERE E-HANDEL. symbrio.com ENKLERE E-HANDEL symbrio.com Vi gjør det enklere Symbrio forenkler innkjøpene og effektiviserer fakturahåndteringen. Vi hjelper våre kunder med å senke sine kostnader og minske tiden til administrasjon.

Detaljer

INFORMASJON OM ELEKTRONISK FAKTURA TIL. Fredrikstad kommune

INFORMASJON OM ELEKTRONISK FAKTURA TIL. Fredrikstad kommune INFORMASJON OM ELEKTRONISK FAKTURA TIL Fredrikstad kommune 1 Innhold Innledning... 3 Hvordan komme i gang?... 3 Infrastruktur og format for elektronisk faktura... 4 Infrastruktur (Aksesspunkt og ELMA)...

Detaljer

«Digitalisering i nytt regelverk krav og muligheter»

«Digitalisering i nytt regelverk krav og muligheter» «Digitalisering i nytt regelverk krav og muligheter» Elektronisk tilbudsinnlevering, egenerklæringsskjema og anskaffelsesattest Jostein Engen Seniorrådgiver, Difi Digitalisering av anskaffelser En forutsetning

Detaljer

PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER

PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER Senior rådgiver Petter Vinje, Difi PROSESSORIENTERING AV ANSKAFFELSER Dette er ikke noe nytt! HVA ER PROSESS En prosess er en serie med aktiviteter som skal oppfylle et mål eks bestille en vare jeg trenger

Detaljer

INFORMASJON OM ELEKTRONISK FAKTURA TIL IVAR IKS

INFORMASJON OM ELEKTRONISK FAKTURA TIL IVAR IKS INFORMASJON OM ELEKTRONISK FAKTURA TIL IVAR IKS Innhold Innledning... 3 Hvordan komme i gang?... 3 Infrastruktur og format for elektronisk faktura...4 Infrastruktur (Aksesspunkt og ELMA)... 4 Elektronisk

Detaljer

NYHETER OG FORBEDRINGER SIDEN SIST. Drift

NYHETER OG FORBEDRINGER SIDEN SIST. Drift NYHETER OG FORBEDRINGER SIDEN SIST Drift Nyheter og forbedringer siden sist Ny funksjonalitet i integrasjonsmodulen mot IBX Strømlinjeformet kataloghåndtering for ehandel GS1 integrasjon Inkasso integrasjon

Detaljer

Innføring av e-handel i Halden kommune

Innføring av e-handel i Halden kommune Innføring av e-handel i Halden kommune E-handel Brukersamling DIFI 04. November 2015 Svein Andersen Innkjøpsrådgiver / Systemansvarlig Halden kommune Fakta Halden kommune Fjord og festningsbyen 30 000

Detaljer

Nyheter for EHF formatene. Konferansen om elektronisk faktura 2013 11. april på Radisson Blu Scandinavia Hotell i Oslo

Nyheter for EHF formatene. Konferansen om elektronisk faktura 2013 11. april på Radisson Blu Scandinavia Hotell i Oslo Nyheter for EHF formatene Konferansen om elektronisk faktura 2013 11. april på Radisson Blu Scandinavia Hotell i Oslo Hvem er jeg? Jostein Frømyr Jostein.fromyr@edisys.no Daglig leder i Edisys Consulting

Detaljer

ImplementasjonsGuide EFO/NELFO 4.0

ImplementasjonsGuide EFO/NELFO 4.0 ImplementasjonsGuide 4.0 Side 1 av 9 Innhold Bakgrunn/Formål... 3 Fortolkning og forståelse... 3 Meldingsforsendelse og meldingsretur.... 3 Bruk av Fritekst linjer.... 4 EAN endret til GTIN... 4 varebetegnelse....

Detaljer

Bruk av aksesspunkt og EHF for å digitalisere anskaffelsesprosessen. Per Inge Rygg Amesto 13. mai 2015

Bruk av aksesspunkt og EHF for å digitalisere anskaffelsesprosessen. Per Inge Rygg Amesto 13. mai 2015 Bruk av aksesspunkt og EHF for å digitalisere anskaffelsesprosessen Per Inge Rygg Amesto 13. mai 2015 Relevant bakgrunn Per Inge Rygg Daglig leder Amesto Solutions Purchasing Tema: Leverandøraktivering

Detaljer

Rettleiing aktivering av fritekstleverandørar i ehandel

Rettleiing aktivering av fritekstleverandørar i ehandel Rettleiing aktivering av fritekstleverandørar i ehandel Å aktivere ein leverandør krev i det minste tre steg, og aller helst fire: 1. Kontakt med leverandør, s. 1 2. Oppdatere informasjon i Visma, s. 2

Detaljer

Standardisert e-faktura B2B i praktisk bruk. Jørn Einard Skjærlund Gjensidige NOR Forsikring

Standardisert e-faktura B2B i praktisk bruk. Jørn Einard Skjærlund Gjensidige NOR Forsikring Standardisert e-faktura B2B i praktisk bruk Jørn Einard Skjærlund Gjensidige NOR Forsikring Den vanlige scenariet er i dag at fakturaer sendes på papir og deretter behandles manuelt i mottaker organisasjonen

Detaljer