ANBUDSINNBYDELSE. Konkurranse med forhandlinger. Verne- og helsetjenester. Kravspesifikasjon for 1. GENERELL ORIENTERING. Steinkjer

Transkript

1 ANBUDSINNBYDELSE Konkurranse med forhandlinger Kravspesifikasjon for Verne- og helsetjenester Steinkjer GENERELL ORIENTERING

2 1.0 Innledning Steinkjer kommune skal inngå ny avtale for kjøp av verne- og helsetjenester gjeldende f.o.m , med mulighet for to års forlengelse. Steinkjer kommune som virksomhet har ca ansatte fordelt på ca årsverk. Steinkjer kommune skal ha en bedriftshelsetjeneste som dekker kravene om verne- og helsepersonell for lovbestemte yrkesgrupper, samt spesifiserte tjenester i forhold til veiledning/ rådgivning, forebygging, opplæring, utvalgsdeltakelse m.m. Kravspesifikasjon finnes i vedlegg 6. Frist for innlevering av anbud: torsdag 11.oktober 2007 kl Tilbudet leveres i ett eksemplar, skriftlig utfylt i lukket konvolutt til: Steinkjer kommune v/birger Asphaug Rådhuset Postadresse: Serviceboks Steinkjer kommune Tilbudet skal merkes: Anbud 21/07 : Verne og helsetjenester. I tillegg skal tilbudet leveres pr. e-post like etter anbudsfristen til: aut@steinkjer.kommune.no Det vil ikke bli gjennomført offentlig anbudsåpning. For sent mottatte anbud vil bli forkastet. Avtaleperiode: Oppdragsgiver skal ha opsjon på å forlenge avtalen med ytterligere to år (1 år + 1 år). 1.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandlinger ihht Forskriften for offentlige anskaffelser del II. Jfr. forskriftens 2-1 pkt 6. Kommunen vil kun føre forhandlinger med de leverandører som etter vår mening har reell mulighet til å få tildelt kontrakt. 2. RAMMEBETINGELSER 2.1 Tilbudets innhold og utforming Tilbudet skal inneholde alle de opplysninger som denne forespørselen stiller krav om. Mangelfulle tilbud vil bli forkastet. Vedlagte skjemaer skal være utfylt. Språket skal være på norsk. 2.2 Vedståelse

3 Mottatte tilbud må vedstås av anbyder i 3 måneder fra anbudsfristens utløp. 2.3 Omkostninger Omkostninger som anbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av kommunen. 2.4 Antakelse av tilbud Kommunen forbeholder seg retten til å forkaste samtlige tilbud i henhold til gjeldende regelverk. 2.5 Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å legge inn anbud på deler av det behov som er beskrevet i anbudsinnbydelsen. Dersom underleverandører benyttes eller anbyder samarbeider med andre ved leveranse, skal anbyder selv stå ansvarlig overfor disse dersom de inngår i en eventuell kontrakt. Underleverandør skal om kunden krever det godkjennes av denne. 2.6 Inngåelse av avtale 2.7 Gjennomføring av konkurransen Etter tilbudene er mottatt, vil de tilbyderne som blir kvalifisert etter punkt 5, få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene i punkt 4. Det understrekes at selv om anskaffelsen gjennomføres etter forhandlinger, foreligger det ingen plikt til å forhandle. Ved eventuelle forhandlinger vil oppdragsgiver benytte følgende retningslinjer: Det er adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet, for eksempel endringer og suppleringer som: - forretningsmessige vilkår - pris. Forhandlingsmøter ledes av en representant fra oppdragsgiver. De som møter fra leverandøren skal ha de nødvendige fullmakter Det vil bli gjennomført tilstrekkelig antall forhandlingsmøter etter oppdragsgivers behov. Tilbyderne tillates bare å fremsette revidert tilbud på oppdragsgivers oppfordring. Oppdragsgiver utarbeider referat/forhandlingsprotokoll fra hvert forhandlingsmøte. Oppdragsgiver skal sørge for at hver tilbyder er sikret konfidensialitet og likebehandling. I forhandlingsperioden kan tilbyderne kun kontakte Steinkjer kommune v/anne Utgaard For øvrig skal forhandlingene gjennomføres i samsvar med Forskrift om offentlige anskaffelser og god forretningsskikk. Det er lagt opp til følgende tempoplan for anbudsprosessen: Anbudsfrist: 11. oktober kl Forhandlingsrunde: uke 42 og 43 Avgjørelse/Vedtak: uke 44

4 3. BESKRIVELSE AV OPPDRAGET 3.1 Omfang Tjenestetilbudet skal fortrinnsvis være tilgjengelig for alle avdelinger og tjenesteenheter og alle ansatte. Steinkjer kommune ønsker leveranse av tjenesteproduksjon per år basert på timeforbruk, spesifisert under vedlegg 6. Endring av timer mellom de enkelte tjenesteprodukter kan justeres i løpet av perioden etter avtale mellom partene. Medgått tid til administrativt arbeid fra tjenesteleverandørs side, skal innlemmes i timeantallet for aktivitetene. Det tas forbehold om omfanget av leveransen avhengig av vedtatte budsjett og etterspørselen etter HMS-tjenester. 3.2 Oppfølging av avtalen Tjenesteleverandør fører aktivitetsrapport (logg) for til enhver tid utført aktivitet/ tjeneste. (Avtalen følges opp med jevnlige kontaktmøter mellom Steinkjer kommune, personaltjenesten og tjenesteleverandør, ca. 1 møtepunkt annenhver måned. Arbeidsmiljøutvalget holdes løpende orientert om aktivitet knyttet til avtalen.) 4. EVALUERING Valg av leverandør vil skje på basis av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Følgende kriterier blir lagt til grunn for innstilling og valg av leverandør: - timepris - kvalitet - leveringsdyktighet Timepris: hva den enkelte time koster (Medgått tid til administrativt arbeid fra tjenesteleverandørs side må være innberegnet i timeprisen) Kvalitet: fagkompetanse, faglig innhold i de enkelte aktivitetene/tilbudene Leveringsdyktighet: gjennomføringsevne, rask oppfølging av bestilling av tjenester 5. KVALIFIKASJONSKRAV Formålet med å stille krav til tilbyderens kvalifikasjoner er å sikre at avtaleleverandøren er i stand til å oppfylle kontrakten i hele perioden. Tilbyder vil bli avvist hvis dokumentasjon og referanser viser at dette ikke er sannsynlig. Hvis tilbyderen er klar over at dokumentasjonen som skal leveres etter kvalifikasjonskrava kan gi usikkerhet om hans evne til å oppfylle kontrakten, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet.

5 5.1 Kvalifikasjonskrav: Tilbyderen må tilfredsstille krav til registrering gitt av offentlig styremakt. Tilbyderen må være á jour med innbetaling av skatter og avgifter. Tilbyderens finansielle og økonomiske stilling må være slik at kontrakten kan oppfylles i hele avtaleperioden (god soliditet og likviditet). 5.2 Krav om dokumentasjon: Firmaattest Skatteattest for merverdiavgift og for skatt. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristen. Referanser HMS-erklæring (se vedlegg 4) Bruk av underleverandører Dersom tilbyder inkluderer leveranser fra andre leverandører, skal tilbyderen stå ansvarlig for disse når det gjelder oppfylling av kontrakten. Hvilke underleverandører som skal benyttes, skal opplyses i tilbudet. For underleverandørene gjelder samme krav til kvalifikasjoner som for hovedleverandøren. 6. TILBUDETS UTFORMING Foran skillearka: Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert av firmarepresentant. Firmanavn, kontaktperson og kontaktinformasjon skal gå tydelig frem av tilbudsbrevet. Eventuelle forbehold skal fremkomme her. Forbehold skal referere til det aktuelle punktet i konkurransegrunnlaget, og tilbyderen skal oppgi konsekvens om dette ikke blir tatt til følge. Skilleark 1: Pris Utfylt prisskjema (vedlegg 3). Prisskjemaet skal være signert og tydelig merket med firmanavn Skilleark 2: Kvalitet og service Utfylt tabell for oppfylling av vår kravspesifikasjon (vedlegg 2), inkludert vedlegg i form av dokumentasjon etc Beskrivelse av firmaet og den generell kompetansen Bindende framdriftsplan for montering Skilleark 3: Firmaopplysninger (kvalifikasjonskrav) * Firmaattest * Attest fra Skattefut og Kemner * HMS-erklæring (vedlegg 4) * Eventuelt årsregnskap for siste 3 år med noter og revisors merknader * Referanseliste. Lista må vise kontaktpersoner og telefonnummer.

6 7. Kontaktpersoner Spørsmål vedrørende tilbudsforespørselen kan rettes til: Personalsjef Karsten Saugestad tlf , e-post: HMS-koordinator Anne Utgaard tlf e-post: Steinkjer kommune Birger Asphaug Vedlegg: Vedlegg 1: Tilbudsskjema Vedlegg 2: Kravspesifikasjon Vedlegg 3: Prisskjema Vedlegg 4: HMS skjema Vedlegg 5: Kvalifikasjonskrav Vedlegg 6: Ønskete tjenester

7 Vedlegg 1 Anbudserklæring Undertegnede tilbyr seg å levere tjenester til Steinkjer kommune i samsvar med krav og spesifikasjoner. Tilbyders navn og adresse: Foretaksnr.: Kontaktperson: Tlfnr.: Fax. Nr. Liste over vedlegg: Vedlagt Pristilbud Skatteattest,/momsattest ikke eldre enn 6 mnd HMS-erklæring: Referanser Evt. andre vedlegg: Underskrift: Sted: Dato:

8 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Aktivitet 1 Planleggingsmøter med avdelingene og tjenesteenhetene. Tjenesteleverandør initierer planleggingsmøter som blir avholdt innen utgangen av 4.kvartal hvert år. deltakere: minimum: avdelingsleder, tjenesteenhetsledere, tjenesteleverandør, verneombud 2 Bistand i individuell oppfølging Av sykefravær, attføring, ergonomi, yrkesrelaterte plager m.m, i henhold til gjeldende rutiner og i nært samarbeid med leder med personalansvar. Primært skal nærmeste leder ta direkte kontakt med tjenesteleverandør ved behov for denne tjenesten. Sekundært kan arbeidstaker ta direkte kontakt med tjenesteleverandør for samtale, dog ikke mer enn inntil 2 timer før leder med personalansvar bli koblet på. 12 ukers dialogmøte BHT- honorar 3 Helsesamtaler for ansatte i utsatte yrker Gjelder for grupper som har krav på verneog helsetjenester i henhold til lov og forskrift. Dette gjelder ansatte innefor kommunaltekniske tjenester (renovasjon), eiendom (rengjøringspersonale) Hver ansatt har samtale hvert 3.år Navnelister utarbeides årlig av Steinkjer kommune 4 Gruppebasert opptreningstilbud Med individuell kartlegging, trening, oppfølging og evaluering 5 Kurs/HMS-info for grupper Rygg- og nakkeskole Stressmestring/ forebygging av utbrenthet Konfliktforebygging Psykososialt arbeidsmiljø Vold og trusler Arbeidsteknikk i helsesektoren (tunge løft) Ergonomi Merknader Den enkelte tjenesteenhet planlegger kursvirksomhet per år i samarbeid med tjenesteleverandør. Primært i tilknytning til kompetanseplanlegging på høsten. Kurs/ HMS-info kan sekundært bestilles gjennom heleåret. Det kan i tillegg tilbys kurs på tvers av tjenesteenhetene og avdelingene

9 (administreres av personaltjenesten) 6 Bidrag på lederskole med HMS/ arbeidsmiljø/ IA som tema, 40-timers grunnopplæring 7 Arbeidsmiljøkartlegging/ arbeidsmiljøutvikling Inkludert konfliktløsning og konflikthåndtering 8 Bistand ved kriser og traumer 9 Deltakelse i AMU m/ underutvalg AMU-møter (5-8) møter pr. år IA-gruppe (4-6 møter pr. år) Attføringsutvalg (utvidet minigruppemøter) hvis man har fulgt saken 10 Kontaktmøter med personaltjenesten Ca. hver 6. uke. Hovedverneombudet deltar minimum hvert kvartal

10 Tilbyders navn:.. Vedlegg 3 Prisskjema

11 Vedlegg 4 HMS-erklæring 0Endret ved forskrift 28 juni 2002 nr. 645 (i kraft 1 juli 2002, tidligere vedlegg 3). Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land * Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl.res. av 6. desember 1996 nr i medhold av lov av 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder Dato: (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte Dato: (sign.)

12 Vedlegg 5 Kvalifikasjonskrav/Sjekkliste Opplysninger om de krav av juridisk, økonomisk, finansiell og teknisk art, som tilbydere skal oppfylle ved innlevering av tilbud etter lov om offentlige anskaffelser, både under og over terskelverdiene. Ikke-innkjøpsfaglige krav skal være med 12-9 og krever at samtlige norske leverandører, ved anskaffelser over kr ,- ekskl. mva, fremlegger skatteattest og HMS-egenerklæring. Disse skal foreligge senest ved tilbudsfristens utløp ved åpen anbudskonkurranse eller ved fristen for forespørsel om å delta i begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling, og skal være vedlagt tilbudet med mindre oppdragsgiver ikke angir annen innleveringsmåte. Leverandører som unnlater å innlevere disse, skal avvises.(hms-egenerklæring gjelder normalt ikke varekjøp) Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og trygdeavgifter (henvendelse til kemner/kommunekasserer for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Kemner-/kommunekass.attest. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet, som bekrefter at leverandøren/entreprenøren/ tjenesteyteren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av merverdiavgift (henvendelse til skattefogden for skjema RF-1244) i samsvar med lovbestemmelsene i landet. Attesten må ikke være eldre enn 6 måneder. Merverdiattest. HMS-egenerklæring, se vedlegg 4. Kvalifikasjonskrav skal være med Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren/entreprenøren/tjenesteyteren er etablert, f.eks. Foretaksregistret i Brønnøysund, samt eventuell fastsatt klassifikasjon for registeret der dette finnes. Fremleggelse av foretakets 2 siste års reviderte regnskap. Opplysninger om leverandørens organisering. Det skal her bl.a. opplyses om eventuelle samarbeidskonstellasjoner og/eller underleverandører. Liste over de viktigste leveransene de siste tre år, herunder deres verdi og tidspunkt, offentlige eller private mottakere. Vi er kjent med at ovennevnte krav er obligatorisk under denne anbudskonkurransen. Dersom ikke alle kravene er oppfylt vil konsekvensen være at tilbudet kan bli avvist. dato/sted underskrift/firmastempel

13 Vedlegg 6 Ønskete tjenesteprodukter Aktivitet 1 Planleggingsmøter med avdelingene og tjenesteenhetene. Tjenesteleverandør initierer planleggingsmøter som blir avholdt innen utgangen av 4.kvartal hvert år. deltakere: minimum: avdelingsleder, tjenesteenhetsledere, tjenesteleverandør, verneombud 2 Bistand i individuell oppfølging Av sykefravær, attføring, ergonomi, yrkesrelaterte plager m.m, i henhold til gjeldende rutiner og i nært samarbeid med leder med personalansvar. Primært skal nærmeste leder ta direkte kontakt med tjenesteleverandør ved behov for denne tjenesten. Sekundært kan arbeidstaker ta direkte kontakt med tjenesteleverandør for samtale, dog ikke mer enn inntil 2 timer før leder med personalansvar bli koblet på. 12 ukers dialogmøte BHT- honorar 3 Helsesamtaler for ansatte i utsatte yrker Gjelder for grupper som har krav på verne- og helsetjenester i henhold til lov og forskrift. Dette gjelder ansatte innefor kommunaltekniske tjenester (renovasjon), eiendom (rengjøringspersonale) Hver ansatt har samtale hvert 3.år Navnelister utarbeides årlig av Steinkjer kommune 4 Gruppebasert opptreningstilbud Med individuell kartlegging, trening, oppfølging og evaluering 5 Kurs/HMS-info for grupper Rygg- og nakkeskole Stressmestring/ forebygging av utbrenthet Konfliktforebygging Psykososialt arbeidsmiljø Vold og trusler Arbeidsteknikk i helsesektoren (tunge løft) Ergonomi Timer Den enkelte tjenesteenhet planlegger kursvirksomhet per år i samarbeid med tjenesteleverandør. Primært i tilknytning til kompetanseplanlegging på høsten. Kurs/ HMS-info kan sekundært bestilles gjennom heleåret. Det kan i tillegg tilbys kurs på tvers av tjenesteenhetene og avdelingene (administreres av personaltjenesten) 6 Bidrag på lederskole med HMS/ arbeidsmiljø/ IA som tema, timers grunnopplæring 7 Arbeidsmiljøkartlegging/ arbeidsmiljøutvikling 80 Inkludert konfliktløsning og konflikthåndtering 8 Bistand ved kriser og traumer 20 9 Deltakelse i AMU m/ underutvalg 20 AMU-møter (5-8) møter pr. år IA-gruppe (4-6 møter pr. år) Attføringsutvalg (utvidet minigruppemøter) hvis man har fulgt saken 10 Kontaktmøter med personaltjenesten 15 Ca. hver 6. uke. Hovedverneombudet deltar minimum hvert kvartal Sum timer (per år) 550