Selskapskontroll. Agder Kollektivtrafikk AS. Rapport til kontrollutvalget i Vest-Agder fylkeskommune. Fylkesrevisjonen

Transkript

1 VEST- AGDER FYLKESREVISJON Selskapskontroll i Agder Kollektivtrafikk AS Rapport til kontrollutvalget i Vest-Agder fylkeskommune Fylkesrevisjonen

2 Innhold 1. INNLEDNING Etablering av kommunale selskaper Hjemmel og formål for selskapskontroll Hvilke selskaper omfattes Rapportering Gjennomføring og metode OPPLYSNINGER OM SELSKAPET OG BEHANDLING I FYLKESTINGET KONTROLLPUNKTER KONTROLLPUNKTER UNDERSØKELSER IHT KONTROLLPUNKTENE Driver selskapet i tråd med fylkestingets vedtak og intensjoner og aksjonæravtale? Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig i forhold til selskapets formål? Har selskapet etablert en tilfredsstillende arkivordning og praktiseres offentlighetsloven? Er driften av selskapet økonomisk forsvarlig og i tråd med lover og regler, vedtekter og aksjonæravtale? Har fylkeskommunen etablert en eierstrategi for hel- og deleide selskaper, og behandles informasjon fra selskapene i politiske organer? Har fylkeskommunen et formålstjenlig arkivsystem for vedtekter, aksjonæravtaler og årsregnskaper med mer for de selskapene man eier eller er medeier i? Har generalforsamlingen valgt representanter til styret i tråd med aksjelov, vedtekter og aksjonæravtale? Er aksjelovens krav om representasjon av hvert kjønn i styret etterlevd? Har fylkeskommunen utarbeidet en egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av fylkeskommunen i general- forsamlinger, og er det gitt opplæring eller informasjon om oppgaver og ansvar til styremedlemmer? Er det etablert skriftlige avtaler mellom fylkeskommunen og AKT AS når det gjelder oppgaver, fullmakter og krav til forvaltning av kollektivtrafikken i fylket? OPPSUMMERING MED ANBEFALINGER Oppsummering av kontrollene Anbefaling til selskapet Anbefaling til Vest-Agder fylkeskommune SELSKAPETS OG FYLKESKOMMUNENS KOMMENTARER Selskapets kommentarer Fylkeskommunens kommentarer Forside foto: ALA Arkitekter AS Side 2 av 19

3 1. Innledning 1.1 Etablering av kommunale selskaper Utviklingen i kommuner/ fylkeskommuner går i retning av økende bruk av aksje- og IKS- selskaper for å utføre egne forvaltningsoppgaver eller for å løse ulike kommunale samarbeidsprosjekter. Når fylkestinget velger å organisere fylkeskommunal virksomhet i selvstendige selskaper i stedet for å la virksomheten være en del av fylkeskommunen og under fylkesrådmannens ansvarsområde, medfører det at fylkestinget gir avkall på mulighetene for direkte styring av virksomheten slik kommuneloven legger opp til. Men det er viktig å være klar over at fylkestinget som eier fremdeles har et overordnet ansvar for de selvstendige selskapenes forvaltning. Fylkestingets mulighet for styring i slike selskaper skjer formelt på generalforsamling og i representantskapsmøter. Avhengig av selskapstype kan eiere også sikre seg innflytelse gjennom aksjonæravtaler eller gjennom avtaler med selskapet, for eksempel i form av tildelingsbrev e.l. I tillegg kan generalforsamlingen også vedta egen styreinstruks. For å beholde muligheten til kontroll og innsyn i kommunal virksomhet som er organisert som egne selskaper, har kommunelovens et eget avsnitt med regler om selskapskontroll. Grunnlaget for selskapskontrollen er fylkestingets hensikt og intensjon med opprettelse av eller deltakelse i selskaper, og dette vil vanligvis framgå av saksbehandling og vedtak. Behovet for å gjennomføre selskapskontroll antas å være større i selskaper som er tillagt et samfunnsmessig ansvar i forhold til selskap med mer forretningsmessig virksomhet. 1.2 Hjemmel og formål for selskapskontroll I 2004 fikk kommuneloven nye bestemmelser om internt tilsyn, kontroll og revisjon i kommuner og fylkeskommuner. I tillegg til regler for kontroll av fylkeskommunens egen virksomhet inneholder det nye kapittelet også bestemmelser vedrørende kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens eierinteresser i selskaper m.m. I 77.5 heter det Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper mm. Innholdet i selskapskontrollen er nærmere utdypet i egen forskrift om kontrollutvalg. Ifølge departementets merknader til 14 i forskrift om kontrollutvalg avgjør kontrollutvalget om selskapskontrollen i tillegg til eierskapskontroll også skal omfatte kontroll av forvaltningen i selskapet (forvaltningsrevisjon). Selskapskontrollen skal bidra til at det føres systematisk kontroll med at fylkeskommunens og kommunens eierinteresser i fristilte selskaper ivaretas, og at forvaltning av selskapene skjer tilfredsstillende i henhold til gjeldende lovverk (aksjeloven, IKS loven) og er i samsvar med fylkeskommunens vedtak og Side 3 av 19

4 forutsetninger. For selskaper der hovedsiktemålet er produksjon av velferdstjenester er dette spesielt viktig. Kommuneloven 80 gir kontrollutvalget og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for å utføre selskapskontrollen både fra selskapets daglige leder og fra styret og selskapets valgte revisor. 1.3 Hvilke selskaper omfattes Kommunelovens 80 omtaler hvilke selskaper revisor og kontrollutvalg kan kreve spesielt innsyn i og regulerer derved indirekte hvilke selskaper som omfattes av selskapskontrollen. I hovedsak vil det omfatte aksjeselskaper og interkommunale selskaper der en kommune/ fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner/fylkeskommuner eier hele selskapet. 1.4 Rapportering Ifølge forskrift om kontrollutvalg skal kontrollutvalget rapportere til fylkestinget med utgangspunkt i plan for gjennomføring av selskapskontroll om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatene av disse. Det er ikke fastsatt bestemte krav til innholdet i selskapsrapportene, men departementet mener det kan være naturlig at rapporten inneholder faktaomtale om selskapet med opplysninger som antas å kunne ha interesse for fylkestinget, sammen med prinsipielle forhold og merknader. Av departementets merknader til forskriften framgår det at de ser det som naturlig at rapporter om gjennomført selskapskontroll videreformidles fortløpende til fylkestinget. 1.5 Gjennomføring og metode Selskapskontrollen er gjennomført i henhold til plan for selskapskontroll som ble vedtatt av fylkestinget i Vest-Agder fylkeskommune i sak 23/2008. Rapporten er skrevet av fylkesrevisor Terje Osnes og registrert revisor Ove Egenes i tidsrommet juni/juli Metodisk bygger selskapskontrollen på opplysninger og dokumenter fra selskapet og fylkeskommunen. Sentrale dokumenter har vært årsregnskaper og årsberetninger fra Agder Kollektivtrafikk AS for årene 2008 tom 2010, samt møteinnkallinger og referater fra styre og generalforsamling i samme periode. Fylkesordfører og styreleder/daglig leder i selskapet har fått rapporten til uttalelse. Uttalelsene er vedlagt rapporten under kapittel 6. I rapporten omtales Vest-Agder fylkeskommune som fylkeskommunen, Kristiansand kommune som kommunen og Agder Kollektivtrafikk AS som AKT AS. Side 4 av 19

5 2. Opplysninger om selskapet og behandling i fylkestinget 2.1 Selskapet Navn Agder Kollektivtrafikk AS (AKT AS) Adresse Vestre Strandgt. 33, 4611 Kristiansand Organisasjonsnr Organisasjonsform Aksjeselskap Stiftet 14/ Hovedkontor Kristiansand Antall ansatte 28 ansatte i 2010 (20,12 årsverk) Daglig leder Siv Elisabeth Wiken Styret ( ) Toril Runden, styreleder Terje Damman Jan Otto Hansen Per Sigurd Sørensen Grete Olaug Sjøholt (fom 2007 til juni 2009) Solveig Løhaugen (fom juni 2009) Aksjekapital Kr ,- Thor-Dag Lie Thorsen (ansattes rep. Kun observatørstatus) Eiere Vest-Agder Fylkeskommune 66 %, Kristiansand kommune 34 % Revisor Eierandeler i andre selskaper Deloitte AS, 4632 Kristiansand Billettering AS, stiftet i Eierandel 50 %. 2.2 Kollektivtrafikken i Vest-Agder Samferdselsloven av 1. januar 1981 gav fylkeskommunene ansvar for å yte tilskudd til drift av lokale rutesamband. Finansieringen av tilskuddene var statens ansvar, og fylkeskommunene kunne gi tilskudd til ordinære personruter, kombinerte ruter og til godsruter med lokal spredningsfunksjon. Internt i fylkeskommunens administrasjon ble fullmakten til å administrere tilskuddsordningen etter vedtak i fylkesutvalget gitt til et eget samferdselsstyre. Statens bidrag til Vest-Agder fylkeskommune i 1981 utgjorde 21,7 mill kr, og tilskuddene ble fordelt på i alt 10 busselskaper. I Vest-Agder var det Kristiansandsregionen som hadde størst vekst utover i 80 årene, og her vokste det etter hvert fram et økende behov for bussruter på tvers av gamle konsesjonsområder. Side 5 av 19

6 En viktig hendelse i arbeidet med å få til et bedre kollektivtilbud var da Bybussen, Vaagsbygdruta, Lillesand og Topdalens Bilruter og Torridalens Bilruter sammen dannet Bussen Trafikkselskap AS i januar Samtidig ble nye busstraséer gjennom Kvadraturen etablert og terminalfunksjonen samlet på rutebilstasjonen. Videre kom det pendlerruter og et felles billettsystem. Formålet var å modernisere bussdriften og utvikle rutetilbudet ved at det skulle kjøres der behovet var størst. Vest-Agder Kollektivtrafikk (VAK) ble opprettet som egen driftsenhet internt i fylkeskommunen i 1998 i forbindelse med at det ble åpnet for bruk av anbud. Fylkeskommunen hadde som mål å bli en bedre og mer profesjonell transportkjøper, det vil si å oppnå bedre priser for transporttjenestene (få flest mulig kjørte km pr krone ). Et viktig tiltak for å bedre kollektivtilbudet var etableringen av Bussmetroen i 2003 med hyppige øst - vest avganger. Prosjektet var et samarbeidsprosjekt mellom Statens vegvesen, Kristiansand kommune og fylkeskommunen med støtte fra samferdselsdepartementet. Prosjektet inneholdt framkommelighetstiltak med 30 oppgraderte holdeplasser og knutepunkt i Rona og på Trekanten. For å gi bedre info til reisende ble metrobussene utstyrt med Sanntidssystemet. Systemet viste seg ikke å fungere i tråd med forutsetningene og ble tatt ned i Etableringen av AKT AS ATP-samarbeidet i Kristiansandsområdet ble etablert i 2003, og omfattet Vest-Agder fylkeskommune, Kristiansand kommune samt 5 omkringliggende kommuner i begge Agder fylkene. Formålet med prosjektet var et forsøk for å se om tilgjengelige veimidler ville få en bedre fordeling gjennom en fellesstyring der flere parter var involvert. I Kristiansandsområdet var erfaringene fra ATP samarbeidet så gode at fylkeskommunen som hovedtilskuddsyter og Kristiansand kommune som tilrettelegger og planmyndighet ønsket å videreføre samarbeidet for å gi et bedre transporttilbud til trafikantene. Planleggingen av et samarbeid om kollektivtransporten i Kristiansand begynte allerede i 2006, og endte opp med et vedtak i fylkestinget i juni Her ble det bestemt å Side 6 av 19

7 opprette selskapet Agder Kollektivtrafikk AS med en aksjekapital på kr ,-, og hvor fylkeskommunen skulle ha en eierandel på 66 %. I Kristiansand kommune fattet bystyret i sak 90/2007 et tilsvarende vedtak. Den kommunale eierandelen ble satt til 34 % av selskapet. AKT AS var operativt fra 1.januar Etter nedgang i passasjerantallet både i 2008 og 2009 økte antall passasjerturer med buss i Kristiansandsregionen med 2,6 % fra 2009 til Metrorutene økte med 2,4 %, og alle rutene i selve Kristiansand med 3,1 %. Også bussrutene i andre deler av fylket opplevde en positiv økning i antall passasjerer i AKT AS administrerer kollektivtrafikken i hele fylket, og har avtaler med alle fylkets kommuner om skoleskyss. Selskapet driver også ruteopplysningen 177 i begge Agder fylkene. I januar 2010 ble kontrakt om rutekjøring i Kristiansandsregionen etter en anbudsprosess tildelt Nettbuss Sør AS. Selskapet startet kjøringen 1.januar I 2010 ble selskapet Billettering AS stiftet med AKT AS og Aust-Agder fylkeskommune som eiere. Formålet med selskapet er å få til et samarbeid med Aust-Agder fylkeskommune om et felles billettsystem basert på AKT AS sitt eksisterende system. 2.4 Økonomisk tilskudd fra eierne (fylkeskommune og kommune) I tidsrommet 2008 tom 2010 har fylkeskommunen bidratt med totalt 482,34 mill kr i faste basistilskudd til selskapet (147,5 mill i ,1 mill i ,74 mill i 2010). Kristiansand kommune har i samme periode bidratt med totalt 15,525 mill kr (5 mill i 2008, 5,225 mill i 2009 og 5,3 mill i 2010). I 2009 og 2010 fikk selskapet totalt 51 mill kr (24 mill + 27 mill kr) i belønningsmidler fra staten. Side 7 av 19

8 3. Kontrollpunkter Med bakgrunn i plan og formål med selskapskontrollen er det satt opp følgende kontrollpunkter for gjennomføring av selskapskontrollen: 3.1 Driver selskapet i tråd med fylkestingets vedtak og intensjoner og aksjonæravtale? 3.2 Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig i forhold til selskapets formål? 3.3 Har selskapet etablert en tilfredsstillende arkivordning og praktiseres offentlighetsloven? 3.4 Er driften av selskapet økonomisk forsvarlig og i tråd med lover og regler, vedtekter og aksjonæravtale? 3.5 Har fylkeskommunen etablert en eierstrategi for hel- og deleide selskaper og behandles informasjon fra selskapene i politiske organer? 3.6 Har fylkeskommunen et formålstjenlig arkivsystem for vedtekter, aksjonæravtaler og årsregnskaper med mer for de selskapene man eier eller er medeier i? 3.7 Har generalforsamlingen valgt representanter til styret i tråd med aksjelov, vedtekter og aksjonæravtale? Er aksjelovens krav om representasjon av hvert kjønn i styret etterlevd? 3.8 Har fylkeskommunen utarbeidet en egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av fylkeskommunen i generalforsamlinger, og er det gitt opplæring eller informasjon om oppgaver og ansvar til styremedlemmer? 3.9 Er det etablert skriftlige avtaler mellom fylkeskommunen og AKT AS når det gjelder oppgaver, fullmakter og krav til forvaltning av kollektivtrafikken i fylket. Side 8 av 19

9 4. Undersøkelser iht kontrollpunktene 4.1 Driver selskapet i tråd med fylkestingets vedtak og intensjoner og aksjonæravtale? Fylkestinget vedtok opprettelsen av AKT AS i juni 2007 (sak 26/2007). I selve vedtaket understrekes viktigheten av å kunne tilby et bedre kollektivt transporttilbud til trafikantene for derved å bidra til å løse framtidens miljøutfordringer innen transportsektoren. Et annet viktig moment ved opprettelsen var at fylkestinget ønsket et fortsatt samarbeid med Kristiansand kommune om utviklingen av kollektivtrafikken. Fylkestinget godkjente i samme sak aksjonæravtalen mellom kommunen og fylkeskommunen som skulle danne grunnlag for samarbeidet i selskapet. I avtalens pkt 1 understrekes det at partene ønsker et formalisert og forpliktende samarbeid om driften av kollektivtrafikken, og at man ønsker å videreføre de gode resultatene fra ATP- samarbeidet med formål å legge til rette for en bedre kollektivtransport i årene framover. I aksjonæravtalen er det inntatt ulike bestemmelser som går på styring av selskapet, antall styremedlemmer, overføring av ansatte fra fylkeskommunen til AKT AS samt endringer i eierforhold og økonomi. I aksjonæravtalens pkt 7 legges det til grunn at basistilskuddet på 110 mill ved etableringen skal videreføres på minst samme nivå, og i tillegg skal eierne forplikte seg til å yte et ekstra tilskudd på 3 mill hvert år utover basistilskuddet for å øke ruteproduksjonen. Det heter også at partene har en intensjon om å øke ekstratilskuddet. I oppstartsåret 2008 ble tilskuddene til selskapet vesentlig større enn hva som var stipulert i aksjonæravtalen. Basistilskuddet fra fylkeskommunen utgjorde 142,5 mill kr, og i tillegg ble det gitt et ekstratilskudd fra hver av eierne på 5 mill. På tampen av 2008 bidrog fylkeskommunen med ytterligere et ekstratilskudd på 3,65 mill kr. Aksjonæravtalens pkt 10 sier at avtalen trer i kraft straks den er underskrevet, men fylkesrevisjonen har fått opplyst at avtalen ikke er signert av noen av eierne. Vår vurdering Etter våre vurderinger driver selskapet i tråd med fylkestingets vedtak og intensjoner. Formål med opprettelsen var at selskapet skulle bidra til et bedre kollektivtilbud i fylket og ha et fortsatt samarbeid med Kristiansand kommune om utviklingen av kollektivtrafikken. Utviklingen fra 2009 til 2010 i Kristiansands regionen viser at selskapet er på rett vei når det gjelder å få flere passasjerer til å ta bussen. Aksjonæravtalen er ikke signert av partene slik det fremgår av avtalens punkt 10. Fylkesrevisjonen mener at fylkeskommunen bør legge vekt på å sikre at formelle forhold ved inngåelse av viktige avtaler etterleves. Side 9 av 19

10 4.2 Er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig i forhold til selskapets formål? AKT AS er et aksjeselskap organisert etter aksjeloven av Selskapet er et eget rettssubjekt. Formålet med selskapet fremkommer i vedtektenes 3: Selskapets formål og målsetting er å tilby innbyggerne et velfungerende og kostnadseffektivt kollektivtilbud, samt utføre lovpålagte skyssoppgaver på en formålstjenlig måte. Selskapet skal bidra til en miljøvennlig trafikkutvikling. Selskapet skal ikke ha overskudd som formål, og skal ikke betale utbytte til eierne. Ved oppløsning skal eventuelle midler tilfalle kollektivtrafikken i Vest-Agder fylke. Forut for opprettingen av AKT AS ble valg av selskapsform vurdert av en administrativ gruppe bestående av representanter fra fylkeskommunen, kommunen og ATP samt en representant fra konsulentfirmaet Lunde Consulting Ltd. Totalt ble fem mulige organisasjonsmodeller vurdert: 1. Videreføring av VAK der kommunene gis plass i selskapets styre? 2. Splitte VAK og etablere et eget bestillerselskap for Kristiansands regionen 3. Etablering som stiftelse 4. Etablering av IKS selskap 5. Etablering av aksjeselskap (AS) Ut fra en totalvurdering ble aksjeselskapsformen vurdert som den beste løsningen og godt egnet for den type virksomhet som det nye selskapet skulle drive. Aksjeselskapsformen ble beskrevet som fleksibel, og bruk av vedtekter og aksjonæravtale gjør det mulig for eierne å styre selskapet i tråd med intensjonene. I rapporten fremheves det også at ved opptak av nye aksjonærer så vil aksjeselskapsformen ikke betinge en ny politisk behandling av aksjonæravtalen hos de opprinnelige eierne. Gruppen vurderte IKS formen som en mulig selskapsform for det nye selskapet, men mente denne hadde en del ulemper ved at blant annet endringer knyttet til deltakerstrukturen betinget fornyet behandling av selskapsavtalen i besluttende organer i kommuner og fylkeskommuner hver gang en slik endring fant sted. Gruppens anbefaling ble deretter framlagt for prosjektets styringsgruppe som bestod av ordfører og rådmann fra fylkeskommune/kommune, politiske ledere for ansvarlige utvalg samt direktør og tillitsvalgte i Vest-Agder Kollektivtrafikk. Side 10 av 19

11 Vår vurdering Etter vår vurdering er selskapets organisasjonsform hensiktsmessig, og valget av aksjeselskap som selskapsform er godt egnet for den type virksomhet som selskapet driver. I vurderingene ved valg av aksjeselskap fremfor et IKS ble det trukket frem som en fordel for aksjeselskap at det ved opptak av nye eiere ikke var nødvendig med ny politisk behandling av aksjonæravtalen hos eksisterende eiere. Fylkesrevisjonen kan vanskelig se at dette er noen reell fordel, og mener at opptak av nye eiere enten ved en aksjeutvidelse eller salg av aksjer uansett vil måtte behandles i fylkesting og bystyre. Fylkesrevisjonen kan heller ikke se at man i rapporten fra Lunde Consulting eller i saksutredningen ved den politiske behandlingen har vurdert selskapsformen i lys av hva som ville være mest gunstig i forhold til gjeldende avgiftslovgivning. 4.3 Har selskapet etablert en tilfredsstillende arkivordning og praktiseres offentlighetsloven? Den nye offentlighetsloven trådte i kraft fom januar 2009, og iht 2 gjelder også loven for kommunalt eide aksjeselskaper. AKT AS har inngått en avtale om at fylkeskommunen sin arkivavdeling skal håndtere post- og arkivfunksjonen for selskapet. Vår vurdering Etter vår vurdering innebærer avtalen med fylkeskommunen at post- og arkivfunksjonen blir håndtert på en tilfredsstillende måte. 4.4 Er driften av selskapet økonomisk forsvarlig og i tråd med lover og regler, vedtekter og aksjonæravtale? Vi har delt dette avsnittet i en regnskapsanalyse og en del om driften i forhold til ulike lover og regler Er driften økonomisk forsvarlig? AKT AS avlegger regnskap etter regnskapsloven. I en analyse av regnskapet kan det være naturlig å se på følgende nøkkeltall Årsresultat (mill kr) - 4,6 + 8,8 + 2,3 Basistilskudd fra eierne (mill kr) 156,1 174,7 184,4 Lønnskostnader /( mill kr) 10,7 12,3 12,7 Antall årsverk 19,95 19,9 20,1 Egenkapital (mill kr) 5,4 14,2 18,5 Side 11 av 19

12 Langsiktig gjeld 8,4 7,9 7,2 Arbeidskapital - 2,4 8,4 18,5 Oversikten viser at selskapet har forbedret likviditeten fra en negativ arbeidskapital i 2008, og lagt seg opp en egenkapital på 18,5 mill kr pr utgangen av Selskapet har også greid å holde antall ansatte på samme nivå som ved oppstarten Er driften i tråd med lover og regler? Det er daglig leder og styrets oppgave å forestå driften av selskapet. For å kunne vurdere dette arbeidet har vi sett på driften i forhold til vedtekter, aksjonæravtale og et utvalg lover og forskrifter. Vedtekter Selskapets vedtekter ble fastsatt i stiftelsesmøte 14/ og sist endret i generalforsamling i juni Fylkesrevisjonen har gjennomgått vedtektene og kontrollert at disse er i tråd med minimumskravene i aksjelovens 2-2. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Det antas at fylkeskommunen kan foreta anskaffelser fra AKT AS direkte, uten anbud eller konkurranse. Dette er et ulovfestet unntak som er utviklet av EF-domstolen gjennom flere dommer. Forutsetningen er at oppdragsgiver (her fylkeskommunen) utøver en tilsvarende kontroll over leverandøren som over egen virksomhet, samt at den vesentlige delen av aktiviteten til leverandøren må være knyttet til den kontrollerende oppdragsgiver (her fylkeskommunen). AKT AS på sin side må følge lov om offentlige anskaffelser ved alle sine innkjøp. Dette gjelder ved kjøp fra både fylkeskommunen og andre leverandører, og anskaffelsene må følge regelverket for avgiftsplikt. Selskapet anskaffet i 2008 et nytt billetteringssystem til en verdi av 16 mill kr. Avtalen om kjøp av systemet ble imidlertid inngått av T.K. Brøvig AS i 2007, og avtalen med valgte tilbyder ble senere transportert over til AKT AS. Anskaffelser på inntil kr eks mva kan skje etter et forenklet regelverk, men hvis samlet kontraktsverdi overskrider kr eks mva har oppdragsgiver en plikt til å protokollføre alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom anskaffelsesprosessen. Fylkesrevisjonen har bedt om dokumentasjon på at lov om offentlige anskaffelser er fulgt når det gjelder innkjøp av tjenester fra ytterligere 3 firmaer. Når det gjelder avtale om kjøp av tjenester fra disse selskapene får fylkesrevisjonen opplyst at en av avtalene er arvet/videreført fra fylkeskommunen, men at AKT AS er i en prosess hvor avtaleomfanget skal reduseres ytterligere eller avsluttes helt. AKT AS har ført protokoll ifm anbudsprosessen knyttet til de to andre tjenestekjøpene, men protokollene har en del formelle mangler i forhold til gjeldende minimumskrav. Blant annet mangler det opplysninger om avtaletid og total kontraktsverdi. Side 12 av 19

13 AKT AS har fra og med 2008 kjøpt tjenester som regnskap/lønn, IKT og arkiv fra fylkeskommunen. Disse anskaffelsene har ikke vært ute på anbud, men er anskaffet som direkte kjøp fra fylkeskommunen. Dersom anskaffelsene ikke er gjort i tråd med unntaksbestemmelser i lov om offentlige anskaffelser kan anskaffelsene ha vært i strid med regelverket. Arbeidsmiljøloven Arbeidsmiljøloven gjelder i utgangspunktet for alle selskaper med egne ansatte. På spørsmål om HMS arbeidet i AKT AS har fylkesrevisjonen mottatt en beskrivelse av de viktigste punktene som selskapet vektlegger i dette arbeidet. Merverdiavgiftsloven AKT AS er registrert i det ordinære mva manntallet. I 2009 mottok selskapet et krav fra Skatt Sør på 13,9 mill kr som gjaldt mva selskapet hadde fradragsført i perioden 1.januar 2008 tom 30.april AKT AS er uenig i kravet fra skatteetaten og kravet er bestridt. Det er dialog mellom partene og en avklaring forventes i løpet av Skatt Sør holder også tilbake utbetaling av oppgjør for resterende mva - terminer i 2009 og alle terminer i Fylkesrevisjonen er ellers orientert om at flere større kollektivselskap i Norge er engasjert i lignende saker med skatteetaten. En avgjørelse i en av disse sakene vil således skape presedens i øvrige saker. Skatteloven AKT AS har i sine vedtekter en bestemmelse om at selskapet ikke skal ha overskudd som formål og skal heller ikke betale utbytte til eierne. Etter søknad til Skatt Sør er selskapet vurdert som et ikke skattepliktig foretak og skal ikke levere selvangivelse og andre ligningspapirer. Vår vurdering Vår vurdering er at selskapet driver virksomheten i overensstemmelse med lover og regler. Når det gjelder offentlige anskaffelser viser revisjonens undersøkelser noen mangler i forhold til regelverket. Selskapet bør ved fremtidige anskaffelsesprosesser påse at regelverket etterleves, herunder kravene til innhold i protokollene. Revisjonen stiller også spørsmål ved om det har vært korrekt å beholde arvede avtaler i flere år uten å vurdere disse opp mot regelverket for offentlige anskaffelser. Når det gjelder tjenestene AKT AS kjøper fra fylkeskommunen bør det gjøres en vurdering av om tjenestene skulle vært ute på anbud eller om det finnes unntak i lovverket som muliggjør slike direkte anskaffelser uten anbud. Side 13 av 19

14 4.5 Har fylkeskommunen etablert en eierstrategi for hel- og deleide selskaper, og behandles informasjon fra selskapene i politiske organer? I selskapsrapportene om IKAVA og Vest-Agder Museet IKS som kom i 2007/ 2008 ble spørsmålet om rapportering til politisk nivå tatt opp, og fylkestinget gjorde under sin behandling av rapportene vedtak om at man ønsket å ha en fast årlig rutine for behandling av årsregnskaper for selskaper der fylkeskommunen er eier eller medeier. Fylkeskommunens administrasjon har fulgt opp fylkestingets vedtak, og høsten 2008 og 2009 ble det fremmet en rekke saker for fylkestinget om årsregnskaper til selskaper, virksomheter og institusjoner der fylkeskommunen er eier eller bidrar med tilskudd. Når det gjelder eierstrategien for AKT AS og andre selskaper som fylkeskommunen eier eller er medeier i opplyste fylkesrådmannen allerede ved utgangen av 2007 at man ville vurdere om det var behov for å utarbeide generelle eierstrategier for selskaper der fylkeskommunen har større eierandeler, og hvordan disse eventuelt skulle behandles politisk. Våren 2008 pågikk et arbeid i administrasjonen med utforming av en såkalt eierskapsmelding. Etter planen skulle denne vært behandlet av fylkestinget i juni 2009, men ble ikke fremmet til behandling og godkjent før i FT- sak 15 i april Hensikten med eierskapsmeldingen er å sikre rutiner for systematisk politisk og administrativ oppfølging av ulike virksomheter slik at fylkeskommunen blir en aktiv og langsiktig eier, samt å sikre at driften er i tråd med vedtekter og politiske og administrative føringer. I tillegg skal eierskapsmeldingen bidra til å gi en samlet oversikt med relatert informasjon om de virksomheter fylkeskommunen eier og har eierandeler i, samt stiftelser der fylkeskommunen har vært delaktig i opprettelsen. Meldingen skal også være et hjelpemiddel som kan gi forslag/input til fylkeskommunens eierstrategi. Som hovedaksjonær i AKT AS utøver fylkeskommunen sitt eierskap på flere måter, blant annet gjennom utstedelsen av såkalte tildelingsbrev og på generalforsamlinger. Fylkeskommunen har også sikret sine ønsker og krav til virksomheten ved utarbeidelsen av styreinstruks og instruks for daglig leder, samt inngåelse av en egen aksjonæravtale med kommunen. Når det gjelder årsregnskapene til AKT AS er disse fremmet til behandling i fylkestinget i juni hvert år siden opprettelsen av selskapet. Denne behandlingen er i tråd med intensjonen i eierskapsmeldingen. Vår vurdering Fylkeskommunen har med eierskapsmeldingen (FT sak 15/10) innført rutiner for å utvikle eierstrategi og utøve eierskap. Side 14 av 19

15 Som eier og deleier i en rekke selskaper er revisjonens vurdering at eierskapsmeldingen kan være et nyttig redskap i arbeidet med å føre en aktiv eierstrategi og å utøve et godt eierskap. 4.6 Har fylkeskommunen et formålstjenlig arkivsystem for vedtekter, aksjonæravtaler og årsregnskaper med mer for de selskapene man eier eller er medeier i? Fylkesrevisjonen har i ulike rapporter fom 2007 påpekt at arkivordningen ikke sikret fylkeskommunen en systematisk og historisk oversikt over ulike eierposter og engasjementer. Samtidig har administrasjonen opplyst at det er arbeidet med etablering av en selskapsoversikt med tilsvarende arkivoppfølging og at dette arbeidet skulle vært sluttført da ny offentlighetslov trådte i kraft. Det ble videre opplyst høsten 2009 at etablering av arkivrutinene var satt i bero i påvente av eierskapsmeldingen som var under arbeid i fylkeskommunen og som var forventet å komme til politisk behandling i februar Eierskapsmeldingen ble godkjent av fylkestinget i sak 15/2010. I samme sak fremgår det ellers at fylkeskommunen har behov for mer tid for å bygge opp et objektsarkiv med nødvendig innhold. Arbeidet med opparbeidelse av et objektarkiv har pågått i 2010, og revisjonen får opplyst at arbeidet nå er sluttført. Ved å søke på eierskap i arkivsystemet 360 skal man kunne innhente nødvendige opplysninger og faste data om de ulike selskaper og virksomheter der fylkeskommunen er eier eller deltar på annen måte. Vår vurdering Eierskapsmeldingen ble godkjent av fylkestinget i sak 15/2010, og i løpet av året ble arbeidet med å bygge opp et objektarkiv sluttført. Etter vår mening er et godt arkivsystem viktig for fylkeskommunen når det gjelder å holde en historisk oversikt over de mange selskapene man eier eller har eierandeler i. Et oppdatert arkiv vil også etter vår vurdering være viktig for fylkeskommunen i arbeidet med å utøve et godt eierskap og en god eierstrategi. Side 15 av 19

16 4.7 Har generalforsamlingen valgt representanter til styret i tråd med aksjelov, vedtekter og aksjonæravtale? Er aksjelovens krav om representasjon av hvert kjønn i styret etterlevd? På stiftelsesmøte og konstituerende generalforsamling 14/ valgte stifterne styre i selskapet. Fra fylkeskommunens side møtte fylkesordfører etter at dette ble bestemt av fylkestinget i sak 26/2007. Fra Kristiansand kommune møtte ordfører Jan Oddvar Skisland. På konstituerende generalforsamling ble det valgt et styre på 5 personer, og med unntak av en utskiftning (Kristiansand kommunes representant) har generalforsamlingen gjenvalgt det sittende styre i 2009 og Det sittende styre består av 3 menn og 2 kvinner, hvorav 3 fra fylkeskommunen og 2 fra kommunen. Antall styrerepresentanter og fordeling mellom kjønnene er i overensstemmelse med aksjonæravtalens pkt 4 og med aksjelovens krav til representasjon av hvert kjønn. Vår vurdering Generalforsamlingen har etter konstituerende stiftelsesmøte i 2007 valgt styremedlemmer i tråd med aksjelov, vedtekter og aksjonæravtale, og aksjelovens krav til representasjon av hvert kjønn er etterlevd. 4.8 Har fylkeskommunen utarbeidet en egen instruks eller mandat for de personer som opptrer på vegne av fylkeskommunen i generalforsamlinger, og er det gitt opplæring eller informasjon om oppgaver og ansvar til styremedlemmer? Fylkeskommunen har ikke vedtatt egne retningslinjer for fullmaktsrepresentasjon på generalforsamlinger i aksjeselskaper. Administrasjonen opplyser at man har et kontinuerlig fokus på å heve kompetansen når det gjelder praktisk styrearbeid blant fylkeskommunens politikere og administrasjon. I løpet av vår - og høst 2009 var det tilbud om 2 kurs i regi av KS. AKT AS har avholdt et styreseminar på Ernst hotell høsten 2009 (se styrereferat datert 13/ ). Vår vurdering Fylkesrevisjonen mener at fylkeskommunen bør vurdere å utarbeide retningslinjer for fullmaktsrepresentasjon på generalforsamlinger i aksjeselskaper, slik for eksempel Kristiansand kommune har for aksjeselskaper som kommunen eier eller er medeier i. Fylkeskommunen bør som eier være interessert i at egne styremedlemmer innehar tilstrekkelig kompetanse om sitt ansvar som styremedlem generelt og om selskapets Side 16 av 19

17 drift. Fylkesrevisjonen vurderer det arbeidet som gjøres med å heve formalkompetansen innenfor styrearbeid blant ansatte og politikere som positivt. Det er også positivt at selskapet selv tar initiativ til seminarer for egne styremedlemmer. Vi er av den oppfatning at godt skolerte styremedlemmer vil kunne gjøre en bedre jobb i selskapene, og dette igjen vil være positivt for fylkeskommunen som eier. 4.9 Er det etablert skriftlige avtaler mellom fylkeskommunen og AKT AS når det gjelder oppgaver, fullmakter og krav til forvaltning av kollektivtrafikken i fylket? Hvert år utarbeider fylkeskommunen et tildelingsbrev hvor formålet er å sikre at de oppgaver, fullmakter og krav fylkeskommunen har til forvaltningen AKT AS foretar innen kollektivtrafikken er i tråd med fylkeskommunen sin forståelse av hvordan den totale forvaltning av kollektivtrafikken i fylket skal være. Avtalen sikrer også at fylkeskommunen får den informasjonen man til enhver tid trenger om situasjonen innenfor kollektivtrafikken i fylket. Tildelingsbrevet inneholder omfattende punkter om rapporteringsrutiner, samarbeidsformer og møtefrekvenser, tildelinger og økonomiske rammevilkår samt fullmakter og krav. Fylkesrevisjonen har fra samferdselssjefen fått opplyst at selskapet overholder kravene i de årlige tildelingsbrevene. I punkt 1 i avtalene for 2009 og 2010 fremgår det at tildelingsbrevene forutsettes godkjent og underskrevet av partene. Tildelingsbrevet for 2008 er også tilrettelagt for signering. Fylkesrevisjonens undersøkelse viser at det kun er tildelingsbrevet for 2010 som er signert av partene. Fylkesrevisjonen har kontrollert at alle tildelingsbrevene er godkjent av styret i AKT AS. Vår vurdering Det er viktig at det utarbeides avtaler mellom eier og selskapet, og etter vår vurdering ivaretar tildelingsbrevet alle viktige forhold mellom fylkeskommunen og AKT AS. Tildelingsbrevene er ikke signert for årene slik det er lagt opp til, og fylkesrevisjonen mener at fylkeskommunen bør legge vekt på å sikre at formelle forhold ved inngåelse av viktige avtaler etterleves. Side 17 av 19

18 5. Oppsummering med anbefalinger 5.1 Oppsummering av kontrollene Hovedkonklusjonen etter fylkesrevisjonens selskapskontroll er at AKT AS drives i samsvar med lover og regler, vedtekter, aksjonæravtalen og eiernes vedtak. Selskapskontrollen har heller ikke avdekket feil eller mangler ved måten fylkeskommunen forvalter sine eierinteresser på. Selskapskontrollen har imidlertid vist at det er rom for mindre forbedringer på enkelte områder. Disse forbedringene fremkommer i anbefalingene til fylkeskommunen og selskapet. 5.2 Anbefaling til selskapet Det bør vektlegges at anskaffelser av både tjenester og varer i skal skje henhold til bestemmelsene i lov- og forskrift om offentlige anskaffelser, og at man ved anbudsprosesser innretter protokollføringen slik at den tilfredsstiller minimumskravene i regelverket. 5.3 Anbefaling til Vest-Agder fylkeskommune Vi anbefaler at det vurderes å utarbeide retningslinjer for fullmaktsrepresentasjon i interkommunale selskap. Fylkeskommunen bør vektlegge at alle viktige avtaler med selskapet signeres, og at disse oversendes fylkeskommunens arkiv til oppbevaring. 6. Selskapets og fylkeskommunens kommentarer Rapporten om selskapskontroll i AKT AS ble sendt på høring til fylkesordfører og styreleder/daglig leder i AKT AS den 9. august med høringsfrist 22.august. 6.1 Selskapets kommentarer Vi har mottatt følgende uttalelse fra styreleder og adm.dir i AKT AS, datert 19/8-2011: SELSKAPSKONTROLL I AGDER KOLLEKTIVTRAFIKK AS Styreleder og adm. dir. i selskapet tar rapporten fra Fylkesrevisjonen til etterretning. Vi viser til mottatte eksemplar av Rapport datert , og vil gjerne kommentere på anbefalingen til selskapet. Vi er selvsagt helt enig i at anskaffelser av tjenester og varer skal skje i henhold til gjeldende bestemmelser i lov og forskrift om anskaffelser. Selskapet vil gjennomgå og forbedre rutine i forbindelse med protokoller i anskaffelsesprosesser. Side 18 av 19

19 Når selskapet fortsatte å benytte de tjenestene fra VAF som er omtalt i rapporten etter etableringen var det fordi en regnet det som mulig at fylkeskommunen kunne benytte egenregi på dette omfanget inntil videre. Regnskap, lønn, arkiv, IT-support og pensjonsforvaltning har vært spesialinnrettet mot kollektivtrafikkadministrasjon i fylkeskommunal regi, og en vurderte videreføringen som en del av fylkeskommunens bidrag til selskapet. Dette er hjemlet i signert avtale mellom fylkeskommunen og selskapet. Dersom disse forholdene ikke kan komme inn under ordningen med egenregi, vil selskapet selvsagt rette seg etter dette. Det er i så fall grunn til å forvente at det vil måtte føre til et økt tilskudd fra fylkeskommunen. Med vennlig hilsen Toril Runden Styreleder Siv E. Wiken Adm. dir. 6.2 Fylkeskommunens kommentarer Fylkesordfører har i brev av gitt følgende uttalelse til rapporten: Merknad til revisjonsrapport fra selskapskontroll i Agder Kollektivtrafikk AS Kollektivtrafikken er et sentralt ansvarsområde for fylkeskommunen, og det er meget viktig at virksomheten organiseres og drives på en hensiktsmessig måte. Rapporten oppgir at Vest- Agder fylkeskommune har utbetalt over 480 millioner i tilskudd til selskapet i årene , så dette er en betydelig oppgave for fylkeskommunen. Jeg mener beslutningen i 2007 om å danne aksjeselskapet AKT AS har vist seg å være en god beslutning, særlig fordi Kristiansand kommune på den måten tok et medansvar for kollektivtrafikken. Jeg opplever at kontakten med selskapets styre og ledelse er god, og er glad for at selskapets utvikling - og ikke minst passasjerutviklingen - er positiv. Det er nyttig og tjenlig at revisjonen har gjennomført selskapskontrollen i AKT AS. Rapporten konkluderer med at selskapet driver i tråd med fylkestingets vedtak og intensjoner. Det er godt å få slått fast dette også på denne måten. De forholdene revisjonsrapporten påpeker som mangelfulle, ber jeg styret ta til etterretning. Etter min vurdering er merknadene ikke av en slik karakter at fylkestinget må ta noen egen aksjon i denne forbindelse. Kristiansand, 24. august 2011 Thore Westermoen fylkesordfører Side 19 av 19