Kvalitetshåndbok. Utgave nr. 1

Transkript

1 Vår intensjon med en er å beskrive overfor våre kunder, leverandører og medarbeidere hvordan vi tenker og arbeider med kvalitetsstyring, HMS og internkontroll i. Utgave nr. 1 Revidert: 29.mai 2015

2 Innhold Velkommen til Nøkkelinformasjon Organisasjonskart Ansvar og Myndighet Forretningside Strategi - Visjoner Overordnede mål Våre tjenester / vår maskinpark Våre kunder- og kundereferanser Kvalitetspolitikk Miljøpolitikk Personalpolitikk Kompetanse Opplæring - Trening Innkjøpspolicy Dokumentstyring og revisjonskontroll Avvikshåndtering Rapporteringsrutiner Korrigerende og forebyggende tiltak Kontinuerlig forbedringsarbeid Intern revisjon (Ledelses gjennomgang av systemet) Varsling og beredskapsplan HMS Egenerklæring Register Maler Skjemaer Sjekklister Instrukser Henvisninger og Data linker Termer og Definisjoner av 28

3 Velkommen til Vår intensjon med denne håndboken er å gi våre kunder, eiere, leverandører og øvrige samarbeidspartnere et innblikk i hvordan vi kontinuerlig tenker og arbeider med kvalitetsstyring, HMS og internkontroll i. I kvalitetshåndboken gir vi også en kort beskrivelse av -Maskinell Snøservice AS (heretter omtalt som ) sin virksomhet, samt beskrivelse av sitt kvalitetssystem, omfang og oppbygning. en inneholder også bedriftens kvalitetspolitikk og kvalitetsmål og den skal bidra til: Å sikre at kundens krav tilfredsstilles. At sin produktivitet og lønnsomhet opprettholdes. At alle aktiviteter utføres i henhold til planer, prosedyrer og spesifikasjoner. en er en viktig del i vårt styringssystem og den inngår som en integrert del av vår virksomhet hvor vi også benytter den som en manual i vårt HMS arbeid, samtidig som den skal ivareta dokumentasjonen av kvalitetssystemet. en representerer øverste nivå i kvalitetssystemet. HMS Manual Vi har utarbeidet en lokal HMS Manual hvor vi har samlet våre spesifikke HMS prosedyrer for utførelse av arbeidsoppdrag, sikkerhetsinstrukser, sjekklister, retningslinjer, bruk av utstyr osv. Maler/Sjekklister/Skjemaer Som en hjelp i vårt daglige arbeid så har vi også en rekke Maler/Sjekklister/Skjemaer. Maler benyttes for å sikre kvalitet og et felles utseende. Sjekklister skal bidra til å sikkerstille at definerte prosesser og prosedyrer blir korrekt utført. Skjemaer benyttes for å siker kvalitet og et hjelpemiddel i det daglige arbeidet. En oversikt over disse finner du bakerst i denne håndboken. Oppdatering Driftsleder er ledelsens representant og har ansvaret for at dokumenter i kvalitetssystemet inkludert kvalitetshåndboken til enhver tid er oppdatert. Distribusjon en og alle dokumenter tilhørende kvalitetssystemet er lagret og tilgjengelig i vårt datasystem under mappen «KVALITET». en er også tilgjengelig som PDF versjon på sin nettside; 3 av 28

4 2. Presentasjon av -Maskinell Snøservice AS -Maskinell Snøservice AS startet opp sin virksomhet i 1979 og vi har siden den gang opparbeidet oss solid kompetanse på vedlikehold av utearealer, uansett årstid. Vi holder til i Gamle Leirdalsvei 14 på Furuset i Oslo, rett innenfor IKEA lager. Gjennom praktisk gjennomføring av vår kvalitetsfilosofi har vi opparbeidet en solid posisjon i markedet. Det viktigste for oss er å få jobben gjort slik at du blir fornøyd! Vedlikehold av utearealer uansett årstid. Vi har aktive og engasjerte eiere som begge jobber i selskapet. Ole-Tormod Amundrød, (Daglig leder) og Mette Holsve Aaltvedt, (Økonomiansvarlig). Vi er en fast stab gjennom året på mellom personer og i vintersesongen har vi faste avtaler med underentreprenører slik at vi da er mellom personer som arbeider for oss i. Både ledelse, administrativt personell og vårt driftspersonale har solid kunnskap og lang erfaring. Vi er derfor stolte når vi forteller at: Vi står på for våre kunder. Vi stiller opp når det trengs. Vi er hyggelige. Vi er ansvarsbevisste. Vi har faglig dyktig personell med riktig kompetanse. Vi opptatt av å få jobben gjort slik kunden ønsker. Vi har moderne maskiner og riktig utstyr, som gjør at vi til enhver tid kan levere tjenester av ypperste kvalitet. Har du avtalt med så skal du stole på at jobben blir utført som den skal og i henhold til avtale! 4 av 28

5 3. Nøkkelinformasjon Organisasjonsnummer: MVA Navn/foretaksnavn: -MASKINELL SNØSERVICE AS Organisasjonsform: Aksjeselskap Forretningsadresse: Gamle Leirdals vei OSLO Postadresse: Postboks 171 Furuset 1001 OSLO Internettadresse: Telefonnummer: E-post adresse: Revisor Lundes Revisjonskontor DA 4. Organisasjonskart Dagligleder HMS Ansvarlig Ole Tormod Amundrød Verneombud Tore Unnerud Økonomiansvarlig Mette Holsve Aaltvedt Adm. Sekretær Lisbeth Antonsen Driftsleder Kvalitetsansvarlig Geir Hagadokken Sjåfører Maskinførere Sjåfører Maskinførere Sjåfører Maskinførere Sjåfører Maskinførere Sjåfører Maskinførere Sjåfører Maskinførere Sjåfører Maskinførere Sjåfører Maskinførere 5 av 28

6 5. Ansvar og Myndighet Ledelsen skal sørge for at ansvar og myndighet er avklart og informert ut i organisasjonen. Den øverste ledelse Skal bevise hva de har forpliktet seg til, ved å utvikle og iverksette system for HMS og kvalitetssikring og jevnlig forbedre virkningen av dette systemet ved å: Fortelle de ansatte at krav i lover og forskrifter er skal følges, og er avgjørende for kvalitet i alle ledd og en sikker og trygg arbeidsplass. Utføre det som ledelsen har vedtatt for effektivt kvalitets- og HMS-arbeid og sørge for at resurser er tilgjengelige. Daglig leder: Er overordnet ansvarlig for virksomheten og forplikter seg til: Sørge for at kvalitets og miljøpolitikken er etablert og kjent i hele organisasjonen. Sørge for at kvalitets og miljømål er etablert, informert ut og at det aktivt jobbes for å oppnå riktig kvalitet og miljøprestasjoner i forbindelse med våre tjenester. Sørge for at tilstrekkelige ressurser er tilgjengelige. Sørge for at Helse Miljø Sikkerhet blir ivaretatt i alle ledd i organisasjonen. Sørge for at det planlegges og gjennomføres en årlig internrevisjon av kvalitets- og miljøstyringssystemet i. Driftsleder: Er operativ leder for den praktiske gjennomføringen av arbeidet. Kontrakt ansvarlig overfor kunder og sørge for at kundene får det de har bestilt Har ansvar for ressursstyring og holde styr på hvem-skal-hvor-når osv. Kvalitetsansvarlig i virksomheten, dvs. ansvarlig for at kvalitetssystemet vedlikeholdes samt sikre den operative etterlevelsen i organisasjonen. Økonomiansvarlig: Er ansvarlig for økonomistyring og er kontroll funksjon i. Regnskap, lønn og faktureringsansvarlig. Kontroll med oppfølging av avvik. Kontroll med oppfølging av tiltak og handlingsplaner. Administrasjonssekretær: Er ansvarlig for resepsjonstjenesten og utfører administrative oppgaver i. Assistere ledelsen og annet personale ved spørsmål av administrativ art. Assistere ledelsen i å organisere og tilrettelegge. Håndtere post, telefonhenvendelser og annen korrespondanse. Sjåfører/Maskinførere: Ansvar for å utføre tildelt oppdrag i henhold til arbeidsplaner/stillingsbeskrivelse Utføre tildelt arbeid i henhold til kontrakt, bedriftens policyer, rutiner og prosedyrer Verneombud: Ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Se til at virksomheten er innrettet, vedlikeholdt og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt og i samsvar med bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. Delta i planlegging/gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet og delta i arbeidet med etablering, vedlikehold og revisjon av kvalitetssystemet. 6 av 28

7 6. Forretningside Strategi - Visjoner Forretningside -Maskinell Snøservice AS skal levere vedlikehold av utearealer uansett årstid, inkludert feiing og rengjøring av garasjeanlegg og andre uteområder. Hovedarbeidsområdet for vår virksomhet skal være på Østlandet. Oppdragsgiverne våre skal være både offentlige og private aktører. Strategi -Maskinell Snøservice AS skal være blant de ledende aktør innen vår bransje. Visjon Vi skal videreutvikle våre tjenester i tråd med etterspørsel i markedet og etter kundenes ønsker og behov. Våre verdier Vi skal kjennetegnes på: Kvalitet Pålitelig - Stå på vilje - Folkelig. Etikk Alle typer arbeid skal skje innenfor gjeldende lover, forskrifter og regler, samt at alt arbeids skal baseres på ærlighet, åpenhet, troverdighet og tillit. All ledelse skal utøves etter forretningsmessige, faglige og etisk sunne prinsipper. Standard Vi skal alltid prioritere sikkerhet for både mennesker og miljø, derfor skal selskapets styringssystem så baseres på kravene i NS-ISO og prinsippene for total kvalitetsledelse. Ledelse Alle som har et lederansvar i skal utvise sitt lederskap profesjonelt og gå foran som et godt eksempel og har således et særskilt ansvar for at vi utøver våre oppgaver i henhold til lov, forskrift og standard samt i henhold til våre HMS-planer. Personell Alle som jobber i eller for plikter å medvirke i kvalitet - og HMS- arbeidet og utføre sine oppgaver i henhold til vår policy, våre standard, HMS, rutiner og prosedyrer. Alle plikter å ha ekstra fokus på sikkerhet for seg selv, sine medarbeidere og på det ytre miljø. Kommunikasjon I skal vi legge stor vekt på god kommunikasjon og dialog både innad i bedriften og ut overfor våre kunder, leverandører og partnere. Åpenhet, fortrolighet og imøtekommenhet er egenskaper vi skal bestrebe oss etter. På denne måten skal vi sikre god og lønnsom drift Fornøyde kunder, fornøyde eiere og fornøyde medarbeidere! 7 av 28

8 7. Overordnede mål HMS-mål: Minst mulig fravær generelt og null fravær med årsak i arbeidsmiljøet. Miljømål: Ingen uønskede utslipp til luft, jord eller vann. Kvalitetsmål: Alltid levere i henhold til avtaler og få betalt for vår verdiskapning. Målbart: De mål vi setter oss skal kunne måles og følges opp. Kontinuerlig forbedring: Vi skal ha fokus på kontinuerlig forbedring av vårt kvalitetssystem. Kvalitetsmål: Vi vil alltid gjøre vårt ytterste for at våre kunder skal være fornøyd med oss! At jobben blir utført som den skal og i henhold til avtale. Vi skal ikke ha kundebortfall grunnet utilfredse kunder. Første gangs kunder skal forbli våre faste kunder Kunnskap og entusiasme er fellesnevner for oss i og vi stiller oss med glede til kundens disposisjon med veiledning og service. Målsetting om 0-feil/avvik på levert tjeneste. Vi skal lykkes ved å: Fremstå som en pålitelig og god samarbeidspartner for våre kunder og leverandører. Tilby effektive løsninger på vedlikehold av utearealer og være en leverandør som driver virksomheten på en måte som sikrer høy kvalitet og god service som det viktigste konkurransemiddel. For å nå våre mål skal vi: Utvikle og holde ved like vårt kvalitetsstyringssystem. Ha en klar og tydelig fordeling av ansvar og myndighet. Sikre at kvalitetskrav og leveringstider overholdes. Utvikle og opprettholde et høyt faglig nivå innenfor alle funksjoner ved å gjennomføre systematisk opplæring og trening. Drive virksomheten med minst mulig miljøbelastning. Gjennom en aktiv kommunikasjon med våre kunder og ved å følge med i markedet så skal vi påse at markedet har kjennskap til oss og våre produkter/tjenester. HMS Opplæring Alle som jobber i eller for får innføring i og kunnskap om sitt kvalitetssystem. Intern Kommunikasjon Vi skal sikre god kommunikasjon internt igjennom god dialog og regelmessige driftsmøter. 8 av 28

9 8. Våre tjenester / vår maskinpark Vi brøyter, strør, kjører bort snø, fyller opp strøkasser, feier og gjør rent, alt etter den avtale som er inngått mellom oss og våre kunder. Godt vedlikehold er en fornuftig og lønnsom investering, i tillegg til at det bidrar til trivsel og trygghet om at eiendommen ikke forringes. Tjenester: Snøbrøyting Strøing - Salting Bortkjøring av snø Opphauging - Vekkhauging - Fresing Skraping av is såle Feiing Spyling Plenklipping Garasje-renhold Fylling av salt og strøkasser Maskinpark Traktorer med snøskjær/laster/freser Hjullastere Lastebiler Grus og saltspredere UNIMOGèr m/strø og salt utstyr Transportere m/strø og salt utstyr Is-skraper Feie/sugebiler Spylebiler og manuelt spyle utstyr Gressklippere Eget verksted Vi har eget verksted hvor vi vi raskt og effektivt utfører nødvendig vedlikehold og kvalitetsmessige reparasjoner. Beste utstyr Vi fornyer utstyr og kjøretøy jevnlig, dette gjør vi for å besitte best mulig teknologi innenfor vårt fag og ikke minst for å ivareta HMS, ytremiljø, EU krav, myndighetskrav og eller kundekrav. Alle maskiner og alt av sitt utstyr har vi oppbevart på eget areal. Vedlikehold Vi gjennomfører rutinemessig vedlikehold på alt utstyr og vi følger selvfølgelig myndighetskrav for periodisk kjøretøykontroll. Vi har våre maskiner inne til ettersyn hos leverandør en gang pr/år der de gjennomgår sjekk/kontroll/vedlikehold. Valg av utstyr Vi legger stor vekt på at det brukes riktig utstyr til hver enkelt jobb. Bare på den måten kan jobben gjøres så raskt som mulig og så perfekt som mulig og til alles glede. Erfaring og kunnskap har lang erfaring og våre kunder skal være trygge på at vi har den kunnskap og den kompetanse som kreves for oppdraget! 9 av 28

10 9. Våre kunder- og kundereferanser Vår kundekrets består hovedsakelig av: Eiendomsselskaper Næringseiendommer Borettslag Stat og kommune (kommunale eiendommer) Referanser: Gjennom mange år har vi opparbeidet en solid kundeportefølje. Noen av våre kunder og referanser: I tillegg kommer selvfølgelig alle våre andre viktige kunder! Service og kvalitet Vi utfører et bredt spekter av service og vedlikehold av utearealer, både vinter og sommer. Våre kunder skal vite at de får det vi lover når vi sier at vi garanterer høy kvalitet i alle leveranser og at vi leverer den beste løsningen tilpasset deres behov. Vi forstår kundens behov og vi vektlegger et godt samspill og god dialog med våre kunder, slik at det medfører en verdiskapning for dem. 10 av 28

11 10. Kvalitetspolitikk -Maskinell Snøservice AS skal tilpasse sin kvalitetspolitikk slik at den passer vår organisasjon, drift og selskapsstruktur og vi skal ha etablert kvalitetsmål som er målbare og forenlig med denne. Kvalitetspolitikken skal jevnlig bli evaluert av bedriftens ledelse og valgte representanter. Maskinell Snøservice AS skal alltid levere den beste løsningen for kundens behov hvor vi skal tilby kundene attraktive løsninger for service og vedlikehold av utearealer både vinter og sommer. Våre produkter og tjenester skal kjennetegnes ved høy kvalitet i alle ledd. Dette innebærer: At vi skal identifisere kundens krav og behov for å kunne tilby den beste totalløsningen. At vår kvalitet skal være vårt konkurransefortrinn som sikrer at er og blir den foretrukne leverandør. At alle våre leveranser skal skje i henhold til avtale, til rett tid, med riktig kvalitet og alltid være i samsvar med interne og eksterne krav, standarder og regelverk. At vi skal ha et effektivt system for forbedring og utvikling som bidrar til økt kundeverdi og lønnsom drift. At vi skal følge opp leverandører og samarbeidspartnere for å sikre at krav og retningslinjer blir ivaretatt. At vi skal ha tydelig dokumenterte prosesser for vår virksomhet, og hele tiden arbeide med å gjøre prosessene bedre og mer effektive. At våre policy og våre prinsipper skal være en integrert del i alle aktiviteter og vårt kvalitetssystem skal sikrestille at vi kan kvalifisere oss i ulike anbudsprosesser. At vi gjennom informasjon og opplæring skal sikre at samtlige som arbeider i eller for inkludert innlede underentreprenører innehar høy kvalitets- og miljøbevissthet. At vårt kvalitetssystem skal bidra til å sikre at virksomheten tilfredsstiller krav og spesifikasjoner stilt av myndighetene, kunder og våre egne krav. Kvalitetssystem Vi skal ha et kvalitetssystem som skal sikre: At bedriftens policyer og prinsipper er en integrert del i alle aktiviteter At bedriften gjennomfører aktiviteter i samsvar med interne og eksterne krav, standarder og regelverk At bedriften leverer produkter og tjenester som kjennetegnes ved høy kvalitet At bedriften følger opp leverandører og samarbeidspartnere for å sikre at krav og retningslinjer er ivaretatt At vi kontinuerlig jobber med forbedring, læring og utvikling At vårt kvalitetssystem skal bidra til gi oss et konkurransefortrinn og en foretrukket leverandør At vårt kvalitetssystem skal bidra til å sikre at vi er kvalifisert til ulike anbudsprosesser 11 av 28

12 1 Miljøpolitikk I Maskinell Snøservice AS skal miljøspørsmål inngå som en integrert del av vår virksomhet. I det daglige arbeidet skal vi fremme god helse, kontinuerlig forbedre vårt miljøarbeid, minimere virksomhetens innvirkning på miljøet og spare ressurser der det er mulig. Dette innebærer: At vi har høye målsettinger for vårt miljøarbeid og ser på lovbestemte krav og forskrifter som minimumskrav. At vi arbeider for å minimere miljøpåvirkningen fra vår virksomhet og at vi tar miljøspørsmål med i betraktningen ved utvikling av nye produkter, tjenester, systemløsninger og metoder. At vi arbeider kontinuerlig med opplæring og informasjon for at alle som jobber i eller for skal ta miljøansvar og at de har forståelse, vilje og evne til å ta hensyn til det ytre miljøet og hindre forurensning. At vi viser stor åpenhet i miljøspørsmål i forhold til våre interessenter og at vår miljøpolicy er synlig for alle. At vårt kvalitetssystem skal bidra til at vår miljøpolicy blir fulgt og at vi når de miljø mål vi setter oss. Våre kunder skal være trygge på at vi tar hensyn til miljøet, at vi følger miljøriktige prinsipper, at vi tilfredsstiller samfunnskravene og følger de lover, forskrifter og regler som gjelder. Miljøfyrtårn Maskinell Snøservice AS har startet prosessen med å bli Miljøfyrtårn. Det er vårt mål at vi i løpet av høsten 2015 så er en sertifisert Miljøfyrtårn bedrift. Miljøfyrtårn er Norges mest brukte sertifikat for virksomheter som vil dokumentere sin miljøinnsats og vise samfunnsansvar. Å være Miljøfyrtårn innebærer at vi systematisk arbeider med miljøtiltak i hverdagen at vi oppfyller de miljøkrav som og gjennomfører tiltak for en mer miljøvennlig drift og et godt arbeidsmiljø. Avfallshåndtering Alt avfall håndteres forskriftsmessig og hentes/leveres godkjent miljøstasjon. Administrasjon/Kontor: Kildesortering av papir, plast og organisk avfall. Verksted/lager/drift: Kildesortering av papp/papir/plast/stål. Spesialavfall/Farlig avfall: Hentes/Leveres godkjent miljøstasjon. Eksempler på farlig avfall: Vanlige avfettingsvæsker 2. Alle typer olje, unntatt matoljer 3. Alle kjemiske væsker som inneholder løsemiddel 4. Maling og lakk (også vannbaserte) 5. Tjære og tjæreprodukter 6. Treimpregneringsmidler 7. Lim og tetningsmasser 8. Batterier og akkumulatorer 9. Asbestholdige bygge- og isolasjonsprodukter. 12 av 28

13 12. Personalpolitikk -Maskinell Snøservice AS sin personalpolitikk har sitt utspring i bedriftens overordnede strategi og forretningsplan. Vår personalpolitikk skal være tydelig og støtte opp om bedriftens overordnede målsetninger, slik at vi fremstår enhetlig og konsistent i forhold til nåværende og fremtidige medarbeidere. Vi ønsker at våre policy og måten vi organiserer vårt arbeid skal bidra til å begrense turnover. Dette innebærer: Vi skal arbeide aktivt og systematisk med arbeidsmiljøet med målsetting om å skape en fysisk, psykisk og sosialt sunn og utviklende arbeidsplass for alle, der arbeidsrelaterte skader og helseplager forebygges. At vi skal legge arbeidsforholdene til rette for at våre medarbeidere skal kunne lykkes i sitt arbeide med å tilfredsstille våre kunder. At vi skaper et arbeidsmiljø og en kultur, som motiverer og som bidrar til at vi leverer kvalitet i alle ledd. At våre medarbeidere skal oppleve at det er samsvar mellom de kravene vi stiller og den måten vi planlegger og tilrettelegger arbeidet på. At vår personalpolitikk bidrar til å danne grunnlaget for sunn og effektiv drift, økt konkurransekraft og gode økonomiske resultater og således den trygghet og forutsigbarhet som er nødvendig for å sikre langsiktig verdiskapning. Gjennom gode medarbeidersamtaler ønsker vi å fremme så vel individuell kompetanse-bygging og egenutvikling som kollektiv vekst for bedriften som helhet. Det å bli fulgt opp og bli satt pris på som selvstendig individ er motiverende og en viktig faktor for god trivsel. At vi etterstreber ærlig, klar og tydelig kommunikasjon hvor vi ikke snakker om men med hverandre. At vi skal hjelpe hverandre og gjør hverandre gode. Vi aksepterer ikke uærlighet eller skjulte agendaer. Arbeidstakernes medvirkning Arbeidstakere skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske HMS arbeid og skal aktivt medvirke ved gjennomføring av de tiltak som blir satt i verk for å skape et godt og sikkert arbeidsmiljø. Verneombud er arbeidstakernes representanter i HMS saker og har et spesielt ansvar for å påse at bedriften og de ansatte følger kravene i HMS lovgivningen. Sikker jobb analyse Igjennom sikker jobb analyse (SJA) kartlegger vi farer og problemer og på denne bakgrunn vurderer vi risiko. Vi utarbeider tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene. Referanse dokumenter: I-11_ Om sikker jobbanalyse S-00_Overordnet risikovurdering S-01_Kategorisering av risiko S-11_Vurderingsskjema Sikker Jobb Analyse (SJA) S-11B_Risikoanalyse_SJA med prioritering 13 av 28

14 13. Kompetanse Opplæring - Trening Den kompetanse som hver og en besitter er grunnleggende for vår konkurranseevne, derfor vil -Maskinell Snøservice AS sørge for at alt personell har den nødvendige kompetansen og at de har fått forståelse av hvilken rolle hver og en har i forhold til den oppgave/tjeneste som skal utføres. Vi legger vekt på at alle bidrar positivt, at de er motivert og står på for å hjelpe hverandre og gjøre hverandre gode. Ansvaret for å kartlegge, analysere, utarbeide og gjennomføre planer for kompetanseheving ligger hos driftsledelsen. Dokumenterte kvalifikasjoner sikrer at vårt personell har et godt utgangspunkt for å ivareta helse, miljø og sikkerhet i gjennomføring av arbeidsoppdragene. Dvs. fagkunnskap + erfaring til å kunne utføre sin funksjon og de arbeidsoppgaver som skal utføres. Alle ansatte og innleid personell må kunne vise til erfaring med bruk av det utstyret de skal benytte i arbeidsoppdraget. Vi krever praksis tilsvarende 1 år med bruk av gjeldende maskintype og praksis må kunne dokumenteres som referanser fra tidligere arbeidsgivere eller oppdragsgivere. Den generelle kompetansen som kreves er, minimum: Fagkompetanse knyttet til stilling/oppgave. Gyldig HMS kurs Gyldig Førstehjelpskurs. Opplæring og trening utfører arbeidsoppdrag for en mengde forskjellige oppdragsgivere hvor det ofte er områder med komplisert trafikk og infrastruktur som setter store krav til maskinfører. Det å være maskinfører i innebærer også et ansvar for å ivareta sikkerheten for seg selv, for sine medarbeidere og samfunnet for øvrig, så derfor i forbindelse med oppstart av vintersesongen (hver høst) så gjennomfører driftsleder og daglig leder i en felles samling med alle sjåfører/maskinførere. Hensikten med samlingen er å gi deltakerne en oppfriskning, innsikt og forståelse for sin kvalitets og miljøpolitikk, HMS prosedyrer og de mål og krav som gjelder i. HMS Manual Alle som jobber i eller for får utdelt hvert sitt eksemplar av sin «HMS-Manual» I HMS manualen har vi samlet de viktigste HMS dokumenter og prosedyrer for utførelse av arbeidsoppdrag pluss en rekke andre nyttige dokumenter som sjekklister, skjemaer og informasjon. Sjåfør mappe Alle sjåfører har sin dedikerte sjåfør mappe som i tillegg til HMS manual også inneholder spesifikk brøyte plan for det området vedkommende har ansvar for /skal jobbe på. Dvs. en brøyteplan/kart som viser brøyteområde med opphaugings-plasser, tekniske detaljer og eventuelle spesielle forhold som maskinfører skal være oppmerksom på ved utførelse av oppdraget. Forts. 14 av 28

15 Signering Alle sjåfører/maskinførere må signere og bekrefte de har fått innføring og kjennskap til sitt kvalitetssystem med de mål og krav som gjelder i, samt bekrefte med sin signatur at de har mottatt og lest igjennom - HMS Manual og følge de gjeldene krav og etterleve sin kvalitets og miljøpolicy etter beste evne. Praktisk gjennomgang av Rode (Snøbrøyting) Når sjåfører/maskinfører får utdelt sin brøyterode må de før oppstart gjennomføre en fysisk befaring og en gjennomkjøring av den rode/det område som vedkommende skal jobbe på. Dette gjør vi for å sikrestille at sjåfør/maskinfører får se og merket seg alle detaljer på rode/område og merket seg eventuelle spesielle OBS-punkter som de skal være spesielt oppmerksomme på når de utfører. Det benyttes spesifisert kontrollskjema for Rode godkjenning. Etter endt befaring kvitter sjåføren for at han/hun har hatt en fysisk befaring av roden og har blitt gjort oppmerksom på eventuelle OBS-punkter som er på roden. Alle OBS-punkter noteres på Kontrollskjema for rode godkjenning. Kompetansebevis Som en del av vårt minimums krav til kompetanse så må alle som arbeider i eller for inneha kompetansebevis/førerkort/maskinførerbevis for det utstyr, bil/maskin som skal benyttes og de nødvendige førerbevis må dokumenteres før vedkommende får begynne på arbeidsoppdraget. Vi tar kopi av kompetansebevis/førerkort/maskinførerbevis på hver enkelt sjåfør som vi lagrer i datafil/mappe/kompetansebevis. Underentreprenør (UE) sitt ansvar Selv om er overordnet ansvarlig for all drift og utførelse så hviler det også et ansvar på underentreprenører og innleide sjåfør som jobber på oppdrag for. UE har plikt til å sørge for at sjåføren til enhver tid innehar gyldige sertifikater/førerkort, maskinførerbevis, kompetansebevis for det utstyr de skal håndtere og plikter å melde til om eventuelle endringer/avvik. Innleide (UE) som har registrert eget foretak må også bekrefte at deres foretak har lovpålagt HMS system i aktivt bruk. (HMS-Egenerklæring) Underentreprenører er selv ansvarlig for at eget utstyr som benyttes i oppdraget innehar godkjent teknisk dokumentasjon iht. de krav som gjelder. Maskin/Kjøretøyet skal også godkjennes ved fysisk sjekk her hos oss i. Alt utsyr skal ha logo/profilering godt synlig. Ved lån at utstyr fra må UE/Traktoreier kvittere ut og signere på at utstyret skal vedlikeholdes slik som beskrevet for det spesifiserte utstyr. Referanse dokumenter: S-05_Bekreftelse Kjennskap til HMS og kvalitetssystem S-06_Kvittering for utlevering av utstyr S-07_Sjekkskjema Sjåfør S-12_Kontrollskjema for Rode godkjenning S-17_Treningsoversikt S-18_Kompetansekrav 15 av 28

16 14. Innkjøpspolicy -Maskinell Snøservice AS skal i alle sine innkjøp/anskaffelser og bestillinger tilstrebe å sikre god kommunikasjon med sine leverandører. Dette innebærer: At, før vi gjør anskaffelser skal behovet vurderes opp imot effektivitet, lønnsomhet og kvalitetsforbedring. Vi skal påse at de anskaffelser vi gjør bidrar til effektivisering av driftsprosesser og økt lønnsomhet. Vi skal vurdere om det er hensiktsmessig med eventuelle rammeavtaler for å redusere kostnader og administrativt arbeide i forbindelse med anskaffelser. Vi skal alltid dokumentere bestillingen skriftlig og vi skal være nøye i forhold til kvalitetssikring av de opplysninger vi gir, de krav vi har og ikke minst påse at vi får tilbakemelding på at den bestillingen vi gjør er mottatt og forstått av leverandør. Det samme gjelder enhver endring i en eksisterende bestilling. Vi skal alltid påse at de anskaffelser vi gjør innehar de krav som gjelder og at anskaffelsen er i tråd med vår kvalitets- og miljøprofil. Innkjøpspolicy gjelder for anskaffelse av varer og tjenester, herunder også kontrahering av tjenester fra underleverandører. Eventuelle avvik fra denne policy skal godkjennes av daglig leder i hvert tilfelle. Referansedokument: S-10_Leverandørvurdeing 16 av 28

17 15. Dokumentstyring og revisjonskontroll Prosedyre for kontroll med registreringer beskriver de nødvendige registreringer som skal sikre at det er overenstemmelse mellom kravene om effektiv bruk av systemet, og det faktagrunnlag som fremskaffes for å oppnå ønskede resultater. Prosedyrer for dokumentstyring og revisjonskontroll skal også sikre at kun gyldige dokumenter benyttes i bedriften. Dokumenter lagres elektronisk. Dette sikrer at vi til enhver tid har tilgang til de gjeldende dokumenter og det sikrer effektiv oppdatering av vårt kvalitetssystem. Alle dokumenter skal oppbevares på en slik måte at de ikke kan skades på noen måte. Sporbare og Tydelig identifikasjon Alle dokumenter/registreringer skal ha en entydig identifikasjon. Det vil si at de har et unikt nummer slik at de skal være lett gjenfinnbare. Dokument typer underlagt styring: en, prosedyrer, stillingsbeskrivelser og vedlegg som inngår i kvalitetssystemet. Eksterne dokumenter som tegninger, spesifikasjoner, forskrifter og standarder. Målstyrings dokumenter og registreringer, som viser mål og resultater som er oppnådd. Benyttes som dokumentasjon og bevis på overensstemmelse med krav. Lagring Registreringer oppbevares i minimum 5 år dersom ikke annet fremkommer i den enkelte prosedyre. Gjelder følgende dokumenter/registreringer: Avtaler og Kontrakter (Alle typer) Avviksrapporter EL og Brannvern dokumentasjon Handlingsplaner Kundedokumenter (Inkl. Tilbudsdokumenter) Kurs og kompetansebevis (På egne ansatte) Ledelsens gjennomgang (Dokumentasjon) Leverandørdokumenter (Vurderinger) Målinger (Alle utførte målinger) Produktidentifikasjon (Når det er et krav) Prosedyrer/Rutiner/Sjekklister (Vedrørende produksjon og utførelse) Rapporter (Alle utgitte rapporter) Statistikker - (Inkl. skade og sykefraværs statistikk) Tiltak - (Korrigerende og Forebyggende tiltak som er utført /iverksatt) Vernerunde protokoller Stoffkartotek Datablad for farlige / skadelige stoffer mottas fra våre leverandører eller vi henter de ut fra: ECOONLINE og setter inn i vårt stoffkartotek. Vi oppbevarer datablader i egen perm «Stoffkartotek» Denne permen står i resepsjonen hos slik at den er tilgjengelig for alle ansatte. Referanse dokument: S04_Stoffkartotek_(oversikt) 17 av 28

18 16. Avvikshåndtering En viktig del av sitt kvalitetsarbeid er å ha et godt innarbeidet system for avvikshåndtering. Et levende og godt avvikssystem betyr færre uønskede og farlige hendelser, bedre kvalitet og ikke minst, god læring i organisasjonen. Internkontrollforskriften krever at virksomheter har et eget system for å håndtere avvik. Dette innebærer at vi må ha en prosess, den må være kjent for alle og vi må være tro mot den. Ansvar Alle som jobber i eller for har et ansvar for å følge våre prosedyrer for avvikshåndtering. Dette innebærer at alle som oppdager et avvik skal rapportere og melde fra om avviket til driftsleder. Driftsleder sørger for at avviket blir registrert og behandlet. Avviksprosess Vår avviksprosess er definert og innebærer følgende elementer i saksgangen: 1) Strakstiltak. 2) Registrering. 3) Korrigerende tiltak. 4) Analyse. 5) Forebyggende tiltak. 6) Oppfølging. 7) Trend analyse. Forbedringsprosess Et hvert avvik vil kunne danne grunnlag for iverksettelse av en forbedringsprosess. Dette innebærer at alle avvik registreres i og behandles systematisk i henhold til samme prosedyre. Et avvik kan under behandlingen bli vurdert slik at det flyttes fra et avvik over til forbedringsprogram for videre behandling der. Vi jobber aktivt med avvik og forbedringer for å oppnå fem viktige hovedpunkter: Økt sikkerhet. Økt kvalitet. Økt trivsel. Redusert negativ miljøpåvirkning. Redusert kostnad. Gode rapporteringsrutiner er en forutsetning for å oppnå våre fem hovedpunkter. Kvalitetsansvarlig I er det driftsleder som er Kvalitetsansvarlig og som innehar en viktig rolle i oppfølging, vedlikehold og utvikling våre systemer for avvikshåndtering. Økonomiansvarlig/kontroller I er det vår økonomiansvarlig som er kontrollfunksjon. Økonomiansvarlig påser at alle avvik blir fulgt opp og kvitterer ut at tiltaket er funnet hensiktsmessig. 18 av 28

19 17. Rapporteringsrutiner I betrakter vi alle avvik som en uønsket hendelse. Alle som jobber i eller for har et ansvar for å rapportere avvik/uønskede hendelser. Dette innebærer at alle som oppdager et avvik skal rapportere og melde fra om avviket til driftsleder. Det er utarbeidet eget rapporteringsskjema for innrapportering av uønsket hendelse. Ansvar for oppfølging Driftsleder sørger for registrering analyse - oppfølgning tiltak stenging av alle avvik. Ansvar for kontroll Økonomiansvarlig/kontroller har ansvar for å kontrollere at avvik følges opp og at tiltak iverksettes og at avvik sluttbehandles og lukkes. Rapportering til kunde Alle avvik som har direkte relevans til en kunde eller tredjepart, uavhengig av om det er regulert av kontrakten eller ikke, så skal kunden informeres om avviket, samt hva som er/blir gjort av tiltak. Det er driftsleder sitt ansvar og sørge for at kunden holdes informert om avviket og de tiltak som iverksettes. Beklager Uheld Skulle en av våre sjåfører være uheldig å skade noe, så har vi rutiner og meldeskjemaer for dette. Referanse dokumenter: S-02_Rapportering av uønsket hendelse. S-02B Registrering av HMS avvik S-03_Beklager Uheld 19 av 28

20 18. Korrigerende og forebyggende tiltak Korrigerende tiltak Når avvik oppstår etableres det umiddelbart avviksdokumentasjon og korrigerende tiltak iverksettes ihht den. Hensikten med korrigerende tiltak er å eliminere årsakene til oppståtte avvik og hindre gjentakelse. Fullførte tiltak rapporteres til ledelsen. Ut i fra prinsippet om at avvik = læring gjennomgås status på avvik i våre driftsmøter. Forebyggende og korrigerende tiltak Vi har rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen. Vernerunder Vernerunder utføres en gang per/måned og det benyttes spesifisert sjekkliste for dette. Referanse dokument: SL-20_Vernerundeskjema Personlig verneutstyr For å verne om arbeidstakerens liv og helse er det viktig at personlig verneutstyr alltid brukes når det foreligger risiko for farlige påvirkninger. I får alle ansatte utdelt vernetøy/personlig verneutstyr i henhold til det arbeid som skal utføres. Alle som arbeider for oss har profilert arbeidstøy. Ettersyn av det elektriske anlegget Ettersyn av det elektriske anlegget er organisert i samsvar med Jf. AML 3-1, rutinemessig ettersyn av det elektriske anlegget. Utføres en (1) gang/år. Det benyttes spesifisert sjekkliste. Referanse dokument: SL-21_Egenkontrollskjema_EL anlegg Brannsikkerhet Brannberedskap er organisert i samsvar med de krav som er satt i Forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn. Vi gjør årlig ettersyn av brannsikring og tiltak. Referanse dokument: SL-22_Egenkontroll av Brannobjekter) Egen kontroll av kjemisk helsefare Utføres minimum en gang per år. Referanse dokument: SL-26_Egenkontroll Kjemisk helsefare Ledelsens system gjennomgang Vi foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av kvalitetssystemet minimum en gang/år for å sikre at det fungerer som forutsatt. Referanse dokument: SL-23_Ledelsens system gjennomgang Risikovurdering Vårt HMS-arbeid er basert på en risikovurdering av arbeidsforhold, prosesser og rutiner. Etter å ha foretatt en kartlegging foretas en risikovurdering. Sikker Jobbanalyse (SJA) Når vi skal i gang med risikobetonte arbeider foretar vi en Sikker jobb analyse. Sikker jobbanalyse går ut på at vi utfører en enkel risikoanalyse der vi trinnvis vurderer alle farer som er knyttet til en arbeidsoppgave eller en jobbsekvens. Hva kan gå galt og hvordan kan vi forhindre det. SJA utføres i forkant av en konkret arbeidsoppgave slik at tiltak kan settes i verk for å fjerne eller kontrollere de farene som avdekkes. Referanse dokument: S-11_SJA_Sikker Jobb Analyse 20 av 28