Oppsummering fra situasjonsrapporter om IT-sektoren fra fakultetene, UB og det ikke-vitenskapelige personalet

Transkript

1 Til: Fra: USE'S Styre Jacobsen/BSA Oppsummering fra situasjonsrapporter om IT-sektoren fra fakultetene, UB og det ikke-vitenskapelige personalet Styret ba for tid tilbakerepresentanteneinnhente rapporter om situasjonen på IT-sektoren ved sine respektive fakulteter/grupper. Rapporter forelå til styrets arbeidsmøte om budsjettet 5.9, og ble gjennomgått og diskutert på dette møtet. Denne oppsummeringen av innholdet i rapportene fra brukerstøtteavdelingens side tar sikte på (1) Å trekke fram de viktigste forhold som ble berørt, spesielt forhold knyttet til USE's tjenester og brukerstøtte-virksomhet, (2) A sette problemer som ble berørt i rapportene i relasjon til pågående arbeid for å avhjelpe disse eller planlagt innsats for dette, (3) Å tjene som grunnlagsmateriale og diskusjonsgrunnlag for Brukerstøtteavdelingen i! dens utvikling av forbedrete og/eller nye tjenester, (4) Å være entilbakemedlingfra USEtilfakultetene og miljøene. Oppsummeringen baserer seg på rapporter fra samtlige fakulteter med unntak av SV og TF. Vi mangler også rapporter fra Senti^administrasjonen og studentene. Vedlegg: Vi legger ved Brukerstøtteavdelingens interne "logg-bok" som gir en detaljert oversikt over avdelingens virke hittil i Dette gir et nokså grundig innsyn i avdelingens tjenester og prioriteringer pr. idag. Overordnede refkleksjoner på grunnlag av rapportene Etter en første gjennomgang av rapportene gjorde undertegnete seg følgende refleksjoner om innholdet: (1) Rapportene er ikke uten videre sammelignbare ettersom de framstiller situasjonen på ulike plan, og på ulikt detaljnivå. / Likevel er det mulig å trekke fram følgende mer eller mindre gjennomgående punkter: (2) Flere miljøer føler (en for stor) avstand til USE (3) Mange miljøer har tro på at PC-er vil avhjelpe deres EDB-problemer, dels som supplement til sentrale tjenester (nett/vax-anlegg), dels som et alternativ til sentrale tjenester. - Mange miljøer er i ferd med å anskaffe slikt utstyr. En ser likevel et stort behov for støtte-tjenester knyttettildette utstyret (4) Flere miljøer ønsker seg bedre nett-tjenester på stamnettet (5) Mange miljøer etterlyser et bedretilbudav database-systemer og har behov for tildels betydelig masselagerplass. (6) Mange miljøer ønsker seg utvidete konsulenttjenester fra USE's side.

2 Noen kommentarer til disse innledende punktene: fm* /ISS (2) Følelsen av avstand mellom seg og USE kan skyldes mange ting. Den kan f.eks. henge sammen med miljøets "EDB-nivå" (språkprøblemer), dets beliggenhet (geografiske problemer), vanskeligheter med å finne fram ved USE ("førstelinjeproblemer") eller arten av EDB-behov (kompetanseproblemer ved USE). Språkproblemene viser at vi må bh ennå bedre til å alminneliggjøre den EDB-informasjon vi retter mot brukermiljøene (NUSE, ABC-hefter, hjelpetekster etc.), og at vi står ovenfor en omfattende opplæringsoppgave, ikke minst kanskje innenfor feltet "Grunnopplæring i EDB" - dette siste kan nok ikke USE klare alene, men vi vil selvsagt samarbeide om slike tilbud til ansatte ved universitetet For å styre og øke bredden i vårt opplæringstilbud, planlegges en opprustning av kurslokaler og -utstyr i forbindelse med flytting til Informatikkbygget, og det er foreslått avsatt midler til dette i budsjettet..,/ Førstelinjeproblemene skyldes slike ting som manglende inforanasjonsmateriell for nye V kunder, ikke god nok veiledningstjeneste (Luka), omstendige rutiner m.m. Her vil BSA nedsette en gruppe som skal gå gjennom våre førstelinje-rutiner og forsøke å forbedre disse gjennom f.eks. forbedrete/enklere rutiner, opplæring av Lukevakter m.m. En presentasjonsfolder for USE er også under arbeid og vil foreligge i løpet av høsten. 1/ Kamljtanseproblemene skyldes nok tildels at USE ikke har muligheter til å favne alle fagfelts bruk av^eøb - her er det nødvendig av miljøene selv avsetter ressurser til EDB-spesialister innen sitt eget EDB-område. USE må dog opprettholde en grundig kompetanse på de sentale ressursene, stamnett, VAX-cluster og tilhørende programvare. Men det er kanskje viktigere i denne sammenheng å merke seg at avstandsfølelsen kan være et symtom på mangler ved USE/BSA's brukerstøtte. Vi har hittil strevd med å bygge opp og opprettholde en brukbar men sentralisert informasjons- og opplæringsvirksomhet. Utfordringen i tiden framover blir å rykke disse tjenestene nærmere brukermiljøene ("USE's forlegede arm"). For å lykkes i dette må arbeidet desentraliseres, og det må trekkes inn lokale krefter i et "integret nettverk" av informasjonsutveksling mellom USE og brukermiljøene. USE kan neppe klare dette alene med de ressurser vi rår over idag, det må m.a.o. allokeres ressurser (=personell) til dette lokalt USE (og miljøenes styrerepresentanter) har imidlertid som oppgave å markedsføre denne ideen, og å virke som pådrivere. BSA vil i tiden framover forsøke å blåse liv i ordningen med lokale brukerkontakter. For at en slik ordning skal holdes "levende" kreves et visst aktivitetsnivå fra BS A's side, men vi håper å ha personellressurser til dette. Forøvrig er denne ordningen slik den framstår i dag (med mer eller mindre tilfeldig utplukkede mennesker) i beste fall en overgangsordning. En vil få en helt annen effekt hvis miljøene selv allokerer personell som skal ha dette som en del av sitt ansvar i stillingen. Vi vil også etter evne forsøke å tilby flere lokale kurs, og gjennomføre flere brukermøter i lokalmiljøene i tiden framover. BSA ser også med glede på oppbyggingen av fakultære EDB-tjenester. Noen fakulteter, bl. a. SV og HF har allerede slike tjenester i drift, andre er under oppbygging eller er oppgitt som ønskemål i fakultetsrapportene. BSA vi tilstrebe et best mulig og utstrakt samarbeid med slike tjenester rundt om på universitetet. Tilslutt nevnes at avstanden til USE kan være lang begge veier, og at BSA i mange sammenhenger føler at vi vet for lite om vårt kundegrunnlag. Hva slags EDB-virksomhet foregår rund om? Hvilket utstyr har man? Hvilke planer har man? Hvilke problemer har man? Fakultetsrapportene gir svar på endel av dette, men for å forsøke å skaffe oss et mer fullstendig bilde av situasjonen, planlegger BSA å gjennomføre en telefonintervju-runde til samtlige institutter og avdelinger senere i høst, lagre og analysere resultatene, diskutere erfaringene og muligens gjenta dette årlig. (3) Utbredelsen av PC-er rundt om på universitetet krever at USE (minst) opprettholder samme omfang i sin PC-virksomhet som nå. Dette omfatter veiledning, opplæring og kompetanse på visse programvarer og utstyrsfamilier. Videre går det med en del ressurser til å følge med i markedet og pleie kontakt med sentrale leverandører. I tiden framover venter vi også å måtte administrere flere lisensavtaler for gjennomgående programvare VAX/PC. Enkelte miljøer ber om videre konsulenttjenester enn vi kan tilby nå (montere utstyr, hjelpe igang). Dette er problemer vi tror må løses lokalt inntil videre. Det er forøvrig interessant å legge merke til at mange ser på PC-anskaffelser som noe som skal løse ens problemer (med EDB-bruk, med USE etc.), samtidig som man påpeker et utstrakt behov

3 f^ for videre støtte. Dette kan tolkes som et uttrykk for at en oppfatter USE's støttetjenester som mindre relevante, eller på siden av det man trenger. Men det kan også sees på som uttrykk for en viss villrede og mangel på innsikt i hva en PC er og kan gjøre. Det er lett å glemme at en PC er en personlig datamaskin som man stort sett må finne seg i å klare av med selv - vel og merke utover de felles PC-rjenester USE kantilby.kanskje burde vi få istand et kurstilbud som går inn på de strategiske og praktiske forhold en bør ha klart for seg ved anskaffelse av PC-utstyr. Det er dessverre slik at mange institutter og avdelinger ikke har bestrebet seg på å finneframtil instituttløsninger alle kan enes om, men har kommet i den situasjon at utstyrsparken er temmelig sammensatt. Av og til sitter vi med følelsen at mange anskaffer PC-utstyr fordi USE's tjenester virker utilgjengelige eller vanskelige å bruke, hvoretter en oppdager at også PC-ene krever enn viss innsikt, opplæring og erfaring. Det neste skritt er da å klage over manglende oppfølging fra USE's side. En sunn holdning til PC-er må være at de skal tjene som supplementtilsentrale fellestjenester i et integrert samvirke basert på nett-tjenester, ikke at de skal tre inn i stedet for fellestjenestene som isolerte ressurser. Gjennom fellesskapet og gjennom valg av fornuftig utstyr fra de familier USE har kompetanse på, kan PC-hverdagen bli mindre frustrerende, bl.a. ved at en kan dra nytte av felles kunnskaper og erfaringer. USE's PC-tjenester kan aldri bli noe annet enn fellestjenester med den personellsituasjon som finnes. Tilbud utover dette må etableres lokalt. USE kan umulig hjelpe enhver PC-nybegynner som har problemer med tastutur, DOS, tekstbehandleren, skriveren osv. i det daglige. Relevante fellestjenester kan f.eks. være å holde øye med utviklingen innenfor PC-verdenen. Dette omfatter utprøving av nett-løsninger for PC-er, forhandlinger om lisensavtaler for gjennomgående programvarer, utprøving av ny teknologi ram. På grunnlag av de erfaringer som høstes vil USE besitte erfaringer av stor betydning ved f.eks. instituttvise utstyrsinnkjøp, nettoppkopling av PC-er innenfor et bestemt miljø osv. Virksomheten vil rapporteres løpende i NUSE, på brukermøter og semniarer. (4) Dette har vi ennå ikke hatt anledning til å drøfte nærmere med de nett-ansvarlige og USE's øvrige ledelse. Vi ser klart verdien av et så godt stamnett som mulig med attraktive tjenester på, og vi vil følge opp dette i tiden framover. A (5) USE forhandler for tiden om innkjøp av et større felles databasesystem som også skal være gjennomgående VAX/PC. Det er ennå ikke avgjort hvilket system det blir, eller når kjøpet vil finne sted, men det er grunn til å tro at dette eventuelt vil skje ved årsskiftet eller rett etterpå. I denne forbindelsen vil USE pådra seg et stort ansvar for tilrettelegging, (egen og andres) kompetanseoppbygging og ikke minst markedsføring (seminarer, kurs, opplæring, konsulenttjenester) av systemet For tiden har vi to mannallokert til database-programvarer, en på VAX-siden med styrke i database-delen av et slikt system og en på PC-siden med styrke i fjerdegenerasjons-delen av systemet Vi håper innføringen av et slikt system etter en viss innkjøringperiode vil avhjelpe sjfønet av et sentralt solid og avansert databasesystem, spesielt for brukere med betydelige datamasser. Behovet for masselagerplass er også USE oppmerksom på, og vi forsøker å fordele de eksisterende ressurser så godt som mulig. Vi har også budsjettert med økt masselagerplass i kommede år. USE oppfordrer forøvrig bnikermiljøer med betydelige behov til å avsette midler til egen disk, eventuelt i samkjøp med tilstøtende miljøer. USE vil svært gjerne få registrert udekkede behov rundt om, og oppfordrer til kontakt med Brukerstøtteavdelingen om dette. (7) Her vil jeg vise til pkt (2) som skisserer våre umiddelbare planer for en mer framskutt brukerstøtte, samt understreke at ressursene pålegger oss begrensninger i nivået av konsulenttjenester, og at den eneste måten å oppnå direkte, fagrettet og oppfølgende konsulenttjenester på er å utvikle lokale brukermiljøer og egen lokal-ekspertise. Spesielt nevnes behovet for konsulenttjenester der noen fra USE utfører EDB-arbeidet for brukeren. Dette faller naturligvis utenfor USE'srekkevidde.Derimot besitter vi kompetanse på de systemer og programmer som skal brukes i dette arbeidet og kan gi råd og vink og holde spesialkurs, kort sagt hjelp til selvhjelp. Videre nevnes behov for konsulenthjelp på maskinvaresiden når det gjelder PC-er (montering, innsetting av nye kort, sammenkopling av utstyr, feilfinning m.m.). Her er våre ressurser begrensede og vi yter kun en viss tjeneste innefor dette feltet i spesielletilfeller.her bør en kunne oppnå en del i forhold til leverandørfirmaer, spesielt hvis man kjøper utstyret med skikkelig vedlikeholdskontrakt selv om dette kan fordyre det noe. USE kan ikke, med nåværende ^

4 4 personell og ressurser, drive "PC-verksted", oppsøkende verkstedsvirksomhet eller "PC-butikk" av noe slag. Kort oppsummering av de enkelte fakulteters rapporter Det historisk-filosofiske fakultet s& \ Den ikke-vitenskapelige bruk av EDB ved HF synes å begrense seg til tekstbehandling og enkel regnskapsførsel. Den vitenskapelige bruk av EDB har hittil begrenset seg til enkelte institutter. Her dreier det seg først om fremst om: teksregistrering ordboksarbeid registrering og analyse av historisk kildemateriale språkanalyse og lingvistisk analyse litteraturanalyse analyse av konkordanser musikkanalyse og noteskriving fremmedspråklig tekstbehandling De rapporterer om økende bruk av og behov for databasesystemer og databaser avtildelsbetydelig omfang. Videre nevnes bruk av vidoplater som lagringsmedium. Deres erfaringer med USE's brukerstøtte er jevnt over gode, men de ønsker seg bedre kapasitet og en bedre tilpassning av kurstilbudet til ulike brukergrupper. Dette siste har vi tenkt å gjennomføre i kommende kurstilbud. En peker også på behovet for merframskuttbrukerassistanse. PC-kompetansen må videreføres minst på samme nivå som idag. Når det gjelder USE's tjenester forøvrig ønskes spesielt et godt og stabilt stamnett og bedre tilknytninger for fjerne institutter. Videre ønsker man som nevnt å prøve ut større databasesystemer, og har genrelt behov for god tilgang på masselagerplass. /i^sftn Det teologiske fakultet De disponerer et antall mikromaskiner, og de har et datautvalg som leder EDB-sektoren ved fakultetet. Herunder har de en konsulentfunksjon som ivaretar innkjøp, vedlikehold m.v. av utstyr. Enregnermed omtrent full dekning av IT-utstyr til ansatte i løpet av neste år, både når det gjelder administrativ og forskningsmessig bruk. En har dessuten behov for en del modernisering og supplering av eksisterende utstyr. bruksområdet er foreløpig i hovedsak tekstbehandling, og en regner med behov for databaser for kildemateriale o.a. etterhvert. Innen tekstbehandling har en spesielle problemer knyttet til bruke av ikke-latinske språk. Det juridiske fakultet Her framheves spesielt behovet for etablering av kontakt mellom fakultetssekretariatet og de administrative systemene som skal settes i drift på Blindern, ogtilsvarendekontakt mellom instituttene og økonomisuystemet Videre ønskes tilknytning til Net/One for bruk av bibliotekstjenestene. Institutt forretssinformatikkhar endel spesielle behov for kommunikasjon med Blindern, og vi er i inngrep med dem for å forsøke å finne løsninger på deres behov.

5 Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet Det har ved fakultetet skjedd en overgang fra tungregning fra RBK/Cyber til VAX/FPS og CRAY. Det er også anskaffet endel DAK/DAp-utstyr ved Fysisk institutt og Matematisk institutt vurderer en instituttløsning med mikromaskiner. Her har vi vært konsultert i planleggingsfasen, og medvirket til en rapport om dette. Fakultetet har miljøer med svært varierende EDB-kompetanse. Miljøer med lav kompetanse finner USE's tjenester kompliserte og føler avstand til USE. Videre framheves USE's prispolitikk som et problem, og i noen miljøer vurderer man å anskaffe lokalt utstyr for å avhjelpe behovene. På programvaresiden framheves spesielt mangelen på en god plottepakke, og en sentral plottertjeneste på Net/One. I tiden framover ser en for seg nyten av USE gjennom fellestjenester som programpakker som bør disponeres felles, bedret veiledningstjeneste og brukerstøtte, drift av tungregneressurser og annet spesialutstyr og nett-tjenester. /" v Mer konkret ønskes hurtig kommunikasjon mot CRAY, plottertjenester, et solid sentralt masselager. Det medisinske fakultet Fakultetet påpeker sine spesielle problemer som henger sammen med stor geografisk spreding og mangel på lokale EDB-tjenester. En har videre problemer med lokaler og geografisk tilhørlighet i mange miljøer. En ser behovet for utbygging av administrative verktøy for tekstbehandling, regnskap m.v. Mange forskere har behov for statistisk analyse av data, og ser behovet for tilknytning til og bruk av VAX-anlegget Det odontologiske fakultet Fakultetet har satset en del på PC-er som utnyttes til tekstbehandling, statistiske analyser og bruk av enklere databaser. En ønsker å øke dekningen av PC-er blant de ansatte. I dette arbeidet føler en et stort behov for konkret assistanse fra USE til igangsettelse og opplæring. Vi tror nok at endel av ~*. dette støttebehovet må avhjelpes lokalt og en innser også dette, og arbeider for å framskaffe ressurser til å bygge opp lokal ekspertise i form av en fakultær EDB-tjeneste. Universitetsbiblioteket UB synes å være rimelig tilfreds med USE's brukerstøtte og tjenester, samt med den stabile driftssituasjon i stamnettet