Innkalling. Møte i styret for Felles studentsystem. Praktisk gjennomføring av møtet. Veiledning. Tid: Mandag 19. mai 2014 kl 10:00

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken,UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Joar Nybo, KD Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Anne-Lise Lande, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tina Lingjærde, USIT Lars Oftedal, USIT (under sak 4) Tid: Mandag 19. mai 2014 kl 10:00 Møtested: via Adobe Connect Praktisk gjennomføring av møtet Veiledning

2 Dagsorden Sak 1 Møte i styret for FS 3.3. FS Sak 2 Referatsaker a. Møte i Planleggingsgruppen 2.4. b. Møte i ekspertgruppen for Godkjenningsmodulen c. Møte i ekspertgruppen for Undervisningsmodulen 7.5. FS FS muntlig Sak 3 Sak 4 Orienteringssaker a. Etablering av det nye foretaket FS-SO-SUN b. UiT over på Samarbeidstiltakets driftsløsning c. Semesterkvitteringsapp d. Fusjoner e. Sluttrapport GAUS f. NordForum g. Erasmus Without Paper Vedtakssaker: Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy Unntatt offentligheten med hjemmel i Offl. 14 Sak 5 Rapportering 1. tertial Arbeidsoppgaver Rapport 1. tertial Forslag til vedtak Sak 6 Eventuelt FS FS FS FS FS Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Anne-Lise Lande Daglig leder FS

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 3. mars 2014 Til stede: Styremedlemmer: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Monica Bakken, UiO Kjetil Solvik, NMH Aud Magna Gabrielsen, NTNU Observatører: Joar Nybo, KD Ingunn Cowan, Lånekassen USIT/FS: Anne-Lise Lande, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Tina Lingjærde, USIT Geir Vangen, USIT Forfall: Observatører: Torill Vangen, SSB Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB FS-sekretariat Dato: 3. mars 2014 Sist endret:

4 Dagsorden 1. Konsekvenser av departementet sin beslutning. 2. Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

5 1. Konsekvenser av departementet sin beslutning Styreleder innledet. Styret for FS betrakter vedtaket om sammenslåing av FS, SO og SUN som et gledelig vedtak. Vedtaket støtter anbefalingen fra styret og er i tråd med målene i FS sin strategi. Løsningen fremstår som den mest optimale løsningen for forvaltning og drift av studieadministrative systemer og tjenester i sektoren. Styreleder foreslo fire punkter til drøfting på møtet: 1. Gjennomgang av utkast til vedtektene for den nye organisasjonen. Kommentarfrist for det utsendte utkastet til vedtekter for den nye organisasjon er satt til 17. mars. Styret bes derfor om innspill og tilbakemeldinger på utkastet. 2. Behandling i Årsmøtet. Styret må avklare videre behandling av saken i forhold til Årsmøtet. 3. Prosessen fram mot endelig etablering av det nye foretaket. Ny ledelse og organisering må ha legitimitet blant institusjonene i sektoren. 4. Drift av Samarbeidstiltaket FS fram mot etableringen av det nye foretaket. Styret må sikre driften av Samarbeidstiltaket FS fram mot etableringen av det nye foretaket. Det sittende styret har sin fungeringsperiode frem til 1. juli. Forslaget til agenda ble godkjent. 1. Gjennomgang av utkast til vedtektene for den nye organisasjonen. Styret betrakter følgende momenter som vesentlige for at det nye foretaket skal kunne fungere etter intensjonen: Vedr 2 Formål: - Området «studieadministrasjon» innbefatter opptaksarbeidet. Det er derfor overflødig å referere til begge disse områdene i 2. Styret foreslår at «studieadministrasjon» brukes som det overordnete begrepet i vedtektene. Vedr 3 Organisering: - Grenseflaten mellom det nye foretaket og Universitetet i Oslo kan potensielt by på utfordringer hvis partene ikke har en felles forståelse rundt ansvarsforhold og roller. - Det er derfor viktig at det presiseres ytterligere hva som legges i begrepet «drift og administrative tjenester». Hvis det er USIT som skal være leverandør av driftstjenester for den nye organisasjonen, bør det presiseres i vedtektene. Det bør også klargjøres hva som ligger i «administrative tjenester». Det er viktig at det nye foretaket skal kunne operere selvstendig og uavhengig av Universitetet i Oslo i sitt daglige virke, og i den strategiske utviklingen av systemer og FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

6 tjenester. Dette er en forutsetning for å kunne ivareta sektorens interesser på en god måte. - Det vises til vedtektene som regulerer BIBSYS sitt forhold til NTNU som vertsinstitusjon. Flere av styrets medlemmer har erfaring med at disse vedtektene gir en velfungerende ansvars- og rollefordeling mellom foretak og vertsinstitusjon. Vedr 4 Styret: - Styret noterer seg at Lånekassen ikke er eksplisitt nevnt i avsnittet som omtaler sammensetningen av det nye styret. Styret legger til grunn at styret for den nye organisasjonen fritt må kunne foreta en vurdering av hvilke aktører og samarbeidspartnere som bør inviteres som observatører i styret, med unntak av de to institusjonene som i følge forslaget til vedtekter, skal ha observatørplasser (Kunnskapsdepartementet og Universitetet i Oslo). Under forutsetning av at dette er en korrekt antakelse, vil styret ikke be om at vedtektene regulerer nøyaktig hvilke institusjoner det er hensiktsmessig å gi observatørplasser, utover de to nevnte. - Det vil være vanskelig å skille ut hvilke saker som angår de ansattes forhold, og styret foreslår derfor at ansattes representant i styret skal ha generell stemmerett. Vedr 5 Styrets oppgaver: - Det bør gis en nærmere presisering av forholdet mellom styrets faglige og strategiske ansvar, og det faglige ansvaret som Kunnskapsdepartementet har (jf 3). - Det må gjøres en tydeligere presisering av styrets ansvar og Universitetet i Oslo sitt ansvar når det gjelder organisering, både ut mot universiteter og høgskoler i sektoren, og når det gjelder den interne organiseringen av foretaket - Det er styrets klare oppfatning at en forutsetning for at den nye organisasjonen skal kunne ivareta sektorens interesser, er at det er styret for den nye organisasjonen, sammen med daglig leder, som må ha ansvar for og myndighet til å organisere foretaket slik det finner mest hensiktsmessig for å ivareta foretakets prioriteringer og brukerinstitusjonenes interesser. Vedr 7 Daglig leder: - Styret understreker viktigheten av at den faglige vurderingen og innstilling for ansettelse av daglig leder for den nye organisasjonen, skal foretas av styret for den nye organisasjonen, og ikke av Universitetet i Oslo. - Styret noterer at Universitetet i Oslo foretar den administrative oppgaven knyttet til ansettelsen av daglig leder, slik det følger av uhl. 1-4.(4) Vedr 10 Økonomi: - Det er noe uklart hvor stabil og forutsigbar en årlig bevilgning fra Kunnskapsdepartementet til den nye organisasjonen vil være. Stabile rammer er av største viktighet for den nye organisasjon. FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

7 - Styret er bekymret for om den foreslåtte finansieringsmodellen skaper muligheter for handlingsrom for spesielle satsinger eller overordnete prioriterte områder, som for eksempel digitalisering av arbeidsprosesser eller liknende. - Styret noterer seg at det økonomiske forholdet rundt sammenslåingen skal være kostnadsnøytralt og at den foreslåtte finansieringsmodellen er enklere med tanke på problemstillingene knyttet til blant annet moms. - Kjøp av tjenester fra Universitetet i Oslo må spesifiseres og reguleres i egen avtale. Vedr 11 Rettigheter og plikter: - Styret foreslår at begrepet «brukere» spesifiseres med hvem brukerne er. Konklusjon og veien videre: FS-sekretariatet lager et utkast til et uttalelse som inneholder momentene over. Utkastet godkjennes på sirkulasjon til styret før det sendes til Kunnskapsdepartementet innen fristen 17.mars. 2. Behandling i Årsmøte - Det var enighet om at FS-sekretariatet utarbeider et notat om vedtaket fra Kunnskapsdepartementet og styrets innspill. Det legges opp til at notatet behandles av Årsmøtet på sirkulasjon, dersom ingen delegater spesifikt ber om at Årsmøtet samles. Dette er også i tråd med orienteringen gitt i Årsmøtet Prosessen fram mot endelig etablering av det nye foretaket - Styret understreker viktigheten av at styret for det nye foretaket må være involvert i ansettelse av administrativ ledelse og av organiseringen av det nye foretaket. Herunder hvordan administrative ressurser, utviklerressurser og brukerstøtte organiseres, og hvilken organisering man legger opp til ut mot institusjonene i sektoren for å sikre medvirkning fra brukerne. - Både tilsettingsprosessene og organiseringen av foretaket må ha legitimitet. Det er derfor av avgjørende betydning at prosessene er transparente, slik at sektorinteressene ivaretas og slik at prosessene ikke blir gjenstand for interne prioriteringer ved Universitetet i Oslo. - Av denne grunn understreker styret viktigheten av at det nye styret oppnevnes så raskt som mulig. 4. Drift av Samarbeidstiltaket FS fram mot etableringen av det nye foretaket - Det legges til rette for å holde ett styremøte i det nåværende styret for FS 19. mai. - Dette for å sikre driften av Samarbeidstiltaket fram mot etableringen av det nye foretaket. - Det legges opp til å treffe beslutning om valg av presentasjonsverktøy for datavarehuset STAR på dette møtet. 2. Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

8 <sideskift>

9 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen 2.april 2014 Til stede: Sven Erik Sivertsen, NTNU Vibeke Braaten, UiO Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Dag Olav Nilsen, UiA Øystein Ørnegård, UiB Inger Setnes, HiOA Tor Erga, UiS Sven Petter Myhr Næss, NMH Espen Kristensen, UiT Marit Vartdal Engeseth, HVO Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Agnethe Sidselrud, USIT Referent: Agnethe/Anne-Lise Dato: Sist endret:

10 Dagsorden 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen a. Møte 19. februar (FS ) 2. Referatsaker a. Møte i styret for FS 3. mars (FS ) b. Møte i ekspertgruppen for Undervisningsmodulen 26. februar (FS ) c. Møte i ekspertgruppen for Godkjenningsmodulen 14. mars (FS ) 3. Orienterings-/diskusjonssaker a. Søketjenesten for godkjenning av utenlandske studier - GAUS b. Anskaffelse av rapport- og presentasjonsverktøy c. Integrasjon med 360 fra Software Innovation d. Integrasjon med its learning 4. Oppsummering og evaluering av FS-Kontaktforum våren Ansvaret for Drift - rutiner Bl.a. varsling av nye fliser/versjoner/kloning av FS etter innføring av VPD 6. Innføring av felles VPD Diskutere prosessen og hvordan vi skal ta fatt i arbeidet med opprydding i lokale koder. Vedlagte dokument viser oversikt over tabeller og kommentarer. Innholdet i dette dokumentet skal ikke diskuteres i denne omgang. Notat VPD-koder (FS ) 7. Lånekassen a. Innhenting av opplysninger fra Lånekassen Mail fra NTNU (FS ) Høringsbrev fra KD Høringsnotat, forslag til endring i forskrift om innhenting av opplysninger b. Ny kvitteringsløsning for filinnsending (FS ) 8. Varselfunksjonalitet i Godkjenningsmodulen Notat Varselfunksjonalitet i Godkjenningsmodulen (FS ) Utviklingsoppgaver og innkomne ønsker Godkjenningsmodulen (FS-GK ) 9. Resultatutveksling a. Rutiner ved igangsetting av resultatutveksling b. Studentakseptanse for resultatutveksling ved semesterregistrering høsten 2014 FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 2

11 10. Digital eksamen Felles kode for digital eksamen (FS ) 11. Innkomne ønsker a. HiL - FS Kontroll av forkunnskapskrav - vis manglende forkunnskapskrav (FS ) b. HiL - Utvekslingsperson samlebilde og FS Oppretting av student/studierett/klasse - defaultverdi i feltet Opptakstype (FS ) c. HiMolde - FS Resultatliste vurdering og FS Eksamensdager fordelt på dato (FS ) d. UiB - Endringer til FS Eksport studieinformasjon i XML-format (FS ) e. UiO - FS Beregning av oppnådd kvalifikasjon utdanningsplanbasert (FS ) f. UiS - FS Personer med erstatningsnummer - vise aktiv J/N (FS ) g. UiS - Ny brukerrolle for å gjøre endringer i vurderingsprotokollen (FS ) h. NTNU - FS Veivalg for utdanningsplan - valg for inaktive studenter (FS ) i. UiT - Oppmelding til utsatt/konteeksamen via StudentWeb (FS ) j. NTNU - Logg for emnekombinasjon (FS ) 12. Bruk av studentnr istedenfor fnr Mail fra UiB (FS ) 13. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 3

12 Det var ingen merknader til dagsorden og innkalling. Det ble meldt inn to saker til Eventuelt: - Brukerforum/ Kontaktforum høsten Skjema for institusjonskoder 1. Referat fra møte i Planleggingsgruppen februar Det har kommet en liten rettelse til referat fra møte februar: «HIO» på deltakerlisten rettes til «HIOA». 2. Referatsaker a. Møte i styret for FS 3. mars 2014 Det forelå et skriftlig referat fra møte 3.mars. Det var ingen kommentarer til referatet. b. Møte i ekspertgruppen for Undervisningsmodulen 26. februar Det forelå et skriftlig referat fra møte 26.februar. Det var ingen kommentarer til referatet. c. Møte i ekspergruppen for Godkjenningsmodulen 14. mars Det forelå et skriftlig referat fra møte 14.mars. Det var ingen kommentarer til referatet. 3. Orienterings- /diskusjonssaker a. Søketjenesten for godkjenning av utenlandske studier GAUS GAUS-applikasjon er ferdigutviklet og ble presentert/lansert på FS-Kontaktforum. Applikasjon er klar til produksjonssetting sammen med FS 7.5. USIT lager en tidsplan for institusjonene for gradvis igangsetting av eksportjobben fra FS til GAUS. FS sender sluttrapport for prosjektet til KD sammen med kost-nytte vurdering av import av godkjenningsvedtak fra NOKUTs nåværende saksbehandlingssystem. b. Anskaffelse av rapport- og presentasjonsverktøy Ressursgruppen jobber med anskaffelsen, som er planlagt sluttført i løpet av våren c. Integrasjon med 360 fra Software Innovation Integrasjonen produksjonssettes sammen med FS 7.5, og vil kunne settes i gang for de institusjoner som ønsker dette. Utrullingen av Public 360 styres av Uninett. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 4

13 Prosjektet for anskaffelse av nytt arkivsystem for de fire breddeuniversitetene har valgt å gjennomføre et forprosjekt, der man ser på ulike dokumenthåndteringsrutiner. Hovedprosjektet gjennomføres først høsten 2014/våren USIT har sendt inn forslag til krav som bør inngå i kravspesifikasjonen. Det blir kalt inn til et møte i arkivgruppen før sommeren. d. Integrasjon med its learning HiST har hatt en lang testperiode preget av en god del utfordringer som hovedsaklig skyldes manglende brukerdokumentasjon. Feil meldt inn før årsskiftet ser fortsatt ut til ikke å være rettet. Det virker i tillegg at Fronterintegrasjonen skapte uforutsette endringer ift integrasjonen med its learning. HIST støtter ikke alle valg som ble foretatt i denne prosessen. Det jobbes med å få KHiB og Forsvaret med på test. NMH har også meldt sin interesse for å teste. 4. Oppsummering og evaluering av FS-Kontaktforum våren 2014 Planleggingsgruppen ga positive tilbakemeldinger på årets FS-Kontaktforum. Programmet var bra sammensatt av innlegg og gruppearbeid. Resultatet fra gruppearbeid bearbeides/sluttføres av gruppeledere og sendes til FSsekretariatet før påske. Det var et løft at innlegg ble tatt opp for senere tilgjengeliggjøring og gjenbruk på fellesstudentsystem.no. Planleggingsgruppen foreslår i tillegg at det tas opp noen flere korte veiledningssesjoner, særlig knyttet til ny funksjonalitet i FS. Det ble i tillegg diskutert muligheter for å lage en «startpakke» i form av noen introduksjonsvideoer + nettmøte som nye FS-ansvarlige kunne benyttet seg av i påvente av at det holdes kurs i relevant modul/tema. 5. Ansvaret for Drift - rutiner Nye rutiner for drift er sendt ut på høring. Det er viktig at institusjonene sender innspill. Rutiner gjelder fra høsten Det ble i tillegg stilt spørsmål om driftsmeldinger kommer til å ligge både på Agora og på fellesstudentsystem.no. Kloninger som må tas i forkant av integrasjonsløsninger som produksjonssettes, tas utenom de oppsatte tider for kloning. FS 7.5 er noe forsinket i år. Det er ønskelig å få den så snart som mulig for å spare institusjonene for ytterligere forsinkelser i opptaksarbeidet. Tidspunkt for oppgradering vil bli mer forutsigbart med nye rutiner. 6. Innføring av felles VPD Det forelå et dokument med oversikt over felles koder med kommentarer. Knut Løvold leder arbeidet med opprydding i lokale koder. Institusjonene bør først bli enig om felles kodesett, som så implementeres i FS. Gruppen bes også om å rydde i nedtrekksmenyer. Opprydding gjøres for alle. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 5

14 NMH, UiT og HiOA melder sin interesse til å delta i arbeidet. UiO sjekker og melder tilbake navn på en eventuell kandidat til gruppen. Det tas en runde med Planleggingsgruppen per e-post før bestillingen sendes ut til alle. 7. Lånekassen a. Innhenting av opplysninger fra Lånekassen Kunnskapsdepartementet gjennomfører en høring om endringer i forskrift om innhenting av opplysninger til Lånekassen. Planleggingsgruppen diskuterte utvalgte momenter fra det fremlagte forslaget til endringer i blant annet innhenting av opplysninger om permisjon, endring av studentstatus og informasjon om årsakene til avbruddet. For å bevare institusjonenes autonomi ønsker ikke samarbeidstiltaket å sende inn et felles svar på høringen på vegne av institusjonene. b. Ny kvitteringsløsning for filinnsending Lånekassen endrer løsning for kvittering for filer med studentstatus og eksamensdata som institusjonene sender til Lånekassen. Kvitteringer for filer uten feil arkiveres i arbeidsflaten. Kvitteringer for filer som inneholder feil sendes også via arbeidsflate, i form av en «oppgave». Tilbakemelding på rettet fil vises først dagen etter at en ny fil er sendt. Planleggingsgruppen er noe skeptisk til løsningen der institusjonene selv må sjekke for feilmeldinger i Lånekassens arbeidsflate. Det er på sikt ønskelig at vår kontaktperson i Lånekassen deltar på et fremtidig møte for å svare på spørsmål. Oppfølging: FS avklarer med Lånekassen om saksbehandlere varsles også på e- post om utestående oppgaver og om saksbehandlere må logge seg på arbeidsflaten. 8. Varselfunksjonalitet i Godkjenningsmodulen Det forelå et notat med oppsummering av ønsket varselfunksjonalitet som gir bestemte saksbehandlere beskjed dersom Lånekassen har gjort et søk i FS-basen uten å finne de nødvendige dataene for å behandle saken. Forslaget innebærer at det skal utvikles en individuell varsellogg i FS i tillegg til den institusjonelle som superbrukerne i dag har tilgang til i FS-klienten. Planleggingsgruppen støtter forslaget. Innspill fra diskusjonen: - Det er positivt at det kan utvikles en generell, felles løsning. - På sikt viktig med funksjonalitet i saksflytsystemet. Det kan være aktuelt med en e-post som sendes til saksbehandlere med liste over saker som ikke er ferdigbehandlet. - Det kan være vanskelig å knytte varsel til en saksbehandler. Det er flere som jobber med en godkjenningssak. Kan varselet gå til en felles e-postliste eller en RT-kø? FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 6

15 - Det foreslås at varsel knyttes til egne roller - Ønskelig at varsel gis ved pålogging i FS 9. Resultatutveksling Tjenesten produksjonssettes etter at semesterregistrering er gjennomført ved institusjonene. En av forutsetningene er at tjenesten settes i gang samtidig i hele sektoren. Tjenesten ble grundig testet av HIST og NTNU, og USIT gjennomfører nå en stresstest og en funksjonell test som vil involvere utveksling mellom flere institusjoner. USIT lager en testplan (hva som skal gjøres og hva må institusjonene sjekke) og trenger testdata med litt ulik oppsett. Det bør sees på tekster for studentakseptanse. NTNU og HIST sender sin versjon til FS-sekretariatet. 10. Digital eksamen UiT har behov for en felleskode for en skriftlig eksamen som avholdes digitalt. Dette er spesielt viktig ved planlegging for ordinære eksamener og til utsatt/kontinuasjon. Det foreslås samtidig at det lages en nasjonal felleskode for digital, skriftlig skoleeksamen. Innspill fra diskusjon: - Det kommer et felt i vurderingskombinasjon som angir at denne eksamen skal foregå i WISEflow eller et annet digital-eksamenssystem. Det er også det feltet som setter i gang eksport av data til digitaleksamenssystemet. Det bør vurderes om det gir en tilstrekkelig merking av digital eksamensform. - Det kan være aktuelt å legge dette feltet på vurderingsenhet - Når institusjon endrer digital-eksamenssystem til et nytt system, opprettes et nytt vurderingskombinasjon. - Det kunne vært nyttig å kunne angi en digital eksamensform også på noen rapporter. Konklusjon: Det avventes til UiA har gjennomført ferdig sin test av integrasjonsløsningen. Feltet som angir digitalt eksamen system beholdes inntil videre på vurderingskombinasjon. 11. Innkomne ønsker a. HiL FS Kontroll av forkunnskapskrav vis manglende forkunnskapskrav Rapporten FS viser kun beståtte forkunnskapskrav. HiL ønsker at rapporten også skal vise manglende forkunnskapskrav. I dag må man søke opp hver enkelt student og gå gjennom utdanningsplanen deres. Saken settes på ønskelisten. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 7

16 b. HiL Utvekslingsperson samlebilde og FS Oppretting av student/studierett/klasse defaultverdi i feltet Opptakstype "Oppholdstype" er et felt som hentes fra utvekslingspersonbilde for rapporteringen til lånekassen. Dette feltet har tre verdier (studier, praksis og feltarbeid). Det tar tid å gå gjennom alle personene enkeltvis for å sette denne verdien. Dersom utvekslingspersonene ble nyregistrert i utvekslingspersonbilde ville man ha satt forhåndsverdi i feltet ved registrering. Men når det nå benyttes overføringsrutinen FS blir dette feltet stående tomt. Det er ønskelig å få satt feltet oppholdstype med en default-verdi (eks. studier) ved overføring av utvekslingspersonene fra opptak med rutinen FS Saken settes på ønskelisten. c. HiMolde FS Resultatliste vurdering og FS Eksamensdager fordelt på dato Pkt 1. Det er ønskelig at det i karakterprotokollen ( FS Resultatliste vurdering) automatisk kommer fram opplysning om at kontrollfunksjonen er benyttet ved karakterregistrering. Man slipper en ekstra kontroll og to underskrifter. Saken sendes tilbake til HiMolde for mer utfyllende beskrivelse. Pkt 2. Det er ønskelig at rapporten FS Eksamensdager fordelt på dato kan ha mulighet for en avkrysning for å få antall kandidater med ulike språkvalg (bokmål, nynorsk osv). I samme rapport ønskes det også en mulighet for å krysse av at antall studenter med de ulike spesialordninger blir vist. Saken settes på ønskelisten. d. UiB Endringer til FS Eksport studieinformasjon i XML-format Rapporten FS Eksport studieinformasjon XML-format kan i dag kjøres på både Utvekslingsavtale og Sted. Siden denne allerede benyttes for eksport av studieprogram- og emneinformasjon, så er det ønskelig å kunne benytte den samme rapporten for utvekslingsavtaler/sted. For at dette skal fungere, er det ønskelig at informasjon i kjøringen tar med noen nye typer data som pt. ikke kommer med i kjøringene. Dette løses i FSWS Studinfo2. Saken settes på ønskelisten. e. UiO FS Beregning av oppnådd kvalifikasjon utdanningsplanbasert Klagenemda ved UiO har slått fast at masteremner som er del av opptaksgrunnlaget til master, ikke senere kan inngå i mastergraden. UiO har derfor behov for å markere disse personene i opptaksprosessen, på en måte som gjør at de fanges opp når grad skal utstedes. Det er ønskelig at raden KOMMENTAR i tabell STUDPROGSTUD_OPPTAKSGRLAG hentes inn blant merknader i rutinen FS Beregning av oppnådd kvalifikasjon - utdanningsplanbasert. Dette sparer arbeid når det sjekkes om studenter som ligger an til å oppnå mastergrad allerede har benyttet noen av emnene på masternivå i opptaksgrunnlaget til FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 8

17 studiet. En merknad i FS vil gjøre det mer oversiktlig og vil hindre at man registrerer grad på feilaktig grunnlag. Settes på ønskelisten. f. UiS FS Personer med erstatningsnummer vise aktiv J/N Det er ønskelig å kunne sende ut en epost til studenter med erstatningsnummer som har gått ved UiS mer enn ett semester hvor man ber de melde inn norsk fødselsnr som de evt har fått etter å ha vært her i 6 mnd eller mer. Mange studenter som ligger i FS med erstatningsnummer søker opptak med fødselsnummer og dermed blir opprettet som to personer i FS. Personene må slås sammen i etterkant. Det skaper mye arbeid, bl.a. i forhold til overføring til LMS. I rapport FS gir en oversikt over studenter med erstatningsnummer (utplukk Semesterreg, ingen kryss i vis), men viser ikke hvilke av disse studentene som er aktive i dag. Det ønskes å få en avhaking for aktiv J/N i utplukk «Semesterreg.». Saken settes på ønskelisten. g. UiS Ny brukerrolle for å gjøre endringer i vurderingsprotokollen Mange programmer har obligatoriske øvinger. Mange saksbehandlere som fører obligatoriske øvinger har tilgang til å endre i vurderings-protokollen (listene fra faglærer som er ført over til protokoll inneholder ofte feil). Det ønskes at det skal være mulig å ta bort FS_EKS3 fra saksbehandlere som fører obligatoriske øvinger, og tildele de en egen rolle slik at de kun kan endre på obligatoriske øvinger i vurderingsprotokoll. Det ønskes en egen rolle (eksempelvis FS_OBLIGPROT2) som man kan tildele saksbehandlere som bør kun få tilgang til å endre i vurderingsprotokollen på vurderinger med vurderingskombinasjonstype «OBLIG». Saken settes på ønskelisten. h. NTNU FS Veivalg for utdanningsplan valg for inaktive studenter Det er ønskelig å kunne kjøre rapporten også for inaktive studenter Det kan se ut som rapport Veivalg for utdanningsplan kun tar med aktive studenter. Man trenger også å kunne kjøre rapporten for alle på grunn av statistiske formål. Saken settes på ønskelisten. i. UiT Oppmelding til utsatt/konteeksamen via StudentWeb Ved UiT får studenter som har strøket eller vært syk til ordinær prøve rett til henholdsvis kontinuasjon/utsatt eksamen. Oppmelding til kontinuasjon/utsatt eksamen skjer via StudentWeb. Slik funksjonaliteten i FS er, behandles avbrudd under eksamen og stryk på eksamen likt. Dette er feil i forhold til UiTs forskrifter og de fleste andre institusjoners forskrifter. Avbrudd under eksamen gir ikke rett til utsatt eksamen. Funksjonaliteten i FS kan således ikke benyttes med mindre dette endres. Det er ønskelig med ny boks i bildet Vurderingsstatus som styrer om trekk under eksamen skal gi rett til utsatt/kontinuasjon. Det ønskes funksjonalitet der man kan skille på disse resultatstatusene. Saken settes på ønskelisten. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 9

18 j. NTNU Logg for emnekombinasjon Etter hvert som vi automatiserer mer av studieinformasjonen vår med utgangspunkt i registreringer i FS, så øker behovet for å holde rede på oppdateringer som blir lagt inn. Fra før finnes det emnelogg og studieprogramlogg. Det er ønskelig at det lages også en emnekombinasjonslogg. Saken settes på ønskelisten. Det ble ikke foretatt prioritering av saker på ønskelisten på dette møte. 12. Bruk av studentnr istendenfor fnr Ved bytte av plassering av studentnumer og fødselsnummer ble det samtidig bestemt å innføre et kontrollsiffer for studentnummer (jf. sak 8 Planleggingsgruppemøte 30.oktober 2013). Studentnummeret eksporteres derimot til ulike systemer og den benyttes som kandidatnummer. Det er derfor usikkert om det er hensiktsmessig å innføre et slikt kontrollsiffer. Konklusjon: Ønsket trekkes. Det innføres ikke et kontrollsiffer for studentnummer. 13. Eventuelt a. Brukerforum/ Kontaktforum høsten Planleggingsgruppen diskuterte ønsket hyppighet for samlinger Brukerforum og Kontaktforum. Planleggingsgruppen har tidligere vedtatt «et årshjul» for disse fora: Brukerforum arrangeres hvert tredje semester og Kontaktforum arrangeres årlig, og i tillegg det semesteret der Brukerforum ikke arrangeres. Er det ønskelig med endringer? Planleggingsgruppen var enig i at det blir etter hvert viktig å holde noen fellessamlinger med Samordna opptak. Det er allikevel viktig å beholde FSkontaktforum som et mindre forum der man kan fokusere på FS-relaterte problemstillinger. Konklusjon: Det opprinnelige «årshjulet» opprettholdes. Det arrangeres Kontaktforum høsten Lunsj-til-lunsj, i Trondheim, uke 44. b. Skjema for institusjonskoder Det er innført en ny rutine for bestilling av institusjonskoder. Bestillingen gjøres via et nettskjema. Skjema suppleres med informasjon om at skjema må sendes inn primært via FSkontaktperson. Skjema suppleres også med merknadsfelt for mer utfyllende opplysninger. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 10

19 c. Informasjon til alle FS-institusjoner Det er viktig å sørge for at alle FS-institusjoner får med seg diskusjoner i fora som Planleggingsgruppen og andre ekspertgrupper jobber med. FS-sekretariatet og institusjonene bør jobbe for at informasjon og referater som legges ut på fellesstudentsystem.no når størst mulig gruppe brukere. Neste møte: Ved behov 17. juni 2014 Sted: Adobe/Oslo FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 11

20 Oppfølgingssaker (sist oppdatert ) Saker som skal følges opp (dette er fra april 2010-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U9/10 Sende brev til SO om problemer knyttet til registrering av navn FS-sekretariat SO har svart at dette må vente til SO 3.0. Planleggings-gruppen oppfordrer institusjonene til å ta dette opp på SOseminaret. Saker som skal følges opp (dette er fra april 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U11/13 Sak 5b Innkomne ønsker: Ta en større opprydding i nedtrekksmenyer USIT-FS Tas som en del av oppryddingen av felleskoder for VPD-basene. Saker som skal følges opp (dette er fra september 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U15/13 Sak 10 Rutiner for håndtering av innmelding av endringsønsker vedr opptak FS-sekretariat Saken diskuteres når FS og SO er samorganisert. Saker som skal følges opp (dette er fra oktober 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U17/13 Sak 12 Resultatutveksling, håndtering/lagring av studieplaner i FS: USIT Til møtet i februar Lage et forslag til løsning U18/13 Sak 14a Opprydding i lokale koder (VPD): Lage en oversikt over tabeller som må gjennomgås + forklaring på hva som må gjøres USIT FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 12

21 U19/13 Sak 14b Rutiner for kloning og oppgraderinger (VPD): Lage forslag til rutiner som sendes til institusjonene på høring USIT Saker som skal følges opp (dette er fra november 2013-møtet) USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U22/13 Sak 4 Innkomne ønsker til USIT karakterutskrift: Sende et informasjonsskriv til institusjonene med kort oppsummering fra møtet. U23/13 Sak 4 Innkomne ønsker til karakterutskrift: Forslag til ny løsning diskuteres på Kontaktforum. USIT FS sender ut forslagene på e- post til fskontakter U24/13 Sak 4 Innkomne ønsker til karakterutskrift: Fjerne den gamle løsningen USIT I slutten av april. Saker som skal følges opp (dette er fra februar 2014-møtet) Nr Sak Ansvarlig Merknad 2/14 Sak 2: Institusjonene etterlyser status for det nasjonale arbeidet med nytt arkivsystem for universitetene. FS Orientert om status på Planl.gr.møte 3/14 Sak 3b: Rapporter som utarbeides manuelt ved institusjonene som rapporteres ti DBH. FS undersøker om de kan legges inn i STAR. FS sjekker med DBH om rapportene kan standardiseres ved hjelp av FS. FS Det skal settes i gang et arbeid for å få til en rapportering av de ti gjenstående rapporter fra FS til DBH. Det er pr i dag ikke datagrunnlag for at disse kan rapporteres fra FS. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 13

22 4/14 Sak 3f: opprettelse av ny nasjonal vitnemålsgruppe i regi av UHR. FS finner mandatet for gruppen og sender ut med referatet. 5/14 Sak 3i: Elektroniske semesterkort. HIOA sender ut kravspekken til PGgruppen når det foreligger. 6/14 Sak 11: Forhåndsgodkjenning. FS kontakter Lånekassen for å forbedre rutiner rundt søknad om lån for nyopptatte søkere. FS sender ut informasjon til kontakt-listen. 7/14 Sak 13 f: Dokumentarkiv FS følger opp siste tre punkter i innmeldt ønske ifm sitt arbeid med avklaringer rundt lagring av dokumenter. 8/14 Sak 13g: Saken tas tilbake til UiT. FS FS Mandat for arbeidsgruppen sendes ut til orientering til institusjonene HIOA FS FS Tas som egen sak på neste Planl.gr.møte Saker som skal følges opp (dette er fra april 2014-møtet) Nr Sak Ansvarlig Merknad 9/14 Sak 3a GAUS: USIT lager en tidsplan for FS institusjonene for gradvis igangsetting av eksportjobben fra FS til GAUS. 10/14 Sak 3a GAUS: FS sender sluttrapport for FS prosjektet til KD sammen med kost-nytte vurdering av import av godkjenningsvedtak fra NOKUTs nåværende saksbehandlingssystem. 11/14 Sak 6 Opprydding i felleskoder: UiO UiO sjekker og melder tilbake navn på en eventuell kandidat til gruppen. 12/14 Sak 6 Opprydding i felleskoder: FS Det tas en runde med Planleggingsgruppen per e-post før bestillingen sendes ut til alle. 13/14 Sak 7 b Lånekassen, ny kvitteringsløsning for filinnsending: FS avklarer med Lånekassen om saksbehandlere varsles også på e-post om utestående oppgaver og om saksbehandlere må logge seg på arbeidsflaten. FS FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 14

23 14/14 Sak 9 Resultatutveksling: NTNU og HIST sender sin versjon av tekster for studentakseptanse til FS-sekretariatet. NTNU og HiST FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 2. april 2014 Side 15

24 <sideskift>

25 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Til stede: Forfall: Referent: Anne Lise Mølmann, HiST Sven Erik Sivertsen, NTNU Unni Henriksen, UiA Lars Kristian Hasle, UiO Maj-Brit Iden, UIB Anne-Lise Lande, FS Richard Borge, USIT Geir Vangen, USIT Thomas Solvin, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Agnethe Sidselrud, FS Gry Alterskjær, NTNU Thomas Solvin/Adelheid M. Huuse Dato: Sist endret:

26 Dagsorden 1. Godkjenning av dagsorden 2. Referat fra møtet Oppdatering om arbeidet med ELMO 4. Status for arbeid med GAUS (ny NAG) 5. Rapportering av forhåndsgodkjenninger til Lånekassa 6. Status for arbeid med resultatoverføring a. Behov i FSklienten i forbindelse med resultatoverføring b. Innkomne ønsker 7. Gjenstående arbeid i godkjenningsmodulen og gjennomgang av innkomne ønsker: a. Gjenstående oppgaver fra kravspesifikasjonen b. Innkomne ønsker c. Annet 8. Nytt system for saksflyt 9. Arbeid med rutinebeskrivelse 10. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver 11. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 2

27 1. Godkjenning av dagsorden Godkjent uten kommentarer. 2. Referat fra møte i Godkjenningsgruppen 10. oktober 2014 Ingen endringer til referatet. Det kom et spørsmål knyttet til GAUS om hvorvidt det vil bli utarbeidet dokumentasjon før lansering. Svaret var at det ikke er planlagt noen dokumentasjon knyttet til bruk av søkefunksjonene i GAUS, siden de tilsvarer funksjonalitet i andre kjente nettsider som baserer seg på søk, eksempelvis finn.no. Derimot må innlegging av sakene i FS, slik at de kan rapporteres til GAUS ivaretas i eksisterende brukerdokumentasjon og rutinebeskrivelsen for godkjenningssaker. 3. Oppdatering om arbeidet med ELMO Det har skjedd lite innen ELMO siden siste møte. ELMO er planlagt videreført under Erasmus without paper. Er laget en prosjektplan for et toårig prosjekt som det skal søkes om midler til gjennom Erasmus plus. Det er en konkurranse med søknadsfrist 10. april. Dersom søknaden får tildelt midler blir prosjektet plassert under ERASMUS. En slik sentral plassering gjør en gjennomføring mer realistisk. 4. Status for arbeidet med GAUS (ny NAG) Richard Borge orienterte om status for GAUS, og Adelheid Huuse presenterte søkefunksjonaliteten i GAUS for deltakerne på møtet. GAUS er til testing på noen institusjoner nå. UiA har vært med på testingen, og sa litt om hvordan de har opplevd å bruke GAUS. Tilbakemeldingene så langt fra dem er at det savnes et skille mellom innpassinger som er gjort med bakgrunn i delstudier og tidligere avlagt ekstern utdanning. Det savnes også flere detaljer i sakene, utfyllende merknader og lignende. FS skiller ikke på innpassingssakene, og da vil det heller ikke kunne skilles i GAUS. Basen blir heller ikke bedre enn kvaliteten på sakene. Det er saksbehandlerne som bestemmer volumet og kvaliteten på informasjonen i GAUS, så det går utenfor den tekniske løsningen å få forbedret det. Enighet om gode rutiner for innlegging av data i FS og for god datakvalitet i GAUS må diskuteres i fora der saksbehandlerne på området møtes. Testingen er gjort på data fra UiO, HiG og UiA. Det går svært raskt å få opp søk i basen siden det er brukt indeksering. GAUS viser konklusjoner fra godkjenningsmodulen i FS, og ikke innpassinger i utdanningsplaner. Alle saker har en unik gausid, og alle søk og saker kan deles med andre saksbehandlere via en delingsfunksjon. Det er også mulig å lagre saker og søk som favoritter i GAUS. Utviklingen av GAUS er stort sett ferdigstilt. Det kommer noen endringer i FS7.5 som må rulles ut før GAUS kan settes i produksjon. Data fra NOKUT vil ikke være i basen ved produksjonssetting. NOKUT har gjort et tidsestimat for overføring av sine data. De ønsker å vente på et nytt saksbehandlingssystem som etter planen skal være ferdig utviklet i USIT /FS har fått 200 saker fra USIT for konvertering (skriving av konverteringsprogram). Både NOKUT og USIT sine tidsestimater er sendt til KD. Departementet tar avgjørelsen rundt når og i hvilket omfang NOKUTs saker skal inn i GAUS. Det er en fare ved at gamle/utdaterte saker fra NOKUT legges i GAUS, men det er i utgangspunktet kun snakk om konvertering av vedtak av nyere dato. Selv om institusjonene også ønsker at eldre saker fra NOKUT skal inn i basen. Når NOKUT får nytt saksbehandlingssystem vil sakene gå automatisk til GAUS på samme måte som fra FS. FS vil ha forvaltningsansvaret for GAUS, herunder også driftsansvaret. Det var en kort diskusjon på møtet rundt lansering/bekjentgjøring av GAUS. USIT/SFS bekjentgjør på fellesstudentsystem.no, FS-kontaktforum, andre fora hvor de er til stede samt ved å sende ut informasjon til FS-kontaktpersoner. Samarbeidstiltaket FS er avhengig av at kontaktpersonene sprer informasjonen videre på sine enheter. Samarbeidstiltaket tar gjerne imot innspill til hvordan informasjonen kan formidles slik at den når flest mulig. GAUS får en egen rolle i FS (for tilgang til basen). FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 3

28 5. Rapportering av forhåndsgodkjenninger til Lånekassen Richard Borge og Geir Vangen orienterte om det som har skjedd etter at webservicen til Lånekassen ble satt i produksjon. Lånekassen har fjernet D-skjemaet fra sine nettsider, men noe av den gamle teksten har senere blitt gjeninnført, se Rutinene på alle distriktskontorene til Lånekassen har ikke vært lik, så alle har ikke tatt i bruk den nye løsningen for å hente informasjon fra FS via webservicen. Saksbehandleren i Lånekassen må manuelt sette i gang et søk mot FS når de skal behandle saken. Dersom Lånekassen søker i en FS-base uten å finne noe følges dette opp manuelt med studenten. Studenten må da innhente skriftlig informasjon fra lærestedet selv (D-skjema). Lånekassen må ta en ny runde i sine interne rutiner etter at det lanseres en ny versjon av deres kundebehandlingssystem i mai. Det bør lages en rutinebeskrivelse for hele prosessen, fra opptak til utveksling fram til studenten sendes ut og informasjon om utvekslingsperson og forhåndsgodkjente studiepoeng er klar for henting av Lånekassen. Felles rutinebeskrivelser skal diskuteres på FS-kontaktforum. Deler av rutinen skal også beskrives i rutinebeskrivelsen for godkjenningssaker (den delen som omhandler godkjenningsmodulen). Foreløpig har det vært få saker på fs-support om den nye løsningen. Men det er heller ikke høysesong for utvekslingssaker for øyeblikket. Gjenstående utvikling: USIT forslår at det utvikles en varselfunksjonalitet som gir bestemte saksbehandlere beskjed dersom Lånekassen har gjort et søk i FS-basen uten å finne de nødvendige dataene for å behandle saken. Forslaget til ny varselfunksjonalitet er beskrevet i sakspapirene (FS ). Varselfunksjonalitet i FS er nødvendig å få på plass, siden det vil være behov for det når søknadsfunksjonalitet vil komme på plass i ny StudentWeb. Varselfunksjonen som utvikles må derfor kunne skaleres opp til å gjelde mer enn kun for utvekslingssaker til Lånekassen. Forslaget innebærer at det skal utvikles en individuell varsellogg i FS i tillegg til den institusjonelle som superbrukerne i dag har tilgang til i FSklienten. Gruppen diskuterte hvem som skal ha varsler, hvordan saksbehandlerne skal varsles og hvor raskt/ofte. Det var enighet om følgende presiseringer til forslaget i FS : - Varslene skal være rollestyrt og stedkodestyrt. - To roller opprettes: o En med overordnet ansvar for varslene (overoppsyn) o En saksbehandlerrolle som skal motta individuelle varsler - Varsel gis på følgende måte: o Individuell varsellogg o Ved pålogging til FS o E-post en gang i døgnet over innkomne varsler (evt. hyppigheten styres av hver institusjon) - Innhold i varselet: o Hva slags sak varselet gjelder o Personen (søkeren) det gjelder - Fordeling av varsler til saksbehandlere (styres av institusjonene): o Fordelingen tar utgangspunkt i stedkoden på studentens studierett (sist aktive) Forslaget til varselfunksjonaliteten må også diskuteres på det neste møtet i Planleggingsgruppen. Webservicen har ikke blitt satt opp til å ta hensyn til sakstatus på forhåndsgodkjenningen for henting av data til Lånekassen. I kravspesifikasjonen er det satt at en sak skal ha status BEHANDLET for at den skal kunne hentes. Hvorvidt det skal være krav om at forhåndsgodkjenningen skal være BEHANDLET før avlevering av data ble diskutert på møtet. UiO har meldt inn at ett fakultet ikke ønsker at det skal være et slikt krav. At en sak er behandlet kan bety mange ting, og det er forskjellig hva som legges i det. Det skjer mange endringer i en slik sak etter at en student har fått klarsignal til å reise. Men dersom det ikke settes krav om at en sak må ha status BEHANDLET før den sendes til Lånekassen kan det innebære at saker aldri blir ferdigbehandlet i FS eller at saker hentes til Lånekassen før de er egentlig er klare for henting. Kriteriet for at Lånekassen skal kunne hente informasjon bør være at studenten har fått godkjent at de kan reise ut fra lærestedet. Det bør markeres med at det settes status BEHANDLET på forhåndsgodkjenningen. Konklusjonen er derfor at webservicen endres i tråd med den opprinnelige kravspesifikasjonen slik at det kun kan hentes forhåndsgodkjenninger med status BEHANDLET. FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 4

29 Til slutt var det en kort diskusjon om studiepoeng i underbildet Omfang automatisk skal utledes av varigheten på utvekslingsoppholdet. Men det er så mange unntak og forskjellige typer varigheter at det ikke er ønskelig med en slik funksjon for annet enn praksisopphold og feltarbeid hvor studiepoengene skal avlegges internt ved lærestedet (her settes omfanget automatisk til 0 sp). 6. Status for arbeidet med resultatoverføring Dokument med innspill og ønsker i FS knyttet til resultatoverføring har blitt diskutert på det siste møtet i Planleggingsgruppen. Det ble informert om hva Planleggingsgruppen har konkludert med og hva som skal utredes videre. Richard Borge orienterte om det videre arbeidet med å sette resultatoverføring i produksjon. Noen mindre endringer kommer med FS7.5. Deretter skal det kjøres en stresstest av funksjonaliteten for å se om systemet tåler et høyt antall søk og transaksjoner på samme tid. Etter stresstest er neste steg en fullskalatest ved alle FS-institusjonene. Da må brukerne ved institusjonene teste om data overføres korrekt. Etter at en grundig test er gjennomført og eventuelle feil rettet, kan resultatoverføring settes i full produksjon i alle FS-basene. Dato for produksjonssetting og personvern ved fullskalatest ble diskutert i gruppen. Det er ønske om å sette i gang så fort som mulig, helst ved semesterstart, siden det vanligvis er mange godkjenningssaker da. Det er viktig at alle institusjonene setter i gang på samme tid. Det er kun ved helt spesielle grunner at en FS-base skal unntas resultatutveksling. Studentene må få beskjed om hvilke institusjoner som ikke er med på resultatutvekslingen samt hvilke data som er overført for dem. Noen institusjoner har satt i gang med akseptanse for resultatoverføring i StudentWeb allerede (studentsamtykke). Men dette må alle lærestedene ha satt i gang med før resultatutvekslingen settes i produksjon høsten Institusjonene må få informasjon på FS-kontaktforum og e-post om at de må legge inn denne akseptansen i semesterregistreringssekvensen for høstens registrering. Studenter kan ikke avkreves akseptanse. De som svarer nei til resultatutveksling må behandles manuelt (papirdokumentasjon). Aspekter som må diskuteres på FS-Kontaktforum: - Rutiner ved igangsetting av resultatutveksling - Studentakseptanse for resultatutveksling ved semesterregistrering for høsten 2014 Utviklingspunkter i FS for resultatutveksling: - Karakter på eksterne resultater blir overført (på vitnemål settes per default «Innpasset»). - Bestillingskø i basen, prioriterer enkeltstudenter fremfor store overføringer. Store overføringer kjøres trolig kun om kvelden/natten, enkeltpersonbestillinger skal skje med en gang. Om baser er nede, vil det bli husket og det vil bli gjort et nytt forsøk automatisk etter noen timer. Det kan evt. bestilles ekstra driftskapasitet ved semesterstart hvis den vanlige kapasiteten ikke holder (gjøres for SO). Store bestillinger er ikke aktuelle før det blir mulig med resultatutveksling for søkere i lokale opptak. - Visning av hva som er overført for studentene vil ikke komme før i StudentWeb 3. - Endring av summeringsfeltet øverst i høyre hjørne i Student samlebilde skal sendes på høring (følges opp av FS-sekretariatet). - Overføring av detaljert resultatinformasjon (url er og lignende) må spesifiseres ytterligere før det vil bli gjort noen endringer i FS. - Overføring av emnesamlinger er ikke kritisk og vil først bli tatt med senere (kommer). Emner som inngår i en emnesamling vil bli overført. - Overføring av resultatinformasjon for søkere er et høyt prioritert utviklingsønske i SøknadsWeb. - Emnekode for emner under Planlagt i Person eksternstudium vil bli overskrevet dersom det hentes emner i resultatutveksling med samme emnekode og eksternt sted (men bare dersom emnekoden sammenfaller helt) - Når det er angitt utsettelse av vitnemålsutskrift på en student vil ikke kvalifikasjonen bli tatt med i resultatutvekslinger før utsettelsen er opphevet. 7. Gjenstående arbeid i godkjenningsmodulen og gjennomgang av innkomne ønsker Geir Vangen presenterte det som er utviklet til FS7.5. Den nye versjonen sendes til distribusjon i basene om kort tid. Dokumentet FS ble gjennomgått. Student samlebilde: FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 5

30 Alle funksjoner/underbilder/overgangsknapper som er knyttet til administrasjon av utdanningsplaner er fjernet. Det er laget store overgangsknapper til karakterutskrift og bildet Utdanningsplan. Endringsfunksjoner beholdes i Student samlebilde og legges til i bildet Utdanningsplan. Underbildet Merknad beholdes. Utdanningsplan: Gruppen diskuterte størrelsen på bildet. Det vil være problemer både dersom bildet krympes eller det legges inn mer informasjon som gjør bildet større. Løsningen ligger hos brukerne ved endring av skjermoppløsning og større skjermer. Det har kommet mulighet for å skyve bildet. Ny fane er lagt til på venstre side; Vitnemål og DS. Fanen inneholder individuelle merknader på studenten; DS Språk, DS Tilleggstekst, DS Æresbevisning, Merknad for kvalifikasjon, Merknad for vitnemålsgrunnlag, Utsettelse av vitnemålsutstedelse. Tekstene overføres til kvalifikasjon (kan også leges inn i bildet Oppnådd kvalifikasjon). Den nye funksjonaliteten innebærer at alle individuelle tilpasninger av utdanningsplan og vitnemål/ds kan gjøres ferdig i bildet Utdanningsplan. Dette kan forenkle arbeidet med opprettelse av kvalifikasjoner og utskrift av vitnemål. UiO hadde meldt inn ønske om at det skal være mulig å legge inn generelle merknader også i bildet Utdanningsplan, på samme måte som under MrkR i Student samlebilde. Dette tas til følge. USIT ser på om dette bør legges inn under et eget underbilde eller i samme underbilde (men da må trolig overskriften døpes om). Nytt avkrysningsvalg for å vise emnekominasjonskoder under Redigér utdanningsplan. Instrumentkode er lagt til på emner i arbeidsområdet. Ønske om å få inn merknad på studierett (som finnes i Student samlebilde) i øvre del av bildet. Tas til følge og legges på listen over det som skal utvikles. Forslag om mer funksjonalitet for enklere fjerning av et større antall emner. Funksjonaliteten slik den er foreslått i FS utvikles slik den er beskrevet i dokumentet. For å ivareta at all funksjonalitet som har eksistert i underbildet i Emne i Plan i Student samlebilde, har USIT foreslått ny funksjonalitet for visning av undervisnings- og vurderingsmeldinger samt resultat i protokollen på emnene som ligger under Redigér utdanningsplan. Enighet i gruppen om at dette skal utvikles som foreslått i FS Det ble i denne diskusjonen meldt inn ønske om mulighet for å se spesialpensum og oppgavetittel. Det er informasjon som heller ikke vises i utdanningsplanen i StudentWeb. Ble ikke tatt til følge denne gangen. UiA frafalt innmeldt sak om framvisning av resultater som er delvis innpasset. Det er ivaretatt i visningen slik den er nå. Godkjenningssak samlebilde: Det er utviklet varseltekster som viser om en godkjenningssak er rapportert til Lånekassen. Når man oppretter en innpassingssak på grunnlag av en forhåndsgodkjenning så dukker det opp et valg som gjør det mulig å velge å legge inn det samme omfanget som ligger på forhåndsgodkjenningen. Kontrollene mellom omfangsfeltene og eksterne resultater i Person eksternstudium er utviklet til FS7.5. Det er nå ikke mulig å legge inn en større sum i omfang enn det som er angitt skal inngå i nedre del av bildet. Funksjonalitet for tilleggskrav har ikke blitt utviklet. USIT forslår at kravspesifikasjonen fravikes og at det opprettes et nytt underbilde hvor både mangler og tilleggskrav kan legges inn. Underbildet modelleres etter samme mal som MrkR i Student samlebilde. To felleskoder opprettes: MANGEL og TILLEGGSKRAV. I tillegg til merknadsfelt så må det kunne settes hake for om at det er en uoppfylt mangel eller tilleggskrav og en hake for når mangelen eller tilleggskravet et oppfylt. En sak kan ikke settes som ferdigbehandlet dersom det er langt inn en mangel som ikke er oppfylt. Det kan ikke skrives ut vitnemål dersom det finnes ett eller flere tilleggskrav som ikke er registrert som oppfylt. Studentene må få beskjed i StudentWeb om at det er mangler/tilleggskrav som ikke er oppfylt (StudentWeb 3). Enighet om at funksjonalitet skal utvikles i tråd med forslaget fra USIT. På møtet ble det fremmet ønske om nye felleskoder for sakstyper i Godkjenningssak samlebilde. Felleskodene som ble ønsket var for realkompetanse og emneoverlapp. I tidligere diskusjoner har det FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 6

31 vært klar enighet om å holde antallet felleskoder på et lavest mulig nivå, for å unngå den forvirringen rundt kodebruk som hersket i den gamle modulen. Realkompetanse registreres ofte som en egen sak, mens konklusjoner om emneoverlapp gjerne inngår i en innpassingssak. Det ble derfor vedtatt at det lages én ny felleskode: REALKOMPETANSE. Gruppen diskuterte feltet Omfang totalt og hvorfor det må fylles. Det var lærestedene som ønsket dette feltet, og det var en større diskusjon om dette da kravspesifikasjonen til den nye modulen ble skrevet. Dersom lærestedene på sikt ønsker å fjerne feltet/slå det sammen med feltet som rapporterer studiepoeng til Lånekassen er det mulig å gjøre en ny vurdering på det. Utvekslingsavtale kommer ikke opp automatisk når man oppretter en sak i Godkjenningssak samlebilde. Rekkefølgen er slik at utvekslingsperson opprettes først, så opprettes en godkjenningssak knyttet til utvekslingspersonen automatisk. Utvekslingsperson/godkjenningssak: Det har blitt innført en sterkere binding mellom utvekslingsperson og godkjenningssak/person eksternstudium enn det som var tilfelle tidligere grunnet rapportering av forhåndsgodkjenninger og delstudier til Lånekassen. Dette har medført at det har blitt vanskelig å endre periode på utvekslingssaker, og det har blitt meldt inn mange saker til fs-support om dette. I FS7.5 er det laget en dialog i bildet Utvekslingsperson for å endre avtaleid og utreisedato på en sak. Endringsfunksjonen skriver endringene videre til godkjenningssaken og Person eksternstudium (tekst i kommentarfeltet). Det er ingen begrensinger i endring av til-dato for oppholdet. Lånekassen får ikke beskjed om endringer av status for oppholdet eller datoer for oppholdet etter at det er rapportert. Det er da en sak mellom Lånekassen og studenten. Innsendt ønske fra UiO ble diskutert i gruppen. I den tidligere modulen var det sammenheng mellom bildene som innebar at dersom en saksbehandler registrerte at en utvekslingsperson hadde trukket seg, ble forhåndsgodkjenningen som var opprettet i tilknytning til utvekslingen oppdatert med status HENLAGT. UiO ønsker at denne funksjonaliteten også blir videreført i den nye modulen. Etter en kort diskusjon var det enighet om følgende: Dersom en utvekslingsperson får status TRUKKET legges det en merknad om dette på godkjenningssaken (innholdet i merknaden ble ikke spesifisert). Dersom godkjenningssaken har status UBEHANDLET endres dette til TRUKKET. Dersom saken har status BEHANDLET blir statusen ikke endret. Det var enighet om at det ikke var riktig å endre en ferdigbehandlet sak. Andre mulige statuser ble ikke diskutert. Dette må spesifiseres mer nøyaktig. Rapporter: Rapporten FS Eksternt studium - personrapport er fra FS7.5 utvidet med utplukk på land og institusjon. Rapportene for godkjenningssaker som er beskrevet i kravspesifikasjonen er ikke utviklet enda. Det skal vurderes om FS kan skrives om. Visning av registrert realkompetanse må framkomme i personrapportene; FS , FS og FS Til slutt var det en kort diskusjon rundt registrering av godkjenningssaker på PhD-utdanninger. Det er erfaring med litt uryddig registrering av forskerskoler, spesialpensum m.m. Løsningen på disse problemene ligger nok ikke i den tekniske funksjonaliteten i FS, men i administrative rutiner og må derfor løses i andre fora enn i godkjenningsgruppen, eksempelvis Doktorgradsgruppen. 8. Nytt system for saksflyt Kravspesifikasjonen er skrevet. Det arbeides med å lage en sak til styremøtet i FS 19. mai, slik at saken blir tatt videre i det rette fora. Det som gjøres nå er å få en oversikt over systemer som finnes, og hvordan dokument- og saksflyt behandles i andre store offentlige virksomheter. Agnethe Sidselrud, Geir Vangen og Adelheid Huuse skal ha et møte med Lånekassen den 27. mars for å få innblikk i saksflyten i Lånekassens systemer. Lånekassen bruker blant annet Public 360/Sharepoint mot sine kunde- og saksbehandlingssystemer. Det ble gitt gode tilbakemeldinger på arbeidet som har blitt gjort til nå, og gruppen understreket at det er viktig at det jobbes videre med et saksflytsystem. For tiden foregår det mye likende arbeid på mange fronter, og dette må samles snart før det brukes for mye ressurser på lærestedene. FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 7

32 9. Arbeid med rutinebeskrivelser Adelheid Huuse har utarbeidet er foreløpig utkast til rutinebeskrivelser som det må jobbes videre med i gruppen. Det som har blitt skrevet er også allerede utdatert, siden det har kommet mange endringer i FS siden utkastet ble laget. Tilbakemelding fra gruppen om at det som er laget foreløpig er veldig bra, og at det kan danne grunnlag både for felles rutiner og for videre utarbeidelse av egne rutinebeskrivelser på lærestedene og på opplæringssidene i It s Learning. Det må lages en rutine som beskriver hele flyten fra søknad om opptak til utveksling fram til behandling av forhåndsgodkjenning/learning Agreement, rapportering av utvekslingsopphold til Lånekassen og utreise. Dette må gjøres i samarbeid med utvekslingsgruppen etter at man har kommet videre med utvikling av tekniske løsninger for registrering av Learning Agreements i FS. 10. Avklaring av videre arbeid med modulen, møteaktivitet og fordeling av oppgaver Det var i begynnelsen av møtet spørsmål om hvor lenge gruppen skal bestå. En del arbeid gjenstår fortsatt; evaluering av resultatutveksling, felles rutinebeskrivelser, løsning for registrering av Learning Agreement samt at StudentWeb 3 må følges opp. Siden utveksling er et område som det satses mye på, og det hele tiden skjer endringer, bør gruppen også møtes jevnlig etter at arbeidet som gjenstår er utført. Møtehyppighet, -varighet og form ble diskutert. Kortere møter og elektroniske møter bør prøves ut, men det har også sine svakheter. Elektroniske møter ser ut til å fungere best når det dreier seg om korte møter om helt konkrete saker. Dersom mye skal presenteres og diskuteres, egner denne møteformen seg erfaringsmessig dårligere enn å møtes på samme geografiske sted. Sakslisten til neste møte vil trolig bli lang, og det vil være mye som skal presenteres. Neste møte avholdes i oktober/november når resultatutveksling har blitt satt i produksjon og ny StudentWeb er på vei ut i test. USIT finner dato (Foodle) og kaller inn. 11. Eventuelt Litt diskusjon og avklaringer rundt den nye vitnemålsmalen og ny funksjonalitet knyttet til det som kommer i FS7.5. FS Referat fra møte i FS- Godkjenningsgruppen 14. mars 2014 Side 8

33 Sluttrapport for sammenslåingen av FS-databasene for HiVe/HiBu og UMB/NVH Sammendrag Fra ble Høgskolen i Vestfold (HiVe) og Høgskolen i Buskerud (HiBu) slått sammen til Høgskolen i Buskerud og Vestfold (HBV). Norges Veterinærhøgskole (NVH) ble slått sammen med Universitetet for miljø- og biovitenskap (UMB) til Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU). FS basen til institusjonene måtte være slått sammen fra , dvs. etter rapportering av høstdata til NSD 15. februar 2014, men før første rapportering av vårdata til NSD, 15. mars 2014 og før oppstart av NOM-opptaket for Arbeidet med sammenslåing av FS-basene startet i februar Det ble inngått en avtale mellom Samarbeidstiltaket FS, USIT v/universitetet i Oslo og henholdsvis HiVe og UMB om konsulentbistand i form av prosjektledelse, teknisk bistand og kompetanse til utvikling av programvare for overføring av data inn i en felles database. I løpet av vårsemesteret 2013 ble prosjektets mandat, prosjektbeskrivelse og framdriftsplan laget. Det ble lagt ned mye arbeid i å skaffe oversikt over kodebruk i de ulike basene og å rydde i kodetabeller, slik at disse i størst mulig grad er like. Det ble tidlig avklart at henholdsvis HiVe- og UMB-basene skulle være «mor»-baser basert på innspill fra USIT, vurderinger rundt lokalt opptak (HBV) og omkringliggende systemer som Fronter og BAS. For opptak med oppstart etter at basene er fusjonert bør opptaket kjøres i mor-basen, selv om utdanningen hører hjemme i fra-basen. Det ble laget programvare for å slå sammen databasene. Sammenslåingen av basene foregikk ved at: en laget en klon av HiVe/UMB-basene deretter kopierte utvalgte data fra HiBu/NVH-basene til klonen kopieringen ble gjort via hjelpetabeller hvor også endring av institusjonsnummer, omnummerering av studenter o.l. ble gjort det ble kopiert data fra ca 200 tabeller i HiBu/NVH-basene til de nye felles FS-basene, noe mer for HiBu enn NVH. Morbase FSHIVE/ FSUMB Morbase klones til ny base HBVDMO/ NMBUDMO HBVPRD/ NMBUPRD Data i frabase flyttes til ny base Frabase FSHIBU/ FSVETHS 1

34 Frem mot endelig fusjon i uke ble det i alt gjennomført 3 testfusjoner til demobasene. Den første høsten 2013 og den siste i uke Testfusjonene ble etterfulgt av grundig kontroll av data i sammenslått database, i henhold til en testplan. I den siste testfusjonen ble det også satt opp kopling mot studentweb og søknadsweb. Det ble i forkant av sammenslåingen av FS-basene gjennomført en vask av data mot Folkeregisteret. Videre ble det arbeidet med stedkoder og det var tett kopling mot omkringliggende systemer som brukeradministrative systemer (BAS) og Fronter. Det ble i prosjektperioden arrangert to to-dagers seminarer/workshops sammen med Universitetet i Tromsø/Høgskolen i Finnmark. Foruten FS-personer var det også med personer fra IT/BAS/LMS for erfaringsutveksling mellom institusjonene og felles problemstillinger mellom systemene. Det var lagt opp til arbeidsseminarer hvor alle deltakerne måtte forberede seg og legge fram ulike problemstillinger og løsninger. I tillegg til teknisk bistand fra USIT-SUN (universitetets senter for informasjonsteknologi, seksjon for utvikling av nasjonale informasjonssystemer) ble det laget en detaljert tidsplan med USIT-drift, som har ansvar for drift av databaser og oppsett av webapplikasjoner. Samarbeidet med USIT-drift har fungert svært godt, og nødvendige endringer har blitt rask tatt tak i. Institusjonene hadde et tett samarbeid med UNINETT i forbindelse med fusjonen. Det er mange andre systemer som driftes av UNINETT, for eksempel økonomisystemer, arkiv og FEIDE. I prosessen har det vært viktig å få med informasjonsavdelingene for å sørge for informasjon til studenter, søkere og ansatte. Her er vel det punktet hvor det har vært vanskeligst å få til an aktiv deltakelse fra starten av, men dette bedret seg etter hvert i prosjektet og det ble i fellesskap laget løsninger for informasjon til studenter og ansatte. Basene ble slått sammen i uke 9. De ble tatt ned etter arbeidstid tirsdag og var opp igjen torsdag kl 12. Webapplikasjonene var på plass fredag. Rapportering til Lånekassen/BIBSYS kom på plass i løpet av mandag/tirsdag i uke 10. Organisering av arbeidet Prosjektleder arbeidet 50 % for hver av fusjonene i perioden februar 2013 mars Fra institusjonene har det vært prosjektgrupper som har jobbet med rydding i data, samordning av rutiner og pådrivere for beslutninger. For framdriften av prosjektet har det vært vesentlig at beslutninger har blitt fattet forholdvis raskt. I hovedsak har det vært 3 personer ved HBV og 2 ved NMBU som har gjort dette arbeidet i samarbeid med prosjektleder. Prosjektleder har hatt kontorplass både ved NMBU og HBV. Som arbeidsverktøy har prosjektleder benyttet Toad for Data Analysts for å sjekke data i basistabeller. I tillegg har teknikerne benyttet Toad for å dra ut personfiler for duplikate personnummer, navn, e-postadresser m.m. For å følge opp alle enkeltsaker er det benyttet Jira, hvor saker er fortløpende registrert og fulgt opp med kommentarer helt til sakene er blitt løst. Dette har gjort at vi hele tiden har hatt rimelig god oversikt over hva som skal gjøres, hva som er under arbeid og hva som gjenstår. Arbeidsoppgavene har vært delt inn i to ukers perioder med hvilke saker som skulle løses innenfor perioden. Dersom de ikke ble ferdigstilt ble de overført til neste eller senere perioder. FS-gruppen har vært en del av de administrative arbeidsgruppene som ble etablert i forbindelse med fusjonene. Nødvendige beslutninger ble fattet på grunnlag av beslutningsnotater som gruppen produserte og ved behov har videresendt til riktig mottaker. 2

35 Det har vært avholdt jevnlige møter i prosjektperioden hvor problemstillinger er blitt diskutert og arbeidsoppgaver fordelt, fortrinnsvis via Jira. En del av møtene ved HBV har vært gjennomført som videomøter. I tillegg til koordinering internt i organisasjonen bl.a. med IT-tjeneste, personal/økonomi, bygningsdrift, bibliotek, informasjonstjeneste, studentopptak og eksamenstjeneste har gruppen arbeidet mot systemleverandører, leverandør av driftstjenester og mottakere av data fra FS (2 avdelinger ved Usit, Fronter, Lånekassen, Samordna Opptak, Database for høyere utdanning (DBH/NSD), NIFU, BIBSYS, Cristin, Utdanning.no, UNINETT). Arbeidet omfattet bl.a. avklaringer av rutiner og hvordan endringer i FS påvirker andre systemer. Prosjektadministrativt; mandat, prosjektbeskrivelse, framdrift Prosjektgruppen startet arbeidet med å avklare mandat, lage prosjektbeskrivelse og etablere en framdriftsplan med milepæler. Disse dokumentene ble revidert i mars og noen mindre justeringer av framdriftsplanen ble foretatt i løpet av høsten. Tidspunktet for selve sammenslåingen av basene måtte avklares tidlig. Rapportering til DBH med frist måtte gjøres fra separate FS-baser. Sammenslåing av FS-databasene kunne derfor ikke gjøres før etter 15.2, men helst før rapportering av vårdata, og før oppstart av NOMopptaket Fastsettingen av tidspunkt for basefusjonen var en viktig forutsetning for det videre arbeidet. Denne basefusjoneringen er første gang Usit har hatt prosjektansvar og ansvar for utarbeidelse av script for testing og overføring av data. Kodeverk Mye informasjon i FS er knyttet til ulike statuskoder. Dessuten er det kodeverk for emner, studieprogrammer, grader m.m. I tillegg til å avdekke og håndtere identiske koder for bl.a. ulike studieprogrammer og grader, ble det lagt ned mye arbeid i å avklare forståelse og bruken av en rekke koder, f.eks. studentstatus og vurderingsordning. Mye av arbeidsinnsatsen våren og høsten gikk med til å gå gjennom bruken av ulike kodeverk og avklare ensartet bruk og/eller rydding i eksisterende data. Samkjøring av eksisterende kodeverk er helt essensielt for å unngå feiltolkning av data. Det har derfor vært brukt mye ressurser på arbeidet med kodeverk. Det har vært arbeidet for å få et felles kodesett (stedkoder) for fakulteter og institutter ved institusjonene. Stedkodestrukturen skal være den samme i FS, økonomi og personalsystemet. Arbeidet i forhold til rapportering til Cristin forutsettes gjort etter at FS-fusjonen er på plass og er ikke en del av dette prosjektet.. For stedkoder i FS er det nødvendig å lage en mappingtabell mellom gamle og nye stedkoder. Endring av stedkoder ble gjort manuelt i FS umiddelbart etter fusjon for NMBU, mens det for HBV ble gjort via programmet. Dette fordi HVB hadde en, en til en, sammenheng mellom gamle og nye stedkoder, mens NMBU måtte splitte et par steder. I all hovedsak var det en en til en sammenheng mellom gammel og ny stedstruktur. Personforekomster En del personforekomster i begge baser har såkalt erstatningsnummer og disse bør så langt det lar seg gjøre erstattes med enten fødselsnummer fra Folkeregisteret eller SNR fra Samordna opptak. Det har vært en god del arbeid for å rydde i disse personforekomstene, spesielt å slå sammen personforekomster som har flere fødselsnummer/erstatningsnummer, men er en og samme person. 3

36 Videre har begge FS-databasene blitt vasket mot Folkeregisteret før de ble slått sammen. Dermed har en sikret seg oppdaterte navn og hjemstedsadresser, samt at status for død og utvandret. Institusjonene hadde allerede konsesjon fra Folkeregistrert for vasking av data, som også ble benyttet i den siste vasken før fusjonen, dvs. etter at institusjonene formelt var slått sammen. Rutiner og regelverk Det har spesielt vært jobbet med utarbeidelse av rutiner i perioden fra til , dvs perioden rett før fusjonen , mens det ble arbeidet ide gamle FS-basene. Bl.a. har det vært mye fokus på rutiner og regelverk knyttet til semesterregistrering og betaling, siden institusjonene har vært tilknyttet ulike samskipnader og har hatt ulike rutiner for fakturering. I forhold til produksjon av vitnemål, DS og brev/e-post/sms har det vært viktig å få utformet identisk data, for å sikre at institusjonen framstod som en institusjon, selv om det var to baser. Programvare, testfusjoneringer og kontroll av data Programvaren som ble benyttet ved fusjonen har tatt utgangspunkt i programvare benyttet ved HIOA-fusjonen, men det viste seg at det meste av dette måtte skrives på nytt. Det som foreligger nå skal være mulig å gjenbruke ved senere fusjoner, og blir også benyttet ved fusjonen mellom UIT og HiFm. Et sentralt punkt i programvaren er at en fletter sammen data fra de to databasene slik at en får mest mulig komplette data når det gjelder person- og student-data, men slik at de data hvor studenten var sist aktiv får fortrinn når det finnes data i begge databaser. Etter erfaringer fra tidligere fusjoner ble det tidlig besluttet ikke å kopiere data i fakturareskontro og opptaksdata fra hhv. HiBu/NVH-databasen til HBV/NMBU-databasene. Bakgrunnen for beslutningen var at både fakturareskontro og opptaksdata er svært kompliserte å ta med i en basefusjonering, dels på grunn av omfanget (opptak) og dels på grunn av streng kontroll med datakonsistens (fakturareskontro). Konsekvensene er at fakturareskontro for hhv. HiBu og NVH må vedlikeholdes i de gamle basene for faktura som er utstedt før fusjonen og at data på registerkort i HBV/NMBU-basene må derfor manuelt oppdateres med betalingsinformasjon. For opptaksarbeidet medførte beslutningen at opptakshistorikk for hhv. HiBu/NVH ved behov søkes fram i de gamle basene. I september ble første testfusjonering gjennomført. Det ble avdekket noen feil og mangler i programvaren. I desember ble det gjennomført tilsvarende testfusjonering, hvor noen mindre endringer av programvaren ble gjort. Siste prøvefusjon ble gjort i februar, to uker før selve fusjonen. Det var da ikke avdekket behov for rettinger ut over det som fulgte av ny versjon av FS. I testfusjonen i februar ble det også testet oppkopling til webapplikasjonene. I prosjektet ble det utarbeidet en testplan med et opplegg for å plukke ut tilfeldige studenter i 5 definerte grupper. Studentene kontrolleres manuelt etter et nærmere beskrevet opplegg. Rapportering og integrasjoner mot andre systemer Siden data fra FS inngår i grunnlaget for institusjonens finansiering, er rapportering av data til DBH av stor viktighet. Videre er rapportering av studentstatus og eksamener m.m. til Lånekassen grunnlag for studentenes utdanningsstøtte. Andre rapporteringer er også av stor betydning og har vært gjenstand for mye oppmerksomhet i prosjektet, spesielt rapportering til BIBSYS. Det har vært jevnlig kontakt med Lånekassen, DBH og BIBSYS om fusjonen. Arbeidet knyttet til rapportering til BIBSYS har foregått i nært samarbeid med ansatte ved biblioteket ved HBV/NMBU. 4

37 Data fra FS brukes også i en rekke andre systemer internt ved institusjonene, enten direkte eller via BAS. Omnummerering av studentnummer ble gjort i forbindelse med at FS-basene ble slått sammen, og nytt studentnummer ble opprettet for noen HiBu/NVH-studenter med samme studentnummer i HiVe/UMB-basen. I forhold til SO viste det seg at det tok litt tid å få på plass nye SOWS brukere for de nye institusjonene, så det burde nok vært avklart med SO tidligere slik at dette var klart til å legges inn med en gang etter fusjonen. Utdanning.no Det ble inngått avtale med Senter for IKT i Utdanning, hvordan HBV studietilbud for studieåret skulle rapporteres fra adskilte baser og «slås sammen» i deres portal. Eksporten ble for HBV kjørt i uke 5. For NMBU ble data satt sammen før eksport til utdanning.no. DBH rapportering For HBV ble det søkt og innvilget utsettelse med rapporteringen for en uke, til 21.mars. HiBu sine søknadsdata for opptak vår 2014, som rapporteres 15.3 måtte kjøres ut før FS basene sammenslåingen siste uke i februar. NVH hadde ikke søknadsdata for vår 2014, og rapportering fra NMBU gikk som normalt. Fronter Alle institusjonene hadde Fronter som LMS, men det var ulikheter når det gjelder administrasjon og integrasjon mot FS. NMBU har tatt i bruk WS-løsning for integrasjon mellom Fronter og FS, mens HBV tar ny løsning i bruk fra høsten I overgangsperioden er det en manuell løsning. Etterarbeid etter at basene er slått sammen En rekke store og små arbeidsoppgaver er nødvendig å gjøre etter at basene er slått sammen, oppgaver direkte knytte til selve basefusjoneringen eller fusjonen og virkningen av denne. F.eks rydding i godkjenningssaker fra hverandre eller godkjenning fra samme tredjepart. Endringer i stedtilknytninger, oppstart av filoverføringer til BIBSYS/Lånekassen, endringer av brukere i SO, igangsetting av webapplikasjoner, oppdatere lenker til webapplikasjonene på institusjonens websider m.m. Nøkkelpunkter for et vellykket prosjekt Prosjektgruppens medlemmer har vært positivt innstilt til arbeidet og dette har i stor grad bidratt til god framdrift og gode løsninger. En har vært opptatt av å finne gode løsninger for studentene og for HBV/NMBU som organisasjon. Nødvendige beslutninger har vært tatt på ledernivå på en rask og effektiv måte, slik at prosjektet også av den grunn har kunnet ha god framdrift. Kartlegging av avhengigheter av data fra FS i andre systemer er viktig, slik at en tidlig kan planlegge nødvendige endringer som følge av en felles FS-database, med ny organisasjonsstruktur. Videre er det viktig å avdekke hvordan rapportering av data fra FS påvirkes av sammenslåing av FS-databasene, og hvordan dette må håndteres. Avklaringer og beslutninger må tas så tidlig som mulig slik at konsekvenser kan avdekkes, løsninger planlegges og informasjon utarbeides. Et godt og nært samarbeid med Usit-drift har vist seg å være helt nødvendig for å få god framdrift og god basis for sammenslåing av FS-basene. 5

38 Framtidige FS-sammenslåinger Usit anbefaler hvilken institusjon som skal fungere som «mor-base» i fusjonen, men institusjonene selv må bestemme dette. Det er ikke gjennomført fusjoner for institusjoner som ligger i felles VPD-baser. Det må avklares hvordan dette skal gjøres når så er tilfelle. Det er viktig å komme i gang med planlegging av alle forhold knyttet til sammenslåing av FS-basene så tidlig som mulig, samt å teste integrasjoner o.l. så tidlig som mulig. Tett kontakt med Usit, Lånekassen, DBH og BIBSYS er nødvendig. Det er også viktig at det tidlig etableres en bred forståelse internt i organisasjonene for at FS griper inn i mange forhold som berøres i en fusjon. I forbindelse med at brukerne fikk nye Feide-identiteter ved fusjonstidspunktet opplevde institusjonene en del problemer med å få gitt brukerne tilgang, og prosessen rundt dette opplevdes som noe tungvint ved at feilretting måtte skje for en og en bruker. Her bør institusjonene og UNINETT i samarbeid sikre en bedre håndtering, siden dette ikke beskrevet som en problemstilling og trakk litt ut i tid. FS er et kritisk system for institusjonen og det er viktig at det er satt av tilstrekkelig med personressurser til prosjektet, at dette blir en prioritert arbeidsoppgave og at de involverte har et eierforhold til dette. Dette gjelder både i forhold til å få raske beslutninger, men også for at alle prosjektdeltakere skal få oversikt over datainnhold fra alle fusjonsinstitusjonene. Denne forståelsen for viktigheten i prosjektet må ha en tydelig ledelsesforankring, for å hindre at prosjektdeltakerne kommer i en skvis med andre arbeidsoppgaver. Det bør tidlig komme på plass en informasjonsstrategi for informasjon til studenter, søkere og ansatte. Det er særlig i forhold til hvordan man forholder seg i tiden før formell fusjon, i perioden mellom formell fusjon og FS-fusjon og til sist tiden etter FS-fusjonen. Dette gjelder brukerkontoer, innlogginger, nettsider, studentweb, opptak osv. 6

39 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Sluttrapport for utvikling av ny nasjonal database for godkjenning av utenlandsk utdanning Versjon Prosjekteier: Agnethe Sidselrud, Samarbeidstiltaket FS Prosjektleder: Martin Sagen, USIT-SUN 1. Bakgrunn Kravspesifikasjonen av utarbeidet av en nasjonal arbeidsgruppe oppnevnt av Kunnskapsdepartementet (KD) høsten 2011 og bevilgning fra KD til Universitets senter for informasjonsteknologi (USIT) danner grunnlag for utviklingsprosjektet. 2. Mandat Prosjektgruppen skulle med utgangspunkt i kravspesifikasjonen av utforme og igangsette en løsning som gjør det mulig for lærestedene og NOKUT å få innsyn i hverandres saksbehandling av saker om godkjenning av utenlandsk utdanning. Etablering av databasen vil bidra til en standarisert løsning for behandling av godkjenningssaker. Behandling av personopplysninger i den nasjonale databsen er regulert i Personopplysningsloven 8. Avlevering av vedtak om godkjenning av enkeltpersoners utenlandske utdanning fra institusjonene under lov om universiteter og høyskoler til den nasjonale databasen er lovfestet og hjemlet i Forskrift om kvalitetssikring og kvalitetsutvikling i høyere utdanning og fagskoleutdanning 6-2 med merknader (videreført 5-2 i Forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning, med merknader). 3. Personressurser Faggruppe: Ragnhild Paulsen Hamre, Høgskulen i Volda Gry Eva Alterskjær, Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Marianne Øhrn Johannessen, Universitetet i Agder Rigmor Øvstetun, Høgskolen i Gjøvik Rolf Lofstad, NOKUT Utviklingsgruppe: Marius Syverstad Fossum, USIT Alen Milkovic, UIST Kari Helene Tofsrud, USIT Rikke Kristin Gåsholt, USIT Matija Puzar, USIT 1

40 Andre utviklere involvert: Geir Magne Vangen, USIT Richard Edvin Borge, USIT 4. Framdrift Prosjektgruppen holdt to møter: prosjektet ble startet med oppstartsamling 19. juni 2013 og det ble avholdt en avsluttende samling 13. november. Tiden mellom samlingene ble brukt til utvikling av databasen og applikasjonen og tiden etter 13.november ble brukt til testing og ferdigstillelse av applikasjonen. Utviklingen er i hovedsak ferdigstilt innen utgangen av Hovedpunkter i den tekniske leveransen Valg av teknologi og overordnet arkitektur. Laget detaljert spesifikasjon Design og etablering av database. Oppsett av utviklingsmiljø Utredet og implementert søketeknologi Laget Webapplikasjon/brukergrensesnitt Laget tjeneste for å lese inn saker og brukere til GAUS Laget tjeneste for å trekke ut data og brukere fra FS Opprettet testmiljø Laget påloggingsfunksjon for FEIDE og ID-Porten Etablere Prod-miljø Beskrivelse av hovedfunksjonalitet i applikasjonen vedlegges denne rapporten. 6. Avklaringer i forhold til kravspesifikasjonen Kravspesifikasjonen USIT fikk som grunnlag for utvikling, inneholdt noen uavklarte punkter og ønsker som utviklingsgruppen ble bedt om å ta stilling til: 6.1. Nytt navn for systemet Arbeidsgruppen har foreslått: Søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier (GAUS) 6.2. Ønske om å kunne vise tilknyttede elektroniske saksdokumenter i GAUS Det er laget løsning for å importere dokumenter tilknyttet en sak, og for å vise fram disse i GAUS. Det er mulig å utvikle søk til også å omfatte innhold i disse. FS er nå tilrettelagt for å kunne angi eksplisitt knytning mellom godkjenningssak og dokument(er), og eksport av disse til GAUS. Der kan man også angi hvis et slikt tilknyttet dokument ikke er passende å eksportere til GAUS. Det vil i framtiden være økende grad av at søker selv laster inn saksdokumenter i FS, og disse må kontrolleres for sensitive opplysninger før de eksporteres Forslag om funksjon for saksbehandlere å kunne legge inn kommentarer i andre institusjoners saker Arbeidsgruppen har ikke konkludert om denne funksjonen skal utvikles. Funksjonen er foreløpig ikke laget; det er imidlertid tilrettelagt i GAUS for enkelt å finne kontaktopplysninger til den som har vært saksbehandler i en sak, slik at kontakt og diskusjon kan foregå i andre kanaler Rapporter Det er tilrettelagt for enkelt å finne fram data og tall som tilfredsstiller eksemplene som angis kravspesifikasjonen (samt alle mulige andre kombinasjoner). Det er ikke laget egen visning av statistikk eller 2

41 egne utskrifter av hele slike uttrekk, da vi ikke til nå har konkrete eksempler på hvordan dette skal benyttes. Det er laget funksjon for utskrift/ rapport av enkeltsaker. Bestillingen om rapport over bekreftede forfalskninger er ikke laget, ettersom dette er data som ikke kan registreres i GAUS - ei heller i kildesystemene som avgir data til GAUS. Merk at i det øyeblikk en sak ikke lenger er gyldig i kildesystemet, slettes den også automatisk fra GAUS Systemeierskap/forvaltning Etter brev 13/4816 av fra KD, legges dette til Samarbeidstiltaket FS, og overføres deretter til eventuelt nytt organ for FS og SO. 7. Ressursbruk Det er pr ført 2205 timer i prosjektet. 8. Forvaltning og videre utvikling av løsningen 8.1. Etablere forvaltning Samarbeidstiltaket FS forbereder og etablerer forvalting av systemet. Forvaltingen ivaretar informasjon, håndtering av brukere fra institusjoner som ikke bruker FS, brukerstøtte og opplæring, organisering av ekspertgruppe, produkteierskap og bestillerfunksjon overfor utviklergruppen, kontakt mot uviklere av andre involverte kildesystemer, koordinering mot driftsleverandør, testing og generell kvalitetssikring av systemet. Samarbeidstiltaket FS ivaretar informasjon til UH-institusjonene ved bl.a. å etablere en nettside med lettforståelig brukerveledning, lenker til informasjon om retningslinjer for godkjenning, relevant informasjon hos NOKUT (saksbehandlerhåndboken), informasjon om utdanningssystemer, GSU-listen, lenker til offentlig tilgjengelige godkjenningsdatabser i andre land Ekspertgruppe Det er naturlig at det etableres en ekspertgruppe på lik linje med grupper som er etablert for andre applikasjoner som forvaltes under Samarbeidstiltaket. Det er i tillegg viktig at også NOKUT har deltaker i denne. En slik ekspertgruppe skal representere brukere og institusjoner, og kanalisere erfaringer og ønsker om ny utvikling inn til forvaltningen. Samarbeidstiltaket FS nedsetter og drifter en slik ekspertgruppe. Det er planlagt at en ekspertgruppe for GAUS er operativ fra høsten Rutiner og kvalitetssikring GAUS leser inn alle saker som blir oversendt fra kildesystemene. Kvaliteten og graden av standardisering avgjøres derfor i registreringen i kildesystemet, og i kriteriene som angis for kildesystemets uttrekk. En rutinebeskrivelse for bruk av Godkjenningsmodulen i FS vil indirekte være med å sikre kvaliteten i sakene som ligger i GAUS Avslutting av NAG-basen Alle saker som nå ligger i gamle NAG vil hentes inn i GAUS på nytt via FS. Det er derfor ingen behov for å konvertere gamle NAG-data. Det finnes ingen saker fra NOKUT i NAG. Den gamle NAG legges ned pr dvs. dato for produksjonssetting av GAUS. Det tas backup av gamle NAG- basen, som arkiveres i 5 år Ressursbehov Det anslås at forvaltning og systemutvikling til sammen utgjør 0,5 årsverk. 3

42 9. Konvertering av NOKUTs vedtak fra nåværende system til GAUS - kostnader og nytteverdi NOKUT har startet en omfattende prosess for overgang til nytt saksbehandlingssytem ESAM, og vil fra det systemet tilrettelegge for automatisk eksport til GAUS. NOKUT har ikke ressurser for å tilrettelegge for automatisk eksport av godkjenningsvedtak fra sitt nåværende system til GAUS. NOKUT har levert uttrekk med om lag 200 saker til prosjektet for å kartlegge hvordan en eventuell innlegging av saker ved hjelp av engangsimport fra nåværende system kan foregå. Det vil innebære manuelle tilpasninger pr. sak ved NOKUT og USIT, samt skriving av et innlastingsprogram ved USIT. USIT har estimert at konverteringen av NOKUTs vedtak fra nåværende system til GAUS vil kreve timeforbruk ved USIT på 550 timer Kvantifiserbar og ikke-kvantifiserbar nytte Det er et mål for tjenesten GAUS å sikre en god og systematisk informasjonsdeling mellom institusjonene og NOKUT. GAUS ble utviklet for å effektivisere saksbehandlingen ved å gi kortere saksbehandlingstid ved vurdering av høyere utenlandsk utdanning, bidra til større grad av likebehandling av søknader ved institusjonene, gi bedre informasjon til saksbehandlerne og redusere grad av dobbeltarbeid ved institusjonene (i tilfeller der en og samme søker ber om å få sin utenlandske utdanning vurdert ved to eller flere godkjenningsinstanser). I tillegg vil på sikt GAUS kunne gi myndighetene bedre statistikkgrunnlag mht bedre utnyttelse av innvandreres kompetanse. NOKUT avgjør om utenlandsk utdanning skal godkjennes som generelt likestilt med akkreditert norsk høyere utdanning. Dette gjøres både på avbrutte utdanninger og deler av utenlandske studier og hele grader/utdanninger fra utlandet. Overføringsverdien i denne typen generelle vedtak vil være stor. NOKUTs generelle godkjenning vil være retningsgivende ved institusjonenes behandling av søknader om godkjenning som faglig jevngod med grad eller utdannig som gis ved den enkelte institusjon etter uhl. 3-4 tredje ledd. Tilgang til vedtakene vil bidra til umiddelbar heving av kompetanse og kvaliteten på godkjenningsarbeidet og likebehandling av søkere på nasjonal basis. Institusjonene har begrenset mulighet til å opparbeide seg robust kompetanse på godkjenningsfeltet: saksbehandlingen foretas av studiekonsulenter som ofte jobber alene og kompetansen forsvinner med personalet. NOKUT har derimot landets høyeste kompetanse på feltet og stor erfaring med kvalitetssikring av vedtak. NOKUTs vedtak er derfor godt egnet som innhold i GAUS som vil gi institusjonene godt datagrunnlag for eget godkjenningsarbeid. Databasen er pr i dag en lukket base med effektive løsninger for pålogging og adgangskontroll slik at kun saksbehandlere som jobber med godkjenningssaker (ved UH-institusjonene og ved NOKUT) får adgang til vedtak som ligger i basen. Nedenfor følger eksempel på antall godkjenningssaker ferdigbehandlet i 2012 (fordelt på fakultet) ved Universitetet i Oslo: Teologisk fak. 29 Humanistisk fak. 476 Juridisk fak. 114 Mat.naturvitensk. fak. 610 Samfunnsvit. fak. 485 Utdanningsvit. fak. 129 Medisinsk fak. 53 Tverrfak

43 Antall saker behandlet av NOKUT hvert år anslås til å være ca Tilgjengeliggjøring av vedtakene vil gi institusjonene bedre vurderingsgrunnlag og umiddelbar besparelse i saksbehandlingstid. Det godkjennes flere hundre utenlandske utdanningsprogram fordelt på flere tusen søknader om vurdering/godkjenning ved institusjonene i UH-sektor i Norge. En engangsimport av NOKUTs vedtak fra f.eks ville være av stor betydning for institusjonene og en viktig del av innholdet i det nylanserte GAUS våren Utifra det antatte tekniske omfanget for esam prosjektet, vil arbeidet med integrasjonsløsning mellom esam og GAUS anslås til å være avsluttet først i midten av Økende internasjonalisering av norsk utdanning gir større kompleksitet i godkjenningssakene. I tillegg øker antall og grad av profesjonalisering av diploma mills og useriøse aktører i utdanningssektor på verdensbasis alt dette forsterker behovet for tettere samarbeid og effektiv informasjonsdeling mellom norske UHinstitusjonene og NOKUT. Samarbeid mellom FS, USIT og NOKUT rundt en eventuell import og konvertering av de ulike informasjonselementer i NOKUTs vedtak vil være et forberedende og kvalitetssikrende tiltak på veien til en velfungerende automatisk integrasjon mellom esam og GAUS Kostnader USIT har mottatt et testuttrekk av ca. 200 vedtak fra NOKUTs database. Basert på gjennomgang og testimport av ca. 200 testvedtak eksportert fra NOKUTs database i excel-format, vurderer USIT at innlegging av NOKUTs 2013-vedtak (ca. 5000) i GAUS vil kreve ressurser til å utføre følgende oppgaver: USIT Skrive et konverteringsprogram 100 timer USIT Utvikle en webapplikasjon som brukes til en semimanuell gjennomgang av vedtakene forut for den maskinelle konverteringen 200 timer USIT Gjennomgang av vedtakene 300 timer USIT Maskinell konvertering 0 timer NOKUT Foreta excel uttrekk fra sin FileMaker-database (herunder skille ut vedtak unntatt offentlighet) Estimat ikke foretatt NOKUT Foreta en manuell gjennomgang av vedtakene i excel-format? Estimat ikke foretatt 5

44 VEDLEGG Søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier (GAUS) -beskrivelse av applikasjonen Versjon pr Formål med tjenesten Gaus gir saksbehandlere som jobber med godkjenning av utenlandsk utdanning tilgang å lese andre institusjoners behandling og vedtak. Innsyn i hvordan andre behandler saker, for eksempel fra samme land eller samme utdanningsinstitusjon som sak man selv har under behandling, vil man kunne spare tid, øke kvaliteten og bidra til å sikre likebehandling. 2. Hvem kan benytte tjenesten? Det må gis eksplisitt tilgang til GAUS. For FS-institusjoner gis tilgang ved å tildele en saksbehandler rollen FS_GAUS i FS. Vedkommende blir deretter automatisk lagt over som bruker i GAUS. Institusjoner som ikke benytter FS får opprettet sine brukere gjennom kontakt med fs-support@usit.uio.no. 3. Logge på GAUS Når tilgang er gitt, kan bruker logge seg på med Feide eller med ID-porten. 6

45 4. Søke i GAUS GAUS har et enkelt fritekstsøk og et avansert søk. I tillegg kan man i søkeresultatet drille videre ned ved å klikke på aktuelle kriterier i venstremenyen (fasetter). 4.1 Fritekstsøk I fritekstsøket får man treff i alle saker som på noe vis inneholder søkeordet. Ved søk i flere ord samtidig får man treff i saker som har minst ett av ordene. 4.2 Avansert søk I det avanserte søket får man mulighet til å søke i spesifiserte felter, og til å bygge opp søk bestående av flere kriterier. Søk mot institusjoners navn gjør oppslag i bokmål-, engelsk- og nynorsknavn. I både nåværende navn og fra navnehistorikken. Operatorvalgene tilpasses etter hvilket felt man søker i. Der det er faste alternativer i Verdi, presenteres brukeren en forhåndsutfylt liste. For land vises kun de land det faktisk finnes saker fra. Det er mange felt det er mulig å søke i: merk at hvis man begynner å skrive i søkefeltet, kommer det opp forslag til felt som matcher. Skriver man dato, kommer alle felt som inneholder dato opp og kan enkelt velges. 7