Statusrapporter. fra prosjekter som KLP har støttet i gled deg til dagene som kommer

Transkript

1 Statusrapporter fra prosjekter som KLP har støttet i 2013 gled deg til dagene som kommer

2 I 2013 støtter KLP 39 prosjekter. Vi har samlet 29 av prosjektene i dette heftet. Innhold For KLP er målrettet HMS-arbeid og fokus på arbeidsmiljø viktig for å sikre trygge pensjonsordninger for fremtiden. Vi har i mange år samarbeidet med kommuner, helse foretak og bedrifter om å finne fram til tiltak som bidrar til helsefremmende og inkluderende arbeidsplasser. Gjennom dette samarbeidet har vi erfart at våre kunder oppnår gode resultater. En helse fremmende og inkluderende arbeidsplass bidrar til redusert sykefravær, færre uføre og ansatte som står lenger i jobb. Trivsel på arbeidsplassen er viktig for ansatte og lønnsomt for arbeidsgiver. En viktig målsetting for det kunderettede HMS-arbeidet til KLP er å løfte fram erfaringer fra kundenes prosjekter. Gode ideer og aktiviteter bør deles! I 2013 støtter KLP 39 prosjekter. Vi har samlet statusrapporter fra 29 av prosjektene i dette heftet. Her kan du blant annet lese om hva de har gjort, hvilke resultater de har oppnådd og hva de mener andre kan lære av sitt prosjekt. God lesning! Oktober 2013 Vibeke Os Bratlie Avdelingsleder HMS Prosjektet «I livsfasene» daglig arbeid i alle livsfaser... 4 Gravid og i jobb i Oppegård kommune... 6 Lean i Skaun. Bedre arbeidsmiljø og økt nærvær gjennom kontinuerlig forbedringer... 7 Laboremus la oss arbeide... 8 Nærvær gjennom helsefremjande leiarskap...10 Nærværsprosjektet...12 Alle på plass...13 Øyane Magnet sykehjem...14 Varme hjerter og villige hender i Ringerike kommune...15 Kvinners jobbtilknytning en forklaring på fravær?...16 LUP for avdelingsledere...17 Samarbeid om etisk kompetanse...18 Økt nærvær for gravide...20 Verdiprosjektet...21 Kompetanseløft for nærværets skyld...22 Magnet kvalitetsstandard som ivaretar og fremmer et godt arbeidsmiljø...24 Nærvær - fravær - friskvern...25 Sammen...26 Raskt tilbake...27 Sykefravær tilbakeføring til arbeid...28 På stell forflytning i Larvik kommune...29 Rissa kommunes omdømmeprosjekt...30 Samklang og ledelse...31 Relasjon, ledelse og utvikling...32 Bli lenger...33 ÅRA Ås regelmessig aktivitet og nattevaktsmøte...34

3 Prosjektet «I livsfasene» daglig arbeid i alle livsfaser Lillesand kommune. Prosjektlaboratorium på tvers av alle sektorene. I oppstart et prosjektlaboratorium i hver enhet/sektor som deltar. Personalrådgiver, Stab for HR Tove Krohn-Holm er prosjektleder. Mandat fra bystyret: Ny livsfasepolitikk utarbeides Seniortiltakene er inkludert i livsfasepolitikken Livsfasepolitikken har ingen økonomiske insentiver Hovedmål: Rekrutterer og beholder nøkkelpersonell Motiverer for kontinuitet, læring og mestring Prosjektorganisasjonen er etablert og prosjektet er forankret i alle ledd. Et møysommelig og prosessuelt arbeid over tid. Prosjektorganisasjonen (styringsgruppe, prosjektgruppe og referansegruppe) har deltatt i felles informasjonsutveksling og gitt retning for prosjektets faglige innhold. Helsefremmende organisasjon er et viktig mål, nedfelt i Kommuneplanen Helsefremmende organisasjon kjennetegnes ved innsats på alle tre nivåer i organisasjonen samtidig: Personnivå 4-partssamarbeidet i IA-arbeidet. Et fleksibelt team (viser til prosjektbeskrivelsen) er etablert med deltakelse fra partene. De har jobbet aktivt med rolleklarhet og virkemidler for å holde folk i arbeid. Arbeidsgiver tar grep i samarbeid med tillitsvalgte og BHT. Nye rutiner og innhold i samtaler for oppfølging før og under sykemeldinger for å sikre arbeidsfastholdelse. Fastlegene er fornøyde med arbeidet og deltar gjerne i oppfølgingssamtaler og bidrar godt. Nav sliter med kapasitet, et rigid regelverk og forståelse av dette. Livsstilsendringer prosjektbasert for enkeltpersoner. Et samarbeid mellom person, leder og BHT før sykemelding eller som tidlig innsats i gradert sykemelding. Nav arbeidslivssenter har bidratt økonomisk og fastlegene støtter opp om arbeidsgivertiltaket i arbeidstiden. Styrkebaserte medarbeidersamtaler. Nye verktøy er utviklet og «følgekort» til hjelp for å kunne gi konstruktive tilbakemeldinger på hverandres styrker er etablert og i oppstart. Prosjektenhetene skal ta disse i bruk. Gruppe/enhetsnivå HMS-team i alle enheter. Et AMU-vedtak initiert av prosjektet for å kunne øke dialog og samhandling mellom partene på en systematisk og gjentakende måte. Rutiner og møteform som har helsefremmende kjennetegn. Oppmerksomhetstrening (mindfulness) tilbys i prosjektlaboratorier på enhetsnivå. Håp: Ved å øke oppmerksomheten på det en gjør og opplever i dagliglivet, øker selvinnsikten og livskvaliteten. Tiltaket starter opp i en barnehage og tilbys i neste omgang til omsorgsenheten (begge er prosjektlaboratorier). Når vi arbeider med kjernen i mennesket, er grunnlaget lagt for læring og mestring om hvordan en kan mestre arbeidsliv og familieliv samtidig. Instruktør jobber til daglig med arbeidsrettet rehabilitering og er fysioterapeut. Organisasjonsnivå Basert i tankesettet om en helsefremmende organisasjon utfordres ledere og medarbeidere til økt fleksibilitet og mobilitet i tilrettelegging av arbeidet. Vi utvikler nye rutiner for «Tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne». Grunnpreget i stillingen bevisstgjøres og personen tilbys tilrettelegging for arbeid ikke for pensjon. Omplassering internt basert i nye muligheter lykkes godt selv om utdanningen var rettet mot en annen sektor. Seniorpolitikk og arbeidsfastholdelse. Prosjektleder har deltatt i seniorkonferanser og er kjent med at seniorgoder som økonomiske virkemidler eller fridager har liten/ingen effekt som stimulans til å stå lenger i arbeidslivet. Dialogbasert seniorkonferanse planlegges i 2014 i prosjektets regi for å høre ut hva som skal til for at seniorer motiveres til å fortsette i arbeidet og opplever begeistring og mestring de siste 5-10 åra i arbeidslivet. Referanse Fafo-forskning og Senter for seniorpolitikk. Prosjekt Kompetanseplaner i alle enheter etableres. Fokus skal være målrettede tiltak i tråd med sentrale og lokale føringer. Arbeidet forventes å gi synergier til Livsfaseprosjektet. En modell for arbeid i «fleksible team» er utviklet. Treningskurs for teamledere tilbys for å kunne lede tverrfaglig kompetanse og sørge for gode relasjoner og samhandling som forutsetning for å løse komplekse oppgaver. Fleksible team er innført som arbeidsform i rådmannens staber. Erfaringsoverføring til prosjektlaboratoriene er på trappene. HMS-kurs internt i organisasjonen gir kunnskap om kjennetegn på en helsefremmende organisasjon og hvordan enheten kommer dit ved dialog og samhandling (relasjonsbygging). Samtidig gis trening i avviksmelding og risikovurderinger og hvordan partene i fellesskap blir oppmerksomme på hva som skal til i forbedringsarbeidet på tjenestenivå. IKT-treningen er viktig for tilgjengeligheten for alle medarbeidere. Grunntanken i prosjektets 1. år er å fastholde målet i kommuneplanen om å være en helsefremmende organisasjon. Utvikling av rutiner og arbeidsformer som gir rammer og muligheter for overgang til relasjonsledelse og bred samhandling med svært kompetente medarbeidere har fokus og har brakt oss fremover. Maktposisjoner reduseres når myndiggjorte medarbeidere virkelig slipper til med sin kompetanse og ferdigheter. Arbeidsformen «appreciative inquiry» for lærings- og utviklingsprosesser der alle stemmer høres, anvendes både i prosjektorganisasjonen og i fleksible team for oppgaveløsning. Suksesshistorier samles inn i AMU, i HMS-kurs, i driftsog utviklingsmøter. De gode erfaringene undersøkes og gjøres om til arbeidsformer og rutiner i utviklingsarbeidet. Lokalavisen Lillesands-Posten hadde en hel leder full av kulepunkter med suksesshistorier fra ulike tjenesteområder. Fantastisk! Slik ønsker Livsfaseprosjektet å bidra til omdømmebygging. Turnover i ledelse og stress/uro i arbeidsmiljøer har styrket tanken om å gå grundig inn på enhetsnivå for å gi trygghet og trening i relasjonsbygging og bli kjent med et nytt språk som handler om god flyt, suksesshistorier og iverksetting av planer basert på fremtidsdrømmer. Satsning på folkehelsearbeid og grunntanken i dette prosjektet har mange fellestrekk. Prosjektlederne har tatt initiativ for samhandling særlig med tanke på utvikling av felles språk og begreper på tvers av alle sektorer og tjenester. Systematikk og hvordan vi arbeider i komplekse systemer på alle nivå i organisasjonen samtidig. Hvordan vi utfordres i deltakerbaserte prosesser der maktbalansen forskyves og innovasjon og utviklingsmulighetene så tydelig ligger i arbeidsfellesskapet og i utviklingen av gode relasjoner. Stolthet og begeistring over hvordan arbeidsfellesskap kommer fram til eksepsjonelle resultater. 4 5

4 Lean i Skaun Gravid og i jobb i Oppegård kommune Bedre arbeidsmiljø og økt nærvær gjennom kontinuerlige forbedringer Oppegård kommune v/ Organisasjon og tjeneste Maria Stormo, personalrådgiver Ida Marie Holen, personalkonsulent Prosjektets hovedoppgave er å bidra til at gravide medarbeidere står lengst mulig i jobb. Vi ønsker å etablere en gravidepolitikk for kommunen der vi utarbeider konkrete og felles rutiner for hele kommunen slik at oppfølgingen av gravide ikke blir tilfeldig og personavhengig. Hovedmål: Øke andelen av gravide arbeidstakere som står i stillingen til foreldrepermisjonen skal avvikles. Delmål: Utarbeide en gravidepolitikk Etablere et godt system for trekantsamtaler mellom gravid, jordmor og leder God informasjon om muligheter for tilrettelegging Økt kunnskap og bevissthet blant gravide og ledere Skape trygghet og forutsigbarhet for gravide Holdningsendring om svangerskap og arbeid Sikre bruk av riktig ytelse - svangerskapspenger eller sykmelding? Informasjon på intranett og utarbeidelse av brosjyre Vi ønsker å utarbeide en gravidpolitikk som blant annet inneholder skriftlige rutiner som viser hvordan leder og gravide medarbeidere skal forholde seg til hverandre. Rutinene skal være enkle å forstå og enkle og bruke. Hovedtiltaket i rutinene vil være å innføre trekantsamtaler mellom gravid medarbeider, leder og prosjektets jordmor. Vi håper at denne samtalen skal være med på å øke fokuset på tilrettelegging på arbeidsplassen framfor sykemelding, samt å bidra til å trygge den gravide i forhold til ting hun er urolig ovenfor på arbeidsplassen (smitte, tunge løft m.m.). Det skal på disse samtalene lages oppfølgingsplaner, som også sendes fastlegen, slik at legen også ser mulighetene arbeidsplassen har for tilrettelegging. Vi håper at dette samarbeidet om tilrettelegging vil bidra til å holde de gravide lengst mulig i jobb. Det skal etter planen gjennomføres tre slike samtaler i løpet av graviditeten. Vi håper også at prosjektet i seg selv vil føre til en holdningsendring på arbeidsplassen. Informasjon fra leder og på intranettet, brosjyren til de gravide og rutinene som utarbeides skal bidra til å sette fokus på sunnhetstegnet ved en graviditet. Prosjektets oppstart er satt til 1. februar Dette må vi komme tilbake til når prosjektet går mot slutten. Skaun kommune Trude Wikdahl/Sissel Høydal Bedre arbeidsmiljø og økt nærvær gjennom Lean Mål 1: Involverte og motiverte medarbeidere Mål 2: God kvalitet på våre tjenester og tilfredse brukere Mål 3: Effektive tjenester Gjennomføring av Lean-prosesser ved enheter og avdelinger for å forenkle ulike prosesser i organisasjonen Ukentlige forbedringsmøter med bruk av forbedringstavler Kontinuerlig fokus på vurdering og evaluering av tjenestene våre, ved systematiske brukerundersøkelser og dialog med brukerne Forsterke koblingene mellom resultatmål, forbedringsprosesser og resultatmåling for medarbeidere Målet med prosjektet er forbedret arbeidsmiljø og økt nærvær gjennom innføring av kontinuerlig forbedringsarbeid. Ved evaluering av prosjektet ser vi på følgende områder innenfor 4 av enhetene som gjennomførte prosesser i 2012/2013: 1. Brukertilfredshet 2. Medarbeidertilfredshet 3. Sykefravær i organisasjonen Det er litt tidlig å si noe konkret om resultatene, men for to av enhetene som gjennomførte prosess i 2012, har nærværet økt med flere prosent. Det vurderes at prosjektet har en overføringsverdi til andre kommuner, ved Lean som arbeidsmetode for kontinuerlig kvalitetsutvikling og økt fokus på medarbeiderskapt innovasjon, vil kunne bidra til at kommunens organisasjon oppnår sitt mål om bedre arbeidsmiljø og økt nærvær. Lean som arbeidsmetode er enda ikke innarbeidet i norske kommuner, og dette prosjektet vil kunne bidra til å dokumentere resultater ved bruk av Lean i offentlige virksomheter. 6 7

5 Laboremus la oss arbeide Sunnaas sykehus HF seksjon for Hodeskade, team 7 Bedriftsfysioterapeut Siri Leteng, prosjektleder Økt nærvær og bedre arbeidsmiljø for prosjektdeltakerne, team 7 Prosjektets delmål i teamet Nærværsprosent på over 95 % Bedre resultat på medarbeiderundersøkelsen Bedre opplevd fysisk form og økt trivsel på jobb. Å danne grunnlaget for implementering av Laboremusaktivitetene som en del av Sunnaas sykehus sitt tilbud innen velferd. Målsetningen er å nå de ansatte som har mulighet til å være på jobb med det som er friskt istedenfor hjemme med det som er sykt. I LABOREMUS jobbes det systematisk med holdningsendringer og det å kunne se mulighetene og tilrettelegge for hverandre slik at flest mulige kan få holde seg i jobb. Ved å tilby prosjektdeltakerne et variert tilbud av aktiviteter setter vi også fokus på helse og samholdsfremmende tiltak. Målet å ha et tilbud som passer for hver ansatt sine individuelle mål og behov for livsstilsendring. Tiltak som har blitt gjennomført: Informasjon om IA-fordeler med å benytte 8 dager egenmelding i stedenfor å gå til lege for å få sykemelding Arbeidsmiljøkartlegging Organisering og informasjon i teamet for å definere alternative arbeidsoppgaver for den enkelte ansatte som ikke er helt frisk Oppstartssamtale med kartlegging av målsetninger, testing og tilpasning av treningsopplegg, veiledningsbehov og aktiviteter Kartlegging av fysisk kapasitet av aktuelle deltakere i klinisk fysiologisk lab Kick off event LABOREMUS-aktiviteter som er i gang: Turgruppe Egentrening Styrke/avspenning m/instruktør Sirkeltrening med kondisjon og styrke m/veileder Spinning Avdelingen har hatt 9 medarbeidere som har unngått sykemelding siden oppstart av LABOREMUS og på grunn av tiltakene som LABOREMUS har gitt. Sykemeldingene er unngått fordi det er en økt bevissthet på viktigheten av jobbnærvær for pasienter og for kolleger, samt at avdelingen i større grad har vært villig til å gjennomføre raske tilretteleggingstiltak. Sistnevnte har også betydd at andre i avdelingen har vært villige til å ta i et ekstra tak for å avhjelpe den som trenger tilretteleggingen. LABOREMUS har også blitt et begrep i avdelingen som er forbundet med positivitet og samhold. Samhold har også vært en av kjerneegenskapene i avdelingen som det har vært viktig å ivareta og bygge på. LABOREMUS som begrep har også spredd seg til andre avdelinger i sykehuset og det rapporteres om reduksjon i sykefraværet i andre avdelinger på grunn av en økt bevissthet på jobbnærvær og tilrettelegginger. Siden oppstarten i april har sykefraværsstatistikken utviklet seg slik: Hele bedriften akkumulert status april 7,7 % Hele bedriften akkumulert status august 7,1 % Prosjektgruppen HS team 7 akkumulert status april 9,3 % Prosjektgruppen HS team 7 akkumulert status august 8,0 % God forankring i ledelsen er viktig og støtten som gis til prosjektet ved at de deltar på eventer og snakker om prosjektet er uvurderlig. Smitte-effekt og nysgjerrighet som skapes rundt et slikt prosjekt er noe som har potensial til å løfte en hele bedriften til å nå sine mål. 8 9

6 Nærvær gjennom helsefremjande leiarskap Verksemd: Ørsta kommune : Hilde Flotve Mo tlf e-post: hilde.flotve.mo@orsta.kommune.no Mål for prosjektet: Auka nærvær gjennom tydeleg, myndiggjerande og helsefremjande leiarskap Felles verdiar som plattform for ein sterk og god organisasjonskultur Medarbeidarar som ynskjer å ta aktivt del i utvikling av ein helsefremjande arbeidsplass Nye mål for perioden: 1. Verdiane dannar grunnlag for god tenesteyting, forvaltning, leiarskap og medarbeidarskap 2. Arbeidsgjevarstrategien vert eit felles verdifundament for folkevalde, leiarar, medarbeidarar og tillitsvalde 3. Ein kultur på arbeidsplassane som er prega av VI-kjensle, meistring, trivsel og avklarte roller Kort omtale av tiltak: Gjennomført leiarsamlingar våren 2013, arbeid med verdigrunnlaget vårt omdømmebygging gjennom helsefremjande leiarskap og helsefremjande arbeidsplassar Starta prosess for rådmannen si leiargruppe roller, oppgåver korleis verte ei effektiv leiargruppe Gjennomført oppstart av prosess på einingane forankring av arbeidsgjevarstrategien kva har strategien å seie for arbeidsplassen og for kvar av dei tilsette Gjennomført arbeidsplassundersøking i heile organisasjonen oppfølging på den einskilde seksjon og eining handlingsplanar. Gjennomgang i AMU og i K-styret Vedtak i kommunestyret om formelt tre-parts-samarbeid, oppretting av gruppe Nettverksamlingar i Saman om ein betre kommune oppstart av vårt lokale prosjekt; Omdømmebygging med kommunikasjon som verkemiddel (eit godt omdømme kjem innafrå) Personalseminar for alle tilsette (kjem 26/11) Eit godt omdømme kjem innafrå om samanhengen mellom omdømme og kommunikasjon (Knut Røe) Arbeidd med å sikre gode system og rutinar ny giv i personalstaben, som skal få ringverknader i heile organisasjonen Resultat / førebels resultat: 1. Verdigrunnlaget tek til med å verte felles retningsvisar Medarbeidarar i organisasjonen melder om at verdiane er gjort kjende og at dei på ein del arbeidsplassar vert brukte aktivt i refleksjonar kring arbeidet og i arbeidskvardagen. Ein del leiarar har arbeidd systematisk og sett verdigrunnlaget på dagsorden, og dette viser att i medarbeidarundersøkinga. Barnehagane går føre som gode døme på dette. Prosessrettleiarane (våre eigne)held fram med å støtte opp om prosessane ute på arbeidsplassane. 2. Leiarutviklingsprosessen held fram Det har vorte halde samlingar både for heile storgruppa med seksjonsleiarar og einingsleiarar, og eigne samlingar for seksjonsleiarane (rådmannen si leiargruppe). Leiarutviklingsprosessen byggjer på kommunen si verdiplattform, på arbeidsgjevarstrategien og på kunnskapsgrunnlaget i Helsefremjande leiarskap. Prosessen har vorte løfta fram gjennom BI sin store konferanse Helsefremmende arbeidsplassar, der rådmannen og ordføraren i Ørsta heldt innlegget Saman mot nye høgder - Frå Robek- kommune til helsefremjande arbeidsplassar partsamarbeid og politisk forankring gir legitimitet og felles ståstad Dei folkevalde stiller krav og etterspør resultat på personalområdet. Gjennomgang av arbeidsmiljøundersøkinga i kommunestyret syner at dei folkevalde ynskjer innsyn og moglegheiter til å stille krav som arbeidsgjevar. Arbeidsgjevarstrategien gir oss felles plattform i dette arbeidet. 3-partsamarbeidet er avgjerande for at me skal utvikle oss som ein helsefremjande arbeidsplass. Kva andre kan lære av prosjektet vårt: Tilnærminga til helsefremjande leiarskap, arbeidsmåtar og korleis leie prosessar

7 Nærværsprosjektet Alle på plass Sørum kommune Ingvild H.H. Syversten Målgruppen for prosjektet er virksomheter som har hatt høyt fravær og lavt nærvær over tid. Hittil er det fjorten virksomheter som deltar, innenfor følgende tjenesteområder; skole, barnehage, sykehjem, renhold og botjenesten. Myndiggjorte medarbeidere samt partssamarbeidet er et sentralt moment i Nærværsprosjektet for å sikre sterk involvering og eierskap hos den enkelte deltakervirksomhet/enhet i arbeidet med å kartlegge, planlegge og implementere tiltak. Effektmål Nærværet i kommunen økes til 93 % eller høyere i løpet av prosjektperioden. Årlig antall medarbeidere under 50 år som går av med uførepensjon skal være 10 eller lavere Svangerskapsrelatert fravær (stå fire uker lengre i arbeid) Resultatmål Det iverksettes virksomhetsspesifikke tiltak basert på kartlegging og identifiserte problemområder Det iverksettes virksomhetsspesifikke tiltak for å forebygge langtidsfravær og uførepensjonering blant følgende risikogrupper: Unge medarbeidere med redusert arbeidsevne (50 år og yngre), gravide medarbeidere og yrkesgrupper med særlige utfordringer knyttet til fysisk belastning og slitasje. Varighet August For å sikre forankring i deltakervirksomhetene har det blitt opprettet en partssammensatt arbeidsgruppe som består av leder, verneombud, tillitsvalgt og en til to medarbeidere. Medarbeiderne i virksomheten har kommet med forslag til tiltak for å øke nærværet på arbeidsplassen. Arbeidsgruppen har i etterkant laget en tiltaksplan og implementere tiltakene i virksomheten. Overordnet har prosjektet arrangert kurs i regi av NAV for arbeidsgruppene, i forhold til Helsefremmende arbeidsplasser, «Sees i morgen» psykiske lidelser og flerkulturelt arbeidsmiljø. Gravide gis tilbud om samtale med jordmor. I tillegg har virksomhetene hentet inn bistand i forhold til å kjøre AI prosesser og bedriftspsykolog for å øke nærværet og skape holdningsendringer. Halvparten av deltakervirksomhetene har hatt en reduksjon i fraværet, hvorav en barnehage har halvert fraværet siden oppstart av prosjektet. Arbeidsgruppen møtes månedlig. Det jobbes med nærvær i ledergruppa, i arbeidsgruppen og ut mot avdelingene. Flere har ansvar for at ting skjer. De gravide står i arbeid til de går ut i foreldrepermisjon, fordi arbeidsgiver kommer tidlig inn og tilbyr tilrettelegging.. Det skjer mye spennende i virksomhetene som deltar i prosjektet. De partsammensatte arbeidsgruppene er nøkkel i forhold til å involvere kollegaene i prosjektet å skape forankring i hele personalet. Vardø kommune, Vardø barnehage Børge Martinussen, enhetsleder grunnskole og barnehage. Vardø barnehage skal ha et sykefravær på under 12 % i løpet av to år I prosjektperioden har vi særlig fokus på tre områder: myndiggjøring av medarbeidere, fagutvikling, organisering av barnehagehverdagen. Delmål: Legemeldt fravær 1-8 dager skal være lik null Gjennomgå struktur, roller og ansvar i barnehagen Gjennomgå og revidere alle stillingsbeskrivelser i barnehagen Trivselen blant medarbeiderne øker i prosjektperioden Etablere en veiledningsgruppe som har ansvar for veiledning i barnehagen (F eks rollespill) Utarbeide en felles faglig visjon for Vardø barnehage i løpet av 2013 Rekruttere to kvalifiserte menn i løpet av prosjektperioden Kartlegging av arbeidsplassen/kvalitet på arbeid viser: Humor Godt samarbeid God dialog Åpne og ærlige Vi gir hverandre ros Alle tar ansvar Vi støtter hverandre Gleder oss til å gå på jobb Personalet står på Godt pedagogisk innhold Høy kompetanse Godt foreldresamarbeid Ansatte som er der for barna Ungene trives bra Fornøyde foreldre og godt omdømme For lavt vikar budsjett Mer tilstedeværelse fra kommunal ledelse Manglende informasjon til ansatte Veiledning/oppfølging av ansatte Tidlig (ere) inntak av vikar igangsatt fra mars 2013 Sykefraværet har gått ned siden oppstart av prosjektet med 5 %. Rekruttert en kvalifisert mann til barnehagen. Kick off tur gjennomført med personalet, ledelse i kommunen og representanter fra KLP Åpnet ny (5te) avdeling i barnehagen Veiledningsgruppe dannet Visjonsarbeidet er i gang 2 ansatte tilbake i 100 % jobb etter lang sykemelding 3 nye ansatte som er overført fra Vardø skole På personalmøter blir resten av personalet presentert for det som blir gjort på møtene i forbindelse med prosjektet Arbeidslivstjenesten/inkluderende arbeidsliv invitert med i prosjektet. Prosjektet kan ha overføringsverdi til andre enheter i kommunen i tillegg til andre. Deler av prosjektet skal utarbeide nye rutiner som har/får direkte overføringsverdi i andre deler av kommunen. Sterk involvering/forankring fra ledelse - politisk/ administrativt. Gjensidig tilbakemelding/fremdrift/status mellom ledelse og ansatte

8 Varme hjerter Øyane Magnet sykehjem og villige hender i Ringerike kommune Øyane Sykehjem, Austbøgeilen Hundvåg Utfyllende opplysninger på Helge Gabrielsen (Daglig leder) Akkreditering etter kvalitetsstandard «Pathway to Excellence in Long-Term Care «av ANCC Øyane sykehjem har som siktemål å bli akkreditert etter det amerikanske sertifiseringssystemet «Pathway to Excellence in Long Term Care» (på norsk Kvalitetsveiviseren) i løpet av Systemet består av 12 standarder med krav til utøvelse og virksomheten må oppfylle og dokumentere at kravene er implementert. Det er i hovedsak dette som utgjør arbeidsoppgavene i prosjektet. Metode En tverrfaglig arbeidsgruppe styrer arbeidet, med bruk av ad hoc grupper etter behov. Avdelingslederne og utvidet lederforum er brukt som referansegruppe. Resten av personalet er bedt om å gi innspill på personalmøter og ikke minst på årets studietur til Spania, der 75 medarbeidere deltok og Kvalitetsveiviseren var hovedtemaet. Arbeidet med prosjektet viser med all tydelighet at det eksisterende kvalitetssystemet ISO-9000 komplementeres gjennom Kvalitetsveiviseren. Det er enda for tidlig å si mye om resultatene, fordi kravene på de fleste punktene enda ikke er implementert. Men noen eksempler kan vi trekke fram: Administrativt personell, klinisk personell og ledere informeres og involveres i prosjektgruppens arbeid med Kvalitetsveiviseren gjennom personalmøter, seminarer og ad hoc-grupper Nye retningslinjer for ansettelser Ny fallprosedyre Synliggjøring og anerkjennelse av ressurspersoner på web sidene er under arbeid Økt involvering av klinisk personell gjennom arbeid med delt styringsmodell Utarbeidet nye retningslinjer for undervisning, håndtering av mishandling/misbruk og omsorgssvikt Kvalitetssikret opplæringssprogram for nyansatte Kvalitetssikret konflikthåndteringsprosedyre Program for systematisk anerkjennelse av oppnådde resultatmål for ansatte er under utarbeidelse I det norske helsevesenet finner vi igjen mange av enkeltelementene i «Pathway», men vi har ikke på samme måte et overbyggende system som fremmer pasientsikkerhet og gullstandard på sykepleie. Vi opplever derfor prosjektet som virkelig nybrottsarbeid, der vi må definere og tilpasse standardkravene etter egne (norske) forhold og rammebetingelser. Ønsker andre å starte på denne veien, har vi gjort verdifulle erfaringer i prosessen som andre kan ta lærdom av. Det handler om organiseringen av arbeidet, men også om hvordan de ulike standardene skal forstås og tolkes, og hvor listen skal legges i forhold til standardkravene. Hjemmesykepleien Krokenveien 17/19 Ringerike Kommune. Camilla Rudser, prosjektleder Mail.adr.: Camilla.rudser@ringerike.kommune.no Myndiggjøre og øke kompetansen til de ansatte i Krokenveien. Minske ubehag/sykdom hos bruker ved å jobbe forebyggende. Delegere ansvar til de som jobber nærmest pasienten ved å utnevne primærkontakter. Som primærkontakt har man ansvar for 3-4 pasienter. Primærkontakten legger plan for pleien og vil være en kontaktperson for bruker og pårørende. Samtale med alle ansatte ved hjelp av intervjuverktøyene «sykepleiehjulet» og «medarbeiderhjulet». Hjulene tar sikte på å gi et faglig løft og tydeliggjøre hvilke ansvarsområder vi har. Tydeligere rutiner for når og hvordan en kartlegger behov og planlegger pleie til bruker. Økt samarbeid med andre profesjoner. Brukerne i Krokenveien er fordelt på primærkontakter. Det er formidlet ut hvilke nye oppgaver som hører med til primærkontaktrollen. Intervjuverktøyet «Primærkontakthjulet» er ferdig utformet og klart til å tas i bruk. Erfaringen så lang i prosjektet er at de ansatte opplever det som positivt å få mer ansvar. En ser at det å opprette primærkontakter gjør at beskjeder som blir gitt får en tydeligere adresse. Det er også lettere å gjennomføre nødvendige tiltak når flere tar ansvar for at ting blir tatt tak i og gjennomført. En har fått positiv respons fra pårørende i forhold til det ha èn kontaktperson å forholde seg til i Krokenveien. At det er morsommere å jobbe når man blir vist tillitt

9 Kvinners jobbtilknytning en forklaring på fravær? LUP for avdelingsledere Sørlandet sykehus HF. Liv Fredriksen, Organisasjonsavdelingen. Mob: Det overordnede målet for prosjektet er å finne spesifikke og virkningsfulle tiltak som kan redusere sykefraværet ved Sørlandet Sykehus HF. At forskningen og tiltakene kan bidra til økt kunnskap for å forklare kjønnsforskjeller i sykefravær på nasjonalt nivå 5 enheter ved Sørlandet sykehus HF er valgt ut for utprøving av tiltak over 1-2 år. Utviklet kartleggingsskjema som hjelp til å finne ut hvor skoen trykker i den enkelte enhet. Pt i startgropen med utarbeidelse av mulige tiltak og planlegging for å iverksette disse. Resultatene av kartleggingen ses i sammenheng med medarbeiderundersøkelse (MU), vernerunder, hendelsesregister og spørreundersøkelsen. Tiltakene blir avklart i et samarbeid med enhetsleder, BHT, plasstillitsvalgt og plassverneombud. Dybdeintervju og spørreundersøkelsen viser at holdninger og kultur ser ut til å ha en sammenheng med sykefraværet. Høy grad av sosial støtte, godt forhold til ledelse og kollegaer, samt autonomi har sammenheng med lavt sykefravær, mens opplevelse av mange hindre og konflikt mellom arbeid og privatliv har en sammenheng med høyt sykefravær. Det er imidlertid komplekse årsakssammenhenger, og store variasjoner i resultatene på tvers av profesjoner. Før iverksetting av tiltak for å redusere sykefravær opplever vi det viktig å ha en systematisk og helhetlig tilnærming. Vi prioriterer langsiktig arbeid på flere områder med bred involvering av ledere, medarbeidere, tillitsvalgte og verneombud. Variasjon og kompleksitet av utfordringer på de enkelte enheter krever ulik tilnærming for å finne ut hvilke tiltak som kan ha reduserende effekt på sykefraværet. Fredrikstad kommune Tove Kolstad Solberg Det overordnede målet er å utvikle en solid felles plattform for god og effektiv ledelse på alle nivåer i kommunen. Det innebærer blant annet å bygge kompetanse, øke mestringsfølelse og ikke minst legge til rette for gjensidig læring mellom avdelingslederne. Ledelse av seg selv og andre er en komplisert oppgave i stadig endring. Det krever kontinuerlig oppmerksomhet og oppfølging. Den store utfordringen er å stå i spenningsfeltet mellom medarbeiderne på den ene siden, og overordnet ledelse på den andre siden. Å få til godt samspill begge veier er nødvendig for utøvelse av god ledelse, og for utvikling av den gode organisasjonen. Ledere kan ofte føle at de står alene med et stort ansvar, og i krysspress mellom forventninger og krav til ulike roller de skal fylle. Mange har ønsket mer kompetanse på hvordan de skal fylle lederrollen. Lederutviklingsprogrammet er et krafttak for å skape felles forståelse blant alle våre ledere for hva vi tror på, og gi nødvendig kunnskap og utvikle lederferdigheter for å skape resultater. LUP for avdelingsledere er en videreutvikling av eksisterende lederutviklingsprogram for virksomhetsledere og ledernivåene over. Målgruppen er 230 avdelingsledere, inspektører på skolene og stedfortredere i barnehagene. Det er planlagt 8 heldagssamlinger og arbeid i 30 tverrsektorielle ledernettverk mellom hver samling. Det er også etablert en kunnskapsbase med en rekke kurs som gir nødvendig basiskunnskap for å være leder i Fredrikstad kommune. Torsdag 19. september var det duket for historiens første utgave av LUP for avdelingsledere. Over 200 deltok. I sin innledning fokuserte rådmannen på viktigheten av roller og rolleforståelse for at vi skal nå våre mål. -Alle ledere, ansatte og politikere må vite hva som forventes av dem, og også hva som er av begrensninger i deres roller. Rolleforståelse er nemlig avgjørende for at vi skal ha en retning på lederskapet i Fredrikstad kommune, sa rådmann Jan Lasse Hansen. KLP bidro til dagen både med kroner, kulepenner, karameller og ikke minst kompetanse. Spesialrådgiver i KLP Mette Kristin Jørgensen er Fredrikstad kommunes kontaktperson, og snakket om omdømmebygging, og at investering i de ansatte er god økonomi. Sosiolog Ivar Vehler holdt deretter en engasjerende økt om å lede seg selv og andre i en kompleks hverdag. Han utfordret lederne på å reflektere over deres bevisste oppmerksomhet i lederrollen. Han er forfatter av boken «Orkanens øye» som alle deltakerne fikk utdelt. Kommunalsjef Dag W. Eriksen bandt dagen fint sammen, og hadde også et innlegg om hensikten med LUP ledernettverk. HMS-rådgiver Torild Marie Nilsen gikk dypere inn i temaet grupper og gruppedynamikk, noe hun gjorde i kjent stil både med humor, klokskap og snert. Det hele ble avsluttet med at nettverkene fikk utdelt nettverksoppgaven til neste samling 20. november. Da er temaet ressurs- og økonomistyring. God forankring hos øverste administrative ledelse og videre til etatslederne og virksomhetslederne. Tydelig og synlig regi på informasjon, motivasjon og forventninger til avdelingslederens deltakelse både på ledersamlinger, i nettverksmøter og på kurs i kunnskapsbasen. Ledernettverk satt sammen på tvers av profesjoner og seksjoner gir lederne læringsmuligheter som er knyttet til faktiske utfordringer, og som samtidig byr på tilbakemelding og et rom for refleksjon. Nettverkene tar ansvar og sørge for at det blir en fruktbar støtte- og læringsarena slik som forutsatt. Ledersamlinger hvor rådmannen setter dagsorden for hva han ønsker å involvere lederne i (strategisk, målrettet). Disse samlingene legges inn i en langsiktig plan. Ledersamlingene er også en måte «å holde tak» i nettverkene på. På ledersamlingene presenterer nettverkene sine løsninger på ulike oppgaver

10 Samarbeid om etisk kompetanse Stiftelsen Metodistkirkens Alders- og Sykehjem har stått som søker for 11 private ideelle institusjoner, som er medlemmer av Private Ideelle Institusjoners Interesseforening i Bergen: Konow senter, St Johanneshjemmet, Margit Tanners Minne, Adventkirkens Sykehjem, Nykirkehjemmet, Bergen Røde Kors Sykehjem, Stiftelsen Domkirkehjemmet, Landås Menighets Eldresenter, Bergen Indremisjons Aldershjem, Slettebakken Menighets Eldresenter og Stiftelsen Metodistkirkens Alders- og Sykehjem Liv Berit Pilskog e-post: liv.berit.pilskog@mash.no Tidsperiode Høst 2011 Vår 2013 : «At de private ideelle institusjonene i Bergen blir inspirert til samarbeid om etisk kompetanseheving som igjen genererer etisk refleksjon i våre institusjoner». Delmål: At ansattes kompetanse i praksisrelatert etikk blir styrket At satsingen fører til bedre service, kvalitet og forutsigbarhet for brukerne av tjenesten At vi har opplevelse av at vi vil hverandre vel : Oppnevning av ildsjeler Det har vært en forutsetning at institusjonene, som er deltagere i prosjektet, har valgt ildsjeler som ressurspersoner i etikkarbeidet. Valg av ildsjeler ble gjort i forståelse med tillitsvalgte. Oppstartseminar Prosjektet startet med et seminar for alle ansatte. Her fikk en et godt innblikk i hva etikkprosjektet handlet om, og vi kunne gå videre med tiltak i tråd med rådene vi hadde fått. Etikk kalender Det har vært utarbeidet en halvårlig etikk kalender for hvert av de tre semestrene prosjektet har vært i funksjon. Undervisning for ildsjelene Ildsjelene ble delt inn i tre undervisningsgrupper. Det har vært et halvdagsseminar med undervisning i etikk og ulike metoder for etisk refleksjon for hver gruppe. Videre har det vært satt av 2 timer x 2 pr semester for hver gruppe, til undervisning i nye metoder for etisk refleksjon. Møteplass for ildsjeler og institusjonsledere Våren 2012 og 2013 har det vært arrangert felles møteplass for ildsjeler og institusjonsledere. Lederseminar Prosjektet har hatt fokus på viktigheten av at ledere er engasjert. Det ble av den grunn arrangert et seminar eksplisitt for ledere høsten Nettverksgrupper Innenfor hver av de tre undervisningsgruppene ble det etablert nettverksgrupper på tvers av institusjonene. Møteplasser i institusjonene: Hver institusjon har etablert faste tider til etisk refleksjon, det være seg rene refleksjonsgrupper, etisk lunsj eller etisk kafé. Etisk refleksjon har også vært fast punkt på ledermøter og personalmøter i institusjonene. Avslutningskonferanse Prosjektet ble avsluttet med konferanse 30. mai 2013 med hovedtema «Kvalitet i lys av etisk refleksjon» Prosjektgruppemøter Prosjektgruppen har hatt jevnlige møter, 6 x 2 timer pr semester. Evalueringer Prosjektet har hatt halvårlige evalueringer samt sluttevaluering. Sluttevalueringen har gitt en pekepinn om hva som har vært suksesskriterier og utfordringer. At det er mulig å samarbeide på tvers av ulike institusjoner At forankring hos institusjonenes ledelse er nødvendig for å lykkes At gjensidig tillit og prioritering av tiltak, har vært viktig for gjennomføringen At en har en prosjektgruppe som er selvstendig, og ansvarlig for oppgaven en er delegert At det er mulig å få det til, uten lønnet prosjektleder At deltagende institusjoner har tatt ansvar for «sine» underveis i prosjektperioden At hver deltager/«ildsjel» må ha handlingsrom med støtte fra sine ledere Og ikke minst at vi takket være økonomisk støtte fra KLP, KS og VIRKE har kunnet etablere og utvikle tiltak i prosjektperioden Veien videre I løpet av prosjektperioden har institusjonene skapt gode arenaer for etisk refleksjon. En videreføring av disse, samt felles tiltak på tvers av institusjonene, vil være helt naturlig ut fra vår felles plattform som ideelle institusjoner. Vi vil sammen ansette en koordinator i 20 % stilling, som vil ha ansvar for å planlegge og gjennomføre felles møteplasser, samt delta i nettverksgrupper med våre ildsjeler. Koordinator vil ha ansvar for opplæring av nye ildsjeler og gi undervisning i forhold til etisk refleksjon til nyansatte, på tvers av institusjonene. Resultater: Gjennom deltagelse i prosjektet har en opplevd tettere samarbeid mellom institusjonene både på leder- og ansattnivå. Tettere samarbeid generelt i den enkelte institusjon, har også hatt betydning for arbeidsmiljøet og at «vi vil hverandre vel». Prosjektet har medført kollektiv kompetanseutvikling i etisk refleksjon. Vi mener å kunne si at det har ført til større etisk bevissthet, i forhold til tjenestene vi utøver i eldreomsorgen. Vi opplever større åpenhet og forståelse i ulike situasjoner. Det har utviklet seg en helhetstenkning, som vi mener gir bedre kvalitet på tilbudet til beboerne. Alle som er interessert, kan få fullstendig prosjektrapport ved å henvende seg til kontaktperson

11 Økt nærvær for gravide Verdiprosjektet Porsgrunn kommune Anne-Karin Nordmo, prosjektansvarlig Redusere sykefraværet blant gravide med 3 uker, fra 11 uker til 8 uker Vi har ansatte en jordmor i prosjektperioden i 30 % stilling. Hun har, sammen med nærmeste leder, tre samtaler med den gravide i løpet av svangerskapet. Målet med disse samtalene er å kartlegge og iverksette nødvendige tiltak for at den gravide skal stå i arbeid så langt som mulig frem mot fødsel. Dersom den gravide blir syk blir det vurdert om det er mulig med en gradert sykmelding kombinert med arbeid. I de tilfeller hvor arbeidet er av en slik karakter at det kan være til skade for fosteret og det ikke er mulighet for tilrettelegging, blir det søkt om helt eller graderte svangerskapspenger. Det samlede fraværet (svangerskapsrelatert og ikke svangerskapsrelatert) i 1. halvår 2013 er på totalt 5,1 uker mot 11 uker pr. gravid før oppstart av prosjektet. Gravide som har sykefravær har i større grad benyttet gradert sykmelding sammenlignet med andre sykmeldte i kommunen for samme periode. Vi har i større grad enn tidligere fritak for arbeidsgiverperioden som skyldes svangerskapsrelaterte plager. Det er jobbet med kodeverket slik at vi nå kan få et mer sikkert statistisk materiale. Viktigheten av å ha et godt forankret prosjekt, helt opp i den øverste ledelsen, både administrativt og politisk. Det er sannsynligvis en suksessfaktor at det er obligatorisk for den gravide å delta på disse trekantsamtalene. Det følger av medvirkningsplikten i arbeidsmiljølovens 2-3. Hos oss har jordmor vært tydelig på at dersom en gravid vurderer å be legen om en sykmelding, så skal hun kontaktes for å være med på denne vurderingen, og om mulig ved økt tilrettelegging bidra til å hindre at det blir behov for en sykmelding. Songdalen kommune Sonja A. Haukås nærværsrådgiver Økt nærvær til 91.2 % i prosjektperioden innen barnehagene. Videreutvikle nærværskulturen i barnehagene Prosjektet skal indentifisere, gjennomføre, evaluere og dokumenter tiltak som øker ansattes nærvær i tre barnehager (Eventyrheia barnehage, Tunballen barnehage, Bjørnungen barnehage). Dette gjennomføres i samarbeid med Agderforskning, men aksjonsforskning på nærværsfaktorer. Det er etablert 3 fokusgrupper i hver av barnehagene, bestående av 5 repr fra hver barnehage. Hver fokusgruppe har hatt refleksjoner på hva er nærværsfaktorer på sin arbeidsplass. Temaer i fokusgruppemøtene har vært: Hvordan øke nærvær på jobben? Ha fokus på ledelse, organisering og arbeidsmiljø fremfor den enkeltes sykdom Hvordan kan nærvær på arbeidsplassen i de ulike delprosjektene styrkes? Alle barnehagene har valgt å ha fokus på: Nærværskultur du er viktig for jobben. Prosessarbeid ved IA metode ved hjelp av NAV - «Hva som kjennetegner oss» Kom frem til temaer som er viktige som kjennetegner barnehagen deres: Mot Annerkjennelse Kompetanse Mestring Tilbakemelding fra barnehagene er at det har vært nyttig å sette av tid til samlingene. Samlingene har skapt refleksjoner blant ansatte og skapt et eierforhold til prosjekttiltak. Sykefraværet ligger nå på (2 tertial ) ) %. Korttidsfravær 2.2%, Mellomlangt fravær 1.0% Langtidsfravær 7.4% Fraværet lå på 12.5% i 2011 for 2010 var fraværet 10.0% Songdalen kommune er med i Saman om ein betre kommune programmet med nærværsprosjektet. Her er en intensjonene å overføre erfaring på tvers av kommuner. Overføre erfaringer: Til hver av arbeidsplassene Lære mellom arbeidsplassene Overføringsverdi til andre arbeidsplasser Barnehagene har satt av samlinger over 2 dager i høst for å jobbe med nærværskulturen. Temaer som barnehagene har jobbet med på samlingene: Vi håper på at forskningen på tiltaket vil kunne gi bedre overføringsverdi til andre arbeidsplasser. Forskningsrapport skal foreligge innen utgangen av Holdningsarbeid og kulturbygging Gruppesamtaler kommunikasjonsregler og hvert enkelt sitt ansvar Tidspress stress Bevisstgjøre ansatt om hvor mye pedagogikk som ligger i rutinesituasjoner. Viktig å dokumentere dette og vise til lov og rammeplan

12 Kompetanseløft for nærværets skyld Lillehammer Helsehus, Lillehammer kommune Elin Amrud Avdelingssykepleier Intermediæravdelingen Hovedmålsettingen er å øke nærværet ved å rette fokuset mot den enkelte medarbeider før sykdom inntreffer, gjennom styrking av kompetanse og forutsetninger for mestring i arbeidshverdagen. Hypotesen er at kompetanse øker tryggheten og troen på å gjøre en god jobb, som igjen øker nærværet. I den forbindelse må det gis næring til den indremotivasjonen. Viktig i denne sammenheng er troen på egen kompetanse (mestring), tillit og selvstendighet (autonomi) samt støtte fra nærmeste leder og medarbeidere (tilhørighet). Menneskets opplevelse av sammenheng er avgjørende for mestring av nye, og til dels krevende arbeidshverdager i forbindelse med omstilling og endring. Økt kompetanse kan gjøre ulike situasjoner forståelige og forutsigbare for de ansatte. Ved å forstå, oppleves ting mer meningsfulle og ikke minst mer håndterbare. Disse komponentene danner det Antonovsky (2002) i sin bok Helbredets mysterium, å tåle stress og forblive rask, definerer som sense of coherence, eller opplevelse av sammenheng. Med kompetanse mener vi nødvendige: kunnskap, ferdigheter, holdninger og verdier. For å gjøre arbeidshverdagen forståelig, har vi satt fokus på god og tilstrekkelig informasjon. Skriftlig informasjon i form av «ukenytt», som utgis hver fredag, sms og mail, samt muntlig informasjon via tilstedeværende ledelse i overlapper mellom vaktskift og «12-møtet». Ansatte er involvert i etablering av nye og endrede arbeidsprosesser gjennom gruppearbeid og via direkte tilbakemeldingssystem medarbeider- leder. Alle har fått stillingsinstrukser og det er skriftlige funksjonsbeskrivelser for «ekstrarolle»-oppgaver i avdelingen (det som skal gjøres i avdelingen utenom kjernevirksomheten; pleie og omsorg). Ved hjelp av orden, ryddighet, struktur og organisering, samt tilstedeværende ledelse oppleves hverdagen mer håndterbar. Det er skriftlige prosedyrer, rutiner og sjekklister for å sikre at faste, så vel som vikarer vet hva som forventes og hvilke oppgaver vedkommende har ansvaret for å gjøre på vakt. Døgnrytmeplan og hvilke rutiner som gjøres på ulike vaktskift er skriftlige og tilgjengelige. Alt dette ligger tilgjengelig i Lillehammer kommune og avdelingens kvalitetssystem, slik at det skal være enkelt å finne. Det er satt inn tiltak for å redusere/fjerne tidstyver og energilekkasjer etter hvert som de avdekkes. Tiden som spares brukes på å styrke fagligheten og kvaliteten på de tjenester vi yter. Da alle fagfolk er interessert i å utøve sitt yrke på en god måte, oppleves dette som meningsfullt for de ansatte. Kompetanse er anvendbar kunnskap, utvikling av ferdigheter og bruk av disse i arbeidssituasjon, likeså avlæring av gamle holdninger og læring av nye. Holdninger og verdier Vi har jobbet med felles målsetting for hvordan vi vil ha det i avdelingen, og for kvaliteten på de tjenester vi yter. Fra medarbeiderundersøkelsen ble det plukket ut ett bevaringsog to forbedringsområder. Alle ansatte måtte levere inn minst to skriftlige målsettinger for avdelingen. Disse målene ble tematiserte og de faste ansatte ble delt inn i arbeidsgrupper som jobbet med hver sine tema. Resultater fra gruppearbeidene ble presentert på obligatoriske avdelingsmøter og fagsamling. Ferdigheter Gruppelederne i avdelingen har en nøkkelfunksjon, derfor er det brukt mye tid på å få til gode rutiner for denne funksjonen. For å utvikle og/eller opparbeide seg nødvendige ferdigheter, og være kjent med de elektroniske verktøyene som vi må benytte oss av, har det vært undervisning på kompetansedager (ligger fast i turnus ved institusjonen). Ansatte har fått dra på kurs og hospiteringer. Det er et tett og nært samarbeid med spesialisthelsetjenesten ang kompetanseoverføring og deling av prosedyrer. Pleie og omsorgsektoren i kommunen har fokus på etisk refleksjon gjennom KS. Avdelingen har målsetting om å avsette tid til etisk refleksjon minimum x 2 pr måned. Kunnskap Det er lagt ned mye ressurser for å øke fagligheten og kvaliteten på de tjenestene vi yter. Dette for at de ansatte skal ha nødvendig teoretisk-, praktisk- og erfaringskunnskap for å oppleve trygghet og forutsigbarhet i arbeidssituasjoner. Det er laget prosedyrer for mottak av ulike pasientgrupper, det har vært/er fokus på sykepleiefaglige temaer ang de pasientgrupper vi behandler. Det er kontinuerlig fokus på og opplæring i dokumentasjons-systemet og prosedyreverktøyet. Kompetanseoverføring kollegaer imellom skjer gjennom faglige temaer som tas på «12 møtet» eller formidles i rapporttider. Spesialkompetansen til den enkelte blir brukt Det vi ser etter å ha jobbet med systematisk kvalitetsforbedringsarbeid i 2013 er at sykefraværet har gått ned. Medarbeideren melder fra om økt trivsel. Tilgjengelig og delaktig ledelse er også en medvirkende faktor. Det er positive tilbakemeldinger på tjenesten vår fra pasienter og pårørende. Omdømmet er blitt mer positivt noe som gjør det lettere bla å rekruttere nye kvalifiserte medarbeidere. Alle endringer og omstillinger må møtes med involvering, informasjon, faglig påfyll og økt handlingskompetanse. Dette kan styrke mestringsfølelsen og reduseres stressnivået, som kan være en medvirkende årsak til fravær fra arbeidsplassen. Vår erfaring er at tilstedeværende ledelse, struktur, organisering og fagligfokus gir trygghet og øker mestringsfølelsen, og dermed nærværet i avdelingen. Dette handler om bevisstgjøring og systematisk kvalitetsforbedringsarbeid som bidrar til utvikling av kompetanse- og mestringsstrategier i pleie og omsorgstjenesten

13 Magnet kvalitetsstandard som ivaretar og fremmer et godt arbeidsmiljø Nærvær fravær friskvern Bergåstjern sykehjem og omsorgsboliger, Stavanger kommune sleder Kari L. Åmodt, tlf eller Epost: Overordnet mål er å bli sertifisert som et Magnet sykehjem av ANCC (American nurses Credentialing Centre) i Delmål for 2013 er Personalet er delaktig i utforming av nye prosedyrer 4 nye praksisstandarder er gjennomarbeidet til juli 2013 Personalet har fått undervisning i personsentrert omsorg 1 fagring har startet arbeidet med kunnskapsbasert praksis Arbeidsmiljøet preges av arbeidsglede. Prosjektgruppen har hatt månedlige møter Deltatt i nettverksmøte med NSF og Øyane sykehjem Presentasjon av Magnet for personalet på seminardager for alle ansatte Deltatt på Pathway konferanse i Baltimore USA Prosjektleder jobbet en dag i uken med prosjektet. Økt kunnskap og om Magnet hos personalet Krav i magnetprogrammet er implementert i kvalitetsprogrammet vårt Personalet har fått større kunnskap og fokus på personsentrert omsorg Kvalitetsarbeid er viktig både for kvaliteten på de tjenester vi gir til våre brukere og medarbeidertrivsel. Innhered samkommune, Verdal og levanger kommune Inger Johanne Overvik Uthus Økt nærvær og riktig nærvær Fokus på forebygging God dialog leder og ansatt Strukturert oppfølging Tidlig innsats for å unngå sykemedling Tydelige rutiner Måle nærvær Systematisering av arbeidet med oppfølging av arbeidsmiljø, og nærvær. Tiltak: Servicekontor, Inherred samkommune : jobber med nærvær mental trening og stressmestring, jobber med kulturbygging (to kommuner Levanger og Verdal) trekker fram det positive i begge kommunene Distrikt Sør Levanger kommune: botiltak samt bofelleskap og en liten institusjon psykiatri, tiltak funksjonshem. Ikke alle ansatte møtte opp på samlingene Jobbet i grupper med mental trening og stressmestring Alle ble utfordret Bra tilbakemelding Vi vil følge opp prosjekt på renhold Levanger der vi hadde gode resultater, dette vil vi gjøre med å viderekjøre prosjektet nærvær/langtidsfrisk i januar vi hadde i start i 2011 en fraværsprosent på 30% og i løpet av året gikk den ned til 6%, med at vi hadde møter (med servering) og leder var til stede og «så» de. Det samme resultatet håper vi å få på de andre enhetene som vi har kjørt prosjektet på, men det er så nytt at det vi ikke kan måle dette enneå. Kommer tilbake til dette. Viktigheten med at leder bryr seg, vi setter fokus på den ansatte og har mye mental trening, la de få troen på seg selv, at de er verdt noe. Sette av tid til å få lov til å jobbe med disse viktige temaene, og vi ser at det er viktig at det får bruke arbeidstid

14 Sammen Raskt tilbake Lindesnesregionen (Audnedal, Marnardal, Åseral, Mandal, Lindesnes) Kristin Lauvdal Redusere sykefravær/øke nærværet Koordinere prosjektets arbeid med allerede iverksatte tiltak/planer i kommunene og regionen som omhandler nærvær Etablere et felles fagmiljø for dokumentasjon, analyse, vurdering og rådgivning om målrettede tiltak for å hindre sykefravær med særlig fokus på fravær blant kvinner. Utvikle felles rutiner for registrering og oppfølging av sykemeldte Utvikle strategier for kompetanseheving av lederne, tillitsvalgte og verneombud med fokus på økt jobbnærvær og oppfølging av sykemeldte. Involvere og motivere ansatte, ledere, tillitsvalgte og verneombud for å skape forståelse, forankring og forpliktelse Fortløpende analyse av sykefravær i Lindesnesregionen Fokus på samhandlingen mellom arbeidsgiver, legene og NAV Fokus på alle livsfaser Vi er i gang med å ansette prosjektleder. Det har tatt tid å fullfinansiere prosjektet. Nord-Aurdal kommune Mary Ann Helleren Øke tilstedeværelsen / redusere sjukefraværet Øke antall graderte sjukmeldinger Redusere antall dager sjukmeldt Øke bruk av egenmeldinger Samhandling med legene. Kommunen og fastlegene i kommunen har skriftlig avtale på dette. Samhandlingen handler om at både lege og avdelingsleder, sammen med pasient / medarbeider, kontakter den annen part for å avklare arbeidsevne / restarbeidsevne i fht aktuelle arbeidsoppgaver. En slik kontakt kan ordens innen ca 10 dager, når en av partene ber om det. Samhandlingen med legene startet fra , i hht revidert plan. Det er avdelingene innen pleie og omsorg som i hovedsak skal benytte avtalen, men legene har også vært åpne for å bistå andre avdelinger / virksomheter når de har henvendt seg. Den gode dialogen og kontakten med fastlegekontakten i styringsgruppa og den positive responsen alle fastlegene har vist ved å inngå avtalen, har vært viktig. Alle fastleger som har blitt kontaktet av arbeidsgiver har fulgt opp avtalen og hatt felles møte med arbeidsgiver / medarbeider for å bidra til å avklare arbeidsevne. Evaluering etter 6 mnd viser imidlertid at legene ikke har tatt initiativ til samtale med arbeidsgiver /pasient/medarbeider. I de tilfellene arbeidsgiver er passiv ville henvendelse fra lege vært et godt bidrag. Evalueringen viser også at arbeidsgiver ved 5 av 8 avdelinger ikke har fulgt rutine og tatt initiativ til samtale med lege / medarbeider, eller dokumentert hvorfor det ikke er gjort. Dokumentasjon fra avdelingsledere som har fulgt rutinen viser at det i de fleste tilfeller ikke har vært aktuelt med kontakt med lege, for å avklare situasjonen. I hht plan skulle vi kontakte fastlegene i de 5 øvrige kommunene i regionen for å etablere samhandlingen også med dem. En del av våre medarbeidere bor eller benytter fastleger i disse kommunene. Dette har vi avventet til vi ser at samhandlingen med fastlegene i Nord-Aurdal er godt etablert. Annet: I løpet av 2012 ble det en dramatisk økning i sjukefraværet ved en av våre avdelinger innen miljøarbeid. Vi valgte å opprette et delprosjekt i 2013 for denne avdelingen, i samarbeid med virksomhetsleder, avdelingsleder, bedriftshelsetjeneste og IA rådgivere. Bedriftshelsetjeneste ble engasjert til å ha samtale med den enkelte medarbeider for å kartlegge arbeidsmiljømessige forhold. Etter dette ble det gjennomført 2 dager samling med alle medarbeidere, fordelt på 3 grupper, med IA-rådgivere som seminarledere. Oppgaven var at medarbeiderne skulle uttale seg om bla, verdier, holdninger, struktur, samarbeid, faglighet, trivsel og ledelse. Prosjektet går videre utover høsten der avdelingen selv har ansvar for å utarbeide nødvendige tiltak, medarbeidermedvirkning. Muligheten den økonomiske støtten vi får fra KLP og også prosjektet Saman om gir oss mulighet til å handle raskt, når det oppstår uforutsette utfordringer, som det er viktig å ta tak i her og nå. Det å sette inn tiltak raskt, i det omfanget det ble gjort, ved den store økningen i sjukefravær i en avdeling, ville ikke vært mulig uten prosjektmidler. I dette tilfellet ble midler omdisponert fra frikjøp til prosjektledelse. Det som gjenstår å se er om virkningen av tiltakene, som avdelingen må utarbeide, vil ha ønsket virkning på kort og lang sikt i fht tilstedeværelse. Må være forankret hos alle ledere med personalansvar i egen organisasjon Ha avtale med fastlegene 26 27

15 Sykefravær tilbakeføring til arbeid På stell forflytning i Larvik kommune St. Olavs Hospital Perly Kristiansen Arbeidsrettet rehabilitering for å øke tilbakeføring til arbeid og forebygge sykefravær og uførhet hos ansatte ved St. Olavs Hospital : Hovedmål for prosjekt Sykefravær tilbakeføring til arbeid er: Å utforme spesifikke og virkningsfulle tiltak som kan forebygge og redusere grad av sykemelding og overgang til uførhet. Resultatmål for prosjekt Sykefravær tilbakeføring til arbeid er: 1. Sykmeldte over 8 uker i aldersgruppen 18 år til 60 år er tilbake i arbeid. 2. Oversikt over ansatte som fortsatt er sykemeldt/uføre følges opp av NAV for videre utredning. Dette forskningsprosjektet gjennomføres i spesialisthelsetjenesten ved St. Olavs Hospital. Forskningsprosjektet ble initiert for å forskningsevaluere det nylig oppstartede rehabiliteringssenteret Hysnes Helsefort i Rissa, underlagt St. Olav. Alle pasienter som blir tilbudt arbeidsrettet rehabilitering vil også få tilbud om å delta i forskningsprosjektet. De som takker ja vil bli randomisert til et opplegg ved Hysnes Helsefort eller et mindre omfattende tilbud på Klinikk for fysikalsk medisin og rehabilitering på St Olav. Aktuelle kandidater er de som har diagnose inne muskel- og skjelettlidelser eller lettere psykiske lidelser. Foreløpige resultater viser et det er veldig lavt antall ansatte som har takket ja til å delta i prosjektet. Av 335 utleverte tilbud så er det kun 21 som har takket ja, og 19 av disse er med videre i prosjektet. For å se om vi kan påvirke antallet personer som takker ja til tilbudet er det blitt lagt ytterligere press på at personalrådgiverne deltar i møtet med den enkelte ansatt, samtidig som at det blir ført månedlig statistikk på antall utsendte tilbud og antall som takker nei. Vi har fått tilbakemelding fra lederne om at de nå har et konkret tilbud til sin ansatt og dette er et positivt utgangspunkt når de skal gjennomføre den individuelle oppfølgingssamtalen. For St. Olavs Hospital som arbeidsgiver vil det oppfattes positivt at lederne kan komme med et konkret tilbud og bidra til å fremme og forbedre de ansattes helse samt kunne hjelpe de som faller utenfor tilbake til arbeidet. Larvik kommune, HMS/BHT-avdelingen Arild Odd, fysioterapeut/hms-rådgiver (tlf ) Systematisere arbeidet med forflytning i Larvik kommune. «Blåse liv i» forflytningsarbeidet samt få dette på stell Kartlegge omfang og behov for opplæring i forflytning Etablere forflytningsskolen; «Forflytningslabben» Gi grunnopplæring i forflytningsteknikk til nyansatte Utarbeide en plan for forflytning i Larvik kommune Utarbeide et godt system for opplæring og oppfølging av ansatte Øke lederes kompetanse og bevisstgjøring for å forebygge muskel/skjelettplager hos ansatte Det er lettere p.t. å beskrive aktivitetene, enn å måle resultatene. Forflytningslabben er etablert, med diverse forflytningsutstyr Labben er hittil brukt vel 80 timer (normalt til 3-timers kurs) Ca. 220 ansatte har brukt labben (nyansatte, forflytningsveiledere, sommervikarer, studenter) Antallet forflytningsveiledere (ressurspersoner i avdeling) er økt fra 24 til 38 Etablert rutiner med nettverksmøter for forflytningsveilederne (2 3 ganger/år) Terskelen for å be om bistand i HMS/BHT mht krevende forflytninger, er senket Utsagn fra forflytningsveiledere etter ¾ prosjektperiode: «Hjelpemidler er i bruk» «2 steller sammen» «Folk er flinke» «De unge er best» Ferdigheter i forflytning i pleien, krever systematisk arbeid Systematisk arbeid med forflytning er en kontinuerlig prosess Det trengs en koordinator / inspirator i det systematiske forflytningsarbeidet, med frikjøpt tid Manglende eller defekt utstyr i avdeling kan utgjøre en trussel mot ansattes helse Ting tar tid

16 Rissa kommunes omdømmeprosjekt Samklang og ledelse Rissa kommune Geir Are Nyeng Prosjektet skal bedre Rissa kommunes omdømme og bidra til økt innbyggertall. Positivt omdømme skal styrke innbyggernes og ansattes identitet, det skal styrke nyrekruttering av kompetente ansatte og ikke minst bidra til å beholde de dyktige ansatte vi har i organisasjonen. Prosjektet skal gi en positiv effekt når det gjelder nyetableringer og videreutvikling av næringsvirksomhet. Innbyggerundersøkelse og temperaturmåling av kommunens omdømme Omfattende involveringsprosess i oppstarten av prosjektet. Ungdomsrådet, tillitsvalgte og verneombud, seniorer, barnefamilier, pendlere, innflyttere, frivillige organisasjoner og næringsliv ble alle invitert til egne møter hvor de i gruppeprosesser svarte på grunnleggende spørsmål om hva de er stolte av i Rissa, hvordan de ønsker at Rissa skal framstå m.m. Alle ungdomsskoleelevene, kommunestyret og lederforum gjennomførte samme prosess. Involveringsprosessen dannet sammen med innbyggerundersøkelsen grunnlaget for utarbeidelse av Rissa kommunes nye visjon «Jordnær lykke!». Ny grafisk profil basert på involveringsprosess og ny visjon. Forankring av ny visjon, bl.a. gjennom fotokonkurranse på Instagram. Mediatrening for ledere og folkevalgte. Kulturell julegave til ansatte. Nye og aktive kommunale sider på sosiale medier, spesielt Facebook. facebook.com/rissakommune «Avskjedsgave» til avgangselevene på vgs med budskapet «Lykke til på ferden, men husk at dere er velkommen tilbake til Rissa». Utarbeidelse av youtubefilmer om Rissa kommune. Velkommen heim te Ressa!» - eget delprosjekt for å motivere utflytta ungdom til å flytte tilbake til Rissa Vellykket involvering av innbyggere og ansatte. Utarbeidelse av ny visjon som allerede begynner å bli forankra hos ansatte og innbyggere Rissa kommune har blitt en av landets beste kommuner på Facebook, jfr. NM i «kommune-facebook». Ny grafisk profil er utarbeidet og tatt i bruk Kulturell julegave er innarbeidet og godt mottatt. Viktig arbeidsmiljøarena. Flere og mer positive oppslag i lokale media. Viktigheten av god involvering og forankring. Nyttige arbeidsmetoder for involvering. Bruk av kultur som arbeidsmiljøverktøy. Erfaringer fra omdømmearbeid som verktøy for bedre arbeidsmiljø og økt nærvær. Erfaringer fra arbeid med omdømme parallelt med nedbemanning og oppsigelser. Midsund kommune Ketil Ugelvik, rådmann Bevisstgjøring av leiarrollen og dens betydning for menneskene vi leiar Gi praktisk verkty for utøving av leiing gjennom merdverknad og dialog Betre relasjonar, skape tryggheit og tillit i leiargruppa og elles i organisasjonen Skape en arena for reflekasjon over våre leiarkultur Sikre medverking og involvering av medarbeidarar og tillitsvalgte 10 kursdagar i perioden desember juni deltakarar, rådmann og einingsleiarar, kulturskulerektor, hovudverneombod, to hovudtillitsvalde, NAV-leiar + ein frå NAV arbeidslivssenter Opplegget designa av Relasjonsledelse Norge A/S i samarbeid med Midsund kommune Opplegget bygd opp av 3 modular: Modul 1 Autorisasjon i Relasjonsleiing Modul 2 Eigenvurdering av relasjonskompetanse Modul 3 Tema velde av kursdeltakarane, dvs Midsund kommune Alle deltakarane har fått autorisasjon i relasjonsleiing Evalueringsrapport er under utarbeiding Positive tilbakemeldingar frå alle 15 deltakarane Bevisstgjering og auka sjølvinnsikt Kunnskapspåfyll Betre forståing for kvarandre sine utfordringar Større opaheit og tryggheit i leiargruppa Prktisk verkty (rasus-test/nytt opplegg for medarbeidersamtale m.m.) Ein god del vil nok ha overføringsverdi Praktiske verkty til bruk i organisasjonen 30 31

17 Relasjon, ledelse og utvikling Bli lenger Hareid kommune Sektor for velferd Elly Kirkeslett - kommunalsjef At fagkoordinatorane og leiarane skal få ei felles plattform i det vidare arbeidet i ein tøff og utfordrande kvardag. At fagkoordinatorar og leiarar vert bevisste sine roller og sin påverknad i høve å skape eit godt arbeidsmiljø og bidra til helsefremajande arbeidsplassar Å arbeide saman og forstå ulike roller og ha respekt for kvarandre som enkeltpersonar, som fellesteam og i ulike team Målet er å gi best mogleg tenester til trass for ei oppleving av små ressursar. Hareid kommune sektor for velferd- har siste 3 åra hatt ein prosess på leiarutvikling med grunnlag i relasjonsleiing. Ideen er med bakgrunn i Jan Spurkland sin teori om relasjonkompetanse, relasjonsleiing og prestasjonhjelp. Helga Bognø er knytt til Relasjonsledelse Norge, som vart starta av Jan Spurkland. Utøving av relasjonsledelse passar godt inn i inkluderande arbeidsliv (IA)- konseptet,- dei haldningar og verdiar ein god «IA- leiar» bør ha. ( kommunlasjefen har 6 års arbeidserfaring som rådgjevar i Nav arbeidslivssenter og vart då bevisst på denne kombinasjonen som inspirernde ) Difor har sektor vor velferd ein pågåande prosess for utvikling av leiarar. I tillegg bidreg NAV arbeidslivssenter med opplæring og vedlikhald av IA-kunnskap. Vi har i 2013 fått nye fagkoordintaorar etter andre omstilling på to år. Difor vart det viktig å inkludere fagkoordintaorane i kunnskap og utøvelse av dei verdiar og haldningar sektoren ønsker å utvikle. Første samling der leiarar og fagkoordinarorar var samla, vart svært vellykka. Sjå vedlegg får intranettsida til Hareid kommune. I tillegg hadde vi i juni LØFT-kurs for alle tilsette. Dette vert fulgt opp i november med ei ny samling. Vi meiner det er viktig å jobbe breitt for eit betre arbeidsmiljø. Første samling der leiarar og fagkoordinarorar var samla, vart svært vellykka. Sjå vedlegg får intranettsida til Hareid kommune. I tillegg hadde vi i juni LØFT-kurs for alle tilsette. Dette vert fulgt opp i november med ei ny samling. Vi meiner det er viktig å jobbe breitt for eit betre arbeidsmiljø. Sjukefråveret i sektoren gjekk opp frå ca 8% til knapt 11% i samband med dei to omstillingane. Målet er å redusere fråveret igjen og auke nærværet viss vi no får meir «ro» i ei periode. Vi ser det som viktig å sjå heileheit, jobbe kontinuerlig med utvikling og halde fokus på viktige verdiar og haldningar. Stabile leiarar som ønsker å vere i jobben er viktig. Og dette gjeld også tenestutøvande tilsette. Jobbglede er viktig sjølv om ein opplever nedskjeringar og forventningar om stadig nedskjeringar. Vi må jobbe med det som vi kan gjere noko med og gjer det beste ut av rammevilkåra kommunen har. Sagenehjemmet Nina Martinussen Stimulere seniorene til å forlenge yrkeskarrieren gjennom å gi økt kunnskap og personlig utvikling Gjøre kandidater fra NAV med redusert funksjonsevne i stand til å gjennomføre helsefagelig utdanning og deretter til arbeid blant eldre Seniorer i bedriften er med på et prosjekt der de får bevisstgjort sin kompetanse. Kursene seniorene er med på har som tema egenutvikling, kommunikasjon og senior som veileder. Seniorene har vært på to dagers seminar med fokus på mentorrollen de skal ha for kandidater fra NAV. Bevisst gjøring av kompetanse hos seniorer kan være helsefremmende. Seniorene opplever dette prosjektet som veldig oppløftend

18 ÅRA Ås regelmessig aktivitet og Nattevaktsmøte Ås kommune Ås kommune Hanne Dølheim Hanne Dølheim ÅRA står for Ås regelmessig aktivietet og ble igangsatt i uke 36. Et ÅRA-år går fra Freskuke Freskuke, som er et annet HMS-tiltak vi har i Ås kommune. Evaluering fra ÅRA-år nr. 1 er ikke evaluert ferdig (tilskuddsmidler fra Storebrand). Evaluering vil foreligge i Uke 40 ca. Nattevaktsmøte Kurs for nattevakter i Ås kommune. 70 stk. til sammen. I tillegg er ledere som har nattevakter innkalt. Helse- og sosialsjefen er med i planleggingsfasen og sikrer forankring. Første ÅRA-aktivitet gjennomført i Freskuka. Årungen rundt stor deltakelse. 3. år som det ble gjennomført. Fotballturnering med UMB og Ås kommune, største turnering hittil. År 3. Gåtesten: dårlig oppslutning. 5. års gjennomføring. Dårlig markedsført konkurranse med andre Freskukeaktiviteter. Neste arrangement er Kino-suppe i oktober. Kino for ansatte med suppeservering rett etter jobb. Møtet er planlagt i november. Vedlegger aktivitetskortet som er inspirert av Langtidsfriskkonseptet til Johnny Johanson, Fors Stora Enso. Må minnes på og forankres i ledergruppen, slik at ledere hjelper til for fellesaktiviteter. 34

19 All post sendes til: Kommunal Landspensjonskasse Postboks 400 Sentrum 0103 Oslo E-post: Hovedkontor i Oslo Besøksadresse: Dronning Eufemias gate 10 Tlf.: Faks: Regionskontor Bergen: Besøksadresse: Vågsallmenningen 16 Tlf.: Faks: