NYTTE-KOSTNADSANALYSE AV Å INNFØRE ELEKTRONISK FAKTURABEHANDLING FOR VIRKSOMHETENE SOM ER KUNDER HOS SSØ. SSØ Forvaltnings- og analyseavdelingen

Transkript

1 NYTTE-KOSTNADSANALYSE AV Å INNFØRE ELEKTRONISK FAKTURABEHANDLING FOR VIRKSOMHETENE SOM ER KUNDER HOS SSØ SSØ Forvaltnings- og analyseavdelingen Oslo, 7. februar 2005

2 1. Innledning 1.1 Problemstilling og bakgrunn SSØs visjon er effektiv ressursbruk i staten. En naturlig måte å omsette denne visjonen i praktiske resultater er å identifisere og kartlegge kostnadsdrivende prosesser i staten for så effektivisere disse. Kostnadsdrivende prosesser kjennetegnes ved at de ved enkle strukturelle grep kan endres slik at kostnadene reduseres eller sluttproduktene forbedres for gitte kostnader. Et eksempel på en slik prosess er dagens håndtering av fakturaer, der det er blitt påvist et stort potensial for både å redusere kostnadene ved håndteringen og for å forbedre sluttproduktet. For å ta ut de potensielle kostnadsreduksjonene vil SSØ sette kundene sine i stand til å ta i bruk av elektronisk fakturabehandling, EFB.. Mot denne bakgrunnen drøftes i dette notatet, i tråd med utredningsinstruksen, den samfunnsøkonomiske lønnsomheten av å innføre elektronisk fakturabehandling for SSØ med kunder. 1.2 Kort om samfunnsøkonomisk lønnsomhet Begrunnelse for å måle lønnsomheten av tiltak Offentlige ressurser er knappe. Mange ulike oppgaver ønskes løst med de tilgjengelige midlene. For at beslutningstakerne skal kunne prioritere mellom de ulike oppgavene slik at tjenestetilbudet blir best mulig, er det behov for å tilveiebringe mest mulig fullstendig informasjon presentert på en oversiktlig og nøytral måte. Samfunnsøkonomisk lønnsomhet er ikke et nøytralt mål på konsekvensene av et tiltak fordi konsekvensene vektes med betalingsvillighet. Fordelen med å bruke betalingsvillighet som vekt er at alle konsekvensene vurderes på en omforent måte og kan sammenfattes i et lønnsomhetsmål. Som grunnlag for prioritering er samfunnsøkonomisk lønnsomhet bedre egnet jo mer fullstendig den samfunnsøkonomiske analysen er (det vil si jo flere av virkningene som kan verdsettes), jo mindre betydningsfulle fordelingsvirkningene er og jo mindre innslag det er av politisk og / eller etisk vanskelige problemstillinger Om bruk av lønnsomhetsmål Måling av samfunnsøkonomisk lønnsomhet forutsetter at man kan anslå størrelsen på nytten av og kostnadene ved å gjennomføre tiltaket. Denne tallfestingen kan gi inntrykk av å måle lønnsomheten med større nøyaktighet enn det som tilfelle er. Tallene gjenspeiler ikke nytten av de effektene som ikke er blitt tallfestet. Derfor må tallenes tale ses i lys av tiltakets fulle virkningsbredde. I vår analyse er det mange komponenter, særlig på nyttesiden, som ikke er blitt tallfestet. Videre er de tallanslagene som faktisk er blitt benyttet i analysen, i hovedsak forsiktige. Det er derfor god grunn til å tro at den anslåtte lønnsomheten av tiltaket er lavere enn den reelle. Tallanslaget på lønnsomhet er ikke bedre enn de tallene det bygger på. Fordi vår kunnskap om fremtiden nødvendigvis må være usikker er det i denne analysen lagt vekt å avdekke kilder til usikkerhet og hvordan de påvirker lønnsomheten. Det kan derfor være lurt at leseren bærer med seg Whiteheads kloke anmodning om at: It is better to be vaguely right than precisely wrong. 1

3 2. Nytte-kostnadsanalyse av EFB Første steg i en nytte-kostnadsanalyse er å klarlegge problemstillingen. Dette forutsetter en beskrivelse av dagens situasjon, basisalternativet, som er å finne i avsnitt 2.1 nedenfor. Neste steg i analysen er å spesifisere det aktuelle tiltaket og sette det inn i en analytisk ramme, jf avsnitt 2.2. Det tredje steget er å spesifisere virkningene. Å spesifisere virkningene er egentlig en sekkepost av arbeidssteg. Nedenfor er hvor i analysen disse arbeidsstegene er behandlet satt i parentes: - Identifisere virkninger (kapittel 3) - Angi forutsetninger (avsnitt 4.1) - Tallfeste / Verdsette virkninger (avsnittene 4.2 og 4.3) - Beregn samfunnsøkonomisk lønnsomhet (4.4) - Angi usikkerhet (avsnitt 4.5) 2.1 Basisalternativ Basisalternativet i analysen er dagens manuelle prosess for behandling av fakturaer som i korte trekk består av følgende aktivitetskjede 1. Oversendelse av bilag fra virksomhet til SSØ, 2. Postmottak i SSØ, 3. Forflytting av fakturaen til person hos SSØ som skal kontrollere at fakturaen er blitt riktig utfylt og bokføre den 4. Oversendelse av fakturaen tilbake til kunden. 5. Postmottak hos kunden 6. Forflytting av fakturaen til regnskapsenheten som setter bilagene i bilagsarkivet. De ovennevnte arbeidsstegene beskriver prosessen for håndtering av fakturaene til kunder som har valgt en tjenestemodell hos SSØ kalt fullsørvis (FS). De kundene som selv utfører de arbeidsstegene SSØ utfører for FS-kunder får såkalt delsørvis (DS) 2.2 Spesifisering av tiltak Flere ulike tiltak kan tenkes gjennomført for å effektivisere dagens prosess for fakturabehandling. For det første kan dagens prosesser forbedres ved å finne og analysere kostnadsdrivende arbeidssteg i prosessen. For det andre kan det innføres EFB, der alle fakturaene behandles elektronisk, med sentralisert fakturamottak. En tredje mulig løsning kan være å utkontraktere fakturamottaket til en ekstern aktør gjennom å avholde en anbudskonkurranse. Disse tre ulike tiltakene er ikke gjensidig utelukkende. Følgelig er det fullt mulig at den største gevinsten for samfunnet vil oppstå ved å kombinere ulike tiltak. Ikke desto mindre er det i denne analysen bare sett på lønnsomheten av å innføre EFB som et frittstående tiltak. 2

4 3. Virkninger 3.1 Potensielle gevinster av å innføre EFB Hovedformålet med å innføre EFB er å redusere kostnadene ved å behandle fakturaene til statlige virksomheter. Imidlertid vil utrulling av EFB også føre med seg en rekke andre gevinster, av både kvalitativ og kvantitativ karakter. I det følgende er omtalen av de potensielle gevinstene delt inn i ikke tallfestet gevinstpotensial og tallfestet gevinstpotensial. Begrepet ikke tallfestet gevinstpotensial favner om både rene kvalitative gevinster og gevinster som i utgangspunktet er kvantifiserbare, men der vi mangler de dataene som er nødvendige for å kunne anslå størrelsen på gevinstene Ikke tallfestet gevinstpotensial Det er en rekke gevinster i verdikjeden som ikke direkte har latt seg tallfeste som kostnadsmessige besparelser. Disse gevinstene vil tilfalle både SSØ som tjenesteyter og kundene. Innføring av elektronisk sporbarhet av hvem som har behandlet fakturaene i de enkelte arbeidsstegene i godkjenningsprosessen fra mottak til kontering og betaling fører til: Forenklet revisjon/kontroll. Enklere tilgang til historikk i etterkant. At det er lett å finne ut hvor i arbeidsprosessen fakturaen er, og At det er lett å finne ut hvem som har den til behandling. Kortere behandlingstid fra mottak til bokføring fordi arbeidsoperasjonene går raskere, oversendelse i arbeidsflyten skjer elektronisk og purrerutiner/eskalering skjer automatisk: Sikrer raskere oppdatert regnskap. Bedre kontroller fordi det er innlagt automatiske gyldighetskontroller på/mellom kontofelter i kontostrengen og fullmaktsmatriser i arbeidsflyten: Sikre at kostnadene kommer på riktig ansvars- og konteringsfelter. Bedrer kvaliteten på regnskap. Bedrer styringen av økonomien. Begrenser antallet feilføringer. Brukertilfredsheten vil øke fordi arbeidsprosessene oppleves raskere, mer lettvint, enklere, oversiktlig og sikrere pga: Mindre papir som kan bli borte. Enklere å se hva som ligger til behandling. Lettere å gjenfinne fakturaen. Enklere å finne riktig kontering ved oppslag i systemet under kontering. Det er i dag virksomhetene selv som arkiverer papirfakturaene, og all gjenfinning/leting etter fakturaer skjer mot det lokale fakturaarkiv. Med elektronisk fakturahåndtering vil om ønskelig fakturaoriginalen arkiveres sentralt i skanningssentralen, men bildet av fakturaen vil straks det er skannet, alltid kunne taes frem elektronisk, uavhengig av hvor brukeren befinner seg. Dette reduserer betydningen av hvor tjenester og oppgaver utføres. Med andre ord kan de personene 3

5 som attesterer, godkjenner (utøver budsjettdisponeringsmyndighet) og bokfører sitte ulike steder i landet og utføre sine respektive oppgaver uavhengig av hvor de andre arbeidsstegene i prosessen blir utført Tallfestet gevinstpotensial Det tallfestede gevinstpotensialet består av to komponenter: - Innspart arbeidstid i fakturaflyten - Reduserte kostnader til purregebyr og morarenter Innspart arbeidstid i fakturaflyten Hvor stort potensialet er for å spare arbeidstid avhenger av blant annet Fordelingen av kunder som har tatt i bruk EFB på de to tjenestemodellene. Det samlede antallet kunder som tar i bruk EFB. Hvor stor reduksjonen i arbeidstiden som går med til å gjennomføre de enkelte arbeidsoppgavene i fakturaflyten - fra faktura kommer i posten til den er bokført, betalt og avstemt blir, avhenger også av hvor strenge krav som stilles til kvaliteten på følgende oppgaver i EFB: Riktig merking av faktura. Hvordan man behandler dårlig merkede fakturaer. Hvor enkelt det er å lage/vedlikeholde maler. Hvor mange manuelle og hvilke typer kontroller som gjennomføres i arbeidsflyten Realisering av verdien av tidsbesparelsene De potensielle tidsbesparelsene består i stor grad av litt innspart tid for et stort antall brukere. Kostnadskutt forutsetter i stor grad frigjøring av hele årsverk, hvilket mange av virksomhetene ikke vil få. Dette innebærer at en stor del av gevinstene ikke vil komme til syne i regnskapene i form av utgiftsreduksjoner. Det vil være utfordring for ledelsen i den enkelte virksomhet å realisere disse gevinstene på en god måte. På helt kort sikt er det vanskelig å se for seg at gevinstrealisering i form av faktiske utgiftsskutt får et stort omfang. En slik måte å realisere gevinstene på vil nok heller gå over tid, dersom det skulle vise seg å være den foretrukne måten å ta ut gevinsten på. I stedet vil nok gevinsten, i hvert fall en periode, måtte realiseres gjennom å sette de fristilte ressursene til å løse andre arbeidsoppgaver. Tidsbesparelsene som følge av innføring av EFB fordeler seg på tre ulike aktører: (i) (ii) (iii) virksomhetenes regnskapsarbeidere, virksomhetenes attestanter og godkjennere, og SSØ som tjenesteyter, Nedenfor omtales kort de forutsetningene som er blitt lagt til grunn i analysen for å omgjøre tidsbesparelsene for de tre ulike gruppene arbeidstakere til samfunnsøkonomiske gevinster. (i) Det legges til grunn at disse vil kunne nyttes til å utføre andre typer arbeidsoppgaver. (ii) Den delen av virksomhetenes tidsbesparelser som skyldes raskere og enklere attestering og godkjenning bør umiddelbart kunne la seg realisere ved at disse arbeidstakerne har kjerneoppgaver som de nå kan vie større tid. 4

6 (iii) SSØ vil hurtigere kunne realisere gevinsten, av å innføre EFB, som kostnadsreduksjon fordi SSØ, om ønskelig, vil kunne spare inn hele årsverk. Imidlertid har vi ut fra forsiktighetshensyn sett bort fra dette i vårt hovedalternativ Reduserte kostnader til purregebyr og morarenter I tillegg til verdien av tidsbesparelsene er også verdien av reduserte utgifter til purregebyr og eventuelt morarenter blitt tallfestet. Det kan diskuteres hvor stor andel av disse utgiftene som er reelle kostnader for samfunnet. Det kan tenkes at en del av utgiften mest korrekt tilnærmes som en overføring fra det offentlige til en leverandør. Dette har vi sett bort fra i denne analysen Fordelingen av gevinster på kunder og SSØ Gevinsten av å innføre EFB vil i stor grad oppstå hos kundene til SSØ fordi 80 pst ( ) av det totale antallet fakturaer får såkalt DS-behandling av SSØ. Årsaken til at det er dagens DS-kunder som vil få de største gevinstene av å innføre EFB er at disse kundene i dag selv utfører de arbeidsstegene som blir effektivisert. Dette i motsetning til kunder som i dag benytter seg av FS-modellen der SSØ står for utførelsen av de arbeidsstegene som effektiviseres. 3.2 Kostnader Innføring av elektronisk fakturabehandling medfører to hovedtyper kostnader; investeringsog driftskostnader. Investeringskostnadene kan sortes etter hvilken prosjektfase de tilhører; forprosjekt, pilotprosjekt eller utrulling av EFB. Utrullingen av EFB står for langt den største delen av investeringskostnadene. Over halvparten av utrullingskostnadene vil dekkes av kundene. Av de totale utrullingskostnadene utgjøres hoveddelen av arbeidstid både hos kundene og hos SSØ. Denne arbeidstiden går med til å sette kundene i stand til å ta EFB i bruk og lære opp brukere hos kundene. I tillegg tilkommer kostnader ved reiser til de stedene der kursene avholdes og til SSØ. Driftskostnadene består først og fremst av kostnader til datamaskiner, programvare, vedlikehold og drifting av disse. Store deler av utrullingskostnadene kan skaleres. For det første kan opplæringskostnadene skaleres etter antall brukere det viser seg å være behov for. Videre kan prosjektkostnadene ved å sette den enkelte kunde i stand til å bruke EFB skaleres etter antall kunder som velger å ta EFB i bruk. Implementeringskostnadene ved iverksette det sentrale prosjektet er derimot å anse som en forholdsvis fast kostnad. Det understrekes at det hefter usikkerhet rundt skaleringsfaktorenes størrelse. 5

7 4. Tallfesting av lønnsomheten Lønnsomheten av tiltaket er blitt tallfestet ved å verdsette endringene i innsatsen av de enkelte ressursene, på både nytte- og kostnadssiden, med kalkulasjonspriser. Kalkulasjonsprisene skal gjenspeile skyggeprisene ved økt offentlig produksjon. Innføring av EFB innebærer ikke økt offentlig produksjon, snarere en effektivisering av dagens produksjon. Innfallsvinkelen i denne analysen er å vurdere den samfunnsøkonomiske lønnsomheten av å få kundene til SSØ til å ta i bruk EFB med SSØ som tjenesteleverandør. I og med at SSØ står overfor en mulig konkurranseeksponering av behandlingen av fakturaer kan det som en praktisk tilnærming være rimelig å vurdere SSØs fakturabehandling som konkurranseutsatt produksjon. Med konkurranseutsatt produksjon menes at SSØ er utsatt for konkurranse både i innsats- og i produktmarkedene. Alternativverdien av økt offentlig konkurranseutsatt produksjon er verdien av den private produksjonen denne fortrenger. Dette tilsier at offentlig produksjonsvirksomhet stilles overfor de samme prisene som konkurrerende privat produksjon for både innsatsfaktorer og for det som produseres. 4.1 Parameterverdier For å kunne anslå størrelsen på gevinstene av å innføre EFB må det gjøres forutsetninger om størrelsene på en rekke parametere. Nedenfor synliggjøres og begrunnes de valgene som er blitt foretatt for at beregningene skal være mest mulig gjennomsiktige og etterprøvbare. En del av valgene av parameterverdier bærer preg av at vi har måttet forsøke å utøve godt skjønn. For ikke å gjøre kvaliteten på analysen mer sårbar enn nødvendig overfor de enkelte forutsetningene om parameterverdiene, har vi gjennomført følsomhetsanalyser for fem parametere. Dermed kan man danne seg et bilde av utfallsrommet i stedet for bare å måtte forholde seg til usikre punktestimater Kalkulasjonsrente - risiko I samfunnsøkonomiske analyser skal kalkulasjonsrenten fastsettes i tråd med de kriteriene som er angitt i Finansdepartementets rundskriv R-14/99. Med utgangspunkt i at prosjektet er vurdert å ha lav systematisk risiko, er størrelsen på kalkulasjonsrenten i analysen satt til 4 pst. I tillegg er det også blitt beregnet hvor følsom nåverdien av prosjektet er overfor endringer i renten. Måten dette er blitt gjort på er at de samme beregningene er blitt utført, men med en kalkulasjonsrente på 6 pst Effektivitetstap ved offentlig finansiering Skattefinansiering medfører et tap for konsumentene som er større enn skatteprovenyet. I henhold til Finansdepartementets veileder i samfunnsøkonomisk analyse anbefales det å sette marginalkostnaden ved skattefinansiering til 1,2. Årsaken til at denne parameteren drøftes her er at størrelsen på de tallfestede gevinstene av å innføre EFB avhenger av hvordan gevinstene tas ut. De tallfestede gevinstene utgjøres av kostnadsreduksjoner som kan brukes enten til å produsere flere offentlige tjenester for en gitt størrelse på de offentlige utgiftene eller til å redusere de offentlige utgiftene. Dersom gevinsten tas ut som en reduksjon av offentlige utgifter fremkommer den samfunnsøkonomiske verdien ved å multiplisere gevinstens kroneverdi med en faktor på 1,2. Altså har selve måten gevinstene realiseres på, betydning for størrelsen på gevinsten for samfunnet. 6

8 4.1.3 Nærmere om realisering av tidsgevinster Besparelsene i arbeidstid oppstår ved effektivisering av arbeidet til to hovedtyper arbeidstakere; attestanter/godkjennere og øvrige arbeidstakere. Som nevnt i avsnitt kan i utgangspunktet den frigjorte arbeidstiden brukes enten til å utføre andre arbeidsoppgaver eller til å redusere kostnadene i det offentlige. I analysen er det forutsatt at all den frigjorte arbeidstiden til alle de berørte arbeidstakerne brukes til å utføre andre arbeidsoppgaver. En viktig grunn til at vi har valgt denne utformingen av hovedalternativet i analysen er at mange av kundene til SSØ er så små at de må forventes å få tidsbesparelser som er mindre enn en hel stilling 1. Som følge av dette vil de små kundene ha begrensede muligheter til å omsette de frigjorte ressursene i kostnadskutt. En annen grunn til dette valget av hovedalternativ er usikkerhet omkring hvordan de kundene som må forventes å få muligheter til å foreta kostnadskutt faktisk vil utnytte disse mulighetene. Det er ikke selvsagt at resultatene av effektiviseringer i offentlige virksomheter tas ut i form av reduserte budsjetter selv om det skulle oppstå muligheter til å gjøre det. For eksempel kan en reduksjon av antallet ansatte innen regnskapsfunksjonen til en offentlig virksomhet motsvares av at de frigjorte ressurser brukes til å ansette flere saksbehandlere. Sett under ett har vi på grunn av mangel på statistikk over hvordan størrelsen på frigjort arbeidstid er fordelt over kundepopulasjonen, og av mangel på holdepunkter for si noe om hvordan effektivisering vil slå ut i budsjettene til offentlige virksomheter, lagt til grunn et forsiktig anslag på størrelsen på gevinsten for samfunnet. Betydningen av at ulike måter å ta ut gevinstene på gir opphav til ulike verdier for samfunnet synliggjøres i de analysene vi har gjort av hvor følsom prosjektet er overfor valg av måte å ta ut gevinstene på. I disse følsomhetsanalysene er det forutsatt at den frigjorte arbeidstiden til attestanter/godkjennere brukes til å utføre andre arbeidsoppgaver. Forskjellen fra hovedalternativet er at frigjort arbeidstid til de øvrige arbeidstakere forutsettes tatt ut i form av reduserte offentlige utgifter Prosjektets levetid og igangsettelsestidspunkt Vi har forutsatt at prosjektet har en levetid på 15 år. Etter dette er det ansett som rimelig å forvente at ny teknologi vil erstatte EFB. Prosjektet er forutsatt igangsatt i 2005 slik at en fjerdedel av et års gevinst realiseres allerede i I følsomhetsanalysene er det også blitt beregnet nettonåverdi av prosjektet ved 7 års levetid. Det bør også nevnes at vi drøfter ikke i denne analysen valget av tidspunkt for å innføre EFB. Dermed har vi heller ikke gått nærmere inn på verdien av å vente på det skal komme ny teknologi/informasjon. I og med at maskiner (hardware) og dataprogrammer (software) er planlagt å bli skiftet ut hvert tredje år er det grunn til å anta at det er begrenset fare for å bli innelåst i en dårlig teknologi. 1 Gjennomsnittlig antall leverandørbilag per for en DS-kunde hos SSØ er Med en forventet tidsbesparelse på 17 minutter per faktura ved overgang fra manuell til EFB av papirfakturaer tilsier dette at det samfunnet frigjør omkring 0,74 årsverk (vi antar 80 % effektiv utnyttelse av arbeidstiden). For dagens FS-kunder som er enda mindre blir tilsvarende tall 0,43 årsverk. Dette er gjennomsnittstall for samfunnet. Bak gjennomsnittstallene skjuler seg det forholdet at kundene får større reduksjon enn gjennomsnittlig reduksjon i tid brukt på fakturabehandling for samfunnet, mens tjenesteyter (SSØ) får mer å gjøre. 7

9 4.1.5 Lønn, årsverk, effektiv tid I vår analyse er det lagt til grunn at offentlig etterspørsel etter arbeidskraft i sin helhet fortrenger bruk av arbeidskraft i privat produksjon. Vi opererer med to ulike nivåer på årslønn: kroner for attestanter/godkjennere og kroner for de øvrige. De totale kostnadene ved et årsverk fremkommer ved å multiplisere årslønnen med en faktor på 1,5 for å fange opp blant annet sosiale kostnader ved arbeidstageren. Videre er et årsverk antatt å bestå av 1700 timer og 80 pst. effektiv arbeidstid; 1360 timer. Dette gir en kostnad per minutt på 7,35 kroner for attestanter og godkjennere, og 6,07 kroner for øvrige ansatte. Se tabell 4.1.a for detaljene i utregningen. Tabell 4.1.a: Verdsetting av arbeidstid som blir brukt til å løse andre oppgaver Kostnad (Økt m Årslønn faktor 1,5) Kostnad / minutt Attestant/Godkjenner kr kr 7,35 kr/min Øvrig kr kr 6,07 kr /min Vareinnsats Vareinnsatsen i prosjektet forutsettes å motsvares av redusert vareinnsats av samme størrelse i avgiftspliktig privat virksomhet, slik at riktig kalkulasjonspris er lik produsentprisene i disse virksomhetene som er utgiftene ved vareinnsatsen fratrukket merverdiavgiften Totalt antall fakturaer, andel håndtert ved EFB og valg av tjenestemodell I hovedalternativet er det forutsatt at (75 pst) av (100 pst.) fakturaene som kundene til SSØ har i dag håndteres ved EFB. I analysene av hvor følsom nåverdien av prosjektet er overfor endringer i parameterverdier, er det også foretatt beregninger med (55 pst.) og med fakturaer. Det er flere grunner til at det ikke er forutsatt at alle fakturaene vil bli håndtert ved EFB. For det første er det ikke sikkert at alle de nåværende kundene til SSØ vil implementere EFB. En annen grunn er at det er vanskelig å håndtere splittfakturaer (fakturaer med mange signaturer) i EFB. I analysen er det bare vurdert alternativer der det totale antallet fakturaer hos kundene til SSØ holder seg konstant over prosjektets levetid. Begrunnelsen for å velge en slik tilnærming er at vanskelig å forutsi hva den fremtidige utviklingen i det totale antallet fakturaer vil være. Ulike krefter trekker i ulike retninger. I retning av økt antall fakturaer trekker det forholdet at forventet økonomisk vekst antas å føre til økt offentlig forbruk som igjen antagelig fører til økt fakturavolum. I motsatt retning trekker faktorer som forventninger om økt bruk av samlefakturaer, kredittkort og e-handel. Hva nettoeffekten av disse motstridende kreftene vil bli er det vanskelig å si noe om. Forutsetningen om et totalt antall fakturaer som holder seg konstant på over prosjektets levetid tar utgangspunkt i dagens situasjon der SSØ har 230 kunder. Selv om vi antar at antallet fakturaer per kunde holder seg konstant over prosjektets levetid kan antallet kunder hos SSØ endre seg. Dette forholdet er det ikke gått nærmere inn på i analysen. I beregningene er det lagt til grunn at dagens fordeling av kundene på tjenestemodell fortsetter. Per i dag får 20 % av fakturaene fullsørvis (FS) og resten, 80 %, delsørvis (DS). 8

10 4.1.8 Samfunnets kostnadsbesparelser ved å få lavere utgifter til purregebyrer og morarente 2. Anslaget på størrelsen på denne gevinsten er usikker, men tas med for å gi en antydning om hvilken størrelsesorden den ligger i. Det er for enkelhets skyld forutsatt å tilkomme et gjennomsnittlig beløp på 200 kroner i kostnader ved purregebyr/morarenteutgift for 2 pst. av det totale antallet fakturaer. I tillegg kommer effektivitetstapet ved å bevilgningsfinansiere disse kostnadene Antallet personer som må læres opp og kundevirksomheter Det er forutsatt at det i de 230 kundene til SSØ må læres opp attestanter og godkjennere, 366 delsørvispersoner og 458 superattestanter Elektroniske fakturaer I nåverdiberegningene er det forutsatt at 40 pst. av fakturaene vil bli mottatt i elektronisk format fra og med Til sammenlikning nevnes her at Forsvarsbygg i forbindelse med innføring av EFB forutsetter at andelen elektroniske fakturaer vil være 35 pst innen utgangen av 2005 og rundt 50 pst ved utgangen av 2006 for deretter å flate ut. Årsaken til at Forsvarsbygg forutsetter at andelen e-fakturaer vil stige så raskt er at noen få leverandører, som står for en meget stor andel av del totale antallet fakturaer til Forsvarsbygg, holder på å ta i bruk elektronisk faktura. Også for kundene til SSØ er det grunn til å anta at elektroniske fakturaer som andel av det totale antallet fakturaer vil stige over tid. Imidlertid har vi i mangel av holdepunkter, valgt å benytte en forsiktig antagelse om utviklingen i den andelen som elektroniske fakturaer vil utgjøre av det totale antallet fakturaer; 40 pst fra og med Elektronisk innkjøpsløsning Forholdet mellom dette tiltaket og det foreliggende er ikke blitt vurdert nærmere Konkurranseeksponering Uavhengig av om SSØ fortsetter å produsere EFB-tjenester fremover, vil de investeringene som er blitt gjort kunne betraktes som en investering i å sette kundene i stand til å bruke EFB. Hele 24 av totalt 45 millioner kronene i samlet anslått utrullingskostnad står kundene for. Hovedtyngden av SSØs utrullingskostnader består i å sette kundene i stand til å ta EFB i bruk. Denne overføringen av kunnskapskapital til virksomhetene vil fortsette å gi avkastning uavhengig av hvilken tjenesteyter som står for driften av EFB. Dette resonnementet tilsier at det ikke bør bakes inn et tillegg for milepælsrisiko i kalkulasjonsrenten. 2 I Birkeland m.fl. (2004) antas kostnadene på purregebyr/ morarenter per forfalt faktura å være 200 kroner. Videre antar de at 5 pst av fakturaene blir belastet med purregebyr og morarenter. 9

11 Produktivitet Antagelig vil den teknologien som i dag benyttes til EFB videreutvikles over prosjektets levetid. Denne videreutviklingen vil føre til både mer effektiv utførelse av dagens funksjoner og at nye funksjoner kommer til. I driftsperioden er hardware forutsatt å bli byttet ut hvert tredje år og software hvert år. Et eksempel på et område der det kan ligge et potensial for ytterligere forbedring er tolkning av fakturaer. Som følge av denne regelmessige utskiftingen vil det i prosjektet bli tatt i bruk stadig mer moderne utgaver av teknologien. Dermed vil dette forholdet alene tilsi en økt produktivitet. Et annet forhold som trekker i retning av økt produktivitet er at leverandørene må kunne forventes å bli flinkere til å lage fakturaer som krever stadig mindre avviksbehandling. Et tredje forhold er at SSØ og DS-kundene må kunne forventes å ha en stigende lærekurve både i organiseringen av produksjonen og i utførelsen av de enkelte arbeidsstegene i produksjonsprosessen. I våre gevinstberegninger er det sett bort fra det forholdet at over tid må det rimeligvis kunne forventes økt produktivitet. 4.2 Kostnader De samfunnsøkonomiske prosjektkostnadene er summen av de ulike kostnadskomponentene Disse kostnadene utgjør statens netto finansieringsbehov, før det korrigeres for eventuelle virkninger av prosjektet på skatteinntektene. I vår analyse er det sett bort fra eventuelle virkninger på skatteinntektene. Endelig skal statens netto behov for finansiering av prosjektet belastes med en skattekostnad på 20 øre for hver krone med kostnader. Dermed påvirker selve måten gevinstene realiseres på, størrelsen på kostnadene ved prosjektet Investeringskostnader På bakgrunn av de ovennevnte parameterverdiene er det beregnet at de totale kostnadene ved å innføre EFB hos kundene beløper seg til drøye 45 millioner kroner, jf tabell 4.2.a. Medregnet kostnadene til for- og pilotprosjektet på 5,6 millioner kroner, jf tabell 4.2.b, blir de totale investeringskostnadene på drøye 51 millioner kroner. Inkludert skattekostnad blir de totale investeringskostnadene på drøye 61,7 millioner kroner, jf tabell 4.2.c. En stor del av investeringskostnadene består av opplæring og prosjektarbeid for kundene til SSØ. I avsnitt er det beskrevet det forventede antallet personer som må læres opp. Denne opplæringen består av korte kurs, maksimalt varighet på én arbeidsdag. Nettopp kursenes korte varighet tilsier at de burde kunne avvikles på en slik måte at den arbeidstiden som går med til å følge kursene bare øker den effektive arbeidstiden for de aktuelle kursdeltagerne fra kundene. En måte å få dette til dette på ville være å legge kursene til tidsperioder der det forventes lavere aktivitetsnivå hos den enkelte kunde. I beregningene våre er det imidlertid sett bort fra denne muligheten til å redusere investeringskostnadene Driftskostnader I tillegg påløper årlige driftsutgifter på 1,8 millioner kroner. Imidlertid må vi trekke fra merverdiavgiften for å komme frem til riktig verdsetting som utgjør omkring 1,47 millioner per år. Inkludert skattekostnad blir de årlige driftskostnadene på 1,76 millioner kroner, tabell 4.2.d. 10

12 Tabell 4.2.a : Kostnader ved rulle ut EFB Antall ukeverk Kostnad/uke Antall Kostnad Sentralt prosjekt: Ekstern prosjektleder kr Interne ressurser 236, ,27 kr kr Andre kostnader kr Sum sentralt prosjekt kr Utrulling Fullsørvis: SSØ 4, kr kr Kunde 3, kr kr Utrulling Delsørvis: SSØ 4, kr kr Kunde 8, kr kr Opplæring: Antall timer eller reiser Kostnad per time eller reise Antall personer Kostnad Kurs på 4-6 timer, 3 pers. pr delsørviskunde 6, kr kr Reise til Oslo 2, kr kr Kurs på 3-4 timer for superattestanter, 2pers. pr kunde 6, kr kr Reise til SSØ regionkontor 2, kr kr Kurs på 1 time for attestant/godkjenner avholdes lokalt av superattestanter 1, kr kr Totale opplæringskostnader kr Total kostnad ved å innføre EFB Total kostnad ved å innføre EFB inkludert (skattekostnad på 20 %) kr kr Tabell 4.2.b: Kostnader ved forprosjekt og pilot. Antall årsverk Utgift pr Forventet Kostnad årsverk beløp Ekstern bistand kr kr Interne ressurser 3, kr kr Total kostnad kr Total kostnad (inkl skattekostnad) kr 11

13 Tabell 4.2.c: Totale investeringskostnader. Forprosjekt og pilot Utrulling Total kostnad Total kostnad inkl. skattekostnad Kostnad kr kr kr kr Tabell 4.2.d: Driftskostnader. Antall Utgift pr Kostnad per Kostnad/år fakturaer faktura faktura beløp HW, SW, Drift ,59 kr 3,67 kr kr Total kostnad kr Total kostnad (inkl skattekostnad) kr NB! Kostnaden per faktura er det beløpet som fremkommer etter at merverdiavgift er fratrukket utgiften. For enkelthets skyld er ikke driftskostnadene skalert opp eller ned etter samlet antall fakturaer per år. Skaleringen gir ikke store utslag 4.3 Gevinster Hovedalternativ De tallfestede gevinstene utgjøres av verdien av de to gevinstkomponentene; tidsbesparelser og reduserte utgifter til purregebyr og morarenter. Førstnevnte komponent utgjør den altoverveiende delen av den forventede gevinsten av å innføre EFB. Det er derfor avgjørende for kvaliteten på beregningen av gevinsten at den beregnede innsparingen i arbeidstid brukt til fakturabehandling er rimelig. Beregningene i tabell 4.3.b viser at den forventede tidsbesparelsen per faktura for en FS-kunde i dag er 15,1 minutter og 18,3 minutter ved overgang til henholdsvis papirbasert faktura med EFB og elektronisk faktura med EFB. For en DSkunde er de tilsvarende tallene per faktura 17,1 minutter og 20,3 minutter. 3 Tabell 4.3.b: Forventet tidsbesparelse per faktura. EFB-papir EFB-Elektronisk Fullsørvis Delsørvis EFB papir til EFB elektronisk Innspart tid på attestasjon/godkjenning 2,10 min 2,10 min 0 min Øvrig tidsbesparelse 13,00 min 15,00 min 3,20 min Samlet tidsbesparelse 15,10 min 17,10 min 3,20 min Tidsbesparelsene i tabell 4.3.b er hentet fra tabell 4.3.a er å finne i tabell 4.3.a som sammenlikner total medgått arbeidstid til behandling av fakturaer før og etter innføring av EFB. 3 Her nevnes at det i Statens Forvaltningstjeneste (2004) er forutsatt at DS-kundene bruker 11 minutter lenger tid på å behandle en faktura enn det FS-kundene gjør. I våre beregninger har vi lagt til grunn en antagelse om at DS-kundene bruker 2 minutter lengre tid enn FS-kundene. 12

14 Tabell 4.3. a: Oversikt over minutter på ulike arbeidsoppgaver før og etter innføring av EFB Prosess - arbeidsoppgave Manuell (dagens) EFB - papir EFB - elektronisk Beskrivelse Fullservice Delservice Fullservice Delservice Fullservice Delservice Mottak av post - estimat 0,5 0,5 Postmottak hos virksomhet Mottaksregistrering - estimat 3,2 3,2 Mottaksregistrering(enkel) hos virksomhet Videresende - estimat 0,3 0,3 Sende fakturabunke til regnskap/ssø. 4,0 4,0 Skanning 2,2 2,2 Mottak av post, sortering og skanning i SSØ Tolkning 1,0 1,0 Tolking og verifisering av resultat Forkontroll 2,3 2,3 2,3 2,3 Forkontroll (leverandør, hvem skal motta faktura) Avvikshåndtering 1,0 1,0 1,0 1,0 Avvikshåndtering(Fakturaproblem, feil mottaker) Etterkontroll 0,5 0,5 0,5 0,5 Etterkontroll før innlesning i regnskap 7,0 7,0 3,8 3,8 Påslag delservice 2,0 2,0 0,0 0,0 Gammel rutine Påslag manuell delservice 2 minutter (ikke 11 minutter som brukt i FT-rapport om gevinstrealisering) Mottak, bokføring, arkiv m.m. 16,0 16,0 Behandling av innkommende faktura 16,0 16,0 Støtteoppgaver 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 Remittering, purring, avstemming og drift 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 Attestering - nye tall 5,3 5,3 3,3 3,3 3,3 3,3 Attestere og kontere faktura Godkjenning - nye tall 2,3 2,3 2,2 2,2 2,2 2,2 Kontrollere og godkjenne faktura 7,6 7,6 5,5 5,5 5,5 5,5 Total tid 30,6 32,6 15,5 15,5 12,3 12,3 Besparelse 15,1 17,1 18,3 20,3 Kilde: Tilpasning av tallene i Statens Forvaltningstjeneste (2004) til SSØs EFB prosjekt.

15 Tabell 4.3.d: Verdi av spart tid brukt til å utføre andre oppgaver ved oppnåelse av 100 pst av forventet innsparing av tid per faktura ved fakturaer EFB per år Til FS-EFB Til DS-EFB/FS-EFB Tidsgevinst per faktura ved innføring av EFB Samlet tidsgevinst Tidsgevinst per elektronisk faktura Samlet tidsgevinst - 40% elektronisk faktura og EFB Antall fakturaer FS-papir , ,00 102, ,47 Antall fakturaer DS , ,53 114, ,41 Total tidsgevinst , ,88 Tabell 4.3.e: Verdi av spart tid brukt til å utføre andre oppgaver ved oppnåelse av 100 pst av forventet innsparing av tid per faktura ved fakturaer EFB per år Til FS-EFB Til DS-EFB/FS-EFB Tidsgevinst per faktura ved innføring av EFB Samlet tidsgevinst Tidsgevinst per elektronisk faktura Samlet tidsgevinst - 40 % elektronisk faktura og EFB Antall fakturaer FS-papir , ,00 102, ,24 Antall fakturaer DS , ,76 114, ,71 Total tidsgevinst , ,94 Tabell 4.3.f: Verdi av spart tid brukt til å utføre andre oppgaver ved oppnåelse av 100 pst av forventet innsparing av tid per faktura ved fakturaer EFB per år Til FS-EFB Til DS-EFB/FS-EFB Tidsgevinst per faktura ved innføring av EFB Samlet tidsgevinst Tidsgevinst per elektronisk faktura Samlet tidsgevinst - 40 % elektronisk faktura og EFB Antall fakturaer FS-papir , ,00 102, ,35 Antall fakturaer DS , ,65 114, ,06 Total tidsgevinst , ,41 14

16 I vårt hovedalternativ, der det er forutsatt at all frigjort arbeidstid benyttes til å utføre andre arbeidsoppgaver, er verdien av å få en FS-papirfaktura over på EFB beregnet til 94,30 kroner, mens det å få en DS-papirfaktura over til EFB er verdt 106,43 kroner. Uavhengig av hvilken tjenestemodell en faktura har i dag vil verdien av at den kom i elektronisk format gi opphav til en merverdi på 19,41 kroner. Merverdien av å erstatte papirfakturaer med elektroniske fakturaer i arbeidsflyten i EFB oppstår ved at de to av arbeidsstegene skanning og verifisering bortfaller, jf tabell 4.3.a. Disse to arbeidsstegene forventes å kreve 3,2 minutter med arbeidstid i fakturaflyten til papirbasert EFB. I tabell 4.3.c er det vist hvordan den forventede tidsbesparelsen per faktura verdsettes. Tabell 4.3.c: Verdien av spart tid, brukt til andre oppgaver, per faktura. EFB-papir EFB-Elektronisk Fullsørvis Delsørvis EFB papir til EFB elektronisk Innspart tid på attestasjon/godkjenning 15,44 kr 15,44 kr 0,00 kr Øvrig tidsbesparelse 78,86 kr 90,99 kr 19,41 kr Samlet tidsbesparelse 94,30 kr 106,43 kr 19,41 kr Den årlige verdien av tidsgevinstene fremkommer ved å multiplisere verdien av tidsbesparelsen per faktura med antallet fakturaer som i hovedalternativet er fortutsatt å være Anslag er 41,6 millioner kroner. Dette tallanslaget øker til 44,7 millioner kroner, fra og med 2007, som følge av at 40 % av fakturaene da er forutsatt å ankomme i elektronisk format. Når det gjelder purregebyr og morarenter er gevinsten av å redusere disse kostnadene, inkludert effektivitetstapet ved bevilgningsfinansiering, anslått til 1,92 millioner kroner Gevinstberegninger til bruk i følsomhetsanalyser I avsnitt 4.5 presenterer vi hvordan nåverdien er beregnet å variere med ulike parameterverdier, dvs såkalt følsomhetsanalyse av lønnsomheten av prosjektet. Nedenfor gjennomgås kort hvordan vi har latt gevinstfaktorene variere Betydningen av måten gevinstene realiseres på Som nevnt tidligere avhenger verdien av tidsbesparelsen av hvordan denne realiseres. Dersom frigjort all arbeidstid benyttes til å løse andre arbeidsoppgaver verdsettes tidsgevinsten lik arbeidskostnaden. Til sammenlikning vil verdien av tidsbesparelser som kunden bruker til å redusere de samlede kostnadene (budsjettet) måtte økes med en faktor på 1,2, for å fange opp verdien av at behovet for vridende skatter er blitt redusert. For å synliggjøre betydningen av valg av måte å realisere gevinstene på, har vi, i tillegg til hovedalternativet, beregnet verdien av tidsbesparelsene dersom frigjort arbeidstid for øvrige arbeidstakere brukes til å foreta kostnadskutt. I dette alternativet er verdien av å få en FS-papirfaktura over på EFB beregnet til 110,07 kroner, mens det å få en DS-papirfaktura over til EFB er verdt 124,63 kroner. Også verdien av at fakturaen ankommer i elektronisk format er høyere i dette alternativet; 23,29 kroner. I tabellene 4.3.i-k er det vist hvordan anslaget på årlig tidsgevinst endrer seg dersom all frigjort arbeidstid for øvrig arbeidskraft brukes til å kutte kostnader. 15

17 Tabell 4.3.g: Verdsetting av arbeidstid brukt til å kutte kostnader Årslønn Kostnad (Økt m Kostnad / minutt faktor 1,5) Attestant/Godkjenner kr kr 7,35 kr/min Øvrig kr kr* 7,27 kr/min *For å finne den samfunnsøkonomiske verdien av spart tid som blir brukt til å redusere offentlige utgifter må det multipliseres med faktor på 1,2 Tabell 4.3.h: Verdi av spart tid, brukt til å kutte kostnader, per faktura EFB-papir EFB-Elektronisk Fullsørvis Delsørvis EFB papir til EFB elektronisk Innspart tid på attestasjon/godkjenning 15,44 kr 15,44 kr 0,00 kr Øvrig tidsbesparelse 94,63 kr 109,19 kr 23,29 kr Samlet tidsbesparelse 110,07 kr 124,63 kr 23,29 kr Betydningen av endring i fakturavolum I tabellene 4.3.d f er det vist hvordan årlig tidsgevinst varierer med fakturavolum. Den årlige gevinsten ved å redusere purregebyrer og morarenter, inkludert effektivitetstapet ved bevilgningsfinansiering, er anslått til 1,44 millioner kroner ved fakturaer og 2,6 millioner kroner ved 540 fakturaer Betydningen av oppnådd effektgrad En usikkerhetsfaktor i analysen er hvor gode anslagene på forventet tidsbesparelse per faktura er. For å avdekke hvordan ulike utfall av denne usikkerheten slår ut i størrelsen på gevinstene er det blitt beregnet årlig tidsgevinst ved hhv. 100 pst, 70 pst. og 50 pst av forventet effektivitet. I er det vist hvordan årlig tidsgevinst i hovedalternativet varierer med endret effektgrad Betydningen av prosjektlevetid Endelig er det undersøkt hvordan lønnsomheten av å innføre EFB avhenger av prosjektets levetid. Lengden på levetiden avgjør hvor mange fremtidige perioder med positiv netto nyttestrøm som neddiskontert skal bakes i prosjektets nettonåverdi. 4.4 Samfunnsøkonomisk lønnsomhet Nettonåverdien av prosjektet er beregnet til 444 mill. Som en sjekk på realismen av våre beregninger er det her for sammenlikningens skyld tatt med resultatene av beregningene av den samfunnsøkonomiske lønnsomheten av innføre EFB i Forsvarsbygg. Med et fakturavolum på , 7 års avkastningsperiode og med noe mer umoden teknologi (2002), ble nettonåverdi beregnet til drøye 48 millioner. Det ble her brukt en kalkulasjonsrente på 6 prosent. Dette tallet er i samme størrelsesorden som vår tall når vi tar hensyn til forskjeller i teknologi, antall fakturaer, størrelsen på kalkulasjonsrenten, lengden på prosjektets levetid og at det ble utelatt marginalkostnaden ved skattefinansiering. Det kan her nevnes at med 7 år prosjekt levetid og 6 % kalkulasjonsrente er nåverdien av vårt prosjekt beregnet til 196 millioner kroner. 16

18 Tabell 4.3.i: Verdi av spart tid brukt til å kutte kostnader ved oppnåelse av 100 % av forventet innsparing av tid per faktura ved fakturaer per år Samlet tidsgevinst - Til FS-EFB Til DS-EFB/FS-EFB Tidsgevinst per faktura ved innføring av EFB Samlet tidsgevinst Tidsgevinst per elektronisk faktura 40% elektronisk faktura og EFB Antall fakturaer FS-papir , ,35 119, ,12 Antall fakturaer DS , ,94 133, ,00 Total tidsgevinst , ,12 Tabell 4.3.j: Verdi av spart tid brukt til å kutte kostnader ved oppnåelse av 100 % av forventet innsparing av tid per faktura ved fakturaer per år Samlet tidsgevinst - Til FS-EFB Til DS-EFB/FS-EFB Tidsgevinst per faktura ved innføring av EFB Samlet tidsgevinst Tidsgevinst per elektronisk faktura 40 % elektronisk faktura og EFB Antall fakturaer FS-papir , ,18 119, ,06 Antall fakturaer DS , ,47 133, ,00 Total tidsgevinst , ,06 Tabell 4.3.k: Verdi av spart tid brukt til å kutte kostnader ved oppnåelse av 100 % av forventet innsparing av tid per faktura ved fakturaer per år Samlet tidsgevinst - Til FS-EFB Til DS-EFB/FS-EFB Tidsgevinst per faktura ved innføring av EFB Samlet tidsgevinst Tidsgevinst per elektronisk faktura 40 % elektronisk faktura og EFB Antall fakturaer FS-papir , ,76 119, ,59 Antall fakturaer DS , ,71 133, ,00 Total tidsgevinst , ,59 17

19 4.5 Følsomhetsanalyser For å få et bilde av usikkerheten rundt den beregnede lønnsomheten av prosjektet ser vi på følgende kilder til usikkerhet: Kalkulasjonsrente Antallet fakturaer som vil bli håndtert med EFB Hvordan verdien av tidsbesparelsen vil bli realisert Hvor stor prosent av forventet tidsbesparelse per faktura som faktisk oppnås Prosjektets levetid Av drøftelsene i vedleggene fremgår at spennet i utfallsrommet er stort; [266 mill., 746 mill.] dersom prosjektet går som planlagt og all usikkerhet antas å være eksogen. Dette utfallsrommet beskriver usikkerheten som hefter ved kalkulasjonsrente, fakturavolum og gevinstrealisasjonsmåte, jf. tabell 4.5.a. Hvor i intervallet nettonåverdien til slutt viser seg å ligge avhenger av hvordan rentenivået utvikler seg, hvor stort antallet fakturaer som behandles med EFB blir og hvordan gevinstene realiseres. Tabell 4.5.a: Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (levetid på 15 år) overfor endringer i rente, fakturavolum og måte å ta ut gevinstene på ved oppnådd 100 pst. av forventet tidsbesparelse per faktura Antall fakturaer EFB Innspart tid brukes til å løse andre oppgaver: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr Innspart tid brukes til kostnadskutt: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr En annen kilde til usikkerhet er påliteligheten av anslaget på forventet innspart arbeidstid per faktura. I vårt hovedalternativ er nåverdien av prosjektet beregnet å ligge i beløpsintervallet [192 mill., 444 mill.] der den faktiske lønnsomheten avhenger av om den forventede innsparingen i arbeidstid per faktura blir 50 %, 70 % eller 100 % av den forutsatte tidsbesparelsen, jf tabell 4.5 b og 4.5.c. Det tilsvarende intervallet dersom prosjektets levetid reduseres til 7 år blir [77 mill., 215 mill.], jf tabellene 4.5.d-f.

20 Tabell 4.5.b: Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (med levetid på 15 år) overfor endringer i rente, fakturavolum og måte å ta ut gevinstene på ved oppnådd 70 pst. av forventet tidsbesparelse per faktura. Antall fakturaer EFB Innspart tid brukes til å løse andre oppgaver: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr Innspart tid brukes til kostnadskutt: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr Tabell 4.5.c:Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (med levetid på 15 år) overfor endringer i rente, fakturavolum og måte å ta ut gevinstene på ved oppnådd 50 pst. av forventet tidsbesparelse per faktura. Antall fakturaer EFB Innspart tid brukes til å løse andre oppgaver: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr Innspart tid brukes til kostnadskutt: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr Tabell 4.5.d: Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (med levetid på 7 år) overfor endringer i rente, fakturavolum og måte å realisere gevinstene på ved oppnådd 100 pst. av forventet tidsbesparelse per faktura Antall fakturaer EFB Innspart tid brukes til å løse andre oppgaver: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr Innspart tid brukes til kostnadskutt: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr 19

21 Tabell 4.5.e: Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (med levetid på 7 år) overfor endringer i rente, fakturavolum og måte å realisere gevinstene på ved oppnådd 70 pst. av forventet tidsbesparelse per faktura. Antall fakturaer EFB Innspart tid brukes til å løse andre oppgaver: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr Innspart tid brukes til kostnadskutt: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr Tabell 4.5.f: Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (med levetid på 7 år) overfor endringer i rente, fakturavolum og måte å realisere gevinstene på ved oppnådd 50 pst. av forventet tidsbesparelse per faktura. Antall fakturaer EFB Innspart tid brukes til å løse andre oppgaver: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr Innspart tid brukes til kostnadskutt: Nåverdi av prosjekt 6 pst kr kr kr Nåverdi av prosjekt 4 pst kr kr kr Dersom alle de ovennevnte usikkerhetsfaktorene samtidig skulle vise seg å anta verdier som er maksimalt ugunstige for prosjektets beregnede lønnsomhet: Prosjektet har en levetid på 7 år. Kalkulasjonsrenten blir 6 prosent Fakturavolumet blir Oppnås 50 pst av forventet besparelse av tid per faktura. All tidsgevinster går med til utføre nye arbeidsoppgaver. blir nåverdien 32,5 millioner kroner. 20

22 5. Andre tiltak som kan redusere kostnadene ved å behandle fakturaer Det offentlige bør ha som målsetning om å ha et best mulig tjenestetilbud for et gitt budsjett. Alternativt bør det, alt annet forutsatt likt, for gitt kvalitet på tjenestene sørges for at disse frembringe på billigst mulig måte. Nedenfor er det stilt opp noen faktorer som påvirker kostnadene ved håndtering av fakturaer. De påvirker også hvilken skalering som er optimal av investeringene. Men det er ikke snakk om enten eller når det gjelder innføring av de tiltakene som er nevnt nedenfor. I kraft av at disse tiltakene er komplementære til innføring av EFB og innkjøpsmodul, bør det i stedet legges vekt på å få opp bevisstheten i offentlig sektor omkring hvordan det er mulig få ned transaksjonskostnadene ved innkjøp. 5.1 Elektroniske fakturaer I Danmark er det fra og med første februar 2005 innført krav om at alle fakturaer utstedt til det offentlige skal være elektroniske. For mindre bedrifter og virksomheter er det åpnet for at disse mot betaling kan få eventuelle papirfakturaer omgjort ved skanning til elektronisk format. I Norge ble det i overgangen 2002/2003 åpnet for, etter en felles vurdering fortatt av Finansdepartementet og Riksrevisjonen, å bruke elektronisk faktura i stedet for papir faktura. Som følge av at de to arbeidsstegene skanning og tolkning i EFB bortfaller ved bruk av elektroniske fakturaer er det mulig å redusere de årlige kostnadene med ytterligere drøye 4,2 millioner kroner dersom alle de fakturaene med EFB ankommer SSØ i elektronisk format i stedet for papirformat. Det minnes her om at det i vår analyse er lagt til grunn at 40 pst av fakturaene ankommer i elektronisk format fra og med Økt bruk av samlefakturaer Redusere antallet fakturaer Det er forslitt uttrykk som sier at det enkle er ofte det beste. Dette tiltaket er et godt eksempel på dette. Dersom SSØs kunder sørger for å strukturere sine innkjøp og be om å få samlet opp innkjøp over en tidsperiode på en enkelt faktura vil dette kunne redusere kostnadene ved å behandle fakturaene.. Dersom for eksempel syv mindre kjøp hos Binders kan samles opp til en større faktura reduseres kostnadene ved fakturabehandling i det offentlige ned mot en syvendedel. Dette tiltaket krever heller ingen sofistikerte teknologiske løsninger, bare et bevisst forhold til transaksjonskostnader. 5.3 Større bruk av elektroniske kort unngå mange av dagens papirfakturaer Et annet tiltak som det offentlige kan innføre for å få ned transaksjonskostnadene ved innkjøp. Dette vil kunne ta form av forhåndsbetalte kort eller såkalte corporate kredittkort der brukeren får en samlefaktura for et tidsintervall for eksempel hver måned. 5.4 Utnytte mer nøyaktig og tidsmessig regnskapsinformasjon til planlegging av innkjøp Kunnskap om tids- og leverandørprofilen på vareforbruket kan brukes til å bedre strukturere innkjøp. 5.5 Elektronisk innkjøpsmodul Innføring av en elektronisk innkjøpsmodul dersom det allerede i utgangspunktet er etablert EFB vil kunne øke avkastningen på EFB med 40 kroner per faktura, eller omregnet til årlig gevinst i beløpsintervallet [15,4 mill, 18,5 mill.] med årlige fakturaer. Kilden til denne potensielle gevinsten ligger i gjenbruk av informasjon til attestering og godkjenning. Det er her ikke foretatt noen videre vurdering av muligheten for eller øvrige konsekvenser av å innføre elektronisk innkjøpsmoduler. 21