Kravspesifikasjon for ny it plattform med tilhørende tjenester for Museumssenteret i Hordaland og Museum Vest

Transkript

1 Kravspesifikasjon for ny it plattform med tilhørende tjenester for Museumssenteret i Hordaland og Museum Vest 1.Hvem er vi 2.Mål for avtalen 3.Gjennomføring av anbudskonkurransen 4.Mål for plattform 5.Tekniske krav 6.Avtalens omfang 1. Hvem er vi Museumssenteret i Hordaland (MuHo) vart det første konsoliderte museet i Hordaland etablert i MuHo er ein kultur- og naturhistorisk museumsorganisasjon som driv bevaring, forsking, undervisning og formidling om kultur- og naturhistorie frå fortid til samtid, knytt til naturlandskapa, busettings- og bygningshistorie, nærings- og industriutvikling, sosialhistorie og samferdsel. Museumssenteret i Hordaland utfører også tenester innan samlingsforvaltning for musea i Hordaland. Vår visjon: «Ei stemme til tida» Vår ambisjon er å vera ein «Aktiv kunnskapsbyggjar og tydeleg samfunnsaktør» Museumssenteret i Hordaland har regionansvar for kommunane i Nordhordland, inkludert Osterøy og Vaksdal. Det er i dag 7 avdelingar plassert på 6 geografiske steder. De 7 avdelingane er: Salhus: Norsk Trikotasjemuseum, Bevaringstenestene og Kulturverntenesta i Nordhordland. Arna: Ådnatun museum (Kulturverntenesta i Nordhordland). Osterøy: Osterøy museum, Gjerstad og Havråtunet, Haus. Lygra, Lindås: Lyngheisenteret Sletta, Radøy: Vestnorsk utvandringssenter. Stiftelsen Museum Vest ble etablert i Det er et konsolidert museum med seks avdelinger. Konsolideringen er et resultat av at tidligere selvstendige museer ble oppfordret til å slå seg sammen som en del av den nasjonale museumsreformen, som ble vedtatt av

2 Stortinget i Avdelingene er svært ulike både med tanke på størrelse, beliggenhet, antall besøkende og hovedmålgrupper. De seks avdelingene er: Det Hanseatiske museum og Schøtstuene i Bergen Kommune Norges Fiskerimuseum i Bergen kommune Nordsjøfartmuseet i Telavåg, Sund kommune Kystmuseet i Øygarden kommune Fjell Festning i Fjell kommune Herdla Museum i Askøy kommune. Grovt sett kan vi dele fagfeltene museene arbeider med inn i to temaer: Kyst- og fiskerihistorie og krigs- og okkupasjonshistorie. Man kan også se for seg flere temaer, eller en annen tematisk inndeling. Som for eksempel: Fiskeri og havbruk, foredling og handel. Herunder også Hanseatenes historie. Krigs- og okkupasjonshistorie, forsvar og menneskerettigheter. Kystkultur med særlig fokus på et energiperspektiv. Museum Vest har ansvar for det krigs- og okkupasjonshistoriske feltet i Hordaland. Det er en målsetning at Museum Vest skal bli en nasjonal aktør innen krigs- og okkupasjonshistorie, og formidle kunnskap om menneskerettigheter. Museum Vest har et nasjonalt nettverksansvar for fagområdet fiskeri og kystkultur og har som mål å bli landets ledende museum innen fiskerihistorie og kystkultur. Museum Vest er per dags dato et konsolidert museum med seks avdelinger. Det må tas høyde at det i fremtiden kan bli en eller to avdelinger i tillegg. Det foreligger blant annet planer om at Bjørn West-museet i Masfjorden kommune på sikt skal bli en del av Museum Vest. Det er en ambisjon at Museum Vest skal holde et høyt faglig nivå og bli en tydelig forskningsaktør og samtidig utvikle et mer aktivitetsbasert publikumstilbud. 2. Mål for avtalen. Mål for avtalen er å sikre museumsorganisasjonene en riktig, fremtidsrettet, skalerbar og brukervennlig it-plattform til alle ansatte. Den skal bidra til økt samhandling på tvers av avdelingene og sikre både nye og historiske data. I avtalen ligger også all innkjøp av it og it- relatert utstyr, drift og support av plattform, klienter og servere, samt annet som naturlig faller innunder en slik avtale. Gode rutiner for drift, sikkerhet og backup må opprettes, og alle ansatte må gjennomgå nødvendig opplæring i regi av leverandør.

3 Museene ønsker med denne avtalen å knytte seg til en leverandør som skal kunne hjelpe til med alt som naturlig faller innunder en slik ikt avtale. Det vil bli opprettet isolerte avtaler for hver museumsorganisasjon, men leverandøren skal se stordriftsfordelen ved å få samlet flere kunder, og besvare anbudet likt til hver av organisasjonene. Museumsorganisasjonene ser også fordelene ved lik plattform hos felles leverandør. Leverandøren bør se stordriftsfordeler i å få samlet flere organisasjoner. Det kan komme til flere organisasjoner og/eller lokasjoner i løpet av avtaletiden. 3. Gjennomføring av anbudskonkurransen: Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon rundt tilbudet skal skje på norsk. Tilbyder Det er et krav at tilbyder skal ha tilhørighet innen Bergen kommune. Konkurranseform Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov av 16. Juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Denne gjennomføres som en ordinær konkurranse, tilbudt 3-5 aktører. Innsyn i dokumentene Inntil valg av leverandør er gjort kan det nektes innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll, jf. Lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoller i utgangspunktet åpne for innsyn. Det er likevel gjort noen unntak fra innsynsretten i offentlighetsloven. Av disse unntakene er unntaket for innsyn i opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov, jf. offentlighetsloven 13. Tilbyderne skal levere en oversikt over hvilke opplysninger de mener er unntatt innsyn, samt signere egenerklæring på at oppdragsgiveren er fritatt fra taushetsplikt i forhold til opplysninger som ikke er særskilt identifisert som taushetspliktige i tilbyderen sin opplisting. Ved krav om innsyn skal oppdragsgiveren uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiveren plikter a nekte innsyn, jf. offentlighetsloven 29. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. Offentlighetsloven 11 Krav til tilbudet Tilbudet skal strukturers slik: 1.Undertegnet tilbudsbrev med budsjett 2. HMS-egenerklæring 3. Skatteattest for mva. og skatteattest for skatt, ikke eldre enn 6 måneder fra frist for innlevering av tilbudet. 4.Referanser til tidligere prosjekt

4 Frist for å levere tilbud Tilbudet skal være overlevert til oss senest kl Tilbudet skal sendes eller leveres til: Museum Vest Museumsvegen 5337 Rong Tilbudet kan leveres per e-post til: Brev eller e-post må merkes tydelig med: «Anbud IT-plattform» Gyldighet Tilbudet fra tilbyder må våre gyldig i minimum 30 dager / t.o.m Tildelingskriterier Kontrakten blir tildelt tilbyder med det mest fordelaktige tilbudet i henhold tildelingskriterier: Pris 30 prosent Kvalitet 35 prosent Service og levering 35 prosent Pris Det blir lagt vekt på de spesifiserte kostnadene knyttet til gjennomføring av oppdraget. Kostnadene skal være uten merverdiavgift. Kostnadene skal inkludere kostnader til reise og diett og andre utgifter knyttet til tilbudet. Vi vil sette pris på at pristilbudet blir organisert rundt disse fire hovedpunktene. Valg av løsning. Beskrivelse av løsning og teknologi. Beskrivelse av opplæring til ny løsning Beskrivelse av drifts og supportavtale. Beskrivelse av innkjøpsavtale. Beskrivelse av igangsetting, testing og kostnader forbundet med dette. Det forutsettes at prisen er under og dermed under maksgrensen for konkurranseutlysning. Kvalitet Det blir lagt vekt på hvordan tilbyder beskriver prosessen frem til ny løsning. Spesielt hvordan oppdragsgiver blir involvert i prosessen. I tillegg vil fremdriftsplan være viktig og beskrivelsen av hvordan oppdragstager tenker seg å løse oppdragsgivers behov. Ved tilbyder sitt tilbud vil det bli ilagt vekt på hvordan oppdraget foreslåes løst, og hvordan dette blir presentert for oppdragsgiver. Det vil spesielt bli lagt vekt på fremdriftsplan med milepæler, beskrivelse av teknisk løsning, funksjonsbeskriving etter kravspesifikasjonen. Service og levering Det vil bli lagt vekt på tilbyder sin disponering av personressurser i prosjektet, beskrivelse av supportapparat i prosjektperioden, beskriving av opplæring, testing,

5 dokumentasjon for leveransen og brukermanual. Type kontrakt Kontrakten vil bygge på Statens standardavtaler for IT-anskaffelser SSA-K lille. Videre arbeid Etter at tilbudene er levert vil tilbudene bli vurdert, et utvalg av tilbydere vil bli invitert til en presentasjon av tilbudet. Fremdriftsplan for tilbudsarbeidet. Tilbud må være oss i hende innen kl Innen vil tilbydere få anledning til å presentere tilbudet, og få beskjed om hvilken leverandør som er valgt. Valgt leverandør vil få en ukes frist på å akseptere tilbudet fra Museum Vest. 4. Mål for plattform Museum Vest består i dag av 6 avdelinger og Museumssenteret i Hordaland av 7 avdelinger. Vi ønsker at ny IT-plattform skal bygges på standardisert og kjent teknologi, slik at andre aktører kan overta eller på annen måte drifte avtalen videre dersom det skulle bli aktuelt. Plattformen må også være skalerbar og fremtidsrettet og inneholde en plan for eventuelle opp og nedgraderinger dersom organisasjonen endres. 5. Tekniske krav Det er opp til tilbyder å foreslå løsning med tilhørende tekniske spesifikasjoner. Løsningsforslaget skal være driftssikkert, skalerbart, brukervennlig, sikkert, tilgjengelig og helhetlig. Driftssikkerhet inneholder, men er ikke avgrenset til, referanser for driftssikkerhet som museumsorganisasjonene finner akseptable. Løsningen skal kunne driftes av annen leverandør dersom kundeforholdet til opprinnelig leverandør avsluttes. Kunden ønsker at det benyttes en teknisk plattform som er velkjent og enkelt å finne kompetanse til uavhengig av leverandør. Skalerbart innebærer at plattformen skal kunne vokse eller minske i takt med kunden uansett årsak. Dette gjelder både økonomisk og i antall brukere. Det er også viktig at teknologien i størst mulig grad er fremtidsrettet. Brukervennlighet i løsning vil bli prioritert. Terskelen for å sette seg inn i systemene bør være så lav at alle ansatte ønsker å bruke de. Kundens egne ansatte skal kunne administrere egen bruker uten å trenge teknisk kompetanse utover det man normalt kan forvente av brukere som bruker it verktøy. Sikkerhet i løsningen skal opprettholde normale standarder for en slik løsning og all kommunikasjon skal foregå over krypterte forbindelser. Tilgjengelighet i løsningen er viktig da kunden har flere lokasjoner, samt ansatte som kan være på reise. Tilbyder må ta i betraktning dårlig internett tilknytning på enkelte lokasjoner. Helhetlig tankegang er viktig for kunden. Herunder tenker man spesielt på kommunikasjon, brukervennlighet, deling av informasjon og samhandling.

6 Tilbyder bør sette seg godt inn i kundens organisasjon og oppbygning for å kunne tilby en best mulig avtale. 6. Avtalens omfang Avtalen omfatter innkjøp av datautstyr og programvare med tilbehør, server, dokumentdelings løsning og samhandling på tvers av avdelingene, lagring og backuprutiner, samt totalansvar for drift av utstyr, backup, nettverk, support og annet som naturlig faller innunder en slik løsning. Avtalen skal omfatte: Innkjøp av datautstyr og programvare Utstyr og programvare skal dekke alle «normale» ikt behov, samt standardiseres og komme fra solide aktører. Server Tilbyder skal selv komme opp med forslag til best egnet serverløsning til kunde. Dette gjelder lagring av dokumenter, bilder, lokale programmer, regnskapsprogrammer, nøkkel/låssystem og annet som kjøres lokalt. Dokumentdelings løsning Tilbyder står fritt til å komme med forslag innenfor retningslinjer om standarder som andre kan overta driften av. Lagring Tilbyder skal tilby lagring og rutiner rundt dette. Backup Tilbyder skal tilby backup og rutiner rundt dette. Drift og support avtale Tilbyder kommer selv med forslag til drifts og support avtale egnet til kundens behov. Denne skal kunne reforhandles etter første 6 og 12 måneder. Viktige punkter for kunde. Hostet- /servermiljø o Dokumentlagring med indeksering o Bildelagring o Microsoft Exchange e-post løsning med web/mobil tilgang o Intranet o Skanning mot dokumentsystem og e-post o Plassering av hjemmeside Programvare

7 o Microsoft Office o Adobe programvare o Antivirusløsning Tilbyder må opplyse om deres system inneholder beskrevet funksjonalitet, eller vise til tilleggsmoduler som gir tilsvarende funksjonalitet. Eventuelle tilleggsmoduler eller 3. parts programvare skal prises i eget oppsett.