Styresak. Administrerande direktør Jannicke Daae Tønjum Økonomisjef Ola Rye Budsjett prosess. Styresak 36/12 Styremøte

Transkript

1 Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Sjukehusapoteka Vest HF Dato: Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Administrerande direktør Jannicke Daae Tønjum Økonomisjef Ola Rye Budsjett prosess u. off. jf. Offentleglova 14 Styresak 36/12 Styremøte Forslag til vedtak Styret sluttar seg til foreslått prosess og framdriftsplan for budsjettprosess 2013, og ber administrasjonen innarbeide innspel og føringar gitt til salsmål og føresetnader i det vidare budsjettarbeidet.

2 Innleiing For å sikre ein god budsjettprosess er det viktig at SAV legg ein god plan for arbeidet, set mål for utvikling i salet og korleis ein skal dekkje tilhørande ressurs- og kompetansebehov, samt kva investeringar ein vil prioritera i Mål for salet frå SAV må setjast i tett samarbeid med sjukehusa og forventa vekst i primærhelsetenesta der omsyn til samhandlingsreform og pasienttryggleikskampanjen inngår. Salet av varer er sterkt knytt til forbruk i sjukehusa. Budsjettmodellen for 2013 legg opp til auka fokus på kommunikasjon om forbruk av legemiddel og andre apotekvarer i den enkelte klinikk/ divisjon i sjukehusa. Med støtte i historiske tal for kvar klinikk (apotekkuben) er målet å betre kommunikasjon rundt forbruk i klinikkane. Dette har og samanheng med kva rådgjevingstenester som vert levert frå SAV, der auka kommunikasjon og samarbeid rundt forbruk av legemiddel og kan styrke SAV sin posisjon i klinikkane/ divisjonane. Budsjettarbeidet for 2013 bygger på eit nytt prognose- og budsjetteringsverktøy der oppgåver i budsjettarbeidet vert fordelt mellom apoteka og FAD. Verktøyet skal og nyttast for arbeid med langtidsbudsjett og prognoser. Målet er at verktøyet skal gjere budsjettarbeidet enklare og med mindre risiko for vesentlege feil. Dette skal skje gjennom konsistens i modellar, arbeidsoppgåver og rapportering i dei ulike planprosessane. Helse Vest har sett resultatkravet i SAV for 2013 til13 mill. Dette er kommunisert til dei budsjettansvarlege, og administrasjonen arbeider under den føresetnad at resultatkravet skal verta nådd. Årshjul for budsjett og planarbeid i SAV I samband med innføring av nytt budsjett- og prognoseverktøy har ledegruppa i SAV gjeve si tilsluting til å legge opp ein revidert årsplan (årshjul) for budsjett- og planarbeid. Målet er å effektivisere prosessane og bygge kompetanse rundt disse i organisasjonen. Prosessen er vist i figur nedanfor. Denne vil verte avstemt inn mot årlege rapporterings- og møtekalendrar. Årsbudsjett vedtak Styret for SAV Årsoppgjør Årsregnskap vs årsbudsjett og årsprognose til styremøte SAV Arbeid med årsbudsjett avstemming, konsolidering Årsrapport vedtak i Styret for SAV Oppstart arbeid langtidsbudsjett Utkast årsbudsjett til Styret i SAV Arbeid med årsbudsjett og prognose inneværende år Strategisamling med Styret i SAV Oppstart arbeid årsbudsjett Koordinering budsjettprossess i HV Oktober Januar/ Februar Desember Mars Utarbeide langtidsbudsjett (rullerende fem år) Utarbeide prognose inneværende år Profitbase (SIM) August Juli Juni Mai Langtidsbudsjett vedtak i Styret for SAV Hovedavtale sykehusforetak: Evaluering prismodeller og prisnivå kommende år (Hovedrevisjon avtale 2014) Figur 1: Budsjett og planarbeid i SAV

3 Ansvarlige/ Deltakere Leveranser Aktiviteter Framdriftsplan for budsjettprosessen 2013 Budsjettprosessen i SAV skal samordnast med budsjettprosessen i Helse Vest. Nedanfor er vist gjennomføringsplan for budsjettprosess i Helse Vest og SAV. Tidsfrist Aktivitet Kommentar 22/ Førebels inntektsramme og resultatkrav 2013 fastsett av styret i Helse Vest August/september Utarbeiding av budsjett i helseføretaka Primo oktober Statsbudsjett 2013 Primo november Inntektsramme 2013 med resultatkrav blir sendt ut til HFa Desember 2012 Budsjett i HFa behandla av styret Styremøte i HFa 10/ Budsjett i HFa ferdig oppdatert i SIM Veke 3 og 4 Kvalitetssikring av budsjett i HFa Veke 5/6 Gjennomgang av resultat frå Avtales nærmare kvalitetssikring budsjett Februar 2013 Styresak konsernbudsjett 2013 Figur 2: Budsjettprosess 2013 Helse Vest Helseføretaka må med utgangspunkt i førebels inntektsfordeling sette i gang budsjettprosessen Dialogmøte mellom RHF og HFa, føresetnader, aktivitet, utfordringsbilde, tiltaksplanar, bemanningsplanar osv. ved behov Gjennomgang og avstemming av føresetnader, aktivitet, utfordringsbilde, tiltaksplanar samt avstemming av bemanningsplanar mot budsjettforslag. Blir behandla av styret i Helse Vest i møte den 5/ Klar for gjennomgang og kvalitetssikring Budsjettprosessen i SAV legg opp arbeidet etter tre milepælar knytt til styremøta i SAV. Første utkast til budsjett for 2013 vert presentert for styret og endeleg budsjett for 2013 skal vedtakast av styret den Milepæler Fase 1: Resultatkrav RHF, ambisjon forutsetninger, frister, leveranser Fase 2: Utarbeide utkast til budsjett for apotek, avdeling og FAD Fase 3: Avstemming, konsolidering, endelig budsjett Avklare resultatkrav frå HV Ambisjon og mål Planlegge budsjettprosess Ferdigstille budsjett verktøy/ struktur (SIM) Arbeid med prismodeller / forutsetninger Budsjettnotat 2013 SIM klart for budsjettarbeid Presentasjon budsjettprosess Ledermøte Styremøte 6.9 Workshop budsjett 2013 (10.10) Avholde dialogmøter med sjukhusa (klinikk/divisjonsnivå) Utarbeide salgs- og marginbudsjett Utarbeide bemanningsplaner og investeringsbudsjett Utarbeide periodisert resultatbudsjett Utarbeide periodisert likviditetsbudsjett Oppdatere og avstemme budsjetter (avstemme mot sykehus) Konsolidering og avstemming endelig budsjetter for SAV Utarbeidet styresak årsbudsjett Endelig prisnotat til Sjukehusforetak Utkast periodiserte budsjetter; Endelig periodiserte budsjetter; Salgs- og marginbudsjetter Salgs- og marginbudsjetter Bemanningsplaner og lønnsbudsjett Bemanningsplaner og lønnsbud Investertingsbudsjett Investertingsbudsjett Resultat budsjett Resultatbudsjett Likviditetsbudsjett Likviditetsbudsjett Rapportering til styremøte Rapportering til styremøte Økonomistab Ledergruppen SAV Ledermøte SAV Styremøte SAV Apoteker og Avdelingsledere Økonomistab / Øk.medarbeidere Ledergruppen SAV Ledermøte SAV Styremøte SAV Apoteker og Avdelingsledere Økonomistab / Øk.medarbeidere Ledergruppen SAV Ledermøte SAV Styremøte SAV Figur 3: Budsjettprosess SAV

4 Arbeid med prisar og prisgrunnlag: Ein viktig del av bussjettprosessen er arbeidet i prisgruppa under hovudavtalen med Sjukehusføretaka. Fokusområdet vert å sikre felles forståing for prinsippa og gjennomføre dette i prismodellane ut frå dei faktiske forholda i SAV. SAV ser det som viktig at sjukehusa har tilstrekkeleg innsyn i modellar og kostnadsgrunnlag for sine vurderingar og prioriteringar. Derfor er arbeidet i prisgruppa ein viktig del av budsjettprosessen. Prisgruppa vert leia av Hilde Wangen (Innkjøps- og logistikkleder i SAV) og består av representantar frå kvart sjukehusføretak og SAV. Dei andre deltakrane er: Arne Lekve Controller (Helse Bergen) Jasinta Balasubramaniam Controller (Helse Stavanger) Olav Eivind Meland Controller (Helse Fonna) Steven Inge Haug Controller (Helse Førde) Aleksandra Silic Avdelingsleder (Sjukehusapoteket i Bergen) Ola Rye Økonomisjef (SAV) Det er laga eit kort notat om utvikling av prisar i SAV og aktuelle tiltak. Dette er vedlagt denne styresaka. Notatet viser at det er mange forhold til oppfølging, mellom anna forståing og etterleving av prismodellane i kvart apotek. Forholda vert arbeidd vidare med i prisgruppa. Aktivitetsmål Vekst for Ein legg opp til at budsjettert vekst i langtidsbudsjettet er utgangspunkt for vurdering av mål og vekst for Disse måla er kort oppsummert per apotek og verksemdsområde nedanfor (kjelde; Styresak 22/12). Omsetning og vekst SAV 2013 SAV SIB SIF SIS SIH Mill Vekst Mill Vekst Mill Vekst Mill Vekst Mill Vekst SHE 476 3,3 % 228 3,4 % 44 2,5 % 135 5,0 % 69 0,5 % PUB 258 2,7 % 118 2,0 % 27 4,4 % 72 3,5 % 41 2,0 % PRO 41 1,0 % 25 2,0 % 3 1,0 % 10 2,0 % 3 4,0 % AFR 33 9,9 % 18 3,0 % 2 21,0 % 6 26,0 % 7 14,1 % TOTAL 808 3,2 % 389 2,7 % 76 3,6 % 223 4,7 % 120 1,8 % Figur 4: Omsetning og vekst i SAV 2013 Ambisjon om vekst skal diskuterast med avdelingsleiarane (Budsjettworkshop SAV 10.sept). Ambisjon må sjåast opp mot årets erfaringar med samhandlingsreforma i verksemdsområda. Det er viktig at ambisjonane vert forankra i kvar avdeling og at tiltak vert konkrete nok som grunnlag for handling. Nedafor har vi kort kommentert nokre aktuelle moment for kvart verksemdsområde og for administrasjon som utgangspunkt for dialog med avdelingsleiarane i budsjettprosessen. Sjukehusekspedisjonen Gevinstuttak frå gjennomførte investeringar i lagerautomatar (automatisering) Gevinstuttak frå eventuell innføring av elektronisk bestilling (Tønsys) Omfang av endose i 2013 Ambisjon for ASL (# ASL postar) i kvart sjukehus og tilhøyrande tiltak og ressursbehov Ambisjon LAR-leveransar og ressursbehov knytt til dette Investeringsbehov (for eks revurdering av tidligare planer for ombygging) LIS-arbeidet i sjukehusa

5 Publikum Mål for sal og konkrete tiltak for å auke salet som for eks o Produktutval (tilgjengeleg generika og original) o Opningstider o Konkrete tiltak per ekspedisjon (innspel frå opplæring Euro Business School) o Bemanning - samansetning av Cand.farm, reseptarar og apotekteknikarar o Utnytte kampanjar (kampanjemateriell) Investeringsbehov (lagerautomatar i Bergen og Haugesund) Produksjonen Tilsetninga: Produksjonskapasitet i kvart apotek samanlikna med forventa behov. Skalering og avklare investeringsbehov (tilfredstille pålegg SLV) Bemanning og ressursbehov Nye myndigheitskrav til produksjon som eventuelt medfører at SAV overtek meir produksjon frå sjukehusa (kost/ nytte) Auke kompetansen hos produksjonsfarmasøytar og aktuelle tiltak (for eks hospitering) GMP (Good Management Practice) retrening Status faste avtalar for innkjøp Produksjonsplanlegging link mot budsjett og prognoser Avd. 145 Steril/ ikke steril produksjon i Bergen Summere opp aktivitet lokalt, regionalt og nasjonalt Skalering for 2013 (ref. og nasjonalt og regional lagerproduksjon) Synergiar mellom avdeling 140 og avdeling 145 i Bergen Farmasøytisk rådgjeving: Opptrappingsplanen i LOP for 2013 Rådgjevingstenester som leveranse i Samhandlingsreforma Definere leveransar avtalt med kundar (oppdaterte kundeavtaler?) Korleis måle faktisk leveranse til kundar (timeregistrering?) Salsfremjande tiltak (for eksempel IMM-modell for rådgjeving ), her under synleggjering av meirverdi i farmasøytisk rådgjeving til sjukehusa Status tilgang på farmasøytar og tiltak i rekruttering / organisering (ressurspool?) Kompetanseheving (sikring av tilfredstillande kompetanse) Resultat frå gevinstrealiseringsprosjekt i Stavanger

6 Administrasjon Fordeling av arbeidsoppgåver mellom FAD og Apoteka, samt LRS (kartlegging innan Administrasjon, HR, Fag og Økonomi er starta). Uttak av gevinstar ved samordning (samarbeid) av oppgåver mellom FAD og/ eller mellom apotek. Eit eks er arbeid med statistikk som kan sentraliserast til FAD pga. felles datakjelde (apotekkube) Planar for kompetansebygging og ressursbehov