RAPPORT FRA EVALUERING AV SENTRALE TILLITSVERV

Transkript

1 RAPPORT FRA EVALUERING AV SENTRALE TILLITSVERV Presenteres til ANSAs 59. generalforsamling ANSAs formål er å - informere om og oppfordre til utdanning i utlandet - ivareta utenlandsstudentenes faglige, økonomiske, sosiale og kulturelle interesser - skape forståelse for den ressurs utenlandsstudentene representerer i kraft av sin internasjonale erfaring og kompetanse 1

2 Mandat På bakgrunn av et økende antall land og utvalg de siste årene ble det på Generalforsamlingen (GF) i 2013 vedtatt at Hovedstyret (HS) skulle gjennomgå en evaluering av strukturen til ANSAs sentrale tillitsverv for å sørge for at organisasjonen var rustet for dagens aktivitetsnivå og potensiell fremtidig vekst. Uavhengig av dette mener Hovedstyret det er å anse som et sunnhetstegn at organisasjonen revurderer sin egen struktur med jevne mellomrom. "Det nedsettes en intern arbeidsgruppe av HS-medlemmer og medlemmer fra administrasjonen som skal se på hovedstyrets sammensetning ut i fra følgende kriterier (minstekrav): 1) Dekkes dagens og fremtidens behov i forhold til land og større medlemsmasse? 2) Antall medlemmer i styret. Sammenlignes også med andre lignende organisasjoner 3) Ved en eventuell utvidelse skal det sees på ordførerkollegiets funksjon i ANSA 4) Ved en eventuell utvidelse skal det sees på kontrollkomiteens funksjon i ANSA" Historikk - Fra ANSAs organisatoriske arbeidsprogram ANSA stiftes. Interimsstyre valg med syv utenlandsstudenter samt en representant for NSS (Norsk Student Samband). Styret ledes av en formann Sentralstyre opprettet, bestående av President, visepresident og tre styremedlemmer Sentralstyre erstattes av et Hovedstyre bestående av President og syv utenlandsstudenter, samt et Arbeidsutvalg bestående av tidligere utenlandsstudenter GF vedtar ny struktur til Hovedstyret. Hovedstyret består nå av President, syv utenlandsstudenter, tre tidligere utenlandsstudenter og en ansattes representant GF forkaster et forslag om å redusere Hovedstyret til President, fem uterepresentanter, tre hjemmerepresentanter og én ansattes representant GF forkaster et forslag om å redusere Hovedstyret til President, Visepresident og syv styremedlemmer, samt andre varianter av et Hovedstyre med ni representanter GF vedtar enstemmig å redusere Hovedstyret med to representanter. Man beholder President og ansattes representant, men går fra syv til seks uterepresentanter og fra tre til to hjemmerepresentanter. Bakgrunnen for dette er at man ønsker å gå fra et arbeidende til et styrende styre, som har fokus på effektivt og strategisk styrearbeid. Endringen evalueres i etterkant og omtales utelukkende positivt. Nye land og utvalg siden 2011: - ANSA Sør-Korea, april ANSA Fysioterapi, oktober ANSA Concerts, mars ANSA Romania, juni ANSA Japan, februar ANSA Latvia, juni 2011 Ingen land eller utvalg er blitt lagt ned i perioden. 2

3 Saksprosess Hovedstyret satte ned en arbeidsgruppe tidlig i styreåret. Gruppen jobbet med informasjonsinnhenting fra sakspapirer tilbake til 2005, samt intervjuet det sittende Hovedstyret, tidligere presidenter og andre sentrale personer i organisasjonen. Styreåret var preget av store utskiftninger blant de ansatte, dermed var det ikke ønskelig å samtidig endre på styrestrukturen. Hovedstyret valgte å ikke fremme noen endringer til Generalforsamlingen i 2014, men Generalforsamlingen vedtok at Hovedstyret i neste styreperiode skulle videreføre arbeidet. Hovedstyret satte ned en ny arbeidsgruppe på det første hovedstyremøtet bestående av President Madeleine Mowinckel, Generalsekretær Knut Harald Ulland og hovedstyremedlem Kristian Viflot. Arbeidsgruppen satte seg raskt inn i historikken takket være den ferdige dokumentinnhentingen og avholdte to møter i løpet av perioden, den og den Saken var også oppe til diskusjon i HS på HS#3, HS#4, samt på nettmøte den Hovedstyret fikk presentert en oppsummering av funnene til arbeidsgruppen på HS#3, der det ble åpnet for diskusjon. Med utgangspunkt i denne diskusjonen og innspill fra kontoret presenterte arbeidsgruppen sitt forslag på HS#4, og denne rapporten på HS#5. Arbeidsgruppen har vært oppmerksom på viktigheten av at denne evalueringen blir tilfredsstillende gjennomført i løpet av perioden 2014/2015, ettersom bestillingen har vært gitt av GF allerede to ganger. Arbeidsgruppen har tilstrebet å produsere detaljerte sakspapirer til HS-møtene med mest mulig kvantitativ informasjon. Målet har vært å danne et godt grunnlag for å finne en bærekraftig, tilfredsstillende og ikke minst praktisk sammensetning av ANSAs sentrale tillitsverv. Analyse Bestillingen i det organisatoriske arbeidsprogrammet legger en føring om at løsningen er en utvidelse av HS. Arbeidsgruppen ønsket å ha et bredere perspektiv på hvordan en utvidelse av antall land, utvalg eller medlemmer kunne håndteres. Alle idéer ble ønsket velkommen. Tiltak som hadde vært foreslått og diskutert ble deretter listet opp, før gruppen identifiserte forskjellige hensyn som måtte veies opp mot hverandre. Vurderte verktøy/tiltak: Endring i sammensetningen av OK og KK Effektivisering av HS arbeid Utvidelse av HS o med en hjemmerepresentant o med en uterepresentant o med to styremedlemmer én hjemme og én ute Sikre god geografisk spredning av HS-medlemmene Tildeling av ansvarsland og -utvalg til ansattes representant Hensyn i prioritert rekkefølge: 1. Løsningen må være økonomisk forsvarlig. 2. Land og utvalg bør får tilstrekkelig oppfølging. 3. HS-representantene bør ha en akseptabel arbeidsbelastning. 4. Hovedstyret bør fungere effektivt, både under og mellom møter. 5. Strukturen bør fungere i det lange løp (også ved en ytterligere økning i antall land). Forslag 1: Endring i sammensetningen av OK og KK Dette forslaget er ikke et direkte svar på om Hovedstyret klarer å utføre sine oppgaver tilstrekkelig, men en generell evaluering av andre sentrale tillitsverv. HS og GS er fornøyde med Ordførerkollegiets (OKs) og Kontrollkomitéens (KKs) funksjon og gjennomføring. Kostnadene er svært lave: mat på møter og flybillett til ett HS-møte i utlandet for OK, mens KK ikke koster noen ting for ANSA.

4 Hovedstyret ser en verdi av å få ekstern tilbakemelding på det arbeidet som blir foretatt på møter. Selv om tilbakemeldingen ikke overstyrer noe av det arbeidet vi gjør, svarer KK direkte til GF og er et viktig tilsynsorgan. I de tidene sekretariatet eller Hovedstyret ikke fungerer så godt, vil KK være en viktig ressurs. HS ønsker derfor å beholde KK og ser ingen grunn til å endre dets sammensetning eller mandat. OK har en rekke oppgaver, selv om disse ikke er like formelle: - Forberedelse av sakspapirer - Forberedelse av Hovedstyremøter - Assistanse under møtene med ordstyring, referatskriving, praktiske oppgaver - Kontinuerlig tolkning av statutter og bistand med erfaring/saksopplysninger - Tradisjonelt velges disse til presidiet sammen med en tredje person under GF og styrer dermed ordet, samt tolker statuttene under GF. HS#4 og HS#5 ble gjennomført med kun halve OK, altså én referatskriver, og ingen ordstyrer. Presidenten styrte ordet, og konklusjonen i HS var at dette fungerte, men at OKs øvrige rolle bedre kunne fylles av to personer, og at HS var tjent med å kunne gjennomføre møter selv når et medlem av OK ikke er til stede. Å være to personer gjør det dessuten enklere å gjennomføre praktiske oppgaver, og har vist seg nyttig dersom én av de to personene er fraværende på et hovedstyremøte. Med tanke på de lave kostnadene det medfører, mener HS det er forsvarlig å beholde et OK på to personer. Forslag 2: Effektivisering av HS arbeid Effektivisering er ønskelig uavhengig av andre tiltak. Det er også den eneste strategien som vil fungere på lang sikt dersom man ønsker å beholde et effektivt, styrende styre samtidig som antall land og utvalg fortsetter å øke. To konkrete forslag er blitt tatt opp. Det ene er en forenkling av økonomirapportering ved hjelp av regnskapsmalen. Se egen sak om dette. Det andre er bedre rutiner for registrering av arrangementer. Sistnevnte bør sees nærmere på, men arbeidsgruppen har ikke tatt ansvaret for det. Forslag 3: Utvidelse av Hovedstyret Det er i dag 26 ANSA-land og 9 utvalg. Hovedstyret består av 10 medlemmer, derav president og ansattes representant som ikke har ansvar for å følge opp egne land eller utvalg. Med utgangspunkt i snarlig stiftelse av ett ANSA-land til vil et HS med totalt 11 representanter kunne ha 9 representanter med 3 land og 1 utvalg hver. Vi mener et slikt antall bør være innenfor kapasiteten til et hovedstyremedlem. En slik utvidelse av HS vil føre til en mindre belastning av enkelte representanter og sørge for at ANSA-land og -utvalg får en god oppfølging. Dette er de to punktene vi anser som høyt prioritert. Det er viktig for ANSA å være representert av faktiske utenlandsstudenter. Det er imidlertid billigere å ha en hjemmerepresentant enn en uterepresentant (se kostnader i tabell 1), og søkere per styreplass for hjemmerepresentanter har historisk sett vært høyere (se tabell 2). Det kan altså tenkes at vi har flere gode kandidater å hente blant hjemmerepresentantene. Hovedstyret støttet at en eventuell utvidelse burde skje ved at man åpnet opp for en tredje hjemmerepresentant. Med dagens aktivitetsnivå synes utvidelse med én representant å være nok. Det er hovedsakelig to argumenter mot en utvidelse. For det første er ikke medlemsmassen spesielt voksende, til tross for at vi får flere land og utvalg, så en høyere andel av organisasjonens midler vil måtte brukes på HS, noe som ikke er ønskelig. Et kostnadsestimat er svært vanskelig å gi, dette er høyst avhengig av geografi og om HS' totale reiseaktivitet dermed øker eller ikke. For det andre vil presidenten måtte koordinere flere mennesker på og mellom møter og ansvaret i styret tynnes ut. Presidenten har i dag en dobbel stemme, slik av presidentens side får overvekt ved 5 1

5 mot 5 stemmer i HS. Denne muligheten blir ikke ofte brukt, men kan allikevel være av stor betydning i de vanskeligste sakene. Tabell 1: Utgiftsposter for HS, regnskap fra 2014 (NOK) Utgiftspost Reis er til Reiser til HSmøte** Møtekostnader*** Sum landene* Beløp * Vil øke om HS følger opp flere land. Varierer stort med representantenes spredning. ** Hjemmerepresentanter reiser kun til HS#2. Ellers brukes dette kun på uterepresentanter. *** Møtekostnadene inkluderer julebord og HS#5-fest. Lite avhengig av antall HS-rep'er. Tabell 2: Antall kandidater til Hovedstyret, og andel av disse som ble valgt inn ved Generalforsamlingen (benkede kandidater inkludert) År Hjemmerepresentanter Uterepresentanter % % % % % % % % Forslag 4: Geografisk kvotering Å sikre en god geografisk spredning av HS-medlemmene kan forenkle reisingen for HS-medlemmene og kan hindre situasjoner som blir svært dyre for organisasjonen, for eksempel der mange representanter er utenfor Europa. HS-møter er den største kostnaden, så dersom vi primært skal ta hensyn til kostnader, er det billigst om alle er i Europa. Det er imidlertid ikke representativt eller ønskelig. HS har ikke identifisert noen ønskelige systemer for geografisk kvotering. Det er uheldig for en liten organisasjon som i stor grad drives av frivillige å legge for stor vekt på geografi kontra kandidatenes dyktighet og motivasjon. Arbeidsgruppen var i dialog med VK som ønsker å understreke at verdien av å få inn de beste kandidatene er stor. VK legger allerede vekt på geografisk spredning i sin innstilling, selv om det hos ANSA er delegatene på GF som avgjør valget. ANSAs Hovedstyre har fremmet et forslag om stryking av følgende statutt: " 31. (...) Med unntak av President og ansattes representant kan maksimalt 2 - to - av de øvrige hovedstyremedlemmene representere samme land." Forslag 5: Tildeling av ansvarsland og -utvalg til ansattes representant Under HS#4 kom det opp et forslag fra kontoret som HS tidligere ikke var blitt gjort oppmerksomme på. Sist i styreåret hadde ansattes representant ansvar for egne land, som i praksis betyr at arbeid og ansvar fordeles på flere hovedstyremedlem og dermed blir mindre belastende for hver enkelt. Dette tiltaket svarer nettopp til utfordringen som hele utredningen bunner i, nemlig et økende antall land og utvalg som Hovedstyret har måttet følge opp, hvilket har økt arbeidsbelastningen for den enkelte HS-representant. Dette forslaget innebærer en økning av arbeidsbelastningen for ansattes representant, men et samlet kontor mener at det ikke vil være et problem. Snarere virker de ansatte å mene dette er ønsket fra deres side for å få en tettere tilknytning til organisasjonen og å trekke ansattes representant sterkere inn i Hovedstyrets arbeid. 2

6 Spørsmålet var oppe i Hovedstyret om en slik ordning ville oppleves uheldig eller urettferdig for landene. Erfaringene fra kontoret for noen år tilbake var at dette hadde fungert godt. HS så ikke på det som et problem for et land eller utvalg at de får en representant som er ansatt fremfor valgt - behovene deres skal svare på helt lik linje. Da kontoret har et eget reisebudsjett kan dette forslaget i tillegg være kostnadsbesparende. Ikke fordi penger flyttes fra en post til en annen, men fordi reisene vil kunne kombineres, der man før kunne ha både en ansatt og sin HS-representant på besøk på én gang. Hovedstyrets anbefaling Hovedstyret mener at forslag 5 er den løsningen som svarer på best på organisasjonens utfordringer, og er mest i tråd med Hovedstyrets prioriterte hensyn (listet opp på side 2). Forslaget krever ingen regelendringer da HS står fri til å fordele landene seg imellom slik de ønsker det. HS#4 vedtok dermed å beholde dagens styreform og HS fremmer ingen statuttendringsforslag for å endre sammensetningen på sentrale tillitsverv på generalforsamlingen. Dagens Hovedstyre ønsker å anmode det påtroppende Hovedstyret å fordele ansvaret for land og utvalg på samtlige HS-representanter utenom Presidenten. En slik ordning bør evalueres i etterkant, noe som også er inkludert i Hovedstyrets forslag til organisatorisk arbeidsprogram. Dersom man mener ordninger ikke har fungert, vil det omfattende bakgrunnsarbeidet gjort i hjelpe Hovedstyret å identifisere de beste alternativene. Før forslag 5 ble lagt frem på HS#4, var Hovedstyre innstilt på å vedta en utvidelse av Hovedstyret med én hjemmerepresentant. Vi ser liten grunn til å forhaste en utvidelse av styret, et slikt vedtak kan fortsatt vedtas i fremtiden. Dersom man kommer frem til at ordningen der ansattes representant har ansvarsland ikke er ønskelig eller ikke fungerer, anbefaler det sittende Hovedstyre en utvidelse med én hjemmerepresentant. - HS anbefaler kommende styrer til å tildele ansvarsland og -utvalg til ansattes representant fra og med styreperioden 2015/ HS anbefaler at ordningen evalueres i forkant av Generalforsamlingen HS anbefaler å beholde Kontrollkomitéen i sin nåværende form. - HS anbefaler å beholde Ordførerkollegiet i sin nåværende form. 3