Betingelser. Informasjon om eventuelle forlengelser vil bli gitt på Navet og nav.no samt at OeBS vil bli oppdatert.

Transkript

1 Betingelser Omfang og bruk av avtalene Arbeids- og velferdsetaten har innenfor produktområdet personløftere inngått rammeavtaler for kjøp av mobile, stasjonære og badekarmonterte personløftere samt seler og seil, tilbehør, reservedeler og tjenester med følgende leverandører: Etac AS Handicare AS Hill-Rom Norway AS Invacare AS Sunrise Medical AS Avtalene omfatter: Kjøp og levering av hovedprodukter Kjøp og levering av tilbehør Kjøp og levering av reservedeler Kjøp og levering av tjenester Alle hjelpemiddelsentraler skal avrope på rammeavtalene. Når det gjelder tjenester, er det kun de sentralene som er tilsluttet tjenesteelementet som kan benytte avtalen. Gyldighetsperiode Rammeavtalen har varighet på 2 år fra til og med , med rett for NAV til å forlenge hele eller deler av avtalen i inntil ytterligere 2 år. Informasjon om eventuelle forlengelser vil bli gitt på Navet og nav.no samt at OeBS vil bli oppdatert. Leveringsbetingelser og risikoovergang Leveringsbetingelsen Delivery Duty Paid (DDP) NAV Hjelpemiddelsentral/bruker iht. avrop, Incoterms 2000, gjelder for levering av produkter. For tjenester følger leveringsbetingelser av Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon, gjengitt delvis i dette dokumentet. Arbeid knyttet til produktene skal skje på det stedet som følger av Avtalen eller er avtalt i forbindelse med avropet. Risikoen for skade på eller tap av produkt mv. på grunn av en tilfeldig begivenhet, går over fra Leverandøren til Kunden ved Leveringsdagen for de enkelte avrop. Fakturering og betaling Fakturering skjer per avrop. Fakturering skjer etter at levering er gjennomført og varen kvitert for av mottaker. Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall per 30 dager etter 1

2 fakturadato. Hvis Leverandøren engasjerer underleverandør til å utføre leveranser som følger av Avtalen, skal faktura likevel utstedes fra Leverandøren. Garantiperiode Omfang Forutsatt normal, aktsom bruk fra Kundens side, skal Leverandøren i en garantiperiode uten ekstra kostnad utbedre feil og mangler på varene som er levert i medhold av denne Avtalen. Dette omfatter alle deler og all arbeidsinnsats, bortsett fra det som henger sammen med normal slitasje av forbruksmateriell. Det forutsettes at Kunden reklamerer skriftlig uten ugrunnet opphold etter at feilen eller mangelen er oppdaget eller burde ha vært oppdaget. Garantiperioden er 2 to år regnet fra Leveringsdag i forhold til hvert avrop. En tilsvarende periode gjelder for det tilfelle at Kunden benytter seg av sine opsjoner. For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til garanti, påtar Leverandøren seg de samme garantiforpliktelser som for den opprinnelige leverte varen, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftingen er foretatt. For det øvrige materiell forlenges garantiperioden tilsvarende den tid Kunden ikke har kunnet nyttiggjøre seg varen som følge av feilen/mangelen. Leverandørens garantiansvar skal dog ikke vare ut over 2 -to- år etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. Garantireparasjoner skal alltid finne sted i samråd med berørte NAV Hjelpemiddelsentral, og alltid rapporteres til denne. Ved garantireparasjon dekker Leverandøren selv alle transport- og eventuelle reiseutgifter. Ytelsesnivå Arbeidet med å avhjelpe feil og mangler i garantiperioden skal påbegynnes og gjennomføres uten ugrunnet opphold etter at Leverandøren har fått melding om feilen eller mangelen. Dersom Kunden krever det er Leverandøren uten ugrunnet opphold forpliktet til å prioritere avhjelp foran alt annet arbeid etter Avtalen. Leveringstid av hovedprodukt, tilbehør og reservedeler Hovedprodukter og tilbehør skal være levert på avtalt leveringssted innen 10 virkedager fra bestillingen er mottatt. Stasjonære personløftere, i de tilfeller hvor montering samtidig kjøpes fra leverandør, skal leveres ferdig montert innen 15 virkedager fra bestilling er mottatt og på avtalt leveringssted. Reservedeler skal være levert på avtalt leveringssted innen 5 virkedager fra bestillingen er mottatt. 2

3 Dokumentasjon ved direkte levering av varer til bruker Ved direkte leveringer til bruker, dvs. utenom NAV Hjelpemiddelsentraler, skal Leverandøren sørge for at mottaker undertegner pakkseddel ved levering. Undertegnet pakkseddel sendes til NAV Økonomitjeneste som vedlegg til faktura. Opplæring og kurs Leverandør skal på forespørsel kunne tilby vederlagsfritt produktfaglige kurs/oppdateringskurs for NAV Hjelpemiddelsentralenes personell. Slike kurs skal fortrinnsvis avholdes ved NAV Hjelpemiddelsentral. Leverandør skal, for alle antatte hovedprodukter, vederlagsfritt etter avtale gjennomføre nødvendig demonstrasjon ved NAV Hjelpemiddelsentraler. Opplæring og kurs som nevnt i dette punkt, skal være kostnadsfritt for Kunden. Eventuelle reise- og oppholdsutgifter for Arbeids- og velferdsetatens personell dekkes av NAV Hjelpemiddelsentralene. Dokumentasjon til NAV Hjelpemiddelsentral Leverandøren skal sørge for at all nødvendig dokumentasjon finnes i elektronisk, nedlastbar versjon på sine nettsider fra den dato NAV Hjelpemiddelsentraler/NAV Sentral forsyningsenhet (SFE) kan gjøre avrop på avtalen. Dokumentasjonen skal til enhver tid være oppdatert. Dokumentasjonen må være tilgjengelig i minst tre år etter avtalens opphørsdato. Følgende dokumentasjon skal finnes som et minimum: Bruksanvisning Monteringsanvisning Servicemanual inkludert vedlikeholdsbeskrivelse Sprengskisse, med artikkelnummer på reservedeler Elektrisk koblingsskjema (gjelder bare produkter med elektrisk drivkilde) Feilsøkingsskjema Bruksanvisning, monteringsanvisning og servicemanual inkludert vedlikeholdsbeskrivelse skal være på norsk, øvrige dokumenter på norsk, eventuelt et annet skandinavisk språk eller engelsk. Skriftlig bruksanvisning skal i tillegg følge vedlagt for hvert nytt hovedprodukt. Bruksanvisningen skal også kunne leveres vederlagsfritt på forespørsel fra NAV Hjelpemiddelsentraler. Tjenester Innledning Rammeavtalen omfatter følgende tjenester som skal faktureres: Prosjektering (planlegging og oppmåling) (obligatorisk) Montering (obligatorisk) Demontering (ikke-obligatorisk) 3

4 Reparasjon utenfor garantitiperioden og avtalens reklamasjonsbestemmelser (ikkeobligatorisk) Periodisk ettersyn (ikke-obligatorisk) Klargjøring for gjenbruk (ikke-obligatorisk) Lagring (ikke-obligatorisk) Alle NAV Hjelpemiddelsentraler er tilknyttet de obligatoriske tjenesteelementene fra avtaleinngåelse. Hjelpemiddelsentralene kan velge å utføre de obligatoriske tjenestene selv eller bestille dem gjennom Leverandøren. I tabellen på side 5 og 6 er det spesifisert hvilke NAV Hjelpemiddelsentraler som er tilknyttet de ulike ikke-obligatoriske tjenestene. Med ikke-obligatorisk forstås at de NAV Hjelpemiddelsentraler som har tilsluttet seg den aktuelle ikke-obligatoriske tjenesten skal avrope tjenesten hos Leverandøren, alternativt utføre den selv. Tilknyttede NAV Hjelpemiddelsentraler kan ikke kjøpe disse tjenestene fra andre parter, for eksempel lokal servicepartner. De NAV Hjelpemiddelsentraler som har valgt å ikke tilknytte seg en ikke-obligatorisk tjeneste, kan velge å utføre den aktuelle tjenesten selv eller kjøpe tjenesten fra andre parter, for eksempel lokal servicepartner. NAV Hjelpemiddelsentraler som ikke er tilknyttet en ikkeobligatorisk tjeneste, kan ikke kjøpe denne fra avtaleleverandør med betingelsene satt i denne avtalen. 4

5 HMS Prosjektering (obligatorisk) Montering (obligatorisk) Demontering Reparasjon Periodisk ettersyn Klargjøring for gjenbruk Lagring Aust- Agder JA JA JA JA JA JA JA Buskerud JA JA JA JA JA JA JA Finnmark JA JA JA JA JA JA JA Hedmark JA JA JA JA JA JA JA Hordaland JA JA JA JA JA JA JA Møre og Romsdal JA JA JA JA JA JA JA Nordland JA JA JA NEI NEI JA JA Nord- Trøndelag JA JA JA JA JA JA JA Oppland JA JA JA JA NEI JA JA Oslo og Akershus JA JA JA JA JA JA JA Rogaland JA JA JA JA JA JA JA Sogn og Fjordane JA JA JA JA JA JA JA Sør- Trøndelag JA JA NEI NEI NEI NEI NEI Telemark JA JA JA JA JA JA JA 5

6 HMS Prosjektering (obligatorisk) Montering (obligatorisk) Demontering Reparasjon Periodisk ettersyn Klargjøring for gjenbruk Lagring Troms JA JA JA JA JA JA JA Vest- Agder JA JA NEI NEI NEI NEI NEI Vestfold JA JA JA JA JA JA JA Østfold JA JA JA JA JA JA JA 6

7 Leveringsbetingelser for tjenester Det settes spesifikke krav til utføring og dokumentasjon av arbeid i tilknytning til tjenester som inngår i rammeavtalen. Leveringstider Tjenester skal være ferdigstilt på avtalt leveringssted og rapport være mottatt av NAV innen følgende frister: Tjenesteelement Leveringsfrist etter mottatt bestilling, antall virkedager Prosjektering 10 Montering bestilt samtidig med produkt/minimum 15/10 5 dager senere Demontering 10 Reparasjon utenfor garantiperioden og avtalens 5 reklamasjonsbestemmelser Periodisk ettersyn innenfor og utenfor Etter avtale garantiperioden Klargjøring for gjenbruk og ev. utsendelse 20 Lagring - Dokumentasjon på og leveringsdag for utførte tjenester Etter at tjenesten er ferdigstilt, skal Leverandøren dokumentere utførelsen av tjenesten ved å utferdige skriftlig rapport som beskriver hvilket arbeid som er gjort og forbruk av materiell sammen med faktura eller pristilbud. Når tjenesten er utført hos bruker, skal bruker/brukers foresatte/formidler signere rapporten. Rapporten sendes til NAV Hjelpemiddelsentral som registrerer mottak. Tidspunktet for når denne rapporten er mottatt av NAV Hjelpemiddelsentral, regnes som leveringsdag for tjenesten. Når tjenesten er utført, skal Leverandøren påse at bruker/brukers foresatte/formidler signerer på pakkseddel, eventuelt bekreftelse på ferdigstilt tjeneste. Kopi av slikt dokument vedlegges faktura. Reise- og oppholdskostnader i forbindelse med utføring av oppdrag Der det i punktene nedenfor er oppgitt at reise- og oppholdsutgifter ikke er inkludert i prisen, gjelder: Disse kostnadene faktureres NAV Hjelpemiddelsentral iht. Statens satser, uten påslag. Ved fakturering skal reisestart og slutt når det gjelder tid og avstand, ta utgangspunkt i den aktuelle NAV Hjelpemiddelsentrals fysiske lokalisering i det fylket hvor oppdraget utføres. Hvis Leverandøren har adresse nærmere leveringsstedet/utførelsesstedet enn NAV Hjelpemiddelsentral, skal Leverandørens adresse tas som utgangspunkt. Reisetid faktureres med samme timepris som for reparasjoner Dersom Leverandøren utfører flere oppdrag for Kunden på samme reise, skal det bare beregnes utgifter for én reise. 7

8 Prosjektering stasjonær personløfter Aktiviteten prosjektering inkluderer alle nødvendige aktiviteter Leverandøren må utføre for å være klar til framstilling av produktet, herunder: - avtale møte med bruker og kontaktperson i kommune/bydel - måle opp og planlegge løsning hos bruker - utarbeide pristilbud - tegne løsning Aktiviteten bestilles av NAV Hjelpemiddelsentral/NAV SFE hvis det er behov for prosjektering som del av bestilling av produktet. Det skal gis referanse til produkt. Der løsning er skissert fra NAV Hjelpemiddelsentral, skal Leverandøren forholde seg til underlaget fra NAV. Innen leveringsfristen for prosjektering skal Leverandøren gi tilbakemelding til NAV Hjelpemiddelsentral i form av et pristilbud sammen med tegnet løsning. NAV Hjelpemiddelsentral sender en bekreftelse på at pristilbudet er akseptert i form av en oppdatert bestilling fra NAV SFE. Bestillingen skal inneholde HMS artikkelnummer på hovedprodukt og tilbehør som utstyret består av. Dette regnes som bestillingstidspunktet. Dersom det gjennom prosjekteringen framkommer behov for endringer av opprinnelig skisse til bestilling, skal Leverandøren kontakte anmoder på NAV Hjelpemiddelsentral og etter avtale innarbeide de foreslåtte endringene i pristilbudet og tegningen som sendes NAV Hjelpemiddelsentral. Deretter er prosedyren som beskrevet i avsnittet over. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i enhetspris for prosjektering. Montering stasjonær personløfter Dersom Leverandøren lagrer stasjonær personløfter etter avtale med Kunden, skal Leverandøren ved bestilling alltid velge klargjøring og utsendelse foran levering av ny enhet dersom det er mulig. For stasjonær personløfter omfatter montering følgende: - arbeidet med å feste skinner til tak/vegger - alternativt montere frittstående skinnesystem, langs vegg eller fritt i rommet - opplegg for ladestrøm og veggfast ladepunkt fra strømpunkt i rommet (skjøteledning skal ikke benyttes) - opplæring av bruker av anlegget Bygningsmessige endringer, som for eksempel utvidelse av dørbredde og forsterkning av tak/vegger, eventuelt lage vegg-/dørgjennomføring og elektrisk tilkopling til husets anlegg utenom rommet, inngår ikke og dekkes ikke av folketrygden. Dokumentasjon for opplæring gitt til bruker av anlegget skal sendes NAV Hjelpemiddelsentral etter utført opplæring. Dokumentasjonen skal være underskrevet av den som gir opplæring og den/de som blir gitt opplæring. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i enhetspris for montering. 8

9 Den avtalte enhetsprisen for montering er også gjeldende for montering ved gjenbruk av hovedprodukt. Demontering stasjonær personløfter Leverandøren skal demontere stasjonær personløfter etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral/NAV SFE. I demontering inngår: - fjerne skinner med tilhørende deler - tette hull i vegger og tak (inklusive utstyr og materiale) - flikking av sår begrenset til sårstedet Det er en forutsetning at rett maling eller tapet/lim kan skaffes av huseier. Folketrygden dekker ikke oppussing av områder eller rommet ut over sårstedet. Leverandøren skal ha demontert produkter og tilbehør innen 10 virkedager etter bestilling dersom ikke bruker/pårørende/hjelper ønsker senere leveringstid. Dersom slik avtale gjøres, skal NAV Hjelpemiddelsentral/NAV SFE underrettes om det avtalte og utsatte leveringstidspunktet. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i enhetspris for demontering. Reparasjonsarbeider Reparasjoner av personløftere skal utføres fagmessig og slik at produktet i ettertid fungerer slik det er ment å gjøre. Reparasjoner utenfor garantiperioden og avtalens reklamasjonsbestemmelser Dette punktet gjelder reparasjonsarbeider som ikke er omfattet av rammeavtalens kjøps-, garanti- og reklamasjonsbestemmelser. Leverandøren skal levere reparasjoner etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. Dersom NAV Hjelpemiddelsentral må sende personløfteren til Leverandør, løper den avtalte fristen fra når produktet er mottatt hos Leverandøren. Leverandøren skal tilby én fast timepris for reparasjonsarbeider for det enkelte tilbudte produkt. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i timepris for reparasjoner utenfor garantiperioden og avtalens reklamasjonsbestemmelser. Tilbudt timepris for reparasjonsarbeider skal også benyttes ved reisetid. Periodisk ettersyn Periodisk ettersyn skal gjøres med fastsatte frekvenser: årlig for stasjonære og badekarmonterte personløftere, annethvert år for mobile personløftere. Dette gjelder personløftere med elektrisk drivkilde. 9

10 Periodisk ettersyn omfatter service (for eksempel renhold, smøring, funksjonstest) etter fastsatte intervaller. Leverandøren skal foreta periodisk ettersyn etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. Leverandøren og NAV Hjelpemiddelsentral skal sammen, så langt som mulig, utarbeide planer for fremtidig periodisk ettersyn for å minimere unødvendige reisekostnader. Det periodiske ettersynet skal foretas av teknisk kvalifisert personell slik at periodisk ettersyn av personløftere utføres sikkerhetsmessig forsvarlig, og i henhold til de til enhver tid gjeldende forskrifter. Alle feil som oppdages under det periodiske ettersynet, skal meddeles NAV Hjelpemiddelsentral. NAVs bekreftelse skal foreligge før forebyggende vedlikehold eller reparasjoner igangsettes. Ved feil på sikkerhetsanordninger som ikke straks kan avhjelpes, skal Leverandøren sette anlegget ut av drift og feilen meddeles Kunden omgående. Det påhviler NAV Hjelpemiddelsentral sammen med Leverandør å opprette en rutine for denne type hendelser. Etter utført ettersyn skal Leverandøren uten ugrunnet opphold sende inn ferdig utfylt skjema for periodisk ettersyn til NAV Hjelpemiddelsentral. Skjemaet følger med bestillingen fra NAV. Periodisk ettersyn innenfor garantiperioden Leverandøren skal foreta ett periodisk ettersyn før garantiperiodens utløp, det vil si i løpet av de siste 3 månedene av garantiperioden. Det periodiske ettersynet skal i sin helhet være kostnadsfritt for Kunden, også forbrukt materiell som smøre- og rengjøringsmidler. Periodisk ettersyn utenfor garantiperioden Leverandøren skal tilby enhetspris for periodisk ettersyn utenfor garantiperioden som dekker aktivitetene som er nødvendig for å gjennomføre ettersynet. Prisen skal inkludere forbrukte smøre- og rengjøringsmidler. Reise- og oppholdsutgifter er ikke inkludert i enhetspris for periodisk ettersyn utenfor garantiperioden. Gjenbruk NAV tilstreber å ha en høy gjenbruksprosent av hjelpemidlene som kjøpes. Ved gjenbruk settes produktet i stand slik at det kan brukes på nytt. Leverandøren skal tilby klargjøring for gjenbruk av de enkelte produktene. Vurderingen av hvorvidt produktene skal gjenbrukes, gjøres av den enkelte NAV Hjelpemiddelsentral som også initierer bestillingen som skal ligge til grunn. Lagring av stasjonære personløftere Stasjonære personløftere, inkludert tilbehør, som egner seg for gjenbruk, lagres vederlagsfritt for Kunden hos Leverandør eller dennes servicepartner etter avtale med Kunden. Leverandøren skal, uten ugrunnet opphold, gi informasjon om at produktene er lagret slik at NAV Hjelpemiddelsentral kan registrere dem på sitt lager. 10

11 Leverandøren skal lagre hovedprodukter og tilbehør på et egnet sted, tilsvarende lagringen av Leverandørens egne produkter. Produkter som lagres hos Leverandøren eller dennes servicepartner for gjenbruk, skal dekkes av Leverandørens forsikring. Klargjøring og utsendelse NAV Hjelpemiddelsentral skal levere enheter de ønsker gjenbrukt til Leverandøren, unntatt er stasjonære personløftere med tilbehør når NAV Hjelpemiddelsentral har avtalt demontering med og/eller lagring hos Leverandøren. Klargjøring for gjenbruk av personløftere innebærer følgende aktiviteter: - Rengjøring i den utstrekning det er nødvendig - Sjekk/feilsøk - Reparasjon/utskifting av ødelagte og slitte deler - Funksjonstest - Ny bruksanvisning - Frakt til NAV Hjelpemiddelsentral, hvis ikke lagring er avtalt hos Leverandør Ovennevnte tjenester skal utføres fagmessig. Etter at arbeidet er gjennomført, skal personløfteren framstå som tilnærmet ny. Det tilbys en fast enhetspris for klargjøring for gjenbruk som skal omfatte ovennevnte punkter. I tillegg kommer stykkpris på medgåtte deler som avtalt i rammeavtalen. Frakt ved reparasjon utenfor garantiperioden og avtalens reklamasjonsbestemmelser og klargjøring for gjenbruk NAV Hjelpemiddelsentral besørger forsendelse av personløfterne til Leverandør for reparasjon utenfor garantiperioden og avtalens reklamasjonsbestemmelser og klargjøring for gjenbruk. Unntatt er når Leverandøren har hatt oppdraget med demontering av stasjonær personløfter: da tar Leverandøren hjelpemidlet med seg. Leverandøren skal, etter reparasjon/klargjøring for gjenbruk, sende personløfteren til NAV Hjelpemiddelsentral på rimelig og hensiktsmessig måte. NAV betaler fraktkostnader i forbindelse med reparasjon utenfor garantiperioden og avtalens reklamasjonsbestemmelser og klargjøring for gjenbruk. Kassasjon Leverandøren skal, før reparasjon og klargjøring for gjenbruk, alltid vurdere om produktet bør kasseres. Vurderingen skal basere seg på en kost-nytte betraktning, samt at det også skal ses hen til forholdet mot pris for helt nytt produkt. Tilsier denne vurderingen at produktet bør kasseres, skal Leverandøren foreslå kassasjon, og Leverandøren skal så raskt som mulig informere NAV Hjelpemiddelsentral (kassasjonsutvalget) skriftlig slik at kassasjon kan vurderes. Leverandørens anbefaling skal inneholde produktets HMS artikkelnummer og en begrunnelse for hvorfor produktet bør kasseres. Dersom kassasjonsutvalget mener at produktet ikke skal kasseres, skal det uten ugrunnet opphold, og senest innen 5 virkedager, gi Leverandøren skriftlig beskjed om dette. Leverandøren skal da gjøre arbeidet ferdig i henhold til opprinnelig bestilling. Leveringstidene skal økes med det antall dager som har gått fra Leverandøren sendte melding 11

12 om forslått kassasjon til Leverandøren mottok kassasjonsutvalgets skriftlige meddelelse om at kassasjon ikke skal skje. Dersom Leverandøren ikke har orientert NAV Hjelpemiddelsentral (kassasjonsutvalget) i overensstemmelse med ovennevnte, og det må antas at NAV Hjelpemiddelsentral ellers hadde latt være å bestille servicetjenester, eller avbestilt, kan Leverandøren ikke kreve betaling i videre utstrekning enn om Kunden hadde latt være å bestille servicetjenester eller hadde avbestilt. Leverandøren har ansvar for kostnadsfritt å avhende produkter som er besluttet kassert. Det innebærer å transportere deler eller produkter og deponere dem på godkjent avfallsplass. Service og teknisk bistand Leverandøren skal, under og etter utløpt garantitid, kunne gi nødvendig service og teknisk bistand. Leverandørens personell skal kommunisere på norsk eller annet skandinavisk språk og være tilgjengelig på arbeidsdager i tidsrommet kl