Generalforsamling 2013 for Sørmarka VEL

Transkript

1 Innkalling til 1 av 6 Generalforsamling 2013 for Sørmarka VEL Onsd ag 6. m ar s 2013 Tid : kl. 19:00-21:00 St ed : Torvb r åt en Skole - Med iat eket Dagsorden: 1. Åpning 2. Valg av ordstyrer og referent 3. Godkjenning av dagsorden og innkalling 4. Godkjenning av frammøtte representanter 5. Årsberetning 6. Regnskap Budsjett Innkomne forslag 9. Valg 10. Eventuelt Forslag som ønskes behandlet på Generalforsamlingen må sendes styret 14 dager før møtedato. Velkommen til Generalforsamling! Styret Sørmarka VEL 25. Januar 2013 Fullstendig innkalling med alle vedlegg vil bli lagt tilgjengelig for nedlasting og utskrift på vår hjemmeside - menypunkt Sørmarka Vel. Ønsker d u å f å ut lever t kop i av innkalling m ed b l.a. st yr et s b er et ning og øvr ige ved legg t a kont akt m ed f or m ann p å t elef on Innkallingen med vedlegg bes tas med på Generalforsamlingen.

2 2 av 6 SAK 5. Styrets Årsberetning 2012 Styret har hatt 4 styremøter i tillegg til løpende behandling av saker på e-post og ved befaringer. Styret har hatt følgende sammensetning: Annlaug Astad - formann Ole Martin Helgesen - nestleder /sekretær / web-ansvarlig Robert Derås - økonomiansvarlig ut av styret etter sept Berit Nossen - styremedlem Ellen Sandland - styremedlem Sten Johansen - Vara styremedlem etter Robert Derås Wenche M. Andersen - Vara I tillegg : Revisor Bente Knutsen, Åros Saker behandlet av styret videreføring av saker fra tidligere Regnkapsføring/medlemsregister og kontingent innkreving: For 2012 har vellet investert i PC for medlemsregister og installasjon av regnskapsprogram. Kontinuerlig oppdatering av medlemsregister og utsending/purring av kontingent har i år ført til at all kontingent for 2012 er innbetalt. Nye vedtekter - revisjon 3 - februar 2012, er oppdatert i henhold til vedtak Generalforsamling 2012 og distribuert medlemmene. Rusken-aksjon 5. og 6. mai i tillegg til årets Rusken-dugnad med rydding, kontroll av lekeplassutstyr, raking, kosting og søppelplukking rundt om på fellesområdene i vellet, ble det i år leid inn en kraftig kvern hos Ramirent. Lørdag 5. ble en større rydde-aksjon gjennomført i Elgveien, med full dags benyttelse av kvernen. Søndag ble det arrangert tilsvarende 8 timers aktivitet i Trollskogen tilknyttet Gaupeveien. En så stor ryddeaksjon ga svært synlige resultater. Som en del av dugnaden ble kvernen både hentet og tilbakelevert Drammen. Tusen takk til dere som stilte! Kontrakt for snømåking: Kontrakt med Knut Moe Vi oppfordrer igjen til å være oppmerksom på krav fra brøyter om klipping av busker og hekker for å unngå skader på utstyr. Langtidsparkerte/hensatte biler må fjernes! Strøing - strøkasser: Etterfylles hver høst. Ved behov for strøing over større områder bestiller vi strøing fra traktor B.M. Ølstad. Parkering utfordringene rundt tilstrekkelige parkeringsmuligheter og feilparkering har vært til irritasjon og medført klager også i Vi gjentar at bruks-biler/lastebiler ikke hører hjemme i et boligområde, det er parkerings-forbud på snuplasser og vi oppfordrer beboerne til å benytte garasjene til formålet. Merkemaskin er tilgjengelig for oppmerking av parkeringsplasser etc.

3 3 av 6 Hjortveien nedre Denne er regulert og skiltet med offentlige skilter. Dette er utenfor velforeningens og velstyrets myndighet. Veien er ikke dimensjonert eller regulert for annet enn felles gangvei, og må ikke overbelastes. Se også forslag fra styret vedrørende trafikkplan. Web-side i samarbeid med våre nærliggende vel : Vi drifter felles 4xVel, med fane til venstre på siden som peker til de respektive vels egne hjemmesider, bl.a Sørmarka Vel. Vi håper medlemmene benytter denne og søker informasjon aktivt, i tillegg til å komme med innspill og forslag til aktuelle saker. Utbyggings-/nærmiljøsaker: 4xVel komitearbeid : Det har vært jobbet aktivt med innspill og deltagelse mht trafikksikring og utbyggingssaker for nærområdet i samarbeid med nærliggende velforeninger gjennom 4xVel. Utbygging av Engebråten-feltet har stor innvirkning på nærmiljøet for Sørmarka, både mht sikker skolevei, sikring av anleggsområdet, miljøbelastning, rasering av felles grøntområder, anleggsvirksomhet, oppfølging av reguleringsbestemmelser etc. Styret har også deltatt på orienteringsmøte vedr skolestruktur Torvbråten/Sydskogen, samt sent innspill og krav om avklaring av trafikksituasjonen ved eventuell storskole Torvbråten. Se forøvrig Andre saker: Som før har endel generelle henvendelser fra medlemmene blitt behandlet. Til tross for problemstillingene rundt parkering, er det generelle intrykket at Sørmarka har et trygt og godt bomiljø. Utdrag av e-post og telefon-henvendelser vi har mottatt fra beboerne til styret: - Ulovlig parkering av bruksbiler/lastebiler - Behov for parkeringsplass, garasjer som ikke blir benyttet for parkering av bil - Husstander som opptar flere parkeringsplasser pga flere biler/kjøretøy (hensatte biler) - Kjøring og parkering innenfor gangveiene/bom - Fjerning av betongkloss gangvei Elgveien/Hjortveien - Sikring av tilkomst bussholdeplass Morbergtoppen og Sørmarka - Engebråten : ulovlige steindeponier, rasering av grøntområder, manglende sikring av anleggsområde etc. - Rydding av kratt langs gangveier/stier - Trefelling og ønske om rydding av kratt og skog som skygger for sol og utsikt HUSK AT GENERALFORSAMLINGEN kan være stedet å komme i dialog med medlemmene og styret, samt å bli kjent med naboer i området. Vi sees på Generalforsamlingen. Vi håper også flere har lyst til å være med oss i styret og bidra i arbeidet med å sikre et fortsatt godt bomiljø i Sørmarka. Sørmarka den 24. februar 2013 Styret SØRMARKA VEL Ole Martin Helgesen (sign) Berit Nossen (sign) Sten Johansen (sign) Ellen Sandland (sign) Annlaug Astad (sign)

4 4 av 6 SAK 6. Regnskap 2012 Regnskap for 2012 sluttført og vedlagt, se vedlegg 1. Økonomien er god. Beholdningen viste saldo på ca NOK ved utgangen av 2012, medregnet utestående fordringer/leverandørgjeld. Regnskap og balanseoppstilling anses å gi et tilfredsstillende uttrykk for den økonomiske status per Regnskapet overleveres Bente Knutsen for revisjon. Vi håper å kunne fremlegge revidert regnskap på Generalforsamlingen, alternativt blir revisjonsberetning vedlagt referat fra denne. SAK 7. Budsjettforslag 2013 og kontingent Kontonavn 2013 Kommentar: NOK KOSTNADER 3000 Inntekter velavgift Alle, 162 medlemmer a kr Inntekter brøyting garasje medlemmer a kr Inntekter brøyting veg Alle, 162 medlemmer a kr 190 DRIFTSINNTEKTER Vedlikehold og beplantning Vedl. Strøkasser, lekepl., olje benker 6601 Div ute trafikksikring Trafikk, (overført ikke benyttet 2012 ) 6602 Div. ute leker og fellesområder Drift av leke-/friområder, vedl lekeapparater 6610 Snøbrøyting/strøing Brøyting/strøing 6620 Rusken - Søppel containere /kvern Rusken-aksjon kontainere/ kvern 6700 Styregodtgjørelse Styregodtgj (4 møter a 5 pers*kr 300) 6705 Juridisk assistanse Inkl avklaring medlemsskap 6800 Div. kostnader adm inkl regnskap Rekvisita, kopiering, porto, regnskapsprogram 6820 Data web-kostnader Medl.kont velforbund Velforbund medl.avg inkl. forsikring KOSTNADER RESULTAT Overført fra EK - midler ikke benyttet i 2011/12 Note1 Dette er basert på a 2/3 av brøyteutgifer påløper garasjeanleggene og 1/3 påløper gangveier (ref. GNF ) VELKONTINGENTEN Boliger uten garasje/fellespark. NOK 975 Velkontingent for kr 785,- + brøyting av gangveier kr 190,- Boliger med garasje/fellespark. NOK Velkontingent for kr 785,- + brøyting av gangveier kr 190,- + brøyting garasjeanlegg/parkering kr 700,-

5 5 av 6 SAK 8. Inkomne forslag 8. Behandling av forslag fra styret 8.1 Mandat til 4xVel komite - nærmiljøsaker Styret ønsker å opprettholde tidligere tildelt mandat og aktiv deltagelse i 4xVel, både med innspill for trafikksikring og utbyggingssaker for området og kommunen generelt. Dette gjelder spesielt Engebråten-utbyggingen, trafikksikker tilkomst til idrettsbane/ungdomsskole, sikker kryssing av Sundbyveien /gangvei til Slemmestad og kommuneplanforslag i forhold til skolestruktur i Bødalen Forvaltning av fellesområder Som eiere av felles fri-/grøntarealer på Sørmarka må vi forvalte disse. Det foreslåes å igangsette trefelling og ryddearbeider i skråning fra Beverveien og Morbergveien ned mot fylkesvei Sundbyveien. Arbeidet bør i størst mulig grad utføres på dugnad, men det bør søkes om støtte fra Fylkesveikontoret, samt avsettes midler i budsjettet til leie av utstyr. 8.3 Utredning av medlemsskap vedlegg 3 Styret i Sørmarka Vel gis fullmakt til å avklare rettslig gyldighet vedr. tvunget medlemskap i Velet. Det budsjetteres med midler til dette. Styret vurderer og evt. foreslår løsning for sikring av juridisk rett til parkeringsplasser. 8.4 Forslag fra Skiltplan og trafikksikring prosjektgruppe Skiltplan og trafikksikring - vedlegg 2 I tråd med vedtak er det utarbeidet skiltplan i henhold til privatrettslig regelverk; Skilt og trafikksikringsplan for Sørmarka Vel fremlegges. Styret fremmer forslag om at det montere skilt ihht til denne planen, og at det dermed avsettes midler på budsjett for 2013 ihht kostnadsoverslag for informasjons- og forbudsskilt, totalt NOK Samle postkassestativer og eventuelt flytte disse til garasjeanleggene der dette ikke allerede er gjort. Det er bl.a. i dag 2 postkassestativ i Hjortveien som bør flyttes. Hvis man samler postkassestativene vil man redusere trafikk av post og avisbud Etablere ny kjørevei på baksiden av den ene garasjerekken mot Hjortveien, denne kan benyttes for inn- og utkjøring for Hjortveien Motforslag vedr fjerning av betongkloss krysset Elgveien /Hjortvn. (pkt 8.5) Steinen ned Elgveien ved opprettholdes ihht tidligere generalforsamlingsvedtak. Steinen fjernes bare om vinteren. Eventuelt monteres bom som låses i sommerhalvåret og som åpnes i vinterhalvåret, se pkt Montering av bommer Montere låsbare bommer øverst i Hjortveien (erstatte dagens defekte bom) og Elgveien, samt ved innkjøringen til Beverveien(øvre). Bommene kan på henvendelse til styret åpnes i forbindelse med flytting, oppussing osv. Styret låser opp portene for vinteren, eventuelt med universal-nøkkel for utrykning og brøyting. Dette for å kunne i vareta reguleringen som gang og sykkelveier.

6 6 av Videre arbeid med prosjektgruppen blant annet for å ivareta en opprydding over hvor huseierne har sin parkeringsandel. Foreslår at styret viderefører arbeidsgruppe etter første styremøte Innkommet forslag til Generalforsamling fra medlem Mottatt e-post ; til: sormarka@4xvel.no Foreslår at det blir foretatt en avstemning på generalforsamling om hvorvidt denne "klossen" skal fjernes permanent, da den ikke tjener noen hensikt. Mvh Silje Olsen SAK 9. Valg Valg av styre, vara, revisor og valgkomite Formann ; Annlaug Astad - velges for 1 år i gangen: - på valg Styremedlemmer: Berit Nossen ikke på valg Ole Martin Helgesen på valg Ellen Sandland på valg Robert Derås - flyttet Sten Johansen - Vara stiller til valg som styremedlem - på valg Wenche M. Andersen - Vara Revisor : på valg Valgkomite: 2 vara + 1 fra styret utgjør valgkomiteen SAK 9. Eventuelt 9.1. Diskusjon og informasjon vedr forslag til ny skolestruktur i Bødalen. Vedlegg 1: Regnskap og balanse 2012 Vedlegg 2: Vedlegg 3: Skilt og trafikksikringsplan for Sørmarka Vel Forslag tvunget medlemsskap i Sørmarka Vel