NOTAT NOTAT NOTAT NOTAT

Transkript

1 NOTAT NOTAT NOTAT NOTAT 25. oktober 2011 til: fra: Arnhild Olsen Oslo Tingrett Stig Kristiansen Norwegian Promotion Group AS Vedr.: Rettslokaler til å avvikle terrorsaken i 2. kvartal 2012 Viser til mailer, samtaler og brev vedrørende denne sak. Med bakgrunn i oven nevnte ble det avtalt at undertegnede skulle utarbeide et notat om dialogen og grov research om innfallsvinkler til lokaler. Under følger et notat som redegjør kort om sakens bakgrunn, prosessen og en beskrivelse av informasjon som er innhentet i prosessen. Vi gjør oppmerksom på at den research som er foretatt, som avtalt, er mer som en undersøkende test og indikasjon fra markedet om potensielle muligheter for lokaler til rettsaken, ikke som et kvalitativt prosessorientert markedssøk. Således er dette notat og informasjon mer en initierende informasjon som kan legge grunnlag for innfallsvinkel til en utvidet søkeprosess for å konkretisere leieobjekter etter nærmere definerte kriterier. Med vennlig hilsen Stig Kristiansen stig@npg.no

2 NOTAT: Rettslokaler til å avvikle terrorsaken I 2. kvartal Bakgrunn NPG ble kontaktet av Oslo Tingrett 19.sep vedrørende rettslokaler til å avvikle terrorsaken i 2. kvartal Terrorsaken krever lokaler utover en vanlig straffesak og Oslo Tingrett må derfor gjøre konkrete vurderinger om det er mulig å gjennomføre saken i Oslo Tingrett, eller mer hensiktsmessig å leie og tilrettelegge i eksterne lokaler. OT rettet således en henvendelse til bla. NPG i anledning å få bistand til å sjekke ut hvilke muligheter som finnes for å etablere et eksternt rettslokale med tilhørende fasiliteter. NPG mottok deretter et skriv hvor OT beskrev sine overordnede behov som er utgangspunkt for innfallsvinkelen mhp lokaler. OT definerte samtidig at det primært er et ønske om å gjennomføre rettssaken i Oslo, men at man også er interessert i å sjekke ut lokaler i nærheten av Oslo. Viktige forutsetninger og premisskriterier er bla. gode kommunikasjonsforhold, sikkerhetsaspekter, tidsaspekt, lokalenes profil og rammer(verdighet), logistikk og teknikk, og en rekke krav til lokalers størrelse og fleksibilitet mhp å dekke alle impliserte parters behov. OT og NPG ble enige om en kort research prosess som en initierende test og overblikk i markedet om potensielle muligheter for lokaler til rettsaken, ikke som et kvalitativt prosessorientert markedssøk. Informasjonen er mer å anse som initierende, og kan legge grunnlag for innfallsvinkel til en utvidet søkeprosess for å definere konkrete leieobjekter på nærmere definerte kriterier. 2. Arbeidsbeskrivelse Med bakgrunn i ønsket fremdrift og nivået på den informasjon(re pkt. 1) man ønsket i denne fase, har man foretatt følgende prosess: - fase 1: Konkretisere mål og sette struktur på prosessen - fase 2: Definere overordnede muligheter og innfallsvinkler for lokaler - fase 3: Innhenting av generell markedsinformasjon og potensielle prosjektmuligheter - fase 4: Oppsummering Faser for et eventuelt senere markedssøk: En eventuell utvidet kvalitetsmessig lokalsøkeprosess i denne sammeheng ville i all hovedsak kunne defineres med følgende faser(ikke beskrevet i detalj): Fase 1: Konkretisere mål og strukturere prosessen. Strategi: Føringer og rammer. Etablere konturene av et konsept. Generell markedsinformasjon innhentes. Fase 2: Utforming av kravspesifikasjon og innsamling av data. Informasjon om potensielle prosjekter systematiseres og grovsorteres. Fase 3: Kravspesifikasjon konkretiseres og de potensielle lokaler evalueres mot denne. Man etablerer en prioritetsliste av alternativer og iverksetter en strategi mot markedet og presenterer kravspesifikasjon til tilbydere. Fase 4: Forhandlinger med tilbydere, systematisering av løsninger og revidering av kravspesifikasjon. Ny prioriteringsprosess. Fase 5: Strategi og sluttforhandlinger med de topp prioriterte prosjekter. Fase 6: Beslutning og kontraktsfase. Fase 7: Planlegging og implementering Fase 8: Etablering av lokale(r)

3 Fase 1: Konkretisere mål og sette struktur på prosessen Ønsket fremdrift tilsa en kort og effektiv prosess med overordnede målsettinger. OT ønsket en tilbakemelding ila ca 1 uke. Denne prosessen skulle grovt definere mulige innfallsvinkler for videre lokalsøk og danne grunnlag for en videre prossess basert i definerte målsettinger og kriterier. Se faser under Arbeidsbeskrivelse. Prosessen var basert på idebaserte samtaler for å definere innfallsvinkler, og i all hovedsak telefonsamtaler gjennom kontakter for informasjonsinnhenting. Fase 2: Definere overordnede muligheter og innfallsvinkler for lokaler Gjennom brainstorming og interne diskusjoner og samtaler definerte man følgende hovedinnfallsvinkler for potensielle lokaler(noen mer aktuelle enn andre) til rettsaken: 1. Konferansesentere 2. Næringslokaler 3. Event-konferanse-messe lokaler 4. Hoteller-tilsvarende 5. Kultur-idrett Man var av den oppfatning av at innenfor disse segmentene fantes aktører som kunne tilfredstille behov knyttet til fleksibilitet og tilpasning av kravspesifikasjonen relatert til arealinndeling og logistikk. Utgangspunkt for hele markedet var en stor grad av tilpasning og oppbygging til formålet. Fase 3: Innhenting av generell markedsinformasjon og potensielle prosjektmuligheter Som nevnt i fase 1 ble fase 3 i all hovedsak gjennomført med telefonsamtaler for informasjonsinnhenting, eksisterende kunnskap og lokaliteter, samt enkelte befaringer. De dels uformelle samtalene var som presisert av innledende og undersøkende art, og man søkte på dette stadie ikke detaljerte tilbakemeldinger eller detaljerte beskrivelser/tilbud fra aktører. Målsetting med samtalene var å undersøke hvorvidt det var aktuelt, mpp kriterier og tilbakemelding fra aktørene, å videre analysere prospektet som et reelt lokale for terrorsaken. Markedsinformasjonen ble i all hovedsak belyst ut fra tilbakemeldinger på premisskriterier som: 1. Lokaler, logistikk, teknikk 2. Kommunikasjonsforhold 3. Sikkerhetaspekter 4. Tidsaspekt(tid til leieforhold/varighet av leieforhold) 5. Profil og rammer(verdige rammer) 6. Omdømmeforhold 7. Økonomi(ikke spesielt vektlagt i denne fase)

4 Under følger en kortfattet oppsummering av de aktuelle segmenter: Vi gjør oppmerksom på at beskrivelser under ikke refereres direkte til en aktør eller lokale, men er basert på oppfatninger av de forskjellige segmenter på generelt grunnlag. Forskjellige arumenter gjelder til en viss grad for forskjellige aktører. 1. Konferansesentere Enkelte konferansesentere har arealer og lokaliteter som kan tilpasses selve kravspesifikasjonen for arealbehov og logistikk. Enkelte kan utelates med bakgrunn i variighet på leieforholdet, kommunikasjonsforhold og sikkerhetsaspekt. Et alternativ som lå innenfor flere av kriteriene er Oslo Kongressenter som på grunn av sin sentrale beliggenhet, gode kommunikasjonsforhold, god volum på utearealer, fleksible arealer, god mulighet for tilpassing kunne være et alternativ. Dette ble diskutert som et reelt alterantiv, men med bakgrunn av Oslo Kongressenters knytting til Arbeiderbevegelsen ble ansett som ikke aktuelt av OT. 2. Næringslokaler En alternativ innfallsvinkel var større ledige næringslokaler. Flere av disse ligger realtivt sentralt, med tilfredstillende kommunikasjonsforhold, god mulighet for avgrensning/sikkerhet, god mulighet for fleksibel inndeling av inne-ute arealer og tilpassing av arealene. På den annen side ville de fleste av disse kreve veldig stor grad av tilpassing og spesialbyggede løsninger for å oppnå den verdige rammen man søker for rettsaken. Dette vil kreve en tilpassing fra grunn av på alle kriterier og en svært omfattende prosess. Et moment nevnt av enkelte aktører var omdømmefaktor, og i hvilken grad man ønsket befatning med saken. Flere var usikre på om man ønsket profilering mot en sak av denne art. Samtidig var det flere problemestillinger knyttet til leietidspunkt og varighet for disse aktørene. Eksempler på objekter i dette segmentet er: Lokaler på Haslevangen og Huseby Leir. 3. Event-konferanse-messe lokaler Dette er arenaer som kan tilpasses for mange formål, med god fleksibilitet, stor tilpasningsdyktighet, god logistikk og teknisk løsninger, gode kommunikasjonsforhold og mulighet for sikring av område/arena. I forskjellig grad er arenaene booket på det aktuelle tidspunkt, men har samtidig vist en villighet til å tilpasse dette, og samtidig ansett omdømmefaktor som et akseptabelt forhold. Dette segmentet har vist et initiativ og vilje til å tilrettelegge for lokalutleie- og tilrettelegging på det aktuelle tidspunkt. I all hovedsak har arenaene erfaring i arbeide med et stort antall presse, fleksibilitet ift forskjellig type målgrupper som skal benytte arealer, og et teknisk- logistisk system som i større eller mindre grad er gjennomprøvd og testet. Man er samtidig vant til å håndtere kommunikasjonsforhold. Eksempler på objekter i dette segmentet er: - Norges Varemesse: arena legger gode premisser for god tilrettelegging, men ligger i område utenfor Oslo Tingrett. - Telenor Arena: iht OT uønsket. Legger relativt gode premisser for tilrettelegging. Mottatt kort spec fra TA. - Ullevaal Business Class: Relativt gode fasiliteter, men vanskelig å avgrense lokaler for rettsaken mot daglig næringsdrift og kommersielle interesser. Mottatt kort spec fra UBC.

5 - Oslo Spektrum: realtivt gode premisser for tilrettelegging, men innehar en underholdningsprofil som OT har ytrykt som uønsket Som for næringseiendom ville de fleste av disse kreve relativt stor grad av tilpassing og spesialbyggede løsninger for å oppnå den verdige rammen man søker for rettsaken. Når et gjelder sikkerhetsaspektet gjelder for alle arenaer at det må utvikles sikringsrutiner fra grunn. 4. Hoteller-tilsvarende Enkelte hoteller har fasiliteter som innenfor noen kompromisser kan legge til rette for en gjennomføring av rettsaken. Imidlertid har de fleste hoteller av nødvendig størrelse størrelser en viktig vurdering knyttet til utleieperiode og forhold til faste kundeavtaler, etc. Man anser at det av flere årsaker kan være utfordrende å benytte dette segmentet til gjennomføring av rettsaken i sin helhet. Imidlertid kan enkelte hotell være supplerende arenaer for Oslo Tinghus, eksempelvis i forhold til pressehåndtering. 5. Kultur-idrett Innenfor segmentet kultur og idrett finner man arenaer som man volummessig kan se for seg å romme et arrangement av denne størrelse. Imidlertid vil man finne at dette segmentet ikke legger til rette for den verdighet eller profil man søker. Samtidig finner man mange av de samme utfordringer som ved de andre segmenter. Fase 4: Oppsummering Premiss: OT og NPG ble enige om en undersøkende test i markedet om potensielle muligheter for lokaler til rettsaken, ikke som et kvalitativt prosessorientert markedssøk. Informasjonen i notatet er som nevnt å anse som initierende, og kan legge grunnlag for innfallsvinkel til en utvidet søkeprosess for å definere konkrete leieobjekter på nærmere definerte kriterier. Ut fra et rent lokal- og logistikkmessig standpunkt kan man si at det finnes flere innfallsvinkler for lokaler til rettssaken. Imidlertid er det slik at hensyntatt de viktigste premisskriterier vil flere av segmentene på generell basis delvis ekskluderes. Med bakgrunn i den generelle informasjonen og tilbakemeldinger man har mottatt fra aktører innenfor de definerte segmenter, kan man anta at det av flere årsaker vil være utfordrende å forhandle seg frem til en løsning som økonomisk(tilpassing og leie), sikkerhetsmessig, profil(verdighet), kommunikasjonsmessig henger sammen på en god måte. Tar man omdømmekriteriet i betraktning er dette et signal som bidrar til å ekskludere flere objekter. Størst tilpasningsmulighet har man sett fra segmentet eventkonferanse-messelokaler, som er velegnet for tilpassing til et stort spekter av arrangement og aktører. Disse aktørene har i tillegg fremvist en interesse for å leie ut til terrorsaken. Når det gjelde det viktige og sterkt premissgivende sikkerhetskriteriet er dette noe man ikke har tatt detaljert stilling til, men det er å anta at man vil oppleve store utfordringer og kostnader ved sikring av flere leieobjekter som må tilpasses formålet fra grunn av. Det er imidlertid mulig at man ved et utvidet markedssøk(se prosess beskrevet over), med bakgrunn i en definert kravspesifikasjon, vil kunne finne enkeltobjekter i markedet som er mulig å tilpasse til de areal- og tekniske krav som foreligger.

6 Som en oppsummering på denne relativt overfladiske undersøkelsen i markedet, kan man skissere at det er gitt viktige premisskriterier utfordrende å etablere et alternativt lokale til avvikling av terrorsaken. I denne sammenheng spesielt knyttet til sikkerhet, omdømme, kostnader, tidsaspekt. Med henblikk på premisskriterier, og OT s opprinnelige ønske om å gjennomføre saken i OT, kan man vurdere en løsning hvor man vurderer å legge deler av den ønskede funksjonalitet i lokaler som kombineres med OT. SK