Kvalitetshåndbok. PA Entreprenør A/S

Transkript

1 Kvalitetshåndbok PA Entreprenør A/S Siste revisjon : 20 september 2006

2 Kapittel 1 - Generelt Innhold: 1. ORIENTERING DISTRIBUSJON OG OPPDATERING... 2 Side Vedlegg: Vedlegg 1: Revisjonsliste av de ulike kapitler 1. Orientering Kvalitetshåndboken er det styrende dokumentet i selskapets kvalitetssystem. Kvalitetshåndboken omfatter følgende kapitler: 1. Generelt 2. Kvalitetspolitikk i PA Entreprenør A/S 3. Innledning med definisjoner 4. PA Entreprenør A/S 5. Kvalitetssystemet 6. Kvalitetskrav 7. Hvordan PA Entreprenør A/S oppfyller kravene i NS - EN ISO Hvordan PA Entreprenør A/S oppfyller kravene i Plan- og bygningsloven 2. Oppdatering Kvalitetssjefen er ansvarlig for å oppdatere Kvalitetshåndboken. Oppdatering gjennomføres kapittelvis. Ved oppdatering leveres det ut de kapitler som er revidert sammen med en oppdatert kapittelliste. Disse nye kapitlene skal erstatte de gamle, og de gamle kapitlene skal makuleres. Den enkelte er ansvarlig for å oppdatere sin egen Kvalitetshåndbok når reviderte kapitler er mottatt. En oversikt over de til enhver tid gjeldende revisjoner finnes i kapittellisten gitt i Vedlegg 1 til dette kapittelet. 2

3 Kapittel 2 - Kvalitetspolitikk i PA Entreprenør A/S Innhold: 1. GENERELT HELSE MILJØ OG SIKKERHET KUNDER MEDARBEIDERE ETIKK STANDARD OG KVALITET... 3 Side 3. Generelt Kvalitetssystemet skal sikre at virksomheten utføres og gir resultater som tilfredstiller krav og spesifikasjoner stilt av myndighetene, kunder og eget selskapet. 4. Helse miljø og sikkerhet Selskapet skal gjennom målbevisst og systematisk arbeid med helse-, miljø- og sikkerketsspørsmål hindre personskader og forebygge sykdom slik at et sunt og trygt arbeidsmiljø skapes. 5. Kunder Ved å oppfylle de krav og spesifikasjoner som gis i kontrakter og avtaler skal selskapet skape nye muligheter for lønnsom drift. 6. Medarbeidere Selskapet skal gi hver enkelt medarbeider muligheten til å utføre sine arbeidsoppgaver så effektivt og rasjonelt som mulig, og dermed redusere selskapets kostnader og gjennom dette tilfredsstille kunder. Selskapet skal gjennom arbeidsoppgaver og kurs gi medarbeiderne utviklingsmuligheter. 7. Etikk Alle typer arbeid skal skje innenfor gjeldende lover, forskrifter og regler, samt at alt arbeids skal baseres på ærlighet, åpenhet, troverdighet og tillit. 8. Standard og kvalitet Selskapets standard for kvalitetssikring er basert på hovedlinjene i NS-ISO

4 Kapittel 3 Innledning med definisjoner Innhold: 1. FORMÅL KVALITETSHÅNDBØKER DEFINISJONER... 4 Side 9. Formål Selskapets forretningsområde er entreprenørvirksomhet. Selskapets viktigste kunder er offentlig virksomhet og næringsliv i Norge, med hovedvekt på Østlandsområdet. Selskapets primære markedsområder er bygg- anlegg, hvor selskapet tilbyr komplette tjenester innenfor fagområdene grunn- og betongarbeider innenfor samferdselsteknikk, vedlikehold og rehabiliteringsarbeider av betongkonstruksjoner, tetting av konstruksjoner i grunnen og tetting av konstruksjoner eksponert for ytre påvirkninger. I tillegg tilbys ledelse av ovennevnte prosjekter. 10. Kvalitetshåndbøker Kvalitetshåndboken skal være et hjelpemiddel i styringen av driften i selskapet, samtidig som den skal ivareta dokumentasjonen av kvalitetssystemet. Kvalitetshåndboken representerer øverste nivå i kvalitetssystemet. For hvert enkelt prosjekt som gjennomføres blir det utarbeidet egne kvalitetssystem hvor detaljnivået er tilpasset prosjektet. Det prosjektrelaterte kvalitetssystemet er beskrevet i Prosjekthåndboken. 11. Definisjoner Kvalitet Helhet av egenskaper og kjennetegn et produkt eller en tjeneste har, som vedrører dets evne til å tilfredsstille fastsatte krav eller behov som er antydet. NS-ISO 8402 Kvalitetsledelse Den del av ledelsesoppgaven som gjelder å fastsette og iverksette kvalitetspolitikken. NS-ISO 8402 Kvalitetsovervåking Kontinuerlig oppfølging og verifikasjon av status for prosedyrer, metoder, tilstander, prosesser, produkter, tjenester og analyse av registrerte data i forhold til etablerte referanser, for å sikre at spesifiserte krav til kvalitet blir imøtekommet. NS-ISO 8402 Kvalitetsplan Dokument som beskriver den særegne praksis for å oppnå kvalitet, ressursene og rekkefølgen av aktiviteter som gjelder for et bestemt produkt, en tjeneste, en kontrakt eller et oppdrag. NS-ISO

5 Kvalitetspolitikk Organisasjonens overordnede hensikter og styring som angår kvalitet, slik dette er uttrykt formelt av den øverste ledelse. NS-ISO 8402 Kvalitetsrevisjon Systematisk og uavhengig undersøkelse for å fastslå om kvalitetsaktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med det som er planlagt, og om de er effektivt gjennomført og er hensiktsmessige for å oppnå målene. NS-ISO 8402 Kvalitetssikring Alle de planlagte og systematiske tiltak som er nødvendige for å få tilstrekkelig tiltro til at et produkt eller en tjeneste vil tilfredsstille angitte krav til kvalitet. NS-ISO 8402 Kvalitetsstyring Driftsmessige teknikker og aktiviteter som benyttes for å oppfylle kravene til kvalitet. NS-ISO 8402 Kvalitetsgjennomgåelse Formell vurdering, utført av den øverste ledelse, vedrørende kvalitetssystemets status og tilstrekkelighet i forhold til kvalitetspolitikken og nye mål forårsaket av endrede omstendigheter. NS-ISO 8402 Kvalitetssikringsdokument Ethvert dokument som benyttes i kvalitetssikringen, så som tegninger, spesifikasjoner, instrukser, prosedyrer, arbeidsbeskrivelser, kvalitetsplaner etc.. Internkontroll Intern aktivitet som skal danne grunnlag for et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Internkontrollen skal verne den enkelte mot helse- og miljøskader fra produkter, verne det ytre miljø mot forurensing og bedre behandling av avfall. Kfr. Forskrift med veiledning om internkontroll fastsatt ved Kgl. res. 22. mars 1991 gjeldende fra 1. Januar Produkt Resultat av aktiviteter eller prosesser. NS-ISO 8402 Prosjekt Et prosjekt er en organisatorisk enhet i selskapet med funksjon å planlegge, gjennomføre og avslutte en kontrakt eller avtale. Prosedyre En prosedyre er et dokument som beskriver hvordan en aktivitet eller handling skal planlegges, organiseres, utføres og kontrolleres, samt at den skal angi hvordan et forventet resultat skal dokumenteres. Arbeidsbeskrivelse En arbeidsbeskrivelse er et dokument som angir hvordan en konkret arbeidsoperasjon skal gjennomføres. Kapittel 4 PA Entreprenør AS Innhold: Side 5

6 1. EIERFORM OG AKSJEKAPITAL MÅLSETTING ORGANISASJON Selskapet Hovedadministrasjon Fagområder Avdelinger Prosjekt 8 4. LEDELSE KVALITET OG SIKKERHET... 8 Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Organisasjonsplan Faglige ledere og godkjenningsområder Vedlegg 3.1: Funksjonsbeskrivelse, Daglig leder Vedlegg 3.2: Funksjonsbeskrivelse, NK Vedlegg 3.3: Funksjonsbeskrivelse, Kvalitetsansvarlig Vedlegg 3.4: Funksjonsbeskrivelse, HMS-ansvarlig Vedlegg 3.5: Funksjonsbeskrivelse, Faglig leder Vedlegg 3.6: Funksjonsbeskrivelse, Avdelingsleder Vedlegg 3.7: Funksjonsbeskrivelse, Administrasjonsskretær 12. Eierform og aksjekapital PA Entreprenør A/S ble stiftet i Alle aksjene er eiet av medarbeidere i selskapet. Styret består av 5 personer som alle arbeider i selskapet. I henhold til selskapets vedtekter har aksjene begrenset omstendighet i det bare er selskapets ansatte som kan kjøpe aksjer. Selskapets aksjekapital er kr ,-. Pr er det totalt 65 personer ansatt i selskapet. 13. Målsetting Selskapet har som målsetting å være et fleksibelt og effektivt selskap som utfører entrepriser innenfor de definerte fagområdene Bygg og anlegg, med hovedvekt på anlegg innenfor samferdsel, og betongrehabilitering som inkluderer tetting og overflatebehandling av konstruksjoner. Selskapet har videre en målsetting om å være et ledende spesialfirma innenfor de nevnte fagområder. Dette skal oppnås gjennom en fleksibel og desentralisert organisasjon som er bygget opp rundt prosjekter. De administrative, faglige og menneskelige forhold er styrt mot definerte mål. De enkelte ledere på ulikt nivå har definerte ansvarsområder for å utvikle sin den del organisasjonen innenfor rammen av overordnede kortsiktige og langsiktige mål. Selskapet har sitt hovedmarked i Østlandsområdet, men har som mål å arbeide også utenfor dette området innenfor de definerte fagområder. 6

7 14. Organisasjon Selskapet Selskapet ledes av daglig leder etter retningslinjer fra styret. Virksomheten er delt i en hovedadministrasjon og tre tekniske avdelinger, Tele og elektro, Byggog anlegg og Betongrehabilitering som har hver sin avdelingsleder. Hovedadministrasjonen ivaretar funksjoner som økonomi, administrasjon, personal, helse- miljø og sikkerhet og kvalitet. Det er definert egen funksjon for helse- miljø og sikkerhet og kvalitet. Det er definert egne funksjoner for faglige ledere i henhold til Plan- og bygningsloven. Avdelingslederne, Faglige ledere, HMS-ansvarlig og K-ansvarlig rapporterer til daglig leder. Organisasjonen vil være gjenstand for endringer, tilpasset de oppgaver som til enhver tid skal utføres. Selskapets organisasjonsstruktur er vist i Vedlegg 1. Hovedadministrasjon Virksomheten i hovedadministrasjonen ledes av daglig leder. Følgende administrative ansvar er tillagt de forskjellige funksjoner: Daglig leder: Ledelse, strategi, marked, økonomi, personal, kvalitet, tilbud og kontrakter, drift, profilering HMS-ansvarlig: Helse- miljø og sikkerhet, internkontroll K-ansvarlig: Kvalitet Avdelingsleder: Ledelse, strategi, marked, økonomi, innkjøp, personal, kvalitet, tilbud og kontrakter, drift, profilering, helse- miljø og sikkerhet Faglig ledere: Ansvarlig for spesifikt fagområde i henhold til Plan- og bygningsloven Funksjonsbeskrivelse for de enkelte funksjoner er gitt i Vedlegg 2. Fagområder I henhold til Plan- og bygningsloven skal det foreligge godkjenning innen spesielle godkjenningsområder med faglige ledere og funksjoner. PA Entreprenør A/S har godkjenning som Ansvarlig utførende (UTF), Ansvarlig kontrollerende for utførelse (KUT) og Ansvarlig samordner (SAM) innenfor byggteknisk og anleggstekniske klasser. Faglig leder er ansvarlig for at gjeldende regelverk innen sitt fagområde følges, samt at han til enhver tid skal være faglig oppdatert. En liste over de enkelte Godkjenningsområdene er gitt i Vedlegg 3. Faglige ledere for de enkelte Godkjenningsområdene er vist på organisasjonsplanen i vedlegg 1. Avdelinger Selskapets tekniske virksomhet er organisert i to avdelinger som representerer to markedsområder, Bygg og anlegg og Betongrehabilitering. De enkelte avdelingene har som oppgave å utvikle og betjene de spesifiserte markeder. Avdelingen ledes av en avdelingsleder. Avdelingsleder er resultatansvarlig og rapporterer til daglig leder. 7

8 Følgende avdelingsansvar er lagt til funksjonen avdelingsleder: Avdelingsleder: Ledelse, strategi, marked, økonomi, innkjøp, personal, kvalitet, tilbud og kontrakter, drift, profilering, helse- miljø og sikkerhet Funksjonsbeskrivelse er gitt i Vedlegg 2. For hvert prosjekt blir det utnevnt prosjektleder, driftsleder, formenn og baser. Størrelsen på prosjektet vil være bestemmende for strukturen på prosjektorganisasjonen. Prosjekt Gjennomføringen av selskapets kontrakter og avtaler organiseres i prosjekt. Ethvert prosjekt ledes av en prosjektansvarlig som har det overordnede ansvar for både teknisk og økonomisk gjennomføring av prosjektet. Prosjektansvarlig blir utpekt av avdelingsleder. Prosjektleder rapporterer til avdelingsleder. Følgende prosjektansvar er lagt til de enkelte funksjoner: Prosjektleder: Faglig leder: Anleggsleder: Driftsleder: Formenn: Bas: Prosjektansvarlig, økonomi, personal, kvalitet, drift, helse- miljø og sikkerhet Faglig utførelse av arbeidet, krav gitt i Plan- og bygningsloven, tekniske beskrivelser, standarder, byggdetaljblader etc. Økonomisk og driftsmessig ansvar på byggeplass, innkjøp, kvalitet, helse- miljø og sikkerhet Driftsmessig ansvar, kvalitet, helse- miljø og sikkerhet innenfor spesifisert(e) fagområde(r) på byggeplassen Praktisk arbeidsledelse på byggeplass, kvalitet, helse- miljø og sikkerhet innenfor spesifisert fagområde Praktisk arbeidsledelse av spesifikke oppgaver, kvalitet, helse- miljø og sikkerhet Funksjonsbeskrivelser er gitt i Håndbok nr. 4 Prosjekthåndboken i kapittel 3. Prosjektorganisasjon. Et prosjekt kan ha oppnevnt en eller flere driftsledere avhengig av hvilke fagområder prosjektet omfatter. De ulike arbeidsoppgaver og ansvarsområder defineres av avdelingsleder. Som for driftsleder kan et prosjekt ha flere formenn og baser avhengig fagområder og omfang av prosjektet. Formenn og baser oppnevnes av prosjektleder i samråd med driftsleder(e). Formenn rapporterer til driftsleder, og baser rapporterer til formenn. 15. Ledelse Ledelsen i selskapet skal arbeide bevisst for å utvikle forretningsideer, strategier og virksomhetsmål som skaper et økonomisk resultat som derigjennom sikrer arbeidsplasser. All ledelse skal utøves etter forretningsmessige, faglige og etisk sunne prinsipper. Lederne skal gjennom samarbeide medvirke til effektiv og målrettet problemløsning ved at selskapets samlede kompetanse og ressurser utnyttes optimalt. Generelt skal ansvar ligge hos, og beslutninger tas av medarbeidere som har tilstrekkelig innsikt i og kunnskap om det aktuelle området. 16. Kvalitet og sikkerhet Tjenester og produkter som leveres fra selskapet skal være i samsvar med de krav og spesifikasjoner som er gitt i kontrakter og i gjeldende lover, forskrifter, standarder og retningslinjer. Kvalitetshåndboken beskriver selskapets overordnede administrative og tekniske styringssystem og skal sikre at alle leveranser oppfyller de krav som er definert i kontrakt. 8

9 Kvalitetsbegrepet er alltid knyttet til oppfyllelse av definerte krav til det spesifiserte produkt eller tjeneste. For å oppnå dette benyttes prosedyrer for styring av alle aktiviteter ved gjennomføringen av et prosjekt. Prosedyrene er basert på faglig kompetanse og erfaring. Prosedyrene skal sikre at myndighetskrav oppfylles, hvor krav gitt i Plan- og bygningslov står sentralt. Kvalitetsbegrepet dekker derfor helse, miljø og sikkerhet som er definert i Forskrift med veiledning om internkontroll fastsatt ved Kgl. res. 22. mars 1991 gjeldende fra 1. Januar Elementer som videreutvikling av kompetanse, kundeforhold, omdømme i samfunnet og menneskelig samarbeide dekkes også av kvalitetsbegrepet. Faglige ledere i henhold til Plan- og bygningsloven har det overordnete ansvar for den faglige gjennomføringen av prosjektene. Faglig ledere har myndighet og organisatorisk frihet til å iverksette tiltak for å oppnå et faglig nivå som tilfredsstiller Plan- og bygningsloven. Ansvaret for oppfølging av kvalitetskrav og helse, miljø og sikkerhet knyttet til prosjekter er plassert hos den organisasjonsmessige enhet som har ansvaret for å gjennomføre prosjektet. Den enkelte medarbeider er allikevel selv ansvarlig for at eget arbeid tilfredsstiller forventet kvalitet, og at dette sikres ved egenkontroll, selv om arbeidet på et senere tidspunkt blir gjennomgått og etterprøvet av andre. Målet for kvalitetsarbeidet er å oppnå at arbeidsoppgavene i selskapet løses effektivt og riktig første gang, slik at lønnsomhet, tilfredse kunder og selskapets omdømme sikres. For å iverksette, utvikle og overvåke kvalitetssystemet er det utpekt en kvalitetsansvarlig. Kvalitetsansvarlig rapporterer til daglig leder. Kvalitetsansvarlig har myndighet og organisasjonsmessig frihet til å etterprøve kvalitetssystemet og de enkelte prosjekters bruk av dette på alle plan, identifisere problemer, anbefale tiltak for å løse disse, samt følge opp effekten av endringer. Det gjennomføres regelmessige kvalitetsrevisjoner for å følge opp at alle aktiviteter blir utført som fastsatt gjennom prosedyrer. Kvalitetssystemet er nærmere beskrevet i eget kapittel. Kapittel 5 Kvalitetssystemet Innhold: 1. GENERELT KVALITETSSYSTEMETS OPPBYGGING Nivå 1: Overordnet system Nivå 2: Administrativt system Nivå 3: Prosjektrelatert system 12 Side Vedlegg: Vedlegg 1: Selskapets kvalitetssystem 9

10 17. Generelt Selskapet har et kvalitetssystem som bygger på norske lover og forskrifter og for de generelle krav på Norsk Standard NS EN ISO Systemet er bygget opp rundt ønsket om å lage et praktisk system i balanse med krav som stilles i lovverket, i standarden og av våre oppdragsgivere samt egen målsetting uten at dette resulterer i unødig byråkrati. Selskapets prosjektorienterte organisasjonsform med delegering av ansvar og myndighet, krever klare overordnede administrative prosedyrer og styringskriterier som må være forstått og akseptert av alle medarbeiderne. Bruk av strukturerte prosedyrer på alle nivå i selskapet inngår som en viktig del av kvalitetssystemet. Styring av prosjekt ivaretas gjennom bruk av selskapets generelle prosedyrer og prosjekttilpassede prosedyrer. Selskapets grunnleggende elementer for kvalitet i egen virksomhet er som følger: 1. Oppsetting av mål, identifisering av hvilke krav som er stillet i prosjektdokumenter, samt forståelse av oppdragsgivers behov og forventninger. 2. Avsetting av nødvendig tid til detaljert planlegging for gjennomføring av prosjekt. 3. Etablering av prosjektorganisasjon der nøkkelpersonell har klare ansvars-, myndighets- og arbeidsområder. 4. Prosjektene gjennomføres i samsvar med plan. 5. Arbeid i prosjektet verifiseres og det dokumenteres at oppsatt mål er nådd. Det grunnleggende kriterium for kvalitet er følgende: Kvalitet = samsvar med oppsatt mål Disse grunnleggende elementene er beskrevet i kapittel 5. Kvalitetskrav 18. Kvalitetssystemets oppbygging Kvalitetssystemet i selskapet er bygget opp i 3 nivåer: Nivå 1: Kvalitetshåndbok: Overordnet system som omfatter det overordnede styringsdokument for selskapet. Nivå 2: Administrativt system: Administrativt system som omfatter prosedyrer og styringsdokumenter Nivå 3: Prosjektrelatert system: En oversikt over organisering av håndbøkene er vist i vedlegg 1. Nivå 1: Overordnet system Prosjektrelatert system som omfatter Internkontrollplan og Kvalitetsplan for gjennomføring av prosjekter. Kvalitetssikring er et administrativt styringssystem, hvor målet er å levere produkter og tjenester som svarer til oppdragsgiverens krav og forventninger. Kvalitetshåndboken setter målene og angir hovedreglene som selskapet skal styre etter. Kvalitetshåndboken inneholder følgende: Fastsettelse av kvalitetspolitikk og mål Informasjon om selskapet og beskrivelse av selskapets organisasjon og ansvarsområder for de enkelte stillingsfunksjoner i selskapet Beskrivelse av kvalitetssystemet og hvordan dette er integrert i alle aktiviteter i selskapet 10

11 Generell beskrivelse av de krav selskapet har satt til egen virksomhet og prinsipper for hvordan disse skal oppfylles Praktisk henvisning til hvordan selskapet oppfyller kravene i NS EN ISO Praktisk henvisning til hvordan selskapet oppfyller kravene i Plan- og bygningsloven. Kvalitetshåndboken distribueres til nøkkelpersonell i selskapet. Kvalitetsansvarlig er ansvarlig for revisjon og oppdatering av Kvalitetshåndboken. Nivå 2: Administrativt system Det administrative systemet omfatter prosedyrer og styringsdokumenter som godkjent av daglig leder. Det er utarbeidet håndbøker som gir en samlet fremstilling av de sentrale bestemmelsene for relevante funksjonsområder rettet mot bestemte brukergrupper. Håndbøkene er som følger: Administrativ håndbok Internkontroll Prosjekthåndbok Administrativ Håndbok Administrativ håndbok er en samling av selskapsinterne, administrative prosedyrer som regulerer selskapsinterne arbeider. Håndboken er det sentrale dokument for styring av interne generelle prosesser. Håndboken distribueres til administrative ledere. Innholdsfortegnelsen i håndboken er: 1. Generelt 2. Styring av dokumenter 3. Prosjektøkonomi 4. Bedriftens økonomi 5. Rutiner 6. Informasjon 7. Personalforvaltning 8. Samarbeidene selskap NK er ansvarlig for revisjon og oppdatering av Administrativ Håndboken. Håndbok for Internkontroll Håndbok for Internkontroll beskriver systemet for internkontroll som vedrører Helse, Miljø og Sikkerhet (HMS). Boken er utarbeidet i henhold til Forskrift om internkontroll, fastlagt ved kgl. res. 22. mars Håndboken distribueres til alle prosjektledere, anleggsledere og driftsledere. Elementer fra denne håndboken tilpasses og benyttes ved utarbeidelse av Internkontrollplan for de enkelte prosjekt. Kvalitetsansvarlig er ansvarlig for revisjon og oppdatering av Håndbok for Internkontroll. 11

12 Prosjekthåndbok Prosjekthåndboken inneholder Prosedyrer som setter eller viser krav ved gjennomføring av prosjekter. Prosedyrene kan gjelde en spesifikk arbeidsoperasjon, en rutine eller et system. Ved prosjekt der kravene er mer spesifisert enn det de generelle prosedyrene beskriver, må disse utvides slik at de dekker faktiske krav i prosjektet. Prosedyresamlingen skal fungere som et bibliotek der man kan plukke ut det som trengs for det enkelte prosjekt for så å tilpasse prosedyrene etter de krav som er gitt for prosjektet. Den inneholder videre eksempler på Sjekklister, Målebrev, Dagbok, Attestasjonsskjema, Rapporter og Skjemaer til bruk ved gjennomføring av prosjekter. Samlingen av eksempler skal også virke som et bibliotek der man kan plukke ut det som trengs for det enkelte prosjekt for så å tilpasse skjemaene etter de krav som er gitt for prosjektet. Håndboken distribueres til alle prosjektledere, anleggsledere og driftsledere. Elementer fra denne håndboken tilpasses og benyttes ved utarbeidelse av Kvalitetsplan for de enkelte prosjekt. Kvalitetsansvarlig er ansvarlig for revisjon og oppdatering av Prosjekthåndboken. Nivå 3: Prosjektrelatert system Det prosjektrelaterte systemet består av Internkontrollplan og Kvalitetsplan utarbeidet for de enkelte prosjekt. Håndbok for Internkontroll og Prosjekthåndbok angir krav til innhold i Internkontrollplan og Kvalitetsplan. Prosedyrer, lister, skjemaer etc. fra begge disse håndbøkene kan benyttes direkte eller danner grunnlag for utarbeidelse for prsjektspesifikke dokumenter. Prosjektleder er ansvarlig for utarbeidelse av Internkontrollplan og Kvalitetsplan for det enkelte prosjekt. Kapittel 5 Kvalitetskrav Innhold: 1. GENERELT OPPSTILLING AV MÅL OG IDENTIFIKASJON AV KRAV PLANLEGGING UTFØRELSE Generelt Egenkontroll Oppfølging, etterprøving og dokumentasjon AVVIKSBEHANDLING ARKIVERING KVALITETSREVISJONER TILBAKEFØRING AV ERFARINGER Side 12

13 19. Generelt Alle aktiviteter i selskapet har innflytelse på produkter og tjenester selskapet leverer. Hver enkelt aktivitet må sees i sammenheng med alle de øvrige aktivitetene i selskapet. Den første betingelsen for å nå de resultater som ønskes er at alle er kjent med de oppsatte mål innenfor det arbeidsområdet en utfører. Selskapets virksomhet på alle nivå styres og gjennomføres i samsvar med enkelte generelle prinsipper. De grunnleggende elementene er beskrevet i kapittel 4. Kvalitetssystemet, mens retningslinjene for hvordan disse elementene skal utføres er beskrevet i detalj i dette kapittel. Ved kjøp av tjenester og materialer vil krav til kvalitetssikring bli videreført til underleverandørene. Kvalitetsrevisjoner hos disse underleverandørene skal sikre at kravene blir oppfylt. 20. Oppstilling av mål og identifikasjon av krav Forutsetningen for å kunne gjennomføre en aktivitet er at målet er entydig definert. Et arbeid må derfor ikke starte opp før den som skal utføre det kjenner de krav som er stillet. Myndighetskrav stilt gjennom Plan- og bygningsloven som er relevante for det enkelte prosjekt skal identifiseres. Likeledes skal krav gitt i Forskrift med veiledning om internkontroll identifiseres. Det vises her til Håndbok nr. 3, Internkontrollhåndboken. En gjennomgang av kontraktsdokumentene for hver enkelt prosjekt er nødvendig. Dette er nærmere beskrevet Prosjekthåndboken, kapittel 2. Prosjektforberedelser. 21. Planlegging Planleggingen skal følge fastsatte krav i henhold til Plan- og bygningsloven. I planleggingen skal det for prosjekt inngå en kontroll av Igangsettingstillatelsen. Generelt skal ingen aktivitet iverksettes før den er planlagt i alle faser. Dette er nødvendig for å sikre at en på forhånd har tenkt igjennom hvordan de oppsatte mål og krav skal kunne oppfylles gjennom en rasjonell og økonomisk drift, hvor fastsettelse av bemanning og bruk av egnet utstyr er sentrale elementer. Planleggingen omfatter også koordinering med øvrige aktiviteter fra for eksempel underleverandører og samordning av andre entreprenører, Samordnerfunksjonen. Samarbeide og gjensidig informasjon er en viktig forutsetning for å oppnå dette. Generelt gjelder at all planlegging skal dokumenteres. Dersom det under utførelsen av prosjektet blir nødvendig å foreta endringer, skal disse planlegges på samme måte før de iverksettes. Dette er nærmere beskrevet Prosjekthåndboken, kapittel 2. Prosjektforberedelser og kapittel 5. Fremdrift. 22. Utførelse Generelt Utførelsen av arbeid skal gjennomføres i samsvar med de planer som er utarbeidet og skal følge retningslinjene som er satt opp i kvalitetsplaner, prosedyrer, styringsdokumenter og håndbøker. Det er et felles ansvar for alle medarbeidere i en administrativ enhet, en avdeling eller et prosjekt at regelverket følges og at det blir kontrollert og bekreftet ved dokumentasjon at produktet eller tjenesten svarer til målsettingen. Selskapet må overholde sine forpliktelser til å gi oppdragsgiveren varsel om alle endringer som kan få teknisk, tidsmessig eller økonomiske konsekvenser. 13

14 Den som utfører et arbeid (prosjektleder, anleggsleder, formann, bas etc.) har ansvaret for at produktet svarer til det som er krevet, og det skal dokumenteres at kontrollrutiner og eventuell avviksbehandling er utført. Egenkontroll Generelt gjelder at alle som utfører et arbeid, selv har ansvaret for å kjenne de krav som er stillet og for at resultatet svarer til de oppsatte mål. Det påhviler den som leder arbeidet å sørge for opplæring og forståelse for dette ved at det gis retningslinjer for hvordan denne egenkontrollen skal utføres og hva arbeidet skal måles mot. Oppfølging, etterprøving og dokumentasjon En aktivitet er ikke fullført før det er dokumentert at resultatet svarer til de krav som er stillet. Hovedformålet med dokumentasjonskravet er følgende: Skape gjensidig tillit mellom partene i et avtaleforhold om at fastlagte krav er oppnådd for et levert produkt eller en tjeneste Sikre at selskapets ledelse vil kunne overvåke og registrere at organisasjonen fungerer som forutsatt Bevise i ettertid ved systematisk registrering og arkivering hvordan og når ting har skjedd Spesifiserte krav til dokumentasjon bør inngå som en fast del i enhver prosedyre. I kontraktsforhold hvor det inngår tidsbestemte garantibestemmelser, skal garantibefaringer, avtaler og gjennomføring av tiltak for å oppfylle avtalte krav, dokumenteres. Dette er nærmere beskrevet Prosjekthåndboken, kapittel 6. Prosjektdokumenter/dokumentbehandling, kapittel 7. Utførelse, kapittel 8. Kontroll og prøving, kapittel 10. Materialer/leveranser og kapittel. 23. Avviksbehandling Ethvert avvik fra spesifikasjoner og prosedyrer for utførelse, fremdriftsplan, innkjøpte materialer eller tjenester, sikkerhetsforskrifter etc. skal behandles i samsvar med selskapets håndbøker. Hovedformålet med avviksbehandlingen er følgende: Dokumentere at årsaken til avviket blir klarlagt og at produktet blir brakt i samsvar med de krav og spesifikasjoner som er stillet til det Gi grunnlag for forslag til mulige endringer av spesifikasjonene når akseptable og praktiske løsninger gir grunnlag for dette Gi grunnlag for å endre arbeidsmetoder, prosedyrer, instrukser etc. for å hindre at samme feil gjentar seg Dette er nærmere beskrevet Prosjekthåndboken, kapittel 9. Avviksbehandling. 24. Arkivering På nivå 2 i det administrative systemeter det gitt retningslinjer for dokumentmerking, håndtering, oppbevaring og arkivering, både sentralt og for de enkelte prosjekt. Ansvaret for systematisk og korrekt arkivering påhviler ledere på alle nivåer. For prosjektrelaterte dokumenter er dette er nærmere beskrevet Prosjekthåndboken, kapittel 6. Prosjektdokumenter/Dokumentbehandling. 14

15 25. Kvalitetsrevisjoner Et viktig verktøy for ledelsen til å følge opp og kontrollere at styringssystemet fungerer og til å måle forbedringer er interne kvalitetsrevisjoner og revisjoner som kreves av kunden. En kvalitetsrevisjon er en uavhengig og systematisk gjennomgang av hvordan prosjektet eller aktiviteten oppfyller målsettingen til systematisk og strukturert styring. Den skal utføres av kvalifiserte folk som ikke har deltatt i utførelsen av prosjektet eller aktiviteten, og den skal måle hensiktsmessighet av prosedyrene og styringsdokumentene, og hvordan planleggingen, utførelse og dokumentasjon samsvarer med disse. Kvalitetsrevisjoner gjennomføres i regi av selskapets kvalitetsansvarlig, enten på eget initiativ eller på anmodning fra ledere på relevante nivåer. Eksterne kvalitetsrevisjoner kan bli gjennomført hos selskapets leverandører og underentreprenører. Revisjoner i prosjekter er nærmere beskrevet Prosjekthåndboken, kapittel 13. Revisjoner. 26. Tilbakeføring av erfaringer Ved gjennomføring av en aktivitet vil en kunne høste erfaringer som kan komme senere utførelser til gode. Det påhviler derfor alle ledere å tenke gjennom og underrette andre hvilke erfaringer som kan være nyttig ved gjennomføring av senere prosjekter. Vedkommende har videre et ansvar for at kvalitetsansvarlig blir informert om eventuelle endringer i fremgangsmåte slik at prosedyrer kan endres. Kunnskapsformidling er nærmere beskrevet Prosjekthåndboken, kapittel 14. Kunnskapsformidling. Kapittel 6 Oppfyllelse av NS EN ISO 9001 Innhold: 1. PKT. 4.1, LEDELSENS ANSVAR PKT. 4.2, KVALITETSSYSTEMET PKT. 4.3, KONTRAKTSGJENNOMGÅELSE PKT. 4.4, STYRING OG UTVIKLING AV KONSTRUKSJON PKT. 4.5, DOKUMENT- OG DATASTYRING PKT. 4.6, INNKJØP PKT. 4.7, KONTROLL MED PRODUKTER LEVERT AV KUNDEN PKT. 4.8, PRODUKTIDENTIFIKASJON OG SPORBARHET PKT. 4.9, PROSESSTYRING PKT. 4.10, KONTROLL OG PRØVING Side

16 11. PKT. 4.11, STYRING MED KONTROLL-, MÅLE- OG PRØVINGSUTSTYR PKT. 4.12, KONTROLL OG PRØVINGSSTATUS PKT. 4.13, AVVIKSBEHANDLING PKT. 4.14, KORRIGERENDE OG FOREBYGGENDE TILTAK PKT. 4.15, HÅNDTERING, LAGRING, PAKKING, BESKYTTELSE OG LEVERING PKT. 4.16, REGISTRERINGER PKT. 4.17, INTERNE KVALITETSREVISJONER PKT. 4.18, OPPLÆRING PKT. 4.19, ETTERSYN PKT. 4.20, STATISTISKE TEKNIKKER HVORDAN PA ENTREPRENØR A/S OPPFYLLER KRAVENE I NS EN ISO 9001 Standardens krav Hvordan PA Entreprenør A/S møter kravet 27. Pkt. 4.1, Ledelsens ansvar Fastlegge og dokumentere bedriftens målsetting samt bestemme ansvar, myndighet og samarbeidsforhold for alt personell som leder, utfører og verifiserer arbeid som innvirker på kvalitet. Gitt i kvalitetshåndboken som også redegjør for organisasjonsplaner og funksjons-beskrivelser. Utpeke representant for ledelsen som, uavhengig av andre plikter, skal ha klart angitt myndighet til å følge opp standardens krav. Det er utpekt en kvalitetsansvarlig som i henhold til sin funksjonsbeskrivelse har en uavhengig stilling, ansvar og myndighet til å følge opp standardens krav. Skal med passende mellomrom gjennomgå styringssystemet for å følge opp at det er hensiktsmessig og effektivt. Gjennomgåelse skal dokumenteres. Det henvises til funksjonsbeskrivelse for kvalitetsansvarlig. Krav til interne revisjoner er gitt i egne prosedyrer. 28. Pkt. 4.2, Kvalitetssystemet Et styringssystem skal etableres og vedlikeholdes. Kvalitetshåndboken beskriver styrings-systemet. Pkt. 4.3, Kontraktsgjennomgåelse Hver kontrakt skal gjennomgås systematisk for å sikre at alle krav blir identifisert og forstått, og at avvik fra tilbudsspesifikasjonene blir klarlagt. Det henvises til Prosjekthåndboken, prosedyre nr. 1, Forespørsler og kontrakter, der krav til kontraktsgjennomgang er spesifisert. 29. Pkt. 4.4, Styring og utvikling av konstruksjon Det skal etableres et styringssystem for planlegging, oppgavefordeling, og organisatoriske og tekniske grensesnitt mellom de enkelte enhetene i prosjektet. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 2. Prosjektforberedelser og kapittel 3. Prosjektorganisasjon. Kravspesifikasjoner og konstruksjonsforut-setninger skal klarlegges skal klarlegges, dokumenteres og gjennomgåes før arbeidet startes opp. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 2., prosedyre 2.3 Identifikasjon av krav. Resultatet av byggearbeidet skal dokumenteres i form av sjekklister, rapporter, målebrev etc. som viser at alle krav og forutsetninger er oppfylt. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 7. Utførelse og kapittel 8. Kontroll og prøving. Det skal gjennomføres en dokumentert gjennomgang av kompetent personell for å verifisere at krav og forventninger til arbeidet er tilfredsstilt. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 16

17 30. Pkt. 4.5, Dokument- og datastyring Det skal etableres og vedlikeholdes et system for styring av alle dokumenter knyttet til denne standard og sikre at disse er tilgjengelige på brukerstedet. Det henvises til Kapittel 4 i denne håndboken som beskriver kvalitetssystemet. Ugyldige og/eller foreldede dokumenter skal fjernes fra brukerstedet, samt at utgåtte dokumenter som oppbevares skal være identifisert. Det henvises til Prosjekthåndbok, kapittel 6. Prosjektdokumenter/dokumentbehandling. Det skal utarbeides et system som sikrer at alle endringer gjennomgås, godkjennes, registreres og distribueres. Det henvises til Prosjekthåndbok, kapittel 6. Prosjektdokumenter/dokumentbehandling. 31. Pkt. 4.6, Innkjøp Leverandører og underentreprenører skal velges ut fra deres dokumenterte evne til å tilfredsstille krav. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 10. Materialer/leveranser Det skal etableres kontrollrutiner for alle som leverer varer og tjenester. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 10. Materialer/leveranser og kapittel 13. Revisjoner Innkjøpsdokumenter skal inneholde opplysninger som beskriver produktet, og hvilke krav til godkjenning eller kvalifisering. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 10. Materialer/leveranser 32. Pkt. 4.7, Kontroll med produkter levert av kunden Det må sikres at produkter som leveres av byggherren kontrolleres, lagres og vedlikeholdes korrekt. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 10. Materialer/leveranser 33. Pkt. 4.8, Produktidentifikasjon og sporbarhet Det skal utarbeides prosedyrer for sporbarhet når dette er hensiktsmessig. Det henvises generelt til Prosjekthåndboken og Administrativ håndbok. 34. Pkt. 4.9, Prosesstyring Krav skal være definert og utførelsen og valg av utstyr planlagt slik at arbeidet blir utført på en styrt måte i henhold til fastlagte prosedyrer. Prosedyrer skal utarbeides når mangelen på slike vil virke ugunstig på prosessen. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 2. Prosjektforberedelser og kapittel 7. Utførelse. 35. Pkt. 4.10, Kontroll og prøving Mottatte produkter skal ikke benyttes før de er kontrollert og akseptert. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 10. Materialer/leveranser Under utførelsen skal den som er ansvarlig for arbeidet gjennomføre egenkontroll for å sikre at produktet samsvarer med spesifikasjoner og krav. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 8. Kontroll/prøving. Gjennom sluttkontroll skal det dokumenteres at all foreskreven kontroll er utført, og at resultatene tilfredsstiller spesifiserte krav. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 8. Kontroll/prøving. 36. Pkt. 4.11, Styring med kontroll-, måle- og prøvingsutstyr Med jevne mellomrom skal alt måleutstyr som brukes for å vise at krav blir overholdt, kontrolleres og kalibreres. Resultatene skal registreres og oppbevares. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 8. Kontroll/prøving. 37. Pkt. 4.12, Kontroll og prøvingsstatus 17

18 Kontroll- og prøvingsstatus skal angis med fysisk merking på utstyret. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 8. Kontroll/prøving. 38. Pkt. 4.13, Avviksbehandling Prosedyrer for registrering og behandling av alle avvik skal etableres, vedlikeholdes og gjennomføres. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 9. Avviksbehandling. 39. Pkt. 4.14, Korrigerende og forebyggende tiltak Prosedyrer for korrigerende tiltak skal etableres, vedlikeholdes og gjennomføres. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 9. Avviksbehandling. 40. Pkt. 4.15, Håndtering, lagring, pakking, beskyttelse og levering Prosedyrer for håndtering, lagring, pakking, beskyttelse og levering skal etableres, vedlikeholdes og gjennomføres for å hindre at produktet blir forringet. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 10. Materialer/leveranser. 41. Pkt. 4.16, Registreringer Prosedyrer for identifikasjon, innsamling, nummerering, tilgang til, arkivering, lagring vedlikehold og disponering av registreringer skal etableres, vedlikeholdes og gjennomføres for å påvise overensstemmelse med spesifiserte krav. Det henvises generelt til Prosjekthåndboken og identifisering og arkivering av forskjellige dokumenter. 42. Pkt. 4.17, Interne kvalitetsrevisjoner Prosedyrer for planlegging og iverksetting skal etableres, vedlikeholdes, gjennomføres og dokumenteres for å verifisere aktivitetene og at resultatene er i overensstemmelse med planene i kvalitetssystemet. Resultatene skal forelegges de ansvarlige innenfor det reviderte området hvor ledelsen i tide skal gjennomføre korrigerende tiltak for registrerte mangler. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 13. Revisjoner. 18

19 43. Pkt. 4.18, Opplæring Prosedyrer for å klarlegge opplæringsbehov og sørge for opplæring av alt personell som utfører aktiviteter som påvirker kvalitet skal etableres, vedlikeholdes, gjennomføres og dokumenteres. Hensiktsmessig registrering fra opplæring skal oppbevares. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 3. Prosjektforberedelser og kapittel 10. Kunnskapsformidling. 44. Pkt. 4.19, Ettersyn Prosedyrer for å gjennomføre ettersyn skal etableres, vedlikeholdes, gjennomføres og dokumenteres når dette er spesifisert. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 8. Kontroll og prøving. 45. Pkt. 4.20, Statistiske teknikker Prosedyrer for å gjennomføre statistiske teknikker skall etableres, vedlikeholdes, gjennomføres og dokumenteres når dette er nødvendig for å etablere, styre og verifisere prosessers evne og produkters egenskaper. Normalt ikke aktuelt. Prosedyre vil bli utarbeidet for det enkelte foretak hvis relevant.

20 Kapittel 7 Oppfyllelse av Plan- og bygningsloven Innhold: UTFØRING AV BYGGEARBEID. KRAV TIL PRODUKTER OG BYGGVERK TILTAK SOM KREVER SØKNAD OG TILLATELSE KONTROLL MED TILTAK ANSVARLIG UTFØRENDE SIKRINGSTILTAK. UTSTYR FOR BYGGEARBEID Side HVORDAN PA ENTREPRENØR A/S OPPFYLLER KRAVENE I PLAN- OG BYGNINGSLOVEN Myndighetskrav Hvordan PA Entreprenør A/S møter kravet Utføring av byggearbeid. Krav til produkter og byggverk Ethvert byggverk skal utføres fagmessig og teknisk forsvarlig slik at det ferdige byggverket tilfredsstiller de krav som er satt til sikkerhet, helse, miljø og brukbarhet i eller i medhold av denne loven. Gitt i kvalitetshåndboken som også redegjør for organisasjonsplaner og funksjons-beskrivelser. Det henvises til Internkontrollhåndboken.Produsent eller dennes representant skal sørge for at egenskapene til produktet dokumenteres. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 8. Kontroll og prøving Tiltak som krever søknad og tillatelse Loven angir ulike tiltak som ikke må utføres uten søknad, eventuelt søknad om dispensasjon for å få tillatelse. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 2. Prosjektforberedelser, der krav til kontraktsgjennomgang er spesifisert. 97 Kontroll med tiltak Kontroll kan utføres ved dokumentert egenkontroll eller uavhengig kontrollforetak. Tiltakshaver og ansvarlig utførende har plikt til å gi de opplysninger som er nødvendig for utførelse av kontrollen. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 8. Kontroll og prøving og kapittel 10. Materialer/leveranser. Kontrollen skal utføres etter en på forhånd godkjent kontrollplan, der det skal fremgå hvilken kontrollform som skal brukes for de enkelte deler av tiltaket, hvilke foretak som er ansvarlig for kontrollen, deres kvalifikasjoner, hva som skal kontrolleres, og hvordan tilbakemelding til kommunen skal skje. Gitt i kvalitetshåndboken som også redegjør for organisasjonsplaner og funksjons-beskrivelser. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 8. Kontroll og prøving Ansvarlig utførende Utførelsen av ethvert tiltak som går inn under 93 skal forestås av en eller flere ansvarlig utførende foretak som påtar seg ansvaret for at tiltaket blir utført i samsvar med gitt tillatelse og bestemmelser gitt i eller i medhold av denne loven. Gitt i kvalitetshåndboken som også redegjør for organisasjonsplaner og funksjons-beskrivelser. 20

21 Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 2. Prosjektforberedelser, der krav til kontraktsgjennomgang er spesifisert. Foretaket må dokumentere tilstrekkelig faglig kompetent ledelse innenfor det enkelte byggeoppdrag. Foretakets representant på byggeplassen skal oppgis. Gitt i kvalitetshåndboken som også redegjør for organisasjonsplaner og funksjons-beskrivelser. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 3. Prosjektorganisasjon Sikringstiltak. Utstyr for byggearbeid. Ingen må utføre bygge- eller rivningsarbeid, graving, sprenging, eller fylling uten at nødvendige tiltak på forhånd er truffet for å sikre mot at skade kan oppstå på person eller eiendom, og for å opprettholde den offentlige trafikk. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 2. Prosjektforberedelser, der krav til kontraktsgjennomgang er spesifisert. Det henvises til Prosjekthåndboken, kapittel 3. Prosjektorganisasjon. Det henvises til Internkontrollhåndboken. Maskiner, stillaser og alt utstyr for byggearbeid skal være forsvarlig innrettet og vedlikeholdt, og driften skal være ordnet slik at fare for liv og helse oppstår. Det henvises til Internkontrollhåndboken. 21