Vi vil oversende per e-post og publisere referatet fra møtet på når referatet er godkjent av begge kommunene.

Transkript

1 Referat interimsstyremøte onsdag Sted: Albums gate 15 Tilsted: Helge Petter Vegard (referent) Agendapunker 1. Gjennomgang av forhåndskonferanse med Grimstad og Arendal kommune Geir Olai Jordanger og Rune Danneborg (Aquapartner) representerte VØVA i møtet. Geir Olai er Helges sønn og god erfaring fra forhandlinger med kommuner om utbygging. Rune Danneborg er innleid konsulent som bistår interimsstyret i forhandlingene med kommunen, i tillegg til at Aquapartner vil være med på å kvalitetssikre den tekniske løsningen. Kort oppsummert er begge kommunene positive til initiativet. Arendal kommune bekreftet at de har kapasitet til å motta kloakken fra Vessøyneset og at tilkoblingsavgiften er pt ca kr. Hytteeiere som har innlagt sommervann vil ikke bli avkrevd ny avgift fra Grimstad kommune. Grimstad kommune stiller seg positiv til grunne grøfter, trykksatt anlegg etc, så lenge det tekniske anlegget ligger innenfor normalreglementet for sanitærinstallasjoner. En utfordring for utbygningen er at området som strekker seg fra utleiehyttene til Sørensen og til og med hytta til Lorentzen/Jansen er at dette området ikke er regulert, men klassifisert som et LNF-område. Det medfører at VØVA kommer til å søke om dispensasjon for å kunne gjennomføre utbygningen. Alternativet ville vært å få dette området regulert først. Interimsstyret innstiller på at regulering ikke skal inngå i dette prosjektet, dersom det ikke blir et krav fra kommunen. Hytter i regulert område som ønsker til- og/eller påbygg for sanitærinstallasjoner kan søke tillatelse for dette som ordinær byggesak og iht reguleringsbestemmelser. Hyttene som ligger i LNF-området må søke om dispensasjon for å kunne utføre eventuelle til- og/eller påbygg. Interimsstyret er i ferd med å få navnet på en eller flere personer/firmaer som kan hjelpe den enkelte hytteeier med en eventuell til- og/eller påbygningsprosess. Vi vil oversende per e-post og publisere referatet fra møtet på når referatet er godkjent av begge kommunene. 2. Videre prosess under utviklingsfasen og etter vedtak om gjennomføring Med bakgrunn i at vi har et meget begrenset budsjett fram til at beslutning om utbygging er tatt, har vi i diskusjon med Rune Daneborg kommet fram til en mulig arbeids- og ansvarsdeling. Basert på dette har Interimsstyret besluttet at følgende prosessmodell vil bli brukt: Utredningsfasen: I. Geir Olai og Helge lager forslag til protokoll fra forhåndskonferansen.

2 II. Aqua partner (AQP) kvalitetssikrer innholdet i dette og oversender denne videre til rette personer i Grimstad og Arendal i kraft av å være VØVA`s myndighetskontakt. Aquapartner følger opp at tilbakemeldinger blir gitt og at protokollen blir formalisert i.l.a. uke 44. III. Geir Olai og Vegard utarbeider underlag for nabovarsling: Dispensasjonssøknad og søknad om igangsettingstillatelse. IV. AQP kvalitetssikrer dette og sender det ut gjennom ansvar som ansvarlig søker, SØK, for prosjektet. Denne rollen har AQP også under gjennomføringen fram til avsluttet prosjekt. V. Helge og Geir Olai tegner ferdig ledningsplan, lengdeprofiler og typiske grøftetverrsnitt. Ansvar for prosjektering, PRO, har Trysilhus AS fram til at beslutning om gjennomføring er tatt. VI. AQP kvalitetssikrer dette underlaget gjennom ansvar som KPR (kontroll av prosjekterende). VII. Interimsstyret utarbeider underlag for tilbudsforespørsel fra entreprenører. VIII. AQP gjennomgår dette og kommer med nyttige innspill før utsendelse. IX. AQP deltar i evaluering av tilbud og kommer med en anbefaling til VØVA. Etter vedtak om gjennomføring: X. AQP gjennomfører kontraktsforhandlinger med entreprenør i samarbeid med utpekt representant for VØVA. Kontrakten med entreprenør utformes som en totalentreprise med ansvar for PRO (ansvarlig prosjekterende), KPR (kontroll av prosjekterende)., UTF (ansvarlig utførende) og KUT (kontroll av utførende). XI. Når svar på dispsøknad foreligger og beslutning om gjennomføring er tatt sender AQP inn søknad om tiltak XII. AQP engasjeres av VØVA for å styre 14.daglige byggemøter og skrive referatene fra disse under gjennomføringen av prosjektet. Interimsstyret tar sikte på å få utsendt søknad om tiltak med nabovarsler som beskrevet i punkt III i løpet av uke 43. Det er 3 berørte grunneiere utenom hytteeiendommene som blir berørt. Disse blir orientert særskilt av interimsstyret før søknader sendes til kommunen. 3. Tekniske løsninger Interimsstyret er i ferd med å evaluere ulike tekniske løsninger og kombinasjonen av disse for å få til et hensiktsmessig anlegg innen for en økonomiskramme som sørger for at anlegget blir realisert. Vi vurderer blant annet på et trykkbasert system for å kunne sammenligne pris og kapasitet på en best mulig måte. Positivt at Grimstad kommune er innstilt på å godkjenne tekniske løsninger så lenge disse er innen ligger innenfor normalreglementet for sanitærinstallasjoner. Interimsstyret undersøker også muligheten for å få et naturbasert renseanlegg som et alternativ til å koble anlegget på det offentlige nettet. 4. Kostnadsfordelingsmodell Det ble kommuniserte i informasjonsskriv i begynnelsen av september at den mest rettferdige kostnadsfordelingsmodellen vil være at man deler anleggets totalkostnad frem til 1 meter fra hyttevegg, eventuelt frem til tomtegrense for ubebygde tomter, på alle som

3 er med på utbygningen. Interimsstyret har stort sett fått gode tilbakemeldinger på foreslått modell, men enkelte av dere har påpekt at hytta som ligger på Brennevinsholmen og hytta til Tallaksen bør dekke noe mer enn andelen som alle deltakere betaler for tilknytning til av anlegget. Grunnen er at stikkledningen til disse to hyttene er vesentlig lengre enn for resten av hyttefeltet. Interimsstyret vil derfor foreslå at de to nevnte hyttene bør betale noe mer enn hva resten av hytteeierne pga den lange stikkledningen. Interimsstyret kommer tilbake med et konkret forslag til modell når den foreligger. Forslag til trase er basert på at flertallet av hytteeierne ønsker å være med på utbygningen. Men dersom det viser seg at kun 1 eller 2 hytteeiere blir med på utbygningen fra et felt (se vedlagt fil: Kartskisse A alle hyttene blir med ), så kommer interimsstyret til å optimalisere trasene. Dette vil kunne innebære at trasen helt eller delvis ikke vil bli bygget ut (se vedlagt fil: Kartskisse B eksempel på utbygning dersom hytter faller fra ). Dersom hyttene i et felt som ikke blir bygd ut i fremtiden vil koble seg på anlegget, så må de selv påbekoste stikkledningen fra egnet tilknytningspunkt frem til hytta. I tillegg kommer renteelementet som skissert i informasjonsskriv datert 3. september. 5. Status innbetalinger Interimsstyret er meget fornøyd med oppslutningen til forprosjektet. Til nå har 21 hytteeiere betalt inn NOK kroner til prosjektet. I tillegg så har ytterligere 3 hytteeiere signalisert at de kommer til å betale inn penger. Dersom det er noen av hytteeierne som ønsker å delta på utbyggingen, men som verken har meldt sin interesse eller har betalt inn penger til forprosjektet så har interimsstyret besluttet at dere har mulighet frem til og med 1. November 2009 til melde fra og betale inn pengene. De hytteeierne som IKKE har betalt inn penger per 1. november 2009 vil ikke bli inkludert i forespørselen som vil bli sendt til forskjellige entreprenører for å innhente konkrete kostnader for utbyggingen. Kontonummeret er for øvrig: Momsrefusjon Interimsstyret jobber med alternative løsninger for å kunne få refundert momsen på anlegget for å få ned de totale kostnadene for hytteeierne. Det enklest og mest vanlige er at kommunen hadde overtatt anlegget ved ferdigstillelse slik at VØVA kunne få refundert all moms i forbindelse med anlegget. Kommunen har imidlertid indikert at de ikke er interessert i å overdra anlegget. Interimsstyret jobber derfor med å få frem alternative måter på å få igjen momsen. Vi ser blant annet på selskapsform, registrering av merverdiavgiftmanntallet etc. Interimsstyret kommer tilbake til hytteeierne når det foreligger noe mer konkret vedrørende momsrefusjon. 7. Erfaringsinnhenting fra andre private vann og avløpslag Interimsstyret har lært mye ved å snakke med ulike private vann og avløpslag. Det er

4 viktig for oss å lære av andre og vi kommer til å legge ned ennå mer tid og ressurser for å få erfaringer fra andre som er i samme situasjon som vi er. Interimsstyret oppfordrer nok engang hytteeierne til å snakke med venner og bekjente som har erfaring fra utbygning av private vann og avløpslag og videre formidle kontakt til oss. 8. Annet Hytteeierne må være klar over at dersom anlegget blir en realitet, noe som vil bli besluttet på et stiftelsesmøte, så må alle hytteeierne tinglyse eiendommens plikter og rettigheter i forhold til VØVA. Dette skal bidra å sikre driften av anlegget og unngå eventuelle problemer ved eieskifte av hyttene på Vessøyneset. Det er viktig at hytteeiere selv gjør seg opp en mening om hvor tilknytningspunktet skal være for den enkelte hytte. I de vedlagte dokumentene har interimsstyret kun gjort et anslag på hvor tilknytningspunktet kan være. Vi vil sende ut, sammen med nabovarselet, et detaljert kart hvor den enkelte hytteeier skal tegne inn hvor ønsket tilknytningspunkt 1 meter fra hytteveggen er. Dette vil danne grunnlaget for den endelige tekniske løsningen. Interimsstyret ønsker at alle hytteeierne på Vessøyneset skal få tilbud om å koble hytte på et bredbånd som fungerer. Vi har vært i kontakt med ulike leverandører og i den sammenheng er det kun Tel-AG som har meldt sin interesse i å tilby bredbånd (dvs telefon, internett og TV). Tel-AG vil være ansvarlige for å strekke kabler til området og hytteeierne må betale en sum for å koble seg på, i tillegg til en standard kostnad per måned. I den forbindelse er det viktig for interimsstyret å kartlegge hvor mange som kan være interessert i å koble seg på bredbånd. I tillegg må vi få kartlagt hvem som bruker Telenor som leverandør til vanlig fasttelefon i dag. Grunnen er at kablene fra Tel-AG kan erstatte Telenors sin kabler. Interimsstyret har identifisert entreprenører som vil bli kontaktet for å få tilbud på anlegget. De av hytteeierne har god erfaring med en lokal entreprenør, oppfordres til å videreformidle dette til interimsstyret slik at vi kan få til en reell tilbudskonkurranse for å holde kostnadene nede og være sikre på at vi kan knytte til oss en seriøs entreprenør. Status økonomi er at vi pt har hatt kostnader på NOK for digitalt kart fra Grimstad kommune og NOK for oppmåling og profilering av løypetrasen gjennomført av Hansens Oppmåling as. I tillegg så har vi kostnader på ca. NOK 700 for hjemmesiden og blomester til Olav Uldal (se under). Foreløpig engasjement av Aquapartner AS begrenset oppad til 10 timer. Avsluttende kommentar Samarbeidet i interimsstyret fungerer meget godt. Vi er heldige som har fått Helge med på laget. Han har gjort en formidabel innsats innen tekniske løsninger og overfor kommunen. Helge har til og med engasjert sønnen sin vederlagsfritt for at vi skal få realisert anlegget. Olav Uldal er dessverre indisponibel for øyeblikket pga av en ulykke interimsstyret ønsker han fortsatt god bedring. Petter er i ferd med å videreutvikle hjemmesiden (

5 Kalle trådde ut at interimsstyret i begynnelsen av september for å kunne stå fri til å komme med tilbud for å bygge ut anlegget. Interimsstyret engasjerte derfor Rune Danneborg fra Aquapartner som skal bistå med prosess overfor kommunene og entreprenørene, i tillegg til å kvalitetssikre den tekniske løsningen. Hvis dere har noen spørsmål i forbindelse med dette referatet, eller har andre spørsmål, vennligst ta kontakt med oss. Kontaktdetaljene finner du på hjemmesiden vår. Med vennlig hilsen Vegard