Dokumentasjonsforvaltning ved Høgskolen i Oslo og Akershus

Transkript

1 Dokumenteier: SDI Godkjent av: André Neergaard Doknr/versjonsnr: 1.2 Opprettet dato: Endret dato: Dokumentasjonsforvaltning ved Høgskolen i Oslo og Akershus Dette dokumentet gir føringer på hvordan dokumentasjonsforvaltningen skal foregå for å ivareta effektive og korrekte dokumentasjonsforvaltningsprosesser, som blant annet å sikre krav om transparens, tilgjengelighet og lav sårbarhet. Dette rammeverket gjelder for seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA). Innholdsfortegnelse 1. Krav om journalføring Organisering av seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) Formål Roller Organisering Kontaktpunkt/brukerhenvendelser Får ikke logget inn på Agora/i Public Driftsmelinger på nettsidene til HiOA Nyheter på nettsidene til HiOA Rammer for dokumentasjonsforvaltningen Postmottak/postrutiner Mottak av fysisk post Rekommandert post Anbud Personlig adressert post Pakker Dokumenter som ikke er arkivverdige Prioriterte saker/hastesaker Skanning og importsentraler Importsentraler Elektronisk postmottak Oppsett av e-postmottak Bruk av mapper... 9

2 Side 2 av Fordelingsliste e-postmottak E-poster rettet mot tilsatte (under oppdatering) E-poster rettet mot studenter (under oppdatering) Registrering/journalføring Dokumenter unntatt offentlighet Vedlegg E-post vedlegg Saker Samlesaker Tomme saksmapper Henvisning, dato og navnsettinger Makulering av papirdokumenter Håndtering av e-postutveksling/korrespondanse Tilganger og skjerming Språk og rettskrivning Målform Setningsoppbygging Bruk av forkortelser Møteinnkallelser Fagområder med spesielle post og registreringsbehov Anskaffelser/anbud klar for registrering Databehandleravtaler Forskningssaker Høringer (eksterne) og NOUer Internasjonale avtaler Personalsaker Riksrevisjonen Studentsaker Eksamensoppgaver Forespørsel om faglig råd fra SAK Fuskesaker Learning Agreement Nasjonal nemnd for politiattester Skikkethetssaker Students at Risk Håndtering av utgående post Kvalitetssikring og restansekontroll

3 Side 3 av Kvalitetssikring Restansekontroll Offentlighet Offentlig journal Innsynskrav Arkivdeler Sakarkiv Personalarkiv Studentarkiv Ordliste for dokumentasjonsutrykk ved HiOA Liste over forkortelser

4 Side 4 av Krav om journalføring Alle dokumenter som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skal journalføres/registreres i høgskolens dokumenthåndteringssystem P360. HiOA bruker Public 360 (P360) som dokumenthåndteringssystem. Gjennom bruk av P360 ivaretas kravene i lovverket om korrekt dokumentasjonshåndtering. Dette innebærer at alle inngående og utgående brev skal produseres i P360, så sant det ikke er snakk om mangfoldiggjort informasjon. Interne dokumenter skal også produseres i P360. Seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) har en viktig rolle i å sikre at dokumentasjonen er tilgjengelig, gjenfinnbar og utarbeidet hensiktsmessig. Dette innebærer at SDI skal kontrollere og støtte/veilede saksbehandlere og ledere. HiOA mottar innkommen post/henvendelse SDI registrerer, støtter/veileder, kontrollerer og publiserer på nett HiOA har besvart innkommen post/henvendelse 1. Leder fordeler 4. Saksbehandler/ SDI ekspederer 2. Saksbehandler behandler/utreder 3. Leder vurderer behandling i ledermøte/styre og godkjenner ferdigbehandlet brev/notat Ledermøte/styre informeres/drøfter/be slutter 4

5 Side 5 av Organisering av seksjon for dokumentasjons- og informasjonsforvaltning (SDI) 2.1. Formål Formålet med organiseringen er å sikre en effektiv og hensikstmessig dokumentasjonsforvaltning, med minst mulig sårbarhet Roller Ved SDI vil det være flere roller: o Dokumentasjonsforvalter Er ansvarlig for den daglige oppfølgingen av dokumentasjonsforvaltningen ved høgskolen. Dette innebærer registrering og oppfølging av dokumentasjonsfaglige driftsoppgaver. o Fagkoordinator Er en arkivar/dokumentasjonsforvalter som i tillegg har et ansvar for koordinering av et definert fagområde. Det kan være et dokumentasjonsfaglig saksområde, et systemansvar eller andre fagområder. Fagkoordinator må kunne bidra med dokumentasjonsfaglig rådgiving og prosess-støtte innenfor sitt/sine fagområder o Seksjonssjef (arkivleder) Er overordnet ansvarlig for driften av enheten og har personal- og økonomiansvaret Organisering HiOA har en sentralisert dokumentasjonstjeneste som er organisert i avdeling for ressursutvikling og infrastruktur. SDI er bemannet med 11,5 årsverk. Fagområdene følges opp av en eller flere dokumentasjonsforvaltere, hvor én er fagkoordinator for området. Fagområdene er delt i to områder: o Studentforvalting,studieadministrasjon og FoU Dette fagområdet dekker studentforvaltning og studieadministrasjon så som studieprogrammer- og planer; internasjonalisering (alle internasjonale programmer og tiltak som per i dag hører under område STU), utvalgene (studie, PhD osv.), opptak, eksamen (inkl.- opptak og eksamen FADM), disiplinære studentsaker, fusk, skikkethet og studentmapper. Dette fagområdet dekker også all forskningsvirksomet ved HiOA og alle relevante utvalg, samt møte-, utvalg- og styre behandling og all type oppdragsvirksomhet v/hioa (inkludert oppdragsvirksomhet på fakultetene). o Administrasjon, personal og økonomi Dette fagområdet dekker personal, rekruttering og administrativ dokumentasjon. Personal dekker alle personalmapper, disiplinære personalsaker, forhandlinger og annen personalforvaltning og økonomiområde tilknyttet til personalforvaltningen (eks. lønn osv.). Rekruttering omfatter alle rekrutteringssaker også internasjonal rekruttering og all HMS. 5

6 Side 6 av 33 Administrativ dokumentasjon dekker samfunnskontakt og kommunikasjon, eiendom og drift, anbudsprosesser, samt økonomiområdene som er tilknyttet den type forvaltning v/hioa) 2.4. Kontaktpunkt/brukerhenvendelser SDI har en telefonsløyfe («vakttelefon») for interne henvendelser fra brukere av enhetens tjenester. Denne skal være betjent av dokumentasjonsforvalter/arkivar fra 09:00 15:00. Som en minimum skal en fra vært team fast være en del av denne sløyfen. Telefonnummeret til sløyfen er Vaktelefonen skal fortløpende kunne besvare arkiv- og dokumentasjonsfaglige spørsmål og være 1. linje brukersupport på P360. Brukersupport/henvendelser til SDI har et eget elektronisk postmottak dokhjelp@hioa.no All førstelinje henvendelser til postmottaket skal håndteres av de som har vakt/turnus for P linje brukersupport for P360 innebærer støtte i det man kan finne i veiledere og brukermanualer og oppfølging av brukerfeil i systemet. Dette skal kunne gjøres av alle dokumentasjonsforvaltere. 2. linje brukersupport for P360 innebærer støtte i å utarbeide løsninger for mer effektiv dokumenthåndtering i P360 og oppfølging av tekniske feil i P linje brukersupport for P360 settes over til de med utvidet ansvar for P360. Disse er pr : o Anna M. Olsen o Sebastian Becker For brukersupport for gjenstående baser i ephorte, kan Karin B. Løvli kontaktes Får ikke logget inn på Agora/i Public 360 Om Public 360 er nede og brukere ved HiOA av den grunn ikke kommer inn i systemet meldes det til Uninett. Adressen er adam@uninett.no. Om ephorteansvarlig (Karin B. Løvli) er til stede skal dette koordineres med henne Driftsmelinger på nettsidene til HiOA Om det er behov for å legge ut en driftsmelding på HiOAs nettsider skal dette meldes til BIT. Fyll ut skjema Mal for driftsmeldinger som ligger her: K:\a\a-ri-ark\Nettsider. Er webansvarlig for SDI til stedet skal det koordineres med han (Sebastian Becker) Nyheter på nettsidene til HiOA Er det behov for å legge ut nyheter på våre nettsider skal det meldes til adressen tips@hioa.no. Er webansvarlig for SDI til stedet skal det koordineres med han (Sebastian Becker) 6

7 Side 7 av Rammer for dokumentasjonsforvaltningen 3.1. Postmottak/postrutiner Mottak av fysisk post Posten leveres hver dag i P46 mellom kl og 11:00. Poståpning foregår i postrommet i P46 og skal starte fortløpende etter at posten er mottatt med minimum to (2) dokumentasjonsforvaltere. Da HiOA har et elektronisk arkiv med registrering før skanning, vil dokumenter ikke bli stemplet med et arkivstempel eller datostempel. Er det tvil om posten skal registreres/skannes, skal henvendelsen/brevet sendes til fagseksjonen med påminnelse om at saken skal registreres hvis den er en fagsak. Aviser, tidsskrifter etc. kan fordeles direkte av posttjenesten i seksjon for driftstjenester. Alle konvolutter grovsorteres først mellom personlig adressert post og post adressert til høgskolen. All post som er adressert til høgskolen åpnes av SDI. Personlig adressert post sendes direkte til mottaker Rekommandert post Posten registrerer mottatt sending, og leverer videre til SDI for åpning Anbud Anbudsdokumenter skal ikke åpnes. Tilbud i en anbudssak skal unntaksvis leveres på papir, da anskaffelser håndteres av et eget fagsystem. Tilbud mottatt på papir skal stemples med dagens dato og leveres direkte til Seksjon for økonomistyring for åpning. Etter åpning skal Seksjon for økonomistyring ta ansvar for retur av andbudsdokumentene til SDI for arkivering. Se også Anskaffelser/anbud klar for registrering Personlig adressert post Brevpost som er personlig adressert, dvs. hvor personnavnet står over virksomhetens navn, skal videresendes uåpnet til den som er mottaker. Mottaker har ansvar for fortløpende å returnere arkivverdige dokumenter til SDI for journalføring i arkiv- og saksbehandlingssystemet før saksbehandling starter. Saksbehandler kan også selv skanne og legge inn dokumentene i saksbehandlingssystemet Pakker Pakker hvor det ikke fremgår spesifikt hvem som er mottaker skal åpnes og fordeles til rett enhet Dokumenter som ikke er arkivverdige Post som ikke er arkivverdig legges direkte til respektiv avdeling. Eksempler på slik post er: o Trykksaker o Offentlige publikasjoner o Innbydelser til kurs og seminarer o Billett- og hotellbestillinger 7

8 Side 8 av 33 o Reklame o Rundskriv legges til stab (A-RI-ST)NB! Rundskriv som er relevante for HiOAs fagområder må journalføres o Brev fra UDI (Utlendingsdirektoratet) om innvilget oppholdstillatelse legges til seksjon for internasjonalisering. o Kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til avdeling for økonomi. o Konvolutter fra NETS inneholder mye ulik post som er adressert til HiOAs fakturaadresse. Disse legges som en hovedregel direkte til avdeling for økonomi. o Lønnsslipper fra DFØ (Direktoratet for økonomistyring - tidligere navn SSØ) o fordeles direkte til avdeling for økonomi. o Søknadspapirer på stillinger legges direkte til avdeling/fakultet som har lyst ut stilingen. o Feiladressert post returneres uåpnet til avsender brevet må åpnes for å se hvem som er avsender. Om det fremkommer tydelig hvem posten skal til kan den videresendes til rett mottaker. o Forsendelser fra posten som inneholder svarsending: ta ut konvolutten og send til riktig avdeling. Skjemaet over mottatte svarsendinger gis til postansvarlig på postrommet. Arkivplanen lister opp dokumenter som ikke skal arkiveres under avsnittet Dokumenter som ikke arkiveres ved HiOA Prioriterte saker/hastesaker Forslag om at dette utarbeides Larissa og Marte Skanning og importsentraler Alle de fysiske dokumentene som skal registreres skal skannes inn. Alle dokumenter som skannes inn, skal skannes inn som PDF/A med følgende spesifikasjoner: o 300 dpi o Farge, sort/hvit eller gråtone avhengig av kvalitet på originalen Farge, gråtone eller sort/hvit sorteres før skanning. Er det tvil skannes det i farger eller gråtone Importsentraler Alle de fysiske dokumentene som blir skannet inn skal legges til en felles importsentral for registrering Elektronisk postmottak Elektronisk postmottak/e-postmottak skal fortløpende følges opp. Hastesaker og andre saker som skal inn i P360, registreres fortløpende av de som har vakt. Alle dokumenter som registreres i P360 skal legges inn i mappen «Journalførte epost» i e-postmottaket. Føgende mapper ligger i epostmottaket: o Journalførte eposter: slettes etter 3 mnd. o Innsynskrav o Kvitteringer fra Forskningsområdet E-postadressen til postmottak er post@hioa.no 8

9 Side 9 av Oppsett av e-postmottak For å få tilgang til postmottak skal man gå inn som seg selv som "agent" i postmottak. Dvs. at du arbeider i postmottaket som deg selv og det blir logget at det er du som gjør evt. endringer Bruk av mapper Ansvar for postmottak innebærer arkivavgrensning, videresendelse av ikkearkivverdig e-post til rett saksbehandler, samt flytting av e-post til mappen "skal registreres" og eventuelt andre mapper. Hastesaker påføres flagg ved flytting til mappen "skal registreres". Ved videresendelse av e-post til saksbehandler, skal det sendes bekreftelse på mottak til avsender. Det er kun den som har turnus som skal følge opp postmottak og eventuelle varslinger om nye e-poster. Dette for å unngå synkroniseringsfeil og dobbeltarbeid. E-postmottaket er organisert i følgende mappestruktur: o Innboks Ferdig registrert (slettes etter 3mnd) Innsyn Dokumentasjonsforvalterne/arkivarene som skal registrere mottatte e-poster, arbeider fra mappen "skal registreres" og eventuelle andre mapper fortløpende. E- post som er hastesaker, jfr Prioriterte saker/hastesaker, prioriteres og skal registreres fortløpende Fordelingsliste e-postmottak Følgende e-poster som mottas av HiOAs elektroniske postmottak skal videresendes uten registrering E-poster rettet mot tilsatte (under oppdatering) Kurs om kompetanseutvikling, org.utvikling, likestilling Kurs om forvaltning m.m.(hms, IAavtalen, lovverk) Kurs og jobbmesser fra NAV videresendes (gjelder ikke seminar/kurs for HMS) Kurs rettet til førstelinjetjeneste/resepsjon/sentralbord Henvendelser fra SiU Henvendelser om kursinvitasjon/annen informasjon som ikke skal registreres og som er rettet til studieseksjonen Henvendelser fra lånekassen Kvitteringer (receipt) på mottatt søknad fra forskningsrådet Henvendelser relatert til FoU Henvendelser angående protokoller fra diverse styremøter: mona.due-sorensen@hioa.no live.pedersen@hioa.no; wilfred.morch@hioa.no Live.pedersen@hioa.no Fred.forde og mona.bekken@hioa.no international@hioa.no Marianne.Brattland@hioa.no kristine.kvamme@hioa.no kopi til anka.odegaardshaugen@hioa.no Øverføres til mappe «Kvitteringer fra Forskningsrådet» Kari.Torslett@hioa.no Ellinor.Kasahara@hioa.no annelisabeth.wedo@hioa.no 9

10 Side 10 av 33 Andre generelle henvendelser rettet til høgskoledirektøren og rektor: Henvendelser angående økonomi Henvendelser om faktura/regnskap/lønn Henvendelser angående drift Offisiell informasjon om EU/EØS Sikkerhet, saker som omhandler sikkerhet/it Spørsmål/mailer om skolebesøk, utdanningstorg/-arrangementer o.l. fra videregående og ungddomsskoler, studentrekruttering Spørsmål om fadderuker ved HiOA utdeling av informasjon til studenter Spørsmål om stand (i seksjon for studentrekruttering profilering og førstelinje) Skal henvises til denne siden: Spørsmål om kursrom/auditorier/klasserom Spørsmål om leie av gymsal/hall Spørsmål om gjenglemte saker ved f.eks. kurs her på HiOA hovedresepsjonen har hittegodsavd Spørsmål om studenthuset Dusinet i Lillestrøm Spørsmål om timeedit(romreservasjon) Generell jobbsøknader/åpne søknader på stilling sendes til Inger Hald E-poster / meldinger fra Tollpost Globe AS: leveringssted Kjeller kk-senter@hioa.no martin.sandell@hioa.no Servicetorget-pilestredet@hioa.no drift@hioa.no arve.angen@hioa.no inger.hald@hioa.no Christina Kosinski christinasr.kosinski@hioa.no Posttjenesten leveringssted Pilestredet postservice@hioa.no Flyttemeldinger for ansatte Til HR-avdelingen Henvendelser som skal journalføres Legges i mappen «Journalførte e- poster» E-poster (bestillinger) fra Oslo Send en bekreftelse til OUS om at Universitetssykehus bestillingen er mottatt ved HiOA, trykk på «Svar» og send Julehilsener Ellinor.Kasahara@hioa.no E-poster rettet mot studenter (under oppdatering) E-post om opptak(admission) fra international@hioa.no internasjonale søkere og andre spm om studier fra internasjonale studenter og 10

11 Side 11 av 33 kursinvitasjoner, study abroad Opptak, søknadspapir for grunnutdanning (bachelor, årsstudier gjennom samordna opptak), studenter fra Norge og Norden Studentmagasinet «Tett på»: Semesterkort Generelle spørsmål om eksamen Spørsmål om tilrettelegging f.eks ved dysleksi Studentkort/adgangskort Mailer om FN-skoler Jobbannonser for studenter og evt. avdeling (hvis det kommer tydelig fram). Studenthybler Forkurs/3-terminsordning Flyttemeldinger for studenter Studenthenvendelser, praksisplasser, søknad til videreutdanning, etterutdanning, masterstudium, og andre studieretninger som ikke går gjennom samordna opptak E-post til læringssentrene sendes til studentens tilhørighet Slettes (LUI, HF, hovedbibliotek) (IU, SAM) (EST, SP) Generelle henvendelser angående fronter for studenter og tilsatte Henvendelser angående fronter tilknyttet fakultet Henvendelser angående IT for studenter og tilsatte Henvendelser til SDI Henvendelser knyttet til postservice i 1.etg P46 Henvendelser angående generelle spørsmål/ hva som ligger på HiOA-veven Henvendelser angående adgangskort for tilsatte fronter-sam@hioa.no bit@hioa.no dokhjelp@hioa.no postservice@hioa.no nettredaksjonen@hioa.no kortsenteret@hioa.no 11

12 Side 12 av 33 Henvendelser angående eksamensvakt sendes til Henvendelser til SPS Henvendelser til NAFO Registrering/journalføring Innkommende post mottatt før kl , skal registreres samme dag. Posten journalføres på enhet på lavest mulig nivå, som har ansvar for gjeldende fagområde. Det er leders ansvar å fordele posten til rett saksbehandler, med mindre dokumentasjonen skal legges inn i en forhåndsbestemt saksflyt. SDI kan unntaksvis fordele posten direkte til saksbehandler dersom det er hensiktsmessig. Informasjonshenvendelser, dvs. at svaret finnes i veiledere, i regelverk, på nettet eller lignende skal ikke registreres Dokumenter unntatt offentlighet Saksdokumenter som alltid skal skjermes er: o personsensitive opplysninger o personalsaker o studentsaker o anskaffelser. Har journalposten vedlegg som er unntatt offentlighet, skal journalposten i sin helhet unntas fra offentlighet Vedlegg Alle vedlegg skal skannes. Vedlegg registreres som hovedsak som egne vedleggsdokument (jfr. inndelingen i hovedbrevet). Der hvor vedleggene hører naturlig sammen, som f.eks.studieplaner og karakterutskrifter kan de skannes som en vedleggsfil. Unntak: På kopisaker skannes vedlegg og hoveddokument som ett dokument Vedlegg skal ha beskrivelser som kort sier noe om innholdet, ikke bare gjenta samme informasjon som finnes i journalposttittelen. For vedlegg som sendes saksbehandler (bøker o.l.) skrives det en kommentar i P360 om hva vedlegget/-ene var og at de er sendt saksbehandler. Vedlegg som sendes merkes med saksnummer E-post vedlegg Når SDI registrerer e-post med vedlegg skal «logo vedlegg» slettes og html-filen skal navnsettes som "E-post" Saker Ved opprettelse av nye saker, skal det alltid kontrolleres (med mindre en fagrutine sier noe annet, eks. timelæreravtaler) om det allerede finnes en eksisterende sak som skal brukes. 12

13 Side 13 av Samlesaker Samlesaker kan benyttes og kan gå over flere år eller måneder. Samlesaker opprettes ut ifra fag/emne (saksområde). Eks. Samlesak for Tilsagn om tilskudd til mentor. Tittelen skal være beskrivende for innholdet i saken. Samlesaker skal fortløpende vurderes når det er behov for å avslutte saken og begynne med en ny sak. Det er viktig at man prøver å unngå å la saken gå over for mange år eller ha for mange journalposter. Som en tommelregel/anbefaling bør en samlesak ikke bli over 100 journalposter og/eller gå over 3 år. Her er det viktig at dokumentasjonsforvalterne/arkivarene bruker skjønn Tomme saksmapper Tomme saksmapper, dvs. mapper opprettet uten av de er fylt med innhold (journalposter), skal fjernes eller gjennbrukes etter en (1) måned Henvisning, dato og navnsettinger Navnsetting/journalposttittel: o «fagsak» - «innhold» evt. "mottaker eller kopi» o Standard tekster defineres så langt som mulig for fagsaker (se egne fagrutiner) Henvisninger til andre saker/journalposter skal skrives slik: o «ephorte [saksnr] (for HiOA) / ephorte HiO [saksnummer] / ephorte HiAK [saksnr]» for å henvise til gammel base. o Dato skal skrives DD.MM.ÅÅÅÅ Makulering av papirdokumenter Innskannede og konverterte dokumenter i PDF/A format regnes som arkivoriginaler, mens papirdokumenter regnes for å være arbeidskopier. Av dette følger at all post på papir makuleres tre måneder etter at den er journalført, avvik på dette kan forekomme avhengig av egne rutiner (eks fuskesaker eller skikkethet). Post som er journalført skal oppbevares på dato i arkivet i P46. Post som er eldre enn 6 måneder makuleres i begynnelsen av hver måned. Det vil si at man 1. januar skal makulere all inngående post som er journalført i juni, 1. februar skal man makulere all post som er journalført i juli osv. Alt arkivmateriale skal sikkerhetsmakuleres. Juridisk bindende avtaler behandles etter egne regler Håndtering av e-postutveksling/korrespondanse Når e-poster blir mottatt for registrering ved SDI er de ofte en del av en større e-post utveksling/korrespondanse. Dvs. at det er flere e-poster i samme e-post. Ved registrering av en e-postutveksling skal dato i journalposten være lik datoen på den siste e-posten/meldingen i utvekslingen. Søkeordet «e-postutveksling» skal skrives i dokumenttittelen for e-post utvekslinger som registreres. Det er den siste «epost/melding» i en e-post utveksling som bestemmer om e-postutvekslingen skal registreres som inngående brev, utgående brev eller notat/e-post med/uten oppfølging. Er e-posten ikke en del av en utveksling, men kun et enkeltstående dokument, registreres e-posten som på lik måte som andre inngående og utgående brev SDI mottar. 13

14 Side 14 av Juridisk bindende avtaler Juridisk bindende avtaler skal lagres på papir i et eget avtalearkiv. Avtalene organiseres alfabetisk etter avtalepart. Signerte avtaler registreres som notat/e-post uten oppfølging, evt følgebrev registreres i saken som utgående eller inngående alt etter om det er kommet inn eller sendt ut. Utgåtte avtaler skal makuleres Dokumentasjon på utenlandsk utdanning Vannmerker og opphøyet logo som identifiserer ekthetene av utdannings- /eksamensdokumentasjon på utenlandsk utdanning forsvinner ved innskanning og dette må derfor også oppbevares på papir. Merk at det bare er utdannings-/eksamensdokumentasjonen som lagres på papir. Øvrig dokumentasjon kan makuleres på vanlig måte etter 6 måneder. Dokumentasjonen oppbevares/sorteres etter fødselsnummer Verdipapirer/forskudd på lønn Verdipapirer/forskudd på lønn skal registreres på samlesak i Public 360. Dokumentene skal i tillegg oppbevares på papir i egen skuff på rom på PA Tilganger og skjerming Public 360 skiller mellom intern og ekstern tilgangsbegrensning. Ekstern skjerming blir ivaretatt ved at P360 har tilgangskoder som blir benyttet for å begrense tilgangen til taushetsbelagt informasjon eksternt. Begrense ekstern tilgang i denne konteksten betyr at offentligheten ikke vil kunne se sensitive opplysninger som kommer frem av metadata i offentlig journal som blir publisert på HiOAs nettsider. Det er ingen eksterne som har tilgang til systemet og informasjonen som ligger i P360. Når opplysninger i saksdokumenter skal tilgangsstyres, må dette skje i medhold av lov. Det kreves hjemmel for å unnta fra offentlighet, og denne hjemmelen registreres i P360 sammen med valg av tilgangskode. Per i dag er følgende tilgangskoder brukt. U UO Ugradert Unntatt offentlighet (med hjemmel i lovverket) Intern tilgangsstyring i P360 skjer ved bruk av tilgangsgrupper. Disse gruppene er satt opp ut ifra spesielle tilsyn som tilsier at kun en begrenset gruppe skal ha tilgang (eks. personalsaker og studentsaker). Definering av tilgangsgruppene er utført i samarbeid og dialog med ledere og sakkyndige fra avdelingene som behandler ulike typer sensitiv informasjon. For at en leder eller saksbehandler skal begrense tilgang til informasjon i P360 gjøres det et aktivt valg av tilgangsgruppe på elementet dette gjelder (sak, dokument osv.) Deretter vil kun direkte mottakere av informasjonen og medlemmer av tilgangsgruppen ha tilgang. Interne personer utenom denne tilgangsgruppen vil ikke få treff på informasjonen i søkemotoren i P360. Per i dag er følgende tilgangsgrupper definert: Personal Alle personalsaker som krever begrenset tilgang. Tilgangen gis i utgangspunktet HR-ansatte og lønnsmedarbeidere. 14

15 Personal sensitiv Student Student sensitiv Klagenemndsaker Politiattestnemnda Skikkethet Tilretteleggingstjenesten Forskningsetiske saker Forskningssaker - sensitive Dokumentasjonsforvaltning ved Høgskolen i Oslo og Akershus Side 15 av 33 Forskningssaker kommersielle prosjekt Forskningssaker Sensitive personalsaker hvor det kreves en mer begrenset tilgang enn overordnet personalgruppe innfrir. Tilgangen gis i utgangspunktet HR-ledere. Alle studentsaker som krever begrenset tilgang. Tilgangen gis i utgangspunktet alle ansatte i avdelinger og seksjoner som jobber med studentforvaltning og studieadministrasjon. Sensitive student saker hvor det kreves en mer begrenset tilgang enn overordnet studentgruppe innfrir. Tilgangen gis Høgskoledirektør, leder for sikkerhet og beredskap, fellesadministrasjonen: seksjon for analyse og kvalitetsutvikling; seksjon for eksamen og studieadministrative systemer; seksjon for opptak og veiledning Saker som skal opp i klagenemda. Tilgang en gis en utvalgt kontaktliste av ansatte som behandler og følger opp slike saker. Nasjonalnemnd Politiattester. Tilgangen gis til utnevnt kontaktperson som håndterer slike saker. Skikkethetssaker. Tilgangen gis HiOAs skikkethetsansvarlig og de ansvarlige på fakultetene Tilretteleggingssaker, tilskudd til mentor. Tilgangen gis tilretteleggingstjenesten Saker som skal opp i forskningsetisk utvalg (plagiat). Tilgangen gis i uitgangspunktet kontaktpersoner fra FoU Sensitive saker Schoolars at tisk (forskere på flykt) Tilgangen er begrenset til en kontaktperson Saker som gjelder kommersielle prosjekt. Tilgangsgruppe består av fem personer på FoU Alle forskningssaker som krever begrenset tilgang. Tilgangen gis FoU sentralt og på fakultetene Forskningssaker - HF Søknader om strategimidler - konkurransevirksomhet. Tilgangen gis FoU v/hf Forskningssaker - NOVA Søknader om strategimidler - konkurransevirksomhet. Tilgangen gis NOVA Forskningssaker - SAM Søknader om strategimidler - konkurransevirksomhet. Tilgangen gis 15

16 Side 16 av 33 FoU v/sam Forskningssaker - AFI Søknader om strategimidler - konkurransevirksomhet. Tilgangen gis AFI Lokale lønnsforhandlinger Tilgangen gis kontakter fra HR sentralt Lokale lønnsforhandlinger Tilgangen gis kontakter fra HR sentralt Utgått En funksjonell tilgangsgruppe for alt som er utgått og skal slettes. Brukes til å fjerne slettede elemnter fra visning i søk. Elementene er fortsatt søkbare, men synes kun for dokumentasjonsforvaltere Stipendiat Kandidatmapper og fremstilling til doktorgradsprøven. Tilgangen gis i utgangspunktet FoU avdelingene v/hioa Studentombud Saker som behandles av studentombudet. Tilgangen gis SDI og studentombudet Språk og rettskrivning For å skape en korrekt og helhetlig registrering i P360 er noen språk og rettskrivingsregler lagt til grunn. Norsk rettskrivning er utgangspunkt for registrering i P Målform Målform for registrering i P360 er bokmål. Dette sikrer gjenfinning og mulighet for rapportering og statistikk av registreringene i P360. For utenlandske språk skal det registreres på originalspråket der det er mulig. Det skal alltid legges inn kritiske søkeord på bokmål i dokumenttittelen Setningsoppbygging Teksten bør inneholde ord som det kan være naturlig å tenke på som identifiserbare søkeord ved senere gjenfinning av dokumentet og/eller saken. Den viktigste informasjonen i brevet må være med i tittelen, for eksempel navn på steder, eller arter, eller navn på personer eller foretak, se Henvisning, dato og navnsettinger En sak skal ha en tittel som er dekkende for alle dokumentene i saken. Etter hvert som en sak utvikler seg kan det være nødvendig å oppdatere/endre sakstittelen, slik at den til enhver tid er dekkende. Journal- og dokumentbeskrivelsen skal si noe om hva dokumentene/filene handler om. Beskrivelsene skal være slik at man lett kan identifisere det enkelte dokumentet med tilhørende dokumenter. Hvert enkelt dokument i en sak skal ha ulike beskrivelser. Det skal altså skilles mellom beskrivelsen på inngående brev, utgående brev og notater. Forkortelser skal suppleres med fullt navn på saks- og dokumentnivå. Om saken inneholder flere dokumenter er det tilstrekkelig at forkortelsen skrives fullt ut på dokument nummer en. For de øvrige dokumentene holder det å bruke forkortelse. Forkortelser internt på HiOA behøver ikke skrives fullt ut. 16

17 Side 17 av 33 Eksempel: Henvendelse fra Kunnskapsdepartementet ( KD ) om disponering av midler. For tall mellom 1 og 12 skal det brukes bokstaver, og ikke tall. Eksempel: søknad om fjerde eksamensforsøk (ikke 4 eksamensforsøk). Søknader som er delvis innvilget/delvis avslått skal ha journalteksten: delvis innvilget. Teksten innvilget og avslått osv. bør stå først i journalposten slik at man enklere kan skille journalpostene fra hverandre. Punktum erstattes med bindestrek. Eksempel: Søknad om godkjenning av tidligere utdanning bachelorstudium i farmasi Ola Normann Utdanninger skrives med små bokstaver, men alle avdelinger skrives med stor forbokstav. Ta med type utdanning i dokumenttittelen; f.eks bachelorstudium i sosialt arbeid, masterstudium i familiebehandling mv Bruk av forkortelser Forkortelser skal skrives fullt ut første gangen den er er brukt. Dvs. at man skriver Kunnskapsdepartementet i stedet for KD. Forkortelsen settes bak navnet med bruk av bindestrek. Forkortelser skal alltid forklares på saksnivå. Dersom forkortelsen forekommer på både saks- og dokument-nivå, er det nok å forklare den på saksnivå: Sak: Brev fra Kunnskapsdepartementet - KD Dok: Brev fra KD Avsender: Kunnskapsdepartementet Dersom forkortelsen først kommer på dokument-nivå, må den forklares der: Sak: Godkjenning av overtagelse av forskningsmiljø Dok: Høringsuttalelse om forskningsmiljø fra Kunnskapsdepartementet - KD Avsender: Kunnskapsdepartementet Det skal også være minst mulig forkortelser av typen mv., ifb., iht., vedr. i teksten. Dersom de likevel står må de være korrekte. Se språkrådet sine nettsider for rett skrivemåte: Se kap. 17

18 Side 18 av 33 Liste over forkortelsernorges språkråd - Forkortninger Møteinnkallelser Bare fagrelaterte møteinnkallelser skal registreres Fagområder med spesielle post og registreringsbehov Her er samlet rutiner som gjelder for SDI hvor det kreves avvikt fra standard registreringsrutiner, eller hvorder det er spesielle krav til håndtering. Rutiene er sortert alfabetisk Anskaffelser/anbud klar for registrering Hele prosessen skal dokumenteres i P360, både for å gi et godt beslutningsgrunnlag og for å kunne etterprøve de beslutningene som fattes. Seksjon for økonomistyring og innkjøp har siden 2010 brukt systemet Konkurranse Gjennomførings Verktøy (KGV) for anskaffelser til høgskolen. Det vil si at det i utgangspunktet blir innlevert kun elektronisk tilbud i dette systemet. Unntaksvis blir tilbud i en anbudssak levert på papir. De kommer enten i posten, eller blir levert direkte i hovedresepsjonen. De som mottar tilbud på papir skal stemple konvolutten med dagens dato og levere det direkte til seksjon for økonomistyring og innkjøp. Det er seksjon for økonomistyring og innkjøp som skal åpne tilbudet. De skal også ta kontakt med SDI slik at tilbudet blir arkivert Journalføring av anbudssaker (sjekk om denne er forskjellig fra gammel rutine) En anskaffelse skal opprettes som én sak, med undermapper for prosessene i anskaffelsessaken: eks: «forarbeid», «anskaffelsen», «kontrakt» og «oppfølging av avtale» o Tilbud Mottas via systemet KGV (Konkurranse gjennomføringsverktøy) Alle tilbud med vedlegg skal importeres inn i via e-postsystemet (se egen rutine for import av inngående e-post) Tittel: Tilbud anbudskonkurranse - emne Unntas med kode I (hjemlet i Offentleglova 23), avsender skjermes automatisk o Autentiseringsbrev Autentiseringsbrev som kommer inn på e-post: legges inn som et eget vedlegg til tilbudet i. Autentiseringsbrev som kommer inn på faks: legges til SDI som skanner dette inn som vedlegg til tilbudet. Elektronisk godkjenning av tilbud i KGV: saksbehandler legger inn en kommentar i merknadsfeltet i om at tilbudet er elektronisk godkjent. o Protokoll med beslutningsdokument Legges inn som notat/e-post uten oppfølging, beslutningsdokument som vedlegg 18

19 Side 19 av 33 Tittel: Protokoll med beslutningsdokument anbudskonkurranse - emne Tilgangskode: beslutningsdokument unntas med I (hjemlet i Offentleglova 23) o Tildelingsbrev Legges inn som utgående brev alle mottakere med navn og adresse påføres Tittel: Valg av leverandør - emne Tilgangskode: ingen Undertegnet kopi leveres SDI i P46 for skanning o Brev til leverandør som velges Legges inn som utgående brev. Tittel: Avtale for signering mellom HiO og valgt leverandør emne Tilgangskode: ingen o Avtale (kontraktsmodul) Avtalen kommer inn via sentral arkivregistrering. Avtaler for signering (som kommer inn i to eksemplarer) journalføres og sendes til saksbehandler på saken (og ikke til eventuell direktør avtalen er stilet til). Det er saksbehandler på enheten som følger opp at kontrakten blir signert. Tittel: For signering - avtale mellom HiOA og leverandør emne Avtaler som kommer direkte til saksbehandler skal leveres arkiv for journalføring i fortløpende. Originalavtalen leveres til SDI når både leverandør og HiOA har signert. Avtalen legges da inn som et utgående brev som besvarer restansen fra leverandør. Tittel: Signert avtale mellom HiOA og leverandør emne Når avtalen gjelder en avdeling, settes avdelingen som kopimottaker Tilgangskode: ingen o Annen korrespondanse som skal registreres: Forlengelse av avtaler Oppsigelse av avtaler Prisendringer o Innsyn i anskaffelsessaker: Alle henvendelser om innsyn skal rettes til e-postadressen: post@hioa.no PA kontoret vil bli informert ved at innsynsbegjæringen fortløpende sendes til innkjøp@hioa.no Ved eventuelle innsynskrav gjøres det en vurdering av om dokumentet skal unntas, eller ikke. Etter at kontraken og protokollen er lagret skal saken avsluttes av saksbehandler, med unntak av rammeavtaler som alltid skal ligge åpne for nye dokumenter. 19

20 Side 20 av Databehandleravtaler Det skal opprettes en sak i P360 per eksterne part HiOA har inngått avtale med. Tittel på sak skal være «Databehandleravtaler [ekstern part]». Alle avtaler inngått mellom HiOA og den eksterne part legges inn på den respektive saken. Eventuell øvrig dokumentasjon som er knyttet til avtalene legges også inn på samme sak. Om det ikke finnes noen sak knyttet til den eksterne part, opprettes det ny sak i P360. Den nye saken får arkivkode 040 og tittel/standardtekst på sak er: Databehandleravtaler [ekstern part] Når avtalen utarbeides av ekstern part og sendes signert til HiOA. Legge inn avtalen som et inngående dokument i den respektive saken. Navn på dokument: Signert - Databehandleravtale [hva avtalen omhandler] [ekstern part] Legge inn den eksterne part som avsender. Når avtalene utarbeides av HiOA Opprett ett nytt utgående dokument i den respektive saken. Navn på dokument: Usignert Databehandleravtale [hva avtalen omhandler] [ekstern part] Legg inn den eksterne part som mottaker. Skriv oversendelsesbrevet i den utgående brevmalen og importer inn avtalen med HiOA sin signatur som et vedlegg. Send dokumentet til godkjenning. Ekspeder når avtalen er godkjent Forskningssaker UNDER ARBEID Høringer (eksterne) og NOUer Det opprettes en saksmappe på høringer og NOUer som kommer inn til HiOA. Høringene og NOUene opprettes som inngående dokument med Fellesadministrasjonen som fordelingsmottaker. Kontaktperson for fordelingen er Kine Rotås i høgskoledirektørens stab. Sakstittelen skrives slik: Høring [tittel på høring] (eksempel: Høring - Forslag om endring av aldersgrense for ) NOU [årstall: høringsnummer] [Tittel på NOU] (eksempel: NOU 2014: 14 Fagskolen et attraktivt utdanningsvalg) På det inngående dokumentet (saksdokumentet) settes høringsfristen som frist. Første saksdokument i saken vil være høringsbrev for den aktuelle høringen eller NOUen. Den registreres lik som sakstittelen. Øvrige dokumenter i saken må utdypes i forhold til hva inholdet er. Den endelige uttalelsen fra HiOA skrives slik: Høringsuttalelse [tittel på høring/nou] Om høringen ikke skal besvares blir restansen avskrevet med TE Tatt til etterretning av stab for høgskoledirektør. Høringer som ikke skal besvares kan makuleres etter 10 år. Øvrige høringer skal bevares for alltid. 20

21 Side 21 av Internasjonale avtaler Internasjonale avtaler registreres på samlesaker etter land og hvilket fakultet avtalen gjelder for. For den enkelte avtale/dokument skal det framkomme hvilken institusjon avtalen gjelder for, type avtale og perioden den gjelder for. Hovedsakelig fordeles de rett til internasjonal koordinator som er påført avtalen. Avtaler på HF fordeles alltid til Suzanne Bancel, på LUI skal den av Cathrine Døscher og Line Klæth som ikke settes som saksbehandler, være kopimottaker. Dersom avtalen er inngått på institusjonsnivå eller gjelder for mer enn ett fakultet, skal den legges på samlesak etter land på HiOA, og fordeles til Lise Bakke Brøndbo på internasjonalt kontor. Dette gjelder også dersom avtalen er mottatt ved det ene fakultetet og registrert der SDI endrer da saksbehandler til Lise BB, og om nødvendig flytter den fra fakultetsmappe til tilsvarende sak for HiOA. Er avtalen da avskrevet, skal dette fjernes. Fakultetene avtalen gjelder for, påføres i dokumenttittelen. Når saksbehandler sender avtaler til oss for registrering via OTRS, bekrefter vi registreringen med saksnummer og kopi til Lise Bakke Brøndbo. Se for øvrig egen rutine for internasjonale avtaler Personalsaker Alle ansatte har en egen sak/personalmappe. Saken/personalmappen inneholder dokumenter som angår den enkelte arbeidstaker og dennes tjenesteforhold. Personalsaker legges på arkivdel Personal. For saker som skal registreres i personalmappe skal man angi fødselsnummer som sekundærkode i journalen. Nærmeste leder er saksansvarlig for sine ansattes mappe. Personal skal ha tilgang til alle personalmappene (egen tilgangskode). For mer informasjon om håndtering av personalsaker, samt standardtekster for registrering av dokumenter i personalmappen, se egen rutine "Rutine for personalmapper og personalarkiv" Riksrevisjonen Ved henvendelser fra Riksrevisjonen ved forvaltningsrevisjoner skal det oversender store mengder dokumenter. Det er ikke hensiktsmessig å skanne inn allerede journalførte dokumenter (som vedlegg til oversendelse til Riksrevisjonen) en gang til. Det holder å linke til tidligere dokument. Henvendelse fra Riksrevisjonen journalføres UO offl. 5 andre ledd (utsett innsyn). Riksrevisjonen unntar sine dokumenter ihht. Lov om Riksrevisjonen 18 andre ledd Studentsaker Alle studenter har en egen sak/studentmappe. Saken/studentmappen inneholder dokumenter som angår den enkelte studenten og dennes studentforhold. Studentmappene legges på arkivdel Student. For saker som skal registreres i studentmappen skal man angi fødselsnummer som sekundærkode i journalen. Seksjonsleder for studieseksjonen på aktuelt fakultet er saksansvarlig for sine studenters mappe. Mappa og alle dokumenter skjermes mot offentligheten, og har tilgangsgruppe Student. 21

22 Side 22 av 33 For mer informasjon om håndtering av studentsaker, samt standardtekster for registrering av dokumenter i studentmappen, se egen rutine for Studentsaker og standardtekster. Studenthenvendelser som behandles av studentombudet registreres på egen samlesak med tilgangsgruppe Studentombud Eksamensoppgaver Alle eksamensoppgaver skal bevares. De registreres i Public 360 på samlesaker etter studieprogram og studieår, og som notater uten oppfølging. Ny/utsatt eksamen registreres for semester ordinær eksamen for samme emne ble avholdt. Oppgavene registreres etter at eksamen er avholdt, og blir derfor ikke skjermet. Frist for registrering er 15. mars for høstemner og 15. oktober for våremner. Saksbehandler er selv ansvarlig for at dette overholdes. Saksansvarlig er seksjonsleder ved aktuell studieseksjon. Sakstittel: Eksamensoppgaver studieprogram studieår Dokumenttittel: Emnekode emnenavn vår/høst ordinær/ ny/utsatt Avholdes samme eksamen ved flere studieprogram, registreres oppgaven for hvert av studieprogrammene. Dersom eksamensoppgaven gis ved ett studieprogram, men emnet også kan tas ved andre studieprogram, registreres oppgaven kun på det studieprogrammet emnet tilhøre. Dersom to eller flere institutter har studieprogram med samme navn, men som likevel er forskjellige utdanninger, skal disse registreres på hver sin sak med tydeliggjort institutt-tilhørighet. Dette gjelder bachelorstudium i sykepleie, som tilbys ved Institutt for sykepleie og ved Institutt for helse, ernæring og ledelse Forespørsel om faglig råd fra SAK Forespørsler om faglig råd fra Statens autorisasjonskontor for helsepersonell (SAK) registreres på ny sak, uskjermet og med arkivkode 472. Sakstittel: Autorisasjon som [yrke] utdannelse fra [land] [navn]. Inngående: Forespørsel om faglig råd i forbindelse med autorisasjon som [yrke] med utdannelse fra [land] [navn]. Utgående: Svar fra HiOA vedr. forespørsel om faglig råd [navn] Sak og dokument fordeles direkte til saksbehandler. Sykepleie: Ane Berit Storvik-Hurlen Jordmor: Ellen Oma Nordstrøm Fysioterapi, tannteknikk, reseptar, bioingeniør, ergoterapeut, radiograf og ortopediingeniørfag: Linda Pettersen All medfølgende dokumentasjon registreres i ett vedleggsdokument. Alle papirer sendes til saksbehandler Fuskesaker Fuskesaker holdes utenom studentmappe, og det opprettes en saksmappe per fuskesak, og per student dersom flere har samarbeidet. Tittel er Mistanke om fusk studium studentens navn (navn skjermes). Saken unntas offentlighet etter Off.loven/Forvaltningsloven 13/13, og skjermes internt med tilgangsgruppe 22

23 Side 23 av 33 Klagenemndsaker. Alle saker som har ført til saksbehandling skal bevares. Alle dokumenter skjermes likt som saksmappa. Papirdokumentene oppbevares i låst skap hos SDI i 1 år etter at saken er avsluttet. Har saken gått til retten, bevares dokumentene i 3 år. Se egen rutine for detaljer Learning Agreement Learning agreement og Training agreement (gjelder praksis) er hovedsakelig samme type dokument, og kan behandles deretter. Learning agreement legges på studentmappe og fordeles rett til internasjonal koordinator som er påført avtalen. Skjermes som for andre dokumenter på studentmappa. Gjelder avtalen innkommende studenter (er ikke registrert i FS), legges den på samlesak der Hanne Maanum på internasjonalt kontor er saksansvarlig, med internasjonal koordinator fra avtalen som saksbehandler. Saken unntas offentlighet, men uten intern tilgangsgruppe Nasjonal nemnd for politiattester HiOA ved Seksjon for studieadministrative systemer og eksamen har sekretariatsfunksjon for den Nasjonale nemnda for politiattester, som behandler saker vedrørende politiattester med merknad ved opptak til høyere utdanning. Politiattestnemnda er hjemlet i universitets- og høgskoleloven 4-9, og skal avgjøre om studenten skal nektes retten til å delta i klinisk undervisning eller praksisopplæring. 1. januar 2015 legges politiattestnemnda ned, og sakene skal deretter behandles i første instans av institusjonens egen klagenemnd. Saksbehandlerne ved HiOA benytter tilgangsgruppe Klagenemndsaker. Tittel er Nasjonal nemnd for politiattester utdanningssted navn på studenten (navn skjermes). Saksmappe og dokumenter legges rett til Inger Setnes (A-STU-ES). Alle henvendelser besvares med utgående brev, også for studenter ved HiOA. Saksmappe og alle dokumenter unntas offentlighet, og skjermes internt med tilgangskode Politiattestnemnda. Sakene bevares, papirdokumentene oppbevares i låst skap hos SDI Skikkethetssaker Det opprettes en saksmappe per skikkethetssak, med tittel Særskilt skikkethetssak fakultet studieretning navn på student (studentens navn unntas offentlighet). Saksansvarlig er skikkethetsansvarlig ved HiOA, Kari Kildahl, med aktuell saksbehandler som intern kontakt/deltaker og studenten som sakspart. Saken unntas offentlighet etter Off.loven/Forvaltningsloven 13/13, og skjermes internt med tilgangsgruppe Skikkethet. Sakene skal bevares. Saken starter med en tvilsmelding, avsender skjermes. Studentens navn skrives ikke i dokumenttittel. Alle dokumenter skal ha tilgangsgruppe skikkethet. Papirdokumentene oppbevares i låst skap i 3 år etter at saken er avsluttet. Se også egen rutine. 23

24 Side 24 av Students at Risk Dersom det kommer søknader fra Norad ang. Students at Risk, registreres disse på samlesak i P360. For eksempel for studieåret er dette saksnr. 15/ Disse unntas for offentlighet, og har tilgangsgruppe Students at Risk. Sett på prosjekt 15-4 Students at Risk (StAR) på alle dokumenter. Fordel til Lauren Auditore på internasjonalt kontor, og kopi til Lars Sigurd Vedø på opptak. Dokumenter om oppfølging av StAR-studenter registreres på vanlig studentmappe, men med tilgangsgruppe Students at Risk og prosjekt Dette gjelder kun dokumenter som direkte berører studentens StAR-oppfølging, vanlige søknader og klager angående studieløp generelt, behandles av studieseksjonen på vanlig måte og tilgangsgruppe student Håndtering av utgående post Det er et mål at all utgående post primært skal ekspederes/sendes ut elektronisk. I de tilfeller da utgående post ekspederes ut analogt, utføres dette av SDI saksbehandlere gjør dette selv. På sikt bør all ekspedering gå via en digipost løsning Kvalitetssikring og restansekontroll Kvalitetssikring SDI har ansvar for å kvalitetssikre alle registreringer som blir gjort i P360. Dette gjøres fortløpende etter at de ulike dokumentene er ferdigstilt av saksbehandler og leder. SDI skal kvalitetssikre alle notater, utgående brev, e-post og annet som saksbehandler selv har lagt inn i systemet. Dette innebærer oppfølging av dokumenter med status Eekspedert, og Registrert av saksbehandler. Jf arkivplanen avsnitt om kvalitetssikring i arkiv og dokumentasjonsforvaltning - vedlegg Ved kvalitetssikringen skal man gå gjennom følgende punkter på saksnivå, dokumentnivå og filnivå: Saksnivå: o Sjekk/evt. sett inn arkivkoden o Saken skal ha minst et ferdigstilt dokument (status Ekspedert av saksbehandler, leder eller annen instans eller Journalført) o Sjekk sakstittel. Er tittelen dekkende for alle dokumenter som ligger i saken? o Bør saken skjermes? o Saker med status Avsluttet av saksbehandler endres til status A (avsluttet) o Saken kassasjons-/bevaringsvurderes senest ved endring til status A Dokumentnivå: o Sjekk at alle filer kan åpnes og er lesbare. o Sjekk at dokumentet ligger på rett sak. o Legg inn en dokumentbeskrivelse som er dekkende for hva filene i saken handler om. o Forkortelser suppleres med fullt navn (gjelder ikke interne HiOA koder). 24

25 Side 25 av 33 o Bruk standardtekster der det finnes (jf. vedlegg 19). o Sjekk at dato på fil og dokument samsvarer med hverandre. o Er skjerming unntatt offentlighet korrekt? o Sjekk at eventuelle vedlegg ligger ved. o Husk å endre til status Journalført. Filnivå: Sjekk at beskrivelsen på filene er dekkende og i samsvar med filenes innhold og er hensiktsmessige Restansekontroll Restansekontroll skal gjennomføres 4 ganger i året. Årets tredje restansekontroll er en "stor" restansekontroll hvor resultatet av restansekontrollen løftes til høgskolestyret. For de øvrige restansekontrollene sender SDI ut oversikt til seksjonene. Avdelingsdirektør vil få en samlet oversikt over sin avdeling fra systemet (restanserapport) 3.6. Offentlighet Offentlig journal Offentlig journal blir generert og kvalitetssikret av dokumentasjonsforvaltningstjenesten, og skal bli gjort tilgjengelig for alle som ønsker innsyn i Høgskolen i Oslo og Akershus sine dokumenter. Offentlig journal publiseres av nettredaktør på SDI sine nettsider hver torsdag og mandag. Offentlig journal skal være utformet slik at den gir oversikt over alle inn-, og utgående brev, samt notater med og uten oppfølging. Sensitive og konfidensielle opplysninger skal være skjermet med lovparagrafer. Personalmapper og studentmapper er fra med på journalen. Ansvar for kvalitetssikring av offentlig journal styres av turnusordningen. Offentlig journal som er kvalitetssikret skal lages i PDF-format på SDIs fellesområde - K:\a\ari-ark\Offentlighet. Journalen lagres i formatet Offjourn osv Innsynskrav Det er kun innsynskrav for dokumenter unntatt offentlighet som skal registreres og det sendes e-postvarsling til leder og saksbehandler. Innsynskravene journalføres som egne saker. Lag en dokumentreferanse på saken til dokumentet det bes om innsyn i. På opprinnelig sak lages det tilsvarende dokumentreferanse til innsynskravet. Sakstittel: Innsynskrav i dokument [dok.nr.] [navn på innsynskrever] Dokumenttittel: Innsynskrav i dokument [dok.nr] Sladdet dokument: Sladdet dokument [dok.nr.] Avslag: Avslag på innsyn i dokument [dok.nr.] Klage: Klage på avslag om innsyn i dokument [dok.nr] Arkivkode: 000 Generelle instrukser og bestemmelser 25