ARBEIDSGIVERHÅNDBOK. for. Steinkjer kommune. Revidert juli Personaltjenesten

Transkript

1 ARBEIDSGIVERHÅNDBOK for Steinkjer kommune Revidert Personaltjenesten

2 Personaltjenesten

3 0 Innholdsfortegnelse I Arbeidsgiverrollen II Rekruttering, introduksjon og avvikling III Lønn, pensjon, forsikringer og reiseregulativ IV Verne- og arbeidsmiljø V Ferie, permisjoner og sykefravær VI Arbeidstid og arbeidstidsordninger VII Medbestemmelse og medinnflytelse

4 INNLEDNING. Arbeidsgiverhåndboka er en videreføring av håndbok for lønns- og personalansvarlige i Steinkjer kommune, og er i tillegg til at den er revidert også lagt på en ny lest. Håndbokas intensjon var tidligere å gi retningslinjer for ledere med lønns og/eller personalansvar. Den nye utgaven har i større grad fokus rettet mot det å være arbeidsgiver. Håndboka gir ikke uttømmende opplysninger innenfor alle tema. Det er derfor vist til lov, avtale og reglement. Håndboka er imidlertid ment å avklare oppgave- og ansvarsdeling innenfor arbeidsgiverområdet, samt å gi retningslinjer for å sikre en mest mulig ensartet praksis innenfor dette området i kommunen. Håndboka vil søkes ajourført fortløpende. Ny eller vesentlig endret tekst er skrevet med rødt og i kursiv (skråtekst).

5 KAP I ARBEIDSGIVERROLLEN 1. ARBEIDSGIVERROLLEN 1.1. Arbeidsgiverpolitikk i Steinkjer kommune Fra personalpolitikk til arbeidsgiverpolitikk Organisering av arbeidsgiverfunksjonene - adm. delegeringssystem Styringsrett og -plikt Medbestemmelse og medinnflytelse Forventninger fra arbeidstakere og tillitsvalgte 1.3. Lov- og avtaleverk, intensjoner 1.4. Framtidig arbeidsgiverpolitikk Strategier på lokalt nivå KAP. II REKRUTTERING, INTRODUKSJON OG AVVIKLING 2. ANSETTELSE 2.0. Lov-, avtale- og reglementshenvisninger 2.1. Personalplaner 2.2. Opprettede stillinger 2.3. Budsjetterte stillinger 2.4. Innrapportering av personalbehov Inndragning av stillinger Omgjøring av stillinger Stillingsutvidelse for deltidsansatte 2.5. Kunngjøring 2.6. Ansettelsesmyndighet 2.7. Midlertidig tilsetting Tidsrammer Formalkrav Hjemmel for midlertidighet 2.8. Sysselsettingstiltak Vikariater Andre ekstraordinære inntak Opphør av sysselsettingsavtaler Refusjonskrav Forholdet til arbeidstakerorganisasjonene 2.9. Praksisarbeid 2.10 Slektskapsforhold 3. INTRODUKSJON 3.0. Lov-, avtale- og reglementshenvisninger 3.1. Personaltjenesten sitt introduksjonsansvar 3.2. Arbeidsplassens introduksjonsansvar 4. OPPSIGELSE - OPPHØR AV ARBEIDSFORHOLD 4.0. Lov, avtale og reglementshenvisninger 4.1. Oppsigelsesmyndighet 4.2. Oppsigelsesfrister 4.3 Oppsigelse helsemessige forhold 4.4. Opphør av midlertidige arbeidsforhold

6 4.5. Prøvetid 4.6. Sluttmelding 4.7. Sluttattest 4.8. Innlevering av utstyr m.m. KAP. III LØNN, PENSJON, FORSIKRINGER OG REISEREGULATIV 5. LØNNSUTBETALING 5.0. Lov-, avtale- og reglementshenvisninger 5.1. Lønn til fast ansatte 5.2. Lønn til vikarer/ekstrahjelp 5.3. Faste lønnstillegg 5.4. Time baserte tillegg 5.5. Overtidstillegg 5.6. Sykelønn Sykelønn for fast ansatte Sykelønn for timelønte 5.7. Svangerskapspenger 5.8. Opphør av lønn 5.9. Lønnsendringer Lønnsforskudd For mye utbetalt lønn Lønnsansiennitet Fastsetting av lønnsansiennitet Omregning av lønnsansiennitet lærlingtjeneste 6. PENSJONSMEDLEMSKAP 6.0. Lov-, avtale og reglementshenvisninger 6.1. Pensjonsmedlemskap for faste tilsatte Pensjonsmedlemskap ved permisjon 6.2. Pensjonsmedlemskap for timelønte 6.3. Søknad om alderspensjon 6.4. Søknad om avtalefestet pensjon 6.5. Søknad om uførepensjon 7. FORSIKRINGER 7.0. Lov-, avtale og reglementshenvisninger 7.1. Gruppelivsforsikring 7.2. Ulykkesforsikring 8. REISEREGULATIV M.M Lov-, avtale og reglementshenvisninger 8.1. Kjøreregninger 8.2. Kostgodtgjøring 8.3. Nattillegg 8.4. Utlegg 8.5. Forskudd 8.6. Framsending av reiseregning 8.7. Gjeldende reiseregulativ

7 KAP. IV VERNE- OG ARBEIDSMILJØ 9. VERNEOMBUDSTJENESTEN 9.0. Lov-, avtale- og reglementshenvisninger 9.1. Verneombud 9.2. Verneområder 9.3. Hovedverneombudet 9.4. Databriller 10. AKAN Lov-, avtale og reglementshenvisninger AKAN-opplegget Særlige plikter for arbeidsleder 11. ARBEIDSULYKKER Lov-, avtale- og reglementshenvisninger Samarbeid med verneombudstjenesten Melding om skade Rapporteringspliktige skader Ikke rapporteringspliktige skader Registreringsskjema Rapportering Arbeidsulykker som har voldt død eller alvorlig skade 11.3 Forhold ved nestenulykker 11.4 Skademelding til forsikringsselskap 11.5 Dekning av egenandeler 11.6 Ødelagt privat utstyr og klær KAP. V FERIE, PERMISJON, SYKEFRAVÆR OG VELFERDSTILTAK 12. FERIE Lov-, avtale- og reglementshenvisninger Ferieplaner Feriepengeoppgjør trekk for ferie Feriepenger til timelønte Fastsetting av ferie Redusert ferie Forskyving av ferie Ferie ved delvis sykemelding 13. PERMISJONER Lov, avtale- og reglementshenvisninger Permisjonsmyndighet Kurs i regi av arbeidstakerorganisasjonene Svangerskapspermisjoner 13.4 Tidskonto fleksibelt uttak av fødsels og adopsjonspermisjon Velferdspermisjoner Permisjon barn til lege Eksamen

8 14. SYKEFRAVÆR Lov-, avtale og reglementshenvisninger Egenmelding Sykefravær med legemelding Langtidsfravær Opphør av sykelønn Fraværsregistrering 15. VELFERDSTILTAK Lov, avtale og reglementshenvisninger Seniorpolitikk Seniorpolitiske tiltak Kompensasjon for kostnader knyttet til seniorpolitiske tiltak KAP. VI ARBEIDSTID OG ARBEIDSTIDSORDNINGER 16. GENERELT Lov, avtale og reglementshenvisninger Ukentlig arbeidstid - flere stillinger 17. FLEKSITIDSORDNINGEN Lov, avtale og reglementshenvisninger Omfang Avspaseringsregnskap Avspasering i fleksitidsordningen Avspasering av annen mertid Avspasering i mellomjula 18. OVERTID Lov-, avtale- og reglementshenvisninger Hjemmel for overtid Mertid/overtid for deltidsansatte 19. ARBEIDSTID VED REISER, MØTER KURS M.M Lov-, avtale- og reglementshenvisninger Møter, konferanser, kurs m.v Reiser i forbindelse med ordinært arbeid KAP. VII MEDBESTEMMELSE OG MEDINNFLYTELSE 20. FORHOLDET TIL TILLITSVALGTE 20.0 Lov, avtale og reglementshenvisninger Tillitsvalgtordningen 20.2 Orientering m.v. om planlagte/forestående endringer Plasstillitsvalgte - lønnet permisjon under opplæring Plasstillitsvalgte - møter i arbeidstida

9 KAPITTEL I ARBEIDSGIVERROLLEN 1. ARBEIDSGIVERROLLEN 1.1.Arbeidsgiverpolitikk i Steinkjer kommune Steinkjer kommune har utarbeidet et arbeidsgiverpolitisk dokument, datert april Innledning Arbeidsgiverpolitikk er de handlinger, holdninger og verdier som arbeidsgiver står for i forhold til medarbeiderne. Dette kommer til uttrykk både gjennom utforming av overordnede arbeidsgiverpolitiske prinsipper og ledelsens praktisering av disse prinsippene. Grunnlaget for Steinkjer kommunes arbeidsgiverpolitikk er at alle handlinger og tjenester utføres for kommunens innbyggere. Arbeidsgiverpolitikkens verdigrunnlag bygger på: Helhetsforståelse og lagfølelse Tillit til og tro på kommunens medarbeidere Likestilling mellom kvinner og menn Vekt på læring og utvikling Mot til å gjøre forandringer Overordnet mål med arbeidsgiverpolitikken Steinkjer Kommunes arbeidsgiverpolitikk har til hensikt å frigjøre og styre den menneskelige energien i organisasjonen, slik at kommunen utvikler og utøver riktige tjenester med høy kvalitet gjennom tilfredse medarbeidere og effektiv ressursbruk. Steinkjer kommune skal være en attraktiv arbeidsplass. Steinkjer kommune har utarbeidet et arbeidsgiverpolitisk dokument Arbeidsgiverpolitikk i Steinkjer kommune, vedtatt av formannskapet Arbeidsgiverpolitikk og organisasjonskultur Steinkjer kommunes arbeidsgiverpolitikk skal avspeile en sunn, inkluderende organisasjonskultur der den enkelte ansatte føler seg verdsatt og ivaretatt. For kommunen som arbeidsgiver er det et viktig poeng at alle ansatte blir enkeltindivider i et fellesskap, som arbeider mot samme felles mål; effektiv tjenesteyting for kommunens innbyggere. En god organisasjonskultur skal være helse- og trivselsfremmende, bidra til at den enkelte arbeidstaker blir sett og inkludert, at den enkelte tar ansvar for eget og andres arbeidsmiljø, og at en utvikler tilhørighet og lagfølelse. Kommunens arbeidsgiverpolitikk og de som utøver denne har et særskilt ansvar for at kulturen på arbeidsplassen inspirerer til utvikling og positiv endring.

10 Utfordringer for kommunesektoren som påvirker arbeidsgiverpolitikken Kommune-Norge står i dag overfor store krav til endring og omstilling. Det gjelder spesielt to forhold: Kommunenes roller og oppgaver utfordres gjennom økte krav til effektivisering. Dette skjer samtidig som befolkningens forventninger til kvalitet på tjenestene, grad av valgfrihet og brukermedvirkning øker. Det blir dermed en arbeidsgiverpolitisk utfordring å ivareta bred medvirkning, medbestemmelse og medeierskap på en god måte i endrings- og effektiviseringsprosesser. Det andre er at kommunene utfordres gjennom økt konkurranse fra privat sektor. Dette kommer til uttrykk gjennom diskusjoner om hvorvidt private aktører kan produsere tjenester på vegne av kommunene mer effektivt enn kommunene greier selv. Det er en arbeidsgiverpolitisk utfordring å finne strategier for å kunne konkurrere med privat sektor om bl.a. lønn, kompetanse og det å rekruttere og beholde viktig arbeidskraft. Den offentlige sammenheng Effektivisering og konkurranse skal utøves innenfor en offentlig sammenheng som er noe annerledes enn den virkeligheten private virksomheter opererer i. Målene i kommunal virksomhet er i like stor grad knyttet til velferd, sosial likhet og rettferdighet som til økonomiske størrelser. Målene skal utformes og nås gjennom til dels tidkrevende demokratiske prosesser der mange interessegrupper er involvert. Kommunal sektor har også mindre handlingsrom enn privat sektor fordi rammebetingelsene i stor grad er fastlagt gjennom bevilgninger, lover og regelverk. Det er en stor utfordring å utøve en fleksibel arbeidsgiverpolitikk i forhold til de omstillinger som kreves samtidig som offentlig sektors spesielle hensyn ivaretas 1.2.Fra personalpolitikk til arbeidsgiverpolitikk Organisering av arbeidsgiverfunksjonene - administrativt delegeringssystem. Den interne administrative ansvars- og arbeidsdelingen i arbeidsgiversaker springer ut av den myndigheten som er tillagt rådmannen. Linjeledelsen har det hele og fulle personalansvaret, noe som innebærer ansvaret for all løpende kommunikasjon og samtale med personalet som gruppe og med den enkelte medarbeider. Dette gjelder også for «kompliserte» personalsaker. Linjelederen benytter personaltjenesten som «konsulent», bisitter og støttespiller i slike sammenhenger. Linjelederen står ansvarlig for å ta beslutninger i personalsaker i tråd med delegert myndighet. Personaltjenesten er først og fremst et serviceorgan for kommunens ledere med personalansvar. Dette innebærer ansvaret som koordinator, inspirator, pådriver og konsulent i arbeidet med å utvikle kommunens arbeidsgiverpolitikk. Personaltjenesten er rådmannens forlengede arm i arbeidet med å forbedre kommunens indre organisasjon Styringsrett og -plikt. Som produsent og forvalter av samfunnsgoder og som utøver av forvaltningsmyndighet har kommunen en klar styringsplikt. Samtidig har kommunen styringsrett over ressursene,

11 herunder også kommunens tilsatte, i form av retten til å lede og organisere virksomheten, tilsette og si opp folk samt fordele arbeidsoppgaver. Styringsretten innebærer at det er arbeidsgiveren alene som bestemmer over forhold som ikke er regulert gjennom tariffavtaler og arbeidsavtaler eller er begrenset i lover og forskrifter. I denne sammenheng kan det være på sin plass å minne om det prinsipielt viktige skillet mellom forhandlinger og drøftinger. I forhandlinger opptrer arbeidsgiver og tilsattes organisasjoner som formelt og juridisk likeverdige parter. Oppnås det ikke enighet lokalt, finnes det ankeorganer. Ved drøftinger tas de tilsattes organisasjoner med på råd, men det er fortsatt arbeidsgivers hele og fulle styringsrett som gjelder. I lov- og avtaleverket eksisterer det svært få forhandlingshjemler, men desto flere drøftingsbestemmelser. Det er viktig at arbeidsgiver er klar på dette viktige skillet Medbestemmelse og medinnflytelse. De tilsatte har en lovfestet rett til medbestemmelse i spørsmål som angår dem i deres arbeidssituasjon. Medbestemmelsesretten modifiserer derfor styringsretten i «interne» sakstyper. I andre spørsmål skal de tilsatte derimot ikke ha noen form for fortrinn i forhold til kommunens øvrige innbyggere. Medbestemmelse er formell rett for de tilsattes organisasjoner til å delta i beslutningsprosessene i aktuelle saker. Tilsattes medbestemmelsesrett er nedfelt i kommuneloven og hovedavtalen. Den formelle medbestemmelsesretten gjelder i hovedsak følgende: arbeidstakernes representasjon i partsammensatte utvalg møte- og talerett i enkelte organer/gitte situasjoner lokal forhandlingsrett i henhold til lover og avtaler Medinnflytelse brukes som begrep på de tilsattes mer uformelle, men likevel reelle deltakelse i behandlingen av aktuelle saker, herunder også interne utviklingsprosesser på alle nivåer i kommunen. Medinnflytelse er ikke betinget av eller forbeholdt organisasjonene og de tillitsvalgte. Det kan ofte være den enkelte tilsatte, gjennom sine personlige egenskaper, erfaring og kunnskaper som kan øve innflytelse Forventninger fra arbeidstakere og tillitsvalgte. De tilsattes forventninger til sin nærmeste leder, til sin arbeidsleder, kan være følgende: Still krav til meg! Gi meg armslag! Bry deg om det jeg driver med! Gi meg «oppbacking» når jeg trenger det! Vær ærlig og rettferdig når du bedømmer min innsats!

12 Dette kan også være den underordnede leders forventninger til sin overordnede leder. Utsagnene representerer et positivt menneskesyn. De utgjør rammebetingelsene for at menneskelig energi kan frigjøres. Dette kan vi kontrollere ved å se på hvilke grunnleggende menneskelige behov som tilfredsstilles gjennom en slik praksis/atferd: å bli tatt på alvor som menneske å bli gitt tillit og derigjennom oppleve egenkontroll og mestring å oppleve selvbekreftelse ved å bli «sett» å oppleve støtte når det trengs å oppleve trygghet i arbeidssituasjonen Noen vil kanskje hevde at mange tilsatte faktisk ikke ønsker å bli stilt krav til. Angsten for ikke å oppleve mestring kan være så sterk at behovet for å bli tatt på alvor som menneske ubevisst skyves i bakgrunnen. Det trenger likevel ikke å bety annet enn at utsagnene må sees i sammenheng som en helhet, og at de ansatte må behandles som enkeltindivider. Når det gjelder de tillitsvalgtes forventninger kan følgende forhold som har betydning nevnes: åpen kommunikasjon samarbeidsvilje (felles språk) forutsigbarhet (trygghet, likebehandling) klarhet og integritet faglighet (kunnskap) Utfordringen blir hvordan arbeidsgiver oppfyller disse forventningene i konkret handling. 1.3 Lov- og avtaleverk, intensjoner Kommunen må skaffe seg detaljert lov- og avtalekompetanse. Men en leder trenger ikke denne detaljerte kompetansen for å være en god arbeidsgiverrepresentant. En god arbeidsgiverrepresentant må imidlertid ha tankene og intensjonene bak lov- og avtaleverket under huden. Arbeidsgiver må sette dagsorden. I forholdet til tillitsvalgt er det viktig at vi ikke blir konfliktorientert, men utviklingsorientert. Det er viktig å finne fram til det problemet som skal løses. Saklig enighet eller uenighet kan dermed etableres. I en slik situasjon er det arbeidsgiver som legger premissene for problemløsning. Viktige arbeidsgiverholdninger er følgende: Respekter lov- og avtaleverket, men dyrk det ikke! En slik holdning forhindrer de «dumme» diskusjonene/konfliktene på feil tema, og åpner for målbevissthet og reell problemløsning fra arbeidsgivers side. Detaljorientering må balanseres med helhetsperspektiv, og kunnskap må balanseres med klokskap. Lov- og avtaleverket utgjør et relativt stivt og statisk rammeverktøy og representerer ingen drivkraft i seg selv. Initiativ og tydelige ledelsesholdninger må arbeidsgiver selv utvikle.

13 KAPITTEL II 2. REKRUTTERING, INTRODUKSJON OG AVVIKLING. ANSETTELSE Lov, avtale- og reglementshenvisninger. Arbeidsmiljølovens kap. 14 Likestillingslovens 4, Forvaltningslovens 3, Forskrift til forvaltningsloven vedr. partsrettigheter i ansettelsessaker, Hovedavtalen del B 3 og 4, Hovedtariffavtalen kap. 1 2, Delegasjonsreglement for Steinkjer kommune 2.1. Personalplaner. Ved hver avdeling skal det være utarbeidet personalplaner, som gir oversikt over antall stillingshjemler innenfor hver kategori ved hver tjenesteenhet og avdeling. Det er utarbeidet et eget skjema som kan benyttes til personalplanlegging Opprettede stillinger. Det kan ikke foretas fast tilsetting med mindre det er ledighet i stilling som er opprettet fra kommunestyrets side. Ledige lønnsmidler eller at en stilling er tatt inn i nytt budsjett, åpner i seg selv ikke adgang til fast ansettelse Budsjetterte stillinger. Budsjetterte stillinger er stillinger som har lønnsmessig dekning i de til en hver tid vedtatte budsjetter Innrapportering av personalbehov. Blir en stilling ledig, eller forut for kunngjøring av nyopprettet stillinger, skal personalbehovet innrapporteres til personaltjenesten på fastsatt skjema. Forslag til kunngjøringstekst vedlegges skjemaet. Avdelingen/enheten fastsetter selv hvilke ledere som er bemyndiget til å rapportere personalbehov. Behovsskjemaet legges til grunn for det videre arbeidet med ansettelse av ny medarbeider. Det er utarbeidet et eget skjema til dette bruk Inndraging av stillinger.

14 Ledere med personalansvar har til en hver tid ansvar for vurdering av behovet for den enkelte stilling innen egen avdeling/enhet. Dersom stillinger kan inndras, har leder ansvar for å gi slik melding. Dette spørsmålet skal særlig undergis en grundig behandling ved ledighet i stillinger. Kommunestyret/rådmann kan av budsjettmessige årsaker til enhver tid kreve at ledige stillinger blir stående helt eller delvis vakante Omgjøring av stillinger. Ledere med personalansvar har ansvar for til en hver tid å vurdere arbeidsoppgavene som tilligger den enkelte stilling i vedkommendes avdeling/enhet. Leder har ansvar for å gi melding til nest høyere leder i tilfelle behov for omgjøring av stillinger. Dette skal særskilt vurderes ved ledighet i stilling. Omgjøring av stillinger skal drøftes med de aktuelle arbeidstakerorganisasjonene Stillingsutvidelse for deltidsansatte. Det skal som hovedregel tilsettes i full stilling, med mindre omfanget av arbeidet eller en vurdering av arbeidssituasjonen tilsier noe annet. Ved ledighet i stilling skal deltidsansatte ved intern utlysing tilbys utvidelse av sitt arbeidsforhold inntil hel stilling, dersom vedkommende er kvalifisert for stillingen. I de tilfeller det er flere interne deltidstilsatte søkere, tilsettes den som er best kvalifisert. Tidligere stillingsstørrelse er ikke avgjørende for vurderingen. Jfr. HTA kap. 1, 2, pkt.2.3. Arbeidstakeren har gjennom denne formuleringen rett til en større stilling, ev. også til å få flere deltidsstillinger. Dette forutsetter at tjenesten allikevel skal kunne ivaretas på forsvarlig måte. Den fortrinnsrett som beskrives i hovedtariffavtalen gjelder utvidelse av sitt arbeidsforhold. Dette er en rett til utvidet stilling innenfor samme nivå, det vil si nivået ufaglært for den som er ansatt som assistent eller tilsvarende, nivået faglært for den som er ansatt som fagarbeider/tilsvarende. Arbeidsmiljøloven har også beskrevet en fortrinnsrett til utvidet stilling ved ledighet ( 14-3). Den lovmessige retten begrenses til utvidelse av den stillingen en allerede har det vil si kun som barnehageassistent for den som er tilsatt i slik stilling Kunngjøring. Personaltjenesten besørger kunngjøring av ledige stillinger på bakgrunn av innrapportering av personalbehov vedlagt forslag til kunngjøringstekst. Søknadsfrister og generelle opplysninger om ledige stillinger vil i størst mulig grad bli samordnet. Ved ønske om kunngjøring i aviser/fagblad ut over TrønderAvisa og Steinkjer Avisa, må dette angis særskilt på forslag til kunngjøring. Kostnaden for slik tilleggskunngjøring må dekkes av vedkommende avdeling eller enhet Ansettelsesmyndighet. Rådmannen har tilsettingsmyndighet for alle stillinger med unntak av stilling som rådmann. Rådmannen har delegert sin ansettelsesmyndighet til personalsjef med få unntak.

15 Ansettelsesmyndighet for midlertidige inntak i inntil 6 måneder er delegert til avdelingssjef, som i stor grad har delegert videre til tjenesteenhetsledere Midlertidig tilsetting Tidsrammer. Det er ikke adgang til å skrive midlertidige arbeidsavtaler som går ut over de rammer som er nevnt under pkt Formalkrav. Det skal opprettes skriftlige arbeidsavtaler ved samtlige arbeidsforhold, uansett arbeidets varighet. I arbeidsforhold med en samlet varighet på mer enn 1 måned skal arbeidsavtalen foreligge snarest mulig, men senest 1 måned etter at arbeidsforholdet er begynt. Det presiseres at utsatt ferdigstilling av arbeidsavtale er unntak som skal ha en saklig forklaring. I arbeidsforhold av kortere varighet enn 1 måned skal det umiddelbart inngås skriftlig avtale. For deltidsansatte i kommunen som tar ekstra vakter, skal det ikke skrives arbeidsavtaler for disse vaktene. Slike vakter skal regnes som merarbeid. Annerledes blir det der arbeidstakeren midlertidig fungerer i en annen stilling, eksempelvis under lengre sykefravær og/eller lengre permisjon. Da skrives egen arbeidsavtale for denne ansettelsen. Kopi av alle midlertidige arbeidsavtaler skal oppbevares på den enkelte arbeidsplass. Det er utarbeidet egne skjema til dette bruk Hjemmel for midlertidighet. Midlertidig tilsetting er kun tillatt når arbeidets karakter tilsier det, og arbeidet atskiller seg fra det som ordinært utføres i virksomheten, samt ved praksisarbeid, vikariat eller ved ekstraordinære sysselsettingstiltak i regi av eller i samarbeid med arbeidsmarkedsetaten. Midlertidig tilsetting kan i utgangspunktet fritt nyttes ved reelle vikariater Sysselsettingstiltak Vikariater. Det er tillatt å nytte arbeidstakere med tilskudd fra NAV arbeid til vikariater. NAV arbeids praksis på området er i tilfelle å yte tilskudd i 2/3 av perioden. Det kan etter særskilt avtale med NAV arbeid etableres ordning med utdanningsvikar Andre ekstraordinære inntak. Det er ikke adgang til iverksetting av andre ekstraordinære sysselsettingsinntak som ikke kommer inn under pkt , med mindre dette er avklart med personaltjenesten.

16 Opphør av sysselsettingsavtaler. Sysselsettingsarbeidet skal opphøre ved arbeidsavtalens utløp. Det er ikke adgang til å la arbeidstakere som har gått på tilskuddsordning fra NAV arbeid/ekstraordinære sysselsettingstiltak å stå i arbeid etter avtalens utløp. Unntak i denne forbindelse er klare sykevikariater Refusjonskrav. Tilsagn om lønns og/eller driftstilskudd sendes avdelingen eller enheten. Avdelingen/enheten skal selv sende refusjonskrav til NAV arbeid. Kopi av refusjonskravet sendes til tjenesteenhet økonomi og revisjonen Forholdet til arbeidstakerorganisasjonene Det foreligger en egen forskrift vedrørende arbeidsmarkedstiltak. Forskriftens 5 omhandler sysselsettingstiltak for langtidsledige, sysselsettingstiltak for yrkeshemmede eller vikarplass. Dersom det iverksettes sysselsettingstiltak for langtidsledige, skal det opprettes en styringsgruppe for tiltaket. Denne styringsgruppa skal ha representanter for arbeidsgiver, NAV og arbeidstakerorganisasjonene, og alle tiltak forutsetter konsensus i gruppa. Forskriften beskriver ingen drøftingsplikt vedrørende sysselsettingstiltak for yrkeshemmede og vikarplass, eller tidsbegrenset lønnstilskudd i henhold til forskriftens 3. Dette følger heller ikke formelt av hovedavtalen. Arbeidsgiver skal allikevel snarest orientere de tillitsvalgte om nyansettelser (også hvem som ansettes midlertidig på tiltak), jfr del B 3-1 g). Selv om det ikke foreligger noen plikt, bør vedkommende leder informere og eventuelt også drøfte slike inntak med de aktuelle tillitsvalgte Praksisarbeid. Avdelingene/enhetene kan selv inngå avtaler med NAV arbeid om inntak av praksisplassdeltakere. Praksisplassdeltakerne skal ikke ha lønn fra Steinkjer kommune, men oppebærer dagpenger fra NAV arbeid. Praksisplass er en læreplass. Vedkommende skal ikke nyttes til selvstendig arbeid. Opprettelse av praksisplass skal godkjennes av de aktuelle tillitsvalgte Slektskapsforhold. Ansettelse av personer i nært slektskapsforhold bør unngås på samme arbeidsplass og skal unngås i forhold til direkte overordnet/underordnet med mindre ansettelsesmyndigheten vedtar noe annet. Dette skal i tilfelle vurderes særskilt. Som nært slektskapsforhold regnes ektefelle/samboer eller familie i rett oppadstigende eller nedadstigende linje. Forståelse av samme arbeidsplass beskrives med følgende eksempler: samme avgrensede fysiske arbeidsplass hvor arbeidstakerne daglig omgås hverandre. Innenfor tjenesteenhet Boliger nord vil Trøa og Slalåmsvingen 35 eller 55 normalt ikke

17 oppfattes som samme arbeidsplass. arbeidsplass hvor arbeidstakere med felles oppgaver arbeider under samme leder, eller arbeidsplass hvor arbeidstakerne er gjensidig avhengig av hverandre, f. eks. at de er en del av samme turnus, samme ferieplan m.v. Dette punkt regulerer framtidige ansettelser og overføringer, og berører ikke eksisterende arbeidsforhold.

18 3. INTRODUKSJON Lov -, avtale, og reglementshenvisninger. eget introduksjonsprogram for Steinkjer kommune Personaltjenestens introduksjonsansvar. Personaltjenesten tilskriver nyansatte, med kopi til vedkommende avdeling/tjenesteenhet. Den som bekrefter at vedkommende tar stillingen, får et velkomstskriv fra personaltjenesten. Følgende vedlegges skrivet: Kommunenål, Permisjonsreglement, Arbeidstakerhåndboka, oversikt over verneområder/ -ombud, oversikt over arbeidstakerorganisasjoner heftet velkommen til Steinkjer Vedkommende bes avtale tiltredelse med ansvarlig leder i vedkommende avdeling/enhet Arbeidsplassens introduksjonsansvar. Avdelingen/enheten har ansvar for mottak av nye arbeidstakere, herunder forberedelse mottak, omvisning på arbeidsplassen, presentasjon for kolleger, orientering om stillingens arbeids og ansvarsområde, orientering om tjenesterutiner, herunder eventuelle turnusordninger eller fleksitid Det vises for øvrig til kommunens introduksjonsprogram.

19 4. OPPSIGELSE - OPPHØR AV ARBEIDSFORHOLD Lov-, avtale- og reglementshenvisninger. Arbeidsmiljølovens kap. 15, Forvaltningslovens 16, HTA kap. 1 3, Ansettelses- og arbeidsreglementets 15, Introduksjonsprogram for nye ansatte, arbeidsgiverdelens pkt. 3. og 3.4. Lederhåndbok for oppfølging av arbeidstakere med helseproblemer 4.1. Oppsigelsesmyndighet Oppsigelsesmyndighet er tillagt rådmannen. Oppsigelsesmyndigheten er for de fleste stillingers vedkommende delegert videre til personalsjef Oppsigelsesfrister Ved midlertidige arbeidsavtaler utløper arbeidsforholdet ved avtaleperiodens utløp. Ved prøvetid er oppsigelsesfristen 14 dager. Ved midlertidige ansettelser i inntil 2 måneder er oppsigelsesfristen 14 dager. I engasjementer, vikariater og prosjekter for øvrig er oppsigelsesfristen 1 mnd. For fast ansatte med utstått prøvetid er oppsigelsesfristen 3 mndr., jfr. dog forlenget oppsigelsestid ved oppsigelse fra kommunen for arbeidstakere over 50 år, jfr. arbeidsmiljølovens Kommunen kan fravike oppsigelsesfristene ved oppsigelse fra arbeidstaker, dersom tjenesten kan ivaretas på en tilfredsstillende måte Oppsigelse helsemessige forhold Dersom arbeidstakeren har vært arbeidsufør i 2 år (sykelønnsåret og 1 år rehabilitering/attføring), og fortsatt ikke kan gjenoppta arbeidet, skal arbeidsforholdet normalt avvikles. Dersom arbeidstakeren innvilges uførepensjon i Folketrygda, vil arbeidsforholdet kunne avvikles før denne tid. Folketrygda vil først gi uførepensjon når arbeidstakeren anses ufør til alt arbeid - ikke bare vedkommendes stilling. Sak vedrørende avvikling av arbeidsforholdet kjøres selv om arbeidstakeren innvilges midlertidig uførepensjon. Arbeidstakere plikter å informere arbeidsgiver dersom vedkommende innvilges uførepensjon/midlertidig uførepensjon i Folketrygda. Dersom arbeidstakeren selv sier opp arbeidsforholdet, vil arbeidstakeren ha fortrinnsrett til ny tilsetting i kommunen i 1 år på bestemte vilkår, jfr. lederhåndboka pkt. 6. Arbeidsgiver kan allikevel ikke be arbeidstakeren om å si opp stillingen.

20 Arbeidsgivers oppsigelse initieres fra nærmeste overordnede ved framsending av egen sak. Leder skal i denne forbindelse legge ved nødvendig dokumentasjon som viser hvordan arbeidstakeren er fulgt opp i forhold til de helseproblemer vedkommende har. I denne forbindelse skal skjemaet "Sjekkliste vedrørende opphør av ansettelsesforhold" benyttes. Det vises til Lederhåndbok for oppfølging av arbeidstakere med helseproblemer, pkt. 6 - Avslutning av arbeidsforholdet Opphør av midlertidige arbeidsforhold. En arbeidstaker som har vært midlertidig ansatt i mer enn 1 år, har krav på skriftlig varsel om tidspunkt for fratreden senest 1 måned før fratredelsestidspunktet (gjelder ikke ved arbeidsmarkedstiltak). Arbeidstakere med kortere midlertidig ansettelse enn 1 år orienteres om opphør av arbeidet kort tid før avtaleperiodens utløp selv om dette formelt sett ikke er påkrevd. Et slikt varsel er ikke å betrakte som oppsigelse. Selve oppsigelsen ligger i den midlertidige arbeidsavtalen som definerer både ansettelse (startdato)og oppsigelse (siste arbeidsdag) av arbeidsforholdet Prøvetid. Nyansatte i kommunen gis som regel 6 måneders prøvetid. Denne tiden er delvis læretid. Dersom arbeidstakeren ikke kommer inn i arbeidet på en tilfredsstillende måte, skal arbeidstakeren gis tilbakemelding om dette. Eventuelle feil skal rettes, og arbeidstakeren skal gis klar orientering om hvilke krav som settes til arbeidets utførelse. Dersom arbeidet blir så mangelfullt utført at det vil kunne være aktuelt med opphør av arbeidsforholdet, skal slik tilbakemelding/rettledning gis skriftlig. Dersom det er aktuelt med vurdering av opphør av arbeidsforholdet, skal personaltjenesten gis melding om dette senest 5 måneder etter arbeidets start. Det skal i alle faser av en slik tilbakemeldingsprosess føres referat fra arbeidsleders side. Referatet skal være arbeidsleders oppfatning av arbeidstakerens evne og vilje til å mestre arbeidet. Det vises spesielt til de skjema som er utarbeidet for oppfølgingssamtale etter henholdsvis 2 og 5 måneder, jfr. introduksjonsprogrammet. Arbeidstakeren skal ha kopi av slike referat/samtaler, bla. fordi dette skal gi nødvendig anvisning på krav til endring eller mestring Sluttmelding Sluttmelding gis til lønningskontoret (opphør av lønn, jfr. lønnsmeldingsskjema) med kopi til personaltjenesten. Når ansatte i Rådhuset slutter, skal kommunens informasjonstjeneste orienteres. Dette ansvaret tilligger lønnsanvisningsmyndigheten. Når ansatte i Rådhuset slutter, og vedkommende har hatt PC, skal tjenesteenhet IKT orienteres slik at opprydding på PC-en kan gjennomføres eller kontrolleres. Dette ansvaret tilligger lønnsanvisningsmyndigheten.