I KA VA årg. A ARKIVER PÅ KINESISK A - ET MØTE MED BYARKIVET I BEIJING IKA. Med Borchgreviiki1 Autarktis, side 26

Transkript

1 årg. MELDINGSBLAD FOR: INTERKOMMUNALT ARKIV I ROGALAND (IKA) INTERKOMMUNALT ARKIV I HORDALAND (IKAH) INTERKOMMUNALT ARKIV I VEST-AGDER (IKAVA) AUST-AGDER-ARKIVET (AAA) IKA Nye forskrifter til personregisterloven, side 10 Omstridt forslag til kassasjo stemmelser, side 13 Hvor arkivaren? side 16 Med Borchgreviiki1 Autarktis, side 26 A=A A ARKIVER PÅ KINESISK A - ET MØTE MED BYARKIVET I BEIJING I KA VA fjor host dro til hel norske arkh,folk til Midtens Rike for a delta p0 den 23..uerdenskonressen til International Conncil on Arclih'es (ICA). Kongressen,fant sted i Beijing, og deltakerne tar Karhi Gjelsten.trnInterkwillillivalt Arkit i Hordaland. RO to sider inne i Oladet gir liii n ell lepende beskriaelse at sin kinesiske ilke, soin fant o-oerninte inspirerende. Ikke ;t-oar Oesoket pd bvarki-oet i Beijing nied sine 205 UW-;(71-1-t' ell stor opple-oelse. Byarki-oet liadde,for kongres-sen fliittet inn i nue, iniponerende lokaler, soin bildet tiser. Et oksenipel [ma moderne funksjonalitet parret wed tradisjonelle kinesiske takforiner. De ansatte -oar le-oende opptatt (H' edb-nett-oerk,_forulidling tiafeks. iltstillinger o katalogisering. Les Korins beretnig oni arkh,forlioldene i dette -oeldige landet der lwer borger har plikt til sikre ln)idets arkiver og der enkeltpersoner sani har ntinerket seg i arki'arbeid skal belonnes at folkets styrende organer, ifolge arkivloven. Side 14-15

2 Arkheion På den annen side... er det ikke hver dag det kommer ut et nytt arkivblad her i landet. Når nå 4 av de interkommunale arkivene i Norge går sammen om å utgi et informasjonsblad, er det en manifestasjon av flere forhold. For det første er det en sterk erkjennelse av at informasjon er en viktig del av virksomheten i arkiver som våre. Generelt sett er arkivinstitusjoner for lite flinke til å prioritere utadrettet informasjon. Det er egentlig litt forbausende, for vi mener vel at det vi driver med er viktig også for samfunnet rundt oss? Vi har rimelig god kontakt med medlemskommunene våre, og vi håper dette bladet vil styrke og utvikle denne videre. Men vi håper at også andre som måtte ha interesse for det som foregår i kommunalsektoren (og det har vel de fleste?), vil finne nyttig stoff i denne publikasjonen. Arkheion Informasjonsblad for Interkommunalt Arkiv i Hordaland (IKAH), Rogaland (IKA) og Vest-Agder (IKAVA), og Aust- Agder arkivet (AAA). Ansvarlig redaktør: Magne Rege, IKAVA Bladets adresse: IKAVA, Kartheia 5, 4626 Kristiansand S. TIf: Fax: Redaksjonskomite: IKAH: Karin Gjelsten Tlf: Fax: IKA: Alf Thorsen Tlf: Fax: AAA: Kjell Olav Masdalen Tlf: Fax: Sats, layout og trykk: Varodd Industrier A/S, Kristiansand Opplag: 1700 Annonsepriser: 1/1-side: Kr /2-side: kr /4-side: k7: ISSN Bladet er også en synliggjøring av bredden i det kommunale arkivinstitusjonsmiljøet og det nettverket som er bygd opp det siste tiåret. Fra ett interkommunalt arkiv og et par byarkiver på midten av 80-tallet har vi nå fått et kommunalt arkivlandskap med 6 interkommunale arkiver, 4 byarkiver, 6 fylkesarkiver og Samisk Arkiv. Dette må vel ncermest betegnes som en eksplosiv vekst. Alle disse kommunale arkivinstitusjonene innebcerer også at det er bygd opp en betydelig kompetanse i kommunale arkivspørsmål i disse årene, og denne er også i stadig vekst. Vi håper ncervcerende blad gir klart uttrykk for det. De kommunale arkivinstitusjonene utgjør et landsomfattende arkivnettverk for utveksling av ideer, opplegg, rapporter m.m. Dette samarbeidet kan utvikles videre, og vi håper at bladet vil medvirke til det. Bare sammen kan vi få den posisjon i det norske arkiymiljøet som vi bør ha. Vårt nye blad har altså fått navnet Arkheion. Alle som har vcert på et grunnkurs i arkivicere vil vite at det er det gamle greske ordet for rådhus, altså det stedet der man bl.a. oppbevarte samfunnets viktige dokumenter. Av dette ordet er så arkiv avledet. Vi har valgt dette navnet for å markere at arkivarbeid og arkivvern har en årtusenlang tradisjon i vår verden og at det er en oppgave som forskjellige tidsaldre har tillagt stor betydning. Samtidig synes vi også at det passer godt å markere den ncere semantiske sammenhengen mellom arkiv og rådhus nettopp i et kommunalt arkivblad. Det vil foreligge 2 nummer i 1997, som på mange måter er et prøveår for bladet. Det betyr også at vi er interessert i og takknemlig for synspunkter og reaksjoner på bladet, både ros og ris. Neste nummer vil etter planen komme ut i november. Vi håper at innholdet i dette første nummeret av Arkheion gir et godt tverrsnitt av det som rører seg i det kommunale arkivmiljøet for tiden. Det er i alle fall målsettingen. Her finnes stoff om nye bestemmelser ang. kassasjon og nye forskrifter til Personregisterloven. Fra Aust-Agder berettes om en sentralisert arkivløsning som er tatt i bruk i Aust-Agder fylkeskommune. Det finnes referater fra interessante seminarer i regi av Norsk Arkivråd og Landslaget for Lokal- og Privatarkiv. Vi får også kjennskap til hvordan de kommunale arkiver skjøttes i det store Midtens Rike. Karin Gjelsten fra Hordaland var deltaker på en studiereise i Kina i fjor høst. Fra Hordaland kan vi også lese om to spennende prosjekt rettet mot grunnskolen som er på trappene der. Det ene gjelder bruk av kommunalt arkivmateriale i grunnskoleundervisningen, og det andre dreier seg om instruks for elevmapper. At kommunale arkiver inneholder interessant kildemateriale for lokalhistorikere og forskere, får vi dokumentert i to artikler. Fra Rogaland redegjør Sigve Espeland i en fyldig artikkel for hvordan en kan belyse sosialhistoriske sammenhenger ut fra arkivet til fattigstyret i Finnøy kommune. Fra Hordaland gir Gudmund Valderhaug en del glimt fra jordstyrearkivene Masfjorden og Austerheim kommuner. I tillegg til alt dette har vi en del "små" nyheter fra de fire institusjonene. Med ønske og håp om at ulike grupper av lesere vil finne noe av interesse, sendes med dette første nummer av Arkheion ut. God lesning! MR

3 Arkheion 3 Arkiv i grunnskulen Interkommunalt arkiv i Hordaland har som formål å arbeide for at verdifullt arkivmateriale i medlemskommunane blir tatt vare på og gjort tilgjengeleg for bruk. I arkivinstitusjonane har denne oppgåva vanlegvis blitt avgrensa til å ordne og katalogisere arkiva for å gjere dei tilgjengelege for lesesalsbruk. Som eit hjelpemiddel for lesesalsgjestane har det gjerne blitt laga arkivkatalogar. Ut over dette har arkivinstitusjonane gjort lite for å marknadsføre seg. Formidling av arkiv Dei siste åra har omgrepet «formidling» kome i bruk i det kommunale arkivmiljøet. I dette legg ein vanlegvis noko meir enn den tradisjonelle publikumstenesta til arkiva. Det er ikkje nok å stille opp arkivkatalogar i reolane, rettleie lesesalsgjestar og finne fram det rekvirerte arkivmaterialet frå magasina. Formidlinga skal vere eit planlagt arbeid for å gjere samfunnet kjent med arkiva sine tenester og bestand. Dette kan få form av publikasjonar, spesielle prosjekt, utstillingar og utnytting av nye media som In ternett. Et av problema med formidlingsarbeidet er at dei fcerraste har noko forhold til arkiv. Medan besøk på bibliotek og museum må seiast å vere ein del av ålmenndanninga, er det først i samband med høgare utdanning ein kjem i kontakt med arkiv, ofte ikkje før ein skal drive forsking til hovudfagsoppgåva. Resultatet er at folk flest ikkje veit kva eit arkiv er. Ein veit gjerne at arkiva oppbevarer «gamle papir», men har ingen forestilling om at desse gamle papira inneheld unik, verdifull og faktisk nyttig informasjon. Arkiva ut i skulen! Er det muleg å gjere arkiv til ein del av ålmenndanninga? Interkommunalt arkiv i Hordaland har i 1997 sett av ressursar til eit «forprosjekt» som skal avklare kva som skal til for å få grunnskulen til å bruke arkivmateriale i undervisninga. I løpet av året skal vi m.a. undersøkje interessa for eit slikt prosjekt, kva som skal til av førebuingar (t.d. tilretteleggjing av materiale, opplcering av lcerarane) og endeleg ta stilling til om prosjektet skal setjast i gang og kor omfattande dette skal vere. Det første spørsmålet vi må ha svar på, er om det er interesse i grunnskulen for å bruke lokalt arkivmateri ale i undervisninga. Spørsmålet kan ikkje stillast generelt - vi ma spørje konkret, med eit par døme som viser korleis dette kan gjerast. Vi må velje ut materiale frå arkivet i ein eller nokre få kommunar, bearbeide det, og leggje det fram i ei form som (vi trur) kan fungere i klasserommet. Det bearbeida materialet bør vel først leggjast fram for ei gruppe Icerarar, for så i neste omgang (kanskje) bli prøvd i klasserommet. Bearbeiding og tilrettelegging Det er viktig å finne ut kor mykje arbeid som må leggjast i tilrettelegging av materialet. Sett frå arkivet si side er det begrensa kor store ressursar vi kan bruke på dette. Arkivet si sentrale oppgåve er ordning og katalogisering av arkiv, slik at dei blir tilgjengelege for bruk. Prosjektet kan ikkje gå ut over dette arbeidet. Men det er ein føresetnad frå vår side at arkiva blir brukt under arkivfagleg rettleiing. Eg er skeptisk til å sleppe lærarane laus i arkiva på eiga hand, og ein slik praksis kan nok heller ikkje forsvarast ut frå dei reglane som gjeld for innsyn i arkiv. Sannsynlegvis må vi finne fram til ein arbeidsmåte der der tilretteleggjingsarbeidet blir delt mellom arkivet og skulen i den einskilde kommunen. I denne samanhengen må vi vere opne for samarbeid med biblioteka, lokale museum og andre instansar. Undervisningsopplegget må innhalde ei fagleg rettleiing til elevane, utvalde kopiar av arkivmateriale og arbeidsoppgåver, i form av eit enkelt hefte. Dette heftet bør vere laga slik at det kan brukast i alle kommunar. Dette vil vi og kunne levere på diskettar. På lengre sikt kan slike undervisningsopplegg bli produsert på CD-rom eller gjort tilgjengeleg på Internett. Dette felles undervisningsopplegget må så bli supplert med kopiar av lokalt arkivmateriale. Kva slags materiale vil vere interessant for elevar i grunnskulen? Kommunale arkiv dokumenterer mange sider ved lokalsamfunnet, frå skulegang, fattigvesen, vegbyggjing, nydyrking og gardshus, til utbyggjing av elektrisitet og telefonsamband. Å finne emne som er spanande skulle ikkje vere vanskeleg. Vi kan dokumentere korleis vegbyggjinga gjekk føre seg tidlegare, med dagsverkteneste for bestefar, vi kan vise korleis husa i grenda fekk lagt inn vatn med teikningar av brønnar og vassleidningar, fortelje om stormskadane i Nordhordland og mykje meir. Men vi må få innspel om kva pedagogane ser som viktig å formidle. Eit hovudpoeng må vere at arkiva skal ikkje vere kuriositetar, men ei kjelde til kunnskap. Gudmund Valderhaug

4 4 Arkheion ektte4t44eit, i 4«t-hjbe te hitk«koisistm I forbindelse med tilpassingen av Aust-Agder fylkeskommunes administrative organisasjon til fylkeskommunens nye politiske struktur, nedsatte fylkesrådmannen i mai 1995 et administrativt utvalg som skulle vurdere om arkivtjenesten i fylkeskommunen burde organiseres ved hjelp av et felles sentralarkiv. Utvalget hadde følgende mandat: Utvalget skal innenfor de ressursrammer som arkivtjenesten idag har foreta en gjennomgang og vurdering av hensiktsmessigheten med et sentralarkiv. Utvalget skal komme med forslag til praktiske løsninger for å bedre og effektivisere eksisterende funksjoner. Organisering og ansvar Arkivtjenesten ved fylkeskommunen var desentralisert til de enkelte etater i overensstemmelse med etatenes saksansvar og de politiske utvalgs myndighetsområder. Det administrative ansvaret for arkivtjenesten lå hos den enkelte etatssjef. Arkivlederen ved fylkesrådmannens kontor var tillagt et løpende fagansvar for arkivdanningen i fylkeskommunens sentrale etater, et ansvar som i praksis vanskelig kunne ivaretas på en tilfredsstillende måte. Den nye styringsstrukturen i fylkeskommunen tar sikte på å fremme helhetstenkning, en oversiktlig beslutningsprosess og klare ansvars- og myndighetsforhold mellom politiske og administrative organer. Politikerne skal konsentrere seg mer om overordnede saker, samtidig som det i større grad delegeres saker til administrativ avgjørelse. Arkivtjenestens oppbygging skal i størst mulig grad gjenspeile og bygge opp under den administrative og politiske strukturen. Effektivisering, kompetanse og status Organiseringen av fylkeskommunens arkivtjeneste i et sentralarkiv betyr en forenkling og effektivisering av arkivdanningen, et mer oversiktlig administrativt ansvar knyttet til fylkesrådmannen og en mer rasjonell bruk av personalressursene. Arkivansvar for saker som behandles av flere etater er konsentrert til sentralarkivet og man unngår unødig dobbeltarkiveringer. Arkivpersonalet kan lettere oppfylle de lover og forskrifter som gjelder og er bedre i stand til å ivareta bestemmelsene om offentlighet i forvaltningen. De nødvendige rutiner for arkivdanningen blir mer enhetlige og er lettere å overholde. Konsentrering av arkivdanningen til et sentralarkiv betyr også en bedre arealutnytting. I et sentralarkiv har man større muligheter til å bygge opp arkivpersonalets kompetanse over et bredere felt. Samtidig kreves det større arkivkompetanse på en rekke områder. Sentralarki-vet gir i større grad rom for oppbygging av arkivarbeid som en egen profesjon og er med på å heve arkivpersonalets status. Dette medvirker igjen til at regler og rutiner i større grad respekteres. Rammebetingelser Effektiviteten i en sentralisert arkivtjeneste vil imidlertid være avhengig av at visse rammebetingelser oppfylles. Det gjelder spørsmål om lokalisering, kompetanse, kommunikasjon, tekniske hjelpemidler o.l. Størst mulig ncerhet til arkivene og deres informasjonspotensiale er viktig for å oppnå rask og best mulig saksbehandling. Et sentralarkiv vil derfor fungere best med en fysisk lokalisering mest mulig sentralt i forhold til flest mulig av de organer som skal betjenes. Dersom avstanden blir for stor mellom sentralarkivet og brukerne, kan det lett føre til at saksbehandlere bygger opp uautoriserte arkiver med fare for at viktig informasjon går tapt. Et sentralarkiv vil krever fast bemanning til enhver tid, som har ansvaret for postregistrering, saksfordeling, framfinning og arkivering. Det er ikke på personalsida man først og fremst skal vente en effektiviseringsgevinst ved overgang til sentralarkiv. Særlig i den oppbyggende fasen er det viktig at sentralarkivet er tilstrekkelig bemannet, dels fordi omleggings- og oppbyggingsfasen vil kreve mer ressurser, dels fordi brukerne må få tillitt til at sentralarkivet kan fylle sine funksjoner, slik at de støtter opp om det. Arkivlederen bør ikke være opptatt med løpende arkivregistrering, men gis tid til å ta seg av ledelse, tilsyn og andre ansvarsoppgaver tillagt sentralarkivet. Personalressursene til sentralarkivet kan med fordel hentes inn fra personale med bakgrunn fra etatene, slik at de kan bringe med seg den vikti-

5 Arkh eion 5 Arkivleder Else Marit Steinkopf ved sentralarkivets pater noster ge kompetansen disse har knyttet til de enkelte fagfelt som sentralarkivet skal betjene. Omorganisering av arkivtjenesten til sentralarkiv kan på visse områder skape større avstand og visse kommunikasjonsproblemer mellom sentralarkivet og brukerne. Det bør derfor i størst mulig grad brukes arkivtekniske og organisatoriske hjelpemidler som kan fjerne denne avstanden og letter kommunikasjonen. Edb-journal og sakarkivsystern bør tas i bruk ved innføring av sentralarkiv. I tilknytning til sentralarkivet kan det være en fordel om det bygges opp et kontorbibliotek for å lette gjennomføring av en effektiv arkivbegrensning i sentralarkivet. Et slikt kontorbibliotek vil kunne bygges ut og fungere som et fagbibliotek for saksbehandlerne. Erfaringer med sentralarkivet Omleggingen til sentralarkiv i Aust-Agder fylkeskommune fant sted i juni Snart ett år etter er erfaringene med sentralarkivet overveiende positive. Det har vært med å sveise sentraladministrasjonen sammen og forståelsen for arkiv er blitt større. Inntrykket er at sentralarkivet er blitt godt mottatt i etatene. Den økte avstanden til arkivet, og at man ikke kan hente ut dokumenter etter arbeidstid, har vcert en innvending, men er også er et spørsmål om vane og arbeidsform. Samlet sett har det tatt lenger tid å få tingene på plass og finne formen enn man hadde trodd på forhånd. Det henger dels sammen med de ressurser sentralarkivet har til disposisjon, dels at forberedelsen av overgangen til sentralarkiv på visse områder kunne ha vcert bedre. Særlig viktig synes det å være at de enkelte etater forbereder denne overgangen grundig, slik at etterslep her ikke dras med inn i den hektiske etableringsperioden. Men samlet sett har omleggingen av arkivtjenesten i fylkeskommunen fungert etter sin hensikt og sentralarkivet er blitt et senter for saks- og informasjonsflyten i fylkeskommunens sentraladministrasjonen. AEJ Kjell Olav Masdalen Aust-Agder-Arkivets bokbinderi tar imot bøker, protokoller, kopi-bøker o.l. til innbinding og reparasjon. Pris pr. innbinding ca. kr. 250,- avhengig av innbindingsteknikk og utforming. Pris for reparasjoner etter nærmere avtale. Adr.: Langbryggen 21 (ADS-bygget), 4. etg. Tlf eller

6 6 Arkheion INTERKOMMUNALTARKIV I ROGALAND Interkommunalt Arkiv i Rogaland ble opprettet i 1976, og er landets eldste interkommunale arkivordning. Medlemsrett har alle kommunene i Rogaland og Rogaland fylkeskommune, og virksomheten omfatter i dag 22 kommuner og fylkeskommunen. Medlemskomrnuner i 1997 er Bjerkreim, Bokn, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Rogaland fylkeskommune, Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola, Suldal, Time, Tysvcer, Utsira og Vindafjord. Formålet er fastsatt i statuttene og IKA skal i samarbeid med medlemmene ha ansvaret for ordning av fjernarkivene, stå for opplc:ering og veiledning i arkivsystemer og arkivrutiner, ha rådgivning og tilsyn med arkivlokaler, samt bistå med arkivarbeid. Statsarkivet i Stavanger var initiativtaker til IKA. og virksomheten er i dag samlokalisert med Statsarkivet. IKA har 6 stillingshjemler. Adressen er: Bergjelandsgt. 30, 4012 Stavanger, tlf fax: Arkivsjef er Alf Thorsen, tlf / fax priv Styreleder er rådmann Olav Friestad, Bjerkreim kommune. Møter og seminarer Del I og II av grunnkursene i arkivlcere er nå avholdt. Begge kursene foregikk på Victoria Hotel i Stavanger. Del I ble avholdt 4. og 5. mars og hadde hovedtemaene arkivkunnskap, viktige lover for arkivarbeidet, og manuelle og elektroniske post- og ekspedisjonsrutiner. På dette kurset deltok 36 personer, hvorav 18 var fra fylkeskommunen. Del II ble avholdt 15. og 16. april med 39 deltakere, hvorav 15 var fra fylkeskommunen. Kurset var ncermest et rent K-kodekurs, men hadde også en kort innføring om arkivnøkler generelt. Under oppgaveløsningene var deltakerne delt inn i grupper etter sektor, noe som gjorde oppgaver og undervisning spesielt tilpasset den enkeltes arbeidssituasjon. Evalueringen viser svcert gode tilbakemeldinger på begge kursene. Sett i forhold til 1996 er deltakelse på begge kursene lavere, da det henholdsvis var 68 og 45 deltakere. Nedgangen skyldes fcerre deltakere fra fylkeskommunen, mens kommunene sender flere enn fjoråret. Dette kan tyde på at den svcert gode oppslutningen fra fylkeskommunen det forrige året tok unna det meste av det primcere opplceringsbehovet. I tillegg har hele fylkeskommunens sentraladministrasjon, inklusive saksbehandlere, i januar gjennomgått K-kodekurs i forbindelse med overgang til nøkkelen. Kontaktkonferanse er avholdt Årets kontaktkonferanse ble avholdt på Ryfylke Turisthotell, Sand i Suldal kommune 22. og 23. april, med 22 deltakere fra 15 medlemskommuner og fylkeskommunen. Første dag var emnene sentralarkiv, sanering av databaser og sentraldepot for kommunene i Rogaland. Bjerkreim kommunes planer om sentralarkiv skapte så stor interesse at programmet måtte forskyves. Det ble derfor litt knapp tid til spørsmålet om depotarkiv, men dette betydde ikke at diskusjonen ikke gikk friskt. Mens IKA hadde vcert ansvarlige for første dag, var andre dag i hovedsak viet til underdirektør Tor Breivik fra Riksarkivet som foreleste om offentlighet i arkivene. Det grundige foredraget vakte stor interesse, og på bakgrunn av dette og diskusjonene første dag, ble IKA av deltakerne bedt om å foreta en statusgjennomgang av medlemskommunenes depotordninger og eventuelt komme med tilbud om sentrale depotordninger. Etter en kort orientering om privatarkivsituasjonen i Rogaland, ble programmet avsluttet med en guidet omvisning på Ryfylkesmuseet. IKA deltar i arbeidet med NOARK 4 IKA er forespurt om å vcere med i gruppen som skal arbeide med NOARK 4. Arbeidet ledes av Riksarkivet. Fra IKA deltar Steinar Abrahamsen. Artikkel om dette annet sted i bladet. Arkivorganisering Sentralisering av arkivene er for alvor satt på sakskartet i Rogalandskommunene. Flere av IKAs medlemskommuner vil i løpet av året gå over til sentrale arkivløsninger i en eller annen form, og andre vurderer dette. Det er ingen ferdig oppskrift på hvordan et sentalarkiv skal vcere, og løsningene kan derfor variere fra kommune til kommune. Tidligere har Sokndal og Kvitsøy sentraliserte arkiver. Hå kommune gikk over til sentralisert saksarkiv for etatene i kommunehuset fra 1. januar i år. Bjerkreim kommune er i ferd med å danne et nesten fullstendig sentralarkiv, bare unntatt av sosialkontorets klientarkiver. Klepp kommune skal gå over til sentralisert saksarkiv i løpet av året. Flere kommuner har samtidig fått utredet modeller for sentraliserte alternativer, mens andre har bedt om slike.

7 Arkheion 7 Arkivorganisering i Norsk Arkivråd Sør Arkivorganisering var hovedtema på fagseminaret som ble arrangert dallorsk Arkivråd, regionsavdeling Sør, avholdt sitt første ordinære årsmøte 4.og 5. februar 1997 på Lifjell Hotell i Telemark med 33 deltakere hvorav 11sognet til Regionsavdeling Sør og dermed hadde stemmerett på årsmøtet. Avdelingen i Sør dekker Agderfylkene, Telemark og Vestfold og ble startet i Kristiansand i mai Interimsstyrets forslag til årsberetning, regnskap samt budsjett og arbeidsplan for kommende år ble enstemmig vedtatt. Vi kan nevne her at de aktiviteter styret tar mål av seg til å arrangere i inneværende år er Norsk Arkivråds kurs del I i løpet av våren (i skrivende stund er dette avholdt, med god deltakelse og god evaluering), et fagseminar i løpet av høsten, for øvrig årsmøte med seminar i februar Arkivorganisering - desentrale arkiv med felles databaser - periodisering av databaser - kvalitetssikring Etter hvert som den teknologiske utvikling skrider fremover, benytter mange sentralarkiv og også delarkiv edb-verktøy til å registrere og styre dokumentasjonsflommen i organisasjonen. De fleste av oss ser dette som et stort fremskritt og erfarer etter hvert at edb-baserte arkivstyringsverktøy både er lette å betjene og gir en større oversikt over dokumentasjons- flommen. Imidlertid er et godt resultat avhengig av gode rutiner og bestemte retningslinjer for de registreringer som gjøres. Det vet vi ikke fungerer like godt overalt, iallefall er det nyttig å utveksle erfaringer og arbeidsmåter i et arkivfaglig miljø. Regionsavdeling Sør satte derfor dette opp som hovedtema for vårt første fagseminar. Et dagsseminar er ikke lange tiden for et såpass stort tema, og dagen ble forholdsvis tettpakket. De to hovedforeleserne Helge Mjelde, bibliotekleder i NRK Østlandssendingen og Ragnhild Monsen, arkivleder i Miljøverndepartementet klarte imidlertid å holde forsamlingen i ånde dagen til ende. De ble kun avbrutt av to av regionsvadelingens styremedlemmer, Ragnhild Albert og Berit Stie som fortalte kort om erfaring fra egne arbeidsplasser, Ragnhild om kvalitetssikring/ ISO- sertifisering i VAE og Berit om dokumentasjonssenteret i LOOC. Ragnhild Monsen tok for seg periodisering av databaser. Vi fikk en levende og klar fremstilling av hvordan dette arbeidet er utført i f.eks. Miljøverndepartementet. Periodisering og sanering av databaser er eget tema i Norsk Arkivråds kurs del IV, der både NOARK og KO- ARK blir behandlet. Mange kjenner nok til denne problematikken etter hvert, men emnet får liksom «kjøtt og blod» når Ragnhild krydrer dette med egne erfaringer. Regionale arkiver i NRK NRK's regionale fjernsynsarkiv hadde få eller ingen hørt noe om fra før, men så er de da også forholdsvis nyetablert. Da NRK startet regionale nyhetssendinger i Tromsø, Trondheim, Bergen, Stavanger, Porsgrunn, Oslo og skapte dette også en ny arkivsituasjon for NRK som konsern. Det var bl.a behov for å bygge opp regionale fjernsynsarkiv som støtte for produksjonen av de regionale nyhetsendingene. Det var ønskelig at de regionale arkivene ble bygd over en felles lest. Prosjekt «Arkiv for distriktskontorene» ble igangsatt høsten Det ble oppnevnt egen prosjektgruppe som blir ledet og koordinert av bibliotekleder i NRK Østlandssendingen Helge Mjelde. NRK Østlands-sendingen, fikk vi vite, har 80 ansatte, av disse 80 er 2 bibliotekarer og så vidt vi kunne forstå hadde disse to mer enn nok å henge fingrene i. Helge kunne fortelle at «fiernsyn er 25 bilder pr sekund», og det skulle vel dermed ikke være vanskelig å forestille seg at det blir en anselig mengde «bilder» som skal skal arkiveres etter endt sending. Produksjon av fjernsynsbilder er kostbart både med tanke på personale og utstyr. Gjenbruk av bilder er derfor kostnadsbesparende og en viktig støtte for nye fjernsynsproduksjoner. Prosjektgruppen valgte SIFT som system for registrering. Det ble utarbeidet felles registreringsskjema til bruk for alle distriktskontorene. Det har vært avholdt kurs, og det er utarbeidet system- og kurs-dokumentasjon. Arkivering skjer på arkivbånd som arkiveres i henhold til egendefinert nummersystem. Det er etablert rutiner for kontroll og feilrapportering av dataene som er registrert i SIFT. Det skulle vel da tilsi at et bilde av statsminister T. Jagland ikke kan bli arkivert med tittel Riksarkivar f.eks.? Helge kunne forsikre forsamlingen om at samtlige bilder fra samtlige sendinger i NRK Østlandssendingen blir tatt vare på for all tid. Så har du av en eller annen grunn vært «avbildet» og blitt med i en regional fjernsynssending, kan Helge samt alle andre dokumentasjonsarbeidere i NRK's regionalsendingsstasjoner finne dette fram igjen når det måtte være. Det kan søkes i SIFT i fritekst eller feltsøking og makroer. Det kan også søkes opp gjennom NRK's intranett. Den avsluttende oppsummering og evaluering var oppmuntrende god for oss som stod som nyetablert regionsavdeling og arrangører, faktisk såpass god at vi har mot til å arrangere et nytt fagseminar i løpet av året. Berit Stie, IKAVA

8 8 Arkheion 13arnavåre i personregistra Interkommunalt arkiv i Hordaland har arbeidd med kvalitetssikring av informasjonsbehandlinga i kommunane i fleire år. Mellom anna utarbeidar vi planar for arkivdanning i samarbeid med arkivpersonalet i kommunane. Nokre gongar lagar vi arkivplanar for heile kommunen, medan vi andre gongar lagar meir detaljerte planar for dokumenthandsaminga på enkeltkontor. Vi kan då til domes skildre innhaldet i ei arkivmappe i detalj. I løpet av dei siste åra har vi arbeidd mykje med arkivrutiner for dei kontora som handsamar sensitive personopplysningar, til dømes PPT og barnevernstenesta. Vi har utarbeida «Instruks for klientmapper i barnevernet» (februar 1995) og «Instruks for klientmapper i PP-tenesta» (september 1996). Elevmapper Vi er no i gang med ein liknande instruks for skulane. Mellom dei sakene som skulekontora og skulane behandlar, er det personopplysningar som dei fleiste vil rekne som sensitive: det er opplysningar som dreier seg om ektraordincere hjelpetiltak i samband med undervisning, helsemessige forhold, disiplincere forhold eller opplysningar om omsorgssvikt. Desse opplysningane befinn seg i elevmapper, både på skulen eller på skulekontoret i kommunen - eller berre ein av plassane. Det er fleire problem knytt til elevmappene. Det eine er at nokre opplysningar ligg på skulen og andre ved skulekontoret. I tillegg har spesialrådgivarar eigne elevrnapper. Målet vårt er no å sy dette saman, og kan hende er det mogleg med ein konklusjon som seiar at det går an å finne alle opplysningane som gjeld ein elev i ei mappe når det blir spørsmål etter det. Det viser seg at det er knapt noko anna materiale som det er ein slik etterspørsel etter innsyn i. Dersom ikkje kommunen finn tilstrekkeleg med opplysningar om dei hjelpetiltaka kommunen har gitt ein elev, kan det bli kostbart i ei eventuell rettssak. Dette er korkje den tidlegare eleven eller kommunen tent med. I ein av kommunane våre har dei tatt dette problemet meir alvorleg enn andre eg har snakka med. Kan hende er det fordi dei har hatt fleire saker der det har synt seg at dei ikkje klarer å finne alt. Dette har dei løyst ved å be skulane sende det materialet som berre skulane har - over til skulekontoret. Det sentrale skulekontoret sit no med alle opplysningar om ein elev, samla i ei elevmappe. Om dette er måten vi kjem til å løyse denne problematikken på, er enno uviss. Innhaldet i instruksen Vi har no såvidt begynt å arbeide med instruksen. Som instruksane for barnevern og PPT, er det ein førestenad at vi samarbeider med tilsette ved skulane og skulekontora. Det vi må gå igjennom er mellom anna kva mappa skal innehalde, korleis ho skal vere ordna. Korleis skal elevmappene vere arkivert i aktivt arkiv og i bortsetjingsarkiv. Vidare må vi ta stilling til kva dokument som skal oversendast frå skule til skulekontor og omvendt. Korleis skal skulane og skulekontora forholde seg til oversending av sensitive opplysningar om ein elev flyttar til ein annan kommune? Dette er blant dei spørsmåla vi skal forsøke å finne svar på, ved hjelp av konsesjon frå Datatilsynet og gjeldande lovverk. Til sist må vi ha med i instruksen rutinane for avlevering av skulane og skulekontora sine personregister til oss. Dei har då fleire seriar med personregister som skal avleverast, ikkje berre elevmappene. Her må det også takast med korleis rutinene for innsynsretten skal praktiserast etter at materialet er kommet i våre magasin. Det er eit stykke lerret å bleike å utarbeide ein slik instruks, men erfaringane tilseier at det er sycert nyttig og eit av dei områda det er verd å prioritere. Barnehagemapper Vi får stadig spørsmål som gjeld arkivordninga i barnehagane. Det vi har sagt til no, er at saker som gjeld pedagogiske hjelpetiltak, helseforhold, funksjonshernming, førebyggjande barnevern, individuelle lcereplanar og godkjende referat frå møte med føresette - skal arkiverast i ei eiga mappe for kvart barn. Desse mappene gjev dokumentasjon om saksbehandling, vedtak og oppfølgjing som gjeld det enkelte barnet, og det er viktig for kommunen å dokumentere den hjelpa barna har fått. Med «godkjende referat frå møte med føresette» er meint møter der det er ført formelle referat, og ikkje notat samband med foreldresamtalar. Dei barna som det ikkje har vore oppretta sak på i form av kontakt med PPT, søknad om ekstra ressursar, spesielle helseforhold, funksjonshemming eller barnevern, treng heller ikkje å ha eiga mappe. Kopi av søknad og opptaksbrev, erkicering om helse, namn og adresse til føresette - utgjer register over barnehagebarn, og kan vere samla i ringperm eller mappe. Dersom dette registeret utgjer kopiar og originalane er oppbevarte på barnehagekontoret, kan kopiane makulerast, eller - om ønskjeleg: leverast attende til føresette når barnet sluttar i barnehagen. Registeret skal sjølvsagt vere nedlåst. Målet er å få arkivet mest mogleg oversikteleg, slik at det skal vere enkelt å plukke ut det som skal avleverast til godkjend arkivinstitusjon. Sjølv om opplysningane om dei fleste barna ikkje har nokon juridisk verdi, kan det vere viktige opplysningar i ein historisk samanheng. Ein ser kven som søkte barnehageplass, i kva del av kommunen dei fleste småbarnsforeldra er busette, korleis bustadmønsteret skifttar etterkvart, kva argument dei nyttar som søkjer plass osb. Eg kan tenkje meg at forskarar med interesse for sosialhistorie kan ha nytte av desse opplysningane om nokre år. Karin Gjelsten

9 Arkheion 9 SEM & STENERSEN 'P R AkersbaKken Postboks 270 b St. Hansbnuclen L 0 Telefon Gronn ordrefax C EMNE-/SAKSARKIV OBJEKTARKIV Lett å betjene Kompakt løsning som sparer plass Mapper og bokser i mange størrelser «Sier ifra» dersom en mappe plasseres feil III 111 I I - - I - Vi ønsker informasjon om Wäller arkiviøsninger I. - Avsender Adresse Ta kontakt for informasjon og referanser. Kontaktperson I Telefon Telefax

10 1 0 Arkheion Reviclerte forskrifter til personregisterloven Justisdepartementet vedtok 2. desember i fjor nye reviderte forskrifter til personregisterloven. De nye forskriftene trådde i kraft fra 1. januar Det er Datatilsynet som har vært pådriveren for de nye forskriftene. Bakgrunnen var all tid som ble brukt på konsesjonssøknader hvor personverntruslene var ubetydelige, som eksempelvis firmaopplysninger utgitt i katalogform. Derfor ønsket Datatilsynet fritak fra konsesjon av registre som de i denne sammenheng regnet som «kurante». På en del områder er det således innført endringer og tillegg i forhold til de tidligere forskriftene. Forskriftene omhandler innsynsretten etter personregisterloven (kap.1), presisering av hvilke registre som er unntatt fra konsesjonsplikten (kap.2), bruksregler for registre som er fritatt konsesjon (kap.3), presisering av diverse konsesjoner (kap. 4-7), bestemmelser om overføring til utlandet (kap.8) og straffebestemmelser forbundet med brudd på forskriftene (kap.9). Innholdsmessig er inndelingen og systematikken noe endret fra tidligere forskrifter. Eksempelvis er krav til sikring, utlevering, kobling, sletting m.m til personregistrene som er fritatt for konsesjon, skilt ut som et eget kap. 3 i forskriftene, mens de tidligere var del av kap. 2 (2-1). Bestemmelsene har også fått nye tillegg og presiseringer. Det er verd å merke at høringsutkastets forslag til utvidet kassasjon, bl.a. av personalopplysninger, ikke er tatt med og at bestemmelsene om sletting i 3-6 i det store og hele er identisk med de tidligere forskriftenes 2-1 punkt 5. Endringer De viktigste endringene er at flere personregistre nå unntas fra konsesjonsplikten, samtidig som det er gjort visse endringer og utvidelser i hvilke opplysninger som kan registreres i enkelte registre. Eksempler på registre som fritas fra konsesjon, i tillegg til de tidligere, er edb-førte klientregistre hos advokater, Idientregistre hos revisorer, fondsog eiendomsmeglere, meklingsprotokoller, enkle forskningsregistre, elektroniske arkiver i lukket system, aktivitetslogg i edb-systemer og personregistre som utleveres elektronisk. I et tilfelle er det strammet inn, ved at livsforsikringsselskapenes personregistre nå er underlagt konsesjon, mens de tidligere var unntatt etter forskriftenes 2-5. Konsekvenser For offentlig sektor synes de største konsekvensene å være bestemmelsen om konsesjonsfritak for elektroniske arkiver i lukkede systemer. Dette er ikke uten videre uproblematisk, og vil kunne bety at en del kontorer nå kan unngå konsesjon for en del av de mest sensistive opplysninger som registreres i offentlig virksomhet. Forskriftene definerer elektroniske arkiver som elektronisk journal, elektronisk korrespondansearkiv, elektronisk dokumentasjonsarkiv og elektronisk arkivkatalog. Et lukket system defineres i forskriftene som et system som ikke er tilgjengelig for andre instanser. Det er altså ikke nødvendig å søke Datatilsynet om konsesjon for bruk av elektronisk journalføring, katalogisering og arkivering så lenge dette foregår i lukkede systemer. Dette gjelder selv om det registreres sensitive personopplysninger etter personregisterlovens 6. I praksis betyr dette at sosialkontorer, barnevernet, PPT-tjenesten, osv, som registrerer sensitive opplysninger, nå ikke lenger behøver konsesjon for dette dersom opplysningene føres elektronisk i lukkede systemer. Dermed har en fått den situasjonen at disse kontorene må ha konsesjon for sine manuelle arkiver, men ikke for elektroniske arkiver med samme innhold. Dette må bety at Datatilsynet finner sikkerheten ved edb-arkiver i lukkede systemer større enn for manuelle arkiver. For mange vil dette være vanskelig å forstå. Forskriftene stiller ingen definerte krav til lukkede systemers sikkerhet. Men et lukket system er i seg selv ingen garanti for at sikkerheten er ivaretatt og at systemet hindrer uautorisert innsyn eller uønsket skrivetilgang. Dette er det forsøkt bøtet på i forskriftenes kap. 3, 3-3 om sikring, hvor det er tatt med nye krav om at enhver bruker av elektroniske register entydig skal identifiseres og autentiseres av registersystemet før tilgang til registeret. Forskriftene burde vel også stilt krav om at de elektroniske

11 Arkheion 1 1 systemene skal være basert på offentlige kravspesifikasjoner, som sikrer visse minimumskrav. Problemene dette reiser er størst for personregistre i privat sektor, som ikke i samme grad som det offentlige vil bli underlagt standardkav til edb-systemene. Det må understrekes at det fortsatt må søkes om konsesjon for elektroniske arkiver med sensitive opplysninger i delte edb-systemer (systemer felles med andre enheter). Postjournaler og arkivkataloger med sensitive opplysninger kan imidlertid også her unntas konsesjon, dersom det bare er virksomheten selv som har tilgang til informasjonen. Brudd med loven? Fritak fra elektroniske arkiver synes å vcere et brudd med logikken i personregisterloven. I følge lovens 1 er personregistre «registre, fortegnelser m.m der personopplysninger er lagret systematisk slik at opplysninger om den enkelte person kan finnes igjen». Alle elektroniske arkiver som inneholder personopplysninger vil i utgangspunktet falle inn under denne definisjonen. Derfor kreves det også etter lovens 9 konsesjon for å opprette personregistre som gjør bruk av elektroniske hjelpemidler. Det er på mange måter derfor et brudd med prinsippene i loven at elektroniske arkiver i lukkede systemer etter forskriftene nå unntas konsesjon. For flere av registrene som er unntatt konsesjon er det gitt positive opplistinger av hvilke personopplysninger som tillates i registeret. Disse opplysningene er flere steder utvidet i forhold til de tidligere forskrif- tene. Eksempelvis kan en i personalregisteret nå i tillegg til de tidligere godtatte opplysningene også registrere statsborgerskap, antall barn med fødselsår, samt sluttårsak, uten at dette medfører konsesjon. For foreningers medlemsregistre er opplysningene utvidet til også å omfatte fødselsnummer, sivil status, statsborgerskap, spesielle interesser til medlemmene, foresattes navn, adresse og telefon- / faksnummer. For alle registrene er det viktig å huske at unntak fra konsesjon er betinget av at en overholder bruksreglene i forskriftenes kap. 3 om registeransvarlig, sikring, utlevering, kobling og sletting. Alf Thorsen, IKA I 1984 utarbeidet Statens rasjonaliseringsdirektorat (Statskonsult) i samarbeid med Riksarkivaren den første utgaven av NOARK. NOARK har til nå vcert å betrakte som en statlig standard. Kommunesektoren fikk sin standard «KOARK» i Det er nå igangsatt et arbeid som har til hensikt å komme frem til en felles standard for offentlig virksomhet NOARK-4. Den nye rapporten har i tillegg følgende målsettinger: oppdateringer av behov som har meldt seg etter at forrige rapport kom spesifisere et fullstendig elektronisk arkiv samt mottak og ekspedisjon av elektroniske dokumenter tilrettelegge for en integrasjon av arkiv - og saksbehandlingssystemer som er satt sammen for å utrede rappor- Prosjektgruppen ten er: Ivar Fonnes, Riksarkivet (leder) Steinar Abrahamsen, IKA- Rogaland, oppnevnt av Kommunenes Sentralforbund Katarina de Brisis, Statskonsult Ole Gausdal, Kommunaldepartement. Trond Sirevåg, Riksarkivet (sekretariat) Det er i tillegg åpnet for å leie inn ekstern ekspertise for å utrede delspørsmål. Referansegruppen er sammensatt av representanter for: Statsministerens kontor Kulturdepartementet Planleggings- og samordningsdepartementet Justisdepartementet Kommunenes Sentralforbund Kommunale arkivinstitusjoner Norsk Arkivråd NOARK/ KOARKleverandører Det vil bli avholdt tre møter i referansegruppen. Samlet rapport sendes på høring innen 1. desember Ivar Fonnes er leder av prosjektgruppen for NOARK-4

12 - 12 Arkheion Adresse: Årstadveien 22, 5009 Bergen Telefon: Faks: Askøy, Austevoll, Austrheim, Bømlo, Eidfjord, Etne, Fedje, Fjell, Fitjar, Fusa, Granvin, Jondal, Kvam, Kvinnherad, Lindås, Masfjorden, Meland, Modalen, Odda, Osterøy, Radøy, Samnanger, Stord, Sund, Sveio, Tysnes, Ullensvang, Ulvik, Vaksdal, Voss, Ølen og Øygarden. Arkivordning Arkivplanarbeid Over halvparten av kommunane våre har no eigen arkivplan. Hittil i år er arkivplanar for Bømlo og Fjell ferdig og til høyring i kommunen. Ulvik og Masfjorden ligg i startgropa. Tap av arbeidskraft Per Benonisen har vore hjå oss i ti månader, men no er det slutt. Han var ein svært god ressurs å ha, og han har satt sine spor. Arkiva til Meland og Austrheim er det han som har ordna. Vi har leiaren i LLP (Landslaget for lokal og privatarkiv)! Gudmund Valderhaug blei valt til ny leiar i LLP på årsmøtet i Bergen i april. Interkommunalt arkiv i Hordaland I år har vi ordna ferdig arkiva til følgjande kommunar: Austrheim, Meland, Austevoll og Valestrand. Arkivmaterialet frå Austrheim er no ført tilbake til kommunen, og i mai/juni skal Valestrandsarkivet vere tilbakeført. Kvinnherad likningskontor er og ferdig ordna. Arkiv som er henta inn: omlag 10 hyllemeter frå Voss og 15 frå Bømlo. Avlevering av personregister i skal alle kommunar i Hordaland avlevere konsesjonspliktige personregister til Interkommunalt arkiv. Avleveringsordninga gjeld for følgjande tenesteområde: Sosialkontor: klientarkiv etter sosialtenestelova klientarkiv etter barnevernlova Grunnskule: elevmapper for elevar med spesielle tiltak karakterprotokollar (med unntak av avgangskarakterprotokollar) klassedagbøker PPT-kontor: klientarkiv Ved avlevering blir registeransvaret for materialet overført frå kommunen til Interkommunalt arkiv. I tillegg kan kommunane avlevere følgjande: - brukararkiv frå pleie- og omsorgstenesta - pasientmapper frå alders- og sjukeheimar - pasientjournalar frå kommunal legeteneste helsekort frå helsetasjonar skulehelsetenesta Avleveringa av dette materiale er å rekne som fjernarkivering under særleg trygge vilkår, utan at registeransvar blir overført. Arkivmaterialet skal avleverast etter siste kontakt med den registrerte. Avleveringa omfattar altså elevar/klientar «gjekk ut av systemet» i perioden Materiale som skal avleverast skal vere kassasjonsbehandla. Materialet skal vidare vere listeført og pakka i vanlege arkivboksar. Arkivlistene skal gi oversyn over namn på klientar / elevar med referanse til kva arkivboks den enkelte mappa ligg i. Arkivboksene kan merkjast med kommunenamn, etats-/institusjonsnamn og skal nummererast fortløpande (frå 1 og oppover). Det vil ikkje bli gjort unntak frå desse krava!

13 Arkheion 13 Nytt forslag til kassasjonsreglar for personregister Riksarkivaren har 4. mars 1997 sendt ut eit forslag til kassasjonsreglar for elev-, klient- og pasientarkiv i kommunal og fylkeskommunal forvaltning, til høyring i m.a. dei interkommunale arkiva. Forslaget er utarbeida av ei arbeidsgruppe frå statsarkiva i Oslo og Trondheim. Kassasjonsreglar skal ha som mål å bevare informasjon med rettsleg eller historisk verdi, og samtidig gjere det enkelt å kassere materiale som er utan slik verdi. Målet med bevaring er i første omgang å sikre rettane og interessene til dei som er registrerte i arkiva. I neste omgang skal bevaringa sørge for kjeldemateriale til framtidig forsking. Etter mitt syn er ikkje forslaget godt nok. Eg skal i dette innlegget ta opp tre viktige innvendingar mot forslaget. Når utgangspunktet er gale... Nye kassasjonreglar må ta utgangspunkt i heile arkivet til dei aktuelle forvaltningsområda. Når vi gjer ei kassasjonsvurdering, skal vi alltid stille spørsmål om det finst dokumentasjon om sakene andre stader enn i den arkivdelen vi skal kassasjonsbehandle. Dersom det finst dokumentasjon fleire stader, kan det vere aktuelt å kassere det som finst ein stad. Ei slik vurdering er ikkje gjort i det nye forslaget. Arbeidsgruppa har vurdert dei ulike personregistra isolert og ikkje undersøkt kva slags informasjon som måtte finnast andre stader i arkivet. Ved sosialkontora finn vi informasjon om klientane i møte- og vedtaksbøker, postjournal og kopibøker, i tillegg til i klientmappene. For møte- og vedtaksbøker, postjournalar og kopibøker har Riksarkivaren gitt eit generelt bevaringspåbod. Dersom vi ser på klientmapper som utelukkande inneheld saker om økonomisk sosialhjelp, vil informasjonen også finnast i møte- / vedtaksbøker. Saksbehandlinga i slike saker er summarisk, og det er klare kriterier for kva som skal til for å få hjelp. Når klienten har fått sine pengar og gått ut av systemet, er det etter få år ingen rettslege interesser knytta til dokumentasjonen i klientmappa. Vedtaket finst i møte- /vedtaksboka, utbetalinga er dokumentert hos kommunakassa. Vi kan altså kassere klientmappa - og framleis ha tilgang til den viktige informasjonen i saka. I «tyngre» klientsaker vil ikkje saksbehandlinga vere summarisk. Det vil finnast sosialrapportar om klientane som inneheld informasjon som har vore vesentlege for dei tiltaka som er sett i verk. Desse vil vanlegvis ikkje vere referert i møte- / vedtaksbøker. Vi kan ikkje kassere slike klientmapper utan at vi samtidig taper viktig informasjon. Dette betyr at vi kan kassasjonsbehandle klientmapper ved sosialkontor etter saksinnhald. Mapper som berre inneheld økonomiske saker, kan vi kassere etter ei viss tid. Mapper som også inneheld «tyngre» saker, må vi bevare. Dette prinsippet er lagt til grunn for dei kassasjonsreglane som er utarbeida av IKA Hordaland og godkjent av Riksarkivaren Arbeidsgruppa har ikkje sett dette, og har i sitt forslag halde fast på dei gamle reglane om utvalskassasjon. Etter mitt syn er dette eit alvorleg feilgrep. Utvalskassasjon - eit feilgrep Spørsmålet om utvalskassasjon etter fødselsdato må fjernast frå dei nye kassasjonsreglane. Utvalskassasjon (eller utvalsbevaring) vil seie at vi bevarer mapper for personar som er fødd den 1., 11. og 21. kvar månad og kasserer resten. Framlegget legg opp til utvalskassasjon i fleire seriar. Dette tyder på at arbeidsgruppa har eit snevert perspektiv på formålet med bevaring av arkiva. Den forslår t.d. utvalskassasjon av helsekort frå helsestasjon/ skulehelseteneste etter 10 år. Men her har arbeidsgruppa gjort ein stor feil! Den har berre sett eventuelle forskingsinteresser, og gløymt dei viktigaste brukarane av helsekortarkiva: enkeltpersonar som har behov for å dokumentere opplysningar om si eiga helse, vaksinasjonar o.l. så lenge dei lever. Helsekorta må altså bevarast. Dersom det skal gjennomførast utvalskassasjon i personregister, kan dette først skje etter at dei registrerte er døde. Materiale som har rettsleg dokumentasjonverdi for tidlegare elevar/klientar må i alle fall bevarast ut levetida til dei personane det gjeld, i praksis i 80 år. Etter denne tid kan ein eventuelt vurdere utvalsbevaring med tanke på forskinga sine behov, men dette blir i så fall eit spørsmål som depotinstitusjonen må ta stilling til. Dette høyrer ikkje heime i kassasjonsreglar som er laga for forvaltningane! Utvalskassasjon er ein metode som i teorien skal sikre representative utval av historiske kjelder. Dette er ikkje så enkelt i vanlege norske kommunar. Dersom representativiteten i eit utval skal bli tilfredsstillande, må talet på mapper i utgangspunktet vere stort. Eg tviler ikkje på at utvalskassasjon kan vere ein fornuftig metode i sentrale statlege register som omfattar hundretusenvis av menneske. Men i kommunane - som vanlegvis berre har nokre få tusen innbyggjarar - vil ikkje denne metoden fungere. IT - have you got it? Forlaget til nye kassasjonreglar må ta stilling til bevaring av dei elektroniske personregistra. Arbeidsgruppa har i liten grad gått inn på dette spørsmålet. Dette er ei viktig innvending mot forslaget - det verkar som om gruppa ikkje er klar over utbreiinga av edb i kommunane. Dersom situasjonen i Hordaland er representantiv, vil eit fleirtal av kommunane ha edb-baserte klientarkiv, pleie- og omsorgsarkiv og pasientarkiv. Den samla dokumentasjonen av klientbehandlinga vil dei fleste stader berre finnast i edb-registra. Eventuelle utskrifter til møte- og vedtaksbøker og fysiske klientmapper representerer bene utsnitt av informasjonen. Likeeins har edb-baserte elevregister i stor grad avløyst dei fysiske elevkorta. Eit kassasjonsframlegg som blir produsert i 1997 må ta stilling til bevaring/kassasjon av dei elektroniske arkiva, dersom det skal gi svar på dei spørsmåla ein stiller seg i kommunane. I løpet av få år vil spørsmålet om bevaring/ kassasjon bli eit akutt problem i mange kommunar. Det nye forslaget til kassasjonsreglar er samla sett ikkje tilfredsstillande. Det positive med forslaget er den behandlingsmåten Riksarkivaren har valt, nemleg å sende til høyring i dei kommunale arkivinstitusjonane. Eg har tru på at vi i denne prosessen vil få ein dialog som kan ende med eit godt resultat. Gudmimd Valderhaug

14 14 Arkheion TIL KINA FOR A BLI INSPIRERT - OM Å FÅ ARKIVA UT TIL FOLKET OG FOLKET INN I ARKIV International Congress on Archives (ICA) blir arrangert kvart 4. år, og i september 1996 for 13. gong. Kongressen samlar arkivarar frå heile verda, og arrangementet blir flytta frå verdsdel til verdsdel. På hausten i fjor var det Asia og Kina sin tur til å samle arkivarane. Sidan årtusenskiftet ncermar seg, var tema for konferansen «Arkiv på slutten av det 20. århundrede.» Sagt på ein litt annan måte: kva har skjedd med arkivfaget, kor står vi og kvar går vi. Denne artikkelen vil ha si hovudvekt på inntrykk frå kinesiske kommunearkiv, med bakgrunn iein dags symposium i regi av den kommunale seksjonen i ICA. Symposiet fann stad på byarkivet i Beijing, kor bvarkivarar frå tre store kinesiske byar og provinsar: Beijing, Shanghai og Tianjin presenterte sine arkivinstitusjonar. Til sist nemner eg så vidt litt om alt det andre som foregjekk denne veka. Lang dags ferd mot ny morgon Med ei kjapp og effektiv reiserute (Bergen-København-Beijing) og med billettar som kosta omlag det same som ein fullprisbillett frå Bergen til Tromsø og attende, er ein slik tur overkomeleg. Eg drog i lag med Statsarkivet i Bergen sin utsending, Synøve Bringslid. Vi gjekk ut av flvet med ein kropp som trudde det var natt, etter å ha opplevd at det vart meir og meir morgon etterkvart som vi flaug austover. Etter ein del klabb og babb for å riste av oss innpåslitne drosjesjåførar, kom vi oss av garde i ein buss som tok oss til kongress-senteret. Her blei vi registrerte og fekk haugevis med brosjyrar, dokument og suvenirar. Etter å ha blitt aklimatiserte, gjekk størsteparten av kvelden med til å finne ut kvar byarkivet var lokalisert. Personalet i resepsjonen på hotellet sto nærast på hovudet for å hjelpe oss med å finne ut av den geografiske plasseringa av arkivinstitusjonen. Det synte seg at den oppgitte adressa var feil, og grunnen var rett og slett: Beijing byarkiv var nybygd i høve verdskongressen, det sto ferdig i oktober Kinesisk arkivorganisasjon og arkivlov Før vi går inn i byarkivet, kan det vere greit å vite litt om den kinesiske arkivorganisasjonen. Arkivstrukturen i Kina er sentralistisk og eins. Alle arkivinstitusjonar er ein del av statsapparatet og er underlagt same leiinga, følgjer same prinsipp og inngår i ein større plan. Slik vi oppfatta det, er arkiv eit område som blir tatt alvorleg. Stikkord som «effektivt», «velsmurt apparat» og «mange gode resultat» er nytta for å skildre det inntrykket som vestlege arkivarar sit att med. Det kan vere verdt å nemne det skille som dei har mellom arkivmynde (Archives Bureau) som utarbeidar reglar og utøver kontroll, og arbeidet i sjølve arkivinstitusjonane. Dette er organisert slik at under seg har arkivbyrået ein eller fleire arkivinstitusjonar. Her finn ein depot, lesesalar, program for arkivdanning med meir. Ofte er det samanfall mellom både personar og lokaler. Leiaren av arkivbyrået er ofte og leiar av depotinstitusjonen. Kineserane har ei arkivlov som imponerte fleire av dei vestlege delegatane. Loven kom i 1987, men blei revidert i juli Når det gjeld innhaldet i denne lova, kan eg nemne at hovudirmtrykket er Artikkelforfatteren til høyre sammen med Synøve Bringslid fra Statsarkivet i Bergen utenfor Beijing Byarkiv (foto: Arne Skivenes, Bergen Byarkiv) at arkiv blir prioritert i ein svært høg grad. Mellom anna har einkvar borgar plikt til å tryggje arkiva, på lik line med dei væpna styrkane, alle statsorgan, politiske parti, organisasjonar, bedrifter og institusjonar. Offentlege styringsorgan skal og styrke sitt leiarskap i arkivarbeid og inkorporere utvikling av arkivtiltak i planar for økonomisk og sosial status. Møte med Beijing byarkiv Stort og imponerande, omlag som Bergen rådhus, syntest vi at arkivbygninga såg ut. Men taket har ein karakteristisk kinesisk «swung» som gjer at det skiller seg klårt frå tilsvarande vestlege bygg. Sjølve institusjonen blei grunnlagt i Det er ein kulturinstitusjon, direkte underlagt byrådet. Talet på tilsette er 205, og til saman har dei hyllemeter arkiv. Det eldste arkivstykket er frå 1533, som svarar til «det 12. året i regjeringstida til keisar Jiajing i Mingdynastiet». Elles er det mest nyare materiale i magasina. 75% av arkivmengda er frå tida , og dessutan er ein god del arkivmateriale frå folkerepublikken si tid - frå tida etter1949. I Kina er dette fordi arkivmateriale frå tida med keiserdøme (fram til 1911) er å finne i 1. Historiske arkiv i Beijing. Vi fekk sjå ein del av dei eldste arkivstykka på ei omvisning i bygninga. Både skriftteikna og dokumenta i seg sjøv har halde seg svært godt. På denne omvisninga fekk vi dessutan sjå både ei eigenprodusert utstilling, publikumsfasilitetar,arbeidsplassar og arkivmagasin. Det som kanskje gjorde størst inntrykk, var den imponerande utstillinga over byen si historie. Denne var laga for å få publikum til å bli klar over, og å oppsøke byarkivet. Her var det fotomateriale som viste den teknologiske utviklinga, bygging av vegar og store bygningar. I tillegg var hendingar frå felles kinesisk historie rikeleg dokumentert, til dømes med fotografi fra sentrale episodar i formann Mao si tid. Utstillinga gjekk over fleire rom, og hadde blitt vitja av fleire titals - for ikkje å seie hundre tusen personar. Utstillingane blir og laga for å syne styresmaktene og innbyggjarane verdien av å ha eit arkiv, at dette er noko som det skal og bør nyttast ressursar på. Ei omvisning på arbeidsplassane synte mange flittige arbeidsmaurar. Her gjekk jobben unna i eit høgt tempo. Dei tilsette sat og arbeidde jamnt og trutt - med registrering, mikrofilming og andre gjeremål - utan å sjå opp eller på andre måtar syne at dei blei uroa av oss vestlege som nyfikne gjekk og kikka. Satsningsområda til Beijing byarkiv Modernisering i form av investeringar på edb-området, er noko av det som blir høgast prioritert for tida. Utbyggjing av nettverk,

15 Arkheion 15 både til arkivadministrasjon og for å kommunisere med andre arkivinstitusjoner via nettet, er eit døme på denne moderniseringa. Vi merkte oss ein utstrakt bruk av scanning, og fleire arkivseriar var scanna inn på compactdiscar som og var til sals. Dei nye kunnskapane blei kombinert med gamal viten om konservering, og konserveringsverkstaden var og noko av det som imponerte oss på omvisninga. Formidling er eit anna prioritert område. Dette gjev seg utslag i utstrakt forskning og publisering. Eit anna døme på at formidling blir prioritert, er den vellukka utstillinga som eg allereie har nemnt. Katalogisering er og eit satsningsområde. Ein samlar katalogar frå alle som har materiale av interesse for Beijing, og tar sikte på å etablere ei teneste som blir kalt «Beijing kommunale arkivka talogsenter». Shanghai og Tianjin: formidling i form av utstillingar og moderne massemedia Det dei tre byarkivarane kunne fortelle fra sine arkivinstitusjonar, var både spennande og lcererikt. Alle hadde dei det til felles at formidling, og då seerleg utstillingar, blei prioritert. Målet var å trekkje fleire brukarar til arkivinstitusjonane, noko dei og hadde lykkast med. Shanghai fikk nytt byarkiv tidleg på 90-talet. Byarki varen herifrå kunne fortele om ein episode der ein måtte gå til arkiva for å finne sanninga: blei det i ein artikkel slått fast at den engelske administrasjonen i det gamle Shanghai ikkje hadde praktisert rasediskriminering, at det berre var ei myte at kineserane biei handsama som hundar og ikkje fekk nytte parkane.undersøkingar i arkiva førte til at ein fann skilt der det sto at «kineserar og hundar har ikkje adgang i parken» samt andre dokument som tydar på at kineserar blei sett på som å tilhøyre same nivået som hundar. Byarkivaren konkluderte med at arkiva kan fjerne tåketeppet frå historia og klåre opp i historiske fakta. Jamvel i kampen mot narkotika, syner det seg at arkiva er til nytte. Mellom anna har arkivet vore ei sentral kilde i ei bok om opiumsbruken i Kina. For å nå ut til enda fleire, skal no fjernsynet nyttast til formidling av arkivstoff. 100 program basert på historiar frå arkivmaterialet skal produserast i år. Tianjin er ein handelsby i nordaust. Byarkivet blei grunnlagt i 1964, og har i dag omlag 7000 personar knytt til seg på heiltid og Standardisering, normalisering og modernisering er sentrale oppgåver. I arkiva her finn ein stoff om kinesisk økonomisk historie, gryande kapitalisme og handel med vesten. I følgje byarkivaren er det viktig for arkivarane er å hente ut informasjon frå arkiva, tolke- og forstå innhaldet rett, og i tillegg yte service. Dette vil i lengda føre til sosial og økonomisk vinning. I likskap med Beijing og Shanghai blir her og laga utstillingar som blir flittig vitja av publikum, som elles ikkje hadde komme til byarkiva. Utstillingane blir og sett på som viktige for den patriotiske oppsed inga. Noko å tenkje på for norske arkivinstitusjonar: korleis er det med den patriotiske oppsedinga av ungdommen i Noreg? Eg kan ikkje avslutte denne artikkelen utan å ta med ei svcert sterk oppleveing frå dette symposiumet. Det var då byarkivar i Bergen, Arne Skivenes, på eit flytande kinesisk (trur eg) takka for seg og for den hjartelege mottakinga vi hadde fått ved byarkivet. Tolken hadde i alle høve ikkje problem med å omsetje frå kinesisk til engelsk. Då vart eg og ho Synøve frå statsarkivet (og fleire av dei andre vestlege) overmåteleg imponert. Andre inntrykk frå kongressen Den eine veka i Beijing gjekk i eit heseblesande tempo. Dagen var lagt opp slik at ein hadde plenumsmøter frå klokka 9 til 12. Av dei emna som var oppe, kan nemnast: standardisering ogyal av kompartibelt utstyr. Dette er viktig om vi skal få til ein reell kommunikasjon ved hjelp av edb. Fleire innlegg var knytt til utviklinga innan informasjons-teknologien. Arkivdokumenta i dag er ikkje berre å finne på eitt fysisk medium. Ordningsmåten vil endre seg sidan elektroniske dokument blir lagra på ein annan måte enn fysisk på ei hylle. Innhaldet i sjølve arkivyrket vil og endre seg som ein følgje av utviklinga innan edb. Medan det tidlegare var sjølvsagt at arkivaren var historikar, er dette noko som kan sjå ut til å endre seg på sikt. Det vart tatt til orde for at arkivfaget både treng juristar og dyktige edb-folk etterkvart. Etter lunsj var det møter i ulike komitear og arbeidsgrupper. Til dømes arrangerte den kommunale seksjonen i ICA ei samling ein ettermiddag med kommunikasjon som tema. Vi fekk då gleda av eit norsk og (fylkes-)kommunalt innlegg, ved fylkesarkivaren i Sogn og Fjordane, Gunnar Urtegaard. Han kunne fortelje om nytten ein kan ha av internett. Dei har lagt ut mykje informasjon på nettet, mellom anna opplysningar om dei i frå hans fylke som hadde utvandra til Amerika. Desse sidene blir mykje brukt av amerikanarar, og mange spørsmål og svar blir formidla gjennom denne tenesta. Dette er det som mange snakka om i innleggja sine på kongressen, det var dette dei ønskte å få til. Her i Sogn og Fjordane har dei altså gjort det, så sjølv i verdssamanheng ligg denne arkivinstitusjonen langt framme når det gjeld bruk av internett og formidling. Når ein ikkje var og høyrte på foredrag, var det nok av utstillingar å oppsøkje i sjølve kongressbygninga. Her var utstilling av plakatar, og det norske riksarkivet var representert her. Dei ulike fagtidsskrifta var presentert i ei anna utstilling, og så var her sjølvsagt ei utstilling av det nyaste innan informasjonsteknologi. Noko som vi brukte eit par ettermiddagar på, var ei interessant presentasjonsutstilling av dei ulike kinesiske arkivinstitusjonar. Dei ulike institusjonane hadde kvar sine avdelingar med mellom anna fotografi frå provinsen og utvalte arkivstykke som dei synte fram. Ekskursjon og sosialt samvere Eg har alt nemnt vitjinga til Beijing byarkiv. Ein annan arkivinstitusjon som vi besøkte, var Central Archives. Materialet her var for det meste frå kommunistpartiet og regjeringa. I tillegg fekk vi sjå boksamlinga til Mao Zedong. Eg vil til sist ta med ein paragraf frå den kinesiske arkivlova, som kan hende bør takast med i den norske, eventuelt som ein del av forskriftene. Eg har denne paragrafen i Arne Skivenes si omsetjing, og den står og gjengitt i «Arkivråd» - organ for norsk arkivråd nr. 5 /96: «Arkivarer må vcere hengivne overfor sitt oppdrag, disiplinerte og kunnskapsrike i sin profesjon. Enheter og enkeltpersoner som har utmerket seg gjennom innsamling, ordning og bevaring av arkiv og i å gjøre dem tilgjengelige for brukere skal belønnes av folkets styrende organer på relevant nivå.» (Folkerepublikken Kinas arkivlov, 9) Vi er på langt noer flinke nok til på formidlingssida i dei norske arkivinstitusjonane (kan hende med unntak av Fylkesarkivet rett nord for oss). Her er mykje upløygd mark. Skal vi tene innbyggjerane, må arkivet bli synleg. Det er det berre vi som kan gjere. Vi kan ved hjelp av utstillingar, katalogar eller andre metodar, informere enkeltpersonar og forskerar - antan dei no er amatørar eller tilknytt ein forskningsinstitusjon - for å få historia ut til dei som er ein del av ho. Karin Gjelsten

16 16 Arkheion 51«vor går arkivaren? Dette spørsmålet hadde Riksarkivar john Herstad fått en klokketime til å besvare på årets generalforsamling i Norsk Arkivråd som ble avholdt på Rica Park Hotel i Sandefjord. Nå er det såvisst ingen forunt å vite hva fremtiden bringer, så Herstad åpnet sitt kåseri med si at det nok hadde vært lettere å kåsere om arkivarenes ganglag enn hvilken retning arkivaren tar. Herstad mente det kunne blitt et riktig morsomt kåseri, spesielt hvis kåserer i tillegg hadde innehatt et skuespillertalent. Spørsmålet er naturlig nok stilt med tanke på tidens raske teknologiske utvikling. Herstad understreket da også at det ikke er arkivarene som endres. «De går ingen steder» som han sa. Det er omgivelsene som endres. Arkivarene er hvor de er, men som følge av den teknologiske utvikling endres oppgavene. Det er imidlertid vår plikt å vcere kritisk til enhver lettvint edb-løsning, vi må være med på og forme fremtiden, arkivarene må derfor aktivisere seg. Han lovte hjelp og støtte fra arkivverket, men understreket at det er arkivarene sely som må utføre jobben. Arkivarene har en god ballast gjennom lang erfaring fra sitt arbeid, men det blir viktig å tilegne seg nye kunnskaper. Arkivarenes holdning til egenutvikling og faglig utvikling vil være avgjørende for «hvor arkivaren går». Herstad mente at det bare fantes to valg: Enten måtte man ta inn årene og gi seg, eller ta ansvar for å oppdatere seg. Hvis en ikke finner passende utdanningstilbud i Norge, er det også mulig å søke seg inn i Danmark eller Sverige som har gode tilbud på arkivutdanningssiden. Denne utdanningen vil nå også bli godkjent i Norge. Men hva skal vi skolere oss på? Hvilke endringer kommer? Herstad skisserte følgende bilde som han mente var nært forestående: elektronisk arkivering av saksdokumenter elektronisk utveksling av saksdokumenter fullelektronisk saksbehandling (integrerte saksbehandlingssystem, jfr. SGK) elektronisk publisering av journaler og saksdokumenter på web videre utbygging av offentlige registre og databaser mer integrert utnyttelse av informasjon Hva gjør så dette i forhold til vårt daglige arbeid? Herstad skisserte to scenarier: 1. Utbygging av sentrale arkivfunksjoner (e-post mottak, DS(digitale signaler)-rnottak) 2. Mer automatiserte systemer hvor saksbehandlere i større grad utfører arkivfunksjonene selv I sistnevnte alternativ vil arkivaren være en tilbaketrukket kontrollør og ellers drive veiledning og opplæring. I førstnevnte alternativ vil arkivfunksjonen bl.a. fungere som e-post mottak og DS- mottak. I begge tilfeller blir arkivarenes funksjon viktigere og arkivfunksjonen vil bli styrket! I alternativ 2) blir saksbehandlers behov satt i sentrum og gir a) en helhetlig oversikt med alle elektroniske hjelpemidler og programmer som trengs b) systemer som f.eks. NOARK må demokratiseres, gjøres tilgjengelig for andre systemer c) at saksbehandler bør utføre visse arkivfunksjoner Saksbehandler vet best hvordan dokumenter konstituerer saker. Herstad mente det var viktig å tilpasse seg saksbehandlers behov, og mente videre at saksbehandler journalfører i «thånd». Dette vil gi en kvalitetsøkning i jouralføringen, men deretter skal arkivar kontrollere. Herstad siterte i dette tilfelle Bjørn Bering (Oslo byarkiv) som sier: «Saksbehandlerne må ikke bli sine egne arkivarer». Første alternativ, institusjonsvinklingen: a) opprettholder tradisjonell offentlig adm. som er basert på fullmakter, myndighetsutførelse, må stå ansvarlig (dette pulveriseres i alternativ 2) b) beslutninger, autorisert på vegne av en institusjon (ansvarlig leder) og kan ikke pulveriseres på enkeltmennesker i en institusjon. Dette viser altså at i begge scenarier vil arkivaren og arkivarens rolle bli meget viktig. Noen skeptiske brukere vil kanskje hevde at spesialarkiv-ordninger er til for tjenestens egen skyld. Nei - sier Herstad- dette er arbeid som er til for samfunnets skyld. Men hva slags fight vil vi ta? Vår holdning vil være viktig. Hvor svinger pendelen i forhold til de to scenariene som er skissert: Økt sentralisering eller desentralisering? Det er p.t. et økende press på forvaltningens dokumentasjonsplikt, som tilsier en sentralisert løsning Men det foreligger en spenning mellom saksbehandlernes behov og sentral arkivfunksjon. Herstad understreket at det var viktig med samarbeid og god kommunikasjon - kanskje det er mulig å komme fram til en slags kombiløsning. Herstad så for seg at for arkivaren vil utviklingen gå i retning av mer kvalifisert arbeid, f.eks. rådgivning for ledelsen. I større organisasjoner vil deler av arkivfunksjonen bli spesialisert og bli av en mer rådgivende, opplærende art. E-post- mottak og elektronisk dokumenthåndtering blir nye oppgaver for arkivet (som beskrevet av Anne-Mette Dørum i Arkivråd nr 4/96). Arkivet vil få en ny rolle med å: autensitere inn- og utgående post - verifisere elektronisk lagring Oppgaver som vil bortfalle: - papirhåndtering - ekspedering/ ombæring - rutiner for fysisk framfinning bortsetting, adm. av nær- og fjernarkiv Arkivet vil få en periode med ekstra oppgaver. Det tradisjonelle oppgavene må i en periode opprettholdes som for, man må kjøre dobbel-rutiner i en overgangsperiode (denne perioden kan bli lang). Oppgaver som ikke vil endre seg: - kvalifisert arkivfaglig skjønn - klassering - knytte dokument til sak - strukturering og tilrettelegging av systemer til institusjonenes behov.

17 Arkheion 17 FRA 11» YGSELMANN TIL SJØLVEIGAR eit glimt frå jordstyrearkivet Den 1. mai 1929 heldt jordstyret møte i Ole 0. Haugsvcer sitt hus på husmannsplassen Skaret under garden Haugsvcer i Masfjorden kommune. Saka som skulle behandlast var søknad frå Ole om tvungen avståing av husmannsplassen, slik at Ole - som faktisk var 70 år gamal - kunne bli sjølveigar på sine gamle dagar. Gardeeigaren var umyndig og var representert med verje. Etter melding frå jordstyret vart det semje om eit forlik, der det vart slått fast at Ole fekk kjøpe plassen og eit stykke utmark. Ole 0 Haugsvcer hadde budd på Skaret i heile sitt liv, slik foreldra hans før han. Han hadde festekontrakt frå 1890, og vi kan gå ut frå at det var då han overtok etter faren. I følgje jordstyret hadde Ole «ryddet og dyrket det vcesentligste og forer nu 4 å 5 storfe samt sauer. Husene eier han selv». Ved skulddelingsforretning den 19. mai 1930 vart Ole eigar av det nye småbruket Skaret for ein pris av kr Denne saka var ei av mange som vart utløyst av jordlova av Lova gav husmenn og bygselmenn gode kort på handa om dei ønska å bli eigarar av den jorda dei dyrka. Lova fastsette nemleg at ein kommune var forplikta til å skaffe til veges jord til jordlause, anten gjennom frivillig sal eller om nødvendig tvungen avståing. Kommunen skulle også hjelpe dei jordsøkjande med ordning av den økonomiske delen av jordkjøpet. Og det var mange som nytta seg av dette høvet. I Masfjorden kommune med eit folketal på 2050 behandla jordstyret 26 søknader om aystaing av jord berre i Jordstyret si oppgåve i desse sakene var i første omgang å kalle inn partane til friviljug mekling. Om dette ikkje gjekk skulle dei lage ei tilråding til kommunestyret, for eller mot tvungen avståing. Eit av spørsmåla som jordstyret måtte ta stilling til var om plassen var stor nok til at den kunne gi ein forsvarleg leveveg, og likeeins om hovudbruket ville vere stort nok etter utskiljinga. To - tre mil vest for Masfjorden ligg kystkomrnunen Austrheim. I møteboka til jordstyret i Austrheim kan vi lese om Kristian Monsen Og hva så med arkivarens status? Den vil øke i følge Herstad. Arkivaren er fortsatt den som har oversikten. Ledere og saksbehandlere kommer og går, arkivet og arkivaren viser hvordan tingene henger sammen. «Arkivaren kan sees som garantist for proveniens» sa Herstad i det han avsluttet med at: All foranog Mons Wilhelmsen, som i samtidig med Ole - søkte om tvungen avståing av kvar sin bygselplass i Snekkevik under garden Litlelindås. I denne saka delte jordstyret seg: Fleirtalet på fire gjekk inn for tvungen avståing, mindretalet på ein gjekk i mot. Fleirtalet argumenterte slik: «Flovedbruket blev, for 6-7 år siden av den davcerende eier Ludvig Magnussen Litlelindås, delt og overdraget på dennes sønner, Kristoffer og Monrad, således at Kristoffer overtok brukets samlede indmark tillikemed den halve utmark, og Monrad overtok den halve utmark samt de to under bruket liggende bygselspladse i Snekkevik. Den nuvcerende eier - Monrad Ludvigsen - der er ugift, har siden overtakelsen været utenriks og har hverken bygget eller boet på sin eiendom. Den forrige eier, Ludvig Magnussen, har i midlertid dyrket endel på den nuvcerende eiers eiendom, og efter at denne nu er hjemkommet, sies det at han vil opscette hus på det under dyrkning værende stykke i sin eiendom. Flertallet synes dog at hensyn må takes til at bygselmand Kristian Monsen Snekkevik har sittet på stykket i 37 år og har ryddet og bebygget dette. I hele denne tid har dette plads været bygslerens hjem og er det fremdeles, og det synes fuldt retfærdig og lovmedholdig at angjældende bygsler kan bli eier av sit eget strev og slit han og hans hustru har nedlagt i disse år på pladsen. Flertallet tilråder således at Kristian Snekkevik får anledning til at erhverve sit bygslede plads til sin eiendom efter en skjønsmessig godtgjørelse til eieren.» Denne argumentasjonen vart også gjort gjeldande for Mons Wilhelmsen sin søknad. Mindretalet argumenterte mot deling med grunngjevinga at alle tre bruka - dei to plassane og det som ville bli att til Monrad Lugvigsen - ville bli for små til å bli rekna som sjølvstendige bruk. Saka kom opp att eit år seinare, fordi Landbruksdepartementet hadde bede om fleire opplysningar. I mellomtida var Mons Wilhelmsen død, slik at berre Kristian Monsen sin søknad stod att. I referatet frå den nye saksbehandlinga får vi vite at dei to bygselsplassane til saman berre var på 10 mål, og at husa til Kristian våningshus, fjøs, låve og naust - var verdsett til kr Jordstyret si tilråding vart den samme som ved forrige behandling. Formannskapet slutta seg igjen til fleirtalet sitt syn. Men Kristian Monsen fekk tydelegvis ikkje departementet sitt medhald. Det er ikkje registrert nokon skuldelingsforretning for bygselplassen i Snekkevika. Denne saka frå Austrheim kan vere scerleg interessant fordi fleirtalet i jordstyret tydelegvis meiner at eit areal på rundt 5 mål vil vere stort nok til eit småbruk. I Masfjorden ville eit slikt vedtak vere lite sannsynleg, fordi jordstyret der stilte krav til større areal for å gå inn for tvungen avståing. Men medan Masfjorden var ein utprega jordbrukskommune, var også fiske ei viktig ncering i Austrheim og kombinasjonen fiske/jordbruk var gjengs. Småbruka i Snekkevika skulle ikkje nødvendigvis brødfø familiane til Mons og Kristian, men produsere poteter til fisken og kanskje ein mjølkeskvett til kaffien. I jordstyrearkiva kan vi finne informasjon om dei som søkte om tvungen avståing av jord. I Ole si sak finn vi relativt få opplysningar, fordi saka vart avgjort ved forlik. I dei sakene der partane ikkje vart samde, finn vi vanlegvis meir. I slike saker var det om å gjere for partane å få fram alt som kunne vippe saka i deira favør. Og protokollføraren var som oftast nøye og tok med det meste. Mange av sakene dreier seg dessutan om avståing av udyrka utmark, dvs jord til bureisingabruk. Avståingssakene inneheld kjelder som ofte fører oss tett innpå menneska det handlar om. Med hjelp av møtereferata og korrespondansen kan vi få eit blikk bak den formelle fasaden i sakene og få inntrykk av kva tankar og kjensler folk gjekk med. I dag er truleg mange av dei småbruka som vart tvangsavstått på 30-talet nedlagt. Kanskje er til og med nokre bureisingsbruk borte. Men perioden frå tjue- og fram til femtitalet representerer ein epoke i norsk jordbruk som fortener å bli granska på lokalt nivå. Gudmund Valderhaug dring er til det bedre - og det kan vi gjøre noe med! Det vil si det aller siste han sa var: Jeg har ikke nevnt arkivloven i hele dette kåseriet, det er et ord jeg ikke tar i min munn Berit Stie, IKAVA

18 1 8 Arkheion Nye kassasjonsregler for kommunenes skattedokumentasjon Det er lenge siden 1965 da de forrige reglene for kassasjon i skattedokumentasjon ble laget. EDB-alderen var dengang i sin spede begynnelse og store endringer har funnet sted elektronisk. Alle forskjellige utlistinger angående skatt som det nå er mulig å ta ut, var det vanskelig å finne dekning for i forskriftene fra Dessuten er mye av dokumentasjonen dobbeltarkivert, både på papir og elektronisk. Dette var av de ting vi oppdaget under arbeidet med å hjelpe kommunene til å finne frem til hva som er gjeldende kassasjonsregler for skatteregnskapet. Høsten 1994 foretok IKA en ryddesjau i fjernarkivet i Randaberg kommune. Der så vi at dokumentasjon på skatt tok opp veldig mye av plassen i kommunens fjernarkiv. Samme høst fikk vi et arbeid på økonomietaten i Sandnes med kartlegging av deres arkivserier med tanke på kassasjon/ fjernarkivsituasjonen. Fra Hå kommunekasse kom der så en forespørsel om kassasjon når det gjelder dokumentasjon på skatt. IKA som akkurat da hadde startet med registrering av alle arkivseriene som finnes på økonomietatene i våre kommuner, begynte så å se på gjeldende lovverk og forskrifter på området. De forskrifter vi fant frem til var: Regler for kassasjon av regnskapsbøker na.v. for det scerskilte skatteregnskapet, datert 3/ Sirkulcure av 28/ Forskrifter om føring av skatteregnskapet, datert 2/ Scerregler for føring av skatteregnskapet over EDB, datert 26/ Dessuten har kommunene egne retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon utgitt av riksarkivet, gjeldende fra 4/ «For skatteregnskapet følges kassasjonsbestemmelsene gitt av direktøren for skattevesenet 3. mai 1965». 11 SKATT, AVGIFT OG BETALING FOR OFFENTLIGE TJENESTER 111 Skatter Eldre lover, regler og bestemmelser kan kasseres når de erstattes av nye 112 Skattesaker (tvister) kass. e. 116 Innfordring av skatter og avgifter kass. e. 117 Nedsettelse og ettergivelse av skatter og avgifter kass. e. 118 Meldinger, oppgaver og kontroll kass. e. Under arbeidet med å registrere arkivseriene angående skatt fant vi bl.a.: 24 forskjellige bilag/arkivserier til skatte regnskapet 13 forskjellige lister/ arkivserier angående skatteavregningen 2 arkivserier under skatteutvalget et stort antall permer med rundskriv og kopi av rundskriv fra skattedirektoratet Registreringen av alle arkivseriene var ikke problemfritt da samme arkivserie kunne ha forskjellig benevning av forskjellige saksbehandlere og/ eller kommuner. Vi tok da kontakt med Skattedirektoratet og Riksarkivet pr. telefon for å få hjelp til å finne frem til hvilke regler som er de gjeldende og om forskriften av 1965 snart ville bli skiftet ut. Det viste seg da at ligningskontorene skulle få nye kassasjonsregler og at Skattedirektoratet antok at Riksarkivet ved godkjenning av K-kodene hadde sørget for nye regler for skatteregnskapet. Da det var blitt avklart at der ikke var planer om å utarbeide nye kassasjonsregler for skatteregnskapet oppstod et problem. Vi ønsket nye regler fortest mulig da vi så hvor stort behovet var i kommunene, Skattedirektoratet hadde ikke øyeblikkelige planer om å sette igang et slikt arbeid. Den skrev vi brev til Skattedirekto-ratet der vi bad om hjelp til at det kunne utarbeides ny forskrift angående skatteregnskapet. Vi foreslo at IKA kunne komme med et utkast til kassasjonsregler med utgangspunkt i det arbeidet vi hadde gjort med arkivseriekartleggingen. Vi hadde flere møter med kommunene der vi fikk satt de forskjellige arkivseriene inn under riktig heading. Deretter satte vi på de allerede eksisterende kassasjonsbestemmelsene som de var, der dokumenttypen/ arkivserien var nevnt. Der nye benevnelser erstattet benevnelser fra 1965 satte vi inn de nye. Der nye dokurnenttyper var kommet til satte vi kassasjonsår lik lignende dokumenttyper. Dette var en møysommelig prosess, med mange møter rundt i kommunene. Da vi satt igjen med et utkast vi alle var enige i, hadde vi møte med Skattedirektoratet i Stavanger. Der korn vi frem til et utkast til kassasjonsregler for skatteregnskapet. Disse ble gjennomgått av Skattedirektoratet som foretok enkelte endringer ble den endelige versjonen oversendt Skattedirektoratet, og deres godkjenningen forelå den Dokumentet ble deretter sendt Riksarkivaren for godkjenning og denne forelå Olaug Helen Berg Haugland

19 Arkheion 19 BILAG TIL SKATTEREGNSKAPET Innhold Ordn.måte Kassasjon bilag, ikke mikrofilmet kron. halvårsoppgjør m. status, revisjonsrapporter kron. nei innlesningslister, daglige og ukentlige kron. kasse kontant betaling for skatt kron. kontoutskrift, postgiro kron. månedsoppgjør, lister kron posteringslister kron. påleggstrekk, betalte, utstedte, oppgjørslister restanselister for egne arb.g. alfa./org.nr. arb.g.avg./ skattetrekk num. restanselister, etterskuddspliktige restanselister, forskuddspliktige skatteinnfordring, påleggstrekk etc. skattemantall, ny oppdatert liste hvert år skattetrekk overført til/fra andre kommuner RF 1057 tilgang/avgangslister tekstkort on line transaksjonsliste, restskatt/reskontro, SKATTEUTVALGET Innhold møtebok skatteytermapper søknad om ettergivelse av skatt uerholdelige krav/ alle skattearter Innhold for ARBEIDSGIVERKONTROLL arb.g.kontroll m. rapporter og følgebrev arbeidsgiveravgift-fastsettelse bedriftsregister, inkl. ettersynsrapporter beregningsgrunnlag, arb.g.avg. krav om verdsettelse av bolig i arbeidsforhold lister over reg. LTO for arb.g. i kommunen LTOorg.nr.3 år LTO-følgeskriv, årsoppgaver meldinger fra arb.g.reg./ skjema fra trygdekontoret skatteattesterløpenr.etter behov skattetrekksmidler, bekreftelse fra arb.g. av bankkonti terminoppgaver/ vedtak om unntak fra folketrygden, utlendinger FLT-oppg. 1.nr./kron. 1.nr./ kron. alfa./org.nr. alfa. løpenr. kron. løpenr. Ordn.måte kron. 1.nr./org.nr. alfa. kron. Ordn.måte kron. alfa. num. org.nr. alfa./ o.nr. org.nr. org.nr. alfa/org.nr. alfa./org.nr. etter behov 3 år 5 år etter behov etter behov Kassasjon nei etter behov Kassasjon etter behov 3 år etter behov INNFORDRING Innhold bistandsbegjcering, utlendinger firmaskatt, resterende skatt, forhåndskatt forsinkelsesrente-ettergivelse, søknader forsinkelsesrenter, arb.g.avg., skattetrekk forsinkelsesrenter, restskatt/ rest forsk.skatt/resterende skatt forskuddsskatt, transaksjon-, saldo-,rest.-liste motregning i prod.tillegg i landbruket motregning, leverandører motregning, omsetningsoppg. m. avg. tilgode påleggstrekk, utstedelse, oppgjørslister skatteinnfordring, påleggstrekk etc. transaksjonsliste, arb.g.avg. og skattetrekk transaksjonsliste, etterskuddspliktige transaksjonsliste, forskuddspliktige transaksjonsliste, restskatt/reskontro tvangssalg utleggsbegjcering utleggsforretning, tinglysing SKATTEAVREGNINGEN Innhold Ordn.måte 1.nr./num. org.nr. møtedato num. avregninger forskuddspliktige - FSA - avregning - FSA - endring av ligning - hoved - avregning - hoved - endring av ligning kron. avstemminger, ettersk.pliktige - hoved - avstemming - hoved - endring av ligning num. skattelister, etterskuddspliktige - endring av ligning kron. skattelister, forskuddspliktige - endring av ligning kron. Kassasjon 5 år e innb. num./ sk.år løpenr. kron./num. kron./ alfa. org.nr. BILAG TIL SKATTEAVREGNINGEN alfa. 3 år Innhold kron./ alfa. alfa./org.nr. alfa./org.nr. kron. løpenr. løpenr. løpenr. alfa. kron./1.nr. kron./1.nr. Ordn.måte Ordn.måte engangskrediteringslister, betalt skatt/arb.g. 1.nr./org.nr. motregning fra andre komm. løpenr. motregning til andre komm. lopenr. postgiro, tilgodebeløpsliste løpenr. utestående/å betale-liste løpenr. 5 år e innb. 5 år e innb. Kassasjon Kassasjon

20 20 Arkheion Kommunale arkiv kjelder til lokalhistoria - men berre for arkivarar? «Kommunale arkiv - kjelder til lokalhistoria» var temaet på LLP's fagseminar i Bergen april Det var eit fyldig program Interkommunalt arkiv i Hordaland kunne presentere for ei lydhør forsamling på ca. 50 møtedeltakarar. Målet med seminaret var å vise at i dei kommunale arkiva vil ein kunne finne rike og detaljerte kjelder til nær sagt alle sider ved lokalsamfunnet si historie. Den fyrste dagen fekk me presentert kjeldeseriar som kan gje kunnskap om grupper som ofte fell ut i historiske framstillingar; fattigfolk, barn og kvinner. Arkivar Leif Thingsrud ved Oslo Byarkiv har gått gjennom fattigkommisjonens forhandligsprotokoll med underutval. I desse arkiva finn ein både klientsaker og utrekning av fattigskatten i dei eldste protokollane. Kommunane si krangling om kva for kommune som skulle syte for opphald til fattiglemer er protokollført, og sjølvsagt vil slike prosedyrar etterlate seg viktig historisk kunnskap. Det same gjeld legdsprotokollane, manntalsprotokollane og fattigforstandarane sine inspeksjonsprotokollar. Med andre ord viste Thingsrud oss kjelder som kan vere til nytte både for slektsgranskarar som ønsker personopplysningar og historikarar som vil ha sosialhistorisk kunnskap. Førstearnanuensis Astrid Andersen frå Historisk institutt i Bergen gjorde greie for korleis ho som historikar har nytta kommunale kjelder frå vergerådet, skulen og fattigvesenet på leiting etter kunnskap om barnekulturen, tilhøva barn har levd under og kva slags haldning samfunnet har til barn på ulike tidspunkt. Slike kommunale kjelder er kan hende det noeraste me kjem påliteleg materiale om slike tema når dei brukast på rett måte. Ved å studere kjeldene som finst etter «Den kombinerende Indretning» i Stavanger klarte konsulent Egil Henriksen frå Stavanger Bibliotek å synleggjere ein byinstitusjon som var i drift frå 1847 til I Stavanger løyste byens borgarskap dei sosiale problema i desse åra med å kombinere arbeidsanstalt, sjukehus og dårekiste. Dette arkivet er då sjølvsagt ei uvurderleg kjelde til forståing av mange sider ved byens historie. Tittelen på foredraget til Statsarkivaren i Tromsø, Liv Mykland og arkivar Tove Johansen ga ikkje dei store forventningane: «Regnskapsmateriale som historisk kilde». Men etter eit høgstemt multimedieshow på ein times tid over emnet, var det liksom ein fekk sympati og respekt for alle landets flittige kommunale regnskapsførarar. Eit innfløkt regelverk for føring av bøker måtte dei sette seg inn i og følge til punkt og prikke. Og dersom ikkje me, som vil søke kunnskap om kva tala tyder, vil sette oss inn i god regnskapsskikk for tida det gjeld før me gjer oss i kast med desse kjeldeseriane, ja då ligg me tynt an var moralen. Og når ein statsarkivar har sett tonar til slik ein bodskap, er det berre å følge instruksen. Den andre seminardagen var det arkivmateriale frå «teknisk etat» i kommunane som blei saumfara. Arkivar Mona Nielsen og Birgitta Ramnefalk frå Bergen Byarkiv og Synøve Bringslid frå Statsarkivet i Bergen viste frå ulike ståstader at reguleringsplanar, bygningsdokumentasjon og brannvesenet sitt arkiv kan gje oss viktig kunnskap om korleis ein by fungerte. I slike arkiv vil ein åg finne uventa mykje illustrasjonsstoff. Førstearkivar Christopher John Harris frå Statsarkivet i Bergen hadde henta fram kart frå desse tekniske arkiva og militærarkiv. Gjennom lysbildeserie av kart kunne vi følge Harris som vegvisar i Bergen by si utvikling. Særleg interessant var det å følge kommentarane hans om kva for feilslutningar ein lett kunne trekke dersom ein ikkje hadde klart for seg kva karta var laga for. Det meste av informasjonen på seminaret galdt kjeldetilfang illustrert frå bykommunar, men arkivsjef Gudmund Valderhaug tok oss med til ein typisk landkommune i Hordaland. Valderhaug hadde ôg gripe fatt i kjeldeseriar som fortel om grupper det vanlegvis ikkje er så lett å få historisk kunnskap om; nemleg småbrukaren. Jordlova av 1928 ga heimel for tvungen avståing av jord for gamle husmannsplassar og bureising. Jordstyret skulle vere fyrste leddet med frivillig mekling dersom det oppsto tvist. Jordstyret sine protokollar vil derfor vere ei rik kjelde. Småbrukarog bustadbanken vil komplettere dei historiske kjeldene for denne epoken med typeteikningar og lånesøknader. Samla sett fylte foredraga hensikten, dei viste oss at kommunearkiva inneheld eit rikt og variert kjeldemateriale. På mange måtar avspeglar desse arkiva den plassen kommunen har i lokalsamfunnet. I sum kan ein seie, som byarkivar Arne Skivenes sa det, at kommunearkiva er lokalsamfunnet sitt Riksarkiv. Men kven fekk så nytte av desse foredraga? Av 50 motedeltakarar trur eg det berre var professor Dagfinn Slettan frå Trondheim som var historikar. Me andre har vårt daglege arbeid på museum eller arkiv, og for oss var foredraga ikkje ny kunnskap, men interessante kollegafunn. Det var difor ikkje uventa at ordskiftet til slutt kom til å dreie seg om kvifor dei kommunale arkiva er så lite brukte. Ein av grunnane til dette er at arkiva har vore uordna og utilgjengelege. At innsamling av eldre kommunalt arkivmateriale har vore tilfeldig, slik at mykje t.d. ligg i gamleordførarens heim, styrker ikkje saka. Men etter at dei fleste fylka nå har interkommunale arkiv, og dei store byane har fått byarkiv med tilsette fagfolk, har desse ordna, katalogisert og gjort tilgjengeleg mange tusen hyllemeter arkivmateriale. Er det då slik at arkivarane sjølve må gripe meir til pennen for å vise at i dei kommunale arkiva finst viktig kjeldemateriale til forståing av enkeltpersonars livsskjebne - eller strukturane i lokalsamfunnet? Anne Tone Aanby, Aust-Agder arkivet