MØTEINNKALLING OVERORDNET SAMARBEIDSORGAN (OSO)

Transkript

1 Samhandlingsavdelingen MØTEINNKALLING OVERORDNET SAMARBEIDSORGAN (OSO) Dato : 3. desember Sted : Sykehuset Bodø, klasserommet 9. etg. Tidspunkt : 10:00 15:00 Omvisning nye K-fløya kl. 14:00. Forfall til møtet meldes så snart som råd til: steinar.pleym.pedersen@nlsh.no -tlf Varamedlemmer møter etter særskilt innkalling. Si de 1

2 Saksbehandler:Steinar Pleym Pedersen Deltagere Vår ref.:2013/2325 /SPP Innkalt Leder Adm. direktør Paul Martin Strand Rådmann Nils Olav Hagen, Moskenes kommune Øvrige kommunale medlemmer Jonny Karoliussen, rådmann Hadsel kommune Sture Jakobsen, helse- og sosialsjef Sortland kommune Jan Håkon Juul, kommuneoverlege Vågan kommune Elisabeth Marie Larsen, rådmann Saltdal kommune Mona Karlsen, rådgiver Bodø Kommune Ole Reidar Sollund, kommunalsjef helse og omsorg, Fauske kommune Helseforetakets øvrige medlemmer Trude Grønlund, klinikksjef Psykisk helse- og rus klinikken Bjørnar Hansen, ass.klinikksjef Psykisk helse- og rusklinikken Jørgen Hansen, klinikksjef Medisin Tove Beyer Kaspersen, klinikksjef Hode/bevegelse Anne Line Bosch Strand, klinikksjef Diagnostisk klinikk Tonje E. Hansen, fagsjef Sissel Juliussen, avdelingsleder kirurgisk/ortopedisk klinikk Lofoten Gro-Marith Villadsen, prosjektleder Vesterålen F F Brukerrepresentant Barbara Priesemann Carl Eliassen F Arbeidstakerrepresentant Merete Lian, UNIO Inger Kristiansen, LO Andre John Arve Skarstad, Fylkesmannen i Nordland Randi Angelsen, Kommunikasjonssjef Nordlandssykehuset Erik Martinsen, praksiskonsulent Side 2 av20

3 Agenda: 56/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste 57/2014 Godkjenning av referat fra møtet /2014 Dialogmøte helseforetakets styre og politisk/administrativt nivå i kommunene. Fastsetting av dato /2014 OSO møteplan /2014 Kommunenes arbeidsgiver- interesse og medlemsorg. (KS) møtedeltakelse i OSO 61/2014 Moderniseringsprosjektet i Psykisk helse- og rusklinikken status og videre utvikling 62/2014 Syketransport innleggelse av psykiatripasienter i spesialisthelsetjenesten 63/2014 Moderne teknologi i samarbeidet mellom spes.helse.tjenesten og Andøy kommune 64/2014 Det nye nødnettet etablering utsettelse 65/2014 Regional psykiatrisk legevakt 66/2014 Utskrivningsklare pasienter pr /2014 Mulig endring av tilbudet ved DPSene i Lofoten og Vesterålen 68/2014 Felles robust organisering av DPSene i Lofoten, Salten og Vesterålen 69/2014 Rapport fra arbeidsgruppe som har sett på mulige organisasjonsendringer BUPA 70/2014 Referater 71/2014 Eventuelt Kl. 14:30 Omvisning i nye K-fløya v. Per Henrik Sørensen Sakskart: Saksnr. Saksfremstilling 56/2014 Godkjenning av innkalling og saksliste Det vises til innkalling og saksliste. Innkalling og saksliste godkjennes. 57/2014 Godkjenning av referat fra møtet Det vises til vedlagte referat/protokoll fra møtet. Denne ble også sendt møtedeltakerne i etterkant av møtet. Referatet/protokollen godkjennes. 58/2014 Dialogmøte helseforetakets styre politisk nivå i kommunene fastsetting av dato i 2015 Det vises til vedtektene 2. Målgruppen som er tenkt som deltakere på den årlige dialogkonferansen har alle stramme møtebøker. Det er derfor viktig å fastsette dato for denne samlingen. Side 3 av20

4 Det foreslås at datoen blir etter at det årlige Oppdragsdokumentet er vedtatt. 1. Dialogmøtet mellom kommunenes politiske nivå og helseforetakets styre avvikles den Møtested:.. 59/2014 OSO - møteplan 2015 I vedtektene for OSO 6 Arbeidsform er det fastlagt at OSO har møte ca 6 ganger pr. år. I henhold til dette bes OSO beslutte sin møteplan for Aktuelle møtemåneder kan være: Ultimo februar Ultimo april Juni i forbindelse med Samhandlingskonferansen, jfr Ultimo september Primo desember En ber OSOs medlemmer se i egne kalendre slik at møtedatoer lettere kan fastsettes i møtet. 1. Møtedatoer for OSO i 2015 blir:xxxxxxxxxxxxx 2. Møteseted:. 60/2014 Kommunenes arbeidsgiver-, interesse- og medlemsorganisasjon (KS) møtedeltakelse i OSO Fra KS Nord-Norge jar vi fått henvendelse om KS kan være representert i OSO med møte og talerett. Det henvises til at OSOene ved UNN og Finnmarkssykehuset har etablert en slik ordning. Det er også etablert slik ordning andre steder i landet. Adm.dir kan ikke se at noe skulle være til hinder for at KS også møter i OSO ved NLSH. Deltakelse vil formelt sett føre til endring i OSOs vedtekter 3 og i Overordnet samarbeidsavtale KS Nord-Norge inviteres til deltakelse i OSO med en representant med møte og talerett. 2. Overordnet samarbeidsavtale 6, jfr. og OSOs vedtekter 3, jfr. 7 endres med følgende tillegg: En representant fra KS har møte- og talerett. Side 4 av20

5 61/2014 Moderniseringsprosjektet i Psykisk helse- og rusklinikken status og videre utvikling Saksbehandler: Trude Grønlund Saken legges fram for OSO som en oppfølging av en rekke tidligere saker knyttet til utvikling- og modernisering av Psykisk-helse og rusklinikken. Vedlagt utredningen som danner bakgrunnen for styresaken. Brukerutvalget behandlet saken i møte og gjorde slikt vedtak: 1. Brukerutvalget slutter seg til vurderingene i saken omkring sykehusavdelingene og ber Helse Nord RHF om at det ikke stilles ytterligere krav om nedbygging av døgnkapasiteten ved sentralsykehusinstitusjonen i Nordlandssykehuset. Det anbefales at klinikken søker å løse behovet for de kronisk alvorlig syke pasientene med behov for sykehusinnleggelse innen rammen av dagens virksomhet. Brukerutvalget er også bekymret for det høye belegget ved Sikkerhetsenheten og ber direktøren, i samarbeid med Helse Nord RHF, finne løsninger for en evt. utvidelse av kapasiteten i landsdelen i stedet for å bruke ressurser på gjestepasientkjøp. 2. Brukerutvalget savner i saksfremstillingen en drøfting av den lave bruken av døgnenhetene og ambulant team i Vesterålen DPS. 3. Brukerutvalget etterlyser andre forslag til videre utvikling enn å legge ned til ulempe for pasientene. 4. Det viktigste er å få spesialister til Vesterålen for å kunne fylle den krevende funksjonen et DPS har. 5. Brukerutvalget ber direktøren om at det iverksettes tiltak for å opprettholde og videreutvikle døgntilbud for befolkningen i Lofoten og Vesterålen. 6. Brukerutvalget savner i saksfremstillingen fokus på hvordan Salten DPS skal kunne ivareta oppgaven med å ta imot pasienter med kompliserte traumelidelser fra NLSHs opptaksområde samt Helgeland ved behov. 7. Brukerutvalget ber direktøren om at det utarbeides en plan for hvordan Salten DPS skal styrkes bl.a. i forhold til sengekapasitet i tiden fremover, for å kunne ivareta og behandle pasienter med kompliserte traumelidelser fra NLSHs opptaksområde samt fra Helgeland. Styret gjorde i sak 104/14 den slikt vedtak: (ettersendes) Bakgrunn Det vises til styresakene 100/11 Sammenligning av kostnader og personellbruk ved Side 5 av20

6 DPSene og sykehusavdelinger innen psykisk helsevern for voksne i Helse Nord for 2010, og styresak 65/12 Moderniseringsprosjektet i Psykisk helse- og rusklinikken, sluttrapport. Rapporten Sammenligning av kostnader og personellbruk ved DPSene i Helse Nord (2010), presentert i Styresak 100/11, viste at Nordlandssykehusets DPSer hadde et betydelig effektiviseringspotensial både på den polikliniske virksomheten og på kapasitetsutnyttelse og liggetid i døgnenheter. Den synliggjorde også at Vesterålen DPS hadde 50 % mer ressurser og døgnkapasitet enn de øvrige DPSene i Helse Nord. Analyser foretaket fikk utført sommeren 2012 av Ernst & Young viste samme resultat. Disse funnene, sammen med oppdrag fra våre eiere gjennom flere år via Oppdragsdokumentet, var bakgrunnen for iverksettelsen av Moderniseringsprosjektet i PHR-klinikken. Nasjonal Strategigruppe II, hvis anbefalinger ble lagt til grunn for Oppdragsdokumentet fra våre eiere i 2012, 2013 og 2014 gav føringer for de mål som skulle ligge til grunn for prosjektet. Resultatvurdering Moderniseringsprosjektet i PHR-klinikken har klart å omstille virksomheten innen psykisk helse og rus i tråd med kravene i Oppdragsdokumentene for de årene prosjektet har eksistert. DPSene er styrket og de har i dag 50 % av de totale ressurser til voksenpsykiatri, sykehusavdelingene har 50 % av ressursene (voksenpsykiatri), mens barne- og ungdomspsykiatri har 20 % av ressursene. Det er en økning i poliklinisk og ambulant virksomhet og ventetid og fristbrudd er betydelig redusert. Omstillingen har medført at klinikken i dag drives etter mer moderne metoder og med bedre pasientflyt og kvalitet på behandling. Alle tre DPSer har etablert Ambulante Akutt Team og beredskap for akutte kriser er ivaretatt ved Salten og Vesterålen DPS. I Lofoten er beredskapen ivaretatt av somatiske leger/turnuskandidater i akuttmottaket og indremedisinske leger ved den medisinske avdelingen. Den betydelige omstillingen har også medført noen utfordringer framover og disse er grundig beskrevet i den vedlagte saksutredningen og i administrerende direktørs vurdering. Administrerende direktørs vurdering Psykisk helse- og rusklinikken har vært gjennom en betydelig omstilling de siste 3 år. Denne omstillingen er dels begrunnet i krav fra eiere, lav effektivitet sammenliknet med tilsvarende virksomheter i regionen og dels for høyt ressursbruk. Kravene til omstilling og effektivisering har vært relativt omfattende og utfordrende, men klinikken har på disse tre år klart å omstille driften i tråd med kravene i Oppdragsdokumentet. Klinikken har redusert driften med 75 årsverk og 50 millioner. Administrerende direktør er svært fornøyd med at virksomheten har klart den utfordringen det er å legge om driften til økt poliklinikk, dagbehandling og ambulant virksomhet. Tilrettelegging for at pasienter med psykisk lidelse og rusavhengighet kan mestre livet sitt der de bor, er god behandling og dette er kjernen i de krav som Side 6 av20

7 departementet og Helse Nord RHF har stilt. Det er også svært tilfredsstillende at klinikken har lav ventetid og svært få fristbrudd. Administrerende direktør finner derfor at klinikken gjennom Moderniseringsprosjektet i all hovedsak har fulgt opp styrets vedtakspunkter fra sakene som omhandler prosjektet. Administrerende direktør er også fornøyd med at antall konsultasjoner pr. behandler pr. dag ved poliklinikkene har økt, selv om dagens aktivitet ikke er like høy som i Klinikken bes arbeide videre med effektiviseringen, dog ikke slik at krav om høyere aktivitet medfører at en faller tilbake til gammel praksis ved å behandle pasienter uten indikasjon for behandling i spesialisthelsetjenesten. Antall henvisninger går ned innen barne- og ungdomspsykiatri og en følger nasjonale prioriteringsveiledere i større grad enn tidligere. Det kan derfor tenkes at en har en korrekt dimensjonering av tjenesten på poliklinikkene pr. i dag. Det anses også nødvendig å ivareta kvalitet, fagutvikling og forskning i tjenestene slik at det vurderes at driftsnivået innen Barne- og ungdomspsykiatrisk avdeling er dekkende for behovet. Administrerende direktør vurderer situasjonen i sykehusavdelingene som anstrengt og finner det sannsynliggjort at en ytterligere nedbygging av disse vil være uforsvarlig. Styret bes derfor om å signalisere overfor våre eiere at krav om videre nedbygging vil være svært utfordrende. Både Sikkerhetsenheten og Rus- og Psykiatrienheten har tidvis et så høyt belegg at det er lite rom for øhjelpsinnleggelser. Særlig er det betenkelig at en må sende pasienter som er dømt til behandling ut av regionen da dette er svært kostbart. Helse Nord RHF bør vurdere å legge regionfunksjonen innen sikkerhetsbehandling til NLSH og utvide denne slik at en slipper sende nye pasienter, som blir dømt til behandling, til Brøset i Trondheim. Veien videre er skissert og synliggjør at klinikken ikke anser at de har sluttført arbeidet med modernisering og effektivisering. De skisserte tiltak for videreutvikling vurderes å være i tråd med synspunkter vi får fra våre samarbeidsparter i primærhelsetjenesten, som har gitt tydelige signaler på at pasientgruppen med kronisk alvorlig psykisk lidelse, som mistet sitt tilbud på sykehusnivå (tidligere Rehab 4) i 2012, periodevis er for alvorlig syk til at primærhelsetjenesten alene kan gi fullgod oppfølging. Administrerende direktør finner det derfor naturlig å anbefale styret at en søker etablert slik tilbud innen rammen av klinikkens budsjett. Når det gjelder situasjonen i Vesterålen DPS er det vanskelig å forsvare en slik overkapasitet som er nevnt i saken. Administrerende direktør ønsker derfor å innlede samarbeid med kommunene i Vesterålen med sikte på å finne løsninger som ivaretar både pasienter og personalet på enheten på Straume. Det ambulante teamet på Andenes har som skissert i saksutredningen mer eller mindre oppløst seg selv og administrerende direktør vurderer det derfor som formålstjenlig å be styret fatte beslutning om avvikling av virksomheten i Andøy. Konklusjon Moderniseringsprosjektet i Psykisk helse- og rusklinikken har gjennom årene gjennomført en betydelig omstilling for å tilpasse virksomheten til sentrale krav og mål for tjenestetilbudet for pasienter med psykisk lidelse og rusavhengighet. Målsettingene i prosjektet er i all hovedsak nådd. En videre utvikling av tjenestetilbudet er fremmet og administrerende direktør fremlegger følgende Side 7 av20

8 Innstilling til styrevedtak: 8. Styret er fornøyd med resultatene av omstillingsarbeidet i Psykisk helse- og rusklinikken. 9. Styret slutter seg til vurderingene i saken omkring sykehusavdelingene og ber Helse Nord RHF om at det ikke stilles ytterligere krav om nedbygging av døgnkapasiteten ved sentralsykehusinstitusjonen i Nordlandssykehuset. Det anbefales at klinikken søker å løse behovet for de kronisk alvorlig syke pasientene med behov for sykehusinnleggelse innen rammen av dagens virksomhet. Styret er også bekymret for det høye belegget ved Sikkerhetsenheten og ber direktøren, i samarbeid med Helse Nord RHF, finne løsninger for en evt utvidelse av kapasiteten i landsdelen i stedet for å bruke ressurser på gjestepasientkjøp. 10. Styret ber direktøren utrede hvordan en kan gi bedre kvalitet i tilbudet til pasientene i Lofoten både i forhold til beredskap for akutte kriser og i forhold til døgnbehandling. 11. Styret ber direktøren komme tilbake med en utredning av hvordan Vesterålen DPS skal tilpasse seg budsjettramme og kapasitetsutnyttelse av døgntilbudet, i løpet av første halvår Den ambulante virksomheten på Andenes avvikles fra OSO tar saken til orientering. 62/2014 Syketransport innleggelse av psykiatripasienter i spesialisthelsetjenesten Alvorlig syke psykiatriske pasienter akuttinnlegges noen ganger i spesialisthelsetjenesten ved hjelp av politiet. Dette er noen ganger nødvendig, mens det ved andre tilfeller kunne vært gjort på annet vis. Et samarbeid mellom Psykisk- helse og rusklinikken og Prehospital klinikk i Nordlandssykehuset har iverksatt et tiltak som skal gjøre innleggelser av forannevnte pasienter på en annen måte. Prosjektet omhandler alternativt følge for pasienter med psykisk helseproblem. Ved ambulanseflytransport er det i dag et krav at to politibetjenter skal følge pasienter med et psykiske helseproblem. Nordlandssykehuset HF transporterer pasienter fra Lofoten, Vesterålen og også fra Helgeland i retning Bodø for innleggelse i NLSH psykiatri. Ved ambulansetransport varierer bruken av politifølge, men der er potensial i å redusere bruken ytterligere. Helse Finnmark var pilot for et prosjekt hvor man forsøkte en ordning med alternativt følge for pasienter med psykisk helseproblem. Resultatet av piloten var vellykket og de har i dag Side 8 av20

9 innført dette som en permanent ordning. Nå ønsker Psykisk helse og rus- og Prehospital klinikk i samarbeid å søke Helse Nord om midler til et liknende prosjekt i vårt HF. Ønsket effekt av et slikt prosjekt vil være mindre bruk av politi ved flytransport. Dette mener vi vil ha flere gunstige effekter som vi ønsker å presentere for OSO.. Enhetsleder Torun Blokhus og avdelingsledere Irene Flatvold Pedersen vil orientere nærmere i møtet. 1. OSO støtter at det søkes Helse Nord om et prosjekt tilsvarende det i Helse Finnmark. 63/2014 Moderne teknologi i samarbeidet mellom spesialisthelsetjenesten og Andøy kommune Saksbehandler : Tore Berg, prosjektleder Andøy kommune Saken legges fram for drøfting/orientering i OSO. Det er ikke fattet beslutning i Nordlandssykehuset om eierskap til prosjektet. Prosjektleder Tore Berg vil orientere nærmere. Det vises også til referat fra møte i Tromsø 7.11 som vedlegges saken. 1 Aktuelle prosjekteiere 1 Andøy kommune 2 Nordlandssykehuset - 3 UNN 4 Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 2 Prosjektleder Tore Berg 3 Bakgrunn Samfunnet bruker store ressurser på å frakte pasienter mellom distriktene og sykehusene. Nedenstående figur viser frekvensen på polikliniske konsultasjoner fra Andøy. Side 9 av20

10 For pasientene innebærer dette ofte en belastning som ikke forbedrer sykdomssituasjonen. Forskningen på telemedisin i Norge er kommet langt. Lenge har det vært tilgjengelilg løsninger som kan redusere behovet for reiser i forbindelse med spesialistkonsultasjoner. Andøy kommune ser at en god del teknologi er moden for å ta den i bruk. Dette er noe som må komme i regulær drift med tiden. Andøy kommune ønsker å være i forkant og ta i bruk dette på en systematisk måte i forbindelse med driften for å oppnå fordeler innen pasientvelferd, opplæring av helsepersonell og det å kunne tilby tjenester som ellers er umulig på grunn av manglende personellressurser. 4 Visjon Vi skal tilby våre borgere et bedre helsetilbud med å være i forkant til å utnytte innovasjoner innenfor helsesektoren. Prosjektet er nå i forprosjektfasen hvor vi skal planlegge hovedprosjektet. For hovedprosjektet har vi følgende resultatmål Prosjektet skal oppnå følgende resultatmål: Etablering av to poliklinikker i Andøy (Andenes og Risøyhamn) basert på bruk av videokonferanse Utvikling av rutiner og prosedyrer rundt driften Opplæring av helsepersonell Videreutviklet samarbeidet med spesialisthelsetjenesten 5 Effektmål Følgende effektmål er satt for prosjektet: Økt pasientvelferd Bedre samspill mellom spesialisthelsetjenesten og lokal helsetjeneste Side 10 av20

11 Reduserte kostnader til reiser På sikt vil et helsevesen som bruker denne strategien medføre: Bedre helse ved mindre smittefare og belastende reiser Bedre pasientvelferd med å slippe belastende reiser Bedre utnyttelse av sentralsykehusene Mer effektivt helsevesen ved at ressurser til reiser brukes til pasientomsorg 6 Overordnet plan Vårt prosjekt som vi har kalt Cyberdoktor er nå i forprosjektfasen. I denne fasen skal vi lage en plan for hovedprosjektet hvor videokonferanseteknologien skal implementeres i helsevesenets drift. Etter hovedprosjektet skal bruken av teknologi og arbeidsmåter være en fast del av den daglige driften. 7 Omfang Dette prosjektet vil ha konsekvenser både lokalt, regionalt og sentralt og på tvers av fag og organisasjonsnivå. Helseforetakene vil berøres gjennom sykehusenes rolle som eksperter. Dessuten vil kostnadene til Pasientreiser reduseres. Kommunene vil få et økt ansvar vil trenge både økt kompetanse og økte ressurser til gjennomføring av pleie og omsorg. Redusert bruk av transporttjenester innen omsorg og helse vil medføre utfordring for transportnæringen 8 Rammebetingelser Dette prosjektet er en direkte oppfølger til Samhandlingsreformen og til Stortingsmelding 29/ Morgendagens omsorg. Pilotprosjektet skal vise vei for hvordan ny organsiering på flere nivå og på tvers av sektor og fag kan øke både effektivitet i helsevesenet og velferden for pasientene. Vi ser for oss at andre kommuner vil kunne utnytte resultatene fra prosjektet. Prosjektet krever at deltakerne er villige til å samspille og refordele ressurser og oppgaver mellom seg. Det gjør at både helseregionene og det lokale helse- og omsorgsvesenet er villige til å samspille. 9 Varighet Forprosjektet skal være avsluttet innen 1. mars Hovedprosjektet vil løpe i perioden 1/ / Side 11 av20

12 10.Økonomi Forprosjektet er finansiert av Fylkesmannen i Nordland og med eget arbeid fra Andøy kommune. I løpet av forprosjektet skal det lages budsjetter og finansieringsplan for hovedprosjektet. 1. Saken oversendes adm.direktør for videre behandling i Nordlandssykehuset 64/2014 Det nye Nødnettet etablering - utsettelse Innføring av nødnett i AMK-Bodø er ønsket utsatt grunnet ønske om samlokalisering med politi og brann i felles nytt bygg i Bodø. Nye lokaliteter er under oppføring. En utsettelse av AMK-sentralen vil påvirke innføring av nødnett i små kontrollrom/lvsentraler og akuttmottak. Nordlandssykehuset/Helsedirektoratet ønsker å orientere om prosessen, herunder risiko og sårbarhet ved en utsettelse. Vi ønsker tilslutning til å sette ned en partssammensatt arbeidsgruppe for å gjøre faglige vurderinger av de ulike scenarier dette vil kan medføre. Vi ønsker innspill på arbeidsgruppens størrelse og representasjon. Helsedirektoratet ved Ellen Margrethe Dahlberg og representanter for Prehospital klinikk vil gi nærmere orientering til OSO. OSO slutter seg til at det opprettes en partssammensatt arbeidsgruppe for å gjøre de faglige vurderinger av ulike scenarier dette kan medføre. Arbeidsgruppen oppnevnes i samarbeid mellom Hdir og Prehospital klinikk 65/2014 Regional psykiatrisk legevakt Det vises til vedlagte innspill fra Kommuneoverlegeforum i Salten, samt til vedlagte SINTEFrapport: Kontroll av rapporterte institusjons- og pasientdata om tvangsmiddelbruk, vedtak om skjerming og tvangsbehandling. Turid Blokhus fra Psykisk helse- og rusklinikken vil orientere nærmere om tiltak knyttet til samarbeid mellom spesialisthelsetjenesten og primærhelsetjenesten. Side 12 av20

13 1. Oversikten tas til orientering. 66/2014 Utskrivningsklare pasienter - pr Vedlagt rapport for utskrivningsklare pasienter pr Av rapporten ser en at det er en betydelig nedgang i antall utskrivningsklare døgn fra september t.o.m. oktober: September : 107 døgn Oktober: 41 døgn Regionvis fordeling er slik, døgn for kommuner som ikke er i kjerneområdet er tatt bort: Pr døgn Pr døgn Salten Lofoten Vesterålen Totalt Værøy, Flakstad, Sortland og Sørfold har 0 registrerte døgn. 2. Oversikten tas til orientering. 67/2014 Mulig endring av tilbudet ved DPSene i Lofoten og Vesterålen Det vises til vedlagte referat fra møtet i Vesterålen Brukerutvalget behandlet saken i møte og fattet slikt vedtak: 1. Brukerutvalget mener det ikke er forsvarlig å avvikle samarbeidet med medisinsk sengepost i Lofoten før det er etablert et annet døgntilbud som er mer i samsvar med behov og kvalitetskrav gjeldende for et DPS eller et likeverdig tilbud. 2. Brukerutvalget ber om at brukersiden blir representert i en eventuell arbeidsgruppe. Som ledd i arbeidet med å komme med hypoteser for hvordan Nordlandssykehuset skal komme i balanse, har det vært nevnt at klinikken muligens vil avvikle samarbeidet med medisinsk sengepost i Lofoten. Dette fordi det er en modell som ikke lenger er i samsvar med behov/kvalitetskrav for pasientbehandling i spesialisthelsetjenesten. Når DPSene skal ta hånd om stadig mer komplekse sykdomsbilder, er det ikke en kvalitativ god løsning å ha psykisk syke innlagt i en post med pasienter som har behov for ro, annen pleie etc Ingenting er imidlertid verken vedtatt eller ferdigvurdert. Når det gjelder Vesterålen er det pr. i dag en betydelig overkapasitet på døgnplasser. Det er gj.sn 1 pasient på femdøgnsenheten på Straume. Det vurderes en styrt avvikling av denne i samarbeid med kommunen/e, men heller ikke dette er behandlet i noe organ ennå. Representant fra Psykisk helse og rusklinikken vil orientere nærmere i møtet. Side 13 av20

14 1. Saken tas til orientering. 68/2014 Felles robust organisering av DPSene i Lofoten, Salten og Vesterålen. Orienteringssak. Klinikksjefen i psykisk Helse- og rusklinikken skal iverksette et prosjekt som skal utrede/vurdere om det er hensiktsmessig med en felles organisering av DPSene i NLSH. Brukerutvalget behandlet saken og gjorde slikt vedtak: Saken tas til etterretning, men BU mener 1 brukerrepresentant er for krevende og vil ha en repr fra hvert av de geografiske områdene. 1. Som brukerrepresentant (er) velges: Representant Vararepresentant Lofoten (Mental Helse gir forslag) (Mental Helse gir forslag) Vesterålen Åse Almås Johansen (Mental Helse gir forslag) Salten Heidi Heinrich Jostein Jakobsen Utdrag av prosjektet er slik: 3 Mandat og prosjektorganisering. 3.1 Mandatet Klinikksjef for rus og psykiatri klinikken har gitt arbeidsgruppa følgende mandat: Arbeidsgruppa skal vurdere fordeler og ulemper med å organisere Lofoten, Vesterålen og Salten DPS som et felles og robust DPS i NLSH. I sitt utredningsarbeide skal arbeidsgruppa spesielt se på forhold som : 1. Spesialistrekruttering og bruk av spesialister, 2. Vaktordninger, 3. Felles inntak, (rettighetsvurdering, lik prioritering og felles praksis) 4. bruk av døgntilbud, 5. Styring, organisering av ledelse 6. Skissere konsekvensene av eventuelle foreslåtte endringer og tiltak. 7. Arbeidsgruppas anbefalinger skal risikovurderes. Utredningen forutsettes å være ferdig 20.mai Arbeidsgruppas sammensetning: - Avdelingsleder DPS Salten - Fagperson DPS Salten - Avdelingsleder DPS Vesterålen - Fagperson DPS Vesterålen - Avdelingsleder DPS Lofoten - Fagperson DPS Lofoten - Tillitsvalgt psykologer *) - Tillitsvalgt leger/legespesialister *) - Tillitsvalgt høgskolegruppa *) Side 14 av20

15 - Verneombud i klinikken - Brukerrepresentant *) Pga av gruppestørrelsen bør tillitsvalgte spørres om disse kan enes om en representant i arbeidsgruppa. 3.2 Prosjektleder/leder av arbeidsgruppa. Avdelingsleder Lofoten DPS, Finn Borgvatn, er leder av prosjektet og arbeidsgruppa 3.3 Styringsgruppe. - Klinikksjef rus og psykiatri - Ass. klinikksjef rus og psykiatri Representant fra fra PHR-klinikken vil kunne gi ytterligere informasjon. 1. OSO tar til etterretning at det startes et utredningsarbeid knyttet til mer robust organisering av DPSene i Lofoten, Salten og Vesterålen. 2. OSO ber om å bli orientert om framdriften i arbeidet. 69/2014 Rapport fra arbeidsgruppa som har sett på mulige organisasjonsendringer BUPA. Saksbehandler: Arne Idar Johansen I denne saken orienteres OSO om forslag til ny organisering av BUPA. Brukerutvalget behandlet saken og fattet slikt vedtak: 1. Brukerutvalget slutter seg til arbeidsgruppens vurderinger og konklusjoner: Seksjon for poliklinikk, med enhetene: Bup Bodø barn Bup Bodø ungdom Bup Ørnes Bup indre Salten Bup Vesterålen Bup Lofoten Seksjon for fagenheter og ambulant virksomhet, med enhetene: Fagenhet for nevropsykologi Fagenhet for familiebehandling Fagenhet for spiseforstyrrelser Fagenhet for autismebehandling Ambulant enhet. Seksjon for døgnbehandling med to enheter og behandlerstab til disse under seksjonsleder: Behandlerstab Korttidsenheten for ungdom Akuttenheten for ungdom Side 15 av20

16 2. Brukerutvalget beklager at brukerrepresentant ikke fikk anledning å delta i møtene. Dette skyldes for sen innkalling. 3. Brukerutvalget ber klinikksjefene være oppmerksomme på at innkalling må skje i god tid før møter. Innstillingen fra arbeidsgruppen mht framtidig organisering er slik: Seksjon for poliklinikk, med enhetene: Bup Bodø barn Bup Bodø ungdom Bup Ørnes Bup indre Salten Bup Vesterålen Bup Lofoten Seksjon for fagenheter og ambulant virksomhet, med enhetene: Fagenhet for nevropsykologi Fagenhet for familiebehandling Fagenhet for spiseforstyrrelser Fagenhet for autismebehandling Ambulant enhet. Seksjon for døgnbehandling med to enheter og behandlerstab til disse under seksjonsleder: Behandlerstab Korttidsenheten for ungdom Akuttenheten for ungdom Arbeidsgruppen, har bestått av: Finnsson Jon Tomas, Grotz Marlene; Halvorsen Roger; Hansen Frode; Hanssen Tina; Liljedal Marenanne; Løvli Anne Lise; Moldjord Kristin; Pettersen Roger Andre; Risjord Elsa, Eldøen Olav, Jensen Johnny-Reiner og vært ledet av Arne Idar Johansen. Løvli og Jensen er tillitsvalgte, og Pettersen er avdelingsverneombud. Brukerorganisasjonene var invitert til å delta, men en misforståelse har ført til at dette ikke ble fulgt opp. Vi har hatt 3 møter. I de to første, møtte deltakerne fra Lofoten og Vesterålen på telestudio. I siste møte var vi samlet i Bodø. Vi jobbet ut fra følgende mandat fra avdelingsleder. Det er ønskelig å starte en prosess der BUP-Lofoten flytter organisasjonstilhørighet fra DPS Lofoten til BUPA. I samme prosess er det ønskelig fra avdelingsleder BUPA og Klinikksjef PHR å se på hvordan BUPA best kan organiseres med det formål å få redusert kontrollspenn for avdelingsleder som per tiden har 1 assisterende avdelingsleder, 1 seksjonsleder, 9 enhetsledere, 1 avdelingspsykolog og 10 kliniske medarbeider i direkte linje til seg. Denne prosessen skal ikke berøre eksisterende behandlingstilbud eller enheter. Prosessen må gjennomføres innenfor BUPAs eksisterende rammer. Arbeidsprosessen. Selv om møteformen i de to første møtene, der vi møttes på tre telestudio ikke var ideell, kom vi forholdsvis raskt fram til at de forhold vi ønskt å se nærmere på var. Side 16 av20

17 Har noen enheter behov for direkte adgang til avdelingsleder? Hva ligger av funksjoner/oppgaver hos seksjonsleder? Hvor skal inntaksansvar ligge? Har flyttingen av stab noen praktiske konsekvenser for deres arbeid? Vi har også sagt at ingen skal sies opp som følge av organisasjonsendringen. For å redusere kontrollspennet til avdelingsleder så vi at vi måtte ta i bruk seksjonsnivået. I diskusjonene har vi i stor grad konsentrert oss om de to øverste, da vi ikke så noen grunn til, eller fant grunnlag i mandat til å foreslå endringer i inntak slik det er beskrevet i eksisterende organisasjonsplan. Vi fant heller ikke grunnlag for å tenke at en organisasjonsendring med seksjonering av døgnenhetene ville ha noen praktisk konsekvens for stab knyttet til disse. Når det gjelder seksjonsleder, og hvilke oppgaver en seksjonsleder skal ivareta, kom vi etter hvert fram til at vi forstår at denne skal ivareta de oppgaver, plikter og ansvar for sine enheter, som avdelingsleder i nåværende organisasjonen har for enhetene i BUPA. Vi ser at selv om stillingsbeskrivelsen for de nye seksjonslederne er lik, vil stillingene kunne få noe ulikt tyngdepunkt inn mot arbeidsoppgavene og ulik reisebelastning. I forhold til spørsmålet om noen enheter har større behov for direkte linje til avdelingsleder, her å forstå som å ha avdelingsleder som nærmeste leder, er dette i hovedsak fremmet fra Vesterålen og Lofoten. Begrunnelser for å ønske direkte linje til avdelingsleder er blant annet nærmere tilgang til høyere nivå i beslutningskjeden, og at forhold vedrørende drift, som har geografisk begrunnelse og som må behandles over seksjonsnivå får ett mellomledd. Det oppstår en bekymring fra disse enhetene, som dreier seg om en seksjonsleder som ikke er lokal, vil ha tilstrekkelig lokal kjennskap til å redegjøres for sak til avdelingsleder der dette er nødvendig. Noe av den samme bekymringen deles også av enhetsledere i Bodø. Ut fra diskusjonene som har vært, har det kommet ulike forslag til organisering. Jeg tar med kort beskrivelse av to av dem som ikke blir foreslått til avdelingsleder eller er risikovurdert, men som gruppen mener avdelingsleder bør være orientert om. Forslagene presenteres med seksjonsnavnene. 1. Seksjon for døgnbehandling og fagenheter og poliklinisk seksjon. Denne modellen har to seksjoner, og en kan velge om ambulant enhet ligger i den ene eller den andre seksjonen. Svakheten med denne modellen ligger i stort kontrollspenn til seksjonsleder for seksjon for døgnbehandling og fagenheter. Videre at avdelingsleders ledergruppe blir liten. Gruppen valgte å ikke foreslå eller risikovurdere denne modellen. 2. Seksjon for døgnbehandling, seksjon for fagenheter og ambulant virksomhet, seksjon Bup ys, seksjon Bup is, seksjon Bup Lofoten og seksjon Bup Vesterålen. De polikliniske enhetene så litt ulikt på denne modellen. Modellen sikrer at enheter som ikke ligger i Bodø har avdelingsleder som nærmeste leder. Gruppen valgte å ikke foreslå eller risikovurdere denne modellen. I alle forslagene til organisasjonsmodeller, er det under seksjonsnivå stiplet inn boks for medisinskfaglig rådgiver, kalt seksjonsoverlege. Videre er stillingen som kvalitetsrådgiver flyttet fra Bup ys til avdelingsnivå. Dette er også gjort i forslaget til organisering av BUPA som følger, og som er det forslaget gruppen foreslår til avdelingsleder. Det følger også en risikovurdering av denne foreslåtte organisasjonsmodellen. Forslag av organisasjonsmodell. Gruppen stiller seg bak forslag om at BUPA seksjoneres i tre seksjoner. Seksjon for poliklinikk, med enhetene: Bup Bodø barn Bup Bodø ungdom Bup Ørnes Bup indre Salten Side 17 av20

18 Bup Vesterålen Bup Lofoten Seksjon for fagenheter og ambulant virksomhet, med enhetene: Fagenhet for nevropsykologi Fagenhet for familiebehandling Fagenhet for spiseforstyrrelser Fagenhet for autismebehandling Ambulant enhet. Seksjon for døgnbehandling med to enheter og behandlerstab til disse under seksjonsleder: Behandlerstab Korttidsenheten for ungdom Akuttenheten for ungdom Organisasjonsplanen er revidert og oppdatert. Punktet som beskriver ledermøter og Kvam møter er endret til: I BUPA vil det være to typer ledermøter, avdelingsledermøter der seksjonsledere møter og seksjonsledermøter der enhetsledere i seksjonen møter. Minimum to ganger i året møter avdelingsleder i seksjonsledermøtene. KVAM- gruppen består av avdelingsverneombud, plasstillitsvalgt seksjonsledere og avdelingsledelsen. Gruppen har kvartalsvise møter. Under følger risikovurderingen som er utført etter vanlig mal i NLSH, og som har med risikoreduserende tiltak. Risikovurdering av organisasjonsendringer, der BUPA seksjoneres i tre seksjoner. Vurdering av mulige uønskede hendelser, knyttet til pasient, ansatte, kompetanse, økonomi materielle verdier eller Omdømme/produksjon/kvalitet. Pasient, kalt A A1: Det flyttes ressurser fra klinisk til administrativt arbeid Ansatte, kalt B B1: Det blir ett ekstra ledd i beslutningsprosesser. B2: Det blir mer møtevirksomhet Kompetanse, ingen uønskede hendelser Økonomi, kalt C C1: Mer reisevirksomhet Materielle verdier, ingen uønskede hendelser Omdømme/produksjon/kvalitet, ingen uønskede hendelser Risikoreduserende tiltak: Side 18 av20

19 A1: Det flyttes ressurser fra klinisk til administrativt arbeid, Svært stor SANNSYNLIGHET Stor Middels Liten B2 A1 B1 C1 Svært liten Ubetydelig Lav Middels Alvorlig Svært alvorlig/ Kritisk KONSEKVENS Tiltak: Når en henter ressurser til lønn til seksjonsledere, må en vurder nøye hvor en henter lønnmidler, slik at dette i minst mulig grad berører klinisk virksomhet. Lønnsmidlene til seksjonslederlønn, skal hentes fra vakante stillinger. Seksjonsoverlege bør ha klar funksjonsbeskrivelse, slik at denne ikke kan forstås som administrativ stilling. B1: Det blir ett ekstra ledd i beslutningsprosesser. Tiltak: Nøye vurdering av søkere til seksjonslederstillinger før tilsetning. Sørge for at strukturen i beslutningsprosesser, og myndighetsområder er tydelige. Tett oppfølging av seksjonsledere i minimum ett år. B2: Det blir mer møtevirksomhet Tiltak: Vurdere nytte av og lengde på møter. Benytte eksisterende møtepunkter. Benytte telestudio/lync C1: Mer reisevirksomhet Tiltak: Benytte telestudio/lync i større grad. Brukerutvalgets vedtak i møte : Forslag til 4. OSO tar saken til orientering. Side 19 av20

20 70/2014 Referater 1. PLO-prosjektet rapport uke 44 og Mental Helse - brev til HOD vedr. alvorlige traumeskader 3. Referat fra møte vedr. tjenesteavtale nr. 8 følgetjeneste for gravide i Salten 4. Samarbeid Nordlandssykehuset Vesterålen regionråd om kompetansebygging 5. Invitasjon til samarbeidsmøte rus og psykiatritilbudet i Vesterålen 6. Kommunene inviteres til etablering av KAD-forum 7. Kommunene inviteres til å gi innspill til OSO-saker 8. Praksissykepleier i Vesterålen brev til kommunene oppfølging av OSO-sak 50/ Statusrapport for samhandlingsreformen pr. oktober Referat fra Brukerutvalgets møte Forslag til 1. OSO tar referatene til orientering. 71/2014 Eventuelt Vedlegg med henvisning til sakene: 11. Referat fra møtet i OSO OSO sak 57/ Utredning moderniseringsprosjektet OSO sak 61/ Referat fra møte i tromsø vedr. Andøyaprosjektet OSO-sak 63/ Regional psykiatrisk legevakt OSO sak 65/ Oversikt over utskrivningsklare pasienter pr OSO-sak Referat fra møtet rus og psykiatritilbudet i Vesterålen 14:30 Omvisning i nye K-fløya v. Per Henrik Sørensen Side 20 av20