INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Kontrollutvalget Sekretariatet KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Trond Vangen, leder Trond Enemo, nestleder Anne-Grethe Henriksen Marit Tofastrud Vestli Steinar Kjeverud Gjøvik, 4. juni J.nr./referanse: 11-15/ST/ks Kopi av innkallingen er sendt: Ordfører og rådmann Hedmark Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Torsdag 11. juni 2015 Tid: Kl ca Sted: Formannskapssalen, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Invitasjon av andre til møtet: Ordfører er invitert fra møtestart i f.m. saken Rådmannen/administrasjonen er invitert i f.m. sak 28. Eventuelt forfall til møtet bes meddelt snarest til undertegnede på telefon/sms til , eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Studievegen 7, 2815 Gjøvik Tel , e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

2 KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I STANGE KOMMUNE Torsdag 11. juni 2015 kl (Formannskapssalen) SAK NR. 22/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK NR. 23/2015 REDEGJØRELSE FOR SITUASJONEN VED ÅKERSHAGAN EIENDOM AS Ordfører/generalforsamlingen i Åkershagan Eiendom AS er invitert. SAK NR. 24/2015 STATUSRAPPORT REVISJON 1. TERTIAL 2015 SAK NR. 25/2015 SAK NR. 26/2015 SAK NR. 27/2015 SAK NR. 28/2015 SAK NR. 29/2015 SAK NR. 30/2015 STATUS FOR FORSTÅELSE AV INNGÅTTE OPPDRAGSAVTALER MELLOM KONTROLLUTVALGET OG HEDMARK REVISJON IKS ENDRING AV OPPDRAGAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2015 STATUS FOR REVISJONSPROSJEKTET «HEDMARK IKT» FORUNDERSØKELSE HELSE OG OMSORG Rådmannen er invitert. RAPPORT: EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATER REFERATSAKER Gjøvik, 3. juni For utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Kopi til orientering: - Stange kommune v/rådmann og økonomisjef - 1. vara til kontrollutvalget (vararepresentantene møter kun etter særskilt innkalling)

3 SAK NR. 22/2015 Stange kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: Vedlegg: 1. Møteprotokoll fra møte Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Protokoll fra siste møte i kontrollutvalget legges frem til formell godkjenning. 1

4 MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE Torsdag 7. mai 2015 holdt kontrollutvalget møte i Stange rådhus fra kl Som medlemmer møtte: Trond Vangen (FrP), leder Trond Enemo (uavh.), nestleder Steinar Kjeverud (Ap) Marit Tofastrud Vestli (BL) Anne-Grethe Henriksen (Ap) Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Ingen Ellers møtte: Fra administrasjonen: Rådmann Stein Erik Thorud, økonomisjef Jan Christian Eriksen, økonomirådgiver Torill Hoel og fagleder regnskap Petter Skåret (alle møtte under sak 20). Fra Hedmark Revisjon IKS: Daglig leder Morten Alm Birkelid (sak 21), regnskapsrevisor Tommy Pettersen (sakene18-20). Andre: Stange Kommunale Boligforetak KF v/daglig leder Jon Magne Svenkerud og tidligere daglig leder Ole Kristian Sjøli (begge møtte under sak 18). Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmannen m.fl., kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Hedmark Revisjon IKS, Hamar Arbeiderblad og Stangeavisa. Utvalgsmøtet ble satt kl med Trond Vangen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 16/2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. SAK NR. 17/2014 Vedtak, enstemmig: REDEGJØRELSE FOR SITUASJONEN VED ÅKERSHAGAN EIENDOM AS Saken utsettes til neste møte. 1

5 SAK NR. 18/2014 ÅRSREGNSKAP 2014 FOR STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK KF KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken orienterte Hedmark Revisjon IKS v/regnskapsrevisor Tommy Pettersen om revisjonsarbeidet for 2014 og presentere revisjonsberetningen. Under andre del av saken presenterte daglig leder i Boligforetaket Jon Magne Svenkerud og tidligere daglig leder Ole Kristian Sjøli foretakets årsregnskap og årsberetning for Til stede under denne delen av saken var også økonomisjef Jan Christian Eriksen og fagleder for regnskap Petter Skåret fra Stange kommune. Daglig leder Jon Magne Svenkerud orienterte avslutningsvis om større investeringsprosjekter i 2015 og vurdering av å inngå avtale med Stange kommune om gjennomføring av byggeprosjektene på vegne av foretaket. Kontrollutvalget ble invitert til å komme med synspunkter på dette, og forslag om oppgavefordeling og samarbeid mellom Stange kommune og Boligforetaket om større investeringsprosjekter i 2015 ble drøftet. Vedtak, enstemmig: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNALE BOLIGFORETAK FOR 2013 Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for Sammen med årsregnskapet forelå foretakets årsberetning og revisjonsberetningen for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og orienteringer fra daglig leder og foretakets revisor/hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen merknader fra revisors side til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: Vedlikeholdsnivå og ivaretakelse av realkapitalen/boligmassen: Vedlikeholdsnivået er for 2014 er beregnet til 213 kroner pr. m2. (2013: 209 kroner, 2012: 200 kroner). Hensyntatt type boliger og brukergrupper, kan det antas at dette er noe lavt i forhold til normtall. Det tas derimot til orientering at styret mener foretaket har et bra vedlikehold av bygningsmassen og ivaretar realverdiene på en god måte, årsberetningen for Kontrollutvalget oppfordrer foretaket til å jobbe videre med å finne gode sammenligningstall (benchmarking) for å belyse vedlikeholdsnivået best mulig. 2

6 Styrets årsrapport - innspill: Kontrollutvalget har hatt som tradisjon å komme med innspill til utvikling av styrets årsrapportering. Hensikten er å bidra til best mulig informasjon fra foretaket, hensyntatt at foretaket er en offentlig virksomhet og en del av Stange kommune. Stange kommune omtaler en rekke områder/tema i sin årsrapportering som også kan være relevant å omtale i Boligforetakets årsrapport. Her kan nevnes: - Omtale av vesentlige avvik mellom regnskap og budsjett - Mer utfyllende økonomisk analyse, fremstilling av trender mv. for å belyse foretakets økonomiske stilling mv. - Målstyring: Kommunens visjon, strategier og fokusområder bør operasjonaliseres i konkrete og målbare mål så langt det er mulig. Det oppfordres også til å jobbe med å finne gode parametere å sammenligne selskapet med andre, god praksis mv. («benchmarking») - Etikk og internkontroll (jf. krav til kommunenes årsrapportering om dette i kommunelovens 48) Der man peker på problemområder bør det også beskrives hvordan man tenker å jobbe med dette, planlagte/iverksatte tiltak osv. Som eksempel vises til omtale i årsrapporten om «Skadeverk og avvikende/uakseptable atferd er et stort problem for foretaket og er krevende for personalet». Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet som er datert 12. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for Stange kommunale boligforetak KF for SAK NR. 19/2015 Vedtak, enstemmig: RIKSREVISJONENS UNDERSØKELSE AV KOMMUNENS LÅNEOPPTAK OG GJELDSBELASTNING Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes låneopptak og gjeldsbelastning tas til orientering. SAK NR. 20/2014 ÅRSREGNSKAP 2014 FOR STANGE KOMMUNE KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE Fra behandlingen: Under første del av saken presenterte Hedmark Revisjon IKS revisjonsberetningen og oppsummerte revisjonsarbeidet. Fra Hedmark Revisjon IKS deltok regnskapsrevisor Tommy Pettersen. 3

7 Under andre del av saken presenterte administrasjonen årsregnskapet og rådmannens årsrapport med fokus på kommunens resultat og økonomiske stilling, vesentlige regnskapsavgiftsmessige problemstillinger, vesentlige avvik mellom budsjett og regnskap og internkontroll. Til stede fra administrasjonen var rådmann Stein Erik Thorud, økonomisjef Jan Christian Eriksen, økonomirådgiver Torill Hoel og fagleder regnskap Petter Skåret. Vedtak, enstemmig: KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE TIL STANGE KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2013 Kontrollutvalget har behandlet Stange kommunes årsregnskap for Sammen med årsregnskapet forelå revisjonsberetningen, revisors årsavslutningsbrev til rådmannen og rådmannens årsrapport for Kontrollutvalget har basert sin uttalelse på en gjennomgang av de ovennevnte dokumentene, og presentasjoner i kontrollutvalgets møte av kommunens revisor/hedmark Revisjon IKS og kommuneadministrasjonen v/rådmann, økonomisjef og regnskapsleder. Kontrollutvalget har merket seg at det foreligger en ren revisjonsberetning, dvs. ingen merknader fra revisors side til årsregnskapet. Kontrollutvalget har følgende kommentarer: Manglende måloppnåelse, jf. vedtatte økonomiske handlingsregler: Kontrollutvalget har merket seg at få av kommunestyrets 9 vedtatte økonomiske handlingsregler er oppfylt. Dette svekker kommunens mulighet til å oppnå ønsket handlingsfrihet. Handlingsreglene og måloppnåelse er nærmere beskrevet i rådmannens årsmelding s Fortsatt økning i langsiktig gjeld: Kommunens lånegjeld (eksklusive pensjonsforpliktelser) viser fortsatt vekst, og utgjør pr. 31/12-14 ca. 1,1 milliarder kroner. Kommunens lånegjeld er relativt høy både målt i andel av kommunens driftsinntekter og pr. innbygger. Lånegjelden er planlagt ytterligere økt i økonomiplanperioden ( ). Som kjent vil høyere lånegjeld binde opp driftsmidler til betaling av renter og avdrag, og dermed redusere kommunes handlingsfrihet. Man vil også øke sårbarheten i forhold til en eventuell økning i rentenivået. Med bakgrunn i dette vil kontrollutvalget uttrykke bekymring for størrelsen på kommunens lånegjeld. 4

8 Bekymringsfull utvikling i pensjoner fortsatt økning i premieavviket: Kontrollutvalget vil uttrykke generell bekymring i forhold til pensjoner og vil særlig peke på at premieavviket (utsatt kostnadsføring av pensjon) viser en stadig økende tendens. I 2014 er denne posten økt med hele ca 28 millioner kroner, og totalt/akkumulert premieavvik er nå oppe i ca 104 millioner kroner. Dette beløpet skal kostnadsføres de kommende årene. For å unngå at fremtidig kostnadsføring av premieavviket skal gå ut over tjenestenivået, er det viktig at kommunen har reserver for å kunne finansiere denne kostnadsføringen, jf. kommunens vedtatte økonomisk handlingsregel nr. 9. Pr har kommunen disposisjonsfond som overstiger premiefondet. Refusjon av sykepenger - rutiner: Kontrollutvalget registrerer at kommunen fortsatt har utfordringer knyttet til innkreving av sykepenger. Kontrollutvalget er orientert om at rådmannen samarbeider med NAV om å få ryddet opp i eldre fordringer, samtidig som man kan etablere gode rutiner for fremtiden. Utover dette, og det som framgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet, datert 10. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til kommunens årsregnskap for SAK NR. 21/2014 AVREGNING HEDMARK REVISJON IKS 2014 AVKLARING AV MELLOMVÆRENDE Fra behandlingen: Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder Morten Alm Birkelid orienterte om vurderinger i Hedmark Revisjon IKS og vedtak i styret og representantskap omkring forståelse av selskapsavtalen og inngåtte oppdragsavtaler med kontrollutvalgene. Kontrollutvalget ved utvalgsleder og sekretær formidlet kontrollutvalgets synspunkter på de vedtatte endringene. Vedtak, enstemmig: 1. Kontrollutvalget tar vedtak i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS til orientering. Kontrollutvalget forstår det slik at selskapet mener inngått oppdragsavtale for 2014 mellom kontrollutvalget og selskapet er en juridisk bindende avtale om fastpris, og at kontrollutvalget ikke har krav på tilbakebetaling av forhåndsbetalte timer som ikke er benyttet i For Stange kommunes del utgjør dette 535 timer, dvs kroner. 2. Kontrollutvalget har forståelse for at selskapet ønsker mer 5

9 forutsigbarhet i sine inntekter, men mener representantskapet ikke kan vedta ny ordning (endring fra betaling etter faktisk medgått tid til avtale om fastpris) med virkning for allerede inngåtte avtaler, dvs. inngåtte oppdragsavtaler for 2014 og Med bakgrunn i ovenstående opprettholder kontrollutvalget sitt krav om avregning av betalt a-konto i 2014 mot faktisk utført antall timer i 2014, og tilbakebetaling av totalt kroner. 4. Kontrollutvalget aksepterer representantskapets vedtak og endringer i avtaleforståelse for 2015 under forutsetning av at tidligere inngått oppdragsavtale for 2015 reforhandles. Forslag til justert oppdragsavtale for 2015 legges frem på neste møte. 5. Kontrollutvalget vil vurdere å søke juridisk bistand for å belyse holdbarheten i representantskapets vedtak og den avtalerettslige siden av saken. Det overlates til utvalgsleder og sekretær å følge opp dette. Stange, 7. mai Trond Vangen leder RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 7. mai Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: Torsdag 11. juni 2015 Tidspunkt: Kl Aktuelle saker: Åkershagan Eiendom AS orientering ved generalforsamlingen/ordfører KRDs evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater (KU-sak 05/15) Forundersøkelse helse- og omsorg (KU-sak 04/15 og sak 51/14) Status for revisjonsprosjektet «Hedmark IKT» Justert oppdragsavtale for 2015 med Hedmark Revisjon IKS Status vedr. avregning 2014 og økonomisk oppgjør med Hedmark Revisjon IKS 6

10 Møteplan for 2015: Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Torsdag kl Saker til oppfølging i senere møte: Samhandlingsreformen div. spørsmål (ku-vedtak 04/13) Overordnet internkontroll rådmannens ansvar for «betryggende kontroll» (KU-vedtak sak 07/14) Internrevisjon/oppfølging av gjennomførte tiltak etter Helsetilsynets rapport fra 2013 om tjenester til voksne med psykiske lidelser (vedtak KU-sak 09/14) oppfølging , 1. kvartal: Oppfølging av tilsynsrapport kvalifiseringsprogrammet/nav Stange (KU-sak 07/15) 2016: Markedsføring og profilering av ledige tomter (KU-sak 10/15) 2015/2016: Videreføring forundersøkelse: Interkommunale samarbeid (ku-sak 12/15) 2015: Oppfølging av tidligere revisjonsrapporter: Revisjonsrapport vedr. anskaffelser mellom og Revisjonsrapport vedr. rammeavtaler Bestilte oppdrag fra Hedmark Revisjon IKS (forvaltningsrevisjon mv): Revisjonsprosjekt: Hedmark IKT (samarbeid med kontrollutvalget i Hamar kommune) 7

11 SAK NR. 23/2015 Stange kommune REDEGJØRELSE FOR SITUASJONEN VED ÅKERSHAGAN EIENDOM AS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Saksprotokoll/saksfremlegg kommunestyrets sak 62/14 (møte den 29/10-14) sak: Orientering Åkershagan Eiendom AS Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Saken er en oppfølging av vedtak i kontrollutvalgets møte 19/3-15, sak 11/2015 Åkershagan Eiendom AS. I dette møtet orienterte Åkershagan Eiendom AS v/styreleder Erik Sletner om bakgrunnen for etablering av Åkershagan Eiendom AS (stiftet i 2004) og etablering av datterselskapet Åkershagan Bolig AS (stiftet i 2005). Det ble også orientert om den finansielle situasjonen i selskapet og om bakgrunnen for sak i kommunestyret høsten 2014 (k.sak 62/14) der det ble stilt garanti for en refinansiering av selskapets gjeld. På spørsmålet fra kontrollutvalget ble det også orientert om selskapets rapportering og kommunikasjon med eier/stange. Videre orienterte kommunalsjef Frode Hauan om kommunens arbeid med utvikling av eiendommen og planarbeidet, herunder den interne organisering av utviklingsarbeidet (egen styringsgruppe mv.) og nytilsatt ingeniør/arkitekt til å drive frem arbeidet. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: 1. Styreleders informasjon om Åkershagan Eiendom AS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget vil uttrykke sterk bekymring for selskapets økonomiske situasjon og framtidsutsikter. Med bakgrunn i dette bes generalforsamlingen v/ordfører om å redegjøre for situasjonen med fokus på: - Selskapets økonomiske situasjon. 1

12 - Styrets arbeid de siste årene. - Selskapets rapportering til generalforsamlingen. - Kommunikasjon mellom generalforsamlingen og kommunestyret, herunder hvordan situasjonen i selskapet er kommunisert til kommunestyret. - Eventuell økonomisk risiko for kommunen, eventuelt hvilke grep tar man for å redusere risiko. - Videre strategi for selskapet. I tråd med vedtaket er ordfører invitert til å orientere. Saken legges frem uten forslag til vedtak. K.sak 62/14 Åkershagan Eiendom Sak vedr. Åkershagan Eiendom AS var oppe i kommunestyret høsten For informasjonens skyld er sakspapirene til denne saken vedlagt (se vedlegg 1). Noen korte fakta om selskapet: 100 % eid av Stange kommune Stiftet 1/7-04 Formål: Eie, drive og utvikle eiendommen gnr. 210, bnr. 8 i Stange eventuelt i den forbindelse selge hele eller deler av den. Daglig leder: Atle Ingvald Livgard Styre: Erik Sletner (leder), Lise Mette Lund og Ole Kristian Sjøli Selskapet eier datterselskapet Åkershagan Bolig AS (100 %). Dette selskapet ble stiftet 24/10-05 og har følgende formål: Bygging og utvikling av boligområder på et areal på ca 20 dekar av eiendommen gnr bnr. 8 i Stange kommune. Arealet omfatter 1.del av en større utbygging. Eventuell utvidelse avtales senere. Selskapet har samme styret som morselskapet. 2

13 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Erik Sletner Arkiv: 037 Arkivsaksnr.: 14/ Saken skal sluttbehandles av: Kommunestyret ORIENTERING - ÅKERSHAGAN EIENDOM AS Rådmannens innstilling: Kommunestyret gir tilslutning til at Lånet som Åkershagen eiendom AS har, refinansieres og at Stange kommune stiller garanti for lånet(selvskyldnerkausjonist). Langsiktig lån og kassakreditt utgjør. Ca. kr ,-. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til, ved behov å gi Åkershagen eiendom AS et tilskudd på inntil kr ,- i henhold til EØS regelverket. Slikt tilskudd dekkes av disposisjonsfondet. Kommunestyret gir rådmannen fullmakt til en eventuell utvidelse av aksjekapitalen i Åkershagen eiendom AS på inntil kr ved behov. Utvidelse av aksjekapital er en investering og dekkes ikke av driftsmidler. Stange, den Stein Erik Thorud rådmann

14 Sammendrag: Kort om Åkershagan Eiendom AS: Stange kommunes eierandel: 100 % Organisasjonsnummer: Stiftelsesdato: Aksjekapital: Daglig leder: Atle Ingvald Livgard Styrets leder: Erik Sletner Styremedlemmer: Lise Mette Lund, Ole Kristian Sjøli Revisor: BDO Selskapet skal eie, drive og utvikle eiendommen gnr. 210, bnr. 8 i Stange og eventuelt i den forbindelse selge hele eller deler av den. Selskapet har fra august 2012 en forretningsføreravtale med Hamarregionen utvikling. Selskapet har en aksjekapital på 10 millioner kroner, fordelt på aksjer, hver pålydende kr 1.000,-. Selskapet har en gjeld på 23,0 mill kroner. Kr 21,5 mill av gjelden ble tatt opp i 2004 for å finansiere kjøp av eiendommen. Gjelden ble refinansiert og utvidet til 23,0 mill i Selskapet inngikk et partnerskap med Hamar- og Omegn Boligbyggelag, dette samarbeidet har nå opphørt, og Stange kommune står som eneeier. Det ble opprettet et eget selskap for formålet, Åkershagan Bolig AS. Selskapet har en aksjekapital på 2,0 mill kroner, hvorav 100 % av aksjene er eid av Åkershagan Eiendom AS. Selskapet driver utleie av bygningsmassen på området Åkershagen, som tidligere var en institusjon. Området er tenkt å bli regulert og solgt som boligområde. Planavdelingen og et eget politikerutvalg/styringsgruppe som er nedsatt av formannskapet, arbeider med en områdeplan for Åkershagen. Denne antas å bli vedtatt i Frem til området er klart for eventuelt salg, leier Åkerhagen AS ut bygningsmassen som næringslokaler. Det har dog over tid blitt vanskelig å leie ut nok av byggningsmassen til å drifte selskapet med balanse. I 2012 hadde selskapet et underskudd på kr ,- og i 2013 ble underskuddet kr ,-. Underskuddet er så lang dekket opp av egenkapital, men dette vil ikke være mulig for fremtiden. Selskapet må derfor redusere sine utgifter samt styrke egenkapital/likviditet frem til selskapet avvikles. Utgiftene kan reduseres ved å stenge ned den bygningsmassen som pt. Ikke er utleid, samt redusere renteutgifter med å overføre lånet til annen bank, men da med en garanti fra kommunen. Egenkapitalen kan styrkes ved at Stange kommune yter et tilskudd til selskapet samt øker aksjekapitalen. Selskapet har i dag en rekke leieavtaler som skal følges opp på en ryddig måte. Styret i Åkershagen eiendom AS fattet den , beslutning om å be eier gripe inn med hjelpende tiltak. Økonomisjef Jan Chr. Eriksen har utarbeidet et notat til Styret i

15 Åkershagen AS, hvor han skisserer mulige hjelpetiltak. Se vedlagt notat. Den , ble det i generalforsamling besluttet at saken sendes Kommunestyret. Vurdering: Området er av stor betydning for Stange kommune. Deler av bygningsmassen på området har lenge vært preget av elde og slitasje. Rådmannen anbefaler derfor at selskapet starter en prosess mot avvikling. Siden selskapet har en rekke avtaler og forpliktelser som må overholdes, vil avviklingen måtte ta flere år. I denne perioden ser Rådmannen at det er nødvendig å gi selskapet et fornuftig økonomisk handlingsrom. Vedlegg: Notat fra Økonomisjef Jan Ch. Eriksen

16 SAK NR. 24/2015 Stange kommune STATUSRAPPORT 1. TERTIAL 2015 FRA HEDMARK REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Statusrapport revisjon 1. tertial 2015 fra Hedmark Revisjon IKS Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Statusrapport for 1. tertial 2015 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalget har i sin avtale med revisjonen (oppdragsavtalen) avtalt tertialvis rapportering til kontrollutvalget m.h.t. økonomi. Hensikten med rapporteringen er bl.a. å lette kontrollutvalgets arbeid med oppfølging av den vesentligste posten i kontrollutvalgets budsjett. Vedlagt følger rapportering fra Hedmark Revisjon IKS for siste tertial til orientering. Rapporten kan oppsummeres slik: Regnskapsrevisjon (linje 1-4): I rute. Prognose 31/12 anslår et samlet merforbruk på 200 timer. Det opplyses at dette skyldes forskyvning av oppgaver fra 2014 til 2015, og at merforbruket kompenseres med «ubrukte timer 2014». Bestilte tjenester (linje 5-7): Prognose 31/12 anslår et samlet mindreforbruk (besparelse) på 375 timer. Det er da ikke tatt hensyn til bestilt revisjonsprosjekt Hedmark IKT. Nedenfor følger utdrag fra oppdragsavtalen (avtalen mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS) der tertialrapporteringen står omtalt: 1

17 5.5 Økonomirapportering Hedmark Revisjon IKS rapporterer til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8), i tillegg til en årsrapport (31/12). Rapporteringen gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Uavhengig av tertialrapporteringen skal Hedmark Revisjon IKS løpende informere kontrollutvalget om forventa vesentlige avvik fra oppdragsavtalen. Vedr. ny kolonne i statusrapporten «ubrukte timer 2014»: Med bakgrunn i den pågående diskusjonen om økonomisk oppgjør og kontrollutvalgets reaksjon på at det i 2014 ikke ble foretatt noen avregning og økonomisk oppgjør, er det naturlig å stille spørsmål om forståelse av den nye kolonnen i statusrapporten «Ubrukte timer 2014». Betydde dette at kontrollutvalgene hadde noe til gode hos Hedmark Revisjon IKS eller ikke? Spørsmålet ble stilt til daglig leder med bakgrunn i statusrapport for Hamar kommune. Hedmark Revisjon IKS v/daglig leder svarer slik på spørsmålet: Hei, Det er riktig at selskapets forståelse av selskapsavtalen fra er at timer som er avtalt i oppdragsavtalene skal honoreres som avtalt, uavhengig av om timene er levert eller ikke. Styret har også uttalt når de behandlet regnskapet for 2014 og avregning med kommunene i møte den at kommunene ikke har noen rett til å få overført ubrukte timer til neste år, men selskapet er selvfølgelig fleksibel i forhold til å kunne avtale med det enkelte kontrollutvalg leveranser av timer som ikke er levert i påfølgende år. Det vil imidlertid selvfølgelig være avhengig av at selskapet har kapasitet til dette. Med dagens bemanning på forvaltningsrevisjonsområdet med 7 revisorer vil vi kunne ta timer ekstra ved at kundetid økes på bekostning av interntid. Utfaktureringsgraden vil da i stedet som planlagt å ligge på 70%, overstige 80%. Dette vil kunne tilsvare 2-3 forvaltningsrevisjonsprosjekter. Ved å rapportere ikke brukte timer slik vi nå gjør i statusrapportene, vil kontrollutvalgene kunne ta stilling til om de vil ha levert timene og hvilke konsekvenser det skal få for inngåelse av kommende års oppdragsavtaler. For Hamar sin del vil det ikke være unaturlig å ta stilling til om det som fremkommer i statusrapporteringen pr skal medføre avtale om levering av færre timer i 2016 og at budsjettet til kontrollutvalget tas ned tilsvarende, jf at det skal opp til behandling i neste møte i kontrollutvalget. Hedmark Revisjon IKS er en selvkostvirksomhet, der inntekter over tid må tilsvare selskapets utgifter. Ved å rapportere slik det legges opp til vil kontrollutvalgene etter vår vurdering kunne se om det aktivitetsnivået man avtaler i oppdragsavtaler med Hedmark Revisjon IKS ligger på et «riktig nivå» over tid. For selskapet er det viktig at det som avtales i oppdragsavtalene mht tidsbruk er det det faktisk legges opp til at selskapet skal levere av tjenester. Styret i selskapet har utfordringer med å se at det skal kunne avtales timer i 2

18 oppdragsavtalene som ikke er planlagt eller forventes skal leveres, verken av Hedmark Revisjon IKS eller av andre. Etter selskapets vurdering gjør de to ekstra kolonnene som medtas i statusrapporteringen pr det mer transparent for kontrollutvalgene å se om oppdragsavtalene over tid har det riktige avtalte timer i forhold til det som kan forventes bestilt av kontrollutvalgene hos Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalgene gis også en større mulighet til å involveres i om tidsbruken som avtales fremover er riktig historisk sett. Håper dette avklarte spørsmålet ditt. Med vennlig hilsen Morten Alm Birkelid daglig leder 3

19 Hedmark Revisjon IKS Statusrapport revisjon for 2015 Stange kommune 1.tertial 2015 Utarbeidet

20 Rapportering Av oppdragsavtale for 2015 fremgår det av punkt 4.5 Økonomirapportering at revisor skal rapportere til kontrollutvalget 1. og 2.tertial (30/4 og 31/8). Videre skal det avgis en årsrapport (31/12). I tillegg til økonomirapporteringen kommer egne faglige statusrapporter knyttet til planlegging/revisjonsstrategi, interimsrevisjon og årsavslutningsrevisjon når det gjelder regnskapsrevisjon, og statusrapporter under vegs når det gjelder arbeid med forvaltnings- og selskapskontrollrapporter. Rapporteringen skal gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Rapporteringen vår tar utgangspunkt i avtalt ressursbruk slik den fremgår av oppdragsavtalens punkt 3. Tabellen under viser avtalt timetall, samt status pr rapporteringstidspunkt: Tjeneste Ubrukte timer 2014 Timer avtalt 2015 Tot til disp. Timer medgått pr Timer medgått pr Timer medgått pr Forbruk 2015 Prognose Timer*) Regnskapsrevisjon 1 Rev. av årsregnskap , Revisjonsuttalelser , Rev beboerregnsk , Veiledning/bistand 25 3,25 25 SUM , ,50 561,00 46% Bestilte revisjonstjenester 5 Mindre undersøk , Forvaltningsrevisjon , Selskapskontroll 100 0,00 0 SUM , ,50 71,00 29% 150 Annet 8 Møter i KU/ KS 12, ,50 11,25 15% 75 SUM TOTALT , ,50 643,25 35% *) Prognosen kan bli justert i 2.tertial. Linje 5 omfatter følgende særskilte bestillinger: Ingen prosjekter. Linje 6 omfatter følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter/foranalyser: 146 Organisering, overordnet styring og habilitet 71,00 timer Totalt 71,00 timer Linje 7 omfatter følgende selskapskontroller: Ingen prosjekter. 1

21 Kommentar til og vurdering av ressursbruken Oppdragsavtalen 1-4: Revisjonsberetning for Stange kommunes regnskap for 2014 er avlagt. Mesteparten av ressursbruken i forhold til revisjonsuttalelser tilskrives momskompensasjon og ressurskrevende tjenester. Det gjøres spesielt oppmerksom på at interimsrevisjon for 2014 er avsluttet i januar/februar 2015 og forklarer ubrukte timer i 2014 og merforbruket i 2015 på linje 1. Revisor er blitt forelagt ett spillemiddelregnskap til revisjon i 1.tertial. Dette påvirker ressursbruken på linje 2 revisjonsuttalelser. To nye spillemiddelregnskaper er forelagt revisor i mai 2015, og flere antas å komme senere i året. Revisjon av beboerregnskap er i det alt vesentligste underlagt revisjon i 1.tertial, men beboerregnskapene ved ett av sykehjemmene er ferdigrevidert i mai. Oppdragsavtalen 5-7 Planlagt ressursbruk og status iht medgått fremgår av tabellen over. Det er ikke registrerte avvik i forhold til igangsatte prosjekter som etter vår vurdering trengs å følges opp. Oppdragsavtalen 8 Medgått er tid er innenfor det som er forutsatt i oppdragsavtalen. Vi har brukt 1,50 timer på møtedeltakelse og 9,75 timer på forberedelser i 1.tertial I tillegg er det medgått 10,50 timer på kjøring. Dette innbefatter kjøring knyttet til møter, regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Stange kommune belastes for dette gjennom timeprisen på kr 775. Avvik som behøver å følges opp av kontrollutvalget Rapportert tidsbruk anses å være innenfor det som er avtalt i oppdragsavtalen. Etter revisors vurdering ikke behov for oppfølging fra kontrollutvalget. Løten, den 29.mai 2015 Morten Alm Birkelid daglig leder 2

22 SAK NR. 25/2015 Stange kommune STATUS FOR FORSTÅELSE AV INNGÅTTE OPPDRAGSAVTALER MELLOM KONTROLLUTVALGET OG HEDMARK REVISJON IKS Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Notat til representantskapets møte i Hedmark Revisjon IKS den 15/4-15 vedr. vurdering av selskapsavtale og oppdragsavtaler Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: OPPSUMMERING: Alle de fire kontrollutvalgene i Hamarregionen har reagert på at Hedmark Revisjon IKS, uten forvarsel, endret sin forståelse av de årlige oppdragavatalene til å være fastpris avtaler som ikke skulle avregnes. Dette var et brudd på en mangeårig praksis og det kontrollutvalgene mente var avtalt a-konto betalinger gjennom året og avregning i forhold til faktisk medgått tid pr. 31/12. Oppdragavtalene som var inngått var tydelig på dette punktet, og kontrollutvalgene mener derfor at Hedmark Revisjon IKS har brutt avtalene. Hedmark Revisjon IKS nye syn på oppdragsavtalene ble stadfestet gjennom vedtak i representantskapet den 15/4-15, og gjennom tilbakemeldinger fra både daglig leder i selskapet og leder i representantskapet. Om sekretær har forstått det riktig mener Hedmark Revisjon IKS at det er budsjettene som kommunestyrene har vedtatt som er bindende for hva kontrollutvalgene skal betale til Hedmark Revisjon IKS, og at det er opp til kontrollutvalgene å benytte seg at det man budsjetterer til kjøp av tjenester fra Hedmark Revisjon IKS gjennom bestillinger. 1

23 Ett avgjørende spørsmål er om den nye forståelsen også skal gjelde for de allerede inngåtte avtalene, eller om det kun skal gjelde for fremtidige avtaler. Her hevder selskapet at den nye forståelsen, vedtatt i representantskapet den 15/4-15, får virkning for allerede inngåtte avtaler, dvs. oppdragsavtalene for 2014 (inngått høsten 2013) og oppdragsavtale for 2015 (inngått høsten 2014). En slik forståelse har kontrollutvalgene ment strider mot de allerede inngåtte avtalene. Uavhengig av dette oppfattes det som svært urimelig å ikke varsle om endring på forhånd, slik at man har mulighet til å tilpasse seg. Kontrollutvalgene har lagt til grunn at det er inngått bindende avtaler mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS, og mener representantskapet med sitt vedtak den 15/4-15 har brutt de inngåtte avtalene. Med bakgrunn i dette har kontrollutvalget foretatt motregning av det man mener man har krav på etter avregning av 2014 i selskapets regning til kommunen for revisjonstjenester for 2. kvartal Saken har en avtalerettslig side og en eiermessig side. Eierskapssekretariatene i kommunene i Hamarregionen er derfor holdt orientert om saken. Saken synes ikke å ha en klar løsning. Svaret fra leder i representantskapet i selskapet som reaksjon på den gjennomførte motregningen (gjengitt under) underbygger oppfatningen av en fastlåst situasjon. Saken legges frem til orientering, uten forslag til vedtak. SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalget ble i sitt møte den 17/3-14 (sak: Statusrapport 2014 Hedmark Revisjon IKS) orientert om at selskapet ikke hadde til hensikt å foreta avregning for 2014, slik praksis hadde vært de siste årene. For Ringsaker kommune og kontrollutvalget betydde dette et tap på kr Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken den 17/3-15: 1. Statusrapport revisjon for 2014 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget er orientert om ny faktureringspraksis fra Hedmark Revisjon IKS. Ny praksis, uten avregning av a-konto betalinger pr. 31/12-14 mot faktisk medgått tid, medfører feil regnskapsført kostnad til revisjon for 2014 i kommuneregnskapet. For 2014 utgjør dette kroner. Dette skulle vært bokført som forhåndsbetaling/fordring på Hedmark Revisjon IKS pr. 31/12-14 og redusert revisjonskostnaden i 2014 tilsvarende. 3. Kontrollutvalget ber Hedmark Revisjon IKS for fremtiden oversende avregning til kommunen pr. 31/12 hvert år, slik at kostnaden til revisjon kan bli korrekt bokført/periodisert i kommunes årsregnskap. For mye betalt i 2014 bes gjort opp i forbindelse med a-konto for første kvartal Representantskapet i Hedmark Revisjon IKS fattet slikt vedtak den 15/4-15: 1. Representantskapet tar til orientering styrets vurderinger mht at det som kommer til uttrykk i oppdragsavtalene må være gjensidig forpliktende i en bestiller-utfører modell. 2

24 Eventuelle vesentlige avvik mellom avtalte timer og leverte timer, må få den konsekvens at kommende oppdragsavtaler tar opp i seg de nødvendige endringer. Det at timer avtalt i oppdragsavtalene gjenspeiles i budsjetter som vedtas i av representantskapet, samt kommunestyrer og fylkesting som overføringer til Hedmark Revisjon IKS, sikrer nødvendig forutsigbarhet i leveringsdyktigheten over tid både hos eierkommunene som er budsjettstyret og i selskapet som skal drives iht selvkost. Oppdragsavtalene anses fortsatt å være et godt overordnet dokument i forhold til styringsdialogen mellom kontrollutvalgene og revisjonsselskapet, slik at man over tid tilpasser leveranser av revisjons- og rådgivingstjenester til det som anses som påkrevde leveranser for å bidra til å sikre en betryggende egenkontroll i kommunene. Det sikrer også selskapet forutsigbarhet i forhold til å ha en kompetent bemanning som gjør det i stand til å levere de tjenester kontrollutvalgene etterspør over tid. 2. Representantskapet får seg forelagt et forslag til en revidert selskapsavtale i neste møte som avklarer sammenhengen mellom oppdragsavtaler og selskapsavtalen, og de budsjetter som vedtas av kommunestyrer og fylkesting knyttet til drift av Hedmark Revisjon IKS. Pkt 1 vedtatt mot stemme fra Hamar kommune. Pkt 2 enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget inviterte i sitt møte den 7/5-15 på nytt daglig leder i Hedmark Revisjon IKS for å orientere, i håp om å finne en avklaring. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken (KU-sak 21/15): 1. Kontrollutvalget tar vedtak i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS til orientering. Kontrollutvalget forstår det slik at selskapet mener inngått oppdragsavtale for 2014 mellom kontrollutvalget og selskapet er en juridisk bindende avtale om fastpris, og at kontrollutvalget ikke har krav på tilbakebetaling av forhåndsbetalte timer som ikke er benyttet i For Stange kommunes del utgjør dette 535 timer, dvs kroner. 2. Kontrollutvalget har forståelse for at selskapet ønsker mer forutsigbarhet i sine inntekter, men mener representantskapet ikke kan vedta ny ordning (endring fra betaling etter faktisk medgått tid til avtale om fastpris) med virkning for allerede inngåtte avtaler, dvs. inngåtte oppdragsavtaler for 2014 og Med bakgrunn i ovenstående opprettholder kontrollutvalget sitt krav om avregning av betalt a-konto i 2014 mot faktisk utført antall timer i 2014, og tilbakebetaling av totalt kroner. 4. Kontrollutvalget aksepterer representantskapets vedtak og endringer i avtaleforståelse for 2015 under forutsetning av at tidligere inngått oppdragsavtale for 2015 reforhandles. Forslag til justert oppdragsavtale for 2015 legges frem på neste møte. 5. Kontrollutvalget vil vurdere å søke juridisk bistand for å belyse holdbarheten i representantskapets vedtak og den avtalerettslige siden av saken. Det overlates til utvalgsleder og sekretær å følge opp dette. 3

25 Motregning: Som nevnt både i saksfremlegget til møtet den 7/5-15 (sak 21/15) og muntlig i møtet ble det informert om at a-konto regning fra Hedmark Revisjon IKS for 2. kvartal 2015 var holdt tilbake, med tanke på en eventuell motregning. Det ble også informert om at kontrollutvalget i Hamar var i samme situasjon, dvs. vurderte motregning. Etter å ha vurdert mulighetene for såkalt «tvungen» motregning, mente man at vilkårene for å foreta motregning var oppfylt. Med bakgrunn i dette ble motregning gjennomført i begge kommuner. Selskapet ble informert om dette i e-post fra sekretær den 20/5-15. Leder i representantskapet svarte på denne den 28/5-15. Som det fremgår av brev/e-post fra leder i representantskapet mener selskapet at kontrollutvalgene bryter en rekke lover/regler ved å gjennomføre motregningen. Disse påstandene er ikke konkretisert, eller juridisk begrunnet. Brevet er ikke besvart/fulgt opp. E-post korrespondansen er gjengitt i sin helhet under. Svar fra leder i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS den 28/5-15: Følgende er oversendt ordførerne på Hedmarken. Viser til tidligere e-post fra daglig leder i Hedmark Revisjon IKS om at undertegnede skulle svare opp din e-post. Jeg har beklageligvis blitt forhindret fra å besvare dette da vi fikk et dødsfall i nær familie. Selskapets eierorgan har i møte den enstemmig godkjent årsregnskapet for 2014 slik det er fremlagt av styret. Representantskapet fikk i egen sak seg forelagt alle vedtakene gjort av kontrollutvalgene på Hedmarken i februar og mars Representantskapet vedtok enstemmig, også med stemmene fra Ringsaker og Hamar kommune, å godkjenne årsregnskapet for 2014 med utgangspunkt i selskapsavtalens 5 gjeldende fra Selskapsavtalen er godkjent av fylkesting/kommunestyrer høsten Dersom kontrollutvalgene på Hedmarken bestrider årsregnskapet som er avlagt for Hedmark Revisjon IKS for 2014, må saken etter selskapets vurdering løftes til kommunestyrene siden kontrollutvalgene siden det ligger utenfor kontrollutvalgenes kompetanse og overprøve vedtak i eierorganet i Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget kan ikke sees å være tillagt annen vedtakskompetanse knyttet til motregning, og et vedtak om motregning er således etter styret i Hedmark Revisjon IKS sin vurdering i strid både med Kommuneloven, Bokføringsloven og heller ikke innenfor kommunenes motregningsfullmakt knyttet til legalpant, skatt og avgift mm. Selskapet finner også grunn til å bemerke at kontrollutvalgene er tillagt det faglige tilsynet med kommunens revisor, jf Kommunelovens 77 og Forskrift om kontrollutvalg 4. Når kontrollutvalgene påstår at selskapet har brutt oppdragsavtalene og ikke vil godtgjøre revisjonsselskapet på grunn av dette, oppstår problemet med manglende leverte timer allerede ved at utvalgene i oppdragsavtalene som skal brukes i styringsdialogen med selskapet, har forespeiler selskapet ett større bestillingsvolum enn det som blir realitetene. 4

26 Problemet er ikke at Hedmark Revisjon IKS ikke har levert iht oppdragsavtalene, problemet ligger i at kontrollutvalgene på forvaltningsrevisjon og selskapskontrollområdene ikke har bestilt slik oppdragsavtaler, budsjett fra kommunestyrer og planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll legger opp til. Å beskylde selskapet for brudd på oppdragsavtalene i et bestiller-utfører regime, fremstår som pussig siden det også forutsetter at bestiller oppfyller sin del av avtalen. Det hersker liten tvil i representantskapet om at oppdragsavtalene mellom Hedmark Revisjon IKS og kommunene danner grunnlaget for de bestillinger som gjøres fra hver enkelt kommune. Samt at disse setter rammene for hvilke bemanning Hedmark Revisjon IKS skal ha i kommende år. Denne forståelsen er vi enige om i representantskapet, da ordningen med oppdragsavtaler avklarer oppgaveomfanget og derav behovet for bemanning i selskapet hvert år. Da blir det opp til kommunene å inngå oppdragsavtaler som er realistiske i forhold til kommunens behov. Lignende et telefonabonnement, hvor man kjøper et visst omfang tjenester som man da avpasser til estimert behov/bruk. I dette tilfellet har man bestilt mer enn man har brukt, selskapet har allikevel måtte ha bemanningen med utgangspunkt i de oppgavene man forventet å få. Når det ikke kommer tilsvarende oppdrag som oppdragsavtalene stadfester, men altså i dette tilfellet mindre, så må man betale for det. Slik jeg opplever det, etter den grundige behandlingen i representantskapet, har ikke kommunene på Hedmarken i tilfredsstillende grad vektlagt oppdragsavtalene og derav også bestilt mer tjenester fra Hedmark Revisjon IKS enn hva de har nyttegjort seg av. Oppdragsavtalene er stadfestet i selskapsavtalen, disse danner grunnlag for å ha et revisjonsselskap med stabil og forutsigbar drift. En praksis hvor man ikke har disse vil i praksis medføre at man driver revisjonsselskapet for kreditors regning, en situasjon jeg håper man kan være enig om at ikke god for vårt felles IKS. Representantskapet i Hedmark Revisjon har bedt om en gjennomgang for å klargjøre selskapsavtalen på dette punktet om oppdragsavtalene, men står fast i sin tolkning som jeg har redegjort for ovenfor. Som en avslutning vil jeg få presisere at det er svært uheldig for selskapet at det er behov for å benytte så mye av både Hedmark Revisjon IKS sin kompetanse i både styret og i administrasjonen til å behandle en slik sak. Oppdragsavtalene er det særdeles viktig at man bruker tid på og at de er realistiske. At man ikke bruker tilsvarende man har bestilt må stå for bestillers regning. Selskapet har vært dimensjonert for å håndtere de oppgavene man forutsatte man fikk med bakgrunn i oppdragsavtalene. Med hilsen, Espen André Kristiansen Ordfører, Åmot kommune & Leder, representantskapet i Hedmark Revisjon IKS // eak@amot.kommune.no<mailto:eak@amot.kommune.no> 5

27 Fra: Kjetil Solbrækken Sendt: 20. mai :53 Til: Morten Alm Birkelid Kopi: 'KNUT WOLD'; 'ERLING BEHRENS'; SVETLANA K. JOHNSEN; 'TROND VANGEN'; 'Enemo, Trond'; SEM V. SØBERG; 'Mette Braathen'; Trond Iver Skattum; 'Erik Sletner'; Jan Christian Eriksen; 'Tore Edvardsen'; Lars Erik Hermansen Emne: Informasjon om motregning mv. - Hedmark Revisjon IKS Hedmark Revisjon IKS v/morten Alm Birkelid (kopi: eierskapssekretariatene og lederne i kontrollutvalgene i Hamar, Ringsaker, Stange og Løten) Det vises til tidligere informasjon om vedtak i kontrollutvalgene i Hamar og Stange der de ber om avregning av 2014 (betalt a-konto mot faktisk utført arbeid). Det vises også til dialog i kontrollutvalget i Stange kommune den 7/5-15 og e-post fra undertegnede den 8/5-15. Etter dialog med flere har kontrollutvalgene i både Hamar og Stange besluttet å gjennomføre såkalt tvungen motregning, dvs at det er foretatt avregning av 2014 og at dette er trukket fra på mottatte regninger fra Hedmark Revisjon IKS for 2. kvartal I praksis betyr dette at følgende er motregnet: Hamar: kr Stange: kr På vegne av kontrollutvalgene beklager jeg den oppståtte situasjonen, men når man mener Hedmark Revisjon IKS har brutt avtalene med kontrollutvalgene er det naturlig å gjennomføre motregning for å sikre at kravene stadfestes på en tydelig måte. Dette må også ses i lys av vedtakene i de to kontrollutvalgene som ber om at avregning gjøres. I kontrollutvalgene i Ringsaker og Løten stiller det seg noe annerledes, da de ikke har drøftet saken på samme måte som i Hamar og Stange. At regningen for 2. kvartal 2015 fra Hedmark Revisjon IKS er betalt i disse kommunene innebærer ingen aksept for situasjonen, og man forbeholder seg retten til motregning på et senere tidspunkt. Aktuelle motkrav for disse kommunene er kr i Ringsaker og kr i Løten. Jeg tar et lite forbehold om beløpet på Ringsaker da det muligens allerede er tilbakebetalt noe fra Hedmark Revisjon IKS pga. for mye fakturert i 2014 i forhold til oppdragsavtalen (?). Som nevnt i kontrollutvalget i Stange kommune den 7/5-15 ville man vurdere å ta kontakt med eierskapssekretariatet/juridisk avdeling i Hamar kommune om saken på vegne av kontrollutvalget i Hamar kommune. Til orientering er dette gjort. Slik jeg oppfatter saken er den to-delt; En avtalerettslig side i forhold til kontrollutvalgene og en eiermessig side. Jeg føler meg trygg på at det vil bli foreta en balansert og objektiv gjennomgang av saken, hensyntatt kommunens to roller i forhold til selskapet; bestiller- og eierrollen. Jeg håper vi gjennom dette kan «lande» saken med minst mulig støy. Med bakgrunn i at den oppståtte situasjonen vil bli drøftet mellom kommunene i Hamarregionen v/eierskapssekretariatene er kopi av denne e-posten også sendt de til 6

28 orientering. Utgangspunktet for deres involvering er vedtaket i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS den 15/4-15, og som er selve grunnlaget for den oppståtte uenigheten med kontrollutvalgene. Med hilsen Kjetil Solbrækken utvalgssekretær tlf

29 Til representantskapet Hedmark Revisjon IKS Postboks 84, 2341 Løten Telefon: Org.nr.: MVA Bankgiro: Saksbeh.: Direkte tlf.: Deres ref.: Vår ref.: Dato: Morten Alm Birkelid mars 2015 NOTAT- VURDERING AV SELSKAPSAVTALE OG OPPDRAGS- AVTALER FORHOLDT TIL AVREGNING MED EIERKOMMUNENE Innledning Hedmark Revisjon IKS og Glåmdal revisjon IKS slo seg sammen med virkning fra Frem til sammenslåingstidspunktet hadde to selskapene to forskjellige honorerings-/ avregningsregimer med eierkommunene. I Glåmdal revisjon IKS ble kommunene avregnet 40% iht folketall og 60% i forhold til medgått tid på kommuneoppdragene. Det medførte at folkerike kommuner var med å subsidierte revisjon av de minste kommunene. I Hedmark Revisjon IKS ble kommuneoppdragene avregnet i forhold til medgått tid. På regnskapsrevisjonsområdet ved at det pr ble gjort en sluttavregning i forhold til medgått tid. På områdene selskapskontroll, forvaltningsrevisjon og mindre undersøkelser ble selskapet honorert for alt utført arbeid i etterkant av at prosjektrapporter, notater mm var behandlet av kontrollutvalgene. Med ingen innskutt eierkapital, skapte dette for selskapet store utfordringer i forhold til likviditet, siden selskapet gjennomgående pådro seg de fleste utgiftene før selskapet fikk oppgjør for leverte tjenester. Figuren under viser utviklingen i selskapets likviditet de 3 siste årene: Besøksadresse Besøksadresse hovedkontor Løten: kontor Kongsvinger: Kildevegen 14 Fjellgata 4

30 Det gjaldt både regnskapsrevisjons- og forvaltningsrevisjonsområdet. Den negative likviditetssituasjonen ble avhjulpet med at selskapet ble gitt muligheten til å være knyttet opp mot konsernkontoavtalen til Hamar kommune. Etter tilbakeføring av hele mindreforbruket for 2011 i 2012, hadde selskapet negativ likviditet gjennom mesteparten av Selskapet kan ikke lenger benytte seg av Hamar kommunes konsernkontoavtale. Dette siden EØS-avtalen ikke lenger tillater at egne juridiske enheter, selv om de er eid 100% eid av kommuner, kan være tilknyttet eierkommunenes finans- og bankavtaler. Revisjon av særoppdrag har i begge selskaper alltid vært avregnet etter medgått tid, både i Glåmdal revisjon IKS og i Hedmark Revisjon IKS. Selskapene hadde på etableringstidspunktet et disposisjonsfond på ca 1 mill. kroner, dvs. ved utgangen av I forbindelse med sammenslåing av revisjonsenhetene ble eierkommunene presentert for ny selskapsavtale. For å sikre selskapet forutsigbarhet i drift, ble det etablert et nytt avregningsregime. Dette ble nedfelt i selskapsavtalens 5 som fikk følgende ordlyd: «Selskapet skal fakturere sine tjenester ut i fra reelt medgått ressursbruk på det enkelte oppdrag. Revisjonshonorar skal forhåndsavtales med den enkelte eier i en oppdragsavtale. Selskapet skal alltid operere med en timesats som gjør at selskapet over tid ikke er egnet til å gå med overskudd (selvkostprinsipp). Engasjementsavtaler inngås med virksomheter som ikke er en del av kommunen. Særoppdragene skal honoreres etter samme timesats som eierkommunene. Deltakerne skal innbetale samlet oppdragsavtalt pris i 4 terminer med ¼ for hver termin, henholdsvis per 30/1, 30/4, 30/7 og 30/10.» Vedtak i kontrollutvalg på Hedemarken 2015 statusrapportering pr I forbindelse med behandling av statusrapportene som Hedmark Revisjon IKS har avlagt pr har de 4 kontrollutvalgene på Hedemarken etter innstilling fra kontrollutvalgssekretær fattet følgende vedtak: Stange kontrollutvalg Statusrapport revisjon for 2014 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget tar daglig leders informasjon om selskapets endring i faktureringspraksis til orientering, men er kritisk til at det ikke er lagt opp til en avregning overfor kommunene som bidrar til regnskapsføring av mellomværende pr. 31/12. I den forbindelse vises til at Stange kommune har forskuddsbetalt revisjonstjenester pr. 31/12-14 på kr uten at dette er regnskapsført som fordring i kommunens regnskap, eller som gjeldspost i Hedmark Revisjon IKS sitt regnskap pr. d.d. 3. Hedmark Revisjon IKS bes for fremtiden om å avregne a-konto faktureringen gjennom året mot faktiske medgått tid, slik at regnskapsførte kostnader til revisjon blir korrekt periodisert i kommuneregnskapet. 2

31 Hamar kontrollutvalg Statusrapport revisjon for 2014 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget er orientert om ny faktureringspraksis fra Hedmark Revisjon IKS. Ny praksis, uten avregning av a-konto betalinger pr. 31/12-14, medfører feil regnskapsført kostnad til revisjon for 2014 i kommuneregnskapet. For 2014 er det utgiftsført kroner mer enn det faktisk medgått tid til revisjonsoppdrag tilsier. Det forutsettes at beløpet trekkes fra i første a-kontoregning for Kontrollutvalget forventer at Hedmark Revisjon IKS oversender en avregning til kommunen pr. 31/12 hvert år, slik at kostnaden Løten kontrollutvalg Statusrapport revisjon for 2014 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget er orientert om ny faktureringspraksis fra Hedmark Revisjon IKS. Ny praksis, uten avregning av a-konto betalinger pr. 31/12-14 mot faktisk medgått tid, medfører feil regnskapsført kostnad til revisjon for 2014 i kommuneregnskapet. For 2014 er det utgiftsført kroner for mye, uten at dette er bokført som forhåndsbetaling/fordring på Hedmark Revisjon IKS. 3. Kontrollutvalget forventer at Hedmark Revisjon IKS oversender en avregning til kommunen pr. 31/12 hvert år, slik at kostnaden til revisjon blir korrekt fremstilt/periodisert i kommunes årsregnskap. Ringsaker kontrollutvalg Statusrapport revisjon for 2014 fra Hedmark Revisjon IKS tas til orientering. 2. Kontrollutvalget er orientert om ny faktureringspraksis fra Hedmark Revisjon IKS. Ny praksis, uten avregning av a-konto betalinger pr. 31/12-14 mot faktisk medgått tid, medfører feil regnskapsført kostnad til revisjon for 2014 i kommuneregnskapet. For 2014 utgjør dette kroner. Dette skulle vært bokført som forhåndsbetaling/fordring på Hedmark Revisjon IKS pr. 31/12-14 og redusert revisjonskostnaden i 2014 tilsvarende. 3. Kontrollutvalget ber Hedmark Revisjon IKS for fremtiden oversende avregning til kommunen pr. 31/12 hvert år, slik at kostnaden til revisjon kan bli korrekt bokført/periodisert i kommunes årsregnskap. For mye betalt i 2014 bes gjort opp i forbindelse med a-konto for første kvartal Rapportering til kontrollutvalgene I forhold til oppdragsavtalene rapporterer selskapet pr 30.04, og til kontrollutvalgene etter felles mal. I rapporteringen inngår også rapportering av timeforbruk i forhold til det som fremgår av inngåtte oppdragsavtaler pr kalenderår (eks utfylt med timetall). 3

32 Alle 17 kontrollutvalgene har fått seg forelagt følgende statusrapportering pr 31.12: Tjeneste Timer avtalt 2014 Timer medgått pr Timer medgått pr Timer medgått pr Forbruk Regnskapsrevisjon 1 Rev. av årsregnskap ,75 404,50 992,00 2 Revisjonsuttalelser ,50 101,75 257,00 3 Rev beboerregnskap 25 6,50 14,75 14,75 4 Veiledning/bistand 50 26,25 39,25 58,25 SUM ,00 560, ,00 92,77% Bestilte revisjonstjenester 5 Mindre undersøkelser ,00 53,75 148,00 6 Forvaltningsrevisjon ,50 293,75 421,75 7 Selskapskontroll 75 54,75 79,75 79,75 SUM ,25 427,25 649,50 99,92% Annet 8 Møter i KU/ KS 75 17,00 42,00 84,00 112,00% SUM TOTALT , , ,50 95,60% Pr har kontrollutvalgene på Hedmarken fattet vedtak om å få avregnet differansen mellom timer avtalt totalt og timer medgått totalt pr Avregning skal da skje iht den timepris som er avtalt i oppdragsavtalene for 2014, dvs kr 725 i kommunene i gamle Hedmark og kr 850 i kommuner i gamle Glåmdal. Budsjettprosessen i Hedmark Revisjon IKS Hedmark Revisjon IKS er et interkommunalt selskap som skal drives iht selvkost. Det betyr at selskapets inntekter over tid ikke kan overstige selskapets utgifter. Det er representantskapet i Hedmark Revisjon IKS som vedtar budsjettet for Hedmark Revisjon IKS etter innstilling fra styret i selskapet, jf bestemmelser i IKS-loven. Selskapets budsjettet skal oversendes eierkommunene for innarbeidelse i kommunens budsjetter. Fylkesting og kommunestyrer kan vedta andre budsjettrammer, men det krever at representantskapet må ta budsjett opp til ny behandling, kanskje med unntak av situasjoner der avvikene er uvesentlige. Med ett par unntak har fylkesting og kommunestyrer i årenes løp innarbeidet representantskapets budsjett for overføring til selskapet. Før budsjettet vedtas av styret og representantskapet, er det avstemt mot de oppdragsavtaler som skal inngås med kontrollutvalgene. Det skjer ved at kontrollutvalgene og styret/ representantskapet vedtar budsjettene parallelt etter at de 4 kontrollutvalgssekretærene og daglig leder i separate møter har blitt omforente om tidsbruk i ny oppdragsavtale på bakgrunn av erfaringstall fra tidligere år, planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt de budsjettrammer som kontrollutvalgssekretærene ser for seg kreves i forhold til å få oppfyllt kontrollutvalgenes tilsyns- og kontrolloppgaver. 4

33 Innad i selskapet rapporterer daglig leder to ganger i året om regnskapsstatus, hhv etter 1. og 2. tertial til styret. Styrets behandling og vurdering av forståelse av selskapsavtale og oppdragsavtaler Med bakgrunn i vedtaket i kontrollutvalget Stange gjorde styret i Hedmark Revisjon IKS den følgende vedtak i sak 12/2015: «Daglig leder avholder et møte med ordfører og rådmann i Stange. Representantskapets medlemmer og ordfører i alle eierkommuner tilskrives om forståelse av selskapsavtalens 5. Forståelsen av 5 er helt avgjørende for avleggelsen av regnskapet for 2014, og tilbakemelding må foreligge senest inn utgangen av februar. Styret får seg i neste møte forelagt et fullstendig timeregnskap fordelt på tilgjengelig tid, utfakturert tid og intern tid for 2014.» Daglig leder avholdt møte med ordfører og økonomisjef i Stange kommune den Ordfører og økonomisjef tilbakemeldte her at de tiltrådte kontrollutvalget i Stanges vurdering av at timer som ikke var levert i forhold til oppdragsavtalen pr , skulle avregnes timer for time med eierkommunene. Samme dag ble følgende e-post sendt ut til representantskapets medlemmer: Styret i Hedmark Revisjon IKS besluttet i møte den å få avklart med eierne i selskapet (representantskapet), hvordan selskapsavtalens 5 skal forstås mht betaling for utførte revisjonstjenester hos eierkommunene. Avtalens 5 har følgende ordlyd: «Selskapet skal fakturere sine tjenester ut i fra reelt medgått ressursbruk på det enkelte oppdrag. Revisjonshonorar skal forhåndsavtales med den enkelte eier i en oppdragsavtale. Selskapet skal alltid operere med en timesats som gjør at selskapet over tid ikke er egnet til å gå med overskudd (selvkostprinsipp). Engasjementsavtaler inngås med virksomheter som ikke er en del av kommunen. Særoppdragene skal honoreres etter samme timesats som eierkommunene. Deltakerne skal innbetale samlet oppdragsavtalt pris i 4 terminer med ¼ for hver termin, henholdsvis per 30/1, 30/4, 30/7 og 30/10.» Bakgrunn for at styret ser behov for å få avklart dette er vedtak i kontrollutvalget i Stange den , se vedlegg og saken 02/2015. Selskapet fikk fra gjennom selskapsavtalen et nytt avregningsregime med samtlige 17 eierkommuner for å sikre selskapet bl.a. nødvendig forutsigbarhet i sin drift over tid og gi selskapet en likviditet som ikke belastet Hamar kommunes konsernkontoavtale. Det gamle avregningsregimet i 5

34 Glåmdal-kommunene som var en delt løsning med folketall-medgått tid og det gamle avregningsregimet i Hedmark Revisjon IKS med at bl.a. all betaling knyttet til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll skulle honoreres i etterkant av utført forvaltningsrevisjon, ble avviklet og erstattet med en forhåndsavtalt pris. Kontrollutvalget i Stange legger i sitt vedtak til grunn at avtalt tid skal avregnes iht reell medgått tid, dvs pr hvert år. Det betyr at ikke timer som ikke er levert i forhold til forhåndsavtale skal tilbakeføres til eierkommunene iht forhåndsavtalt selvkosttimepris. Det gjøres for ordens skyld oppmerksom på at i 3 av de 17 kommunene er det i 2014 etter bestilling levert flere timer forvaltningsrevisjon/selskapskontroll til kontrollutvalgene enn det som er avtalt i oppdragsavtalene. Timene er bestilt av kontrollutvalgene, og det må da forutsettes at disse må honoreres fra eierkommunene til selskapet, dersom forståelsen som Stange kontrollutvalg legger til grunn mht 5 skal benyttes. Styret anmoder deg som fast medlem i representantskapet å tilbakemelde til styreleder (jaeeriks@online.no) og daglig leder hvilke forståelse du har mht hvordan regnskaps- og forvaltningsrevisjonstjenester skal honoreres av eierkommunene. Styret ber om at denne tilbakemeldingen gis innen utgangen av fredag den slik at de signaler som mottas, kan hensyntas når selskapets årsregnskap for 2014 skal behandles i styremøte den Selskapets årsresultat vil måtte bli svært forskjellig avhengig av hvilke løsning som velges. I tillegg vil valg av «løsning» også påvirke hvilke strategiske grep selskapet må gjøre på kort og lang sikt mht bemanning og timeprising av sine tjenester. Drøft gjerne problemstillingen med (fylkes-)ordfører som har signert selskapsavtalen på vegne av kommunestyret/fylkestinget eller ditt personlige varamedlem. For øvrig er styret og daglig leders målsetting at Hedmark Revisjon IKS både på regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon gjennom sitt arbeid skal bidra til å komme med forbedringsforslag som er nyttige for både kommunestyre, kontrollutvalg og kommunens administrative ledelse. I tillegg skal vårt arbeid bidra til å sikre at kommunen opprettholder sitt omdømme og har nødvendig tillit hos sine «eiere», kommunens innbyggere. Selskapet er bl.a. etablert for å ha bransjekunnskap om kommunal sektor, og da må eiere, kontrollutvalg og selskapet gjøre sitt beste for å få brukt denne kunnskapen i forhold til de begrensede ressurser som er stilt til rådighet av kommunestyre/fylkesting for dette tilsyn- og kontrollarbeidet. Det er derfor viktig å få avklart selskapets økonomiske rammebetingelser, slik at fokus fremover kan rettes inn mot fortsatt å ha en velfungerende egenkontrollordning i kommunene. Dersom det er spørsmål, kan styreleder Erik Arne Eriksen også kontaktes på tlf Kopi av denne e-posten sendt ordførere som ikke er medlem i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS.» Ved utgangen av fristen hadde 8 representantskapsmedlemmer av 17 gitt tilbakemelding. Tilbakemeldingene er kommet fra følgende kommuner: Hedmark fylke 6

35 Hamar Ringsaker Trysil Åsnes Eidskog Grue Kongsvinger Kun 8 av 17 representantskapsmedlemmer valgte å besvare henvendelsen. Svarene som er mottatt tolker selskapsavtalen 5 forskjellig. Følgende signaliserte en avregning time for time pr hvert år: Eidskog kommune Grue kommune Hamar kommune Følgende vil ikke ha avregning time for time pr hvert år, men i stedet la oppdragsavtalene være retningsgivende for avtalt revisjonshonorar hvert år: Hedmark fylkeskommune Kongsvinger kommune Trysil kommune Åsnes kommune Styrets vurdering av oppdragsavtalene og Stange kontrollutvalgs vedtak Selskapet har fra lagt opp til at oppdragsavtalene skal gjenspeile det som kan forventes å bli den reelle medgått tid på revisjon kommende år. Dersom det viser seg at avtalen som er inngått ikke dekker det reelle behov, ser selskapet for seg at kommende oppdragsavtaler justerer opp eller ned avtalte timer i forhold til permanente endringer i leveranser og etterspørsel på hhv regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon/ selskapskontroll/ mindre undersøkelser. Det vil gi selskapet mulighet til å tilpasse bemanningen til bestillinger som vil komme fra 17 kontrollutvalg. Sett fra selskapets ståsted var meningen at de to første setningene i selskapsavtalen skulle sees i sammenheng, og styret ser at det kan adstedkomme forskjellige tolkninger av disse. I ettertid burde den antagelig ha vært gitt følgende mer presise utforming: «Selskapets skal fakturere sine tjenester ut i fra forventet medgått ressursbruk på det enkelte oppdrag, og dette revisjonshonoraret skal forhåndsavtales med den enkelte eier i en oppdragsavtale». 7

36 Det må forutsettes at oppdragsavtalene som inngås med Hedmark Revisjon IKS gjenspeiler et forventet aktivitetsnivå på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll med basis i planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt de budsjetter som kommunestyrene og fylkestinget stiller til rådighet for kontrollutvalgenes tilsyns- og kontrollaktiviteter. Selskapet må igjen tilpasse sin bemanningsstyrke ut i fra det som kan forventes av bestillinger på forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og mindre undersøkelser, og forventninger til bestillinger må utledes av oppdragsavtalene og planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. På regnskapsrevisjonsområdet er forventet tidsbruk mer forutsigbart, men også her kan det oppstå variasjoner i leverte timer avhengig av variasjoner i kvaliteten på kommunens internkontroll, endringer i systemer, nøkkelpersonell og tildels utøvende revisorer som arbeider på oppdraget. I tillegg vil tidsforskyvninger på oppgaver, f.eks. interimsrevisjon påvirke hvilket år timene påløper på. Et mindreforbruk ett år kan blir fulgt opp av et merforbruk påfølgende år. Det vil også være noen svingninger i ressursbruken avhengig av hvilke revisorer som betjener oppdraget. Regnskapsmessige konsekvenser Velges den avregningsløsningen som kontrollutvalget i Stange har vedtatt, må den etter vår vurdering få følgende konsekvenser for eierkommunenes regnskaper: Evt ikke leverte timer føres opp som kortsiktig fordring Evt for mye leverte timer føres opp som kortsiktig gjeld 1 Evt bestilte timer som ikke er levert (oppdragsavtalens pkt 5-7), men som er bestilt på inneværende års oppdragsavtale, må avsettes til disposisjonsfond i kommunens regnskaper til bruk påfølgende år. Revisjonen må i tillegg varsles i god tid av kontrollutvalget dersom kontrollutvalget ikke skal bestilles forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og mindre undersøkelser slik oppdragsavtalen forutsetter. Dette for at selskapet skal kunne tilpasse sin bemanning til kommende leveranser. I Hedmark Revisjon IKS regnskap vil følgende måtte hensyntas: Evt ikke leverte timer føres opp som kortsiktig gjeld Evt for mye leverte timer føres opp som en kortsiktig fordring Kontrollutvalgene må varsles i god tid dersom revisor vil bruke mer tid enn det som er avtalt og kommer til og tilleggsfakturere utover avtalte timer. 1 Kulepunkt 1 og 2 er i samsvar med vedtakene i kontrollutvalgene på Hedemarken 8

37 Løsningen med å avregne time for time pr mellom det som er avtalt i oppdragsavtalene og det som er levert, kan fungere for begge parter dersom både timer og timepris er variable parametre i en etterkalkyle. Kontrollutvalget i Stange har ved sitt vedtak lagt opp til at timer er den variable parameteren i oppdragsavtalen, mens timeprisen ligger fast også på avregningstidspunktet. Avregning pr en løsning som kan sikre forutsigbarhet for selskapet Hedmark Revisjon IKS er en selvkostvirksomhet. Det betyr at selskapets inntekter ikke kan overstige selskapets utgifter, og at selskapets ikke kan ha fortjeneste til formål. Over tid må selskapets inntekter være tilstrekkelig til å dekke selskapets utgifter. Dersom et slikt selvkostregime skal være velfungerende, må oppdragsavtalene etter selskapets vurdering enten være fastprisavtaler eller så må det være en avregning der begge parametrene er variable når status gjøres opp pr Velges den siste løsningen, vil oppdragsavtalene som inngås være å anse som en selvkostforkalkyle, mens statusrapport pr betraktes som en selvkostetterkalkyle. Dette kan illustreres med følgende eksempel der det er avtales leveranse av timer a kr 725 i en oppdragsavtale i en kommune, men det kun leveres 900 timer. Eks 1: Oppdragsavtale (forkalkyle) timer a kr 725 = kr Timer medgått jf status (etterkalkyle): 900 timer a kr 800 = kr Selskapets regnskapsmessige resultat = kr 0 etter at etterkalkylen er satt opp. Selskapets mindreforbruk er fordelt ut, i eksemplet ved at denne kommunen har fått redusert sine samlede utgifter til revisjon med kr 5 000, og dette tilbakebetales eierkommunen gjennom avregningen. Eks 2: Oppdragsavtale (forkalkyle) timer a kr 725 = kr Timer medgått jf status (etterkalkyle) 900 timer a kr 900 = kr Løsningen som er skissert over betyr at Hedmark Revisjon IKS får dekket sine kostnader, dersom både timer og pris er regulerbar i en etterkalkyle pr for

38 Selskapets regnskapsmessige resultat = kr 0 etter at etterkalkylen er satt opp. Selskapets merforbruk er fordelt ut, i eksemplet ved at denne kommunen har fått økt sine samlede utgifter til revisjon med kr , og dette kreves inn fra eierkommunen gjennom avregningen. Dette vil være en enkel avregningsmetode, som resulterer i få fakturaer og lave transaksjonskostnader mellom eierkommunene og revisjonsselskapet. Oppdragsavtalene som oppgjør for avtalte leveranser i en bestiller-utfører modell Vedlagt dette notatet følger saksfremstilling til sak nr 38/2013 i kontrollutvalget i Stange når utvalget behandlet og vedtok oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS. Fra saksfremstillingen til kontrollutvalget omtales følgende:...kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå nærmere avtale med Hedmark Revisjon IKS om kjøp av konkrete revisjonstjenester. Denne avtalen er kalt «oppdragsavtale», og det er etablert en praksis med årlig gjennomgang og justering. Oppdragsavtalen danner grunnlag for budsjettering av kontrollutvalgets utgifter til kjøp av revisjonstjenester, jf egen sak om kontrollutvalgets budsjett neste år......oppdragsavtalen fungerer som er overordnet dokument i styringsdialogen mellom kontrollutvalget (oppdragsgiver/bestiller) og Hedmark Revisjon IKS (leverandør/utøver), og bidrar til å oppfylle kontrollutvalgets tilsynsansvar overfor revisor (påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning og at revisjonsarbeidet er i tråd med lover, regler, faglige standarder mv, jf forskrift om kontrollutvalg 4 og 6... I tillegg til å regulere innhold og omfang av revisjonstjenestene det enkelte år, fungerer avtalen også som budsjettgrunnlag for kontrollutvalgets utgifter til revisjon kommende år. Oppdragsavtalen rulleres derfor årlig, samtidig med utarbeidelse av budsjett for kommende år. Som kontrollutvalgssekretæren for de 4 utvalgene på Hedmarken skriver i saksfremstillingen, er oppdragsavtalen å anse som et overordnet dokument i styringsdialogen mellom kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS. I tillegg fungerer avtalen som et budsjettgrunnlag for kontrollutvalgets utgifter. Styret ser at det som tas inn oppdragsavtalene mht timeforbruk er et godt styringsregnskap for selskapet siden timetallene bygger på historiske data og dermed må være et forventet behov i forhold til hvilket omfang regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal ha over tid. Antall timer som har lagt i avtalene har historisk blitt redusert på regnskapsrevisjonsområdet i de fleste kommuner, samtidig som antall timer medgått til forvaltningsrevisjon har vært stabilt eller økende. 10

39 Oppdragsavtalene er imidlertid ingen bindende juridisk avtale, og slik selskapet har oppfattet dette, har også de 4 kontrollutvalgene på Hedmarken en tilsvaende forståelse. Styret besluttet følgende i møte den , jf sak 22/2015: Styret legger til grunn at oppdragsavtaler i en bestiller-utfører modell forplikter kontrollutvalgene til å bestille revisjonstjenester hos Hedmark Revisjon IKS slik avtale timer i oppdragsavtalene forutsetter. Hedmark Revisjon IKS utarbeider sine budsjetter på grunnlag av det som avtales med kontrollutvalgene i oppdragsavtalene. Det skaper den nødvendige grad av forutsigbarhet, både for kontrollutvalg, selskapet og eierne. Styret anser oppdragsavtalene som er inngått med kontrollutvalgene å være bindende, og legger til grunn at eiernes betalte revisjonshonorar er selskapets inntekter gjennom året, slik at det ikke eksisterer noen fordrings-/gjeldsposter i kommunenes regnskaper eller i selskapets regnskap ved årsslutt. Ingen har rett til å få overført ikke bestilte timer fra 2014 til Dersom kontrollutvalgene mener at det ikke skal leveres regnskaps- og forvaltningsrevisjons tjenester eller selskapskontroll i det omfang som er avtalt i oppdragsavtalene for 2014, må dette hensyntas i oppdragsavtalene for 2016 og i det budsjettet som kommunestyrene og fylkesting skal vedta for tilsyn og kontroll for Selskapet har de siste årene bygget opp egen dedikert kompetanse på forvaltningsrevisjons- og selskapskontrollområdet blant annet etter ønske fra kontrollutvalgene. Selskapets revisjonsrapporter er blitt godt mottatt både hos rådmenn, kommunestyrer og fylkesting. Selskapet er ikke kjent med til dags dato etter at omleggingen fant sted, at det foreligger tilbakemeldinger fra kontrollutvalg, kommunestyre eller fylkesting på at selskapet ikke har svart opp de problemstillinger som er ønsket belyst. På regnskapsrevisjonsområdet bidrar selskapet med kompetanse som kommunene hver for seg ikke kan besitte. Det vil derfor også her være formålstjenlig at selskapet beholder deler av det effektiviseringspotensialet som tas ut f. eks i 2014 med riktig bruk av revisjonsmetodikk når det gjelder risiko- og vesentlighet, angrepsvinkel mm, før kommunene får det igjen ved at det avtales færre timer i oppdragsavtalene for Selskapet ønsker på en positiv måte å bidra til å utvikle kommunene til det beste for kommunestyre, kontrollutvalg og kommunens innbyggere. Det kan oppnås gjennom å gi selskapet stabile rammevilkår, som gjør at selskapet tilbyr nødvendig kompetanse i forhold kommunens forpliktelser på området for tilsyn og kontroll. 11

40 Styret legger forannevnte til grunn når regnskapet for 2014 behandles. Vedtaket var enstemmig. Dersom styrets forståelse av oppdragsavtalene og selskapsavtalen og de budsjettvedtak som eierkommunene fatter mht overføring av til Hedmark Revisjon IKS ikke skal legges til grunn, men i stedet legge til grunn det avregningsprinsippet som Stange kontrollutvalg mfl ønsker, vil det skape utfordringer for selskapet som representantskapet må være kjent med, bl.a.: 1) Det kan bli vanskelig å motivere regnskapsrevisorene til ytterligere å effektivisere regnskapsrevisjonsarbeidet, siden mindreforbruk på oppdragsavtalens pkt 1-4 skal avregnes med eierkommunene årlig, og ikke noe av den effektiviseringen som skjer i revisjonen blir igjen i selskapet i forhold til å stimulere til ytterligere innsats. 2) Selskapet får store utfordringer mht å finne det riktige nivået på antall forvaltningsrevisorer når det ikke ligger noen garantier for hvilket bestillingsvolum som årlig kommer fra kontrollutvalgene, jf avtalenes pkt 5-7. I teorien kan det svinge fra mellom 0 timer til ca 9000 timer årlig. En variasjon i bestillingene på f.eks. 15% hvert år tilsvarer ett årsverk, og selskapet vil da komme i en situasjon der det kontinuerlig må vurdere å bemanne opp/ned i forhold til bestillingsvolumet fra kontrollutvalgene. Selskapet vet ikke hva som kan bli minimumsbestillinger og heller ikke maksimumsbestillinger, og når det i en del kontrollutvalg ikke tilkjennegis noe om bestillingsvolum i forhold til plan for forvaltningsrevisjon, plan for selskapskontroll eller oppdragsavtalene, blir det utfordrene å gi selskapet en forsvarlig økonomistyring. 3) I forhold til både punkt 1 og punkt 2 vil det bli vanskelig å både rekruttere og beholde dyktige medarbeidere. Ved høyt bestillingstrykk vil selskapet fort komme i en situasjon der bemanningen er blitt så liten, at den vil få problemer med å å ta unna bestillingene. Glåmdal revisjon IKS har de siste årene hatt 2 ansatte dedikert til forvaltningsrevisjon. Hedmark Revisjon IKS har fått egne forvaltningsrevisorer etter 2009, bl.a etter sterke ønsker fra kontrollutvalgene på Hedmarken, spesielt kontrollutvalgene i Stange og i Hamar. De utfordret selskapet til å kunne tilby på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll en annen kompetanse enn innenfor revisjon og regnskap. Selskapet har derfor systematisk bygget opp en bemanning med juridisk, statsvitenskap og sosialantropolger for å i møtekomme kontrollutvalgenes behov slik de kan utledes av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Denne omleggingen har selskapet fått til uten å øke antall ansatte, men ved å effektivsere regnskapsrevisjonen. I oppdragsavtalene for 2014 er det avtalt leveranser av timer til regnskapsrevisjon og timer til forvaltningsrevisjon. Det er levert timer mindre enn det som er avtalt i oppdragsavtalene. Det gir en gjennomsnittlig leveringsprosent på 87,6% i forhold til avtalte 12

41 timer i I kroner betyr det at ca 1,9 mill. kroner skal tilbakeføres eierkommunene på forvaltningsrevisjon, mens ca kr skal tilbakeføres på regnskapsrevisjonsområdet. Totalt må det netto tilbakeføres kr til selskapets 17 eierkommuner dersom leverte timer skal legges til grunn for avregningen, og ikke avtalte timer. To kommuner må betale mer enn det som er avtalt. Det er Grue og Våler. Avvikene har her oppstått pga kontrollutvalgene har kommet med særskilte bestillinger, men de er gjort kjent med at de går ut over avtale timer i oppdragsavtalene. Velges denne løsningen, vil selskapet måtte iverksette tiltak i 2015 i forhold til å få driftsbudsjettet i balanse, og sikre selskapet tilstrekkelig likviditet. Følgende tiltak kan vurderes som aktuelle: 1) Timeprisen i 2015 settes opp 2) Merforbruket for 2014 dekkes av eierkommunene i forhold til eierandel i selskapet 3) Selskapets kostnader kuttes med 12-15%, noe som vil kreve umiddelbar reduksjon av antall ansatte i selskapet 4) En kombinasjon av 1), 2) og/eller 3) Vurdering av de ulike løsningene med en evt avregningsløsning: 1) Timeprisene lar seg neppe sette opp så lenge oppdragsavtalene anses av flere av kontrollutvalgene å være bindende i forhold til pris. Settes timeprisen til kr mot i dag kr 725, hjelper det ikke selskapet, siden man da må det tilbakeføres ikke bestilte timer til en timepris på kr og ikke kr ) Dekkes selskapets merforbruket i forhold til eierandel, vil de kommuner som faktisk har bestilt iht oppdragsavtalen måtte betale for kommuner som ikke har bestilt. Dette anses som usolidarisk når kommunene har valgt å være med i et interkommunalt selskap i felleskap med andre kommuner. 3) Selskapet må redusere antall ansatte. En reduksjon i antall ansatte vil i det alt vesentligste måtte komme på forvaltningsrevisjon mm. Selskapets faglige miljø vil bli svekket, og det er ingen garantier for at selskapet vil ha kompetanse og/eller kapasitet til å kunne levere de tjenester som kontrollutvalgene i fremtiden etterspør. Reduksjonen i antall ansatte kan ventelig ikke skje ved naturlig avgang, men gjennomføres med oppsigelser. 13

42 Oppsummering Styret er av den oppfatning at det som kommer til uttrykk i oppdragsavtaler må være gjensidig bindende for begge parter siden disse avtalene også legger grunnlaget for det eierkommunene i kommunestyrer og fylkesting bevilger som overføring til Hedmark Revisjon IKS knyttet til leveranser av revisjonstjenester. Styret forutsetter at avtalte timer på selskapskontroll og forvaltningsrevisjon og mindre undersøkelser gjenspeiler det aktivitetsnivået som utledes av planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som er godkjent av kommunestyrer og fylkesting, og de årlige budsjetter som kontrollutvalg får stilt til disposisjon. Både kontrollutvalg og (fylkes-)kommunens revisor skal være viktige aktører i forhold til å styrke (fylkes-)kommunenes revisorer. En god egenkontroll bidrar til bl.a. å redusere negative tilbakemeldinger i forhold til statlige tilsyn knyttet til kommunens tjenesteleveranser. I tillegg har kontrollutvalgene i sitt mandat at det skal gjennomføres forvaltningsrevisjoner som tar for seg systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger. Når oppdragsavtalene anses som gjensidig bebyrdende, blir den en fastprisavtale som utfordrer kontrollutvalgene og selskapet både til å bestille og levere tjenester i samsvar med inngått avtaler. Blir det avvik mellom bestilte timer og leverte timer, tas det ned i oppdragsavtaler som skal inngås for fremtiden, og tilsvarende justeres budsjetterte overføringer fra eierkommunene til selskapet. Hedmark Revisjon IKS har som mål å være fremoverlent i forhold til å tilby eierkommunene gode tjenester innenfor regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Men i en bestiller-utfører modell vil selskapet fort inneha rollen av å være et ordrekontor, og er prisgitt de bestillinger som kommer fra kommunens kontrollutvalg. Selskapet er blitt utfordret til å være salgsorientert, blant annet i forhold til å foreslå gode forvaltningsrevisjonsprosjekter, komme med foranalyser og prosjektplaner på eget initiativ og gjennomføre analyser av forskjellig karakter på egen hånd. Imidlertid blir dette en utfordring for selskapet når ingen oppdragsavtaler har lagt inn timer som gjør at man vil betale for dette. Nåværende oppdragsavtaler gir således ikke rom for å levere andre tjenester på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll enn det som bestilles av utvalgene. I tillegg er revisjonens deltakelse i kontrollutvalgsmøter tonet ned siden ingen vil betale for at kommunens revisor er tilstede i andre saker enn de som er eller skal leveres av revisjonsselskapet. Det blir da vanskelig for revisor å være en god bidragsyter og eventuelt på eget initiativ selge inn mulige fremtidige prosjekter mm. 14

43 Forslag til vedtak i representantskapet Styrets oppgave er å ivareta selskapets interesser. Det er lagt ned betydelige ressurser i selskapet de siste årene mht å få på plass både en effektiv regnskapsrevisjon og en slagkraftig forvaltningsrevisjon. Selskapet har på forvaltningsrevisjonssiden de siste årene levert mange prosjektrapporter som er godt mottatt både av kontrollutvalg, rådmann, kommunestyre og belyst i media, og i tillegg holder rapportene et faglig nivå som gjør at de har gått gjennom ekstern kvalitetskontroll. Styret og daglig leder ønsker fortsatt å være en viktig bidragsyter til å utvikle kommunens internkontroll og kvalitet på leverte tjenester. Det skjer best ved at eierkommunene gir selskapet stabile rammebetingelser over tid, slik at selskapet har en slagkraft til å møte fremtidige bestillinger fra kontrollutvalg som både i bredde og spennvidde er mer variert enn noen gang. Med bl.a. dette som bakgrunn foreslår styret at representantskapet fatter følgende vedtak: «Representantskapet tiltrer styrets vurderinger mht at det som kommer til uttrykk i oppdragsavtalene må være gjensidig bebyrdende i en bestiller-utfører modell. Eventuelle vesentlige avvik mellom avtalte timer og leverte timer, må få den konsekvens at kommende oppdragsavtaler tar opp i seg de nødvendige endringer. Det at timer avtalt i oppdragsavtalene gjenspeiles i budsjetter som vedtas i av representantskapet, samt kommunestyrer og fylkesting som overføringer til Hedmark Revisjon IKS, sikrer nødvendig forutsigbarhet i leveringsdyktigheten over tid både hos eierkommunene som er budsjettstyrt og i selskapet som skal drives iht selvkost. Oppdragsavtalene anses fortsatt å være et godt overordnet dokument i forhold til styringsdialogen mellom kontrollutvalgene og revisjonsselskapet, slik at man over tid tilpasser leveranser av revisjons- og rådgivingstjenester til det som anses som påkrevde leveranser for å bidra til å sikre en betryggende egenkontroll i kommunene. Det sikrer også selskapet forutsigbarhet i forhold til å ha en kompetent bemanning som gjør det i stand til å levere de tjenester kontrollutvalgene etterspør over tid. Representantskapet får seg forelagt et forslag til en revidert selskapsavtale i neste møte som avklarer sammenhengen mellom oppdragsavtaler og selskapsavtalen, og de budsjetter som vedtas av kommunestyrer og fylkesting knyttet til drift av Hedmark Revisjon IKS.» Løten, den 31. mars 2015 Morten Alm Birkelid daglig leder 15

44 SAK NR. 26/2015 Stange kommune ENDRING AV OPPDRAGAVTALE MED HEDMARK REVISJON IKS FOR 2015 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Oppdragsavtale mellom kontrollutvalget i Stange kommune og Hedmark Revisjon IKS for 2015 Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: OPPSUMMERING: Saken er en oppfølging av pkt. 4 i vedtak i kontrollutvalgets møte den 7/5-15 (sak 21/15): Kontrollutvalget aksepterer representantskapets vedtak og endringer i avtaleforståelse for 2015 under forutsetning av at tidligere inngått oppdragsavtale for 2015 reforhandles. Forslag til justert oppdragsavtale for 2015 legges frem på neste møte. Endring av oppdragsavtalen forutsetter aksept hos Hedmark Revisjon IKS. Dette er ikke avklart. Saken vil bli mer opplyst på møtet, og saken legges frem uten forslag til vedtak. SAKSOPPLYSNINGER: Kontrollutvalgets forståelse av oppdragsavatalen for 2015 er at den er bindende, og at bl.a. følgende (nedfelt på s. 3 i oppdragsavtalen) gjelder: «Timeanslagene på linje 5-7 angir en intensjon om bestilling av tjenester og forplikter ikke kontrollutvalget.» 1

45 «Det avtales a-konto fakturering hvert kvartal.» «Årsavregning sendes kommunen med kopi til kontrollutvalget innen 31. januar påfølgende år.» Med dette som utgangspunkt har kontrollutvalget liten grunn til å endre den inngåtte oppdragsavtalen for Kontrollutvalget skal etter avtalen kun betale for bestilte tjenester etter medgått tid, og avregning skal skje pr. 31/ Som kjent mener selskapet noe annet. På den andre siden etterspør Hedmark Revisjon IKS mer realistiske budsjetter for bestilte tjenester, for gjennom dette å bedre kontroll/styring med ressursene i egen virksomhet. Det er ikke vanskelig å ha forståelse for dette, selv om sekretær tidligere har oppfattet det slik at det aldri har vært bemannet opp i selskapet ut fra at alle kontrollutvalgene bestiller 100 % av oppdragsavtalene, eller at kontrollutvalgenes budsjettering har skapt «tomgang» for Hedmark Revisjon IKS. Den tilsynelatende alvorlige situasjonen kontrollutvalgenes budsjettpraksis har skapt for Hedmark Revisjon IKS kom derfor svært overraskende på undertegnede. Dette må tas på alvor, og en måte å gjøre det på er snarest å justere oppdragsavtalen for For 2015 er det realistisk å budsjettere med det bestilte/igangsatte revisjonsprosjektet «Hedmark IKT». Dette prosjektet gjennomføres som kjent i samarbeid med Hamar kommune, og det er avtalt at utgiftene til prosjektet blir delt likt mellom kommunene. En revisjon av oppdragsavtalen har lite for seg om ikke begge parter er enig at dette kan gjøres. Dette søkes avklart før møtet, og diskusjonen om hvordan man evt. skal revidere avtalen tas da. Som en orientering i saken gjengis en del av en e-post fra sekretær til daglig leder i Hedmark Revisjon IKS vedr. spørsmålet omkring dette med budsjettering (jf. e-post av 11/2-15): Du hevder at kontrollutvalgene ikke har realistisk budsjettering, og at kontrollutvalgene bryter kommuneloven. Det er mildt sagt en spennende påstand. Særlig spennende blir den når den fremsettes mot kommunens kontrollorgan. Jeg er ikke enig med deg at kontrollutvalgene bryter kommuneloven slik du hevder. Dette må vi til bunns i! Vi er jo begge godt kjent med mekanismene rundt planlegging og bestilling av revisjonsprosjekter og andre oppdrag. Du er jo også godt kjent med at kontrollutvalgene jobber i to hovedspor; langsiktig planlagte undersøkelser og hendelsesbaserte kontroller/undersøkelser. Hendelsesbaserte/ad-hoc undersøkelser er vanskelig/umulig å planlegge, men de planlagte revisjonsprosjektene har ofte behov for oppdaterte/ferske forundersøkelser før de igangsettes. Da ligger det det i sakens natur at budsjettet for bestilte tjenester (forvaltningsrevisjon/selskapskontroll mv) er beheftet med betydelig usikkerhet. Om det da er brudd på kommuneloven å budsjettere et beløp under så usikre omstendigheter er noe vi må diskutere. 2

46 OPPDRAGSAVTALE MELLOM KONTROLLUTVALGET I STANGE KOMMUNE OG 2015

47 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS 1 GENERELT Kommunen ivaretar sine lovpålagte revisjonstjenester ved deltakelse i selskapet Hedmark Revisjon IKS. Hedmark Revisjon IKS skal yte eierkommunene revisjon i egenregi til selvkost. Det skal inngås oppdragsavtaler mellom oppdragsgiver og selskapets daglige leder. Kommunestyret har delegert til kontrollutvalget å inngå oppdragsavtale med selskapet. Kontrollutvalget og Hedmark Revisjon IKS har felles mål at revisjonstjenestene skal være til konkurransedyktig pris og kvalitet. Hedmark Revisjon IKS har en uttalt strategi å være kompetent og kundeorientert. Oppdragsansvarlig revisor for både regnskaps- og forvaltningsrevisjon skal oppfylle kravene til utdanning og praksis. Revisjonsteamene skal ha tilfredsstillende kompetanse og være uavhengige. Regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk. Forvaltningsrevisjon skal gjennomføres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget jf. pkt. 4. Hedmark Revisjon IKS skal delta i landsomfattende prissammenligning, benchmarking. Kontrollutvalget skal orienteres om resultatet av prissammenligningen. Utvalgets ansvar for tilsyn med revisjonen ivaretas gjennom oppfølging av oppdragsavtalen med vedlegg. Oppdragsavtalen med vedlegg fokuserer på kvalitet og kostnad. Med kvalitet menes blant annet revisors kvalifikasjoner og faglig utførelse, samt kommunikasjon mellom revisor og kontrollutvalg. 2 KONTRAKTSPERIODEN Oppdragsavtalen inngås for perioden Oppdragsavtale for 2016 forhandles høsten ØKONOMI BETALING FOR TJENESTER Nedenfor følger oversikt over aktuelle tjenester med tilhørende stipulert tidsbruk og budsjett: Avtalen forutsetter kr 775 i timesats for 2015 med forbehold om godkjennelse i representantskapet i Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget Side 2

48 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS Tjeneste Timer Timepris Kroner Regnskapsrevisjon 1 Revisjon av kommunens årsregnskap Attestasjoner og revisjonsuttalelser Revisjon av beboerregnskap Veiledning/bistand SUM Bestilte revisjonstjenester 5 Bestilte mindre undersøkelser Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll SUM Annet 8 Møter i kontrollutvalg og k-styre SUM TOTALT Kommentarer: Tjenestene på linje 1-4 og 8 gjennomføres uten nærmere avtale. Tjenestene på linje 5-7 utføres etter særskilt bestilling av kontrollutvalget. Merknad: Timeanslagene på linje 5-7 angir en intensjon om bestilling av tjenester og forplikter ikke kontrollutvalget. Hedmark Revisjon IKS er kommunens valgte revisor for forvaltningsrevisjon, men kontrollutvalget kan bestemme at enkeltprosjekter kan utføres av andre etter forutgående dialog med Hedmark Revisjon IKS. Linje 5 bestilling av mindre undersøkelse løpende/årlig oppdrag: Som en prøveordning for 2015 bestilles en KOSTRA-analyse knyttet til kommunens tjenesteproduksjon. Analysen gjennomføres innenfor en ramme på inntil 50 timer. Analysen presenteres for utvalget så snart nye KOSTRAtall for 2014 foreligger pr Ved inngåelse av fremtidige oppdragsavtaler skal det tas stilling til om det skal være et fast årlig oppdrag, forhåndsavtalt gjennom oppdragsavtalen. Det avtales a-konto fakturering hvert kvartal. Årsavregning sendes kommunen med kopi til kontrollutvalget innen 31. januar påfølgende år. Det er knyttet forutsetninger til stipulert tid innenfor revisjon av tjeneste 1 (revisjon av årsregnskapet) og tjeneste 2 (attestasjoner/revisjonsuttalelser): o Revisjon av årsregnskapet: Det forutsettes at årsregnskapet avlegges innen 15/2 og årsberetningen innen 31/3 i samsvar med bokføringsloven, kommuneloven og forskrift om årsregnskap og årsberetning. Sammen med årsregnskapet skal det framlegges underbyggende dokumentasjon som bekrefter kommunens balansetall samt avstemminger av balansen og de Kontrollutvalget Side 3

49 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS sammenhenger som ellers forventes å være i regnskapet. Videre skal skjema for Lønn og pensjonskostnader foreligge avstemt mot regnskapet. o Attestasjoner/revisjonsuttalelser vedr. kommunens momskompensasjonskrav, spillemiddelregnskaper m.m. forutsettes framlagt for revisor minimum 14 dager før innsendingsfristen. Det skal legges fram nødvendig dokumentasjon i form av talloppsett, regnskapsmateriale og eksempelvis tilsagn, ferdigattester etc. for at revisor skal kunne utføre jobben på en effektiv måte. 4 Dialog mellom revisjonen og kontrollutvalget Formålet med dialogen mellom revisjonen og kontrollutvalget er at kontrollutvalget får en betryggende sikkerhet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Innenfor regnskapsrevisjonen skal revisor søke å sikre at kontrollutvalget får en god forståelse av revisjonsmandatet, planlagte og gjennomførte revisjonshandlinger. Innenfor bestilte revisjonstjenester skal revisor søke å sikre at kontrollutvalget og revisjonen har en lik forventninger til tjenesten, herunder lik forståelse av formålet med, rammene for og forventet nytte av bestillingen. Forvaltningsrevisjonsprosjektene skal gjennomføres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon med tilhørende veileder. Revisjonen skal informere om vesentlige endringer i premissene for bestillingene. Kontrollutvalget utferdiger skriftlige bestillinger til bestilte revisjonstjenester. 5 RAPPORTERING 5.1 Formålet med rapporteringen Revisjonens rapportering til kontrollutvalget skal sikre at kontrollutvalget får tilstrekkelig informasjon for å kunne påse at; Kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte Det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak Det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon) Det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. (selskapskontroll) 5.2 Rapportering av revisjonsordningen Oppdragsansvarlig revisor skal årlig rapportere at han/hun oppfylle krav til uavhengighet. Hedmark Revisjon IKS skal rapportere til kontrollutvalget at Nye oppdragsansvarlige revisorer oppfyller kravet til utdanning og praksis, samt vandel Kontrollutvalget Side 4

50 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS 5.3 Rapportering av regnskapsrevisjonen Formålet med rapporteringen er å gi kontrollutvalget en løpende orientering om revisjonsarbeidet som gir dem et tilstrekkelig grunnlag til å vurdere at regnskapet blir revidert på en betryggende måte. Oppdragsansvarlig revisor for kommunens årsregnskap rapporterer sitt arbeid årlig til kontrollutvalget slik (minimumskrav): Plan/revisjonsstrategi (høst) Statusrapport (vinter) Årsavslutning (vår) Krav og forventninger til innholdet i rapporteringen av regnskapsrevisjonen er utdypet i vedlegg Rapportering av bestilte tjenester Formålet med rapportering av tilleggstjenester, forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller er å sikre at kontrollutvalget: Får levert de prosjektene som er bestilt Prosjektene er i henhold til bestilling Gjennomføring og rapportering skjer i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablert og anerkjente standarder på området Rapportering gjøres hovedsakelig muntlig etter behov i revisjonsprosessen og med skriftlig sluttrapportering med muntlig orientering. Forvaltningsrevisjonsprosjekter skal gjennomføres og rapporteres i henhold til standard for forvaltningsrevisjon RSK Økonomirapportering Hedmark Revisjon IKS rapporterer til kontrollutvalget 1. og 2. tertial (30/4 og 31/8), i tillegg til en årsrapport (31/12). Rapporteringen gjøres på samme nivå som oppdragsavtalen og oversendes kontrollutvalget senest en måned etter utløp av rapporteringsperioden. Tertialrapporteringene skal begrunne eventuelle vesentlige avvik mellom budsjett og prognose. Uavhengig av tertialrapporteringen skal Hedmark Revisjon IKS løpende informere kontrollutvalget om forventa vesentlige avvik fra oppdragsavtalen. 6 ANDRE FORHOLD Hedmark Revisjon IKS skal være medlem av NKRF og er derfor underlagt foreningsbasert kvalitetskontroll. Hedmark Revisjon IKS skal orientere kontrollutvalget om resultatene av kvalitetskontrollene. Kontrollutvalget og sekretær skal ta eventuell kritikk av revisor eller revisjonen opp med Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget Side 5

51 Oppdragsavtale med Hedmark Revisjon IKS 7 VEDLEGG TIL AVTALEN Avtalen har følgende vedlegg: Vedlegg 1: Regnskapsrevisjon: Tjenesteleveranser - forventninger og krav Stange, den 4. september 2014 Trond Vangen Kontrollutvalgsleder Stange kommune Morten Alm Birkelid Daglig leder Hedmark Revisjon IKS Kontrollutvalget Side 6

52 SAK NR. 27/2015 Stange kommune STATUS FOR REVISJONSPROSJEKTET «HEDMARK IKT» Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Statusrapport for arbeidet med revisjonsprosjektet «Hedmark IKT.» 2. Prosjektplan for revisjonsprosjektet Vedlegg 1 Ikke vedlagt. FORSLAG TIL VEDTAK: Status for revisjonsprosjektet «Hedmark IKT organisering, styring og habilitet» tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Etter en lengre planleggingsperiode bestilte kontrollutvalget revisjonsprosjektet i sitt møte den 4/9-14. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: 1. Under forutsetning av deltakelse fra kontrollutvalget i Hamar kommune, bes Hedmark Revisjon IKS om å gjennomføre revisjonsprosjektet i tråd med den fremlagte planen. 2. Revisjonsprosjektet gjennomføres i løpet av første halvår 2015, og forutsettes utført innenfor en ramme på 350 timer, jf. prosjektplanen. Kostnadene deles likt mellom kontrollutvalget i Stange kommune og kontrollutvalget i Hamar kommune. Kontrollutvalget i Hamar vedtok prosjektet i sitt møte den 21/ Etter planen skulle prosjektet være avsluttet før sommerferien. Prosjektet har tatt noe lenger tid enn planlagt, og revisjonsrapporten vil bli lagt frem i første møte høsten Hedmark Revisjon IKS har laget en utfyllende statusrapport som følger vedlagt saken. 1

53 Forvaltningsrevisjon: Hedmark IKT Organisering, overordnet styring og habilitet Statusrapport for arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet «Hedmark IKT Organisering, overordnet styring og habilitet» Arbeidet med ovennevnte forvaltningsrevisjonsprosjekt startet opp medio mars i år. Første fase av prosjektet med utledning av revisjonskriterier, ble ferdigstilt før vi startet arbeidet med innhenting av data i form av dokumentanalyse og intervjuer. Vi har gjennomført intervjuer med: Frode Danielsen daglig leder Hedmark IKT Marianne Bjønness oppnevnt kontaktperson og bestiller for Hamar kommune Mette Braathen jurist Hamar kommune Terje Halvorsen konstituert rådmann i Hamar kommune, styreleder Hedmark IKT Stein Erik Thorud rådmann i Stange kommune, styremedlem Hedmark IKT Marit Eggen Helmersen bestiller for Stange kommune I tillegg skal vi gjennomføre intervjuer med Tollef Imsdalen rådmann i Løten kommune, styremedlem Hedmark IKT Anne Grete Melby og Stein Arnekleiv (systemeier og systemansvarlig for flere fagprogram på skoleområdet i Hamar kommune) Venke Nystuen og Inger Olin Vaag (systemeier og systemansvarlig for fagprogram på skoleområdet i Stange kommune) Vi har også sendt en skriftlig henvendelse til økonomisjef Martin Wilisoo i Hamar kommune med spørsmål knyttet til regnskapsføringen for samarbeidet. Parallelt med datainnhentingen har vi igangsatt arbeidet med å skrive rapporten. Rapporten kan ferdigstilles når de ovennevnte intervjuer er gjennomført, og vi har mottatt tilbakemelding vedrørende referater fra alle intervjuer, samt mottatt all dokumentasjon og redegjørelser vi har bedt om fra kommunene. Vi tar sikte på å ferdigstille rapporten før sommerferien, slik at den kan sendes på høring til Stange og Hamar kommune senest 3. juli d.å. Kommunene vil få en høringsfrist på 5-6 uker. Rapporten vil da kunne oversendes til sekretær for kontrollutvalgene senest tirsdag 18. august, slik at rapporten kan legges frem for kontrollutvalgene i møtene 1. og 3. september. Ifm arbeidet med prosjektet har vi overfor sekretær for kontrollutvalgene opplyst at vi vil foreslå å endre ordlyden for problemstilling nr. 1 for å få en bedre sammenheng mellom problemstilling og revisjonskriterier.

54 Forvaltningsrevisjon: Hedmark IKT Organisering, overordnet styring og habilitet Problemstillingen nr. 1 lyder slik i prosjektplanen: Er organiseringen av Hedmark IKT hensiktsmessig? Vi foreslår å endre ordlyden slik: Er IKT-arbeidet til Hamar og Stange organisert på en hensiktsmessig måte gjennom kommunenes samarbeid i Hedmark IKT? Den opprinnelige problemstillingen er etter sin ordlyd noe snevrere. Hva som er hensiktsmessig organisering av et 27-samarbeid fremgår av lovbestemmelsen. Hvorvidt denne etterleves vil belyses under problemstilling 2. Vårt nye forslag henger bedre sammen med de kilder til kriterier som er nevnt i prosjektplanen, og omfavner på en bedre måte de temaer som er nevnt der, slik som hvorvidt valget av organisasjonsform er hensiktsmessig. Løten, Marit H. Asbjørnsen Forvaltningsrevisor Jo Erik Skjeggestad Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor

55 SAK NR. 28/2015 Stange kommune FORUNDERSØKELSE HELSE OG OMSORG Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Rapport fra Deloitte: Gjennomgang av organisering og ledelse i Stange kommunes helse- og omsorgstjenester 2. Presentasjon / lysark brukt i kommunestyret 29/10-14 (begrenset til del 4: Forslag til tiltak) Vedlagt: Ikke vedlagt Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: SAKSOPPLYSNINGER: Saken er en oppfølging av kontrollutvalgets vedtak i møte 11/12-15 i sak 51/14 (ORIENTERING / FORUNDERSØKELSE: PLEIE OG OMSORG, HELSE). Kommunalsjef Helse og omsorg Tove Nordli Selnes presenterte Helse og omsorg i Stange kommune, herunder utfordringer/risikoer i forhold til brudd på lover/regler, ineffektiv drift, svikt i måloppnåelse mv. Helse og omsorg sine resultater innenfor Kommunebarometeret 2014 (basert på kostratall for 2013) ble delvis forklart. Det vises her til at kommunen er rangert som nr. 395 av landets kommuner for Pleie og omsorg og nr. 391 for Helse. På spørsmål fra kontrollutvalget ble det orientert særskilt om Stange Helse- og omsorgssenter. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: 1. Kommunalsjefens presentasjon av Helse og omsorg i Stange kommune tas til orientering, herunder aktuelle kostratall og resultater fra Kommunebarometeret. 2. Kontrollutvalget ser behovet for omstillingstiltak innenfor Helse og omsorg, og registrerer at det er både iverksatt og planlagt en rekke tiltak som blant annet har som formål å øke effektiviteten og fagligheten innenfor flere av tjenestene. 1

56 Kontrollutvalget ønsker å bli holdt orientert om utviklingen, og vil be om en ny orientering om status og resultater i løpet av første halvår Kontrollutvalget vil særskilt følger opp utviklingen ved Stange Helse- og omsorgssenter. Sammen med informasjon i gitt i møtet begrunnes dette bl.a. med: Økonomistyring/alvorlig økonomisk situasjon (varslet antatt merforbruk ca. 7,5 millioner kroner i 2014, jf. tertialrapporten for 2. tertial 2014) Høyere sykefravær enn normalt Saken følges opp overfor rådmannen i løpet av første halvår Kontrollutvalget ber om at rapporten fra konsulentfirmaet Deloitte sin gjennomgang av organisering og ledelse i Stange kommunes helse og omsorgstjenester tidligere i år, legges frem som orienteringssak på neste møte. 5. Med bakgrunn i saken vil kontrollutvalget prioritere Helse- og omsorg i sin videre planlegging av forvaltningsrevisjon i Rapporten det henvises til i vedtakets punkt 4 ble fremlagt for kontrollutvalget i møte den 12/2-15, der det ble fattet slikt vedtak: 1. Rapport fra konsulentselskapet Deloitte med gjennomgang av organisering og ledelse med kommunens helse- og omsorgstjenester, tas til orientering. 2. Konsulentrapporten følges opp som en del av den planlagte videreføringen av forundersøkelse rettet mot helse- og omsorgstjenestene senere i 2015, fortrinnsvis i kontrollutvalgets møte den 11/6-15. Konsulentrapporten ses i sammenheng med kommunens tertialrapport for 1. tertial 2015 og oppfølgingsspørsmål stilt i kontrollutvalgets vedtak i sak 51/2014. Rådmannen invitert til å orientere med utgangspunkt i kontrollutvalgets vedtak/bestillinger i møte 11/12-14 og 12/2-15 (uthevet tekst). Hensikten med saken er å vurdere om det er områder kontrollutvalget bør rette søkelyset mot og som man ser nytte av å igangsette nærmere kontroller. Saken er en drøftingssak, og legges frem uten forslag til vedtak. 2

57 Gjennomgang av organisering og ledelse i Stange kommunes helse og omsorgstjenester Rapport 13. juni 2014

58 Innholdsfortegnelse Del 1: Prosjektets formål, organisering og gjennomføring Del 2: Nåsituasjonsbeskrivelse Befolkning, demografi og befolkningsvekst Utgiftsnivå, dekningsgrader og kostnader pr bruker Tjenestestrukturen Beskrivelse av nåsituasjonen i hver virksomhet med vekt på organisering, personalmessige forhold og økonomi Del 3: Vurderinger Del 4: Forslag til tiltak Videre prosess Deloitte AS

59 Del 1: Prosjektets formål, organisering og gjennomføring - 3 -

60 Bakgrunnen for og formålet med prosjektet Rådmannen i Stange har ved flere anledninger påpekt at det er nødvendig å skape handlingsrom i økonomien framover. Ut fra den økonomiske situasjonen som avtegner seg i saldering av budsjett er det tydelig at arbeidet med omstillingstiltak må iverksettes snarest. Rådmannen ønsker gjennom en endringsprosess å skape en robust organisasjon hvor det er fokus på: Fleksibilitet Effektivitet Faglighet Oppdraget gjennomføres som en involverende prosess, hvor virksomhetslederne (gjennom deltakelse i prosjektgruppen) deltar i alle faser Prosjektets faser 1) Oppstart 2) Kartlegging 3) Analyse 4) Forslag til tiltak/ leveranse 5) Implementering Utarbeide prosjektmandat Oppstartsmøter med avklaring og avgrensninger Definere databehov og kilder Innhente relevant informasjon om organisering og bemanning Gjennomføring av intervju Analyse fra datainnsamlingen Beskrivelse av framtidige utfordringer Foreløpige anbefalinger til tiltak Utarbeidelse av rapport som kan danne et godt beslutningsgrunnlag for en effektiv organisering av tjenestene innen helse og omsorg Bistand til implementering av vedtatte endringer Avklare gjennomføring av datainnsamlingen Deloitte AS

61 Prosjektgruppens arbeid med endringsledelse løper parallelt med kartleggings- og analysearbeidet Møte 1 Trinn 1-3 Møte 2 Trinn 4-6 Møte 3 Trinn 7-8 Coaching Definisjon og avklaring av mandat for prosjekt-gruppen Definere oppgaver og ansvar Presentasjon av Kotters 8 trinn til strategisk endring Forberedelse til trinn 1-3 Prosjektgruppen forbereder seg på gjennomgang av trinn 1-3 og tar stilling til spørsmål for de aktuelle trinnene Kapittel 1-3 med spørsmål diskuteres i plenum, og sees opp mot sentrale utfordringer i hver virksomhet Forberedelse til trinn 4-6 Prosjektgruppen forbereder seg på gjennomgang av trinn 4-6 og tar stilling til spørsmål for de aktuelle trinnene (se vedlegg) Kapittel 4-6 med spørsmål diskuteres i plenum, og sees opp mot sentrale utfordringer i hver virksomhet Forberedelse til trinn 7-8 Prosjektgruppen forbereder seg på gjennomgang av trinn 7-8 og tar stilling til spørsmål for de aktuelle trinnene (se vedlegg) Coaching i Kotters 8. trinn med vekt på kapittel 7-8 Presentasjon av og eksempler på verktøy som kan være med å skape gode arbeidsprosesser Anbefaling og forslag til en god prosess og veien videre Møte 1 Trinn 1-3 Møte 2 Trinn 4-6 Møte 3 Trinn 7-8 Coaching Kl Kl Kl Avklares Deloitte AS

62 Del 2: Nåsituasjonsbeskrivelse

63 Dokumentasjon som inngår i nåsituasjonsbeskrivelsen Mål, visjoner og verdier for helse- og omsorgssektoren Vedtatt budsjett for 2014 Politiske vedtak og andre lokale styringsdokumenter som legger føringer for drift og utvikling av helse- og omsorgstjenestene Organisasjonskart over hele helse- og omsorgstjenestene og organisasjonskart for hver virksomhet Antall årsverk i hver avdeling i virksomhet pr Eksempel på stillingsbeskrivelser og/eller arbeidsbeskrivelse av lederes/fagpersoners ansvarsområder: Flytdiagram/prosesskart som viser sentrale prosesser Statistikk over innvilgede vedtak om praktisk bistand og hjemmesykepleie i hver avdeling i helsehjelp i hjemmet pr Registrert utført tid til praktisk bistand og hjemmesykepleie i hver avdeling i helsehjelp i hjemmet i januar 2014 Rutiner for behovsvurdering og kriterier for tildeling av tjenester Rutiner for mottak av utskrivningsklare pasienter Avsluttet regnskap for 2012 og Deloitte AS

64 Nåsituasjonsbeskrivelsen av helse- og omsorgstjenesten i Stange kommune er også basert på intervjuer med ledere, medarbeidere og tillitsvalgte i virksomhetene Intervjuobjekter: Kommunaldirektør Økonomisjef Ansvarlig tjenesteenheten Virksomhetsledere, avdelingsledere og medarbeidere ved følgende virksomheter: Stange helse- og omsorgssenter Ottestad helse- og omsorgssenter Helsetjenester i hjemmet Lille Kjonerud bofelleskap Tjenester for funksjonshemmede Barn og familie Helse- og rehabilitering NAV Hovedverneombud og tillitsvalgte Gruppeledere fra arbeidet med helse- og omsorgsplanen Deloitte AS

65 Kartlegging av arbeidsprosessene i helsetjenester i hjemmet Bilder fra kartleggingen av nåsituasjonen i helsetjenester i hjemmet Deloitte AS

66 Befolkning, demografi og befolkningsvekst

67 Eldrebefolkningen i Stange kommune øker betraktelig etter 2020 Befolkningsutvikling i Stange kommune ( ), med SSBs framskrivingsalternativ middel nasjonal vekst, indeksert slik at 2013 = Total estimert befokningsvekst Den estimerte befolkningsveksten er basert på SSB sitt MMMM-estimat fra Forventet befolkningsvekst i antall personer fra er personer, tilvarende en total vekst på 11,2 %. Innbyggere totalt 0-66 år år 80 + år Antallet eldre over 67 år i Stange øker med ca personer i perioden fram til 2030 Antallet eldre over 80 år I Stange øker med ca. 500 personer i perioden fram til Deloitte AS

68 Utgiftsnivå, dekningsgrader og kostnader pr bruker for pleie - og omsorgstjenestene i Stange

69 Kartleggingen av kostnadsbildet for helse- og omsorgstjenestene er basert på KOSTRA-data: - følgende funksjoner dekker pleie- og omsorgstjenestene KOSTRA-funksjon 253 Helse- og omsorgstjenester i institusjon Sykepleie og andre pleietjenester i institusjon Andre driftskostnader knyttet til institusjon Utskrivningsklare pasienter Vaskeri Kjøkken KOSTRA-funksjon 254 Helse og omsorgstjenester til hjemmeboende Helsetjenester i hjemmet, herunder sykepleie, psykisk helsetjeneste og tjenester for funksjonshemmede (TFF) Praktisk bistand, daglige gjøremål og opplæring i daglige gjøremål Brukerstyrt personlig assistent Avlastning utenfor institusjon, herunder privat avlastning Omsorgslønn Kostnader til drift av institusjonslokaler finnes på en egen funksjon, 261, og er tatt ut i fremstillingene av tallene for helse- og omsorgstjenestene. Funksjon 253 endret i 2013 navn fra «Bistand, pleie, omsorg i institusjoner for eldre og funksjonshemmede». Funksjon 254 endret i 2013 navn fra «Bistand, pleie og omsorg til hjemmeboende». Hjemmebaserte tjenester omfatter alle tjenester som ytes til brukere som bor i eget hjem, også når eget hjem er en omsorgsbolig med fast bemanning eller en bolig for utviklingshemmede brukere Deloitte AS

70 Kartleggingen av kostnadsbildet for helse- og omsorgstjenestene er basert på KOSTRA-data: følgende funksjoner dekker helsetjenestene KOSTRA-funksjon Forebygging, helsestasjon, skolehelsetjeneste All helsestasjonstjeneste, også helsestasjon for innvandrere, Skolehelsetjeneste Helsestasjonstjeneste Jordmortjeneste og svangerskapskontroll KOSTRA-funksjon Forebyggende arbeid Miljørettet helsevern, bedriftshelsetjeneste og annet forebyggende arbeid etter kommunehelseloven. Helsestasjon for eldre KOSTRA-funksjon Diagnose, behandling, rehabilitering Utgifter til allmennmedisin: Kommunale legekontor, inkludert sykepleiere og annet personell på helsesenter/legekontor Legevakt Turnusleger, for eksempel tilskudd og utgifter til veiledning Fysioterapi, med avtale og kommunalt ansatte i fysioterapipraksis Ergoterapi Formidling av hjelpemidler ekskl. arbeidsinnsats knyttet til vurdering/utplassering av hjelpemidler Deloitte AS

71 Netto driftsutgifter til pleie og omsorg, Stange kommune Netto driftsutgifter til PLO i institusjoner Netto driftsutgifter, tjenester til hjemmeboende brukere Netto driftutgifter til aktivitsering Om tallene Netto driftsutgifter er driftsutgiftene, fratrukket driftsinntekter som øremerkede tilskudd fra staten eller andre direkte tilskudd. Netto driftsutgifter er et uttrykk for utgiftene som kommunen selv må dekke ved bruk av rammetilskudd og skatteinngang (frie inntekter). Netto driftsutgifter er en indikator på hvor stor andel av kommunens frie inntekter et område krever, og dermed hvordan kostnadsvekst på området påvirker det økonomiske handlingsrommet. Kostnadene til aktivisering er en beregnet størrelse, basert på de andre tallene for netto driftsutgifter. Netto driftsutgifter til helse- og omsorg har økt med 15,2 % mellom Den største kostnadsøkningen er i tjenester til hjemmeboende brukere som har hatt en økning på 20 %, mot pleie og omsorgstjenester til brukere i institusjoner som har hatt en vekst på 8,6 % Kilde: KOSTRA funksjon 253 og 254, netto driftsutgifter til drift av institusjonslokaler er ikke inkludert. Utgifter til aktivisering er beregnet Deloitte AS

72 Stange har høyere netto driftsutgifter til helse og omsorg pr. innbygger enn KOSTRA gruppe 11 og landet uten Oslo Netto driftsutgifter til PLO i institusjoner pr. innbygge Netto driftsutgifter, tjenester til hjemmeboende brukere Netto driftsutgifter til aktivisering pr. innbygger Stange kommune KOSTRA gruppe 11 Landet uten Oslo Kilde: KOSTRA funksjon 253 og 254, netto driftsutgifter til drift av institusjonslokaler er ikke inkludert. Utgifter til aktivisering er beregnet Deloitte AS

73 Stange har høyere netto driftsutgifter pr. mottaker av tjenestene enn KOSTRA gruppe 11 og Landet uten Oslo Netto driftsutgifter til PLO pr. mottaker totalt Netto driftsutgifter til PLO i institusjon pr. beboer Netto driftsutgifter hjemmetjenester pr. mottaker Stange kommune KOSTRA gruppe 11 Landet u. Oslo Kilde: KOSTRA funksjon 253 og 254, netto driftsutgifter til drift av institusjonslokaler er ikke inkludert. Funksjon 253 inneholder betaling for utskrivningsklare pasienter. For Stange kommune også TFF Deloitte AS

74 Tall fra KS sin nøkkeltallsrapport for pleie og omsorg i Hedmark fylke for 2013 tilsier at det er brukerne under 67 år som er kostnadsdrivende i helse- og omsorgstjenestene Deloitte AS

75 Tall fra KS sin nøkkeltallsrapport for pleie og omsorg i Hedmark fylke for 2013 tilsier at andelen timer pr. bruker over 67 år i hjemmetjenesten er relativt lav i Stange Deloitte AS

76 Tilbudet til funksjonshemmede (TFF og LKB) utgjorde 53 % av utgiftene til KOSTRA-funksjon 254, Helse- og omsorgstjenester til hjemmeboende i % 95% 90% 85% 80% 75% 70% 65% 60% 55% 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 2012 Helsehjelp i hjemmet og omsorgsboliger Tjenester til funksjonshemmede Psykisk helsearbeid Annet Om tallene Funksjon 254 i KOSTRA inneholder alle tjenester som ytes til brukere som bor i eget hjem, også når eget hjem er en omsorgsbolig med fast bemanning eller en bolig for funksjonshemmede. KOSTRA gir ingen opplysninger om hvordan disse utgiftene fordeler seg mellom brukergruppene. I tabellen nedenfor er det synliggjort hvordan kostandene knyttet mot funksjon 254 fordeler seg i regnskapet til Stange kommune: Helsehjelp i hjemmet og omsorgsboliger (inkludert brukerstyrt personlig assistanse) og utgjorde 37 % i 2013 Tilbudet til funksjonshemmede dekker tjenestene i TFF og Lille Kjonerud og utgjorde 53% i Psykisk helsearbeid inkluderer koordinator for barn og unge og utgjorde 9 % i 2013 Stange kommune organiserer deler av arbeids- og aktivitetstilbudet til funksjonshemmede (KOSTRA- funksjon 234) innenfor rammene av botilbudet i TFF og Lille Kjonerud (som føres på KOSTRA- funksjon 254). Dette er en medvirkende årsak til at utgiftene til KOSTRA-funksjon 254, Helse- og omsorgstjenester til hjemmeboende, blir høyere i Stange enn i kommuner som fører hele sitt arbeids- og aktivitetstilbud på KOSTRA- funksjon Deloitte AS

77 Stange kommune har dekningsgrader på nivå med resten av landet Det observeres en liten nedgang i dekningsgraden i alle tjenester, på tross av økende kostnader. Dekningsgrader 80 + år i Stange Dekningsgrad hjemmetjenester pr år Dekningsgrad institusjon pr år Dekningsgrad sykehjem pr år Dekningsgrader i hjemmetjenesten % ,9 34,2 33, ,0 16,3 17,1 16,6 16,8 16, Deloitte AS

78 Prosent Dekningsgraden av sykehjemsplasser til befolkningen over 80 år er i dag 16,32 %. Den vil reduseres til 10,69 % i 2030 hvis dagens antall plasser opprettholdes Dekningsgrad sykehjemsplasser 80 år Den største reduksjonen skjer etter 2020, når personer som er født fom.1940 passerer 80 år. Dersom dagens dekningsgrader på sykehjem opprettholdes, tilsvarer det en økning på 87 plasser i forhold til dagens nivå, (250 plasser i 2030, mot 163 i 2013) Kilde: SSB/KOSTRA Deloitte AS

79 Prosent Dekningsgraden for hjemmetjenester for befolkningen over 80 år er i dag 33,13 %. Den vil reduseres til 21,70 % i 2030 hvis dagens dekningsgrader opprettholdes Dekningsgrad hjemmetjeneste 80 år Dersom dagens dekningsgrader i hjemmetjenesten opprettholdes, tilsvarer det en økning på 174 brukere i forhold til dagens nivå, (505 brukere i 2030 mot 331 brukere i 2013). I tråd med føringene i Samhandlingsreformen, må det forventes at økningen i behovet for sykehjemsplasser må erstattes med økt bruk av hjemmetjenester til hjemmeboende personer over 80 år. Kilde: SSB/KOSTRA Deloitte AS

80 Oppsummering og vurderinger av utgiftsnivå, dekningsgrader og kostnader pr bruker innenfor pleie og omsorgstjenestene (KOSTRA- funksjon 254, 253 og 234) KOSTRA- tallene for Stange viser at kommunens utgifter til pleie- og omsorgsformål er høyere enn i sammenligningskommunene, og at det har vært en kraftig utgiftsøkning de siste tre årene. Tallene indikerer følgende sammenhenger og årsaker: Stanges dekningsgrader er på nivå med resten av landet. Dette indikerer at høye kostnader pr mottaker/beboer betyr mer for et høyt utgiftsnivå enn antallet tjenestemottakere. Stange har relativt høye netto driftsutgifter til helse- og omsorgstjenester i hjemmet, og ligger høyere enn KOSTRA gruppe 11 og landet uten Oslo både pr. innbygger og pr. mottaker av tjenesten. Utgiftene innenfor tilbudet til funksjonshemmede (TFF og LKB) utgjør en større del av netto driftsutgifter til helse- og omsorgstjenester i hjemmet enn det vi normalt finner i andre kommuner. Andelen ligger normalt rundt 45 % av de totale utgiftene til KOSTRA-funksjon 254 (helse- og omsorgstjenester til hjemmeboende til hjemmeboende). I Stange er andelen som går til funksjonshemmede 53 %. En medvirkende årsak til at andelen er så høy er at Stange kommune organiserer deler av arbeidsog aktivitetstilbudet til funksjonshemmede (KOSTRA- funksjon 234) innenfor rammene av botilbudet i TFF og Lille Kjonerud (som føres på KOSTRA- funksjon 254). Stange har høyere netto driftsutgifter pr. mottaker av tjenestene enn KOSTRA gruppe 11 og Landet uten Oslo. Dette gjelder både beboere i institusjon og brukere i helse- og omsorgstjenester i hjemmet KS sin nøkkeltallsrapport for pleie og omsorg i Hedmark fylke for 2013 tilsier at det tilbudet til brukere under 67 år som er driver kostnadene pr tjenestemottaker og de samlede utgiftene for helse- og omsorgstjenestene opp. Den samme rapporten viser at kostnadsnivået pr hjemmetjenestebruker over 80 år er lavt. Dette kan tyde på at tjenestetilbudet til denne brukergruppen er mer beskjedent enn i andre kommuner, noe som kan bidra til å øke presset på institusjonsomsorgen Deloitte AS

81 Utgiftsnivå for helsestjenestene i Stange

82 Stange har moderate utgifter til helsetjenester, totalt sett Netto driftsutgifter til kommunehelsetjenester (232, 233, 241) pr. innbygger Netto driftsutg. helsestasjons- og skolehelsetjeneste Netto driftsutg. annet forebyggende helsearbeid Netto driftsutg. diagnose, behandling re-/habilitering Stange kommune KOSTRA gruppe 11 Landet u. Oslo Deloitte AS

83 Stanges utgifter til forebygging, helsestasjon og skolehelsetjeneste er høye, mens utgiftene til diagnose, behandling og re-/habilitering, er lave Funksjon 232, Forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjeneste Funksjon 241, Diagnose, behandling, re-/habilitering Stange KOSTRA Gruppe 11 Landet u. Oslo 0 Stange KOSTRA Gruppe 11 Landet u. Oslo Funksjon 233, Annet forebyggende helsearbeid Stange -4 KOSTRA Gruppe 11 Landet u. Oslo Lave netto driftsutgifter til forebyggende helsearbeid skyldes en feilføring i KOSTRA Deloitte AS

84 Oppsummering og vurderinger av utgiftsnivå innenfor helsetjenestene (KOSTRAfunksjon 232, 233 og 241) KOSTRA- tallene for Stange viser at kommunens totale utgifter til helseformål er på nivå med landsgjennomsnittet og lavere enn i kommunegruppe 11. Stange har høyere netto driftsutgifter til forebygging, helsestasjons- og skolehelsetjeneste (funksjon 232) enn kommunegruppe 11 og landet utenom Oslo. Utgiftsøkningen for perioden er langt sterkere i Stange enn i kommunegruppen og landsgjennomsnittet. Stange har lavere netto driftsutgifter til diagnose, behandling og re-/habilitering (funksjon 241), enn kommunegruppe 11, og ligger omtrent på nivå med gjennomsnittet for landet utenom Oslo i Stange framstår med betydelig lavere netto driftsutgifter til annet forebyggende helsearbeid enn kommunegruppe 11 og landet utenfor Oslo. Dette skyldes en feilføring i KOSTRA. Blant annet skulle 1,8 mill NOK, knyttet til helsestasjonstjenester for flyktninger, beredskap og kommuneoverlege vært ført på denne funksjonen i Deloitte AS

85 Utgiftsnivå for barneverntjenestene i Stange

86 Stanges netto driftsutgifter pr. innbygger til barnevern er moderate, sammenlignet med kommunegruppen og landsgjennomsnittet ( KOSTRA-funksjon 244, 251 og 252) Barnevernstjeneste Barnevernstiltak, barnet ikke plassert av barnevernet Barnevernstiltak, barnet plassert av barnevernet Stange kommune KOSTRA Gruppe 11 Landet u. Oslo Deloitte AS

87 Oppsummering og vurderinger av utgiftsnivå innenfor barnevern Stange kommune har lavere netto driftsutgifter pr. innbyggere til barnevern enn kommunegruppe 11 og landsgjennomsnittet. Stanges utgifter til barnevern i 2013 lå nesten 20 % lavere enn i landet for øvrig (målt i utgifter pr innbygger). I likhet med kommunegruppen og landsgjennomsnittet har Stanges utgifter til barnevern økt betraktelig de siste tre årene Stange har imidlertid lavere utgifter til barneverntjenester (funksjon 244), tiltak i hjemmet (funksjon 251) og tiltak utenfor hjemmet (funksjon 252) enn kommunegruppen og gjennomsnittet for landet Deloitte AS

88 Om betydningen av statlige tilskudd Stange kommune har mange funksjonshemmede brukere. Dette er til dels en følge av at kommunen tidligere var vertskommune. Stange mottar i dag tre ulike typer statlige tilskudd rettet mot denne brukergruppen: vertskommunetilskudd, tilskudd til psykisk utviklingshemmede og tilskudd til ressurskrevende tjenester. Antallet funksjonshemmede brukere som Stange mottar tilskudd for er så høyt at dette påvirker kommunens inntekter sterkt For 2014 er det innrapportert et grunnlag som tilsvarer 156 mill NOK i tilskudd, fordelt slik: 81 mill til ressurskrevende tjenester 49 mill til brukere med diagnosen psykisk utviklingshemning 25 mill til vertskommunetilskudd Praksis i Stange er at tilskuddene legges inn i sektorens rammetilskudd og fordeles på virksomhetene. Denne praksisen medfører at det ikke er direkte sammenheng mellom ressursinnsatsen i virksomheten som utløser tilskuddene og de beløp som tilbakeføres til virksomhetene gjennom fordelingen av rammetilskuddet. Staten gir ingen klare retningslinjer på hvordan disse tilskuddene skal budsjetteres og føres regnskapsmessig. Det er ulik praksis mellom kommuner, særlig når det gjelder tilskuddet til ressurskrevende tjenester. Dette påvirker også framstillingen av kommunenes netto driftsutgifter. I Stange er det ulike oppfatninger om hvordan tilskuddene bør føres for å gi et mest mulig korrekt bilde av det reelle kostnadsnivået i tjenestene. Vi har i analysene foran brukt Stanges offisielle KOSTRA- tall, basert på en regnskapsmessig føring av tilskuddene som beskrevet ovenfor Deloitte AS

89 Tjenestestrukturen i Stange Del 2: nåsituasjonsbeskrivelser

90 Tjenestekjeden i henhold til BEON-prinsippet (eksempel) Trygghetsalarm Servicesenter Forebyggende tiltak Hjemmehjelp Arbeid, aktivitetstilbud for funksjonshemmede Dagsenter for eldre Ambulerende vaktmester Rehabilitering Brukerstyrt personlig assistanse Omsorgslønn Sykehjem langtid, spesialplass Sykehjem langtid, ordinær plass Sykehjem korttid, avlastning/opptrening Omsorgsbolig med heldøgns omsorg Omsorgsboliger med hjemmetjenester/trygdeboliger Hjemmesykepleie, fysio-/ergoterapi og miljøarbeidstjenester Tjenestekjeden i Stange er kartlagt med sikte på å avdekke om den utformet i henhold til BEON-prinsippet Deloitte AS

91 Tjenestestruktur for eldre over 67 år Tjenestestrukturen i 2013 Langtid ordinær Plasser 95 Langtid skjermet Plasser 41 Korttidsplass ordinær Plasser 21 Kortidsplass rehab Plasser 8 Korttidsplass lindrende Plasser 4 Korttidsplass utredning Plasser 2 Tilpassede boliger med heldøgns bemanning Leiligheter 20 Tilpassede boliger med fast tilknyttet bemanning Leiligheter Tilpassede boliger uten fast bemanning Leiligheter 135 Omsorgslønn Brukere 12 Brukerstyrt personlig assistanse Brukere 4 Hjemmesykepleie Brukere 404 Dagtilbud ( inkludert tilbud til demente) Brukere 36 Dagtilbud spesielt tilrettelagt for demente Brukere 16 Praktisk bistand Brukere 265 Matombringing Brukere 131 Fysioterapi, innkludert grupper Brukere 46 Ergoterapi Brukere 61 Trygghetsalarm Brukere 94 Aktivitetssenter Forebyggende hjemmebesøk Brukere Innbyggere Andre tjenester - Ambulerende rehabilitering Brukere 2 Andre tjenester - Frisklivstjeneste Brukere Andre tjenester - Demensutredning Brukere 20 Utviklingen frem mot 2030 Tjenestestrukturen er rapportert pr Det er forventet en sterk vekst i eldrebefolkningen i Stange frem mot En jevnt økning i antall mellom 67-79, men og en brå vekst etter 2020 i antall personer over 80 år. Dersom dagens tildelingspraksis videreføres, og en like stor andel av eldre over 67 skal motta tjenester fra kommunen, vil det gi behov for en økning i samtlige av tilbudene. Det estimerte behovet for hver tjeneste er: 142 ordinære langtidsplasser og 112 øvrige plasser på sykehjem en økning på 82 plasser i forhold til dagens nivå 30 tilpassede boliger med heldøgns bemanning (økning på 10 plasser) 202 tilpassede boliger uten fast bemanning (økning på 67 plasser) Tilbud til 604 brukere i hjemmesykepleien (økning på 200 brukere) Tilbud til 396 mottakere av praktisk bistand (økning på 131 brukere) Deloitte AS

92 Tjenestestruktur for funksjonshemmede år Tjenestestrukturen i 2013 Boliger med heldøgns omsorg/tilsyn egen kommune Plasser 59 Boliger med heldøgns omsorg/tilsyn annen kommune eller private (Grobunn) Plasser 5 Bofellesskap/samlokaliserte boliger med heldøgns bemanning Leiligheter Bofellesskap/samlokaliserte boliger med fast bemanning Leiligheter Bofellesskap/samlokaliserte boliger uten fast bemanning Leiligheter Miljøarbeidertjeneste på timesbasis Brukere 34 Avlastning i bolig Plasser Avlastning i familier Brukere 2 Avlastningsbolig i bolig kjøpt fra annen kommune Brukere Omsorgslønn Brukere 2 Brukerstyrt personlig assistanse Brukere Støttekontakt Brukere 47 Arbeids- og aktivitetstilbud (dag) Brukere 53 Arbeids- og aktivitetstilbud (kveld/helg) Brukere Aktivisering i egen kommune Brukere Fysioterapi Brukere Ergoterapi Brukere Transport Brukere Andre tjenester - vennligst spesifiser Brukere Andre tjenester - vennligst spesifiser Brukere Utviklingen frem mot 2030 Det er forventet at befolkningsveksten blant personer mellom vil bli betydelig lavere enn blant eldre. Den ulike vekstraten i aldersgruppen gjenspeiles i at presset på tjenestene for de yngre brukerne er lavere. Stange har i dag forholdvis mange funksjonshemmede brukere. Dette har til dels sammenheng med at kommunen tidligere var vertskommune, men det synes også å være en opphopning av funksjonshemmede i Stange som skyldes andre forhold. Dersom Stange kommune får en like stor andel funksjonshemmede i framtiden, og dagens tildelingspraksis videreføres, er det behov for en endring i noen av tilbudene. Spesielt er det estimerte behovet: 66 plasser i boliger med heldøgns omsorg, og 8 plasser (Grobunn), en økning på 8 plasser i forhold til dagens nivå Antall brukere i som benytter arbeids- og aktivitetstilbud vil øke til 59, en økning på 11,3 %. I tillegg til de tjenestemottakerne som her er tatt med, er det registrert 11 søknader om bolig /tjenester for personer over 18 år Deloitte AS

93 Tjenestestruktur for funksjonshemmede 0-17 år Tjenestestrukturen i 2013 Barnebolig Plasser 1 Miljøarbeidertjeneste på timesbasis (praktisk bistand) Brukere 13 Avlastning i bolig Plasser 9 Avlastning i familier (Avlastning utenfor institusjon) Brukere 24 Avlastningsbolig i bolig kjøpt fra annen kommune Plasser Omsorgslønn Brukere 20 Brukerstyrt personlig assistanse Brukere 6 Støttekontakt Brukere 26 Tilbud om tilrettelagt SFO med bemanning fra pleie og omsorg Brukere Fysioterapi Brukere 86 Ergoterapi Brukere 15 Transport Behov for bolig de neste 10 årene Brukere Brukere Andre tjenester - hjemmesykeplieie Brukere 2 Andre tjenester Brukere Stange kommune har kartlagt hvor mange funksjonshemmede ungdommer som vil ha behov for bolig med heldøgns bemanning når de flytter ut fra foreldrehjemmet. Dette dreier seg om 13 personer (født i 1995 eller tidligere) En av disse har 19 allerede søkt om bolig. Utviklingen frem mot 2030 Tjenestestrukturen er rapportert pr Dersom dagens dekningsgraden i tjenesten til funksjonshemmede barn og unge skal opprettholdes på nivå, vil det gi behov for endring i noen av tilbudene. Spesielt er det estimerte behovet: Antall brukere av miljøarbeidertjeneste på timebasis, antallet plasser i avlastningsbolig og brukere med brukerstyrt personlig assistanse er forventet å øke minimalt, med behov for kun en ekstra plass/tildeling i tjenesten. Antallet brukere av avlastning i familie, og antall vedtak om omsorgslønn er forventet å øke med to brukere. Antall brukere med behov for støttekontakt er forventet å øke til 29 personer. Vi ser største forventede økningen i behovet for fysioterapi, fra 86 til 96 brukere. Antallet mottakere av ergoterapi er forventet å øke med 2 brukere. Antallet plasser i barnebolig og brukere av hjemmesykepleie er forventet å forbli uendret. I tillegg til den økning som her er beskrevet er det registrert 13 ungdommer som vil ha behov for en bolig med heldøgns bemanning i nær framtid Deloitte AS

94 Tjenestestruktur for mennesker med nedsatt funksjonsevne i aldersgruppen år (utenfor TFF og LKB) Tjenestestrukturen i 2013 Boliger med heldøgns omsorg/tilsyn egen kommune Plasser 1 Boliger med heldøgns omsorg/tilsyn annen kommune eller private (Grobunn) Plasser 2 Bofellesskap/samlokaliserte boliger med heldøgns bemanning Leiligheter Bofellesskap/samlokaliserte boliger med fast bemanning Leiligheter Bofellesskap/samlokaliserte boliger uten fast bemanning Leiligheter Miljøarbeidertjeneste på timesbasis Brukere Avlastning i bolig Plasser Avlastning i familier Brukere 2 Avlastningsbolig i bolig kjøpt fra annen kommune Brukere Omsorgslønn Brukere 12 Brukerstyrt personlig assistanse Brukere 22 Støttekontakt Brukere 28 Arbeids- og aktivitetstilbud (dag) Brukere Arbeids- og aktivitetstilbud (kveld/helg) Brukere Aktivisering i egen kommune Brukere Fysioterapi Brukere 54 Ergoterapi Brukere 50 Transport Brukere Hjemmesykepleie Brukere 67 Praktisk bistand Brukere 56 Matombringing 16 Utviklingen frem mot 2030 Tjenestestrukturen er rapporter pr Det er forventet at befolkningsveksten blant personer mellom vil bli betydelig lavere enn blant eldre. Den ulike vekstraten i aldersgruppen gjenspeiles i at presset på tjenestene for de yngre brukerne er lavere. Stange har i dag forholdvis mange tjenestemottakere med nedsatt funksjonsevne i alderen 18-67år. Dersom Stange kommune får en like stor andel funksjonshemmede i framtiden, og dagens tildelingspraksis videreføres, er det behov for en endring i noen av tilbudene. Antallet personer med behov for BPA vil øke fra 22 til 24 brukere. Antallet personer med behov for støttekontakt vil øke fra 28 til 31 brukere. Antallet personer med behov for hjemmesykepleie vil øke fra 67 til 75 brukere. Antallet personer med behov for praktisk bistand vil øke fra 56 til 62 brukere Deloitte AS

95 Tjenestestruktur for psykisk helse og rus Tjenestestrukturen i 2013 Boliger med heldøgns bemanning (psykiatriboliger) Leiligheter 14 Bolig med bemanning dag / kveld (psykiatriboliger) Leiligheter Rusfritt botiltak Leiligheter Botilbud for aktive rusmisbrukere Leiligheter Midlertidig bolig for rusmisbrukere Leiligheter Bistand til brukere i bolig Brukere 18 Dagtilbud- psykisk syke/rusmisbrukere Brukere 61 Kveldstilbud -psykisk syke/rusmisbrukere Brukere Tilrettelagt behandlingstilbud Brukere Støttekontakt Brukere 23 Bo-team/boveiledertjeneste Brukere 20 Lavterskel oppsøkende virksomhet til rusmisbrukere Brukere Psykisk helseteam - hjemmebesøk og oppfølging Brukere 228 Rusteam - hjemmebesøk og oppfølging Brukere 65 Andre tjenester - behandling i grupper Brukere 51 Andre tjenester - vennligst spesifiser Brukere 39 Utviklingen frem mot 2030 Tjenestestrukturen er rapportert pr Det er forventet at befolkningsveksten blant personer mellom vil bli betydelig lavere enn blant eldre. Den ulike vekstraten i aldersgruppen gjenspeiles i at presset på tjenestene for de yngre brukerne er lavere. For å opprettholde dekningsgraden i forhold til brukere med psykiske lidelser på nivå, vil det gi behov for endring i noen av tilbudene. Spesielt er det estimerte behovet: Behovet for boliger med heldøgns bemanning (psykiatriboliger) er forventet å øke til 16 leiligheter, mens behovet for bistand til brukere i bolig er forventet å øke fra 18 til 20 personer. Det er forventet at antall brukere av dagtilbudet til psykisk syke/rusmisbrukere kan øke til 68. Antall brukere med behov for støttekontakt kan øke til 26 Antall brukere med behov for hjemmebesøk og oppfølging av psykisk helseteam er forventet å øke fra 228 til 254, en økning på 11,4% Antall brukere med behov for hjemmebesøk og oppfølging av rusteam er forventet å øke fra 65 til 72 Antall personer med behov for behandling i grupper er forventet å øke fra 51 til Deloitte AS

96 Oppsummering og vurdering av tjenestestrukturen i Stange Stange kommune har en tjenestestruktur som dekker de viktigste nivåene i tjenestekjeden Det legges til rette for at tjenester kan tildeles og utføres i henhold til BEON- prinsippet innenfor eldreomsorgen. Dette er en viktig forutsetning for kostnadseffektiv drift. Stange har et omfattende tilbud til voksne funksjonshemmede. Tilbudet til brukergruppen ytes hovedsakelig innenfor rammene av en bemannet bolig eller dagtilbud. Tilbudet til unge funksjonshemmede har god bredde og gir mulighet til et differensiert tilbud. Stange har også et omfattende tilbud til brukere med psykiske lidelser. Tilbudet dekker både forebyggende tjenester og behovet for bolig. Den estimerte befolkningsveksten frem mot 2030 indikerer en jevnt vekst i antallet personer mellom år. Veksten i antall personer over 80 år er forventet å være negativ de neste fem årene, for så å øke dramatisk frem mot En forventet vekst i eldrebefolkningen på ca. 50 % trenger ikke å bety at behovet for tjenester også øker med 50%. En bedring i helsetilstanden i befolkningen generelt, bedre boforhold og bedre privatøkonomi blant eldre kan redusere behovet for tjenester. Økningen i eldrebefolkningen med forventet økning i hjelpebehov, forventes likevel å være så sterk, at fordelingsnøklene i inntektssystemet på nasjonalt nivå må endres. Kommunene kan ikke forvente at inntektssystemet tar høyde for behovet for helse- og omsorgstjenester på samme måte som i dag. En videreføring av dagens tildelingspraksis vil ikke være bærekraftig. Dette tilsier at Stange kommune må arbeide målrettet for å forsinke/redusere behovet for tjenester, samt etablere en tildelingspraksis og utmåling av tjenestene som i større grad enn i dag samsvarer med kommunens økonomiske rammer Deloitte AS

97 Beskrivelse av nåsituasjonen i hver virksomhet med vekt på organisering, personalmessige forhold og økonomi

98 Stange helse og omsorgssenter nåsituasjon Organisering og ledelse Personal, bemanning og kompetanse Stange helse og omsorgssenter har 114 beboere fordelt på fem avdelinger Det er en avdelingsleder ved hver avdeling. Avdelingslederne arbeider kun administrativt. Totalt er det 7 lederstillinger ved senteret. Avdelingslederne har fullt personal-,fag- og økonomiansvar ved sine avdelinger. De har ikke ansvar for budsjettering Enkelte av avdelingene har gruppeledere som er delegert ansvar for daglig drift (gruppelederne er ikke definert som ledere) Personalmøter gjennomføres avdelingsvis Senteret har eget kjøkken? og vaskeri Stange helse og omsorgssenter har totalt 134,54 årsverk. 104 av disse går i turnus. De øvrige årsverkene er knyttet til ledelse, kjøkken, renhold og øvrige støttefunksjoner Det er egen turnuser ved hver avdeling. Personalet arbeider i hovedsak på avdelingen hvor de står i turnus. I henhold til beskrivelser fra intervjuene er det lite samarbeid på tvers av avdelinger. Dette gjelder også sykepleierne Samarbeidet med tjenesteenheten beskrives som godt Det oppleves å være behov for å styrke kompetansen på psykiatri Bemanningen ved de 10 «nye» omsorgsboligene skal dekkes av personale fra Stange helse- og omsorgssenter Økonomi og innsparingstiltak Stange helse og omsorgssenter har hatt budsjettoverskridelser over flere år Årsakene til budsjettoverskridelsene oppgis å være etterslep for forhold som ikke tidligere har vært kompensert for (tilstrekkelig justering av fastlønn som følge av høyere kompetanse) Stange helse- og omsorgssenter skal redusere driften med 3,4 mill NOK på årsbasis (1,7 mill i siste halvår 2014) Utfordringer Den nevnte innsparingen skal blant annet foretas gjennom at 10 av plassene ved Stange helse- og omsorgssenter gjøres om til døgnbemannede omsorgsboliger. Dette er oppleves som en krevende prosess, hvor det ligger store lederutfordringer i å ivareta berørte beboere og medarbeidere. er en stor. Sykepleierne ved Stange helse- og omsorgssenter gir uttrykk for at det er for stor bredde i fagansvaret. Dette gjør det utfordrende å arbeide på tvers av avdelinger Det er ønske om å differensiere og rendyrke sykehjemstilbudet i Stange ytterligere slik at hvert av helse- og omsorgssentrene blir mer spesialisert (eks samle alle demensplasser) Deloitte AS

99 Beregning av bemanningsfaktor, administrasjon og støttefunksjoner ved Stange helse og omsorgssenter Beregning av bemaningsfaktor ved avdelingene Avdeling Antall beboere Type plass Årsverk totalt i turnus ved avdelingen Årsverk totalt i turnus Bemanningsfaktor ved avdelingen ink postvert og nattevakt Sykepleierfaktor Avdeling langtid, 9 skjermet 19,17 20,18 0,92 0,27 Avdeling langtid, 2 korttid 16,6 17,70 0,74 0,32 Avdeling langtid 16,76 17,86 0,74 0,27 Avdeling 4 20 kortidsplasser, hvorav 4 rullering og 28 8 rehab 23,9 24,39 0,87 0,34 Avdeling 5 16 skjermet for personer med demens 16 24,2 24,48 1,53 0,50 Postvert 2 Totalt ,63 104,62 0,92 0,33 Beregning av administrasjon og støttefunksjoner Administrasjon og støttefunksjoner Årsverk Virksomhetsleder 1 Del av ledersstilling som ikke går i turnus 7 Merkantil 3,47 Fysioterapeut 0 Ergoterapeut 0 Aktivitør 0 Tilsynslege 0 Renhold 5,8 Kjøkken 7,82 Vaskeri 1,5 Bygg, service, vaktmester 1 Andre stillinger 1 Andre stillinger 1,33 Totalt 29,92 Kommentarer til bemanningen* Bemanningsfaktor varierer mer mellom avdelingene enn det som er vanlig Bemanningsfaktor ved avdeling 2 og 3 synes å være lav, mens bemanningen ved avdeling 5 synes å være høy Sykepleierfaktor på avdeling 5 er høyere enn det vi vanligvis finner ved skjermede avdelinger *Deloitte har tidligere foretatt beregninger av bemanningsfaktor ved sykehjem med tilsvarende størrelse og driftsform som i Stange. Erfaringene fra disse sykehjemmene er at pleiefaktor normalt ligger rundt 0,90 i avdelinger med korttids-/avlastnings-/rehabiliteringsplasser. På langtidsavdelinger hvor beboerne har en blanding av somatiske lidelser og demens, ligger pleiefaktor normalt mellom 0,80 og 0,85. På avdelinger med langtidsbeboere som har behov for skjerming ligger pleiefaktor normalt mellom 0,90 og 1, Deloitte AS

100 Ottestad helse og omsorgssenter nåsituasjon Organisering og ledelse Ottestad helse- og omsorgssenter har 48 beboere fordelt på tre avdelinger Avdeling 1 er en demensavdeling delt over 2 etasjer. Avdeling 2 har somatiske og demente beboere, mens avdeling 3 har 4 lindrende plasser, en korttidsplass og 7 somatiske plasser. Virksomhetsleder har overordnet ansvar for økonomi, personal, fag og daglig drift. Personal-, drift- og fagansvar er delegert til avdelingslederne. Lederne opplever organiseringen hensiktsmessig med kort vei til virksomhetsleder og samarbeid på tvers av avdelingene Det arbeides med å utvikle og etablere felles prosedyrer og rutiner på tvers av avdelingene (fast møtekalender). Økonomi og innsparingstiltak I 2013 hadde Ottestad helse og omsorgssenter et underskudd på 1,7 mill., hvorav 1. mill. var tilførte midler. Merforbruket kan forklares med en utvidet kortvakt fra kl i januar pga. økt pleietyngde Innsparingstiltak fra 2014 er en reduksjon i vaktene med totalt 6 timer per dag fordelt på to avdelinger Det oppleves som krevende å holde budsjett, fordi det stilles stadig større krav til oppgaver som skal gjøres innenfor rammen og fordi pasientenes pleietyngde er økende Personal, bemanning og kompetanse Ottestad helse og omsorgssenter har totalt 56,13 årsverk. 42,23 av disse går i turnus. De øvrige årsverkene er knyttet til ledelse, kjøkken, renhold og øvrige støttefunksjoner Bemanningsnormen er en sykepleier på hver avdeling, eller som bakvakt. Lindrende enhet ble opprettet uten å få tilført mer midler. Ansatte opplever faglig og personlig kompetanse ved senteret er høy, generelt sett. Ansatte opplever stort behov for mer sykepleierkompetanse Det er godt samarbeid på tvers av avdelingene ved behov for oppdekking av sykepleiekompetanse. Senteret har arbeid systematisk med nærvær, noe som har hatt positiv effekt på sykefraværet Utfordringer Sprikende pasientgrupper gjør det vanskelig å planlegge, «Gråsonepasienter» som trenger tilsyn og tilrettelegging faller mellom to stoler Ikke heldig at langtidspasienter blir plassert sammen med pasientene på de lindrende plassene Lite samarbeid med Stange helse- og omsorgssenter Deloitte AS

101 Beregning av bemanningsfaktor, administrasjon og støttefunksjoner ved Ottestad helse og omsorgssenter Beregning av bemaningsfaktor ved avdelingene Avdeling Antall beboere Type plass Avdeling 1 a og 1 b 16 Demens Årsverk totalt i turnus ved avdelingen Årsverk totalt ved avd inkl nattevakt Bemanningsfaktor Sykepleierfaktor 13,23 15,48 0,97 0,28 Avdeling 2 20 Somatikk/demens 12,08 14,89 0,74 0,31 Avdeling 3 Somatikk, 4 lindrende plasser, 1 korttidsplass/rullering 12 9,17 10,86 0,90 0,49 Nattevakter 2,25 å.v på avd 1 og 4,5 å.v på avd 2 6,75 Totalt 48 41,23 41,23 0,86 0,29 Beregning av administrasjon og støttefunksjoner Administrasjon og støttefunksjoner Årsverk Virksomhetsleder 1 Del av ledersstilling som ikke går i turnus 2,6 Merkantil 1 Fysioterapeut 0 Ergoterapeut 0 Avktivitør 0,6 Tilsynslege Renhold 2,1 Kjøkken 5,4 Vaskeri 0,5 Bygg, service, vaktmester 0,5 Frisør 0,2 Andre stillinger Totalt 13,9 Kommentarer til bemanningen Også ved Ottestad helse og omsorgssenter varierer bemanningsfaktor mer enn det det som er vanlig Bemanningsfaktor ved avdeling 2 synes å være lav, mens bemanningen ved avdeling 1 synes å være høy. Dette kan ha sammenheng med måten nattevaktene er fordelt på Årsverkene på avdeling 1 og 2 inkluderer hhv. 2,25 og 4,5 nattevakter. Nattevaktene er fordelt på avdelingene ut fra antall beboere. * Deloitte har tidligere foretatt beregninger av bemanningsfaktor ved sykehjem med tilsvarende størrelse og driftsform som i Stange. Erfaringene fra disse sykehjemmene er at pleiefaktor normalt ligger rundt 0,90 i avdelinger med korttids-/avlastnings-/rehabiliteringsplasser. På langtidsavdelinger hvor beboerne har en blanding av somatiske lidelser og demens, ligger pleiefaktor normalt mellom 0,80 og 0,85. På avdelinger med langtidsbeboere som har behov for skjerming ligger pleiefaktor normalt mellom 0,90 og 1, Deloitte AS

102 Helsetjenester i hjemmet nåsituasjon Organisering og ledelse Helsetjenester i hjemmet er inndelt i tre områder, hhv. Stange, Romedal og Ottestad. Virksomhetsleder har overordnet økonomiansvar, personalansvar for avdelingsledere, tildeling og oppfølging av omsorgslønn. Koordinering av BPA-ordningen deles nå mellom virksomhetsleder og avdelingssykepleier i Ottestad. Avdelingsleder har ansvaret for fag og personalansvaret for medarbeiderne i avdelingen. Virksomheten har ingen stillingsinstrukser. Alle gjør alt og sykepleierne sine oppgaver Dagens organisering oppleves ikke hensiktsmessig. Innen 2015 skal alle tre områdene samordnes og samlokaliseres på ett sted i Stange Økonomi og innsparingstiltak I 2014 har virksomheten gått med 1,7 mill. i underskudd. Årsak til underskuddet er overtid knyttet til nattevakt. Det er et arbeidslag knyttet til en pasient 3*60 stilling natt som tilsvarer 1,2 mill. i året. Dobbel bemanning på bofellesskapet utgjør cirka 2 mill. i året. I perioder leies det inn ekstra på kveldsvakter. Det er igangsatt tiltak for å sikre bedre vikartilgang for å ikke utløse overtid. Det gjøres kritiske vurderinger av behovet for å leie inn vikarer ved fravær. Kjøkkentjenesten skal effektivisert med kok og kjøl fra september Ytterligere effektiviseringstiltak er innføring av PDA og Multidose Personal, bemanning og kompetanse Helsetjenester i hjemmet har 95,34 årsverk. Med BPA er det 125 årsverk. Det er cirka 40 ansatte i hvert distrikt. Romedal og Ottestad har to årsverk til administrasjon, mens Stange har 1,5. Stange distrikt og virksomhetsleder deler merkantil ressurs Det er omtrent samme antall brukere i hvert område. Romedal har i tillegg et bofelleskap for demente og har høyere bemanning enn de to andre områdene. Bemanningsnormen varierer mellom områdene på dag og kveld. Det er felles nattevakt, 3*60 sykepleiestilling som rullerer på natt på cirka 30 faste pasienter pluss alarmer. Virksomheten samarbeider med mange ulike aktører Helsetjenester i hjemmet har ikke faste samarbeidsmøter med Tjenesteenheten slik de andre virksomhetene har Utfordringer Det har vært utfordrende for tjeneste å redusere fra tre til en virksomhetsleder. Budsjettet oppleves ikke reelt. Tjenesteproduksjon er pr i dag større enn det budsjettrammen tillater. Det er til ubalanse mellom hjemmetjenestens oppfatning av hva brukeren trenger og det vedtaket sier PDAene brukes ikke optimalt. Delegering, ansvar, rutiner og prosedyrer varier på tvers av områdene Samarbeidet med tildelingstjenesten oppleves til dels som vanskelig Det oppleves å være behov for styrket kompetanse i psykisk helse, demens og hverdagsrehabilitering 2013 Deloitte AS

103 Kartleggingen av arbeidsprosesser i helsetjenester i hjemmet viser at arbeidsprosessene mellom de tre områdene mer like enn forskjellige Steg 1 Lang kjøretid Steg 2 Lite bruk av PDA Steg 3 Steg 4 Dobbeldokumentering Steg 5 Stange Oppstart Reise til bruker Besøke bruker Dokumentere Avslutning Manglende resurser Ottestad Steg 1 Oppstart Manglende resurser Steg 2 Reise til bruker Lite bruk av PDA Steg 3 Besøke bruker Steg 4 Dokumentere Dobbeldokumentering Steg 5 Avslutning Romedal Steg 1 Oppstart Lang kjøretid Steg 2 Reise til bruker Lite bruk av PDA Steg 3 Besøke bruker Steg 4 Dokumentere Dobbeldokumentering Steg 5 Avslutning Manglende resurser 2013 Deloitte AS

104 Organiseringen av helsetjenestene i hjemmet medfører at brukere med omfattende behov får besøk av mange forskjellige hjelpere, noe som kan gå utover kvaliteten på tjenesten som utøves ovenfor bruker Uttalelser fra helsetjenester i hjemmet: «Får ikke gå på do når de må på do» «Mye ventetid» BRUKER «Ansatte har ikke tid til å sette seg ned å ta en prat med ensomme brukere» «De forskjellige pleierne gjør ting forskjellig» «Brukere får ikke mat når de er sultne» «Forskjellige pleiere i stell og hjelp i hjemmet» Deloitte AS

105 Beregning av tilgjengelig tid (bemanning), vedtakstid og registrert tid i helsetjenester i hjemmet* Bemanning, vedtakstimer og oppdragstid helsetjenester i hjemmet Stange HBO Ottestad HBO Romedal HBO Årsverk hjemmesykepleie 21,63 20,54 25,86 Årsverk hjemmehjelp 6,02 6,25 6,65 Tilgjengelige timer hjemmesykepleie (årsverk*35*4) Tilgjengelige timer hjemmehjelp (årsverk*37,5*4) Vedtakstimer Pleie og omsorg registrert på Sak ( 31 dager) Vedtakstimer Praktisk bistand registrert på Sak ( 31 dager) Forholdet mellom tilgjengelige timer og vedtakstimer hjemmesyk 53 % 53 % 50 % Forholdet mellom tilgjengelige timer og vedtakstimer hjemmehjelp 63 % 65 % 76 % Kvittert oppdragstid hjemmesykepleie Registrert tid på PDA/journal hjemmesykepleie Forholdet mellom vedtakstid og kvittert oppdragstid hjemmesykepleie Forholdet mellom vedtakstid og Registrert tid på PDA/journal hjemmesykepleie Avvik i % forholdet mellom vedtakstid og Registrert tid på PDA/journal hjemmesykepleie 21 % 24 % 16 % Kvittert oppdragstid hjemmehjelp Forholdet mellom vedtakstid og kvittert oppdragstid hjemmehjelp Kommentarer til tabellen: I hjemmesykepleiedistrikt med god effektivitet pleier forholdet mellom tilgjengelige timer og vedtakstimer på hjemmesykepleie å ligge rundt 50 %. Alle distriktene i Stange ligger på eller over dette nivået. Det tilsier godt samsvar mellom de vedtakene som er innvilget og tilgjengelige ressurser til å utføre vedtakene. Innenfor praktisk bistand pleier distrikt med god effektivitet pleier forholdet mellom tilgjengelige timer og vedtakstimer på hjemmesykepleie å ligge rundt %. Både Stange og Ottestad ligger på dette nivået. Romedal ligger enda høyere med 75 %.Det tilsier godt samsvar mellom de vedtakene som er innvilget og tilgjengelige ressurser til å utføre vedtakene. * Kilde: Uttrekk fra Gerica fra januar Deloitte AS

106 Beregning av tilgjengelig tid (bemanning), vedtakstid og registrert tid i helsetjenester i hjemmet Kommentarer til tabellen på foregående side: Forholdet mellom vedtakstid og kvittert oppdragstid hjemmesykepleien tilsier at det er ulik praksis mellom distriktene: Stange har 167 færre registrerte utførte timer enn vedtakstimer. Dette indikerer at ikke alle vedtak blir utført. Ottestad har et lite avvik, og utfører 22 timer mer enn det vedtakene sier Romedal utfører 176 timer mer enn det vedtakene sier. Forholdet mellom vedtakstid og kvittert oppdragstid innenfor praktisk bistand viser at avvikene er små og at det ikke er store forskjeller mellom distriktene. Stange utfører noen flere timer enn vedtakene sier, mens Ottestad utfører noen færre timer enn det vedtakene sier Forholdet mellom vedtakstid og registrert tid på PDA/journal i hjemmesykepleien tilsier at det er lik praksis mellom distriktene. Alle distriktene registrerer færre timer på PDA'en enn det vedtaket sier. Avviket er prosent Deloitte AS

107 Tjenester for funksjonshemmede (TFF) nåsituasjon Organisering og ledelse Tjenesten for funksjonshemmede har 59 leiligheter fordelt på 12 avdelinger. Antallet avdelinger skal reduseres til 11 fra , og ytterligere til 10 avdelinger f.o.m Flere av boligene yter tjenester til hjemmeboende brukere utenfor boligen på dag og kveld Avdelingslederne har faglig ansvar, budsjett- og personalansvar for sin avdeling. Enkeltsaker avklares med virksomhetsleder ved behov. Avdelingslederne gir uttrykk for at organiseringen av virksomheten fungerer godt. Avlastningstjenesten ble en del av TFF f.o.m og mener dette fungerer bra Økonomi og innsparingstiltak Budsjettet i de ulike avdelingene balanseres mot hverandre Avdelingsledere legger budsjett og turnus sammen med virksomhetsleder. Ressursene som tildeles følger vedtaket Avdelingslederne opplever at TFF kommer dårlig ut etter lønnsoppgjør, man ikke får budsjettmessig kompensert lønnsøkning for bl.a. sommerferievikarer, korttidsvikariater, arbeidsgiverperiode og økte turnustillegg TFF er i ferd med avvikle bofellesskap og gjøre bemanningsmessige tilpasninger i.h.t innsparingsvedtak Personal, bemanning og kompetanse TFF har totalt 175 årsverk i turnus. : Virksomheten har totalt 11 medarbeidere i administrative stillinger, inkludert 8 avdelingsledere. Dette utgjør 11 årsverk. Avdelingslederne i de små bofellesskapene opplever at driften som sårbar, faglig sett. Personalet utøver aktivt tilsyn når beboerne er i egen leilighet. Virksomheten ønsker seg flere miljøterapeuter eller andre med tre års utdanning fremfor assistenter, for å sikre kvalitet og tverrfaglighet. Det vedtatt at stillingen som fagkoordinator i TFF skal flyttes til tjenesteenheten. Utfordringer Flere og tyngre brukere med sammensatte lidelser øker behovet for samarbeid med andre tjenester. Sårbart med små bofellesskap. Vil være behov for endringer på sikt. Beboerne er blir eldre, og det blir stadig mer utfordrende å tilpasse tilbudet til endringer i brukerens behov. Det er vedtatt nedleggelse av et av bofellesskapene. Usikkert om dette lar seg gjennomføre i De ansatte i TFF savner planer/strategier for hvordan man skal ivareta en stadig mer variert brukergruppe (eldre, unge, rus/psykiatri) Deloitte AS

108 Kartlegging av beboere, bemanning og administrasjon i TFF Tabellene nedenfor gir et oversiktsbilde av antall beboere og antall ansatte i boligene i TFF til ulike tider på døgnet uken igjennom. Tilsvarende tabeller finnes for hver av boligene. Oversikt over total bemanning og antall beboere alle dager i uken Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Totalt alle dager alle enheter Dag beboere i bolig Dag beboere utenfor bolig som får tjenester av personalet Dag ansatte tilstede i bolig Beboere på dagsenter/skole Ansatte fra bolig som er med bruker på dagsenter/skole Antall beboere med hjemmedag Antall brukere som mottar tjenester utenfor boligen (satelittbrukere) Kveld beboere i bolig Kveld beboere utenfor bolig som mottar tjenester av personalet Kveld ansatte Natt beboere Natt ansatte hvilende Natt ansatte våken Yrkesgruppe/kompetanse ( turnus) TOTALT Vernepleiere 23,00 Sykepleiere 4,80 Hjelpepleiere 29,44 Helsefagarbeidere 28,82 Andre med høgskoleutdaning 14,21 Assistenter 75,10 Annet 0,00 Avdelingsleder 0,00 Sum årsverk 175, Deloitte AS

109 Kartlegging av beboere, bemanning og administrasjon i TFF Kommentarer til tabellen på foregående side: Sett i forhold til kommunestørrelsen har Stange et stort antall funksjonshemmede brukere med store bistandsbehov. Dette skyldes blant annet at kommunen har mange vertskommunebrukere. Flertallet av kommunens funksjonshemmede brukere for sine tjenester fra TFF. 9 av brukerne i TFF har 2:1- bemanning. Disse brukerne er samlet i fire boliger. TFF har 16 brukere med 1:1-bemanning 14 av de 59 beboerne har vedtak i henhold til helse- og omsorgstjenestelovens kapittel 9 eller pasientrettighetslovens kapittel 4 (bruk av tvang og makt). Dette er på nivå med det vi finner i andre kommuner. Totalt har Stange 56 ressurskrevende. 39 av disse er i TFF Bemanningsoversikten på foregående side viser en konsistens i forholdet mellom antall beboere og antall ansatte uken igjennom. I de fleste tilfeller hvor bemanningen på dagtid er høyere enn det antallet tilstedeværende beboere skulle tilsi, ytes det tjenester til brukere utenfor boligen. Det er også flere av brukerne som har halv dag på aktivitets-/opplærings- og arbeidstilbud. Gjennomsnittlig bemanningsfaktor (årsverk/beboere) er 2,9. Dersom satelittbrukerne tas med er bemanningsfaktor 1,65. Bemanningsfaktor i avdelingene varierer fra 8,2 til 0,83. Andelen med arbeidere med høyskoleutdanning er 24 %. Dette er lavere enn det vi normalt finner i andre kommuner Deloitte AS

110 Lille Kjonerud bofellesskap (LKB) nåsituasjon Organisering og ledelse Lille Kjonerud bofellesskap har 18 leiligheter. Det er nå 16 bebodde leiligheter i bofelleskapet, hvorav boligen har ansvar for 13 beboere, mens de 3 andre er tilknyttet TFF. 8 av 13 beboere er ressurskrevende brukere. De øvrige har stort bistandsbehov gjennom døgnet.. En virksomhetsleder, en avdelingssykepleier og kjøkkenleder har lederansvaret. Virksomhetsleder har drifts-, økonomi- og personalansvar, avdelingssykepleier har ansvar for fag, turnus og turnusplaner. Personalansvar forvaltes i samarbeid mellom virksomhetsleder og avdelingssykepleier. Det er en oppfatning om at organiseringen på LKB fungerer godt. Økonomi Lille Kjonerud bofellesskap mottar refusjon fra Helse Sør- Øst for fem brukere som fylkeskommunen tidligere hadde ansvaret for. Det var en gjennomgang av driften i 2011, hvor det ble konkludert med at LKB ikke drifter dyrere enn andre enheter. LKB skal redusere 1,5 mill. kroner i 2014 og 2,5 mill. kroner i Dette gjennomføres ved å redusere antall årsverk i grunnturnus, samt ekstra aktiviteter for beboerne. Personal, bemanning og kompetanse Lille Kjonerud bofellesskap har 41 faste ansatte, inkludert kjøkken og renhold. Totalt 28,9 årsverk. Det oppleves å være god dekning av hjelpepleiere og sykepleiere. Fast bemanningsnorm med 7 ansatte på jobb på dag, 5 ansatte på kveldsvakter, og 2 ansatte på natt. Dag på helg og helligdager er det 6 ansatte. På grunn av usikkerhet om videre drift står enkelte leiligheter ledig. Bemanning er redusert i takt med behovet 2 av beboerne har BPA i tillegg til bofellesskapets faste bemanning Utfordringer Det er stor usikkerhet knyttet til fremtiden til bofellesskapetog usikkerhet om hvilken tjeneste kommunen ønsker å tilby i dette bofellesskapet. Underetasjen i bofellesskapet omgjøres til omsorgsboliger. Utfordrende når brukere som utløste statlige refusjonsmidler faller fra. Økt krav til hverdagsrehabilitering og behandling i stell av beboere. Økt behov for kompetanse på psykisk helse. Økt behandlingsbehov gir ønske/ behov for tilsynslege. (beboerne har pr i dag egen fastlege) Deloitte AS

111 Kartlegging av beboere, bemanning og administrasjon ved LKB Tabellene nedenfor gir et oversiktsbilde av antall beboere og antall ansatte ved LKB til ulike tider på døgnet uken igjennom. Beboere og bemanning ved LKB Man Tir Ons Tor Fre Lør Søn Dag beboere i bolig Dag ansatte tilstede i bolig Beboere på dagsenter/skole Ansatte fra bolig som er med bruker på dagsetner/skole Antall beboere med hjemmedag Antall brukere som mottar tjenester utenfor boligen (satelittbrukere) Kveld beboere i bolig Kveld ansatte 4,5-5 4,5-5 4,5-5 4,5-5 4,5-5 4,5-5 4,5-5 Natt beboere Natt ansatte hvilende Natt ansatte våken Kompetansesammensetting i boligen Årsverk Kommentar Virksomhetsleder 1,00 Hjelpepleiere Helsefagarbeidere 5,90 8,62 Andre med høgskoleutdaning 7,60 Sykepleiere Assistenter 1,00 Annet Avdelingsleder 3,78 Kjøkken /renhold (2.78) Sekretær (1) 1,00 Sum årsverk 28,90 inkl. kjøkken/renhold. Bemanningsfaktor er beregnet til 2, Deloitte AS

112 Helse- og rehabiliteringstjenesten nåsituasjon Organisering og ledelse Helse- og rehabiliteringstjenesten er en bredt sammensatt virksomhet med mange deltjenester Virksomhetsleder har overordnet ansvar. Avdelingsleder har personal- og økonomiansvar i samråd med virksomhetsleder. Avdelingsleder har også fagansvar. Det er fastlagte rutiner for samarbeid på tvers av virksomhetene. Noen Fysio- og ergoterapeuter jobber i formaliserte team. Organiseringen oppleves som hensiktsmessig, men det oppleves til dels som uheldig at helsestasjonen ligger under barn og familie. Personal, bemanning og kompetanse Se egen tabell på neste side for årsverk og kompetansesammensetning. Virksomheten mangler fastleger til å oppfylle fastlegeforskriften Økonomi og innsparingstiltak Helse- og rehabiliteringstjenesten opplever at de har fått trangere økonomiske rammer år for år. Virksomheten holder budsjettet, men oppgir at det skyldes sykepengerefusjon (mulighet til å la være å leie inn ved langvarig fravær). Bofellesskapet Høgmyr oppleves ikke å ha de riktige økonomiske rammene. Det er ikke tilstrekkelige midler til dagens drift. Behov for lokaler - må leie lokaler når man skal gi gode tjenester. Det har man ingen budsjettpost på. Utfordringer Det er store utfordringer rundt nødnett i helsetjenesten Det oppleves som en utfordring for rehabilitering at helsestasjonen ligger under barn og familie Avdeling rus og psykisk helse og avdeling Høgmyr samarbeider lite med Familiehjelpa Opplevelse av manglende kompetanse på kognitiv svikt blant ansatte i hjemmetjenesten Noen avdelinger opplever at det er for lite anledning til å gå på kurs Deloitte AS

113 Bemanning og kompetanse i Helse- og rehabiliteringstjenesten AVDELING ANTALL STILLINGER GRUNNUTDANNING VIDEREUTDANNING Legetjeneste 1918 leger (fastleger) 11 spesialist i allmenmedisin, 1 turnuskandidat 1 spesialist i samfunnsmedisin, 1 spesialist i anestesiologi 0,4 1 lege på helsestasjon Administrasjon 1 1 bachelor i offentlig styring 1 1 ergoterapeut (virksomhetsleder) Administrasjon og ledelse Tangen legesenter 1,6 2 helsesekretærer med autorisasjon Helsetjenesten Ilseng fengsel 1,2 2 sykepleiere 1 videreutdanning i psykisk helsearbeid Fysioterapiavdelingen 11,35 14 fysioterapeuter med driftsavtale 4 spesialister i manuellterapi 2 spesialister psykomotorisk fys 1 master i idrett og fysisk aktivitet 7 8 fysioterapeuter med fastlønn 1 spesialfysioterapeut barn 1 master pedagogikk 1 master helsearbeid barn og unge 1 master rehabilitering + videreutd. admin og ledelse 1 tverrfaglig videreutdanning folkehelsearbeid 1 utdanning klassisk akupunktur Ergoterapiavdelingen 6,7 7 ergoterapeuter 1 forvaltningsrett 0,2 1 spesialsykepleier 1 administrasjon og ledelse 2 pedagogisk veiledning 5,9 7 fagarbeidere 1 aktiv omsorg 1 ergoterapeut 2 2 med grunnskole Avdeling rus og psykisk helse, inkl Meierigården dagsenter 7,5 9 sykepleiere 2 master psykisk helsearbeid 5 videreutdanning psykisk helse 1 1 ergoterapeut Master psykisk helse 0,7 1 sosionom Videreutdanning psykisk helse 7,8 8 fagarbeidere 6 viderutdanning rus/ psykisk helse/ seprep Høgmyr 2,6 3 sykepleiere 3 videreutdanning i psykisk helsearbeid 3,5 5 fagarbeidere 1 fagarbeider videreutdanning psykisk helsearbeid 2,7 5 assistenter 1 fagarbeider videreutdanning tverrfaglig miljøarbeid innen rus og psykisk helsearbeid I kolonnen som viser grunnutdanning, er alle fast ansatte med, uavhengig av stillingsbrøk. I kolonnen videreutdanning vises hvilken videreutdanning noen av disse fast ansatte har Deloitte AS

114 NAV nåsituasjon Organisering og ledelse NAV Stange er i likhet med andre NAV- kontor skilt i en kommunal og en statlig del. Det er den kommunale delen som inngår i kartleggingen her. NAV delt inn i to avdelinger etter ytelser (stat og kommune). Avdelingene er delt inn i team. Mottak dekker hele spekteret av ytelser. Det er en avdelingsleder på hver avdeling som kun har administrative oppgaver. Det er utarbeidet samarbeidsavtaler med flyktningetjenesten og Barn og familie Avdeling for psykisk helse og rus er NAVs er nærmeste samarbeidspart (samarbeidsavtale under utarbeidelse) NAV er representert i tildelingsutvalget for omsorgsboliger. Økonomi og innsparingstiltak NAV er ikke direkte berørt av de vedtatte innsparingstiltakene Personal, bemanning og kompetanse Nav Stange har 16,9 årsverk på kommunal side, og 17 årsverk på statlig side. Det er også ett årsverk på Meieriet (arbeidstrening) NAV opplever å ha god kompetanse, men kunne hatt mer kompetanse på marked på den statlige siden. Teamorganiseringen sikrer god balanse mellom breddekunnskap og spisskompetanse Det er utfordringer knyttet til kapasitet, og arbeidsbelastningen i teamene er noe ujamn. På sykepenger er det stort arbeidspress for tiden, dette får konsekvenser for oppfølgingen. Utfordringer Skole, utdanning og grei privatøkonomi er viktige forutsetninger for en god folkehelse der har NAV en viktig oppgave opp i mot de andre virksomhetene. Samarbeidet med boligforetaket er en som en utfordring. Generelt oppleves det å være lite helhet i Stanges kommunes tildeling av boliger til vanskeligstilte Rusteamet oppleves mindre tilgjengelige etter at de ble innlemmet i psykisk helse Deloitte AS

115 Barn og familie nåsituasjon Organisering og ledelse Virksomhet for barn og familie omfatter tjenestene barnevern, Familiehjelpa (forebyggende psykisk helsearbeid barn og unge), helsestasjon og skolehelsetjeneste, samt tjenester for funksjonshemmede barn og unge Virksomhetsleder har overordnet ansvar for økonomi, fag og personal, og direkte personalansvar for avdelingsledere og systemkoordinator. Økonomiansvar innen tildelt ramme, fagansvar og personalansvar for ansatte i egen tjeneste er videredelegert til avdelingsledere. Virksomhetsleder har ansettelsesmyndighet BaFa opplever hovedsakelig organiseringen som hensiktsmessig. Personal, bemanning og kompetanse BaFa opplever til dels samlet sett å ha den riktige kompetansen for å løse sine nåværende oppgaver Det oppleves vanskelig å få tilgang på tilsvarende kompetansen som er i avdeling psykisk helse og rus og det har vært et opplevd dårlig samarbeid. Enkelte samarbeidspartnere har for lite kunnskap til å identifisere omsorgssvikt og er for tilbakeholdne med å melde bekymring til barnevernet. Det er ikke tilstrekkelig formalkompetanse på rusarbeid. Mange med realkompetanse. Lite samordning av forebyggende rusarbeid i hele kommunen spesielt i forhold til ungdom. Økonomi og innsparingstiltak Alle avdelingsledere har økonomioppfølgingsansvar for sine enheter og rapporterer til virksomhetsleder BaFa gikk i underskudd i Hovedsakelig skyldes dette overskridelser på barnevern (plassering i fosterhjem, institusjons- og akuttplasseringer). Det har vært en betydelig økning omsorgslønn til funksjonshemmede barn og unge Virksomheten mener å være underbudsjettert i Øremerkede midler kom ikke tjenesten til gode i sin helhet. Bekymring knyttet til at statlige midler fra opptrappingsplan rusfeltet ble lagt i kommunens rammetilskudd i 2013 og fjernet igjen i 2014 Innsparingstiltak er knyttet til å ligge lavt i antall stillinger i skolehelsetjenesten, refusjon av sykepenger, holde stillinger ubesatte og innstramminger på omsorgslønn Utfordringer Ønskelig at Pedagogisk- psykologisk tjeneste var lagt under BaFa/tilbake som egen tjeneste for Stange kommune. Utfordrende å få tilgang til kompetansen Det ønskelig med tettere samarbeid med TFF og helserehabilitering om fremtidige boligbehov 18 års grensen innebærer en utfordring for barn/unge med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Man opplever et mer fragmentert tjenestetilbud etter brukere har fylt 18 år Utfordrende å finne institusjonsplasser for barnevernet Flyktninger og psykisk helse er et utfordrende område Kommunene får nye oppgaver fra staten hvor ressursbehovet ikke kompenseres fullt ut Deloitte AS

116 Tjenesteenheten nåsituasjon Organisering og ledelse Tjenesteenheten ble opprettet , etter vedtak i kommunestyret. Enheten rapporterer til kommunalsjef, som har personalansvar. Tjenesteenhetens primære oppgaver er å behandle søknader om helse- og omsorgstjenester, kartlegge og vurdere søkerens bistandsbehov og fatte vedtak om tjenester. Tjenesteenheten har pr april 2014 myndighet til å tildele matombringing, hjemmesykepleie, praktisk bistand, brukerstyrt personlig assistanse, institusjonsopphold, og opphold ved LKB og Vallset bofellesskap Personal, bemanning og kompetanse Tildelingsenheten skal etter planen bemannes med 5 årsverk. Pr april 2014 er tre årsverk på plass. Enheten har ikke egen leder, men en koordinator De ansatte i enheten er en ergoterapeut med videreutdanning i administrasjon og ledelse, en sykepleier og en sosionom Utsagn fra intervjuene med de øvrige virksomhetene viser at etableringen av Tjenesteenheten oppfattes som en styrke for helse- og omsorgstjenestene i Stange. Økonomi og innsparingstiltak Bakgrunnen for at Tjenesteenheten ble opprettet var blant annet ulik tildelingspraksis mellom de tre distriktene i hjemmetjenesten. Opprettelsen av Tjenesteenheten et av flere virkemidler for å oppnå bedre ressursutnyttelse og budsjettkontroll innenfor helse- og omsorgstjenestene. På grunn av ulike utfordringer i oppstarten, har det vært lite oppmerksomhet om Tjenesteenhetens bidrag til den overordnede styringen av helse- og omsorgstjenestene. Tjenesteenheten har kun ansvar for eget budsjett, selv om vedtakene som fattes her har økonomiske konsekvenser for andre virksomheter Utfordringer Tjenesteenheten har hatt en del oppstarts -og innkjøringsproblemer Samarbeidet med helsetjenester i hjemmet beskrives som utfordrende blant annet fordi det er ulike oppfatninger om hva som er brukerens behov, og hvem som har rett til å definere dette. Tjenesteenheten har p.t ikke myndighet til å tildele alle helseog omsorgstjenester. Dette begrenser enhetens mulighet til tilby «tjenestepakker» hvor ulike tjenester settes sammen, som erstatning for institusjonsopphold Bemanningsfaktoren er en utfordring. Det er pr i dag tre stillinger på innbyggere. Gir sårbarhet i saksbehandling og ved fravær. Riktig pasient på riktig plass ved helse og omsorgssentrene 2013 Deloitte AS

117 Mer om saksbehandling og tildeling av tjenester Tjenesteenheten I henhold til vedtatt prosedyre for saksbehandling er Tjenesteenhetens formål å sikre : Rettferdig og lik vurdering av alle typer kommunale helse og omsorgstjenester. At den enkelte bruker nødvendig helsehjelp i henhold til gjeldende lovverk. At tjenester tildeles etter BEON prinsippet, dvs. at tjenester tildeles på Beste Effektive Omsorgs Nivå. Det er utarbeidet en egen prosedyre for saksbehandling, i denne framheves blant annet: Saksbehandler innhenter og utveksler nødvendig informasjon og opplysninger, og vil ofte foreta vurderingsbesøk. Søker skal der det er mulig medvirke. Deretter fattes forslag til vedtak. Tjenesteenhet vurderer vedtak, og saksbehandler med koordineringsansvar har vedtaksmyndighet og godkjenner alle vedtak. Det er utarbeidet kriterier for tildeling for alle tjenester som Tjenesteenheten har myndighet til å tildele. Tjenester tildeles med grunnlag vurderinger av individuelle behov. Det er Tjenesteenheten som har kontakten med sykehuset i forhold til utskrivningsklare pasienter Ved endring av vedtak må endring i funksjonsnivå dokumenteres. Før vedtaket endres er det praksis å gå igjennom brukerens journal og se på hjemmesykepleiens vurderinger av brukerens funksjonsnivå. Vedtakene endres da i tråd med endringsmeldingens innhold. Endringen må tilsvare en endring av tjenesteutmålingen på +/- 25% før vedtaket endres Deloitte AS

118 Del 3: Vurderinger grunnlag for forslag til tiltak i del 4

119 Vurderinger organisering og ledelse (1) Den overordnede organiseringen av helse- og omsorgstjenestene i Stange følger i all hovedsak brukergruppene og framstår som logisk og robust Den overordnede organiseringen av virksomhetene vurderes å legge godt til rette for kostnadseffektiv drift Flere av virksomhetene er store det gir fleksibilitet og økonomisk handlingsrom, men medfører at virksomhetslederne har et stort kontrollspenn. Dette gir styringsmessige utfordringer. Den interne organiseringen av virksomhetene synes å være konsistent, og avdelingsledernes ansvar er stort sett definert likt i alle virksomheter Avdelingslederrollen synes å være klart definert Gjennom intervjuene har det framkommet svakheter ved når det gjelder tilbudet til: brukere med psykiske lidelser (adskilt fra det øvrige tilbudet til hjemmeboende) demente (fordelt på flere virksomheter) funksjonshemmede barn og unge (ved overgangen til voksentjenestene) ivaretakelsen av barnevernsbarn ved overgangen til voksenlivet Deloitte AS

120 Vurderinger organisering og ledelse (2) Virksomhetene med mange mindre tjenester (Helse- og rehabiliteringstjenesten, Barn og familie) har funnet en internt organisering som synes å fungere bra for dem Tilbudet til brukere med psykiske lidelser er spredt på flere virksomheter. I intervjuene er det flere ledere og medarbeidere som peker på at samarbeid rundt brukere med psykiske lidelser og rusproblemer er en utfordring. Ansvaret for de heldøgnsbemannede boligene til denne brukergruppen (Høgmyr) er lagt til Helse- og rehabiliteringstjenesten, adskilt fra andre virksomheter med døgnturnus. Det er allerede igangsatt et arbeid med sikte på å vurdere organiseringen av tilbudet til brukere med psykiske lidelser. Størrelsen på virksomhetene i Stange stiller store krav til avdelingslederne. Inntrykket fra intervjuene er at virksomhetsledere må arbeide mer strategisk og overordnet, mens den daglige driften i stadig større grad overlates til avdelingslederne. I det daglige er det avdelingslederne som tar beslutninger med økonomiske konsekvenser. Vi stiller spørsmål ved om det er investert tilstrekkelig i dette ledernivået hva angår personalledelse og økonomistyring Deloitte AS

121 Vurderinger personal, bemanning og kompetanse (1) Alle virksomheter med døgndrift har en bemanningsnorm eller en minstenorm på grunnbemanningen Helse og omsorgssentrene: Helse og omsorgssentrene har mange turnuser (en turnus pr avdeling). Det synes å være lite samarbeid på tvers av avdelingene ved hvert senter og påfallende lite samarbeid mellom de to helse og omsorgssentrene. Det er behov for å foreta utjamninger av bemanningsfaktoren ved flere av avdelingene ved helse og omsorgssentrene, og behov for å se nærmere på bruken av sykepleierkompetansen Helsetjenester i hjemmet: Utsagn fra intervjuene tilsier at distriktene har ulike bemanningsnormer (og ulik arbeidsbelastning). Det har også kommet fram at Romedal har hatt en mer romslig tildelingspraksis enn de to andre distriktene. Dette er man i ferd med å rydde opp i. Ut fra beregninger av forholdet mellom tilgjengelige ressurser og vedtakstid framstår arbeidsbelastningen mellom distriktene som nokså lik, og på nivå med hjemmetjenestedistrikt som driver effektivt Forholdet mellom tilgjengelige ressurser gir indikasjoner på god effektivitet og riktige prioriteringer mellom brukertid og administrativ tid Kartleggingen av arbeidsprosesser avdekker at arbeidet med dokumentasjon og bruk av PDA er kan bli mer effektivt Deloitte AS

122 Vurderinger personal, bemanning og kompetanse (2) TFF: Gjennomganger av forholdet mellom beboere og ansatte indikerer god personaltetthet, jamt over. Samtidig viser bemanningsoversikten konsistens i forholdet mellom antall beboere og antall ansatte uken igjennom. I de fleste tilfeller hvor bemanningen på dagtid er høyere enn det antallet tilstedeværende beboere skulle tilsi, ytes det tjenester til brukere utenfor boligen Bemanningsfaktor ved boligene i TFF varierer fra 0,83 til 8,2 (satelittbrukere er tatt inn i beregningen). To av boligene har lagt høyere bemanning enn det vi normalt finner i kommunale tilbud innenfor denne tjenesten Deloitte AS

123 Vurderinger personal, bemanning og kompetanse (3) Virksomhetene synes jamt over å ha god tilgang på fag- og spesialkompetanse. Gjennom intervjuene har det kommet signaler om kompetanseutfordringer når det gjelder: Psykiatrikompetanse ved helse- og omsorgssentrene Psykiatri- og demenskompetans i helsetjenester i hjemmet Kompetanse på hverdagsrehabilitering i helsetjenester i hjemmet Vi stiller spørsmålstegn ved hvordan medarbeidere med høyskoleutdanning/spesialkompetanse som arbeider i avdelinger som har atferdsproblematikk brukes (helse- og omsorgssentrene, TFF). Bemanningen i disse avdelingene er høy, men hva er det faglige fokuset? Deloitte AS

124 Vurderinger økonomi og innsparingstiltak (1) Inntrykket fra intervjuene er at det økonomiske ansvaret som ligger til virksomhetsledere er klart definert, og at delegasjonsreglementet fungerer etter intensjonen Det er noe ulik praksis mellom virksomhetene når det gjelder delegering av økonomiansvar til avdelingslederne. Dette synes å ha sammenheng med virksomhetsledernes kontrollspenn og behovet for å delegere ansvar til ledere som står nærmere driften Utsagn fra avdelingslederne tyder på at de i begrenset grad blir involvert i budsjettprosessen, og at de i noen tilfeller synes det er vanskelig å forstå rammene som er lagt Flere av virksomhetene hadde (til dels vesentlige) budsjettoverskridelser i Overskridelsene forklares hovedsakelig med økte bistandsbehov hos enkeltbrukere og økt bemanning som en følge av dette I forbindelse med behandlingen av budsjettet for perioden , ble det vedtatt innsparingstiltak tilsvarende 10,7 mill NOK Inntrykket fra intervjuene er at de berørte virksomhetene er godt i gang med å iverksette innsparingstiltakene. Prosessen rundt budsjettvedtaket har imidlertid vanskeliggjort iverksetting, og medført større uro blant ledere og medarbeidere enn nødvendig Deloitte AS

125 Vurderinger økonomi og innsparingstiltak (2) Flere av tiltakene innebærer nedleggelser med store bemanningsmessige konsekvenser, og «følgeeffekter» for andre deler av tjenesten enn de virksomhetene som er direkte berørt. Disse «følgeeffektene» har ikke vært tilstrekkelig adressert I tertialrapporten for første tertial 2014 rapporteres det om vesentlig negative avvik og behov for rammeøkninger ved flere av virksomhetene. Avvikene forklares hovedsakelig med økte behov hos enkeltbrukere. Avvikene er i en størrelsesorden som tilsier at effekten av de vedtatte innsparingstiltakene vil bli nullet ut av nye overskridelser Stanges samlede utgiftsnivå (ressurstilgang), organiseringen av virksomhetene (store, robuste enheter) og de bemanningsmessige rammene for driften (god bemanningsfaktor i turnusvirksomhetene), tilsier at det bør være mulig å gjøre prioriteringer i og mellom virksomhetene som reduserer de rapporterte avvikene i første tertial og behov for rammeøkninger Dersom Stange kommune skal oppnå en mer bærekraftig økonomisk utvikling innenfor helse- og omsorgstjenestene på sikt, er det behov for å se tilbud og tjenester i sammenheng, og gjøre grep som angår helheten i tjenestekjeden snarere enn grep i den enkelte virksomhet Erfaringen fra andre kommuner er at tildelingsfunksjonen spiller en avgjørende rolle for at dette skal være mulig Deloitte AS

126 Del 4: Forslag til tiltak Gjennomgang av organisering og ledelse i Stange kommunens helse og omsorgstjenester

127 Del 4: Forslag til tiltak Helse- og omsorgstjenestene som helhet Helse- og omsorgssentrene Tjenesten til funksjonshemmede (TFF) Lille Kjonerud bofellesskap (LKB) Helsetjenester i hjemmet Helse- rehabilitering Barn og Familie NAV Tjenesteenheten Deloitte AS

128 Forslag til tiltak som gjelder helse- og omsorgstjenestene som helhet (1) Det er behov for helhetlig vurdering av hvordan kommunens samlede boligmasse skal brukes og utvikles framover. Dette gjelder alle boliger som kommunen har tildelingsrett til, så som omsorgsboliger til eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne, botilbud for demente, bofellesskap til funksjonshemmede, boliger til vanskeligstilte m.v. I dette arbeidet bør hensynet til størrelsen på avdelingene og forutsetninger for effektiv drift vektlegges. Det må også utarbeides klare kriterier for tildeling av hver boligtype for å sikre «rett bruker på rett plass» Det er behov for å sikre bedre bruk av fagkompetanse på tvers av avdelinger og virksomheter. Det er spesielt behov for å se nærmere på hvordan fagkompetanse på atferdsproblematikk brukes i helse- og omsorgstjenestene sett under ett. Avdelingslederne vil stå sentralt i arbeidet med å iverksette mange av tiltakene som foreslås. Lederutvikling på dette ledernivået bør vurderes, særlig med sikte på å heve avdelingsledernes kompetanse innen personalledelse og økonomistyring. Avdelingsledere som er bedre rustet til å ivareta personalledelse og økonomistyring på avdelingsnivå, vil bidra til at virksomhetsledere og kommunalsjef kan arbeide mer overordnet, langsiktig og strategisk. Det er behov for å skille tydeligere mellom forvaltningsoppgaver og driftsoppgaver for å sikre bedre faglig og økonomisk styring av tjenestene se eget ark om Tjenesteenheten. Organiseringen av tilbudet til brukere med psykiske lidelser er allerede til vurdering. En samling av disse tilbudene i en egen virksomhet bør inngå i denne vurderingen Deloitte AS

129 Forslag til tiltak som gjelder helse- og omsorgstjenestene som helhet (2) Helse- og omsorgstjenestene i Stange står overfor store utfordringer i årene framover. På kort sikt dreier dette seg om gjennomføringen av de vedtatte innsparingstiltakene, og reduksjon av negative avvik meldt i første tertial På noe lengre sikt dreier det seg om å ivareta flere brukere og brukere med mer omfattende bistandsbehov innenfor knappere økonomiske rammer. Dette krever at: Virksomhetene står sammen om å møte utfordringene og ser tjenestetilbud og kompetanse i sammenheng, slik at fleksible og kostnadseffektive tjenester kan ytes på tvers av virksomheter Virksomhetene arbeidet målrettet for å forsinke/redusere behovet blant innbyggerne generelt sett. Virksomhetene arbeider målrettet for å forsinke/redusere behovet for hjelp fra kommunen hos spesielt utsatte grupper Virksomhetene arbeider målrettet for å forsinke/redusere behovet for ytterligere hjelp fra kommunen hos innbyggere som allerede mottar tjenester Punktene over innebærer blant annet: prioritering av folkehelsearbeid og videreføring av tidlig, tverrfaglig innsats rettet mot barn og familier i risiko at spesielt utsatte grupper identifiseres, og at tjenestetilbudet til disse brukerne legger til rette for at de skal klare mest mulig med egne ressurser at tjenester tildeles og utføres i henhold til BEON- prinsippet Deloitte AS

130 Forslag til tiltak som gjelder statlige tilskudd Det er behov for en grundig, ekstern gjennomgang av prinsipper og praksis knyttet til beregningen av grunnlaget for statlige tilskudd (vertskommunetilskudd, tilskudd til psykisk utviklingshemmede og tilskudd til ressurskrevende tjenester) og hvordan disse tilskuddene regnskapsføres Gjennom intervju og overordnede regnskapsanalyser er det avdekket en rekke problemstillinger som det ikke vært mulig å komme til bunns i, i dette prosjektet Den eksterne gjennomgangen bør ta for seg: Hvilke kriterier som gjelder for tildeling av tjenester innenfor tilbudet til funksjonshemmede (både TFF, LKB og funksjonshemmede barn) Prinsipper og praksis for utmålingen av vedtakstid Prinsipper og praksis for utmåling av tid til ved tilsyn (ikke direkte tjenesteutøvelse) Prinsipper og praksis for utmåling av bistand/tilsyn på natt Forholdet mellom tid utmålt i vedtak og faktisk bemanning Grunnlaget for beregningen av timeprisen som legges til grunn for tilskuddet til ressurskrevende tjenester Sammenhengene mellom innrapporteringer som legges til grunn for søknad om tilskudd til ressurskrevende tjenester (pr bruker),og tilbakeføringen av tilskuddet til virksomheten/avdelingen Vurdering av konsekvenser ved en eventuell overgang fra timefestede vedtak til tjenestebeskrivende vedtak Deloitte AS

131 Forslag til tiltak som gjelder helse- og omsorgssentrene (1) I Helse- og omsorgssentrene er det utfordringer knyttet til differensieringen av tilbudene (mange ulike beboergrupper med ulike diagnoser og ulike behov ved hvert senter) og bruken av fagkompetanse knyttet til de ulike tilbudene. Samling og spissing av tilbud og kompetanse kan gi en mer hensiktsmessig organisering og bedre kvalitet, eksempelvis: Rene somatiske plasser Demens/adferdsproblematikk Psykiatri Rehabilitering, korttid, avlastning, lindrende omsorg, intermediærtilbud og øyeblikkelig hjelp Dersom Stange kommune velger å spesialisere helse- og omsorgssentrene, må det tas stilling til hvilken institusjon som er egnet til hvilket formål. En spesialisering vil medføre flytting av ansatte mellom sentrene, avhengig av kompetanse, erfaring og medarbeidernes interesse. Ved en eventuell flytting av beboere må det tas særlig hensyn til beboernes helsetilstand. I arbeidet med å spesialisering av helse- og omsorgssentrene må det legges særlig vekt på helhetlig bruk av fagog spesialkompetanse, samt bedre samarbeid på tvers av avdelinger. Dersom bedre samarbeid på tvers av avdelinger ikke oppnås, vil det trolig være behov for større turnuser for å redusere sårbarhet ved fravær, spesielle hendelser, eller ivaretakelse av beboere med spesielle behov. Det må også legges vekt på forutsigbarhet og involvering i endringsprosessen. Prosessen bør ikke igangsettes før det er lagt en detaljert plan for overflytting av medarbeidere og lønnsmidler, slik at lønnsbudsjettet samsvarer med faktisk bemanning Deloitte AS

132 Forslag til tiltak som gjelder helse- og omsorgssentrene (2) Sikre at plasser avsatt til korttidsopphold brukes til dette formålet og ikke belegges av langtidspasienter Sikre god og forutsigbar rullering av avlastnings-/korttidsplasser i samarbeid med helsetjenester i hjemmet Utnytte mulighetene som ligger i Utviklingssenter for sykehjem Deloitte AS

133 Forslag til tiltak som gjelder helsetjenester i hjemmet (1) Helsetjenester i hjemmet vil være selve fundamentet i utviklingen av helse- og omsorgstjenester i Stange framover. Utviklingen i antallet eldre og iverksettingen av Samhandlingsreformen vil medføre sterkt press på helsetjenester i hjemmet i årene framover. Dette gjør det nødvendig å: Sikre en robust hjemmetjeneste med kompetanse til å ivareta et bredt spekter av lidelser, slik at brukerne opplever trygghet for at de vil få den helsehjelpen de trenger i eget hjem Avklare hvilke pasientgrupper helse- og omsorgssentrene skal ta seg av i framtida og hvilke som hører hjemme i Helsetjenester i hjemmet (klare kriterier for tildeling). Dette gjelder særlig i forhold til utskrivningsklare pasienter Sikre samsvar mellom summen av innvilgede vedtak, tilgjengelige ressurser til å utføre disse vedtakene, og opprettholdelse av effektiviteten i tjenesten (minst en videreføring av dagens nivå, hvor direkte brukerrettet tid er ca 50 % i hjemmesykepleien og 65 % innenfor praktisk bistand). Med en forventet økning av søkere til helsetjenester i hjemmet blir det avgjørende at tjenestens ressurser utnyttes effektivt Sikre et godt samarbeid med Tjenesteenheten, fundert på faglighet, dialog og løsningsorientering Bygge videre på styrkene i helsetjenester i hjemmet, gjennom å prioritere kontinuitet og kvalitet i tjenestetilbudet Deloitte AS

134 Forslag til tiltak som gjelder helsetjenester i hjemmet (2) Dette gjør det nødvendig å: Målrette arbeidet med å forbedre arbeidsprosessene, da særlig med tanke på bruk av PDA og øvrige dokumentasjonsrutiner den effektivitetsgevinst som dette gir bør komme brukerne til gode Sikre en god, inkluderende prosess når det gjelder samlokaliseringen av de tre distriktene i helsetjenester i hjemmet Sikre et godt samarbeid med helse- og omsorgssentrene om bruken av korttidsplasser Arbeider etter prinsippet om «hverdagsrehabilitering» for brukere som vil profittere på dette (brukere med et klart rehabiliteringspotensial, hvor tidlig og riktig innsats vil gi redusert bistandsbehov på lengre sikt) Deloitte AS

135 Forslag til tiltak som gjelder tjenesten til funksjonshemmede (TFF) Ut fra de beskrivelsene vi har fått har tjenesten til funksjonshemmede en boligmasse som ikke er hensiktsmessig. Mange små boliger gir sårbarhet i forhold til både kapasitet og kompetanse, og vanskeliggjør kostnadseffektiv drift. Det er behov for en langsiktig plan for hvordan den framtidige driften av tjenesten til funksjonshemmede kan ivaretas i større avdelinger/boliger med flere beboere. I denne planen må det også tas stilling til hvordan boligbehovet til yngre funksjonshemmede skal ivaretas. I TFF er det flere eldre brukere som er i ferd med å utvikle somatiske lidelser og alderdomsrelaterte sykdommer. Disse brukerne vil det bli flere av i årene framover. Det må avklares hvilke tilbud som skal ytes til denne brukergruppen i framtida. Det er også behov for å avklare hvordan behovet for helsehjelp skal ivaretas. En innføring av tjenestebeskrivende vedtak framfor timefestede vedtak. Det er avdekket at Stange kommune har et omfattende tilbud til funksjonshemmede, svært mange bruker med store bistandsbehov. Den anbefalte gjennomgangen av prinsipper og praksis knyttet til statlige tilskudd, vil tydeliggjøre hvorvidt det er behov for å gjøre bemanningsmessige tilpasninger i TFF. Utarbeide en strategi for hvordan kommunen kan tilpasse seg en reduksjon i statlige tilskudd når brukere faller fra Deloitte AS

136 Forslag til tiltak som gjelder LKB Avklare hvilken plass i tiltakskjeden LKB skal ha, og hvordan dette tilbudet skal utvikles videre Sikre hensiktsmessig framtidig bruk av boligmassen ved LKB og ta stilling til hvordan boliger og bemanning kan tilpasses andre brukergrupper enn de som bor der nå (Stange vil ha et sterkt behov for omsorgsboliger med bemanning til både yngre og eldre brukere framover) Innføre tjenestebeskrivende vedtak framfor timefestede vedtak Det er avdekket at Stange kommune har et omfattende tilbud til funksjonshemmede, svært mange brukere med store bistandsbehov. Den anbefalte gjennomgangen av prinsipper og praksis knyttet til statlige tilskudd, vil også tydeliggjøre hvorvidt det er behov for å gjøre bemanningsmessige tilpasninger i LKB. Utarbeide en strategi for hvordan kommunen kan tilpasse seg en reduksjon i statlige tilskudd når brukere faller fra Deloitte AS

137 Forslag til tiltak som gjelder helse og rehabilitering Bygge opp under det forebyggende arbeidet i hele kommunen Utvikle samarbeidet med fastlegene ytterligere, slik at deres vurderinger bygger opp under det forebyggende arbeidet Sikre tilgang på fysioterapikompetanse i ved korttids- og rehabiliteringsavdelingene på helse- og omsorgssentrene Sikre tilgang på fysio- og ergoterapikompetanse i arbeidet med hverdagsrehabilitering Sikre et forutsigbart, helhetlig, koordinert og tilbud til brukere som opplever psykiske plager og/eller har en psykisk lidelse - dreier seg både om forebyggende tilbud og tjenester til barn og voksne i målgruppen. Dette taler for å samle kommunens tilbud innenfor psykisk helse i en egen virksomhet Deloitte AS

138 Forslag til tiltak som gjelder Barn og familie Både ny folkehelselov og nylig iverksatte endringer i barnevernloven framhever kommunens ansvar for å arbeide forebyggende blant barn og unge og å fange opp barn i risiko. Folkehelseloven sier at kommunen må ta i bruk hele sin organisasjon for å fremme folkehelse, mens endringene i barnevernloven sier at barneverntjenesten i kommunen vil måtte løse flere oppgaver med egen kapasitet og egen kompetanse. Dette, i kombinasjon med nødvendigheten av å redusere behov for helse- og omsorgstjenester fra kommunen i framtida, forsterker betydningen av å: Videreføre tidlig, tverrfaglig innsats rettet mot barn i risiko Videreutvikle arbeidsformer og metoder som gjør det enklere for fagpersoner å fange opp barn i risiko tidlig Videreføre arbeidet som gjøres innenfor rammene av familiehjelpa Videreføre arbeidet som gjøres innenfor rammene av Familiehjelpa Videreføre helhetlig og langvarig oppfølging av de barna/ungdommene som trenger det Sikre god overgang til «voksentjenestene» for barn og unge tjenestemottakere Deloitte AS

139 Forslag til tiltak som gjelder NAV I den videre utviklingen av helse- og omsorgstilbudet i Stange blir det viktig at NAV er en integrert del av virkemiddelapparatet kommunen har å spille på når det gjelder å: Ivareta behovet for bolig for kommunens vanskeligstilte Boveiledning Sikre et økonomisk fundament for noen av kommunens mest sårbare innbyggere og familier Fange opp familier hvor de voksnes økonomiske situasjon og/eller livsførsel innebærer en risiko for barna i familien Deloitte AS

140 Forslag til tiltak som gjelder Tjenesteenheten (1) Arbeidet med å etablere en robust tildelingsfunksjon må prioriteres. En velfungerende Tjenesteenhet vil være selve nøkkelen til å holde kontroll med kostnadsutviklingen innenfor helse- og omsorgstjenestene i framtida. Tildelingsenheten bør få ansvaret for å tildele alle helse- og omsorgstjenester som krever enkeltvedtak etter Helse- og omsorgsloven og Lov om sosiale tjenester, samt styre tilgangen til andre tilbud som har betydning for helheten i tjenestekjeden (eksempelvis dagtilbud og boliger). Dette innebærer at mye av forvaltningsansvaret som i dag ligger hos virksomhetene overføres til Tjenesteenheten. Det er behov for å rendyrke oppgavene knyttet til saksbehandling, behovsvurdering og tildeling av tjenester ytterligere. Ledere og medarbeidere som har disse oppgavene må kunne utføre dem med den profesjonaliteten som kreves og uten at dette kommer i konflikt med driftsrettete oppgaver. I prosessen rundt tildeling av tjenester (summen av alle vedtak i hver tjeneste) må det sikres fullstendig samsvar mellom økonomiske rammer, kriterier for tildeling av tjenesten og kvaliteten på tjenestene. Kriteriene for tildeling må tilpasses dimensjoneringen av nivåene i tjenestekjeden, og sikre at brukere med størst behov prioriteres. Det bør utarbeides kriterier for tildeling som samsvarer med økonomiske rammer og som vedtas politisk Vedtakene bør undertegnes av ledere med et klart definert økonomisk ansvar for tjenesten som tildeles Deloitte AS

141 Forslag til tiltak som gjelder Tjenesteenheten (2) Tjenesteenhetens størrelse (5 årsverk) tilsier at enheten kan organiseres som en stabsenhet direkte underlagt kommunalsjefen, heller enn som en egen virksomhet. Tjenesteenheten bør ha en egen leder. Denne lederen bør ha et klart definert økonomisk ansvar. Lederens delegerte myndighet til å skrive under på vedtakene bør knyttes til dette økonomiske ansvaret. Erfaringsmessig vil det oppstå spenninger mellom Tjenesteenheten og fagpersoner i de tjenesteytende virksomhetene med tanke på «hvem som er best skikket til å vurdere brukerens behov». Det må derfor arbeidet kontinuerlig for å sikre god dialog mellom Tjenesteenheten og de tjenesteytende virksomhetene. Dette gjelder spesielt når vedtaket involverer tjenester fra flere virksomheter og når vedtaket utfordrer virksomhetenes økonomiske rammer. Tjenesteenheten bør ha medarbeidere med bred helsefaglig bakgrunn (sykepleier, vernepleier, fysio- eller ergoterapeut). Leder bør i tillegg ha noe formalkompetanse innen økonomi og/eller jus. Behovet for juridisk kompetanse i Tjenesteenhetens må vurderes opp i mot tilgangen på juridisk kompetanse i kommunen for øvrig. Dersom juridisk kompetanse knyttet til saksbehandling og klagebehandling ikke er vil være direkte tilgjengelig for Tjenesteenheten, bør dette sikres. I dette bør også barneverntjenestens tilgang til juridisk kompetanse vurderes Deloitte AS

142 86 Videre prosess

143 Deloitte vil bistå prosjektgruppen i det videre arbeidet med konkretisering og iverksetting av tiltak I henhold til avtalen med Stange kommune skal Deloitte bistå helse- og omsorgstjenestene med å konkretisere og iverksette tiltakene som vedtas Bistanden skal ytes i nært samarbeid med den nedsatte prosjektgruppen (virksomhetsledere, rådgivere og kommunalsjef) I tillegg er hver virksomhet anbefalt å opprette en arbeidsgruppene som skal være ansvarlig for iverksettingen av tiltak i sine respektive virksomheter. Bistanden vil også omfatte «starthjelp» til disse arbeidsgruppene Når prosjektet går over i gjennomføringsfasen, høsten 2014, vil virksomhetslederne i prosjektgruppen gå over til å lede arbeidsgruppene. Prosjektgruppen vil da ha et særskilt ansvar for iverksetting av de overordnede tiltakene, og samordning av tiltak som berører flere virksomheter, mens arbeidsgruppene vil ha ansvar for tiltak innenfor den enkelte virksomhet Prosjektet så langt er gjennomført med sikte på å forberede det endringsarbeidet som forventes gjennomført til høsten Deloitte AS

144 Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. Deloitte Norway conducts business through two legally separate and independent limited liability companies; Deloitte AS, providing audit, consulting, financial advisory and risk management services, and Deloitte Advokatfirma AS, providing tax and legal services. This communication contains general information only, and neither Deloitte AS nor Deloitte Advokatfirma AS is, by means of this publication, rendering professional advice or services and shall not be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication Deloitte AS Deloitte AS

145 SAK NR. 29/2015 Stange kommune RAPPORT: EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATER Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Leder i Kommunerevisoren 2/ Deloitte sin presentasjon av rapporten på Kontrollutvalgskonferansen Rapport: Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater Vedlegg 1 Vedlegg 2 Ikke vedlagt. FORSLAG TIL VEDTAK: Rapporten «Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater», utarbeidet av Deloitte på oppdrag fra Kommunal og moderniseringsdepartementet i 2014, tas til orientering. SAKSOPPLYSNINGER: Revisjons- og rådgivningsfirmaet Deloitte har på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet levert en evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat i kommunene. Rapporten tegner et bilde av at kontrollutvalgene i stor grad fyller sin funksjon i kommunene på en god måte. Siktemålet med evalueringen er å styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Rapporten er nå oversendt til Kommunelovutvalget. Den skal danne grunnlag for Kommunelovutvalgets vurderinger av egenkontrollen og videre utvikling av egenkontrollregelverket. Kontrollutvalget ble kort orientert om rapporten gjennom referat fra Kontrollutvalgskonferansen 2015 (egen sak i kontrollutvalgets møte 12/2-15). Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: 1. Presentasjon av hovedpunktene på Kontrollutvalgskonferansen 2015 tas til orientering. 2. Kommunal- og moderniseringsdepartementets evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariater følges opp som egen sak på et senere møte. Selve rapporten er på 198 sider og legges ikke ved i sin helhet. Hovedtrekkene i rapporten ble presentert av Deloitte på Kontrollutvalgskonferansen Til kontrollutvalget er det valgt å benytte denne presentasjonen til gjennomgang og drøfting i møtet. 1

146 Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat NKRFs kontrollutvalgskonferanse Gardermoen, 5. februar 2015 Bire Bjørkelo, Director i Deloitte

147 Agenda Organisering av kontrollutvalgene Planlegging av kontrollarbeidet Gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Oppfølging og effekt av kontrollarbeidet Høring som kontrollform Kontrollutvalgssekretariatet som kontrollutvalgets støttespiller Mandatet for evalueringen var bredt og skulle favne om en rekke tema, Men det er likevel flere områder som ikke var en del av mandatet og som vi heller ikke har sett på. Som blant annet: Regnskapsrevisjon Revisjonsordning Øke kunnskapen om kontrollutvalgets rolle i den kommunale egenkontrollen gjennom å kartlegge kontrollutvalgenes arbeid og utvalgenes betydning for kontroll, endring og læring i forvaltningen Deloitte AS

148 Datainnsamling og metode Tre spørreundersøkelser Dybdeundersøkelse Rådmenn og kontrollutvalgsledere 180 kommuner og 10 fylkeskommuner Trukket i fem grupper (strata) for å få tilstrekkelig representasjon av store kommuner (store kommuner er derfor overrepresentert) Svarprosent: kontrollutvalgsledere 57 % og rådmenn 56 % Sekretariater Sendt alle sekretariat 85 % har svart, og disse «representerer» 93 % av kontrollutvalgene Syv (fylkes-)kommuner Ikke ment å være representative, men valgt fra syv ulike «sekretariatsdistrikt» Intervjuer av rådmenn, ordfører, kontrollutvalgsleder og -sekretær Oversendt dokumentasjon (referater, planer, rapporter mv.) Gjennomgang av et utvalg selskapskontroller og forvaltningsrevisjoner Deloitte AS

149 OM KONTROLLUTVALGENE 4

150 Sammensetning av kontrollutvalgene De fleste kontrollutvalg består av fem medlemmer Vekst i gjennomsnittlig antall medlemmer siden forrige valgperiode Halvparten av småkommunene har tre medlemmer Antall medlemmer i kontrollutvalg 4 22 Kontrollutvalgsleder blir som hovedregel valgt fra «opposisjonen» Kun 6 % av kontrollutvalgsledere kommer fra samme parti som ordfører. 59 % av utvalgene har flertall fra «opposisjonen», Uavhengig av sammensetning så mener nesten samtlige at kontrollutvalget skiller mellom politiske og kontrollfaglige hensyn 43 % av kontrollutvalgslederne er kommunestyremedlem Flertallet av sekretariatene mener at kontrollutvalget fungerer bedre om leder er medlem av kommunestyret (64 %) De fleste utvalg har ett medlem fra kommunestyret. 26 % har to medlemmer fra kst, mens 6 % har tre eller flere 74 3 medlemmer 5 medlemmer Over fem medlemmer Bør som hovedregel bestå av fem medlemmer. Hensiktsmessig at leder for kontrollutvalget kommer fra et annet parti enn ordfører. Kan være en fordel om utvalgsleder er kommunestyrerepresentant. Vurdere valgbarheten til ansatte som ikke er i en lederposisjon eller i rådmannens stab Deloitte AS

151 Et verv for de mest erfarne? I alle fall ikke for pyser! Betydelig erfaring fra kommunepolitikken 57 % av kontrollutvalgslederne sitter i kontrollutvalget for første gang, Men et flertall av kontrollutvalgslederne har betydelig erfaring fra kommunepolititikken. Kun 15 % av kontrollutvalgslederne har ikke erfaring fra en eller flere perioder i kommunestyret. Oppleves kontrollutvalget som et attraktivt utvalg for politikerne? % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % I svært stor grad Verken i stor eller liten grad I svært liten grad I stor grad I liten grad God kompetanse og engasjement Til sammen 89 % av KU lederne mener at utvalget har nødvendig kunnskap til å ivareta sitt kontrollansvar. Sekretariatene er litt mindre positiv. Er det behov for kompetansekrav? Flere utvalgsledere gir uttrykk for at kontrollutvalget ikke er et attraktivt utvalg for politikere, men 43 % blir gjenvalgt Får ikke «drive politikk». Mer interessant med erfaring 6 Vanskelig å stille kompetansekrav til et politisk oppnevnt utvalg. Kompetansekrav bør begrenses til revisjon og eventuelt sekretariat. Det er derimot viktig å tilby kontrollutvalgsmedlemmer kurs og opplæring i kontrollarbeidet Deloitte AS

152 PLANLEGGING AV KONTROLLARBEIDET 7

153 De fleste utarbeider en overordnet analyse, men omfang, form og innhold varierer De aller fleste kontrollutvalg gjennomfører overordnet analyse 79 % for forvaltningsrevisjon 62 % for selskapskontroll. Flere utvalg rullerer disse analysene i løpet av perioden (40 % for forvaltningsrevisjon). «Man kan ikke planlegge risiko i fire år frem, og å velge prosjekt for fire år høres rart ut. Å si hva vi sliter med om fire år er spådomskunst, og vi finner det derfor mer formålstjenlig å ta analysen for ett år i slengen». (Kontrollutvalgssekretær) Mange kjenner ikke omfanget, og det er stor variasjon i timebruk. Heller ikke sekretariatet kjenner omfanget Under 20 timer til over 150 timer Variasjon i form og innhold Ikke alle utarbeider et eget analysedokument Datagrunnlag Involvering av kontrollutvalget Involvering av rådmann Hvordan analysere risiko og vesentlighet? Under 20 timer 20 til 34 timer 35 til 49 timer til 99 timer til 150 timer 149 timer eller mer 35 Vet ikke Deloitte AS

154 Overordnet analyse blir benyttet til å utarbeide planer Et klart flertall mener at analysene gir tilstrekkelig informasjon til å prioritere og velge ut forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller Forvaltningsrevisjon Overordnet analyse gir tilstrekkelig informasjon Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon blir oppfattet som bedre enn tilsvarende analyse for selskapskontroll. Ikke like etablert ordning Omfanget av eierskap varierer mellom kommunene Selskapskontroll % I svært stor grad 10 % 20 % 30 % 40 % I stor grad 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % Verken i stor eller liten grad I liten grad I svært liten grad Ikke relevant Ikke sikker Halvparten av rådmennene som er kjent med overordnet analyse mener den gir en god oversikt over risikoområder i kommunen Deloitte AS

155 Overordnet analyse brukes også til andre aktiviteter Overordnet analyse avdekker flere risikoforhold enn det som ender opp som forvaltningsrevisjoner eller selskapskontroller. Overordnet analyse blir brukt som grunnlag for andre kontrollaktiviteter i kontrollutvalget. Spesielt gjelder dette for å invitere rådmannen til å gi kontrollutvalget orienteringer om utvalgte saker Overordnet analyse som grunnlag for andre aktiviteter 67 Kalle inn adminsitrasjon til orientering 31 Virksomhetsbesøk 13 Høringer Overordnet analyse blir brukt i rådmannens internkontrollarbeid En tredjedel av rådmennene benytter seg av overordnet analyse i sitt internkontrollarbeid. Bruk henger sammen med involvering. Administrasjonens bruk av overordnet analyse % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % 10 I svært stor/stor grad I liten/svært liten grad Verken i stor liten grad Har ikke kjennskap 2015 Deloitte AS

156 Planene følges Følges prioriteringsrekkefølgen i planene Forvaltningsrevisjon Nesten alle kontrollutvalg har planer Kommunestyret vedtar planene uten store endringer. De fleste kontrollutvalg får mandat til å endre planene Prioriteringsrekkefølgen i planene blir likevel i all hovedsak fulgt av kontrollutvalgene (selv om ikke alle prosjektene blir gjennomført)... også her en forskjell mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Selskapskontroll % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Ja, uten unntak I all hovedsak Nei Ikke relevant Ikke sikker Overordnet analyse legger føringer for hvilke prosjekter og eventuelt andre kontrollaktiviteter kontrollutvalgene utfører. Kvaliteten på overordnet analyse er viktig for å sikre at de prosjektene og de kontrollaktivitetene som kontrollutvalget gjennomfører er rettet mot de viktige og riktige aktivitetene Overordnet analyse er i seg selv en viktig kontrollaktivitet Deloitte AS

157 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL 12

158 Vekst i antall prosjekter, men ikke alle gjennomfører årlig forvaltningsrevisjon (eller selskapskontroll) Forvaltningsrevisjon De fleste kontrollutvalg gjennomfører 1-2 forvaltningsrevisjonsprosjekter i året. Men stor variasjon mht. omfang, tema og kvalitet Vi anslår at det ble bestilt 750 unike forvaltningsrevisjoner i 2013 En vekst sammenlignet med % av utvalgene har minst ett av de tre siste årene ikke gjennomført forvaltningsrevisjon 2 % har ikke gjennomført forvaltningsrevisjon overhode i perioden. Selskapskontroll Kontrollutvalgene gjennomfører i snitt 0,5 selskapskontroller i året. Usikkert anslag - bestilt rundt 225 unike selskapskontroller i Dette er trolig en dobling siden Mange kommuner går sammen om fellesselskapskontroll det gjør at omfanget umiddelbart kan virke større. Stor variasjon mht. omfang, tema og kvalitet 33 % av kontrollutvalgene gjennomførte ikke selskapskontroll i % mener de ikke gjennomfører tilstrekkelig med forvaltningsrevisjon til å ivareta utvalgets kontrollansvar. 17 % av kontrollutvalgene har ikke gjennomført selskapskontroller i hele inneværende valgperiode % mener de ikke gjennomfører tilstrekkelig med selskapskontroll til å ivareta utvalgets kontrollansvar Deloitte AS

159 Stor variasjon i samlet budsjett for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Store variasjoner i samlet budsjett til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll mellom kommunene En femtedel har under kroner i året 81 % av kontrollutvalgslederne mener at utvalget har tilstrekkelig budsjett til å gjennomføre nødvendige prosjekter. 8 % er ikke enig. Sekretariatene er ikke like positive. 57 % er enige i at det er tilstrekkelige budsjett, mens 17 % er uenig Budsjett for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll 20 Under Mellom 100 og Mellom 300 og Over 1 million Etter behov Ikke sikker Mange kontrollutvalgsledere (42 %) er ikke kjent med ressursinnsatsen i prosjektene som bestilles verken i timer eller kroner. Omfanget til et prosjekt kan variere mellom under 100 timer til over 1000 timer Deloitte AS

160 Selskapskontroll Forvaltningsrevisjon Kvaliteten på rapportene oppleves som god Et flertall opplever kvaliteten på rapportene som svært høy/høy. Men forskjell mellom kontrollutvalgsledere og rådmenn Forskjell på forvaltningsrevisjon og selskapskontroll KU-ledere Rådmenn KU-ledere Vurdering av kvalitet Gjennomgang av 20 forvaltningsrevisjonsrapporter viser at det er stor variasjon i utførelse. De fleste rapporter er i samsvar med RSK 001, Likevel forskjell i kvalitet mht. metode, faglig tilnærming, skriftlig fremstillingsform m.m. Rådmenn % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Enda større variasjon i form og innhold på gjennomgåtte selskapskontroller. Svært høy Høy Verken høy eller lav Lav Svært lav Ikke mottatt rapporter Ikke sikker Deloitte AS

161 Behov for ytterligere retningslinjer? Større behov for retningslinjer knyttet til selskapskontroll enn for forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon Utførelsen av selskapskontroll blir gjennomgående vurdert som dårligere enn for forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Skillet mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap er ikke alltid klart i praksis. Både revisjon og sekretariat blander disse formene i utvalget av rapporter som er gjennomgått.. 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % I svært stor/stor grad I verken stor/liten grad I liten/svært liten grad Det bør vurderes om selskapskontroller (herunder eierskapskontroller) skal defineres som forvaltningsrevisjon og 16 dermed omfattes av samme regelverk og standard som gjelder for forvaltningsrevisjon Behov for klarere retningslinjer for selskapskontroll og hvordan en skal skille mellom eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon av selskap Deloitte AS

162 Revisors kompetanse er svært viktig Revisors kompetanse og gjennomføringsevne er den viktigste faktoren som virker positivt inn på gjennomføring av forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller. Bistand fra sekretariatet skiller seg også positivt ut. Kontrollutvalgsledere mener at revisjonen har både god kompetanse og kapasitet til å gjennomføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Det bør gjøres en vurdering av om kompetansekravet til forvaltningsrevisorer er tilstrekkelig. I dag stilles det krav til at oppdragsansvarlig revisor har minimum en bachelor. Det stilles ikke krav til andre revisjonsmedarbeider som gjennomfører forvaltningsrevisjon. 28 % av rådmennene mener at revisor ikke har tilstrekkelig kompetanse til å vurdere forvaltningen i kommunen Kunnskap i KU Budsjett til KU KST sin holdning ADM sin holdning Engasjement i KU Bistand fra sekretariat Revisors gjennomføringsevne 17 Revisors kompetanse 2015 Deloitte AS

163 OPPFØLGING OG EFFEKT AV KONTROLLARBEIDET 18

164 Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har effekt Forvaltningsrevisjoner munner som regel ut i anbefalinger om tiltak. Kommunestyret fatter vedtak i samsvar med innstilling Kontrollutvalget vedtar/innstiller i all hovedsak de anbefalinger som revisjonen har foreslått Kommunestyret vedtar i all hovedsak kontrollutvalgets innstilling. Administrasjonen følger i all hovedsak opp de merknader og tiltak som påpekes i forvaltningsrevisjonsrapporter og selskapskontroller. 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Helt enig Ganske enig Verken enig eller uenig Ganske uenig Helt uenig Oppfølging av merknader og tiltak av administrasjonen innen angitte frister Kontrollutvalget følger i all hovedsak opp at tiltakene som er vedtatt blir iverksatt av administrasjonen. Rådmenn KU-ledere Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller har dermed en vesentlig innvirkning på forbedringsarbeidet i forvaltningen 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Alltid Som oftest Noen ganger Sjelden Aldri Ikke sikker Deloitte AS

165 Kontrollutvalgsledere mener at forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen De aller fleste kontrollutvalgslederne mener at forvaltningsrevisjoner bidrar positivt til kontrollarbeidet i kommunen og at det bidrar til læring og forbedring i forvaltningen. Bidrar forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller positivt til kontrollarbeidet? Forvaltnignsrevisjon % mener at selskapskontroller bidrar positivt til kontrollarbeidet i kommunen. Selskapskontroll Effekten vurderes som større for internkontroll enn for bedre eller en mer effektivt tjenestetilbud. 79 % av kontrollutvalgslederne mener at gjennomførte forvaltningsrevisjoner har ført til en bedre internkontroll 59 % mener de har ført til et bedre/mer effektivt tjenestetilbud. 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Ja Nei Har ikke gjennomført prosjekt Ikke sikker Deloitte AS

166 Også rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller er viktige verktøy for kontroll og læring i forvaltningen 80 % av rådmennene mener at kontrollutvalgets prosjekter er en viktig del av kommunens egenkontroll. 63 % av rådmennene opplever at forvaltningsrevisjoner bidrar til læring og forbedring i administrasjonen 62 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner bidrar til bedre regeletterlevelse. 61 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner bidrar til forbedret internkontroll i kommunen 47 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner gi en bedre/mer effektiv saksbehandling. 33 % av rådmennene mener at forvaltningsrevisjoner bidrar til bedre og/eller mer effektivt tjenestetilbud Kontrollutvalgets prosjekter en viktig del av kommunens egenkontroll Helt enig Delvis enig Verken enig eller uenig 7 Delvis uenig 3 Helt uenig Ikke like positive til effekten av selskapskontroll 29 prosent mener at selskapskontroller bidrar til at kommunen får en bedre forvaltning av eierskapene sine Deloitte AS

167 Faktorer som kan virke positivt inn på administrasjonens oppfatning av effekten av kontrollutvalgets rapporter At revisjonsrapporter har høy kvalitet Læring 89 % versus 31 % Internkontroll 80 % versus 36 % «Når administrasjonen er negativ til kontrollen, mister kontrollen sin funksjon da har den ingen hensikt» (Kontrollutvalgsleder) Involvering i arbeidet med overordnet analyse Læring 85 % versus 56 % Internkontroll 78 prosent versus 35 prosent Relevante prosjekter Læring 81 % versus 41 % Internkontroll 73 prosent versus 43 prosent Revisors kompetanse Læring 79 % versus 43 % Internkontroll 75 % versus 44 % Konkrete tiltak Læring 77 % versus 41 % Internkontroll 71 % versus 44 % Disse faktorene har større betydning for effekten på læring enn for effekten på internkontroll. «Kontroll kan «vedtas», læring kan ikke.» 22 «En må passe på at ikke kontroll og avvik alltid blir hovedfokus. En må ikke skape frykt for å gjøre noe galt, slik at folk blir redde for å gjøre noe. Kontroller og tilsyn er veldig negativt ladet, det som er bra omtales ikke. Dette kan stå i motstrid til det å motivere ansatte til endring.» (Rådmann) 2015 Deloitte AS

168 HØRING 23

169 Høringer vid forståelse, liten utbredelse Evalueringen viser at høringer i regi av kontrollutvalget per i dag er et relativt marginalt fenomen, selv når det legges til grunn en «vid» definisjon. Anslagsvis har rundt 5 % av kontrollutvalgene gjennomført høringer. Uklar definisjon og anvendelsesområde (alt fra orienteringer til granskinger) De faktiske erfaringene med høringer er varierende. Liten grad av oppfølging i etterkant Det som det derimot synes å være stor enighet om, er behov for nasjonale regler og retningslinjer for høringer, dersom dette er en kontrollform de kommunale kontrollutvalgene skal kunne benytte. Behov for en smalere definisjon av høring som skiller det fra andre kontrollverktøy Deloitte AS