Saksliste styremøte 22. oktober 2014

Transkript

1 Saksliste styremøte 22. oktober 2014 Saksbehandler: Øyvind Juell Vår dato: 16. oktober 2014 Arkivnummer: 012 Bodø Daglig leder i Helseforetakenes Nasjonale Luftambulansetjeneste ANS (Luftambulansetjenesten ANS) kaller inn til styremøte onsdag 22. oktober 2014 kl på Radisson Blu Airport Hotel Gardermoen. Avinor er invitert til kl Saksliste Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 25. september 2014 Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 6. oktober 2014 Sak Økonomisk status Sak Strategi Sak Kvalitetsrevisjoner 2014 Sak Orienteringssaker (innspill fra alle) a. Status leiekontrakter helikopterbaser b. Anskaffelse ambulansehelikoptertjenester c. Lufttransport AS d. Norsk Luftambulanse AS Sak Eventuelt Med vennlig hilsen Øyvind Juell Daglig leder

2 Luftambulansetjenesten ANS Postboks Bodø Tlf PROTOKOLL Vår dato: 29. september 2014 Arkivnr.: 012 STYREMØTE 25. SEPTEMBER 2014 Styret for Luftambulansetjenesten ANS avholdt styremøte 25. september 2014 på Lørenskog Til stede Tor Arne Haug (nestleder) Ingvill Skogseth Randi Nordtorp Mølmen Arild Østergaard Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Mariann Hunstad (rådgiver) Pål Madsen (rådgiver) Ikke tilstede Daniel Haga (styreleder) Før selve styremøtet fikk styret en gjennomgang av oppfølgingen etter helikopterhavariet på Sollihøgda. Styret fant dette svært nyttig. STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV INNKALLING Innkalling til styremøte 25. september er godkjent. STYRESAK GODKJENNING AV SAKSLISTE Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Godkjenning av protokoll fra styremøte 20. juni 2014 Sak Godkjenning av protokoll fra styrebehandling pr. epost 23. juni 1. juli 2014 Sak Godkjenning av protokoll fra styrebehandling pr. epost september 2014 Sak Økonomisk status Sak Budsjett 2015 Sak Lønnsoppgjør 2014 Sak Anskaffelse av kuvøser Sak Orienteringssaker a. Strategiarbeid status og diskusjoner b. Medisinsk teknisk utstyr til 337 skvadron c. Evenes status og fremdrift d. Terrortrussel juli

3 Sak Styrets vedtak e. Nasjonal prosedyre for nødetatenes samvirke ved livstruende vold (PLIVO) høring f. Kommunikasjonsstrategi g. Implementering av samarbeidsavtale med Sverige h. Faglige råd for prehospital håndtering, transport og sykehusinnleggelse av pasienter med ebola i. Status luftambulansebaser Ålesund Førde Bergen Tromsø j. Lufttransport AS k. Norsk Luftambulanse AS Eventuelt Sakslisten er godkjent. STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 20. JUNI 2014 Styret godkjenner protokoll fra styremøte 20. juni STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREBEHANDLING PR EPOST 23. JUNI 1. JULI 2014 Styret godkjenner protokoll fra styrebehandling pr. epost 23. juni - 1. juli STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREBEHANDLING PR EPOST SEPTEMBER 2014 Styret godkjenner protokoll fra styrebehandling pr. epost september STYRESAK Styrets vedtak ØKONOMISK STATUS 1. Styret tar økonomisk status pr. 31. august 2014 til etteretning. 2. LAT ANS har et positivt resultat etter august måned på 15,3 mill kroner. Styret ber om at det utarbeides en prognose for 2014 som legges frem i styremøte 6. oktober.

4 3. Styret ber daglig leder vurdere den økonomiske utfordringen i 2015 sett i lys av et bedre resultat enn forventet i Dette innarbeides i Budsjett STYRESAK BUDSJETT 2015 Styrets vedtak Styret tar foreløpig informasjon om mål og budsjett 2015 til orientering. Budsjettbehandlingen sluttføres på styremøte 6. oktober STYRESAK LØNNSOPPGJØR 2014 Styrets vedtak Styreleder gis fullmakt til å fastsette ramme for lønnsoppgjøret for 2014 for ansatte med individuelle lønns og arbeidsavtaler. Styreleder gis fullmakt til å forhandle lønnsjustering for daglig leder. STYRESAK ANSKAFFELSE AV KUVØSER Styrets vedtak 1. Styret ber daglig leder sørge for at tilstrekkelige tiltak settes i verk for å sikre transport av syke nyfødte. 2. Styret gir daglig leder fullmakt til å iverksette offentlig anskaffelse av nye transportkuvøser i 2014/2015 med mål om å inngå en rammeavtale på leveranse av transportkuvøseoppsett til luftambulansetjenesten. STYRESAK ORIENTERINGSSAKER Styret ble orientert om følgende saker: a. Strategiarbeid. Tre av fire møter med RHFene er avholdt. Helse Sør Øst avvikles først 8. oktober Opprinnelig tidsplan må derfor justeres. Møtene har vært gode, og flere gode innspill er notert. Eksempler på dette er omorganisering av selskapet til et HF, navneendring med ny profil, insourcing av tjenesten. b. Medisinsk teknisk utstyr til 337 skvadron. NH 90 helikoptrene som skal operere ut fra kystvaktfartøy og fregatter har pr. i dag ikke noe medisinsk konsept. Dette skal på plass, og det er søkt samarbeid med LAT ANS vedrørende medisinsk teknisk utstyr. Redningsmennene på 330 skvadron skal jobbrotere mot 337 skvadronens helikoptre, og ønsker derfor samme utstyrsoppsett til NH 90 helikoptrene som det Sea King har i dag. Vi fortsetter dialogen for å få klarhet i hva det reelle behovet er. c. Evenes. Møte på basen i forrige uke med deltagere fra UNN, NLA AS og LAT ANS, bidro til å identifisere arbeidsoppgaver samt å fordele ansvar. d. Terrortrussel i juli. LAT ANS gjennomgikk egen beredskapsplan og laget oversikt over hvem som er tilstede når, hvor personellet er, og hvem som har lederansvaret til enhver tid. Vi ble tatt med i

5 rapporteringen via Helse Nord RHF, og stilte i statusmøter der. LAT ANS ser det som gunstig om Helse Nord RHF blir fast rapporteringspunkt i lignende saker. e. Nasjonal prosedyre for nødetatenes samvirke ved livstruende vold (PLIVO) høring. Innføring av prosedyren kan øke presset på luftambulansetjenesten i forhold til vårt bidrag til politiet i gitte situasjoner. f. Kommunikasjonsstrategi. Eget prosjekt med støtte fra midlertidig ansatt kommunikasjonsrådgiver. Referansegruppe med bl. a. kommunikasjonsrådgivere fra Helse Nord RHF som fagperson. Strategien blir egen sak for styret. g. Implementering av samarbeidsavtalen med Sverige. Avtalen er aktivert. En egen samarbeidsgruppe jobber videre med å få rutinene på plass, og håndteringen av avtalen mest mulig smidig. h. Faglige råd for prehospital håndtering, transport og sykehusinnleggelse av pasienter med ebola. De faglige rådene er utarbeidet og distribuert av CBRNE senteret. LAT ANS har bidratt i utarbeidelsen. Det jobbes med å få godkjenning for bruk av smittevernkuvøse i ambulansefly og helikopter. i. Status luftambulansebaser. Ålesund: Store bygningsmessige mangler er identifisert på basen. Sykehuset har ikke midler til utbedringer. Saken følges opp fra LAT ANS. Førde: Nye basefasiliteter er tatt i bruk. Offisiell åpning 26. september. Leiekontrakt er under behandling. Bergen: Ny midlertidig brakkerigg er på plass. Store utfordringer med å komme til enighet med Helse Bergen. De er uenig i finansieringsprinsippene. Tromsø: Basen er bygget ut uten å informere LAT ANS. Vi er varslet om at UNN ønsker å reforhandle leieavtalen. j. Lufttransport AS. Revisjoner er i gang. Avvik er identifisert. Egen sak på kommende styremøte. Merkbar bedring i tilgjengelighet på helikopter (opp fra ca 95 % i 2013 til til ca. 97 % i 2014) etter justering av arbeidstidsregelverket i selskapet. Selskapet avlyser simulatortrening i Doha/Quatar i to uker i høst grunnet den generelle terrortrusselen. Kommende simulatortrening vil foregå i Italia. Selskapet har fått tilgang på digitale kart fra Forsvaret på linje med Norsk Luftambulanse AS. k. Norsk Luftambulanse AS. Revisjoner er i gang. Avvik er identifisert. Egen sak på kommende styremøte. Selskapet har utfordringer med nøyaktigheten i rapporteringen til oss. Dette gir seg spesielt utslag i feil tilgjengelighetstall. Utfordringer på Lørenskog med utmelding grunnet arbeidsog hviletidsbestemmelsene spesielt i sommermånedene. LAT ANS sendte brev i november 2013 og ba om forslag til tiltak. Til tross for gjentatte purringer har vi ikke mottatt svar. Styrets vedtak Styret tar sakene til orientering.

6 STYRESAK Intet. EVENTUELT Daniel Haga Tor Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Kommende styremøter 6. oktober 2014 kl 1600 på telefon. 22. oktober 2014 i Bergen. Avinor inviteres til møtet.

7 Luftambulansetjenesten ANS Postboks Bodø Tlf PROTOKOLL Vår dato: 7. oktober 2014 Arkivnr.: 012 STYREMØTE 6. OKTOBER 2014 Styret for Luftambulansetjenesten ANS avholdt styremøte 6. oktober 2014 kl på telefon Til stede Tor Arne Haug (nestleder) Ingvill Skogseth Randi Nordtorp Mølmen Arild Østergaard Fra administrasjonen Øyvind Juell (daglig leder) Ikke tilstede Daniel Haga (styreleder) STYRESAK Styrets vedtak GODKJENNING AV INNKALLING Innkalling til styremøte 6. oktober 2014 er godkjent. STYRESAK Sak Godkjenning av innkalling Sak Godkjenning av saksliste Sak Økonomisk status med prognose Sak Budsjett 2015 Styrets vedtak Sakslisten er godkjent. GODKJENNING AV SAKSLISTE STYRESAK Styrets vedtak ØKONOMISK STATUS MED PROGNOSE Styret tar prognose for 2014 til orientering og ber daglig leder sørge for redusert krav om innbetaling av vederlag for desember.

8 STYRESAK BUDSJETT 2015 Styrets vedtak Styret vedtar budsjett for Konsekvenser av eventuelle endringer i finansieringsmodellen for 2015 tas inn når endringene er besluttet av eierne av Luftambulansetjenesten ANS. Daniel Haga Tor Arne Haug Randi Nordtorp Mølmen Ingvill Skogseth Arild Østergaard Kommende styremøter 22. oktober 2014 i Bergen. Avinor inviteres til møtet.

9 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Økonomisk status pr Saksbehandler: Mariann M. Hunstad Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Avstemming er utført pr utgangen av juni. Avsetning er bokført med 25,9 MNOK og gjelder timeuttak, drivstoff, operative og luftfartsavgifter for sep., samt bruk av 330 skv. tom. sep Regnskap pr Tekst Hittil i fjor Hittil i År Prognose 2014 Refusjoner og tilskudd Andre inntekter DRIFTSINNTEKTER Personalkostnader Avskrivninger Fast vederlag mm Operative driftsutgifter Risiko og sikkerhet Indirekte kostnader Drift, vedlikehold og service Andre driftsutgifter Administrative kostnader Reise, diett, bilgodtgjørelse Salgs og reklamekostnader Kontigenter, gebyr Forsikringer Tap/gevinst o.l SUM KOSTNADER DRIFTSRESULTAT Driftsresultat pr 30. september 2014 er 14,9 MNOK. I det følgende kommenteres kontogruppene med størst avvik i kroner.

10 2.1 Inntekter Kontogruppen inntekter følger budsjettet. 2.2 Kostnader Fast vederlag m.m. Kontogruppen inkluderer kontiene Fast vederlag, Timeuttak og Baseleie. Konto for timeuttak viser et lavere forbruk enn budsjettert. Konto for baseleie viser også et lavere forbruk enn budsjettert. Det skyldes at den nye avtalen for Bergen ikke er signert. Det gjør at vi fortsatt betaler leie etter gammel avtale Risiko og sikkerhet. Kontogruppen inkluderer kontiene Night Vision Goggles, Personlig verneutstyr, CRM trening, Øvelse, trening og beredskap. Avviket skyldes primært refusjonskrav til Norsk luftambulanse AS for trening av crew knyttet til SNLAs utviklingshelikopter, jf. Økonomisk status pr Indirekte kostnader. Kontogruppen inkluderer kontiene Drivstoff kompensasjon, Diverse operative utgifter og Luftfartsavgifter. Disse kostnadene følger flytimeproduksjonen. Lavere flytimeproduksjon og lavere drivstoffpris enn budsjettert gir lavere kostnad enn budsjettert. 2.3 Finans Bankrenter er bokført til og med september. Prognosen er justert i henhold til dette. 2.4 Konklusjon økonomi Tekst Hittil i fjor Hittil i År Prognose 2014 DRIFTSRESULTAT Finansinntekter Finanskostnader NETTO FINANS RESULTAT FØR SKATT Bokført resultat ved utgangen av september 2014 er 15,9 MNOK. Styret vedtok i styremøtet 6. oktober 2014 redusert krav om innbetaling av vederlag for desember for å styre mot et nullresultat.

11 Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar økonomisk status pr. 30. september 2014 til orientering. Øyvind Juell daglig leder

12 Styresak Strategi Saksbehandler: Øyvind Juell, Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Styret startet i januar 2014 en strategiprosess som omfatter både utvikling av selskapet, samt å berede grunnen for kommende anskaffelser av helikopter og flytjenester. En del av denne prosessen har vært møter med alle fire regionale helseforetak (RHF) med representanter også fra tilhørende helseforetak (HF). Hensikten med møtene har vært å: Informere om prosessen, herunder presentere status i arbeidet. Få innspill til prosessen og skape debatt. Bevisstgjøre RHFene på hva de må bidra med for at Luftambulansetjenesten ANS skal utvikle selskapet i riktig retning, samt hvilke behov Luftambulansetjenesten ANS har fra RHFene framover. Alle fire møtene er gjennomført med bred deltakelse og gode innspill til prosessen. På samtlige møter har styret i Luftambulansetjenesten ANS vært representert. Som en del av den videre prosess er Avinor invitert til styremøtet kl Det er også avtalt aktiviteter med Helse og omsorgsdepartementet, Justis og beredskapsdepartementet, Hovedredningssentralen, og fagdirektørene i RHFene. Vi skal møte medisinsk nettverk 10. november. I tillegg må de administrerende direktørene i RHFene også informeres på et passende tidspunkt. 2. Møter med RHFene Under følger en oppsummering av de viktigste momentene som fremkom møtene med RHFene (komplette møtereferater er vedlagt saken): a. Helse Nord RHF (10. september i Bodø) På møtet framkom mange forbedringsforslag knyttet til daglig drift. Det ble ytret ønske om at LAT ANS skal spille en større rolle innen samordning. Det ble foreslått at LAT ANS bør skifte navn og bli et helseforetak. Det var en positiv stemning for å utrede insourcing av tjenesten. Det framkom et behov for langdistansekapasitet i flytjenesten, spesielt for å sikre Svalbard samfunnet bedre beredskap.

13 Helse Nord RHF legger i samarbeid med sine HF premissene for pasientstrømmene og dermed behovene for luftambulansetransport i årene som kommer. b. Helse Midt Norge RHF (11. september 2014 på Stjørdal) På møtet framkom mange forbedringsforslag knyttet til daglig drift. Det er behov for bedre informasjon om tjenesten. Mange savner et overordnet nasjonalt prehospitalt organ. Det er positivt med en nasjonal LAT, men det ble ytret ønske om at LAT ANS skal spille en større rolle innen samordning. De medisinske miljøene samarbeider bedre enn tidligere og ønsker å bli involvert i prosessene. Det er fortsatt et potensiale for mer differensiert transport. To bårebilen på Møre har god effekt, men kan utnyttes bedre. Behov for gode analyser. Flyparken fungerer stort sett bra, men basestrukturen bør vurderes. Det er stor trafikk på Vestlandet. Det er positive erfaringer med stor kabin i helikoptrene, og i framtiden vil behovet for dette øke. Helse Midt Norge RHF legger i samarbeid med sine HF premissene for pasientstrømmene og dermed behovene for luftambulansetransport i årene som kommer. c. Helse Vest RHF (22. september 2014 i Stavanger) LAT ANS som en nettverksbygger oppfattes som en suksessfaktor, men oppgavene må avgrenses i forhold til medisinsk ansvar og FOU. Nærmere kontakt med AMK sentralene ønskes velkommen. I Helse Vest RHF blir det i prosessen videre spesielt viktig å utrede helikopterkapasitet og hvordan krevende kuvøse og andre spesialtransporter skal organiseres. Faglig sett er det grunnlag for en sentralisering av oppgavene. Det bør vurderes om et dedikert «sekundærhelikopter» med forsterket crew kan overta noen av dagens flypasienter. I Helse Fonna HF pågår det en utredning av behovet for en egen ambulansehelikopterbase. En mer overordnet koordinering av helikopterressursene bør vurderes. d. Helse Sør Øst RHF (8. oktober 2014 i Oslo) 1 Det framkom mange forbedringsforslag knyttet til daglig drift. Det er behov for bedre informasjon om tjenesten. Møtedeltakerne var positive til å utrede en «insourcing» av tjenesten. 1 Referat fra møte er ikke endelig godkjent.

14 Det fremkom behov for differensiert kapasitet i ambulanseflytjenesten. Det er generelt behov for gode analyser i forkant av anbudsrundene. Helse Sør Øst RHF planlegger en grundig utredning. Den skal inkludere både bil og luft, inkludert lege i bil. Helse Sør Øst RHF legger i samarbeid med sine helseforetak premissene for pasientstrømmene og dermed behovene for luftambulansetransport i årene som kommer. 3. Vurdering Tilbakemeldingene og diskusjonene på forankringsmøtene har i stor grad vist at de strategiske spørsmålene selskapet har formulert vekker engasjement, og mange av våre egne meninger får støtte. Dette gjelder både for selskapet og for tjenesten. Det er også uttrykt bekymring rundt det fremtidige kostnadsnivået i tjenesten. 4. Anbefaling Daglig leder inviterer styret til diskusjoner rundt resultatene fra forankringsmøtene. Innspill fra styret vil bli innarbeidet i det videre arbeidet. Daglig leder vil prioritere videre arbeidet med følgende gjøremål: Utarbeide mer konkrete problemstillinger til RHFene. Fortsette forankringsprosessen med Helse og omsorgsdepartementet, Justis og beredskapsdepartementet, Hovedredningssentralen, og fagdirektørene i RHFene. Informere de administrerende direktørene i RHFene om arbeidet. Tidspunkt for dette kan bestemmes noe senere. Intensivere arbeidet med å forberede anskaffelse av ambulansehelikoptertjenester. Anbudsutsette arbeidet med å utrede en eventuell overtagelse av tjenesten i egenregi. Utarbeide en mer detaljert handlingsplan for det videre arbeidet. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret ber daglig leder følge opp innspillene etter diskusjonene i styret. (Kan/bør listes som en del av styrevedtaket). Styret ber daglig leder prioritere det videre arbeidet som skissert. Øyvind Juell daglig leder

15 Besøksadresse: Torvgata 2, 8006 Bodø Postadresse: Luftambulansetjenesten ANS, Postboks 235, 8001 Bodø Tlf: Styresak Kvalitetsrevisjoner 2014 Saksbehandler: Per Magne Tveitane Vår dato: Møtedato: Bakgrunn/fakta Selskapet utarbeider et årlig program for alle revisjonsaktiviteter som skal gjennomføres for kommende år. Det er gjennomført tre interne og fire eksterne revisjoner på utvalgte lokalisasjoner av totalt åtte planlagte så langt i Følgende revisjoner gjenstår: Kvalitetsrevisjon helikopterbasen i Ålesund (Lufttransport AS) Kvalitetsrevisjon helikopterkontrakt (hovedkontor Lufttransport AS) Økonomisk revisjon Lufttransport AS Økonomisk revisjon Norsk Luftambulanse AS. Se vedlagt revisjonsplan (Vedlegg 1 Revisjonsplan 2014_v7.00). Alle funn blir presentert for daglig leder i form av revisjonsrapport fra den enkelte revisjon. Daglig leder har ansvaret for å kommunisere videre med den reviderte part i oppfølging og frem til lukking av funn. Revisjoner gjennomføres etter en fast prosedyre og etter prinsipper for revisjon av styringssystemer iht. NS EN ISO 19011:2011. Hjemmelen for eksterne revisjoner er regulert i avtalene partene hvor Luftambulansetjenesten ANS har rett til å foreta revisjoner av alle systemer, rutiner, regnskaper og aktiviteter forbundet med tjenesten. Dersom revisjoner avdekker avvik, skal disse rettes uten unødig opphold og innen de frister som fastsettes av Luftambulansetjenesten ANS. Interne revisjoner kommer som en resultat av våre forpliktelser i årlig Oppdragsdokument og kravene i NS EN ISO 9001:2008, NS EN ISO 14001: Revisjonsaktivitet Eksterne revisjoner Alle planlagte eksterne revisjoner er så langt i år gjennomført etter oppsatt revisjonsplan. Revisjon av ambulanseflybasen til Lufttransport AS i Kirkenes ble gjennomført 11. september Revisjonen avdekket åtte avvik og to forbedringspunkter. Flere av avvikene knytter seg til at tidligere angitte tiltak for å lukke avvik ikke er fulgt opp i ettertid, eller til at ansvaret for å vedlikeholde aktivitetene ikke er iverksatt. Det ble også avdekket flere funn knyttet til ansvaret som helseforetaket har for ivaretakelse av medisinsk teknisk utstyr. Disse funnene vil bli oversendt helseforetaket i en egen korrespondanse. Det ligger ikke innenfor mandatet ved revisjonen at operatørene skal følge opp dette. Revisjonen avdekker at det etter revisjonsteamets oppfatning, gjenstår en del i integreringen mellom det flyoperative og medisinske fagområdet. Dette gjelder linken mellom de to miljøene, kjennskapet til regelverk, tilgang til operativ informasjon og gjensidige forpliktelser. Operatøren har gjort hele avtalen og underbilag tilgjengelig for det medisinske miljøet og det

16 foreligger en samarbeidsavtale ved basen. Pilotene ved basen hadde god oversikt over egne krav og til rutiner i samarbeidet med FKS. Revisjon på hovedkontoret til Lufttransport AS knyttet til ambulanseflykontrakten ble gjennomført 16. september Revisjonen avdekket fire avvik og seks forbedringspunkter. Ingen av disse klassifiseres som alvorlige. Revisjonsteamet fikk en grundig og oversiktlig presentasjon av selskapets prosess for overgangen til nytt EASA Part OPS regelverk inkl. Safety Management System (SMS). Prosessen videre mot iverksettelsesdato for det nye regelverket, 28. oktober 2014, er også betinget av samarbeidet med helikoptervirksomheten som går under samme AOC. Overgangen til nytt regelverk og med nye «doble» sett av håndbøker er en utfordring i overgangsperioden. Etter siste revisjon i 2013 på hovedkontoret har selskapet iverksatt en rekke aktiviteter for å få kontroll over og egenvurdering av leveranse på ambulanseflytjenester. Selskapets leveranse er nå en del av den årlige revisjonsplanen. Revisjonen avdekker at selskapet har en vei å gå med å følge opp avvikshåndteringen inn i egne avdelinger og overholde de avtalte frister. Kommunikasjon og operasjonell kontroll med Mission Specialist (flysykepleier) bør bli bedre. Selskapet har i utkast til ny revisjon av FW OM Part A i langt større grad beskrevet ansvar og oppgaver til Mission Specialist, som i tiden fremover vil kreve ressurser knyttet til opplæring, trening og kontroll. Revisjon av ambulansehelikopterbasen til Norsk Luftambulanse AS i Førde ble gjennomført 17. september Revisjonen avdekket ni avvik og tre forbedringspunkter. Et av avvikene er klassifisert som alvorlig, og hvor det ble iverksatt umiddelbare tiltak dagen etter funnet ble avdekket. Basesjef med stab har gjort en stor innsats i et nytt og moderne bygg. Basen er basert på Standard Luftambulansebase Helikopter og fremstår meget bra. Operatørene har selv revidert base og det er utført en egen Safety Risk Assessment før oppstart. Rapporten konkluderer med at risikonivå er akseptabelt, men at ytterligere risikoreduksjon anbefales ved å montere et hinderlys, omplassering av hangarvasker, fysisk skjerming av rør fra drivstoffanlegg og en endelig vurdering av risiko før anlegg ferdigstilles. Landingsplassen har fått en midlertidig godkjenning. Luftfartstilsynet har varslet en revisjon av Part 145 (flyverksted) virksomheten ved basen. Fasilitetene for line vedlikehold er gode og iht. til selskapets krav. Fuelanlegget var ikke i drift og helikopteret tankes på Førde Lufthavn inntil nytt anlegg er operativt. Basen har et nært samarbeid med AMK LA Førde. AMK sentralen har utarbeidet relevante skriftlige prosedyrer for varsling, oppfølging av oppdrag og tiltak ved uhell. Basesjefspilot har gjennomført undervisning på AMK sentralen og denne er registeret. Kommunikasjon via LOCUS sies å fungere bra, og AMK kan se andre ambulansehelikoptre på egen PC skjerm. Revisjon på hovedkontoret til Norsk Luftambulanse AS knyttet til ambulansehelikopterkontrakten ble gjennomført 19. september Revisjonen avdekket ni avvik og fire forbedringspunkter. Representanter fra selskapet ga en oversiktlig presentasjon på overgangen til EASA Part OPS, etableringen av ny teknisk hovedbase, oppfølging og tiltak etter havari på Sollihøgda og implementeringen av SMS. Gjennomgang av tidligere revisjoner hos selskapet viser at det ikke er samsvar mellom innsendt tiltaksplan og korrigerende tiltak. Flere av avvikene er det søkt om utsettelse på, svar er purret på, ikke lukket eller har ikke hatt sin tiltenkte effekt. Selskapet må i langt større grad ha en systematisk tilnærming som sikrer at hele avvikshåndteringen er styrt og under kontroll. Revisjon på hovedkontoret i 2013 avdekket at selskapet ikke hadde etablerte rutiner knyttet til å måle og sikre samsvar av egen leveranse. Flere funn ved årets revisjon avdekker avvik i leveransen. På enkelte områder er det iverksatt eller videreført gode tiltak. Eksempler på dette er oversendelse av eksterne revisjonsrapporter, håndbøker, rapporteringer knyttet NF 2007/Safety info og oppdateringer på status fra CAMO og flyteknisk verksted. Det er viktig at selskapet har

17 kontinuerlig fokus på egen leveranse til oppdragsgiver og benytter de nødvendige ressursene til å oppfylle dette. Oppfølging fra NEMKO AS (sertifiseringsorgan) Luftambulansetjenesten ANS hadde oppfølgingsrevisjon ved FKS og administrasjonene i Bodø 12. og 13. mai 2014, ref. styresak Selskapets kvalitet og miljøstyringssystem. De fem avvikene ble besvart Nemko AS innenfor fristen 30. juni For de foreslåtte (syv) forbedringsområder er det laget en egen handlingsplan. Vi har fått tilbakemelding om at den oversendte besvarelse ble godkjent og den bekreftet at styringssystem er i overensstemmelse med NS EN ISO 9001:2008, NS EN ISO 14001:2004 og Nemkos krav. Sertifikatene opprettholdes og to nye revisjon er planlagt ultimo mai Revisjonsrapporten med tiltak vedlagt (Vedlegg 2 Revisjonsrapport Luftam_aN024_1) for utfyllende opplysninger. 3. Konklusjon Revisjonsprogram for 2014 har så langt blitt gjennomført etter oppsatt program. Det er avdekket 30 avvik og 15 forbedringsområder knyttet til Kjøp av Ambulansehelikopter og flytjenester med underbilag. Revisjonen har avdekket manglende leveranse og at operatørene ikke har hatt fullgode systemer for egen leveransemåling, selv om denne har blitt bedre. Flere avvik er ikke korrigert innenfor den avtale fristen og hatt behov for utsettelser. Aktiviteter som er gjennomført 2014 vil følges opp, med samme omfang på flere nye lokalisasjoner. Innholdet i revisjonsrapport er endret og angir nå større grad krav til oppfølging fra den reviderte part. Styret for Luftambulansen ANS inviteres til å fatte følgende vedtak: Styret tar saken til orientering. Styret ber daglig leder orientere styret om resultat av funn som avdekkes i gjenværende kvalitets og sikkerhetsrevisjoner og økonomiske revisjoner i Styret ber daglig leder holde styret informert om lukking av avvik etter revisjonene. Bodø, 16. oktober 2014 Øyvind Juell daglig leder

18 Revisjonsplan for Luftambulansetjenesten ANS 2014 Styrende dokument: Kvalitetshåndboken Dok. id.: Plan Versjon: 7.00 Side: 1 av 1 Ansvarlig: PMT Verifisert: N/A Godkjent: ØJ Dato: part-eksternrevisjon (Intern revisjon) Dato Reviderte part Omfang Revisjonsleder Fagrevisor FKS EU OPS , Service Level Agreement, tidligere revisjoner, systematisk helse-, miljø- og PMT BM Tromsø sikkerhetsarbeid, Driftshåndbok FKS, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, egne kvalitets og miljømålsettinger, oppfølging av avvik og hendelser Administrasjon Bodø Håndbok for kvalitet og miljøstyring, systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, Oppdragsdokument 2013 og egne kvalitets og miljømålsettinger, oppfølging av avvik og hendelser. PMT Medtek Trondheim Forskriftene om håndtering av medisinsk utstyr, tidligere revisjoner, medisinsk utstyr, systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, Driftshåndbok MTU, Håndbok for kvalitet og miljøstyring, samarbeid med operatører/fagmiljø, egne kvalitets og miljømålsettinger, oppfølging av avvik og hendelser 2. part-eksternrevisjon (Ekstern revisjon) Dato Reviderte part Omfang Revisjonsleder Fagrevisor Lufttransport AS base Avtale kjøp av Flyambulansetjeneste med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, Driftshåndbok og PMT BM, AA Kirkenes oppfølging av MTU Lufttransport AS Avtale kjøp av Flyambulansetjeneste med vedlegg, oppfølging fra tidligere revisjoner og kontaktmøter. PMT BM, MH hovedkontor, Tromsø NLA AS base Avtale kjøp Ambulansehelikoptertjenesten med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, basehåndbok og PMT RIJ, AA, DH Førde oppfølging av MTU NLA AS hovedkontor Avtale kjøp Ambulansehelikoptertjenesten med vedlegg, oppfølging fra tidligere revisjoner og PMT RIJ Gardermoen kontaktmøter Lufttransport AS base Avtale kjøp Ambulansehelikoptertjenesten med vedlegg, lokale samarbeidsavtaler, Driftshåndbok og PMT RIJ, RM, DH Ålesund oppfølging av MTU Lufttransport AS Avtale kjøp Ambulansehelikoptertjenesten med vedlegg, oppfølging fra tidligere revisjoner og PMT RIJ, DH hovedkontor, Tromsø kontaktmøter Lufttransport AS Økonomisk revisjon iht. Avtale kjøp av Flyambulansetjeneste punkt og Per Åge Hansen 1 MH, PMT hovedkontor, Tromsø Ambulansehelikoptertjenesten punkt NLA AS hovedkontor, Drøbak Økonomisk revisjon iht. Avtale kjøp av Ambulansehelikoptertjenesten punkt Per Åge Hansen MH, PMT PMT PM 1 Innleid revisjonsleder fra BDO AS

19 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT Virksomhet: Luftambulansetjenesten ANS (LAT ANS) BODØ, Norge Navn på virksomhetens kontaktperson: Per Magne Tveitane, Revisjonstype: Oppfølgingsrevisjon Revisjonslag: Revisjonsleder Fagekspert Systemrevisor Annette Håkonsen Tidsrom for revisjonen inkludert etterrevisjonen: / med etterrevisjon Referansekrav i henhold til: NS-EN ISO 9001:2008 NS-EN ISO 14001:2004 Sertifikatets virksomhetsområde, lokaliteter og eventuelle ekskluderte kravpunkter iht standard: Endret? Ja Nei Norsk: X Administrasjon og forvaltning av den nasjonale luftambulansetjenesten, vedlikehold av medisinsk utstyr til luftambulanse og operativ koordinering av ambulanseflytjenesten Engelsk: Administration and management of the national air ambulance service, maintenance of medical equipment for air ambulances and flight dispatching Lokaliteter: Se revisjonsprogrammet for detaljer. Ekskluderte kravelementer iht NS-EN ISO 9001:2008: Ingen X X X Vedlagt: Revisjonsprogram - sertifiseringsperioden / Luftam_aN011_1 oppfølgingsrevisj.docx Rapportdato Rapport/ Side 1 av 11

20 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT Oppsummering av oppfølgingsrevisjonen Lokaliteter som ble revidert: Hovedkontor Bodø Avd. Tromsø Tidsrom: Sammendrag og konklusjon fra oppfølgingsrevisjonen: Revisjonen ble gjennomført i henhold til tidligere utsendt gjennomføringsplan. Det ble ikke gjennomført intervju med fly koordinator leder i Tromsø Trond Bjørnar Pedersen PGA kursvirksomhet. Intervjuet ble gjennomført med stedfortreder som i dag er fagansvarlig. Revisjonen ble avsluttet en halvtime før, PGA reisekorrespondanse hos revisjonsleder. Endringer i ledelsen: Det er kommet ny fly operatørleder i Tromsø, og det er utpekt en leder i Trondheim. Det er også ansatt en ny ingeniør i Trondheim fra høst Det er en stabilitet i stab, og de fleste er ansatt på 100 %, samtidig har de tilgang på vikarer ved fravær. Endringer i infrastruktur: Det har vært en omfattende ombygging av lokaler i Tromsø, noe som i perioder har vært svært belastende for arbeidsmiljøet pga. støy og støv. Dette medførte at arbeidstilsynet har vært på befaring. Ansatte skal være deltakere på strategisamlingen, for å få et eierskap og en større input til de områder der ansatte kan bidra og påvirke strategien. Dette er positivet for eierskap og for at Luftambulansen som er delt på tre geografiske områder blir mer en samlet enhet. Det er utarbeidet gode systemer for å vedlikeholde og forbedre ferdigheter som fly koordinator. Det blir gjennomført en årlig test med skår, og oppfølging av denne. Det er også utarbeidet en kompetansematrise slik at fagansvarlig kan kontinuerlig følge opp og prioritere fokus. Det har vært fem egenstyrtedager for å oppdatere seg, men dette har ikke fungert, og ledelsen har styrt fokus for fag i større grad. Det er utarbeidet gode driftshåndbøker for medisinteknisk, hms bok, beredskapsplan og årsmelding for Luftambulansen er utarbeidet. Luftambulansen er mer deltakende på møter med samarbeidspartnere, slik at de er aktivt med i forhold til forbedringer, prosesser og informasjon. Prosjektet: Det er utarbeidet en beredskapsplan som er koordinert med alle fire helseforetakene, samtidig er det utarbeid en samordning med Sverige, slik at beredskapsplanen er styrket. Styret har den kompetanse for å utvikle innovasjon og er aktive i forhold til luftambulansens kjerneområder. Revisjonens fokusområder o Interne revisjoner og ledelsens gjennomgåelse. Det er gjennomført alle planlagte revisjoner i To av revisjonsrapportene er gjennomgått av revisor. Disser er tilfredsstillende utført og fulgt opp. Det er planlagt totalt 10 revisjoner for dette året. Det planlegges opplæring av flere internerevisjonsledere i o Ledelsens gjennomgåelse er noe manglende. Det foreligger første målingene i forhold til kvalitetsmål og miljømål, disse er ikke trukket inn i ledelsens gjennomgåelse og konkludert. Dette bør gjøres på neste ledelsens gjennomgåelse, da man da har forholdstall fra 2013 og 2014 å måle opp mot. o Tiltak med oppfølging av anbefalinger ved forrige revisjon Det er gjort tiltak på de foreslåtte forbedringsområdene. Det er i midlertidig ett forbedringsområde ved medisinteknisk avdeling i forhold til minimumsbeholdning som ikke er fulgt opp. Dette vil bli fulgt opp ved neste revisjon. o Det er foretatt kundetilfredshet ved medisinteknisk avdeling. Av ca. 200 utsendte spørreskjema er ca. 160 besvart, noe som man anser som svært bra. Analysen viser forbedringsområder på innovasjon og utvikling. Disse forbedringsprosesser vil bli fulgt opp ved neste års revisjon. o Eventuelt åpne avvik fra offentlige myndigheter. Det er ingen åpne avvik, men arbeidstilsynet har fulgt opp tilsyn i forhold til støy og støv ved UNN, hvor luftambulansen er leietakere i bygg. Rapportdato Rapport/ Side 2 av 11

21 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT o Virkning av styringssystemet på måloppnåelse o Framdrift planlagte kontinuerlige forbedringer Hovedkonklusjon på avvik og anbefalinger. Det er funnet 5 avvik og 7 anbefalinger. Virkningen av tiltakene ved forrige revisjon er verifisert i virksomheten. Forbedringene er relevante for virksomhetens kunder og øker virksomhetens konkurransefortrinn. Alle punkter i gjennomføringsplanen som ikke er nevnt i rapporten, er funnet i orden. Revisjonsleders innstilling etter oppfølgingsrevisjonen: Revisjonsleder vil innstille til at sertifikatet videreføres når korrigerende tiltak er tilfredsstillende iverksatt og godkjent. Vi ber derfor om at Luftambulansetjenesten ANS (LAT ANS) besvarer de ovennevnte forhold i avviksskjemaene innen angitt tidsfrist. Årsaksanalyse og korrigerende tiltak skal skrives inn i avviksskjemaene i dette dokumentet og hele dokumentet returneres i Word format. Annen relevant dokumentasjon skal også vedlegges. I rapporten er det også beskrevet7 anbefalinger. Disse anbefalingene beskriver forhold som ikke klart tilsier et avvik fra standardens krav, men hvor det foreligger et mulig forbedringspotensial. Neste revisjon: Neste revisjon vil være en etter revisjon og er planlagt til: Rapportdato Rapport/ Side 3 av 11

22 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT Oppsummering av etter revisjonen Tidsrom for etter revisjonen: Sammendrag og konklusjon fra etterrevisjonen: Virkningen av korrigerende tiltak på avvik gitt under oppfølgingsrevisjonen ble verifisert. Effekten av tiltakene vil bli verifisert i virksomheten ved neste revisjon. Alle avvikene er verifisert og lukket. Detaljer i tilbakemelding fra bedriften kommer fram i vedlagt dokumentasjon. Virksomhetens styringssystem anses å være i samsvar med kravene. Revisjonsleders innstilling fra etterrevisjonen: Med bakgrunn i de gjennomførte korrigerende tiltak innstiller revisjonsleder til videreføring av sertifikat. Neste revisjon: Neste revisjon er en oppfølgingsrevisjon og er planlagt til: /-28 Rapportdato Rapport/ Side 4 av 11

23 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT Avvik 1 av 5:Målrettet opplæring og bevissthet(tromsø) Avvik fra styrende dokumenter: NS-EN ISO 9001:2008, kravelement Avvik: Det er ikke tilstrekkelig målrettet kommunikasjon mellom fag-utvikler og driftsansvarlig leder i forhold til oppfølging og tiltak gjennom medarbeidersamtalen. Avviket er basert på følgende observasjoner: Det foreligger ingen bevist styring fra strategiplan, personalansvarlig og fagansvarlig og dens vurdering av personell fra tester, i forhold til sporing av tiltak og utvikling av personell gjennom medarbeider/ utviklingssamtaler. Det etterlyses en rød tråd gjennom alle ledernivå. Svarfrist: Årsaksanalyse av avvik (fylles ut av virksomhet): Revisjonsleder: Annette Håkonsen Mangler beskrivelse og fokus på for oppfølging av faglig utvikling i forkant av medarbeidersamtaler. Gjennomførte korrigerende tiltak (fylles ut av virksomhet): Revisjon av Driftshåndbok FKS Part D Fagutvikler FKS, oppført at fagutvikler har ansvar for å videreformidle resultat retrening til Leder FKS, se vedlegg 1, Driftshåndbok FKS Part D. Revisjon av Skjema for medarbeidersamtale, hvor Leder ved FKS skal gjennomgå koordinators utviklingsbehov og resultater, se vedlegg 2, Skjema for medarbeidersamtale. Kravert er også tydeliggjort i revisjon av Miljø og kvalitetshåndbok kapittel Kompetanse, bevissthet og opplæring, se vedlegg 3. Dato: Navn: Per Magne Tveitane/Øyvind Juell Korrigerende tiltak verifisert begrunnelse for lukking av avvik (fylles ut av revisjonsleder): Alternativ 1: Årsaksanalysen er tilfredsstillende utført. Virkningen av korrigerende tiltak er verifisert og avviket er lukket. Effekten av tiltaket vil bli verifisert i virksomheten ved neste revisjon. Vedlegg 3 Miljø og Vedlegg 1 kvalitetshåndbok_v9. Driftshåndbok FKS Pa revisjon. Godkjent: Revisjonsleder: Annette Håkonsen Rapportdato Rapport/ Side 5 av 11

24 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT Avvik 2 av 5: Melding av avvik (Ledelse/Alle) Avvik fra styrende dokumenter: NS-EN ISO 9001:2008, kravelement Avvik: Det fremkommer ikke korrigerende tiltak/strakstiltak under melding av avvik. Avviket er basert på følgende observasjoner: Det er gjennomgått avvikssystemet i forhold til melding av avvik. Det foreligger ikke et definert område for strakstiltak/ korrigerende tiltak for å skalere ned avviket, og dokumentasjon for det. Svarfrist: Årsaksanalyse av avvik (fylles ut av virksomhet): Revisjonsleder: Annette Håkonsen Manglende funksjonalitet i avvikssystemet Opscom. Gjennomførte korrigerende tiltak (fylles ut av virksomhet): Selskapet har kontaktet leverandør av rapporteringsverktøy, og oppsette for rapportering er endret, se vedlegg 4. Miljø og kvalitetshåndbok kapittel Intern rapportering og Sentrale oppgaver, Korrigerende tiltak er reviderte, se vedlegg 3 og prosedyre P6-0 Prosedyre for behandling av hendelser, avvik og forbedringsforslag, er reviderte med beskrivelse av strak og korrigerende tiltak, se vedlegg 5. Dato: Navn: Per Magne Tveitane/Øyvind Juell Korrigerende tiltak verifisert begrunnelse for lukking av avvik (fylles ut av revisjonsleder): Alternativ 1: Årsaksanalysen er tilfredsstillende utført. Virkningen av korrigerende tiltak er verifisert og avviket er lukket. Effekten av tiltaket vil bli verifisert i virksomheten ved neste revisjon. Vedlegg 5 P6-0 Vedlegg 4 Opscom Vedlegg 3 Miljø og Prosedyre for behand Avvik etter NS EN-ISO kvalitetshåndbok_v9.. Effekten av tiltaket vil bli verifisert i virksomheten ved neste revisjon. Godkjent: Revisjonsleder: Annette Håkonsen Rapportdato Rapport/ Side 6 av 11

25 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT Avvik 3 av 5: Skolering av verneombud (Tromsø) Avvik fra styrende dokumenter: NS-EN ISO 9001:2008, kravelement 7.3.2, Arbeidsmiljøloven NS-EN ISO 14001:2004, kravelement Avvik: Det er manglende opplæring i forhold til verneombud. Avviket er basert på følgende observasjoner: Det er valgt et verneombud for 1 år tilbake, men verneombud har ikke vært på kurs og fått opplæring i de nødvendige gjennomgåelser for utføring av sin rolle. Svarfrist: Årsaksanalyse av avvik (fylles ut av virksomhet): Revisjonsleder: Annette Håkonsen Det er valgt et verneombud for 1 år tilbake, men verneombud har ikke vært på kurs og fått opplæring i de nødvendige gjennomgåelser for utføring av sin rolle. Manglende beskrivelser av verneombudets oppgaver. Gjennomførte korrigerende tiltak (fylles ut av virksomhet): Verneombud er søkt inn på 40-timers kurs HMS, se vedlagt kurspåmelding, se vedlegg 6. Vår HMS håndbok er gjennomgått med VO og Leder FKS, se vedlagt referat, vedlegg 7. Ny beskrivelse i Miljø og kvalitetshåndbok kapittel for Verneombud FKS, se vedlegg 3 og Driftshåndbok FKS Part A kapittel Verneombud FKS, se vedlegg 8. Dato: Navn: Per Magne Tveitane/Øyvind Juell Korrigerende tiltak verifisert begrunnelse for lukking av avvik (fylles ut av revisjonsleder): Alternativ 1: Årsaksanalysen er tilfredsstillende utført. Virkningen av korrigerende tiltak er verifisert og avviket er lukket. Effekten av tiltaket vil bli verifisert i virksomheten ved neste revisjon. Vedlegg 8 Vedlegg 3 Miljø og Vedlegg 6 Vedlegg 7 Notat Driftshåndbok FKS Pa kvalitetshåndbok_v9. Påmeldingsbekreftelse møte VO leder FKS.pd. Effekten av tiltaket vil bli verifisert i virksomheten ved neste revisjon. Godkjent: Revisjonsleder: Annette Håkonsen Rapportdato Rapport/ Side 7 av 11

26 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT Avvik 4 av 5: Myndighet og ansvar (Tromsø) Avvik fra styrende dokumenter: NS-EN ISO 9001:2008, kravelement 5.5 Avvik: Myndighet og ansvar er ikke tilstrekkelig delegert ved leder FKS fravær Avviket er basert på følgende observasjoner: Ved dagligleders fravær i Tromsø, er øverste leder i Bodø oppnevnt som stedsfortredene leder. Det er ikke tydeliggjort forventninger til rapportering fra personell og hvem av personell skal ha ansvar for rapportering i forhold til daglige operative oppgaver og grensesnitt for saker som skalerer og blir alvorlig art skal rapporteres. Svarfrist: Årsaksanalyse av avvik (fylles ut av virksomhet): Revisjonsleder: Annette Håkonsen Eksisterende beskrivelse fungerer ikke tilstrekkelig. Stedfortreder bør ha større grad av tilstedeværelse. Gjennomførte korrigerende tiltak (fylles ut av virksomhet): Revisjon av Driftshåndbok FKS Part A kapittel Organisatorisk plassering, hvor Fagutvikler er definert som stedfortreder for Leder FKS og Miljø og kvalitetshåndbok kapittel Stedfortreder ved fravær, se vedleggene 8 og 3. Gjennomgang av sentrale oppgaver er gjennomført mellom Leder FKS og fagutvikler, se vedlagt referat, vedlegg 9. Dato: Navn: Per Magne Tveitane/Øyvind Juell Korrigerende tiltak verifisert begrunnelse for lukking av avvik (fylles ut av revisjonsleder): Alternativ 1: Årsaksanalysen er tilfredsstillende utført. Virkningen av korrigerende tiltak er verifisert og avviket er lukket. Effekten av tiltaket vil bli verifisert i virksomheten ved neste revisjon. Vedlegg 8 Vedlegg 9 Referat Vedlegg 3 Miljø og Driftshåndbok FKS Pa møte fagutvikler leder kvalitetshåndbok_v9. Effekten av tiltaket vil bli verifisert i virksomheten ved neste revisjon. Godkjent: Revisjonsleder: Annette Håkonsen Rapportdato Rapport/ Side 8 av 11

27 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT Avvik 5 av 5: Risikoanalyse Ledelse, avd. Tromsø) Avvik fra styrende dokumenter: NS-EN ISO 9001:2008, kravelement NS-EN ISO 14001:2004, kravelement Avvik: Risikovurderinger er ikke utført og fulgt opp av ledelsen Avviket er basert på følgende observasjoner: Det er bestemt i 2013 utførelse av risikoanalyse på avd. Tromsø. Dette er ikke gjennomført. Svarfrist: Årsaksanalyse av avvik (fylles ut av virksomhet): Revisjonsleder: Annette Håkonsen Ikke gjennomført. Har vært planlagt sammen med AMK, Tromsø. AMK har utsatt prosessen. Gjennomførte korrigerende tiltak (fylles ut av virksomhet): Risikoanalyse for FKS er gjennomført iht. P4-0 Risikoanalyse, se vedlegg 9. Dato: Navn: Per Magne Tveitane/Øyvind Juell Korrigerende tiltak verifisert begrunnelse for lukking av avvik (fylles ut av revisjonsleder): Alternativ 1: Årsaksanalysen er tilfredsstillende utført. Virkningen av korrigerende tiltak er verifisert og avviket er lukket. Effekten av tiltaket vil bli verifisert i virksomheten ved neste revisjon. Vedlegg 9 Referat Vedlegg 10 møte fagutvikler leder Risikoanalyse FKS.pdf Effekten av tiltaket vil bli verifisert i virksomheten ved neste revisjon. Godkjent: Revisjonsleder: Annette Håkonsen Rapportdato Rapport/ Side 9 av 11

28 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT Anbefalinger fra oppfølgingsrevisjonen Anbefaling 1 av 7: Måling, oppfølging og effektivisering av møter Samarbeidsmøter med basene for eksempel Lørenskog er det sett på måling av prosesser. Det er ikke definert tidsfrister og ansvarlig for de ulike saker som er tatt opp. Det bør oppfordres å bruke referatbeskrivelse hvor det innebefatter ansvar og tidsfrist på alle prosesser. Anbefaling 2 av 7: Beskrivelse av forventninger i rollen som verneombud Det er beskrevet i HMS boka en del om verneombudet, men det bør defineres tydelig fra ledelse hva som forventes innenfor den rollen og myndighet i forhold til kurs, varsling, antall vernerunder, rapporter, plan, kontakt med bedriftshelsetjeneste osv. Anbefaling 3 av 7: Måltall, konklusjon og analyse* Det fremkommer data på måltall for miljø og kvalitet, men disse er ikke trukket inn i ledelsens gjennomgåelse. Det bør fremkomme ved neste måling, da virksomheten har forholdstall fra 2013 og Det skal også konkluderes og eventuelt settes inn tiltak for forbedringer. 0 Anbefaling 4 av 7: Media styring og uttalelse Det bør fremkomme en tydelighet hvem som kan uttale seg til media i organisasjonen og om dette ansvaret kan eventuelt delegeres i forhold til sak. Anbefaling 5 av 7: Stillingsbeskrivelse for medisinsk rådgiver Det bør fremkomme en tydelighet i forhold til ansvar for medisinsknettverk. Anbefaling 6 av 7: Personalansvarlig. Det bør i vurderes hvordan personalansvarlig sikrer oppfølging av den enkelte personell i forhold til utvikling og opplæring. Anbefaling 7 av 7: Prosjekt mal inn i kvalitetssystemet Det er utarbeidet en prosjekt mal, men denne er ikke lagt inn i kvalitetssystemet. Dette er en prosedyre for hvordan Luftambulansen velger å styre prosjektene sine. Rapportdato Rapport/ Side 10 av 11

29 CM-NO-SYST-340-N-24 REVISJONSRAPPORT Gransket dokumentasjon i oppfølgingsrevisjonen Ledelsens gjennomgåelse Mål resultat miljø Mål resultat kvalitet Interne revisjoner Internrevisjonsplan Risiko vurdering Obligatorisk kurs Kompetansematrise Samarbeidsavtale psykiatriske pasienter Avvikssystem Fag koordinator stillingsbeskrivelse Opplæring Referat Lørenskog Driftshåndbok FKS Trening HMS boka Mal vernerunder 11/ vernerunde Breaf uten lear jet Medarbeidersamtale mal Stillingsbeskrivelse medisinsk faglig rådgiver Deltakere ved oppfølgingsrevisjonen Navn Tittel Intervju Åpningsmøte Sluttmøte Per Magne Tveitane Kvalitetsleder L L L Øyvind Jul Dagligleder X X X Andrea Olsen Fagutvikler/ flykoordinator Tromsø Kjell Nilsen Fly koordinator/ verneombud X Linda Hansen Flykoordinator X Pål Madsen Medisinsk faglig rådgiver X X X Vigdis Sandåg Adm Sekretær X Mariann Økonomiansvarlig X L = Ledsager i henhold til NS-EN ISO/IEC 17021:2011 X X Rapportdato Rapport/ Side 11 av 11