Bruker 1,3 mrd. årlig på anskaffelsesprosesser

Transkript

1 Nyhetsbrevet, OI-nyhetene og doffin.no er tjenester fra Difi (Direktoratet for forvaltning og IKT). Nyhetsbrev nr. 14/2014 Fredag 11. april 1. Bruker 1,3 mrd. årlig på anskaffelsesprosesser 2. KOFA delt i synet på taushetspliktens rekkevidde 3. Ny konkurranseutsetting-strid på gang i Oslo 4. Vær på vakt mot de som sier å ha full kontroll 5. Kjem lovbestemte miljøkrav til kjøp av køyretøy 6. Juni-konferanser, gebyr og nettverk 7. Evaluering etter funksjonskrav er ei utmaning anskaffelses-klager i Sverige i 2013 Bruker 1,3 mrd. årlig på anskaffelsesprosesser Hvert år bruker Kommune-Norge anslagsvis 1,3 milliarder til å forberede, gjennomføre og følge opp anskaffelser. Dette fremgår av en analyse i en fersk rapport fra et KS-prosjekt. Besparelsene forbundet med bruk av konkurranse i kommunesektoren er anslått til tre milliarder kroner årlig. Men i og med at mye går med til selve prosessen, er nettosbesparelsen «bare» 1, 7 milliarden årlig. Gjennom analysen er det dessuten fastslått at det er potensial for ytterligere innsparinger. Det er Rambøll og Inventura som står bak rapporten fra FoU-prosjektet «Kostnader, besparelser og effektivisering ved konkurranse». Prosjektet er gjennomført i perioden juni-desember 2013 på oppdrag for KS. Analysene er basert på dokumentstudier og intervjuer i 31 kommuner og fire fylkeskommuner, i tillegg til fem regionale innkjøpsnettverk. Formålet med FoU-prosjektet har vært å undersøke hva som er det reelle innsparingspotensialet ved å gjennomføre konkurranser etter anskaffelsesreglene, og herunder kartlegge og kostnadsfeste aktiviteter og elementer i anskaffelsesprosessen i kommunesektoren1. I tillegg har prosjektet undersøkt hvorvidt endringer i regelverket for offentlige anskaffelser kan bidra til mer kostnadseffektive anskaffelser. Nettobesparelse Totalt sett kjøper kommunesektoren varer og tjenester for om lag 75 milliarder kroner (2011-tall). Ved å benytte konkurranse, fremgår det av rapporten, beregnes en innsparing på tre milliarder kroner. Samtidig avdekkes det i KS FoU-prosjekt at kostnadene knyttet til anskaffelsesprosessen beløper seg til 1,3 milliarder kroner. Netto blir således besparelsene ved bruk av konkurranse 1,7 milliarder kroner. Det er første 1

2 gang slike innsparings-beregninger tar høyde for kostnader ved selve anskaffelsesprosessen, opplyser KS. Anslagene tar utgangspunkt i beregninger gjennomført for EU-kommisjonen, som nøkternt antyder at konkurranser kan gi besparelser på 1 prosent prisreduksjon per tilbyder. I Norge er det i snitt fire tilbydere per konkurranse, noe som under ellers like forutsetninger vil tilsvare en samlet prisreduksjon på 4 prosent. Beregnede transaksjonskostnader for anskaffelsesprosesser baserer seg på en antagelse om ca årlige anskaffelser. Helse- og omsorgstjenester I anskaffelser av tjenester innenfor helse- og omsorgssektoren med verdi over EØSterskelverdi (1,6 mill. kroner), har kommunesektoren i snitt en transaksjonskostnad på kroner. Dette er et høyere beløp enn for de fleste andre anskaffelser i kommunesektoren, og skyldes i stor grad kompleksiteten i anskaffelsen, fremgår det av rapporten. I rapporten pekes det også på et potensial for ytterligere innsparinger i kommunesektoren. Forenkling i de særnorske reglene for offentlige anskaffelser ved å ta bort og forenkle en del av prosedyrebestemmelsene, utvidet adgang til å rette opp feil og mangler ved tilbud og en formalisering og tydeliggjøring av lovlig leverandør- og markedsdialog, kan for eksempel bidra til økte besparelser. Økt innkjøpsfaglig kompetanse og flere innkjøpsfaglige ressurser i kommunesektoren forventes å kunne gi ytterligere besparelser. Økt kvalitet = reduserte kostnader Mer spesifikt peker utrederne på at en økning på 30 prosent i den samlede ressursbruken knyttet til anskaffelsene vil gi reduserte innkjøpskostnader og økt kvalitet på anskaffelsene, særlig gjennom bedre behovsdekning og bedre kontrakts- og leverandøroppfølging. En fylkeskommune som har gjennomført kontraktsoppfølging over en to-fireårsperiode sier: «Av de avtalene vi har gått gjennom, har vi funnet feilprising, feil rabatt og avvik fra kontrakten i størrelsesorden kr pr avtale. Det utgjør om lag fire-fem prosent av hva som er kjøpt.» Rapporten «Kostnader, besparelser og effektivisering ved konkurranse» kan du laste ned her. KOFA delt i synet på taushetspliktens rekkevidde KOFA delte seg i et flertall og et mindretall da nemnda forleden i en klagesak drøftet taushetspliktens rekkevidde. Flertallet mente det var brudd på regelverket å gi innsyn når gjennomsnittlig timepris var et tildelingskriterium, og på et tidspunkt da muligheten for avlysning og ny konkurranse var til stede. Et mindretall var av motsatt oppfatning det var ikke brudd på regelverket å gi innsyn under slike omstendigheter. KOFA-sak 2012/9 gjaldt Kongsvinger kommune og en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtale for konsulenttjenester innen prosjektering og byggeledelse. Den ble kunngjort i august På forespørsel hadde kommunen gitt en av tilbyderne innsyn i den 2

3 gjennomsnittlige timeprisen som klageren hadde tilbudt. På det tidspunktet var det kommet inn flere klager på konkurransen, og kommunen avlyste senere konkurransen som følge av at det var begått feil som medførte avlysingsplikt. Klagenemnda kom til at kommunen hadde saklig grunn til å avlyse konkurransen, og at begrunnelsen for avlysningen var tilstrekkelig. Nemnda kom dessuten under dissens til at kommunen hadde brutt plikten til å hindre spredning av taushetsbelagte opplysninger (forskriften 3-6). Taushetspliktens rekkevidde Klagesaken reiste spørsmålet om taushetspliktens rekkevidde, og KOFA besluttet derfor å behandle saken i stornemnd. Som hovedregel settes klagenemnda med tre medlemmer ved behandlingen av den enkelte sak, men kan settes med fem medlemmer i saker av prinsipiell betydning. Etter en grundig vurdering kom flertallet til at kommunen hadde brutt forskriftens 3-6 ved å sende videre opplysningene om klagerens gjennomsnittlige tilbudte timepris. Det ble vist til at opplysningene ble gitt ut når kommunen var gjort oppmerksom på konkrete forhold som kunne føre til at konkurransen måtte bli avlyst og kunngjort på nytt. Når også gjennomsnittlig timepris var et tildelingskriterium som tilbyderne skulle konkurrere om, ville gjennomsnittlig timepris være en opplysning som konkurrenter kunne utnytte ved en senere konkurranse, ifølge flertallet i KOFA. Denne muligheten ble også aktualisert når konkurransen ble avlyst i foreliggende sak. På tidspunktet opplysningene ble gitt, var derfor prisinformasjonen i dette konkrete tilfellet av "konkurransemessig betydning å hemmeligholde". Mindretallet Mindretallet, Kai Krüger, kom til at kommunen ikke hadde brutt forskriften i dette tilfellet. Her ble det bl.a. vist til at det ikke var grunnlag for å se en tilbudt pris på tjenesten som en potensiell forretningshemmelighet bare av den grunn at konkurrentene i et gitt tilfelle ville kunne oppnå innsyn i en klagesak etterfulgt av avlysning og ny konkurranse. Det ble også vist til at hovedregelen må være at totalpriser i tilbud er underlagt innsyn etter offentlighetsloven, og at forskriften ikke stenger for dette i en klagesak uansett det videre hendelsesforløp etter en foreløpig tildeling. Saken var da, slik mindretallet så det, håndtert i samsvar med forskriften og offentlighetsloven. KOFA-sak 2012/9 finner du her. Ny konkurranseutsetting-strid på gang i Oslo Oslo kommune forbereder prinsippvedtak om å konkurranseutsette sin sentrale sentralbordtjeneste eller kontaktsenter som det ble etablert som for ti år siden. Det er ingen kommunal kjerneoppgave og trafikkvolumet er synkende, heter det. Men skepsisen i fagbevegelsen er til å ta og føle på, og opposisjonen har løpende behov for utfyllende svar på en rekke spørsmål. I tilfelle konkurranseutsetting skal ikke interne få levere tilbud. Saken beror for tiden i bystyrets finanskomite, der den skal opp til behandling rett over påske. Det er et prinsippvedtak i byrådet fra desember i fjor som ligger til grunn. Bystyret inviteres til å gjøre et prinsippvedtak om konkurranseutsetting 3

4 av 02180, som er kommunens sentrale kontaktsenter. Fagforbundet har markert sin motstand mot konkurranseutsettingen. De mener at en overdragelse gjør at tjenesten vil bli dyrere og dårligere for brukerne. Det er i år ti år siden tjenesten ble etablert, og byrådet opplyser at det har vært nedgang i trafikkvolumet siden Det må, heter det, sees i sammenheng med forbedret kvalitet på kommunens nettsider, mobile telefoniløsninger og kundesentre. Ikke kommunal kjerneoppgave Byrådet mener at sentralbordtjenester ikke er en kommunal kjerneoppgave, og at det eksisterer et marked for slike tjenester. Et synkende trafikkvolum kan påvirke interessen i markedet for å drifte Dette er etter byrådets vurdering ikke i seg selv et avgjørende argument mot å gå videre med en konkurranseutsettingsprosess. Den økonomiske gevinsten for kommunen vil være avhengig av hvilke priser ny drifter vil operere med. Etter vedtaket om konkurranseutsetting forutsetter byrådet at det må foretas en del nærmere vurderinger og endelig avklaring av konkurranseutsettingens omfang. I den videre prosessen vil det også bli gjort vurderinger i forhold til konsekvenser for de ansatte, blant annet de arbeidsmiljømessige konsekvenser og forholdet til arbeidsmiljølovens bestemmelser om virksomhetsoverdragelser. I dette arbeidet vil de ansattes organisasjoner og vernetjenesten bli involvert. Kartlegging av risikofaktorer for arbeidsmiljøet og løpende oppfølging av dette vil bli en viktig del av prosessen, ifølge saksfremstillingen fra byrådet. Ny markedsanalyse På spørsmål fra Arbeiderpartiets Rita Mariann Hansen opplyser byrådsavdelingen for finans i Oslo kommune at det kan være aktuelt å foreta en markedsanalyse før konkurranseutsettingsprosessen igangsettes. Den forrige var fra 2010, og markedet er i stadig endring, heter det. En ny analyse bør imidlertid vente til etter at bystyret har gjort et prinsippvedtak om konkurranseutsetting av I en tidligere melding til bystyret fra byrådet, "Konkurranse og kvalitet i Oslo kommune», heter det at det som hovedregel skal fremsettes internt bud. Unntak kan imidlertid være aktuelt for tjenester som det i fremtiden ikke er hensiktsmessig at kommunen produserer selv." Det er byrådets vurdering at internbud ikke er aktuelt i forbindelse med eventuelt konkurranseutsetting av kontaktsenteret Sakens dokumenter finner du her. Sosiale kontraktsvilkår Vær på vakt mot de som sier å ha full kontroll Offentlige innkjøpere bør være på vakt dersom leverandører gir uttrykk for å ha full kontroll over leverandørkjeden hva gjelder etterlevelse av sosiale kontraktsvilkår. Dette er erfaringen Bergen kommune har gjort seg etter å ha stilt krav til sosialt ansvarlig produksjon i kontrakter med fire leverandører. 4

5 - Jevnt over er vår erfaring positiv, forteller Rune Hagen i innkjøpsseksjonen i Bergen kommune på Difis nettsted anskaffelser.no. - Vi opplever både at leverandørene er spente på hva oppfølgingen innebærer, og at det er stor forskjell på hvor stort fokus de ulike leverandørene har på dette området. Kommunens innkjøpsavdeling ser en positiv utvikling i leverandørmarkedet, hvor leverandører vet hva det vil si å følge opp krav til sosialt ansvar i produksjonen av varene kommunen kjøper inn. Erfaringer fra Bergen Til tross for leverandørenes økende kjennskap til sosialt ansvarlig leverandørkjedestyring har Hagen og hans kolleger gjort seg noen erfaringer: - Det viser seg at leverandører som har stort fokus og jobber mye med det, også er de som i besvarelsene viser at det er komplekst. De kan gjerne være ærlige på at de ikke har full oversikt og kontroll, men beskriver samtidig tiltak for hvordan de prøver å få bli enda bedre, sier Hagen. Åpenhet om svakheter i kontrollsystemene er viktig og bør oppmuntres i dialogen med leverandører. Hagen legger til at leverandører som ikke har kommet så langt i sitt arbeid på dette området, oftere gir uttrykk for å ha full kontroll over leverandørkjeden og produksjonen. Det viser gjerne at jo mer en arbeider med oppfølging av sosiale krav, desto mer bevisst blir en på hvor komplekst dette er og hvor vanskelig det er å garantere noe 100%. Råd fra Bergen Med bakgrunn i disse erfaringene gir Hagen noen råd til hvordan man kan skape rom for ærlighet i dialogen med leverandørmarkedet: - I møte med leverandøren er det viktig for oss å understreke at det er viktig at de ikke jukser eller holder tilbake viktig informasjon i egenrapporteringen, men at både oppdragsgiver og leverandørene samarbeider om oppfølgingen - med det mål å sikre bedre kontroll på at de etiske kravene i leverandørkjeden etterfølges. Åpen og ærlig dialog og samarbeid om oppfølgingen er to viktige poeng innkjøpere kan ta med seg i sitt arbeid med å stille og følge opp krav til sosialt ansvarlig produksjon. På anskaffelser.no kan du finne informasjon og nyttige verktøy til bruk når sosiale krav skal stilles, bl.a. en kjapp guide til sosialt ansvar på Kjem lovbestemte miljøkrav til kjøp av køyretøy No kjem snart eit lovkrav om at alle offentlege oppdragsgjevarar her heime om å stille bestemde livslaupskrav til energieffektivitet og miljøbør når dei kjøper køyretøy. I desse dagar har regjeringa fremja krav for Stortinget om at eit EUdirektiv med slike krav, vert norske lover og reglar. Føremålet er å motivere produsentane til teknologisk vidareutvikling i retning av køyretøy med lågare energiforbruk og utslepp. Utanriksdepartementet har sendt ein proposisjon til Stortinget der føremålet er å få godkjend at EU-direktivet kan gjerast til ein del av norsk rett. Direktivet gjeld fremje av reinare køyretøy med meir effektive energiverknader, og kravet er at det skal stillast energi- og miljøkrav til køyretøy ved 5

6 mellom annan offentlege innkjøp. Miljøbøra i levetida til køyretøyet skal reduserast. Reglane gjeld alle offentlege oppdragsgjevarar. Ved å fremje auka etterspurnad etter køyretøy med lågt energiforbruk og låge utslepp, vert produsentane motiverte til teknologisk vidareutvikling i den retninga. Det er tre alternative metodar til å stille slike krav ved offentlege innkjøp, og ein av metodane må veljast, heiter det i framlegget til Stortinget. Miljøkrava femner om utslepp av CO2, NOx, NMHC og partiklar. Også andre miljøeigenskapar kan takast med. Direktivet fastset ikkje eksakte krav til utslepp eller energiforbruk. Krava kan anten fastsetjast som tekniske minimumskrav eller miljøbøra vurderast som eit av fleire tildelingskriterium. Energi og miljøkostnadene (eksterne kostnader) kan reknast for heile levetida, det vil seie så mange kilometer køyretøyet skal gå. Energikostnad Energikostnaden skal reknast ved å nytte energiforbruk pr. km., eller til dømes omrekna ved å nytte energiinnhald i kvart drivstoff som er nemnd i vedlegg til direktivet multiplisert med lågaste pris utan avgifter av diesel eller bensin på innkjøpstidspunktet. Miljøkostnadene reknast ved einingsprisar som også er med i vedlegget til direktivet. Noreg kan sjølv vedta korleis direktivet skal takst inn i sin nasjonale lovgjeving. Det er ikkje krav til årleg rapportering, men EU-kommisjonen lagar annakvart år ein rapport om utviklinga og kva slag verknad direktivet har hatt for å få ned utsleppa. På grunnlag av den teknologiske utviklinga kan Kommisjonen gjere mindre endringar i grunnlaget for å rekne levetidskostnader av utslepp, går det fram av proposisjonen. Røynsler og vurderingar Om lag samstundes med at regjeringa la fram denne proposisjonen for Stortinget kom det ein rapprot frå Clean Fleet-prosjektet. Clean Fleet er eit EU-finansiert prosjekt med føremål å hjelpe medlemsstatane til å få direktivet inn i si nasjonale lovgjeving på ein god måte. Samstundes skal prosjektet hjelpe offentlege oppdragsgjevarar som kjøper køyretøy, med å etterleve direktivet og kjøpe eller leige reine og energieffektive køyretøy. I rapporten legg prosjektet fram eit oversyn over mogeleg drivstoff og teknologiar for reine bussar, og dei gjer greie for innovative innkjøpsløysingar. Det er analyse og praktiske døme i rapporten med ei vurdering av 17 ulike alternative drivstoff og teknologiar. Miljøverknader, marknadsutvikling, kostnader og andre praktiske tilhøve er vurdert. 40 ekspertar har vore med på å gje innspel til rapporten, og det er lagt særleg vekt på røynsler frå over 100 europeiske byar, lokale styresmakter og offentlege transportoperatørar. Her finn du proposisjonen til Stortinget Rapporten «Clean Buses Experiences with Fuel and Technology Options» kan du lese her. Aktuelt i kortform om offentlige anskaffelser Juni-konferanser, gebyr og nettverk I nært samarbeid inviterer Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) og NHO til hver sin konferanse, henholdsvis 11. og 10. juni «konferansedialog» mellom leverandører og innkjøpere i det offentlige! Difi skal også gjennomføre en 6

7 kursserie i fem byer om sosial dumping og anskaffelsesreglene. KOFA på sin side ilegger Frogn kommune fire gebyr for ulovlige direktekjøp, Helsedirektoratet ber kommunen avvente kjøp av trygghetsalarmer, og HINAS (Helseforetakenes Innkjøpsservice) skal gjøre nasjonal avtale for ambulansekjøp. Paris har tatt initiativet til å lage nettverk for smartere innkjøp, og København skal etablere et eget team for å bekjempe mulig sosial dumping hos sine leverandører. Difi med leverandørkonferanse 11. juni Difi inviterer til konferanse i Oslo 11. juni leverandørkonferansen 2014 for å bygge bro mellom offentlig og privat sektor gjennom økt samhandling. Temaet er hvordan vi gjennom økt samarbeid og kommunikasjon skal kunne forenkle prosessene, forbedre vår kunnskap og bidra til å fornye Norge? Sentrale personer innen stat, kommune og næringslivsforeninger i Norge deler sine erfaringer og innspill til hvordan anskaffelsesprosessen skal kunne effektiviseres gjennom økt samhandling mellom næringsliv og offentlig sektor.målgruppen er ledere innen salgs- og økonomifunksjonen i næringslivet og deres bransjeforeninger. Programmet er under utarbeidelse og publiseres så snart det er klart. Mer om konferansen finner du her, der du også kan melde deg på. og dagen før, 10. juni, er NHOs Anskaffelsesdag 2014 Ledere i stat og kommune, innkjøpere og næringsliv inviteres til NHOs Anskaffelsesdag 2014.Den foregår 10. juni i Oslo. Blant temaene er modernisering av EU regelverket for offentlige anskaffelser og Forenklingsutvalgets arbeid hvordan vil dette påvirke virksomhetens forenklingsarbeid? Ledende statlige-, kommunale- og næringslivsaktører deler sine erfaringer og forventninger til innovative offentlige anskaffelsesprosesser. Nye anskaffelsesmetoder og gode argumenter på hvordan ledere bør forankre ny innkjøpspraksis som strategisk virkemiddel i virksomhetens forbedringsarbeid. Mer om konferansen finner du her, der du også kan melde deg på. Kampen mot sosial dumping Difi med kursserie Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) inviterer til kurset «Hvordan motvirke sosial dumping i offentlige anskaffelser». Det holdes i Oslo, Trondheim, Bergen, Kristiansand og Stavanger i mai og juni Kurset tar bl.a. for seg hva er sosial dumping er, hva anskaffelsesregelverket krever, og hva Arbeidstilsynet sjekker. Målgruppen er innkjøpere, innkjøpsledere og kontraktsforvaltere i offentlig sektor. De som gjennomfører kurset og deltar i gruppearbeidet, får utdelt kursbevis. Anskaffelsesregelverket og forskriften om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter krever at offentlige virksomheter stiller krav og følger opp leverandører for å motvirke sosial dumping i sine kontrakter. Offentlig sektor ønsker et leverandørmarked med seriøse bedrifter og anstendige arbeidsforhold. Nærmere informasjon om program, om påmelding etc. finner du her. At temaet er hyperaktuelt har Aftenpostens reportasjer nylig avdekket, sjekk: Sosial dumping sprer seg til flere bransjer Gransket for svart arbeid mens de pusset opp 7

8 Ilagt fire KOFA-gebyr KOFA har pålagt Frogn kommune fire gebyr på til sammen kroner. Størrelsen varierer mellom 10 og 11,5 prosent av de respektive kontraktenes verdi. I stedet for å kunngjøre konkurranser om renovasjonstjenester, rør- og elektrikerarbeid hadde kommunen i 2010 fortsatt å kjøpe på grunnlag av kontrakter som ble avsluttet i Kommunen hadde således brutt kravet om å kunngjøre alle anskaffelser over kroner. I tillegg hadde kommunen i 2010 også kjøpt saksbehandlingstjenester hos Nav Frogn uten å kunngjøre anskaffelsen først. Anbefaler å vente med kjøp av trygghetsalarmer Helsedirektoratet ber kommunene vente med å anskaffe trygghetsalarmer. Det vil komme konkrete anbefalinger i midten av oktober De fleste kommuner må skifte ut sine trygghetsalarmer på grunn av utfasingen av det analoge telefonnettet som starter i Helsedirektoratet har som del av Nasjonalt Velferdsteknologiprogram satt i gang et arbeid med å beskrive framtidas trygghetsalarmer og hvilke funksjoner kommunene bør ta høyde for. Arbeidet som pågår kan få stor innvirkning på kommunenes anskaffelse av trygghetsalarmer, derfor bes kommunene å vente. Nasjonal anskaffelse av ambulanser HINAS er i samarbeid med de fire regionale helseforetakene i gang med ny nasjonal anskaffelse av ambulansebiler. Avtalen vil gjelde fra og med 15. januar 2015 når dagens avtale går ut. Fram til sommeren skal en prosjektgruppe utarbeide konkurransegrunnlaget. Etter bl.a. dialogmøter med leverandørene blir kravspesifikasjonen sendt ut til det prehospitale miljøet for en innspillsrunde i mai/juni. Antatt utlysning av anbudskonkurransen er i begynnelsen av juni, med innleveringsfrist i september. Det vil bli arrangert en anbudskonferanse i midten av juni. Evaluering og kontraktsignering forventes sluttført i løpet av 2014, i god tid før dagens avtale går ut. EU-nettverk for smartere innkjøp Paris har tatt initiativ til å samarbeide med offentlige innkjøpere for å skape smarte løsninger for byer og mindre samfunn. Gjennom å opprette et nettverk av offentlige innkjøpere i lokale forvaltninger skal man sammen finne løsninger med støtte fra EU. Nettverket skal ta sikte på å forbedre den potensielle effekten av investeringer for byene og deres innbyggere og forbedre vilkårene for innovasjon. Siste frist for dem som vil melde seg på til nettverket er 7. mai. Påmelding sendes EU-kommisjonen. Mer informasjon om nettverket finner du her. Innsatsteam mot sosial dumping Københavns Kommune har i gang en anbudskonkurranse om et innsatsteam mot sosial dumping. Innsatsteamet får til oppgave å følge opp kommunens leverandører for å se om de overholder inngåtte arbeidsklausuler, bl.a med fysiske besøk på arbeidsplassene i kommunen. Etableringen av innsatsteamet følger av kommunens skjerpede innsats mot sosial dumping. Innsatsen skal igangsettes 1, juni i år, og det er satt av fire millioner danske kroner årlig til etablering og drift over en fire-årsperiode Mer informasjon om anbudskonkurransen finner du bl.a. her. 8

9 Evaluering etter funksjonskrav er ei utmaning Dersom ein offentleg oppdragsgjevar nyttar funksjonskrav, kan han få tilbod som er så ulike at det er nærast å samanlikne med «eple og pærer». Samstundes kan alle tilboda syne seg å vere gode løysingar på utmaninga. Då gjeld det for oppdragsgjevaren å ha formulert krava og førebudd evalueringa godt. Dette vert streka under i ei ny, dansk rettleiing i bruk av funksjonskrav. I tevlingsunderlaget bør oppdragsgjevaren dessutan syte for at tilbydarane får god informasjon om korleis dei skal svare på di ulike krava. Rettleiinga frå Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen er delt i to i ein del er det sentrale sider ved arbeidet med funksjonskrav som vert lagt fram, i den andre delen er det døme henta frå praktiske innkjøp på fem område: Praktisk hjelp, matservering, matinnkjøp, transport og it-systeminnkjøp. I den første delen er det lagt mykje vekt på korleis funksjonskrava vert laga, korleis evalueringa går føre seg, og måling og oppfølging av slike krav. Funksjonskrav gjer det mogeleg for leverandørane å leggje fram alternative løysingar i tilboda di kjem med. Det fører med seg, heiter det i rettleiinga, at oppdragsgjevaren kan få inn tilbod som er svært ulike når det gjeld innhald og teknikk sjølv om dei oppfyller det same føremålet. Oppdragsgjevaren kan med andre ord måtte samanlikne eple og pærer. Såleis, skriv Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, at oppdragsgjevaren må vere særskilt merksam på korleis han vil evaluere krava allereie under førebuinga av tevlingsunderlaget. Funksjon, resultat og verknad Ved vurdering av funksjonskrav er det funksjon, resultat og verknader som det er viktig å ta stilling til. Den detaljerte utgreiinga av kva som vert lagt vekt på under kvart tildelingskriterium, bør derfor rette seg mot dette i staden for aktivitetar og framgangsmåtar, går det fram av rettleiinga. Resultat og verknader kan ikkje målast allereie ved tilbodsevalueringa. Her må det vere tale om at leverandøren i tilbodet sitt binder seg til et bestemt resultat eller ein spesiell verknad. Det er mogeleg å be leverandøren greie ut i tilbodet sitt om det er sannsynleg at dei dei lovar er mogeleg å gjennomføre. Til dømes kan det skrivast i tevlingsunderlaget at det ved evalueringa vert vekta positivt at leverandøren på best mogeleg måte har gjort ei slik utgreiing. Når det skal lagast endeleg kontrakt er løysinga til leverandøren eit vedlegg til kontrakten på den same måten som kravspesifikasjonen. Tilbydarane må rettleiast Det vert streka under at det er særleg viktig i samband med funksjonskrav å rettleie tilbydarane om korleis krava skal svarast på. Tevlingsunderlaget bør, heiter det, innehalde ei klar utgreiing av kva krav som tilbydarane skal svare på når det gjeld å syne fram løysinga og kva slags krav det berre trengst svare ja, oppfylt eller liknande. Til vanleg kan ikkje heile kravspesifikasjonen vere funksjonskrav. Nokre rammevilkår krev visse metodar og arbeidsmåtar som skal følgjast. I rettleiinga vert det òg rådd til at oppdragsgjevarane berre stiller relevante og naudsynte minstekrav. Vert det stilt for høge og for mange krav kan det føre til at færre kjem med tilbod, og det er til skade for 9

10 tevlinga. Minstekrav som ikkje er naudsynte kan dessutan gjere oppgåveløysinga dyrare for den offentlege oppdragsgjevaren ettersom tilbydarane tek seg betalt for dei ekstra kostnadene slike krav fører med seg. Når funksjonskrav ert nytta som minstekrav, må dei formulerast slik at dei kan vurdersat objektivt. «Vejledning om brug af funktionskrav» finn du her anskaffelses-klager i Sverige i 2013 Svenske leverandører leverte i fjor litt færre klager enn i 2012 på offentlige oppdragsgivere når det gjelder offentlige anskaffelser. Det fremgår av årsberetningen for 2013 fra Domstolsverket. Likevel ligger klagetilstrømningen på et historisk høyt nivå, nærmere 500 flere klager kom inn målt i forhold til Antallet klager i 2013 var Behandlingstiden i første klageinstans gikk ned, og antallet avgjorte saker økte. I Sverige er det administrative rettsapparatet, forvaltningsdomstolene, rett adresse for dem som har noe å klage på når det gjelder offentlige anskaffelser. Klagen sendes da først til förvaltningsrätten. Det er 12 slike spredt over hele landet. En avgjørelse der kan klages inn for kammarrätten, som det er fire av. Högsta förvaltningsdomstolen er øverste instans. Disse domstolene behandler ikke bare klager som gjelder offentlige anskaffelser, men også en hel rekke andre klager, som gjelder f.eks. skatter, gebyrer, forsikring, eller psykiatri. Forvaltningsdomstolene har også en rolle som migrasjonsdomstol. Ifølge årsrapporten for 2013 fra Domstolsverket kom det i fjor inn nær saker til förvaltningsrätten til sammen. Da er förvaltningsrättens rolle som migrasjonsdomstol holdt utenfor. Det var drøyt 2200 flere enn året før av de innkomne sakene gjaldt offentlige anskaffelser, en nedgang på 62 fra året før, men om lag 500 flere enn i Dette er på et historisk høyt nivå, ifølge Domstolsverket. Flere klagesaker Förvaltningsrätten avgjorde nær 3300 saker om offentlige anskaffelser i 2013, og det var åtte prosent flere enn året før. Totalt avgjorde disse 12 domstolene nær saker i fjor rollen som migrasjonsdomstol holdt utenfor. Antallet offentlige anskaffelsessaker som ved årsskiftet 2013/2014 ennå ikke var avgjort, utgjorde ca Det var en reduksjon målt i forhold til 2012, men en betydelig større del enn ved utgangen av Antall saker om offentlige anskaffelser som ble anket til kammarrätten har vært rimelig stabilt i årene 2011, 2012 og mellom 755 og 778. Holdes de fire domstolenes rolle som migrasjonsdomstol utenfor, ble det kammarrätten registrert drøyt nye saker i fjor. Det er en nedgang på ti prosent. 100 flere saker som gjaldt offentlige anskaffelser ble avgjort av kammarrätten i 2013 drøyt 800 viser statistikken. Til sammen ble over saker avgjort på dette nivået i det administrative rettsapparatet i Sverige i fjor. Noe over 8200 saker var fremdeles ikke behandlet da 2013 ebbet ut, av disse var om lag 140 saker som gjaldt offentlige anskaffelser. Det er 40 færre enn på tilsvarende tid året før, men 15 flere enn ved utgangen av

11 Högsta förvaltningsdomstolen Det kom inn nær 220 saker om offentlige anskaffelser til Högsta förvaltningsdomstolen i 2013 om lag det samme som for året før, 35 færre enn i Til sammen kom det inn nesten 8500 saker til denne domstolen i fjor saker ble avgjort, av disse ca. 230 som gjaldt offentlige anskaffelser. Det er om lag det samme antallet som i 2011, noen flere enn i offentlige anskaffelsessaker ventet på behandling da 2014 ble innledet. Det er færre enn de to foregående år, henholdsvis ni (2011) og 11 (2012). Totalt sto over 2800 saker ubehandlet på samme tid. Behandlingstiden i förvaltningsrätten ble i fjor redusert fra gjennomsnittlig 8,5 til sju måneder. Det gjelder alle saker samlet sett. Målet er seks måneder. I kammarrätten var andelen saker som er eldre enn seks måneder, 35 prosent av samlet saksmengde i